UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA RECTORIA MANUAL DE CONTROL INTERNO EN CONCORDANCIA CON LAS NTCI EMITIDAS POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA EN DICIEMBRE DE 2005. CONTROL INTERNO OBJETIVOS 1. ADMINISTRACIÓN EFICAZ, EFICIENTE Y TRANSPARENTE DE LOS RECURSOS DEL ESTADO NTCI NTCI 2. CONFIABILIDAD DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS 3. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES INFORMACIÓN AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL Y COMUNICACIÓN MONITOREO EQUIDAD – ÉTICA – EFICACIA – EFICIENCIA – ECONOMÍA – RENDICIÓN DE CUENTAS – PRESERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE PRINCIPIOS REFORMADO EN MARZO 2013 ÍNDICE Nº 1. DESCRIPCIÓN PÁG. Nº 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Aspectos Generales Introducción Creación de la Universidad Nacional de Ingeniería Base Legal Objetivos Estructuración del Manual Visión, Misión y Principios Institucionales Ámbito de Aplicación 7 7 8 9 9 10 13 2.1 2.2 2.3 Aspectos Técnicos Definición y Objetivos del Control Interno Conceptos fundamentales Formas de Ejecución del Control Interno 14 14 20 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Normas Generales Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Monitoreo 21 22 22 22 22 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 Normas Específicas Normas Específicas de Ambiente de Control Integridad y Valores Éticos Competencia de Personal Filosofía y Estilo de Operación de la Administración Máxima Autoridad y Comité de Auditoría Auditoría Interna 22 24 24 25 26 4. 2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 Normas Específicas de Evaluación de Riesgos Definición de Objetivos Definición de Riesgos Evaluación de Riesgos 27 27 27 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 Normas Específicas de Actividades de Control Revisiones de Alto Nivel sobre el Desempeño Evaluación de las Funciones y Actividades Administrativas Gestión del Talento Humano Sistema de Información Control Físico sobre Activos Vulnerables 28 28 28 29 29 2. 3. 4 4.3.6 4.3.7 4.3.8 4.3.9 4.3.10 4.3.11 Indicadores de Gestión Segregación de Funciones Incompatibles Ejecución Apropiada de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas ) Seguridad y Oportunidad en el Registro de Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas ) y Eventos Restricciones de Acceso a los Recursos y Registros Documentación Apropiada de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas ) y del Control Interno 30 30 30 30 30 31 4 .4 4.4.1 4.4.2 Normas Específicas de Información y Comunicación La Información La comunicación 31 31 4.5 4.5.1 4.5.2 Normas Específicas de Monitoreo Monitoreo sobre la Marcha Monitoreo mediante Evaluaciones Separadas 32 32 Actividades de Administración I. I.1 I.2 I.3 I.4 I.5 I.6 I.7 I.8 I.9 I.10 I.11 I.12 I.13 I.14 II II.1 II.2 II.3 II.4 I I.5 Control Aplicadas a los Sistemas de Organización Administrativa Estructura Organizacional Delegación de Autoridad y Unidad de Mando Canales de Comunicación Gerencia por Excepción Gerencia por Resultados Separación de Funciones Incompatibles Supervisión Procedimientos Documentos de Respaldos Control y Uso de Formularios Prenumerados Archivo de Documentación Control de Sistema Automatizado de Información Unidad de Sistemas Custodia de los Recursos y Registros Administración de los Recursos Humanos Unidad de Administración de los Recursos Humanos Clasificación de Cargos, Niveles Remunerativos y Requerimientos de Personal Selección de Personal Registros y Expedientes Capacitación de los Recursos Humanos 37 38 38 38 38 39 39 40 40 40 41 41 42 42 43 43 43 45 46 II.6 II.7 II.8 II.9 II.10 II.11 II.12 II.13 II.14 II.15 III. III.1 III.2 III.3 III.4 III.5 III.6 III.7 III.8 III.9 III.10 IV. IV.1 IV.2 IV.3 IV.4 IV.5 IV.6 IV.7 IV.8 IV.9 IV.10 V. V.1 V.2 V.3 V.4 V.5 Remuneraciones Prohibición de Recibir Beneficios diferentes a los Pactados con la Institución Prohibición de Acumulación de Cargos Públicos Actuación de los Funcionarios o Empleados Control de Asistencia y Puntualidad Vacaciones Rotación de Personal Caución Seguridad Social e Higiene Ocupacional Evaluación de los Recursos Humanos 47 47 47 47 48 48 48 49 49 49 Planeación y Programación Requerimiento General Marco Normativo Programación Integral Programación de Inversiones Definición Concreta de los Resultados Medios de Verificación de los Resultados Condicionantes Medios y Recursos a Utilizar Responsables de los Resultados de las Operaciones Programadas Determinación de Políticas Internas para la Ejecución y Evaluación de las Operaciones Programadas 50 51 51 51 52 52 52 52 52 52 Presupuesto Responsabilidad del Control Presupuestario Bases para la Formulación del Presupuesto Financiamiento de la Ejecución Pasiva del Presupuesto Control Previo al Compromiso Control Previo a la Obligación Registro y Ejecución Presupuestaria Control durante la Ejecución del Presupuesto Estado de la Ejecución Presupuestaria Evaluación de la Ejecución Presupuestaria Cierre del Ejercicio Presupuestario Administración Financiera Propósito del Sistema Independencia de la Unidad Financiera Registro y Depósito de los Ingresos Documentos de Respaldo, Clasificación y Autorización Desembolsos Fondos Fijos de Caja Chica 53 53 53 53 54 54 54 55 55 55 55 55 56 de 56 56 V.6 V.7 V.8 V.9 V.10 V.11 V.12 V.13 V.14 V.15 V.16 VI. VI.1 VI.2 VI.3 VI.4 VI.5 VI.6 VI.7 VI.8 VI.9 VI.10 VI.11 VI.12 VII. VII.1 VII.2 VII.3 VII.4 VII.5 VII.6 VII.7 VII.8 VII.9 VII.10 VII.11 VII.12 VII.13 VII.14 VII.15 Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores Apertura de cuentas Bancarias Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias Programación Financiera Desembolsos con Cheque Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) Conciliaciones Bancarias Confirmación de Saldos en Bancos Autorización y Registro de Inversiones Custodia y Manejo de Inversiones en Valores Mobiliarios Verificación Física de Inversiones Contabilidad Integrada Contabilidad Integrada Sistema de Información Financiera Control Contable de la Ejecución Presupuestaria Conciliaciones de Saldos Confirmación de Saldos Verificación Física de Valores por Cobrar Clasificación, Análisis, Evaluación y Seguimiento de Saldos de Valores por Cobrar y por Pagar Cierre del Ejercicio Contable Rendición de Cuentas Presentación de Estados Financieros Propiedad de la Documentación Contable Custodia de la Documentación Contable Contratación y Administración de Bienes y Servicios Plan Anual de Contrataciones Tramitación, Ejecución y Registro de Compras y Contrataciones Separación de Atribuciones en el proceso de Adquisiciones o Contratación Solicitud y Aprobación de las Adquisiciones de Bienes y Servicios Inventarios Unidad de Abastecimiento Constancia del Recibo de Bienes y Servicios Sistema de Registro de Inventarios Programación de Adquisiciones de Inventarios Control de Almacenes o Depósitos de Existencias de Inventarios Verificación Física de Inventarios Seguridad de los Bienes Obsolescencia, Pérdida o Daño de Inventarios Registro de Activos Fijos Adquisiciones y Reparaciones de Activos Fijos 56 56 57 57 58 58 59 60 60 60 60 61 61 62 62 62 63 63 63 63 63 63 64 64 64 64 65 65 65 65 65 66 66 66 66 66 67 67 VII.16 VII.17 VII.18 VII.19 VII.20 VII.21 VII.22 VII.23 VII.24 Uso de Bienes y Mantenimiento de Activos Fijos Uso de Vehículos Custodia de Activos Fijos Verificación Física de Activos Fijos Código de Identificación de Activos Fijos Enajenación de Activos Fijos Baja de Activos Fijos Pedidos en Tránsito Donaciones 67 67 68 68 68 68 68 68 70 VIII.1 VIII.2 VIII.3 VIII.4 VIII.5 VIII.5.1 VIII.5.2 VIII.5.3 VIII.5.4 Inversiones en Proyectos y Programas Alcance Identificación, Clasificación y Registro de los Proyectos Fundamentos del Proyecto Requisitos Previos a la Iniciación Fases de los Proyectos Estudio y Diseño Ejecución Mantenimiento Control y Seguimiento 70 71 71 71 72 72 76 78 78 VIII. IX. IX.4 IX.5 IX.6 IX.7 Tecnología de la Información Acceso a Funciones de Procesamiento Ingreso de Datos Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas ) Rechazadas o en Suspenso Procesamiento Cambios de los Programas Estructura Organizativa y Procedimientos Uso, Aprovechamiento y Seguridad en Recursos de Tecnología A.1 A.2 A.3 Aspectos Administrativos Verificación de la Aplicación de las NTCI Actualización del Manual de Control Interno Certificaciones IX.1 IX.2 IX.3 A 79 80 80 81 81 82 82 83 83 83 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 1. ASPECTOS GENERALES 1.1.- Introducción La Rectoría de la Universidad Nacional de Ingeniería, dando fiel cumplimiento al mandato de la Contraloría General de la República, ha procedido a la actualización del Manual de Control Interno de la UNI, considerando la obligatoriedad y compatibilidad con las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República (CGR); sin menoscabo de la Autonomía Universitaria que es intrínseca, su naturaleza es particular y genérica. Es importante mencionar que las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) constituyen el marco de referencia mínimo obligatorio en materia de Control Interno, p ara que el Sector Público que incluye a las Instituciones de Educación Superior que reciben fondos del 6% proveniente del Presupuesto General de la República, ajusten sus procedimientos y reglamentos administrativos específicos para el funcionamiento de sus Sistemas de Administración y la Unidad de Auditoría Interna (UAI). Este Manual de Control Interno se aplica a todos los aspectos de: Planificación, Programación, Organización, Funcionamiento y Evaluación de la Institución, considerando el nuevo modelo educativo institucional aprobado por el Consejo Universitario en el año 2008; las políticas definidas por la Máxima Autoridad de la Universidad, además, estas normas son instrumentos que contribuyen al cumplimiento de las disposiciones vigentes aplicables a lo académico, lo financiero, lo presupuestario, las inversiones y el personal. 1.2.- Creación de la Universidad Nacional de Ingeniería La Universidad Nacional de Ingeniería (UNI) fue creada por la Junta de Gobierno de Reconstrucción Nacional de la República de Nicaragua mediante Decreto No. 1234. Ley Creadora de la Universidad Nacional de Ingeniería, aprobado El 7 de Febrero de 1983 y publicad o en La Gaceta No. 82 del 12 de Abril de 1983 como un centro de educación superior que gozará de autonomía y tendrá personalidad jurídica, patrimonio propio, duración indefinida y plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, el que se regirá por esta Ley, por sus Estatutos y demás reglamentaciones que se dicten al respecto. El 5 de abril de 1990 fue promulgada la Ley 89, Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior, publicada en la Gaceta, Diario Oficial de la República de Nicaragua, No. 77 del 20 de abril de 1990, la que rige a todas las Instituciones de Educación Superior del país y mediante la cual la UNI pasa a formar parte de estas Instituciones. Vicerrectoría Administrativa 7 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 1.3.- Base Legal La contraloría General de la República, en uso de las facultades que le confiere el Arto. 30 de la Ley 681, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado, emitió las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) para el Sector Público, que constituyen el marco de referencia mínimo obligatorio en materia de control interno, para que la Administración Pública prepare los procedimientos y reglamentos específicos para el funcionamiento de sus Sistemas de Administración (SA) y las Unidades de Auditoría Interna (UAI). Así mismo, el Arto. 103 numeral 4 de la precitada Ley, establece como una de las obligaciones de las Máximas Autoridades y Titulares de las Entidades y Organismos del Sector Público “Asegurar la implantación, funcionamiento y actualización de los sistemas de administración y de control interno”. El Arto. 77 de la misma Ley instituye que la Responsabilidad Administrativa de los servidores de las Entidades y organismos del sector público, se establecerá sobre la base del análisis que se hará del grado de inobservancia de las disposiciones del ordenamiento jurídico relativas al asunto de que se trate y sobre el incumplimiento de las atribuciones, facultades, funciones, deberes y obligaciones que les competen por razón de su cargo o de las estipulaciones contractuales y, especialmente de aquellos a que se refiere el Título Vi de la misma. Así mismo en el Arto. 78 se establecen las Sanciones por incorrección, en la que se indica que los servidores de los organismos e instituciones del Estado que incurrieren en responsabilidad administrativa serán sancionados con multa de uno a seis meses del salario que estuvieren percibiendo a la fecha de realización de la incorrección, o con destitución de su cargo, sin perjuicio de las responsabilidades civil o penal a que hubiere lugar. De acuerdo con lo anterior: 1. El diseño y funcionamiento del control interno de cada entidad, constituyen deberes de la máxima autoridad o el titular de cada entidad. 2. La máxima autoridad o el titular de cada entidad debe cumplir y hacer cumplir lo previsto en las NTCI, por constituir una norma expedida por la CGR. por consiguiente deberá ordenar y cerciorarse de que se efectúen los ajustes correspondientes como acatamiento de dicha Norma. Vicerrectoría Administrativa 8 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 1 .4.- Objetivos Los objetivos del manual son los siguientes: 1. Establecer las normas que regularán el funcionamiento de los sistemas de control interno de la Universidad, con el propósito de crear o ajustar los procesos de trabajo actuales, a fin de compatibilizar éstos con las Normas técnicas de Control Interno emitidas por la CGR. 2. Contribuir a la transparencia en la administración de los recursos materiales, financieros y humanos de la Universidad. 3. Facilitar la evaluación de la eficiencia y eficacia de las áreas y de los funcionarios responsables de la aplicación de las normas. 1.5.- Estructuración del Manual El Manual de Control Interno de la UNI, está estructurado de la siguiente forma: 1. Introducción 2. Visión, Misión y Principios Institucionales 3. Base Legal 4. Normas generales 5. Normas Específicas 6. Actividades de Control aplicadas al Sistema de Gestión Universitario: Organización, Administración académica y administrativa Administración Financiera, Administración de los Recursos Humanos, Planeación y Programación, Presupuesto, Contabilidad Integrada, Contratación y Administración de Bienes y Servicios, Inversiones en Proyectos y Programas Tecnología de la Información y Comunicación. Vicerrectoría Administrativa 9 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno Es importante destacar, que en la medida que se implemente el contenido de éste manual, debe ser informado periódicamente a la Contraloría General de la República, la cual es responsable de verificar, mediante el control externo posterior, sí la Universidad ha establecido y tiene en funcionamiento los Sistemas de Administración y la Unidad de Auditoría Interna, articulados con las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) y con la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. 1.6.- Visión, Misión y Principios de la Universidad Nacional de Ingeniería1 Misión La Universidad Nacional de Ingeniería es una Institución de la Educación Superior, estatal y autónoma, en búsqueda permanente de la excelencia académica. Se dedica a la formación integral de profesionales en ciencia, ingeniería y arquitectura, capaces de generar, renovar y difundir conocimientos desde una perspectiva humanística, ética y social; mediante la internacionalización, la articulación de sus procesos universitarios, y vinculación con los diversos sectores sociales, para contribuir a la transformación tecnológica y al desarrollo humano sostenible de Nicaragua y la región. Visión La Universidad Nacional de Ingeniería es una Institución que se consolida como líder nacional en la enseñanza de la Ingeniería, la arquitectura, y es un referente en la investigación científica y tecnológica, construido mediante la interacción con los diversos actores y sectores sociales, económicos y culturales del país, contribuyendo al crecimiento y desarrollo nacional en función del bienestar de la sociedad nicaragüense. Principios Institucionales2 1. Autonomía Responsable La Autonomía de la UNI fue establecida por la Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior nicaragüense. Éste es un principio fundamental e irrenunciable. Implica responsabilidad orgánica, administrativa y financiera, que faculta a la Institución a formular su propia legislación interna, designar sus autoridades, autogobernarse y planificar su actividad académica. Asimismo, la autonomía permite disponer de los fondos de esta Institución con entera libertad, a fin de cumplir su gestión con transparencia, con plena participación de la comunidad universitaria y conocimiento de la sociedad nicaragüense, a través de la rendición social de cuentas. 1 2 Reformado según el Modelo Educativo Institucional aprobado por el Consejo Universitario de la UNI Tomados del Modelo Educativo Institucional aprobado por el Consejo Universitario de la UNI Vicerrectoría Administrativa 10 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno Libertad de Cátedra Es un principio del profesorado que se manifiesta en la plena libertad para expresar sus convicciones filosóficas y de actuación en el desarrollo del proceso docente educativo. Ésta promueve la libre creación, investigación y difusión del arte, las letras, la ciencia y la tecnología; ajustándose a lo establecido en el marco legal, ético y académico de la Institución. 2. Promoción de los Derechos Humanos para una Cultura de Paz Para la UNI la libertad, la justicia y la paz en el mundo están sustentadas en el reconocimiento de la dignidad intrínseca y de los derechos inalienables de los seres humanos. En tal sentido, promueve y difunde una cultura de respeto a los derechos humanos, fortaleciendo la tolerancia en el debate de ideas, fomentando el respeto y desarrollo de la dignidad humana. De igual modo, la UNI asume la Cultura de Paz como principio de convivencia básica en la sociedad y entre los miembros de la comunidad universitaria. El mismo es fortalecido y fomentado a través del diálogo, consenso y negociación permanente, donde las ideas se expresan con libertad, tolerancia y sin ninguna discriminación. 3. Ética Institucional En la UNI, la ética institucional es el marco que regula el comportamiento y las relaciones entre todos los miembros que conforman la Comunidad Universitaria. En el quehacer institucional debe privar la integridad, la honradez, probidad, tolerancia y respeto de los valores universalmente aceptados e inspiradores de la vocación de servicio de la Educación Superior. 4. Equidad y Gratuidad El principio de equidad es intrínseco al quehacer institucional. A partir de éste los miembros de la comunidad universitaria cumplen los criterios establecidos. Todo el personal es considerado en igual de condiciones para el desarrollo, promoción y reconocimiento de sus capacidades, sin discriminación. El acceso a la Universidad es libre y gratuito, siempre que los interesados cumplan con los requisitos y condiciones académicas exigidas. No hay discriminación por razones de nacionalidad, credo político, raza, sexo, religión, ideología, posición económica o condición social. Vicerrectoría Administrativa 11 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 5. Participación Democrática La UNI asume la democracia como la participación e igualdad de todos los miembros de la comunidad universitaria ante la Ley, donde sus miembros enseñan, aprenden e investigan, con formas de gobierno participativo y colegiado. 6. Género La UNI garantiza la equidad de género, promoviendo en la comunidad universitaria, el desarrollo de competencias y oportunidades sin distinción de sexo. Busca posicionar los derechos de las mujeres y los hombres en igualdad de condiciones, y los reconoce tanto desde su perspectiva de discriminación positiva como desde su necesaria inclusión transversal en todo el entramado de esta Alma Mater. 7. Solidaridad La UNI promueve la solidaridad social ante los problemas individuales y colectivos que se presentan en la comunidad Universitaria. Esta solidaridad a lo interno se extiende y proyecta hacia la sociedad, mediante el reforzamiento de sus funciones de servicio a la población y su capacidad de asistencia y respuesta inmediata ante emergencias nacionales y desastres naturales y de forma permanente con asesoría, asistencia técnica, capacitación, ayuda moral y material. 8. Integración Regional La UNI participa y promueve la integración regional y contribuye a la redefinición de políticas de desarrollo educativo, cultural y deportivo, económico, científico y tecnológico, promoviendo una estrategia que responda como bloque a las tendencias de los procesos de desarrollo regional vinculado a las tendencias mundiales. 9. Identidad y Cultura Institucional La Identidad de la UNI se manifiesta en la apropiación y respeto de los preceptos, valores y símbolos institucionales que la distinguen. Esto permite la configuración de su cultura organizacional como marco que regula los modos de actuación y relaciones entre todos sus miembros. En este ambiente psicológico y social, se manifiesta el sentido de pertenencia a la institución y se erigen valores universalmente aceptados como: integridad, honradez, probidad, tolerancia entre otros. Vicerrectoría Administrativa 12 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 10. Protección de los Recursos Naturales y el Ambiente La UNI promueve la protección, preservación, conservación, rescate y el manejo apropiado y sostenible de los recursos naturales, para el mejoramiento de la calidad ambiental, los procesos ecológicos y la biodiversidad, temas esenciales para el mantenimiento de la vida. 1.7 Ámbito de Aplicación Las NTCI contenidas en el presente manual se aplican a todas las unidades organizativas que conforman la Universidad Nacional de Ingeniería de acuerdo con l a estructura organizativa e independientemente de su ubicación geográfica El alcance de las NTCI incluye los Controles Internos incorporados en el Sistema de gestión universitaria para planificar y programar, organizar, ejecutar y controlar las operaciones y las UAI, exceptuando el control externo posterior, el cual se desarrolla con las metodologías previstas en las NAGUN. Vicerrectoría Administrativa 13 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI 2. ASPECTOS TÉCNICOS 2.1 DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Manual de Control Interno La siguiente definición y otros conceptos generalmente aceptados, proveen los fundamentos de las NTCI: Control interno es un proceso diseñado y ejecutado por la Administración y otro personal de una Entidad para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de los siguientes objetivos: 1. Administración eficaz, eficiente y transparente de los recursos del Estado. 2. Confiabilidad de la rendición de cuentas. 3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. El Control Interno está presente en la mayor parte de la Administración en una Entidad. Comprende los planes métodos y procedimientos utilizados para cumplir la misión, alcanzar las metas y objetivos y respaldar la gerencia basada en resultados y principios de servicios públicos. La administración eficaz, eficiente y transparente de los recursos del estado está relacionada con las metas y objetivos así como el uso de los recursos, lo cual conlleva a la protección de los activos y a prevención de errores e irregularidades. 2.2 CONCEPTOS FUNDAMENTALES En la definición de Control Interno se destacan los siguientes aspectos fundamentales: a. El Control Interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin en sí mismo. Incluye una serie de acciones que ocurren en el desarrollo de las operaciones. El Control Interno debe reconocerse como una parte integral de los sistemas que utiliza la Administración académica y administrativa, para regular y guiar sus operaciones, en vez de un sistema separado dentro de la UNI. En este sentido, el Control se construye como una parte de su infraestructura para ayudar a la Administración académica y administrativa en el manejo institucional. b. El Control Interno es ejecutado por personas. No son solamente Manuales de Políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización. Las personas hacen que el Control Interno funcione. La responsabilidad por un buen Control Interno la tienen en principio los Directivos. La Administración fija los objetivos, coloca los mecanismos y actividades de control en marcha y evalúa el funcionamiento del Control. Sin embargo, todo el personal en la Organización tiene un rol importante para que esto suceda. Vicerrectoría Administrativa 14 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno c. Del Control Interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad razonable, no-seguridad absoluta, a la Administración de una Entidad. Razones como la relación Costo-Beneficio y la influencia de factores externos pueden limitar la eficacia del control. d. El Control Interno está engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías separadas pero interrelacionadas. e. El Control Interno se debe estructurar, teniendo en cuenta que la Administración académica y administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de equidad, ética, eficacia, eficiencia, economía, rendición de cuentas y preservación del medio ambiente. 2.2.1. Un Proceso El Control Interno no es un mecanismo, evento o circunstancia, sino una serie de acciones que se incorporan en las actividades de la UNI. En general las Entidades se administran mediante un proceso básico gerencial de dirección, planeación, organización, ejecución y evaluación (seguimiento). El Control Interno es parte de ese proceso y está integrado al mismo. Es un medio que facilita el funcionamiento y seguimiento. Es una herramienta usada por la Administración, no un sustituto de la Administración. 2.2.2. Dirección El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas institucionales, como marco de referencia para la definición de los planes operativos. Así como cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente manual y todos aquellos reglamentos, normativas y disposiciones académicas y/o administrativas aprobadas por las autoridades competentes de la Universidad. 2.2.3. Planeación La planeación es una herramienta gerencial que integra y orienta las acciones de la Universidad Nacional de Ingeniería, para el logro de los objetivos institucionales. A partir de la planeación, se va haciendo tangible el papel del Control Interno, puesto que a través de ella se dispone de un instrumento para orientar la gestión, sirviendo posteriormente para verificar sí se logró lo propuesto. Vicerrectoría Administrativa 15 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en la UNI, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de acuerdo con la naturaleza y necesidades institucionales y en el ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Estratégico o Plan de Desarrollo de la UNI y los Planes de Acción correspondientes. La planeación debe incluir las siguientes características: a) Originada de un ejercicio participativo y concertado, b) Haberse dado a conocer en forma amplia a todos los niveles de la institución. De acuerdo con lo anterior, en el contexto de Control Interno, la planeación debe entenderse como una responsabilidad institucional, tanto en su preparación como en su ejecución, seguimiento y evaluación. 2.2.4. Organización Mediante este proceso de la Administración, se realiza la división y distribución de funciones y competencias asignadas, para lograr los fines y objetivos institucionales. Este es un principio fundamental para la definición de responsabilidad y por consiguiente para la rendición de cuentas. 2.2.5 Ejecución Mediante la aplicación y/o combinación adecuada de recursos tales como: talento humano, métodos, procedimientos, sistemas de información y comunicación, etc., comprende el desarrollo de las actividades de la organización, de acuerdo con el proceso de planeación. 2.2.6 Evaluación Este proceso consiste en la verificación y seguimiento a la gestión universitaria, para introducir cambios necesarios, respaldando la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas o en su momento para medirlos. El Control Interno está entrelazado con las actividades académicas y administrativas de la UNI y fundamentalmente existe como producto de la necesidad de alcanzar los objetivos institucionales. Los controles internos son más efectivos cuando se construyen dentro de la infraestructura de la Entidad y son parte de la esencia de la misma. Los controles construidos, pueden influir directamente en la capacidad de la UNI para alcanzar sus objetivos y soportar las iniciativas de calidad de sus actividades. Vicerrectoría Administrativa 16 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno La búsqueda de calidad está directamente relacionada con la manera como se dirigen y controlan las actividades. Las iniciativas de calidad hacen parte de la estructura de operación de la UNI, lo cual se puede observar cuando: i. El Consejo Universitario busca asegurar que los valores de calidad se construyan en concordancia con las actividades de la UNI. ii. Establecen objetivos de calidad basados en la recolección y análisis de información de la UNI y otros procesos. iii. Se utiliza el conocimiento de prácticas competitivas y expectativas de los actores o usuarios internos y externos para dirigir el mejoramiento continuo de la calidad. Esos factores de calidad van paralelos en los Sistemas Administrativos efectivos. De hecho, el Control Interno no está solamente integrado a los programas de calidad, sino que usualmente es fundamental para su éxito. La construcción de controles también tiene implicaciones importantes en los costos involucrados y en el tiempo de respuesta. Los crecientes requerimientos de eficiencia y eficacia aumentan la presión para reducir los costos y gastos de operación. Cuando se agregan nuevos procedimientos separados de los existentes, se añaden costos. Por el contrario, cuando se enfocan los análisis a las operaciones existentes y a su contribución al Control Interno efectivo, se construyen y depuran controles dentro de las actividades de operaciones básicas, haciendo a la Entidad más flexible y competitiva. 2.2.7 Personas El Control Interno es ejecutado por la Administración Universitaria, la cual comprende a la Máxima Autoridad ejecutiva, autoridades electas directa e indirectamente, personal docente y personal administrativos de la UNI, en consecuencia, son los servidores públicos integrantes de la Alta Gerencia, quienes establecen los objetivos de la UNI, los llevan a cabo y diseñan y ejercen los controles necesarios. Por otra parte, el Control Interno afecta las acciones de las personas que conforman la comunidad universitaria. Las personas no siempre comprenden, comunican o se desempeñan de una manera consistente. Cada individuo lleva a su lugar de trabajo un trasfondo y unas habilidades técnicas únicas y tiene necesidades y prioridades diferentes. Tales realidades afectan y son afectadas por el Control Interno. El personal debe conocer sus responsabilidades y sus límites de autoridad. De acuerdo con ello, Vicerrectoría Administrativa 17 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno debe existir una relación clara y profunda entre los objetivos de la Entidad, los deberes del personal y la manera como se llevan a cabo. 2.2.8Seguridad razonable El Control Interno, solamente puede proporcionar seguridad razonable a la Administración de conseguir los objetivos de la UNI. La probabilidad de alcanzar los objetivos está afectada por las limitaciones inherentes a todos los Sistemas de Gestión Universitaria. Dichas limitaciones consideran realidades como: a. Los juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosos. b. Las personas responsables del establecimiento de controles necesitan considerar sus costos y beneficios relativos c. El fracaso puede provenir de fallas humanas tales como errores o irregularidades o la capacidad de la Administración para desbordar su propio Sistema. 2.2.9 Objetivos Cada Entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la UNI, como un todo, o específicos para las actividades dentro de la UNI. Aunque muchos objetivos pueden ser específicos para un área en particular, algunos son ampliamente participativos. Por ejemplo, los objetivos comunes a casi todas las personas de la comunidad universitaria la consecución y el mantenimiento de una imagen y prestigio dentro de la sociedad, proporcionando procesos académicos, administrativo, estados financieros confiables y operando conforme con las leyes y regulaciones. Los objetivos se ubican dentro de tres categorías: a. Operacionales, relacionados con el uso eficaz, eficiente y transparente de los recursos de la UNI b. Rendición Social de Cuentas: i. Relacionada con la preparación de estados financieros, ejecución presupuestal y otra información financiera, etc., confiable y oportuna. ii. Relacionada con los resultados y productos de los procesos de la Gestión Universitaria. c. Cumplimiento, relacionado con el acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables por parte de la UNI. Vicerrectoría Administrativa 18 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno Esta categorización sitúa el énfasis en aspectos separados del Control Interno. Tales categorías distintas pero interrelacionadas (un objetivo particular se puede ubicar en más de una categoría) orientan diversidad de necesidades y pueden ser responsabilidades directas de funcionarios diferentes. Esta categorización también permite distinguir lo que se puede esperar de cada categoría de Control Interno. Del Control Interno se puede esperar que proporcione una seguridad razonable para la consecución de los objetivos relacionados con la confiabilidad de la información financiera y con el cumplimiento de leyes y regulaciones. El cumplimiento de tales objetivos, en gran parte basados en estándares impuestos por sectores externos, depende de cómo se desempeñen las actividades dentro del control de la Entidad. El Control Interno no puede prevenir juicios o decisiones incorrectas, o eventos externos que puedan causar una falla para la consecución de sus objetivos de operación. Para lograr estos objetivos, el Control Interno puede proporcionar seguridad razonable solamente si los mecanismos de dirección y supervisión, están siendo acatados de manera correcta y oportuna. 2.2.10.- Principios del Control Interno Equidad Las actividades de las UNI deben estar orientadas hacia el interés general, sin privilegios otorgados a personas o grupos especiales. Es decir que en la administración de los recursos público nadie deberá sentirse afectado tendenciosamente en sus intereses o ser objeto de discriminación. Ética Se refiere a que las operaciones para la Administración universitaria deben ser realizadas no solo acatando las Normas Constitucionales y Legales, sino los principios éticos o de conducta que deben regir la Sociedad. Este principio se fundamenta en los valores que deben prevalecer en la UNI como una barrera contra el flagelo de la corrupción y otras prácticas irregulares. Eficacia Se debe disponer de planes estratégicos o planes de desarrollo y de acción en los cuales se identifiquen claramente objetivos y metas para el corto, mediano y largo plazo. De igual forma, se deben estructurar y poner en marcha sistemas apropiados que faciliten el logro de dichos objetivos y metas, así como su medición respectiva. Vicerrectoría Administrativa 19 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno Eficiencia Se deben organizar y poner en marcha procesos de trabajo que soporten los objetivos y metas, en la búsqueda permanente de óptimos resultados a costos razonables, evitando el desperdicio o uso indiscriminado de los recursos. La supresión de trámites engorrosos, la fijación de tiempos de respuesta oportuna, los requerimientos de calidad, entre otros, son ejemplos de la eficiencia como principio para una apropiada Administración universitaria Economía Este principio promueve que los resultados se obtengan a un costo razonable, es decir que se consigan las mejores opciones financieras sin afectar la calidad, cantidad y oportunidad requeridas para alcanzar tales resultados. La economía obtenida siempre debe ser demostrable. Rendición de cuentas Este principio se refiere a la obligación de los Servidores Públicos de revelar en forma oportuna y confiable el cumplimiento de sus responsabilidades y de administrar en forma transparente la información que se utiliza para el análisis de su gestión pública. La rendición de cuentas, no se debe asociar únicamente con la presentación oportuna y confiable de Estados Financieros. Los informes y comunicaciones que se deben exponer a los ciudadanos, poderes y otros estamentos del estado, sobre la forma, resultado e impactos obtenidos en la administración de los recursos públicos, así como la calidad, oportunidad y transparencia de los mismos, representan formalmente la rendición pública de cuentas. Preservación del medio ambiente Según este principio el Sector Público, debe organizar sus operaciones con una firme orientación hacia la preservación, conservación y recuperación del medio ambiente y de los recursos naturales. 2.3 Formas de Ejecución del Control Interno El Control Interno se ejecuta en forma previa y posterior. Vicerrectoría Administrativa 20 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 2.3.1 Control Interno Previo Los Servidores Públicos responsables de las operaciones, en cada una de las áreas Organizacionales de la UNI, deberán ejercer el Control Interno previo, entendiéndose por éste el conjunto de métodos y procedimientos diseñados en los procesos de operación y aplicados antes de que se autoricen o ejecuten las operaciones o actividades o de que sus actos causen efecto, con el propósito de establecer su legalidad, veracidad, conveniencia y oportunidad, en función de los fines, programas y presupuestos de la Entidad. En ningún caso las Unidades de Auditoría Interna ni personas o Entidades externas, ejercerán controles previos. Tampoco podrá crearse una Unidad específica con tal propósito. 2.3.2 Control Interno Posterior Las autoridades académicas electas, los funcionarios nombrados de cada área de la UNI serán los responsables de ejercer control posterior sobre las metas, objetivos o resultados alcanzados por las operaciones o actividades bajo su directa competencia, con el propósito de evaluarlas para mejorarlas en el futuro. El sentido de posterior no debe entenderse como alejado del tiempo real en que ocurren las operaciones. El sistema de gestión universitaria debe contemplar en los procedimientos que se utilizaran para tramitar las operaciones, normas específicas para asegurar que al tiempo que se cumplen las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) se obtiene seguridad de que se alcanzan los resultados esperados. Por ejemplo, al adquirir bienes y servicios, debe obtenerse evidencia suficiente y competente de que los mismos se recibieron en las condiciones ordenadas. Por otra parte, la evaluación independiente (Control Interno Posterior independiente) de los Sistemas de administración e información y de los controles internos incorporados a ellos, así como el examen financiero y operacional efectuado con posterioridad a la ejecución de las operaciones y actividades de cualquier área o Unidad o de la UNI en general, estará a cargo de la respectiva Unidad de Auditoría Interna. El Control In terno Posterior independiente, es un componente importante de la Norma de Control Interno sobre Monitoreo. 3.- Normas Generales de Control Interno 3.1 Ambiente de Control 3.2 Evaluación de Riesgos 3.3 Actividades de Control 3.4 Información y Comunicación 3.5 Monitoreo Vicerrectoría Administrativa 21 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI 3.1 Manual de Control Interno Ambiente de Control El Rector y todos los funcionarios de la UNI deben establecer y mantener un ambiente mediante el cual se logre una actitud positiva de respaldo hacia el control interno, creando conciencia en el personal bajo su cargo sobre los beneficios del control para el logro de los objetivos de la administración universitaria. 3.2 Evaluación de Riesgos Se deben identificar y analizar los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, de tal forma que se disponga de una base para administrarlos. 3.3 Actividades de Control Se deben establecer y ejecutar actividades de control, para contribuir a la administración de los riesgos en la consecución de los objetivos de la institución. 3.4 Información y Comunicación La información debe ser registrada y comunicada a los responsables de áreas y estos a su vez a la máxima autoridad de la institución, en la forma y oportunidad que les permita cumplir con sus responsabilidades, incluyendo las relacionadas con el control interno. 3.5 Monitoreo Se debe evaluar el desempeño del control interno en el tiempo y asegurar que los hallazgos de auditoría y otras revisiones sean atendidos correcta y oportunamente. 4. Normas Específicas de control interno 4.1 Normas Específicas de Ambiente de Control 4.1.1 Integridad y Valores Éticos La Dirección Superior y los funcionarios de la UNI, deben mantener un tono ético en la Organización, suministrando guías para la conducta apropiada, invalidando oportunidades para conductas no éticas e impartiendo la disciplina correspondiente. 4.1.1.1 Estructura del Código de Ética y Conducta 4.1.1.1.1 El Código de Ética y Conducta debe contener en su estructura las políticas generales sobre prohibiciones o advertencias que contribuyan a la transparencia de la administración como: Vicerrectoría Administrativa 22 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI a) b) c) d) e) f) g) h) Manual de Control Interno Conflicto de interés Aceptación de regalos, agasajos y otros incentivos Oferta y entrega de regalos, agasajos y otros incentivos Confidencialidad y precisión de la información Uso de los activos de la Institución Cuidado y vigilancia para la protección del medio ambiente Contribuciones a campañas políticas y donaciones Obligación de revelar irregularidades 4.1.1.2 Divulgación y Confirmación del Código de Ética y Conducta 4.1.1.2.1 La Rectoría a través de la División de Recursos Humanos debe estructurar y elaborar, el Código de Ética y Conducta, el cual debe estar conforme el Arto. 82 de la Constitución Política de Nicaragua, Ley de Probidad de los Servidores Públicos, Legislación Laboral y Convenio Colectivo vigente. Corresponderá a la División de Recursos Humanos y a la Comisión de Ética Institucional (CEI) el divulgar y confirmar dicho Código. 4.1.1.2.2 El Consejo Universitario debe autorizar el Código de Conducta, el cual debe ser editado para su divulgación y confirmación del mismo. 4.1.1.2.3 La Dirección de Recursos Humanos en coordinación con la Comisión de Ética Institucional debe asegurar la divulgación, promoción, seguimiento y aplicación del Código de Conducta para que todos los funcionarios y empleados de la UNI, para que conozcan y manejen los objetivos, alcance y contenido del Código de Conducta. 4.1.1.2.4 El Código de Conducta debe ser entregado a todos los funcionarios y empleados actuales de la UNI, así como, al personal nuevo que se contrate, teniendo el cuidado de obtener de cada uno de ellos la certificación formal, donde conste que conocen y entienden las políticas allí señaladas y que no han cometido alguna falta que les impida el cumplimiento de las mismas. 4.1.1.3 Evaluación del Código de Conducta y Acciones Relacionadas 4.1.1.3.1 La División de Recursos Humanos se debe responsabilizar de la administración de los recursos humanos, así como, de la actualización y el manejo relativo a los asuntos del Código de Ética y Conducta en estrecha coordinación con la Comisión de Ética Institucional. Vicerrectoría Administrativa 23 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI 4.1.1.3.2 Manual de Control Interno La División de Recursos Humanos en coordinación con la Comisión de Ética Institucional es responsable de: a) b) c) d) Tramitar y coordinar las actualizaciones del Código de Ética y Conducta Evaluar e informar de acuerdo a parámetros definidos Verificar que se han tomado las acciones disciplinarias pertinentes, cuando se presente cualquier infracción considerada importante. Ejecutar las medidas dentro de su ámbito o competencia. 4.1.2 Competencia del Personal 4.1.2.1 La Rectoría a través de sus funcionarios debe planificar la selección, contratación y desarrollo del personal que labora en la institución, para alcanzar la competencia necesaria en la ejecución exitosa de las operaciones. 4.1.2.2 La competencia del personal de la institución debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. 4.1.2.3 Se debe formular un Plan Integral de entrenamiento y capacitación que contribuya al desarrollo para el personal activo y de nuevo ingreso en correspondencia a objetivos, estrategias y plan institucional. 4.1.2.4 Se deben elaborar y mantener actualizados los manuales de organización y funciones de cada área administrativa y/o académica, que contenga las funciones y responsabilidades individuales, así como, los requerimientos de cada cargo. Estos manuales se deben dar a conocer a cada uno de los funcionarios y empleados en el nivel de su competencia. 4.1.2.5 La División de Recursos Humanos debe establecer una metodología para supervisar el trabajo que realiza el personal. 4.1.2.6 La División de Recursos Humanos debe establecer y aplicar una metodología con indicadores objetivos y de fácil aplicación para la evaluación del desempeño del personal. Vicerrectoría Administrativa 24 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 4.1.3 Filosofía y Estilo de Operación de la Administración Universitaria La Máxima Autoridad a través de sus diferentes planes y manuales de procedimientos debe establecer su filosofía y estilo de operación de la Administración, la cual debe incluir lo siguiente: a) Definición de una estructura organizativa que contenga las áreas clave de autoridad y responsabilidad, rendición de cuentas b) Formulación de objetivos y metas en base a la visión, misión y modelo educativo institucional c) Definición y establecimiento de políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento de objetivos y metas institucionales d) La centralización o descentralización para la toma de decisiones e) Identificación y administración de los riesgos internos y externos f) El seguimiento oportuno de las actividades y metas establecidas g) Establecimiento de mecanismos de control para el cumplimiento de objetivos y metas h) La actitud frente al manejo de la información financiera y otros componentes del sistema de información El Rector y sus funcionarios deben tomar las acciones pertinentes para que las operaciones de la institución contengan las características anteriores en función de los requerimientos específicos del tipo de actividades a su cargo y en lo posible, se formalicen y utilicen instrumentos modernos para el sistema de gestión universitaria 4.1.4 Máxima Autoridad y Comité de Auditoría3 4.1.4.1 La Máxima Autoridad representada por el Rector debe establecer las políticas generales de la institución y vigilar el logro de los objetivos y metas, lo cual revela su profunda implicación en el control interno. 4.1.4.2 La Máxima Autoridad debe constituir el Comité de auditoría, el cual está integrado por los miembros siguientes: a) b) c) d) El Rector o quien delegare, quien actuará como Presidente del Comité, Dos Miembros de la Dirección Superior Auditor Interno en calidad de Asesor técnico del Comité Vicerrector Administrativo en calidad de miembro invitado 3 Reformado según Ajuste a las NTCI aprobado por el Consejo Superior de la CGR en sesión ordinaria Número Setecientos Noventa y Cinco (795) de las nueve de la mañana del día veintitrés de agosto del año dos mil doce. Vicerrectoría Administrativa 25 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno Los miembros del Comité de Auditoría permanecerán por período indefinido mientras trabajen para la Entidad, y en caso de remoción traslado o renuncia, serán sustituidos por el funcionario que los reemplace en el cargo, o salvo por razones justificadas no puedan seguir perteneciendo a dicho Comité. 4.1.4.3 El Comité de Auditoría para el cumplimiento de sus funciones debe conocer lo siguiente: a. El control interno de la institución formalizado en sus manuales. este manual los reglamentos, normativas y disposiciones administrativas y/o academias aprobados por las autoridades competentes de la Universidad. b. Los informes de la CGR, Auditoría Interna, sugerencias de las unidades administrativas y otros informes. c. Los planes de Auditoría Interna. d. Los Estados Financieros. e. Los planes estratégicos e informes de gestión. 4.1.4.4 El Comité de Auditoría debe reunirse como mínimo seis (6) veces al año y adicionalmente cuantas veces sea necesario, cuando se identifiquen deficiencias materiales en la estructura y funcionamiento del control interno. 4.1.4.5 Las observaciones e informes del Comité de Auditoría deben quedar consignados en Actas que serán presentadas a la Máxima Autoridad y enviadas a la CGR, a más tardar diez (10) días calendario después de la fecha de reunión del Comité. 4.1.5 Auditoría Interna 4.1.5.1 La UNI cuenta dentro de su estructura organizativa con una unidad de Auditoría Interna a nivel de staff, que asesora a la Máxima Autoridad y debe ser responsable por la evaluación independiente del diseño y funcionamiento del Control Interno, que contribuya al desarrollo permanente del mismo, mediante una relación altamente productiva de las personas con ésta área. 4.1.5.2 La unidad de Auditoría Interna se rige por lo establecido en el Título IV, Capítulo III de la Ley Orgánica de la CGR y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los bienes y Recursos del Estado4 con relación a los requerimientos para su organización y funcionamiento. 4 Modificado según Ley 681, Ley Orgánica de la CGR y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los bienes y Recursos del Estado Vicerrectoría Administrativa 26 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI 4.2 Manual de Control Interno Normas Específicas de Evaluación de Riesgos 4.2.1 Definición de Objetivos 4.2.1.1 El Programa de Planificación y Evaluación Institucional debe contribuir con las autoridades de la UNI, a definir los objetivos de la UNI en correspondencia con visión, misión, valores y modelo educativo institucional. 4.2.1.2 La UNI a través de las autoridades debe definir sus objetivos globales y específicos basados en su Planeación Estratégica y/o Plan de Desarrollo y sus Planes de Acción, los objetivos indicados deben estar documentados y constituir la base para la evaluación de riesgos. 4.2.1.3 Los objetivos se deben establecer en las categorías siguientes: Objetivos de Operaciones, de información financiera y de cumplimiento. 4.2.2 Definición de Riesgos La Máxima Autoridad ejecutiva a través de la Vice Rectoría Administrativa, Vice Rectoría Académica, en conjunto con el Programa de Planificación y Evaluación Institucional deben establecer un método cualitativo o cuantitativo, para identificar , definir y analizar los riesgos significativos, tanto internos como externos, valorar la probabilidad de ocurrencia, basados en las experiencias pasadas. 4.2.3 Evaluación de Riesgos 4.2.3.1 La Máxima Autoridad ejecutiva a través de la Vice Rectoría Administrativa, Vice Rectoría Académica, en conjunto con el Programa de Planificación y Evaluación Institucional deben establecer un método para evaluar los riesgos, el cual debe tomar en cuenta los cambios en la institución y su entorno. 4.2.3.2 La aplicación del método de evaluación de los riesgos debe estar documentada su utilización y los cambios que genera. Vicerrectoría Administrativa 27 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI 4.3 Manual de Control Interno Normas Específicas de Actividades de Control 4.3.1 Revisiones de Alto Nivel sobre el Desempeño 4.3.1.1 La Máxima Autoridad y sus funcionarios deben comparar el desempeño actual con los objetivos y metas previstos en la planeación estratégica o Plan de Desarrollo y planes de acción. 4.3.1.2 El Programa de Planificación y Evaluación Institucional debe establecer una metodología para realizar la comparación del desempeño entre objetivos y metas previstos en la planificación. Para efectos del párrafo anterior se articularán las áreas de planificación, presupuesto e inversiones, de tal forma que se logre medir integralmente el desempeño institucional. 4.3.1.3 Los resultados de la comparación del desempeño, debe conducir a la Máxima Autoridad tomar decisiones sobre cambios para el mejoramiento cuando sea necesario y se debe dejar constancia escrita, bajo la responsabilidad de la Máxima Autoridad. 4.3.2 Evaluación de las Funciones y Actividades Administrativas 4.3.2.1 Cada responsable de área debe preparar informes periódicos sobre la evaluación de sus objetivos y metas individuales, en correspondencia al desempeño del personal del área. 4.3.2.2 La comparación del desempeño debe incluir un análisis de causas y efectos con los funcionarios o empleados de la unidad relacionados y deberá conducirles a tomar decisiones sobre cambios para el mejoramiento cuando sea necesario y se debe dejar constancia. 4.3.3 Gestión del Talento Humano 4.3.3.1 La Vicerrectoría Administrativa en conjunto con la Vicerrectoría Académica a través de la División de Recursos Humanos debe asegurar que el personal de la UNI es continuamente evaluado y que la Institución está en condiciones de requerir y obtener los recursos humanos necesarios para lograr los objetivos organizacionales. 4.3.3.2 La División de Recursos Humanos debe desarrollar la gestión del talento humano en coordinación con las áreas administrativas y académicas en materia de entrenamiento y capacitación adecuados para desarrollar y retener aquellos recursos humanos necesarios para la Organización. Vicerrectoría Administrativa 28 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 4.3.3.3 La evaluación del desempeño y su retroalimentación, complementados con un sistema efectivo de compensación, deben ayudar a que los funcionarios o empleados entiendan la conexión entre su desempeño y el éxito de la Institución. 4.3.3.4 La Vice Rectoría Administrativa a través de la División de Recursos Humanos debe llevar a cabo las actividades de control en correspondencia con lo previsto en el Sistema de Gestión al desempeño y/o reglamentos de trabajo del personal de la UNI. 4.3.4 Sistema de Información La UNI a través de la División de Informática y Tecnología de la Información debe establecer actividades de control en los procesos automatizados de información, para verificar que las actividades y operaciones (administrativas y académicas) se realicen de manera completa, autorizada y libre de error o irregularidad. Los controles sobre los sistemas de información se deben agrupar en dos categorías: Controles generales y Controles de aplicación. 4.3.4.1 Controles Generales Los controles generales deben incluir los controles sobre las operaciones del centro de datos, controles de software del sistema, seguridad de acceso, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones de sistemas. 4.3.4.2 Controles de Aplicación Los controles de aplicación deben estar diseñados para las aplicaciones durante su utilización, ayudando a asegurar que el procesamiento sea completo y exacto y que las actividades y operaciones estén autorizadas y verificadas. 4.3.5 Control Físico sobre Activos Vulnerables 4.3.5.1La Institución debe establecer controles para proteger los activos vulnerables, incluyendo medidas de seguridad para que haya acceso limitado a los activos tales como: Efectivo y otras especies en caja, inversiones, inventarios, propiedad y equipo que pueda ser vulnerable al riesgo de pérdida o uso no autorizado. 4.3.5.2 Se deben efectuar inventarios periódicos de los activos vulnerables, los cuales deben ser comparados contra los registros contables. Vicerrectoría Administrativa 29 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 4.3.6 Indicadores de Gestión El Programa de Planificación y Evaluación Institucional debe implementar una metodología para que las autoridades realicen control de la gestión, basado en la utilización de indicadores de gestión para analizar comportamientos operativos y financieros. 4.3.7 Segregación de Funciones Incompatibles Ningún funcionario o empleado debe controlar todos los aspectos claves de un evento una actividad u operación (Administrativa y/o Académica); las responsabilidades separadas para autorizar, procesar, registrar y revisar las actividades y operaciones, deben ser divididas o separadas entre diferentes personas para reducir el riesgo de error o irregularidad. 4.3.8 Ejecución apropiada de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) 4.3.8.1 Las actividades y operaciones (académicas y/o administrativas) y otros eventos significativos deben ser autorizados y ejecutados únicamente por personas habilitadas dentro del alcance de su autoridad. 4.3.8.2 Las autorizaciones deben estar claramente comunicadas a todos los funcionarios o empleados de la Institución. 4.3.9 Seguridad y Oportunidad en el Registro de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) y Eventos Las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) que realiza la institución deben contar con la documentación soporte correspondiente desde su inicio o autorización hasta su clasificación final en los registros correspondientes, para asegurar que todas las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) están completas y correctamente registradas, y de esta forma constituyan una herramienta de importancia para la Administración en el control de las operaciones y en la toma de decisiones. 4.3.10 Restricciones de Acceso a los Recursos y Registros 4.3.10.1 El acceso a los recursos y registros debe estar limitado a funcionarios autorizados y la responsabilidad por su custodia y utilización debe ser asignada y mantenida. Vicerrectoría Administrativa 30 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI 4.3.10.2 Manual de Control Interno Se deben realizar comparaciones de los recursos con los registros contables para reducir el riesgo de errores e irregularidades, uso incorrecto o alteraciones no autorizadas. 4.3.11 Documentación apropiada de las Actividades y (Administrativas y/o Académicas) y del Control Interno Operaciones 4.3.11.1 Las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) y eventos significativos deben estar claramente documentadas y la documentación debe estar disponible para ser examinada. 4.3.11.2 La documentación y los registros deben estar adecuadamente administrados y conservados. 4.3.11.3 Se debe utilizar flujogramas para ilustrar tanto los procesos de operación como las actividades de control, para contribuir a la comprensión y eficiencia en la ejecución de los procesos y el cumplimiento del control. 4.4 Normas Específicas de Información y Comunicación El Rector como Máxima Autoridad debe asegurarse que se disponga de un sistema de información integrado para el desarrollo correcto y oportuno de las operaciones y la rendición de cuenta mediante informes apropiados que permitan revelar la situación financiera, el desempeño, el cumplimiento de las normas y otros asuntos a lo interno de la institución y cuando aplique para terceros interesados. 4.4.1 La Información La información debe planificarse para que se dispongan de mecanismos para asegurar su calidad, seguridad, utilización y conservación. 4.4.2 La Comunicación 4.4.2.1 Los sistemas de información deben ser un medio de comunicación al personal de la institución, particularmente aquel personal que tiene responsabilidades importantes, debe recibir un mensaje claro de parte de la Máxima Autoridad respecto a la seriedad del control interno. 4.4.2.2 Se debe proveer al personal de medios para comunicar información significativa hacia arriba, de tal manera que no se aíslen los distintos niveles de la Organización, ya sea vía tecnología y mecanismos de participación en las reuniones de trabajo. Vicerrectoría Administrativa 31 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI 4.4.2.3 4.5 Manual de Control Interno Se deben diseñar y ejecutar mecanismos de comunicación apropiada hacia el exterior. Normas Específicas de Monitoreo 4.5.1 Monitoreo sobre la marcha 4.5.1.1 Cada responsable de área debe establecer actividades para monitorear sobre la marcha la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones. 4.5.1.2 Se deben establecer como mínimo las siguientes actividades de monitoreo sobre la marcha: a) b) c) d) e) f) g) h) Plan de conciliaciones entre informes de cumplimiento de metas, informes financieros y otros registros. Supervisión periódica de la labor de los subordinados, incluyendo la verificación del cumplimiento de programas de operación. Análisis y disposición de las observaciones provenientes de la iniciativa de los funcionarios o empleados con responsabilidades por el control. Obtención y disposición de las observaciones provenientes de informes recibidos de la auditoría interna o externa en los cuales se identifiquen problemas de control. Evaluación de resultados provenientes de recuentos rutinarios de activos comparados con registros y otra información. Evaluación de resultados provenientes de Auditoría Interna en tiempo real (al momento de las operaciones), siempre que sea posible. Seminarios de entrenamiento, sesiones de planeación y otras reuniones donde se traten asuntos de control. Observaciones surgidas de la inducción, ejecución y actualización del Código de Conducta. 4.5.2 Monitoreo mediante evaluaciones separadas Las evaluaciones separadas deben ser realizadas por miembros de la Administración en línea, Auditores Internos o la Contraloría General de la República (CGR). Vicerrectoría Administrativa 32 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno 4.5.2.1Monitoreo mediante evaluaciones separadas utilizando la Auditoría Interna Naturaleza y Objetivos de la Auditoría Interna La Unidad de Auditoría Interna es una instancia administrativa, asesora de la Máxima Autoridad y responsable por la evaluación independiente del diseño y funcionamiento del Control Interno. Dicha Unidad deberá organizarse y funcionar conforme a lo previsto en el Título IV, Capítulo III de la Ley 681, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado5. La UAI es parte integral del SCI de la UNI y tendrá por objetivos específicos: 1. Establecer que el SCI cumple con los lineamientos de las NTCI, suministrando, cuando aplique, las sugerencias necesarias para que exista concordancia. 2. Confirmar el funcionamiento del SCI, verificando que las normas y componentes del Sistema en la práctica se cumplen, suministrando, cuando aplique, las sugerencias necesarias para que se tomen los correctivos relacionados con los incumplimientos identificados. En el anterior sentido la UAI, si bien no reemplaza las responsabilidades de la Máxima Autoridad y sus Ejecutivos, sí contribuye a que el SCI no pierda vigencia y continúe en el tiempo cumpliendo sus objetivos. Alcance de la Auditoría Interna 4.5.2.1.1 El alcance de la unidad de Auditoría Interna debe incluir el examen y evaluación de lo adecuado y efectivo del Sistema de Control Interno de la organización y la calidad del desempeño de las responsabilidades asignadas. 4.5.2.1.2 La unidad de Auditoría Interna debe tener los siguientes alcances en relación con los objetivos del Sistema de Control Interno (SCI): a) b) c) 4.5.2.1.3 Eficiencia y eficacia de las operaciones Confiabilidad de la información Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables La Máxima Autoridad debe establecer normas operacionales para medir el uso eficiente de los recursos de una actividad. 5 Modificado de conformidad a lo establecido en la Ley 681 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado Vicerrectoría Administrativa 33 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI 4.5.2.1.4 Manual de Control Interno La Auditoría interna debe determinar si: a) b) c) d) Se han establecido las normas operacionales para medir la eficiencia Las normas operacionales establecidas son entendibles y están siendo alcanzadas Las desviaciones de las normas operacionales son identificadas, analizadas y comunicadas a los funcionarios responsables de la acción correctiva Las acciones correctivas han sido tomadas 4.5.2.1.5 Las auditorias relacionadas con el uso eficiente de los recursos deben identificar condiciones tales como: Sub-utilización de recursos, trabajo improductivo, procedimientos cuyos costos no son justificados, sobre o subempleo de personal. 4.5.2.1.6 La Máxima Autoridad debe establecer objetivos o programas operacionales, desarrollar e implementar procedimientos de control y obtener los resultados programados. 4.5.2.1.7 La unidad de Auditoría Interna debe evaluar si los objetivos o programas son compatibles con los de la Institución y si se cumplen. Para tal propósito debe: 4.5.2.1.8 a) Proveer asistencia a los funcionarios que estén desarrollando objetivos, metas y sistemas, al determinar si las suposiciones hechas son apropiadas, si están utilizando la información precisa, segura, actualizada y relevante y si se han incorporado controles adecuados en las operaciones o programas b) Verificar que las operaciones o programas están siendo llevados a cabo como se planearon. c) Establecer que los resultados de las operaciones o programas so n consistentes con los objetivos y metas. La unidad de Auditoría Interna en relación con la protección de los activos de la Institución o de terceros que puedan estar en su poder, debe de: Vicerrectoría Administrativa 34 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno a) Revisar las medidas utilizadas para proteger los activos de los diferentes tipos de riesgo tales como aquellos que resultan de robo, incendio, actividades impropias o ilegales y exposición al medio ambiente. b) Verificar la existencia física y condición de los mismos. 4.5.2.1.9 La unidad de Auditoría Interna debe determinar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y de los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar tal información. Sus evaluaciones contribuirán a la calidad y transparencia de la rendición de cuentas. 4.5.2.1.10 La unidad de Auditoría Interna debe examinar los sistemas de información y en forma apropiada cerciorarse sí: a) b) 4.5.2.1.11 Los registros y reportes financieros y operacionales contienen información segura, confiable, oportuna, completa, benéfica y concordante con las disposiciones existentes para su preparación. Los controles sobre los registros y reportes son adecuados y efectivos. La Máxima Autoridad debe establecer Sistemas de Administración y Control para asegurar el cumplimiento de requerimientos tales como: Políticas, procedimientos, leyes y regulaciones aplicables. 45.5.2.1.12 La unidad de Auditoría Interna debe de: a) b) Determinar si los sistemas son adecuados en su diseño. Revisar si los sistemas establecidos cumplen con las políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones y determinar si la organización está cumpliéndolas. 4.5.2.1.13 La unidad de Auditoría Interna debe comunicar las deficiencias encontradas durante el monitoreo sobre la marcha o a través de evaluaciones separadas a los individuos responsables de las unidades administrativas o procesos examinados y al nivel jerárquico a que éstos reportan. 4.5.2.1.14 El monitoreo realizado por la unidad de Auditoría Interna debe incluir políticas y procedimientos para asegurar que los hallazgos y otras revisiones sean resueltos oportunamente, sin perjuicio de las funciones del Comité de Auditoría. Vicerrectoría Administrativa 35 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI 4.5.2.1.15 La Máxima Autoridad o sus funcionarios deben: a) b) c) 4.5.2.1.16 Manual de Control Interno Evaluar oportunamente los hallazgos de auditoría y otras revisiones incluidos aquellas deficiencias y recomendaciones reportadas por Auditores y otros que hayan evaluado las operaciones de las Institución. Determinar acciones apropiadas en respuesta a los hallazgos y recomendaciones mencionados. Cumplir y hacer cumplir los programas o planes de corrección. La Máxima Autoridad debe evaluar el alcance y frecuencia del monitoreo del Control Interno, dejando constancia escrita de ello. Vicerrectoría Administrativa 36 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno ACTIVIDADES DE CONTROL APLICABLES A LOS SISTEMAS DE GESTION UNIVERSITARIA I Organización Administrativa I.1 Estructura Organizacional I.1.1 La Universidad Nacional de Ingeniería debe organizarse en función de su visión, misión, valores y modelo educativo institucional, siendo concordante con las disposiciones emanadas de la Ley 89, Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior, su Estatuto General, del Consejo Universitario, principios generales de organización y las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI). I.1.2 La estructura organizacional debe estar subordinada al Modelo Educativo Institucional y a la Planeación Estratégica de la Institución la cual debe formalizarse a través del Manual de Estructura y Funciones. I.1.3 El Manual de Estructura y Funciones debe incluir lo siguientes aspectos: a) Antecedentes y base legal b) Objetivos generales c) Organización: Organigrama autorizado por la Máxima Autoridad, en el cual se definen las relaciones jerárquicas o de autoridad, funcionales y de comunicación. d) La composición orgánica contiene los cargos que conforman cada unidad administrativa e) Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación f) Funciones generales de la unidad administrativa g) Estructura de Cargos que contiene la lista de cargos que conforman la unidad administrativa h) Fichas de cargos que contienen la descripción de las funciones para cada cargo definido, que permiten identificar las responsabilidades de cada funcionario o empleado y los requisitos mínimos o el perfil de conocimientos y experiencia que debe cumplir la persona que opta al cargo. I.1.4 Cada Responsable de área tiene la responsabilidad de hacer del conocimiento y comprensión de las funciones y responsabilidades del cargo a cada funcionario o empleado bajo su cargo, dejando Constancia firmada por éstos, en el expediente de cada uno de ellos. Vicerrectoría Administrativa 37 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno I.1.5 La Máxima Autoridad debe ser responsable de implantar y mantener actualizada una adecuada organización administrativa, compatible con su misión, visión, valores y modelo educativo institucional. I.1.6 El manual de Estructura y Funciones debe ser aprobado por el Consejo Universitario, máximo órgano de gobierno de la Universidad (Ley No. 89 Arto. 15). I.2 Delegación de Autoridad y Unidad de Mando I.2.1 Se debe definir la autoridad en los distintos niveles de mando separando adecuadamente las actividades incompatibles para que cada funcionario asuma la responsabilidad del área de su competencia. I.2.2 Los funcionarios de los niveles superiores deben delegar, por escrito, la autoridad necesaria a los niveles inferiores para que éstos puedan tomar decisiones en los procesos de operación y cumplir las funciones o responsabilidades que les sean asignadas. I.2.3 La estructura organizacional aprobada debe mantener el principio de unidad de mando en todos sus niveles, el cual consiste en que cada funcionario o empleado debe ser responsable de sus actuaciones y funciones, las cuales reportará ante la autoridad inmediata superior. I.3 Canales de Comunicación Se deben establecer y mantener líneas definidas y recíprocas de comunicación entre los diferentes niveles, que a su vez sean accesibles a todos los estamentos de la institución, para la adopción de decisiones gerenciales oportunas. I.4 Gerencia por Excepción El funcionario ubicado en los distintos niveles de la organización, debe tomar decisiones sobre asuntos que no se puedan decidir en los niveles inferiores, orientando su atención al análisis y formulación de programas y proyectos, a la evaluación permanente de la gestión mediante indicadores y otros instrumentos y a la solución de asuntos de significación y trascendencia. I.5 Gerencia por Resultados La Máxima Autoridad a través de los diferentes niveles jerárquicos de la organización, debe: Vicerrectoría Administrativa 38 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno a) Establecer y mantener un enfoque conceptual de gerencia por resultados, que pueda ser aplicado al conjunto o a una parte de la organización, en correspondencia con la Planeación Estratégica y/o Plan de Desarrollo y Planes de acción y programación de actividades. b) Establecer objetivos y metas, actividades y tareas y asignar responsables por la realización de las mismas, así como fechas concretas de resultado. c) Dirigir y motivar al personal para ejecutar la programación de actividades y controlarlas actividades de acuerdo al Plan específico. I.6 Separación de Funciones Incompatibles A través de Manuales Administrativos se debe limitar las funciones de las aéreas administrativas y las de sus funcionarios o empleados, de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles como: Autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y control de las operaciones. I.7 Supervisión I.7.1 El alcance de la supervisión debe estar referido al número de áreas y /o unidades administrativas, personas o actividades que deben ser supervisadas por los responsables de áreas en todos los niveles de la organización. I.7.2 Los factores que deben definir el nivel y alcance de supervisión son: Complejidad de las operaciones y nivel de riesgo, tecnología, nivel de autonomía y desarrollo de las unidades, incluyendo la competencia de personal y la habilidad y experiencia del funcionario que realiza la supervisión. I.7.3 La supervisión se debe realizar mediante: a) La indicación de las funciones y responsabilidades atribuidas a cada empleado; b) El examen sistemático del trabajo de cada empleado, en la medida que sea necesario; c) La aprobación del trabajo en puntos críticos del desarrollo para asegurar que avanza según lo previsto. Vicerrectoría Administrativa 39 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno I.8 Procedimientos I.8.1 El funcionamiento de la estructura organizacional se debe regular mediante Manuales de Funciones, de Procedimientos, Reglamentos y disposiciones emitidas por las autoridades competentes, para la ejecución de las actividades administrativas y académicas I.8.2 Los Manuales de Procedimientos y Reglamentos deben ser de fácil compresión y aplicación y ampliamente difundidos por los responsables de cada unidad administrativa entre los funcionarios o empleados respectivos. I.8.3 Los manuales de procedimientos administrativos y/o académicos deben contener lo siguiente: Objetivos del manual, base legal, procedimientos, flujogramas, instructivos y formatos. I.9 Documentos de Respaldo I.9.1 Toda operación, cualquiera sea su naturaleza, que se realice en la Institución, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde y demuestre I.9.2 La documentación debe contener la información adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación y para facilitar su análisis. I.10 Control y Uso de Formularios Prenumerados I.10.1 La instancia correspondiente debe establecer el uso permanente de formularios prenumerados al momento de su impresión, para todas las operaciones normales de la Institución. I.10.2 El sistema de formularios debe prever el número de copias, el destino de cada una y las firmas de: elaborado, revisado y autorizado, así como los procedimientos de control adecuados para sustentar toda operación financiera o administrativa. I.10.3 Los formularios pendientes de uso deben ser controlados, asignando la responsabilidad de su custodia y control de entrega y recibo al funcionario o empleado autorizado para este efecto. Vicerrectoría Administrativa 40 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno I.10.4 La Unidad de Organización y Métodos debe elaborar y mantener actualizado un Catálogo de Formatos (Numerados y no numerados) utilizados como medio control en los procesos de trabajo que se desarrollan en todas las áreas de la UNI, asignándole su codificación alfa numérica correspondiente. I.11 Archivo de Documentación I.11.1 La documentación de respaldo de las operaciones que realice la Institución, debe ser archivada siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y utilización. I.11.2 La documentación de respaldo debe ser conservada adecuadamente, preservándola de cualquier contingencia, por el tiempo mínimo que señalan las disposiciones legales sobre la materia. (Arto. No. 50 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado)6 I.11.3 La documentación numerada que se anule por cualquier causa, debe archivarse el juego completo. I.11.4 La documentación que no haya sido utilizada debe ser resguardada por el funcionario o empleado autorizado. I.12 Control de Sistemas Automatizados de Información I.12.1 La Institución debe contar con un sistema de información, que permita obtener, registrar, computar, compilar, controlar y comunicar información en forma correcta y oportuna relativa a la actividad de la misma, acorde con su dimensión, características y especialidad. I.12.2 La Institución a través de la instancia correspondiente debe establecer los mecanismos de autorización y prueba de los sistemas; la documentación adecuada de los programas y aplicaciones; la validación de la información que ingresa y sale del sistema; la restricción del acceso al centro de cómputo o al computador; la protección física del equipo y de los programas y aplicaciones (resguardando e inventariando las licencias de software) y la seguridad de los archivos. 6 Modificado de conformidad a la Ley No. 681 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado Vicerrectoría Administrativa 41 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI I.13 Manual de Control Interno Unidad de Sistemas I.13.1 La Institución debe de contar en su estructura organizativa con una unidad administrativa especializada que brinde apoyo a su Máxima Autoridad, para que se encargue del diseño e implantación de la estructura organizacional y de los manuales administrativos y reglamentos específicos para el funcionamiento de los Sistemas de Administración, Información y Control Interno. I.13.2 La Vicerrectoría Administrativa en coordinación con las diferentes áreas de la universidad, es la responsable de elaborar y actualizar periódicamente los manuales de organización y funciones generales y específicas, los manuales de procedimientos y reglamentos de cada unidad administrativa. I.13.3 La Unidad de Organización y Métodos debe definir y aplicar la metodología para la elaboración y/o actualización de los manuales administrativos de la institución. I.13.4 Los manuales administrativos específicos deben ser aprobados por los funcionarios responsables de cada área indicados en el documento. I.13.5 La Vicerrectoría Administrativa en coordinación con las diferentes áreas de la universidad, debe poner a disposición a los funcionarios y empleados de la institución los manuales administrativos actualizados a través de la página web interna. I.13.6 Los manuales administrativos deben ser actualizados periódicamente (cada dos años) o cuando la unidad organizativa manifieste niveles de crecimiento o desarrollo que ameriten su actualización. I.14 Custodia de los Recursos y Registros I.14.1 El acceso a los recursos y registros debe limitarse a los funcionarios o empleados autorizados, los cuales deben rendir cuenta de la custodia o utilización de los mismos. I.14.2 Las unidades administrativas correspondientes deben periódicamente comparar los recursos con los registros contables, para determinar diferencias entre éstos y en dependencia del resultado se deben tomar las acciones pertinentes para la corrección de las diferencias o restitución de los faltantes. Vicerrectoría Administrativa 42 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI II. Administración de los Recursos Humanos II.1 Unidad de Administración de los Recursos Humanos Manual de Control Interno II.1.1 La Institución debe contar en su estructura organizativa con una Unidad Administrativa Especializada en Recursos Humanos, que cumpla las funciones técnicas relativas a la administración y desarrollo de personal. II.1.2 La División de Recursos Humanos es la instancia responsable de la administración y desarrollo del personal de la Universidad, la cual debe contar con personal profesional y técnico calificado que posea conocimientos sobre las materias laborales; técnicas para reclutar, evaluar y promover el desarrollo del personal; así como para ejecutar las políticas institucionales establecidas. II.2 Clasificación de Cargos, Niveles Remunerativos y Requerimientos de Personal II.2.1 La Universidad Nacional de Ingeniería deberá clasificar los cargos del personal docente de conformidad a lo establecido en el Arto. 51 de la Ley 89, Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior y sus estatutos y los de su personal administrativo atendiendo a las norma generales de organización, II.2.2 Se debe contar con una tabla de clasificación de cargos y salarios con los requisitos mínimos para su desempeño y los correspondientes niveles de remuneración, la cual debe ser actualizada periódicamente. II.2.3 Los requerimientos de personal deben estar en función de las estrategias, objetivos, planes y metas a desarrollar por cada unidad administrativa, lo cual determinará la cantidad de puestos de trabajo en determinado cargo y el monto para efecto de presupuesto. II.3 Selección de Personal II.3.1 La Institución a través de la Oficina de Personal debe seleccionar su personal considerando los requisitos exigidos en el manual de estructura y funciones. II.3.2 Los requisitos para optar por primera vez a una plaza dentro de la Universidad Nacional de Ingeniería (Nuevos Ingresos administrativos o docentes) son los siguientes: a) Curriculum vitae Vicerrectoría Administrativa 43 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno b) Documentos emitidos legalmente por Instituciones, Empresas u Organizaciones que demuestren su experiencia, conocimientos y grado académico c) Original de Récord de Policía vigente d) Original de Certificado de Salud vigente emitido por el Ministerio de Salud e) Ser mayor de dieciséis años, f) Original y fotocopia de Certificado de Nacimiento (Original para validación), g) Fotocopia de Cédula de Identidad h) Estar habilitado física y psíquicamente para el ejercicio del cargo, i) No haber sido separado del cargo de cualquier carrera pública por razón de violación del código del trabajo o convenio colectivo, j) Estar en pleno goce de sus derechos civiles y políticos, k) Impedimentos éticos por razón de parentesco u otros motivos (cónyuges, compañeros de vida o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad), l) No poseer antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez, éstos deben ser justificados por instituciones, empresas u Organizaciones donde haya laborado anteriormente, m) No haber sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o Empresa Privada o por negligencia manifiesta en el desempeño de su puesto anterior dentro de los tres (3) años precedentes a la fecha de su solicitud y n) Reunir las calificaciones académicas, experiencia y aptitudes requeridas para el cargo o) Otros que requiera los reglamentos y normativas específicas para el casa del personal docente. II.3.3 Toda contratación de personal de nuevo ingreso (Docente o Administrativo) debe ser autorizada por la autoridad correspondiente según lo establecido en los Artos. 16, numeral 7, 21 numeral 13 y 31, numeral 4 de la Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior7 y el Estatuto de la Universidad Nacional de Ingeniería8. 7 Ley 89, Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior de Nicaragua: Artículo 16.- Corresponde al consejo Universitario las siguientes atribuciones: Numeral 7. Aprobar los nombramientos y remociones de la categoría principal del personal docente, a propuesta de los consejos de facultad, correspondiendo al Rector, formalizar los respectivos acuerdos de nombramiento Artículo 21.- Son atribuciones del Rector las siguientes: Numeral 13. Nombrar al personal administrativo, así como revocar o modificar el nombramiento. Artículo 31.- Son atribuciones del Consejo de Facultad las siguientes: Vicerrectoría Administrativa 44 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno II.3.4 Las contrataciones de personal se deben formalizar de previo al ingreso del trabajador mediante documento denominado Contrato de Trabajo, el cual debe contener lo siguiente: a) b) c) d) e) f) g) Lugar y fecha de celebración, Identificación y domicilio de las partes Descripción del trabajo y lugar o lugares donde debe realizarse, Duración y tipo de jornada Indicación del tipo de contrato (tiempo determinado o duración indefinida) La cuantía de la remuneración, su forma, períodos y lugar de pago Cláusula especial que determina que el trabajador no tendrá derecho a los beneficios sociales contenidos en el Convenio Colectivo durante el período de prueba y para el caso de los Contratos Temporales h) Firma de los otorgantes o su representante legal II.3.5 La Oficina de Personal debe garantizar el proceso de inducción a los funcionarios y empleados de nuevo ingreso, así como, al personal que se traslada de un puesto de trabajo a otro. II.4 Registros y expedientes II.4.1 La División de Recursos Humanos a través de la oficina de Personal debe implantar y mantener actualizado un expediente para cada uno de los funcionarios o empleados activos e inactivos, sin excepción alguna, que contenga los antecedentes e información necesaria para una adecuada administración de los recursos humanos, así como, actualizar la base de datos del sistema automatizado. II.4.2 El expediente debe contener como mínimo los documentos siguientes: a) Solicitud de Empleo en Original, Numeral 4: Proponer el nombramiento del Personal Docente de la Facultad. 8 Estatuto Universidad Nacional de Ingeniería Artículo 21.- Son atribuciones del Consejo Universitario, las siguientes: Numeral 8: Aprobar los nombramientos y remociones de las categorías del personal docente, a propuesta de los Consejos de Facultad, correspondiendo al Rector formalizar los respectivos acuerdos de nombramientos. Artículo 32.- Son atribuciones del Rector las siguientes: Numeral 14. Nombrar al personal administrativo, así como revocar y modificar el nombramiento. Vicerrectoría Administrativa 45 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno b) c) d) e) f) g) h) i) Contrato de Trabajo en original, Partida de nacimiento en fotocopia, Curriculum vitae en original, Cedula de identidad en fotocopia, Títulos, diplomas, certificados en fotocopia, Cartas de servicio de trabajos anteriores en fotocopia, Cartas de referencias personales en original, Comunicaciones de movimientos de personal: Promociones, traslados, etc., j) Reconocimientos por su desempeño k) Resultados periódicos de las evaluaciones al desempeño l) Llamados de atención, m) Sanciones disciplinarias, entre otros. II.4.3 La Oficina de Personal es la unidad administrativa que debe realizar el control, mantenimiento, seguimiento y custodia de los expedientes de los funcionarios o empleados activos e inactivos. II.4.4 Los préstamos de expedientes de funcionarios o empleados activo o inactivo, pueden ser solicitados por: El Rector, los Vicerrectores de cada Área y/ o Auditoría Interna cuando este ejecutando una auditoria en el área de recursos humanos. II.4.5 El Director de la División de Recursos Humanos debe ser el responsable de autorizar el préstamo de expedientes o en su ausencia el funcionario que él delegue. II.5 Capacitación de los Recursos Humanos II.5.1 La Máxima Autoridad a través del Centro Institucional de Formación Integral Universitario (CIFIU) en coordinación con la División de Recursos Humanos debe promover la constante y progresiva capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los funcionarios o empleados en todos los niveles, en función de las áreas de especialización y del cargo que ocupan. II.5.2 El CIFIU a través de la instancia correspondiente debe contar con Programas de Entrenamiento y Capacitación, preparados en base a un diagnóstico de las necesidades de la organización. II.5.3 La Institución debe disponer de un reglamento que contenga todos los aspectos inherentes a la capacitación y entrenamiento, y a las obligaciones asociadas al mismo que asumirán los funcionarios o empleados capacitados. Vicerrectoría Administrativa 46 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno II.5.5 El CIFIU después de aprobado los recursos financieros mediante presupuesto de la Universidad, debe dar a conocer el Programa Anual de Entrenamiento y Capacitación aprobado a todas las unidades administrativas. II.6 Remuneraciones II.6.1 La Vicerrectoría Administrativa a través de la División de Recursos Humanos debe retribuir a los funcionarios y empleados con un adecuado sueldo, que sea una justa compensación a su esfuerzo en las funciones realizadas y de acuerdo con la responsabilidad del cargo y su nivel de complejidad. II.6.2 La Vicerrectoría Administrativa a través de la División de Recursos Humanos debe establecer los reglamentos, procedimientos y manuales de valuación de puestos y de desempeño necesarios para la correcta remuneración de los funcionarios y empleados. II.7 Prohibición de Recibir Beneficios diferentes a los Pactados con la Institución II.7.1 El funcionario o empleado en base al salario acordado con la Institución, debe estar obligado a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el desempeño de sus funciones (Ley No. 438 Ley de Probidad de los Servidores Públicos). II.7.2 Los funcionarios o empleados no deben desempeñar cargos sin percibir la remuneración pactada o la oficial que corresponde al empleo ni recibir asignaciones por cargos no desempeñados. II.8 Prohibición de Acumulación de Cargos Públicos Ningún funcionario o empleado de la institución podrá ejercer dos o más cargos, ni percibir dos o más remuneraciones con fondos provenientes del Presupuesto General de la República, con excepción de los casos previstos en las disposiciones legales vigentes. II.9 Actuación de los Funcionarios o Empleados II.9.1 Los funcionarios o empleados que laboran en la Institución están obligados a cumplir sus deberes con responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y é tica, de tal manera que su actuación mantenga o mejore el prestigio de la Universidad (Ley No. 438 Ley de Probidad de los Servidores Públicos). Vicerrectoría Administrativa 47 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno II.9.2 La actuación de los funcionarios o empleados que laboran en la Universidad Nacional de Ingeniería, debe estar apegada a las disposiciones legales establecidas y a los códigos de ética, normas y reglamentos que su profesión o especialidad demanden. II.9.3 Los funcionarios o empleados no deben recibir ningún beneficio ajeno a la labor que desempeña en la universidad, que pueda vincularse con el hecho de cumplir sus funciones. II.10 Control de Asistencia y Puntualidad La División de Recursos Humanos a través de la Oficina de Personal debe establecer procedimientos y medios de control de asistencia, que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de todos los funcionarios y empleados. II.11 Vacaciones II.11.1 La División de Recursos Humanos a través de la Oficina de Personal debe velar por el cumplimiento de la programación de vacaciones del personal conforme el calendario académico aprobado anualmente por el Consejo Universitario. II.11.2 Todo funcionario o empleado debe ser notificado por los Jefes de cada Unidad Administrativa donde labora, para tener derecho a gozar de las vacaciones establecidas en la legislación vigente. II.11.3 El derecho a las vacaciones no admite compensación monetaria, solo aplica cuando el funcionario o empleado se retira definitivamente de la institución sin haber hecho uso de sus vacaciones descansadas. Sin embargo, y sobre la base de la Ley de Autonomía Universitaria de las Instituciones de Educación superior, se podrá exceptuar de esta disposición a los funcionarios y empleados que por razón de su cargo deban laborar en períodos de vacaciones, previa autorización de la Vicerrectoría Administrativa e inclusión en el Presupuesto General de Gastos de la UNI II.12 Rotación de Personal La Vice Rectoría Administrativa a través de la División de Recursos Humanos debe establecer en forma sistemática, la rotación de los funcionarios o empleados vinculados con las áreas de administración y finanzas, previa capacitación necesaria y considerando el nivel académico y los requisitos del puesto que asumirán para que puedan desempeñarse con eficiencia en los nuevos cargos. Vicerrectoría Administrativa 48 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI II.13 Manual de Control Interno Caución II.13.1 El Rector como Máxima Autoridad a través de la Vice Rectoría Administrativa y de conformidad con el análisis de riesgos, disposiciones legales vigentes y reglamentos internos debe definir las actividades que requieran ser garantizadas con una caución. II.13.2 La Vicerrectoría Administrativa debe fijar el monto adecuado de la caución y la asignación de los recursos necesarios para la contratación de una Compañía de Seguros. II.14 Seguridad Social e Higiene Ocupacional II.14.1 La Institución a través de la División de Recursos Humanos debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en materia de Seguridad Social e Higiene Ocupacional y la convención colectiva II.14.2 La Institución a través de la División de Recursos Humanos debe cumplir con las normas de seguridad emanadas por el ministerio del Trabajo las que serán atendidas por el área de Higiene y Seguridad Ocupacional. II.15 Evaluación de los Recursos Humanos II.15.1 La Dirección de Recursos Humanos debe coordinar la evaluación periódica del trabajo de los funcionarios y empleados y exigir que su rendimiento sea igual o mayor a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada función, tarea o actividad. II.15.2 El Jefe de cada unidad administrativa es el responsable de la evaluación del rendimiento del personal a su cargo. II.15.3 Para el proceso de evaluación de los funcionarios y empleados se deben utilizar técnicas y metodologías adecuadas de acuerdo a la tipificación del cargo. II.15.4 Los métodos de evaluación de desempeño del personal esta definido en el Sistema de Gestión al desempeño donde se establece la periodicidad de su aplicación, así como los niveles jerárquicos evaluadores y a cargo de qué comisiones queda el proceso de discusión previa y evaluación final. II.15.6 La evaluación del desempeño del personal debe ser la base de las promociones, traslados y remociones. Vicerrectoría Administrativa 49 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno II.15.7 Para la aplicación correcta del proceso de evaluación del desempeño del personal, debe tenerse en cuenta al comienzo de toda gestión: a) Enterar a las personas de sus funciones y los objetivos y metas por los cuales trabajará. b) Explicar y cuando aplique entregar las herramientas que el jefe inmediato le aporta al empleado para un cabal desempeño de sus funciones, incluido el entrenamiento y la capacitación si son necesarios. c) Definir fechas en las cuales se revisará el avance en el cumplimiento de objetivos y metas para tomar correctivos conjuntos y mejorar la probabilidad de buen desempeño. d) Cumplir con los cronogramas para evaluar el desempeño, teniendo cuidado de escuchar al empleado y considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del desempeño. II.15.8 El proceso de evaluación al desempeño debe incluir una reunión al final de cada año o período anual de gestión concertado con el empleado, la cual debe documentarse, obteniéndose la conformidad del empleado y dejando evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron durante el año para mejorar la calidad del desempeño y los resultados obtenidos. III. Planeación y Programación III.1 Requerimiento General III.1.1 La Institución a través de la coordinación del Programa de Planificación y Evaluación Institucional y las áreas de la Universidad deben planificar el uso, conservación y custodia de los recursos, materiales y financieros, así como la disposición de los recursos humanos requeridos para ejecutar las operaciones. III.1.2 La planeación debe constituir la base para llevar a cabo las acciones académicas, administrativas y financieras, por lo que debe ser: a) Oportuna b) Permanente c) Flexible y d) Sujeta a evaluación periódica. III.1.3 Las Autoridades Universitarias a través del Programa de Planificación y Evaluación Institucional, debe preparar planes estratégicos para su desarrollo considerando períodos entre tres y cuatro años y que éstos estén basados en el análisis de sus debilidades y oportunidades, amenazas y fortalezas para el cumplimiento de su misión. Vicerrectoría Administrativa 50 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno III.1.4 Los planes estratégicos deben quedar formalizados por escrito a más tardar ciento ochenta (180) días, a partir de la aprobación del presente manual. III.1.5 La planeación estratégica debe ser la base para la elaboración del documento que contenga la Programación de las Operaciones Anuales, la cual debe iniciarse en el mes de septiembre de cada año y debe ser la base para la formulación del proyecto de presupuesto anual del siguiente año. La programación de las operaciones anuales debe ser aprobada por jefe inmediato superior del área según corresponda, la que estará sujeta a modificaciones de conformidad con el presupuesto aprobado por el Consejo Universitario. III.1.6 La planeación estratégica como la programación de operaciones debe ser el resultado del trabajo conjunto de los funcionarios y sus colaboradores en las distintas áreas de la universidad. III.2 Marco Normativo La Planeación Estratégica y la Programación de Operaciones debe ser concordante con: a) Las estrategias y políticas definidas por la Máxima Autoridad de la Universidad b) Las normas básicas y el marco de mediano y largo plazo para formular los programas de operación y los presupuestos de la Universidad c) Otras normas sobre planeación y programación que determine la Universidad III.3 Programación Integral La programación de actividades de la Universidad, deberá realizarse de manera integral e incluir las operaciones de funcionamiento, de pre inversión e inversión así como la evaluación de los mismos, y deberá incluir el nivel central de la UNI, las Facultades, Sedes, Programas Académicos Descentralizados, Programas Institucionales y Programas Específicos. III.4 Programación de Inversiones La programación de inversiones debe responder a los objetivos y proyectos compatibles con los estudios y políticas de la Universidad. Vicerrectoría Administrativa 51 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI III.5 Manual de Control Interno Definición Concreta de los Resultados La UNI a través del Programa de Planificación y Evaluación Institucional, debe programar los resultados que se deseen alcanzar en un periodo determinado, a través del establecimiento de metas cuantitativas o cualitativas. III.6 Medios de Verificación de los Resultados En la programación de operaciones para un período determinado, se deben indicar con claridad los medios de verificación de los resultados que se desean alcanzar. III.7 Condicionantes Las condicionantes externas que se considere que pueden afectar el logro de los resultados que se desean alcanzar, se deben indicar con claridad en la programación de operaciones relacionándolas con el correspondiente resultado. III.8 Medios y Recursos a Utilizar La programación de operaciones debe contemplar los requerimientos de recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar las metas. III.9 Responsables de los Resultados de las Operaciones Programadas En la programación de operaciones se debe indicar los responsables de ejecutar y cumplir cada una de las metas o resultados que se desean alcanzar. III.10 Determinación de Políticas Internas para la Ejecución y Evaluación de las Operaciones Programadas III.10.1 El Consejo Universitario debe aprobar mediante documento escrito, las políticas a aplicarse en la ejecución de las operaciones programadas que permita la elaboración de procedimientos a emplear y la evaluación interna de los mismos, incluyendo los estándares planeados de gestión o eficiencia. III.10.2 El Programa de Planificación y Evaluación Institucional, debe establecer una metodología para evaluar el Plan Operativo anual. Vicerrectoría Administrativa 52 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI IV. Presupuesto IV.1 Responsabilidad por el Control Presupuestario Manual de Control Interno IV.1.1 La Vicerrectoría Administrativa, a través de la División de Finanzas debe establecer y mantener controles necesarios en los Sistemas de Administración Financiera y Presupuestaria, para asegurar el cumplimiento requerido en la ejecución del presupuesto de acuerdo con la ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior y demás Leyes aplicables. IV.1.2 Las áreas de la UNI deben adoptar las acciones correctivas derivadas del control y evaluación del presupuesto, que efectúe la de Auditoría Interna o la Contraloría General de la República (CGR). IV.2 Bases para la Formulación del Presupuesto IV.2.1 La Institución a través de sus unidades competentes debe incluir en su presupuesto los posibles ingresos, compromisos y gastos, en relación con sus actividades específicas contempladas en la programación anual de sus operaciones. IV.2.2 La Vicerrectoría Administrativa es la instancia que debe coordinar el proceso de formulación, evaluación y modificación del presupuesto de la Institución con la participación de todas las áreas de la Universidad. Todo este proceso debe estar articulado con la Planificación Institucional. IV.3 Financiamiento de la Ejecución Pasiva del Presupuesto IV.3.1 La Institución debe sujetar sus gastos totales a la disponibilidad de sus recursos provenientes del 6% del Presupuesto General de la República y sus ingresos propios, así como, a las condiciones del financiamiento debidamente contraído y a los límites legales presupuestarios, de conformidad con la Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior. IV.4 Control Previo al Compromiso IV.4.1 El funcionario o empleado designado para decidir la realización de un gasto y aquellos que conceden la autorización respectiva, deben verificar previamente que: Vicerrectoría Administrativa 53 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno a) La transacción corresponda al giro o actividad de la Institución y conforme el presupuesto, planes y programas; b) El procedimiento propuesto para su ejecución sea el apropiado; c) La Institución está facultada para llevarla a cabo y no existan impedimentos legales sobre la misma; d) En el presupuesto existan las disponibilidades correspondientes. IV.4.2 Toda solicitud de emisión de cheque debe registrarse de acuerdo a las características del gasto y en su período correspondiente. IV.5 Control previo a la Obligación Los funcionarios designados para aceptar una obligación como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, deben verificar previamente a este reconocimiento y autorización que: a) La documentación cumpla los requisitos legales; b) La autenticidad del documento o factura y que no contenga errores aritméticos o datos falsos; c) La cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras recibidos corresponden a las que se autorizaron y sean los mismos que se describen en el documento que evidencia la obligación; d) La transacción no varíe significativamente con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto definido al momento del control previo al compromiso. IV.6 Registro y Ejecución Presupuestaria IV.6.1 La Vice Rectoría Administrativa a través de la Oficina Técnica de Análisis Presupuestario y Económico (OTAPE), debe llevar un sistema de registro apropiado para el control de la ejecución presupuestaria. IV.6.2 Sólo se debe dar curso a gastos con la autorización de la Oficina Técnica de Análisis Presupuestario y Económico (OTAPE) de que existe la partida correspondiente y el saldo suficiente al momento de la operación. IV.7 Control durante la Ejecución del Presupuesto Los funcionarios o empleados encargados del control de la ejecución presupuestaria deben efectuar evaluaciones constantes sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, con relación a los fondos en avance y los gastos ejecutados, a fin de evitar que estos últimos se excedan de las asignaciones presupuestarias. Vicerrectoría Administrativa 54 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI IV.8 Manual de Control Interno Estado de Ejecución Presupuestaria La OTAPE debe preparar informes mensuales, semestrales y anuales de la ejecución presupuestaria que incluyan información sobre las partidas asignadas inicialmente en el presupuesto, los ajustes por adiciones o disminuciones autorizadas, los saldos ajustados, los recursos devengados o liquidados, los cobros o recaudos realizados, los saldos de recursos por cobrar, los gastos devengados y pagos realizados, los saldos de obligaciones o gastos devengados no pagados, los saldos por ejecutar y, cuando existan, los compromisos contingentes. IV.9 Evaluación de la Ejecución Presupuestaria La OTAPE es la instancia administrativa que debe evaluar la ejecución del presupuesto tanto en forma periódica, durante la ejecución, como al cierre del ejercicio, e informar los resultados de la ejecución físico-financiera a las instancias correspondientes. IV.10 Cierre del Ejercicio Presupuestario Las cuentas del Presupuesto de Recursos y Gastos, se deben cerrar al 31 de diciembre de cada año y con posterioridad a esta fecha no se podrán asumir compromisos ni devengarse gastos con cargo a las apropiaciones presupuestarias del ejercicio que se cierra. V. Administración Financiera V.1 Propósito del Sistema El Sistema de Administración Financiera debe tener como propósitos: El manejo de los ingresos financieros, financiamiento y las inversiones; y la programación de los compromisos, obligaciones y pagos para ejecutar el presupuesto de gastos. V.2 Independencia del Área Financiera La UNI dentro de su estructura organizacional posee un área encargada de las finanzas, la cual debe estar ubicada en el ámbito de División para garantizarle la independencia y la autoridad suficiente en el manejo de los ingresos y egresos. Vicerrectoría Administrativa 55 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI V.3 Manual de Control Interno Registro y Depósito de los Ingresos V.3.1 Todo ingreso recibido por la Institución, debe ser registrado en el día que se percibe, otorgando por cada operación un recibo oficial de caja, el cual debe ser un formulario prenumerado de imprenta que contenga la información necesaria para su identificación, clasificación y registro contable dentro de las 24 horas después de recibidos. V.3.2 Los ingresos del día deben depositarse total e íntegramente al día siguiente hábil en las cuentas bancarias propiedad de la institución autorizadas por la Máxima Autoridad. V.4 Documentos de Respaldo, Clasificación y Autorización de Desembolsos V.4.1 Todo desembolso por gastos debe contar con la documentación de respaldo suficiente y con la información que permita su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente y debe ser autorizado por un funcionario independiente tanto de las actividades de manejo o custodia de los fondos y valores, como de las actividades contables o de registro. V.4.2 Los documentos de respaldo deben inutilizarse con un sello fechador de "cancelado" al momento de efectuar el desembolso. V.5 Fondos Fijos de Caja Chica V.5.1 Se deben crear fondos fijos de caja chica para hacer frente a desembolsos en efectivo destinados a gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las políticas establecidas por la Universidad V.5.2 La Vice Rectoría Administrativa a través de la División de Finanzas debe reglamentar la administración de éstos fondos de caja chica. V.6 Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores La existencia de fondos y valores de la Institución, cualquiera sea su origen, debe estar sujeta a comprobaciones físicas mediante arqueos sorpresivos periódicos, practicados por funcionarios o empleados independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro. V.7 Apertura de Cuentas Bancarias V.7.1 Toda cuenta bancaria se debe aperturar a través de la División de Finanzas, a nombre de la Universidad Nacional de Ingeniería (UNI) y en número limitado a lo estrictamente necesario, mediante la autorización que dispongan las normas legales vigentes. Vicerrectoría Administrativa 56 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno V.7.2 La apertura y cierre de toda cuenta corriente bancaria debe ser autorizada formalmente por el Rector de la Universidad quien es la máxima autoridad ejecutiva. V.8 Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias V.8.1 Los funcionarios designados para el manejo de fondos de la Institución, deben ser acreditados legalmente ante los bancos depositarios. V.8.2 Los cheques que se expidan deben incluir firmas mancomunadas tipo “A” y “B”, las cuales deben ser de funcionarios diferentes y no deben depender directamente el uno del otro. Excepto en los casos en que la firma tipo “A” sea de la Máxima Autoridad de la Institución. V.8.3 Los funcionarios responsables de firmar cheques, indistintamente del tipo de firma deben verificar previo a la firma de los mismos, el cumplimiento de las normas de control relativas a dichos pagos. V.8.4 El retiro o traslado de cualquiera de los funcionarios acreditados para firmar cheques se debe cancelar en forma inmediata las firmas autorizadas en los respectivos Bancos y proceder a realizar un nuevo registro para mantener la condición de firmas mancomunadas. V.9 Programación Financiera V.9.1 La División de Finanzas debe realizar la programación de sus flujos financieros, tendiente a optimizar la utilización y productividad de los recursos. V.9.2 La Oficina de Tesorería a través de la unidad administrativa correspondiente debe integrar las necesidades de efectivo de las áreas y preparar la programación de caja. V.9.3 El flujo de caja debe ser emitido en función de las necesidades y las características de la institución. V.9.4 Los períodos de programación se deben establecer, controlar y reprogramar en función de la cantidad y cuantía de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) que involucren movimientos de fondos. V.9.5 La División de Finanzas debe mensual o trimestralmente fijar el nivel de fondos disponibles para atender los gastos devengados y pagar las obligaciones de la institución. Vicerrectoría Administrativa 57 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno V.10 Desembolsos con Cheque Todos los desembolsos se deben efectuar mediante cheque intransferible a nombre del beneficiario y expedido contra las cuentas bancarias de la Universidad, a excepción de los pagos por Caja Chica. V.11 Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) V.11.1 La transferencia electrónica de fondos (TEF) solamente podrá realizarse cuando la Universidad disponga de lo siguiente: a. De un reglamento específico para este tipo de operaciones, autorizado por la Máxima Autoridad, en el cual se establezcan: a.1 a.2 a.3 a.4 a.5 Las condiciones legales Responsabilidades Actividades y tareas en el proceso Límites máximos de autorización y Prohibiciones de fraccionar montos máximos de TEF y usar horarios o cuentas bancarias diferentes a las autorizadas. b. Contratos o convenios firmados con las partes que intervienen, Beneficiarios, Bancos e Institución que transfiere. V.11.2 Los funcionarios autorizados para generar la TEF, deben firmar una declaración en la cual certifiquen que conocen y entienden el reglamento elaborado para este efecto y no han incurrido en inhabilidades para participar en el proceso. V.11.3 Toda TEF debe estar respaldada por documentos originales que demuestren: a) Como requisito para realizar la transferencia: a.1 La pertinencia, autorización, registro y validación de la operación de acuerdo a las normas de actividades de control aplicadas a los sistemas de administración de Presupuesto, Administración Financiera y Contabilidad Integrada. a.2 La legalidad de la operación en virtud del convenio vigente para el tiempo de la operación, firmado por las partes que intervienen en la TEF. b) Como requisitos adicionales para validar la transferencia: Vicerrectoría Administrativa 58 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno b.1 La emisión de recibo original o documento equivalente en el cual se revelen los detalles de la TEF b.2 Constancia de recibo de la TEF, por medios magnéticos o documentales legítimos, tales como reporte de confirmación de recibo del destinatario, confirmación de cargo y abono en cuenta del Banco autorizado. b.3 Estado de cuenta del Banco, debidamente conciliado con los registros contables, en el cual se verifique el registro del cargo o abono según corresponda. V5.11.4 El acceso a los sistemas electrónicos utilizados para comunicación con Bancos y Proveedores, se debe efectuar mediante claves (passwords) que se suministrará únicamente al funcionario autorizado para activar, validar o modificar Actividades y Operaciones en el sistema que opere las TEF. V.11.5 Ningún otro funcionario debe tener acceso a conocer la serie de claves o passwords que se utilicen en el proceso. V.11.6 La información sobre claves o passwords de respaldo utilizadas en el proceso; declaraciones de los funcionarios que las recibieron y están administrando, se deben mantener custodiadas en bóveda de seguridad en un lugar externo de la Universidad, autorizado para estos efectos. V.11.7 Las claves o passwords, únicamente podrán ser removidas de la institución que las custodie, con autorización explícita y escrita en forma conjunta, de la Máxima Autoridad, Vicerrector Administrativo y/o del Director de la División de Finanzas. 5.11.8 El sistema de información o que administre las TEF, debe diseñarse mediante métodos generalmente aceptados de encriptación de la información, para que impidan razonablemente el acceso no autorizado a los datos que se transmitan por el ciberespacio. V.11.9 Para la transmisión de la información deben prepararse documentos en los cuales se demuestre el análisis de riesgo sobre el transporte de los datos y las decisiones de seguridades para el sistema. V.12 Conciliaciones Bancarias V.12.1 La UNI debe efectuar mensualmente análisis y aclaraciones de las diferencias entre los registros contables de las cuentas bancarias y de ahorros y los estados de cuenta enviados por los Bancos. Vicerrectoría Administrativa 59 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno V.12.2 No deben permanecer en las conciliaciones bancarias, partidas sin aclarar y ajustar por más de treinta (30) días después de haber sido incluida dentro de una conciliación. V.12.3 Las conciliaciones bancarias deben estar bajo la responsabilidad de personas que no tengan responsabilidad por el manejo de efectivo o la emisión de cheques. V.12.4 Todo ajuste proveniente de conciliaciones bancarias que afecte los resultados de la Institución, debe contar con una autorización escrita de la Máxima Autoridad. V.12.5 Las conciliaciones bancarias deben documentarse y dejar constancia en ellas quienes son los responsables de prepararlas y revisarlas. V.13 Confirmación de Saldos en Bancos Para mantener la confiabilidad de la información, un funcionario autorizado e independiente del manejo de ingresos y egresos, debe confirmar periódicamente con los Bancos el movimiento y saldo de las cuentas de la Institución. Dicho procedimiento debe quedar documentado por escrito. V.14 Autorización y Registro de Inversiones Se deben fijar procedimientos y criterios para autorización de operaciones relativas a inversiones en valores y de que se mantengan registros consistentes que muestren las características de las inversiones realizadas. V.15 Custodia y Manejo de Inversiones en Valores La Institución debe elaborar e implantar procedimientos específicos de custodia, registro y salvaguarda física de las inversiones que las proteja de eventuales siniestros. V.16 Verificación Física de Inversiones Los funcionarios independientes de la custodia y contabilización, deben realizar constataciones físicas periódicas de las inversiones que mantenga la Institución. Vicerrectoría Administrativa 60 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI VI. Contabilidad Integrada VI.1 Contabilidad Integrada Manual de Control Interno La contabilidad de la Universidad Nacional de Ingeniería, debe integrar todas las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, destino y fuente de los datos expresados en términos monetarios. Este sistema debe consolidar en forma clara y oportuna todas las actividades y Operaciones financieras que ejecuta el nivel central de la UNI, Facultades, Programas Institucionales, Programas Especiales y Programas Universitarios Descentralizados, a fin de mantener información oportuna para las revisiones que puedan efectuar los auditores internos y externos (Contraloría General de la República y Firmas Privadas de Contadores Públicos Independientes) VI.2 Sistema de Información Financiera VI.2.1 El Sistema de Contabilidad debe informar sobre la gestión financiera en forma oportuna, confiable y eficiente, útil para sustentar las decisiones e idóneo para facilitar las tareas de control y auditoría. VI.2.2 La Vicerrectoría Administrativa en conjunto con la División de Finanzas debe establecer un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) financieras que ejecute la Universidad y que produzcan variaciones en su activo, pasivo y patrimonio y, en general, en cualquiera de las cuentas de dicho sistema contable. VI.2.3 El sistema Contable debe incluir para el correcto ordenamiento y clasificación de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas), plan de cuentas, Manuales de Procedimientos y estructura para informes financieros. VI.2.4 Los registros contables deben controlarse y presentarse en moneda córdoba, que es la unidad monetaria oficial de la nación. VI.2.5 El sistema de registros contables debe generar Estados Financieros que reflejen la situación financiera, resultados de operación, evolución patrimonial y flujos de fondos de la institución. Vicerrectoría Administrativa 61 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI VI.3 Manual de Control Interno Control Contable de la Ejecución Presupuestaria VI.3.1 El Sistema de Contabilidad de la Institución debe proveer un control contable de la ejecución presupuestaria. VI.3.2 Los gastos de la Institución deben registrar las asignaciones presupuestarias, los compromisos adquiridos y contingentes, los gastos devengados, pagos realizados, y los saldos devengados no pagados. VI.3.3 Los recursos financieros o ingresos de la Institución deben registrar las estimaciones presupuestarias, los recursos liquidados o devengados, los cobros realizados y los saldos por cobrar. VI.4 Conciliaciones de Saldos Los funcionarios o empleados de la Oficina de Contabilidad, independientes de la función de registro contable del efectivo, deudores y acreedores, deben elaborar conciliaciones de los saldos bancarios, de valores por cobrar y de obligaciones, dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente, para identificar errores o Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) no registradas oportunamente. Igualmente deben efectuar conciliaciones periódicas de los registros auxiliares con el Mayor. VI.5 Confirmación de Saldos La Oficina de Contabilidad de forma independiente debe comprobar el movimiento de las cuentas bancarias, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, confirmando directamente con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las operaciones para tal fin. VI.6 Verificación Física de Valores por Cobrar Los valores por cobrar de la Institución, los cuales constaran en documentos idóneos, deben ser verificados físicamente en forma periódica y sorpresiva, por funcionarios o empleados independientes de su registro y custodia, así como del manejo del efectivo. La verificación debe incluir la comprobación de la legalidad de los soportes y las medidas de seguridad de los mismos. Vicerrectoría Administrativa 62 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI VI.7 Manual de Control Interno Clasificación, Análisis, Evaluación y Seguimiento de Saldos de Valores por Cobrar y por Pagar Los derechos y obligaciones de la Institución se deben clasificar por fechas de antigüedad y de vencimiento, respectivamente, y un funcionario o empleado independiente del manejo de los fondos, créditos y obligaciones, debe realizar análisis y evaluaciones mensuales de los valores por cobrar y por pagar. VI.8 Cierre del Ejercicio Contable La UNI a través de la Oficina de Contabilidad debe efectuar el cierre de sus operaciones contables al 31 de diciembre de cada año. VI.9 Rendición de Cuentas VI.9.1 Todo funcionario o empleado que recaude, reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes de la institución, tiene la obligación de rendir cuenta de la administración a su cargo a través del sistema contable, especificando la documentación de respaldo y las condiciones de su archivo y en concordancia con las normas y procedimientos establecidos para este fin. VI.9.2 La rendición de cuentas o liquidación de cheques que presenten los funcionarios o empleados autorizados, se deben realizar a más tardar setenta y dos horas hábiles después de la fecha de haber recibido o pagado el cheque. VI.10 Presentación de Estados Financieros La Institución debe presentar los Estados Financieros mensuales y anuales que les corresponda, dentro de las condiciones y plazos señalados en las normas legales. VI.11 Propiedad de la Documentación Contable Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad deben formar parte integral de ésta. La contabilidad es propiedad de la Institución y por ningún motivo los funcionarios o ex - funcionarios podrán sustraer total o parcialmente la información contable de la institución. Vicerrectoría Administrativa 63 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno VI.12 Custodia de la Documentación Contable VI.12.1 La documentación contable (comprobantes de diario, ingresos, egresos, entre otros) procesada en la Oficina de Contabilidad, se debe archivar, controlar y preservar en el área de archivo de la unidad en mención. VII. Contratación y Administración de Bienes y Servicios VII.1 Plan Anual de Contrataciones VII.1.1 La UNI a través de la División de Adquisiciones debe elaborar un plan anual de contrataciones, en correspondencia a lo establecido en la Ley 737 Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Público y su Reglamento General. VII.1.2 La UNI debe estar atenta a la formulación de políticas emanadas por la Dirección General de Contrataciones del Estado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. VII.2 Tramitación, Ejecución y Registro de Compras y Contrataciones9 VII.2.1 Las compras y contrataciones se deben ajustarse a las normas y procedimientos establecidos en la Ley 737 “Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Público” y Decreto No. DECRETO No. 75-2010, Aprobado el 13 de Diciembre del 2010 Publicado en Las Gacetas Nos. 239 y 240 del 15 y 16 de Diciembre del 2010 y Reglamentación interna para las compras por cotización. VII.2.2 Las compras y contrataciones previo al inicio del procedimiento, se debe verificar que el bien o el servicio requerido haya sido previsto en el Plan Anual de Contrataciones, en el presupuesto, o en su defecto, justificar fehacientemente la necesidad. VII.3 Separación de Atribuciones en el Proceso de Adquisiciones o Contratación VII.3.1 El Sistema de Adquisición de Bienes y Servicios de la UNI, debe diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio, y llevar a cabo el proceso de adquisición o contratación. VII.3.2 Se deben identificar a los responsables de la decisión de contratación con relación a la calidad, oportunidad y competitividad del precio. 9 Reformado conforme a lo establecido en la Ley 737, Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Público. Vicerrectoría Administrativa 64 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno VII.3.3 Los procedimientos administrativos de la adquisición o contratación se deben sujetar a las disposiciones legales vigentes. VII.4 Solicitud y Aprobación de las Adquisiciones de Bienes y Servicios VII.4.1 Toda solicitud de adquisición de bienes o contratación de servicios, debe estar fundamentada en el pedido justificado del responsable de la unidad requirente respectiva y ser aprobada por el funcionario autorizado. VII.4.2 La OTAPE debe verificar previamente la partida presupuestaria para la ejecución del gasto o inversión o si se han definido las condiciones de financiamiento requerido, incluyendo los efectos de los términos de pago. VII.5 Inventarios La UNI debe establecer e implantar los reglamentos y procedimientos relativos a la incorporación, apropiación, depósito, custodia, verificaciones físicas, seguros y registros de sus bienes físicos, orientados a la administración económica y eficiente de estos recursos, todo de acuerdo con las Normas de Control Interno. VII.6 Unidad de Abastecimiento La Institución debe de contar dentro de su organización con un área administrativa que centralice el proceso de abastecimiento de los bienes adquiridos. VII.7 Constancia del Recibo de Bienes y Servicios El recibo de bienes o servicios adquiridos, se debe respaldar por escrito con un documento (Nota de Entrada a Bodega) que evidencia que los bienes o servicios se recibieron a satisfacción en cuanto a su cantidad, calidad y coincidencia con lo establecido en la orden de compra. VII.8 Sistema de Registro de Inventarios Para el control de las existencias de inventarios de la Institución, se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente de su movimiento por unidades de iguales características. Vicerrectoría Administrativa 65 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno VII.9 Programación de Adquisiciones de Inventarios La Institución debe establecer las cantidades mínimas y máximas de existencias de inventarios de materiales y suministros, según sea el caso, a efecto de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones. VII.10 Control de Almacenes o Depósitos de Existencias de Inventarios VII.10.1 La Institución debe disponer de un espacio físico, adecuado para el almacenamiento o depósito de las adquisiciones y existencias de inventarios, para el control e identificación rápida de los artículos. VII.10.2 La Institución a través de la División Administrativa, debe establecer un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. VII.11 Verificación Física de Inventarios VII.11.1 Funcionarios independientes del manejo y registro de los bienes de inventarios, deben verificar la existencia física de los mismos, por lo menos una vez al año, en el período que se considere más oportuno. VII.11.2 La Auditoría Interna debe participar en la planificación y observación de la toma física de los inventarios para verificar la aplicación adecuada de los procedimientos diseñados para el efecto, siempre y cuando dentro de su Plan de trabajo se incluya la revisión del área de inventarios10. VII.12 Seguridad de los Bienes La Vice Rectoría Administrativa, de conformidad con la disponibilidad presupuestaria, debe de contratar los seguros necesarios para proteger los bienes en general, contra los distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir y tomar las medidas necesarias de custodia física y seguridad material, que fueren del caso. VII.13 Obsolescencia, Pérdida o Daño de Inventarios VII.13.1 Los bienes obsoletos, dañados o perdidos deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables de inventarios, previa investigación pertinente, mediante el cumplimiento del respectivo reglamento vigente y la debida autorización a través de Resolución del Concejo Universitario según el caso. 10 Reformado según circular Administrativa 002-2010, emitida por la Contraloría General de la República el 14 de enero del año 2010. Vicerrectoría Administrativa 66 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno VII.13.2 En todos los casos de los bienes dados de baja se debe contar con las justificaciones documentadas requeridas; elaborándose un acta de destrucción, donación o venta de los inventarios según el caso. VII.14 Registro de Activos Fijos La Universidad a través de la División de Finanzas debe mantener registros permanentes y detallados de las altas, retiros, traspasos y mejoras de los activos fijos, que posibiliten su identificación, clasificación, codificación y el control de su uso o disposición. VII.15 Adquisiciones y Reparaciones de Activos Fijos Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos, se deben realizar previa solicitud documentada y autorizada, en concordancia con la programación de operaciones y los lineamientos presupuestarios. VII.16 Uso de Bienes y Mantenimiento de Activos Fijos VII.16.1 Los bienes y servicios de la UNI, se deben utilizar exclusivamente para los fines previstos en la programación de operaciones. VII.16.2 Las áreas administrativas correspondientes deben elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo de los activos fijos en coordinación con la instancia competente. VII.17 Uso de Vehículos VII.17.1 Todos los vehículos deben ser utilizados exclusivamente en las actividades propias de la institución. VII.17.2 La circulación de los vehículos oficiales en días y horario no laborable, sólo podrá ser autorizada por la Vicerrectoría Administrativa. VII.17.3 La asignación de vehículos tanto a funcionarios o empleados, como a las áreas debe ser autorizada únicamente por la Dirección Superior o el funcionario que se delegue, el cual debe ser entregado conforme procedimiento establecido. VII.17.4 El funcionario o empleado que tenga asignado un vehículo y se retire de la institución debe entregar el mismo debidamente inventariado a la instancia correspondiente. Vicerrectoría Administrativa 67 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno VII.18 Custodia de Activos Fijos Cada área se debe responsabilizar por el control y custodia de los bienes asignados a ella, así como por el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo requerido. VII.19 Verificación Física de Activos Fijos En forma periódica o por lo menos una vez al año, la Unidad de Bienes debe verificar físicamente la existencia de los activos fijos. VII.20 Código de Identificación de Activo Fijos La Unidad de Bienes debe establecer un sistema de codificación para la identificación individual de los activos fijos y su posterior verificación contra los registros contables. VII.21 Enajenación de Activos Fijos Cuando sea necesaria la enajenación de activos fijos propiedad de la Institución, debe efectuarse de conformidad con lo establecido en la Ley 89, Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior y en la normativa elaborada para tal efecto. VII.22 Baja de Activos Fijos VII.22.1 Las bajas de activos fijos por cualquier concepto, deben contar con la autorización del Rector o el Concejo Universitario, según el caso. VII.22.2 La Vicerrectoría Administrativa debe definir los reglamentos para las bajas de activos fijos. VII.23 Pedidos en Tránsito VII.23.1 La Unidad de Adquisiciones debe conformar un expediente o archivo que contenga la documentación que respalde los desembolsos originados desde el inicio hasta el final de la compra de que se trate. VII.23.2 La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que indiquen los registros respectivos. VII.23.3 Debe establecerse un control numérico para los diferentes pedidos de los que se hará referencia en los comprobantes, cheques y demás registros. Vicerrectoría Administrativa 68 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno VII.23.4 Debe establecerse un control en donde se conozca la situación de cada pedido en tránsito. En caso de corresponder a importación debe contener la siguiente información: a) Valor de la cobranza emitida por el banco; b) Pedido, Número y Fecha; c) Factura del proveedor; d) Nombre y origen del proveedor; e) Conocimiento de embarque; f) Valor FOB (valor en puerto de embarque); g) Nombre del Banco; h) Fecha de salida y llegada a puerto; i) Fecha de envío de documentos para registro; j) Número de póliza de importación; k) Fecha y número de liquidación; l) Nota de entrada al almacén; m) Cualquier otro dato pertinente. VII.23.5 Todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser aprobadas por la Oficina de Contabilidad. VII.23.6 Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse mediante registros y procedimientos adecuados. VII.23.7 La División de Adquisiciones debe revisar mensualmente los saldos de pedidos con los del registro contable, para identificar y corregir cualquier diferencia existente. VII.23.8 Cuando existan averías y/o faltantes, se debe notificar inmediatamente a la Compañía de Seguros o de Vapores para preparar el reclamo respectivo. VII.23.9 Antes de ser registrados los reclamos deben ser revisados por el Responsable de la Oficina de Contabilidad y autorizado por el funcionario competente. VII.23.10 Mensualmente deben cotejarse los saldos de los registros auxiliares de pedidos en tránsito contra la cuenta de control del Mayor. Vicerrectoría Administrativa 69 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno VII.24 Donaciones VII.24.1 Recepción Para todas las donaciones recibidas, se debe elaborar un recibo en general y cuando sea en efectivo se debe elaborar un recibo oficial de caja. VII.24.2 Registro VII.24. 2.1 Se debe llevar un registro de todas las donaciones recibidas, cumpliendo los requisitos de oportunidad y codificación según las Normas de Contabilidad Gubernamental. VII.24.2.2 Los bienes como: maquinaria, edificios o cualquier otra clase de bienes, de los cuales no se disponga de una factura original, se deben registrar con base en el valor de mercado, el cual debe ser estimado y certificado por un Especialista en la materia, sin perjuicio de los documentos originales suministrados por el donante. VII.24.3 Utilización de Donaciones Las donaciones deben utilizarse única y exclusivamente de acuerdo a las condiciones establecidas por los donantes. De su uso adecuado deben prepararse informes periódicos con destino a los donantes. VII.24.4 Verificación física y Conciliación Se deben efectuar verificaciones físicas en las fechas previstas por las condiciones de los donantes, o en su defecto con periodicidades menores a un año. Los resultados de las verificaciones deben conciliarse con los registros contables y cuando aplique con los registros del donante. VIII. Inversiones en Proyectos y Programas VIII.1 Alcance VIII.1.1 Las inversiones físicas u obras de infraestructura ejecutadas por la institución, sean nuevas o ampliaciones de las ya existentes, constituyen inversiones en proyectos y programas que se deben regir por las normas de esta sección y demás disposiciones aplicables. Vicerrectoría Administrativa 70 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno VIII.1.2 Se deben considerar proyectos, aquellos conducentes a desarrollar obras no físicas o en las cuales no predomina un resultado físico, sino la transferencia de conocimientos. VIII.2 Identificación, Clasificación y Registro de los Proyectos VIII.2.1 Todo proyecto debe ser identificado y clasificado de conformidad con el esquema establecido para este efecto. VIII.2.2 Todo proyecto debe ser registrado en forma cronológica de conformidad con las Normas Contables vigentes para la Institución. VIII.3 Fundamentos del Proyecto VIII.3.1 La Universidad debe elaborar los proyectos, en función de sus Planes Estratégicos Institucionales debidamente aprobados y siguiendo un orden de prioridades. VIII.3.2 Todo proyecto debe ser formalmente autorizado por la Máxima Autoridad antes de su ejecución. VIII.4 Requisitos Previos a la Iniciación Para ordenar el inició de un proyecto, la Dirección Superior debe haber cumplido con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones Administrativas y su reglamento. Además, debe identificarlo explícitamente indicando: a) Nombre del proyecto el cual debe incluir una referencia concreta respecto de su propósito y ubicación. b) Objetivos – Debe contener una expresión clara y concisa de las necesidades que se propone atender el proyecto. c) Alcance - Cobertura de los aspectos que debe incluir el proyecto. d) Responsable - Funcionario que debe tomar a su cargo el desarrollo y cumplimiento del proyecto. e) Fecha de terminación – debe ser la fecha en que la Dirección Superior prevé que el proyecto entre en servicio. Vicerrectoría Administrativa 71 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno VIII.5 Fases de los Proyectos VIII.5.1 Estudio y Diseño VIII.5.1.1 Idea Esta primera etapa de la fase del estudio y diseño; debe presentar alternativas de proyectos encaminados a dar respuesta a los problemas o necesidades planteados en la Planeación Estratégica o en una circunstancia no prevista. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: a) b) c) d) e) Identificar el problema a solucionar o la necesidad a satisfacer; Plantear las metas en relación con la solución del problema o en atención a las necesidades. Dichas metas se deben expresar en forma cuantitativa, identificando un horizonte de tiempo y un resultado tangible; Identificar de manera preliminar, alternativas básicas de solución; Seleccionar las mejores alternativas para un análisis más profundo; De acuerdo con lo anterior, tomar una decisión sobre las alternativas planteadas. En esta etapa los estudios se formulan por lo general con el personal técnico que labora en la Institución y que ha recibido la debida capacitación. VIII.5.1.2 Perfil En esta etapa se debe obtener y analizar información sobre los aspectos técnicos y administrativos del proyecto, lo cual debe incluir: Estudio de mercado, necesidades técnicas y tecnológicas, insumos financieros, formas de medir el desarrollo y los resultados y recursos humanos, entre otros. Como resultado se pueden obtener varias alternativas, las cuales se deben analizar en la prefactibilidad. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: a) b) c) Vicerrectoría Administrativa Cuantificación del mercado y tamaño del proyecto o programa; Análisis de las alternativas técnicas y tecnológicas; Estimación de insumos y de la inversión en los mismos; 72 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI d) VIII.5.1.3 Manual de Control Interno Análisis del beneficio – costo, en función de aspectos tales como: Necesidades a cubrir, duración, oportunidad, posibilidades de expansión para necesidades futuras, fuente de los recursos financieros, etc. Prefactibilidad En esta etapa se debe estudiar con detenimiento las alternativas planteadas en la etapa de perfil. Se debe determinar su rentabilidad y viabilidad para tomar la decisión de profundizar en el estudio o rechazar el proyecto. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: a) b) c) VIII.5.1.4 Profundizar aspectos especiales que lo requieran tales como: mercado, localización, tamaño y momento óptimos, institucionales, legales y de financiamiento y otros aspectos señalados en la etapa de perfil; Hacer análisis de riesgos para establecer la mejor alternativa de cara a las variables que limiten o amenacen el éxito del proyecto en prefactibilidad; Diseñar los términos de referencia para la factibilidad o el diseño definitivo, según el monto de inversión prevista. Factibilidad Esta etapa debe permitir tomar la decisión por una de las alternativas y en consecuencia se debe completar o ampliar el estudio si es necesario. Este estudio debe permitir tomar la decisión de aceptar o rechazar el proyecto. Además, debe comprender la mayor cantidad posible de detalles en cuanto a los aspectos técnicos, económicos, sociales, financieros, institucionales, administrativos y ambientales. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: a) Vicerrectoría Administrativa Perfeccionar la alternativa que haya resultado con mayor indicador financiero, en cuanto al valor actual neto positivo en la etapa de prefactibilidad, reduciendo el rango de incertidumbre del mismo a límites aceptables; 73 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI b) c) d) e) VIII.5.1.5 Manual de Control Interno Dar los elementos de juicio técnico-económicos y ambientales necesarios y suficientes, para justificar la aceptación, rechazo o postergación de la alternativa de inversión; Realizar análisis de sensibilidad sobre el efecto que produce, la rentabilidad del proyecto, las variaciones en aquellos elementos que afectan significativamente los beneficios y/o costos y por lo tanto, la rentabilidad de la alternativa sujeta a evaluación, en especial la localización y momento óptimo; Formular los términos de referencia del diseño definitivo si la evaluación del proyecto muestra rentabilidad; Verificar la disponibilidad financiera para la siguiente etapa. Diseño La etapa de diseño debe comprender un estudio que incluye cálculos, planos y especificaciones técnicas necesarias para llevar a cabo la ejecución del proyecto cuya factibilidad haya sido demostrada previamente. En esta etapa se debe contar con los documentos siguientes: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Originales de los planos constructivos; Cálculos estructurales; Especificaciones técnicas de proyecto; Programas de trabajo; Plazo de construcción; Presupuesto base; Análisis de precio unitario; Memoria descriptiva; Recomendación de la ampliación de la financiación si el presupuesto excede significativamente la disponibilidad financiera. Aprobaciones técnicas del diseño por las instancias gubernamentales correspondientes. El responsable del proyecto debe informar oportunamente sobre el avance de las etapas para que la Máxima Autoridad pueda tomar acciones correctivas adecuadas. VIII.5.1.6 Definición de la Modalidad de Ejecución En esta etapa la Institución debe decidir si la construcción del proyecto se ejecutará por los sistemas de administración o de contratos, basándose en un estudio comparativo de estas dos alternativas. Vicerrectoría Administrativa 74 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno El estudio comparativo debe analizar la situación de la Institución en cuanto a la experiencia, el plazo de construcción, el costo, el personal y equipo disponible; que no se afecte el cumplimiento de otras responsabilidades, etc., para concluir con una recomendación razonada de la modalidad de ejecución. El responsable del avance de la etapa debe informar oportunamente a la Dirección Superior, para que pueda tomar las decisiones del caso. La Dirección Superior a través del área competente debe establecer los controles que aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto en los plazos convenidos, en las mejores condiciones de calidad, eficiencia, economía y protección del medio ambiente. Si el proyecto debe realizarse por el sistema de administración, la Institución debe emitir la orden para que se inicie la construcción. En uno u otro caso, la Institución debe determinar el responsable de estas actividades y los plazos de las mismas. VIII.5.1.7 Garantías Dependiendo de la naturaleza y monto del proyecto las Garantías solicitadas de parte de la unidad ejecutora podrán ser: a) b) c) d) e) Garantía de mantenimiento y oferta; Garantía de cumplimiento del contrato; Garantía de Anticipos; Garantía por vicios ocultos. Cualquier otra requerida en la Ley Administrativas del Sector Público. de Contrataciones El responsable del proyecto debe verificar antes de iniciar la ejecución que se han constituido y se poseen las constancias formales y originales de las fianzas a favor de la Institución. No debe iniciarse la ejecución de ningún proyecto con recursos de la Universidad, sin la constitución de las fianzas respectivas. VIII.5.1.8 Financiamiento Concluida la fase de estudio y diseño se debe proceder a la negociación para definir la fuente de financiamiento de la inversión. Vicerrectoría Administrativa 75 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI VIII.5.2 Ejecución VIII.5.2.1 Desarrollo del proyecto Manual de Control Interno La etapa de desarrollo, comprende la ejecución del proyecto, lo cual puede estar representado por una construcción de obra u obras físicas o la preparación de una condición deseada donde prima el factor intelectual. El desarrollo debe dividirse en partidas valoradas que prevean el avance del proyecto y su costo. La iniciación de esta etapa requiere la existencia de las disponibilidades financieras. En esta etapa la Institución debe verificar: a) b) c) d) e) El financiamiento que garantice la ejecución y provea el normal flujo de fondos; La ejecución de acuerdo con los documentos del diseño; El cumplimiento del programa de trabajo en cuanto al tiempo y costo; El estudio de los informes de avance; Las causas y de ser el caso, las responsabilidades en las desviaciones del programa. En caso de obras contratadas, el pago se hará por un valor equivalente a la obra realizada, a excepción del anticipo concedido que debe ser amortizado en el curso de la ejecución. VIII.5.2.2 Supervisión Para la ejecución, la Universidad a través de la Oficina Técnica de Proyectos debe establecer la supervisión obligatoria y permanente con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseño y especificaciones, tanto en las obras contratadas como en las que se ejecutan por el sistema de administración. Son responsabilidades de la supervisión: a) b) Vicerrectoría Administrativa La vigilancia del cumplimiento del programa de trabajo en cuanto a tiempo y costo; La vigilancia de la calidad, del cumplimiento de los planos, diseños y demás documentos del proyecto. 76 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno Cuando se requiera avalúo, se hará mediante un levantamiento de la cantidad de obra realizada en el período por el contratista, cuyo borrador debe presentar al Supervisor para su aprobación inicial. Se debe establecer un plazo máximo de doce días calendario entre el corte efectuado en campo y la elaboración del pago correspondiente a un avance de obra. Dicho plazo podrá modificarse cuando medien justificaciones aprobadas por la Dirección Superior y debidamente documentadas para prevenir litigios posteriores. VIII.5.2.3 Recopilación de Documentos Los documentos técnicos de todas las fases del proyecto, así como los que resulten en la terminación del mismo deben ser archivados por la unidad ejecutora. La Oficina Técnica de Proyectos es la responsable por la custodia de estos documentos. VIII.5.2.4 Registro de Costos del Proyecto La Oficina de Contabilidad es responsable de iniciar y mantener un registro específico, para obtener información precisa y oportuna sobre el proyecto. Para tal efecto deben abrir el rubro contable "Inversiones en Proyectos y Programas" con las cuentas y sub - cuentas respectivas. VIII.5.2.5 Terminación y recepción de resultados Cuando la supervisión del proyecto informe por escrito que el mismo ha concluido, se debe dejar constancia en la bitácora correspondiente, la que tratándose de contratos, estará respaldada por la estimación de liquidación. La recepción de las obras contratadas se hará constar en acta; dicha recepción podrá ser provisional si hubiere observaciones a la obra, o definitiva si no las hubiere y cuando habiéndolas fueren superadas. En las obras por el sistema de administración es también conveniente contar con el acta que establezca su recepción oportuna. Vicerrectoría Administrativa 77 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno En el acta de recepción de la obra se anotan los antecedentes, las personas que intervienen, importe de la obra, condiciones de la obra recibida, conclusiones, lugar y fecha de la misma o cualquier otra circunstancia que se estime necesaria. Desde el momento de recibido el informe de terminación de la obra hasta la recepción de la misma no debe transcurrir un plazo mayor de cinco (5) días. El acta de recepción debe ser elaborada por una comisión designada por la Dirección Superior de la Institución, la cual estará integrada por un técnico responsable del trabajo, por el supervisor de la obra, por un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución y el contratista, si lo hubiere. VIII.5.3 Mantenimiento La Universidad está obligada a ejecutar en forma eficiente, efectiva, económica y oportuna, el mantenimiento de las obras realizadas, bajo una programación adecuada. El mantenimiento de las obras se debe iniciar tan pronto como se haya terminado su construcción. El programa de mantenimiento debe incluir un estimado anual de su costo. La División de Servicios Administrativos es responsable del mantenimiento debe informar a la Vice Rectoría Administrativa sobre el cumplimiento de los trabajos programados. La estimación anual de los costos de mantenimiento es necesaria a los fines de su inclusión dentro del presupuesto de la Institución. VIII.5.4 Control y Seguimiento Los Auditores Internos o la CGR, podrán efectuar auditorías de los proyectos, para lo cual la Dirección Superior de la Institución debe respaldarlos con el equipo de supervisión o parte de la Unidad Ejecutora o en todo caso de un técnico asignado para estas funciones, que permita confirmar que se han cumplido las especificaciones técnicas. Se debe facilitar el cumplimiento del procedimiento de auditoría necesario para el cumplimiento de las NAGUN. Vicerrectoría Administrativa 78 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno La Auditoría se debe iniciar con la parte administrativa y financiera del proyecto verificando que se hayan cumplido los requisitos necesarios en las licitaciones, adjudicaciones y contrataciones de proyectos, cumplimiento de las partes y requisitos estipulados en los contratos y el seguimiento de los desembolsos para los adelantos y avalúos de los mismos. Para el seguimiento y control de las inversiones y proyectos se debe elaborar la bitácora correspondiente, la que debe contener por lo menos lo siguiente: a) b) c) d) e) f) g) h) Número de la etapa Denominación Porcentaje (%) Unidad de medida Cantidad estimada Costo unitario Costo total Período anterior acumulado; Cantidad Valor Porcentaje (%) i) Período actual: Cantidad Valor Porcentaje (%) j) Acumulado actual: Cantidad Valor Porcentaje (%) k) Porcentaje de avance. IX. Tecnología de la Información y Comunicación IX.1 Acceso a Funciones de Procesamiento La División de Informática y Tecnología de la Información debe establecer medidas para acceder a los datos e información contenida en los sistemas computarizados sólo a personal autorizado. Estas se concretarán en controles de acceso como los siguientes: a) Segregación de funciones Vicerrectoría Administrativa 79 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno b) Medios de control de acceso: Identificadores de usuarios Perfiles de acceso Menús Acceso a los datos por programas Dispositivos de acceso a los datos/ programas a través de restricciones lógicas de los terminales Dispositivos de seguridad de terminales y redes Desactivación de códigos o claves en poder de funcionarios o empleados que se retiran de la institución, así como la sustitución inmediata de dichas claves y la asignación correspondiente de responsabilidades. IX.2 Ingreso de Datos Los sistemas automatizados deben tener controles de validación de los datos al ser ingresados para procesamiento, por lo que se deben establecer medidas de control como las siguientes: a) Controles de edición y validación b) Controles de lote IX.3 Actividades y Operaciones Rechazadas o en Suspenso (Administrativas y/o Académicas) IX.3.1 Las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) que no cumplan con las características establecidas para su ingreso al computador deben ser devueltas al usuario y solamente serán aceptadas hasta que se hagan las validaciones respectivas. IX.3.2 El proceso de corrección de estas Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) debe ser definido de manera que se cumpla oportunamente y con eficiencia. Para ser identificada, analizada y corregida esta clase de Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) se debe contar con algunos medios de control como los siguientes: a) Controles programados b) Controles del usuario Vicerrectoría Administrativa 80 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI IX.4 Manual de Control Interno Procesamiento Se deben establecer controles para asegurar que los datos procesados y la información obtenida sean consistentes, completos y correspondan al período correcto. Estos controles podrán consistir en: a) b) c) d) e) f) Formulario prenumerado y rutinas de control de secuencia Totalización de valores críticos después del procesamiento Conciliación de número de movimientos y modificaciones de los datos Utilización correcta de archivos para procesamiento Controles de rótulos de archivos Consistencia en la recuperación de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas ) luego de una interrupción del procesamiento g) Validez de los datos generados automáticamente h) Generar rastros o pistas de auditoría. IX.5 Cambios de los Programas IX.5.1 Las modificaciones a los programas de un sistema de información computarizado que no signifiquen desarrollo de nuevos sistemas, pero que impliquen cambios en los resultados generados por el computador, deben seguir un procedimiento que se inicie con la petición formal de los usuarios y especifique las autorizaciones internas a obtener ante de su aplicación. IX.5.2 Se deben establecer algunos medios de control para evitar que los programadores puedan realizar cambios incorrectos no autorizados en el Software de aplicación que reducen la integridad de la información procesada a través del sistema. Los medios de control son los siguientes: a) Procedimientos de iniciación, aprobación y documentación de los cambios de los programas b) Intervención de los usuarios c) Procedimiento de catalogación y mantenimiento d) Procedimientos de prueba e) Supervisión certificada f) Procedimientos de implantación. Vicerrectoría Administrativa 81 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI IX.6 Manual de Control Interno Estructura Organizativa y Procedimientos La estructura organizativa debe contar con una unidad administrativa que se encargue de establecer medios de control que aseguren el procesamiento de dato s apropiados para preparar información confiable. a) Segregación de funciones en la Dirección de informática b) Controles y procedimientos operativos: IX.7 Manuales de operación y controles operativos diarios Supervisión de usuarios privilegiados Control sobre Software sensitivo Controles sobre el desarrollo de sistemas Políticas y planes de contingencia Procedimientos y lineamientos de seguridad Función de administración de seguridad Entrenamiento de los funcionarios y empleados en seguridad. Uso, Aprovechamiento y Seguridad en Recursos de Tecnología IX.7.1 Se deben establecer los procedimientos necesarios para aprovechar el uso eficiente, efectivo y económico de los recursos tecnológicos, lo cual se logrará a través de: a) b) c) d) Manual Operativo de los diferentes programas que maneja la Institución El registro y seguimiento de la operación de los mismos Una adecuada capacitación a los funcionarios y usuarios de los equipos Evaluación periódica de los objetivos previstos. IX.7.2 Cuando exista un Centro de Procesamiento de Datos se deben establecer medidas que lo protejan y salvaguarden contra pérdidas y fuga en la información, conforme a las siguientes medidas: a) Restricción en el acceso al Centro de Procesamiento de Datos; b) Respaldar en claves de seguridad la información procesada; c) Efectuar diariamente respaldo en dos copias de los archivos que contienen las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas) de la institución, resguardando una de ellas por un funcionario autorizado fuera de las instalaciones de Universidad. d) Seguridad e instalación física adecuada, para una protección contra incendios, explosiones e inundaciones, etc. Vicerrectoría Administrativa 82 Universidad Nacional de Ingeniería – UNI Manual de Control Interno En el caso de que los registros en medios magnéticos se generen y conserven en las Unidades que procesan la información o por el sistema de redes, también deben cumplir con los requisitos de conservación y seguridad de los archivos mencionados en el numeral IX.7.2 c). IX.7.3 La División de Informática y Tecnología de la Información, debe regular el uso y funcionamiento de los equipos de computación, así como otros aspectos relacionados con este campo, a través del establecimiento de un reglamento. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 1. VERIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LAS NTCI La aplicación de las NTCI, será verificada por la Unidad de Auditoría Interna de cada Entidad y por la CGR, en el ejercicio del control externo posterior, sin perjuicio de las gestiones que realizará la Oficina de Desarrollo Institucional del Control Interno (ODICI) con el propósito de facilitar el ajuste y actualización correspondiente de las NTCI. 2. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO El Rector máxima autoridad ejecutiva delega la revisión y/o actualización del Manual de Control Interno, a la Vicerrectoría Administrativa junto con la Vicerrectoría académica con la participación directa de los responsables de las áreas involucradas. 3. CERTIFICACIONES La Máxima Autoridad, deberá enviar a la CGR certificaciones sobre la concordancia del diseño de su SCI con las NTCI y el funcionamiento de acuerdo con los objetivos del Sistema. Dicha certificación será emitida con una periodicidad semestral, a partir del vencimiento del plazo para efectuar los ajustes. Forman parte integral de este manual las normativas y disposiciones académicas y/o administrativas aprobados por las autoridades competentes de la Universidad, así como las guías especializadas emitidas por la Contraloría General de la República. Aprobado por el Honorable Consejo Universitario, en la continuación de la sesión ordinaria N°02-2013, realizada el 2 de abril del año dos mil trece. Vicerrectoría Administrativa 83
