PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Revisión: 06 Emisión: 18/12/17 Página 0 de 6 PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Elaboró Revisó Aprobó Lic. Felipe Islas Bernal Ing. Alexander Jonathan Olmos Marín Mtra. Cristina Rivero Garduño Jefe del Departamento Control Escolar Jefe de Departamento de Mejora de Procesos y Calidad Subdirectora de Servicios Educativos COPIA CONTROLADA PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Revisión: 06 Emisión: 18/12/17 Página 1 de 6 1. Objetivo Inscribir a las o los aspirantes aceptados, a un programa educativo de nivel licenciatura o posgrado en la Universidad Politécnica del Valle de México. 2. Alcance Aplica para aspirantes aceptados que deseen incorporarse a la UPVM para continuar estudios de nivel licenciatura o posgrado, así como a Secretaría Académica y al personal de la Dirección de División de cada una de los Programas Educativos, al Departamento de Recursos Financieros, Subdirección de Servicios Educativos y Departamento de Control Escolar, involucrados en el Procedimiento de Inscripción. 3. Información documentada de referencia Manual de la Calidad (vigente). Norma NMX-CC-9001- IMNC-2015/ISO 9001:2015. Decreto del Ejecutivo Estatal del 10 de diciembre de 2003. Reglamento Interior de la Universidad Politécnica del Valle de México, cap. IV, art. 14, fracc. IX, publicado en la Gaceta del Gobierno el 27 de septiembre de 2013. Manual General de Organización de la Universidad Politécnica del Valle de México, clave 205BK20102 del apartado VII Objetivo y funciones por unidad administrativa, publicado en la Gaceta del Gobierno el 8 de julio de 2015. Reglamento de alumnos de la Universidad Politécnica del Valle de México. Reglamento de estudios de la Universidad Politécnica del Valle de México. Reglamento de posgrado de la Universidad Politécnica del Valle de México. 4. Políticas Las y los aspirantes de nivel Licenciatura y Posgrado deberán haber concluido sus estudios de nivel medio superior y/o superior, así como contar con su certificado con promedio mínimo de 7.0, al momento de efectuar su inscripción. En caso de que el certificado se encuentre en trámite se deberá de entregar una Constancia de Estudios que así lo indique, el promedio general obtenido (deberá ser Mayor o igual a 7) y la leyenda de que esta en trámite el certificado, y firmará Carta de Hechos. Si al momento de que un aspirante se inscribe le faltará algún documento, se le comunicará que tiene un plazo de 180 días naturales a partir de su inscripción, firmando una Carta de Hechos y registrando el adeudo correspondiente en el SIIPPEA. Si al término del plazo no cumple, se aplicará la normativa establecida vigente (Reglamento de Estudios, artículo 13). Al Estudiantado que ingresa a través de los programas “Un Lugar Para Ti” y “UAEMex” no podrán solicitar cambio de carrera. El comprobante de domicilio presentado por el o la aspirante deberá ser reciente, no más de tres meses de antigüedad. COPIA CONTROLADA PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Revisión: 06 Emisión: 18/12/17 Página 2 de 6 5. Descripción de actividades El Departamento de Control Escolar, es la unidad administrativa encargada de guiar el procedimiento de Inscripción de aspirantes aceptados. El Departamento de Control Escolar deberá: No. Recibir documentación requerida que se publique en la guía de inscripción. Emitir y entregar constancia de inscripción (horario de clases) correspondiente. Entregar credencial de estudiante. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1 Personal del Departamento de Control Escolar Publica los resultados del examen de admisión en la página oficial de la Universidad (ruta: ASPIRANTES / INSCRIPCIÓN), así como la Guía de inscripción. 2 Aspirante Aceptado 3 Personal del Departamento de Control Escolar Consulta con la matrícula (FOLIO generado en la solicitud de PREINSCRIPCIÓN) su resultado y recaba la documentación solicitada en la Guía de Inscripción. Recibe por parte del aspirante aceptado, la siguiente documentación: Certificado con promedio general mínimo de 7 o Constancia de Certificado en Trámite. Acta de nacimiento (original y copia). Certificado médico (original). Líneas de captura y formatos de pago institucionales sellados por el Personal del Departamento de Recursos Financieros. CURP. Identificación vigente. Comprobante de domicilio (Recibo de agua, teléfono o luz). 2 Fotografías tamaño infantil. CD-RW con los siguientes archivos en formato PDF: 1. Certificado o Constancia de Estudios. 2. Acta de Nacimiento. 3. CURP. 4. Identificación vigente. 5. Comprobante de Domicilio vigente. Adicional se reciben los formatos de Aviso de Privacidad, Formato de NSS o documento, indicando que ya se cuenta con servicio médico, así como algún otro formato que se hubiera solicitado en la guía correspondiente. No. Unidad Administrativa/Puesto COPIA CONTROLADA Actividad PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Revisión: 06 Emisión: 18/12/17 Página 3 de 6 Personal del Departamento de Control Escolar Registra en SIIPPEA la inscripción al grupo asignado al estudiante por parte de la Dirección de División correspondiente, se toma la fotografía digital para la credencial oficial de la Institución. 5 Personal del Departamento de Control Escolar Se lleva a cabo la plática de inducción a nuevo ingreso y se hace entrega al estudiante de la Constancia de inscripción. 6 Personal del Departamento de Control Escolar Una vez verificada, aceptada la documentación y realizada la inscripción correspondiente, se elabora el expediente del estudiante, conforme al anexo 1. 4 6. Medición y análisis del Proceso Se elaborará formato Evaluación de indicadores para saber la eficacia del proceso, se analizarán los resultados, serán presentados en la revisión por la rectoría y se tomarán las acciones pertinentes con base a los resultados (En Plan de Acción, conforme a el Procedimiento Correcciones Acciones Correctivas y de Mejora). Indicador de inscripción nivel licenciatura Cumplimiento = Inscritos de nivel licenciatura / Aceptados de nivel licenciatura * 100 Objetivo: Mínimo 90% Indicador de inscripción nivel Posgrado Cumplimiento = Inscritos de nivel posgrado / Aceptados de nivel posgrado * 100 COPIA CONTROLADA Objetivo: Mínimo 90% PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN 7. Diagrama de flujo Inscripción Personal del Departamento de Control Escolar Inicio Publica los resultados de admisión y Guía de Inscripción Guía de Inscripción Convocatoria Indica al aspirante que con la matricula asignada podrá consultar el resultado de admisión en el portal de la UPVM ¿El aspirante fue aceptado? No Se le indica cuando es la siguiente convocatoria de admisión para que se registre y realice el examen de ingreso Si Le indica que en la Guía de Inscripción se encuentra la documentación requerida Guía de Inscripción Recibe por parte del aspirante la documentación requisitada Documentaci ón requisitada Registra en SIIPPEA la inscripción al grupo asignado al estudiante por parte de la Dirección de División, le toma la fotografía digital al estudiante para la credencial.. Se lleva acabo platica de induccion a los estudiantes de nuevo ingreso y entrega Constancia de Inscripcion Una vez verificada, aceptada la documentación y realizada la inscripción correspondiente, se elabora el expediente del estudiante Fin COPIA CONTROLADA Revisión: 06 Emisión: 18/12/17 Página 4 de 6 PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Revisión: 06 Emisión: 18/12/17 Página 5 de 6 8. Definiciones y siglas Descripción Concepto Estudiante Expediente Horario de Clases Inscripción Aspirantes: Aspirantes Aceptados SIIPPEA UPVM CD-RW Formato de NSS Aspirante Aceptado que concluyó satisfactoriamente el proceso de inscripción y se le asignó número de matrícula, credencial y horario correspondiente. (Alumna o alumno) Carpeta que contiene documentación de los estudiantes de nuevo ingreso. Documento que muestra la lista de asignaturas con sus respectivas claves, que el estudiante cursará en un periodo escolar, y el grupo a que asistirá Proceso mediante el cual el aspirante aceptado se convierte en estudiante después de cumplir con los requisitos establecidos Personas que desean ingresar a la Universidad Politécnica del Valle de México y que deben cumplir con los requisitos solicitados. Aspirantes que obtengan la puntuación requerida y sean aceptados por la Sistema Integral de Ingreso, Promoción, Permanencia y Egreso de Alumnos. Universidad Politécnica del Valle de México. Disco compacto que puede reescribirse. Formato que contiene el número del seguro social. 9. Información documentada generada del Procedimiento Constancia de inscripción (Horario de clases) Evaluación de indicadores No conformidades y mejoras del proceso Revisión, verificación y actualización de indicadores Recibo de documentación Carta de Hechos Plan de Acción Evaluación de Indicadores 10. Anexos 10.1. Anexo 1.- Conformación del Expediente El número de matrícula se constituye por 10 dígitos, donde el primer digito es (1) en Licenciatura e Ingenierías, el siguiente dígito corresponde al cuatrimestre (1 enero, 2 mayo y 3 septiembre), los siguientes 2 dígitos corresponden al año de ingreso; los siguientes 3 dígitos son el No. de generación y la carrera y 3 dígitos finales del número consecutivo de estudiante en carrera. En Maestrías el número de matrícula se constituye por 10 dígitos, donde el primer digito es (2), el siguiente dígito corresponde al cuatrimestre (1 enero, 2 mayo y 3 septiembre), los siguientes 2 dígitos corresponden al año de ingreso; los siguientes 4 dígitos son el No. de generación y la carrera y 2 dígitos finales por el número consecutivo de estudiante en carrera. COPIA CONTROLADA PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Revisión: 06 Emisión: 18/12/17 Página 6 de 6 El expediente de él o la estudiante se archiva colocándole una pestaña la cual deberá contener Nombre, Matrícula y carrera con base a la clasificación de colores. Carrera Color Ingeniería Industrial, Ingeniería en Logística y Transporte, Maestría en Manufactura y Maestría en Formación de Formadores de Docentes de Ciencias Naturales y Enseñanza de las Ciencias. Ingeniería en Informática, Maestría en Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Ingeniería Mecatrónica, Ingeniería Mecánica Automotriz, Maestría en Ingeniería Mecatrónica. Ingeniería en Nanotecnología. Licenciatura en Administración y Gestión de PYMES y Maestría en Administración. Ingeniería Agroindustrial. Ingeniería en Biotecnología. Verde Azul Amarillo Negro Rojo Café Café 11. Control de cambios Revisión Fecha de registro en Lista Maestra de Control de Cambios Responsable ENERO del 2013 NOVIEMBRE 2014 JULIO 2015 FEBRERO 2016 09 DE OCTUBRE 2017 6 de Noviembre 2018 José Manuel Guillermo García Macías. José Manuel Guillermo García Macías M. en C. Juan Carlos Bretón Pozas M. en C. José Ramiro Álvarez Flores M. en M. Roxana Claudia Bernal Bolnik Lic. Felipe Islas Bernal 1 2 3 4 5 6 COPIA CONTROLADA
