COMPROBAR/CONTROLAR Ingreso y despacho de documentos CODIFICACION DE DOCUMENTOS Es importante definir que normatividad existe para definir los codigos en los documentos, aclarando que si bien es cierto las normas le piden a cada empresa que lleven un control de sus documentos en el aspecto de los codigos se definen a criterio de cada una. La importancia de la codificación de los documentos • La correcta codificación documental permite a los responsables de calidad de nuestra empresa almacenar en distintas carpetas con acceso limitado toda esa documentación que nuestros departamentos generan y manejan a diario. • Los manuales de calidad, procedimiento, actuaciones, prevención de riesgos laborales, etc. • Los planes generales de comunicación externa e interna, los planes de formación y promoción interna, etc. • El registro de las comunicaciones internas entre los distintos miembros de un departamento, las comunicaciones internas entre diferentes departamentos, etc. • Los procedimientos técnicos o las instrucciones concretas para ejecutar los procesos de todo tipo. La importancia de la codificación de los documentos • La codificación correcta del volumen de documentación de una gran empresa no solo minimiza el tiempo de trabajo de las distintas áreas, departamentos o sedes de nuestra organización, además mejorará de forma sustancial unos sistemas integrales de gestión de calidad que certifica la norma ISO 9001 2015 y que se traduce en una mejora de la competitividad de la empresa. • La norma ISO 9001 no fija ningún método de codificación concreto, lo único que requiere es que la información documentada se encuentra identificada y sea trazable. Por lo tanto, igual que el formato, la codificación se puede realizar según nuestro propio criterio. Codificación documental Tenemos una libertad para codificar los documentos, sin embargo hacemos una propuesta, combinación de números arábigos y letras mayúsculas, tomando como referencia los tipos de procesos y los procesos. Propuesta 1: Codificación documental Se inicia con las dos primeras letras del nombre del tipo de proceso, seguido de las dos primeras letras del nombre del proceso, luego las dos primeras letras del tipo de documento y por último el número consecutivo del documento a dos dígitos. Codificación documental Ejemplo de codificación para un proceso: Tipo de proceso: Misional Nombre del Proceso: Evaluación Académica Tipo de documento: Procedimiento Consecutivo: 01 MI-EA-PR01 Ejemplo: Codificación documental Tipo de proceso: Apoyo Proceso: Recursos Humanos Tipo de documento: Procedimiento Numeración (correlativo): 01 AP RH PR 01 Propuesta 2: Codificación documental WWW-XXX-YYY-ZZZ Dónde: WWW: Identifica las siglas de empresa. XXX: Identifica el proceso involucrado en cada SGC del cual procede cada documento. YYY: Identifica el documento según clasificación y tipo (ver tabla 1). ZZZ: Corresponde al correlativo según WWW-XXX-YYY-000. Tabla 1: tipo documentos Código MGC MOF MPO DFL PRG PRO ING INO NIN REG REO ACO APR PNC XXX Documentos Manual del Sistema de Gestión de Calidad Manual de Organización y Funciones Matriz de Política y Objetivos Diagrama de Flujo Procedimientos Generales Procedimientos Operativos Instructivo General Instructivo Operativo Normativa Interna Registros Generales Registros Operativos Acción Correctiva Acción Preventiva Producto No Conforme Otros determinado por el área o institución Propuesta 2: Codificación documental Ejemplo: Tipo de proceso: DIR Proceso: Sistema Gestión de la Calidad Tipo de documento: Procedimiento Gerencial Numeración (correlativo): 001 DIR SGC PRG 001
