Proyecto Terminal II Contenido nuclear Proyecto Terminal II Contenido nuclear Índice Presentación...................................................................................................................... 3 1. 2. Análisis e interpretación .......................................................................................... 3 1.1. Análisis ............................................................................................................ 3 1.2. Interpretación ................................................................................................... 4 Diseño de intervención ............................................................................................ 5 2.1 Estrategias ....................................................................................................... 5 2.2. Recursos .......................................................................................................... 6 2.3. Alcances y limitaciones .................................................................................... 8 3. Ejecución del proyecto ............................................................................................ 8 4. Monitoreo y control del proyecto ............................................................................. 9 5. Evaluación del proyecto ........................................................................................ 11 6. Sistematización del proyecto ................................................................................. 12 6.1. Descripción de la intervención........................................................................ 13 6.2. Análisis de la intervención .............................................................................. 13 6.3. Mapas de procesos ........................................................................................ 13 6.4. Documentación requerida .............................................................................. 16 7. Informe de resultados............................................................................................ 17 8. Propuesta de mejora y/o plan emergente .............................................................. 18 9. Elementos del documento final del proyecto ......................................................... 21 Fuentes de consulta ........................................................................................................ 23 División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 2 Proyecto Terminal II Contenido nuclear Presentación El presente documento proporciona información a los estudiantes sobre la metodología de la asignatura y el desarrollo del Proyecto Terminal II, así como la explicación de cada una de las actividades que se deben de realizar durante el semestre. El objetivo del Proyecto terminal II es contribuir a determinar los procesos de formación integral de los estudiantes, así como fortalecer el desarrollo de habilidades profesionales en contextos diversos, mediante la utilización de competencias para la práctica investigativa y para la aplicabilidad del conocimiento, mismas que son requeridas en el ejercicio profesional de las áreas específicas de Mercadotecnia Internacional. 1. Análisis e interpretación 1.1. Análisis Una vez organizados los datos de la investigación realizada, comienza el análisis de los resultados. El primer paso es estudiar cada pregunta aislada, luego las preguntas por subgrupos y las relaciones entre pares de preguntas, y, por último, se estudiarán las relaciones entre todas las preguntas. El modelo de análisis de datos debe llevar el siguiente proceso: • • • • • • • Codificar toda la información. Agrupar datos cuantitativos en porcentajes y frecuencias. Realizar tablas para sintetizar la información. Efectuar la definición de categorías exhaustivas significativas que constituyeron las variables. Realizar un estudio descriptivo más profundo (calculando distintos indicadores), acompañado de estudios estadísticos inferenciales. Interpretar los datos en el contexto en que fueron recogidos. Extraer conclusiones. Codificar significa asignar un código, por lo general un número, a cada respuesta posible de cada pregunta. El código incluye una indicación de la posición en la columna (campo) y el registro que ocupará el dato; por ejemplo, el sexo de los encuestados se codifica con 1 para las mujeres y 2 para los hombres. Una vez terminado el análisis de datos, el investigador prepara el informe y comunica las conclusiones y recomendaciones. Es un informe claro, preciso y conciso por escrito y una presentación oral simple y completa. El resultado debe presentarse en un formato sencillo, enfocado hacia las necesidades y facilitar la toma de decisiones. División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 3 Proyecto Terminal II Contenido nuclear 1.2. Interpretación La segunda etapa es determinar el significado de los resultados y cuán significativos son en su contexto específico. A continuación, se presentan algunas de las preguntas que deben responderse para interpretar los resultados de la mejor manera: • • • • • ¿Qué significan los resultados? ¿Cómo surgieron los resultados? ¿Cuáles son las posibles explicaciones de los resultados? ¿Se ha respondido a todos los “por qué”? ¿Algunos resultados requieren investigación adicional? Para el análisis de la aplicación de la totalidad de los instrumentos de investigación desarrollados se requiere el diseño de banners, título de la pregunta, base y subbases para cada pregunta, lista de código y observaciones (unidades de medición y otros). Ejemplo: Pregunta 1 Pregunta 1 Título Banner Veces al año que recurren al uso de vitaminas 1 2 3 4 Fuente: Nieto (2022) División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 4 Proyecto Terminal II Contenido nuclear 2. Diseño de intervención 2.1 Estrategias Las estrategias de implementación no tienen una estructura idéntica en todos los proyectos ya que estas dependen de: • • • Las características propias de la naturaleza del proyecto. El contexto donde se implementará y sus procesos institucionales. Los recursos humanos, materiales y tecnológicos disponibles. Los elementos anteriores serán enunciados con precisión en esta sección dando respuesta a los siguientes cuestionamientos: • • • • • • ¿Cuáles son las etapas de implementación? ¿Qué se realizará en cada etapa? ¿Cómo se llevará a cabo? ¿Qué se requiere para su implementación? ¿Quiénes deberán participar y qué deben hacer? ¿Qué instrumentos, documentos, manuales, etc., se implementarán como parte del proceso de instrumentación y seguimiento? Las estrategias pueden entenderse como planes generales de acción. El establecimiento de estas resulta ser relevante para las organizaciones ya que comprometen recursos (financieros, tecnológicos, humanos y materiales) en el corto, mediano y, sobre todo, largo plazo. De ahí su importancia al interior de las organizaciones actuales. Las estrategias se complementan con las tácticas, entendiendo estas como las actividades a desarrollar por parte de la organización en tiempo y forma. Las tácticas generalmente se plasman en gráficas de Gantt que son herramientas muy útiles y que pueden ser desarrolladas fácilmente y comprendidas de una forma muy sencilla por todos quienes participan en la organización. El desarrollo de un plan de mercadotecnia tanto a nivel local como a nivel internacional debe de tener incluidas de forma muy específica cada una de las variables de le mezcla de mercadotecnia (producto, precio, plaza y promoción). La mezcla de mercadotecnia es una herramienta muy utilizada desde la década de los 60´s, que sigue estando muy vigente en cualquier plan de marketing en la actualidad. La mezcla de mercadotecnia, también llamada marketing-mix (en su acepción original en idioma inglés) o cuatro P´s, puede definirse como la combinación estratégica de las variables producto, precio, plaza y promoción; que una empresa desarrolla para atender División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 5 Proyecto Terminal II Contenido nuclear las necesidades de un mercado meta en particular, con la finalidad de alcanzar satisfactoriamente sus objetivos corporativos. La implementación adecuada de un plan de mercadotecnia internacional radica, sustancialmente, en el desarrollo de cada una de las variables de la mezcla de mercadotecnia, con su correspondiente adecuación a la plaza o plazas de destino elegidas por las organizaciones en sus procesos de expansión; lo anterior se basa en gran medida en los correspondientes estudios de mercado y análisis macroambientales realizados previamente a la implementación de este. Un adecuado desarrollo de cada una de las variables de la mezcla de mercadotecnia permite que la organización asigne recursos en tiempo y forma para cada uno de los elementos de esta, este tema se complejiza en los modelos de negocios a nivel internacional debido a la existencia de una gran cantidad de factores macroambientales completamente incontrolables por parte de las empresas, además de que cada una de las plazas tiene características propias a las que habrán de adaptarse dichas variables. 2.2. Recursos Para que un proyecto funcione adecuadamente, tanto en el mercado local como en el internacional, es fundamental tener en consideración una serie de factores y recursos con los que la organización operará de forma adecuada. Además de un plan de marketing perfectamente estructurado (tema que se abordará más adelante), es fundamental hacer un análisis a profundidad sobre los recursos que se le asignarán a cada proyecto. Los recursos son los elementos con los que una organización opera y son fundamentales para su adecuado desarrollo; se pueden identificar los siguientes tipos de recursos: • • • • Recursos financieros Recursos humanos Recursos materiales Recursos tecnológicos Recursos financieros Los recursos financieros son, prácticamente, la base de las operaciones de un proyecto, se centran en la parte económica, y para ello las organizaciones deberán de asignar una cantidad específica de dinero, un presupuesto, en donde se especifique de forma detallada cada uno de los rubros y los tiempos en donde se ejercerán dichos recursos. Los recursos financieros son prácticamente el punto de partida para cualquier proyecto, con estos elementos prácticamente se sustentan los otros recursos de la organización (humanos, materiales y tecnológicos). División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 6 Proyecto Terminal II Contenido nuclear Recursos humanos Los recursos humanos, comúnmente llamados como “personal” dentro de las organizaciones, son las personas que desarrollan todas y cada una de las actividades al interior de la organización, los expertos en administración afirman categóricamente que los recursos humanos son el elemento más valioso de cualquier organización; de hecho, los recursos humanos son los que ejercen los recursos financieros, operan los recursos tecnológicos y desarrollan los recursos materiales. Los recursos humanos tienden a ser el recurso más complicado de la organización, ya que en este punto es importante reconocer que las personas se desarrollan profesionalmente con base en su educación, familia y contexto en general. Es fundamental entender que cualquier proyecto requiere de personal capacitado en diversas áreas, así como con una formación y educación muy específica, lo que permitirá la especialización de la mano de obra y por consiguiente el logro de los objetivos organizacionales en el corto, mediano y largo plazo. Los recursos humanos (RR.HH.) tienden a ser un recurso costoso ya que, además de los sueldos, salarios y prestaciones a los que se tiene derecho (dependiendo de la legislación en cada país), es importante considerar su capacitación constante y el trabajo por parte de la organización para que se integren adecuadamente en la cultura organizacional. Los RR.HH. deben de ser considerados a largo plazo, dado que uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas hoy en día es la alta rotación de personal. Recursos materiales Los recursos materiales son la base para la elaboración de los productos (sobre todo en empresas fabricantes de bienes), el manejo de las materias primas es muy importante ya que de ello depende que los productos (bienes) se encuentren disponibles en tiempo y forma en el mercado, lo que permitirá que las organizaciones alcancen sus objetivos de manera satisfactoria. El tema es muy amplio y requiere de un análisis detallado, existen empresas cuyo inventario de materias primas es gigantesco, por lo que su adecuado manejo es un elemento estratégico para las empresas en el corto, mediano y largo plazo. Recursos tecnológicos Para el desarrollo de cualquier actividad en la actualidad, las empresas echan mano de diversas herramientas que están relacionadas de manera directa con la tecnología en diversas formas. Hoy cualquier empresa, por pequeña que esta sea, utiliza tanto hardware como software para la consecución de sus objetivos, la mayoría de los productos son fabricados en procesos automatizados a través de maquinaria y equipo especializado. Asimismo, cualquiera de los procesos al interior de una organización utiliza como mínimo una computadora y diversos sistemas (dependiendo de la función de cada área); así, División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 7 Proyecto Terminal II Contenido nuclear decimos que los recursos tecnológicos se relacionan de manera directa con la maquinaria y el equipo. Los recursos en cualquiera de sus formas son una base fundamental para el desarrollo de las organizaciones y los proyectos específicos que estas desarrollen para el logro de sus objetivos organizacionales. En los siguientes apartados se hará un análisis integral de los recursos que se requieren para el desarrollo de este proyecto. Como se comentó en párrafos anteriores el primer tipo de recursos que una organización deberá ejercer para el desarrollo de cualquier proyecto es el financiero; con esta asignación de fondos las empresas pueden contratar personal (recursos humanos), comprar maquinaria y/o equipo (recursos tecnológicos), o bien comprar materias primas para la elaboración de los productos o la prestación de los servicios. Los recursos financieros se ejercen a través de un presupuesto. Un presupuesto puede definirse como un plan que se plasma en un documento en el cual se establecen operaciones y recursos en un periodo de tiempo futuro, en este documento se especifican de manera muy detallada los recursos que se asignarán a cada actividad. 2.3. Alcances y limitaciones Los alcances nos indican con precisión qué se puede esperar o cuáles aspectos alcanzaremos con la intervención, y las limitaciones indican qué aspectos quedan fuera de su cobertura (siempre tomando como referencia los objetivos). El alcance de un proyecto resume los objetivos del proyecto y las metas que se deben alcanzar para obtener un resultado satisfactorio que vaya en sintonía con lo planificado. 3. Ejecución del proyecto El término ejecución proviene del latín “exsecutio” que hace referencia a una acción que se concreta o se pone por obra. La fase de ejecución es la intervención transformadora de la realidad o situación que inicialmente se consideró insatisfactoria o problemática; representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización del proyecto, también se le llama puesta en marcha. Para esta fase es necesario organizar los medios o recursos, así como asignarlos a cada actividad. Antes de comenzar con la ejecución de un proyecto, es necesario tomarse el tiempo para desglosar el proyecto en tareas, de manera que se pueda programar la ejecución de estas y determinar los recursos que deben movilizarse. División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 8 Proyecto Terminal II Contenido nuclear La ejecución de cualquier proyecto busca alcanzar buenos resultados que cumplan con los objetivos marcados; por ello es importante que las actividades y tareas sucedan en un orden lógico, que se señale de manera concreta y precisa cuáles y cómo hay que ejecutarlas, así como que se indique en que subtareas se dividen las actividades. El cuadro de tareas, a veces denominado cuadro técnico del proyecto, permite desglosar el proyecto en tareas elementales (listado de actividades). Ejemplo: Objetivo Implementación del sistema de información Resultado Sistema instalado y en funcionamien to Tarea Adquisición de hardware y software Instalación y cableado de la red de computadoras Instalación del hardware Instalación del software Capacitación de usuarios Actividad Visita a proveedores de hardware y software, y obtención del mejor precio Aprobación de la compra por el consejo Instalación y cableado Pruebas eléctricas Responsable Director del proyecto Fecha 03.02.23 Director del proyecto 10.02.23 Técnico 11.02.23 Técnico 12.02.23 Instalación de los equipos Instalación del software Planificación de la capacitación Elaboración del material pedagógico Organización del programa de capacitación Consultor 15.02.23 Desarrollador de software Monitor principal Monitor principal Monitor principal 22.02.23 12.02.23 25.02.23 27.02.23 4. Monitoreo y control del proyecto De acuerdo con la Organización Panamericana de la Salud (1999) “el monitoreo es una herramienta de gestión para controlar el avance de los proyectos en ejecución, según la idea básica de comparar su desempeño efectivo con los planes, y medir los resultados reales en función de los previstos”. Por lo tanto, permite monitorear y controlar el avance de estos durante su ejecución. Entre los beneficios que brinda el monitoreo de los proyectos a los responsables se encuentran: División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 9 Proyecto Terminal II Contenido nuclear • • • • • Facilita el control de las actividades que se están desarrollando Brinda información de utilidad para la toma de decisiones Muestra los resultados que se han obtenido Permite elaborar reportes para la presentación de avances Permite tomar acciones pertinentes para corregir problemáticas que se presenten En este punto se debe desarrollar una adecuada planificación de las estrategias implementadas, en donde el monitoreo y el control, serán una serie de actividades a través de las cuales que va a determinar si el proyecto está operando de acuerdo con lo establecido, a continuación se muestra un esquema como ejemplo: Iniciar. Elaborar un informe de las actividades que se deben efectuar para alcanzar los objetivos. Realizar una reunión de seguimiento por departamento, área o personal que interviene. Revisión del seguimiento. Reunión de informde de avances. Envío de comentarios. Actualización del monitoreo y supervisión. Planificación, monitoreo y control de las estrategias implementadas en un proyecto Fuente: Elaboración propia. Las diferentes gestiones que intervienen son las siguientes: 1. Gestión de alcance: se establecen los roles y responsabilidades sobre los alcances de las estrategias y tácticas que constituyen el proyecto terminal; aquí se plantean las diferentes actividades a efectuar, desde lo que es su definición como la secuencia de las acciones que se van a realizar, calcular su duración (corto, mediano y largo plazo), hasta el momento en que deberá presentar resultados (ROI). División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 10 Proyecto Terminal II Contenido nuclear 2. Gestión de cronograma: se presenta la organización de las actividades que comprenden el logro del proyecto, como la definición y secuencia de las que se deben hacer, también considera el tiempo de implementación. 3. Gestión de costos del proyecto: en este punto es donde se manifiestan los procesos requeridos para asegurar la ejecución total de todas las estrategias y tácticas propuestas, comparándolo con los presupuestos presentados. 4. Gestión de recursos: es la parte en donde se visualizan los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos que requiere el proyecto terminal, gestionando el que se pueda obtener una finalización exitosa. Se puede apoyar en la asignación de roles y responsabilidades. Actividad Corto plazo Apertura de red social Desarrollo de contenidos para Facebook e Instagram Material POP Diseño y desarrollo del material Mediano plazo Generación de contenidos que deriven al punto de venta a los consumidores Entrega del material Largo plazo Volumen de ventas Posicionamie nto de la marca Presupuesto Solicitado Empleado $3,000.00 $2,500.00 $5,000.00 $7,000.00 Ejemplo de la descripción de recurso empleados en función de su finalidad y plazo Fuente: Elaboración propia 5. Evaluación del proyecto A continuación, se describen seis indicadores mediante los cuales se puede evaluar el proyecto terminal (Apuntate Una, 2014): 1. Alcance: presenta el objetivo general y los específicos que se esperaron para el proyecto, además de las tareas, los plazos y costos que se necesitaron para el desarrollo de esta actividad. Para ello se te facilitará si: - Señala los requisitos del proyecto. - Divide por necesidades los productos entregables. - Desarrolla las tareas que fueron necesarias para completar los trabajos entregables. - Menciona el tiempo que se invirtió. - Indica los puntos críticos del proyecto. 2. Logro: este tipo de indicador se aplica para conocer los cambios que las organizaciones esperan para alcanzar sus objetivos. División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 11 Proyecto Terminal II Contenido nuclear 3. Actividades: es aplicado para que se evalúen las acciones que se pusieron en marcha como son: estrategias o tácticas de mercadotecnia, los participantes o los materiales que se emplearon. 4. Impacto: esta evaluación tiene que ver con las actividades que se realizaron, pero que van a generar un impacto en otras acciones que se encuentre desarrollando la empresa, pero que no guarda relación con el objetivo comercial de la empresa. 5. Procesos: se revisan los ajustes y adecuaciones que se emplearon a los sistemas de gestión; por ejemplo: tiempos de entrega, relación en cuanto al procesos de producción, cobranza, importación, exportación. 6. Recursos: se llevará a cabo la evaluación de los ajustes o empleo de los materiales técnicos, tecnológicos y/o humanos que hicieron eficiente y eficaz la implementación de las estrategias de mercadotecnia. 6. Sistematización del proyecto De acuerdo con Acosta (2005) la sistematización es “la organización y ordenamiento de la información existente con el objetivo de explicar los cambios sucedidos durante un proyecto, los factores que intervinieron, los resultados y las lecciones aprendidas que dejó el proceso”. Por lo que este paso es muy importante dado que, a través de la sistematización, el proyecto desarrollado podrá servir como guía para la implementación de futuros proyectos dentro de la empresa, e incluso para otros proyectos orientados al mismo campo de la mercadotecnia. De acuerdo con la OIT (s.f.), el proceso de sistematización necesita recuperar los siguientes elementos: Recuperado de Oficina de la OIT para los Países Andinos. (s.f.) Este proceso permitirá al responsable del proyecto llevar a cabo un proceso de reflexión desde la propia práctica considerando las estrategias y acciones realizadas. División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 12 Proyecto Terminal II Contenido nuclear 6.1. Descripción de la intervención Para la Descripción de la intervención, es importante la reflexión de todo el proceso que se ha desarrollado durante el Proyecto Terminal, desde que se inició con la detección de la problemática, la propuesta de mercadotecnia para solucionarla, hasta el momento en el que se llevó a cabo el monitoreo y la evaluación de las actividades realizadas. La descripción de la intervención debe ser neutral, sin emitir juicios personales sobre lo desarrollado porque lo que se busca es conocer el proceso llevado a cabo, para lo cual es importante responder a las interrogantes ¿qué se hizo? y ¿cómo se hizo? 6.2. Análisis de la intervención De acuerdo con la Real Academia Española (s.f.), un análisis es un “estudio detallado de algo, especialmente de una obra o de un escrito.” y el “estudio detallado de algo, especialmente de una obra o de un escrito.”. Por lo tanto, en esta parte del proyecto se debe examinar detalladamente la intervención, desde las estrategias de mercadotecnia realizadas, sus actividades y los resultados conseguido, con el objetivo de recuperar los aprendizajes obtenidos para la mejora de futuros proyectos. En el análisis de la intervención es importante hacer una crítica tomando en cuenta ¿qué se hizo bien?, ¿qué se hizo mal?, ¿qué dificultades se presentaron y cómo se resolvieron?, y ¿qué se puede mejorar? De igual forma, es importante realizar un análisis de la situación inicial de la organización contra la situación actual a raíz de la intervención para poder identificar los principales cambios conseguidos. 6.3. Mapas de procesos Los mapas de procesos son diagramas de flujo que muestran las secuencias de los procesos de una empresa, cómo funcionan y cómo se interrelacionan. De esta manera, se puede observar de manera gráfica cuáles son las fases o etapas por las cuáles pasan los procesos y los distintos caminos que pueden seguir, en caso de que se requiera de la intervención de varios responsables en su ejecución. Los procesos, que bien pueden ser internos o externos, sirven para sentar las bases para su conocimiento y, en dado caso, poder optimizarlos para mejorar el uso de los recursos de la empresa. De acuerdo con Gil Ojeda, Y. & Vallejo García, E. (2008), los procesos internos se pueden dividir en tres categorías: División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 13 Proyecto Terminal II Contenido nuclear • • • Procesos estratégicos: son aquéllos que mantienen y despliegan las políticas y estrategias de la organización, proporcionan directrices y límites de actuación al resto de los procesos. Ejemplos: comunicación interna, revisión del sistema, planificación estratégica. Procesos operativos: están directamente ligados a los servicios que se prestan y orientados a los clientes/usuarios, así como a los requisitos. Ejemplos: procesos de producción, de desarrollo de productos, de distribución, de comercialización, etc. Procesos de soporte: son aquéllos que sirven de apoyo a los procesos clave, siendo determinantes para el logro de los objetivos del proyecto. Ejemplos: servicio al cliente, control de calidad, servicios postventa. Fuente: Gil Ojeda, Y. & Vallejo García, E. (2008). División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 14 Proyecto Terminal II Contenido nuclear Símbolos de diagrama de flujo Fuente: Gil Ojeda, Y. & Vallejo García, E. (2008). En mercadotecnia, cuando hablamos de servicios, también existen mapas de procesos dirigidos a conocer el customer journey de los clientes, los cuales se conocen como Service Blueprint. Estos mapas son utilizados con el objetivo de tener un panorama detallado del servicio al cliente que ofrece la organización, que permita conocer el proceso desde la perspectiva del cliente, con el propósito de mejorar los servicios y el diseño de estos. Entre los principales beneficios que se tiene de elaborar estos mapas se encuentran: • • • • Permiten visualizar las relaciones entre los diferentes servicios y componentes de la organización. Ayuda a conocer el recorrido que hace el usuario objetivo durante su viaje como cliente. Delimitar roles y procesos. Identificar áreas de mejora. División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 15 Proyecto Terminal II Contenido nuclear Modelo de un Service Blueprint Fuente (QuestionPro, 2022) 6.4. Documentación requerida Se deben incluir todos los documentos soporte que permiten el correcto desarrollo del proyecto, por ejemplo: • • Proyectos de exportación: carta porte, pedimento, factura comercial, lista de empaque, certificado de origen, carta de instrucciones, documentos regulatorios, etc. Proyectos de comercialización: pedidos, facturas, contratos de compra-venta, etc. Se debe tener en cuenta que la documentación requerida varía con cada tipo de proyecto, por lo que los archivos a incluir en este apartado deberán corresponder al proyecto de mercadotecnia que se esté desarrollando. División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 16 Proyecto Terminal II Contenido nuclear 7. Informe de resultados Según la definición de la Secretaría de la Educación Pública (2021) “un informe de resultados es un documento que se elabora para dar a conocer la manera como se hizo un trabajo, una investigación, un sondeo o una encuesta y los datos que se obtuvieron durante su realización”. En esta sección se presentará de forma clara y concisa un resumen, interpretación de métricas e indicadores del proyecto con los resultados obtenidos, revisando los logros y dificultades encontradas; comparándolos con los objetivos del proyecto y así determinar su cumplimiento, o bien, valorar el avance alcanzado. El informe debe ser claro para quien lo lea, con una estructura sencilla y coherente; conciso, donde se ofrece información detallada e imprescindible; en el que se observen fuentes de información confiables, dando la seguridad de que los datos expuestos son fiables y objetivos. También debe ser replicable, ya que, de ser preciso, cualquier persona podrá replicar y contrastar los resultados (Chávez, P., 2022). Las características del informe de resultados, en cuanto a su estructura, son (Nueva escuela mexicana, 2022): • • • • • Título: recuerda que debe reflejar el objetivo de la investigación. Presentación: debe incluir en ella información que le permita al lector introducirse al tema. También debe incluir el objetivo y la justificación de la encuesta, es decir, ¿por qué realizaron la encuesta?, ¿qué querías saber? Descripción breve de la investigación: en este apartado deberás describir, de forma clara y concisa, el procedimiento que llevaste a cabo para recolectar la información. Presentación de los datos: es la parte más importante de tu informe porque aquí presentarás el análisis de los resultados de la intervención. También se conoce como “cuerpo o desarrollo del informe”. Debes seleccionar cuidadosamente la información que formará parte del informe, ya que esta información va a respaldar las afirmaciones que expongas en el apartado de conclusiones. Es importante también que incluyas las gráficas que evidencien el progreso de los objetivos planteados. Conclusiones: la información contenida en este apartado debe de ser la necesaria y suficiente para apoyar y demostrar tus conclusiones. En otras palabras, en las conclusiones expondrás la interpretación objetiva de los gráficos o recurso empleados para mostrar los resultados de la intervención. División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 17 Proyecto Terminal II Contenido nuclear 8. Propuesta de mejora y/o plan emergente Una propuesta de mejora es una alternativa de solución, que depende de la capacidad de identificar, priorizar y resolver problemas; un problema es una desviación entre lo que debería estar ocurriendo y lo que realmente ocurre, y que sea lo suficientemente importante para hacer que alguien piense en que esa desviación debe corregirse (Cárdenas, 2005). Según Castillo (2018) "Con las propuestas mejoras se ofrecen soluciones a problemas como por ejemplo en el caso que se describe, la reducción de productos defectuosos, que a su vez genera una consecuencia positiva de ahorro en materias primas, y que beneficia a producir solo lo necesario. Una empresa que soluciona sus problemas y que obtiene un rendimiento en sus finanzas y mejora su producción buscar competir en los mercados lo cual es de vital importancia para la subsistencia de las organizaciones." La intención de hacer las propuestas de mejora es ofrecer soluciones a problemas que la entidad presenta y que su solución podría generar consecuencias positivas, como el ahorro en tiempo, incremento en productividad, mejora en la calidad en el servicio, entre otros. De acuerdo con Edwards Deming (1950) existen diferentes pasos para realizar un Plan de Mejora; para efectos del Proyecto Terminal, solamente se desarrolla el primer paso: 1. Identificación del Problema u Oportunidad de Mejora. Es el soporte principal que definirá el éxito de tu Plan de Mejora. En ese sentido, se retoma la serie de problemas identificadas y que se desea solucionar; es crucial hacer un análisis de la relevancia y factibilidad de estas. Es importante remarcar que la implementación de un plan de mejora empresarial conlleva el uso de recursos de la empresa, por lo que se debe buscar maximizar los resultados buscando una problemática importante y cuya solución dependa de nosotros. Para seleccionar el problema te recomendamos realizar lo siguiente: a) Listar todos los posibles problemas a solucionar. b) Identificar causas y relaciones en la lista de problemas para simplificar (puede que un problema forme parte de otro, por lo que se debe atender el problema global). c) Definir criterios para cuantificar la relevancia del problema, por ejemplo: ¿qué impacto tiene el problema en los ingresos de la empresa?, ¿qué consecuencias implica la no atención del problema?, ¿es viable financiera o técnicamente?, entre otros. d) Definir una escala para evaluar cada problema según los criterios establecidos en el punto 3. Por ejemplo: la escala puede ser del 1 al 5, donde 1 indica que el problema tiene poco impacto en los ingresos de la empresa y 5 que el problema tiene un impacto significativo en los ingresos de la empresa. e) Puntualizar cada problema según los criterios establecidos y posteriormente se realizará una ponderación de los resultados para clasificar los problemas. División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 18 Proyecto Terminal II Contenido nuclear Una de las mejores herramientas de apoyo para la fase de planificación es el Diagrama de Gantt, que lo constituyen las siguientes etapas: Planificar. En esta etapa vamos a definir las acciones a realizar para solucionar el problema. Estas son: • • • • • • Establecer los objetivos. Definir la secuencia de actividades a seguir. Asignar responsables para cada actividad. Establecer un cronograma y presupuesto para la realización de las actividades. Definir los indicadores de gestión para evaluar los resultados. Implementar una línea base de indicadores y estimar los resultados esperados. Hacer. Esta fase implica realizar las acciones definidas en la fase de planificación para implementar nuestro plan de mejora empresarial. Por ejemplo, si en una de las actividades se indicó que se debe evaluar la opinión de los consumidores sobre un producto, entonces aquí se podría realizar un test de producto. Para conocer cómo realizar un test de producto, te invitamos a revisar el siguiente artículo: • QuestionPro. (s/f). ¿Cómo realizar un test de producto? Recuperado de: https://www.questionpro.com/blog/es/test-de-producto/ Controlar o Verificar. Realizadas todas las actividades de acuerdo con la planificación, se deben evaluar los resultados de los indicadores de gestión para compararlos con la línea base (datos iniciales) y las estimaciones. Estos resultados nos indicarán si el plan de mejora logró los objetivos esperados. En caso de que no se logren los objetivos, se deben determinar las causas que impidieron cumplirlos. Para esta etapa se pueden utilizar herramientas como el diagrama de Pareto, diagrama de Ishikawa y el tablero de mando integral. Para conocer más respecto a las herramientas que puedes utilizar, te invitamos a revisar los siguientes materiales: • QuestionPro. (s/f) ¿Qué es el diagrama de Pareto? Recuperado de: https://www.questionpro.com/blog/es/diagrama-de-pareto/ • QuestionPro. (s/f) Cuadro de Mando Integral: Todo lo que debes saber. Recuperado de: https://www.questionpro.com/blog/es/usa-un-cuadro-demando-integral-para-administrar-tu-empresa/ División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 19 Proyecto Terminal II Contenido nuclear Actuar. Cómo te habrás dado cuenta, los pasos enlistados forman parte del famoso ciclo de Edwards Deming. Es por ello por lo que, ya sea que se logren o no los resultados, es necesario recopilar lo aprendido y actuar con base en ello. Esto implica reiniciar los pasos de la implementación del plan de mejora empresarial y convertirlo en un ciclo o espiral de mejora continua, para no tener impacto negativo. Recuperado de: https://acortar.link/DM5oD1 Revisa los siguientes materiales de apoyo: • Dispatchtrack. (s. f.). Ciclo de Deming: ejemplos, etapas, importancia, ventajas y desventajas. Sitio web: https://www.beetrack.com/es/blog/ciclo-de-deming-etapasejemplos • Zúñiga Castillo, M. E. & Córdova Encinas, D. (2015). La propuesta de mejora, una alternativa de solución para las pequeñas y medianas empresas. Itson.mx. https://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/no70/42blas_propuestas_de_mejora_una_alternativa_de_solucion_para_las_pequenas_y_media nas_empresas_noviembre_201.pdf División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 20 Proyecto Terminal II Contenido nuclear NOTA: en cuanto al Plan emergente, se tendrá que llevar a cabo solamente si las condiciones o el planteamiento del problema de la entidad o empresa cambia por razones ajenas al estudiante o asesor externo, e implica un cambio en las estrategias que se diseñaron originalmente. Algunas de las causas que obligan a hacer un plan emergente pueden ser: - Cambios en la administración de la empresa. - Falta de presupuesto. - Cierre de sucursales. - Pandemia. - Desastres naturales. - Inseguridad. En caso de que corresponda hacer el plan emergente, hay que llevar un registro de las situaciones que ocurrieron, así como de las decisiones tomadas y del rediseño de las actividades o estrategias. Es importante recabar evidencias en la medida de lo posible. 9. Elementos del documento final del proyecto A continuación, se muestran los numerales que debe de contener el documento final del proyecto, y que corresponden a las actividades realizadas durante Proyecto Terminal I y II: 1. Antecedentes 2. Línea de investigación 3. Justificación 4. Planteamiento del problema 5. Preguntas de investigación 6. Objetivos de la investigación 7. Marco teórico 8. Metodología 9. Análisis e interpretación de los datos 10. Diseño de intervención 11. Ejecución del proyecto 12. Monitoreo y control del proyecto 13. Evaluación del proyecto 14. Sistematización 15. Informe de resultados del proyecto 16. Propuesta de mejora y/o plan emergente 17. Fuentes de consulta División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 21 Proyecto Terminal II Contenido nuclear Además del contenido que se desarrolla en cada capítulo, se agregan algunos archivos que sirvieron de apoyo, como el cronograma de actividades y la infografía. Entre los elementos que se usan para construir el informe, están los siguientes: • • • • Título: debe reflejar el objetivo del proyecto y estar acorde a la sublínea de investigación. Resumen/ Abstract: es un apartado que incluye información que le permita al lector introducirse al tema, también se menciona el propósito y la justificación de la propuesta, generalmente está compuesto de máximo 250 palabras. Descripción / Desarrollo: en cada capítulo corresponde describir de forma clara y concisa las características del proyecto y el procedimiento que se usó para recolectar la información. También se le conoce como “cuerpo o desarrollo del informe”. En esta etapa es importante incluir todas las evidencias de avance, gráficos, mediciones y demás elementos que proporcionen sustento al trabajo. Conclusiones: son afirmaciones categóricas, claras y breves derivadas del análisis de los datos obtenidos. Las conclusiones se pueden presentar como una lista de oraciones con viñetas, o como un texto a renglón seguido. Además de las características anteriores, hay que considerar otras que se conocen como “propiedades del texto” y son: - Claridad: ordenar las ideas y tener solamente una idea principal por párrafo. Objetividad: evitar dar ideas personales o ideas de otros a título personal. Brevedad: buscar explicar el tema con la menor cantidad de texto. Para respetar estas propiedades del texto, se sugiere lo siguiente: - Cuidar no repetir la información. Usar un lenguaje formal, pero evitar tecnicismos o palabras especializadas. Usar sinónimos para evitar la repetición innecesaria de palabras. Verificar que las oraciones tengan concordancia entre el sujeto, el verbo y el predicado, así como el uso adecuado de los signos de puntuación. Redactar las oraciones en el impersonal “se”. Por ejemplo: se encontró que poco más de la mitad de los encuestados son jóvenes. Evitar colocar opiniones o expresiones que reflejen el punto de vista personal. La finalidad del informe es presentar datos, no opiniones ni valoraciones. Incluir esquemas, infografías, figuras y tablas para ilustrar cada tema División de Ciencias Sociales y Administrativas / Mercadotecnia Internacional 22 Proyecto Terminal II Contenido nuclear Fuentes de consulta Acosta, L. A. (2005). Guía práctica para la sistematización de proyectos y programas de cooperación técnica. Recuperado de https://www.fao.org/3/ah474s/ah474s.pdf Apúntate Una (2014) Indicadores para la evaluación de proyectos. Recuperado de https://www.apuntateuna.es/indicadores-evaluacion-proyectos/ Cárdenas L. (2005). 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