Manual de Anticipos Panamá

|
Global Business Services – Supply Chain Management –
[Brasil]
Standard Operating Procedure (SOP)
3.1.01 Pago anticipado a proveedores
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
Title
Description
Process Title
3.1.01 Pago anticipado a proveedores
Process Code
3.1.01
Operations Function
Pago anticipado a proveedores
Location
ABB Brasil
Process Owner
Patricia Mendes / Leticia Moraes
Operations Functional Head (Senior
Process Owner)
Ary Aquino
Effective Date
04/28/2017
Expiry Date
04/27/2018
Effective Version Number
V 1.0
Document Number
V 1.0
Created By
Nancy Rodríguez / Efrén Cerda / Adrián Huerta
Approved By
Marcio Martino / Elton García
Document Store Path
Account Specific
Versio
n No.
Author
Reviewer
Approver
Nancy Rodríguez
Marcio Martino
[email protected]
Patricia Mendes
Efren Cerda
[email protected]
Elton García
[email protected]
Leticia Moraes
[email protected]
Adrian Huerta
[email protected]
V1.0
[email protected]
17-Abril-2017
2
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
[email protected]
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
Contents
I General Information ................................................................................................................. 5
II Process Description ................................................................................................................ 5
III Process Overview .................................................................................................................. 5
IV Business Documents ............................................................................................................. 6
V Roles ...................................................................................................................................... 6
VI Systems................................................................................................................................. 6
VII Performance Metrics Expected ............................................................................................. 6
Chapter ...................................................................................................................................... 7
1
Solicitud de pago anticipado ............................................................................................... 7
2
Registro de información en SAP ......................................................................................... 8
3
Registro de solicitud de pago .............................................................................................11
4
Notificación de registro de factura para pago anticipado ....................................................14
Appendix 1: ...............................................................................................................................15
17-Abril-2017
3
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
Acronyms:
SAP
ERP
PO
Purchase Order
PR
Purchase Requisition
LN
Lotus Notes
MDF
Material Description Frame
IMS
Indirect Material Services
17-Abril-2017
4
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
a
Effective Date:
04/27/2017
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
I General Information
El comprador GBS consulta este SOP para programar el pago anticipado a proveedores de ABB
Brasil.
II Process Description
Este proceso describe los pasos para solicitar el pago anticipado a proveedores de IMS para
todas las Organizaciones de compra de ABB Brasil.
Scope:
Se incluyen todas las plantas de ABB Brasil para compras de materiales indirectos y servicios.
Purpose:
Solicitud de pago anticipado a proveedores
SAP Transaction Code(s) used
ME22N
F-47
III Process Overview
ABB
Comprador GBS
Comprador estrategico
3.1.01 Pago anticipado a proveedores
Start
Solicita pago
anticipado
¿Pago mayor a
BR $5000?
SI
Solicitar carta fianza
o seguro garantía al
proveedor
Ingresa a
transacción ME22N
Registra
información en SAP
Ingresa a
transacción F-47
Solicita anticipo en
SAP
No
17-Abril-2017
5
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Se notifica al
usuario la solicitud
de pago anticipado
Finish
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
IV Business Documents
Input(s) used
- Solicitud de anticipo de pago
Output(s) Generated
- Factura programada para pago anticipado
V Roles
ABB
Comprador estratégico: envía solicitud de pago anticipado a comprador GBS
-
Comprador GBS: programa pago anticipado de factura y notifica a usuario
VI Systems
SAP
VII Performance Metrics Expected
Performance Measures: Link from share drive to access the document
17-Abril-2017
6
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
Chapter
1 Solicitud de pago anticipado
1.1 Comprador estratégico envía solicitud para programar anticipo a comprador GBS a través
de correo electrónico.
1.2 Para solicitudes de anticipo mayores a BR $5.000, comprador GBS solicita carta fianza y/o
seguro de garantía al proveedor. Sin estos documentos no es posible procesar un
anticipo de este monto. Ver referencia en la siguiente tabla:
Valores adiantados
Tipos de garantias
Até R$ 5.000
Nehuma
De R$ 5.001 até R$
30.000
Nota Promissória, ou Apólice de Seguro ou Fiança
Bancária
De R$ 30.001 em
adiante
Apólice de Seguro ou Fiança Bancária
17-Abril-2017
7
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
2
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
Registro de información en SAP
2.1 El comprador GBS ingresa a la transacción ME22N e ingresa a la PO donde se solicitará el
anticipo:
17-Abril-2017
8
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
2.2 El comprador GBS ingresa a la pestaña “Fatura”. En esta pestaña se llenan los siguientes
campos:
 “Ctg. Adiantamiento”: seleccionar siempre “Adiantamiento facultativo” (1)
 Ingresar el porcentaje o el valor del anticipo (2) MAS EL IVA O ITBMS
 “Data Adiannmto”: es la fecha de pago del anticipo. Se debe alinear al calendario de
pagos oficial emitido por el área de cuentas por pagar de ABB Brasil (3)
 Se selecciona la opción guardar “Savar” (4)
 Este proceso se debe realizar línea por línea en la PO
17-Abril-2017
9
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
2.3 El sistema notifica el registro de la solicitud de anticipo desplegando el mensaje “Pedido
normal XXXX modificado” donde XXXX es el número de pedido modificado.
2.4 Comprador GBS ingresa a pestaña “Versoes” (1) a nivel encabezado para confirmar la(s)
línea(s) del anticipo seleccionando la opción “Con” (2) y guarda los cambios “Salvar” (3).
La pestaña “Versoes” solo está disponible si la PO estuviera previamente aprobada.
17-Abril-2017
10
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
3 Registro de solicitud de pago
3.1 El comprador GBS ingresa a la transacción “F-47” (Solicitacao de adiantamento)
3.2 El comprador GBS registra la fecha del día en curso (1); “Conta” que es el número de
proveedor (2) y en “Cd.RzE Destinac” siempre se registra “A” (3) que significa “Adiantamiento
activo circulante”. Se finaliza presionando “ENTER”
17-Abril-2017
11
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
3.3 Se despliega una pantalla donde se va a capturar en la sección “Montante” el valor del
anticipo con impuestos (1); la fecha de acuerdo al calendario de pagos, en el campo
“Vencim.em” (2) y en la sección “Doc. Compra” se registra el número de PO (3) y el número
de línea (4). Se finaliza presionando “ENTER”. LOS IMPORTES PONERLOS CON
IMPUESTOS.
SI HAY MAS LINEAS: DAR CLIC EN POSICION NUEVA, ENTER, VOLVER A LLENAR DATOS,
ENTER Y SAVE. Este proceso debe realizarse línea por la línea de la PO.
3.4
Se presiona “ENTER” por cada alerta que manda el sistema (3 alertas)… dar SAVE y seguir
dando enter hasta q aparezca lo del paso de abajo..(EL PEDIDO TIENE Q ESTAR APROBADO)
17-Abril-2017
12
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
3.5 Al finalizar, el sistema envía el mensaje con el número de documento modificado.
17-Abril-2017
13
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
4
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
Notificación de registro de factura para pago anticipado
4.1 Comprador GBS envía notificación por correo electrónico al solicitante indicando el número
de documento registrado y la PO correspondiente. Se sugiere utilizar la pantalla desplegada
en el paso anterior.
Enviar el siguiente mail… a EREIKA, SONIA, Daniel Y ANA EDITH, USUARIO Y MARI
Y PEDIRLE AL USUARIO QUE LEVANTE TICKET PARA QUE SEA PAGADO RAPIDO
17-Abril-2017
14
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Version:1.0
3.1.01
Pago
proveedores
anticipado
a
Effective Date:
04/27/2017
Appendix 1:
Version Control:
Version
Number
17-Abril-2017
Revision
Date
15
Chapter / Index
number
Revision
Description
Prepared
by
Reviewer
(SME)
Confidential– not to be distributed.
For internal purposes only
Date of
Review
Approved
by (SFL)
Date of
approval