PROCEDIMIENTO: Reclutamiento, selección, incorporación, inducción y supervisión de estudiantes beneficiados con la Beca Trabajo. ÁREA: Vicerrectorado PROCESO: Académico Versión 00 Código PAJ-01 Aprobación Vigencia LA UNIVERSIDAD PRIVADA DOMINGO SAVIO S.A. SE RESERVA EL DERECHO DE ESTE DOCUMENTO PARA LOS FINES DE SU ELABORACIÓN, LOS DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS CONTROL DE CAMBIOS: Versión Fecha Motivo Alcance Documento base 00 RUBRO NOMBRE Y APELLIDO CARGO FECHA ELABORADO POR: HECTOR COLQUE COORDINADOR DE BIENESTAR ESTUDIANTIL 31/05/2023 ROSARIO PUMA CARVAJAL VICERRECTORA ACADÉMICA ROSARIO ELIZABETH VELASCO VALERIANO RECTOR UPDS SEDE POTOSÍ REVISADO POR: APROBADO POR: FIRMA Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO: Reclutamiento, selección, incorporación, inducción y supervisión de estudiantes beneficiados con la Beca Trabajo. ÁREA: Vicerrectorado PROCESO: Académico 1. Versión 00 Código PAJ-01 Aprobación Vigencia Objetivo. Aplicar un sistema de reclutamiento, selección incorporación e inducción en las áreas que lo requieren, con el fin de tener mayor asertividad y objetividad al momento de la incorporación de becarios en las áreas correspondientes. 2. Definiciones y terminología (Simbología y abreviaturas) 2.1. Becario: A quien en su calidad de estudiante regular recibe una beca que le otorga la Universidad. 2.2. Beca: Ayuda que supone apoyo económico procedente de fondos institucionales que se concede a una persona para pagar total o parcialmente los gastos de estudios. 2.3. Beca Trabajo: Es la incorporación de estudiantes a distintas áreas al interior de la universidad para cumplir una labor a tiempo completo o medio tiempo, a cambio se otorga el pago completo o parcial de la mensualidad establecida y un monto económico que puede variar según la dependencia. 2.4. Áreas de requerimiento: Instancia (Talento humano, Laboratorios de Sistemas, Laboratorio de suelos, Área Registros, Área de Cajas, Plataforma Estudiantil, Secretaría General, Posgrado, Extensión Universitaria, Biblioteca, Ofician de Sistemas, Asesoría Pedagógica y Bienestar Estudiantil) que, por las cualidades del trabajo, reciben el apoyo de becarios que cumplen una determinada labor. 2.5. Reclutamiento: Primer momento de la contratación en el que se hacen las publicaciones sobre la oferta laboral en medios y lugares estratégicos. Página 2 de 9 Versión Código PROCEDIMIENTO: 00 Reclutamiento, selección, incorporación, inducción y PAJ-01 supervisión de estudiantes beneficiados con la Beca Trabajo. Aprobación Vigencia ÁREA: Vicerrectorado PROCESO: Académico 2.6. Selección: Segundo momento de un proceso de contratación en el que se elige al mejor postulante según la documentación presentada, entrevistas, pruebas y revisión de requerimientos. 2.7. Incorporación: Tercer momento en el que se hace conocer al postulante que fue seleccionado para ocupar el cargo, presentándole sus beneficios, responsabilidades, obligaciones y funciones para verificar si está de acuerdo. 2.8. Inducción: Cuarto momento de la contratación en el que se instruye al becario en cuanto a los pormenores relacionados a sus ocupaciones diarias, objetivos y, sobre todo, al manejo de las herramientas e instrumentos para el cumplimiento de su oficio. 2.9. Medios y lugares: Hace referencia a grupos de WhatsApp de la carrera afín al cargo y/o pegado de anuncios en lugares estratégicos de alto tráfico de la universidad. 2.10. Supervisión: Es el proceso de observar, recolectar información y realizar el seguimiento de los estudiantes beneficiados con la beca trabajo en las labores que desempeñan. 3. Desarrollo del procedimiento. 3.1. Reclutamiento: 3.1.1. En el momento que se presenta la necesidad de un Becario en alguna área, el encargado directo se comunicará con la oficina de Talento Humano sobre el requerimiento específico para comenzar el proceso de reclutamiento. Página 3 de 9 Versión Código PROCEDIMIENTO: 00 Reclutamiento, selección, incorporación, inducción y PAJ-01 supervisión de estudiantes beneficiados con la Beca Trabajo. Aprobación Vigencia ÁREA: Vicerrectorado PROCESO: Académico 3.1.2. La oficina de Talento Humano publicará la convocatoria previamente aprobada por Rectorado Regional y con el visto bueno del área solicitante, en los medios y lugares estratégicos. 3.1.3. Culminado el plazo se verificará la cantidad de postulantes. Si es inferior a 5, se extenderá por una semana más, acabado este tiempo se procederá con la selección con el número de postulantes que enviaron su documentación. 3.2. Selección: 3.2.1. Talento Humano que la siguiente documentación esté dentro de un archivador amarillo, todo sujeto con fastener: Carta de Postulación. Hoja de vida documentada. Avance académico actualizado a la fecha. Además de las especificaciones según correspondan. 3.2.2. Seguidamente el estudiante que postula a la beca se somete a una batería de pruebas establecidas por los psicólogos/psicopedagogos que ocupan el Gabinete de Asesoría Psicopedagógica GAP. Página 4 de 9 Versión Código PROCEDIMIENTO: 00 Reclutamiento, selección, incorporación, inducción y PAJ-01 supervisión de estudiantes beneficiados con la Beca Trabajo. Aprobación Vigencia ÁREA: Vicerrectorado PROCESO: Académico 3.2.3. Posteriormente el estudiante asiste a una entrevista con el Coordinador de Bienestar Estudiantil en la que, a través de un formulario, se recopilará información de su situación social, económica y familiar. 3.2.4. Luego se centralizan los documentos (Currículo vitae, Informe del Gabinete Asistencia Psicopedagógica, la entrevista y demás documentos necesarios dentro del folder amarillo) en la oficina de Bienestar Estudiantil para la continuidad del proceso. 3.2.5. El postulante asiste a una entrevista con el encargado de área solicitante y, si es necesario, con la oficina de Talento Humano. 3.2.6. Finalmente se analiza toda la información recibida por parte del Área solicitante para la elección del becario que será beneficiado. Ruiz Flores Sabino 3.3. Incorporación: 3.3.1. La oficina de Talento Humano se contactará con el postulante para comunicarle que fue seleccionado para obtener en beneficio y para acordar la fecha y hora de inducción. 3.3.2. El coordinador de Bienestar Estudiantil enviará un correo a Secretaría General con el nombre completo y el número de carnet del nuevo beneficiario para la habitación de la beca. 3.4. Inducción: 3.4.1. La inducción en cuanto a todos los aspectos técnicos, el manejo relacionado a la instancia correspondiente, las reglas específicas y toda información necesaria, será realizada por el Página 5 de 9 Versión PROCEDIMIENTO: 00 Reclutamiento, selección, incorporación, inducción y supervisión de estudiantes beneficiados con la Beca Trabajo. Aprobación ÁREA: Vicerrectorado PROCESO: Académico encargado del área correspondiente en el momento y en el transcurso Código PAJ-01 Vigencia de los días subsiguientes. 3.4.2. La inducción reglamentaria general de Becas y de estudiantes será realizada por el Coordinador de Bienestar Estudiantil. 3.4.3. Al finalizar la inducción con el Coordinador de Bienestar Estudiantil, el becario firmará un documento que confirme que ha sido informado sobre los beneficios que permitan la continuidad del beneficio y las faltas que ameriten el cese del mismo. 4. Responsables: 4.1. Bienestar Estudiantil. 4.1.1. Ejecutar y controlar el procedimiento 4.2. Talento Humano. 4.2.1. Coadyuvar en el desarrollo del procedimiento respecto a normativa y reglamentación interna. 4.3. Área u oficina que requiere becario. 4.3.1. De la solicitud de becario, además de brindar información a Bienestar Estudiantil acerca del desenvolvimiento en el área de trabajo. 4.4. Secretaría general. Página 6 de 9 PROCEDIMIENTO: Reclutamiento, selección, incorporación, inducción y supervisión de estudiantes beneficiados con la Beca Trabajo. ÁREA: Vicerrectorado PROCESO: Académico 4.4.1. De la habilitación de la Beca. 5. Versión 00 Código PAJ-01 Aprobación Vigencia Indicadores del Procedimiento. 5.1. Porcentaje de becarios retirados por bajo rendimiento sobre total de becarios contratados (semestral). 6. Nómina de Registros: 6.1. Informe de resultados emitido el Gabinete de Asistencia Psicopedagógica GAP. RAJ-01 6.2. Entrevista con el becario. RAJ-02 6.3. Avance Académico. 6.4. Hoja de vida. 6.5. Documento de confirmación que ha recibió la inducción. RAJ-03 Página 7 de 9 PROCEDIMIENTO: Reclutamiento, selección, incorporación, inducción y supervisión de estudiantes beneficiados con la Beca Trabajo. ÁREA: Vicerrectorado PROCESO: Académico 7. Versión 00 Código PAJ-01 Aprobación Vigencia Flujograma. Estudiante Área que requiere el becario Talento Humano Inicio El área presenta el requerimiento de becario/s a Talento Humano. Lee el requerimiento y prepara su documentación en folder amarillo para presentarla en la oficina de Talento humano. Realiza la publicación en medios adecuados. Recibe y recopila los documentos requeridos en folder amarillo. Recibe todos los folder con resultados para la depuración según requerimiento con el apoyo de bienestar estudiantil. Bienestar Estudiantil Gabinete de Asistencia Psicopedagógica Recibe los folders con la documentación adecuada. Reciba de Bienestar Estudiantil la nómina de postulantes a evaluar. Recibe el informe y la ficha de observación para adjuntarlos a su folder. Aplica la entrevista al postulante. SI Se extiende la convocatoria por una semana. Cajas Recibe los nombres del/los seleccionado/s para los ajustes en el sistema Realiza el cobro de acuerdo a proceso Recibe los nombres del/los retirados/s para los ajustes en el sistema Realiza los ajustes en el sistema de acuerdo al procedimiento. Inicia el contacto con los postulantes. Aplica las pruebas de acuerdo al perfil requerido. Elabora el informe Psicopedagógico/ Psicológico y la ficha de observación. Numero de postulantes adecuado. NO Secretaría General Adjunta al folder el informe Psicopedagógico/ Psicológico, la ficha de observación y la entrevista. Depura los folders que no cumplan con los requerimientos. Comienza la entrevista con el postulante y el apoyo, si se solicita, de Talento Humano. Continúa con el beneficio. NO Se evidencia faltas. Se selecciona a uno o a los más aptos para el puesto tras el análisis de la información recopilada. Realiza contratación e la inducción. Recibe reportes de evaluación mensuales. SI Se procede según reglamento. Recibe los nombres del/los seleccionado/s para contactarse con ellos. Recibe los nombres del/los seleccionados para reportarlos a secretaría general. Realiza el seguimiento y evaluación. Recibe los nombres del/los retirado/s para reportarlo/s a secretaría general. Fin Página 8 de 9 PROCEDIMIENTO: Reclutamiento, selección, incorporación, inducción y supervisión de estudiantes beneficiados con la Beca Trabajo. ÁREA: Vicerrectorado PROCESO: Académico Versión 00 Código PAJ-01 Aprobación Vigencia Página 9 de 9
