PMA_farmaciaDSSO - Servicio de Salud O`Higgins

PROCEDIMIENTO
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Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos
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PROCEDIMIENTO
PROCESO MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS POR LOS ESTABLECIMIENTOS
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Marcela Gómez Lobos
Jefa Unidad de Farmacia
Servicio de Salud O`Higgins
Dra. Maria A. Moreno Muñoz
Subdirectora Gestión Asistencial
Servicio de Salud O`Higgins
Dr. Cristian A. Gabella Petridis
Director
Servicio de Salud O`Higgins
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Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos
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REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO
Nº Versión
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Fecha
Motivo de la revisión
06/07/2011 Elaboración Procedimiento
Paginas elaboradas o
modificadas
Todas
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Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos
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1. Objetivo
Diseñar un procedimiento que garantice una gestión racional de los stocks de medicamentos
adquiridos por los establecimientos de la Red, asegurando de esta manera que los pacientes
reciban estos en forma oportuna.
2. Alcance
Se aplica a todos los hospitales que conforman el Servicio de Salud O'Higgins.
3. Referencias
 Norma Técnica Nº 12. “Guía para la Organización y Funcionamiento de la Atención
Farmacéutica en Atención Primaria de Salud”, aprobada por Res ex Nº 1089, 31/10/85.
MINSAL. ( Documento adjunto, anexo Nº 01)
 “Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de los Productos Farmacéuticos y
Dispositivos Médicos Insumos en Atención Primaria de Salud”. ORD Nº 268, 19/08/2009.
MINSAL. ( Documento adjunto, anexo Nº 02)
 Decreto 404 - 405/83.Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos.20/02/84. MINSAL.
Disponible página web del Congreso Nacional, www.bcn.cl. ( Documento adjunto, anexo
Nº 03)
4. Definiciones
Cadena de Frío
Es un conjunto de procedimientos necesarios para la conservación,
distribución y almacenamiento de medicamentos que requieren
refrigeración, dentro del rango de temperatura +2° C a +8° C.
Dispensación
Es un acto farmacéutico asociado a la entrega y distribución de los
medicamentos con las consecuentes prestaciones específicas: Análisis de
la orden médica, Información sobre la buena utilización de los
medicamentos, y preparación de la dosis que se debe administrar
Pedido a Bodega
Es la solicitud de medicamentos a Bodega de Farmacia que cubra la
necesidad semanal o mensual, o de acuerdo al calendario establecido.
Planilla Excel
Planilla diseñada en la herramienta Excel que tiene como objeto
normalizar los campos de registros de existencia de medicamentos
en Bodega y Farmacia de los hospitales.
Receta
Es la orden suscrita por un profesional legalmente facultado (Código
Sanitario – Libro V, Art. 112°, 115° y 117°)
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Registro de
Psicotrópicos y
Estupefacientes
Son aquellos medicamentos sujetos a control legal (DTO 404 y DTO 405),
Benzodiacepinas y Barbitúricos, Morfínicos u otros.
Resumen diario
Es el registro de todos los despachos de medicamentos e insumos del día.
Sobre stock
Corresponde a la cantidad de cada artículo, que supera el stock
máximo.
Stock crítico
Es la cantidad mínima de cada artículo que alcanza a cubrir el tiempo
que demora en tramitarse un pedido.
Stock máximo
Es la máxima cantidad que puede alcanzar el nivel de existencia de un
artículo, sin que sea antieconómica su mantención y corresponde a la
cantidad programada mensual más la existencia crítica.
Tarjeta BINCARD
Documento para realizar el registro de los ingresos y las salidas de los
medicamentos.
Libro pedido
entrega Bodega
Formulario en que se registra los medicamentos en calidad y cantidad
para ser traspasados de una unidad a otra
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5. Flujo de Información
Proceso: GESTIÓN DE MEDICAMENTOS EN LA RED Variante Proceso: Adquiridos por los establecimiento
ESTABLECIMIENTOS
BODEGUERO
E.
INVENTARIAR
MEDICAMENTOS
BODEGA
BIN
AUXILIAR
FARMACIA
DSS
ENCARGADO
FARMACIA
CONTADOR
DIRECTOR
USUARIO
JEFE
FARMACIA
Es de responsabilidad del
Director enviar la
información
La información del stock se realiza
a través de planilla Excel
INVENTARIAR
MEDICAMENTOS
FARMACIA
CENABAST
E.
CONSOLIDAR
INFORMACION
El sobre stock de
medicamentos es
controlado por la
DSSO
E.
@
ENVIAR
PLANILLA
E.
CONTROL
SOBRE
STOCK
PROGRAMAR
GESTIONAR
PE
MONITOREAR
GASTO
DESPACHAR
B.D.
RECEPCIONAR
GESTIONAR
FALTANTES
BIN
GD 2
GD1GD2
GD 1
BIN
DISPENSAR
MEDICAMENTOS
RCR
E: Planilla Excel
BIN: BINCARD
GD: Guía de despacho
RCR: Registros crónicos
PE: Sistema de Ingreso CENABAST
@ Ccrreo electronico
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6. Glosario de Flujo de Información
Actividad: es el hacer de una persona en un tiempo determinado.
Actividad con apoyo informático: es una actividad realizada con apoyo de un sistema
informático.
Actividad de aprobación: el rol correspondiente sólo es de aprobación.
Archivo permanente manual: es un documento que queda archivado en la oficina.
Documento: es un documento que fluye en el proceso. Las siglas al interior indican el
nombre del documento, descrito en las tareas de la actividad. Cuando lleva apóstrofe,
indica que el documento fue sometido a un cambio menor como una firma, timbre, etc.
Inicio y término: señala inicio y término de un proceso que no se vincula con otro.
Otro proceso: señala la relación con otro proceso.
@
Comunicación vía correo electrónico.
E.
Planilla Excel
Usuario Indica en que etapa (s) del proceso el usuario participa directamente.
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7. Resumen del Proceso
ACTIVIDAD
OBJETIVO
RESPONSABLE
REGISTRO
Inventariar
Medicamentos
Bodega
Garantizar el control del stock de
Encargado Bodega del
medicamentos y vencimientos en
Establecimiento
Bodega mensualmente.
Tarjeta Bincard
y Planilla Excel
Inventariar
Medicamentos
Farmacia
Garantizar el control del stock de
medicamentos,
consumos
y
vencimientos
en
Farmacia
mensualmente.
Auxiliar Farmacia del
Establecimiento
Tarjeta Bincard
y Planilla Excel
Consolidar
Información
Consolidar
la
información
entregada por Farmacia y Bodega
Encargado Farmacia
del Establecimiento
Planilla Excel
Enviar
Planilla
Enviar la información del stock de
medicamentos del establecimiento
a la DSSO mensualmente
Director del
Establecimiento
Planilla Excel
Control Sobre
stock
Mantener información actualizada
mensualmente del Stock y sobre
stock de medicamentos en la Red.
Jefe Unidad Farmacia
DSSO
Planilla Excel
Programar y
Gestionar
Asegurar una programación de
compra en CENABAST adecuada y
ajustada a consumos, saldos y
vencimientos
en
cada
establecimiento.
Encargado Farmacia
del Establecimiento
Sistema
CENABAST
Monitorear
Gasto
Monitorear el gasto realizado por
los establecimientos en relación a
la programación de medicamentos.
Jefe Unidad Farmacia
DSSO
Copia de
Programación
Despachar
Distribuir
los
medicamentos
solicitados por los Hospitales.
CENABAST
Sistema
CENABAST
Recepcionar
Realizar la recepción de los
medicamentos despachados por la
CENABAST y otros proveedores, Encargado Bodega del
ajustado a la normativa vigente, y
Establecimiento
enviar copia de guía de despacho a
Contador.
Hoja de
recepción
Tarjeta Bincard
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Gestionar
Faltantes
Proporcionar un mecanismo eficaz
para la compra de medicamentos
faltantes, no despachados por
CENABAST.
Encargado Farmacia
del Establecimiento
Memo
Dispensar
Medicamentos
Garantizar
la
entrega
de
medicamentos a los usuarios de
acuerdo a normativa vigente.
Auxiliar Farmacia del
Establecimiento
Receta
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8. Descripción del proceso
8.1
Actividad: Inventariar Medicamentos en Bodega
Responsable: Encargado de Bodega
Bodega debe mantener un inventario mensual del stock de medicamentos y vencimientos.
Para ello debe ordenar la bodega según las “Orientaciones para el Almacenamiento y
Transporte de los Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos Insumos en
Atención Primaria de Salud”. MINSAL 2009 (Documento adjunto, anexo Nº 02)
Para estos efectos se pueden producir dos casos:
a) La Unidad cuenta con computador: el bodeguero debe llenar la planilla Excel
“Inventario mensual medicamentos hospitales”, y enviarla vía correo electrónico, al
Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo Nº 04).
b) La Unidad no cuenta con computador: el bodeguero debe llenar la planilla Excel
“Inventario mensual medicamentos hospitales” impresa, con la información solicitada y
entregarla al Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo Nº 04).
El Bodeguero debe rebajar los pedidos desde Farmacia en la Tarjeta BINCARD, cada vez
que estos sean solicitados desde esta Unidad e informar al Encargado de Farmacia en el
caso de que un medicamento se encuentre en stock crítico.
La información de cada mes debe estar disponible para el Encargado de Farmacia, la
primera semana del mes siguiente.
8.2
Actividad: Inventariar Medicamentos en Farmacia
Responsable: Auxiliar de Farmacia
La Unidad de Farmacia del establecimiento debe mantener un inventario mensual del stock
de medicamentos y vencimientos. Para ello debe ordenar los medicamentos en la Unidad de
acuerdo a la normativa vigente, “Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de
los Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos Insumos en Atención Primaria de
Salud”. MINSAL 2009 (Documento adjunto, anexo Nº 02)
Para estos efectos se pueden producir dos casos:
a) La Unidad cuenta con computador: el Auxiliar de Farmacia debe llenar la planilla Excel
“Inventario mensual medicamentos hospitales”, y enviarla vía correo electrónico, al
Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo Nº 04).
b) La Unidad no cuenta con computador: el Auxiliar de Farmacia debe llenar la planilla
Excel “Inventario mensual medicamentos hospitales” impresa, con la información
solicitada y entregarla al Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo Nº 04).
El Auxiliar de Farmacia debe rebajar los consumos diarios de medicamentos, en la Tarjeta
BINCARD.
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Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos
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La información de cada mes debe estar disponible para el Encargado de Farmacia, la
primera semana del mes siguiente.
8.3
Actividad Consolidar Información
Responsable: Encargado de Farmacia
El Encargado de Farmacia debe consolidar la información contenida en las planillas Excel
enviadas desde Bodega y Farmacia. Además deberá confeccionar conjuntamente las
planillas “Inventario mensual medicamentos hospitales” y “Medicamentos para canje y
donación”, y remitirlas vía correo electrónico al Director del establecimiento. (Documentos
adjuntos, anexos Nº 04 y Nº 05 respectivamente).
8.4
Actividad Enviar planilla
Responsable: Director
El Director del establecimiento es el responsable de validar y enviar las planillas
mensualmente a la Unidad de Farmacia de la Dirección de Servicio, a más tardar el primer
viernes del mes siguiente.
El último día hábil del mes de diciembre, el director del establecimiento, una vez recibida la
planilla de medicamentos vencidos (Anexo Nº 06), del Encargado de Farmacia, deberá
reemitirla vía correo electrónico a la Unidad de Farmacia de la DSSO.
8.5
Actividad Controlar sobre stock
Responsable: Jefe Unidad de Farmacia DSSO
Una vez recibida la información de los distintos hospitales que conforman la Red del Servicio,
la Unidad de Farmacia debe actualizar las planillas mes a mes.
En los casos que no se recepcione la información dentro de los plazos indicados, y
transcurridos los tres primeros días hábiles de vencido el plazo, el Jefe de la Unidad de
Farmacia de la DSSO, debe informar vía correo electrónico al Director del hospital que no
envío la información, dando un plazo de dos días hábiles para cumplir lo solicitado. De
persistir el incumplimiento, se debe informar al Subdirector Gestión Asistencial de la situación
en cuestión.
Una vez recepcionada la planilla “Medicamentos vencidos” en el mes de diciembre, mediante
instructivo, la Unidad de Farmacia de la DSSO en el mes de enero, indicará de manera oficial
a los establecimientos el procedimiento correspondiente para la destrucción de los distintos
medicamentos.
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8.6
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Actividad Programar y Gestionar
Responsable: Encargado de Farmacia
Es responsabilidad del Encargado de Farmacia del establecimiento, programar anualmente
en la página Web de la CENABAST www.cenabast.cl 1los requerimientos de medicamentos
para el año siguiente, tomando como base los consumos históricos, la información
consolidada de Bodega y Farmacia, el arsenal farmacológico vigente, normas terapéuticas, el
presupuesto asignado para medicamentos y la dotación de médicos del establecimiento.
Debe reprogramar además, trimestralmente en la misma página de CENABAST, el aumento
o disminución del 20% de lo programado.
Se debe enviar copia de la programación y la reprogramación al Director del establecimiento,
a la Bodega del establecimiento y al Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO.
Debe informar al Comité de Farmacia de su establecimiento, el detalle del sobre stock de los
medicamentos y elaborar estrategias locales para evitar vencimientos.
Debe establecer anualmente los stocks críticos y stock máximos, de todos los medicamentos
del establecimiento y supervisar que estos se encuentren visibles en las tarjetas BINCARD.
Debe enviar mensualmente al Director del establecimiento en planilla Excel, los listados
valorizados de medicamentos en sobres stock a canjear y/o donar en la Red Asistencial.
Anualmente en el mes de diciembre, debe enviar al Director del establecimiento la planilla de
“medicamentos vencidos”
8.7
Actividad Controlar Sobre Stock
Responsable: Jefe Unidad de Farmacia DSSO
El Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO debe recepcionar mensualmente los listados
de medicamentos en sobre stock actualizados y valorizados, para canje o donación y
difundirlos en la Red. Transcurridos los tres primeros días hábiles de vencido el plazo, el Jefe
de la Unidad de Farmacia de la DSSO, debe informar vía correo electrónico al Director del
hospital que no envío la información, dando un plazo de dos días hábiles para cumplir lo
solicitado. De persistir el incumplimiento, se debe informar al Subdirector Asistencial de la
situación en cuestión.
El Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO debe monitorear y diseñar estrategias
regionales para evitar vencimientos de los medicamentos que continúen en sobre stock.
1
Ver Instructivo “Acceso y administración del sitio web de CENABAST”, Anexo Nº07.
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8.8
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Actividad Despachar
Responsable: CENABAST
CENABAST, debe despachar los medicamentos solicitados en la programación a cada
establecimiento.
8.9
Actividad Recepcionar
Responsable: Encargado de Bodega
Al llegar los medicamentos provenientes de cualquier proveedor, el Encargado de Bodega
debe revisar:
a) El estado de las cajas, por si existe deterioro visible.
b) Inviolabilidad de los envases.
c) Cumplimiento de la cadena de frío
d) Vencimiento de los medicamentos
Para realizar la recepción de los medicamentos debe revisar:
- la orden de compra, guía de despacho o factura.
- Los documentos que den cuenta de devoluciones y/o traspasos de otros
establecimientos según la Norma Nº 11 ( Inserta en la Norma General Técnica N° 12
Anexo N° 1)
Debe informar al Encargado de Farmacia los medicamentos faltantes en el despacho
realizado por CENABAST, según la copia de la programación.
Ordenar los medicamentos en las estanterías por orden alfabético, código de CENABAST y
vencimiento. Dar prioridad de salida a aquellos medicamentos que se encuentren con fecha
de vencimiento más cercana.
Distribuir los medicamentos solicitados a Farmacia de acuerdo a calendario de entrega (salvo
que se produzca alguna excepción) mediante el libro de Pedido de Bodega, el que debe
incluir además el detalle de los fármacos y su vencimiento.
8.10 Actividad Gestionar Faltantes
Responsable Encargado de Farmacia
Una vez recibida la información de bodega de los medicamentos no despachados por
CENABAST, el Encargado de Farmacia debe gestionar la solicitud de compra de los
medicamentos.
También debe realizar la solicitud de compra cada vez que el Encargado de Bodega le
informe que un medicamento se encuentra en stock crítico.
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8.11 Actividad Dispensar Medicamentos
Responsable Auxiliar de Farmacia
El Auxiliar de Farmacia debe solicitar los medicamentos que requiera al Encargado de
Bodega, mediante el Libro de Pedidos Entrega de Bodega2, de acuerdo al calendario de
entregas y urgencias.
Una vez recibido el pedido el Auxiliar de Farmacia, debe revisar la cantidad de
medicamentos, el vencimiento y estado físico de lo solicitado.
Ordenar los medicamentos en las estanterías por orden alfabético, codificación CENABAST y
vencimiento.
También informar al Encargado de Farmacia los medicamentos que no entreguen de Bodega
en el pedido.
Para Dispensar la orden médica debe:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Contar los medicamentos requeridos.
Separarlo de su envase original.
Rotular los envases con letra clara o timbre.
Envasar solo un medicamento por bolsa.
Registrar el nombre del responsable del despacho al reverso de la receta.
Verificar el contenido del envase, su etiqueta y lo indicado en la receta.
Entregar los medicamentos al paciente.
Brindar información verbal necesaria al paciente o familiar respectivo.
De acuerdo a la Norma Técnica Nº 12, los Registros que debe llevar la Unidad de Farmacia
son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Ingresos, egresos y saldos en Tarjeta BINCARD.
Estadística de Recetas y prescripciones
Registro de Entrega de recetarios a los profesionales facultados a prescribir.
Registro de dispensación de medicamentos para paciente crónico.
Registro de Psicotrópicos y Estupefacientes.
Consumos diarios
Elaborar los informes mensuales de consumos y saldos de medicamentos. (planilla
Excel Anexo N° 4)
h) Registro de firmas de los profesionales facultados para prescribir en el
establecimiento.
2
Ver Anexo N ° 8
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Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos
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9. Participaron en la elaboración de este procedimiento
QF Marcela Gómez Lobos, Jefe Unidad de Farmacia DSSO.
QF Pamela Pino Farias, Asesora Unidad de Farmacia DSSO.
QF Jessica Silva Vega, Asesora Unidad de Farmacia DSSO.
Apoyo metodológico.
Gerardo Cisternas Soto, Profesional Unidad Control de Gestión y Procesos DSSO.
Leonardo Carrasco Díaz, Profesional Unidad Desarrollo Organizacional DSSO.
Jorge Molina Millán, Profesional Unidad Control de Gestión y Procesos DSSO.
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Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos
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Anexo Nº 01
Norma Técnica Nº 12 “Guía para la Organización y funcionamiento de la Atención
Farmacéutica en Atención Primaria de Salud”, aprobada por Res. Ex. Nº 1089 del 31/10/85.
MINSAL
Norma General
Técnica N°12.pdf
Anexo Nº 02
“Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de los Productos Farmacéuticos y
Dispositivos Médicos Insumos en Atención Primaria de Salud”, Ord. Nº 268 del 19/08/2009.
MINSAL
Orientaciones
Almacenamiento y Transporte.pdf
Anexo Nº 03
Decreto 404 – 405/83 “Reglamento Estupefacientes Psicotrópicos. 20/02/84 MINSAL. Se
encuentra disponible en la Biblioteca del Congreso de Chile www.bcn.cl
Decreto405.pdf
Decreto404.pdf
Anexo Nº 04
Planilla Excel “Inventario Mensual Medicamentos Hospitales”
Anexo Nº 05
Planilla Excel “Medicamentos para Canje y Donación”
PROCEDIMIENTO
Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos
Fecha
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Anexo Nº 06
Planilla Excel “Medicamentos Vencidos”
Anexo Nº 07
Instructivo “Acceso y Administración del Sitio Web de CENABAST”
Plataforma
CENABAST .pdf
Anexo Nº 08
Libro “Pedido Entrega de Bodega”
Pedido Ent.
bodega.pdf
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