NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS Nivel: 1 Fecha: dd/mm/aa GD-PR-001 Versión: 01 Página 1 de 8 1. OBJETO Establecer responsabilidades y actividades relacionadas con el recibo, envió, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales gestionadas por la Nombre de la empresa en ejercicio de sus funciones. 2. ALCANCE Inicia desde la recepción de las comunicaciones oficiales hasta la producción, gestión, distribución, envío, conservación y preservación de estas. 3. NORMATIVIDAD Mencione las normas aplicables a la organización, señalando titulo, año y objeto de la norma. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Agregue los conceptos establecidos en el acuerdo 060 de 2001 y adicione los conceptos de Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Para aplicar el procedimiento de Gestión y Trámite de los documentos de NOMBRE DE LA EMPRESA se debe tener en cuenta los conocimientos sobre técnicas y manejos de la Comunicación según lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001 del AGN (Archivo general de la Nación) y la Guía Técnica Colombiana GTC -185 la cual facilita la gestión documental en las entidad, simplifica y organiza la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas que se generan y a su vez contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad. 2. El horario de recepción de correspondencia será el siguiente: Horario de recepción de comunicaciones externas Señale el horario de la unidad de correspondencia Horario de envió de comunicaciones externas Señale el horario de la unidad de correspondencia NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS Nivel: 1 GD-PR-001 Fecha: dd/mm/aa Versión: 01 Página 2 de 8 3. El protocolo de comunicaciones es de vital importancia para comprender el proceso del flujo normal de las comunicaciones oficiales y este debe aplicarse en la NOMBRE DE LA EMPRESA así: EMISOR RECEPTOR CANAL RESPUESTA / RETROALIMENTACIÓN Funcionarios Funcionarios Correo electrónico Correo electrónico Funcionarios Ciudadanos Impreso / Correo electrónico Impreso / Correo electrónico Funcionarios Personas jurídicas, entes de control Impreso / Correo electrónico Impreso / Correo electrónico 4. En la Ventanilla Única los funcionarios asignados deben radicar y registrar los documentos para su correspondiente distribución. No se podrán reservar números de radicación, el consecutivo será único, tampoco habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. 5. No se debe realizar anotaciones o escritos de recordación en las comunicaciones oficiales y se debe evitar el uso de tintas húmedas (micropuntas, marcadores, etc.) Se debe firmar con bolígrafo de mina negra. 6. Distribuir y/o publicar los documentos, hasta garantizar su recibo por parte del destinatario, de acuerdo con los procedimientos y protocolos establecidos en la entidad. 7. Una vez sea asignado un requerimiento, el empleado deberá verificar el registro de los documentos recibidos; validar el trámite asignado y redistribuir o reasignar, si es necesario. 8. El empleado a quien le sea asignada la tarea de responder el requerimiento deberá realizar la gestión solicitada de acuerdo con los directrices establecidas por la entidad. 9. Cuando se requiera producir un documento de respuesta, la elaboración de este se hará de acuerdo con los parámetros establecidos en la GTC-185 Documentos organizacionales. 10. Todo documento elaborado como “comunicación oficial enviada” por los funcionarios de la NOMBRE DE LA EMPRESA deben cumplir con las siguientes condiciones o de lo contrario dicho documento se devolverá por el funcionario encargado de la Ventanilla Única, manifestado mediante una “NO CONFORMIDAD NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS Nivel: 1 GD-PR-001 Fecha: dd/mm/aa Versión: 01 Página 3 de 8 A LA CORRESPONDENCIA DESPACHADA” de este documento, por lo tanto, se deben seguir estrictamente con los siguientes lineamientos: Se debe identificar el código de la unidad administrativa si esta cuenta con ello. El documento se hará con la fuente y tamaño de letra según la imagen corporativa de la NOMBRE DE LA EMPRESA Se debe identificar nombre completo del destinatario. Se debe identificar número telefónico y dirección completa del destinatario. Se debe identificar el código y la descripción del asunto de la comunicación. Se debe elaborar en original y una copia. Debe estar firmada por el funcionario autorizado, según manual de funciones. La firma debe ser igual para el original y como para la primera copia. Sí llevan anexos se deben enunciar el número de anexos. Se debe identificar el transcriptor. Todo documento debe permitir identificar fácilmente el responsable de su elaboración y/o suscripción. 11. Firmas responsables: en la administración y de acuerdo con los manuales de procedimientos, los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo, velará por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. En todas las comunicaciones oficiales, circulares, memorandos y actos administrativos que se generen en la Institución, por debajo del espacio destinado a la firma del Gerente o subgerente, deberá escribirse el siguiente texto “proyectó” , seguido de las iniciales del(los) nombre(es) y apellidos de quien redacto el documento. 12. Las comunicaciones oficiales enviadas deben ser elaboradas en original y máximo dos (2) copias; el original debe llevar el membrete de la entidad y las copias serán hojas en blanco, conservando la calidad, el color y el tamaño del papel para todas las hojas. 13. Se debe tener previsto para la distribución de la correspondencia con destino externo que la Empresa de Mensajería Externa, recoge los sobres en la Ventanilla Única de Correspondencia, y para esto debe tenerse en cuenta el horario de recolección de la correspondencia del Correo especializado, concertado entre la nombre de la empresa y la empresa de Mensajería Especializada contratada para ejecutar dicha actividad. 14. Todos los documentos enviados deben archivarse adecuadamente, foliarlos en forma consecutiva con el fin de evitar la pérdida o sustracción de estos, y organizarse de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de organización documental. NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS Nivel: 1 GD-PR-001 Fecha: dd/mm/aa Versión: 01 Página 4 de 8 15. COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREOS ELECTRÓNICOS: En la NOMBRE DE LA EMPRESA, corresponde al funcionario responsable de la unidad de correspondencia revisar diariamente la siguiente cuenta el correo electrónico de que dispone la institución: INDICAR LOS CORREOS CREADOR PARA LA EMPRESA Todas las comunicaciones oficiales enviadas por correo electrónico deberán incluir el siguiente texto: “La información contenida en este correo electrónico y sus archivos adjuntos es propiedad de la NOMBRE DE LA EMPRESA. La presente información es de carácter confidencial y ha sido enviada para uso exclusivo” 16. 17. NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS Nivel: 1 GD-PR-001 Fecha: dd/mm/aa Versión: 01 Página 5 de 8 18. La documentación que se envíe en sobre de manila deberá estar diligenciada con la misma información, en letra legible y en las mismas partes que el sobre tradicional. NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS Nivel: 1 Fecha: dd/mm/aa GD-PR-001 Versión: 01 Página 6 de 8 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 0 Inicio Inicio del procedimiento RESPONSABLE REGISTRO La Ventanilla única de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios. Funcionario Ventanilla Única de Correspondencia No Aplica La Ventanilla Única de Correspondencia, en caso de no ser competencia de la entidad, devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente, dejando constancia mediante comunicación escrita Funcionario Ventanilla Única de Correspondencia No Aplica Registra en la planilla o aplicativo la información relacionada con la documentación recibida y procede a asignar el número consecutivo de radicación. Nota: La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Funcionario Ventanilla Única de Correspondencia Registro de Comunicaciones oficiales recibidas La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes. Funcionario Ventanilla Única de Correspondencia Planilla de registro de comunicaciones recibidas Revisa la información y archiva el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente Funcionario responsable de cada dependencia ↓ Recibir las comunicaciones 1 ¿El documento es competencia de la entidad? 2 NO SI Registrar y radicar las comunicaciones 3 ↓ Distribuir los documentos recibidos 4 ↓ ¿La comunicación del radicado debe ser tramitado por la dependencia a la que fue asignado el trámite? 5 NO SI A NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS Nivel: 1 N GD-PR-001 Versión: 01 Página 7 de 8 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Atender y tramitar el requerimiento Una vez es recibida la solicitud, esta será reasignada por el jefe de la dependencia al funcionario designado para que realice el trámite correspondiente solicitado en el documento. Jefe de la dependencia Revisa la información y archiva el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente. Funcionario de la dependencia designado Conforme al tipo de documento que deba ser realizado, el funcionario adelantará las actividades descritas en la GTC-185 en cuanto a la elaboración de comunicaciones, circulares, memorandos o informes, o las directrices del proceso de Producción estipuladas por la entidad. Funcionario de la dependencia designado La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única de Correspondencia para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre. Funcionario de la dependencia designado La Ventanilla Única de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás datos regulados por la entidad). Funcionario Ventanilla Única de Correspondencia La Ventanilla Única de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos. Funcionario Ventanilla Única de Correspondencia A 6 Fecha: dd/mm/aa REGISTRO ↓ ¿La solicitud requiere respuesta? 7 NO SI 8 Producir la respuesta Oficio de proyecto de Respuesta ↓ 9 Enviar respuesta a la Ventanilla Única de Correspondencia ↓ 10 Verificar la documentación por enviar ↓ 11 Radicar las comunicaciones enviadas ↓ B Planilla de registro de radicación de comunicaciones oficiales enviadas NOMBRE Y LOGO DE LA EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS Nivel: 1 Versión: 01 Página 8 de 8 GD-PR-001 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Distribución de documentos enviados La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, correo tradicional, correo electrónico, página web, entre otros. Funcionario Ventanilla Única de Correspondencia La Ventanilla Única de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos. Funcionario Ventanilla Única de Correspondencia N B 12 Fecha: dd/mm/aa REGISTRO ↓ 13 Constar el envió de documentos 14 Fin Guía de entrega ↓ Fin del procedimiento 7. CONTROL DE CAMBIOS Y APROBACIÓN CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha de cambio Versión DIA MES Pagina(s) o Descripción de cambios Numeral(es) Responsable AÑO 1 Elaboró: NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO LÍDER DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD Versión inicial procedimiento del NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE ELABORO EL DOCUMENTO Revisó: Aprobó: NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO NOMBRE Y CARGO DEL REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA
