Innovación y cambio organizacional Pierre Sergei Zuppa Azúa Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Keywords Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Cultura organizacional Creencias normativas, valores y supuestos básicos que caracterizan a una organización. “Los empleados son nuestro principal recurso”. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Cultura y cambios organizacionales ¿Qué es una cultura organizacional? • • Valores. Conjunto de creencias y comportamientos generalizados en una organización. ¿Qué es “culture management”? El desarrollo premeditado de una determinada cultura. ¿Cómo se desarrolla una determinada cultura? • • • • Definición de valores. Adopción por la superioridad. Sistema de premios. Comunicación. ¿Qué es un cambio organizacional? • • Un conjunto coordinado de cambios de comportamiento. Cambio generalizado de comportamientos, es un “cambio cultural”. ¿Qué es “change management”? El manejo coordinado de todas las acciones requeridas para desarrollar un cambio en una organización compleja. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Cultura organizacional Características • Innovación y asunción de riesgos. • Atención al detalle. • Orientación a resultados. • Orientación a las personas. • Orientación al equipo. • Energía. • Estabilidad. Ventajas • Facilita o dificulta el cambio. • Orienta a las personas. • Les da identidad. • Integra o fracciona a los miembros. • Refuerza o minimiza algunos valores. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Elementos • • • • ¿Cómo se desarrolla una determinada cultura? Definición de valores. Adopción por la superioridad. Sistema de premios. Comunicación. Artefactos • • • • El ambiente físico. La forma de vestir. Slogans, jergas, dichos. Mitos, leyendas, historias. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Fuerzas que gobiernan una organización Gestión estratégica • • • • • • • • Cambio. Gerente Estratégico. Plan Estratégico. Creación / flexibilidad. Desestructurar. Cambiar reglas. Largo plazo. Facturación a largo plazo. Gestión operativa • • • • • • • • Mantenimiento. Gerente Operativo. Plan operativo. Rutina / rigidez. Controlar. Cumplir reglas. Corto plazo. Facturación hoy. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Rutina vs. Cambio Rutina Cambio • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Administración tradicional. Gerente operativo. Acción. Plan Operativo. Operación. Operatividad. Rigidez. Procedimientos. Corto plazo. Productividad. Facturación. Mantenimiento. ORDEN Administración estratégica. Gerente Estratégico. Visión. Plan Estratégico. Innovación. Creatividad. Flexibilidad. Estrategia. Largo plazo. Competitividad. Retorno. Progreso. CAOS Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Desventajas de la cultura Barreras contra: – El cambio – La diversidad – Las fusiones – Las adquisiciones Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Cambio Es un proceso que implica la unión de todos los procesos y actividades que se utilizan para ayudar a una organización a adaptarse o adoptar nuevas actitudes, tecnologías, ambientes, estructura y personal. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Cambio organizacional Es la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Etapas de cambio para las organizaciones Descongelamiento: Existe una sensación de desequilibrio, ansiedad e insatisfacción ante el entorno actual, se toma conciencia de la situación y se duda sobre el modo de actuar. Movimiento: Permanece la sensación de desequilibrio, acompañada por inestabilidad, inseguridad e incertidumbre. Recongelamiento: Claridad en la situación, se busca integrar nuevos esquemas, establecer un contacto con la opción elegida y considerar el efecto del cambio en el resto de los subsistemas. Fórmula del cambio Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional ¿Cómo vencer la resistencia al cambio? • Educación y comunicación • Participación • Facilitación y apoyo • Negociación • Influencia social Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Gestión de cambios Es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar que, si éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo momento la calidad y continuidad del servicio TI. • Propósito – Estandarizar métodos y procedimientos para la eficiencia y el manejo de cambios. – Minimizar riesgos de implementación. • Objetivo – Administrar y controlar los cambios solicitados o necesarios durante el desarrollo del proceso. – Reducir incidentes y problemas asociados a cambios. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Metas y objetivos de la gestión de cambios Metas – Responder a los requerimientos de cambios del negocio, mientras se maximiza el valor y se reducen incidentes, interrupciones y trabajo duplicado. – Responder a los requerimientos del negocio y TI para los cambios que alinearán los servicios con las necesidades del negocio. Objetivo – Evaluar – Autorizar – Priorizar – Planear – Probar – Implementar – Documentar – Revisar Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional ¿Qué es el cambio de servicio? La adición, modificación o eliminación de un servicio autorizado, planificado, en operación o de un componente del servicio y su documentación asociada. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional 7 Rs de la gestión del cambio • • • • • • ¿Quién Requirió el cambio? ¿Cuál es la Razón del cambio? ¿Cuál es el Resultado solicitado? ¿Cuáles son los Riesgos? ¿Qué Recursos necesitamos? ¿Quién es Responsable de la información? • ¿Cuál es la Relación entre cambios? Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Alineación estratégica Se enfoca en las actividades que la gerencia lleva a cabo para lograr una cohesión en los objetivos, a través del departamento de TI y otros departamentos funcionales de la organización (ejemplo: Finanzas, Mercadotecnia, Recursos Humanos, Manufactura). Debe responder: – ¿Qué hacemos? – ¿Para quién lo hacemos? – ¿Cómo destacamos? Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Resistencia al cambio individual y organizacional Induvidual • Hábitos • Seguridad • Factores económicos • Temor a lo desconocido Organizacional • Amenaza a las asignaciones de recursos ya establecidas. • Inercia estructural. • Amenaza a las relaciones de poder ya establecidas. • Amenaza a la experiencia. • Inercia del grupo. • Enfoque limitado del cambio. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Procesos de la planeación estratégica • Garantizar el vínculo entre los planes de las entidades de gobierno y los plan de TI. • Definir, mantener y validar la propuesta de valor de TI. • Alinear las operaciones de TI con las operaciones propias de la entidad. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Tendencias 1. La organizaciones comenzarán a reconocer que la Alineación Estratégica TI/Organización se puede alcanzar a través de la adopción de Marcos de Referencia de mejores prácticas. 2. La semántica es sumamente importante pero no tanto como para olvidarse de lo esencial. 3. Comenzar a evaluar la Madurez de Alineación TI/Organización. 4. Definición clara y precisa de los aspectos a evaluar cuando se habla de alineación. 5. Las organizaciones comenzarán a implementar y adoptar procesos para incrementar la madurez de dimensiones específicas de la alineación, considerando las prioridades del negocio. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Marco de referencia Es básicamente un lenguaje de clasificación, un modelo conceptual subjetivo que nos ayuda para comprender cómo las tecnologías de la información pueden apoyar a la organización. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Principales preocupaciones gerenciales respecto a los departamentos de TI Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Evaluación del nivel de madurez Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Aspectos a evaluar TI •Entendimiento del negocio por parte de TI. •Entendimiento de TI por parte del negocio. •Aprendizaje organizacional. •Flexibilidad. •Cooperación entre el personal de TI y la organización. COMUNICACIÓN VALOR AL NEGOCIO •Métricas de TI. •ROI. •Niveles de Servicio. •Benchmarking. •Inversiones de TI. •Mejora continua. •Planeación estratégica empresarial. •Planeación estratégica de TI. •Reportes gerenciales. •Gasto en TI enfocado en ventajas competitivas. •Comité Directivo. • Priorización de Proyectos de TI. GOBIERNO ADMON. DE PERSONAL ADMON. RELACIONES NEGOCIO •TI en la cadena de valor. •TI en la planeación estratégica. •Relación con altos directivos. •TI como proveedor confiable. •Patrocinio de TI por parte de altos directivos. •TI como habilitador de procesos de negocio. •Estandarización forma de trabajo TI / Organización. •Integración de la arquitectura de TI con la organización. ARQUITECTURA DE TI •Innovación y ambiente empresarial. •Importancia de los Recursos humanos para TI. •Ambiente social y político. •Oportunidades de crecimiento. •Atracción y retención. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Implementación de tecnologías de información 1. Proceso: oportunidades de mejora y requerimientos funcionales, con miras a la futura implementación de un sistema de información. 2. Personas: sensibilización, capacitación, formación, comunicación, gestión de expectativas e impactos. 3. Logístico: sistema de gobierno, flujos de decisión y de información, reglas de convivencia, revisión de Project Charter. 4. Técnico: gestión de datos e infraestructura tecnológica requerida para soportar el nuevo sistema. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Beneficios en el aspecto técnico • Contar con un equipo de proyecto enfocado hacia el resultado y objetivos del proyecto. • Asegurar la implementación de procesos enfocados en los objetivos del negocio y visión estratégica de la organización. • Optimización en los tiempos del proyecto, especialmente, en el requerido entre líderes funcionales y consultores. • Evitar un futuro cuello de botella durante la implementación en el frente de datos. • Obtener un control eficiente sobre el manejo de recursos, tiempos de proyecto y, por ende, costos. Administración de servicios de TI Innovación y cambio organizacional Frase “Cuando no se puede lograr lo que se quiere, mejor cambiar de actitud” Terencio
