Proceso Atención a la ciudadanía CRT-ATC-001 v1

FOR-GD-005
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CIRCULAR Nº
034
28 JUL 2021
PARA:
Subsecretario, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones, Jefe Oficina
Asesora Jurídica, Jefe de Control Interno y Jefe Oficina de Asuntos
Disciplinarios, Directora de Gestión Corporativa, Directora de Análisis y
Diseño Estratégico, Director Territorial, Directora Poblacional, Director de
Nutrición y Abastecimiento.
DE:
Secretaria Distrital de Integración Social
ASUNTO:
Actualización del Sistema de Gestión
A continuación, se describen las nuevas directrices que deben ser conocidas e
implementadas a partir de la fecha por sus equipos de trabajo, en aquellas acciones que
involucren a su dependencia como instancia responsable:
a) Caracterización del proceso Planeación estratégica:
1. CRT-PE-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
Debido a la autoevaluación realizada que
arrojó como resultado actualizarla la
caracterización. Es por esto que se
modificaron los insumos de las actividades
y sus correspondientes proveedores, los
productos o salidas y sus
correspondientes clientes o usuarios.
También se incluyó una nueva actividad
que refleja el nuevo procedimiento que se
traslada desde el proceso de prestación
de servicios sociales y que se crea dentro
del proceso de planeación estratégica, el
cual es el procedimiento de focalización y
priorización de potenciales participantes
de los servicios sociales de la Secretaría
Distrital de Integración Social.
Subdirectora de
Diseño, Evaluación y
Sistematización, en
condición de líder del
proceso Planeación
estratégica,
mediante
memorando
I2021022038 del
26/07/2021.
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28 JUL 2021
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b) Caracterización del proceso Tecnologías de la información:
2. CRT-TI-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
La actualización al Formato
Caracterización de proceso (CRT-SMT001), se actualiza conforme a los
resultados y productos generados a partir
del ejercicio de interacción de procesos
institucionales y como resultado de la
autoevaluación de la caracterización del
proceso. Esta actualización se realizó
teniendo en cuenta que la entrada en
vigor del Plan de Desarrollo "Un nuevo
contrato social y ambiental para la Bogotá
del Siglo XXI" llevó a que las entidades del
Distrito revisaran los procesos que hacen
parte de su Sistema Integrado de Gestión.
Los cambios llevados a cabo en esta
caracterización reflejan un enfoque
estratégico de las actividades del ciclo
PHVA que se desarrollan en el proceso de
Gestión Documental de manera general,
se revisaron los proveedores de los
insumos que el proceso requiere, y se
modificaron de acuerdo con nuevos
insumos que proveen los demás procesos
de la entidad. Asimismo, se actualizaron
las actividades y, a partir de estas, se
establecieron los productos a elaborar a
través del proceso y sus potenciales
usuarios.
Subdirector de
Investigación e
Información, en
condición de líder del
proceso Tecnologías
de la información,
mediante
memorando
I2021022083 del
27/07/2021.
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28 JUL 2021
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c) Caracterización del proceso Gestión del conocimiento:
3. CRT-GC-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
La actualización al Formato
Caracterización de proceso (CRT-GC001) ahora en su versión 1, se actualiza
conforme a los resultados y productos
generados a partir del ejercicio de
interacción de procesos institucionales y
como resultado de la autoevaluación de la
caracterización del proceso.
Esta actualización se realizó teniendo en
cuenta que la entrada en vigencia del Plan
de Desarrollo "Un nuevo contrato social y
ambiental para la Bogotá del Siglo XXI"
llevó a que las entidades del Distrito
revisaran los procesos que hacen parte de
su Sistema Integrado de Gestión.
Los cambios llevados a cabo en esta
caracterización reflejan un enfoque
estratégico de las actividades del ciclo
PHVA que se desarrollan en el proceso de
Gestión de Conocimiento. De manera
general, se revisaron los proveedores de
los insumos que el proceso requiere, y se
modificaron de acuerdo con nuevos
insumos que proveen los demás procesos
de la entidad. Asimismo, se actualizaron
las actividades y, a partir de estas, se
establecieron los productos a elaborar a
través del proceso y sus potenciales
usuarios.
Director de Análisis y
Diseño Estratégico,
en condición de líder
del proceso Gestión
del conocimiento,
mediante
memorando
I2021022165 del
27/07/2021.
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d) Caracterización del proceso Gerencia de las políticas públicas sociales:
4. CRT-GPS-001
Caracterización
de proceso,
versión 0.
Justificación
Aprobó
Se crea el proceso de gestión de las
políticas públicas sociales (GPS) que
incorpora las acciones derivadas del
proceso derogado e incluye nuevas
actividades, productos e interacciones con
otros procesos de la SDIS. El nombre se
define con el objetivo de incluir el alcance
real del proceso y de facilitar su
recordación, también se ajusta su objetivo,
con el ánimo de definir claramente las
acciones que se desarrollan alrededor del
ciclo de las políticas públicas. Lo anterior
se produjo en diferentes escenarios de
participación del equipo de la Dirección
Poblacional y a partir de los resultados de
la autoevaluación del proceso.
Directora
Poblacional, en
condición de líder del
proceso Gerencia de
las políticas públicas
sociales, mediante
memorando
I2021021934 del
26/07/2021.
e) Caracterización del proceso Diseño e innovación de los servicios sociales:
5. CRT-DIS-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
Se actualiza debido al cambio en el
Formato Caracterización de proceso
(FOR-GS-008), conforme a los resultados
y productos generados a partir del
ejercicio de interacción de procesos
institucionales y como resultado de la
autoevaluación de la caracterización del
proceso Diseño e innovación de los
servicios sociales.
Subsecretario, en
condición de líder del
proceso Diseño e
innovación de los
servicios sociales,
mediante
memorando
I2021021739 del
23/07/2021.
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Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
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f)
28 JUL 2021
FOR-GD-005
Caracterización del proceso Prestación de servicios sociales para la inclusión social:
6. CRT-PSS-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Se realiza una revisión general del
proceso, teniendo en cuenta su alcance
en el marco de la estrategia territorial con
el fin de estar alineada con el nuevo Plan
de Desarrollo Distrital, adicionalmente se
tuvieron en cuenta los resultados que
arrojó la autoevaluación al igual que los
resultados de auditorías internas, donde
se identificaron oportunidades de mejora
en la articulación de los
proveedores/insumos y
productos/usuarios.
Aprobó
Director Territorial,
en condición de líder
del proceso
Prestación de
servicios sociales
para la inclusión
social, mediante
memorando
I2021021722 del
23/07/2021.
g) Caracterización del proceso Atención a la ciudadanía:
7. CRT-ATC-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
Se actualiza debido al cambio en el
Formato Caracterización de proceso
(FOR-GS-008), conforme a los resultados
y productos generados a partir del
ejercicio de interacción de procesos
institucionales y como resultado de la
autoevaluación de la caracterización del
proceso Atención a la Ciudadanía.
Subsecretario, en
condición de líder del
proceso Atención a
la ciudadanía,
mediante
memorando
I2021021804 del
23/07/2021.
h) Caracterización proceso Gestión de talento humano:
8. CRT-TH-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
Se actualiza debido al cambio en el
Formato Caracterización de proceso
(FOR-GS-008), conforme a los resultados
y productos generados a partir del
ejercicio de interacción de procesos
institucionales y como resultado de la
autoevaluación de la caracterización del
proceso Gestión de Talento Humano.
Subdirectora de
Gestión y Desarrollo
del Talento Humano,
en condición de líder
del proceso Gestión
de talento humano,
mediante
memorando:
I2021021789 de
23/07/2021.
034
FOR-GD-005
Caracterización del proceso Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico:
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Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
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i)
28 JUL 2021
9. CRT-SMT-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
La actualización al Formato
Caracterización de proceso (CRT-SMT001), se actualiza conforme a los
resultados y productos generados a partir
del ejercicio de interacción de procesos
institucionales y como resultado de la
autoevaluación de la caracterización del
proceso. Esta actualización se realizó
teniendo en cuenta que la entrada en
vigor del Plan de Desarrollo "Un nuevo
contrato social y ambiental para la Bogotá
del Siglo XXI" llevó a que las entidades del
Distrito revisaran los procesos que hacen
parte de su Sistema Integrado de Gestión.
Los cambios llevados a cabo en esta
caracterización reflejan un enfoque
estratégico de las actividades del ciclo
PHVA que se desarrollan en el proceso de
Gestión Documental de manera general,
se revisaron los proveedores de los
insumos que el proceso requiere, y se
modificaron de acuerdo con nuevos
insumos que proveen los demás procesos
de la entidad. Asimismo, se actualizaron
las actividades y, a partir de estas, se
establecieron los productos a elaborar a
través del proceso y sus potenciales
usuarios.
Aprobó
Subdirector de
Investigación e
Información, en
condición de líder del
proceso Tecnologías
de la información,
mediante
memorando
I2021022083 del
27/07/2021.
034
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Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
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j)
28 JUL 2021
FOR-GD-005
Caracterización del proceso Gestión contractual:
10. CRT-GEC-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
Se actualizó la caracterización del proceso
de Gestión Contractual de acuerdo con la
revisión general del proceso, motivada por
el cambio de Plan de Desarrollo Distrital,
la autoevaluación periódica realizada a la
caracterización y la verificación de la
interacción con los demás procesos
institucionales.
Subdirectora de
Contratación, en
condición de líder del
proceso Gestión
contractual,
mediante
memorando
I2021022024 del
26/07/2021.
k) Caracterización del proceso Gestión financiera:
11. CRT-GF-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
Se actualiza debido al cambio en el
Formato Caracterización de proceso
(FOR-GS-008), conforme a los resultados
y productos generados a partir del
ejercicio de interacción de procesos
institucionales y como resultado de la
autoevaluación de la caracterización del
proceso Gestión financiera y los cambios
en el Plan de Desarrollo Distrital.
Subdirector
Administrativo y
Financiero, en
condición de líder del
proceso Gestión
financiera, mediante
memorando
I2021021924 del
26/07/2021.
034
FOR-GD-005
Caracterización del proceso Gestión de infraestructura física:
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l)
28 JUL 2021
12. CRT-GIF-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
Esta actualización se realizó teniendo en
cuenta que la entrada en vigor del Plan de
Desarrollo "Un nuevo contrato social y
ambiental para la Bogotá del Siglo XXI",
llevó a que las entidades del Distrito
revisaran los procesos que hacen parte de
su Sistema Integrado de Gestión.
En virtud de lo anterior, los cambios
llevados a cabo en esta caracterización
reflejan un enfoque estratégico de las
actividades del ciclo PHVA que se
desarrollan de manera general en el
Proceso de Gestión de Infraestructura
Física, por lo cual se adelantó la revisión
de los proveedores de los insumos que el
proceso requiere, y se modificaron de
acuerdo con nuevos insumos que proveen
los demás procesos de la Entidad.
Asimismo, fueron actualizadas las
actividades y se establecieron los
productos a elaborar a través del proceso
y sus potenciales usuarios
Subdirector de
Plantas Físicas, en
condición de líder del
proceso Gestión de
infraestructura física,
mediante
memorando
I2021022167 del
27/07/2021.
m) Caracterización del proceso Gestión ambiental:
13. CRT-GA-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
La creación de este documento se realiza
con el fin de ajustar los lineamientos
ambientales a la misional de la entidad
como acciones de mejora continua del
componente ambiental.
Directora de Gestión
Corporativa, en
condición de líder del
proceso Gestión
ambiental, mediante
memorando
I2021021584 del
22/07/2021.
034
28 JUL 2021
FOR-GD-005
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Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
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n) Caracterización del proceso Gestión documental:
14. CRT-GD-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
La actualización al Formato
Caracterización de proceso (CRT-GD001) ahora en su versión 1, se actualiza
conforme a los resultados y productos
generados a partir del ejercicio de
interacción de procesos institucionales y
como resultado de la autoevaluación de la
caracterización del proceso. Esta
actualización se realizó considerando los
cambios dinámicos propios del proceso de
gestión documental que busca desarrollar
la mejora continua a través del ciclo
PHVA, para lo cual, se revisó y ajustó el
objetivo y alcance del proceso, así como,
el proveedor con sus respectivos insumos,
las actividades, los productos de salida y
sus potenciales usuarios.
Aprobó
Subdirector
Administrativo y
Financiero, en
condición de líder del
proceso Gestión
documental,
mediante
memorando
I2021021951 del
26/07/2021.
o) Caracterización proceso Gestión logística:
Justificación
15. CRT-GL-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Se actualiza debido al cambio en la
Caracterización de proceso (CRT-GL001), conforme a los resultados y
productos generados a partir del ejercicio
de interacción de procesos institucionales
y como resultado de la autoevaluación de
la caracterización del proceso Gestión
Logística.
Aprobó
Subdirector
Administrativo y
Financiero, en
condición de Líder
del Proceso Gestión
logística, mediante
memorando:
I2021022257 de
28/07/2021.
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28 JUL 2021
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p) Caracterización proceso Gestión jurídica:
16. CRT-GJ-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
Se actualiza debido al cambio en el
Formato Caracterización de proceso
(FOR-GS-008), conforme a los resultados
y productos generados a partir del
ejercicio de interacción de procesos
institucionales y como resultado de la
autoevaluación de la caracterización del
proceso de Gestión Jurídica.
Jefe Oficina Asesora
Jurídica, en
condición de líder del
proceso Gestión
jurídica, mediante
memorando:
I2021021624 de
22/07/2021.
q) Caracterización del proceso Gestión del sistema integrado – SIG.
17. CRT-SG-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
Se actualiza conforme a los resultados de
la autoevaluación al proceso y en
coherencia con el ejercicio de interacción
de procesos, además del propósito de dar
respuesta a las directrices institucionales
en el marco del Plan de Desarrollo Distrital
vigente.
Subdirectora de
Diseño, Evaluación y
Sistematización, en
condición de líder del
proceso Gestión del
sistema integrado –
SIG, mediante
memorando
I2021021954 del
26/07/2021.
r) Caracterización del proceso Auditoría y control:
18. CRT-AC-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
Justificación
Aprobó
La actualización de la caracterización del
proceso de auditoría y control,
corresponde a la revisión general de las
caracterizaciones de los demás procesos
de la entidad y sus interacciones, junto
con los resultados obtenidos de la
autoevaluación periódica que se realizó a
la caracterización.
Jefe Oficina de
Control Interno, en
condición de líder del
proceso Auditoria y
control, mediante
memorando
I2021021736 del
23/07/2021.
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s) Caracterización del proceso Inspección, vigilancia y control:
19. CRT-IVC-001
Caracterización
de proceso,
versión 1.
t)
Justificación
Aprobó
Se actualiza debido al cambio en el
Formato Caracterización de proceso
(FOR-GS-008), conforme a los resultados
y productos generados a partir del
ejercicio de interacción de procesos
institucionales y como resultado de la
autoevaluación de la caracterización del
proceso Inspección, Vigilancia y Control.
Subsecretario, en
condición de líder del
proceso Inspección,
vigilancia y control,
mediante
memorando
I2021021809 del
23/07/2021.
Procedimiento del proceso Planeación estratégica:
20. PCD-PE-016
Focalización y
priorización de
potenciales
participantes
de los servicios
sociales de la
Secretaría
Distrital de
Integración
Social, versión
0.
Justificación
Aprobó
De acuerdo con lo contemplado en la
Resolución 0509 de 2021 “Por la cual se
definen las reglas aplicables a los
servicios sociales, los instrumentos de
focalización de la SDIS, y se dictan otras
disposiciones”, el procedimiento de
Focalización de la Entidad debe ser
liderado por la Dirección de Análisis y
Diseño Estratégico, es por esta razón que
el procedimiento pasa a ser parte del
proceso de planeación estratégica, y se
debe crear junto con sus formatos
asociados. A su vez el procedimiento se
crea y define de acuerdo a lo establecido
por la Resolución 0509 de 2021.
Subdirectora de
Diseño, Evaluación y
Sistematización, en
condición de líder del
proceso Planeación
estratégica,
mediante
memorando
I2021022038 del
26/07/2021.
034
28 JUL 2021
FOR-GD-005
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
2021-07-30T20:17:09-05:00 - Pagina 12 de 20
u) Procedimiento del proceso Gestión de talento humano:
21. PCD-TH-021
Custodia y
manejo de
historias
clínicas
ocupacionales,
versión 0.
Justificación
Aprobó
Se requiere la creación del procedimiento
de conformidad con la normativa vigente.
Subdirectora de
Gestión y Desarrollo
del Talento Humano,
en condición de líder
del proceso Gestión
de talento humano,
mediante
memorando
I2021021985 del
26/07/2021.
v) Procedimiento del proceso Gestión del sistema integrado - SIG:
22. PCD-SG-001
Control de
documentos,
versión 2.
Justificación
Se actualiza debido al ajuste en el nombre
del proceso Sistema de Gestión en
concordancia con los lineamientos del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
(MIPG); por lo cual se hace necesario
ajustar la documentación asociada
conforme a la sigla empleada.
Adicionalmente se requiere complementar
lineamientos que permitan estandarizar y
facilitar la oficialización de los documentos
del Sistema de Gestión.
Aprobó
Subdirectora de
Diseño, Evaluación y
Sistematización, en
condición de líder del
proceso Gestión del
sistema integrado SIG, mediante
memorando
I2021022298 del
28/07/2021.
034
28 JUL 2021
FOR-GD-005
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
2021-07-30T20:17:09-05:00 - Pagina 13 de 20
w) Indicadores del proceso Inspección, vigilancia y control:
23. IVC-002
Asesorías
Técnicas
realizadas a
instituciones o
personas que
prestan o
desean prestar
servicios de
protección y
atención integral
a personas
mayores
(actualización).
Justificación
Aprobó
Subsecretario, en
condición de líder del
El ajuste del indicador va dirigido a incluir
proceso Inspección,
otra fuente de información que genera
vigilancia y control,
solicitudes de asistencia técnica, con el
mediante
fin que aumente el número de asesorías
memorando
realizadas.
I2021022022 del
26/07/2021.
Así mismo, se informa que las siguientes directrices quedan sin efecto, razón por la cual
deben dejarse de aplicar y retirarse de todos los puestos de trabajo de sus dependencias,
por haber sido declaradas obsoletas por las instancias competentes:
x) Caracterización del proceso Adquisiciones:
24. PCD-AD-PRO-23
Caracterización
del proceso,
versión 3.
Justificación
Derogó
Transición pendiente de la
actualización del mapa de procesos ya
que el proceso no es vigente.
Subdirectora de
Contratación, en
condición de líder del
proceso Gestión
contractual,
mediante
memorando
I2021022024 del
26/07/2021.
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28 JUL 2021
FOR-GD-005
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
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y) Caracterización del proceso Formulación y articulación de las políticas sociales:
25. CRT-FPS-001
Caracterización del
proceso, versión 1.
Justificación
Derogó
En el marco de la actualización de los
procesos de la entidad, se define que
por la extensión en el ajuste del
proceso de formulación y articulación
de las políticas sociales (FPS) se
requiere su derogación, lo anterior
teniendo en cuenta que se realizaron
cambios sustanciales en su forma y
estructura.
Directora
Poblacional, en
condición de líder del
proceso Formulación
y articulación de las
políticas sociales,
mediante
memorando
I2021021934 del
26/07/2021.
z) Procedimiento del proceso Prestación de servicios sociales para la inclusión social:
26. PCD-PSS-021.
Procedimiento
Focalización y
priorización de
potenciales
participantes de los
servicios sociales
de la Secretaría
Distrital de
Integración Social
por demanda,
versión 0.
Justificación
Derogó
La derogación se realiza para dar
cumplimiento al artículo 5 de la
Resolución 509 de 2021"La
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico – DADE – presentará
propuesta de documento técnico de
focalización de la SDIS" por lo tanto
dicha dependencia será encargada
de administrar el procedimiento
objeto de esta derogación.
Director Territorial, en
condición de líder del
proceso Prestación de
servicios sociales para
la inclusión social,
mediante memorando
I2021020646 del
13/07/2021.
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
2021-07-30T20:17:09-05:00 - Pagina 15 de 20
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28 JUL 2021
FOR-GD-005
Las directrices expedidas mediante la presente circular harán parte del manual del SG y
deben tenerse en cuenta en los ejercicios de inducción y reinducción ordenados por el
instructivo I-TH-PR-006 del proceso Gestión de Talento Humano, dado que podrían ser
aplicables al puesto de trabajo de las personas vinculadas a sus dependencias.
Xinia Rocío Navarro Prada
Secretario Distrital de Integración Social
Aprobó: Julian Torres Jimenez, Director de Análisis y Diseño Estratégico.
Revisó:
Diana Larisa Caruso Lopez, Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización.
Nidia Carolina Parra Osorio, Contratista apoyo.
Elaboró: Viviana Lucia Mendoza Hortua, Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
Helena Patricia Lancheros Duran Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
Bibiana Cubillos Rivera, Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
Sofy Lorena Arenas Vera, Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
Andres Camilo Gómez Cardoso, Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
David Andres Moncayo Nastar, Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
Anexos: Diecinueve (19) caracterizaciones, Dos (2) procedimientos, Una (1) matriz de indicador de gestión.
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
2021-07-30T20:17:09-05:00 - Pagina 16 de 20
20210728_Circular_SG_034_jul_extra
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-30 17:17:31
Finalización: 2021-07-30 20:17:07
Elaboración: Elaboró:
Bibiana Cubillos Rivera
[email protected]
Contratista
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Elaboración: Elaboró:
Sofy Lorena Arenas Vera
52919133
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Secretaria Distrital de Integración Social
Elaboración: Elaboró:
Andrés Camilo Gómez Cardoso
1022348378
[email protected]
Contratista
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Elaboración: Elaboró:
David Andres Moncayo Nastar
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Escanee el código
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REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
2021-07-30T20:17:09-05:00 - Pagina 17 de 20
20210728_Circular_SG_034_jul_extra
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-30 17:17:31
Finalización: 2021-07-30 20:17:07
Revisión: Revisó:
Diana Larisa Caruso López
[email protected]
Subdirectora Diseño, Evaluación y Sistematización
SDIS
Revisión: Revisó:
Nidia Carolina Parra Osorio
1019006751
[email protected]
Contratista Apoyo
SDIS
Elaboración: Elaboró:
Viviana Lucía Mendoza Hortua
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Elaboración: Elaboró:
Helena Patricia Lancheros Durán
52.716.916 de Bogotá
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, evaluación y sistematización
Escanee el código
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REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
2021-07-30T20:17:09-05:00 - Pagina 18 de 20
20210728_Circular_SG_034_jul_extra
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-30 17:17:31
Finalización: 2021-07-30 20:17:07
Firma: Firmante:
XINIA ROCIO NAVARRO PRADA
[email protected]
Secretaria Distrital de Integración Social
Aprobación: Aprobó:
JULIAN TORRES JIMENEZ
79751506
[email protected]
DIRECTOR DE ANALISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO
SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
Escanee el código
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REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
2021-07-30T20:17:09-05:00 - Pagina 19 de 20
20210728_Circular_SG_034_jul_extra
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-30 17:17:31
Finalización: 2021-07-30 20:17:07
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-30 17:17:32
Lec.: 2021-07-30 17:17:39
Res.: 2021-07-30 17:17:49
IP Res.: 181.54.241.185
Aprobado
Env.: 2021-07-30 17:17:49
Lec.: 2021-07-30 17:19:23
Res.: 2021-07-30 17:19:32
IP Res.: 191.95.63.245
Aprobado
Env.: 2021-07-30 17:19:32
Lec.: 2021-07-30 17:21:30
Res.: 2021-07-30 17:21:40
IP Res.: 181.56.80.147
Aprobado
Env.: 2021-07-30 17:21:40
Lec.: 2021-07-30 17:27:22
Res.: 2021-07-30 17:27:33
IP Res.: 190.26.147.37
Aprobado
Env.: 2021-07-30 17:27:33
Lec.: 2021-07-30 17:48:14
Res.: 2021-07-30 17:48:21
IP Res.: 191.95.51.46
Aprobado
Env.: 2021-07-30 17:48:21
Lec.: 2021-07-30 17:50:42
Res.: 2021-07-30 17:50:47
IP Res.: 186.87.38.250
Aprobado
Env.: 2021-07-30 17:50:47
Lec.: 2021-07-30 17:53:45
Res.: 2021-07-30 17:54:04
IP Res.: 186.119.251.222
Aprobado
Env.: 2021-07-30 17:54:04
Lec.: 2021-07-30 19:46:11
Res.: 2021-07-30 19:46:30
IP Res.: 190.60.254.232
Aprobado
Env.: 2021-07-30 19:46:30
Lec.: 2021-07-30 20:03:23
Res.: 2021-07-30 20:04:28
IP Res.: 186.102.34.71
David Andres Moncayo Nastar
Elaboración
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sis
Andrés Camilo Gómez Cardoso
Elaboración
[email protected]
Contratista
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Sofy Lorena Arenas Vera
Elaboración
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sis
Secretaria Distrital de Integración Social
Bibiana Cubillos Rivera
Elaboración
[email protected]
Contratista
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Helena Patricia Lancheros Durán
Elaboración
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, evaluación y sis
Viviana Lucía Mendoza Hortua
Elaboración
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sis
Nidia Carolina Parra Osorio
Revisión
[email protected]
Contratista Apoyo
SDIS
Diana Larisa Caruso López
Revisión
[email protected]
Subdirectora Diseño, Evaluación y Sistematización
SDIS
JULIAN TORRES JIMENEZ
Aprobación
[email protected]
DIRECTOR DE ANALISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO
SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
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REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
2021-07-30T20:17:09-05:00 - Pagina 20 de 20
20210728_Circular_SG_034_jul_extra
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210730-171731-df4cf0-31767100
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-30 17:17:31
Finalización: 2021-07-30 20:17:07
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-30 20:04:28
Lec.: 2021-07-30 20:06:21
Res.: 2021-07-30 20:17:07
IP Res.: 191.156.54.240
XINIA ROCIO NAVARRO PRADA
Firma
[email protected]
Secretaria Distrital de Integración Social
Escanee el código
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Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
2021-07-26T12:28:48-05:00 - Pagina 1 de 8
Código: CRT-PE-001
PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Versión: 1
Fecha:
FORMATO CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
Definir y direccionar los lineamientos para la formulación y seguimiento de la plataforma estratégica,
planes, programas y proyectos en pro de la eficiencia en el gasto público que permitan dar cumplimiento a
la misión y visión institucional.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
ALCANCE:
Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la revisión de las directrices del nivel nacional y distrital en materia de planeación, continúa
con la definición y/o actualización de las directrices estratégicas internas y finaliza con el seguimiento a
la implementación de los planes, programas y proyectos y su ejecución presupuestal.
Estratégico
RESPONSABLE
Directriz de la Secretaría distrital de planeación/
Insumos para el análisis sectorial
Secretaría Distrital de Planeación
X
Orientaciones y lineamientos para la
caracterización de ciudadanos, usuarios e
interesados
Secretaria Distrital de Integración
Social
Formular al interior de la Secretaria Distrital
P
de Integración Social el Plan Distrital de
Desarrollo
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
Necesidades y expectativas de grupos de valor y
grupos de interés
X
PRODUCTO / SALIDA
USUARIO
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Caracterización de grupos de valor y de interés
e identificación de necesidades y expectativas
Alcaldía mayor de Bogotá
X
Documento base para la construcción del plan
distrital de desarrollo
Secretaría Distrital de Planeación
X
Diagnóstico de contexto (interno y externo)
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Plataforma estratégica y plan estratégico
institucional
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Proceso de Gestión jurídica
X
Información del proceso para el plan de ajuste y
sostenibilidad del MIPG
Proceso Sistema de gestión
X
Lineamientos y diagnóstico de participación
ciudadana
Entes de control
Normatividad vigente
Entidades nacionales y distritales
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Sistema de gestión
X
Definir la plataforma estratégica y plan
estratégico institucional
Normativa vigente
P
Identificar y analizar los requisitos legales
y otros aplicables al proceso
X
Secretaría Distrital de Integración
Social
Proceso Planeación estratégica
X
X
X
Líder del proceso
Orientaciones y lineamientos para la participación
ciudadana y rendición de cuentas
P
Instituto Distrital de Participación y
Acción Comunal -IDEPAC
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Orientaciones para el desarrollo de las políticas de
gestión y desempeño y el componente ambiental
X
Departamento Administrativo de la
Función Pública
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
P
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
X
Entidades de orden territorial y
nacional
Lineamientos de las entidades nacionales y
distritales competentes
Resultados de las evaluaciones de la participación
ciudadana y rendición de cuentas de años
anteriores.
Elaborar el diagnóstico de la participación
ciudadana y definir la estrategia de la
redición de cuentas
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
X
Plan institucional de participación ciudadana
Estrategia de rendición de cuentas
Secretaria Distrital de Integración
Social
X
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Lineamientos y diagnóstico de participación
ciudadana
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
X
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestal
Información del proceso para el plan de acción
institucional
Proceso Planeación estratégica
X
Proyecto de inversión
Secretaria Distrital de Integración
Social
X
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional y proyecto de inversión
Todos los procesos
X
Plataforma estratégica
Plan estratégico institucional
P
Formular el plan institucional del proceso y
proyecto de inversión
Líder del proceso
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
2021-07-26T12:28:48-05:00 - Pagina 2 de 8
Informes de administraciones anteriores
Caracterización de grupos de valor y de interés e
identificación de necesidades y expectativas
Entidades nacionales y distritales
X
Plan de Ordenamiento Territorial
H
Resultados Formulario Único de Reporte de
Avance a la Gestión
Definir y/o actualizar los lineamientos
estratégicos de la entidad
X
Entidades del orden nacional y distrital
X
Plan estratégico institucional
Ciudadanía
X
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Todos los procesos
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
Resultados de medición de servicio al ciudadano o
satisfacción
Secretaría Distrital de Planeación
Plataforma estratégica actualizada
Plan Distrital de Desarrollo
Diagnostico de capacidades y entornos
X
Normatividad aplicable a la entidad
Información del proceso para el plan de acción
institucional
Todos los procesos
X
H
Consolidar, aprobar y publicar el plan de
acción institucional
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Plan de acción institucional publicado
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
Entidades del orden nacional y distrital
X
Ciudadanía
X
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Plan Distrital de Desarrollo
Secretarías Distritales competentes
X
Inscripción y registro de los proyectos de
inversión viabilizados en el Banco Distrital de
Programas y Proyectos
Manual para la Administración y Operación del
Banco Distrital de Programas y Proyectos
Entidades del orden distrital y nacional
X
Ciudadanía
X
Manual SEGPLAN de reprogramación,
actualización y seguimiento
Secretaría Distrital de Integración
Social
Proceso Comunicación estratégica
Proceso Tecnologías de la
información
Proceso Atención a la ciudadanía
Proceso Gestión de soporte y
mantenimiento tecnológico
X
Proyectos de inversión
Proceso Gestión de infraestructura
física
H
Acompañar técnicamente la formulación de
proyectos de inversión y su plan de acción
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Plan de acción de los proyectos de inversión
registrado en el sistema de seguimiento
Proceso Gestión logística
Proceso Inspección, vigilancia y
control
Anteproyecto de presupuesto
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Plan estratégico institucional
Secretaria Distrital de Integración
Social
Plan de acción institucional
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
2021-07-26T12:28:48-05:00 - Pagina 3 de 8
Entidades de Orden distrital y
nacional
Proceso Diseño e innovación de los
servicios sociales
X
Normatividad vigente relacionada con los servicios
sociales, criterios e instrumentos de focalización de
la entidad
Documento técnico de focalización de la entidad
Lineamientos de creación, transformación o
actualización de los servicios sociales
X
H
Elaborar el documento técnico de
focalización de la entidad, consolidar los
anexos técnicos de los servicios sociales y
sus modalidades, y actualizar el
procedimiento de definición de criterios de
focalización, priorización, ingreso, egreso,
permanencia y restricciones de los
servicios sociales
Secretaria Distrital de Integración
Social
X
Diseño e innovación de los servicios
sociales
X
Proceso Prestación de servicios
sociales para la inclusión social
X
Consolidado de los anexos técnicos de los
servicios sociales y sus modalidades aprobados
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
Definición de criterios de focalización,
priorización, ingreso, egreso, permanencia y
restricciones de los servicios sociales
Documento técnico de focalización de la entidad
Comité Institucional de Gestión y
Desempeño
Anexos técnicos de los servicios sociales y sus
modalidades de la entidad
X
Secretaría de Hacienda Distrital
X
Definición de criterios de focalización,
priorización, ingreso, egreso, permanencia y
restricciones de los servicios sociales
Comunicaciones expedidas por la Secretaría de
Hacienda Distrital
Anteproyecto de presupuesto
Entidades del orden nacional y distrital
Seguimiento a proyectos de inversión
H
Secretaria Distrital de Integración
Social
X
Apoyar la formulación y consolidar la
programación presupuestal para cada
vigencia fiscal
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Documentos soporte de la formulación del plan de
acción del proyecto de inversión.
X
Plan operativo anual de inversiones
Plan anual de adquisiciones
Secretaria Distrital de Integración
Social
X
Proceso de Gestión Contractual
Informe de distribución de recursos por proyecto
de inversión expedido por PREDIS
Secretaría de Hacienda Distrital
X
Entes de control
Solicitud de traslado presupuestal entre proyectos
de inversión, reducciones o adiciones en el
presupuesto de la Entidad
Secretaria Distrital de Integración
Social
Justificación legal, técnica y financiera de la
modificación presupuestal
Revisar y viabilizar la distribución
presupuestal entre dos o más proyectos de
H
inversión o entre las metas de un mismo
proyecto
X
Resolución de modificación presupuestal
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Solicitud de traslado presupuestal entre metas o
conceptos de gasto de un proyecto de inversión
Programación presupuestal actualizada en el
sistema correspondiente
X
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Certificado de disponibilidad presupuestal
Solicitud de viabilidad de precios
Entes de control
X
Precios de referencia
Secretaria Distrital de Integración
Social
X
Estudio del sector
Estudios previos para la contratación
Estudios técnicos
H
Verificar la viabilidad de precios de
referencia y la coherencia de los
documentos adjuntos
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Documento técnico de viabilidad de precios de
referencia
Secretaria Distrital de Integración
Social
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
2021-07-26T12:28:48-05:00 - Pagina 4 de 8
Secretaría Distrital de Integración
Social
Convenio posible a firmar
Secretaria Distrital de Integración
Social
Documento de condiciones de otorgación de
crédito
X
H
Apoyar la consolidación de convenios de
cooperación internacional, créditos de la
banca multilateral y/o alianzas públicoprivadas
X
Instrumento de gestión de recursos suscrita
Subsecretaría
Otras entidades públicas
X
Matriz de seguimiento a las acciones realizadas
y recursos apropiados
Perfil del proyecto de APP
Entes de control
Entes de control
X
Ciudadanía
Entidades nacionales y distritales
competentes
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
Normatividad vigente sobre trámites y servicios de
la entidad
X
Estrategia de racionalización de trámites
H
Construir e implementar una estrategia de
racionalización de trámites
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Subdirección de Investigación e Información
Secretaria Distrital de Integración
Social
X
Proceso Gestión documental
X
Servicio Integral a la Ciudadanía -SIACProceso Sistema de gestión
X
Orientaciones para el desarrollo de las políticas de
gestión y desempeño y el componente ambiental
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Planes institucionales
Información del proceso para el plan de ajuste y
sostenibilidad del MIPG
Proceso Sistema de gestión
X
Entes de control
X
Ciudadanía
X
Secretaría Distrital de Integración
Social
Proceso Comunicación estratégica
Proceso Tecnologías de la
información
Proceso Atención a la ciudadanía
Proceso Gestión de soporte y
mantenimiento tecnológico
X
Seguimiento al proyecto de inversión
Recopilar, procesar y analizar la
H información que contribuya al cumplimiento
de la misión de la entidad
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Informes o reportes que reflejen el cumplimiento
de la misión de la entidad
Proceso Gestión de infraestructura
física
Secretaria Distrital de Integración
Social
Proceso Gestión logística
X
Proceso Inspección, vigilancia y
control
Entidades del orden nacional y
distrital
X
Guía metodológica para la evaluación de la Gestión
pública con enfoque basado en derechos
humanos, dirigida a las veedurías ciudadanas.
Plan Nacional de Formación y Control Social a la
Gestión pública
Entes de control
Evaluar los resultados de las estrategias de
participación ciudadana y rendición de
V
cuentas y retroalimentar al interior de la
entidad
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
Dirección Territorial
Evaluación de los resultados de la
implementación de las estrategias integrados a
los informes de las mismas
X
Ciudadanía
Secretaría Distrital de integración
Social
X
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
2021-07-26T12:28:48-05:00 - Pagina 5 de 8
Proceso Sistema de gestión
X
Directrices para la operación del proceso, el control
de documentos, la administración de riesgos, la
formulación y seguimiento de indicadores de
gestión, el autocontrol, el seguimiento y
aseguramiento de los procesos.
V
Información del proceso para el plan de acción
institucional
Proceso Planeación estratégica
Realizar seguimiento y autocontrol al
desempeño del proceso (Políticas de
gestión y desempeño, planes,
procedimientos, documentos asociados,
indicadores y riesgos)
Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los procesos
Proceso Sistema de gestión
X
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Planeación estratégica
X
Líder del proceso
X
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional y proyecto de inversión
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Proceso Auditoría y control
X
Controles de advertencia
V
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
Formular plan de mejoramiento y realizar
su seguimiento, de acuerdo con la
evaluación independiente realizada al
proceso
Líder del proceso
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de gestión
X
Reportes de gestión y/o alertas de los procesos
Evidencias, registro de seguimiento y control del
plan de mejoramiento actualizado
A
Definir e implementar las actividades de
mejora, de conformidad con el estado del
proceso
Líder del proceso
Planes de trabajo y/o evidencias de actividades
de mejora implementadas
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el
Listado Maestro de Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el
módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo
del Sistema de Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el proceso es líder de las políticas
de gestión y desempeño: Planeación institucional, Participación ciudadana en la gestión pública,
Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, Racionalización de trámites, y Seguimiento y
evaluación del desempeño institucional.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
• Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo
• Sistema de Presupuesto Distrital
• Sistema de información financiera
• Página web de la Secretaría Distrital de Integración Social
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
NOMBRE
Diana Sofía Ramírez González
REVISÓ
Hilda Lucero Molina
Elizabeth Soler
Laura Patricia Saavedra
Leslye Johana Garzón
APROBÓ
Diana Larisa Caruso López
Blanca Aurora Amado
Luisa Milena Duarte
Contratistas Subdirección de Diseño Evaluación y Sistematización
CARGO / ROL
Gestora SG Proceso Planeación Estratégica
Profesional Especializado de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Contratista de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización
Líder Proceso Planeación Estratégica
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
2021-07-26T12:28:48-05:00 - Pagina 6 de 8
20210722_caracterizacion_proceso_PE final
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-23 14:45:07
Finalización: 2021-07-26 12:28:46
Revisión: revisión
Laura Saavedra
1016045314
[email protected]
Contratista
Sdis
Revisión: revisión
Elizabeth Soler Yaya
1070324701
[email protected]
Secretaría Distrital de Integración Social - SDES
Revisión: revisión
HILDA LUCERO MOLINA
52519030
[email protected]
Lider equipo de profesionales de seguimiento a proyectos
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Elaboración: elaboración
DIANA SOFIA RAMIREZ GONZALEZ
65630692
[email protected]
Contratista
SDIS - SDES
Escanee el código
para verificación
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
2021-07-26T12:28:48-05:00 - Pagina 7 de 8
20210722_caracterizacion_proceso_PE final
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-23 14:45:07
Finalización: 2021-07-26 12:28:46
Firma: firma
Diana Larisa Caruso López
[email protected]
Subdirectora Diseño, Evaluación y Sistematización
SDIS
Revisión: revisión
LUISA DUARTE
[email protected]
CONTRATISTA
DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO
Revisión: revisión
Blanca Aurora Amado Cadena
40315379
[email protected]
profesional especializado
SDIS
Revisión: revisión
Leslye Johana Garzón Zamora
52853660
[email protected]
Contratista
Secretaría Distrital de Integración Social
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
2021-07-26T12:28:48-05:00 - Pagina 8 de 8
20210722_caracterizacion_proceso_PE final
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-144507-9abef4-69900498
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-23 14:45:07
Finalización: 2021-07-26 12:28:46
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-23 14:45:08
Lec.: 2021-07-23 14:45:20
Res.: 2021-07-23 14:45:29
IP Res.: 201.245.208.226
Aprobado
Env.: 2021-07-23 14:45:29
Lec.: 2021-07-23 16:56:27
Res.: 2021-07-23 16:56:37
IP Res.: 34.99.120.102
Aprobado
Env.: 2021-07-23 16:56:37
Lec.: 2021-07-23 17:16:37
Res.: 2021-07-23 17:18:40
IP Res.: 186.84.90.75
Aprobado
Env.: 2021-07-23 17:18:40
Lec.: 2021-07-23 17:19:00
Res.: 2021-07-23 17:19:39
IP Res.: 186.84.3.25
Aprobado
Env.: 2021-07-23 17:19:39
Lec.: 2021-07-23 17:22:51
Res.: 2021-07-23 17:23:11
IP Res.: 191.95.63.116
Aprobado
Env.: 2021-07-23 17:23:11
Lec.: 2021-07-23 19:29:37
Res.: 2021-07-26 11:58:07
IP Res.: 181.53.13.158
Aprobado
Env.: 2021-07-26 11:58:07
Lec.: 2021-07-26 11:59:30
Res.: 2021-07-26 11:59:52
IP Res.: 191.95.61.69
Aprobado
Env.: 2021-07-26 11:59:52
Lec.: 2021-07-26 12:28:36
Res.: 2021-07-26 12:28:46
IP Res.: 186.155.7.19
DIANA SOFIA RAMIREZ GONZALEZ
Elaboración
[email protected]
Contratista
SDIS - SDES
HILDA LUCERO MOLINA
Revisión
[email protected]
Lider equipo de profesionales de seguimiento a proye
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Elizabeth Soler Yaya
Revisión
[email protected]
Secretaría Distrital de Integración Social - SDES
Laura Saavedra
Revisión
[email protected]
Contratista
Sdis
Leslye Johana Garzón Zamora
Revisión
[email protected]
Contratista
Secretaría Distrital de Integración Social
Blanca Aurora Amado Cadena
Revisión
[email protected]
profesional especializado
SDIS
LUISA DUARTE
Revisión
[email protected]
CONTRATISTA
DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO
Diana Larisa Caruso López
Firma
[email protected]
Subdirectora Diseño, Evaluación y Sistematización
SDIS
Escanee el código
para verificación
Código: CRT-TI-001
PROCESO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Versión: 1
x
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 2
A. IDENTIFICACIÓN
Identificar, diseñar e implementar soluciones estratégicas, misionales y de apoyo, a través de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, acogiendo las mejores prácticas de TIC y la normatividad vigente, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los
objetivos institucionales para la optimización de la operación, la consolidación de sistemas de información, la gestión del conocimiento y
la toma de decisiones.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector(a) de Investigación e Información.
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
El proceso inicia con la identificación de necesidades de tecnologías de la información y las Comunicaciones, continúa con la
estructuración, adquisición, implementación y monitoreo de las mismas, y finaliza con la mejora continua de las tecnologías
implementadas.
Estratégico
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO / SALIDA
USUARIO
INTERNO
INSUMO / ENTRADAS
Secretaría Distrital de Integración Social
Proceso Gestión del conocimiento
Plan Estratégico de Tecnología de la Información
(PETI)
Proceso Gestión documental
X
Proceso Tecnologías de la información
Secretaría Distrital de Integración
Social
Requerimientos y solicitudes de tecnologías de la
información (Sistemas de información,
infraestructura TI, servicios tecnológicos)
X
Proceso Gestión de soporte y mantenimiento
tecnológico
Secretaría Distrital de Integración Social
P
Identificar la normativa aplicable y planear la implementación de las
políticas y lineamientos de Tecnologías de la información como Gobierno
y Seguridad Digital.
Proceso Gestión documental
Subdirección de Investigación e
Información
Plan de seguridad y privacidad de la información
Proceso Tecnologías de la información
X
Proceso Gestión de soporte y mantenimiento
tecnológico
Secretaría Distrital de Integración Social
Ministerio de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones MinTic
X
Documentos con directrices de implementación y
cumplimiento de seguridad y privacidad de la
información y servicios tecnológicos
Alta consejería Distrital de las TIC
X
Requisitos técnicos para la ejecución de los
servicios tecnológicos
Proceso Tecnologías de la información
X
Entidades del orden territorial y
nacional
X
Matriz de requisitos legales aplicables al proceso
Proceso Gestión Jurídica.
X
Información del proceso para el plan de acción
institucional
Proceso Planeación estratégica
Normativa
Lineamientos de Tecnologías de la información
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación estratégica
X
Formular plan acción institucional del proceso y proyecto de inversión.
Plataforma estratégica actualizada
P
Proceso Sistema de gestión
X
Plan estratégico institucional
Orientaciones para el desarrollo de las políticas
de gestión y desempeño y el componente
ambiental
Documentos con directrices de implementación y
cumplimiento de seguridad y privacidad de la
información y servicios tecnológicos
Proceso Tecnologías de la
Información
X
Proceso Gestión Contractual
X
Lineamientos de contratación y supervisión
Proceso Tecnologías de la
información
X
Requisitos técnicos para la ejecución de los
servicios tecnológicos
Formular plan acción institucional del proceso y demás planes
institucionales requeridos.
Subdirección de Investigación e
Información
Proyecto de inversión
Información del proceso para el plan de ajuste y
sostenibilidad del MIPG
H
H
Gestionar los proyectos de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones estipulados en el PETI.
Subdirección de Investigación e
Información
Proyectos de TIC ejecutados
Definir e implementar las políticas y lineamientos de Tecnologías de la
información en la Secretaría como Gobierno y Seguridad digital, entre
otros.
Subdirección de Investigación e
Información
Políticas y lineamientos implementados en la
Secretaría Distrital de Integración Social
Supervisar los contratos para asegurar el funcionamiento optimo y
oportuno de los servicios tecnológicos.
Subdirección de Investigación e
Información
Proceso Tecnologías de la información
X
Proceso Gestión de soporte y mantenimiento
tecnológico
X
Proceso Tecnologías de la información
Proceso Sistema de gestión
X
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Contratos de TIC ejecutados
Servicios tecnológicos proveídos
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Código: CRT-TI-001
PROCESO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Versión: 1
x
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 2
Entes u organizaciones de
normalización y estándares
Proceso Sistema de gestión
X
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los procesos.
X
Proceso Tecnologías de la
información
X
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Sistema de gestión
Mejores prácticas como ISO 27001:20015, PMI,
ITIL, COBIT, TOGAF,SCRUM
H
Subdirección de Investigación e
Información
Mejores prácticas de TI implementadas
Proceso Tecnologías de la información
X
Proceso Sistema de gestión
X
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
Proceso Planeación estratégica
X
Seguimiento al proyecto de inversión
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Tecnologías de la Información
X
Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los procesos
V
Información del proceso para el plan de acción
institucional y proyecto de inversión
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional y proyecto de inversión.
X
Implementar mejores prácticas como el Sistema de Gestión de Seguridad
de la Información, la Oficina de Gestión de Proyectos, entre otros.
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
V
Reportes de gestión y/o alertas de los procesos
A
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso (Políticas
de gestión y desempeño, planes, proyecto, procedimientos, documentos
asociados, indicadores y riesgos).
Subdirección de Investigación e
Información
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de acuerdo con
la evaluación independiente realizada al proceso.
Subdirección de Investigación e
Información
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad con el
estado del proceso.
Subdirección de Investigación e
Información
Seguimiento al Plan de ajuste y sostenibilidad del
MIPG
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
Evidencias, registro de seguimiento y control del
plan de mejoramiento actualizado
Planes de mejoramiento en el marco de la ejecución
de los contratos de los proyectos
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de Gestión.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
INDICADORES
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el módulo del Sistema
de Gestión.
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
El proceso lidera las Políticas de Seguridad Digital y Gobierno Digital.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Infraestructura Tecnológica de la Secretaría de Integración Social
Aplicativos y sistemas de información de la Secretaría de Integración Social
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Mauricio Téllez Saavedra
Luis Alfonso Rodriguez Bayona
Santiago Sandoval Bautista
NOMBRE
Mayra Andrea Ruiz Abello
Beatriz Jojoa Bolaños
Luis Armando Solarte Solarte
Sirly Sánchez Sz.
Sirly Sanchez Sanchez
Yira Morante Gómez
Juan Manuel Erazo Urrea
CARGO / ROL
Contratista de la Subdirección de Investigación e Información /
Gestora del proceso
Oficial de Seguridad de la Información
Líder de Infraestructura
Líder de Mesa de Servicio
Líder de Servicios
Líder de Soluciones Tecnologícas
Líder de Proyectos y Jurídica
Líder de Planeación y Gestón
Subdirector de Investigación e Información
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-120736-e12d51-89447702
2021-07-27T11:25:28-05:00 - Pagina 1 de 6
Código: CRT-GC-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
Implementar acciones que permitan la identificación, producción, el almacenamiento y la transferencia del conocimiento y la
innovación, para fortalecer la toma de decisiones, la mejora continua y la protección de la memoria institucional en la Secretaría
Distrital de Integración Social.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Director(a) de Análisis y Diseño Estratégico
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
El proceso inicia con la identificación de necesidades de conocimiento y finaliza con la generación de insumos
técnicos y recomendaciones para la toma de decisiones en materia de política pública y prestación de los
servicios sociales.
Estratégico
X
Lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión-MIPG
Manual Operativo del MIPG
X
Plan Institucional de Capacitación
Proceso Sistema de gestión
X
Orientaciones para el desarrollo de las políticas de
gestión y desempeño y el componente ambiental
Entidades de orden nacional y
distrital
X
X
Normativa vigente
RESPONSABLE
PRODUCTO / SALIDA
Diagnóstico de la gestión del conocimiento de la
entidad
P
Proceso Gestión de Talento
Humano
Proceso Gestión de talento
humano
ACTIVIDADES
P
Identificar y formalizar las necesidades de conocimiento e
innovación en la entidad
Identificar y analizar los requisitos legales y otros aplicables
al proceso Gestión del conocimiento
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
X
Proceso Gestión del Talento Humano
X
Información del proceso para el plan de ajuste y
sostenibilidad del MIPG
Proceso Sistema de gestión
X
Matriz de requisitos legales aplicables al proceso
Proceso Gestión jurídica
X
Proceso Gestión del conocimiento
X
Proceso Gestión de talento humano
X
Plan de implementación de Gestión de
Conocimiento
Plan Estratégico de Talento Humano
X
Secretaría Distrital de Integración Social
Proceso Gestión del conocimiento
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación estratégica
USUARIO
Información del proceso para el plan de acción
institucional
Plataforma estratégica actualizada
EXTERNO
INSUMO / ENTRADAS
INTERNO
Entidades de orden nacional y
distrital
EXTERNO
PROVEEDOR
INTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Gestión del conocimiento
Plan estratégico institucional
P
Proceso Diseño e innovación de
servicios sociales
Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá
Priorizar las necesidades de producción de conocimiento a
través de la construcción del mapa de conocimiento y el
diseño de estudios e investigaciones.
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Información cualitativa y cuantitativa sobre temas
de interés de la entidad
Universidades
Centros de investigación
Instituciones y organizaciones privadas
Entidades de orden distrital o nacional
Ciudadanía
Documento resultado de la evaluación de las
políticas públicas sociales.
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
X
Diseño de investigaciones y estudios sobre
fenómenos sociales
Información cualitativa y cuantitativa sobre temas
de interés de la entidad
Proceso Gestión de conocimiento
X
Lineamientos creación, transformación o
actualización de los servicios sociales
X
X
Guía metodológica de construcción de mapas de
conocimiento
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-120736-e12d51-89447702
2021-07-27T11:25:28-05:00 - Pagina 2 de 6
P
Priorizar las necesidades de producción de conocimiento a
través de la construcción del mapa de conocimiento y el
diseño de estudios e investigaciones.
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Código: CRT-GC-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá
X
Fecha:
Página: 1 de 3
Guía metodológica de construcción de mapas de
conocimiento
Mapa de conocimiento
Informes de resultados de estudios e
investigaciones sobre fenómenos sociales
Proceso Diseño e innovación de
servicios sociales
Lineamientos creación, transformación o
actualización de los servicios sociales
X
X
Partes interesadas
X
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Solicitudes de información estratégica y misional
Reportes de información
Partes interesadas
X
Repositorio de información, datos e investigación.
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Partes interesadas
X
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Gestión del conocimiento
X
X
Secretaría Distrital de
Integración Social
X
Buenas prácticas y experiencias exitosas
implementadas en la entidad
Proceso Gestión del
conocimiento
Proceso Planeación estratégica
Proceso Auditoría y control
Directrices para la operación del proceso, el control
de documentos, la administración de riesgos, la
formulación y seguimiento de indicadores de
gestión, el autocontrol, el seguimiento y
aseguramiento de los procesos
X
Información del proceso para el Plan de acción
institucional
X
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional
X
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
X
Reportes de gestión y/o alertas de los procesos
Grupo de Investigaciones (DADE)
Análisis de datos e información para el diseño y
prestación de servicios sociales
Analistas y estadísticos (DADE)
H
Identificar, documentar y socializar buenas prácticas y
experiencias exitosas en la entidad (misionales y de gestión)
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Sistematización de buenas prácticas y experiencias
exitosas
Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los procesos
V
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del
proceso (Políticas de gestión y desempeño, planes,
proyectos, procedimientos, documentos asociados,
indicadores y riesgos).
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Seguimiento al Plan de ajuste y sostenibilidad del
MIPG
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
V
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de gestión
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Evaluaciones de políticas y servicios sociales
Proceso Gestión del
conocimiento
X
X
X
Diseño de investigaciones y estudios sobre
fenómenos sociales
Información cualitativa y cuantitativa sobre temas
de interés de la entidad
Proceso Sistema de gestión
Universidades
Centros de investigación
Instituciones y organizaciones privadas
Entidades de orden distrital o nacional
Ciudadanía
Proceso Diseño e innovación de
servicios sociales
Producir y asegurar el conocimiento a través de la
realización de investigaciones, estudios, evaluaciones de
políticas y servicios, y el análisis de datos e información.
Plan Estratégico de Tecnología de la Información
(PETI)
X
X
Evaluaciones de políticas y servicios sociales
H
Proceso Tecnologías de la
información
Proceso Gestión de conocimiento
A
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de
acuerdo con la evaluación independiente realizada al
proceso
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Definir e implementar las actividades de mejora, de
conformidad con el estado del proceso
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
Evidencias, registro de seguimiento y control del
plan de mejoramiento actualizado
Planes de trabajo y/o evidencias de actividades de
mejora implementadas
X
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-120736-e12d51-89447702
2021-07-27T11:25:28-05:00 - Pagina 3 de 6
Código: CRT-GC-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el
módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de
Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El proceso lidera las Políticas de:
- Gestión de la información estadística
- Gestión del conocimiento y la innovación
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Software para sistematización de investigaciones sociales
Software estadísticos
Recurso Humano de la Secretaría Distrital de Integración Social
Contratación de consultorías y asesorías para Gestión del Conocimiento
NO APLICA
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO / ROL
Ana María Suarez Huertas
Halia Climene Zambrano
Álvaro Hernán Agudelo Acero
Contratista Subdirección de Diseño, evaluación y sistematización.
Contratista Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
REVISÓ
Katheryn González Castillo
Guillermo Sinisterra
Julián Madrid
Contratista Dirección de Análisis y Diseño Estratégico - Lider equipo Investigaciones
Contratista Dirección de Análisis y Diseño Estratégico - Asesora DADE
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización - Lider equipo procesamiento de
información
Contratista Dirección de Análisis y Diseño Estratégico - Gestor Proceso Gestión del conocimiento
APROBÓ
Julián Torres Jiménez
Director Análisis y Diseño Estratégico
Líder del Proceso
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-120736-e12d51-89447702
2021-07-27T11:25:28-05:00 - Pagina 4 de 6
22072021_actualización caracterización GC_OK_para
interacción (1)
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210726-120736-e12d51-89447702
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-26 12:07:36
Finalización: 2021-07-27 11:25:27
Revisión: Katheryn González Castillo
Katheryn Gonzalez Castillo
52710277
[email protected]
Contratista
Direccion de Analisis y Diseño Estrategico
Elaboración: Halia Climene Zambrano
Halia Climene Zambrano Acosta
[email protected]
Contratista Control- Político SDES
Elaboración: Ana María Suarez Huertas
Ana María Suarez Huertas
[email protected]
Contratista
Elaboración: Álvaro Hernán Agudelo Acero
Álvaro Hernán Agudelo Acero
11.185.378
[email protected]
Contratista – Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
Secretaría Distrital de Integración Social
Escanee el código
para verificación
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-120736-e12d51-89447702
2021-07-27T11:25:28-05:00 - Pagina 5 de 6
22072021_actualización caracterización GC_OK_para
interacción (1)
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210726-120736-e12d51-89447702
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-26 12:07:36
Finalización: 2021-07-27 11:25:27
Aprobación: Julián Torres Jiménez
JULIAN TORRES JIMENEZ
79751506
[email protected]
DIRECTOR DE ANALISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO
SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
Revisión: Julián Andrés Madrid Caballero
Julián Andrés Madrid Caballero
80158176
[email protected]
Contratista
Secretaría Distrital de Integración Social
Revisión: Guillermo Alberto Sinisterra Paz
Guillermo Sinisterra
79965540
[email protected]
Lider de investigación
DADE SDIS
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-120736-e12d51-89447702
2021-07-27T11:25:28-05:00 - Pagina 6 de 6
22072021_actualización caracterización GC_OK_para
interacción (1)
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210726-120736-e12d51-89447702
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-26 12:07:36
Finalización: 2021-07-27 11:25:27
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-26 12:07:37
Lec.: 2021-07-26 13:41:53
Res.: 2021-07-26 17:54:41
IP Res.: 186.80.52.48
Aprobado
Env.: 2021-07-26 17:54:41
Lec.: 2021-07-26 17:59:15
Res.: 2021-07-26 17:59:52
IP Res.: 186.28.70.40
Aprobado
Env.: 2021-07-26 17:59:52
Lec.: 2021-07-26 18:05:02
Res.: 2021-07-26 18:05:20
IP Res.: 181.236.214.115
Aprobado
Env.: 2021-07-26 18:05:20
Lec.: 2021-07-26 18:09:38
Res.: 2021-07-26 18:09:42
IP Res.: 186.84.22.41
Aprobado
Env.: 2021-07-26 18:09:42
Lec.: 2021-07-26 18:10:59
Res.: 2021-07-26 18:17:54
IP Res.: 190.24.99.202
Aprobado
Env.: 2021-07-26 18:17:54
Lec.: 2021-07-27 10:28:47
Res.: 2021-07-27 10:29:18
IP Res.: 186.155.7.19
Aprobado
Env.: 2021-07-27 10:29:18
Lec.: 2021-07-27 11:22:12
Res.: 2021-07-27 11:25:27
IP Res.: 186.155.7.19
Álvaro Hernán Agudelo Acero
Elaboración
[email protected]
Contratista – Dirección de Análisis y Diseño Estraté
Secretaría Distrital de Integración Social
Ana María Suarez Huertas
Elaboración
[email protected]
Contratista
Halia Climene Zambrano Acosta
Elaboración
[email protected]
Contratista Control- Político SDES
Katheryn Gonzalez Castillo
Revisión
[email protected]
Contratista
Direccion de Analisis y Diseño Estrategico
Guillermo Sinisterra
Revisión
[email protected]
Lider de investigación
DADE SDIS
Julián Andrés Madrid Caballero
Revisión
[email protected]
Contratista
Secretaría Distrital de Integración Social
JULIAN TORRES JIMENEZ
Aprobación
[email protected]
DIRECTOR DE ANALISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO
SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
Escanee el código
para verificación
Código: CRT-GPS-001
GERENCIA DE LAS POLÍTICAS PÚBLICAS SOCIALES
Versión: 0
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
A. IDENTIFICACIÓN
Liderar la formulación, implementación, articulación y seguimiento de las políticas públicas sociales para contribuir en la
realización de derechos de los grupos poblacionales y familias del distrito mediante la articulación con los diferentes
actores, en el marco de las competencias de la Secretaría Distrital de Integración Social.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Director(a) Poblacional
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la formulación de las políticas públicas sociales, continúa con la articulación e implementación del plan de
acción, se realiza seguimiento y se culmina con la fase evaluación en el caso de que estas terminen su vigencia.
Misional
RESPONSABLE
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación estratégica
X
Plataforma estratégica actualizada
P
Formular plan acción institucional del proceso
Líder del proceso
USUARIO
PRODUCTO / SALIDA
Información del proceso para el plan de
acción institucional
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Gerencia de las políticas públicas sociales
Plan estratégico institucional
Entidades de orden territorial y nacional
X
Entidades de orden nacional y distrital
X
Normativa vigente
P
Identificar y analizar los requisitos legales y otros aplicables al
proceso
Líder del proceso
P
Elaborar y presentar la propuesta para la estructuración de
política, que contenga los elementos descritos en la normatividad
vigente.
Subdirecciones técnicas
misionales líderes de políticas
públicas sociales
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Proceso Gestión jurídica
X
Documento propuesta para la
estructuración de política
Proceso Gerencia de las políticas públicas sociales
X
Planes de desarrollo distritales y nacionales
Políticas públicas sociales adoptadas en el
distrito
Consejo Distrital de política Social
X
Orientaciones y lineamientos
Consejo Distrital de Política Social
X
Documentos de recomendaciones de
política
Comité sectorial de desarrollo administrativo
Comités operativos del CLOPS
Consejeros locales y distritales
Informes de los comités operativos locales
de política social - CLOPS
X
Proceso Prestación de servicios
sociales para la inclusión social
Proceso Diseño e innovación de los
servicios sociales
X
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
X
H
Construir de manera participativa el diagnóstico e identificación
de factores estratégicos
Subdirecciones técnicas
misionales
Documento diagnóstico e identificación
de factores estratégicos
CONPES D.C
Informes de participación de la entidad en
las instancias de coordinación
Ciudadanía
Lineamientos y diagnóstico de participación
ciudadana
Secretaría Distrital de Integración social
Documento propuesta para la estructuración
de política
Documento diagnóstico e identificación de
factores estratégicos
X
Comisión intersectorial diferencial poblacional
Secretaría Distrital de Planeación
Lineamientos para la participación de la
entidad en las instancias de coordinación
X
Proceso Planeación estratégica
Secretaría Distrital de Planeación
Consejo Distrital de Política pública Social
X
Planeación operativa y autoevaluación de
los servicios sociales
Concepto técnico de viabilidad del
documento de política y su plan de acción
X
Proceso Diseño e innovación de los servicios sociales
H
Elaborar y concertar la política pública y su plan de acción
Subdirecciones técnicas
misionales
Política pública y su plan de acción
concertados y aprobados
Proceso Gerencia de las políticas públicas sociales
Proceso Prestación de los servicios sociales para la inclusión
social
X
Código: CRT-GPS-001
GERENCIA DE LAS POLÍTICAS PÚBLICAS SOCIALES
Versión: 0
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
Entidades de orden distrital
Organizaciones sociales
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Política pública y su plan de acción
concertados y aprobados
X
H
Liderar la aprobación de las políticas públicas sociales y su plan
de acción en el CONPES D.C
Despacho
Documento CONPES y planes de acción
aprobados y registrados para publicación
Organizaciones no gubernamentales
X
Academia
Ciudadanía
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Plan de acción de las políticas públicas
sociales
Planes de acción de las políticas públicas
sociales
X
Subsecretaría
Subdirecciones técnicas
misionales
H
Entidades de orden distrital
Proceso Prestación de los servicios
sociales para la inclusión social
X
Implementar las políticas públicas sociales
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Documento CONPES D.C y sus anexos
Documentos de implementación de la
estrategia territorial en las localidades y sus
actualizaciones
X
Plan de trabajo de comités operativos
distritales
Entidades de orden distrital
X
Comités operativos locales
Ciudadanía
Plan de acción de las políticas públicas
sociales
Proceso Gerencia de las políticas públicas sociales
X
Plan de trabajo de comités operativos
distritales
Proceso Prestación de los servicios sociales para la inclusión
social
X
Documentos de orientaciones para la
implementación de los enfoques
diferenciales
Secretaría Distrital de Integración Social
Dirección Territorial
Modelo técnico de gestión territorial
Entidades distritales que participan en
la CIDPO
X
Secretaría Distrital de Planeación
X
X
Lineamientos distritales para la aplicación de
enfoque diferencial
H
Elaborar documentos internos de orientaciones para la
implementación de los enfoques diferenciales
Dirección Poblacional
X
Proceso Diseño e innovación de los servicios sociales
Orientaciones para el seguimiento de las
políticas públicas y sus planes de acción
Secretaría Distrital de Planeación
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
X
Sectores que implementan la política
pública
Proceso Gestión del conocimiento
Seguimiento del plan de acción de las
políticas públicas sociales
Informe cualitativo de las políticas públicas
sociales
X
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
X
Documento resultado de evaluación de las
políticas públicas sociales
X
Plan de acción de las políticas públicas
sociales
H
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Proceso Planeación estratégica
Proceso Prestación de los servicios
sociales para la inclusión social
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Realizar análisis y seguimiento a la implementación de las
políticas públicas
Dirección Poblacional
Ciudadanía
Instancias de participación de políticas públicas
Informe cualitativo de las políticas
públicas sociales
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Gerencia de las políticas públicas sociales
X
Informe cualitativo de las políticas
públicas sociales
Proceso Prestación de los servicios sociales para la inclusión
social
X
Documento motivacional para la
evaluación de las políticas públicas
sociales en el caso de que estas terminen
su vigencia
Entidades del orden distrital
Seguimiento del plan de acción de las
políticas públicas sociales
Informe cualitativo de las políticas
públicas sociales
Informe de implementación de la estrategia
territorial
X
X
Fichas técnicas de las políticas públicas
sociales
Subdirecciones técnicas
misionales
Dirección Territorial Subdirecciones Locales para la
Integración Social
Lineamientos y diagnóstico de participación
ciudadana
X
Organizaciones no gubernamentales
Subsecretaria
Seguimiento del plan de acción de las
políticas públicas sociales
X
Informe cualitativo de las políticas públicas
sociales
Secretaría Distrital de Planeación
X
Documento CONPES
Comités operativos de las políticas
públicas
X
Aportes de los comités operativos de las
políticas públicas
V
Diseñar e implementar la metodología participativa para la
evaluación de las políticas públicas sociales en el caso de que
estas terminen su vigencia
Subdirecciones técnicas
misionales
Documento de evaluación de las
políticas públicas sociales
X
Código: CRT-GPS-001
GERENCIA DE LAS POLÍTICAS PÚBLICAS SOCIALES
Versión: 0
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 2
Proceso Sistema de gestión
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Proceso Planeación estratégica
X
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos
X
Información del proceso para el plan de
acción institucional
X
Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional
V
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso
(Políticas de gestión y desempeño, planes, procedimientos,
documentos asociados, indicadores y riesgos)
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o
aseguramiento de los procesos
Proceso Sistema de gestión
X
Seguimiento del proceso al plan de
acción institucional
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Gerencia de las políticas públicas sociales
X
Líder del proceso
Informes de auditorías internas
Registro y control del plan de
mejoramiento formulado
Informes de seguimientos de ley
Proceso Auditoría y control
X
Controles de advertencia
V
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de
acuerdo con la evaluación independiente realizada al proceso
Líder del proceso
Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento
actualizado
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de gestión
X
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
A
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad
con el estado del proceso
Líder del proceso
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro
de Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el módulo del
Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de
Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, el proceso participa en la implementación de las
políticas de gestión y desempeño, conforme a las directrices generadas por los lideres asignados.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
No aplica
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO / ROL
Sully Amparo Criollo P.
Luz Merling García Retabizca
Maria del Pilar Trespalacios Hurtado
Juan Fernando Rueda Guerrero
Gestora SG - Proceso Gerencia de las Políticas públicas
Sociales
Profesional Dirección Poblacional
Gestora SG - Proyecto discapacidad
Asesor Dirección Poblacional
REVISÓ
APROBÓ
Sully Amparo Criollo Pérez
Sandra Patricia Bojacá Santiago
Juan Fernando Rueda Guerrero
Gestora SG - Proceso Gerencia de las Políticas públicas Sociales
Directora Poblacional
Asesor Dirección Poblacional
Código: CRT-DIS-001
PROCESO DISEÑO E INNOVACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
OBJETIVO
Establecer las acciones que llevan a crear o transformar los servicios sociales de la Secretaría Distrital de Integración
Social, en respuesta a los desafíos de las políticas públicas, las necesidades actuales y emergentes de las personas,
familias y comunidades, así como las realidades territoriales, encaminadas a la garantía y protección de los derechos.
ALCANCE:
El proceso inicia con la identificación de la necesidad del servicio a través del análisis de variables
como la oferta, la demanda y déficit de atención, las necesidades de la población objeto de atención y
el reconocimiento de las lecturas territoriales, lo anterior sumado a la revisión de los planes de acción
de las políticas públicas, cuyo resultado orienta la estructuración del servicio (necesidades a atender,
población objeto, cobertura, criterios de acceso) y culmina pasando por su presentación y aprobación
en las instancias establecidas por la entidad.
LÍDER DEL PROCESO
Subsecretario(a)
NIVEL DE PROCESO
Misional
X
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestal
Plataforma estratégica actualizada
RESPONSABLE
PRODUCTO / SALIDA
USUARIO
INTERNO
EXTERN
O
Proceso Planeación Estratégica
EXTERN
O
PROVEEDOR
INTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Proceso Planeación Estratégica
P
Formular plan acción institucional del proceso
Líder del proceso Diseño e
innovación de los servicios
sociales
Información del proceso para el plan de
acción institucional
P
Identificar y analizar los requisitos legales y otros aplicables
al proceso
Líder del proceso Diseño e
innovación de los servicios
sociales
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
X
Plan estratégico institucional
Entidades del Orden Nacional y
Distrital
X
Normativa vigente
Proceso de Gestión Jurídica
X
Proceso Gerencia de las Políticas
Públicas Sociales
Entidades del Orden Nacional y
Distrital
X
Lineamientos para la participación de la
Entidad en las instancias de
coordinación
Normativa vigente
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
X
Proceso Prestación de Servicios Sociales
para la Inclusión Social
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
Alcaldía mayor de Bogotá
X
Plan de Desarrollo Distrital
P
Definir las orientaciones institucionales requeridas para el
diseño e innovación de los servicios sociales
Subsecretaría
Lineamientos creación, transformación o
actualización de los servicios sociales
Proceso Gestión del Conocimiento
X
Proceso Planeación Estratégica
Proceso Planeación Estratégica X
Plan estratégico institucional
Proceso Gerencia de las
Políticas Públicas Sociales
Política pública y su plan de acción
concertados y aprobados
X
Informes de resultados de estudios e
investigaciones sobre fenómenos sociales
Proceso de Gestión del
Conocimiento
Análisis de datos e información para el
diseño y prestación de servicios sociales
X
Lineamientos para la actualización del
portafolio de servicios
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
Análisis para la territorialización de los
servicios sociales
Proceso Prestación de Servicios Sociales
X
para la Inclusión Social
Identificación y caracterización de las
necesidades de los grupos poblacionales
Proceso Prestación de Servicios Sociales
X
para la Inclusión Social
Identificación y caracterización de las
necesidades de los grupos poblacionales
Proceso Prestación de Servicios Sociales
X
para la Inclusión Social
Lineamientos creación, transformación o
actualización de los servicios sociales
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
X
Subdirecciones Técnicas
P
Analizar la información interna y externa para la
identificación de necesidades poblacionales
Plan de Desarrollo
Entidades del Orden Nacional y
Distrital
Proceso Prestación de Servicios Sociales
X
para la Inclusión Social
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico - Subdirección de
investigación e información
Evaluaciones de políticas y servicios
sociales
X
Lineamientos para la formulación o
actualización de estándares de calidad
Dirección Territorial
Dirección Poblacional
Encuestas Dane
Dirección de Nutrición y
Abastecimiento
Encuesta Multipropósito
Dirección Territorial
Proceso Prestación de
Servicios Sociales para la
Inclusión Social
X
Proceso Gerencia de las
Políticas Públicas Sociales
X
Directrices técnicas, operativas y
conceptuales para la prestación de los
servicios
P
Documentos de orientaciones para la
implementación de los enfoques
diferenciales
P
Revisar las lecturas integrales de las realidades territoriales
para identificar las necesidades de los grupos poblacionales
en el territorio
Dirección Poblacional
Dirección de Nutrición y
Abastecimiento
Dirección Territorial
Desarrollar las acciones establecidas por los lineamientos
para la implementación de los enfoques de género,
diferencial y poblacional en los servicios sociales de la SDIS
Dirección Poblacional
Dirección de Nutrición y
Abastecimiento
X
Código: CRT-DIS-001
PROCESO DISEÑO E INNOVACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
Subsecretaría
Dirección Territorial
Proceso Diseño e Innovación
de los Servicios Sociales
X
Lineamientos creación, transformación o
actualización de los servicios sociales
H
Desarrollar las acciones establecidas por el lineamiento para
la creación o actualización de los servicios sociales
Dirección Poblacional
Documento técnico para la creación o
actualización de los servicios sociales
Proceso Prestación de Servicios Sociales
X
para la Inclusión Social
Informes de participación de la entidad
en las instancias de coordinación
Proceso Gerencia de las Políticas
Públicas Sociales
Dirección de Nutrición y
Abastecimiento
Subsecretaría
Proceso Diseño e Innovación
de los Servicios Sociales
X
Lineamiento participación de la Entidad en
las instancias de coordinación
H
Implementar las directrices establecidas para la
participación de la SDIS en las instancias internas y externas
de coordinación
Dirección Territorial
Dirección Poblacional
X
Dirección de Nutrición y
Abastecimiento
Documento técnico de focalización de la
entidad
Proceso Planeación Estratégica
X
Consolidado de los anexos técnicos de los
servicios sociales y sus modalidades
aprobados
Subsecretaría
H
Implementar las directrices establecidas para la focalización
y definición de criterios para el acceso a los servicios
sociales de la SDIS
Definición de criterios de focalización,
priorización, ingreso, egreso, permanencia
y restricciones de los servicios sociales
Dirección Territorial
Dirección Poblacional
Documento técnico para la creación o
actualización de los servicios sociales
Dirección de Nutrición y
Abastecimiento
Proceso Prestación de Servicios Sociales
para la Inclusión Social
X
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Subsecretaría
Proceso Diseño e Innovación de
X
los Servicios Sociales
Documento técnico para la creación o
actualización de los servicios sociales
H
Presentar los documentos técnicos de creación o
actualización de los servicios en las instancias establecidas
por la entidad para su aprobación
Dirección Territorial
Dirección Poblacional
Acto administrativo aprobación de
creación o actualización de los servicios
sociales
Proceso Prestación de Servicios Sociales
para la Inclusión Social
X
Proceso Atención a la Ciudadanía
Dirección de Nutrición y
Abastecimiento
Subdirecciones Técnicas
Subsecretaría
Proceso Diseño e Innovación
de los Servicios Sociales
Proceso Diseño e Innovación
de los Servicios Sociales
X
X
Protocolo articulación, actualización y
publicación del portafolio de servicios
sociales
H
Lineamientos para la formulación o
actualización de estándares de calidad
H
Implementar protocolo establecido para articulación,
actualización y publicación del portafolio de servicios
sociales de la SDIS
Formular estándares de calidad de los servicios sociales
Secretaría Técnica Comité
institucional de gestión y
desempeño
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Portafolio de servicios actualizado de la
entidad
Proceso Prestación de Servicios Sociales
para la Inclusión Social
X
Proceso Atención a la Ciudadanía
Estándares de calidad formulados o
actualizados
Subdirecciones técnicas
Proceso Prestación de Servicios Sociales
para la Inclusión Social
X
Proceso Inspección, Vigilancia y Control
Resultados de la autoevaluación de los
estándares de calidad
Proceso Prestación de
Servicios Sociales para la
Inclusión Social
X
Planeación operativa y autoevaluación de
los servicios sociales
V
Realizar seguimiento a los planes de implementación de los
estándares de calidad para la prestación de los servicios
sociales
Planes de implementación de los
Estándares de calidad de los servicios
sociales
Proceso Sistema de Gestión
X
Directrices para la operación del proceso,
el control de documentos, la administración
de riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos
V
Proceso Diseño e Innovación
de los Servicios Sociales
Proceso Planeación estratégica
Proceso Auditoría y Control
Información del proceso para el plan de
acción institucional
X
X
X
Subdirecciones técnicas
Informe de avance y cierre de los planes
de implementación de los estándares de
calidad de los servicios sociales
Proceso Prestación de Servicios Sociales
para la Inclusión Social
X
Proceso Inspección, Vigilancia y Control
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o
aseguramiento de los procesos
Proceso Sistema de Gestión
X
Seguimiento del proceso al plan de
acción institucional
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Auditoría y Control
X
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
X
Líder del proceso Diseño e
innovación de los servicios
sociales
Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
V
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de Gestión
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del
proceso (Políticas de gestión y desempeño, planes,
procedimientos, documentos asociados, indicadores y
riesgos)
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
A
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de
acuerdo con la evaluación independiente realizada al
proceso
Líder del proceso Diseño e
innovación de los servicios
sociales
Definir e implementar las actividades de mejora, de
conformidad con el estado del proceso
Líder del proceso Diseño e
innovación de los servicios
sociales
Registro y control del plan de
mejoramiento formulado
Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento
actualizado
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
X
Código: CRT-DIS-001
PROCESO DISEÑO E INNOVACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
RIESGOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado
Maestro de Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema
de Gestión.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el
módulo del Sistema de Gestión.
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
En el marco del Modelo integrado de planeación y gestión el proceso participa en la implementación
de las políticas de gestión y desempeño conforme a las directrices generadas por los líderes
asignados.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Recurso humano
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO / ROL
Greys Cortés Daza
Gestora Proceso Innovación de los servicios sociales
REVISÓ
APROBÓ
Julián Moreno Parra
Julián Moreno Parra
Subsecretario
Subsecretario
Código: CRT-PSS-001
PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES PARA LA INCLUSIÓN SOCIAL
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-081430-61eac0-34182553Versión:
2021-07-23T08:40:11-05:00 - Pagina 1 de 6
1
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
Prestar servicios y atenciones sociales dirigidos a la población más vulnerable del Distrito, para
contribuir a la inclusión social en desarrollo de las políticas públicas sociales.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Director(a) Territorial
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la planeación operacional de los servicios sociales, continuando con su ejecución y
terminando con el seguimiento, la autoevaluación y mejora a la prestación de los mismos.
Misional
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación Estratégica
X
Plataforma estratégica actualizada
P
Formular el plan de acción
institucional del proceso
RESPONSABLE
Líder del proceso Prestación de
Servicios Sociales para la
Inclusión Social
PRODUCTO / SALIDA
USUARIO
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Proceso Planeación Estratégica
Información del proceso para el plan de
acción institucional
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Plan estratégico institucional
Entidades del orden Distrital
Entidades del orden Nacional
Proceso Planeación Estratégica
X
X
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Normativa aplicable al proceso
Definición de criterios de focalización,
priorización, ingreso, egreso, permanencia y
restricciones de los servicios sociales
Documento técnico para la creación o
actualización de los servicios sociales
Proceso Diseño e innovación de los
servicios sociales
X
Acto administrativo aprobación de creación
o actualización de los servicios sociales.
Portafolio de servicios actualizado de la
entidad.
P
Planear operativamente la
prestación y autoevaluación de cada
servicio
Lineamientos para la participación de la
Entidad en las instancias de coordinación
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Proceso Diseño e innovación de los
servicios sociales
X
Subdirecciones técnicas
misionales de nivel central y
Subdirecciones locales para la
Integración Social
Proceso Diseño e Innovación de los
servicios sociales
X
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Planeación operativa y autoevaluación de
los servicios sociales
Directrices técnicas, operativas y
conceptuales para la prestación de los
servicios
Directrices técnicas, operativas y
conceptuales para la prestación de los
servicios
Identificación y caracterización de las
necesidades de los grupos poblacionales
Planear la estrategia territorial que
se implementará en la vigencia
Subdirecciones locales para la
Integración Social
Proceso Inspección, Vigilancia y
control
X
Proceso Atención a la ciudadanía
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Dirección Territorial
P
Análisis para la territorialización de los
servicios sociales
X
Dirección Territorial
Lineamientos para la formulación o
actualización de estándares de calidad
Informe cualitativo de las políticas públicas
sociales
Política pública y su plan de acción
concertados y aprobados
X
Proceso Gestión Jurídica
Modelo técnico de gestión territorial
X
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
EXTERNO
EXTERNO
PROVEEDOR
INTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Código: CRT-PSS-001
PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES PARA LA INCLUSIÓN SOCIAL
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-081430-61eac0-34182553Versión:
2021-07-23T08:40:11-05:00 - Pagina 2 de 6
1
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 3
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
Proceso Planeación Estratégica
X
X
Directrices técnicas, operativas y
conceptuales para la prestación de los
servicios
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
Planeación operativa y autoevaluación de
los servicios sociales
Documento técnico de focalización de la
entidad
H
Proceso Diseño e innovación de los
servicios sociales
X
Estándares de calidad formulados o
actualizados
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
X
Plan de trabajo de comités operativos
distritales
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Modelo técnico de gestión territorial
Proceso Gestión del Conocimiento
X
Evaluaciones de políticas y servicios
sociales
Proceso Atención a la ciudadanía
X
Resultados de las encuestas de satisfacción
y percepción
Proceso Diseño e innovación de los
servicios sociales
X
Informe de avance y cierre de los planes de
implementación de los estándares de
calidad de los servicios sociales
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Documentos de implementación de la
Estrategia Territorial en las localidades
Proceso Sistema de gestión
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
Proceso Planeación Estratégica
Proceso Auditoría y Control
X
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos.
X
Información del proceso para el plan de
acción institucional
X
Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional
X
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
X
Resultados del seguimiento de la planeación
operativa de los servicios sociales
Resultados de la autoevaluación de los
estándares de calidad
Unidades operativas
Planes de implementación de los
estándares de calidad de los servicios
sociales
Informes de los comités operativos
locales de política Social - CLOPS
H
V
Implementar la estrategia territorial
Realizar seguimiento a la operación
de los servicios sociales
Dirección Territorial
Subdirecciones Locales para la
Integración Social
Subdirecciones técnicas
misionales de nivel central
(lideran)
Subdirecciones locales para la
integración social (participan)
V
V
Realizar seguimiento a la
implementación de la estrategia
territorial
Realizar seguimiento y autocontrol al
desempeño del proceso (Políticas
de gestión y desempeño, planes,
procedimientos, documentos
asociados, indicadores y riesgos)
Dirección Territorial
Subdirecciones Locales para la
Integración Social
Líder del proceso Prestación de
Servicios Sociales para la
Inclusión Social
Documentos de implementación de la
Estrategia Territorial en las localidades
Resultados del seguimiento de la
planeación operativa de los servicios
sociales
V
A
Formular plan de mejoramiento y
realizar su seguimiento, de acuerdo
con la evaluación independiente
realizada al proceso
Ajustar la planeación operativa del
servicio social y presentar las
necesidades identificadas a las
dependencias competentes frente a
Líder del proceso Prestación de
Servicios Sociales para la
Inclusión Social
Subdirecciones técnicas
misionales de nivel central y
Subdirecciones locales para la
Integración Social
X
X
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
X
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
X
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
X
X
Seguimiento a criterios vigentes de los
servicios sociales
Informe de implementación de la
Estrategia Territorial
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o
aseguramiento de los procesos
Seguimiento del proceso al plan de
acción institucional
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
Prestar el servicio social de acuerdo
a lo planeado
Subdirecciones técnicas
misionales de nivel central y
Subdirecciones locales para la
Integración Social
Proceso Diseño e Innovación de los
Servicios Sociales
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
X
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
X
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Auditoría y Control
X
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Registro y control del plan de
mejoramiento formulado
Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento
actualizado
Planeación operativa y autoevaluación de
los servicios sociales ajustada
Código: CRT-PSS-001
PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES PARA LA INCLUSIÓN SOCIAL
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-081430-61eac0-34182553Versión:
2021-07-23T08:40:11-05:00 - Pagina 3 de 6
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
A
Ajustar la planeación operativa del
servicio social y presentar las
necesidades identificadas a las
dependencias competentes frente a
la mejora del servicio
Subdirecciones técnicas
misionales de nivel central y
Subdirecciones locales para la
Integración Social
Informe de implementación de la Estrategia
Territorial
A
Ajustar la estrategia territorial
conforme a los resultados
Dirección Territorial
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
A
Definir e implementar las actividades
de mejora, de conformidad con el
estado del proceso
Líder del proceso Prestación de
Servicios Sociales para la
Inclusión Social
X
Resultados del seguimiento de la planeación
operativa de los servicios sociales
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Proceso Sistema de gestión
X
1
Página: 1 de 3
Lineamientos, directrices o, criterios para
la prestación de los servicios sociales
ajustados
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
Actualización de los documentos
técnicos de la Estrategia Territorial
Proceso Gerencia de las políticas
públicas sociales
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
X
X
X
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión
y en el Listado Maestro de Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados
en el módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en
el módulo del Sistema de Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG, el proceso participa en la
implementación de las políticas de gestión y desempeño conforme a las directrices generadas
por los lideres asignados.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Para la prestación de los servicios sociales para la inclusión social es necesario contar con el sistema de información misional que permita el registro
de la información de los participantes.
Se requiere de la infraestructura adecuada a los estándares y normatividad vigente, además del talento humano idóneo y suficiente, entre otros
recursos de soporte en cada una de las unidades operativas prestadoras de servicios sociales.
Ver portafolio de servicios sociales del Proceso Diseño e Innovación de los servicios sociales.
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Sandra Esperanza Ávila Pérez
Beatriz Elena Rodríguez Villabona
Damary Slendy Martínez Porras
Juan Carlos Rodríguez Herrera
Beatriz Elena Rodríguez Villabona
Miguel Angel Barriga Talero
CARGO / ROL
Líder equipo misional Dirección Territorial
Gestora Proceso Prestación de Servicios Sociales para la
Inclusión Social
Contratista Dirección Territorial
Asesor Jurídico Dirección Territorial
Gestora Proceso Prestación de Servicios Sociales para la Inclusión Social
Director Territorial
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-081430-61eac0-34182553
2021-07-23T08:40:11-05:00 - Pagina 4 de 6
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a interacción
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-081430-61eac0-34182553
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-23 08:14:30
Finalización: 2021-07-23 08:40:09
Revisión: revisó
JUAN CARLOS RODRIGUEZ HERRERA
[email protected]
Líder Jurídico
SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Revisión: revisó
[email protected]
Elaboración: Elaboró
SANDRA ESPERAZA AVILA PÉREZ
52364430
[email protected]
CONTRATISTA
SDIS
Elaboración: Elaboró
Beatriz Elena Rodríguez Villabona
52428193
[email protected]
Profesional Universitario
SDIS
Escanee el código
para verificación
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-081430-61eac0-34182553
2021-07-23T08:40:11-05:00 - Pagina 5 de 6
20210722_formato_caracterizacion_proceso_PSS_Final_OK_par
a interacción
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-081430-61eac0-34182553
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-23 08:14:30
Finalización: 2021-07-23 08:40:09
Aprobación: Aprobó
MIGUEL ANGEL BARRIGA TALERO
[email protected]
DIRECCIÓN TERRITORIAL
SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Revisión: revisó
Beatriz Elena Rodríguez Villabona
52428193
[email protected]
Profesional Universitario
SDIS
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-081430-61eac0-34182553
2021-07-23T08:40:11-05:00 - Pagina 6 de 6
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a interacción
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-081430-61eac0-34182553
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-23 08:14:30
Finalización: 2021-07-23 08:40:09
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-23 08:14:30
Lec.: 2021-07-23 08:14:44
Res.: 2021-07-23 08:14:52
IP Res.: 186.29.100.213
Aprobado
Env.: 2021-07-23 08:14:52
Lec.: 2021-07-23 08:26:02
Res.: 2021-07-23 08:26:24
IP Res.: 181.50.243.112
Aprobado
Env.: 2021-07-23 08:26:24
Lec.: 2021-07-23 08:26:40
Res.: 2021-07-23 08:26:52
IP Res.: 186.102.8.58
Aprobado
Env.: 2021-07-23 08:26:52
Lec.: 2021-07-23 08:32:14
Res.: 2021-07-23 08:32:36
IP Res.: 186.155.7.19
Aprobado
Env.: 2021-07-23 08:32:36
Lec.: 2021-07-23 08:39:16
Res.: 2021-07-23 08:39:24
IP Res.: 186.29.100.213
Aprobado
Env.: 2021-07-23 08:39:24
Lec.: 2021-07-23 08:40:02
Res.: 2021-07-23 08:40:09
IP Res.: 186.155.7.19
Beatriz Elena Rodríguez Villabona
Elaboración
[email protected]
Profesional Universitario
SDIS
SANDRA ESPERAZA AVILA PÉREZ
Elaboración
[email protected]
CONTRATISTA
SDIS
DAMARY SLENDY MARTINEZ PORRAS
Revisión
[email protected]
JUAN CARLOS RODRIGUEZ HERRERA
Revisión
[email protected]
Líder Jurídico
SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Beatriz Elena Rodríguez Villabona
Revisión
[email protected]
Profesional Universitario
SDIS
MIGUEL ANGEL BARRIGA TALERO
Aprobación
[email protected]
DIRECCIÓN TERRITORIAL
SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Escanee el código
para verificación
Código: CRT-ATC-001
PROCESO ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA
Versión: 1
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
Establecer las directrices de interacción entre la entidad y la ciudadanía a través de canales efectivos de
OBJETIVO:
comunicación para la mejora continua en la atención brindada por los servidores, servidoras y contratistas de la
Inicia con la adopción de la normativa vigente de atención y orientación a la ciudadanía, continúa con la
ALCANCE:
Secretaría de Integración Social.
LÍDER DEL PROCESO:
definición de lineamientos internos y finaliza con la retroalimentación sobre la gestión de la atención ciudadana
en cada una de las dependencias en el marco de sus competencias.
Subsecretario
NIVEL DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
PRODUCTO / SALIDA
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación
Estratégica
X
Plataforma estratégica actualizada
Plan estratégico institucional
Proceso Sistema de
Gestión
Información del proceso para el plan de acción
institucional y proyecto de inversión
Líder del proceso Atención
a la Ciudadanía
Orientaciones para el desarrollo de las
políticas de gestión y desempeño y el
componente ambiental
X
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Atención a la Ciudadanía
Información del proceso para el plan de ajuste y
sostenibilidad del MIPG
Proceso Sistema de Gestión
X
Proceso de Gestión Jurídica
X
Identificar y analizar los requisitos legales y otros
aplicables al proceso
Líder del proceso Atención
a la Ciudadanía
Matriz de requisitos legales aplicables al proceso
Definir las condiciones, características y documentación
requerida para la adecuada operación, control y
seguimiento de la atención a la ciudadanía
Subsecretaría (líder del
Servicio Integral de
Atención a la Ciudadanía SIAC y equipo)
Manual del Servicio a la Ciudadanía Secretaría
Distrital de Integración Social
Diseñar el plan de acción del Servicio Integral de Atención
a la Ciudadanía - SIAC
Subsecretaría (líder del
SIAC y equipo)
Normativa vigente
Gobierno Nacional y
Distrital
Proceso Atención a la
Ciudadanía
P
Formular plan acción institucional del proceso y demás
planes institucionales requeridos y el Proyecto de
inversión
USUARIO
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
X
P
Política Distrital de Servicio al Ciudadano
Manual del Servicio al Ciudadano,
procedimientos, formatos y otros aprobados
X
P
Proceso Atención a la Ciudadanía
Plan de acción del SIAC
Secretaría Distrital de Integración
Social - SDIS
Proceso Atención a la Ciudadanía
X
X
Directrices para la emisión de conceptos a
proyectos de Acuerdo y de Ley
Gobierno Nacional y
Distrital
X
Normativa vigente para dar respuesta a
derechos de petición y a requerimientos de
entes externos de control y vigilancia
P
Definir las directrices para la emisión de conceptos y
atención a peticiones de control político y a requerimientos
de entes externos de control y vigilancia
Subsecretaría (equipo de
control político)
Despacho
Directrices para la atención a peticiones del
Concejo de Bogotá, Congreso de la República y
Juntas Administradoras Locales
Proceso Atención a la Ciudadanía
Secretaría Distrital de Integración
Social - SDIS
X
Directrices para respuesta requerimientos de
entes externos de control y vigilancia
Ciudadanía
X
Peticiones, quejas, reclamos, solicitudes,
denuncias y otros
H
Recepcionar y clasificar las peticiones ciudadanas que
llegan a la entidad
Designados Sistema
Distrital de Quejas y
Soluciones de cada
dependencia
Registro en el Sistema Distrital de Quejas y
Soluciones
Proceso Atención a la Ciudadanía
Informe de gestión del SIAC
Secretaría Distrital de Integración
Social - SDIS
Resultado de las quejas, reclamos y denuncias por
hechos de corrupción
Proceso Auditoría y Control
X
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Proceso de Prestación de
Servicios Sociales
X
Proceso Atención a la
Ciudadanía
H
Informar y direccionar a la ciudadanía acerca del
funcionamiento de los servicios de la entidad o temas de
su interés, a través de los canales de interacción
dispuestos por la entidad
Concejo de Bogotá,
Congreso de la República
y Secretaría Distrital de
Gobierno
X
Política y manual de atención a la
ciudadanía
X
Requerimientos de los entes de control
político y de organismos externos de control
y vigilancia
H
H
H
Respuestas de control político y de
organismos externos de control y vigilancia
emitidas por cada una de las dependencias
X
Proceso Atención a la
Ciudadanía
Aplicar encuestas de percepción sobre la atención
brindada por el Servicio Integral de Atención a la
Ciudadanía - SIAC
Fortalecer las competencias en atención a la ciudadanía
del talento humano de la entidad.
Clasificar los requerimientos y gestionar las respuestas de
control político y de organismos externos de control y
vigilancia
X
Registros de atención en el sistema de
registro misional (atención presencial)
X
Subsecretaría
(profesionales asignados
del equipo SIAC)
Subsecretaría
(profesionales asignados al
Servicio Integral de
Atención a la Ciudadanía SIAC)
Subsecretaría (equipo de
control político)
Despacho
V
Verificar la implementación del manual del servicio a la
ciudadanía
Subsecretaría (apoyos
administrativos y
profesionales asignados del
SIAC)
V
Monitorear el trámite de los requerimientos ciudadanos y
los criterios de calidad de las respuestas mediante
revisión aleatoria en el Sistema distrital de quejas y
soluciones
Subsecretaría (apoyos
administrativos y
profesionales asignados al
Servicio Integral de
Atención a la Ciudadanía SIAC)
Reportes de requerimientos
X
Registro en el Sistema Distrital de Quejas y
Soluciones
X
Respuestas técnicas emitidas por cada una
de las dependencias de la entidad
INTERNO
X
Reporte de resultados de encuestas de
satisfacción y percepción
Proceso Atención a la Ciudadanía
X
Resultados de las encuestas de satisfacción y
percepción
Proceso Prestación de Servicios
Sociales para la Inclusión Social
X
Formulación de acciones de mejora si son
necesarias y su respectivo seguimiento
Secretaría Distrital de Integración
Social - SDIS
X
Informe de gestión del SIAC
Proceso Atención a la Ciudadanía
X
V
Revisar, consolidar y aprobar las respuestas de control
político y de requerimientos de entes externos de control y
vigilancia emitidas por las dependencias, verificando la
oportunidad, veracidad y calidad de la respuesta
Subsecretaría (equipo de
control político)
Despacho
X
Registro de las respuestas a los requerimientos
de control político y a los requerimientos de
organismos externos de control y vigilancia
Proceso Atención a la Ciudadanía
Directrices para la emisión de conceptos a
proyectos de Acuerdo y de Ley
Alcaldía Mayor de BogotáSistema distrital de quejas
y soluciones
Secretaría Distrital de
Integración Social - SDIS
Proceso Atención a la Ciudadanía
Secretaría Distrital de Integración
Social - SDIS
Manual del servicio a la ciudadanía
Proceso Atención a la
Ciudadanía
Reporte de llamadas recibidas, contestadas y
abandonadas a través de la plataforma DENWA
Organismos externos de control y
vigilancia
Organismos externos de
control y vigilancia
Secretaría Distrital de
Integración Social - SDIS
USUARIO
Registro de atención diaria no registrado en
SIRBE
Directrices técnicas, operativas y
conceptuales para la prestación de los
servicios
X
Gobierno Nacional y
Distrital
Proceso Atención a la
Ciudadanía
Subsecretaría (equipo
Servicio Integral de
Atención a la Ciudadanía SIAC)
Instructivo canales de interacción para
atención de la ciudadanía
Encuesta de Percepción y Satisfacción
Ciudadana frente a los servicios sociales de
la SDIS
PRODUCTO / SALIDA
Registros de atención en el sistema de registro
misional (atención presencial)
Portafolio actualizado de servicios de la
SDIS
Guía de trámites y servicios
X
RESPONSABLE
Acto administrativo aprobación de creación
o actualización de los servicios sociales
Proceso Diseño e
Innovación de los Servicios X
Sociales
Proceso Atención a la
Ciudadanía
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
EXTERNO
INTERNO
EXTERNO
PROVEEDOR
Informe de gestión del SIAC
X
Secretaría Distrital de Integración
Social - SDIS
X
Secretaría Distrital de Integración
Social - SDIS
X
Alertas tempranas sobre el estado de los
requerimientos
Reporte de peticiones con respuesta fuera de
términos
Requerimientos con evaluación de calidad de las
respuestas
Respuestas consolidadas de los requerimientos
de control político y de entes externos de control y
vigilancia
Partes interesadas externas (Concejo
de Bogotá, Congreso de la República y
Secretaría Distrital de Gobierno)
X
Proceso Sistema de
Gestión
X
Proceso Auditoría y control
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos
X
X
X
Subsecretaría (equipo de
RESPONSABLE
control político)
Despacho
V
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del
proceso (Políticas de gestión y desempeño, planes,
proyecto de inversión, procedimientos, documentos
asociados, indicadores y riesgos)
Líder del proceso Atención
a la Ciudadanía
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
Proceso Atención a la Ciudadanía
X
Proceso Sistema de Gestión
X
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Auditoría y Control
X
Proceso Atención a la Ciudadanía
X
Seguimiento al Plan de ajuste y sostenibilidad del
MIPG
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional y proyecto de inversión
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
USUARIO
Respuestas consolidadas
los requerimientos
PRODUCTOde
/ SALIDA
de control político y de entes externos de control y
vigilancia
Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los procesos
Seguimiento al proyecto de inversión
V
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de
Gestión
Revisar, consolidar y aprobar las respuestas de control
ACTIVIDADES
político y de requerimientos de entes externos de control y
vigilancia emitidas por las dependencias, verificando la
oportunidad, veracidad y calidad de la respuesta
INTERNO
V
Información del proceso para el plan de
acción institucional y del proyecto de
inversión
Proceso Atención a la
Ciudadanía
Proceso Planeación
Estratégica
INSUMO / ENTRADAS
Respuestas técnicas emitidas por cada una
de las dependencias de la entidad
A
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento,
de acuerdo con la evaluación independiente realizada al
proceso
Líder del proceso Atención
a la Ciudadanía
Definir e implementar las actividades de mejora, de
conformidad con el estado del proceso
Líder del proceso Atención
a la Ciudadanía
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
Evidencias, registro de seguimiento y control del
plan de mejoramiento
Planes de trabajo y/o evidencias de actividades
de mejora implementadas
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado
Maestro de Documentos.
ACTIVOS DE
INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el
módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del
Sistema de Gestión.
POLÍTICAS DE
OPERACIÓN
Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía
Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y no Tolerancia con la Corrupción
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Sistema Distrital de Quejas, Reclamos y Soluciones
Guía de trámites y servicios a la ciudadanía
Plataforma SIRBE (Sistema de Registro de Beneficiarios)
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
EXTERNO
INTERNO
X
EXTERNO
PROVEEDOR
Secretaría Distrital de
Integración Social - SDIS
ELABORÓ
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
REVISÓ
USUARIO
PRODUCTO / SALIDA
APROBÓ
Aidee Morales Guerrero
Claudia Bulla Gutiérrez
Erwin Gaeth Mera
NOMBRE
Esperanza Guantiva Cruz
Julián Moreno Parra
Marcela Velásquez Corredor
Angélica Bustos Martínez
Consuelo Quiceno Machado
Contratistas Subsecretaría - SIAC
CARGO / ROL
Profesionales - SIAC
Asesor Despacho - Líder SIAC
Gestor Proceso Atención a la Ciudadanía
Subsecretario
INTERNO
INSUMO / ENTRADAS
EXTERNO
INTERNO
EXTERNO
PROVEEDOR
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-190043-cd45e2-87996561
2021-07-23T11:01:46-05:00 - Pagina 1 de 6Seleccione del listado, el nivel al que corresponde el proceso:
Código: CRT-TH-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Estratégico
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Misional
Página: 1 de 5
Soporte
Seguimiento, evaluación y mejora
A. IDENTIFICACIÓN
Liderar y administrar el desarrollo integral del talento humano vinculado a la Secretaría Distrital de Integración Social - SDIS,
propendiendo por el bienestar, salud y seguridad de los funcionarios, para el fortalecimiento institucional y el cumplimiento misional
de la Entidad.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector(a) de Gestión y Desarrollo del Talento Humano
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
El proceso de gestión del talento humano, abarca los ciclos de vinculación, permanencia y retiro de los
funcionarios de la Secretaría Distrital de Integración Social.
Soporte
Entidades del orden Nacional y
Territorial
Normativa vigente y lineamientos
RESPONSABLE
P
Identificar y evaluar la normativa vigente y otros aplicables al proceso
Gestión de talento humano y el Sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Subdirector(a) de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
P
Formular Plan de acción institucional del proceso y demás planes
institucionales requeridos.
Subdirector(a) de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
X
PRODUCTO / SALIDA
Matriz de requisitos legales del proceso
Gestión de talento humano.
Proceso Gestión Jurídica
X
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Gestión de Talento Humano
X
Información del proceso para el plan de ajuste
y sostenibilidad del MIPG.
Proceso Sistema de gestión
X
Plan de Implementación de la Estrategia de
Teletrabajo.
Secretaría Distrital de Integración Social
(Funcionarios de Planta)
X
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Gestión del Conocimiento
X
Comisión de personal
X
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Gestión del Conocimiento
X
Comité de Gestión y Desempeño y sus
correspondientes Mesas Técnicas
X
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación estratégica
X
Plan estratégico institucional
Proceso Sistema de Gestión
X
Entidades del orden Nacional y
Territorial
X
Información del proceso para el Plan de
Acción Institucional.
Plataforma estratégica actualizada
Orientaciones para el desarrollo de las políticas
de gestión y desempeño y el componente
ambiental
Normativa vigente sobre Teletrabajo
P
Formular el Plan de Implementación de la Estrategia de Teletrabajo
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Equipo Técnico de Apoyo de
Teletrabajo
Mesa Técnica Teletrabajo
USUARIO
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Plan Estratégico de Talento Humano.
Diagnóstico de la gestión estratégica del
talento humano.
Encuestas de necesidades del talento humano
Plan Institucional de Capacitación.
Caracterización de personal (de los servidores,
empleos, accidentalidad)
Informes y evaluaciones asociadas a los planes
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Matriz de identificación de peligros y valoración
de riesgos
P
Definir las directrices y formular los planes y programas que permitan
el desarrollo y fortalecimiento del talento humano de la Entidad
Subdirector(a) de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos.
Manual de Funciones y Competencias
Laborales.
Plan Anual de Vacantes y Plan de Previsión
del Recurso Humano.
Programa de Pre Pensionados.
Código de Integridad y Buen Gobierno.
Proceso Gestión del
Conocimiento
X
Diagnóstico de la gestión del conocimiento de la
entidad
Plan de Implementación de Gestión de
Conocimiento
Plan de Trabajo de SST.
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-190043-cd45e2-87996561
2021-07-23T11:01:46-05:00 - Pagina 2 de 6Seleccione del listado, el nivel al que corresponde el proceso:
Código: CRT-TH-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Estratégico
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Misional
Página: 1 de 5
Soporte
Seguimiento, evaluación y mejora
Nominador(a) de la Entidad
Políticas y directrices para la vinculación de
personal
Entidades del orden Nacional y
Territorial
X
Secretaría Distrital de Integración Social
Actos administrativos.
Vincular el personal mediante convocatoria pública o con carácter de
H provisionalidad, libre nombramiento y remoción, supernumerarios y/o
temporales
X
Director(a) de Gestión Corporativa
Reportes de vacantes CNSC.
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Plan de Provisión de encargos.
Entidades del orden Nacional y Territorial
Actos administrativos.
Entidades Públicas y Privadas del orden
Nacional y Territorial
X
Sentencias y fallos judiciales
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Situaciones Administrativas
Nominador(a) de la Entidad
Directrices
Entidades Públicas y Privadas
del orden Nacional y Territorial
X
H
Gestionar las diferentes situaciones administrativas derivadas de la
vinculación, permanencia y desvinculación del talento humano
Director(a) de Gestión Corporativa
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Aprobaciones
Expedientes de Procesos disciplinarios.
Fallos y Sentencias judiciales
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Instituciones de formación para
el trabajo y desarrollo humano,
Instituciones de educación formal
Personal contratado para
capacitación
Secretaría Distrital de Integración
Social
Oficina de Asuntos Disciplinarios
X
Gestión Jurídica
X
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Secretaría Distrital de Integración Social
(Funcionarios de Planta)
X
Resultados Evaluación del Desempeño
Implementar el Plan Anual de Bienestar e Incentivos para los
H funcionarios públicos de la Secretaría Distrital de Integración SocialSDIS y sus familias
Caja de compensación u
operador logístico
X
Comunicaciones Oficiales.
X
Programas culturales, deportivos
X
Programas Académicos disponibles
H
Implementar las actividades de formación y capacitación tendientes al
fortalecimiento de competencias técnicas de gestión y
comportamentales del Talento Humano de la Entidad
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Soportes e informes de ejecución.
Subdirector(a) de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Soportes e informes de ejecución.
Novedades de personal
X
Secretaría Distrital de Integración Social
(Funcionarios de Planta)
Sanciones
Director (a) Corporativo
Fallos y Sentencias judiciales
Entidades del orden Nacional y
Territorial
H
X
Preparar y gestionar la liquidación de la nómina, seguridad social y
parafiscales.
Sanciones
Organizaciones sindicales
X
Subdirector(a) de Gestión y
Desarrollo de Talento Humano
Nómina, prestaciones sociales y parafiscales
liquidadas.
Proceso Gestión Financiera
X
Entidades Públicas y Privadas del orden
Nacional y Territorial
Acuerdos laborales y oficios de afiliación o
desafiliación a sindicatos
X
Oficina de Asuntos disciplinarios
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Acto Administrativo
Oficina de Asuntos Disciplinarios
X
Oficio Sanción - Destitución
Gestión Financiera
X
X
Nominador(a) de la Entidad
H
Realizar la desvinculación del personal de la Entidad, conforme al
ordenamiento legal vigente, incluyendo el apoyo para el retiro laboral
asistido a los pre pensionados
Sanción - Destitución
Entidades de Orden Nacional y
Territorial
Director(a) de Gestión Corporativa
Acto Administrativo Desvinculación de
Personal.
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
X
Entidades del orden Nacional y Territorial
X
Fallos judiciales
Evaluaciones de desempeño
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Actos Administrativos
Proceso Auditoría y Control
Informe de evaluación de desempeño.
Acuerdos de gestión
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
Alta Dirección
X
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Director (a) Corporativo
H
Orientar y hacer seguimiento al procedimiento de desempeño laboral y
acuerdos de gestión, conforme a la normatividad vigente
Informe de Acuerdos de gestión.
Subdirector(a) de Gestión y
Desarrollo de Talento Humano
Oficios que resuelven recursos en la vía
gubernativa.
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-190043-cd45e2-87996561
2021-07-23T11:01:46-05:00 - Pagina 3 de 6Seleccione del listado, el nivel al que corresponde el proceso:
Código: CRT-TH-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Estratégico
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Misional
Página: 1 de 5
Soporte
Seguimiento, evaluación y mejora
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Auto reportes de incidentes y accidentes
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Espacios de participación(Coppast-CCLComité de emergencias)
X
Gestores de talento humano
Herramientas de diagnóstico y prevención de
condiciones de salud y trabajo.
Entidades Públicas y Privadas de
Orden Nacional y Territorial
X
H
Implementar el Plan de Trabajo del SSST
Subdirector(a) de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Soportes e informes de ejecución.
Lineamientos, normatividad vigente.
Directrices
Entidades Públicas y Privadas de Orden
Nacional y Territorial
Aprobaciones
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
SDIS (Funcionarios de Planta y
Contratistas)
Nominador(a) de la Entidad
Encuesta de necesidades
X
X
Director(a) de Gestión Corporativa
H
Entidades del orden Nacional y
Territorial
Proceso Sistema de Gestión
X
Realizar las actividades de apropiación y divulgación del código de
Integridad y Buen Gobierno
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Lineamientos y directrices
Registro de actividades (piezas comunicativas,
videos, listados participación).
X
Soportes e informes de ejecución.
Entidades del orden Nacional y Territorial
Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los
procesos.
Proceso Sistema de Gestión
Gestores de Integridad
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los procesos.
X
V
Proceso Gestión de Talento
Humano
Información del proceso para el Plan de Acción
Institucional.
Proceso Planeación estratégica
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional.
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso (Políticas
de gestión y desempeño, planes, procedimientos, documentos
asociados, indicadores y riesgos)
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Seguimiento del proceso al Plan de acción
institucional.
X
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
Proceso Auditoría y control
X
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de acuerdo
con la evaluación independiente realizada al proceso
Instrumentos de Medición
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
V
Hacer seguimiento y evaluación a la implementación y desarrollo de
los planes y programas del proceso
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Información, bases de datos
Proceso Sistema de gestión
Secretaría Distrital de integración
Social
Entes de control
X
Proceso Auditoría y control
Seguimiento al Plan de Acción- Gestión
Estratégica de Talento Humano.
Seguimiento al Plan de implementación de
Teletrabajo.
Informe a la alta dirección.
Informe de gestión.
Plan de Trabajo.
Matriz Furag.
Informe pormenorizado.
Reportes de gestión y/o alertas de los procesos
X
X
Informes de desempeño
Resultados de encuestas de satisfacción
(internas o externas)
Hallazgos de auditorías internas
Hallazgos de auditorías externas
X
X
Evidencias, registro de seguimiento y control
del plan de mejoramiento actualizado.
Planes y programas formulados
X
Proceso Planeación estratégica
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado.
V
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso gestión de talento
humano
X
Seguimiento al Plan de ajuste y sostenibilidad
del MIPG.
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad con
A
el estado del proceso
Subdirector (a)de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
X
Secretaría Distrital de Integración Social
Entidades del orden nacional y territorial
X
Proceso Gestión de talento humano
X
Secretaría Distrital de integración Social
X
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas.
Entes de control
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-190043-cd45e2-87996561
2021-07-23T11:01:46-05:00 - Pagina 4 de 6Seleccione del listado, el nivel al que corresponde el proceso:
Código: CRT-TH-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Estratégico
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Misional
Página: 1 de 5
Soporte
Seguimiento, evaluación y mejora
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo SIG de la Intranet (mapa de procesos) y en el Listado
Maestro de Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el
módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el proceso lidera la Política de Gestión
estratégica del Talento Humano y la Política de Integridad.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Aplicativo para cálculo de la nómina y aplicativo para administración de personal, capacitación y seguridad y salud en el trabajo.
N.A.
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
RUBY ELENA BLANCO GALINDO
FABIÁN ANDRÉS MAFLA DÍAZ
MARIA MERCEDES RODRIGUEZ ESCOBAR
CARGO / ROL
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
GESTORA SG PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
SUBDIRECCIÓN GESTIÓN Y DESARROLLO DE TALENTO HUMANO
SUBDIRECTORA DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE TALENTO HUMANO
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-190043-cd45e2-87996561
2021-07-23T11:01:46-05:00 - Pagina 5 de 6
Caracterización Proceso Talento Humano V.Final
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210722-190043-cd45e2-87996561
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-22 19:00:43
Finalización: 2021-07-23 11:01:45
Aprobación: María Mercedes Rodríguez Escobar
MARIA MERCEDES RODRIGUEZ ESCOBAR
[email protected]
Subdirectora de Gestión y Desarrollo del Talento Humano
Revisión: Fabian Andrés Mafla Díaz
[email protected]
Elaboración: Ruby Elena Blanco Galindo
Ruby Elena Blanco Galindo
[email protected]
Profesional Especializado - Contratista
Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-190043-cd45e2-87996561
2021-07-23T11:01:46-05:00 - Pagina 6 de 6
Caracterización Proceso Talento Humano V.Final
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210722-190043-cd45e2-87996561
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-22 19:00:43
Finalización: 2021-07-23 11:01:45
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-22 19:00:44
Lec.: 2021-07-22 19:02:20
Res.: 2021-07-22 19:02:32
IP Res.: 200.118.62.108
Aprobado
Env.: 2021-07-22 19:02:32
Lec.: 2021-07-23 10:46:39
Res.: 2021-07-23 10:46:51
IP Res.: 191.95.59.25
Aprobado
Env.: 2021-07-23 10:46:51
Lec.: 2021-07-23 11:01:28
Res.: 2021-07-23 11:01:45
IP Res.: 181.159.22.126
Ruby Elena Blanco Galindo
Elaboración
[email protected]
Profesional Especializado - Contratista
Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Hum
FABIAN ANDRES MAFLA DIAZ
Revisión
[email protected]
MARIA MERCEDES RODRIGUEZ ESCOBAR
Aprobación
[email protected]
Subdirectora de Gestión y Desarrollo del Talento Hum
Escanee el código
para verificación
Código: FOR-SMT-001
PROCESO GESTIÓN DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO
Versión: 1
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 2
A. IDENTIFICACIÓN
Gestionar la continuidad del negocio mediante el soporte y mantenimiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
acogiendo las mejores prácticas de TIC, los lineamientos y directrices internos y la normativa vigente con el fin de coadyuvar el
cumplimiento de objeticos y requerimientos institucionales asociados a los sistemas de información.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector de Investigación e Información.
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la recepción de solicitudes de servicios asociados a Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
continúa con la gestión de estas y culmina con el seguimiento y mejoramiento continuo de la provisión de servicios de TIC.
Soporte
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO / SALIDA
USUARIO
INTERNO
INSUMO / ENTRADAS
Secretaría de Integración Social
Plan Estratégico de Tecnología de la Información
(PETI)
Proceso Tecnologías de la
información.
Planear el levantamiento de información, elaboración y actualización de
los catálogos de servicios tecnológicos y sistemas de información.
Subdirección de Investigación e
Información.
P
Planear el mantenimiento preventivo de los servicios de tecnologías de la
información (infraestructura de hardware, software, redes y
telecomunicaciones).
Subdirección de Investigación e
Información
P
Identificar y analizar los requisitos legales y definir los lineamientos de
soporte y mantenimiento asociados a las Tecnologías de la Información.
Subdirección de Investigación e
Información
Formular plan acción institucional del proceso y proyecto de inversión.
Subdirección de Investigación e
Información
Plan de seguridad y privacidad de la información
X
Documentos con directrices de implementación y
cumplimiento de seguridad y privacidad de la
información y servicios tecnológicos
Entidades de orden territorial y
nacional
P
X
Normativa vigente
X
Plataforma estratégica actualizada
Proceso Gestión de soporte y mantenimiento
tecnológico
X
Catálogo de sistemas de información
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación estratégica
Catálogo de servicios tecnológicos
P
Documentos con directrices de implementación y
cumplimiento de seguridad y privacidad de la
información y servicios tecnológicos
Secretaría de Integración Social
X
Matriz de requisitos legales aplicables al proceso
Proceso Gestión Jurídica
X
Requisitos técnicos para la ejecución de los
servicios tecnológicos
Proceso Gestión de soporte y mantenimiento
tecnológico
X
Información del proceso para el plan de acción
institucional
Proceso Planeación estratégica
Proyecto de inversión
Proceso Gestión de soporte y mantenimiento
tecnológico
X
Plan estratégico institucional
Proceso Gestión contractual
X
Lineamientos de contratación y supervisión
Proceso Gestión de soporte y
mantenimiento tecnológico
X
Requisitos técnicos para la ejecución de los
servicios tecnológicos
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Requerimientos y solicitudes de tecnologías de la
información (sistemas de información,
infraestructura TI, servicios tecnológicos)
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Proceso Gestión de soporte y
mantenimiento tecnológico
Proceso Sistema de gestión
Supervisar los contratos para asegurar el funcionamiento optimo y
oportuno de los servicios tecnológicos.
Subdirección de Investigación e
Información
H
Gestionar los requerimientos y solicitudes asociados a las tecnologías de
la información.
Subdirección de Investigación e
Información
Requerimientos de cambios, reporte de
incidentes, reporte de problemas
H
Gestionar los cambios, incidentes y problemas asociados a los servicios
de las tecnologías de la información.
X
Catálogo de servicios tecnológicos
H
Asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los servicios de
las tecnologías de la información (infraestructura de hardware, software,
redes y telecomunicaciones).
X
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los procesos.
Proceso Gestión de soporte y
mantenimiento tecnológico
X
Proceso Planeación estratégica
X
Información del proceso para el plan de acción
institucional y proyecto de inversión
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional y proyecto de inversión.
H
Contratos de TIC ejecutados
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Requerimientos y solicitudes gestionados
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Subdirección de Investigación e
Información
Cambios, incidentes y problemas de TI gestionados
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Subdirección de Investigación e
Información.
Servicios de tecnologías de la información
operando
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Planeación estratégica
X
Servicios tecnológicos proveídos
Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los procesos
V
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso (Políticas
de gestión y desempeño, planes, proyecto, procedimientos, documentos
asociados, indicadores y riesgos).
Subdirección de Investigación e
Información
Seguimiento al Plan de ajuste y sostenibilidad del
MIPG
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
Seguimiento al proyecto de inversión
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Código: FOR-SMT-001
PROCESO GESTIÓN DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO
Versión: 1
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 2
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de Ley
Proceso Auditoría y control
X
V
Controles de advertencia
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de gestión
X
Reportes de gestión y/o alertas de los procesos
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de acuerdo con
la evaluación independiente realizada al proceso.
Subdirección de Investigación e
Información
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Gestión de soporte y mantenimiento
tecnológico
X
Evidencias, registro de seguimiento y control del
plan de mejoramiento actualizado
A
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad con el
estado del proceso.
Subdirección de Investigación e
Información
Planes de trabajo y/o evidencias de actividades de
mejora implementadas
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de Gestión.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
INDICADORES
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el módulo del Sistema
de Gestión.
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
El proceso lidera las Políticas de Seguridad Digital y Gobierno Digital.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Infraestructura Tecnológica de la Secretaría de Integración Social
Aplicativos y sistemas de información de la Secretaría de Integración Social
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Mauricio Téllez Saavedra
Luis Alfonso Rodriguez Bayona
Santiago Sandoval Bautista
NOMBRE
Mayra Andrea Ruiz Abello
Beatriz Jojoa Bolaños
Luis Armando Solarte Solarte
Sirly Sánchez Sz.
Sirly Sanchez Sanchez
Yira Morante Gómez
Juan Manuel Erazo Urrea
CARGO / ROL
Contratista de la Subdirección de Investigación e Información /
Gestora del proceso
Oficial de Seguridad de la Información
Líder de Infraestructura
Líder de Mesa de Servicio
Líder de Servicios
Líder de Soluciones Tecnologícas
Líder de Proyectos y Jurídica
Líder de Planeación y Gestón
Subdirector de Investigación e Información
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-171741-380b17-46972115
Código: CRT-GEC-001
2021-07-26T18:04:52-05:00 - Pagina 1 de 5
PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
A. IDENTIFICACIÓN
Adelantar las actividades de contratación requeridas por la entidad previstas en el plan de adquisiciones, que permitan contar con
bienes, servicios y obras de manera efectiva, oportuna y cumpliendo la normatividad vigente de cada modalidad contractual, para
el cumplimiento de la misión de la entidad.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector(a) de Contratación
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la recepción de la necesidad de contratación de las dependencias definidas en el plan anual de
adquisiciones (PAA), continúa con el cumplimiento de las etapas precontractual, contractual y finaliza con
la liquidación de los contratos.
Soporte
RESPONSABLE
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación estratégica
X
Plataforma estratégica actualizada
P
Formular plan acción institucional del proceso
Líder del proceso
USUARIO
PRODUCTO / SALIDA
Información del proceso para el plan de
acción institucional
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Gestión Contractual
Plan estratégico institucional
Secretaría Distrital de Integración Social
Proceso Tecnologías de la información
Entidades de orden distrital y
nacional
X
Normativa vigente
P
Identificar los lineamientos y requisitos legales a utilizar según los
procesos contractuales que se manejen en la entidad
Dirección Corporativa
Lineamientos de contratación y supervisión
Proceso Gestión logística
X
Proceso Gestión de soporte y
mantenimiento tecnológico
Líder del proceso
Proceso Gestión de infraestructura física
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Proceso Gestión jurídica
X
Secretaría Distrital de Integración Social
Proceso Gestión logística
Proceso Planeación estratégica
X
Contratos y/o convenios perfeccionados y
legalizados
Plan anual de adquisiciones
H
Realizar la estructura del proceso según su modalidad contractual
Proceso Gestión financiera
X
Subdirección de Contratación
Proceso Gestión de infraestructura
física
Secretaría Distrital de Integración
Social
Radicación de solicitud de contratación del
bien, servicio u obra con documentos
X
Documento que soporta el inicio de
ejecución
Proceso Gestión contractual
X
Aseguradora
X
Proveedor
X
Proveedor
Documento que soporta el inicio de ejecución
Proceso Gestión contractual
H
Llevar a cabo el proceso de aprobación de garantías
Subdirección de Contratación
Garantía y/o póliza aprobada
Secretaría Distrital de Integración Social
Proceso Gestión logística
X
X
Proceso Gestión de infraestructura física
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Solicitud de modificaciones contractuales y
documentos soportes
H
Tramitar modificaciones contractuales de acuerdo con las
orientaciones de contratación y supervisión definidas en la entidad
Subdirección de Contratación
Modificaciones contractuales
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Solicitud de trámite de liquidación y
documentos soportes
H
Tramitar liquidación del contrato de acuerdo con las orientaciones
definidas en la entidad
Subdirección de Contratación
Actos administrativos de liquidación de los
contratos y/o convenios
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Gestión financiera
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-171741-380b17-46972115
Código: CRT-GEC-001
2021-07-26T18:04:52-05:00 - Pagina 2 de 5
PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
Proceso Sistema de gestión
Proceso Gestión contractual
Proceso Planeación estratégica
X
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los procesos.
X
Información del proceso para el plan de acción
institucional
X
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o aseguramiento
de los procesos
V
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso
(Políticas de gestión y desempeño, planes, procedimientos,
documentos asociados, indicadores y riesgos)
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Gestión contractual
X
Líder del proceso
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
Informes de auditorías internas
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
Informes de seguimientos de ley
Proceso Auditoría y control
X
Controles de advertencia
V
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de acuerdo
con la evaluación independiente realizada al proceso
Líder del proceso
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de gestión
X
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento actualizado
A
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad con
el estado del proceso
Líder del proceso
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-171741-380b17-46972115
Código: CRT-GEC-001
2021-07-26T18:04:52-05:00 - Pagina 3 de 5
PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el
módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo integrado de planeación y gestión el proceso participa en la implementación de
las políticas de gestión y desempeño conforme a las directrices generadas por los lideres asignados.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Herramienta tecnológica definida por la entidad para las etapas contractuales
Secop I
Secop II
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
JENNY KATHERINE PIRAQUIVE PÉREZ
YOHAN CAROLINA LEÓN ECHEVERRY
BALKIS HELENA WIEDEMAN GIRALDO
CARGO / ROL
CONTRATISTA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN
GESTOR SIG- GESTIÓN CONTRACTUAL
SUBDIRECTORA DE CONTRATACION
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-171741-380b17-46972115
2021-07-26T18:04:52-05:00 - Pagina 4 de 5
20210721_caracterizacion_proceso_GEC final (1)
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210726-171741-380b17-46972115
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-26 17:17:41
Finalización: 2021-07-26 18:04:52
Firma: LÍDER DE GESTIÓN CONTRACTUAL
[email protected]
Za drC
Revisión: GESTORA SG- SUB CONTRATACIÓN
YOHAN CAROLINA LEÓN ECHEVERRY
1107048532
[email protected]
CONTRATISTA
SDIS - SUB. DE CONTRATACIÓN
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-171741-380b17-46972115
2021-07-26T18:04:52-05:00 - Pagina 5 de 5
20210721_caracterizacion_proceso_GEC final (1)
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210726-171741-380b17-46972115
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-26 17:17:41
Finalización: 2021-07-26 18:04:52
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-26 17:17:41
Lec.: 2021-07-26 17:18:58
Res.: 2021-07-26 17:19:27
IP Res.: 186.154.117.90
Aprobado
Env.: 2021-07-26 17:19:27
Lec.: 2021-07-26 18:04:23
Res.: 2021-07-26 18:04:52
IP Res.: 186.155.7.19
YOHAN CAROLINA LEÓN ECHEVERRY
Revisión
[email protected]
CONTRATISTA
SDIS - SUB. DE CONTRATACIÓN
BALKIS HELENA WIEDEMAN GIRALDO
Firma
[email protected]
Za drC
Escanee el código
para verificación
Código: CRT-GF-001
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
OBJETIVO:
Gestionar las acciones presupuestales, financieras y contables, garantizando el suministro de bienes y servicios
necesarios para dar cumplimiento al objeto social de la entidad.
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la liquidación del presupuesto anual de gastos e inversión de Bogotá, se desarrolla con la
ejecución del presupuesto, programación y ejecución del Plan Anual de Caja y termina con el cierre
financiero, presupuestal y contable en cada vigencia.
Soporte
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
RESPONSABLE
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación Estratégica
X
Plataforma estratégica actualizada
Plan estratégico institucional
Proceso Sistema de Gestión
Formular plan acción institucional del proceso y demás
planes institucionales requeridos
Líder del Proceso Gestión
Financiera
Orientaciones para el desarrollo de las
políticas de gestión y desempeño y el
componente ambiental
X
Entidades publicas del orden
Distrital y Nacional
P
X
Normativa vigente
PRODUCTO / SALIDA
Información del proceso para el plan de
acción institucional
USUARIO
INTERNO
EXTERN
O
EXTERN
O
PROVEEDOR
INTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Gestión Financiera
Información del proceso para el plan de
ajuste y sostenibilidad del MIPG
Proceso Sistema de Gestión
X
P
Identificar y analizar los requisitos legales y otros
aplicables al proceso
Líder del Proceso Gestión
Financiera Gestión Financiera
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Proceso de Gestión Jurídica
X
P
Establecer directrices internas para la solicitud de
trámites presupuestales, pagos e información contable
Proceso Gestión Financiera
Documentos con directrices establecidas
(Circulares, memorandos, oficios,
resoluciones entre otros)
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
H
Realizar los tramites relacionados con los certificados
de disponibilidad y registro presupuestal
Proceso Gestión Financiera
Certificados de disponibilidad y registro
presupuestal
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Incorporar la programación del Plan Anual de Caja en
los sistemas de información correspondientes
Proceso Gestión Financiera
Programación y Ejecución del Pac
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
H
Gestionar los pagos de acuerdo con la información
recibida
Proceso Gestión Financiera
Manual Operativo Presupuestal
Secretaría Distrital de Hacienda
X
Circulares y directrices emitidas por la
Secretaría de Hacienda Distrital
Estatuto orgánico de presupuesto Distrital y
reglamentaciones
Contaduría General de la
Nación
X
Secretaría Distrital de Hacienda
X
Marco Normativo Contable
Manual Operativo Presupuestal
Estatuto orgánico de presupuesto Distrital y
reglamentaciones
Secretaría Distrital de
Integración Social
X
Solicitudes de disponibilidades y registros
presupuestales (Pagos, servicios públicos,
actos administrativos etc.)
Proceso Gestión Financiera
X
Circulares y directrices emitidas por la
Secretaría de Hacienda Distrital
Proceso Gestión del Talento
Humano
X
Secretaría Distrital de Hacienda
Nómina, prestaciones sociales y
parafiscales liquidadas
Ordenes de pago
H
Documento de registro autorización de
pagos
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
X
Código: CRT-GF-001
Proceso Gestión del Talento
Humano
Secretaría Distrital de
Integración Social
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Ordenes de pago
X
Acto administrativo, desvinculación de
personal
X
Certificaciones para pagos y soportes
Secretaría Distrital de Hacienda
X
H
Gestionar los pagos de acuerdo con la información
recibida
Proceso Gestión Financiera
H
Controlar pasivos exigibles y tramitar el pago
correspondiente
Proceso Gestión Financiera
Certificaciones para pagos y soportes
Secretaría Distrital de
Integración Social
X
Secretaría Distrital de
Integración Social
X
X
Secretaría Distrital de Hacienda
Manual Operativo Presupuestal
Actos administrativos de liquidación de los
contratos y/o convenios
X
Social
Documento de registro autorización de
pagos
Ordenes de pago
Proceso Gestión Contractual
Página:
1 deDistrital
3
Secretaría
de Integración
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
X
Actos administrativos relacionados con
pasivos exigibles y respectivos soportes
Secretaría Distrital de Hacienda
X
Actas de liquidación
Documento soporte para la solicitud de
registro presupuestal
Soportes de legalización de caja menor
para reembolso
H
Secretaría Distrital de Hacienda
X
Normatividad y directrices sobre caja menor
Validar la legalidad de los soportes de la ejecución de
las cajas menores y adelantar el trámite de reembolso o
legalización definitiva de caja menor
Proceso Gestión Financiera
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Ordenes de pago
Reembolsos de caja menor y/o
legalización definitiva de caja menor
Secretaría Distrital de Hacienda
X
Decreto liquidación del Presupuesto
Secretaría Distrital de Hacienda
X
Manual Operativo Presupuestal
Acuerdo de aprobación
Proceso Gestión Contractual
X
Contratos y/o convenios perfeccionados y
legalizados
Secretaría Distrital de
Integración Social
X
Solicitud Autorización Vigencias Futuras
Ficha técnica
H
Controlar la afectación de las vigencias futuras acorde
con la aprobación de las mismas
Proceso Gestión Financiera
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Informes de ejecución vigencia futuras
Registro Presupuestal V.F.
Secretaría Distrital de Hacienda
X
Contraloría de Bogotá
Secretaría Distrital de Hacienda
Secretaría Distrital de
Integración Social
Secretaría Distrital de
Integración Social
X
X
Reportes de información contable
Solicitud de modificación presupuestal
H
H
Revisar, clasificar y registrar la información contable
para preparar los estados financieros de la entidad
Realizar las modificaciones presupuestales atendiendo
los distintos requerimientos
X
Estados financieros
Contraloría de Bogotá
Proceso Gestión Financiera
Informes a entes de control
Proceso Gestión Financiera
Modificaciones presupuestales
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Entes de control
Secretaría Distrital de
Integración Social
Secretaría Distrital de Integración
Social
Reportes de información contable
V
X
Estados Financieros
Conciliar saldos de estados financieros con las áreas
generadoras de información
Proceso Gestión Financiera
Conciliación periódica
X
X
Secretaría Distrital de Hacienda
X
Contraloría de Bogotá
Proceso Sistema de Gestión
X
Información del proceso para el plan de
acción institucional
Proceso Gestión Financiera
Proceso Planeación Estratégica
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos
X
Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o
aseguramiento de los procesos
V
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del
proceso (Políticas de gestión y desempeño, planes,
procedimientos, documentos asociados, indicadores y
riesgos)
Líder del Proceso Gestión
Financiera
Proceso Sistema de Gestión
X
Proceso Planeación Estratégica
X
Seguimiento al Plan de ajuste y
sostenibilidad del MIPG
Seguimiento del proceso al plan de
acción institucional
Código: CRT-GF-001
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
Proceso Auditoría y Control
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
X
Formular plan de mejoramiento y realizar su
seguimiento, de acuerdo con la evaluación
independiente realizada al proceso
Líder del Proceso Gestión
Financiera
Definir e implementar las actividades de mejora, de
conformidad con el estado del proceso
Líder del Proceso Gestión
Financiera
V
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de Gestión
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
X
A
Registro y control del plan de
mejoramiento formulado
Proceso Auditoría y Control
X
Proceso Gestión Financiera
X
Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento
actualizado
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado
Maestro de Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados
en el módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del
Sistema de Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Política de Gestión presupuestal y eficiencia en el gasto público.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Para lograr el cumplimiento del objetivo la Subdirección Administrativa y Financiera - Asesoría de Recursos Financieros requiere de recursos tecnológicos
internos -software- que permitan la adecuada administración de la información financiera, herramientas informáticas desarrolladas por el área y acceso a los
aplicativos externos administrados por la Secretaría de Hacienda para el manejo de los recursos financieros del distrito.
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO / ROL
Florangela Ruiz Urrea
Gestora de proceso
REVISÓ
Nasly Milena Pisciotti Duque
Asesora de Recursos Financieros
APROBÓ
Henry David Ortiz Saavedra
Subdirector Administrativo y Financiero
Código: CRT-GIF-001
PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Versión: 1
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-131549-840023-96501177
2021-07-28T13:28:54-05:00 - Pagina 1 de 6
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 2
A. IDENTIFICACIÓN
Definir los lineamientos y atender las necesidades de intervención de infraestructura a través de las modalidades de
construcción, modificación, ampliación, reforzamiento estructural, restitución, optimización o mantenimiento de los
equipamientos o predios administrados por la Secretaría Distrital de Integración Social, para la prestación de los servicios
sociales.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector(a) de Plantas Físicas
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la formulación del proyecto de inversión y el plan de obras, continúa con la intervención de los
equipamientos en las diferentes modalidades y finaliza con la entrega de los equipamientos intervenidos en
condiciones adecuadas y seguras.
Soporte
RESPONSABLE
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestal
Proceso Planeación estratégica
X
Información del proceso para el plan de acción
institucional
Plataforma estratégica actualizada
P
Secretaría Distrital de Planeación
X
Entidades de orden territorial y
nacional
X
Plan estratégico institucional
Plan Maestro de Equipamientos o el
instrumento de planeación que haga sus
veces
Normativa vigente
Proceso Gestión de
infraestructura física
X
Base de datos de predios administrados por
la SDIS
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Necesidades de mantenimiento de
infraestructura
PRODUCTO / SALIDA
P
Formular plan acción institucional del proceso y proyecto de
inversión
Identificar y analizar los requisitos legales y otros aplicables al
proceso
P
Registrar y actualizar la base de datos de predios administrados por
la SDIS.
P
Realizar la priorización y programación de las intervenciones de
mantenimiento, que requieran los equipamientos administrados por
la SDIS.
Subdirección de Plantas Físicas
Subdirección de Plantas Físicas
Subdirección de Plantas Físicas
Subdirección de Plantas Físicas
Proyecto de inversión
USUARIO
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Gestión de la Infraestructura Física
Plan de obras
Proceso Gestión de la Infraestructura Física
X
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Proceso Gestión Jurídica
X
Requisitos técnicos para la ejecución de
proyectos de obra pública
Proceso Gestión de la Infraestructura Física
X
Base de datos de predios de la SDIS
Proceso Gestión de infraestructura física
X
Cronograma de intervenciones
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Gestión de
infraestructura física
X
Ficha técnica de inmuebles
Proceso Planeación estratégica
X
Zonas geográficas determinadas por los
criterios de los mapas de focalización DADE
H
Realizar la identificación de predios administrados por la SDIS, para
adelantar intervenciones en diferentes modalidades.
Subdirección de Plantas Físicas
Concepto técnico de gestión predial
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Gestión de
infraestructura física
X
Base de datos de predios de la SDIS
H
Tramitar el saneamiento predial de aquellos predios que lo requieran.
Subdirección de Plantas Físicas
Predios con Saneamiento Urbanístico Jurídico
Proceso Gestión de infraestructura física
X
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Necesidades o requerimientos de
mantenimiento de infraestructura
H
Ejecutar actividades de mantenimiento de infraestructura.
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Gestión de
infraestructura física
X
Ficha técnica de diagnóstico de
equipamientos
Proceso Gestión de
infraestructura física
X
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Gestión contractual
Proceso Gestión contractual
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Informes de interventoría
Subdirección de Plantas Físicas
Actas de satisfacción
Proyecto de inversión
Plan de obras
X
X
Lineamientos de contratación y supervisión
Contratos y/o convenios perfeccionados y
legalizados
H
Gestionar la contratación de las obras nuevas, de reforzamiento
estructural, modificación o ampliación y sus respectivas
interventorías, que se hayan priorizado según plan de obras.
Resolución de adjudicación y/o aceptación de
oferta
Subdirección de Plantas Físicas
Contrato de obra celebrado
Contrato de interventoría celebrado
Partes interesadas externas
X
Garantía y/o póliza aprobada
Proceso Gestión de
infraestructura física
X
Requisitos técnicos para la ejecución de
proyectos de obra pública
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Necesidades de emisión de conceptos
técnicos
H
Emitir conceptos técnicos para adelantar los procesos de
contratación de arrendamientos o verificación de cumplimiento de
estándares de infraestructura
Subdirección de Plantas Físicas
Conceptos técnicos emitidos
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Código: CRT-GIF-001
PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Versión: 1
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-131549-840023-96501177
2021-07-28T13:28:54-05:00 - Pagina 2 de 6
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 2
Interventorías
Proceso Sistema de gestión
X
X
Informes de interventoría
V
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los procesos.
X
Información del proceso para el plan de
acción institucional y proyecto de inversión
Proceso Planeación estratégica
X
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional y proyecto de inversión.
Obras finalizadas
Subdirección de Plantas Físicas
Informes de supervisión
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Gestión de infraestructura física
X
Informes de interventoría
Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los procesos
V
Proceso Gestión de
infraestructura física
Realizar seguimiento de la ejecución de contratos de obras y
mantenimiento (obras nuevas, reforzamiento estructural,
modificación o ampliación, intervenciones de mantenimiento a la
infraestructura.
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso
(Políticas de gestión y desempeño, planes, proyecto,
procedimientos, documentos asociados, indicadores y riesgos).
Subdirección de Investigación e
Información
Seguimiento al Plan de ajuste y sostenibilidad
del MIPG
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
Seguimiento al proyecto de inversión
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Proceso Auditoría y control
X
V
Controles de advertencia
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de
acuerdo con la evaluación independiente realizada al proceso
Subdirección de Plantas Físicas
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de gestión
X
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
Evidencias, registro de seguimiento y control
del plan de mejoramiento actualizado
A
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad con
el estado del proceso
Subdirección de Plantas Físicas
Planes de trabajo y/o evidencias de actividades
de mejora implementadas
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el módulo del
Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de
Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo integrado de planeación y gestión el proceso participa en la implementación de las
políticas de gestión y desempeño conforme a las directrices generadas por los lideres asignados
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Software (Autocad, ArcGIS)
No Aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Victoria Eugenia Ramírez Rojas
Andrés Aldebarán Fajardo Bello
Andrés Aldebarán Fajardo Bello
CARGO / ROL
Gestora SIG de Proceso GIF
Subdirector de Plantas Físicas
Subdirector de Plantas Físicas
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-131549-840023-96501177
2021-07-28T13:28:54-05:00 - Pagina 5 de 6
20210722_crt_gif_001_v1_caracterización_proceso FINAL
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210728-131549-840023-96501177
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-28 13:15:49
Finalización: 2021-07-28 13:28:53
Aprobación: Aprobación
Andrés Aldebarán Fajardo Bello
79779537
[email protected]
Subdirector Plantas Físicas
Secretaría Distrital de Integración Social
Revisión: Revisión
Andrés Aldebarán Fajardo Bello
79779537
[email protected]
Subdirector Plantas Físicas
Secretaría Distrital de Integración Social
Elaboración: elaboración
Victoria Eugenia Ramírez Rojas
1075214607
[email protected]
Gestora de Proceso GIF
Secretaría Distrital de Integración Social - Subdirección de Plantas Físicas
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-131549-840023-96501177
2021-07-28T13:28:54-05:00 - Pagina 6 de 6
20210722_crt_gif_001_v1_caracterización_proceso FINAL
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210728-131549-840023-96501177
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-28 13:15:49
Finalización: 2021-07-28 13:28:53
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-28 13:15:49
Lec.: 2021-07-28 13:16:16
Res.: 2021-07-28 13:16:23
IP Res.: 186.29.45.9
Aprobado
Env.: 2021-07-28 13:16:23
Lec.: 2021-07-28 13:25:06
Res.: 2021-07-28 13:26:50
IP Res.: 186.155.7.19
Aprobado
Env.: 2021-07-28 13:26:50
Lec.: 2021-07-28 13:28:45
Res.: 2021-07-28 13:28:53
IP Res.: 186.155.7.19
Victoria Eugenia Ramírez Rojas
Elaboración
[email protected]
Gestora de Proceso GIF
Secretaría Distrital de Integración Social - Subdire
Andrés Aldebarán Fajardo Bello
Revisión
[email protected]
Subdirector Plantas Físicas
Secretaría Distrital de Integración Social
Andrés Aldebarán Fajardo Bello
Aprobación
[email protected]
Subdirector Plantas Físicas
Secretaría Distrital de Integración Social
Escanee el código
para verificación
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-120858-0fadd2-98613374
Código: CRT-GA-001
2021-07-22T19:08:43-05:00 - Pagina 1 de 5
PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL
Versión: 1
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
Promover la protección y conservación del ambiente, brindando las herramientas y el apoyo necesario para la planificación,
implementación, seguimiento, control y reporte de la gestión ambiental institucional, aportando al mejoramiento continuo del
desempeño ambiental de los procesos y servicios sociales de la Secretaria Distrital de Integración Social - SDIS, en
cumplimiento de la normativa ambiental vigente.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Director(a) de Gestión Corporativa
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la creación y/o actualización de las directrices ambientales, pasando por el acompañamiento a la
implementación, seguimiento y medición de la gestión ambiental, hasta el reporte y mejora continua en toda la
Secretaria Distrital de Integración Social - SDIS.
Soporte
Secretaría Distrital de Integración
Social
x
Entidades oficiales (Ministerios,
Corporaciones Autónomas
Regionales, Secretarías, entre otras)
que establecen normativas
ambientales.
x
INTERNO
Director(a) de Gestión Corporativa Gestor(a) Ambiental
Controles operacionales de la
identificación y evaluación de los
aspectos e impactos ambientales y los
riesgos Ambientales.
Proceso Gestion Ambiental
x
Normas Ambientales
P
Consolidar la matriz normativa ambiental aplicable a la SDIS
Director(a) de Gestión Corporativa Gestor(a) Ambiental
Matriz de requisitos legales aplicables
Proceso Gestión Jurídica
Proceso Gestion Ambiental
x
P
Crear, actualizar y/o derogar los lineamientos ambientales
institucionales.
Director(a) de Gestión Corporativa Gestor(a) Ambiental
Lineamientos ambientales
Políticas y objetivos ambientales.
Secretaría Distrital de Integración Social
x
Matriz de requisitos legales aplicables
x
Plataforma estratégica actualizada
Proceso Sistema de Gestión
x
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos
Proceso Gestion Ambiental
x
Objetivos ambientales, riesgos ambientales
y aspectos e impactos ambientales de la
entidad.
Proceso Gestion Ambiental
x
Matriz de requisitos legales aplicables
Proceso Gestion Ambiental
x
Lineamientos ambientales impartidos
Políticas y objetivos ambientales
Proceso Planeación Estratégica
x
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Plataforma estratégica actualizada
Plan estrategico institucional
Proceso Sistema de Gestión
x
x
USUARIO
Identificar los aspectos e impactos ambientales y riesgos
ambientales asociados a las actividades desarrolladas en cada
uno de los servicios sociales de la SDIS.
x
Proceso Gestión Ambiental
PRODUCTO / SALIDA
P
Proceso Planeación Estratégica
x
RESPONSABLE
Desarrollo de las actividades misionales y
administrativas en la Entidad.
Proceso Gestion Ambiental
Proceso Gestion Ambiental
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Comité Institucional de Gestión y Desempeño
x
Proceso Gestión Ambiental
Plan de acción anual para la gestión
ambiental de la SDIS.
P
Formular el plan de acción anual para la gestión ambiental de la
SDIS, y demás planes institucionales requeridos.
Lineamientos ambientales y plan de acción
anual para la gestión ambiental de la SDIS.
H
Realizar la verificación del cumplimiento de los lineamientos
ambientales en cada unidad operativa bajo el plan de
intervención ambiental.
Secretaria Distrital de Ambiente
Director(a) de Gestión Corporativa Gestor(a) Ambiental
Orientaciones para el desarrollo de las
políticas de gestión y desempeño y el
componente ambiental
Objetivos ambientales, riesgos ambientales
y aspectos e impactos ambientales de la
entidad.
Matriz de requisitos legales con la normativa
ambiental vigente que aplique a la SDIS
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Gestores ambientales locales,
referentes ambientales técnicos y
locales y responsables ambientales.
x
Información del proceso para el Plan de
ajuste y sostenibilidad del MIPG
Proceso Sistema de gestión
x
Información del proceso para el plan de
acción institucional
Proceso Planeación estratégica
Proceso de Gestión Ambiental
x
Registros de intervenciones ambientales
de verificación del desempeño ambiental
Secretaría Distrital de Integración Social
x
Proceso Gestión Ambiental
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-120858-0fadd2-98613374
Código: CRT-GA-001
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PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL
Versión: 1
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 3
Proceso Gestión Ambiental
Proceso Sistema de Gestión
Registros de intervenciones ambientales de
verificación del desempeño ambiental
x
V
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos.
x
V
Proceso de Gestión Ambiental
x
Proceso de Gestión Ambiental
x
Proceso Planeación estratégica
x
Proceso de Auditoria y Control
x
Entidades de control ambiental.
Proceso de Auditoria y Control
Registros de actividades de seguimiento del
proceso y desempeño Ambiental.
Informes de auditorias internas
Informes de seguimiento de ley
Controles de advertencia
x
x
Proceso Sistema de gestión
x
Secretaría Distrital de Integración
Social
x
Organizaciones y recicladores de
oficio
Participantes de los servicios
sociales.
Director(a) de Gestión Corporativa Gestor(a) Ambiental
Registros de seguimiento de
intervenciones ambientales de
verificación del desempeño ambiental
Secretaría Distrital de Integración Social
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o
aseguramiento de los procesos
Proceso de Gestión Ambiental
x
Proceso Gestión Ambiental
x
Proceso Sistema de Gestión
Seguimiento al Plan de ajuste y
sostenibilidad del MIPG
Partes interesadas externas
Seguimiento del proceso al plan de
acción institucional
V
Visitas de verificación del cumplimiento
ambiental y normativo.
Registro y Control del Plan de Mejoramiento
publicado
Visitas de verificación del cumplimiento
ambiental y normativo.
V
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
A
Establecer las acciones de cumplimiento para el cierre de una no
conformidad o incumplimiento normativo identificados en materia
ambiental
Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento a cargo.
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad
con el estado del proceso.
Director(a) de Gestión Corporativa Gestor(a) Ambiental
Áreas o dependencias responsables
del cumplimiento de una acción de
mejora.
Evidencias de cumplimiento las actividades
relacionadas con la gestión ambiental.
x
A
Realizar la consolidación y reporte de informes, metas,
indicadores ambientales.
x
Proceso de Auditoria y Control
x
Registro y control del Plan de
mejoramiento formulado.
Entidades de control ambiental.
Director(a) de Gestión Corporativa Gestor(a) Ambiental
Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento
actualizado
Director(a) de Gestión Corporativa Gestor(a) Ambiental
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
Director(a) de Gestión Corporativa Gestor(a) Ambiental
x
Proceso Planeación estratégica
x
Proceso de Auditoria y Control
x
Entidades de control ambiental.
x
Proceso de Gestión Ambiental
Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Empresas gestoras ambientales de
residuos sólidos y líquidos
autorizadas por los entes de control
ambiental - Externos.
Contratistas (proveedores) - Externos
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso
(Políticas de gestión y desempeño, planes, procedimientos,
documentos asociados, indicadores y riesgos)
Gestores ambientales locales,
referentes ambientales técnicos y
locales y responsables ambientales.
Información del proceso para el plan de
acción institucional
Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional
x
Entidades de control ambiental.
Realizar el seguimiento a los compromisos y necesidades
ambientales de cada unidad operativa bajo el mecanismo de
seguimiento de las intervenciones ambientales.
x
x
Resultados del Desempeño Ambiental.
Entidades de control ambiental.
x
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Código: CRT-GA-001
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PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL
Versión: 1
Fecha:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página: 1 de 3
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el módulo
del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de
Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el proceso lidera el componente Ambiental.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
TECNÓLOGIA, INFRAESTRUCTURA, EQUIPOS: Herramientas ofimáticas necesarias para hacer seguimiento al proceso.
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Néstor Raúl Garcés Martínez
Luis Gabriel Camacho Moscoso
Carolina Wilches Cortes
CARGO / ROL
Gestor del Proceso Gestión Ambiental
Coordinador del Equipo de Gestión Ambiental.
Directora de Gestión Corporativa
Gestora Ambiental.
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
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Caracterizacion_proceso_gestion_ambiental
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210722-120858-0fadd2-98613374
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-22 12:08:58
Finalización: 2021-07-22 19:08:42
Aprobación: Aprobó
[email protected]
Revisión: Revisó
HENRY DAVID ORTIZ SAAVEDRA
80854735
[email protected]
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Revisión: Revisó
Luis Gabriel Camacho Moscoso
80160890
[email protected]
Coordinador Gestión Ambiental
Secretaría Distrital de Integración Social
Elaboración: Elaboró
NESTOR RAUL GARCES MARTINEZ
[email protected]
[email protected]
Gestor del Proceso Gestión Ambiental
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
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Caracterizacion_proceso_gestion_ambiental
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210722-120858-0fadd2-98613374
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-22 12:08:58
Finalización: 2021-07-22 19:08:42
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-22 12:08:58
Lec.: 2021-07-22 12:48:51
Res.: 2021-07-22 12:49:13
IP Res.: 186.84.88.187
Aprobado
Env.: 2021-07-22 12:49:13
Lec.: 2021-07-22 16:13:15
Res.: 2021-07-22 16:46:54
IP Res.: 186.119.253.192
Aprobado
Env.: 2021-07-22 16:46:54
Lec.: 2021-07-22 17:52:28
Res.: 2021-07-22 17:53:14
IP Res.: 190.69.238.76
Aprobado
Env.: 2021-07-22 17:53:14
Lec.: 2021-07-22 19:08:35
Res.: 2021-07-22 19:08:42
IP Res.: 181.59.202.6
NESTOR RAUL GARCES MARTINEZ
Elaboración
[email protected]
Gestor del Proceso Gestión Ambiental
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Luis Gabriel Camacho Moscoso
Revisión
[email protected]
Coordinador Gestión Ambiental
Secretaría Distrital de Integración Social
HENRY DAVID ORTIZ SAAVEDRA
Revisión
[email protected]
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
CAROLINA WILCHES CORTES
Aprobación
[email protected]
Escanee el código
para verificación
Código: CRT-GD-001
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
Liderar, gestionar y administrar la producción documental de la entidad, mediante la definición de herramientas para la
planificación, implementación, seguimiento y control, con el fin de conservar la memoria institucional facilitando la consulta,
recuperación y trámite conforme a lo ordenado por la normativa nacional y distrital vigente en materia de gestión documental y
archivos.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a)
ALCANCE:
Inicia con la creación o actualización de los lineamientos archivísticos en materia de gestión
documental, archivo y correspondencia, realizando la implementación, seguimiento y control de la
producción documental en la Secretaria Distrital de Integración Social - SDIS.
NIVEL DE PROCESO Soporte
Archivo general de la Nación.
X
Dirección Distrital de Archivo de
Bogotá.
•Normativa, directrices y lineamientos para el
manejo y tratamiento de la información y la
documentación.
P
Diagnosticar y planear las actividades del proceso de Gestión
Documental en la Secretaria Distrital de Integración Social, de
acuerdo a la normativa vigente.
RESPONSABLE
Líder del proceso.
PRODUCTO / SALIDA
•Política de Gestión Documental.
•Diagnóstico integral de archivos.
•Plan Institucional de Archivos - PINAR.
•Programa de Gestión Documental - PGD.
•Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
•Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales.
Proceso Planeación Estratégica
X
•Plataforma estratégica actualizada.
P
Proceso Sistema de gestión
X
•Plan estratégico institucional.
•Orientaciones para el desarrollo de las
políticas de gestión y desempeño y el
componente ambiental
Formular el plan de acción institucional del proceso y demás
planes institucionales requeridos.
•Información del proceso para el plan de
acción institucional.
Líder del proceso.
•Información del proceso para el plan de
ajuste y sostenibilidad del MIPG
USUARIO
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Entes de Control
X
Proceso Gestión Documental
Proceso Gestión Jurídica
X
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Gestión Documental
Proceso Sistema de gestión
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
X
Código: CRT-GD-001
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
Proceso de Planeación Estratégica.
X
•Estrategia de racionalización de trámites.
•Mapa de procesos.
Líder del proceso.
• Instrumentos archivísticos establecidos en
el Decreto 1080 Art. 2.8.2.5.8.
•Plan Institucional de Archivos - PINAR.
•Cuadro de caracterización documental
como registro de activos de información
(CCDRAI).
•Transferencias Primarias y secundarias.
•Comunicaciones Oficiales Interna y
Externas.
•Bases de datos actualizadas de series y
subseries documentales.
•Manual de requisitos de documentos
electrónico.
•Índice de información clasificada y
reservada (ICR).
•Registro activos de información de la
entidad.
•Cronograma de Transferencias Primarias y
secundarias
•Sistema Integrado de Conservación (SIC)*
Líder del proceso.
•Informes de seguimiento y control.
•Listado Maestro de Documentos.
Proceso Sistema de gestión
X
•Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos.
Proceso de Gestión Documental.
X
•Política de Gestión Documental
•Diagnóstico Integral de Archivos
•Plan Institucional de Archivos - PINAR
•Programa de Gestión Documental - PGD
Proceso de Tecnología de la
Información.
X
•Plan Estratégico de Tecnología de la
Información (PETI)
•Plan de Seguridad y Privacidad de la
Información.
Proceso de Comunicación
Estratégica.
X
•Política de Comunicaciones
•Plan de Comunicaciones
•Manual y protocolos
Proceso Gestión Documental
X
•Formato Único de Inventario Documental FUID.
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Gestión Documental
X
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
•Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos.
H
V
V
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso
(Políticas de gestión y desempeño, planes, procedimientos,
documentos asociados, indicadores y riesgos).
•Informes de auditorías internas
•Informes de seguimientos de ley
•Controles de advertencia
Líder del proceso.
X
•Informes de seguimiento y control.
X
•Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
X
X
Proceso Gestión Documental
X
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Gestión Documental
X
•Seguimiento al Plan de ajuste y
sostenibilidad del MIPG
•Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
V
Secretaría Distrital de Integración
Social.
Entes de Control
•Información del proceso para el Plan de
acción institucional
•Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional
A
Proceso Sistema de gestión
Realizar la verificación de la implementación de los instrumentos
archivísticos en los archivos de gestión.
•Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los
procesos
•Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Gestión Documental
Elaborar y/o actualizar los instrumentos archivísticos y demás
directrices para la producción, gestión y trámite, organización,
transferencia, disposición de documentos, preservación a largo
plazo y valoración documental.
•Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de
acuerdo con la evaluación independiente realizada al proceso.
Líder del proceso
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad
con el estado del proceso.
Líder del proceso.
•Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento actualizado
•Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
Código: CRT-GD-001
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
ACTIVOS DE
INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en
el módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de
Gestión.
POLÍTICAS DE
OPERACIÓN
El proceso lidera la Política de Gestión documental del Modelo Integrado de Planeción y Gestión MIPG.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
TECNÓLOGIA, INFRAESTRUCTURA, EQUIPOS: Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y Archivo y demás herramientas ofimáticas necesarias para hacer
seguimiento, como los aplicativos AZDigital y ARANDA.
No aplica.
Bodega, mobiliario de archivo, estantería industrial, estantería fija y rodante, insumos de archivo, elementos para implementación del Sistema Integrado de Conservación.
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO / ROL
Marcela Poloche Loaiza
Profesional Contratista - Subdirección Administrativa y
Financiera.
Gestora del Proceso Gestión documental
REVISÓ
Elizabeth Cañón Acosta
Profesional Especializado Contratista -Subdirección Administrativa y Financiera.
APROBÓ
Henry David Ortiz
Subdirector Administrativo y Financiero.
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-154306-6237e4-57627520
2021-07-23T16:25:20-05:00 - Pagina
1 de CRT-GL-001
6
Código:
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
A. IDENTIFICACIÓN
Administrar, gestionar y supervisar los bienes de apoyo a la operación y servicios logísticos para el normal funcionamiento
de la entidad, dando cumplimiento a lo establecido en la normativa vigente.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector Administrativo y Financiero
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la identificación de necesidades, respecto a la gestión de bienes y servicios logísticos;
continúa con actividades de supervisión y auto regulación; y finaliza con la ejecución de las necesidades
plenamente identificadas y la elaboración de informes de seguimiento.
Soporte
RESPONSABLE
PRODUCTO / SALIDA
USUARIO
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Secretaría Distrital de
Integración Social
X
Necesidades de Bienes y Servicios
Presupuesto asignado
P
Identificar las necesidades de bienes y servicios logísticos de
los procesos de la Entidad, bajo los criterios de cada servicio.
Subdirector Administrativo y
Financiero
Consolidado depurado necesidades de
Servicios logísticos internos.
Proceso Gestión Logística
X
Secretaría Distrital de
Integración Social
X
Necesidades de Bienes y Servicios
Presupuesto asignado
P
Programar la atención de las necesidades de bienes y servicios.
Subdirector Administrativo y
Financiero
Programación de servicios logísticos.
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Secretaría Distrital de
Integración Social
X
Consolidado depurado necesidades de
servicios logísticos internos
P
Definir el plan de mantenimiento de los diferentes bienes a cargo
de la Secretaría Distrital de Integración Social.
Profesional de Apoyo a la
Supervisión de Contrato de
Mantenimiento
Planes de mantenimiento.
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Formular plan acción institucional del proceso y proyecto de
inversión.
Subdirector Administrativo y
Financiero
Información del proceso para el plan de
acción institucional.
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Gestión Logística
X
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación estratégica
X
Plataforma estratégica actualizada
Plan estratégico institucional
Entidades de orden territorial y
nacional
X
Secretaría Distrital de Movilidad
Proceso Gestión Contractual
Departamento Nacional de
Planeación
X
X
X
Proyecto de inversión .
P
Normativa vigente y lineamientos
Identificar y analizar los requisitos legales y otros aplicables al
proceso Gestión Logística.
Subdirector Administrativo y
Financiero
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso de Gestión Logística.
Proceso Gestión jurídica
X
P
Profesional de Apoyo a la
Supervisión de Contratos de
Transporte
Instancia de coordinación
correspondiente
Plan Estratégico de Seguridad Vial.
Secretaría Distrital de Movilidad
Secretaría Distrital de Integración Social
Partes interesadas
X
Plan Estratégico de Seguridad Vial
Formular el plan de acción del Plan Estratégico de Seguridad
Vial.
H
Gestionar los procesos de selección para la adquisición de los
bienes de apoyo a la operación y prestación de servicios
internos requeridos de los procesos de la Entidad. (Etapa pre
contractual).
Subdirector Administrativo y
Financiero
Documentos precontractuales servicios
logísticos:
a. Estudios Previos
b. Anexo técnico
c. Análisis del sector
d. Otra documentación requerida para el
desarrollo de la actividad
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Lineamientos de contratación y supervisión
Directrices Colombia Compra Eficiente
Subdirector Administrativo y
Financiero
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
X
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-154306-6237e4-57627520
2021-07-23T16:25:20-05:00 - Pagina
2 de CRT-GL-001
6
Código:
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
Proceso Gestión Contractual
Contratos y/o convenios perfeccionados y
legalizados.
Garantía y/o póliza aprobada.
X
H
Supervisor del contrato
Secretaría Distrital de Integración Social
Entes de control
X
X
Levantamiento Físico de Inventarios por
Localidad, Unidad Operativa.
Informe de levantamiento físico de
inventarios.
Secretaría Distrital de Integración Social
Entes de control
X
Profesional de apoyo a la
Supervisión de Pólizas de
Seguros
Documento de inclusiones y exclusiones.
Relación de bienes adquiridos, donados
o dados de baja
CBN-1026.
Corredor de Seguros
Aseguradoras
Entes de Control
Secretaría Distrital de Integración Social
Gestionar la prestación de los servicios logísticos en las
unidades operativas que lo requieran:
1. Servicio de vigilancia
2. Servicios de manipulación, aseo y cafetería
3. Servicios de fotocopiado
4. Entregar los elementos e insumos de papelería de oficina y
material apoyo didáctico
5. Servicio de transporte.
6. Fumigación, lavado y desinfección de tanques de
almacenamiento de agua potable
Profesionales de apoyo a la
Supervisión de los contratos
Instalación de servicios logísticos.
Requerimientos de nuevos servicios o de
aumento o disminución de los mismos.
Secretaría Distrital de Integración Social
Partes interesadas
X
Registrar las cuentas clientes de los servicios públicos de las
Unidades Operativas y de nuevos predios sobre los que la
Secretaría Distrital de Integración Social debe asumir el pago de
los Servicios Públicos
Funcionarios y contratistas, grupo
de servicios públicos
Base de datos por cada servicio público
con el desagregado de los conceptos
pagados y consumos
Informes de consumo servicios públicos.
Secretaría Distrital de Integración Social
Empresas de servicios públicos
X
Realizar el mantenimiento preventivo o correctivo a los bienes
ubicados en las unidades operativas que lo requieran
Responsable unidad operativa
Profesional de apoyo a la
Supervisión de Contratos de
mantenimiento de Bienes
Orden de servicio de mantenimiento
preventivo o correctivo.
Secretaría Distrital de Integración Social
Partes interesadas
X
Implementar el plan de acción del Plan Estratégico de Seguridad
Vial
Subdirector Administrativo y
Financiero
Profesional de Apoyo a la
Supervisión de Contratos de
Transporte
Planes de Acción Plan Estratégico de
Seguridad Vial.
Evidencias actividades realizadas.
Secretaría Distrital de Integración Social
Partes interesadas
Secretaría Distrital de Movilidad
X
Coordinar la recepción, ingreso y entregas de los bienes de
acuerdo a los requerimientos de los procesos de la Entidad en el
aplicativo designado.
Auxiliar Grupo de Inventarios Almacén Grupo de Apoyo
Logístico.
Comprobantes de Ingreso.
Documentos Soportes.
X
Apoyo a la supervisión del
Contrato
Secretaría Distrital de
Integración Social
Entes de control
X
X
Comprobantes de ingreso
Documentos soportes
H
Realizar el Levantamiento Físico de Inventarios para su
actualización.
Auxiliar grupo de inventarios Almacén Grupo de Apoyo
Logístico.
Referente de Inventarios
Localidad
Secretaría Distrital de
Integración Social
Entes de control
Realizar el aseguramiento de los bienes a través de las Pólizas
de seguros de:
1. Todo riesgo daños materiales
2. Infidelidad y riesgos financieros
3. Manejo Global Entidades Oficiales
4. Transporte automático de mercancías
5. Transporte automático de valores
Comprobantes de Ingreso
documentos soporte
X
H
X
Comprobante de Baja
documentos soporte
Gestionar el aseguramiento de las personas a través de las
Pólizas de seguros de:
1. Responsabilidad Civil Extracontractual.
2. Responsabilidad Civil Directores y Administradores
Servidores Públicos.
3. Accidentes personales.
X
X
X
X
X
Mantener actualizada la información con las aseguradoras
correspondientes sobre el estado de los bienes
Proceso Gestión Contractual
Proceso Gestión Logística
Secretaría Distrital de
Integración Social
Proceso Gestión Contractual
Proceso Gestión Logística
Secretaría Distrital de Movilidad
X
X
X
X
X
Contratos de prestación de servicios de
vigilancia, manipulación de alimentos y aseo
y cafetería, fotocopiado, papelería,
transporte, fumigación, Lavado y
Desinfección de tanques de
almacenamiento de agua
H
Necesidades de Bienes y Servicios
H
Contratos de mantenimiento
X
Plan Estratégico de Seguridad Vial
H
H
X
X
X
X
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-154306-6237e4-57627520
2021-07-23T16:25:20-05:00 - Pagina
3 de CRT-GL-001
6
Código:
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
Proceso Sistema de gestión
X
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos.
Proceso Gestión Logística
X
Información del proceso para el plan de
acción institucional y proyecto de inversión.
Proceso Planeación estratégica
Proceso Auditoría y control
X
X
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o
aseguramiento de los procesos.
V
X
Subdirector Administrativo y
Financiero
Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional y proyecto de inversión
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
X
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Gestión Logística
X
Seguimiento del proceso al plan de
acción institucional.
Seguimiento al proyecto de inversión.
V
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de
acuerdo con la evaluación independiente realizada al proceso
Subdirector Administrativo y
Financiero
A
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad
con el estado del proceso
Subdirector Administrativo y
Financiero
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de gestión
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso
(Políticas de gestión y desempeño, planes, proyecto,
procedimientos, documentos asociados, indicadores y riesgos)
Proceso Sistema de gestión
Registro y control del plan de
mejoramiento formulado.
Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento
actualizado.
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-154306-6237e4-57627520
2021-07-23T16:25:20-05:00 - Pagina
4 de CRT-GL-001
6
Código:
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en
el módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de
Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo integrado de planeación y gestión el proceso participa en la implementación
de las políticas de gestión y desempeño conforme a las directrices generadas por los lideres
asignados.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
App de supervisión visitas en campo.
Kardex manipulación alimentos.
Programa SEVEN- Aplicativo ERP.
AZ Digital
No aplica.
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Juan Carlos Muñoz Martínez
Henry David Ortiz Saavedra
Henry David Ortiz Saavedra
CARGO / ROL
Contratista Gestor SG Proceso Gestión Logística
Subdirector Administrativo y Financiero
Subdirector Administrativo y Financiero
Documento firmado electrónicamente de acuerdo con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-154306-6237e4-57627520
2021-07-23T16:25:20-05:00 - Pagina 5 de 6
GL Caracterización Proceso
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-154306-6237e4-57627520
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-23 15:43:06
Finalización: 2021-07-23 16:25:19
Firma: Subdirector Administrativo y Financiero
HENRY DAVID ORTIZ SAAVEDRA
80854735
[email protected]
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Revisión: Subdirector Administrativo y Financiero
HENRY DAVID ORTIZ SAAVEDRA
80854735
[email protected]
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Elaboración: Gestor de Proceso GL
Juan Carlos Muñoz
80767052
[email protected]
Gestor de proceso GL SAF - contratista
SDIS
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-154306-6237e4-57627520
2021-07-23T16:25:20-05:00 - Pagina 6 de 6
GL Caracterización Proceso
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-154306-6237e4-57627520
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-23 15:43:06
Finalización: 2021-07-23 16:25:19
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-23 15:43:06
Lec.: 2021-07-23 15:45:18
Res.: 2021-07-23 15:47:32
IP Res.: 186.86.32.243
Aprobado
Env.: 2021-07-23 15:47:32
Lec.: 2021-07-23 16:23:26
Res.: 2021-07-23 16:23:56
IP Res.: 191.95.57.246
Aprobado
Env.: 2021-07-23 16:23:57
Lec.: 2021-07-23 16:25:08
Res.: 2021-07-23 16:25:19
IP Res.: 191.95.57.246
Juan Carlos Muñoz
Elaboración
[email protected]
Gestor de proceso GL SAF - contratista
SDIS
HENRY DAVID ORTIZ SAAVEDRA
Revisión
[email protected]
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
HENRY DAVID ORTIZ SAAVEDRA
Firma
[email protected]
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Escanee el código
para verificación
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-164121-12f126-77049151
2021-07-23T09:53:50-05:00 - Pagina 1 de 7
Código:CRT-GJ-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
A. IDENTIFICACIÓN
Establecer los lineamientos jurídicos de la Secretaría Distrital de Integración Social, a través de la asesoría y
conceptualización, la prevención del daño antijurídico y la gestión de la defensa judicial y administrativa con el fin de dar
cumplimiento a las actuaciones de la Entidad en el marco de la normativa vigente.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
JEFE(A) OFICINA ASESORA JURÍDICA
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la identificación e implementación de la normatividad aplicable y vigente en el marco de la
misionalidad de la Secretaría Distrital de Integración Social, continúa con actividades de prevención del
daño antijurídico y finaliza con la interacción en diferentes dependencias y entidades competentes en
procura de una defensa judicial efectiva de la Entidad.
SOPORTE
Secretaría Distrital de Integración Social
Proceso Planeación estratégica
X
X
Necesidades del proceso - Requerimientos
P
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestal
Plataforma estratégica actualizada
Plan estratégico institucional
X
Todos los procesos
Secretaría de Integración Social
Despacho Judicial
Entes de control
Ciudadanos
Formular plan acción institucional del proceso y demás
planes institucionales requeridos.
X
X
X
X
X
X
USUARIO
Proceso de Gestión Jurídica
X
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Gestión Jurídica
X
Información del proceso para el plan de
ajuste y sostenibilidad del MIPG
Proceso Sistema de gestión
X
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso Gestión jurídica
Proceso Gestión jurídica
X
Programación de trabajo por demanda
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Orientaciones para el desarrollo de las políticas
de gestión y desempeño y el componente
ambiental
X
Entidades de orden territorial y nacional
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
PRODUCTO / SALIDA
Información del proceso para el plan
acción institucional.
P
Proceso Sistema de gestión
Definir estrategias de defensa judicial.
Estructurar a través de equipos de trabajo
interdisciplinario, los diferentes temas que se manejan en
la Oficina Asesora Jurídica.
RESPONSABLE
P
Identificar y analizar los requisitos legales y otros
aplicables al proceso Gestión Jurídica
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica Gestor SG Proceso Gestión
Jurídica
Matriz de requisitos legales y otros aplicables
de cada proceso institucional
H
Analizar y evaluar los requisitos legales vigentes y otros
aplicables a los procesos del Sistema de Gestión de la
Entidad
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Matriz de requisitos legales vigentes y
otros aplicables de la entidad evaluada
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Acción de Tutela, derechos de petición,
Demandas laborales, demandas judiciales,
Denuncias, Solicitudes de conciliación,
informes.
Recepcionar, analizar, procesar, proyectar y dar respuesta
H a los diferentes requerimientos que se allegan a la Oficina
Asesora Jurídica.
Secretaría Distrital de Integración Social
Entidades de orden Distrital y Nacional
Ciudadanía
X
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Respuesta a requerimientos internos y
externos sobre asuntos jurídicos.
Normativa vigente y lineamientos
EXTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
INTERNO
EXTERNO
PROVEEDOR
INTERNO
B. DESCRIPCIÓN
X
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-164121-12f126-77049151
2021-07-23T09:53:50-05:00 - Pagina 2 de 7
Código:CRT-GJ-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
Despacho Secretaría Distrital de Integración
X
Social
Entidades de orden Distrital y Nacional
Despachos Judiciales y administrativos
X
X
Solicitudes de Proyectos de: acuerdo, decreto,
resoluciones, directivas, circulares, conceptos
jurídicos.
Expedientes de Procesos Judiciales, Procesos
Penales y, Solicitudes de Conciliación.
H
Asesorar y apoyar en temas jurídicos a la Secretaría
Distrital de Integración Social de acuerdo con las
solicitudes recibidas.
H
Ejercer la representación judicial y extrajudicial de la
Secretaría Distrital de Integración Social en los diferentes
procesos ante las instancias judiciales y administrativas
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Proyectos de acuerdo, Proyectos de ley,
Proyectos de decreto, resoluciones.
Conceptos Jurídicos y Actos
Administrativos.
Secretaría Distrital de Integración Social
Concejo de Bogotá
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Sentencias, contestación de la demanda,
presentación de recursos, actas de
conciliación en la Procuraduría, ficha de
conciliación
interna,
Comité
de
Conciliación, expedientes.
Persona Natural y Persona Jurídica
X
X
X
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-164121-12f126-77049151
2021-07-23T09:53:50-05:00 - Pagina 3 de 7
Código:CRT-GJ-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
Procesos
Disciplinarios
Segunda
Instancia.
Proyección de Resolución de Segunda
Instancia
Secretaría Distrital de Integración Social
Entes de Control
Proceso Gestión de Talento Humano (Oficina
X
de Asuntos Disciplinarios)
Expedientes de Procesos Disciplinarios
H
Gestionar el trámite de la segunda instancia en los
procesos disciplinarios de la Entidad.
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Proceso Gestión Jurídica
Documentos que hacen parte de los
expedientes
H
Compilar la documentación que conforma cada
expediente, según el tema jurídico.
Referente de Gestión Documental
en la Oficina Asesora Jurídica
Expedientes debidamente foliados y
marcados de acuerdo con la Tabla de
Retención Documental.
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Acto administrativo que ordena el
archivo del expediente o la suspensión
del servicio
X
X
X
Instrumento único de Verificación diligenciado
(físico y parametrizado en el sistema) cuando
aplique
Acta de visita, cuando aplique
Registro de Educación Inicial (REI), cuando
aplique
Proceso de Inspección, Vigilancia y Control
X
Registro de instituciones de protección y
atención Integral a la persona mayor, cuando
aplique
Adelantar el procedimiento administrativo sancionatorio de
control a instituciones o establecimientos que prestan el
H
servicio de educación inicial desde el enfoque de atención
integral a la primera infancia cual es la actividad?
Proceso de Inspección Vigilancia y
Control
Proceso de Gestión Jurídica
X
X
Remisión a control, cuando aplique
Informe de culminación de actuación, cuando
aplique
Proceso de Gestión Jurídica
Proceso Sistema de gestión
X
Información
jurídicos.
del
estado
de
los
procesos
X
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los procesos.
H
Proceso Planeación estratégica
Proceso Auditoría y control
X
X
X
Información del proceso para el plan de acción
institucional
X
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del
proceso (Políticas de gestión y desempeño, planes,
procedimientos, documentos asociados, indicadores y
riesgos)
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica Gestor SG Proceso Gestión
Jurídica
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
Fallos de orden judicial en primera y
segunda instancia.
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento,
V de acuerdo con la evaluación independiente realizada al
proceso
Definir e implementar las actividades de mejora, de
conformidad con el estado del proceso
X
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoria y control
X
Proceso Gestión Jurídica
X
Registro y control del plan de
mejoramiento formulado
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento
actualizado
Reportes de gestión y/o alertas de los procesos
A
Secretaría Distrital de Integración Social
Seguimiento al Plan de ajuste y
sostenibilidad del MIPG
Seguimiento del proceso al plan de
acción institucional.
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional.
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de gestión
Administrador de cada
Procedimiento del Proceso
Gestión Jurídica.
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o
aseguramiento de los procesos
V
Proceso Gestión jurídica
Realizar el seguimiento jurídico al desempeño de las
actividades desarrolladas por la Oficina Asesora Jurídica
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
Reportes de Seguimiento
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-164121-12f126-77049151
2021-07-23T09:53:50-05:00 - Pagina 4 de 7
Código:CRT-GJ-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
Secretaría Distrital de Integración Social
Entes de Control
Informes de desempeño
Resultados de encuestas de satisfacción
(internas o externas)
Hallazgos de auditorías internas
Resultados de evaluación y seguimiento
X
X
Hallazgos de auditorías externas
A
Definir e implementar las actividades de mejora, de
conformidad con el estado del proceso
Jefe(a) Oficina Asesora Jurídica
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
Reportes de Seguimiento
Entes de control
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-164121-12f126-77049151
2021-07-23T09:53:50-05:00 - Pagina 5 de 7
Código:CRT-GJ-001
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo SIG de la Intranet (mapa de procesos) y en el
Listado Maestro de Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el
módulo Sistema de Gestión de la Intranet.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión de la Intranet.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión de la Intranet.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema
de Gestión de la Intranet.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el proceso lidera la Política
Defensa Jurídica y la Política Mejora normativa.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión de la Intranet.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
• Sistema de Procesos Judiciales - SIPROJ
• Sistema Interno de Correspondencia
• Normograma
• Correo electrónico institucional
NO APLICA
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Jairo Andrés Camargo Barbosa
Andrés Felipe Pachón Torres
Andrés Felipe Pachón Torres
CARGO / ROL
Contratista - Gestor SG Proceso Gestión Jurídica
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Jefe Oficina Asesora Jurídica
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-164121-12f126-77049151
2021-07-23T09:53:50-05:00 - Pagina 6 de 7
GJ Caracterización Proceso Version final
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210722-164121-12f126-77049151
Estado: Finalizado
Aprobación: 2
Andrés Felipe Pachón
80.871.878
[email protected]
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
Secretaría Distrital de Integración Social
Elaboración: 1
[email protected]
Creación: 2021-07-22 16:41:21
Finalización: 2021-07-23 09:53:50
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210722-164121-12f126-77049151
2021-07-23T09:53:50-05:00 - Pagina 7 de 7
GJ Caracterización Proceso Version final
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210722-164121-12f126-77049151
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-22 16:41:21
Finalización: 2021-07-23 09:53:50
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-22 16:41:21
Lec.: 2021-07-22 16:41:37
Res.: 2021-07-22 16:41:44
IP Res.: 186.84.21.58
Aprobado
Env.: 2021-07-22 16:41:44
Lec.: 2021-07-23 09:53:14
Res.: 2021-07-23 09:53:50
IP Res.: 186.154.174.102
JAIRO ANDRES CAMARGO BARBOSA
Elaboración
[email protected]
Andrés Felipe Pachón
Aprobación
[email protected]
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
Secretaría Distrital de Integración Social
Escanee el código
para verificación
Código: CRT-GS-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
Coordinar la implementación y mantenimiento del sistema de gestión, mediante la definición de las directrices institucionales
aplicables en el marco de la normativa y requisitos identificados, con el fin de consolidar la operación de la entidad y promover
su mejora.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector(a) de Diseño, Evaluación y Sistematización
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la definición de directrices internas del Sistema de Gestión, continua con la implementación de
las mismas y finaliza con el seguimiento a su desempeño.
Seguimiento, evaluación y mejora
RESPONSABLE
PRODUCTO / SALIDA
Directrices para la implementación del
sistema de gestión
Normativa
Entidades del orden Nacional y
Distrital
X
Mapa de procesos
Lineamientos para la implementación del
sistema de gestión
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
X
Secretaría Distrital de Integración
Social
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
X
Proceso Gestión Documental
P
Proceso Planeación Estratégica
USUARIO
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Identificar la normativa aplicable, definir el marco institucional para
la implementación del sistema de gestión y formular el plan de
acción institucional del proceso y demás planes institucionales
requeridos.
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
Información del proceso para el Plan de
acción institucional
Proceso Gestión Jurídica
X
Proceso Planeación Estratégica
X
Proceso Sistema de Gestión
Información del proceso para el Plan de
ajuste y sostenibilidad del MIPG
Proceso Sistema de Gestión
X
Lineamiento Control Interno
Proceso Sistema de Gestión
X
Lineamiento Administración de riesgos
Comité Institucional de Coordinación
del Sistema de Control Interno
X
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los procesos
Todos los procesos
X
Orientaciones para el desarrollo de las
políticas de gestión y desempeño y el
componente ambiental
Proceso Planeación estratégica
Proceso Tecnologías de la
información
Proceso Gestión del conocimiento
Proceso Atención a la ciudadanía
Proceso Gestión del talento humano
Proceso Gestión de soporte y
mantenimiento tecnológico
Proceso Gestión financiera
Proceso Gestión jurídica
Proceso Gestión ambiental
Proceso Gestión documental
Proceso Sistema de gestión
X
Plan de Ajuste y Sostenibilidad del MIPG
Comité Institucional de Gestión y
Desempeño
X
Plataforma estratégica actualizada
Plan estratégico institucional
Directrices para la implementación del
sistema de gestión
Proceso Sistema de Gestión
X
Mapa de procesos
P
Lineamiento Control Interno
Proceso Planeación estratégica
Proceso Tecnologías de la
información
Proceso Gestión del conocimiento
Proceso Atención a la ciudadanía
Proceso Gestión del talento humano
Proceso Gestión de soporte y
mantenimiento tecnológico
Proceso Gestión financiera
Proceso Gestión jurídica
Proceso Gestión ambiental
Proceso Gestión documental
Proceso Sistema de gestión
X
Información del proceso para el plan de ajuste
y sostenibilidad del MIPG
P
Establecer las directrices para la creación, actualización o
derogación de los documentos; la formulación, actualización y
seguimiento de los indicadores de gestión; la administración de
riesgos; y el autocontrol, el seguimiento y aseguramiento de los
procesos.
Consolidar el Plan de Ajuste y Sostenibilidad del Modelo Integrado
de Planeación y Gestión-MIPG, y establecer las orientaciones para
la implementación de las Políticas de Gestión y Desempeño y el
componente ambiental.
Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
EXTERNO
INTERNO
PROVEEDOR
EXTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Código: CRT-GS-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
Secretaría Distrital de Integración
Social
Proceso Sistema de Gestión
X
X
Solicitudes de creación, actualización o
derogación de documentos, formulación de
indicadores de gestión o identificación de
riesgos
H
Lineamiento Control Interno
H
Asistir técnica y metodológicamente a los procesos para la
creación, actualización o derogación de riesgos, indicadores de
gestión y documentos.
Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
Coordinar la elaboración del mapa de aseguramiento de la entidad.
Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
Documentos, indicadores de gestión y riesgos
oficializados en el sistema de gestión de la
entidad
Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Listado Maestro de Documentos
Proceso Gestión Documental
X
Mapa de aseguramiento
Comité Institucional de Coordinación
del Sistema de Control Interno
X
Comité Institucional de Gestión y
Desempeño
X
Todos los procesos
Proceso Sistema de gestión
X
X
Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los
procesos
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los procesos.
Proceso Sistema de gestión
X
Información del proceso para el Plan de
acción institucional
Proceso Planeación estratégica
X
Mecanismo de seguimiento al plan de acción
institucional
H
Revisar y consolidar los resultados de las actividades de
autocontrol, seguimiento y aseguramiento de los procesos (Políticas
de gestión y desempeño, procedimientos, documentos asociados,
indicadores y riesgos).
Resultados de desempeño del Sistema de
gestión
Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
Partes interesadas internas
V
X
Partes interesadas externas
Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
X
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
Todos los procesos
X
Reporte de resultados de la gestión de
riesgos.
Proceso Auditoria y Control
X
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Sistema de gestión
X
Registros de las actividades de seguimiento,
autocontrol y/o aseguramiento de los
procesos
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso
(Políticas de gestión y desempeño, planes, procedimientos,
documentos asociados, indicadores y riesgos).
Comité Institucional de Coordinación
del Sistema de Control Interno
Seguimiento al Plan de ajuste y sostenibilidad
del MIPG
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de Ley
Proceso Auditoría y control
X
Controles de advertencia
V
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de
acuerdo con la evaluación independiente realizada al proceso.
Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Sistema de gestión
X
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
Evidencias, registro de seguimiento y control
del plan de mejoramiento actualizado
A
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad
con el estado del proceso.
Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
Código: CRT-GS-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados en el
módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de
Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El proceso lidera la Política de Control Interno del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Módulo del Sistema de Gestión (repositorio de documentos oficiales).
No aplica.
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Blanca Aurora Amado Cadena, Jose Arthur Bernal Amorocho
Helena Patricia Lancheros Durán, Sofy Lorena Arenas Vera, Bibiana Cubillos Rivera,
NOMBRE
Viviana Lucia Mendoza Hortúa
Diana Larisa Caruso López
Laura Patricia Saavedra Alarcón, Myriam Malambo Agatón, David Andrés Moncayo Nastar,
Andrés Camilo Gómez Cardoso
CARGO / ROL
Contratista de la Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización / Gestora del proceso
Profesionales de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización
Contratistas de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-093800-63e128-23757241
Código: CRT-AC-001
2021-07-23T10:19:33-05:00 - Pagina 1 de 5
PROCESO AUDITORÍA Y CONTROL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
A. IDENTIFICACIÓN
Evaluar de manera independiente la gestión institucional, desarrollando los roles asignados a la Oficina de Control
Interno de acuerdo con la normativa vigente, aportando las recomendaciones correspondientes, para el mejoramiento
continuo de la gestión institucional.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Jefe de la Oficina de Control Interno
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la consolidación de la propuesta del plan anual de auditoría, continuando con la
ejecución de los roles asignados a la Oficina de Control Interno y finaliza con la entrega de
información al Representante Legal y al Comité Institucional de Coordinación del Sistema de
Control Interno para la toma de decisiones.
Seguimiento, evaluación y mejora
RESPONSABLE
PRODUCTO / SALIDA
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y/o presupuestal
Proceso Planeación estratégica
X
Plataforma estratégica actualizada
P
Formular plan de acción institucional del proceso
Líder del proceso
Información del proceso para el plan de
acción institucional
USUARIO
INTERNO
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Proceso Planeación estratégica
X
Proceso Auditoría y control
Plan estratégico institucional
Comité Institucional de Gestión
y Desempeño
X
Necesidades institucionales
Informes de revisión por la dirección
Proceso Sistema de gestión
X
Reporte de resultados de la gestión de
riesgos
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
X
Planes anuales de auditorías aprobados
Mapa de aseguramiento
Proceso Atención a la
ciudadanía
X
Resultado de las quejas, reclamos y
denuncias por hechos de corrupción
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
X
Secretaria Distrital de
Integración Social
X
P
Consolidar los insumos y formular la propuesta del Plan
Anual de Auditoría
Oficina de Control Interno
P
Identificar y analizar los requisitos legales y otros aplicables
al proceso
Líder del proceso
Propuesta del plan anual de auditoría
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
X
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Proceso de Gestión jurídica
X
Solicitudes de auditaría
Entes de control
X
Plan anual de auditoría
Ramas ejecutiva y legislativa
del poder publico
X
Normativa vigente
Entidades de orden territorial y
nacional
X
Normativa vigente
EXTERNO
EXTERNO
PROVEEDOR
INTERNO
B. DESCRIPCIÓN
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-093800-63e128-23757241
Código: CRT-AC-001
2021-07-23T10:19:33-05:00 - Pagina 2 de 5
PROCESO AUDITORÍA Y CONTROL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
Informes de seguimientos de ley
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
Controles de advertencia
Todos los procesos
Todos los procesos
Informes de auditorías internas
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
X
Plan anual de auditoría aprobado
H
Ejecutar evaluación independiente
Oficina de Control Interno
Todos los procesos
X
Registro y control del plan de mejoramiento
formulado
H
Verificar y tramitar la publicación del Plan de mejoramiento
formulado
Oficina de Control Interno
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Todos los procesos
X
Evidencias, registro de seguimiento y control
del plan de mejoramiento actualizado
H
Realizar seguimiento al estado del plan de mejoramiento
Oficina de Control Interno
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
X
X
Todos los procesos
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
X
Secretaria Distrital de Integración
Social
Secretaria Distrital de
Integración Social
Necesidades institucionales de asesoría
técnica y metodológica
X
H
Atender solicitudes de asesoría técnica y metodológica bajo
el rol de liderazgo estratégico y enfoque hacia la prevención
Oficina de Control Interno
Registro de asesorías técnicas y
metodológicas
Proceso Auditoría y control
X
Comités institucionales
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
X
Lineamiento administración de riesgos
H
Proceso Sistema de gestión
Evaluar la gestión del riesgo
Oficina de Control Interno
Informe de evaluación a la gestión del
riesgo
Reporte de resultados de la gestión de
riesgos
X
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
X
Proceso Sistema de gestión
X
Proceso Auditoría y control
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Proceso Auditoría y control
X
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
X
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o aseguramiento
de los procesos
Proceso Sistema de gestión
X
Seguimiento del proceso al plan de acción
institucional
Proceso Planeación estratégica
X
Plan de mejoramiento
Entes de control
Controles de advertencia
Proceso Auditoría y control
X
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
V
Verificar el cumplimiento de la ejecución del plan anual de
auditoría
Líder del proceso
Seguimiento al plan anual de auditoría
Registro de asesorías técnicas y
metodológicas e Informe de evaluación a la
gestión del riesgo
Proceso Sistema de gestión
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos.
X
V
Proceso Auditoría y control
Proceso Planeación estratégica
Entes de control
X
Información del proceso para el plan de
acción institucional
X
Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional
X
Informes de auditorías externas
V
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del
proceso (Políticas de gestión y desempeño, planes,
procedimientos, documentos asociados, indicadores y
riesgos)
Análisis de causa y formulación de acciones acorde a las
observaciones informadas
Líder del proceso
Líder del proceso
X
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-093800-63e128-23757241
Código: CRT-AC-001
2021-07-23T10:19:33-05:00 - Pagina 3 de 5
PROCESO AUDITORÍA Y CONTROL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 2
Proceso Auditoría y control
Proceso Sistema de gestión
X
X
Seguimiento al plan anual de auditoría
Oficina de Control Interno
Presentación del análisis al estado de
avance del plan anual de auditoría
Comité Institucional de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
X
Proceso Auditoría y control
X
Proceso Auditoría y control
X
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Proceso Auditoría y control
A
Generar información oportuna y veraz para la toma de
decisiones
X
A
Elaborar e implementar actividades de autocontrol para la
mejora de conformidad con el seguimiento y/o evaluación
del proceso
Líder del proceso
Actividades de autocontrol para la mejora
implementada
Presentación del análisis al estado de
avance del plan anual de auditoría
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado
Maestro de Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso
ubicados en el módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del
Sistema de Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo integrado de planeación y gestión el proceso participa en la
implementación de las políticas de gestión y desempeño conforme a las directrices
generadas por los lideres asignados.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Servicio de transporte
Página web de la Secretaria Distrital de Integración Social
Módulo web del Sistema de Gestión de la Secretaria Distrital de Integración Social
No aplica
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Karinfer Yelitza Olivera Donato
Andrés Penagos Guarnizo
Karinfer Yelitza Olivera Donato
Andrés Penagos Guarnizo
Yolman Julián Sáenz Santamaria
CARGO / ROL
Gestor SG proceso Auditoria y Control
Profesional Oficina de Control Interno
Gestor SG proceso Auditoria y Control
Profesional Oficina de Control Interno
Jefe Oficina de Control Interno
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-093800-63e128-23757241
2021-07-23T10:19:33-05:00 - Pagina 4 de 5
20210721_caracterizacion_proceso_AC final_
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-093800-63e128-23757241
Estado: Finalizado
Firma: Grupo 3
Karinfer Yelitza Olivera Donato
52487048
[email protected]
Contratista
Oficina de Control Interno
Firma: Grupo 2
Andrés Penagos Guarnizo
80164377
[email protected]
Contratista
SDIS
Firma: Grupo 1
[email protected]
Creación: 2021-07-23 09:38:00
Finalización: 2021-07-23 10:19:32
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210723-093800-63e128-23757241
2021-07-23T10:19:33-05:00 - Pagina 5 de 5
20210721_caracterizacion_proceso_AC final_
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210723-093800-63e128-23757241
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-23 09:38:00
Finalización: 2021-07-23 10:19:32
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-23 09:38:00
Lec.: 2021-07-23 10:03:29
Res.: 2021-07-23 10:04:06
IP Res.: 191.97.14.134
Aprobado
Env.: 2021-07-23 10:04:06
Lec.: 2021-07-23 10:14:17
Res.: 2021-07-23 10:14:36
IP Res.: 201.185.154.91
Aprobado
Env.: 2021-07-23 10:14:36
Lec.: 2021-07-23 10:19:22
Res.: 2021-07-23 10:19:32
IP Res.: 190.24.106.24
YOLMAN JULIAN SAENZ SANTAMARIA
Firma
[email protected]
Andrés Penagos Guarnizo
Firma
[email protected]
Contratista
SDIS
Karinfer Yelitza Olivera Donato
Firma
[email protected]
Contratista
Oficina de Control Interno
Escanee el código
para verificación
Código: CRT-IVC-001
PROCESO INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha:
Página: 1 de 3
A. IDENTIFICACIÓN
Realizar actividades de asesoría técnica, verificación y seguimiento al cumplimiento de estándares de calidad, con el fin de
promover la mejora en la calidad de la prestación de los servicios sociales del Distrito Capital de acuerdo a la normativa
vigente y a la competencia otorgada a la Secretaría Distrital de Integración Social.
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Subsecretario
ALCANCE:
NIVEL DE PROCESO
Inicia con la asesoría técnica e inscripción en el Sistema de Información y Registro de los Servicios
Sociales (SIRSS) de las instituciones públicas o privadas que desean prestar o prestan servicios
sociales, posteriormente se realiza la verificación y seguimiento de estándares de calidad a estas
instituciones y finaliza con la expedición de los respectivos registros de aprobación, con los planes de
mejora que se deben implementar para el cumplimiento de los estándares de calidad o con las
acciones encaminadas para la suspensión del servicio de ser el caso.
Seguimiento, evaluación y mejora
Gobierno Distrital
Proceso Inspección Vigilancia y
Control
X
X
ACTIVIDADES
INSUMO / ENTRADAS
Directrices distritales facultativas para
realizar el registro, asesoría, inspección,
vigilancia y control a los servicios Sociales
P
Definir las condiciones, lineamientos y documentación requerida
para la inspección, vigilancia y control a los servicios sociales.
RESPONSABLE
Subsecretaría - Equipo de
inspección y vigilancia
Lineamientos para la formulación de planes
institucionales y presupuestales
Proceso Planeación Estratégica
X
Plataforma estratégica actualizada
P
Plan estratégico institucional
Proceso Sistema de gestión
X
Orientaciones para el desarrollo de las
políticas de gestión y desempeño y el
componente ambiental
Gobierno Distrital
X
Normativa vigente aplicable al proceso
Proceso Diseño e Innovación de
los Servicios Sociales
X
Estándares de calidad formulados o
actualizados
Proceso de Prestación de
Servicios Sociales para la
Inclusión Social
X
Proceso Diseño e Innovación de
los Servicios Sociales
X
Ciudadanía, Entidades
Públicas, Privadas y
Organismos de Control
Proceso de Inspección,
Vigilancia y Control
Directrices técnicas operativas y
conceptuales para la prestación de los
servicios
P
Informe de avance y cierre de los planes de
implementación de los estándares de
calidad de los servicios sociales
X
Requerimientos y solicitudes de visitas
Base de instituciones no inscritas, e
inscritas y activas en el SIRSS con historial
de visitas
X
Entidades Públicas y
Organismos de Control
Institución pública o privada que
preste o deseé prestar los
diferentes servicios sociales
P
X
P
Formular plan acción institucional del proceso y proyecto de
inversión
Identificar y analizar los requisitos legales y otros aplicables al
proceso
Elaborar el Instrumento Único de Verificación para cada servicio
social y los documentos requeridos para realizar la verificación y
seguimiento, cada vez que se actualicen los estándares de
calidad o la metodología de evaluación de los mismos
Realizar la programación de visitas de verificación de estándares
técnicos de calidad a las instituciones que prestan servicios
sociales de la Secretaría Distrital de Integración Social
Requerimientos y solicitudes de la
ciudadanía
Solicitud de asistencia de asesoría técnica
P
Establecer el cronograma y definir el contenido y material que
se requiere para desarrollar las asesorías técnicas
Líder del proceso Inspección,
Vigilancia y Control
Líder del proceso Inspección,
Vigilancia y Control
Subsecretaría - Equipo de
inspección y vigilancia
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico
Subsecretaría - Equipo de
inspección y vigilancia
Subdirecciones técnicas
poblacionales para cada servicio
social correspondiente - Equipos
de asesoría técnica
PRODUCTO / SALIDA
Documentos que definen los
lineamientos para la inspección,
vigilancia y control
Información del proceso para el plan de
acción institucional y el proyecto de
inversión
USUARIO
Proceso de Inspección Vigilancia y
Control
INTERNO
EXTERN
O
EXTERN
O
PROVEEDOR
INTERNO
B. DESCRIPCIÓN
X
Proceso Planeación Estratégica
Proceso de Inspección Vigilancia y
Control
X
Información del proceso para el plan de
ajuste y sostenibilidad del MIPG
Proceso Sistema de gestión
X
Matriz de requisitos legales aplicables al
proceso
Proceso de Gestión Jurídica
X
Proceso de Inspección Vigilancia y
Control
X
Proceso de Inspección Vigilancia y
Control
X
Instituciones públicas o privadas que
presten o deseen prestar los diferentes
servicios sociales que sean sujetos de
inspección, vigilancia y control por parte
de la Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Instrumento Único de Verificación (físico
y parametrizado en el sistema)
Manual para la evaluación de los
estándares de calidad
Metodología de ponderación de
estándares
Programación de visitas de inspección y
vigilancia
Cronograma de asesorías técnicas
Material y contenido para el desarrollo de
la asesoría
X
Código: CRT-IVC-001
PROCESO INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
Versión: 1
Instituciones públicas o privadas que
P
Proceso Diseño e Innovación de
los Servicios Sociales
X
Estándares de calidad formulados o
actualizados
Proceso de Inspección
Vigilancia y Control
X
Programación de visitas de inspección y
vigilancia
H
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Establecer el cronograma y definir el contenido y material que
se requiere para desarrollar las asesorías técnicas
Realizar y enviar las comunicaciones de las visitas de Inspección
y/o vigilancia a las instituciones de acuerdo con la programación
de visitas para la verificación de estándares de calidad de cada
servicio social
Subdirecciones técnicas
poblacionales para cada servicio
social correspondiente - Equipos
de asesoría técnica
Subsecretaría (líder equipo de
inspección y vigilancia)
Cronograma de asesorías técnicas
servicios sociales que sean sujetos de
Material y contenido para el desarrollo de Página:
inspección,
1 de 3vigilancia y control por parte
la asesoría
de la Secretaría Distrital de Integración
Social
Cartas de presentación para realizar la
visita de verificación de condiciones
Instrumento único de Verificación
diligenciado (físico y parametrizado en el
sistema) cuando aplique
Instrumento Único de Verificación (físico y
parametrizado en el sistema)
Proceso de Inspección
Vigilancia y Control
Manual para la evaluación de los estándares
de calidad
X
Acta de visita, cuando aplique
H
Metodología de ponderación de estándares
Realizar visitas de Inspección y vigilancia a los diferentes
servicios sociales, aplicando el IUV para la verificación del
cumplimiento de los estándares técnicos de calidad
Subsecretaría (equipo de
inspección y vigilancia)
Documentos que definen los lineamientos
para la inspección, vigilancia y control
presten o deseen prestar los diferentes
Fecha:
X
X
Institución pública o privada que preste
un servicio social sujeto a inspección,
vigilancia y control por parte de la
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Institución pública o privada que preste
un servicio social sujeto a inspección,
vigilancia y control por parte de la
Secretaría Distrital de Integración Social
X
Registro de Educación Inicial (REI),
cuando aplique
Registro de instituciones de protección y
atención Integral a la persona mayor,
cuando aplique
Proceso de Inspección Vigilancia y
Control
Remisión a control, cuando aplique
Proceso Gestión Jurídica
X
Informe de culminación de actuación,
cuando aplique
Institución pública o privada que
preste o desee prestar los
diferentes servicios sociales
X
Solicitud de Inscripción en el Sistema de
Información y Registro de los Servicios
Sociales (SIRSS)
H
Inscribir o actualizar los datos de las instituciones públicas o
privadas en el Sistema de Información y Registro de los
Servicios Sociales (SIRSS), de acuerdo con las solicitudes
recibidas
Subsecretaría - Equipo de
inspección y vigilancia
Constancia de inscripción y/o
actualización en el sistema
Institución pública o privada que presté
o deseé prestar los diferentes servicios
sociales y que sean sujetos de
inspección, vigilancia y control por parte
de la Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Constancia de participación en la
asesoría técnica
Instituciones públicas o privadas que
presten o deseen prestar los diferentes
servicios sociales que sean sujetos de
inspección, vigilancia y control por parte
de la Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Registros de las asesorías realizadas
Proceso de Inspección Vigilancia y
Control
Cronograma de asesorías técnicas
Proceso de Inspección
Vigilancia y Control
X
Material y contenido para el desarrollo de la
asesoría técnica
H
Realizar asesorías técnicas para el cumplimiento de estándares
de calidad en cada uno de los servicios sociales
Subdirecciones técnicas
poblacionales para cada servicio
social - Equipos de asesoría
técnica
Instrumento único de Verificación
diligenciado (físico y parametrizado en el
sistema) cuando aplique
Base de datos con los resultados de las
condiciones de operación de las
instituciones visitadas
Acta de visita, cuando aplique
Proceso de Inspección,
Vigilancia y Control
X
Registro de Educación Inicial (REI), cuando
aplique
V
Revisar los instrumentos que contienen los resultados de las
visitas y generar informes de resultados del cumplimiento de los
estándares de calidad y otros lineamientos para cada institución
visitada
Subsecretaría - Equipo de
inspección y vigilancia
Registro de instituciones de protección y
atención Integral a la persona mayor,
cuando aplique
Proceso Sistema de Gestión
X
Directrices para la operación del proceso, el
control de documentos, la administración de
riesgos, la formulación y seguimiento de
indicadores de gestión, el autocontrol, el
seguimiento y aseguramiento de los
procesos
X
V
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso
(Políticas de gestión y desempeño, planes, proyecto de inversión
procedimientos, documentos asociados, indicadores y riesgos)
Líder del proceso Inspección,
Vigilancia y Control
Proceso de Inspección Vigilancia y
Control
Informes de resultados cualitativo y
cuantitativo de la verificación del
cumplimiento de las condiciones de las
instituciones visitadas
Secretaría Distrital de Integración Social
Registros de las actividades de
seguimiento, autocontrol y/o
aseguramiento del proceso
Proceso Sistema de Gestión
X
X
Código: CRT-IVC-001
PROCESO INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
Versión: 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
V
Proceso de Inspección
Vigilancia y Control
X
Información del proceso para el plan de
acción institucional y proyecto de inversión
Realizar seguimiento y autocontrol al desempeño del proceso
(Políticas de gestión y desempeño, planes, proyecto de inversión
procedimientos, documentos asociados, indicadores y riesgos)
Fecha:
Líder del proceso Inspección,
Vigilancia y Control
Página: 1 de 3
Seguimiento del proceso al plan de
acción institucional
X
Proceso Planeación Estratégica
Proceso Planeación Estratégica
Proceso Auditoría y Control
X
X
Mecanismo de seguimiento al plan de
acción institucional y proyecto de inversión
Informes de auditorías internas
Informes de seguimientos de ley
Controles de advertencia
Seguimiento al proyecto de inversión
V
Registro y control del plan de mejoramiento
publicado
Base de datos con los resultados de las
condiciones de operación de las
instituciones visitadas
Proceso de Inspección,
Vigilancia y Control
X
Informes de resultados cualitativo y
cuantitativo de la verificación del
cumplimiento de las condiciones de las
instituciones visitadas
Formular plan de mejoramiento y realizar su seguimiento, de
acuerdo con la evaluación independiente realizada al proceso
Líder del proceso Inspección,
Vigilancia y Control
A
Realizar las actuaciones post-visitas y definir los criterios para el
seguimiento al cumplimiento de los estándares de calidad de los
diferentes servicios sociales
Subsecretaría - Equipo de
inspección y vigilancia
Líder del proceso Inspección,
Vigilancia y Control
Proceso de Gestión Jurídica
X
Acto administrativo que ordena el archivo
del expediente o la suspensión del servicio
A
Realizar el cierre de las instituciones en el SIRSS, que en acto
administrativo expedido por el proceso gestión jurídica que
determine la suspensión del servicio
Proceso Sistema de Gestión
X
Reportes de gestión y/o alertas de los
procesos
A
Definir e implementar las actividades de mejora, de conformidad
con el estado del proceso
Subsecretaría - Equipo de
inspección y vigilancia
X
Registro y control del plan de
mejoramiento formulado
Proceso Auditoría y Control
X
Evidencias, registro de seguimiento y
control del plan de mejoramiento
Reporte de evaluación y seguimiento a
las instituciones
Instituciones públicas o privadas que
presten o deseen prestar los diferentes
servicios sociales que sean sujetos de
inspección, vigilancia y control por parte
de la Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Comunicación de cierre de la inscripción
en el SIRSS dirigida a las instituciones
Instituciones públicas o privadas que
presten o deseen prestar los diferentes
servicios sociales que sean sujetos de
inspección, vigilancia y control por parte
de la Secretaría Distrital de Integración
Social
X
Planes de trabajo y/o evidencias de
actividades de mejora implementadas
Proceso de Inspección Vigilancia y
Control
X
C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Ver los procedimientos y documentos asociados al proceso en el módulo del Sistema de Gestión y en el Listado Maestro de
Documentos.
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Ver activos de información en los procedimientos y documentos asociados del proceso ubicados
en el módulo del Sistema de Gestión.
RIESGOS
Ver los riesgos del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
INDICADORES
Ver indicadores del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
NORMATIVA ASOCIADA
Ver Matriz de identificación y seguimiento de requisitos legales y otros aplicables del proceso, en el módulo del Sistema de
Gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el marco del Modelo integrado de planeación y gestión el proceso participa en la
implementación de las políticas de gestión y desempeño conforme a las directrices generadas por
los lideres asignados.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ver acciones de mejora del proceso en el módulo del Sistema de Gestión.
D. RECURSOS
E. TRÁMITES - SERVICIOS
Describa los diferentes medios, elementos o bienes requeridos para lograr el objetivo del proceso. Pueden ser recursos como: software, hardware, servicios especiales, entre
otros. Nota: equipos de cómputo, papel, entre otros, no se consideran en esta sección.
No aplica
- Sistema de Información y registro de los Servicios Sociales (SIRSS).
- Instrumentos únicos de verificación parametrizados.
- Aplicación para visitas virtuales
- Transporte.
F. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Código: CRT-IVC-001
PROCESO INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión: 1
Fecha:
Página: 1 de 3
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
Noelia Mariana Olarte
Diana Paola Díaz Jiménez
Marcela Velásquez Corredor
Julián Moreno Parra
CARGO / ROL
Contratista Inspección y Vigilancia
Gestora Proceso Inspección, Vigilancia y Control
Contratista Subsecretaría
Subsecretario
PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-181600-c8ee19-62743066
2021-07-27T09:35:29-05:00 - Pagina 1 de 14
PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
PARTICIPANTES DE LOS SERVICIOS SOCIALES
DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE
INTEGRACIÓN SOCIAL
Código: PCD-PE-016
Versión: 0
Fecha:
Página: 1 de 12
1. Objetivo
Establecer la ruta para focalizar y priorizar a los(as) ciudadanos(as) que sean potenciales
beneficiarios(as) de los servicios sociales y modalidades de la entidad, de acuerdo con lo
establecido en el Artículo Nro. 4 de la Resolución Nro. 509 de 2021 y los anexos técnicos de los
mismos.
2. Glosario
•
Criterios de egreso: son los parámetros definidos por cada servicio social y sus
modalidades o estrategias, mediante los cuales la Secretaría Distrital de Integración Social
determina la finalización de la prestación del servicio.1
•
Criterios de ingreso: condiciones que debe cumplir la persona, el hogar, la familia o la
comunidad para el acceso al servicio social en sus diferentes modalidades o estrategias,
las cuales deben establecer de manera clara los aspectos de la población objetivo, como:
edad, nacionalidad, grupo poblacional, enfoque diferencial o población especial, registro y
clasificación en la encuesta SISBEN o poblaciones no objeto de la misma, registro en otras
bases de datos oficiales del distrito o la nación, lugar de residencia, y algunos criterios
geográficos entre otros. Con el objetivo de determinar de manera específica todas las
características que permitan seleccionar sin lugar a dudas o interpretaciones los/as
beneficiarios/as del servicio social.
•
Criterios de priorización: condiciones adicionales que presenta la persona, el hogar, la
familia o la comunidad que permiten fijar un orden de ingreso a los servicios, cuando la
demanda ciudadana supera la oferta institucional y las personas deben quedar en lista de
espera o priorización hasta ser dejados en atención en el servicio social y/o la modalidad
solicitada.
•
Estrategia: conjunto de acciones territoriales, diferenciales, poblacionales y flexibles para
dar respuesta a una necesidad específica identificada dentro de un servicio social.
•
Fuentes de información: son aquellas fuentes oficiales del distrito o la nación que permiten
identificar, validar y verificar lo establecido en las poblaciones objetivo de cada servicio
social y sus modalidades para la focalización, así como de los criterios de priorización,
ingreso, y restricciones por simultaneidad de cada uno de estos.
•
Focalización: proceso mediante el cual se garantiza que el gasto social beneficie de manera
directa a los grupos poblacionales en situación de pobreza y vulnerabilidad. La Secretaría
Distrital de Integración Social adelantará procesos de focalización orientados a identificar
potenciales beneficiarios de la oferta de servicios de la entidad. Mediante este proceso la
Secretaría de Integración Social articulará acciones con otros sectores del gobierno
nacional y distrital para la atención de la población pobre y vulnerable, en el marco de la
implementación de la política social. La focalización es un mecanismo para lograr que
PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-181600-c8ee19-62743066
2021-07-27T09:35:29-05:00 - Pagina 2 de 14
PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
PARTICIPANTES DE LOS SERVICIOS SOCIALES
DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE
INTEGRACIÓN SOCIAL
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determinados programas destinados a grupos específicos lleguen efectivamente a la
población escogida como objetivo2.
•
Herramientas o Instrumentos de focalización: bases de datos oficiales del distrito o la
nación que, de acuerdo con la población objetivo establecida para cada servicio social y las
diferentes modalidades que presta la Secretaría Distrital de Integración Social, permiten
identificar a la población que puede ser potencial beneficiaria de estos3. Deben tenerse en
cuenta, igualmente, las certificaciones de listados de las comunidades indígenas y de la
comisión Consultiva de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras, así como mapas de pobreza, polígonos de alertas tempranas y polígonos de
mayor inseguridad.
•
Inhumados: Base de datos remitida por la Secretaría Distrital de Salud, que contiene el
registro de ciudadanos/as que han fallecido y han sido sepultados en la ciudad de Bogotá.
•
Modalidad de atención: Se constituye como una forma de implementar un servicio que
atiende una necesidad o demanda específica aportando en el cumplimiento de los objetivos
y la oferta del servicio social.
•
Priorización: proceso por medio del cual se ordenan los potenciales beneficiarios mediante
la aplicación de criterios establecidos para cada uno de los servicios sociales, sus
modalidades y estrategias 4.
•
Restricción: situación en la cual una persona u hogar no puede participar de manera
simultánea en dos o más servicios sociales y sus diferentes modalidades prestados por la
Secretaría dado que hacen entrega de los mismos beneficios, apoyos o atenciones, por la
imposibilidad física de estar en más de un servicio, por disposiciones de carácter legal,
constitucional o reglamentario que limitan el ingreso de una o varias personas a los
servicios y sus diferentes modalidades o por encontrarse recibiendo un servicio de otra
entidad del orden nacional o distrital que pueda constituir el mismo tipo de beneficio, apoyo
o atención.
•
Servicio Social: conjunto de acciones integradas que buscan atender las necesidades
sociales identificadas en las personas, familias y comunidades que habitan en la ciudad de
Bogotá, en el marco de la protección social, el Sistema Distrital de Cuidado y la integración
territorial, poblacional y diferencial, con el fin de aportar progresivamente a la superación de
condiciones de vulnerabilidad, ampliación de capacidades, generación de oportunidades y
acciones de corresponsabilidad.
3. Condiciones generales
•
Este procedimiento será aplicado de acuerdo con lo establecido en el Artículo Nro. 4 de la
Resolución Nro. 509 de 2021, cuando un ciudadano se acerque a una Subdirección Local a
solicitar un servicio social de la Secretaría Distrital de Integración Social que según la
Resolución Nro. 509 de abril de 2021 aplique herramientas o instrumentos de focalización o
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PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
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INTEGRACIÓN SOCIAL
•
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cuando, posterior a la remisión de la base del universo focalizado desde la Dirección de
Análisis y Diseño Estratégico a cada área técnica responsable del servicio, desde la
Subdirección Local se deba adelantar el registro de los(as) ciudadanos(as) en el aplicativo
de focalización, con el objetivo de contar con la información necesaria para realizar el
proceso de verificación de criterios de priorización y la generación y entrega de listados de
priorización a las áreas técnicas responsables de los mismos.
Este procedimiento es implementado en los servicios sociales de la Secretaría Distrital de
Integración Social que apliquen herramientas o instrumentos de focalización, de acuerdo
con lo establecido por cada una de las áreas técnicas en los anexos de sus servicios
sociales, modalidades y estrategias que hayan sido presentados y aprobados en las Mesas
Técnicas Operativas GIS, y por último, aprobados por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño y acogidos por la Resolución Nro. 509 de 2021.
•
Los listados de potenciales participantes priorizados son elaborados y remitidos por la
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico a las áreas técnicas responsables de los
servicios o apoyos, para que estas últimas lo remitan a su vez las Subdirecciones Locales.
•
Los anexos técnicos de los servicios sociales o modalidades, son los acogidos por la
Resolución Nro. 509 de 2021.
•
Para la creación de usuarios y cambios de contraseñas para los digitadores en el aplicativo
de focalización se debe enviar el formato Solicitud de creación, modificación o desactivación
de usuarios y asignación de perfiles (FOR-SMT-006) a la mesa de servicio de la secretaria
Distrital de Integración Social, debidamente diligenciado y en formato PDF, a través de los
canales establecidos por dicha mesa.
•
Las solicitudes de información allegadas al correo [email protected], sobre
información general, son respondidas en un término no superior a tres (3) días hábiles.
•
Las solicitudes de información referente a estados de focalización y priorización de
ciudadanos(as) de servicios para los cuales aplican herramientas de focalización, u otros
relacionados con estos, deben ser creados por mesa de servicio anexando el formato
Solicitudes proceso de focalización y priorización (FOR-PE-051), relacionando los casos por
servicio o modalidad, formato que debe estar diligenciado en su totalidad. Estas solicitudes
son respondidas en un término no superior a cinco (5) días hábiles, teniendo en cuenta el
número de casos remitidos, por formato.
•
Con relación a la modificación del aplicativo de focalización y de la información o datos
registrados dentro del mismo, estos deben seguir los lineamientos y formatos establecidos
en el procedimiento Gestión de cambios de tecnologías de la información (PCD-SMT-001).
Es importante aclarar, que, para estos casos, se debe realizar la solicitud de estos cambios
el formato Solicitud cambio de registro en el aplicativo de focalización (FOR-PE-052)
debidamente firmado por mesa de servicio.
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PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
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3.1. Fases
El procedimiento de focalización y priorización inicia en el momento en el que se realiza la
unificación de los instrumentos de focalización para la identificación de potenciales
beneficiarios, de acuerdo con lo establecido en cada uno de los anexos técnicos de los servicios
sociales y modalidades de la entidad o cuando el ciudadano se presenta a una Subdirección
Local, solicitando un servicio o un apoyo de la Secretaría Distrital de Integración Social.
3.1.1. Fase I. Unificación instrumentos de focalización
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico realizar la unificación de los instrumentos de
focalización, establecidos en el artículo Nro. 4 de la Resolución Nro. 509 de 2021, estos son:
1. “El SISBEN.
2. La base maestra del Sistema Distrital Bogotá Solidaria.
3. Los mapas de pobreza elaborados por el Departamento Administrativo Nacional de
Estadística (DANE) y por la Secretaria Distrital de Planeación incluidas en la encuesta
multipropósito SDP e incluidas en el censo.
4. Los polígonos en las alertas tempranas de la Defensoría del Pueblo.
5. Los polígonos de mayor inseguridad de la Secretaría Distrital de Seguridad.
6. Formulario único Distrital de Identificación de Hogares con jefatura femenina (tropa
social).
7. Indicador de Bogotá Solidaria en Casa (…)
8. Parágrafo segundo: Tratándose de la persona indígena, afro, palanquera, raizal, Rrom o
gitana se tendrán, adicionalmente, como instrumentos de focalización los registros
oficiales avalados por la entidad competente, los registros del Sistema Nacional de
Información Indígena, la certificación de los cabildos indígenas, la certificación de la
Comisión Consultiva de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras y los listados de víctimas del conflicto armado administrado por la Unidad
Nacional de Víctimas, entre otros que determine el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño de la SDIS”1.
Esta unificación de instrumentos se realiza con el objetivo de identificar, de acuerdo con las
poblaciones objetivo de los servicios sociales y modalidades establecidas en los anexos
técnicos, que indican de manera expresa el uso o aplicación de herramientas o instrumentos de
focalización, el universo de potenciales beneficiarios(as) del mismo.
En el caso de la certificación de cabildos indígenas, cada cabildo indígena remite el primer día
hábil de cada mes el listado de priorización de hogares a la Dirección o Subdirección Técnica
responsable, quien la consolida con la información de todos los cabildos y la remite a la
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la
información.
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico por solicitud de las autoridades y equipos de los
cabildos indígenas, realiza el cruce de bases de datos para corroborar las condiciones de
vulnerabilidad de los hogares remitidos en el listado de priorización, enviando a los tres (3) días
1
Resolución no. 509 de 2021, Pág. 14
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PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
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hábiles de recibo de la información, el resultado de este proceso a la Dirección o Subdirección
Técnica responsable, quien le entrega esta información a cada Cabildo Indígena, para que
los(as) profesionales sociales y las autoridades verifiquen la información, realicen la depuración
correspondiente y la priorización nuevamente de los hogares, enviando cuanto antes el listado
final de priorización a la Dirección o Subdirección Técnica responsable, quien lo consolida con
la información de todos los cabildos y lo remite a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico,
proceso que debe estar culminado antes del día 152 de cada mes.
3.1.2. Fase II. Generación base universo de potenciales beneficiarios(as)
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico de acuerdo con los resultados de la fase I, genera
las bases de universo de potenciales beneficiarios(as) por servicio social o modalidad, que en
sus anexos técnicos indican de manera expresa el uso o aplicación de herramientas o
instrumentos de focalización.
3.1.3. Fase III. Entrega base universo de potenciales beneficiarios(as)
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico entrega a cada área técnica vía memorando las
bases de universo de potenciales beneficiarios(as) por servicio social o modalidad, que en sus
anexos técnicos indican de manera expresa el uso o aplicación de herramientas o instrumentos
de focalización.
3.1.4. Fase IV. Priorización base universo de potenciales beneficiarios(as)
Posterior a la entrega de las bases que conteniendo el universo de potenciales beneficiarios(as)
para cada uno de los servicios sociales o modalidades que indican de manera expresa el uso o
aplicación de herramientas o instrumentos de focalización, a cada una de las áreas técnicas
responsables del servicio social, los equipos en cada una de las Subdirecciones Locales, deben
realizar el contacto y registro de estos potenciales beneficiarios en el aplicativo de focalización.
Este procedimiento se efectúa para registrar la información de los potenciales beneficiarios que
no estén registrados en ninguna fuente de información o base de datos del distrito o la nación y
que permita verificar la información de los individuos para llevar a cabo los procedimientos de
focalización y priorización. Así como la verificación de la información relacionada con
enfermedades de alto costo, alergias alimentarias, niveles de inseguridad alimentaria,
cuidadores, redes familiares o de apoyo e información acerca de ingresos actualizados, entre
otros, que no cuenta con fuentes de información desde base de datos de entidades distritales o
nacionales.
3.1.5. Fase V. Cargue de información en base de datos repositorio
Posterior al registro de los(as) ciudadanos(as) en el aplicativo de focalización, la Dirección de
Análisis y Diseño Estratégico extrae la base de este aplicativo y realiza la verificación de cada
uno de los criterios de priorización, de acuerdo con los establecido por el servicio social y
modalidad en su anexo técnico, dentro del cual indican de manera expresa el uso o aplicación
de herramientas o instrumentos de focalización, contra bases de datos del distrito o la nación o
2
Día calendario.
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PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
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la información registrada en el aplicativo, en el caso de aquellos que no cuentan con fuente de
información o base de datos para la verificación de los mismos.
Con la información cargada en el aplicativo, el administrador de base de datos de la
Subdirección de Investigación e Información, extrae a diario los datos de la base del aplicativo
de focalización, creando y cargando una base de datos denominada “Repositorio”, dentro de la
cual en las tablas focalización se adicionara una variable (FechaExecETL) que se llena con la
fecha del sistema para indicar fecha y hora de carga de la información, con esta fecha, el(a)
profesional puede constatar el día y hora de carga de la información. Adicional a esto, se
implementa una tabla de auditoria que contiene los campos requeridos como evidencia del
contenido de la fecha de actualización y la cantidad de registros entregados.
3.1.6. Fase VI. Aplicación de criterios de priorización
El equipo de focalización de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico consulta
periódicamente la base de datos única del aplicativo, según la naturaleza del acceso a los
servicios sociales y sus modalidades que indican de manera expresa el uso o aplicación de
herramientas o instrumentos de focalización y aplica los criterios de priorización establecidos en
los anexos técnicos acogidos por la Resolución Nro. 509 de 2021, con el objetivo de generar los
listados por servicio social o modalidad de potenciales beneficiarios(as), que son ordenados
según los criterios de priorización estipulados, de acuerdo con la información recopilada en el
instrumento de caracterización del hogar en el aplicativo de focalización y el cruce con bases de
datos del distrito y la nación para la verificación de los mismos. Este proceso solo se puede
realizar sí y solo sí la información requerida se ha diligenciado por completo en el aplicativo. No
son tenidos en cuenta registros con información incompleta (no respondida), inconsistente o
fichas en estado en edición.
En el caso del servicio “Servicio social para la seguridad económica de la Juventud” modalidad
“Ruta pedagógica para la inclusión social de jóvenes”, el equipo de focalización de la Dirección
de Análisis y Diseño Estratégico aplica lo establecido en el manual operativo del mismo y su
anexo técnico y realiza la priorización aplicando el modelo de Índice de Vulnerabilidad Juvenil
(IVJ), elaborado por la Subdirección para la Juventud, con el objetivo de definir de acuerdo al
puntaje establecido por el mismo, la priorización de los y las jóvenes en esta modalidad.
En el caso de presentarse un empate entre los potenciales beneficiarios durante el proceso de
priorización, se aplica la metodología de desempate establecida en el Anexo 1. Metodología de
priorización y desempate, dado que es posible que los cupos disponibles del servicio social o
modalidad se agoten al interior de un grupo de priorización.
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PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
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3.1.7.
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Fase VII. Identificación de restricciones
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico realiza el cruce entre la base de datos de
potenciales beneficiarios y los listados de priorización por servicio social y modalidad, que
indican en sus anexos técnicos de manera expresa el uso o aplicación de herramientas o
instrumentos de focalización y la información del Sistema de Información y Registro de
Beneficiarios (SIRBE) de la Secretaria Distrital de Integración Social, para identificar las
personas que están recibiendo algún servicio social, de acuerdo con las restricciones
establecidas en los anexos técnicos de cada uno de estos.
3.1.7.1 Verificación contra inhumados y ciudadanos que reciben ingreso solidario
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico realiza el cruce con la base de datos de
ciudadanos(as) inhumados de la Secretaría Distrital de Salud, así como con ciudadanos(as)
reportados en base maestra como beneficiarios de ingreso solidario, previo al envío de los
listados de priorización a las áreas técnicas a cargo del servicio social, de acuerdo con las
restricciones establecidas en los anexos técnicos de cada uno de estos.
3.1.8. Fase VIII. Envío de listados a las direcciones y subdirecciones técnicas
Una vez se genera el listado de los potenciales participantes con su orden de priorización de
cada servicio social o modalidad que indican en sus anexos técnicos de manera expresa el uso
o aplicación de herramientas o instrumentos de focalización y se identifican las restricciones,
por parte de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, se envía a la respectiva Dirección o
Subdirección Técnica responsable de la ejecución de los servicios sociales y modalidades, el
listado de priorización consolidado. Este proceso de entrega se realiza periódicamente por
memorando, según la periodicidad de entrega acordada con cada área técnica para sus
servicios y modalidades que aplican herramientas o instrumentos de focalización, con el fin de
enviar los listados de priorización actualizados de los potenciales beneficiarios(as) y su
respectivo orden de elegibilidad.
3.1.9. Fase IX. Envío de listados a las subdirecciones locales
Las Direcciones o Subdirecciones técnicas deben enviar el listado de priorización potenciales
beneficiarios(as) priorizados a cada una de las Subdirecciones Locales, para que desde allí se
ofrezcan los cupos respectivos a los potenciales participantes según el orden de elegibilidad
establecido, el cual no puede ser modificado por el área técnica o la subdirección local. En este
proceso, se debe identificar desde cada área técnica las restricciones adicionales que apliquen
con servicios o apoyos de entidades externas, así como validar las restricciones que pueda
tener con servicios de la entidad, de acuerdo con la información proporcionada del listado
mencionado, de manera que cada ciudadano(a) decida si permanece en el servicio social o
modalidad que genera la restricción en el cual está siendo atendido, o si traslada al servicio
social o modalidad para el cual fue focalización.
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PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
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Finalmente, y cuando no existan restricciones, se gestiona el contacto y se verifica el
cumplimiento de los criterios de ingreso por parte del equipo de cada servicio social o
modalidad y se aplicaran los procedimientos de ingreso, prestación del servicio social y egreso
por parte de las Subdirecciones Locales, de acuerdo con los manuales de operación o
documentos técnicos de prestación del servicio establecidos para cada servicio social y sus
modalidades.
3.2
Diligenciamiento del formato Ficha de focalización y priorización (FOR-PE-055) en
aplicativo de focalización
Para el caso de ciudadanos(as) que se acercan a la Subdirección Local a solicitar el servicio
social o modalidad a demanda, o para el registro posterior a la remisión de la base del universo
de potenciales beneficiarios establecido en la Fase IV. Priorización base universo de
potenciales beneficiarios(as) del presente documento, el(a) profesional del servicio social o
modalidad en la Subdirección Local debe:
a. Solicitar al ciudadano el documento de identificación de los integrantes de su hogar y recibo
de servicio público reciente, en caso de ser ciudadano habitante de calle, residente en
pagadiario o sin dirección de residencia permanente, se debe señalar esta opción de
vivienda en el aplicativo para omitir la solicitud del soporte (recibo servicio público) y en el
caso de ciudadanos residentes de pagadiario, realizar la visita domiciliaria correspondiente
en el formato establecido, diligenciando el módulo para este tipo de vivienda en el aplicativo
de focalización.
b. Se debe informar al ciudadano que se procede a diligenciar el instrumento de
caracterización del hogar: formato Ficha de focalización y priorización (FOR-PE-055) en el
aplicativo de focalización. Se debe aclarar que este proceso no asegura el ingreso
inmediato al servicio solicitado y que la información recopilada permite registrar la
información de la persona o el hogar.
c. Se debe verificar que el ciudadano cuenta con la documentación requerida para verificar
datos de identificación, ubicación y demás documentación de soporte3.
d. En caso de faltar información o alguno de los documentos soporte, debe programarse una
segunda sesión para culminar el registro, aclarando que hasta no realizar este proceso no
es posible finalizar el proceso de focalización y priorización, informando al ciudadano sobre
la información faltante y los documentos que debe allegar, procediendo a agendar una
segunda sesión con el potencial participante.
e. Se debe diligenciar el instrumento de caracterización en el aplicativo de focalización
diseñado para tal fin, pasando por todos sus apartados, registrando de forma completa la
información, dando guardar en cada sección y finalmente he terminado.
f. En la segunda sesión, en los casos que se requiera, se debe verificar la completitud de los
documentos soporte y diligenciar el instrumento de caracterización en el aplicativo de
focalización diseñado para tal fin, pasando por todos sus apartados, registrando de forma
completa la información, dando guardar en cada sección y finalmente he terminado.
3
Los documentos de soporte que se solicitarán son los siguientes: si el hogar del solicitante está conformado por más de una
persona, se deben allegar copias de los documentos de identificación de cada uno de los miembros; si en el hogar hay personas
con discapacidad, se debe allegar el certificado de discapacidad o la historia clínica; si en el hogar hay mujeres gestantes, se debe
allegar el registro de los controles prenatales, entre otros de acuerdo a los establecidos por cada área técnica para sus servicios
sociales y modalidades.
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PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
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Una vez culminado el diligenciamiento del formato Ficha de focalización y priorización4 (FORPE-055) y verificados los soportes allegados por las personas, se debe diligenciar el formato
Registro como potencial participante (FOR-PE-0 53), del que se entrega copia al ciudadano,
manteniendo el original como soporte en la Subdirección Local. El proceso continúa con la
Fase V. Cargue de información en base de datos repositorio.
3.3 Seguimiento calidad de la información
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico realiza el seguimiento trimestral a la calidad de la
información registrada en el aplicativo de focalización, relacionada con inconsistencias de
información o estados “En edición” de las fichas de focalización y priorización en el aplicativo
mencionado, así como el seguimiento al no ingreso en los servicios o modalidades de personas
remitidas por más de tres (3) meses en listados de priorización a cada una de las áreas
técnicas.
Para este proceso se generan y envían por medio de memorando, las bases de datos de
seguimiento de calidad de la información descritas anteriormente, a las direcciones y
subdirecciones técnicas responsables de cada servicio y modalidad.
Estas dependencias, deben remitir dicha información a los equipos por servicio o modalidad de
cada Subdirección Local, para que desde allí, los y las profesionales realicen las correcciones o
el registro de la información solicitada en el aplicativo de focalización y elaboren el informe de
depuración de listados de priorización, en relación a los motivos y soportes frente al no ingreso
al servicio o modalidad de los(as) ciudadanos(as) remitidos por más de tres meses en listados
de priorización.
Finalmente, cada Dirección y Subdirección Técnica responsable de cada servicio y modalidad,
debe consolidar un informe distrital que dé cuenta de las correcciones realizadas y las
depuraciones a efectuar, el cual debe ser enviado a la Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico, quien con base en la información recibida, verificará y aplicará los criterios de
priorización a las fichas de focalización y priorización corregidas y terminadas en el aplicativo y
por ultimo marcará en la base de datos los(as) ciudadanos(as) que se informa deben ser
depurados de listados de priorización5.
4 Esta ficha de focalización y priorización es la versión impresa, de la ficha contenida en el aplicativo de focalización
http://focalizacion.sdis.gov.co/focalizacion/#/site/login.
5 En caso que el ciudadano/a enviado en informe de depuración por parte de la Dirección o Subdirección Técnica, sea identificado
posteriormente como un potencial beneficiario que requiere volver a ser incluido en listados de priorización, se debe enviar un
informe a través de la Dirección o Subdirección Técnica responsable de los servicios o modalidades, para realizar este proceso por
parte de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico. La depuración solo se aplicará si se remite en el informe el motivo y soporte,
de lo contrario no podrá ser realizado este proceso.
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PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
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4. Descripción de actividades
DIRECCION DE ANÁLISIS Y DISEÑO
ESTRATÉGICO
DIRECCIONES TÉCNICAS /
SUBDIRECCIONES LOCALES PARA LA
SUBDIRECCIONES TÉCNICAS DE NIVEL INTEGRACIÓN LOCAL - EQUIPOS DE
CENTRAL
SERVICIOS SOCIALES
PUNTO DE CONTROL
ACTIVO DE INFORMACIÓN
INICIO
1. Verificar los instrumentos de
focalización, calidad de la información,
completitud, consistencia, actualización y
periodos de corte, previo a la realizar la
unificación de los mismos.
1. Verificar, validar y unificar las
bases de datos de los
instrumentos de focalización.
1. Instrumentos de focalización
establecidos por el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño en la resolución
vigente.
2. Realizar los procesos de cruce, análisis 2. Base universo de potenciales
y validación con las bases de datos de
beneficiarios
acuerdo con las poblaciones objetivo
definidas en los anexos técnicos de cada
servicio y modalidad que aplica,
herramientas o instrumentos de
focalización, para generar la base de
universo de potenciales beneficiarios.
2. Generar la base del universo
de potenciales beneficiarios(as),
por servicio o modalidad que
aplican herramientas o
instrumentos de focalización.
3. Correo institucional y/o memorando
comunicación interna (FOR-GD-003).
3. Remitir la base de datos del
universo de potenciales
beneficiarios(as), a cada área
técnica por servicio o modalidad,
que aplican herramientas o
instrumentos de focalización.
4. Correo institucional y/o Memorando
comunicación interna (FOR-GD-003).
4. Remitir a cada Subdirección
Local, la base de datos del
universo de potenciales
beneficiarios, para iniciar el
contacto y registro en el aplicativo
de focalización.
5. Contactar al ciudadano/a u
hogar y diligenciar del
instrumento de caracterización
del hogar en el aplicativo de
focalización.
5. Aplicativo de focalización y priorización.
Formatos Registro como potencial
participante (FOR-PE-053) y Ficha
identificación potenciales beneficiarios
(FOR-PE-054).
6. Base de datos del aplicativo de
focalización.
6. Extraer del repositorio de
información, la base de datos del
aplicativo de focalización.
7. Verificar los criterios de
priorización y generar los listados
correspondientes por servicio y
modalidad, contra bases de
datos oficiales del distrito y la
nación.
8. Identificar las restricciones
internas con otros servicios
sociales, de acuerdo con lo
establecido en el anexo técnico
de cada servicio y modalidad.
9. Verificar inhumados y
ciudadanos que reciben ingreso
solidario.
10. Generar y enviar los listados
de priorización por servicio y
modalidad a las direcciones y
subdirecciones técnicas,
responsables de estos.
11. Envío de listados a las
subdirecciones locales.
10 y 11. Correo institucional, memorando
comunicación interna (FOR-GD-003) y
listados de priorización por servicio o
modalidad.
12. Listados de priorización por servicio o
modalidad.
14. Realizar seguimiento
trimestral a la calidad de la
información registrada en el
aplicativo de focalización y
listados de priorización.
15. Generar y enviar las bases
de datos de seguimiento de
calidad de la información a las
direcciones y subdirecciones
técnicas responsables de cada
servicio y modalidad.
12. Contactar al ciudadano(a) u
hogar, de acuerdo al orden de
priorización establecido en el
listado.
13. Procedimiento
Ingreso (PCD -PSS 024), al servicio social
o modalidad
16. Enviar bases de datos de
datos de seguimiento de calidad
de la información a las
Subdirecciones Locales .
17. Realizar las correcciones o
registro de información
solicitada en el aplicativo de
focalización y el informe de
depuración de listados de
priorización.
A
13. Este procedimiento se implementa de 14. Aplicativo de focalización.
acuerdo con la disponibilidad de cupos o
cobertura.
15 y 16. Correo institucional, memorando
comunicación interna (FOR-GD-003) y
bases de datos de seguimiento a la calidad
de la información por servicio o modalidad.
17. Informe de corrección de
inconsistencias y depuración de listados
de priorización por servicio o modalidad y
Subdirección Local.
PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-181600-c8ee19-62743066
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PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
PARTICIPANTES DE LOS SERVICIOS SOCIALES
DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE
INTEGRACIÓN SOCIAL
DIRECCION DE ANÁLISIS Y DISEÑO
ESTRATÉGICO
DIRECCIONES TÉCNICAS /
SUBDIRECCIONES LOCALES PARA LA
SUBDIRECCIONES TÉCNICAS DE NIVEL INTEGRACIÓN LOCAL - EQUIPOS DE
CENTRAL
SERVICIOS SOCIALES
Código: PCD-PE-016
Versión: 0
Fecha:
Página: 11 de 12
PUNTO DE CONTROL
ACTIVO DE INFORMACIÓN
A
20. Verificar y aplicar criterios
de priorización a fichas
corregidas y terminadas. Marcar
en la base de datos los(as)
ciudadanos(as) que deben ser
depurados en los listados de
priorización.
19. Consolidar y enviar a la
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico el informe distrital por
servicio o modalidad de
corrección de inconsistencias,
fichas en edición y depuración de
listados de priorización.
FIN
18. Enviar informe de corrección
de inconsistencias, fichas en
edición y depuración de listados
de priorización a la dirección y
subdirección técnica
responsable de su servicio o
modalidad.
18. Correo institucional e informe de
corrección de inconsistencias y
depuración de listados de priorización por
servicio o modalidad y Subdirección Local.
19. Correo institucional e informe de
corrección de inconsistencias y
depuración de listados de priorización
distrital por servicio o modalidad.
20. Bases de datos de inconsistencias y
depuración de listados de priorización
distrital por servicio o modalidad y listados
de priorización por servicio depurados.
4.2 Aclaración de actividades
•
Actividad 3. Para aquellos servicios y modalidades que en sus anexos técnicos6 establecen
criterios de priorización que no cuentan con fuentes de información, se realiza el proceso de
verificación contra la información registrada en el aplicativo de focalización.
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico entrega la base de datos del universo de
potenciales beneficiarios, actualizada de manera trimestral a cada área técnica responsable
de los servicios que aplican herramientas o instrumentos de focalización.
•
Actividad 5.
Para el caso de ciudadanos(as) que se acerquen a la Subdirección Local a solicitar el
servicio social o modalidad a demanda, se debe realizar el diligenciamiento del formato
Ficha de focalización y priorización (FOR-PE-055) en aplicativo de focalización.
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico verifica el registro de la información de
ciudadanos remitidos en listados de priorización y aquellos que solicitan el servicio a
demanda.
•
Actividad 6.
La Subdirección de Investigación e Información realiza el respaldo del repositorio de
información focalización.
•
Actividad 7, 8, 9, 10. La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico realiza la verificación,
generación y entrega de los listados de priorización de acuerdo a la periodicidad definida
por cada una de las áreas técnicas.
•
Actividad 20. La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico verifica la realización de las
correcciones de la información o inconsistencias solicitadas en el aplicativo de focalización,
6
Anexos técnicos de servicios y modalidades que de manera expresa manifiestan la utilización de herramientas o
instrumentos de focalización.
PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Firmado Electronicamente con AZSign
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PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN Y
PRIORIZACIÓN DE POTENCIALES
PARTICIPANTES DE LOS SERVICIOS SOCIALES
DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE
INTEGRACIÓN SOCIAL
Código: PCD-PE-016
Versión: 0
Fecha:
Página: 12 de 12
de no realizarse serán remitidas en el siguiente informe trimestral a cada área técnica
responsable del servicio o modalidad.
La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico verifica el informe de depuraciones frente a la
consistencia de la información y soportes para realizar la depuración de listados de
priorización, de no contar con motivo y soporte no podrá ser realizado este proceso.
5. Disposiciones de almacenamiento y archivo
Las disposiciones de almacenamiento y archivo de la documentación del Sistema Integrado de
Gestión, se realiza de conformidad con lo dispuesto en el Subsistema de Gestión Documental y
Archivo.
6. Dependencia encargada de administrar este procedimiento
Dirección de Análisis y Diseño Estratégico
7. Documentos asociados
•
•
•
•
•
•
FOR-PE-051 Formato Solicitudes proceso de focalización y priorización
FOR-PE-052 Formato Solicitud cambio de registro en el aplicativo de focalización
FOR-PE-053 Formato Registro como potencial participante
FOR-PE-054 Formato Ficha identificación potenciales beneficiarios
FOR-PE-055 Formato Ficha de focalización y priorización
Anexo. Metodología de priorización y desempate.
8. Aprobación del documento
Elaboró
Nombre
Luisa Milena Duarte
Sánchez
Revisó
Aprobó
Carlos Eduardo Sandoval Moreno
Johana Paola Caicedo
Diana Larisa Caruso López
Diana Sofía Ramírez González
Cargo/Rol
Contratista Dirección de
Análisis y Diseño
Estratégico
Contratistas Dirección de Análisis y
Diseño Estratégico
Gestora SG - proceso Planeación
estratégica
Subdirectora de Diseño,
Evaluación y
Sistematización
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-181600-c8ee19-62743066
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20210726_pcd_pe_016_v0_focalizacion_priorizacion_participant
es_servicios_demanda
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210726-181600-c8ee19-62743066
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-26 18:16:00
Finalización: 2021-07-27 09:35:28
Aprobación: aprobación
Diana Larisa Caruso López
[email protected]
Subdirectora Diseño, Evaluación y Sistematización
SDIS
Revisión: revisión
DIANA SOFIA RAMIREZ GONZALEZ
65630692
[email protected]
Contratista
SDIS - SDES
Revisión: revisión
[email protected]
Elaboración: elaboración
LUISA DUARTE
[email protected]
CONTRATISTA
DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210726-181600-c8ee19-62743066
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20210726_pcd_pe_016_v0_focalizacion_priorizacion_participant
es_servicios_demanda
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210726-181600-c8ee19-62743066
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-26 18:16:00
Finalización: 2021-07-27 09:35:28
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-26 18:16:01
Lec.: 2021-07-26 18:16:56
Res.: 2021-07-26 18:17:21
IP Res.: 191.95.61.69
Aprobado
Env.: 2021-07-26 18:17:21
Lec.: 2021-07-26 18:17:44
Res.: 2021-07-26 18:22:15
IP Res.: 190.25.168.196
Aprobado
Env.: 2021-07-26 18:22:15
Lec.: 2021-07-26 18:31:21
Res.: 2021-07-26 18:31:37
IP Res.: 186.28.43.188
Aprobado
Env.: 2021-07-26 18:31:37
Lec.: 2021-07-27 09:35:25
Res.: 2021-07-27 09:35:28
IP Res.: 186.155.7.19
LUISA DUARTE
Elaboración
[email protected]
CONTRATISTA
DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO
CARLOS EDUARDO SANDOVAL MORENO
Revisión
[email protected]
DIANA SOFIA RAMIREZ GONZALEZ
Revisión
[email protected]
Contratista
SDIS - SDES
Diana Larisa Caruso López
Aprobación
[email protected]
Subdirectora Diseño, Evaluación y Sistematización
SDIS
Escanee el código
para verificación
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
2021-07-28T12:14:06-05:00 - Pagina 1 de 23
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1. Objetivo
Definir los criterios para la oficialización de los documentos del Sistema de Gestión de la
Secretaría Distrital de Integración Social, con el fin de estandarizar su creación, actualización,
derogación, identificación, publicación y consulta por parte de sus servidores y participantes.
2. Glosario
•
Activo de información: registro y/o documento que permite evidenciar que la actividad fue
realizada.
•
Aprobar: autorización de utilizar un documento para propósitos determinados.
•
Caracterización de proceso: descripción general de las actividades que son desarrolladas por
un proceso en el marco de su objetivo
•
Diagrama de flujo: forma esquemática de representar la secuencia y el detalle de actividades
que componen un procedimiento.
•
Documento: información y el medio en que está contenida1; el medio de soporte puede ser
papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos.
•
Documento controlado: aquel documento expedido por las dependencias competentes como
criterio obligatorio para la gestión institucional, que ha surtido el presente procedimiento
quedando publicado en el módulo web del sistema de Gestión de la Secretaría Distrital de
Integración Social.
•
Documento externo: aquel documento producido por una instancia, organización o entidad
pública o privada distinta a la Secretaría Distrital de Integración Social, pero requerido para
llevar a cabo la gestión de esta.
•
Documento no controlado: documento que no se constituye obligatoriamente en un criterio
para la gestión institucional, que puede utilizarse como documento de apoyo y que debe
mantener la marca de agua “NO CONTROLADO” ubicado en la parte superior del documento.
•
Documento obsoleto: documento que ha perdido vigencia bien sea por actualización o por la
derogación del mismo.
•
Formato: esquema predeterminado diseñado para recolectar información mínima y específica
tras la realización de las actividades que necesitan ser documentadas para servir de
evidencia. El formato, luego de ser diligenciado, se convierte en registro.
1
ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario.
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
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•
Instructivo: documento que instruye, enseña o alecciona sobre la manera detallada y explícita
de ejecutar una actividad.2
•
Lineamiento: directriz general a mediano y largo plazo de obligatorio cumplimiento. En la
Secretaría Distrital de Integración Social se entiende como sinónimo de política interna.
•
Listado maestro de documentos: inventario de los documentos que forman parte del Sistema
de Gestión de la entidad.
•
Manual: documento que recopila de manera amplia y general el conjunto de orientaciones
que se consideren necesarias para la ejecución de un trabajo o actividad y que pueden ser
complementadas con otro tipo documental como, por ejemplo, un protocolo, un instructivo,
programas, formatos, entre otros.
•
Plan: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias,
directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones
que se utilizarán para llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento dinámico sujeto
a modificaciones en sus componentes en función de la evaluación periódica de sus
resultados.3 Es el modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se elabora
anticipadamente para dirigirla y encauzarla4.
•
Procedimiento: documento que establece la secuencia para llevar a cabo actividades donde
se definen sus responsables, puntos de control y activos de información.
•
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto5.
•
Programa: documento por medio del cual se da orden y jerarquía a las acciones necesarias
para el cumplimiento de un objetivo. Es la descripción de las características o etapas en las
que se organizan las acciones para el cumplimiento de un objetivo.
•
Protocolo: documento que recopila conductas, acciones y técnicas requeridas para el
desarrollo de una tarea específica. Generalmente, este tipo documental orienta las
actividades a ejecutar de manera individual.
•
Punto de control: específica las acciones de verificación requeridas que garanticen las
condiciones necesarias para desarrollar una actividad.
•
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas6
2
https://significado.com/instructivo/
https://definicion.org/plan
4
https://dle.rae.es/plan
5
ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario
6
Ídem
3
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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•
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos. Quien revisa un documento es responsable de verificar que lo que se encuentra
documentado corresponde con lo que realmente se hace.
•
Revisión metodológica: revisión de la aplicación de los criterios metodológicos establecidos
para la actualización, creación o derogación de documentos del Sistema de Gestión.
3. Condiciones generales
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
7
Los documentos del Manual de Procesos y Procedimientos7 que forman parte del Sistema de
Gestión - SG de la Secretaría son aquellos que cumplen con todos los lineamientos
establecidos en este procedimiento; los demás documentos corresponden a documentos no
controlados.
Los documentos de los procesos pueden ser construidos a partir de: a) sugerencias,
expectativas, quejas, peticiones, reclamos o denuncias por parte de la ciudadanía, b)
sugerencias por parte de los servidores, c) resultados de los espacios de participación y/o
rendición de cuentas con ciudadanos, d) análisis de las necesidades y prioridades en la
prestación del servicio, e) los resultados de la gestión institucional, f) seguimiento a los
indicadores de gestión, g) implementación y monitoreo de los controles a los riesgo, entre
otros.
Los documentos del SG no deben incluir el logo de la administración que lo expide, así como
logos de otras entidades o terceros que participan en el desarrollo de las actividades descritas
en el documento.
Si en el desarrollo del documento se hace necesario citar referencias documentales, estas
deben realizarse como notas al pie. El tipo de letra a utilizar es Arial tamaño 8 puntos.
El tipo de letra a utilizar en los documentos es, preferiblemente, Arial tamaño 11 puntos o
inferior según las condiciones definidas en este procedimiento y en sus documentos
asociados.
La redacción de todos los documentos debe hacerse evitando utilizar términos en otros
idiomas; en caso de que sea necesario utilizar palabras muy especializadas, se recomienda
definirlas en un ítem denominado glosario. Así mismo se sugiere evitar el uso de siglas, a
menos que hayan sido definidas en el glosario del documento.
La impresión de todos los documentos del SG se realizará preferiblemente a doble cara.
La impresión de un documento puede realizarse en tamaño de papel carta u oficio según la
necesidad que se presente. Esto no representa una modificación en su contenido.
Las versiones anteriores de documentos actualizados o derogados serán denominadas como
“OBSOLETO” careciendo de vigencia y de aplicación en el SG y en las dependencias de la
entidad.
Los documentos del SG no deben incluir texto en negrilla, sombreado o similares con el fin de
reducir el consumo de tinta de impresión y mejorar la legibilidad de los documentos digitales.
Un documento identificado como “no controlado” debe ser evaluado, entre otros, bajo los
siguientes criterios con el fin de ser oficializado en el Sistema de Gestión:
Conforme con la Resolución 472 de 2021, se entiende como Manual de Procesos y Procedimientos, como la totalidad de los
documentos que contienen la descripción de cómo se desarrollan las actividades en cumplimiento de la misión de la entidad.
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
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•
− Tiempo de implementación superior a seis meses.
− Incluye el registro de firmas de aceptación o aprobación.
− Uso frecuente y continuo
− Cantidad de personas o dependencias que lo implementan.
Los documentos o registros del Sistema de Gestión pueden incluir firma electrónica sin que
ello represente una modificación de su contenido. Lo anterior, enmarcado en la resolución
interna Nro. 0967 del 30/04/2019 “Por la cual se adopta la utilización de la firma electrónica
en la Secretaría Distrital de Integración Social”.
3.1 Tipos de documentos del SG
•
•
•
•
•
•
Los siguientes son los tipos de documentos que forman parte de los procesos en la entidad:
a) Caracterización de proceso
b) Lineamiento
c) Procedimiento
d) Plan
e) Manual
f) Programa
g) Instructivo
h) Protocolo
i) Formato
j) Documentos externos
En el numeral “2. Glosario” de este procedimiento se pueden consultar las definiciones
aplicables a los tipos de documentos del Sistema de Gestión.
Para los tipos de documentos: caracterización de proceso, procedimiento, instructivo,
lineamiento, protocolo, se cuenta con una estructura y contenido específico, la cual puede ser
consultada en el numeral “7. Documentos asociados” a este procedimiento.
Los tipos de documentos: plan, manual y programa que no cuentan con un formato específico
para su elaboración deben cumplir con los lineamientos descritos en este procedimiento e
incluir como mínimo en su contenido el objetivo del documento, el administrador del
documento y el cuadro de aprobación del documento (ver 3.9 Aprobación de los documentos).
Los demás documentos que no se encuentren clasificados dentro de los tipos documentales
establecidos en este procedimiento (guía, reglamento, portafolio, entre otros), pero que sean
requeridos para la implementación de las actividades del proceso, podrán ser revisados
metodológicamente y controlados en el marco del Sistema de Gestión. El encabezado de
identificación del documento se realizará conforme con lo indicado en el numeral 3.6
Encabezado de los documentos, con excepción del campo “código”.
A manera de ejemplo, se presentan algunos de los usos frecuentes de los documentos:
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
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Firmado Electronicamente con AZSign
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Tipo de
documento
Lineamiento
Procedimiento
Plan
Manual
Programa
Instructivo
Protocolo
Uso frecuente
Lineamiento Administración de contraseñas de las tecnologías de la
información.
Lineamiento Política institucional de investigación social.
Lineamiento Navegación y uso de aplicaciones web.
Procedimiento Trámite de requerimientos de la ciudadanía en la SDIS.
Procedimiento Participación Ciudadana.
Procedimiento Formulación de proyectos de inversión.
Plan de Comunicaciones.
Plan Institucional de participación ciudadana.
Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA.
Plan Estratégico de Seguridad Vial.
Manual de contratación y supervisión.
Manual de Compras Verdes.
Manual para la investigación con personas de la SDIS.
Programa Vigilancia epidemiológica riesgo psicosocial.
Programa Orden y aseo.
Programa Prevención de riesgo biológico.
Instructivo Manejo y disposición final de colchones y colchonetas.
Instructivo Gestión de cobro persuasivo y recuperación de cartera.
Instructivo Recepción, almacenamiento y registro de medicamentos.
Protocolo Digitación para el Sistema de Información Misional.
Protocolo Determinar situaciones de crisis y emergencia social.
Protocolo Seguimiento y/o acompañamiento familiar a las personas en
situación de crisis o emergencia social.
Fuente: Listado Maestro de documentos – Sistema de Gestión
3.2 Consideraciones para los procedimientos
•
•
•
•
La propuesta de actividades del procedimiento debe ser elaborada por el solicitante a través
de diagrama de flujo conforme con las directrices establecidas en este procedimiento y en el
formato Procedimiento (FOR-SG-001).
La propuesta de actividades de los procedimientos misionales debe ser elaborada con
participación de uno o más gestores de las subdirecciones locales para la integración social,
según se requiera, cuyo rol dentro del sistema de gestión retroalimenta de manera efectiva la
documentación de los servicios sociales de la entidad.
Los procedimientos del SG pueden incluir en el numeral “4. Descripción de actividades” más
de un diagrama de flujo de acuerdo con las necesidades identificadas; estos deben estar
debidamente identificados mediante subtítulo. Ejemplo:
4. Descripción de actividades
4.1 Formulación del plan anual de adquisiciones
4.2 Actualización del plan anual de adquisiciones
4.3 Seguimiento al plan anual de adquisiciones
En caso que se requiera complementar las indicaciones, especificaciones o explicaciones
para la ejecución de una o varias actividades incluidas en el flujograma, la información puede
relacionarse en el numeral 4.1. del formato Procedimiento (FOR-SG-001)
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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3.3 Consideraciones para los formatos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Para la elaboración de los formatos del SG, se debe analizar si el formato es una herramienta
funcional y apropiada para mejorar o fortalecer los controles del proceso. De igual forma se
deben definir los campos necesarios para que la información registrada proporcione
evidencia de la realización de una actividad o tarea.
Si el formato es utilizado para registrar datos personales o información sensible de acuerdo
con la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, deberá contar con la
siguiente nota: “Tratamiento de datos personales: Los datos personales aquí consignados
tienen carácter confidencial, razón por la cual es un deber y un compromiso de los asistentes
y de la Secretaría Distrital de Integración Social no divulgar información alguna en propósito
diferente a la de este registro so pena de las sanciones legales a que haya lugar de acuerdo
con la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.”
Un formato puede estructurarse en orientación vertical u horizontal, en tamaño de papel carta
u oficio considerando principalmente su contenido y utilidad al momento de diligenciarlo. La
letra mínima es Arial tamaño 8 puntos.
La creación de un formato debe estar asociado a otro tipo de documento como manual,
procedimiento, instructivo, protocolo, etc.
Para los casos en los que el formato se diligencie de manera electrónica (ejemplo: formularios
electrónicos) debe incluirse la totalidad de la información mencionada en el encabezado de
los documentos (ver 3.6 Encabezado de los documentos) como mecanismo de control. No
necesariamente debe incluirse en forma de cuadro.
Todos los formatos deben incluir instrucciones para su diligenciamiento (no necesariamente
en tipo de documento instructivo). Estas pueden registrarse: (1) a continuación del campo a
diligenciar, (2) al final del contenido del formato o (3) en una hoja aparte si se trata de un
formato en archivo Excel.
La impresión de un formato puede realizarse en tamaño de papel carta u oficio según la
necesidad que se presente. Esto no representa una modificación en su contenido.
No se debe modificar la estructura de los formatos del SG. Si durante su diligenciamiento no
se requiere registrar información, se deben escribir las palabras “No aplica” en el campo
correspondiente.
No se oficializarán formatos cuya estructura corresponda a una comunicación interna o
externa de la entidad (memorando o carta) teniendo en cuenta que éstos se gestionan
conforme con las directrices del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
(SGDEA). En los casos en los que un proceso requiera mencionar un contenido específico
aplicable a un memorando o carta, éste podrá ser incluido en alguno de los documentos del
proceso (procedimiento, manual, protocolo, instructivo, etc.).
3.4 Consideraciones para los documentos externos
•
•
Los documentos externos diferentes a los de tipo normativo deben estar relacionados en el
Listado Maestro de Documentos (FOR-SG-003), respetando su nomenclatura original.
Los documentos externos que requieran ser incluidos en un proceso del SG, deben ser
oficializados a través del memorando interno de solicitud de oficialización de documentos del
SG, sin embargo, no requieren revisión metodológica para su oficialización.
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
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Fecha:
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Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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Página: 7 de 18
•
Cuando un procedimiento de un proceso sea de origen externo, este debe autoevaluarse
conforme con lo descrito en este procedimiento (ver 3.13 Autoevaluación de procedimientos
y caracterizaciones de proceso).
3.5 Márgenes y espaciado de los documentos
•
Los documentos deben considerar los siguientes márgenes de encabezado y pie de página:
para el caso de un formato pueden reducirse estás márgenes considerando principalmente
su contenido y utilidad al momento de diligenciarlo.
Márgenes en el encabezado y pie de página:
Márgenes en la hoja:
•
Los documentos deben tener un espaciado neutro e interlineado sencillo, así:
3.6 Encabezado de los documentos
El encabezado de los documentos del SG tendrá la siguiente estructura:
PROCESO
(Ejemplo: PROCESO SISTEMA DE
GESTIÓN)
TIPO DE DOCUMENTO Y NOMBRE DEL
DOCUMENTO
(Ejemplo: PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS)
Columna 1
Columna 2
Código:
Versión:
Fecha:
Página: 1 de 518
Columna 3
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
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2021-07-28T12:14:06-05:00 - Pagina 8 de 23
Página: 8 de 18
•
•
•
•
El tipo de letra a utilizar es Arial tamaño 9 puntos.
En la columna 1 debe ubicarse centrado el escudo de la Secretaría Distrital de Integración
Social.
En la columna 2 debe incluirse:
a) El nombre del proceso al cual pertenece el documento (centrado y en mayúsculas).
b) El tipo de documento (caracterización de proceso, manual, procedimiento, protocolo,
instructivo, formato, etc.), seguido por el nombre respectivo del documento. Lo anterior
debe estar centrado y en mayúsculas.
En la columna 3 debe incluirse:
a) Código: corresponde a la identificación alfanumérica asignada al documento de acuerdo
con lo establecido en este procedimiento.
b) Versión: corresponde a la versión vigente del documento, La primera versión de cualquier
tipo de documento iniciará en cero (0) e ira incrementando de forma ascendente y
consecutiva.
c) Fecha: corresponde al número de radicado y fecha del memorando interno mediante el
cual se realizó la solicitud de creación o actualización del documento por parte del
proceso. Ejemplo: Memo I202101020300 - 13/09/2021. Para los casos de los
procedimientos y caracterizaciones de proceso se registrará el número de la circular de
aprobación de los mismos, así como a la fecha de expedición de esta. Ejemplo: Circular
No. 015 - 13/09/2021.
d) Página: corresponde al número de página actual y su relación con el total de páginas del
documento.
3.7 Codificación de los documentos
La documentación de Sistema de Gestión de la entidad se codifica bajo los siguientes parámetros,
con excepción de los documentos externos (ver 3.4 Consideraciones para los documentos
externos).
a) Registre las siglas del tipo de documento de acuerdo con lo siguiente:
Tipo documental
Sigla
Caracterización de proceso
CRT
Lineamiento
LIN
Procedimiento
PCD
Plan
PLA
Manual
MNL
Programa
PGR
Instructivo
INS
Protocolo
PTC
Formato
FOR
b) Precedido por un guion (-) continúe con el registro de las siglas del proceso al cual pertenece
el documento de acuerdo con lo siguiente:
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Página: 9 de 18
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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Proceso
Comunicación estratégica
Planeación estratégica
Tecnologías de la información
Gestión del conocimiento
Gerencia de las políticas públicas sociales
Prestación de servicios sociales para la inclusión social
Diseño e innovación de los servicios sociales
Atención a la ciudadanía
Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico
Gestión contractual
Gestión financiera
Gestión de infraestructura física
Gestión ambiental
Gestión documental
Gestión logística
Gestión de talento humano
Gestión jurídica
Sistema de Gestión
Auditoría y control
Inspección, vigilancia y control
Sigla
CE
PE
TI
GC
GPS
PSS
DIS
ATC
SMT
GEC
GF
GIF
GA
GD
GL
TH
GJ
SG
AC
IVC
c) Precedido por un guion (-) continúe con el número del consecutivo del documento
considerando:
−
−
El consecutivo numérico incluirá tres dígitos. Ejemplo: 025
El consecutivo de todos los documentos se realizará por proceso.
De acuerdo con lo anterior, se presentan los siguientes ejemplos de la codificación de un
documento del Sistema de Gestión:
−
−
−
CRT-PE-001: corresponde a la caracterización del proceso Planeación Estratégica
PCD-SG-004: corresponde a un procedimiento del proceso Sistema de Gestión.
FOR-TI-001: corresponde a un formato del proceso Tecnologías de la Información.
Notas:
• En el caso en que un documento oficializado sea actualizado en otro de los procesos
institucionales vigentes, se cambiará su codificación y se conservará el consecutivo de la
versión del documento.
• La creación de documentos en un proceso institucional nuevo inicia en versión cero (o). La
trazabilidad de información oficial anterior se refleja en el listado maestro de documentos.
3.8 Revisión metodológica de los documentos
La creación o actualización de los documentos, debe ser revisada por el gestor SG de la
dependencia y el gestor SG del proceso correspondiente, quienes deben ajustar y asegurar que
los documentos contengan los parámetros establecidos en este procedimiento, así como la
estructura y contenido de los documentos que cuentan con formato especifico.
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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Esta revisión debe realizarse previo al envío del documento para revisión metodológica al Equipo
SG de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
La revisión metodológica de los documentos debe solicitarse a través del Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo, con el propósito de asegurar su trazabilidad, para lo cual el
gestor SG de la dependencia y/o el gestor SG del proceso correspondiente deben crear un flujo
de trabajo para cada documento, según lo establecido en el Instructivo Solicitud de actualización
y/o creación de documentos del sistema de gestión a través del Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo (INS-SG-001).
3.9 Aprobación de los documentos
•
Corresponde al registro de los nombres, y cargos o roles de todas las personas vinculadas a
la entidad que participaron en la elaboración, revisión y aprobación del documento, quienes
prestarán la asistencia técnica requerida para que éste sea conocido, comprendido,
implementado y controlado en la entidad.
Esta relación debe registrarse de menor a mayor nivel de responsabilidad.
Nombre
Cargo/Rol
•
•
•
•
•
•
•
Elaboró
Nombre 1
Nombre 2
Cargo 1
Cargo 2
Revisó
Nombre 1
Nombre 2
Cargo 1
Cargo 2
Aprobó
Nombre 1
Cargo 1
La creación o actualización de los documentos, debe ser revisada por el gestor SG de la
dependencia y el gestor SG del proceso correspondiente, por lo cual sus nombres deben estar
relacionados en el campo “Revisó”.
El gestor que envía los documentos para revisión metodológica debe garantizar que los
mismos fueron revisados previamente por las personas que aparecen registradas en el campo
de aprobación del documento (elaboró, revisó, aprobó) haciéndose responsable del mismo.
Cuando una dependencia o proceso requiera crear o actualizar un documento que contenga
actividades específicas de otra dependencia o proceso que no estén contempladas en las
funciones, normativa y políticas internas de la entidad, debe asegurar la aprobación de dicha
dependencia o proceso mediante el cuadro de aprobación del documento.
En el campo “Aprobó” se registrará únicamente la información del líder del proceso al cual
pertenece el documento. Sin embargo, para casos excepcionales en los que exista una
posible coadministración de un procedimiento entre dos procesos institucionales, el caso debe
ser soportado por la normativa vigente y avalado por la Subdirección de Diseño, Evaluación
y Sistematización.
Para los formatos, el cuadro mencionado anteriormente no formará parte integral del
documento.
La aprobación del documento (cuyas personas involucradas están relacionadas en el cuadro
de aprobación de los documentos) es validada mediante la firma del líder de proceso, en el
memorando interno de solicitud de oficialización.
La aprobación final de creación, actualización o derogación de los tipos de documentos
procedimiento y caracterización de proceso, se realiza por medio de circular firmada por la
Código: PCD-SG-001
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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•
•
Secretaria(o) de Despacho de la entidad. Para estos casos, la circular debe tener como anexo
o bien el procedimiento firmado en el cuadro de aprobación (Numeral 8) según corresponda,
o la caracterización de proceso firmada por el líder de proceso.
Para la elaboración de la circular de aprobación de procedimientos o caracterizaciones de
proceso, se incluirán los documentos que hayan sido recibidos a conformidad por tarde el día
calendario 15 de cada mes. Se genera una circular de forma mensual o extraordinaria cuando
se requiera.
Cuando la aprobación de un tipo de documento se realice mediante acto administrativo o
reunión de instancia oficial de la Secretaría, esto debe registrarse en el campo “Aprobó” del
documento. En este caso el visto bueno del líder del proceso debe ser registrado en el campo
“Revisó” y deben cumplirse los criterios descritos en este procedimiento Control de
documentos.
3.10
•
•
•
•
•
Solicitud de oficialización de documentos en el Sistema de Gestión
La solicitud para la creación, actualización o derogación de documentos del Sistema de
Gestión se realiza a través de memorando interno conforme con la plantilla establecida para
tal fin en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).
La firma del líder de proceso en el memorando interno de solicitud de oficialización valida la
aprobación del documento y de las personas que participaron en su elaboración y revisión.
Dicho memorando debe ser remitido a la Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización, la cual procederá con el respectivo trámite de oficialización.
El memorando interno debe ser tramitado una vez finalice a conformidad la revisión
metodológica de los documentos por parte del Equipo SG de la Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización.
En atención de los criterios de racionalización de firmas digitales, en el memorando interno
de oficialización únicamente se deben incluir los servidores que participaron en la elaboración,
revisión y aprobación del memorando.
Teniendo en cuenta que este memorando interno permitirá tener trazabilidad en los cambios
realizados a los documentos de los procesos, se debe incluir el siguiente contenido específico:
PARA:
Subdirector(a) de Diseño, Evaluación y Sistematización
DE:
Cargo del líder del proceso correspondiente
ASUNTO:
Descripción general de la(s) acción(es) a realizar en los documentos del
proceso
Remito a través del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo el(los)
documento(s) del asunto, para que se adelante el trámite correspondiente a su oficialización, en el
marco del Sistema de Gestión. En caso de tratarse únicamente de derogación de documentos,
este párrafo debe cambiarse por: De acuerdo con el cuadro Control de solicitudes que forma parte
integral de esta comunicación, solicito se adelante el trámite correspondiente, en el marco del
Sistema de Gestión.
El contenido de esta solicitud ha sido aprobado en mi condición de líder del Proceso (nombre del
proceso), verificando previamente y con apoyo del Gestor de proceso, el visto bueno de las partes
involucradas en su oficialización e implementación, cuyos nombres y cargos/roles están
Código: PCD-SG-001
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
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Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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relacionados en el cuadro de aprobación de los documentos y quienes aseguran su consistencia,
conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad en el marco de la normativa vigente del
Sistema de Gestión.
La (nombre de la dependencia) administrará el documento, y la(s) persona(s) que lo elaboró(raron)
prestará(n) la asistencia técnica requerida para que este sea conocido, comprendido,
implementado y controlado en la entidad. En caso de tratarse únicamente de derogación de
documentos, este párrafo no debe incluirse.
Cordialmente,
Nombre del líder del proceso
Cargo del líder del proceso
Elaboró: Incluya los nombres y cargos o rol de todas las personas que participaron en la elaboración del memorando
interno
Revisó: Incluya los nombres y cargos o rol de todas las personas que participaron en la revisión del memorando interno
Aprobó: Incluya los nombres y cargos o rol de los directivos que participaron en la aprobación si son diferentes al Líder
del proceso que solicita el trámite.
Control de solicitudes:
Nombre
documento
Código
Versión actual
Tipo de documento
Tipo solicitud
Indique el
nombre actual
del documento
Indique el
código actual
asignado por el
SG al
documento. En
caso de tratarse
de una creación
de documentos,
escriba No
aplica
Indique la
versión actual
del documento.
En caso de
tratarse de una
creación de
documentos,
escriba No
aplica
Indique si el
documento
corresponde a:
caracterización de
proceso,
procedimiento,
manual, protocolo,
instructivo, formato,
guía, lineamiento,
reglamento, plan,
etc.
Indique si la
solicitud
corresponde a
creación,
actualización o
derogación
Cambios
realizados
Indique las
modificaciones
específicas
realizadas a la
versión del
documento. Para
los casos de
creación o
derogación de
documentos,
escriba No aplica
Puede ingresar tantas filas como sean necesarias
Justificación de los cambios / de la creación / de la derogación: Justifique de manera clara y
suficiente los motivos por los cuales se va a crear, actualizar o derogar el (los) documento(s)
en el Sistema de Gestión.
En esa sección se debe incluir los motivos que generaron los cambios, la creación o
derogación del documento considerando lo definido en las condiciones generales de este
procedimiento, a saber: a) sugerencias, expectativas, quejas, peticiones, reclamos o
denuncias por parte de la ciudadanía, b) sugerencias por parte de los servidores, c) resultados
de los espacios de participación y/o rendición de cuentas con ciudadanos, d) análisis de las
necesidades y prioridades en la prestación del servicio, e) los resultados de la gestión
institucional, f) seguimiento a los indicadores de gestión, g) implementación y monitoreo de
los controles a los riesgo, entre otros.
Nota: esta sección de Control de solicitudes debe ser incluida como anexo a la comunicación
interna.
Código: PCD-SG-001
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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3.11
•
•
•
•
•
•
•
•
Publicación y consulta de los documentos del SG:
La publicación y consulta de los documentos vigentes del SG se realizará a través del módulo
web del Sistema de Gestión dispuesto por la entidad.
La socialización e implementación de todos los documentos se realiza a partir de la fecha de
notificación de publicación que realiza el Equipo SG de la Subdirección de Diseño, Evaluación
y Sistematización.
La socialización de los documentos del SG está a cargo de las personas que participaron en
su elaboración, revisión y aprobación. Para el caso de documentos de los procesos
misionales, la socialización debe ser apoyada y dinamizada por los Gestores de las
Subdirecciones locales para la integración social.
La información publicada correspondiente al SG estará a cargo de la Dirección de Análisis y
Diseño Estratégico - Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, con excepción de
las secciones Normograma y Acciones de mejora que estarán a cargo de la Oficina Asesora
Jurídica y la Oficina de Control Interno, respectivamente.
Cada vez que se publique o retire un documento en el módulo del SG, el gestor del proceso
o de la dependencia administradora del documento debe revisar que la información publicada
corresponda a la aprobada por la dependencia mediante la comparación con los documentos
remitidos en físico o por correo electrónico, informando al equipo SG de la Subdirección de
Diseño, Evaluación y Sistematización la conformidad de la publicación realizada. En caso de
identificar inconsistencias en el documento publicado se debe remitir un correo electrónico al
Equipo SG de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización. Como evidencia
quedará el correo electrónico ya sea de conformidad en la publicación o de notificación de la
alteración, según aplique.
En caso de no recibirse respuesta a esta comunicación dentro de los siguientes cinco (5) días
hábiles, se entenderá como publicado a conformidad.
En los casos en los que existan documentos impresos en los puestos de trabajo o
almacenados en los equipos de cómputos, debe garantizarse previo a su implementación que
éstos correspondan a la versión vigente en el SG.
La información de los documentos vigentes y derogados del Sistema de Gestión se identifica
y consolida a través del listado maestro de documentos, publicado en módulo del Sistema de
Gestión.
La información registrada en el listado maestro de documentos, será publicada en el módulo
del Sistema de Gestión durante los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente. La
información corresponderá a mes vencido.
3.12
Control de cambios en los documentos
Los cambios realizados en la documentación del Sistema de Gestión deben ser informados por
el solicitante a través del memorando interno de solicitud de oficialización de documentos, según
lo establecido en el Numeral 3.10 de este procedimiento. Dicha trazabilidad queda registrada en
el Formato Listado maestro de documentos (FOR-SG-003), publicado en el módulo web del SG.
3.13
•
Autoevaluación de procedimientos y caracterizaciones de proceso
Con el propósito de medir el grado en que un procedimiento se conoce, se comprende y se
implementa, cada procedimiento del Sistema de Gestión (incluyendo los que sean externos)
Código: PCD-SG-001
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
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Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
debe autoevaluarse como mínimo un año después de su creación o actualización, y un año
después de haber sido autoevaluado.
La autoevaluación de procedimientos debe ser liderada por los gestores de proceso, con
participación del equipo de proceso, cuya descripción se relaciona en el numeral 3.14.
La autoevaluación de procedimientos de los procesos misionales debe realizarse con
participación de gestores de las Subdirecciones locales para la integración social, con el
propósito de asegurar de manera efectiva su retroalimentación en la validación de los
procedimientos relacionados con la prestación de los servicios sociales de la entidad.
La autoevaluación de los procedimientos se realiza conforme con lo establecido en el Formato
Autoevaluación de procedimiento (FOR-SG-007), a través del cual se sugiere la metodología
de tamaños muestrales para la identificación de la muestra de servidores que deben participar
en la autoevaluación, así como las preguntas que deben ser analizadas por cada uno de ellos.
La muestra de servidores que participan en la autoevaluación de un procedimiento se
establece con respecto al tamaño del universo, el cual se entiende como el número de
procesos, dependencias, unidades operativas y/o personas que participan en el desarrollo de
una o varias actividades relacionadas en el procedimiento a autoevaluar.
En el marco de la autoevaluación de los procedimientos, debe revisarse la conformidad de
los documentos que se encuentran relacionados con el mismo.
La autoevaluación de procedimientos externos debe realizarse internamente, conforme con
la metodología propuesta en este procedimiento y el Formato Autoevaluación de
procedimiento (FOR-SG-007).
Si un procedimiento se encuentra en trámite de actualización no debe ser autoevaluado; en
este caso solo debe diligenciarse la hoja 1, literales A y B del Formato Autoevaluación de
procedimiento (FOR-SG-007) y remitirse al Equipo SG de la Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización. Sin embargo, si transcurridos tres (3) meses después de la
revisión metodológica del procedimiento por parte del Equipo SG el proceso no ha dado
continuidad a la solicitud de oficialización, el procedimiento deberá ser autoevaluado.
Con el propósito de mantener documentada y actualizada la operación de la entidad a través
de las caracterizaciones de los procesos institucionales, éstas deben ser revisadas y
autoevaluadas con una frecuencia de dos años, para lo cual se cuenta con el Formato
Autoevaluación de caracterización de proceso (FOR-SG-009), como herramienta de análisis
interno. Los ajustes identificados a través de dicha herramienta y su plan de acción, deben
ser consolidados en el Formato Caracterización de proceso (FOR-SG-002).
Los resultados de las autoevaluaciones de procedimientos deben ser remitidos por correo
electrónico al Equipo SG de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización para su
respectivo control y seguimiento, anexando las encuestas de autoevaluaciones de
procedimiento diligenciadas. Lo anterior, con el propósito de verificar el cumplimiento de la
metodología establecida en este procedimiento y el Formato Autoevaluación de
procedimiento (FOR-SG-007).
El registro de la autoevaluación de caracterizaciones de proceso debe ser ser remitido
debidamente firmado por los participantes y el respectivo líder de proceso, vía correo
electrónico al Equipo SG de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, con el
propósito de realizar su control y seguimiento, así como la verificación del cumplimiento de la
metodología establecida en este procedimiento y el Formato Autoevaluación de
caracterización de proceso (FOR-SG-009).
Código: PCD-SG-001
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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3.14
Identificación de equipo de proceso
Todos los procesos del Sistema de Gestión deben identificar anualmente su respectivo equipo
de proceso, con el propósito de documentar los nombres, roles y datos de contacto de los
gestores de proceso y dependencias, los administradores de los procedimientos, así como los
encargados de la ejecución de las principales actividades asociadas al proceso.
Las actividades a desarrollar por parte del equipo de proceso son:
•
•
•
•
Verificar periódicamente la correcta implementación, cumplimiento y necesidad de
actualización o derogación de las actividades del proceso a través de la revisión de la
documentación oficial de la entidad.
Participar en el análisis de resultados de indicadores de gestión y del avance en el
cumplimiento de acciones de control de riesgos de gestión asociados al proceso, con el
objetivo de proponer conjuntamente las acciones correctivas o de mejora a que haya lugar.
Participar en la autoevaluación de los procedimientos asociados al proceso.
Participar en la autoevaluación y actualización de la caracterización del proceso.
Lo anterior debe ser tratado mediante reuniones periódicas lideradas y convocadas por el gestor
de proceso, según se requiera, las cuales deben estar debidamente documentadas mediante
actas o soportes oficiales, que den cuenta de la gestión realizada.
Es responsabilidad del gestor de proceso, diligenciar anualmente el Formato Identificación de
equipo de proceso (FOR-SG-008), remitirlo por correo electrónico al Equipo SG de la
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, para su respectivo control y seguimiento,
y mantenerlo debidamente actualizado.
Código: PCD-SG-001
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
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4. Descripción de actividades
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
2021-07-28T12:14:06-05:00 - Pagina 17 de 23
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Página: 17 de 18
Código: PCD-SG-001
PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 2
Fecha:
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
2021-07-28T12:14:06-05:00 - Pagina 18 de 23
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5. Disposiciones de almacenamiento y archivo
Las disposiciones de almacenamiento y archivo de la documentación del Sistema de Gestión, se
realiza de conformidad con lo dispuesto en el Subsistema de Gestión Documental y Archivo.
6. Dependencia encargada de administrar este procedimiento
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
7. Documentos asociados
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
INS-SG-001Instructivo Solicitud de actualización y/o creación de documentos del sistema de
gestión a través del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
FOR-SG-001Formato Procedimiento
FOR-SG-002Formato Caracterización de proceso
FOR-SG-003Formato Listado Maestro de Documentos
FOR-SG-004Formato Instructivo
FOR-SG-005Formato Lineamiento
FOR-SG-006Formato Protocolo
FOR-SG-007Formato Autoevaluación de procedimiento
FOR-SG-008 Formato Identificación equipo de proceso
FOR-SG-009Formato Autoevaluación de caracterización de proceso
8. Aprobación del documento
Elaboró
Nombre
Helena Patricia Lancheros Durán
Revisó
Sofy Lorena Arenas Vera
Bibiana Cubillos Rivera
Andrés Camilo Gómez Cardoso
Laura Patricia Saavedra Alarcón
David Andrés Moncayo Nastar
Myriam Malambo Agatón
Aprobó
Diana Larisa Caruso López
Viviana Lucía Mendoza Hortúa
Blanca Aurora Amado Cadena
Cindy Tatiana Arenas
Contratistas de la Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización
Cargo/Rol
Contratista de la Subdirección de
Diseño, Evaluación y
Sistematización
Contratista de la Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización – Gestora SG del
Proceso Sistema de Gestión
Profesional especializada de la Subdirección
de Diseño, Evaluación y Sistematización
Contratista de la Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización - Gestora SG de
dependencia
Subdirectora de Diseño,
Evaluación y Sistematización
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
2021-07-28T12:14:06-05:00 - Pagina 19 de 23
28-07-2021 pcd_sg_001_v2_procedimiento_control_documentos
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-28 09:42:19
Finalización: 2021-07-28 12:14:04
Revisión: Revisión
Andrés Camilo Gómez Cardoso
1022348378
[email protected]
Contratista
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Revisión: Revisión
Bibiana Cubillos Rivera
[email protected]
Contratista
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Revisión: Revisión
Sofy Lorena Arenas Vera
52919133
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Secretaria Distrital de Integración Social
Elaboración: Elaboración
Helena Patricia Lancheros Durán
52.716.916 de Bogotá
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, evaluación y sistematización
Escanee el código
para verificación
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
2021-07-28T12:14:06-05:00 - Pagina 20 de 23
28-07-2021 pcd_sg_001_v2_procedimiento_control_documentos
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-28 09:42:19
Finalización: 2021-07-28 12:14:04
Revisión: Revisión
Viviana Lucía Mendoza Hortua
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Revisión: Revisión
Myriam Malambo Agatón
51943484
[email protected]
Contratista
Secretaria Distrital de Integración Social
Revisión: Revisión
David Andres Moncayo Nastar
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Revisión: Revisión
Laura Saavedra
1016045314
[email protected]
Contratista
Sdis
Escanee el código
para verificación
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
2021-07-28T12:14:06-05:00 - Pagina 21 de 23
28-07-2021 pcd_sg_001_v2_procedimiento_control_documentos
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
Estado: Finalizado
Creación: 2021-07-28 09:42:19
Finalización: 2021-07-28 12:14:04
Aprobación: Aprobación
Diana Larisa Caruso López
[email protected]
Subdirectora Diseño, Evaluación y Sistematización
SDIS
Revisión: Revisión
Cindy Tatiana Arenas Guzmán
1014228650
[email protected]
Contratista Profesional
SDIS
Revisión: Revisión
Blanca Aurora Amado Cadena
40315379
[email protected]
profesional especializado
SDIS
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
2021-07-28T12:14:06-05:00 - Pagina 22 de 23
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SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210728-094219-acc7a8-59601046
Estado: Finalizado
TRAMITE
Creación: 2021-07-28 09:42:19
Finalización: 2021-07-28 12:14:04
PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
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Aprobado
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Aprobado
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Aprobado
Env.: 2021-07-28 11:22:58
Lec.: 2021-07-28 11:30:50
Res.: 2021-07-28 11:31:44
IP Res.: 181.53.13.158
Helena Patricia Lancheros Durán
Elaboración
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, evaluación y sis
Sofy Lorena Arenas Vera
Revisión
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sis
Secretaria Distrital de Integración Social
Bibiana Cubillos Rivera
Revisión
[email protected]
Contratista
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Andrés Camilo Gómez Cardoso
Revisión
[email protected]
Contratista
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización
Laura Saavedra
Revisión
[email protected]
Contratista
Sdis
David Andres Moncayo Nastar
Revisión
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sis
Myriam Malambo Agatón
Revisión
[email protected]
Contratista
Secretaria Distrital de Integración Social
Viviana Lucía Mendoza Hortua
Revisión
[email protected]
Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sis
Blanca Aurora Amado Cadena
Revisión
[email protected]
profesional especializado
SDIS
Escanee el código
para verificación
REPORTE DE TRAZABILIDAD
Firmado Electronicamente con AZSign
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TRAMITE
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PARTICIPANTE
ESTADO
ENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
Aprobado
Env.: 2021-07-28 11:31:44
Lec.: 2021-07-28 11:40:51
Res.: 2021-07-28 11:41:11
IP Res.: 186.84.22.4
Aprobado
Env.: 2021-07-28 11:41:11
Lec.: 2021-07-28 12:13:58
Res.: 2021-07-28 12:14:04
IP Res.: 186.155.7.19
Cindy Tatiana Arenas Guzmán
Revisión
[email protected]
Contratista Profesional
SDIS
Diana Larisa Caruso López
Aprobación
[email protected]
Subdirectora Diseño, Evaluación y Sistematización
SDIS
Escanee el código
para verificación
Proyecto
de
inversión
No Aplica
Proceso
institucional
Inspección,
vigilancia y
control
Código
del
indicador
IVC-002
Objetivo estratégico
al que aporta el
Indicador
4. Adelantar un proceso
de modernización y
mejora del desempeño
institucional,
garantizando la
transparencia,
integridad y seguimiento
y control, que incluya el
rediseño de la
estructura
organizacional, la
reestructuración del
proceso de contratación
y el desarrollo de una
estrategia de
retroalimentación y
evaluación de la entidad
en territorio.
Ubicación estratégica
Fecha de
oficialización
del indicador
Factor crítico de
éxito
Talento humano
suficiente para
atender todas las
asistencias
técnicas solicitadas
Medir la capacidad de
respuesta a las
solicitudes de asesoría
técnica allegadas a
través de los diferentes
Asesorías técnicas
canales de atención de
a personas
la SDIS y/o remitidas
jurídicas o
por parte del equipo de
naturales que
Inspección y Vigilancia
prestan o desean
de la Subsecretaría con
prestar los
base en el Instrumento
servicios de
Unico de Verificación protección y
IUV aplicado a
atención integral a
personas jurídicas o
personas
naturales que brindan
mayores.
los servicios de
protección y atención
integral a personas
mayores en el Distrito
Capital.
Eficacia
Tipo de
indicador
(N° de asesorías
técnicas realizadas
para el servicio
Protección y
Atención Integral a
Personas Mayores /
N° de asesorías
técnicas solicitadas
por los canales de
atención y/o
remitidas por el
equipo de
inspección y
vigilancia de la
Subsecretaría para
el servicio
Protección y
Atención Integral a
Personas Mayores)
*100
Fórmula de
cálculo
Nota: el resultado del
indicador de la vigencia
será el del IV trimestre.
El denominador
corresponde al total de
asesorías solicitadas por
los canales de atención o
Base de datos
remitidas por erl equipo de
de solicitudes de
inspección y vigilancia
asesorías.
acumuladas al período,
registradas en la base de
datos de solicitudes.
El numerador corresponde
al número de asesorías
realizadas acumuladas al
período del reporte,
registradas en la base de
datos de solicitudes.
Descripción del método
de cálculo
Características indicador
Fuente de
datos
Actas de
Asesoría
Técnica
FORMULACIÓN DEL INDICADOR
Objetivo del indicador
Nombre del
indicador
Identificación general
Porcentaje
Trimestral
Unidad de
Periodicidad
medida del
del indicador
indicador
Base de
datos de
solicitudes de
asesorías
Evidencia
96%
Porcentaje
Unidad de
Línea
medida de la
base
línea base
100%
Meta
anual del
indicador
Horizonte
Constante
Tipo de
meta