ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL Evidencia numero 3 “informe administración documental” Presentado por: MARIA LILIANA TIRADO BARRETO BOGOTA 16 DE MARZO DEL 2021 Introducción Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya que esto permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido de los documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las empresas y además una buena administración documental genera una buena toma de decisiones. Objetivos Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en el entorno laboral, con relación a la importancia de informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto. Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas para el manejo de documentos tales como recepción o radicación, registros, y distribución o embalaje. 1. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas Recepción El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental. Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción del documento, su radicación y finalmente el registro. Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos. • La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. • El sobre debe estar correctamente marcado. Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal. Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros. Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado. Apertura: Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos. Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de: Comprobar las fechas de elaboración y recibido. Revisar que este firmado, verificar anexos. En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación. Registro y radicación: Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa). Se registran los siguientes datos: Fecha Nombre del Remitente Dirección, teléfono y correo electrónico Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra dependencia Asunto Número de folios y anexos. Radicación e impresión de rótulo: Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento. Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del documento. Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin de de velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos. Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año. Distribución o reparto: El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente. El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en carpetas, por dependencias. Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución. El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el recorrido. El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para verificación y control del recibido. Comunicaciones oficiales externas Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se Coloca sello a la correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo electrónico). Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono contenido ,Ciudad a la que va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago , Observación, Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador para programar recogida de Correspondencia. 2. Comunicaciones oficiales vía Fax Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única. Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia respectiva. 3. Memorandos Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo. Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío. 4. Peticiones quejas, reclamos Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información. Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige. Nombres completo del solicitante o su representante. Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del peticionario y/o apoderado. Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF. La relación de los documentos que sustentan la PQRSF. La firma del peticionario y/o su apoderado. Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado verificará el cumplimiento de los requisitos señalados. Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible. Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información. Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja. Quince (15) días hábiles para atender reclamos. Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes. Treinta (30) días hábiles para contestar consultas. Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios. Procedimiento: La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra dependencia. Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben atenderse, en los términos definidos anteriormente. Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control. El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla. Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información. El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos o internos según sea requerimiento. Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie correspondiente. 5. Correo electrónico La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico. La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos como el (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria. La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido. Este blog lo hago porque veo que en la web hay muchos pero hay que hacer muchas cosas para verlos espero sea de su agrado.
