INFORME DE ACTIVIDADES Y CERTIFICACIÓN DEL SUPERVISOR CONTRATOS DE

INFORME DE ACTIVIDADES Y CERTIFICACIÓN DEL SUPERVISOR CONTRATOS DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL
Datos del Contratista
Primer Apellido
Segundo Apellido
PETRO
MENDEZ
Primer Nombre
LUIS
Segundo Nombre
FERNANDO
Tipo Doc.
CC
No. Doc.
1.062.679.590
Datos del Contrato
No. Contrato
Año del Contrato
2013 – 2014
113-0460
Vigente Desde:
Vigente Hasta:
15/02/2013
31/03/2014
Objeto del Contrato
Prestar sus servicios como AUXILIAR ADMINISTRATIVO de la microrregión 041 del departamento de córdoba según contrato 113/DPS, quien es
el encargado de apoyar al operador social en las actividades administrativas, logísticas, presupuestales y financieras necesarias para la
implementación de la estrategia UNIDOS en la microrregión.
Datos de las Actividades
Periodo del informe:
Nombre del Supervisor:
Cargo del Supervisor:
FEBRERO 2014
SANDRA PATRICIA PERIÑAN NEGRETTE
COORDINADORA GENERAL
Actividades Desarrolladas durante el Periodo de Informe
No.
Obligaci
ón en
contrato
1.
2.
3.
Obligaciones Contractuales
Actividades realizadas
Recibir y organizar las hojas de vida
recolectadas durante el proceso de
convocatoria y selección de Cogestores
Sociales y demás miembros del Equipo
de Coordinación.
En el mes de Febrero no recibí HV
por procesos de convocatoria
Recibir el material de trabajo y de
identificación del personal que
entregue ACCIÓN SOCIAL - FIP.
En éste mes no se recibió material de
trabajo y de identificación personal por
parte de acción social – fip. (dotación)
Apoyar
al
Profesional
de
Capacitación
en
la
logística
requerida para llevar a cabo los
procesos
de
capacitación
de
Cogestores Sociales (reservas de
transporte,
alimentación
y
alojamiento,
consecución
de
equipos, disposición de material
Apoyo a PC en entrega de
materiales y organización de
archivos
para
planillas
de
asistencia en capacitación Tejiendo
Saberes
del
equipo
de
Coordinación los días 3,4,5,6 y 7
Soportes (Todos los
soportes en medio
magnético CD)
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requerido, etc.).
de Febrero 2014
Realizar los trámites administrativos
al interior del Operador Social para
que se lleven a cabo las
contrataciones, pagos, suministro de
papelería, elementos de trabajo e
identificación.
Se
realizaron
los
trámites
administrativos
requeridos al
interior del operador como es
revisión de cuentas mes de
Febrero y movilidad (Enero 2014)
de los municipios de Ayapel, La
apartada,
Pueblo
Nuevo,
Buenavista y Planeta Rica de CGS
y Equipo de Coordinación, envío
cuentas
corregidas
que
posteriormente
se
envía
al
Operador
Social
Seccional
Bucaramanga,
Liderar la logística necesaria para la
realización
de
los
Comités
Operativos de la estrategia en la
microrregión.
Recibir las herramientas, materiales
y dotación que entregue el Operador
Social para el desarrollo de su labor,
y garantizar su cuidado y buen uso.
No aplica para el mes de Febrero
Recibir y tramitar la correspondencia
del Operador Social que esté
relacionada con la ejecución del
contrato.
Se
Recibe
y
tramita
la
correspondencia
(envió
y
devolución de cuentas de cobro,
contratos, etc.) del Operador Social
Seccional Bucaramanga de la
Micro 041 Sede – Planeta Rica.
Archivar y supervisar toda la
información de cada municipio donde
se encuentra trabajando el Operador
Social
(actas
de
inicio,
correspondencia
de
municipios,
documentos de la evaluación y
selección de Cogestores Sociales,
informes de avance por municipio,
cuentas de cobro por municipio, etc.)
de acuerdo con los procedimientos
que se definan para ello.
Se
recibe
la
información
correspondiente de CGS tales
como cuentas de cobro mes
Febrero, movilidad Enero. Se
archiva cuentas de cobro del mes
de
Febrero
2014
en
su
correspondiente
carpeta,
supervisiones y requerimientos a
Cgs
de
acuerdo
a
los
procedimientos requerido para ello
y recomendaciones hechas por la
Coordinadora General.
4.
5.
6.
7.
8.
Se garantiza cuidado y buen uso
de las herramientas de trabajo,
informando a la PC y CG el estado
de las mismas.
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9.
10.
11.
12.
13.
14.
Archivar y supervisar la información
de los contratistas (CL y CGS) que
se
encuentren
vinculados
al
Operador Social (contratos, soportes
de pagos mensuales, afiliación a la
ARP, etc.) de acuerdo con los
procedimientos que se definan para
ello.
Se recibieron las copias de las
cuentas de Cobro del mes de
Febrero del 2014 con sus
respectivos
cronogramas
de
actividades, Informe/certificación de
actividades de CGS y equipo de
Coordinación adscritos a la Sede
principal micro 041 Planeta Rica,
copia de los pagos de Salud,
Pensión y ARP salvaguardando la
información y archivando.
Físico
Recibir, revisar, clasificar, radicar,
distribuir y controlar documentos,
datos, elementos y correspondencia,
relacionados con los asuntos de
competencia del Operador Social.
Se ordena la correspondencia de
acuerdo a la procedencia, es decir,
la correspondencia recibida se
relaciona y archiva en la carpeta
física de archivos recibidos, el
mismo
proceso
para
correspondencia enviada los cuales
reposan en la carpeta de archivos
enviados.
Físico
Llevar y mantener actualizados los
registros
de
carácter
técnico,
administrativo
y
financiero
y
responder por la exactitud de los
mismos.
Garantizar la seguridad de los
documentos asignados para su
manejo y adoptar los mecanismos
necesarios para su adecuada
conservación.
Todo gasto de recursos de caja
menor, se lleva control con los
soportes físicos y digitales que
avalan el gasto.
Magnetico y fisico
Orientar a los beneficiarios de
UNIDOS que se acerquen a la sede
del Operador Social y suministrar la
información
y
documentos
solicitados, previa autorización del
CG o del AZ.
Informar en forma oportuna al CG o
AZ, sobre las inconsistencias o
anomalías que se presenten en el
manejo de documentos o bienes de
la entidad.
Se orientan a los beneficiarios de
UNIDOS que se acercan a la Sede
consultando ofertas relacionadas
con la estrategia Red Unidos.
Se garantiza la seguridad de los
documentos asignados para el
adecuado manejo y se adoptan los
mecanismos
necesarios
para
garantizar su conservación.
Se enviaron correos electrónicos a
los Coordinadores Locales por
medio del correo de distribución de
información
([email protected])
al
cual
pertenece
nuestra
Coordinadora
General
y
Correos enviados
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Administrador de Zona sobre
novedad de cuentas, novedad de
movilidad,
información
de
correspondencia (fecha de envío
de cuentas y su respectiva guía de
envió), respuestas oportunas a
inquietudes de CL acerca de pagos
fechas de recepción de cuentas y
otras.
Revisar el correcto diligenciamiento y
soporte de las cuentas de cobro de
Cogestores Sociales.
Se revisa el correcto diligenciamiento y
16.
Verificar mensualmente que se le ha
realizado el pago a los Cogestores
Sociales.
Se verifica mediante la página
electrónica de la UPB el estado de las
cuentas enviadas y el pago de las
mismas.
17.
Preparar y tramitar junto con la instancia
interna definida por el Operador Social,
las facturas con todos sus soportes para
remitirlas al supervisor del contrato del
Operador Social.
De ser necesario tramitar esta
información se tendrá la mejor
disposición y voluntad de servicio
en cumplir la labor.
Liderar la implementación del
Sistema de Gestión Integral (calidad,
salud
ocupacional
y
gestión
ambiental).
Se mantiene disposición de servicio
propiciando un ambiente laboral
agradable, cuidados en instalaciones y
adecuaciones en la Sede tales como
aseo, sanitarias, cuidado y buen uso de
útiles y equipos de oficina, etc.
15.
18.
Magnético
soporte de las cuentas de cobro
presentadas por los Coordinadores
Locales los Municipios Ayapel, La
Apartada,
Pueblo
Nuevo,
Buenavista
y
Planeta
Rica
adscritos a la Sede Principal
planeta Rica MCR 041; de CGS,
informándoles
oportunamente
sobre
las
inconsistencias
encontradas del mes de Febrero
2014 o la respectiva devolución en
caso de ser necesario.
* Anexo fotocopia de los aportes obligatorios a Salud, Pensión y ARP del periodo, según las obligaciones del
contrato.
* En mi calidad de contratista certifico, bajo la gravedad de juramento, que los documentos soporte del pago de los
aportes al Sistema General de Seguridad Social, corresponden a ingresos provenientes del contrato aquí
mencionado,
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Firma del Contratista
OBSERVACIONES DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO
Una vez revisado el informe de las actividades ejecutadas por el Auxiliar Administrativo (AA), LUIS FERNANDO PETRO
MENDEZ, hallo que SI Amerita el pago de sus honorarios, correspondientes al mes de Febrero de 2014.
Se le reconoce:

Su Entusiasmo y motivación por su rol.
Se le solicita:





Mejorar el proceso de revisión de cuentas de cobro, a fin de que se pueda tramitar de forma oportuna el pago a los CGS.
Organizar el archivo documental físico y digital de la Sede de la Microrregión, tal y como lo indica el anexo de Gestión
Documental.
Salvaguardar la información de carácter institucional que se tiene en la Sede de la Microrregión
Organizar de forma adecuada los archivos, y mantenerlos en orden
Informar de forma oportuna a los contratistas, cuando ellos presenten inconsistencias en sus cuentas.
* En mi calidad de Supervisor del Contrato de Prestación de Servicios arriba relacionado, certifico el cumplimiento a
cabalidad de las obligaciones establecidas en el mismo por parte del contratista, así como el desarrollo de las
actividades descritas en el presente informe. Por estas razones, autorizo el pago correspondiente al periodo
FEBRERO del año 2014
Firma del Supervisor