APUNTES U.D. 2 LA COMUNICACIÓN UNIDAD 2: LA COMUNICACIÓN La comunicación es el proceso dinámico mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y en un espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados. La comunicación en la empresa tiene cuatro funciones: - Información: permite recabar la información necesaria para la toma de decisiones y transmitir a los empleados todas las directrices. - Motivación: favorece la motivación de los trabajadores de diferentes maneras. - Expresión emocional: sirve para que los miembros muestren sus aspiraciones, frustraciones y satisfacción. -Control: Actúa para conocer el grado de consecución de los objetivos previamente pactados y comprobar el impacto de las actuaciones en la organización. Proceso de comunicación El Emisor o fuente: Es quien transmite el mensaje. Mensaje: es lo que se trata de transmitir. APUNTES U.D. 2 LA COMUNICACIÓN Canal: Es el medio por donde se transmite la información. Código: Es el conjunto de símbolos y reglas conocidos por el emisor, normalmente suele ser la lengua española, aunque también existen otros como la lengua de signos. Receptor: El que recibe el mensaje. Contexto: Es la situación donde se transmite el mensaje. Retroalimentación: Respuesta al mensaje por parte del receptor. 2.2 Dificultades en la comunicación: barreras y obstáculos. En muchas ocasiones la comunicación puede no ser muy efectiva, debido a la aparición de barreras y obstáculos que impiden que el mensaje sea interpretado correctamente por el receptor. - Barreras físicas: estas se encuentran en el ambiente. - Barreras semánticas: Surgen cuando no se comprende bien el idioma o la terminología empleada es muy técnica. - Barreras personales y psicológicas: • Estereotipos. • Efecto halo (influido favorable o desfavorable). • Expectativas. - Barreras del contexto: si en la empresa existe desconfianza, amenazas y mal ambiente, los mensajes de la dirección serán vistos con escepticismo, los trabajadores adoptarán una postura defensiva, etc. - Exceso de información. Estrategias para evitar las barreras en la comunicación. Del emisor: • Adaptar el mensaje al receptor. APUNTES U.D. 2 • • • • LA COMUNICACIÓN Elegir un canal adecuado. Eliminar información irrelevante. Neutralizar las distorsiones físicas como los ruidos. Facilitar la retroalimentación. Del receptor: • • • • Adoptar una actitud positiva y receptiva. No interrumpir. Escuchar activamente. No juzgar al emisor. Técnicas para mejorar la comunicación escritas: Condiciones: -Claridad y precisión. - Brevedad. - Corrección gramatical. - Presentación. - Estructura del texto. Técnicas para mejorar la comunicación no verbal: es la que se realiza a través de signos no lingüísticos. Se expresan sentimientos y estado emocional. Lo que una persona dice puede verse reforzado o contradicho por la comunicación no verbal, que enfatiza o matiza lo expresado de forma oral. Ambos mensajes han de coincidir. 2.3 ETAPAS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN. APUNTES U.D. 2 LA COMUNICACIÓN 2.4. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN. ATENDIENDO AL ÁMBITO - Comunicación Interna: Es la que se genera y ejecuta dentro de la empresa para mantener informados, motivados e integrados a los trabajadores. Dentro de esta comunicación podemos distinguir entre formal e informal. La comunicación formal está establecida por la empresa mientras que la informal surge de manera expontánea. -Comunicación Externa: La comunicación externa es el conjunto de acciones que una empresa realiza para comunicarse con el público externo, como clientes, proveedores, competidores, medios de comunicación o instituciones. ATENDIENDO A LA DIRECCIÓN APUNTES U.D. 2 LA COMUNICACIÓN - Comunicación descendente: Va de superiores a inferiores y sirve para dar directrices y motivar al personal - Comunicación ascendente: va desde los empleados a la alta dirección para transmitir problemas laborales, descontentos e inquietudes. - Comunicación horizontal: Es la comunicación entre iguales. ATENDIENDO AL CÓDIGO - Comunicación verbal: • Oral • Escrita - Comunicación no verbal: Es aquella que se transmite a través de gesto, símbolos o señales. 2.5. REDES, CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA. Las redes de comunicación son estructuras creadas en las empresas para hacer llegar la información a sus miembros. De la elección de una estructura u otra dependerá la eficacia de la comunicación, el clima laboral y el grado de satisfacción de los trabajadores. - Centralizadas: - Descentralizadas: APUNTES U.D. 2 LA COMUNICACIÓN Tipos de documentos - SALUDA: Comunicado breve de cortesía que se utiliza para comunicar hechos de carácter general. Emisor: Cargo Saluda a Receptor el acontecimiento y firma con su nombre. - AVISO: Un aviso en una empresa es un comunicado breve y conciso que contiene información esencial sobre algo que se desea comunicar. Fecha y firma. - CARTA COMERCIAL: Se compone de tres partes: APUNTES U.D. 2 LA COMUNICACIÓN Sirve para comunicarse con proveedores, clientes, trabajadores, otras empresas… 1. Encabezamiento: Nombre y dirección del emisor con fecha, lugar y saludo. 2. Cuerpo: Contiene una introducción, desarrollo y conclusión. 3. Cierre: Fórmula de despedida, firma, nombre y cargo del firmante. - CARTA CIRCULAR: Es una carta que informa de noticas de interés, se envía el mismo mensaje a diferentes destinatarios, solo cambia el nombre y la dirección de la persona a la que se dirige. - FACTURA: Documento que detalla y justifica la operación de compraventa o la prestación de un servicio, esta se emite por el vendedor. - INFORME: Es un documento que se elabora a petición de una persona, departamento o entidad. Contiene una exposición detallada de los hechos o actividades. Existen dos tipos: 1. Descriptivo: Relata los hechos de forma objetiva. 2. Informe Valorativo: Junto al análisis de los hechos se da una visión personal, incluyendo recomendaciones y terminando con una conclusión. APUNTES U.D. 2 LA COMUNICACIÓN Se inicia siempre con la palabra MEMORÁDUM, y a continuación la persona que lo envía y su cargo, precedido de la preposición “A” - CARTA DE PRESENTACIÓN: Es el documento que acompaña al currículum vitae, solicitando participar en un proceso de selección con el fin de despertar interés en la persona que recibe la carta. Puede ser: 1. Autocandidatura 2. En respuesta a un anuncio - CURRÍCULUM VITAE: Es el documento que debe redactar el candidato a un puesto de trabajo. Contiene todos sus datos personales, académicos y profesionales. Su principal objetivo es captar la atención del receptor para participar en una entrevista personal. - ALBARÁN: Es la nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía. Hace referencia al número del pedido. PEDIDO: Para realizar un pedido, se puede utilizar diferentes documentos, dependiendo del tipo de pedido y de la empresa. Algunos de los documentos más comunes son: • • Orden de compra: Es un documento que emite el comprador y que detalla los productos o servicios que desea adquirir, las cantidades, el precio, las condiciones de entrega y pago, entre otros aspectos. Factura proforma: Es un documento que emite el vendedor y que detalla los productos o servicios que ofrecerá al comprador, las APUNTES U.D. 2 • LA COMUNICACIÓN cantidades, el precio, las condiciones de entrega y pago, entre otros aspectos. Contrato: Es un documento que establece las condiciones generales del acuerdo entre el comprador y el vendedor, incluyendo los derechos y obligaciones de ambas partes, las garantías, las penalizaciones por incumplimiento, etc. Es importante tener en cuenta que cada empresa puede tener sus propios procedimientos y documentos para gestionar los pedidos. Por ello, es recomendable consultar con el departamento correspondiente o con el proveedor para conocer los requisitos específicos.
