PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA Página PROPUESTA MANUAL DE CORRESPONDENCIA LAM LOGÍSTICA SENA, REGIÓN DISTRITO CAPITAL, CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, COORDINACIÓN FINES DE SEMANA BOGOTÁ 2024 1 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página Control de versiones Versión Fecha Descripción Modificación Presentación a la implementación nuevo sistema de Gestión Documental dentro de la empresa Presentación del procedimiento y creación. Participaron en la elaboración Revisado y Validado por Aprobado por Aprendices SENA El alcance de participación en la elaboración de este documento corresponde a las funciones del área que representan Folios PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página Tabla de Contenido INTRODUCCIÓN 1. 4 5 1.1. 5 1.2. 5 2. 5 3. 5 4. 6 5. 8 6. 9 7. 9 8. 10 9. 11 10. 11 Conclusiones 14 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página INTRODUCCIÓN El presente Manual ha sido desarrollado con el objetivo de proporcionar a la MIPYME LAM LOGÍSTICA una guía en la gestión de correspondencia como lo establece la Ley 594 de 200 “Ley General de Archivo” y el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 para normalizar los procedimientos que aplican a la administración de los documentos entendidos como correspondencia y archivo que permiten apoyar la toma de decisiones al interior de la organización. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos, una guía clara y práctica sobre los principios y las mejores prácticas en la gestión de la correspondencia. Se encontrarán lineamientos y recomendaciones para el manejo de comunicaciones recibidas, enviadas externas e internas además de cualquier otro tipo de comunicación escrita que se requiera en el entorno empresarial. Este Manual de gestión de correspondencia es una herramienta que instaura la aplicación de métodos y procedimientos sobre la producción, recepción,distribución y trámite , de los documentos en cada una de las actividades desarrolladas por las unidades administrativas, con el fin de lograr un proceso eficiente. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página 1. Objetivos 1.1. Objetivo General Presentar un Manual de correspondencia que oriente a la Pyme Lam Logística y sus funcionarios de las diferentes dependencias, de una manera clara y eficiente a establecer las pautas correctas y lineamientos para la producción, gestión, trámite y organización de las comunicaciones oficiales recibidas, internas y externas. 1.2. Objetivos Específicos ● Establecer pautas y normas, que regulen la elaboración, producción y distribución de las comunicaciones oficiales, internas, externas y el registro de los documentos. ● Definir procedimientos documentales para el registro adecuado de la documentación emitida y recibida por la compañía Lam Logística. ● Orientar a los funcionarios para el registro de las comunicaciones oficiales, aplicando procedimientos técnicos, según la norma GTC 185 Norma Técnica Colombiana. 2. Alcance El presente documento contempla los lineamientos y actividades que se incluirán en el Manual de Correspondencia para el trámite de las comunicaciones oficiales en MIPYME LAM LOGÍSTICA. constituyéndose en una herramienta funcional para las distintas áreas de la entidad, desde su recepción, distribución, seguimiento y gestión y serán de riguroso cumplimiento y aplicabilidad por todos los colaboradores que participen en su trámite. Teniendo en cuenta las pautas establecidas en el Acuerdo 060 de 2001 en el Archivo General de la Nación. 3. Marco Normativo En el proceso de recibir, remitir, preservar, custodiar y conservar la correspondencia recibida y emitida por las entidades se debe actuar bajo la normatividad vigente. A continuación, se dará a conocer su normatividad. Coloque aquí el normograma GESTION Y TRAMITE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. 4. Insumos Para Ventanilla Única De Correspondencia Los insumos para una ventanilla única de correspondencia se refieren a los elementos necesarios para el funcionamiento y gestión eficiente de este sistema. Estos insumos son: Software o Plataforma de Gestión Documental: Es necesario contar con un sistema informático o software especializado que permita la recepción, registro, seguimiento y almacenamiento de la correspondencia de manera electrónica. Equipamiento Tecnológico: Se requiere hardware como computadoras, escáneres para la digitalización de los documentos, impresoras que estén codificadas para la lectura de código de barras y servidores, que faciliten el procesamiento y gestión electrónica de la correspondencia y físico. Personal Capacitado: Es fundamental contar con personal capacitado y entrenado en el manejo de la ventanilla única de correspondencia, tanto en la recepción y clasificación de documentos como en el uso adecuado del software o plataforma de gestión documental. Procedimientos y Políticas Establecidas: Se deben establecer procedimientos claros y políticas internas que regulen el funcionamiento de la ventanilla única de correspondencia, incluyendo aspectos como los plazos de respuesta, la clasificación y PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página priorización de documentos, y la confidencialidad de la información. Infraestructura Física: Es necesario contar con un espacio físico adecuado para la instalación de la ventanilla única de correspondencia, que cuente con mobiliario, estanterías y archivadores para el almacenamiento físico de la correspondencia cuando sea necesario. Medios de Comunicación: Es importante contar con los medios de comunicación necesarios, como el correo electrónico, líneas telefónicas, sistemas de mensajería interna, para recibir y enviar correspondencia electrónica. Estos insumos son esenciales para implementar y operar una ventanilla única de correspondencia de manera eficiente, permitiendo una gestión centralizada y organizada de la correspondencia de la empresa. Horario de Atención La gestión y trámite de comunicaciones, se realizará en el horario de 8:00 a.m a 4:00 p.m, de Lunes a Viernes en jornada continua, para todos los usuarios tanto externos como internos. En caso de haber situaciones que afecten el horario normal de atención, se avisará oportunamente en un lugar visible y de fácil consulta para los usuarios. Imagen corporativa LAM LOGÍSTICA Radicación La persona de recepción procederá a colocar el número de radicado con el consecutivo que maneja la empresa de acuerdo con la siguiente estructura: Número de dígitos Descripción Ejemplo PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 al 4 5 al 7 8 al 12 13 Año Calendario Código dependencia a la que va dirigida la comunicación Número consecutivo asignado Código 1 predeterminado para radicación de entrada Fecha de Radicado Hora de Radicado Número de Folios Número de anexos 1 Página 2024 100 00001 1 26-02-20204 00:00 0 0 Radicado No. 2024260000002 Fecha: 2024-04-27 Hora: 08:00 Anexos: N/A TIPO DE RADICADO Comunicaciones de Recibidas Comunicaciones enviadas Comunicaciones externas No. Asignado 1 2 3 Al comenzar cada año calendario, se iniciará la radicación de Comunicaciones Oficiales Recibidas con la numeración consecutiva. ● Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. ● Impresión de rótulo de la radicación. ● Registro impreso de planillas de radicación y control. 5. Sistema De Alertas (Funcionalidad) Es un sistema de forma electrónica que se diseñó en formato Excel como propuesta para presentarla a MIPYME LAM LOGÍSTICA. Consiste en un archivo tipo planilla de correspondencia donde va quedar registrada toda la información de remitente destinatario con todos los campos sugeridos fecha código de barras de la comunicación que se va ingresar y en la cual se le genero un sistema de alerta tipo semáforo donde va a indicar el tiempo de respuesta de las comunicaciones dependiendo del asunto de la comunicación y su importancia de la siguiente manera: PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página Semáforo El amarillo será para las comunicaciones de importancia con próximo a vencer entre 0 y -4 días de respuesta El rojo será para las comunicaciones de importancia con trámite vencido mayor e igual a 1 sin dar respuesta El verde será para las comunicaciones de importancia tiempo mayor e igual a -5 de respuesta. De acuerdo con el pasar los días el semáforo le mostrará cuando se vence o está próximo a vencer para que se pueda dar una respuesta pronta oportuna y calidad a esas comunicaciones. Coloque aquí imagen del archivo ALERTAS 6. Firmas Responsables Podrán firmar cualquier tipo de comunicación oficial, de acuerdo con el organigrama de la MIPYME LAM LOGÍSTICA, quienes desempeñen cargos de Director General, Director de Operaciones, Contador,Directora Administrativa y el coordinador de facturación de cada área. Este registro contendrá el nombre del funcionario, su cargo y su firma completa. Las firmas digitales deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. 7. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Son todas las comunicaciones oficiales que se reciben en medio físico, correo electrónico, o telefónicamente. En medio físico se reciben en la recepción de la empresa LAM LOGÍSTICA ubicada en la Calle 70A No.10-54. Las comunicaciones por correo electrónico se recibirán en el correo establecido por la MIPYME para dicho fin. La ventanilla única de correspondencia se rige bajo las mismas políticas, se reciben los documentos con los mismos lineamientos y se tramitan las comunicaciones por medio de la unidad de correspondencia que dio a conocer como propuesta a la MIPYME para su implementación de acuerdo con el procedimiento de las comunicaciones establecido. Conjunto de operaciones de verificación y control que de LAM LOGÍSTICA que debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página o jurídica. ACTIVIDADES Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: ● Identificación de medios de recepción: mensajería, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. ● Recibo de documentos oficiales. ● Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. ● Constancia de recibo (sello, reloj radicado). 8. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Son todas las comunicaciones que generen las dependencias o áreas de la empresa LAM LOGÍSTICA incluidas las comunicaciones masivas si llegase a presentar un plan de contingencia con la gestión de la correspondencia recibida o enviada y serán recibidas por recepción y el área de archivo para su seguimiento y control y serán despachadas ya sea por medio electrónico o mensajero interno con copia original de las comunicaciones. Por medio de la unidad de correspondencia que se dio a conocer como propuesta a la empresa LAM logística, para su implementación de acuerdo con el procedimiento de las comunicaciones establecido. ● Definición de medios de distribución: personal, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. ● Control del cumplimiento de requisitos del documento. ● Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. ● Control y firma de guías y planillas de entrega. ● Control de devoluciones. ● Organización de mensajería externa. ● Registro de control de envío de documentos PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página 9. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Son todas las comunicaciones que se generan entre las dependencias, internamente por ejemplo puede ser por medio de un memorando solicitando un asunto de una área a otra o por correo electrónico se puede hacer de la misma forma se rige bajo las mismas políticas y se envían los documentos con los mismos lineamientos y se tramitan las comunicaciones por medio de la unidad de correspondencia que se dio a conocer como propuesta a la MIPYME LAM logística para su implementación de acuerdo de acuerdo con el procedimiento establecido. ● Identificación de dependencias. ● Enrutamiento de documentos a dependencia competente. ● Registro de control de entrega de documentos internos. MEMORANDO Son todas las comunicaciones escritas que se utilizarán para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales regionales nacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la empresa LAM LOGÍSTICA por medio de la unidad de correspondencia que se entregó como propuesta a la PYME LAM LOGÍSTICA para su implementación de acuerdo al procedimiento de las comunicaciones como plantilla para que la empresa diseñe sus formatos o plantilla de envió de las comunicaciones internas CIRCULARES Circulares Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la MIPYME LAM LOGÍSTICA, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo. MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). Estructura de la Circular De acuerdo con lo señalado en la GTC 185, a continuación, se indica l estructura de la circular, se inicia con la palabra “CIRCULAR” centrado, en negrilla y el PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA Página PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla LAM LOGÍSTICA, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membretado. TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Mipyme LAM LOGÍSTICA consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año). CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). - ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.) 1 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. Para el trámite de circulares internas se unifica a la propuesta de política de cero papel para disminuir en lo posible el uso físico. En el caso de circulares externas se tendrá como envío de las mismas por medio del correo corporativo. Conclusiones Con la elaboración de este manual llegamos a la conclusión que, se puede dar una estructura organizada de la documentación recibida y emitida por la empresa LAM LOGÍSTICA teniendo en cuenta la normatividad en los procesos recepción,distribución y trámite , de los documentos en cada una de las actividades desarrolladas por las unidades administrativa organizacionales con el fin de lograr un proceso eficaz en la comunicaciones. También se puede concluir que, con un adecuado registro y control de la correspondencia se pueden agilizar procesos, reducir tiempos y costos de operación, proporcionándole a la MIPYME LAM LOGÍSTICA un valor agregado que le permita tener una ventaja competitiva. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA 1 Página BIBLIOGRAFIA Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). (2009). Guía Técnica Colombiana GTC 185. Bogotá, Colombia. Ley 594 de 2000 https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000 ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=10551 https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA Página Anexos Anexo 1 Procedimientos Comunicaciones Recibidas, PR-GD-001 Comunicaciones Oficiales Enviadas Externas, PR-GD-002 Comunicaciones Internas, PR-GD-003 Anexo 2 Enlace al archivo que contiene los Formatos utilizados en los procedimientos de la ventanilla única “Listado Maestro de Documentos” Anexo 3 Plantilla Excel sistema de alertas Anexo 4 Plantillas estandarizadas Comunicaciones enviadas Carta estilo Bloque Carta Bloque Extremo Circular Memorando 1 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código Versión MANUAL DE CORRESPONDENCIA Página 1
