iii. integración de los equipos de mejora

EQUIPOS DE MEJORA
CUCEI
METODOLOGÍA
Junio 2006
CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3
II. ANTECEDENTES.................................................................................................... 3
III. INTEGRACIÓN DE LOS EQUIPOS ................................................................. 4
IV. METODOLOGÍA DE ACTIVIDADES .............................................................. 5
V. METODOLOGÍA OPERACIONAL ...................................................................... 5
VI. EXPECTATIVAS DE DESEMPEÑO ................................................................... 8
EQUIPOS DE MEJORA CUCEI
METODOLOGIA
I. INTRODUCCIÓN
En el Centro Universitario de Ciencias Exactas e Ingenierías (CUCEI) se reinstaló
el Comité para la Calidad (25 de febrero de 2005), cuyo principal objetivo es
fortalecer la estrategia de calidad en todos sus ámbitos que permita impulsar
el crecimiento institucional.
En el ámbito de su actuación se establece el Proyecto de CALIDAD CUCEI
como objetivo principal en el Centro Universitario1.
Por ello, trabaja en la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad
Institucional (SGCI) y en la acreditación y mantenimiento de los programas
educativos por organismos reconocidos por el Consejo para la Acreditación
de la Educación Superior (COPAES), lo que permitirá que mejoremos nuestros
procesos académicos y administrativos orientados a la calidad educativa,
situación que se reflejará en la labor profesional que realicen nuestros
egresados.
La CALIDAD CUCEI se fortalece mediante un proceso de mejora continua
tanto en los procesos de enseñanza aprendizaje, así como en las capacidades
del personal administrativo y académico, en la eficiencia en el uso de los
recursos, de las relaciones con el estudiante y con la sociedad.
Este proceso de mejora continua requiere que todos estemos inmersos y
encaminados hacia el mismo objetivo.
II. ANTECEDENTES
Los equipos de mejora surgen a propuesta en Comité de Calidad del CUCEI y
se han conceptualizado de la siguiente manera:
El equipo de mejora pone en juego los conocimientos, capacidades,
habilidades, información y las competencias de las distintas personas que lo
integran, con el propósito de garantizar el mejor trabajo colegiado hacia la
calidad y satisfacción de nuestros usuarios2.
El Comité para la Calidad del CUCEI, conformó un equipo de mejora el 30 de
octubre del 2005, para identificar y describir las actividades actuales del
proceso de formación, así como su interacción con otras actividades de orden
administrativo que hacen posible los resultados académicos.
Como resultado de los trabajos del Equipo de Mejora, se
una herramienta (aplicación) para mejorar la práctica
académicas y conocer en todo momento el avance
permita saber como estamos y facilite la toma de
1
2
espera disponer de
de las actividades
programático, que
decisiones de los
Fuente: Triptico informativo de Calidad CUCEI. Enero 2006.
Fuente: Documento para Gaceta CUCEI, elaborado por la USyP. Mayo 2006.
Página 3 de 8
EQUIPOS DE MEJORA CUCEI
METODOLOGIA
involucrados en el proceso de formación integral, basada en la filosofía de las
aplicaciones existentes en CUCEI.
Ahora, como resultado de los avances obtenidos en el proceso de formación
integral en el cual fueron identificadas actividades administrativas que
contribuyen a los resultados, es que se ha propuesto (por el comité de calidad
CUCEI) la integración de nuevos equipos de mejora para el área
administrativa del centro Universitario.
Cuyo propósito será el documentar las actividades vinculados al proceso de
formación integral.
III. INTEGRACIÓN DE LOS EQUIPOS DE MEJORA
IMPLEMENTACIÓN
De los Procedimientos y/actividades identificadas se tienen las siguientes:
Contratación de personal academico, capacitación, nómina, Compras,
Mantenimiento de infraestructura y aulas, y aquellos referidos en el mapa de
proceso del CUCEI.
Se conformarán inicialmente un equipo de mejora por dependencia a saber:
Coordinación de Personal
Coordinación de Finanzas
Coordinación de Servicios Generales
Cuyo propósito será el documentar los procesos y/o procedimientos
vinculados al proceso de formación integral, tomando en cuenta la
metodología establecida para dicha actividad.
Además deben ser incluidas aquellas actividades que se detecten y
evidencien durante el desarrollo de las actividades del equipo de mejora cuyo
impacto se encuentren vinculadas al proceso de formación integral.
Los equipos de mejora se integraran de 3 a 7 miembros con las siguientes
características:
 Habilidades y recursos profesionales y fundamentos en conocimientos
en los procesos seleccionados
 Personas vinculadas estrechamente con el proceso.
 Representantes de otras áreas que recibirán el impacto de los cambios
en los procesos evaluados (opcional).
 Con autoridad para hacer cambios a los procesos en estudio, voluntad
y actitud de cambio para mejora del centro.
Página 4 de 8
EQUIPOS DE MEJORA CUCEI
METODOLOGIA
PARTICIPACIÓN DE LA USYP
Intervención en sesiones de trabajo para guiar las actividades de
documentación (procesos, procedimientos, instructivos, guías, entre otros),
orientación del trabajo a realizar, revisión documental, emitir sugerencias y/o
recomendaciones.
IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Establecimiento de mecanismos para la difusión de la documentación a los
involucrados, medición de los resultados e impacto de la satisfacción
obtenida, aprobación de los documentos por las instancias correspondientes,
e implementación en el centro universitario.
IV. METODOLOGÍA DE ACTIVIDADES DEL EQUIPO
La metodología de trabajo se sustenta en cuatro fases que se mencionan a
continuación.
FASE I. Recolección de Información (identificación de procesos y servicios,
descripción de la dependencia, investigación de las necesidades y
expectativas del usuario)
FASE II. Determinar estándares de cumplimiento de procesos/procedimientos,
evaluar el nivel actual del servicio, definición e implementación de acciones
de mejora.
FASE III. Documentación de los procedimientos y aplicable, puesta en marcha
(publicación).
FASE IV. Dar seguimiento al grado de cumplimiento, revisar y actualizar.
V. METODOLOGÍA OPERACIONAL DE LOS INVOLUCRADOS EN EL
EQUIPO DE MEJORA ADMINISTRATIVA
Comité para la Calidad CUCEI
Los miembros del Comité para la Calidad tendrán autoridad para respaldar los
cambios propuestos por los equipos.
El Comité para la Calidad, debe asegurar que los equipos de mejora tienen
todos los recursos necesarios para cumplir sus propósitos.
Actividades principales:
•
Asegurar el cumplimiento del propósito del equipo de mejora
administrativa y el establecimiento de acciones correctivas en caso de
retrasos.
•
Reunirse regularmente con el líder del equipo (1 vez por mes) para que
este informe el estado que gurda el proceso, procedimiento (s).
Página 5 de 8
EQUIPOS DE MEJORA CUCEI
METODOLOGIA
•
Abrir líneas de información entre el equipo y el resto del Centro
Universitario.
•
Asegurar que los cambios propuestos contribuyan a indicadores clave
del Centro universitario de una manera positiva.
•
Asegurar que los cambios propuestos por los equipos tengan el
adecuado seguimiento, control e implantación y cumplan con la
normatividad y estándares adoptados por el Centro Universitario y la
Universidad de Guadalajara.
Integrantes del equipo de Mejora
Responsabilidades:
• Considerar
su
participación
responsabilidades.
como
una
prioridad
en
sus
•
Las actividades y objetivos de estos equipos deberán formar parte de
sus trabajos.
•
Son responsables de una contribución tan completa como sea posible,
compartiendo su experiencia y conocimiento a participar en todas las
sesiones y discusiones.
•
Deberán efectuar las actividades adicionales a las sesiones de trabajo,
ya sea observando los procesos, recolectando datos, encuestando a
usuarios o a otros integrantes del equipo de mejora interrelacionados
con ellos, creando reportes, graficas, registros, entre otros.
•
Estas actividades y tareas serán seleccionadas y planeadas en las
sesiones de trabajo.
Representante del Equipo
Actividades administrativas:
• Convoca y coordina al equipo de mejora.
• Crear y mantener canales de comunicación que faciliten a los
miembros del equipo la ejecución del trabajo en forma sinérgica.
Responsabilidades:
• Punto de contacto para las comunicaciones entre el equipo, el Comité
para la Calidad-CUCEI y el resto del Centro Universitario.
•
Reportar al Comité para la Calidad-CUCEI el avance en la mejora del
proceso.
•
Es el recopilador oficial de la información y los datos del equipo,
incluyendo copias, minutas de las sesiones de trabajo, presentaciones,
agendas y gráficas, así como cualquier otro tipo de material vinculado
al proceso.
Página 6 de 8
EQUIPOS DE MEJORA CUCEI
METODOLOGIA
•
Expresa requerimientos para la mejora de procesos
Calidad.
al Comité de
•
Es el portavoz de las necesidades del equipo en cuanto a conocimiento
y guía técnica a obtenerse por parte de la USyP.
•
Asegurarse del cumplimiento de las actividades previstas y resultados
conforme a lo planeado, en caso opuesto deberá notificarlo al comité
para la Calidad-CUCEI.
Personal USYP
Tienen conocimiento de los procesos Institucionales y reconocen los vínculos
entre ellos y se anticipan de manera efectiva a los posibles problemas a los
que se van a enfrentar los equipos a fin de generar medidas preventivas a
implantarse por parte del equipo.
Determinan, sugieren y promueven la educación complementaria para los
integrantes de equipos y miembros del Comité para la Calidad-CUCEI
Promueven la formalidad y el enfoque sistémico durante la documentación,
mejora y/o rediseño de los mismos, e implementación de los diferentes
procesos.
Responsabilidades:
•
Asisten y/o dan seguimiento a las sesiones de trabajo de los equipos.
•
Neutralidad para observar el progreso del equipo.
•
Evalúan como funciona la labor de equipo y orientan al equipo a
mejorar su proceso de integración y sus resultados.
•
Proveen conocimientos técnicos enriquecidos por el análisis de
experiencias similares de ellos mismos u otros.
•
Estudia y utiliza las técnicas requeridas o vinculadas con cada equipo
de procesos para ayudarle a transmitir estos conocimientos a los
equipos.
Página 7 de 8
EQUIPOS DE MEJORA CUCEI
METODOLOGIA
VI. EXPECTATIVAS DE DESEMPEÑO DE LOS EQUIPOS DE MEJORA
DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
 Innovación en los procesos y en el desarrollo Educativo del
Centro Universitario.
 Rediseño y/o mejora de procesos a través de Equipos de Mejora.
 Interacción entre todos los procesos de la Institución para la
mejora continúa enfocada al usuario.
 Toma de decisiones en base al análisis de hechos y datos.
 Generación de soluciones en contribución al resultado del
Centro Universitario y por ende a la Institución.
 Compromiso en el cumplimiento de objetivos.
 Eliminación de actividades que no agregan valor.
 Crecimiento sostenido del Centro Universitario.
Página 8 de 8