Contabilidad Financiera El Balance General Documento de Trabajo CONTENIDO 1 2 3 4 5 6 7 Modelo del Balance General Definición y estructura del Balance General Los activos: conceptos básicos Los activos: sus componentes Los pasivos: conceptos básicos y componentes El patrimonio; conceptos básicos y componentes Valuaciones incluidas en el Balance General Preparado por Beatrice Avolio Alecchi Documento de trabajo elaborado para fines didácticos. Prohibida su reproducción total o parcial sin permiso del autor. Última actualización: marzo 2007 EL BALANCE GENERAL 1 MODELO DE BALANCE GENERAL (Nombre de la Empresa) Balance General Al 31 de diciembre del año X y año X-1 (Expresado en Nuevos Soles) Año X Año X-1 Año X Año X-1 Activo Pasivo y Patrimonio Activo Corriente Pasivo Corriente Caja y Bancos Valores Negociables Cuentas por Cobrar Comerciales Cuentas por Cobrar a Vinculadas Otras Cuentas por Cobrar Existencias Gastos Pagados por Anticipado Total Activo Corriente Sobregiros y Pagarés Bancarios Cuentas por Pagar Comerciales Cuentas por Pagar a Vinculadas Otras Cuentas por Pagar Parte Corriente de las Deudas a Largo Plazo Cuentas por Cobrar a Largo Plazo Cuentas por Cobrar a Vinculadas a Largo Plazo Otras Cuentas por Cobrar a Largo Plazo Inversiones Permanentes Total Pasivo Corriente Deudas a Largo Plazo Cuentas por Pagar a Vinculadas Ingresos Diferidos Impuesto a la Renta y Participaciones Diferidos Pasivo de Total Pasivo Inmuebles, Maquinaria y Equipo (neto depreciación acum.) Activos Intangibles (neto de amortización acum.) Contingencias Impuesto a la Renta y Participaciones Diferidos Activo Otros Activos Interés minoritario Patrimonio Neto Capital Capital Adicional Acciones de Inversión Excedentes de Revaluación Reservas Legales Otras Reservas Resultados Acumulados Total Patrimonio Neto Total Activo Total Pasivo y Patrimonio Neto Beatrice Avolio Alecchi Página 2 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 2 DEFINICIÓN Y ESTRUCTURA GENERAL El Balance General es uno de los estados financieros básicos que deben ser elaborados por todas las empresas, desde negocios pequeños y medianos, hasta grandes corporaciones, instituciones financieras e inclusive, asociaciones sin fines de lucro. El Balance General muestra para un negocio, su situación económicofinanciera a una fecha determinada en el tiempo. Es decir, no constituye un informe de flujo, donde se indica el movimiento ocurrido en determinados aspectos del negocio durante un periodo de tiempo; por el contrario, se encarga de mostrar la situación final del negocio a la fecha indicada. Haciendo una comparación, se podría decir que “el balance general es como una fotografía de las actividades de inversión y de financiamiento de una empresa”1. CONCEPTO Y ESTRUCTURA DEL BALANCE Muestra la situación financiera de un negocio a una fecha determinada. Es un informe de estado y no de flujo. ACTIVOS Activo corriente Activo no corriente PASIVOS Pasivo corriente Pasivo no corriente PATRIMONIO RECURSOS USOS DE CAPITAL OBLIGACIONES FUENTES DE CAPITAL Al observar un Balance General se nota que está expresado en una unidad monetaria y refleja la situación patrimonial de una entidad específica. Asimismo, se nota que está estructurado en tres secciones principales: El activo, que comprende a todos aquellos recursos de valor de propiedad de la empresa y que van a generar beneficios futuros. El activo también puede ser entendido como los usos que se han dado a los fondos obtenidos por la empresa, es decir, la forma en que ha sido invertido el capital. Algunos ejemplos de activos son los inventarios adquiridos para ser vendidos, la maquinaria comprada para producir, las cuentas por cobrar provenientes de las ventas al crédito, el efectivo en bancos, entre otros. El pasivo, que comprende las deudas y obligaciones que la empresa mantiene con terceros. También puede ser entendido como las fuentes de capital obtenidas por la empresa y que provienen de terceras personas como proveedores, entidades financieras y acreedores en general diferentes a los socios. Algunos ejemplos de pasivos son los sobregiros bancarios, los impuestos por pagar a la autoridad tributaria, los pagarés, los bonos por pagar, las cuentas por pagar a los proveedores, entre otros. Chong, Esteban. Contabilidad Intermedia – tomo I: estados financieros y cuentas del activo. Universidad del Pacífico. Lima, 1992. Pag. 51. 1 Beatrice Avolio Alecchi Página 3 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL El patrimonio, que representa la participación de los propietarios en la empresa. También puede ser entendido como la obligación de la empresa hacia sus propietarios o las fuentes de capital obtenidas por la empresa y que provienen de los socios de la misma. Algunos ejemplos de patrimonio son el capital social, las utilidades reinvertidas, las reservas legales y estatuarias, entre otras. La estructura básica del balance Como se ha comentado anteriormente, la empresa cuenta con activos o recursos producto de las inversiones que ha realizado; y a su vez; debe a terceros y a los propietarios, los cuales han constituido las fuentes de financiación de las inversiones. Por lo tanto, el activo representa el resumen de las inversiones de la empresa, mientras que el pasivo y el patrimonio representan el resumen de las fuentes de financiamiento pendientes de pago de la empresa. Como ninguna empresa puede utilizar ni más ni menos recursos de los que ha tenido, el Balance General recoge esta lógica básica denominada como la ecuación fundamental, y simplemente indica que: Activos En qué ha invertido la empresa = = Pasivo + Patrimonio De dónde ha obtenido el financiamiento 3 LOS ACTIVOS: CONCEPTOS BÁSICOS 3.1 Definición Los activos comprenden “los recursos económicos controlados por una entidad cuyo costo en el momento de adquisición puede ser medible objetivamente” 2. En esta definición se encuentran implícitos los requisitos básicos que debe tener un activo para ser considerados como tal: 1. Los activos deben ser recursos económicos de la empresa, es decir, tienen que ser bienes que van a generar beneficios futuros para la empresa. En este sentido, los activos pueden ser bienes monetarios o bienes que se van a convertir en efectivo (como el efectivo que sirve para adquirir recursos o las cuentas por cobrar); bienes que van a ser vendidos (inventarios y productos terminados que están destinados a la venta); y bienes que se van a utilizar para producir algún beneficio (como la maquinaria y equipo que sirven para producir bienes). 2 Anthony, Robert N.; Reece, James S.. Principios contables. Ed. El Ateneo, tercera edición, Argentina, 1982. Pag. 27. Beatrice Avolio Alecchi Página 4 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL Asimismo, la mercadería defectuosa obsoleta tampoco debe constituir un activo puesto que no va a producir beneficios futuros para la empresa. 2. Los activos deben ser legalmente de propiedad de la entidad y no solamente debe contarse con la propiedad física. Por ejemplo, en el caso de la mercadería recibida en consignación, si bien la posesión física puede estar a cargo de la empresa, el propietario legal de la mercadería es el consignador y por lo tanto, no debe aparecer como parte de los activos de la compañía. Situación similar sucede con los bienes alquilados, donde se tiene posesión pero no la propiedad, por lo que dichos bienes no constituyen parte del activo de la entidad arrendataria. 3. El costo del activo en el momento de adquisición debe ser objetivamente mesurable. Los activos de la empresa pueden adquirirse mediante pago en efectivo o al crédito; pueden fabricarse activos como productos terminados cuyo costo corresponderá al de elaboración; o pueden intercambiarse activos. Sin embargo, casos como el alto nivel de motivación del equipo gerencial, el buen clima laboral o el prestigio ganado por la empresa en el mercado, dado que no constituyen valores adquiridos a un costo objetivamente mesurable, no formarán parte de los activos de la empresa. LOS ACTIVOS SON LOS RECURSOS O PROPIEDADES DEL NEGOCIO 1. Deben ser recursos economicos. 2. El recurso debe ser controlado por la entidad. 3. Su costo en el momento de adquisicion debe ser objetivamente mesurable. 1.1 Son bienes monetarios o que pueden convertirse en moneda. EFECTIVO EN BANCOS CUENTAS POR COBRAR 2.1 La posecion del bien no implica necesariamente la propiedad. 3.1 Si se adquirio en efectivo o al credito es un activo. 1.2 Son bienes que se espera vender. BIENES MANUFACTURADOS. BIENES EN CONSIGNACION OFICINA ALQUILADA BIENES ALQUILADOS 3.2 Si se fabrico en la empresa y se pago para su produccion, es un activo. 1.3 Son bienes que se espera utilizarlos en actividades futuras de la entidad. EQUIPO Y AUXILIARES 3.3 Si se compro un bien cambiandolo por otro activo o mediante la emision de acciones, es un activo. 3.2 Clasificación de los activos Los activos se clasifican para fines de exposición en dos grandes grupos: activos corrientes y activos no corrientes. Esta distinción es fundamental porque discrimina aquellos rubros del Balance General respecto a su plazo. Activos corrientes. Comprenden aquellos recursos que representan efectivo o que se espera se conviertan en efectivo o se consuman en el corto plazo. El término del corto plazo, por convención, es entendido como un año. Sin embargo, en casos especiales Beatrice Avolio Alecchi Página 5 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL como las destilerías y las tabacaleras por ejemplo, dentro del activo corriente se pueden incluir mercaderías como el tabaco y los licores, cuyo proceso de envejecimiento dura dos años o más3. Los activos corrientes pueden ser clasificados a su vez en cuatro grupos: ✓ Activos disponibles. Incluyen el efectivo, cuasi-dinero y aquellos equivalentes de efectivo que son de fácil convertibilidad en efectivo. Por ejemplo, los billetes y monedas, los depósitos en cuentas corrientes y cuentas de ahorro en bancos, caja chica, otros. ✓ Activos exigibles. Incluyen aquellos activos corrientes que la empresa tiene derecho de cobro y que pueden convertirse en efectivo. Por ejemplo, las cuentas comerciales por cobrar. ✓ Activos realizables. Incluyen aquellos activos que se convertirán en efectivo después de ser vendidos. Son menos líquidos que los exigibles, porque para convertirse en efectivo requiere que se vendan y se cobren. Por ejemplo, las mercaderías, los envases y materias primas para ser utilizadas en la producción de bienes terminados, entre otros. ✓ Gastos pagados por anticipado. Comprenden los desembolsos realizados por un servicio o bien que se recibirá en el futuro y que serán absorbidos como gastos en periodos siguientes. Por ejemplo, los alquileres y seguros pagados por adelantado o las suscripciones de revistas pagadas por adelantado se cancelan previamente a la recepción del bien o servicio y son considerados como activos de la empresa puesto que ésta tiene el derecho a recibir el bien o servicio. En el caso que no se reciba la revista de la suscripción, por ejemplo, la empresa tiene el derecho a reclamar la devolución del dinero. En la medida en que el servicio se consuma (transcurra el tiempo del alquiler) o se reciban los bienes, el activo se debe ir reduciendo y convirtiendo en un gasto para la entidad. ACTIVO CORRIENTE TOTAL ACTIVO ACTIVO DISPONIBLE ACTIVOS EXIGIBLE ACTIVO REALIZABLE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO ACTIVO NO CORRIENTE 3 LIQUIDEZ + - Ibidem. Pag. 28 Beatrice Avolio Alecchi Página 6 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL Activos no corrientes. Son aquellas partidas que corresponden a recursos que la empresa retiene por periodos relativamente largos y que no se convertirán en efectivo en el corto plazo. Sus principales componentes están compuestos por el activo fijo, las inversiones en valores y los activos intangibles. 3.3 Ordenamiento de las partidas Por convención y para un mejor entendimiento del estado financiero, los activos se presentan ordenados en el Balance General de acuerdo a su grado de liquidez, es decir, primero aparecen aquellas partidas más líquidas (caja, por ejemplo), seguidas de los recursos menos líquidos (cuentas por cobrar, inventarios) y así sucesivamente. Por eso se dice que los activos se muestran en el Balance General ordenados de acuerdo con su grado del liquidez decreciente. Por otro lado, en el caso que existan activos en moneda extranjera como cuentas por cobrar o depósitos en moneda extranjera, éstos deben ser expresados en moneda local al tipo de cambio correspondiente a la fecha del Balance General. Esta distinción entre activos corrientes y no corrientes y el ordenamiento de las partidas en función de la liquidez en el Balance General es fundamental desde el punto de vista financiero, puesto que las empresas financieras ponen mucha atención a los recursos corrientes por el plazo de retención que éstos representan para las empresas. 4 LOS ACTIVOS: SUS COMPONENTES Existe un gran número de partidas que componen los activos de una empresa. Para efectos didácticos, a continuación se detallarán las partidas componentes de los activos de acuerdo con el Reglamento para la Presentación de Información Financiera preparado por la CONASEV. Las partidas que aparecen no constituyen una lista exhaustiva puesto que las empresas son libres de crear cuentas que se adapten a sus propias operaciones. Sin embargo, dado que el Reglamento constituye un requisito básico para aquellas empresas que están obligadas a presentar información a la CONASEV, presenta un esquema bastante completo de las posibilidades4. 4.1 Los activos corrientes Los activos corrientes están usualmente compuestos por: caja y bancos; clientes; cuentas por cobrar a vinculadas, cuentas por cobrar diversas (incluye las cuentas por cobrar a socios y personal); provisión para cuentas de cobranza dudosa (se muestran restando al activo), gastos pagados por anticipado (cargas diferidas) y existencias. Caja y Bancos. Comprende los fondos inmediatamente disponibles para su desembolso sin restricción. Incluye los billetes y monedas en curso (caja); la “caja chica” que se ubica en la 4 En el anexo No.1 se adjunta el esquema general del Plan Contable General Revisado. Algunas de las partidas incluidas en este anexo no son explicadas puesto que no tiene vigencia actual. Beatrice Avolio Alecchi Página 7 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL empresa para gastos menores (fondos fijos); cuentas corrientes bancarias en moneda extranjera y nacional; certificados bancarios en moneda extranjera y nacional; y depósitos a plazo menores de un año en moneda extranjera y nacional. En el caso de que los depósitos a plazo superen el año, éstos deben ser clasificados como activo no corriente. El rubro de Caja y Bancos también incluye las remesas en tránsito, es decir, fondos que todavía no han sido abonados en las cuentas de la empresa pero que cuyas transferencias ya han sido realizadas (transferencias de bancos del exterior), o casos como el de movimientos de fondos entre los distintos establecimientos de la entidad. También, la empresa puede contar con los llamados fondos sujetos a restricción, es decir, depósitos en entidades financieras pero que han sido embargados por efectos judiciales o retenidos por convenios de financiamiento y que no constituyen de libre disponibilidad. En el caso que la restricción sea superior al año, este rubro debe ser clasificado como parte del activo no corriente. Cuando una empresa contrae un sobregiro bancario, éste es clasificado como un pasivo corriente, ya que constituye una obligación por parte de la empresa con la entidad financiera. Cuentas por Cobrar Comerciales. Se entiende por cuentas por cobrar comerciales, o también llamados clientes, a cualquier persona física o jurídica que adeude dinero a la empresas por bienes o servicios recibidos de ella. Por esto, comprenden las cuentas por cobrar correspondientes a acreencias generadas por la venta de bienes y servicios, que tienen que ver con la actividad normal del negocio. Incluyen las facturas por cobrar, letras por cobrar o pagarés por cobrar (también llamados como documentos por cobrar). Cuando una empresa recibe anticipos de parte de sus clientes, éstos deben ser presentados como pasivos de la empresa, como parte de las otras cuentas por pagar. Dentro del grupo de clientes, se encuentra la denominada provisión para cuentas de cobranza dudosa, provisión para malas deudas, o también llamada como provisión incobrables. Este rubro expresa aquellos montos correspondientes de las cuentas por cobrar que se estima que no podrán ser cobrados5. Se muestra dentro del activo corriente, descontando los saldos de las cuentas a las que se están refiriendo. 5 Para mayor detalle sobre este rubro, veáse el título “Cuentas y documentos por cobrar”. Beatrice Avolio Alecchi Página 8 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL LOS ACTIVOS CAJA Y BANCOS Caja Fondos Fijos CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES Facturas por cobrar Letras por cobrar Remesas en tránsito Cuentas corrientes Certificados bancarios Depósitos a plazo Otros depósitos Fondos sujetos a restricción VALORES NEGOCIABLES CUENTAS POR COBRAR A VINCULADAS OTRAS CUENTAS POR COBRAR PROVISIÓN PARA CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA EXISTENCIAS Préstamos a accionistas y directivos Clientes Mercaderías Suscripciones pendientes de cancelación Cuentas por cobrar diversas Productos terminados Préstamos al personal Subproductos, desechos desperdicios Entregas a rendir cuenta Productos en proceso Préstamos y reclamos a terceros Materias primas y auxiliares Intereses por cobrar Envases y embalajes Depósitos en garantía Suministros diversos Otras cuentas por cobrar diversas Anticipos otorgados a proveedores Beatrice Avolio Alecchi Existencias por Página 9 de 34 recibi Prohibida su reproducción sinr permiso del autor Provisión para desvalorizacion de exis. EL BALANCE GENERAL LOS ACTIVOS CARGAS DIFERIDAS Intereses por devengar Seguros pagados por adelantado Alquileres pagados por adelantado Adelanto de remuneraciones Otras cargas diferidas INVERSIONES PERMANENTES Acciones INMUEBLES, MAQUINARIAS Y EQUIPO Terrenos DEPRECIACION Y AMORTIZACIÓN ACUMULADA INTANGIBLES Concesiones y derechos Depreciación inmuebles maquinaria y equipo Bonos del Tesoro Edificios y otras construcciones Bonos diversos Maquinaria, equipo y otras unidades de explotación Provisión para fluctuación de valores Patentes y marcas Amortización de activos intangibles Unidades de transporte Muebles y enseres Equipos diversos Unidades de reemplazo Unidades por recibir Trabajos en curso Beatrice Avolio Alecchi Página 10 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 11. Cuentas por cobrar a vinculadas. Comprenden los derechos corrientes de la empresa provenientes de préstamos otorgados, correspondiente a operaciones distintas a las del giro de su negocio, a cargo de empresas y otras personas naturales vinculadas, con excepción de adeudos de directores, personal y de socios no referidos a suscripciones pendientes de pago. Se considera que dos empresas o personas están vinculadas si uno de ellos está en condiciones de controlar al otro o de ejercer influencia significativa importante sobre él al momento de la toma de decisiones financieras y operativas6. El control se define como la propiedad, directa e indirecta, a través de subsidiarias, de más de la mitad de los derechos de voto de una empresa, o una porción substancial de los derechos de voto y el derecho de dirigir, por razón de estatutos o contratos, las políticas financieras y operativas de la gerencia de la empresa. Se entiende que existe control cuando la matriz posee directa o indirectamente a través de subsidiarias, más del 50 % de los derechos de voto de una empresa a menos que, en circunstancias excepcionales, se pueda demostrar claramente que dicha propiedad no constituye control. La participación accionaria del 50% o menos puede implicar control, si se tiene el poder en cualquiera de las siguientes formas: Poder sobre más del 50% de los derechos de voto en virtud de un contrato o acuerdo con otros accionistas contratos de usufructo, prenda, fideicomiso o similares; Poder derivado de estatutos, contratos o acuerdo de accionistas, para gobernar las políticas financieras y operacionales de la empresa; Poder para designar o remover a la mayoría de los miembros del Directorio o del órgano equivalente; Poder para controlar o ejercer la mayoría de los votos en las sesiones del Directorio o del órgano de equivalente de decisión. La influencia significativa se define como la participación en las decisiones de política financiera y operativa de una empresa, pero no el control de esa política. Se presume que un inversionista ejerce influencia significativa si posee, directa o indirectamente, a través de subsidiarias, el 20% o más de los derechos de voto de la empresa en la que ha invertido, a menos que pueda demostrar claramente que éste no es el caso. También puede ejercerse influencia significativa de varias formas, usualmente por representación en el directorio, pero también, por ejemplo, participando en el proceso de adopción de políticas, por medio de transacciones importantes entre compañías, por intercambio de personal directivo o por el suministro de información técnica esencial. Influencia significativa puede obtenerse por propiedad de acciones, estatutos o contrato. Subsidiaria es una empresa controlada por otra (conocida como principal o matriz). Algunos casos de entes vinculados son: (a) Empresas que directa o indirectamente, por medio de uno o más intermediarios, controlan o son controlados por la empresa que presenta información, o están bajo control común con ella. (b) Asociadas son empresas en las que el inversionista tiene influencia significativa pero no es una subsidiaria ni una asociación en participación del inversionista. Tomado de: Norma Internacional de Contabilidad No. 24 – Revelaciones sobre entes vinculados y No. 28 – Contabilización de las Inversiones en Asociadas. 6 Beatrice Avolio Alecchi Página 11 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 12. (c) Personas naturales que son propietarias, directa e indirectamente, de una parte de los derechos de voto de la entidad, lo que les da influencia importante, así como los parientes cercanos de cualquiera de tales personas naturales. (d) Personal directivo de importancia clave, es decir, personas que tienen autoridad y responsabilidad para planear, dirigir y controlar las actividades de la entidad, incluso directores y funcionarios de empresas, así como parientes cercanos a estas personas. Empresas en las que una parte substancial de los derechos de voto es de propiedad, directa o indirectamente, de cualquiera de las personas descritas en (c) o (d) o sobre las que dichas personas pueden ejercer influencia importante; esto incluye empresas de propiedad de directores o accionistas de la entidad, así como empresas que tienen en común, con la empresa que presenta información, un miembro directivo de importancia clave. Las cuentas por cobrar a vinculadas pueden ser clasificadas en el activo corriente o no corriente, dependiendo de la fecha estimada de cobranza (corto plazo o largo plazo). Cuentas por Cobrar Diversas. Comprenden acreencias que tiene la empresa por operaciones no relacionadas con el giro del negocio. Por ejemplo, se incluyen partidas como préstamos a terceros; reclamaciones a terceros por juicios o reclamos por riesgos sufridos; intereses por cobrar. También incluye los depósitos otorgados en garantía para el alquiler de locales, por ejemplo así como los adelantos recibidos de proveedores. Dentro del rubro de cuentas por cobrar diversas también se incluyen las cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal, es decir, las sumas adeudadas por los accionistas (o socios), directores y el personal por operaciones diferentes a las del giro habitual del negocio; y suscripciones de capital pendientes de cancelación, es decir, aportes de capital que todavía no han sido cancelados por accionistas o socios 7. Las cuentas por cobrar diversas pueden ser clasificadas en el activo corriente o no corriente, dependiendo de la fecha estimada de cobranza (corto plazo o largo plazo). Gastos Pagados por Anticipado. Se refieren a aquellas partidas que han sido pagadas pero que todavía no ha sido utilizado el servicio adquirido o que no ha sido recibido el bien pagado. Por ejemplo, el pago adelantado de las primas de seguros constituye un activo para la empresa puesto que todavía no se ha consumido el servicio sino hasta que transcurra el tiempo de cobertura; y en el caso de que el servicio no se realice, la empresa tiene la potestad de reclamar la devolución del pago realizado. Otro ejemplo es el caso de las suscripciones de revistas pagadas por adelantado, en las que la empresa tiene el derecho de reclamar la devolución del monto pagado en el caso de que la revista no sea entregada. También, el caso de intereses que hayan sido pagados por adelantado forman parte de este rubro. 7 La Ley General de Sociedades permite que las suscripciones de capital sean canceladas solamente en un 25% en el momento de constitución de la empresa o suscripción de las acciones, y que el saldo sea cancelado por los socios o accionistas posteriormente a la suscripción. Beatrice Avolio Alecchi Página 12 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 13. Estos gastos pagados por adelantado van a ir formando parte de los gastos, y disminuyendo su valor, en la medida que se vaya consumiendo el servicio o se vaya recibiendo el bien. También se denominan como gastos pagados por adelantado, seguros pagados por adelantado, alquileres pagados por adelantado, intereses por devengar, entre otros. Existencias8. Comprenden aquellos bienes que han sido adquiridos por la empresa para ser vendidos sin someterlos a un proceso de transformación; o que han sido adquiridos para ser utilizados en la fabricación de otros bienes o servicios que luego serán a su vez vendidos. Este rubro es probablemente el más importante del activo corriente puesto que representa la razón de ser de los negocios. Algunas veces se les denomina también como inventarios. Para una empresa comercial, este rubro está compuesto por mercaderías. En el caso de una empresa industrial, las existencias comprenden los productos terminados (bienes fabricados y destinados a la venta); subproductos (productos accesorios obtenidos con la fabricación de otros); desechos y desperdicios (residuos de toda naturaleza); productos en proceso (bienes que todavía no han llegado a terminar). También incluye materias primas (productos básicos para la elaboración de productos terminados); envases y embalajes; y suministros diversos (combustibles, repuestos). Dentro del grupo existencias también se observa la partida existencias por recibir, la cual representa bienes que todavía no han sido puestos en el almacén de la empresa pero sobre los cuales se tiene la propiedad legal. Por ejemplo, en el caso de una importación bajo la modalidad FOB (Free on Board), la empresa tiene la propiedad del bien desde que éste es colocado en el puesto de embarque. Por esto, a partir de ese instante aparecerá dentro de los activos de la empresa; pero dado que todavía no ha ingresado al almacén, se le clasifica como parte del grupo de existencias por recibir. Por otro lado, se sabe que las existencias de todo tipo están sujetas a procesos de desvalorización, básicamente por efecto de la obsolescencia. El claro ejemplo es el de los productos de cómputo. En estos casos, es posible crear una provisión para desvalorización de existencias9, la cual disminuye el valor de las existencias cuando éstas han perdido valor. 8 La importancia del rubro existencias es tal que se ha dedicado un capítulo completo a este tema. Ver título “Las Existencias”. 9 La creación de una provisión significa la generación de un gasto o ingreso. En el caso de la generación de un gasto, puede generarse por la disminución del valor de las existencias (provisión para desvalorización de existencias), o por efecto de no poder cobrar cuentas pendientes (provisión para incobrables). La contrapartida de estas provisiones en estos casos, es un gasto, el cual afecta los resultados de la empresa. Beatrice Avolio Alecchi Página 13 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 14. LAS CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS OTRAS CUENTAS POR COBRAR Préstamos a accionistas y directores Suscripciones pendientes de cancelación Préstamos al personal Adelanto de remuneracione s Retiros de efectivo de los accionistas y directores Suscripción de acciones pendientes de pago Adelantos de indemnizacione s Entregas a rendir cuenta Préstamos a terceros Préstamos a una persona natural o jurídica en virtud de una relación no vinculada al giro Préstamo a un vecino Reclamacione s a terceros Intereses por cobrar Juicios o reclamos por riesgos sufridos Intereses por los créditos otorgados Depósitos engarantía Otras cuentas por pagar diversa s Anticipos otorgados a proveedore s Depósito por el alquiler del local Reclamos por riesgos Beatrice Avolio Alecchi Página 14 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 15. LAS EXISTENCIAS EXISTENCIA S Mercaderías Bienes adquiridos por la empresa para ser destinados a la venta, sin someterlos a proceso de transformación Se valorizan a su costo de adquisición mas todos los gastos necesarios para listas para la venta ponerlas Fletes Seguro s Derechos de importación Impuesto s Las mercaderías recibidas en consignación no constituyen activos Productos terminados Bienes fabricados por la empresa Se valorizan a su costo de producción Subproductos, desechos desperdicio s Productos accesorios obtenidos con la fabricación de otro que constituye el objeto básico de explotación Residuos de toda naturaleza, fabricados o semifabricados, impropios a una salida norma Productos en proceso Materias primas y auxiliares Bienes que no han llegado a su estado definitivo en el proceso productiv o Se valorizan a su costo de fabricación equivalente al grado de elaboración en quese encuentren al cierre Representan productos básicos y auxiliares que intervienen en los procesos de fabricación para obtener los prod. term. Se valorizan a su costo de adquisición mas todos los gastos necesarios para listas para la prod. ponerlas Se valorizan al precio de mercado menos el costo de comercialización Beatrice Avolio Alecchi Página 15 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 16. EXISTENCIA S Envases y embalajes Bienes complementarios para la presentación y comercialización del producto Se valorizan a su costo de adquisición más los gastos necesarios para que estén listos para su uso Suministros Existencias por diverso s recibir Objetos y sustancias que se consumen y que intervienen en el tratamiento, fabricación o exploración, sin entrar en la composición de los productos finales Combustibles, lubricantes, repuestos, accesorios, materiales de mantenimiento COSTO O MERCADO, EL MAS BAJO Se valorizan a su costo de adquisición más los gastos necesarios para que estén listos para su uso Provisión para desvalorización de existencias Bienes cuyo ingreso a los almacenes de la empresa todavía no se ha realizado y que serán destinados a la fabricación de .... productos, al consumo, al mantenimiento de sus servicios, o a la venta cuando se encuentren disponibles * Se registran cuando se ha dado la transferencia de la propiedad de los bienes, de acuerdo con la forma de compra (CIF, FOB). FOB = cuando se encuentren en tránsito CIF = cuando estén en el punto de destino. * Bienes que por razones de espacio de almace- Provisiones para cubrir la desvalorización de las existencias Cuando las existencias resultan obsoletas, es posible provisionar el precio de de adquisición o parte de éste como pérdida Se muestra deduciendo el valor de las existencias namiento continúan en poder del proveedor. Beatrice Avolio Alecchi Página 16 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 17. 4.2 Los activos no corrientes Los activos no corrientes están compuestos de Inversiones en Valores (inversiones permanentes); Inmuebles, Maquinaria y Equipo (llamado activo fijo); Depreciación Acumulada (descuenta a los inmuebles maquinaria y equipo) ; Intangibles; Amortización Acumulada (descuenta a los intangibles). Inversiones en Valores. Constituyen títulos valores adquiridos por la empresa (bonos, acciones), sobre los cuales se espera obtener intereses o dividendos. Los valores pueden ser divididos en dos clases: • Valores que han sido adquiridos con la intención de lograr una rentabilidad temporal sobre el capital y que constituyen verdaderos sustitutos de dinero. En este caso se les denomina en el Balance General como Valores Negociables, y se les clasifica como parte del activo corriente por la intencionalidad de la empresa de mantenerlos en un corto plazo. • Valores que han sido adquiridos con la intención de mantenerlos durante un largo plazo como inversiones a efectos de i) tener un control sobre otras empresas o una vinculación con ellas; ii) obtener rentas; ii) ser miembro de instituciones sociales vinculadas a las actividades de la empresa; iv) cumplir con disposiciones legales o contractuales. En este caso se denominan como Inversiones Permanentes en el Balance General y se clasifican dentro del activo no corriente. Inmuebles, Maquinaria y Equipo. Son aquellos bienes que la empresa adquiere con la intención de utilizarlos en actividades propias de la empresa en la generación de ingresos, tienen una vida útil relativamente larga, y no están destinados a la venta en condiciones normales. Dentro de este grupo se incluyen los terrenos; los edificios y otras construcciones; la maquinaria, equipo y otras unidades de explotación; las unidades de transporte; muebles y enseres; equipos diversos (computadoras, aire acondicionado, calculadoras, cajas de seguridad, otros); unidades de reemplazo (bienes que se encuentran en los almacenes para reemplazar a unidades estratégicas que puedan quedar inoperativas). También incluye las unidades por recibir (bienes adquiridos pero que todavía no han ingresado al centro operativo); y trabajos en curso (construcciones de inmuebles que se encuentran en proceso de elaboración, o montaje de maquinaria que se encuentra en proceso). Depreciación Acumulada. La depreciación representa el reconocimiento contable del desgaste por el uso o tiempo, o de la pérdida de valor por efecto de la obsolescencia tecnológica de los activos fijos. Mediante la depreciación, el costo de los activos fijos disminuye, formando parte de los gastos de la empresa, afectando las utilidades y los impuestos calculados. La depreciación acumulada es un pasivo, pero se presenta en el activo, disminuyendo el valor de los activos fijos (inmuebles, maquinarias y equipo). Beatrice Avolio Alecchi Página 17 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 18. Lo importante en la depreciación es tener en cuenta que es simplemente un cálculo contable y que no representa un movimiento de efectivo para la empresa. La depreciación solamente afecta indirectamente al efectivo en la medida que constituye un gasto, y que por lo tanto, disminuye las utilidades y los impuestos calculados. Activos Intangibles y Amortización Acumulada. Son aquellos activos que no tienen presencia física pero que constituyen inversiones que van a generar beneficios futuros. Comprenden, por ejemplo, las concesiones, derechos, patentes y marcas. En el caso de intangibles que no han sido adquiridos mediante efectivo, a crédito, a cambio de otro activo o mediante la emisión de acciones, éstos no estarán considerados en el activo de las entidades. Es el caso del valor intangible que puede representar una marca comercial creada por la propia empresa que ha venido obteniendo prestigio a lo largo del tiempo, y que no representa un valor adquirido a un costo medible. También es el caso del valor intangible de contar con un equipo gerencial altamente eficiente en la empresa. En todos estos casos, dado que no tienen una mesurabilidad objetiva, no formarán parte del activo. Por otro lado, los activos intangibles van disminuyendo su valor periodo a periodo, puesto que su costo es absorbido por los resultados de la empresa en los periodos en los que rindan sus beneficios. Esta disminución de valor se recoge a través de la partida amortización acumulada, la cual, si bien es un pasivo, se presenta en el activo restando al correspondiente activo intangible. La amortización significa que el costo se va considerando como un gasto de la empresa a medida que se obtiene su beneficio, y así afecta las utilidades y los impuestos por pagar. Su mecánica es semejante al concepto de la depreciación para los activos fijos, pero para los activos intangibles se le denomina como amortización. 5 LOS PASIVOS: CONCEPTOS BÁSICOS Y COMPONENTES 5.1 Definición y clasificación Los pasivos comprenden todas aquellas obligaciones que tiene la empresa, con terceras personas, de pagar dinero o de proveer bienes o servicios. Los montos que aparecen como pasivos en el Balance General representan las cantidades adeudadas por la empresa a la fecha indicada en el estado financiero, incluyendo los intereses correspondientes relacionados con las obligaciones. Al igual que los activos, los pasivos se clasifican para fines de exposición en dos grandes grupos: pasivos corrientes y pasivos no corrientes. Esta distinción es fundamental porque discrimina aquellos rubros del Balance General respecto a su plazo. Pasivos corrientes. Comprenden aquellas obligaciones con terceros cuyo vencimiento es de corto plazo (por convención, un año calendario). Algunos ejemplos son los Beatrice Avolio Alecchi Página 18 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 19. sobregiros, los documentos por pagar, proveedores, sueldos por pagar, impuestos por pagar, anticipos de clientes, etc. Pasivos no corrientes. Comprenden aquellas obligaciones con terceros cuyo vencimiento es mayor a un año. Algunos ejemplo son los documentos por pagar con vencimiento mayor a un año, hipotecas por pagar, bonos por pagar, etc. Por convención y para un mejor entendimiento del estado financiero, los pasivos se presentan ordenados en el Balance General de acuerdo a su grado de exigencia, es decir, primero aparecen aquellas partidas cuyo vencimiento es más próximo (sobregiros bancarios o tributos por pagar, por ejemplo), seguidas de las obligaciones de mayor vencimiento (pagarés a 190 días, por ejemplo) y así sucesivamente. Por eso se dice que los pasivos se muestran en el Balance General ordenados de acuerdo con su grado exigibilidad decreciente. Por otro lado, en el caso que existan pasivos en moneda extranjera, éstos deben ser expresados en moneda local al tipo de cambio correspondiente a la fecha del Balance General. 5.2 Los pasivos: sus componentes A igual que para los activos, a continuación se detallarán las partidas componentes de los pasivos de acuerdo con el Reglamento para la Preparación de Información Financiera elaborado por la CONASEV. Nuevamente se indica que las partidas que aparecen no constituyen una lista exhaustiva puesto que las empresas son libres de crear cuentas que se adapten a sus propias operaciones. En el cuadro siguiente se muestra un resumen de los principales rubros que componen los pasivos de una entidad. La clasificación para fines de exposición en el Balance General en corriente y no corriente depende del vencimiento de cada partida. Cuentas por pagar comerciales. Se entiende por proveedor a cualquier persona física o jurídica a la que se le adeude dinero por bienes o servicios recibidos de ella. Por esto, comprenden las cuentas por pagar correspondientes a acreencias generadas por compra de bienes y servicios, que tienen que ver con la actividad normal del negocio. También se llaman proveedores. Incluyen las facturas por pagar, letras por pagar o pagarés por pagar (también llamados como documentos por pagar). Cuando una empresa entrega anticipos a sus proveedores, éstos deben ser clasificados como otras cuentas por cobrar o cuentas por cobrar diversas. Cuentas por pagar a vinculadas. Comprenden los derechos corrientes de la empresa provenientes de préstamos realizados, correspondiente a operaciones distintas a las del giro de su negocio, a cargo de empresas y otras personas naturales vinculadas, con excepción de adeudos de directores, personal y de socios no referidos a suscripciones pendientes de pago. Beatrice Avolio Alecchi Página 19 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 20. Se considera que dos empresas o personas están vinculadas si uno de ellos está en condiciones de controlar al otro o de ejercer influencia significativa importante sobre él al momento de la toma de decisiones financieras y operativas10. Las cuentas por pagar a vinculadas pueden ser clasificadas en el pasivo corriente o no corriente, dependiendo de la fecha estimada de cobranza (corto plazo o largo plazo). Tomado de: Norma Internacional de Contabilidad No. 24 – Revelaciones sobre entes vinculados y No. 28 – Contabilización de las Inversiones en Asociadas. 10 Beatrice Avolio Alecchi Página 20 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 21. LOS PASIVOS CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES Facturas por pagar Letras por pagar CUENTAS POR PAGAR A VINCULADAS CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS Préstamos de accionistas Dividendos por pagar Remuneraciones por pagar Participaciones por pagar Préstamos de terceros TRIBUTOS POR PAGAR Impuesto a la renta BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES PROVISIONE S DIVERSAS INGRESOS DIFERIDO S Garantía sobre ventas Ventas diferidas Canone s Provisión para pérdidas por litigios Costos diferidos Derechos aduanero s Provisiones para autoseguros Impuesto a las ventas DEUDAS A LARGO PLAZO Intereses diferidos Otras provisiones Contribucione s Reclamacione s de terceros Intereses por pagar Depósitos en garantía Otras cuentas por pagar diversas Anticipos de Clientes Beatrice Avolio Alecchi Página 21 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 22. Cuentas por Pagar Diversas. Comprende todas aquellas obligaciones que tiene la empresa por las operaciones conexas al giro del negocio. Entre ellas se incluyen los préstamos pendientes de pago obtenidos de terceras personas, de accionistas y socios; dividendos declarados pendientes de pago (utilidades generadas por la empresa que se han acordado distribuir entre los accionistas, pero que todavía se encuentran pendientes de pago); intereses por pagar correspondientes a las operaciones asumidas; y cualquier otro tipo de obligación con terceros. También puede incluir lo que se denominan como reclamaciones de terceros, es decir, reclamaciones generadas por la evidencia plena de un reclamo hacia la empresa, y que genera una obligación de pago (retenciones judiciales, por ejemplo). También, se ubican los depósitos recibidos en garantía, como el caso de los contratos realizados por la empresa que hayan obligado a la otra parte a efectuar un depósito como garantía del cumplimiento de lo convenido (depósitos recibidos por el alquiler de un inmueble, por ejemplo). Respecto a las deudas con el personal de la empresa, en este grupo se clasifican también los sueldos pendientes de pago a los empleados y obreros; vacaciones pendientes de pago y remuneraciones por pagar al Directorio; así como las participaciones pendientes de pago a los trabajadores de la empresa. Estas participaciones se generan como consecuencia del derecho de los trabajadores a recibir un porcentaje de las utilidades de la empresa (renta anual antes de impuestos) en aquellas empresas generadoras de renta de tercera categoría y que están sujetas al régimen laboral de la actividad privada11. 11 El régimen legal está comprendido en el D.L. No. 677, modificado por el D.L. No. 892. Los trabajadores que tienen derecho a la participación son aquellos que trabajan en empresas que tienen actividades generadoras de renta de tercera categoría (renta empresarial) y que están sujetas al régimen laboral de la empresa privada. Los trabajadores de cooperativas, empresas autogestionarias, sociedades civiles y en general todas aquellas que no cuenten con más de veinte trabajadores, no tienen derecho a la participación. La base de cálculo es la renta anual antes de impuestos, después de haber compensado las pérdidas de ejercicios anteriores. Los porcentajes de participación varían según la actividad económica de la empresa: pesca (10%); telecomunicaciones (10%), industria (10%), minería (8%), comercio y restaurantes (8%), otras actividades (5%). Los trabajadores que tienen derecho son aquellos que hayan cumplido la jornada máxima de trabajado, sea a plazo indefinido o a cualquier modalidad de contrato de trabajo. Los que tengan una jornada inferior a la máxima, participan en forma proporcional a la jornada realizada. Las utilidades son distribuidas entre los trabajadores: un 50% de la participación en proporción a los días laborados por los trabajadores; el otro 50% en proporción a las remuneraciones personales básicas de los trabajadores. El plazo para la distribución vence dentro de los 30 días calendarios siguientes al vencimiento del plazo para la presentación de la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta, es decir, el 30 de abril de cada año. Utilidad antes de participaciones e impuestos Participación de trabajadores (10%) Impuesto a la renta (30%) 100,000 (10,000) (30,000) Beatrice Avolio Alecchi Página 22 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 23. Las cuentas por pagar diversas pueden ser clasificadas en el pasivo corriente o no corriente, dependiendo de la fecha estimada de cobranza (corto plazo o largo plazo). Tributos por Pagar. Comprende todos aquellos impuestos pendientes de pago. Algunos de ellos son el impuesto a la renta, impuesto general a las ventas, contribuciones a las instituciones públicas, cánones mineros o petroleros, etc. Ganancias Diferidas. Son aquellas que se generan por ingresos recibidos pero que todavía no se han realizado, y cuya liquidación parcial o total se debe lograr en ejercicios posteriores. Las ganancias diferidas representan el concepto contrapuesto de las cargas diferidas o también llamados gastos pagados por anticipado. Un ejemplo es el caso de las empresas editoras, que venden suscripciones por adelantado; es decir, reciben el efectivo por adelantado a la entrega de la revista. En este caso, el ingreso recibido constituye una ganancia diferida (pasivo), la cual irá disminuyendo en el tiempo en la medida en que se entrega el bien comprometido, para convertirse en una venta del negocio. Situación similar sucede con los alquileres cobrados por adelantado; o los intereses cobrados por adelantado por parte de las entidades bancarias (pagarés con interés adelantado). Provisión para Beneficios Sociales. Esta provisión incluye las deudas que tiene la empresa con sus trabajadores por concepto de indemnizaciones por tiempo de servicios. También se denomina como provisión por compensación por tiempo de servicios (CTS). Las normas legales actuales señalan que los trabajadores tienen derecho a un sueldo anual por año trabajado por concepto de indemnización 12. Esta obligación debe ser cancelada a los trabajadores en cuentas individuales, especialmente creadas para este fin en instituciones del sistema financiero, ya sea en moneda extranjera o en moneda nacional. De acuerdo con el Reglamente, la cancelación de la indemnización debe realizarse en dos depósitos anuales, en mayo y noviembre, por el monto de los periodos de noviembre a abril y mayo a octubre, respectivamente. Estos depósitos tienen carácter cancelatorio. Cuando termina la relación laboral del trabajador con la empresa, el depósito CTS es de libre disponibilidad para la persona. Mientras tanto, el trabajador puede pedir préstamos bancarios garantizados con su depósito o retirar parcialmente el fondo. Antes de 1990, el sistema legal para el pago de la CTS era completamente diferente. La empresa no estaba obligada a cancelar anualmente la indemnización, sino que esta era provisionada todos los años hasta que terminara la relación laboral. En este momento la empresa estaba obligada a cancelar el íntegro de la indemnización. Este sistema generaba que muchas veces las empresas no contaran con el efectivo para asumir la obligación con el Utilidad neta 60,000 12 Los dispositivos que regulan la CTS son las normas vigentes al 31 de diciembre de 1990, el D.Leg. No. 650 (24.07.91), modificado por el D.Leg. 857 (04.10.96) y su Reglamento aprobado por el D.S. No. 034-91-TR (06.11.91). Beatrice Avolio Alecchi Página 23 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 24. trabajador y que la CTS creciera indefinidamente de acuerdo con los incrementos salariales de los trabajadores. Por esto, en diciembre de 1990 se establece el cambio en el sistema de pago. Sin embargo, toda la deuda pendiente con los trabajadores a esa fecha podía ser depositada en las cuentas individuales de los trabajadores en un plazo máximo de diez años contados a partir del 13 de marzo de 1991. Estos depósitos deben haberse efectuado en el primer semestre de cada periodo. Sólo para efectos de ilustración, en el cuadro adjunto se muestra la forma de cálculo de las indemnizaciones para los trabajadores con categoría de empleados 13. Por ejemplo, aquellos trabajadores ingresados a trabajar en una empresa después de 1990, tienen derecho a un sueldo por año de trabajo14. Aquellos trabajadores ingresados antes del 12 de julio de 1982, tienen derecho a un sueldo por año de trabajo entre esa fecha y el 31 de diciembre de 1990. Los trabajadores ingresados después del 12 de julio de 1962 reciben como máximo un sueldo mínimo legal por año de servicios por el periodo comprendido entre esa fecha y el 30 de septiembre de 1979; y como máximo diez sueldos mínimos legales entre el 1 de octubre de 1979 y el 31 de diciembre de 1989. A partir de enero de 1990, reciben un sueldo por año de servicios, sin ningún tope. Como se observa, bajo el sistema legal anterior, el incremento de sueldo de un trabajador que había ingresado a trabajar antes del 12 de julio de 1962 significa que su indemnización se viera incrementada por el aumento del sueldo y el número de años totales de trabajo. Esta situación generaba que las empresas no prefirieran a los trabajadores antiguos porque la carga indemnizatoria resultaba muy alta. CALCULO DE LAS INDEMNIZACIONES PARA EMPLEADOS ANTES DE 1990 Ingresados antes del 12 de julio de 1982 1 sueldo por año de trabajo (sin topes) 13 14 DESPUES DE 1990 Ingresados despues de 12 de julio de 1962 1 sueldo por año de trabajo (sin topes) Entre el 12 julio de 1962 y y el 30 setiembre 1979 Entre el 1 de octubre de 1979 al 31 de diciembre de 1989 1 sueldo por año de servicios Maximo 1 SML 1 sueldo por año de servicios Maximo 10 SML Los trabajadores obreros están sujetos a otro tipo de cálculo. El sueldo computable para efectos del cálculo es el último sueldo vigente. Beatrice Avolio Alecchi Página 24 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 25. Provisiones Diversas. Incluyen una serie de provisiones que pueden realizar las empresas para diversos fines; suelen expresar obligaciones que razonablemente puedan comprometer fondos del capital de trabajo en los períodos siguientes. Algunas de ellas son las provisiones para garantías sobre ventas, para pérdidas por ventas a futuro, para pérdidas por litigios y para autoseguros. Es importante tener en cuenta que casi todas ellas, si bien contablemente aceptadas, tributariamente (cálculo del Impuesto a la Renta), no son aceptables. PROVISIONES DIVERSAS Garantía sobre ventas Provisiones para garantizar la calidad, duración, etc. de los artículos vendidos, dando cobertura a deterioros, desperfectos que ...... Provisión para pérdidas en ventas a futuro Provisiones para dar cobertura a pérdidas debido a fluctuaciones negativas en la moneda o en el mercado Provisión para pérdidas por litigio Provisión de litigio con riesgo de pérdida, no sentenciada a la fecha Provisión para autoseguro Provisión para cubrir gastos que pudieran motivarse en un siniestro de bienes no asegurados o insuficientemente cubiertos pudieran afectar la mercadería, durante el tiempo de garantía Deudas a Largo Plazo. Comprende las Deudas no corrientes organizadas por emisión de bonos, créditos hipotecarios, de arrendamiento financiero y otros pasivos. La parte corriente de la deuda debe mostrarse por separado en el pasivo corriente bajo la denominación Parte Corriente de la Deuda a Largo Plazo. 6 EL PATRIMONIO: COMPONENTES CONCEPTOS BÁSICOS Y 6.1 Definición y clasificación El patrimonio muestra el monto total que los propietarios han invertido en la empresa, o en otra manera de ver lo mismo, las obligaciones que tiene la empresa con sus propietarios. El patrimonio está constituido no solamente por el capital original aportado por los accionistas o socios, sino también por los excedentes generados por las operaciones que realiza la empresa que se han reinvertidos y por otras partidas que señalan las disposiciones legales y estatutarias. Por convención y para un mejor entendimiento del estado financiero, el patrimonio se presenta ordenado en el Balance General de acuerdo a su grado de permanencia decreciente, es decir, primero aparecen aquellas partidas cuya permanencia en el negocio Beatrice Avolio Alecchi Página 25 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 26. es mayor (capital original, por ejemplo), seguidas de los rubros de menor antiguedad (como las utilidades no distribuidas). 6.2 El patrimonio: sus componentes A igual que para los activos y pasivos, a continuación se detallarán las partidas componentes del patrimonio de acuerdo con el Reglamento presentado por la CONASEV. Otra vez vale la pena indicar que las partidas que aparecen no constituyen una lista exhaustiva puesto que las empresas son libres de crear cuentas que se adapten a sus propias operaciones. En el cuadro siguiente puede observarse un resumen de dichos rubros. Capital . Corresponde al aporte efectuado por los accionistas o socios para la constitución de la empresa. Cuando el capital está representado por acciones que han sido emitidos a los accionistas como evidencia de su participación se denomina como capital social (sociedades anónimas); mientras que cuando el capital está representado por participaciones se suele llamar como capital personal (sociedad colectiva, sociedad encomandita simple, sociedad comercial de responsabilidad limitada). De acuerdo con las normas legales vigentes, los accionistas o socios están obligados a pagar por lo menos, el 25% del capital suscrito en el momento de la suscripción. EL PATRIMONIO CAPITAL Capital social Capital personal Capital personal del propietario ACCIONES DE INVERSIÓN CAPITAL EXCEDENTE DE REVALUACIÓN ADICIONAL RESERVAS RESULTADOS ACUMULADOS Donaciones Reserva para reinversiones Utilidades no distribuidas Primas de emisión Reserva legal por adelantado Pérdidas acumuladas Reservas contractuales Reservas estatutarias Reservas facultativas Beatrice Avolio Alecchi Página 26 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 27. Acciones de Inversión. Comprende la participación patrimonial de los trabajadores en la empresa, generada como consecuencia del derecho que tenían los trabajadores de recibir una participación en las utilidades de la empresa. Anteriormente, los trabajadores tenían derecho a recibir una participación sobre las utilidades de la empresa bajo la forma de acciones, las cuales se denominaron como acciones laborales para diferenciarlas de las acciones comunes que conforman el capital de las empresas. Luego se le llamaron acciones del trabajo y finalmente se les modificó el nombre a acciones de inversión. Estas acciones eran repartidas proporcionalmente entre los trabajadores, en aquellas empresas con derecho a este tipo de participación. Se caracterizan por tener un derecho semejante al de las acciones comunes en la distribución de dividendos, pero no gozar del derecho de voto. Actualmente ya no existe más este tipo de participación por lo que ya no hay emisiones de acciones de inversión. Sin embargo, muchas empresas tienen acciones de inversión dentro de su patrimonio, y presentan un mercado bastante activo de negociación en la Bolsa de Valores. Asimismo, se observa que algunas empresas han procedido a comprar sus propias acciones de inversión en el mercado; a canjearlas por una proporción de acciones comunes; o a disminuir su participación patrimonial a través del incremento del capital social. Capital Adicional. Comprende otras formas de capital producto de donaciones recibidas a favor de la empresa; y otros tipos de aportes de accionistas o socios como marcas e intangibles. También incluye lo que se conoce como primas de emisión, es decir, las primas recibidas en la emisión de acciones y generadas por la diferencia entre el precio de colocación de la acción en el mercado y su correspondiente valor nominal. Excedente de Revaluación. De acuerdo con las normas contables, las empresas pueden realizar revaluaciones voluntarias de los activos fijos como consecuencia de la pérdida de su valor real. La revaluación significa el incremento en el valor contable de los activos fijos con el objeto que se acerquen a su valor real (valor de mercado). Como consecuencia del incremento del valor del activo fijo, de acuerdo con las tasas legalmente permitidas, se genera patrimonialmente la partida denominada Excedente de Revaluación. Esta cuenta recoge la diferencia entre el valor original del activo y el valor revaluado. De acuerdo con las normas legales, este excedente no puede ser distribuido como dividendo en efectivo a los socios; pero sí puede aplicarse para cubrir pérdidas. En este último caso, debe ser restituido con utilidades futuras, hasta su total recuperación. Asimismo, el Excedente de Revaluación puede ser capitalizado, lo cual genera la emisión de acciones liberadas, tanto para los accionistas comunes como para los accionistas laborales. Para un mejor control contable de las capitalizaciones, la resolución No. 012/98-EF/93.01 establece el uso de las cuentas “Capital por Valorización Adicional” (503) y “Accionariado Laboral por Valorización Adicional” (553), para diferenciarlo de otro tipo de capitalizaciones. Reservas. Las reservas constituyen disminuciones a las utilidades con la finalidad de crear fondos que puedan servir para compensar futuras pérdidas. La más importante de las reservas es la reserva legal, es decir, aquellas es de formación obligatoria. De acuerdo con Beatrice Avolio Alecchi Página 27 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 28. la Ley General de Sociedades, las empresas están obligadas a disponer como reserva un mínimo del 10% de la utilidad distribuible (después de impuestos) hasta alcanzar un monto equivalente al 20% del capital social (para sociedades anónimas). Adicionalmente, las empresas están facultadas para crear cualquier otro tipo de reservas, como reservas para reinversiones, reservas contractuales (previstas en los contratos de la sociedad), reservas facultativas (creadas por los accionistas para fortalecer su situación patrimonial), reservas estatutarias (previstas en los estatutos de la sociedad), entre otras. Resultados acumulados. Comprende aquellas utilidades (y pérdidas) de la empresa que se han generado hasta la fecha y que no han sido distribuidas a los accionistas bajo la forma de dividendos. El patrimonio de los accionistas crece con las utilidades generadas y disminuye cuando las utilidades se distribuyen en forma de dividendos o cuando las empresas generan pérdidas. Es importante tener claro que los resultados acumulados es el monto acumulativo que ha sido obtenido por la empresa desde su creación hasta la fecha, menos los montos que han sido repartidos como dividendos a los accionistas o que han sido trasladados a otras partidas del patrimonio neto (como por ejemplo, las capitalizaciones de utilidades y la creación de reservas legales o estatutarias). Además, comúnmente se cree que existe una vinculación entre el monto de las utilidades retenidas y el monto que aparece en caja. Estas cifras pueden ser muy diferentes y no tiene relación directa alguna. Se deja al lector que responda la razón de esta situación. 7 VALUACIONES INCLUIDAS EN EL BALANCE GENERAL Los diferentes rubros que aparecen en el Balance General y que representan una fotografía de la situación económico-financiero de una empresa en una fecha dada, tienen algunos supuestos implícitos en cuando a su valoración que es importante tener en cuenta. A continuación se tratan estos supuestos de valorización dado que es fundamental su entendimiento para una correcta interpretación del estado financiero. 7.1 Valuación al costo El principio contable que está implícito en las valorizaciones de todas las partidas es lo que se conoce como valuación al costo o costo histórico. Esto significa que “el valor de costo – de adquisición o de producción- constituye el criterio principal y básico de la valuación que condiciona la formulación de los estados financieros…” 15. En otras palabras, las partidas incluidas en el Balance General expresan el costo original (histórico) de adquisición o producción y no el valor actual de mercado o el costo de reposición. Consideremos el caso de un grupo de inventarios que todavía no han sido vendidos y que fueron adquiridos el año anterior por un valor de UM 100,000. Actualmente los precios de CHONG, Esteban. En: Contabilidad Intermedia – Tomo I. Lima, Universidad del Pacífico. 1992. Pag. 33. 15 Beatrice Avolio Alecchi Página 28 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 29. estos artículos se han incrementado de manera que el valor de mercado de dichos inventarios asciende a UM 110,000. Sin embargo, de acuerdo con el principio del costo, en el Balance General dichos inventarios aparecerán valorizados a la cifra original de UM 100,000. Este concepto de valuación al costo es fundamental para la interpretación de los estados financieros; el que analiza un Balance General debe entender claramente lo que los valores indicados significan y lo que no representan16. Probablemente este sea el principio más criticado de la contabilidad dado que los analistas financieros consideran que el valor de mercado es mucho más relevante que el costo histórico para efectos de una evaluación financiera. Sin embargo, la posición contable al respecto indica que el valor de mercado no es una cifra objetiva y puede ser objeto de todo tipo de manipulaciones (¿cuál es realmente el valor de mercado?, éste puede ser diferente para cada persona). Por el contrario, el costo histórico es una cifra completamente objetiva, medible, verificable, y por lo tanto, confiable. 7.2 Algunos casos de valuaciones17 ✓ La partida de caja representa nominalmente lo que se cuenta en billetes y monedas. ✓ Las cuentas por cobrar se valorizan a su valor neto de realización, es decir, al valor que se espera cobrar. En el caso que existan cuentas pendientes pero con imposibilidad de cobro, éstas deben ser disminuidas del saldo de cuentas por cobrar a través de la correspondiente provisión. ✓ Los inventarios se valorizan a su costo de adquisición, el cual incluye todos aquellos costos necesarios para que el bien este listo para la venta. Es decir, puede incluir el costo de compra, fletes, comisiones, impuestos, derechos aduaneros, colocación en el almacén, etc. En el caso de inventarios producidos en la empresa, su costo está conformado por el costo de producción, el cual incluye el costo de las materias primas, mano de obra, costos indirectos de fabricación, embalajes, etc. ✓ Las inversiones en valores y los valores negociables se valorizan a su costo de adquisición. Si el precio de mercado se eleva, no se verá afectado el monto en el cual se muestra en el Balance General. ✓ Los activos fijos se valorizan a su costo de adquisición. Al igual que para los inventarios, éste incluye todos costos necesarios para que el bien este listo para su uso. Es decir, puede incluir el costo de compra, fletes, comisiones, impuestos, derechos aduaneros, instalación, capacitación del personal, etc.. Los activos fijos están sujetos a la depreciación, por lo que su costo original se ve reducido por la depreciación correspondiente. Asimismo, pueden ser revaluados voluntariamente para expresarlos al valor de mercado (es una excepción al principio del costo). 16 Ibidem. Pag. 58. Algunos rubros del Balance General presentan valorizaciones más complicadas como el activo fijo, los activos intangibles y los inventarios. Para analizar en detalle su valorización, véase el capítulo correspondiente a dichos temas. 17 Beatrice Avolio Alecchi Página 29 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 30. ✓ Los activos intangibles se valorizan a su costo de adquisición, menos la amortización correspondiente. ✓ Los pasivos se valorizan a su valor en libros, es decir, el valor a su vencimiento o a su valor presente. Es decir, expresan lo que la empresa realmente tiene como obligación. ✓ El patrimonio neto no representa el valor de mercado del negocio; es simplemente un valor residual como consecuencia de la medición de los activos y pasivos de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El capital social se valoriza a su valor original de los aportes realizados; las utilidades retenidas representan las utilidades generadas en el negocio que no han sido distribuidas; y las reservas constituyen retracciones de las utilidades generadas que no se distribuyen. 7.3 Costo o valor neto de realización, el menor Este principio complementa la valorización de las partidas en los estados financieros y se refiere a que posteriormente a la adquisición o producción de los activos, su costo puede ser reajustado cuando el valor de mercado resulta menor al valor original de adquisición. Este principio se denomina como costo o mercado, el menor. Por ejemplo, se adquirió una acción en la Bolsa de Valores a un precio de UM 1.10 cada una. Al transcurrir un tiempo esta acción ha disminuido su valor de mercado a UM 0.90, por lo que la contabilidad deberá revalorizar la inversión en valores en el Balance General de manera que exprese el valor de mercado, dado que éste resulta menor a su valor original. En el caso que el precio de mercado de la acción se incremente a UM 1.20; no se procederá a realizar ninguna revalorización. Otro caso es el de activos fijos, cuyo valor puede disminuir en el tiempo, no solamente por efecto del desgaste u obsolescencia, sino por cuestiones de mercado. Si el valor del activo fijo en el Balance General resulta mayor que el valor de mercado, éste debe ser reajustado para expresar el valor de mercado. Beatrice Avolio Alecchi Página 30 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 31. Lista de cuentas del Plan Contable General18 ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS DEL BALANCE CLASE 1 CLASE 2 10 101 102 103 104 105 106 107 108 20 MERCADERÍAS 21 PRODUCTOS TERMINADOS 22 SUBPRODUCOS, DESECHOS Y DESPERDICIOS 23 PRODUCTOS EN PROCESO 24 MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES 25 ENVASES Y EMBALAJES 26 SUMINISTROS DIVERSOS 28 EXISTENCIAS POR RECIBIR 29 PROVISIÓN PARA DESVALORIZACIÓN DE EXISTENCIAS CAJA Y BANCOS Caja Fondos fijos Remesas en tránsito Cuentas corrientes Certificados bancarios Depósitos a plazo Otros depósitos Fondos sujetos a restricción 12 CLIENTES 121 Facturas por cobrar 122 Anticipos recibidos 123 Letras por cobrar CLASE 3 14 CUENTAS POR COBRAR A ACCIONISTAS (O SOCIOS) Y PERSONAL 141 Préstamos al personal 142 Préstamos a accionistas (o socios) 143 Préstamos a directores 144 Accionistas (o socios) suscripciones pendientes de cancelación 16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 161 Préstamos a terceros 162 Reclamaciones a terceros 163 Intereses por cobrar 164 Depósitos en garantía 168 Otras cuentas por cobrar diversas 169 Cobranza dudosa 19 PROVISIÓN PARA CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA 192 Clientes 196 Cuentas por cobrar diversas 31 VALORES 311 Acciones 314 Otros títulos representativos de derechos 315 Cédulas hipotecarias 316 Bonos del Tesoro 317 Bonos diversos 318 Otros títulos representativos de acreencias 319 Provisión para fluctuación de valores 33 INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO 331 Terrenos 332 Edificios y otras construcciones 333 Maquinaria, equipo y otras unidades de explotación 334 Unidades de transporte 335 Muebles y enseres 336 Equipos diversos 337 Unidades de reemplazo 338 Unidades por recibir 339 Trabajos en curso 18 Tomado de Plan Contable General Revisado. Resolución CONASEV No. 006-84-EFC/94. Primera 1984. Editorial Desarrollo S.A. Algunas de las partidas que aparecen ya no tiene vigencia actual. Solamente se han incluido las cuentas que afectan al Balance General. Beatrice Avolio Alecchi Página 31 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 34 INTANGIBLES 341 Concesiones y derechos 342 Patentes y marcas 36 INMUEBLES, MAQUINARIA EQUIPO, LEYES DE PROMOCIÓN 361 Terrenos 362 Edificios y otras construcciones 363 Maquinaria, equipo y otras unidades De explotación 364 Unidades de transporte 365 Muebles y enseres 366 Equipos diversos 367 Unidades de reemplazo 368 Unidades por recibir 369 Trabajos en curso 32. CLASE 4 Y 37 INTANGIBLES, LEYES DE PROMOCIÓN 371 Concesiones y derechos 372 Patentes y marcas 373 Gastos de investigación 374 Gastos de exploración y desarrollo 375 Gastos de estudios y proyectos 376 Gastos de promoción y preoperativos 377 Gastos de emisión de acciones y obligaciones 38 CARGAS DIFERIDAS 381 Intereses por devengar 382 Seguros pagados por adelantado 383 Alquileres pagados por adelantado 384 Entregas a rendir cuenta 385 Adelanto de remuneraciones 389 Otras cargas diferidas 39 DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN ACUMULADA 393 Depreciación inmuebles, maquinaria y equipo 40 TRIBUTOS POR PAGAR 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a las ventas 4013 Impuesto a las remuneraciones 4014 Cánones 4015 Derechos aduaneros 4016 Impuesto al patrimonio empresarial 4017 Impuesto a la renta 4019 Otros tributos 402 Gobierno Central, certificados tributarios 4021 Certificados de reintegro tributario 4022 Certificado de devolución de crédito Fiscal 4029 Otros certificados tributarios 403 Contribuciones a las inst. Públicas 405 Gobiernos locales 41 REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR 411 Remuneraciones por pagar 412 Vacaciones por pagar 413 Participaciones por pagar 414 Remuneraciones y participaciones al Directorio 42 PROVEEDORES 421 Facturas por pagar 422 Anticipos otorgados 423 Letras (o efectos) por pagar 45 DIVIDENDOS POR PAGAR 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS 461 Préstamos de terceros 462 Reclamaciones de terceros 463 Préstamos de accionistas (o socios) 465 Bonos u obligaciones 466 Intereses por pagar 467 Depósitos en garantía 468 Comunidades laborales 469 Otras cuentas por pagar diversas 47 BENEFICIOS SOCIALES DE LOS Beatrice Avolio Alecchi Página 32 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 33. 394 Amortización intangibles 396 Depreciación inmuebles, maquinaria y equipo; leyes de promoción 397 Amortización intangibles; leyes de promoción TRABAJADORES 471 Compensación por tiempo de servicios 472 Adelantos de compensación por tiempo De servicios 473 Jubilación 48 PROVISIONES DIVERSAS 481 Garantía sobre ventas 482 Provisión para pérdidas en ventas a futuro 483 Provisión para pérdidas por litigio 484 Provisión para autoseguro 485 Provisión para investigación científica y Tecnológica 57 EXCEDENTE DE REVALUACIÓN 49 GANANCIAS DIFERIDAS 491 Ventas diferidas 492 Costos diferidos 493 Intereses diferidos 499 Otras ganancias diferidas 58 RESERVAS 581 Reserva para reinversiones 582 Reserva legal 583 Reservas contractuales 584 Reservas estatutarias 585 Reservas facultativas 589 Otras reservas 59 RESULTADOS ACUMULADOS 591 Utilidades no distribuidas 592 Pérdidas acumuladas 50 CAPITAL SOCIAL 501 Capital social 502 Capital personal 509 Cuenta personal del propietario 55 ACCIONARIADO LABORAL 511 Acciones laborales 552 Remanente para acciones laborales 557 Certificados provisionales de participación patrimonial 559 Acciones laborales por emitir 56 CAPITAL ADICIONAL 561 Donaciones 562 Primas de emisión 563 Otros aportes de accionistas (o socios) Beatrice Avolio Alecchi Página 33 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor EL BALANCE GENERAL 34. REFERENCIAS (1) Chong, Esteban. En: Contabilidad Intermedia – Tomo I. Lima, Universidad del Pacífico. 1992. (2) Wong, David. En: Finanzas Corporativas: un Enfoque para el Perú. Centro de Investigación de la Universidad del Pacífico. Lima, 1998. (3) Horngren, Ch.T.; Harrison, W.T.; Robinson, M.A.. En: Contabilidad. Ed. Prentice Hispanoamericana, S.A., tercera edición, México 1997. (4) Guajardo, Gerardo. En: Contabilidad Financiera. Segunda edición. Editorial Mc GrawHill, México 1995. (5) Dispositivos legales relacionados con el tema. Beatrice Avolio Alecchi Página 34 de 34 Prohibida su reproducción sin permiso del autor
