Universidad Nacional de Trujillo FACULTAD SESION 01 CIENCIAS ECONOMICAS Escuela Profesional CURSO: AUDITORIA ADMINISTRATIVA ADMINISTRACION Docente Ms. Antonio Eleodoro Gordillo Vega LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Universidad Nacional de Trujillo SESION 01 LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.Conceptos, tipos de auditoria, Importancia LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Universidad Nacional de Trujillo Las organizaciones del siglo XXI, cada día buscan procesos organizacionales que les permitan ser competitivos en los mercados actuales, es por ello que requieren que los departamentos, sesiones, o áreas funcionales de la entidad sean auditados por profesionales expertos en el tema. Cuando expresamos Auditoría administrativa, podemos decir que es la intervención que se realiza al interior de los departamentos de la organización con el fin de observar, medir y cuantificar, que tan oportuna es la dirección dentro de la misma. Permite verificar que el horizonte de la empresa se cumpla, que los objetivos y metas que tiene la organización sean los más constructivos apoyados desde el talento humano que ejerce procesos gerenciales. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Universidad Nacional de Trujillo La organización debe considerar la importancia de realizar auditoría administrativa, con el fin de evitar sorpresas administrativas, sin importar si la empresa es pequeña, mediana o gran empresa, ya que si bien sabemos los inversionistas o accionistas de dicha organización el objeto principal es ver crecer su inversión y no que se desvanezca, es importante conocer como se esta haciendo uso de sus recursos. Este proceso para algunos gerentes, líderes, administradores es algo incomodo, cuando la ética profesional del dirigente de la empresa es un poco oscura, o turbia, o sus procesos no son claros, y otras acciones hacen que la empresa en algunos de sus momentos inicie una etapa de declive con mucha facilidad. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.Definiciones ¿QUE ES LA AUDITORIA ? ISO 19011: “ Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria” SISTEMATICO INDEPENDIENTE DOCUMENTADO EVIDENCIA CUMPLIMIENTO DE LOS CRITERIOS DE LA AUDITORIA Universidad Nacional de Trujillo El objetivo de la auditoria es apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades descubriendo sus irregularidades y proponiendo las mejoras. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concernientes a las actividades realizadas LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.Definiciones Es aquel instrumento de gestión que ha de incluir una evolución sistemática, documentada y objetiva, de la eficacia del sistema de prevención para lo cual deben ser realizada de acuerdo a las normas y técnicas establecidas o que puedan establecerse y teniendo en cuenta la información recibida de los trabajadores Operatividad de la Empresa Universidad Nacional de Trujillo Proceso sistemático Evidencia documentada objetiva Desempeño Organizacional Criterios según normas, técnicas establecidas RENDIMIENTO DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Las Organizaciones desarrollan la valoración de su desempeño con diferencias en sus valoraciones: unas formales y otras informales- Universidad Nacional de Trujillo Se debe conocer si la Organización se está desempeñando eficaz o eficientemente En las Organizaciones pequeñas generalmente suelen ser informales. En las organizaciones medianas y grandes suele ser un procedimiento sistemático. El desempeño organizacional depende del desempeño individual y colectivo y permite conocer la utilización de los recursos Para alcanzar los resultados, los administradores deben alcanzar altos grados de desempeño por parte del personal que participa en el funcionamiento de la empresa. Los administradores son responsables del desempeño organizacional. TODAS LAS ORGANIZACIONES DEBEN VALORAR O DETERMINAR SU DESEMPEÑO DE ALGUNA MANERA. EFICACIA Y EFICIENCIA EN LA ORGANIZACION La evaluación del desempeño es importante para alcanzar los resultados y para ello generalmente se precisa conocer: - productividad por hora de trabajo - participación en el mercado - ganancias o utilidades - satisfacción de los clientes - cumplimiento de políticas y procedimientos mecanismos de control interno - evaluación del personal - grado en que se alcanzaron los objetivos Universidad Nacional de Trujillo -EFICIENCIA + EFICACIA = SATISFACCION DEL TRABAJADOR EFICACIA Y EFICIENCIA EFICACIA: Se enfoca en los fines, es decir logro de objetivos organizacionales EFICIENCIA: Se enfoca en los medios , es decir se orienta a la aplicación de los recursos organizacionales para lograr que se hagan las cosas Universidad Nacional de Trujillo SE ORIENTA A LOS FINES SE ORIENTA A LOS MEDIOS LOGRO ALTO DE OBJETIVOS (ALTA EFICACIA DESPERDICIO BAJO DE RECURSOS (ALTA EFICIENCIA) EFICACIA Y EFICIENCIA EFICACIA Hacer lo que es apropiado. (Robbins y Coulter) Medida o grado en que una organización alcanza sus objetivos (Daft R.) Grado en que un administrador alcanza sus objetivos ( Certo S.) DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL EFICIENCIA Universidad Nacional de Trujillo Relación entre insumos y productos, cuyo propósito es minimizar el costo por concepto de recursos. (Robbins y Coulter) Cantidad de recursos que se emplean para obtener una unidad de producto. (Daft R.) Grado en el cual los recursos organizacionales contribuyen a la productividad (Certo S.) LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.Definiciones Es el proceso de revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todos las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes y asegurar que la organización los esta cumpliendo y respetando Universidad Nacional de Trujillo Es un Examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos, materiales y físicos. William Leonard 1991 LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.Definiciones Examen constructivo de las operaciones de una Entidad, efectuada con posterioridad a su ejecución, para establecer el grado de eficiencia de la implementación de las normas, empleadas para la planificación, coordinación, dirección y control de los recursos disponibles utilizados para alcanzar las metas programadas y establecer las responsabilidades de los participantes en todos los niveles de la Entidad. Jorge Díaz Mosto- 1990-Dicccionario y manual de Contabilidad y Administracion Universidad Nacional de Trujillo Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos William Leonard LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.Definiciones Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras E. Hefferson: Es una función técnica, realizada por un experto en la materia que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico Chapman y Alonso Universidad Nacional de Trujillo Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución. J.A Fernández Arena LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- Objetivos.- Universidad Nacional de Trujillo La Auditoria Administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, Institución Gubernamental o cualquier otra Entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. El objetivo principal de la Auditoría Administrativa es descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes examinadas apuntar sus probables soluciones inmediatas o mediatas según como corresponda. La finalidad es ayudar a la Dirección de la empresa una administración eficaz y eficiente. Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeños en todas las áreas que conforman la estructura orgánica de la empresa. Los factores de evaluación abarcan el panorama económico, la estructura organizativa, observancia de las políticas y procedimientos, confiablidad de los controles, las causas de las variaciones, la adecuada utilización del personal, equipos y sistemas de funcionamiento satisfactorios AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- TIPOS NATURALEZA FUNCIONAL Universidad Nacional de Trujillo ENFOQUE Examen y evaluación de las áreas funcionales de una organización a fin de detectar deficiencias e irregularidades Examen y evaluación del proceso administrativo y sus funciones PROCESAL Examen y evaluación del sistema operativo . ANALITICA Examen y evaluación de los objetivos y las actividades sociales MEDIO AMBIENTE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- TIPOS NATURALEZA Universidad Nacional de Trujillo DESCRIPCION FUNCIONAL Clasificar cada una de las funciones orgánicas . Determinar su efectividad y vinculación con los objetivos organizacionales. Evaluar las actividades generales y las especificas PROCESAL Se da en un ambiente interno y micro-administrativo, eventualmente relacionado con los sectores administrativos y económicos. Se hace necesario investigación de los factores internos y externos ANALITICA Independientemente de analizar funciones administrativas se debe de revisar la estructura de procesos, la exactitud de costos, procedimientos , métodos actividades, etc. No puede realizarse solo con verificación funcional o procesal MEDIO AMBIENTE Es un examen y evaluación con la finalidad de detectar deficiencias e irregularidades y proporcionar recomendaciones. La naturaleza de la auditoria administrativa es tal que está enfocada a un examen y evaluación de manera integral AUDITORIA FUNCIONAL EJEMPLO: Auditoría de Ventas 1. Descripción del área: colocar bienes o servicios en manos de la gente dispuesta a pagar + de lo que cuesta elaborarlo u ofrecerlo. 2. Objetivo: analizar e identificar la función de ventas dentro de la estructura organizacional determinando la efectividad de su operación y la forma de emplear recursos. 3. Alcance: revisión de su estructura, objetivos, planes, normas de ejecución, funciones, costos totales de ventas y costo departamental. Universidad Nacional de Trujillo EJEMPLO: Plan de auditoria de ventas 1. DISTRIBUCION: Politicas, Registros, Control 2. COMERCIALIZACION: Estrategia (planeación) Análisis de ventas Pronostico de ventas Investigación de mercados Planeación de mercadotecnia AUDITORIA PROCESAL EJEMPLO: Auditoría al Proceso Administrativo 1. Interrelación de las funciones administrativas 2. Organización del personal 3. Proceso Administrativo 4. Medio ambiente 5. Manuales de Procesos 6. Manuales de procedimientos 7. Procesos diversos Universidad Nacional de Trujillo EJEMPLO: Plan de auditoria de ventas 1. DISTRIBUCION: Politicas, Registros, Control 2. COMERCIALIZACION: Estrategia (planeación) Análisis de ventas Pronostico de ventas Investigación de mercados Planeación de mercadotecnia AUDITORIA PROCESAL EJEMPLO: Auditoría al Proceso Administrativo 1. Interrelación de las funciones administrativas 2. Organización del personal 3. Etapas del Proceso Administrativo 4. Medio ambiente 5. Manuales de Procesos 6. Manuales de procedimientos 7. Procesos diversos Universidad Nacional de Trujillo EJEMPLO: Auditoria sistema de Planeación 1. Objetivos.- Evaluación de acciones requieren orientación dirigencial. 2. Politicas.- Evaluación de normas sobre administración de la empresa. 3. Procedimientos.- Evaluación de labores conectadas según sucesión cronológica. 4. Programas.- Determinar actividades en función de tiempo y dinero. 5. Presupuestos.- Manifestación financiera de los ingresos y gastos estimados, correspondientes a un periodo determinado. AUDITORIA PROCESAL Universidad Nacional de Trujillo EJEMPLO: Auditoría al Proceso Administrativo 1. Interrelación de las funciones administrativas 2. Organización del personal 3. Etapas del Proceso Administrativo 4. Medio ambiente 5. Manuales de Procesos 6. Manuales de procedimientos 7. Procesos diversos EJEMPLO: Auditoria sistema de Organización 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. División y especialización del Trabajo. Jerarquización Departamentalización Descripción de funciones Coordinación del trabajo Recursos humanos Recursos financieros Recursos materiales Recursos técnicos AUDITORIA PROCESAL Universidad Nacional de Trujillo EJEMPLO: Auditoría al Proceso Administrativo 1. Interrelación de las funciones administrativas 2. Organización del personal 3. Etapas del Proceso Administrativo 4. Medio ambiente 5. Manuales de Procesos 6. Manuales de procedimientos 7. Procesos diversos EJEMPLO: Auditoria sistema de Dirección 1. 2. 3. 4. 5. Comunicaciones Autoridad Toma de Decisiones Supervisión Liderazgo AUDITORIA ANALITICA EJEMPLO: Análisis de sistemas y Procedimientos 1. 2. 3. 4. Identificación del sistema actual Análisis de cada uno Síntesis de los análisis Jerarquización y evaluación de resultados Universidad Nacional de Trujillo EJEMPLO: Examen de áreas problema: 1. Análisis detallado de problemas importantes 2. Propuestas de cambio 3. Selección de jerarquización de cambios propuestos 4. Características principales de nuevos sistemas de procedimientos AUDITORIA MEDIO AMBIENTE Es un examen y evaluación de los objetivos y las actividades sociales con la finalidad de detectar deficiencias e irregularidades y proporcionar recomendaciones. La naturaleza de la auditoria administrativa es tal que está enfocada a un examen y evaluación de manera integral Universidad Nacional de Trujillo EJEMPLO: Examen de RUIDOS 1. Análisis detallado de problemas Propuestas de cambio 2. Selección y jerarquización de aplicación de normas estandarizadas 3. Características de deficiencias según normas especificas 4. Recomendaciones AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- TIPOS POR SU LUGAR DE ORIGEN POR SU AREA DE APLICACION POR AREAS ESPECIALIZADAS Auditoria Interna Auditoria Externa Auditoria financiera Auditoria administrativa Auditoria operacional Auditoria integral Auditoria Gubernamental Auditoria de sistemas Auditoria al área medica Auditoria a Obras y construcciones Auditoria Fiscal Auditoria Laboral Auditoria de Proyectos Auditoria ambiental Auditoria de sistemas Universidad Nacional de Trujillo AUDITORIA GUBERNAMENTAL EJEMPLO: Examen de Control Interno Es la revisión y examen que llevan a cabo Las entidades fiscalizadoras superiores a las operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del gobierno central, estatal y municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales 1. Análisis detallado de problemas 2. Selección y jerarquización de desviaciones a las normas 3. Observaciones y 4. Recomendaciones Universidad Nacional de Trujillo AUDITORIA FINANCIERA- AUDITORIA ADMINISTRATIVA AUDITORIA FINANCIERA Es la revisión y examen que lleva a emitir dictamen u opinión profesional con relación a los estados financieros. Es numérica Utiliza los estados Financieros como un fin Universidad Nacional de Trujillo AUDITORIA ADMINISTRATIVA Forma parte integral como medio de control y cambio No es numérica Utiliza los estados Financieros como un medio Examen integral Oportunidad de mejora Examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa Revisión objetiva, metódica y completa IMPORTANCIA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Permite establecer el grado en que se cumplen los objetivos, valorando la capacidad y lo apropiado a la practica administrativa Señalar mediante análisis diferencias, deficiencias, Presentar mejoras, `propuestas soluciones, recomendaciones Brinda asesoría y recomendaciones para los planes de mejora Funciona como control preventivo Universidad Nacional de Trujillo Determina lo que se esta haciendo realmente en los niveles operativos, administrativos, directivos Revisar las políticas y sus practicas Conocer el comportamiento del personal Determinar la confiabilidad del sistema de información administrativa Medir los grados de efectividad de los controles administrativos Conocer las estrategias, sistemas y procedimientos utilizados y su implicancia en alcanzar sus objetivos y metas ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Universidad Nacional de Trujillo Para realizar una auditoria administrativa en cualquier tipo de empresa, se debe iniciar por un examen y una evaluación integral de los problemas, causas y la posible solución de los mismos. La Auditoria Administrativa puede llevarse a cabo en una función especifica, en un departamento, grupo de Departamentos, a una División o grupo de Divisiones o de una empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinación de dos o mas áreas, además de comprender entre otros aspectos: Objetivos, políticas, procedimientos, programas , presupuestos, estrategias , estructuras, Jerarquías, autoridad, comunicaciones, control, recursos humanos, recursos materiales, cuadro de cargos, documentos normativos de gestión Clima organizacional, cultura organizacional, procesos, etc. LA AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, INVESTIGA, REVISA, EVALUA I N T E R N O PROCESAL PROCESO ADMINISTRATIVO FUNCIONAL AREAS ANALITICO PUESTOS CARGOS TIEMPOS MEDIO AMBIENTE DEMANDA PRECIOS COMUNICACIÓN EMPRESA E X T E R N O Universidad Nacional de Trujillo UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO Muchas Gracias