CIRCULAR N°63 DEL 12 DE OCTUBRE DEL 2000 MATERIA : INSTRUYE SOBRE FORMULARIOS A UTILIZAR Y ESTABLECE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS PARA AUDITORÍAS TRIBUTARIAS. REEMPLAZA OFICIO CIRCULAR Nº 488 DE FECHA 04 DE MARZO DE 1997. La presente circular contempla los diferentes formularios que deben utilizarse en las auditorías tributarias, con el objetivo de uniformar la documentación y procedimientos a utilizar, tanto en las actuaciones con el contribuyente, como en el proceso interno de las revisiones, permitir instancias de seguimiento y control a los niveles de supervisión y ser un elemento de autocontrol y ayuda para el funcionario fiscalizador. Este Oficio busca mejorar la documentación generada en las áreas de fiscalización (Departamentos de Fiscalización, Resoluciones y Unidades), de tal forma que la información que ésta contenga sea más clara para el contribuyente y de mayor calidad jurídica. E1 inicio de una auditoria, implica la apertura de una carpeta que contiene el expediente con toda la documentación que genera un caso. La documentación de esta carpeta debe foliarse en forma correlativa a medida que se incorporen los antecedentes pertinentes, y una vez terminado el caso, debe ser remitida por el Jefe de Grupo, para su archivo, ordenado por RUT, al Departamento Regional de Fiscalización, de Resoluciones o Jefe de Unidad según corresponda. Los Formularios que se describen a continuación y que se adjuntan en anexo, consideran todos los contenidos en el Oficio Circular Nº 488 de 1997 y sus modificaciones, las que son producto de revisiones a dicho oficio por parte de Jefes de Grupo de Fiscalización y de Resoluciones de nuestro Servicio, y han sido validadas en talleres con funcionarios fiscalizadores y técnicos a nivel del país. Además entrega instrucciones precisas que deben seguirse en las auditorías, y los formularios que en ellas se utilizan, sin embargo, en casos de auditorías de Inversiones prevalecen las instrucciones contenidas en Circular Nº 8 del 07 de febrero del 2000. ASIGNACION DE CASOS. Todo caso de auditoría, proveniente de Programas Nacionales, Programas Regionales, Denuncias, Casos Conexos, Casos generados por un grupo de fiscalización determinado, etc., son puestos en conocimiento del Jefe de Depto. Regional de Fiscalización, Resoluciones o Unidad, según proceda. El Encargado del Sistema de Control de Casos registrará en el Sistema de apoyo a la Gestión la información del caso y generará una Hoja Control de Auditoría, en la cual se asigna al Grupo que le corresponda la revisión. Aquellas unidades que no cuenten con el Sistema de Control de Casos, podrán utilizar para la asignación de los casos, las Hojas de Control de Auditorías pre - impresas que existen para ese efecto. FORMULARIOS. I. HOJA CONTROL DE AUDITORIA. Documento generado por el Jefe de Grupo Regional de Fiscalización, Jefe de Departamento Regional o Jefe de Unidad según proceda, el cual da inicio a toda auditoría y se constituye en la carátula del expediente del caso, pues contiene todos los hitos relevantes de una auditoría. Los elementos constitutivos de esta Hoja de Control de Auditoría (HCA) serán llenados por cada funcionario en la medida que vayan aconteciendo los hechos, pues además, esta Hoja se utilizará como el documento que permitirá al Jefe de Grupo, Unidad o Departamento evaluar el avance de la auditoría. La Hoja de Control de Auditoría en su anverso contiene tres secciones: 1. JEFE DE GRUPO (Jefe de Departamento o de Unidad, en el que caso que no exista de Grupo): En esta sección se debe identificar al contribuyente a auditar, el programa al que pertenece el caso (de acuerdo a sigla que identificará al programa), el Tipo de Oficio, Nº y Origen (Subdirección o Jefe de Departamento) que da origen al programa y todos los antecedentes de identificación disponibles del contribuyente. Debe indicarse también: Objetivo General de la Auditoría, Directrices del Programa o Caso. También se debe registrar la identificación del fiscalizador, la fecha en que el caso es asignado para iniciar la auditoría y el plazo dado para finalizar la revisión, así como para registrar prórroga a este plazo. Contiene además, un espacio (observaciones), destinado a la supervisión del Jefe de Grupo, donde se registrarán las sugerencias, se precisen las acciones y/o directrices que el funcionario deberá considerar en la auditoría, o le soliciten durante el desarrollo de la misma. 2. FUNCIONARIO REVISOR: Será llenada por el Fiscalizador, cronológicamente a medida que se desarrolla la auditoría. Debe contener: • • • Notificación: Número, fechas e impuestos y períodos notificados. Resultado de la Auditoría: Indicar si el caso es productivo o improductivo Inversiones o Circ. 78: Indicar sí el caso esta en proceso de Inversiones o de Delito y fecha de inicio de este proceso. • • • • • • • • • • • • Citación: Número y fechas. Acta de Conciliación: Número y Fecha de Conciliación Total. Liquidaciones: Números y Fechas. Rectificatorias: Como lo indica el Oficio Circular Nº 3360 de fecha 09 de diciembre de 1998, debe señalar al reverso de la HCA un cuadro resumen de las rectificatorias indicando el folio de la rectificatoria, fecha en que rectificó, tipo de impuesto, período del impuesto, diferencia a girar y/o disminución de remanente y/o disminución de devolución y/o el 15% de la disminución de la pérdida. Rendimiento en miles de $: con relación al resultado de la revisión que debe informar el fiscalizador, éste comprende, diferenciado por impuestos (IVA, Renta u Otros), los siguientes rubros: Columna Liquidación: Se indicará el Monto Neto de los Impuestos Liquidados. Columna Rectificatoria: Se indicará el Monto de los Impuestos Netos girados con motivo de declaraciones rectificatorias. Columna Pag.Vol/Giros: Se registrará en esta columna el monto de los Impuestos Netos pagados voluntariamente por el contribuyente, a través de presentar y pagar declaraciones no presentadas, así como también, los giros de Impuestos notificados por el funcionario correspondiente a declaración de impuestos de retención no presentadas. Columna Dismin. Remte: Corresponde registrar en ésta, el monto de los rendimientos que no se transforman en una Liquidación o Giro de Impuestos, ya sea producto de liquidaciones notificadas al contribuyente, como también, de declaraciones rectificatorias o modificatorias presentadas. Estas son aquellas en que disminuye el remanente de crédito fiscal o se tiene una menor devolución de Impuesto. No se considera rendimiento los rechazos o disminución de devolución solicitada conforme al Art. 27 Bis, en la medida que no existan declaraciones de F-29 rectificadas por el contribuyente o liquidaciones practicadas. Columna Dismin. Pérdida: En ésta se registrará cuando proceda el 15% del monto de la disminución de la Pérdida que se determinó en el proceso de fiscalización, pudiendo esta provenir de una liquidación, o bien, de una declaración rectificatoria. Columna Total: Procede registrar la sumatoria del rendimiento por los rubros anteriores. 3.- Anexo: Informe de Auditoría. Este anexo a la Hoja de Control de Auditoría, es una guía o ayuda memoria para la auditoría que contiene los principales conceptos en que comúnmente se detectan diferencias de impuestos, tanto en IVA como en Renta, debiéndose indicar en ella (en caso de ser productivo) los conceptos verificados en los cuales se determinaron diferencias. En el caso de auditoría de Impuesto a la Renta, deberán marcarse además las cuentas que fueron analizadas, independiente del hecho si se determinaron o no diferencias. Esta hoja de trabajo, que contendrá en forma esquemática y resumida las inconsistencias detectadas, las cuentas auditadas y los procedimientos seguidos, también cumple la función de informe final, por lo tanto, se deben señalar además los antecedentes complementarios y en el espacio de Informe de Auditoría lo que se estime pertinente dejar constancia, para el cierre de la auditoria. La Hoja Control de Auditoría, se emitirá en dos ejemplares, que tendrán la siguiente distribución, una vez finiquitada la auditoria: • • Original : Jefe de Departamento o Unidad (registro cierre de auditoría y archivo). COPIA : Carpeta (Será la carátula que encabezará el expediente del caso). I.1 Registro de Atención al Contribuyente En este documento se registrán las visitas que efectúa el contribuyente, con motivo de la auditoría de la cual está siendo objeto. Consta de 2 partes: primero, una carátula con la identificación de la auditoría y del contribuyente, generada automáticamente por el Sistema de Control de Gestión junto con la Hoja de Control de Auditoría (HCA); y segundo, hojas de Registro de Atención al Contribuyente, en las cuales va quedando constancia de cada una de las visitas que efectúa el contribuyente, el motivo y resultado de ésta. Al finalizar el caso, la Carátula y los Registros de Atención al Contribuyente (originales) deberán archivarse en la carpeta, ordenadas ascendentemente de acuerdo a la fecha de las visitas del Contribuyente. El procedimiento para su utilización se encuentra contenido en la Circular N°58 del 21 de Septiembre del 2000. La Carátula del Registro (ver anexo), se emitirá en un ejemplar. Cada hoja del Registro (ver anexo), se emitirá en dos ejemplares, los cuales tendrán la siguiente distribución: - Original : Carpeta (expediente del caso). - COPIA : Contribuyente II. NOTIFICACIONES Este documento se considera como la primera comunicación del S.I.I. con el contribuyente, solicitando los antecedentes necesarios para iniciar una revisión. Es en este sentido que esta notificación debe ser conforme a la interpretación de los objetivos de la auditoría a efectuar (de acuerdo a la HCA). Como el objetivo de esta notificación es obtener los antecedentes necesarios para iniciar la revisión debe ser lo más comprensible para el contribuyente. En este entendido, es deseable que este requerimiento se realice directamente con el contribuyente, sin la necesidad de recurrir a un tercero, para interpretar lo solicitado. En materias de auditorías se deben utilizar sólo aquellas notificaciones contenidas en este Oficio. En caso de detectarse la carencia de alguna de ellas, se deberá informar al Director Regional para que éste remita dicho requerimiento a la Subdirección de Fiscalización. Sobre esta materia, se han diseñado cuatro tipos de notificaciones para ser utilizadas en el proceso de fiscalización, dependiendo de las siguientes actuaciones: 1. Notificación para requerir antecedentes de IVA e Impuesto a la Renta. Tratándose de Auditorías de IVA, ellas se rigen conforme al Artículo Unico de la Ley 18.320. En estos casos, se realizan bajo apercibimiento legal. 2. Notificación para requerir antecedentes sobre Justificación del Origen de Fondos. 3. Notificación para requerir antecedentes de Impuesto a la Renta a Profesionales o Sociedad de Profesionales del Articulo 42 N° 2. 4. Notificación para que el contribuyente tome conocimiento de actuaciones que impliquen la entrega de documentos como: Resoluciones, Liquidaciones, Citaciones y/o Giros. Estas Notificaciones (ver anexo), serán emitidas en triplicado, con la siguiente distribución: - Original:Archivo Departamento Regional o Unidad. - lra. COPIA:Contribuyente. - 2da. COPIA:Carpeta (expediente del caso). Los procedimientos que se deben seguir en esta etapa son: • • • Un funcionario genera la notificación correspondiente, entrega el original y 1ª copia del contribuyente al Jefe de Grupo para su conocimiento y posterior remisión al Departamento o Unidad, se queda con la 2ª copia que mantiene en la carpeta del caso. El Encargado del Sistema de Control de Casos, recibe el original, verifica que la persona que notifica sea la misma para la cual se generó la HCA, ingresa al Sistema los datos de la notificación, accesando el registro asociado al Contribuyente, registra el timbre de "Ingresado al Sistema" y archiva por orden correlativo de notificación. Por otra parte y paralelamente el Jefe de Grupo envía la 1ª copia del contribuyente a su secretaria quien gestiona el despacho de la notificación al Contribuyente. • Cuando por inconcurrencia a la notificación, corresponda notificar por segunda vez y si procede, se deberá indicar que esta notificación es bajo apercibimiento de apremio. Ello considerando lo que dispone el artículo 95 del Código Tributario. Control de Notificaciones. Junto con disponer de archivadores con el original de notificaciones, y con el propósito de mejorar el procedimiento y el control de estos formularios pre - foliados que se reciben en los Departamento de Fiscalización, Resoluciones o de Unidad por parte del Departamento Administrativo de cada Dirección Regional, se imparten las siguientes instrucciones: Cada Departamento de Fiscalización, Resoluciones o de Unidad, que reciba los formularios de notificaciones, deberá asignar y registrar los rangos de foliación a cada grupo o área que utilice estos formularios y habilitará un registro especial que contenga la siguiente información: i. ii. iii. iv. v. Tipo de formulario de notificación. (Notificación: IVA-RENTA, Profesionales, Inversiones o Entrega de Documentos) Grupo o Area que recibe los formularios de notificación. Fecha de Asignación. Rango de folios entregados Firma de la persona que recibe los formularios en grupo o área. Este registro puede ser manual o computacional. Si se adopta este último mecanismo, se reemplaza la firma de la persona por un memorándum del Jefe de Departamento o Unidad, el que se debe archivar en la carpeta de memorándum del Departamento. En este documento se deben describir los formularios que se entregan, indicando la numeración entregada, y deberá registrarse en él la firma de la persona que recibe. III. ACTA DE RECEPCION O ACCESO A DOCUMENTACION Y DE DEVOLUCION A través de este documento el S.I.I. deja constancia de la recepción de antecedentes solicitados por una notificación y su posterior entrega, una vez finalizada la revisión. En este sentido este formulario se genera en función de los antecedentes solicitados por la notificación, con dos columnas: en primer término una columna en que se registran los antecedentes recibidos y una segunda columna en que se registran los antecedentes devueltos al contribuyente. Este formulario debe ser único por notificación. Está concebido para fijar la fecha de inicio de la revisión para efectos de cómputos de plazos y también para respaldar la recepción y entrega de documentos cuando la revisión es efectuada en las Oficinas del Servicio. Por lo tanto, los procedimientos que se deben seguir para este formulario son: a) Auditoría realizada en el domicilio del contribuyente. Este documento será utilizado como un Acta de Cumplimiento a la Notificación, por lo que el funcionario deberá indicar todos los antecedentes a que tuvo acceso en el domicilio del contribuyente (Indicar "X" bajo la columna A de tipo). La sección destinada al Acta de Devolución de Documentos, no debe ser llenada en esta circunstancia, puesto que el funcionario no ha recibido documentación a su cargo. E1 inicio del cómputo del plazo, para la revisión será una vez que el contribuyente ponga a disposición del funcionario, la totalidad de los antecedentes requeridos, fecha que se puede observar en el último antecedente a que tiene acceso, además sólo en ese entonces se dejará copia del acceso a la documentación. b) Auditoria realizada en la Oficina del Servicio El Acta de Recepción de la Documentación, en este caso, adquiere la característica de un Acta de Cumplimiento de Notificación, por lo tanto, al quedar la documentación en poder del funcionario y bajo su responsabilidad, debe siempre individualizarse. Al momento de su devolución, el contribuyente deberá visar que cada uno de los antecedentes le sea devuelto íntegramente, procediendo finalmente a firmar el Acta de Devolución de Documentos, conforme al formato contenido en esta instrucción. Existe la posibilidad de que esta recepción de documentos sea parcial o total. En este caso, deberá considerarse como plazo para la revisión, al igual que en el caso a), la fecha en que se recepcione la totalidad de la documentación. Dicha fecha corresponde a la que se registre en el último antecedente recibido por el funcionario. En este sentido, el contribuyente al aportar más antecedentes deberá traer consigo su copia del Acta de Recepción de Documentos, hasta que se complete el requerimiento original. c) Devolución Parcial de Documentación. Para efecto de registrar las devoluciones parciales de antecedentes al contribuyente, se debe utilizar el acta contenida en esta instrucción, debiendo el contribuyente indicar su rut, fecha y firmar los antecedentes que se le entregan. Si el contribuyente vuelve a entregar la documentación al funcionario, éste último deberá registrar su firma y fecha en el espacio que le corresponde. Este Formulario será emitido en duplicado, siendo el destino de los ejemplares el siguiente: - Original:Carpeta (expediente del caso). - COPIA:Contribuyente. IV HOJAS DE TRABAJO. Las Hojas de Trabajo que se describen a continuación, corresponden a elementos de apoyo al proceso de revisión, que permitirán un autocontrol al funcionario, dejando antecedentes de la labor realizada sin entorpecer su función. Las Hojas de Trabajo se utilizarán sólo en un ejemplar sin copia, sus anotaciones deben ser efectuadas en forma manuscrita y lo suficientemente legibles que permita la lectura e interpretación del caso. Las Hojas de Trabajo se confeccionarán a medida que se desarrolla la revisión, no siendo obligatorio su íntegro llenado, sino que en la medida que se requiera, y se corregirán los errores sobre la misma, no siendo necesario ni aconsejable pasarlas en limpio. IV.1 HOJA DE TRABAJO 1: ACTIVIDADES A CONSIDERAR EN AUDITORIA IVA E IMPUESTO A LA RENTA. Este documento, es una guía que debe utilizarse en las auditorías que se realicen al IVA y al Impuesto a la Renta. Los antecedentes que contiene son recomendaciones que no se deberían omitir en este proceso y que brevemente se describen: 1.- ACTIVIDADES PREVIAS A LA AUDITORIA. 1. Obtención de antecedentes previos a la Notificación: Antes de iniciar una auditoría y proceder a notificar, es necesario contar con elementos que permitan tener una visión general del contribuyente seleccionado para revisión, por lo que se presenta una lista de antecedentes que se pueden obtener para este objetivo. 2. Pérdida de documentos: Esta sección está destinada a controlar situaciones de pérdida de documentos del contribuyente, verificando si esto ha ocurrido antes o después de la notificación y determinar la procedencia de cursar un Acta de Denuncia. 3. Visita ocular y entrevista preliminar: Se consignan datos de interés en el domicilio del contribuyente. Es importante registrar los datos del Representante Legal y en especial el número de teléfono del contribuyente y de su asesor, a fin de un expédito contacto con él. 4. Análisis y examen de Sociedad: Los antecedentes consignados en esta sección, tienden a definir el tipo de contribuyente a revisar, con el fin de orientar la auditoría. Para tal efecto, será necesario conocer su constitución legal y modificaciones y antecedentes registrados en el Libro de Acta de Sesiones del Directorio en el caso de sociedades anónimas. Lo anterior se dejará constancia en la hoja de trabajo, marcando en el espacio correspondiente. Además, deberán verificarse posibles fusiones o absorciones de la sociedad. 5. Verificación de timbraje de libros según antecedentes del contribuyente: Estos datos deben ser extraídos de la copia del Formulario 3230 del contribuyente, con el fin de confirmar que los libros que se examinen, corresponden a los autorizados por el Servicio. 6. Antecedentes de Empresas Relacionadas. Dada la importancia que puede tener en la fiscalización la situación tributaria o movimiento con empresas relacionadas, procederá que se deje constancia de las empresas con las cuales el contribuyente se encuentra relacionado, ya sea como socio o accionista. 7. Otras actividades previas a la Auditoría: Se indicará cualquier otra actividad relevante previa a la auditoría que el funcionario efectúe y que no esté señalado en los puntos anteriores. 2.- ACTIVIDADES EFECTUADAS EN AUDITORIA. Esta sección está definida para registrar aquellos procedimientos generales que el funcionario efectúe con el fin de dar consistencia a su trabajo y dejar reflejado lo revisado y aquellas actividades que no necesariamente puedan significar una diferencia detectada. 1. Actividades IVA: Para cada concepto se debe indicar los periodos verificados. 2. Actividades de Renta: Para cada concepto se debe indicar los años tributarios verificados. IV.2 HOJA DE TRABAJO N° 2: MONTO DE DIFERENCIAS DETECTADAS Estas hojas de trabajo serán usadas en las auditorías, para registrar diferencias de impuestos detectadas. Deberá adjuntarse a la citación y/o liquidación, cuando proceda. Las diferencias detectadas, deben agruparse (ver ejemplo para el caso de las liquidaciones (punto IX de esta instrucción)), considerando, en primer término, el impuesto que se señala con números arábigos (1,2,3, etc.): 1. Renta: Año tributario de la declaración de renta junto a la categoría del impuesto o materia, que presenta diferencias, esto es: Primera Categoría, Segunda Categoría, Global Complementario o Adicional. 2. IVA: Periodo tributario, esto es mes y año de la declaración con diferencias. 3. Otros impuestos: Ley de Timbres, Reintegros de Iva (27 Bis, Exportadores, Cambios de Sujeto, etc.), Reintegros de Renta, etc. Periodo tributario de la declaración. En segundo término las partidas quedan supeditadas, señalándose con letras mayúsculas (A,B,C,...,Z), al concepto tributario (debe hacerse mención a la ley) de la diferencia, por ejemplo: Crédito Fiscal Irregular, Gastos Rechazados, Ingresos no Declarados, Ventas no Facturadas, etc. Por último, se definen para cada partida "elementos", los cuales reflejan el detalle de las operaciones que generan las diferencias detectadas, en el marco de la partida (concepto tributario). Éstos deberán señalarse con numeración arábiga única y correlativa (1, 2, 3,.....,etc.), por ejemplo: 1. Impuesto a las Ventas y Servicios, del periodo tributario abril 2000. A. Crédito fiscal indebido por Impuesto recargado en facturas de compra la(s) que no cumplen los requisitos legales ni reglamentarios, al no encontrarse timbrada por el Servicio de Impuestos Internos.(Art. 23 N° 5 D.L.825 de 1974 y Art.30 D.L.824 de 1974). 1. Factura de Proveedor RUT Nº ................... de fecha ................., etc. 2. Factura de Proveedor RUT Nº ................... de fecha ................., etc. B. Aumento del débito fiscal declarado por venta efectuada según Guías de Despacho no facturadas en dicho período. (Art. 20 y 55 D.L. 825 de 1974 y Art. 29 D.L. 824 de 1974). 1. Guía de Despacho Nº ............ de fecha............ 2. Guía de Despacho Nº ............ de fecha............ Toda diferencia detectada que genere un concepto nuevo, se señalará en esta hoja una sola vez. Si existen diferencias futuras que se refieran a un concepto ya explicitado anteriormente, no será necesario su registro nuevamente en esta hoja. Esta Hoja de Trabajo, se utilizará para registrar el detalle y monto de las diferencias detectadas, encabezadas con la letra y el número que da cuenta del concepto por el cual se impugna la respectiva partida (Ver ejemplo en capítulo de Liquidaciones). Se registrará además, el efecto de esta diferencia, en el Impuesto a las Ventas y Servicios y en el Impuesto a la Renta. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA AUDITORIA. IV.3 HOJA DE TRABAJO Nº 3: CADENA DEL IVA (Form. 3213) . Esta hoja de trabajo contiene para el caso del IVA, en forma esquemática y resumida por período tributario, las diferencias no aclaradas por el contribuyente en la auditoría practicada. Deberá confeccionarse siempre previo a que se practique la(s) citación(es) o el contribuyente rectifique, caso en el cual deberá adjuntarse a ella(s), pues su resultado determinará en el período revisado, una diferencia de impuestos y/o una disminución en el remanente del crédito determinado. IV.4 HOJA DE TRABAJO Nº 4: INFORME DE CUMPLIMIENTO DE PROVEIDO Y FALLO (Form. 3219). Este Informe se efectúa en las circunstancias que el Tribunal Tributario informa sobre un reclamo presentado por un contribuyente, y su posterior fallo, y contiene el detalle de las liquidaciones notificadas. El objetivo de este informe es ordenar el giro de las liquidaciones que según la primera providencia fueron: no reclamadas, solicitadas por el contribuyente, provisorias (reclamadas parcialmente), o bien, que dan cumplimiento al fallo, con el propósito de ordenar girar cuando el fallo es no ha lugar o ha lugar en parte (debiendo reliquidar previamente). Este Informe (ver anexo), será emitido en triplicado, y su distribución será la siguiente: - Original:Sección Giros. - lra. COPIA:Tribunal. - 2ª COPIA :Archivo del Departamento o Unidad. Los procedimientos que se deben adoptar con este Informe son los siguientes: • • Una vez que llegue la Primera Providencia, esto es, la información en la cual el Tribunal Tributario comunica el reclamo deducido por el contribuyente, el funcionario que realizó la auditoría o quien determine el Jefe Directo, deberá indicar en él las liquidaciones practicadas que fueron reclamadas y de existir instancias que motiven el giro de alguna liquidación, por ejemplo: Solicitud de Giro por parte del Contribuyente, Liquidación no Reclamada en el plazo y/o Liquidaciones Provisorias (producto de una liquidación reclamada parcialmente), deberá remitirlas a la Sección Giros para que ésta efectúe y notifique los giros. El girador deberá registrar en original y copia los giros practicados. Cuando llegue el Fallo y/o Resolución de Reconsideración Administrativa, para cada liquidación o parte de liquidación reclamada, el funcionario debe instruir el giro en función de las liquidaciones cuyo reclamo fue no ha lugar y/o ha lugar en parte (caso en que debe adjuntar la reliquidación). El girador deberá registrar en original y copia los giros practicados. V. INFORMES IMPRODUCTIVOS (CARTA AL CONTRIBUYENTE). Si producto de la auditoría practicada, no hay diferencias de Impuestos, el caso concluye con la devolución de la documentación al contribuyente mediante Acta de Entrega de Documentos y la emisión del Informe respectivo. Se adjuntan dos modelos de cartas, con las cuales se debe informar al contribuyente su situación, dependiendo de: 1. Si la definición de improductivo proviene de los antecedentes requeridos en la notificación. 2. Si la definición de improductivo proviene de los antecedentes aportados por el contribuyente en respuesta a la citación practicada. Las Cartas Informativas (ver anexo), serán emitidas en duplicado, y su distribución será la siguiente: - Original : Contribuyente. - 1da. COPIA: Carpeta (expediente del caso). VI. CITACIONES. Producto del examen tributario practicado al contribuyente, el funcionario actuante podrá confeccionar éste documento, que se considera como la primera comunicación en que el S.I.I. le manifiesta al contribuyente, diferencias detectadas producto de la auditoría realizada, con el propósito de que éste, dentro del plazo de un mes, presente una declaración o rectifique, aclare, amplíe o confirme lo anterior. Es en este sentido que la citación debe ser conforme al resultado de la auditoría practicada. Como el objetivo de esta actuación es poner en conocimiento al contribuyente de las diferencias detectadas, debe ser lo más comprensible para el contribuyente. Es así como se requiere que la citación se componga junto a la carátula de los siguientes antecedentes: Hoja de Trabajo 2, Monto de Diferencias Detectadas y si procede Hoja de Trabajo 3, Cadena del IVA. En materias de auditorías se debe utilizar sólo aquel formato contenido en este Oficio, guardando estricta relación con los puntos señalados precedentemente, esto es, dejando claramente establecidos y de manera estructurada, las citaciones en cuanto a partidas y elementos. Sobre esta materia, se ha diseñado un tipo de Citación para ser utilizada en el proceso de fiscalización, sin perjuicio que a futuro se vayan señalando otras de distinta naturaleza: Las Citaciones (ver anexo), serán emitidas en triplicado, y su distribución será la siguiente: - Original:Archivo Departamento Regional o Unidad. - lra. COPIA:Contribuyente. - 2da. COPIA:Carpeta (expediente del caso). Los procedimientos que se deben seguir en esta etapa son: • • • El Fiscalizador confecciona la citación y la envía para el visto bueno del Jefe. El Jefe coloca su V.B. a la citación y la envía de vuelta a la Secretaria. La Secretaria asigna número a la citación, la despacha al Contribuyente, e instruye su registro en el Sistema de Control de Casos. VII. RECTIFICATORIAS. Así como lo dispone en su punto 7 la Circular Nº 44 de fecha 31 de julio de 1998, que establece el procedimiento para declaraciones de IVA, a través de esta instrucción, se establecen instrucciones para RENTA u otros impuestos, en el caso de rectificatorias y/o modificatorias y/o no declarantes originadas en auditorías (grupos de fiscalización). RECTIFICATORIAS DE IVA U OTROS IMPUESTOS. En el caso de declaraciones modificatorias, rectificatorias o de no declarantes que correspondan a diferencias determinadas en una auditoría efectuada por un fiscalizador perteneciente a un grupo del Departamento de Fiscalización, Resoluciones u otro, que no corresponda al Grupo de Operación IVA y que deban informarse a través de la Hoja de Control de Auditoría, deberán ser giradas de inmediato, cuando corresponda, por el mismo funcionario que practicó la auditoría. Para lo anterior este funcionario deberá atenerse a las instrucciones de la Circular mencionada (Nº 44 de fecha 31 de julio de 1998) para los efectos de multas, giros, notificaciones y documentación que debe quedar en poder del Servicio. Una vez recibidas las declaraciones rectificatorias, modificatorias o de no declarantes relacionadas con la auditoría practicada, girados los impuestos y multas y notificados los giros, deberá hacerse llegar la documentación pertinente a la sección rectificatoria, en el mismo día de la recepción o a más tardar durante la mañana del día siguiente, mediante la Planilla de Control de Rectificatorias de F-29 indicada en el punto 8.1 de dicha Circular Nº 44, adjuntando la documentación que se despacha a la Unidad de Control Documentario y a Tesorería. Esta documentación deberá estar validada con firma y timbre del Jefe de Grupo, respectivo. RECTIFICATORIA DE RENTA. En el caso de declaraciones modificatorias, rectificatorias o de no declarantes que correspondan a diferencias determinadas en una auditoría efectuada por un fiscalizador perteneciente a un grupo del Departamento de Fiscalización, Resoluciones u otro, que no corresponda al Grupo de Operación RENTA y que deba informarse a través de la Hoja de Control de Auditoría, el funcionario que practica la auditoría deberá indicar al contribuyente que concurra al Grupo de Renta que le corresponda, junto al borrador de la rectificatoria que fue validada tributariamente por el funcionario auditor y visada por su respectivo Jefe de Grupo. GENERALIDADES. Como se señala en esta instrucción, se debe transcribir al reverso de la Hoja de Control de Auditoría, un cuadro resumen de las rectificatorias indicando el folio de la rectificatoria, fecha en que rectificó, tipo de impuesto, período del impuesto, diferencia a girar y/o disminución de remanente y/o disminución de devolución y/o el 15% de la disminución de la pérdida (Oficio Circular 3360). VIII. ACTA DE CONCILIACION TOTAL. Una vez que el contribuyente ha dado respuesta a la citación, dentro del plazo de un mes (o de hasta dos meses en caso de haber solicitado prórroga), en la cual presentó una declaración y/o rectificó, aclaró y/o aportó nueva información, el funcionario analizará estos nuevos antecedentes y generará un acta de conciliación que deja sin efecto todas las partidas y elementos citados originalmente. Este documento se compone de todos aquellos elementos, partidas que han sido aclaradas por el contribuyente, por lo tanto su construcción es sobre la base de los elementos de la citación de la cual es producto. Se debe utilizar sólo Actas de Conciliación con el formato contenido en este Oficio, para aquellas que son totales (dejan sin efecto todas las partidas citadas), guardando estricta relación con los puntos señalados precedentemente, esto es, dejando claramente establecidos y de manera estructurada las partidas y elementos aclarados por el contribuyente. El Acta de Conciliación (ver anexo), por ser una Hoja de Trabajo de carácter interno no se notifica al contribuyente, y no se debe emitir un Acta de Conciliación Parcial, sino que dicho detalle se incorpora en los "Antecedentes" de las Liquidaciones practicadas. Las Actas de Conciliación Total serán emitidas en duplicado, y su distribución será la siguiente: - Original:Archivo Departamento Regional o Unidad. - lra. COPIA:Carpeta (expediente del caso). Los procedimientos que se deben seguir en esta etapa son: • • El Fiscalizador con los nuevos antecedentes genera el acta de conciliación y la entrega a su Jefe. Se asigna número al acta de conciliación, se visa y se registra en el Sistema de Control. IX. LIQUIDACIONES. Una vez que el contribuyente ha dado respuesta a la citación, dentro del plazo de un mes (o de hasta dos meses en caso de haber solicitado prórroga), el Servicio analizará estos nuevos antecedentes y generará una liquidación que da la calidad de cobro civil a todas las partidas y elementos citados originalmente y no aclarados. En este sentido, este documento se compone de todos aquellos elementos y partidas que no han sido aclarados por el contribuyente, por lo tanto su construcción deriva de la citación de la cual es producto. Asimismo, de no existir respuesta a la citación, dentro del plazo, se debe practicar la liquidación conforme a todas las partidas y elementos citados. Las liquidaciones, deberán agruparse según lo dispuesto en el punto V.1 (Citaciones). Esto es, cada liquidación debe considerar todos aquellos elementos y partidas de acuerdo al impuesto (categoría en caso de Renta) y periodo tributario. En materias de auditorías se debe utilizar sólo aquel formato contenido en este Oficio, debiendo guardar estricta relación con los puntos señalados precedentemente, esto es, dejando claramente establecidos y de manera estructurada las partidas y elementos de una partida no aclarados por el contribuyente. Con este nuevo formato la liquidación, deberá estar constituido por los fundamentos, es decir, Hoja de Trabajo Nº 2: Monto de Diferencias Detectadas, la Hoja de Trabajo Nº 3: Cadena del IVA – si procede – y el cuerpo de la liquidación que debe ser como el siguiente ejemplo: Liquidación Nº 1 IVA, abril de 2000. Partida: A.- Crédito fiscal indebido por Impuesto recargado en facturas de compra la(s) que no cumplen los requisitos legales ni reglamentarios, al no encontrarse timbrada por el Servicio de Impuestos Internos.(Art. 23 N° 5 D.L.825 de 1974 y Art.30 D.L.824 de 1974). Elementos: 1. Factura de Proveedor RUT Nº ................... de fecha ................., monto, etc. 2. Factura de Proveedor RUT Nº ................... de fecha ................., monto, etc. Partida: B.- Aumento del débito fiscal declarado por venta efectuada según Guías de Despacho no facturadas en dicho período. (Art. 20 y 55 D.L. 825 de 1974 y Art. 29 D.L. 824 de 1974). Elementos: 1. Guía de Despacho Nº ............ de fecha............ monto, etc. Las liquidaciones (ver anexo), serán emitidas en triplicado, y su distribución será la siguiente: - Original:Archivo Departamento Regional o Unidad. - lra. COPIA:Contribuyente. - 2da. COPIA:Carpeta (expediente del caso). Los procedimientos que se deben seguir en esta etapa son: • • • • El Fiscalizador revisa con los nuevos antecedentes, genera la liquidación y la entrega a su Jefe. El Jefe devuelve los mencionados documentos con su V.B. a Secretaría. Se asigna número a la liquidación, se registra y despacha al Contribuyente. El Fiscalizador termina de elaborar la HCA y la envía al Jefe de Grupo. X LIQUIDACIONES PROVISORIAS. Una vez que el contribuyente ha presentado un reclamo a la liquidación practicada por el Servicio, del cual fiscalización conoce a través de la Primera Providencia emitida por el Tribunal Tributario, mediante una anexa planilla que describe los elementos y partidas reclamadas por el contribuyente, el área de fiscalización confeccionará liquidaciones provisorias, éstas últimas deberán contener aquellos elementos y partidas no reclamados, y agruparse de igual forma que las liquidaciones. En materias de auditorías se debe utilizar sólo aquel formato contenido en este Oficio (Liquidaciones), debiendo guardar estricta relación con los puntos señalados precedentemente, esto es, dejando claramente establecidos y de manera estructurada las partidas y elementos no reclamados por parte del contribuyente. Las liquidaciones provisorias, serán emitidas en triplicado, y su distribución será la siguiente: - Original:Archivo Departamento Regional o Unidad. - lra. COPIA:Contribuyente. - 2da. COPIA:Carpeta (expediente del caso). - 3ª COPIA :Sección Giros. Los procedimientos que se deben seguir en esta etapa son: • • • Una vez recibida la Primera Providencia por parte del funcionario, se generan liquidaciones provisorias por las partidas y/o elementos no reclamados y se entregan a su Jefe para V.B. El Jefe envía a Secretaría la liquidación provisoria. La Secretaria despacha la liquidación provisoria a la Sección de Giros. • Se le asigna número a la liquidación provisoria, se registra en el Sistema de Control de Gestión, se emite el giro y se notifica al Contribuyente. XI RELIQUIDACIONES. Una vez que el Tribunal Tributario y/o el Director Regional se ha pronunciado respecto del reclamo presentado por el contribuyente y/o la Reconsideración Administrativa, según corresponda, del cual fiscalización conoce a través del Fallo y/o Resolución de Reconsideración, mediante una planilla que describe las liquidaciones, partidas y elementos sujetos al fallo, se deberán confeccionar reliquidaciones en la medida que aquel fallo modifique en parte las liquidaciones reclamadas. Estas reliquidaciones deberán contener conforme a la liquidación primitiva, aquellos elementos y partidas que producto del fallo no fueron modificados. En materias de auditorías se debe utilizar sólo aquel formato contenido en este Oficio, dejando claramente establecidos las partidas y elementos no modificados a través del Fallo dictado por el Tribunal. Las reliquidaciones (ver anexo), serán emitidas en triplicado, y su distribución será la siguiente: - Original : Archivo Departamento Regional o Unidad. - lra. COPIA : Contribuyente. - 2da. COPIA: Carpeta (expediente del caso). Los procedimientos que se deben seguir en esta etapa son: • • • • El Jefe entrega el Fallo y/o Resolución de Reconsideración al Funcionario. El Funcionario asignado genera la reliquidación (si la hubiese) y se la entrega a su Jefe para V.B. El Jefe posteriormente lo envía a la Sección de Giros. La sección Giros le asigna número a la reliquidación, se gestiona su ingreso a los Sistemas de Control, emite el giro correspondiente y lo envía al Contribuyente. Saluda a Ud. JAVIER ETCHEBERRY CELHAY DIRECTOR
