Proceso de Planeación del Proyecto

Sistema de Proceso de Planeación
Administración de del Proyecto
la Cooperativa 2010
Puntos Verdes
Este documento describe el proceso de Planeación de Proyectos el cual establece la
manera en la cual se realiza la planeación para la realización del proyecto.
Control de la Documentación
Control de la Configuración.
Título:
Proceso de Planeación del Proyecto
Referencia:
Ninguna
Autores:
Jesús Castro
Fecha:
14/11/2010
Histórico de Versiones.
Versión
Fecha
Estado
Responsable(s)
Nombre de Archivo
0.1
14/11/2010
Final
Jesús Castro
SAPUVE_PP_VerX.docx
Histórico de Cambios.
Versión
Fecha
Cambios
0.1
14/11/2010
No Aplica Primera Versión
Proceso de Planeación de Proyectos| 1
Contenido
Control de la Documentación ............................................................................................................. 1
Control de la Configuración......................................................................................................... 1
Histórico de Versiones................................................................................................................. 1
Histórico de Cambios. ................................................................................................................. 1
1.
Introducción ................................................................................................................................ 5
2.
Propósito ..................................................................................................................................... 5
3.
Alcance ........................................................................................................................................ 5
4.
Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas ..................................................................................... 5
5.
Roles ............................................................................................................................................ 6
6.
Guía del proceso.......................................................................................................................... 6
6.1.
Criterios de Entrada ............................................................................................................ 6
6.2.
Entradas............................................................................................................................... 6
6.3.
Proceso ................................................................................................................................ 7
6.3.1.
Definir Productos ............................................................................................................ 7
Propósito ..................................................................................................................................... 7
Responsable ................................................................................................................................ 7
Criterio de Entrada ...................................................................................................................... 7
Entradas....................................................................................................................................... 7
Tareas .......................................................................................................................................... 7
Salida ........................................................................................................................................... 7
6.3.2.
Definir Actividades .......................................................................................................... 7
Propósito ..................................................................................................................................... 7
Responsables ............................................................................................................................... 7
Criterio de Entrada ...................................................................................................................... 7
Entrada ........................................................................................................................................ 8
Tareas .......................................................................................................................................... 8
Salidas.......................................................................................................................................... 8
6.3.3.
Estimar Recursos y Duración ........................................................................................... 9
Proceso de Planeación de Proyectos| 2
Propósito ..................................................................................................................................... 9
Responsables ............................................................................................................................... 9
Criterio de Entrada ...................................................................................................................... 9
Entrada ........................................................................................................................................ 9
Tareas .......................................................................................................................................... 9
Salidas........................................................................................................................................ 10
6.3.4.
Definir Red de Actividades ............................................................................................ 10
Propósito ................................................................................................................................... 10
Responsables ............................................................................................................................. 10
Criterio de Entrada .................................................................................................................... 10
Entrada ...................................................................................................................................... 10
Tareas ........................................................................................................................................ 10
Salidas........................................................................................................................................ 11
6.3.5.
Definir Agenda y Costo .................................................................................................. 11
Propósito ................................................................................................................................... 11
Responsables ............................................................................................................................. 11
Criterio de Entrada .................................................................................................................... 11
Entrada ...................................................................................................................................... 11
Tareas ........................................................................................................................................ 11
Salidas........................................................................................................................................ 12
6.3.6.
Obtener Compromiso y Aprobación ............................................................................. 12
Propósito ................................................................................................................................... 12
Responsables ............................................................................................................................. 12
Criterio de Entrada .................................................................................................................... 12
Entrada ...................................................................................................................................... 12
Tareas ........................................................................................................................................ 12
Salidas........................................................................................................................................ 13
6.3.7.
Ejecutar el Plan .............................................................................................................. 13
Propósito ................................................................................................................................... 13
Proceso de Planeación de Proyectos| 3
Responsables ............................................................................................................................. 13
Criterio de Entrada .................................................................................................................... 13
Entrada ...................................................................................................................................... 13
Tareas ........................................................................................................................................ 13
Salidas........................................................................................................................................ 14
6.3.8.
Análisis Retrospectivo ................................................................................................... 14
Propósito ................................................................................................................................... 14
Responsables ............................................................................................................................. 14
Criterio de Entrada .................................................................................................................... 14
Entrada ...................................................................................................................................... 14
Tareas ........................................................................................................................................ 14
Salidas........................................................................................................................................ 14
7.
Anexos ....................................................................................................................................... 15
7.1 EDT .......................................................................................................................................... 15
7.2 Agenda de Trabajo .................................................................................................................. 15
7.3 Diagrama de Red ..................................................................................................................... 15
Proceso de Planeación de Proyectos| 4
1. Introducción
El proceso de Planeación permite tener una idea primaria del proyecto tomando en cuenta que se
deben de planear todos los aspectos que tienen ya sea un mínimo o un gran impacto dentro del
proyecto, así mismo este proceso es considerado uno de los más importantes ya que es con base a
este con el cual se parte para el desarrollo del sistema.
2. Propósito
Establecer y mantener planes y condiciones de trabajo que permitan conseguir los objetivos que
se persiguen con el proyecto.
3. Alcance
El alcance del proceso debe de involucrar todas las fases del ciclo de vida, dado que se deben de
planear todos los involucrados y cada uno de los productos de trabajo que han de ser realizados
por los integrantes por el equipo del proyecto, así mismo se deberá de considerar a los
responsables de cada uno de los procesos para el desarrollo del sistema.
4. Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas
ERS: Documento de Especificación de Requisitos. Es el documento en el cual se estipulan tanto
los requisitos funcionales como los no funcionales con los cuales deberá de contar el proyecto
a realizar.
EDT: Estructura de desglose de trabajo. Se refiere al grafico que muestra los paquetes de
trabajo que son asignados a los miembros del equipo de desarrollo con el fin de tener no solo
un control sobre estos, sino también poder tener de manera visual un estimado del tamaño
del proyecto.
Configuration Control Board o Junta de Control de Cambios: Es el conjunto de persona que se
encargan de analizar peticiones de cambio y las cuales designan al gestor y a todos los
involucrados dentro del proceso de gestión de la configuración.
CCB: Configuration Control Board
Proceso de Planeación de Proyectos| 5
ECS: Elementos de la Configuración de Software
Stakeholder: Persona que directa o indirectamente se ve afectada por el sistema y que puede
afectar el proyecto.
Hito: Evento en el tiempo que se considera relevante y también una guía para saber que el
proyecto se encuentra por buen camino.
5. Roles


Administrador del Proyecto.- Es el encargado de administrar y controlar todo lo referente
al proyecto al cual es asignado.
Cualquier Participante del Proyecto.- Se refiere a todos los involucrados dentro del
desarrollo del sistema que no son el administrador del proyecto.
6. Guía del proceso
6.1.



Criterios de Entrada
Se tiene un conjunto cohesivo y coherente de requerimientos.
Existe la necesidad de planear un proyecto.
Se ha designado al Administrador de Proyectos.
6.2.
Entradas
Las entradas del proceso son las siguientes:





ERS
EDT
Agenda de Trabajo
Un plan de riegos del proyecto
Un sistema de gestión de la configuración debidamente establecido
Proceso de Planeación de Proyectos| 6
6.3.
Proceso
6.3.1.
Definir Productos
Propósito
Identificar los productos a ser generados y las actividades a ser realizadas durante el proyecto.
Responsable


Administrador de Proyecto
Miembros del Equipo de Desarrollo
Criterio de Entrada

Se tiene un conjunto coherente y cohesivo de requerimientos.
Entradas



Documento de especificación de requerimientos de software.
Información histórica.
Estándares aplicables.
Tareas
1. Construir la Estructura de Descomposición de Trabajo del producto.
a) A partir del documento ERS se desglosan los productos que van a ser generados
durante el proyecto como respuesta de solución y construcción del producto de software.
Salida

EDT del producto a ser construido
6.3.2.
Definir Actividades
Propósito
Seleccionar el enfoque de construcción del producto.
Responsables


Administrador de Proyecto
Miembros del Equipo de Desarrollo
Criterio de Entrada

Se ha desarrollado una EDT del Proyecto
Proceso de Planeación de Proyectos| 7
Entrada





EDT del producto.
Estándares.
Información histórica.
ERS.
Project Charter.
Tareas
1. Seleccionar el modelo de ciclo de vida a emplear.
a. Con base a la Estructura de Descomposición de Trabajo de productos, las restricciones
y suposiciones que se tengan, los acuerdos puestos en el Project Charter y la
información histórica con la que se cuente, definir el modelo de ciclo de vida (cascada,
espiral, prototipos, incremental, iterativo, etc.), y explicar cómo será empleado en la
administración del proyecto y construcción del producto.
2. Actualizar la Estructura de Descomposición de Trabajo.
a. Tomando en cuenta la parte administrativa del desarrollo de software (planeación,
seguimiento, administración de la configuración, aseguramiento de la calidad, análisis
de riesgos, seguimiento, validación, implantación, pruebas de aceptación, etc.) y el
modelo de ciclo de vida seleccionado, actualizar la Estructura de Descomposición de
Trabajo mostrando los nuevos productos y/o actividades a realizar (plan y actividades
de desarrollo de software, plan y actividades de de administración de la configuración,
plan y actividades de aseguramiento de la calidad, implantación, migraciones,
validaciones, planes de pruebas, etc.).
3. Seleccionar las herramientas a utilizar.
a. Definir el conjunto de herramientas (por ejemplo, lenguajes de programación,
manejadores de bases de datos, herramientas CASE, sistemas de software para
administración de proyectos, para administración de la configuración, etc.), a ser
usadas en la construcción de los diferentes productos y control de las diferentes
actividades.
Salidas


Estructura de Descomposición de Trabajo complementada con las actividades
administrativas.
Herramientas técnicas y administrativas seleccionadas.
Proceso de Planeación de Proyectos| 8
6.3.3.
Estimar Recursos y Duración
Propósito
Definir el total de recurso humano, tiempo requerido de cada uno de ellos y la forma de
interacción interna y externa, al igual que la duración de las actividades.
Responsables


Administrador de Proyecto
Miembros del Equipo de Desarrollo
Criterio de Entrada

Se tiene una Estructura de Descomposición de Trabajo mostrando los productos de la
solución y de la parte administrativa del desarrollo del proyecto.
Entrada





EDT
Estándares.
Políticas y regulaciones.
Información histórica.
Listado de personal.
Tareas
1. Definir la estructura organizativa del proyecto.
a) El primer punto es definir los roles que se requieren para llevar con éxito el
proyecto, mostrando sus responsabilidades y líneas de comunicación e interacción. Es
importante dejar claro quiénes son los únicos que pueden interactuar con el personal
externo al equipo de desarrollo (por ejemplo otros equipos de desarrollo, el cliente, la
directiva). Poner atención a que los miembros del proyecto reporten únicamente a una
persona.
b) Una vez definidos los roles que van a participar en el proyecto y habiendo definido
o estando definiendo la red de actividad y la agenda de trabajo, se debe crear el plan de
personal. Esto es muy importante ya que se obtiene la cantidad de personas de cada rol, el
momento en que deben estar presentes en el proyecto y por ende el esfuerzo que cada
uno va a realizar.
c) Si no se cuenta con el personal adecuado, éste debe ser reclutado. En ambos
casos, de requerir capacitación debe quedar establecido qué cursos serán tomados y las
fechas y duración de los mismos, ya que debe tomarse en cuenta para no interferir en la
agenda de trabajo. Desde luego, esta capacitación no forma parte del precio del proyecto
pero sí de su costo.
2. Realizar las estimaciones.
Proceso de Planeación de Proyectos| 9
a) Ya que se tiene el personal y se han asignado sus responsabilidades, cada uno de
ellos deberá estimar el tamaño de sus productos y la duración de creación de los mismos.
Para esto pueden hacer uso de técnicas como estimación por líneas de código, por puntos
funcionales, analogías, proxies, etc.
b) Una vez que cada responsable tenga sus estimaciones deben ser revisadas con el
Administrador del proyecto para llegar a un consenso, para esto basta con la aprobación
del administrador del proyecto o utilizar técnicas como la de wide delphi por ejemplo.
Salidas



Los roles necesarios en el proyecto definido.
Responsabilidades y jerarquías definidas.
Estimaciones de tamaño y tiempo de los productos y actividades.
6.3.4.
Definir Red de Actividades
Propósito
Definir la secuencia en que se ejecutarán las actividades del proyecto para generar los productos.
Responsables

Administrador de Proyecto
Criterio de Entrada


Se tiene una EDT que muestra los productos y/o actividades tanto técnicas como
administrativas.
Se han definido las restricciones de tiempo sobre los recursos, actividades y productos a
crear.
Entrada





EDT
Roles y responsabilidades asignadas.
Estándares.
Suposiciones y restricciones.
Información histórica.
Tareas
1
Construir el Diagrama de Red
a) Utilizando el método de diagramación de precedencia o el método de
diagramación de flecha, sea en forma manual o con alguna herramienta de software,
definir la secuencia en la cual deberán llevarse a cabo las actividades para la construcción
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de los productos. En estos momentos puede comenzarse a realizar el análisis de riesgos,
para ello ver el proceso de administración de riesgos.
b) A partir de esta red realizar el análisis de ruta crítica para determinar aquellas
actividades que se encuentren en ese camino y ponerles más atención. Es importante
remarcar que de esta secuenciación (en donde puede haber actividades en paralelo), se
deben de presentar diversas alternativas para encontrar la que mejor se adecue y permita
tener mejores ahorros en el proyecto.
c) A medida que se va refinando la red de actividades final pueden surgir actividades
o productos que no se tenían contemplados, incorporarlos a la Estructura de
Descomposición de Trabajo.
Salidas


Red de actividades del proyecto.
EDT actualizada.
6.3.5.
Definir Agenda y Costo
Propósito
Definir los tiempos en los cuales se van a ejecutar las actividades y generar los productos.
Responsables


Administrador del Proyecto
Cualquier Persona o Grupo de persona que tengan una actividad en la red de actividades
del proyecto
Criterio de Entrada

Se ha definido y aprobado la red de actividades del proyecto la cual incluye tanto
actividades técnicas como administrativas, incluyendo los riesgos.
Entrada





Red de actividades del proyecto.
Calendario de trabajo.
Restricciones y suposiciones.
Riesgos.
Estimaciones de tiempo.
Tareas
1.
Crear la Agenda
Proceso de Planeación de Proyectos| 11
2.
a. Con la red de actividades aprobadas, las estimaciones de tiempo, calendarios de
trabajo del personal, las restricciones y suposiciones de inicio y finalización del
proyecto y/o actividades y los riesgos distribuir en el tiempo las actividades. La red de
actividades marca la mejor secuencia para realizar las tareas comprimiendo la agenda
pero no definiéndola. Al utilizar la diagramación de Gantt podemos generar la agenda
dándole a cada actividad su fecha de inicio y finalización.
Actualizar la EDT
a. Con base a las fechas programadas de la agenda actualizar la EDT con las tareas
que hayan sido identificadas en la agenda pero que no se consideraron en la EDT.
Salidas


Una EDT actualizada
Una Agenda de Trabajo debidamente llenada
6.3.6.
Obtener Compromiso y Aprobación
Propósito
Obtener el compromiso de todos los involucrados en el proyecto del proceso, de la agenda y de la
EDT resultante del mismo.
Responsables


El Administrador del Proyecto
Los miembros del equipo de trabajo
Criterio de Entrada



Una EDT realizada y actualizada
Una Agenda de Trabajo debidamente llenada
Información Histórica
Entrada


EDT
Agenda de Trabajo
Tareas
1.
Hacer la Revisión de la EDT y la Agenda con el Equipo
a. Se debe de realizar una revisión con todos los integrantes del equipo del
proyecto y mostrar el resultado de la EDT y la Agenda y discutir si es adecuada
la disposición de los tiempo y tareas, en caso de surgir detalles se discutirán y
se procederá a reestructurar la agenda y actualizar la EDT si así se requiere.
Proceso de Planeación de Proyectos| 12
2.
Obtener la Aprobación del Equipo
a. Una vez que los miembros del equipo ya están informados y que se ha
discutido todo por parte de esto, se procede a obtener la aprobación de los
mismos mediante la firma de los mismos en el plan de desarrollo.
Salidas


EDT aprobada
Agenda Aprobada
6.3.7.
Ejecutar el Plan
Propósito
Ejecutar el Plan resultado del proceso
Responsables



Administrador de proyecto
Miembros del equipo de desarrollo
Involucrados en el Proyecto
Criterio de Entrada



Tener el Plan de Desarrollo Desarrollado
Tener una EDT actualizada y Aprobada
Tener una Agenda de Trabajo Actualizada y Aprobada
Entrada



EDT
Agenda de Trabajo
Plan de Desarrollo
Tareas
1. Ejecutar cada tarea de acuerdo a la agenda
a. Una vez que el plan se pone en marcha se debe de seguir la agenda acordada y
cada miembro del equipo debe de realizar sus tareas en el tiempo y forma
estipulados
2. Verificar el cumplimiento de los Hitos
a. Al realizar las tareas el administrador del proyecto, deberá de verificar si los hitos
programados se están cumpliendo, ya que de no ser así este deberá de tomar las
acciones correctivas pertinentes para la adecuación tanto de la agenda como de la
EDT si es que así lo considera pertinente.
Proceso de Planeación de Proyectos| 13
b. Si sucede que se debe de reestructurar la EDT y la Agenda se debe de informar a
todos los miembros del equipo de desarrollo.
Salidas



Una Plan Empezado a llevar acabo
Una EDT actualizada
Una Agenda Actualizada
6.3.8.
Análisis Retrospectivo
Propósito
Realizar un análisis de la aplicación del proceso tomando en cuenta todo lo sucedido y todos los
inconvenientes.
Responsables

Administrador de Proyecto
Criterio de Entrada

Tener un plan de desarrollo aplicado y con resultados de este de manera medible
Entrada





EDT actualizada
Agenda Actualizada
Productos de Trabajo
Reportes de los Procesos
Información Histórica
Tareas
1. Realizar un análisis de los información
a. Con base a los resultados de la implementación del plan de desarrollo el
administrador deberá generar de manera medible un comparativo con respecto a
los datos históricos.
2. Realizar una contraste con los datos históricos
a. Con base a los resultados de la tarea anterior, el administrador de proyectos,
deberá de realizar un contraste entre el actual proyecto y los proyectos
anteriormente realizados, con base a ello este deberá determinar si los resultados
fueron mejores, peores o si se mantuvieron igual que en los proyectos anteriores.
Salidas

Un análisis adecuado y retrospectivo de los datos de la aplicación del proceso.
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7. Anexos
7.1 EDT
La estructura de la EDT se puede observar en el documento de la EDT.
7.2 Agenda de Trabajo
La agenda de Trabajo será representada mediante el diseño del software MicrosoftProject 2010.
7.3 Diagrama de Red
El Diagrama de Red será representado mediante el diseño del software MicrosoftProject 2010.
Proceso de Planeación de Proyectos| 15