Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ Coordinación de Administración y Sistemas Dirección de Desarrollo Humano y Profesionalización Metodología para la Evaluación del Desempeño del personal de nivel operativo del INIFAP 2013 Mayo 2013 Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ El contexto general de la Evaluación del Desempeño La evaluación del desempeño en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, como es el caso del INIFAP, es un método a través del cual se lleva a cabo la medición, tanto individual como colectiva y de manera cualitativa y cuantitativa, del cumplimiento de las funciones y actividades asignadas a los servidores públicos, de acuerdo con el puesto que ocupan y considerando sus competencias (conocimientos, habilidades, actitudes, aptitudes, valores, motivaciones, etc.). Mediciòn del cumplimiento de metas individuales y colectivas Evaluaciòn del Desempeño Mediciòn de aspectos cualitativos y cuantitativos Características de la Evaluación del Desempeño De acuerdo con las diversas disposiciones en la materia, establecidas por la Secretaría de la Función Pública, principalmente, las características que deben tener los sistemas de evaluación del desempeño son: • • • Que sean sencillos y con metas e indicadores susceptibles de medir Deben ser conocidos por los servidores públicos Deben orientarse a la mejora continua Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ Para llevar a cabo la evaluación del desempeño es necesario que las metas institucionales se desplieguen en metas individuales para cada uno de los servidores públicos. En este sentido, la evaluación del desempeño considera: I. II. Cumplimiento de metas individuales Cumplimiento de metas colectivas por unidad administrativa Objetivos de la Evaluación del Desempeño en la APF La Secretaría de la Función Pública formuló el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Humanos y Organización, que fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio del 2010 y reformado el 29 de agosto de 2011. El Manual es de observancia general para todas las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. En este Manual se establece que el objetivo de la Evaluación del Desempeño consiste en: Medir el rendimiento de los servidores públicos en su puesto, a través de un grupo de indicadores previamente definidos para un periodo de evaluación determinado. Procedimiento para la Evaluación del Desempeño El procedimiento que se determina en el Manual señalado para llevar a cabo la evaluación del desempeño, comprende las siguientes actividades: Responsable Superior jerárquico Actividades 1. Establece las metas de desempeño conjuntamente con el servidor público, de conformidad con las Disposiciones. 2. Registra, documenta o identifica el avance de cumplimiento de las metas. Medio por el que se realiza la actividad Entrevista. Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ DGRH 3. Realiza la evaluación anual del desempeño y retroalimenta al servidor público a través de entrevista. 4. Suscribe reporte de la evaluación y recaba firma del servidor público en la misma, distribuyendo las copias correspondientes conforme a las Disposiciones. 5. Integra reportes de evaluación de los servidores públicos en sus expedientes y reporta a la SFP los resultados correspondientes. Entrevista. Reportes de evaluación Reportes de Evaluación. Expediente de personal. Mecanismo que al efecto determine la SFP. Beneficios de la Evaluación del Desempeño La Evaluación del Desempeño tiene beneficios para todos los involucrados: Institución Evaluado Evaluador Beneficios para la institución: o Facilita la focalización de los resultados importantes para la institución. o Permite contar con perspectivas de mediano y largo plazo sobre la orientación del rumbo institucional. o Contribuye a la detección de necesidades de capacitación. o Identifica medidas y disposiciones orientadas a mejorar el patrón de comportamiento definido para las capacidades y requerimientos de cada uno de los grupos jerárquicos. Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ o Fomenta la mejora de resultados contribuyendo a propiciar un clima laboral de productividad. o En caso de reacomodo de puestos, permite ubicar al personal en puestos o cargos compatibles con sus competencias. o Se puede utilizar como base para realizar las promociones y/o ascensos Beneficios para el evaluador: o Facilita la orientación del desempeño de sus colaboradores hacia el cumplimiento de metas relevantes y que contribuyan a alcanzar los objetivos del área a su cargo. o Contribuye a proponer medidas y disposiciones orientadas a mejorar el estándar de desempeño de sus colaboradores. o Permite tener un mecanismo para el seguimiento del desempeño de sus colaboradores que le ayude a diagnosticar los problemas que pudieran presentarse en el cumplimiento de las metas asignadas, para en su caso, tomar las medidas correspondientes. o Permite identificar las fortalezas y debilidades de sus colaboradores, para asignar adecuadamente las tareas con base en ello, así como llevar un registro de sus resultados históricos para apoyar y dar un seguimiento a su evolución y desarrollo. Beneficios para el evaluado: o Le ayuda a identificar los comportamientos que la organización reconoce como aceptables y necesarios de su trabajo. o Le permite enfocarse en lo que es relevante para su área y preparar planes de acción para alcanzar las metas que le son encomendadas. o Le permite realizar la autoevaluación sobre su desempeño y las áreas en las que requiere mejorar. Evaluación del Desempeño del personal de nivel operativo del INIFAP En el marco del contexto general de la evaluación del desempeño en las organizaciones del sector público, y considerando lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo SAGARPA-SNTSAGARPA vigentes, se llevará a cabo la Evaluación del Desempeño del personal de nivel operativo del INIFAP 2013. Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ Metodología para la Evaluación del Desempeño del personal de nivel operativo del INIFAP Objetivo Promover la eficiencia, eficacia y productividad del personal operativo de base y de confianza del INIFAP, mediante la identificación de áreas de oportunidad y el desarrollo de acciones de mejora, a partir del análisis de su desempeño en el logro de los objetivos y metas institucionales. Personal al que aplica la Evaluación del Desempeño Aplica para todo el personal de nivel operativo de base y de confianza del INIFAP. Estrategia para la definición de metas del personal operativo La estrategia para definir metas individuales e indicadores de desempeño del personal operativo, tiene como base el análisis de las funciones sustantivas y administrativas que se realizan en cada una de las áreas de trabajo del INIFAP a nivel nacional. La estrategia considera lo siguiente: 1. La identificación de metas de desempeño por área es la base para identificar las metas de desempeño individuales del personal de nivel operativo. 2. Por la naturaleza del trabajo del personal de nivel operativo que dificulta la identificación de metas individuales, la definición de las metas para la evaluación del desempeño se realizará considerando: Las funciones genéricas de cada área a nivel de Jefatura de Departamento en Oficinas Centrales, CIR’s y CENID’s y a nivel de Jefatura de Campo Experimental en los Campos Experimentales del Instituto. En la medida de lo posible también se considerarán las funciones relevantes de cada puesto tipo, para definir la cuantificación requerida para determinar metas. Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ Toda meta debe estar cuantificada en números absolutos o en porcentajes. Algunos ejemplos de metas son: Atender el 100% de los trámites que se le asignen. Brindar orientación sobre trámites y servicios del área de manera eficiente y eficaz al 100% de los usuarios internos y externos que lo soliciten. Supervisar los 12 informes mensuales que se elaboren para el seguimiento del programa de investigación. 3. Las metas de desempeño se acordarán conjuntamente entre el personal operativo y su jefe inmediato (Jefe de Departamento como mínimo). Ambos participantes son responsables de que la definición de metas individuales de desempeño sea adecuada y pertinente. Identificación de metas de desempeño del área Definición de metas de desempeño por Puesto Tipo y/o por funciones genéricas del área. Definición de los metas individuales de desempeño Como ya se comentó, la Metodología se basa en la medición cuantitativa y cualitativa de metas considerando las competencias del personal en el desempeño del puesto que ocupa en la organización. Las metas se establecerán considerando el siguiente despliegue: Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ INIFAP Metas Unidad Administrativa Metas Personal Operativo Metas El alineamiento debe establecerse a partir de las metas del Instituto, desagregando posteriormente a nivel de las diversas unidades administrativas, y finalmente definir las metas para el personal de nivel operativo del INIFAP. Características relevantes del proceso de Evaluación del Desempeño Responsables de la Evaluación del Desempeño en el INIFAP Las responsabilidades en el proceso de Evaluación del Desempeño estarán asignadas conforme a lo siguiente: La Dirección de Desarrollo Humano y Profesionalización tendrá las siguientes responsabilidades: o Coordinar el proceso de Evaluación del Desempeño del personal operativo del INIFAP. o Proponer el método que se utilizará para la evaluación del desempeño. o Desarrollar el procedimiento para el cálculo, control y registro de los resultados obtenidos por los evaluados. o Comunicar a las Unidades Administrativas del Instituto los periodos en que se definirán las metas y se aplicará la evaluación de desempeño, así como los resultados de las evaluaciones de desempeño. o Concentrar, integrar e informar a los responsables de cada área en Oficinas Centrales y en CIR’s y CENID´s, las metas autorizadas y los resultados de las evaluaciones de desempeño del personal operativo. o Llevar el registro histórico de las evaluaciones del desempeño del personal del INIFAP. o Asesorar a las Unidades Administrativas respecto al proceso de evaluación de desempeño. Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ Los Titulares de las Unidades Administrativas y Directores de Área en Oficinas Centrales; así como los Directores de CIR’s y de CENID’s y los Jefes de Campos Experimentales, a través de los Directores de Administración y de los Jefes de Departamento de Administración en el ámbito de sus competencias, tendrán las siguientes responsabilidades: o Establecer las metas de desempeño de la Unidad Administrativa a su cargo y hacerlas del conocimiento al interior de la misma. o Validar las metas de desempeño del personal de nivel operativo del área respectiva, previa elaboración y revisión por parte de los Jefes inmediatos del personal evaluado. o Integrar los documentos que contengan el establecimiento de las metas, así como los correspondientes a los resultados las mismas, del personal a su cargo. Los Jefes inmediatos del personal evaluado (como mínimo a nivel de Jefe de Departamento) tendrán las siguientes responsabilidades: o Establecer de común acuerdo con el personal a evaluar las metas para medir su desempeño laboral. o Registrar, documentar e identificar el avance de cumplimiento de las metas de sus evaluados. o Establecer diálogos de desarrollo con el personal que le reporta directamente. o Suscribir junto con el personal evaluado los documentos relativos al establecimiento de las metas, así como los correspondientes a los resultados de las mismas. El personal operativo evaluado tendrá las siguientes responsabilidades: o Establecer de común acuerdo con su jefe inmediato las metas para medir su desempeño laboral. o Suscribir junto con su jefe inmediato, los documentos relativos al establecimiento de las metas, así como los correspondientes a los resultados de las mismas. o Acreditar el avance y cumplimiento de las metas. Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ Actividades para la evaluación del desempeño 1 Definición de Metas Individuales 2 3 Aplicación de la Evaluación del Desempeño Análisis e Informe de Resultados Actividades 1. Definición de Metas Individuales 2. Aplicación de la Evaluación del Desempeño 3. Análisis e Informe de Resultados MayoJunio 24 de mayo-7 de junio Octubre Noviembre Por definir Por definir Nota: Entre los meses de junio y octubre la Dirección de Desarrollo Humano y Profesionalización, realizará el análisis y la retroalimentación, respecto a las metas individuales de desempeño definidas. Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ Cédula de Evaluación del Desempeño 2013: La Cédula de Evaluación del Desempeño 2013 que se encuentra en el Anexo de esta Metodología, consta de dos componentes: I. II. metas de desempeño y factores de actuación profesional. El componente de Metas de Desempeño califica los aspectos cuantitativos de eficiencia y eficacia. Responde al ¿qué hace? El componente de Factores de actuación profesional califica los aspectos cualitativos, es decir la calidad. Responde al ¿cómo lo hace? En el caso del INIFAP los 2 componentes del desempeño son de gran relevancia, considerando que es tan importante cumplir con las metas, como realizar el trabajo con calidad. I. Metas de desempeño: Las metas son la expresión concreta y cuantificable de los objetivos que se pretenden alcanzar en el 2013 Las metas deberán implicar un desafío para su logro y a la vez deberán ser realistas, observables y mesurables. Las metas deberán establecerse de común acuerdo entre el evaluador y el evaluado, y se recomienda identificar de 2 a 3 metas para el personal de nivel operativo. Las metas deberán definirse considerando lo siguiente: a) La identificación de las metas de desempeño individual del personal operativo de cada área, deberá tener como base el Mandato, los objetivos y los indicadores de desempeño institucionales establecidos en los programas anuales de actividades, los planes estratégicos y en el propio Convenio de Administración por Resultados del INIFAP; así como las funciones y actividades relevantes del área de trabajo en donde se encuentra adscrita la persona a evaluar. Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ b) En la medida de lo posible y cuando así se requiera deberán incorporarse a las metas, elementos y características orientadas a la innovación y creatividad de las actividades que realiza el personal evaluado. c) Describir la meta utilizando un verbo de acción en infinitivo, estableciendo el resultado que se pretende alcanzar así como su unidad de medida en términos de: cantidad, tiempo, calidad, costo o cualquier combinación de estos, de manera concreta y precisa. d) En la medida de lo posible, se deberán integrar los medios de verificación, es decir los documentos u otras evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la meta. e) Se deberán requisitar los formatos para el establecimiento de las metas y de los resultados de las mismas, con las firmas del evaluado, el evaluador y jefe inmediato del evaluador. f) Las metas de desempeño deberán establecerse para todos aquellos servidores públicos que desempeñen un puesto de nivel operativo en el INIFAP durante el año 2013. En los casos en que el personal hubiere desempeñado puestos de nivel operativo en diferentes áreas de adscripción, su evaluación deberá realizarse respecto de todos y cada uno de ellos. La Dirección de Desarrollo Humano y Profesionalización integrará y determinará el resultado de la evaluación del desempeño del servidor público, promediando los resultados alcanzados en cada uno de los puestos desempeñados. II. Factores de actuación profesional: Este componente consiste en evaluar los comportamientos esperados a partir de las competencias profesionales que se requieren para el desempeño de cada puesto. Se entiende como competencia profesional al conjunto de conocimientos, habilidades, actitudes y aptitudes requeridas para desempeñar un puesto. En éste sentido para la evaluación del desempeño del personal, adicional a la evaluación de las metas, se realizará la evaluación de los Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ 12 Factores de actuación profesional que comprende la Cédula de Evaluación del Desempeño 2013. Estos factores se refieren a los comportamientos que esperan del personal de nivel operativo durante el desempeño de sus funciones y actividades. El puntaje obtenido en la calificación de metas y en la de factores de actuación profesional se sumará para tener una calificación final integrada del desempeño del personal. Recomendaciones para la calificación del desempeño Con la finalidad lograr la mayor objetividad y confiabilidad en la evaluación del desempeño es importante evitar los siguientes errores de percepción: o Prejuicios: opiniones del evaluador basadas en estereotipos. Ejemplos de este tipo de sesgo podrían ser calificar diferente a las personas en función su edad, sexo, físico, condición económica, etc. y no darle importancia al desempeño de su puesto de trabajo. o Efecto de halo: son las valoraciones del desempeño que están enfocadas en un solo aspecto del evaluado, positivo o negativo, que lleva a generalizar la calificación a los demás ámbitos. Igual ocurre con la calificación que se realiza soportado en la primera o última impresión que le genera el evaluado. o Tendencia central: consiste en calificar los diferentes aspectos de evaluación en el punto medio de la escala, evitando calificaciones altas o bajas, lo que lleva a ocultar problemas o puntos sobresalientes. o Polarización: es cuando el evaluador se inclina al polo positivo o negativo de la escala, calificando todos los aspectos en ese sentido, siendo demasiado estricto o demasiado benévolo en su evaluación. o Memoria reciente: la calificación se puede restringir únicamente al desempeño reciente del evaluado, sin tener en cuenta que la Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ evaluación es un proceso continuo que abarca un periodo determinado de tiempo. o Comparación: en ocasiones se evalúa el desempeño del evaluado con respecto al de otras personas, más que en relación con los desempeños definidos. o Semejanza: este efecto puede darse si el evaluador favorece sistemáticamente a los evaluados que se parecen a él o ella, en términos de actitudes, experiencia, etc. Es recomendable valorar el desempeño del evaluado con respecto a los criterios establecidos de forma objetiva. Diálogos de Desarrollo Los diálogos de desarrollo son la retroalimentación que deberá realizarse entre el evaluador y evaluado desde el momento de la determinación de metas hasta el análisis de los resultados de la evaluación. Estos diálogos deberán darse en un espacio de confianza y respeto mutuo entre dichos actores para lo cual el evaluador deberá de tomar en consideración las siguientes reglas al momento de realizarse: o Empezar con los aspectos positivos. o Reconocer el logro y reforzar los comportamientos relacionados con los valores institucionales. o Analizar el desempeño o el comportamiento y no hacer valoraciones de la persona. o Señalar alternativas y dar propuestas concretas. o Evitar comparaciones con los demás, de ser así hacerlo en relación al grupo. o Los comentarios evaluativos deben basarse en hechos, no en “opino que…” o Hacer críticas constructivas buscando siempre la mejora continua. o Centrarse en actuaciones y comportamientos, no en rasgos de personalidad. o Ser específico y basarse en hechos. o Enfocarse en desarrollar el potencial del colaborador. o Evitar soluciones políticas, procurando ser lo más objetivo posible. o Cuando tenga que proporcionar retroalimentación negativa, trate por todos los medios de no herir los sentimientos de la otra persona. Metodología para la Evaluación del Desempeño del Personal de nivel operativo del INIFAP 2013 ______________________________________ En éstos diálogos el evaluador y evaluado deberán examinar los resultados obtenidos en la evaluación, con la finalidad de que el evaluado tenga clara conciencia de los retos que deberá asumir y acordar en su caso acciones de mejora, asimismo el desarrollo de estos diálogos les permitirá a los involucrados analizar los obstáculos presentados para alcanzar los resultados preestablecidos y desarrollar acciones preventivas para los siguientes ejercicios. Es importante que estos diálogos se constituyan como una práctica sistemática y no solo se lleven a cabo al concluir el proceso de evaluación del desempeño. Lo anterior, permitirá reorientar los esfuerzos para alcanzar las metas establecidas en concordancia a las situaciones que se vayan presentando durante el periodo de evaluación y contribuirá a tener evaluaciones de desempeño más objetivas y confiables; así como una mejora en el desempeño institucional. Comentarios y aclaraciones Para cualquier duda, comentarios o aclaración sobre esta Metodología, es importante que se dirijan a la Dirección de Desarrollo Humano y Profesionalización.