GOBIERNO AUTONOMO DEPARTAMENTAL DEL BENI SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO ECONOMICO GUIA DE CIERRE DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA SANTISIMA TRINIDAD – BENI - BOLIVIA 2020 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO CONTENIDO ASPECTOS GENERALES. ........................................................................................................... 2 1. OBJETIVO DE LA GUIA .................................................................................................. 2 2. FINALIDAD. .................................................................................................................. 2 3. BASE LEGAL. ................................................................................................................. 2 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN. .............................................................................................. 3 5. PREVISIONES EN SU APLICACIÓN. ................................................................................. 3 6. APROBACIÓN ............................................................................................................... 3 7. MODIFICACIÓN ............................................................................................................ 3 8. DIFUSIÓN ..................................................................................................................... 4 9. CUANDO SE PUEDE CERRAR UN PROYECTO. .................................................................. 4 10. INSTANCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE CIERRE DE PROYECTOS. ....................... 4 10.1. UNIDADES EJECUTORAS DE PROYECTOS Y/O INSTANCIAS CORRESPONDIENTES. ...... 4 10.2. SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANANZAS. ........................ 5 10.3. SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE JUSTICIA. ................................................................ 5 10.4. SECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO. ................................... 5 10.5. ARCHIVO CENTRAL. ....................................................................................................... 5 11. PROCEDIMIENTO DE CIERRE EN LAS UNIDADES EJECUTORAS ........................................ 5 11.1. CIERRE TÉCNICO. ........................................................................................................... 6 11.2. CIERRE FINANCIERO. ...................................................................................................... 6 11.3. CIERRE LEGAL. ................................................................................................................ 6 12. INSTANCIAS DE VALIDACION DE CIERRE. ....................................................................... 6 12.1. LA SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. ........................ 6 12.2. LA SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE JUSTICIA. ........................................................... 7 13. DICTAMEN DE CIERRE. .................................................................................................. 7 14. CUSTODIA DEFINITIVA DE LA DOCUMENTACIÓN. .......................................................... 7 ANEXO 1................................................................................................................................. 8 ANEXO 2............................................................................................................................... 13 ANEXO 3............................................................................................................................... 16 ANEXO 4............................................................................................................................... 17 ANEXO 5............................................................................................................................... 18 ANEXO 6............................................................................................................................... 19 ANEXO 7............................................................................................................................... 20 Pág. 1 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO GUÍA DE CIERRE DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA ASPECTOS GENERALES. El cierre integral de proyectos de inversión pública (PIP) es el conjunto de acciones, procesos y procedimientos destinados a verificar el cumplimiento de los objetivos planificados de cada proyecto, una vez concluida la fase de inversión. El cierre de proyectos es una tarea pendiente que debe ser institucionalizada en la Gobernación del Beni, por eso a partir de la experiencia de cierre de dos PIP desarrollada en el órgano ejecutivo departamental de Beni y otras en entidades se desarrolla la guía que a continuación se presenta. El documento tiene por objetivo contribuir a que las diferentes reparticiones de la Gobernación del Beni, tengan insumos claros y prácticos para cerrar proyectos, cuando terminen la fase de inversión o cuando así se disponga por autoridad competente. 1. OBJETIVO DE LA GUIA Establecer lineamientos de cierre técnico, financiero y legal de proyectos de inversión pública inscritos en el sistema de información sobre inversiones (SISIN WEB), ejecutados por las unidades ejecutoras bajo dependencia directa del GAD-Beni. Identificar las instancias participantes en el proceso de cierre de proyectos. Determinar los pasos, momentos y plazos a cumplir 2. FINALIDAD. La presente guía tiene como finalidad: Contribuir a la eficiencia y transparencia de la gestión pública autonómica departamental 3. BASE LEGAL. Constituyen base legal de la presente guía las siguientes disposiciones legales: a) Constitución Política del Estado de 09 de febrero de 2009. b) Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamental de 20 de julio de 1990. Decreto Supremo Nº 29894 de 07 de febrero de 2017. c) Decreto Supremo Nº 181 de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y sus modificaciones. d) Resolución Suprema N° 216768 de 25 de junio de 1996, de las Normas Básicas del Sistema Nacional de Inversión Pública. e) Ley N°1600 de 20 de diciembre de 2017, de Presupuesto General del Estado Gestión 2018. Pág. 2 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO f) Decreto Supremo Nº 3448 de 3 de enero de 2018, de reglamento a la Ley de Presupuesto General del Estado Gestión 2018. g) Decreto Supremo Nº 24478, 29 de enero de 1997 Normas Básicas de Inversión Pública h) Reglamento Específico del Sistema Nacional de Inversión Publica Resolución Administrativa 013/2009 de fecha 28/09/2009. i) Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada Resolución de Gobernación 441/2014 de fecha 16/12/2014. j) Reglamento específico del sistema nacional de inversión pública del MPP. k) Resolución Ministerial No. 115/2015 de 12 de mayo de 2015, Reglamento Básico de Pre Inversión (RBP) Preparación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública de Bolivia. l) Resolución Ministerial N° 161 de 23 septiembre 2020, que aprueba el Reglamento básico de Pre inversión. m) Otras normas referidas a gestión de proyectos 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente guía es de aplicación obligatoria para todas las Secretarías, Direcciones y Servicios desconcentrados, Sub Gobernaciones y Corregimientos que hayan concluido sus proyectos o cuando así se disponga por autoridad competente. 5. PREVISIONES EN SU APLICACIÓN. En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación de la presente guía, éstas serán solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en la normativa señalada en el punto tres (3) de la presente guía. 6. APROBACIÓN La aprobación de la presente Guía de Cierre de Proyectos de Inversión Pública es atribución del Gobernador del Beni, mediante la normativa correspondiente. 7. MODIFICACIÓN La Secretaría Departamental de Planificación Desarrollo Económico del GAD-BENI en coordinación con sus Directores y Jefes de Unidades de Planificación Estratégica, Inversión y Desarrollo Organizacional, son encargados(as) de revisar, analizar esta guía de cierre de proyectos; asimismo cuando sea pertinente podrá efectuar la modificación y/o ajuste correspondiente, generando una nueva versión en función a las necesidades de las unidades ejecutoras dependientes del GAD-BENI. Pág. 3 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO 8. DIFUSIÓN Una vez aprobada, es responsabilidad de la Secretaría Departamental de Planificación Desarrollo Económico del GAD-BENI, a través de la Dirección de Inversión Pública, la difusión de la presente Guía de Cierre de Proyectos de Inversión Pública, utilizando para ello los canales y medios de comunicación interna. 9. CUANDO SE PUEDE CERRAR UN PROYECTO. Un Proyecto de Inversión Pública se puede cerrar en cualquiera de estas dos etapas: a) En la etapa de pre inversión. Un proyecto que se encuentra en etapa de pre inversión puede ser cerrado cuando los resultados del estudio de pre inversión indican que el proyecto no es viable, o cuando éste no cuente con los recursos financieros suficientes para implementarlo. b) En etapa de Inversión. Un proyecto se cierra cuando ha sido implementado y ha cumplido con la fase de inversión. Esto marca el inicio de la fase de operación. También se pueden cerrar aquellos proyectos de inversión pública, cuando se haya iniciado la etapa de inversión, pero debido a diversas razones no se asignó (durante dos o más gestiones consecutivas) recursos financieros para la continuidad y/o conclusión de su etapa de inversión. La decisión de cierre debe ser determinada por la máxima autoridad de la Unidad Ejecutora. 10. INSTANCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE CIERRE DE PROYECTOS. 10.1. UNIDADES EJECUTORAS DE PROYECTOS Y/O INSTANCIAS CORRESPONDIENTES. I. Las Secretarías, Direcciones y Servicios desconcentradas, Sub Gobernaciones y Corregimientos como unidades ejecutoras, se constituyen en las instancias responsables de iniciar y culminar el correcto cierre de los mismos, en el marco de la presente guía; y tendrán las siguientes funciones enunciativas, más no limitativas: a) Emitir los informes de cierre Técnico, Financiero y Legal (Tres originales en versión física y digital). En el caso de que la unidad ejecutora no cuente con un área jurídica, la Secretaría Departamental de Planificación elaborará el Informe Legal. b) Conservar y resguardar la documentación de cierre de Proyectos. Pág. 4 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO c) Firmar el dictamen de cierre de proyectos inscritos en el SISIN Web. II. En el caso de que los responsables y/o técnicos ejecutores de los proyectos no hayan dejado documentación de respaldo de la ejecución del proyecto de inversión, que impidan la elaboración de los informes de cierre, se procederá de acuerdo a la normativa de procedimientos administrativo. El encargado del cierre deberá poner a conocimiento de autoridad competente. 10.2. SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANANZAS. La Secretaría de Administración y Finanzas validará el informe de cierre financiero emitido por la Unidad Ejecutora. 10.3. SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE JUSTICIA. La Secretaría Departamental de Justicia, validará el informe de cierre legal emitido por la Unidad Ejecutora. 10.4. SECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO. A través de la Dirección de Inversión Pública, la Secretaría de Planificación se constituye en la instancia responsable del seguimiento del cierre del proyecto; así como, de la coordinación, verificación, adecuado cumplimiento y aplicación de la guía de cierre de proyectos de inversión pública, y tendrá las siguientes funciones enunciativas y no limitativas: a) Coordinar con las unidades ejecutoras las actividades necesarias para el cierre proyectos. b) Verificar la existencia de la documentación para el cierre del proyecto inscrito en el SISIN Web. c) Registrar la información requerida en el SISIN Web para el cierre del Proyecto e imprimir el Dictamen de Cierre, debiendo hacer firmar con la Unidad Ejecutora y la MAE. d) Remitir el documento original a la Unidad Ejecutora y copia legalizada al área de Archivo Central de toda la documentación resultante del proceso de cierre del proyecto. 10.5. ARCHIVO CENTRAL. El Responsable de Archivo Central de la Gobernación del Beni deberá recibir y custodiar la documentación resultante del proceso de cierre de los proyectos. 11. PROCEDIMIENTO DE CIERRE EN LAS UNIDADES EJECUTORAS El cierre del proyecto se efectuará conforme el siguiente procedimiento: Pág. 5 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO 11.1. CIERRE TÉCNICO. La Unidad Ejecutora evaluará el cumplimiento de la ejecución de los componentes: ítems, plazos, especificaciones técnicas, resultados esperados, entre otros aspectos inherentes a la ejecución del proyecto y emitirá el Informe de Cierre Técnico con documentación de respaldo, conforme al ANEXO 1 11.2. CIERRE FINANCIERO. La Unidad Ejecutora evaluará el cumplimiento de la ejecución financiera, correcta ejecución de los recursos, conciliación de saldos y descargos con documentación de respaldo, entre otros aspectos inherentes a la ejecución del proyecto y emitirá el Informe de cierre financiero, conforme el ANEXO 2. 11.3. CIERRE LEGAL. La instancia y/o Área Legal de la Unidad Ejecutora evaluará la documentación legal del proyecto, entre otros aspectos inherentes a la ejecución del proyecto y emitirá el Informe de Cierre Legal, conforme el ANEXO 3. Para el caso de las unidades ejecutoras que no cuenten con un área jurídica, será la Secretaría Departamental de Planificación y Desarrollo Económico, a través de su instancia jurídica, que elaborará el Informe Legal de Cierre. 12. INSTANCIAS DE VALIDACION DE CIERRE. Los informes de Cierre Técnico, Financiero y Legal serán remitidos por la Unidad Ejecutora vía la Secretaría Departamental de Planificación y Desarrollo Económico a las Secretarías Departamentales de Administración y Finanzas y la de Justicia para su validación correspondiente. 12.1. LA SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. Recibido los informes y la documentación de la Unidad Ejecutora, revisará y emitirá una comunicación interna de validación del Informe de Cierre Financiero si cumpliera con la documentación requerida y remitirá toda la documentación a la Secretaría Departamental de Justicia. En caso de ser necesario la Secretaría Departamental de Administración y Finanzas podrá solicitar informe complementario, mismo que deberá ser atendido por la Unidad ejecutora. Pág. 6 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO 12.2. LA SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE JUSTICIA. Recibido los informes y la documentación, emitirá una comunicación interna de validación del Informe de Cierre Legal, luego será remitida a la Secretaría de Planificación y Desarrollo Económico, para que, a través de la Dirección de Inversión Pública, proceda al cierre y Registro en el SISIN WEB. En caso de ser necesario la Secretaría Departamental de Justicia podrá solicitar informe complementario, mismo que deberá ser atendido por la Unidad Ejecutora. 13. DICTAMEN DE CIERRE. Una vez elaborados y validados todos los Informes de Cierre Técnico, Financiero y Legal, la Secretaría Departamental de Planificación y Desarrollo Económico, mediante la Dirección de Inversión Publica registrará en el SISIN Web, el cierre del proyecto e imprimirá el Dictamen de Cierre, para su respectiva firma de la Unidad Ejecutora y la MAE. 14. CUSTODIA DEFINITIVA DE LA DOCUMENTACIÓN. La Dirección Inversión Pública procederá a la remisión de todas las carpetas del proyecto generadas durante proceso de cierre al área de Archivo Central del Gobierno Autónomo Departamental del Beni; lo cual no exime a la Unidad Ejecutora de custodiar la información generada durante la ejecución del proyecto. Pág. 7 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO ANEXO 1. MODELO DE INFORME TÉCNICO DEL PROYECTO INFORME TECNICO N° XX/2020 A: XXXXX GOBERNADOR GOBIERNO AUTONOMO DEL DPTO DE BENI VIA: XXXXXXXX SECRETARÍA DPTAL DE PLANIF. Y DESAR. ECON. GAD BENI VIA: XXXXXXXX CORREGIDOR()/DIRECTOR(A) XXXXXX DE: XXXXXXXX RESPONSABLE DE PROYECTOS CORREGIMIENTO XXXXXX Ref:. CIERRE TECNICO DEL PROYECTO FECHA: 1. DATOS GENERALES DEL PROYECTO 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. Nombre del Proyecto: Secretaría de Ejecutora del Proyecto: Responsable del Proyecto: Localización del Proyecto: Beneficiarios Directos: Fecha real de Inicio: Fecha real de Finalización: Entidad Ejecutara: Entidad Operadora: Descripción del Proyecto: Descripción del Problema: Objetivos del proyecto: Objetivo General: Objetivo Específicos: 1.13. Empleos generados: Directos: Indirectos: Pág. 8 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO 1.14. 1.15 1.16 1.17 1.18 1.19 1.20 1.21 1.22 Costo total de Proyecto: Solicitud de Inicio de Obras: Descripción de las Observaciones del Acta Provisional de entrega de Obras: Descripción de las Observaciones del Acta Definitiva de entrega de Obras Características Técnicas y Geométricas Representante Empresa Constructora Supervisor de Obra Plazo Total de la Ejecución de la Obra Planos Asbuilt 2. EJECUCIÓN DEL PROYECTO 2.1. Estructura de financiamiento y ejecución del proyecto COSTO EN BS. INTERNO 2.2. EXTERNO EJECUCION ACUMULADA EN BS. TOTAL INTERNO EXTERNO TOTAL % EJECUCION /COSTO Ejecución financiera del proyecto COSTO EJECUTADO EN BOLIVIANOS POR FINANCIADOR EJECUCION EN BS MONTO INICIAL TOTAL Bs AÑO 1 FINANCIAMIENTO AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 EXTERNO INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO INTERNO COMPONENTE 1 Actividad1.1 Actividad 1.2 COMPONENTE 2 Actividad 2.1 Actividad 2.2 COMPONENTE 3 Actividad 3.1 Actividad 3.2 COMPONENTE 4 Actividad 4.1 Actividad 4.2 % DE EJECUCION TOTAL Bs NOTA: Señale el porcentaje de ejecución presupuestaria en función al costo total del proyecto. - Describa y analice el cumplimiento de la ejecución según fuente de financiamiento. Causas de las variaciones en relación a la programación inicial.-Principales acciones a realizar para ejecutar el 100%.Justificar las modificaciones en monto que afectan la programación anual del proyecto. Pág. 9 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO 3. ACCIONES TAREAS Y RESULTADOS 3.1 Ejecución Física del Proyectos OBJETIVOS ESPECIFICOS PLAZO DE EJECUCIÓN RESULTADOS ALCANZADOS % DE AVANCE EN RELACIÓN A LO PROGRAMADO DE PRODUCTOS DE A NOTA: - Señale el porcentaje de ejecución global, en relación a lo programado. - Mencione el avance y cumplimiento de los resultados establecidos en los objetivos del proyecto y/o el marco lógico. - Mencione las causas de desfases de lo programado y las medidas correctivas previstas. - Justificar las modificaciones en plazos, montos y/o volúmenes que afecten la programación anual del proyecto. 4. METAS Y/O PRODUCTOS: METAS UNIDAD PROGRAMADAS CANTIDAD EJECUTADAS CANTIDAD NOTA: Se debe mencionar si las metas y/o productos programados se han ejecutados, se debe expresar en cantidades). 5. EMPLEOS EMPLEOS CANTIDAD PROGRAMADA CANTIDAD EJECUTADA MANO DE OBRA CALIFICADA MANO DE OBRA NO CALIFICADA RURAL MANO DE OBRA NO CALIFICADA URBANA MANO DE OBRA SEMICALIFICADA TOTAL NOTA. - Se debe mencionar si los empleos programados se han ejecutados, se debe expresar en cantidades). Pág. 10 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO 6. PRINCIPALES PROBLEMAS: 6.1. Para responder seleccione una opción y marque con una X: CUESTIONARIO INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Deficiencias en el área administrativa INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Comentarios/Obs ervaciones Comentarios/Obs ervaciones Comentarios/Obs ervaciones Comentarios/Obs ervaciones Falta de compromiso de los beneficiarios INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Comentarios/Obs ervaciones Proceso de contratación Inadecuados estudios de Pre inversión Incremento de costos Insuficiente disponibilidad de recursos Desembolso de recurso en forma poco oportuna INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) INCIDENCIA INCIDENCIA BAJA ( ) BAJA ( ) MEDIA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ALTA ( ) Comentarios/Obs ervaciones Comentarios/Obs ervaciones ) Falta de personal capacitado en la Unidad Ejecutora INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Deficiente calidad de los equipos e insumos INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Problemas climatológicos INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Problemas físicogeográficos INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Desempeño de contratistas/consultores INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Comentarios/Obs ervaciones Desempeño de la fiscalización INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Comentarios/Obs ervaciones Problemas en el marco legal INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Comentarios/Obs ervaciones Modalidad de ejecución inadecuada INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Comentarios/Obs ervaciones Otros problemas INCIDENCIA BAJA ( ) MEDIA ( ) ALTA ( ) Comentarios/Obs ervaciones Comentarios/Obs ervaciones Comentarios/Obs ervaciones Comentarios/Obs ervaciones Comentarios/Obs ervaciones 7.2. Realizar una respuesta para cada uno de las preguntas sobre los problemas que se encontraron al ejecutar el proyecto: ¿El diseño fue adecuado? ¿El número de componentes dificultó la ejecución? Pág. 11 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO ¿Las metas fueron realistas? ¿La modalidad de ejecución fue la adecuada? ¿La estrategia de ejecución fue eficiente? ¿Los beneficiarios asumieron y cumplieron compromisos? ¿Hubo participación del Control Social? 7. CONCLUSIONES El proyecto se encuentra a 000% de avance físico y 000% de avance financiero En cumplimiento a la normativa... y revisada la documentación se respaldó se aprobó el CIERRE TECNICO DEL PROYECTO Y CORRESPONDE A PROCEDER AL CIERRE DE PROYECTO ANEXOS: PRESENTAR EL PROYECTO A DISEÑO FINAL (En físico y digital) DOCUMENTACÍÓN DE RESPALDO (Evidencias de la ejecución del proyecto): Respaldo de gastos realizados Registro fotográfico en digital e impreso. PLAN DE CAPACITACION (en caso de proyectos no capitalizables) SGP ACTUALIZADO (CONTEMPLANDO TODAS LAS GESTIONES QUE DURE EL PROYECTO) (En físico y digital). Presentar toda la documentación de respaldo en fotocopias legalizadas y foliadas El documento original quedará en la unidad ejecutora del proyecto Pág. 12 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO ANEXO 2 MODELO DE INFORME DE CIERRE FINANCIERO DEL PROYECTO Informe de Cierre Financiero del Proyecto N……. A: XXXXX GOBERNADOR GOBIERNO AUTONOMO DEL DPTO DE BENI VIA: XXXXXXXX SECRETARÍA DPTAL DE PLANIF. Y DESAR. ECON. GAD BENI VIA: XXXXXXXX CORREGIDOR(A)/DIRECTORA(A) XXXXXX DE: XXXXXXXX RESPONSABLE ADMINISTRATIVA DEL PROYECTO CORREGIMIENTO XXXXXX REF. INFORME DE CIERRE FINANCIERO DEL PROYECTO Fecha: …………………………… 1. INFORMACIÓN REQUERIDA DEL PROYECTO: 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Categoría Programática. SISIN. Libretas. Reportes del SIGEP de la ejecución presupuestaria del proyecto de las diferentes gestiones. 1.5. Detalle de reformulaciones presupuestarias. 1.6. Detalle de las inversiones realizadas por componente. 1.7. Especificaciones técnicas de las adquisiciones (semovientes, semillas, equipos y otros). 1.8. Actas de recepción definitiva de insumos, semovientes, equipos y materiales entregados. 1.9. Detalle de los activos del proyecto. 1.10. Fotografías del proyecto. 1.11. Financiamiento comprometido. 1.12. Otras acciones señaladas en el convenio 1.12.1.1. Documento Base de contrataciones de Obra, supervisor y fiscal de obra 1.12.1.2. Boleta de garantía. 1.12.1.3. Planilla de Avance y certificados de Pago. 1.12.1.4. Informe del Supervisor de Obra (Inicial, medio término, mensuales y final) 1.12.1.5. Informe del Fiscal de Obra. Pág. 13 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO 2. ANALISIS FINANCIERO a) Estructura de Financiamiento según Convenio: APORTES DE LOS FINANCIADORES [Bs.] Nº COMPONENTE [%] FINANCIADOR [Bs.] % CONTRAPARTE [Bs.] % TOTAL [Bs.] TOTAL 100% b) Estructura de Financiamiento según Contrato Final: APORTES DE LOS FINANCIADORES [Bs.] Nº COMPONENTE [%] FINANCIADOR [Bs.] % CONTRAPARTE [Bs.] % TOTAL [Bs.] TOTAL 100% c) Estructura de Financiamiento según Ejecución: APORTES DE LOS FINANCIADORES [Bs.] Nº COMPONENTE [%] FINANCIADOR [Bs.] % CONTRAPARTE [Bs.] % TOTAL [Bs.] TOTAL 100% d) Ejecución de acuerdo a los componentes del proyecto: Detalle Construcción Supervisión DESCOM/ATI Otros TOTAL Planillas de pago Monto contrato Anticipo 1a 2ª 3ª 4ª RET. 7% Total pagado e) Planilla de pagos: Componente 1/1 Nº PLANILL A FECHA 1 2 3 4 5 6 7 TOTAL PAGADO DESCRIPC IÓN MONTO CONTRATO ORIGINAL CONT.MODIFICATORIO N° 1 MONTO FINAL CONT.MODIFICADO ANTICIPO 20% PLANILLA DE AVANCE Nº 1 PLANILLA DE AVANCE Nº 2 DEVOLUCIÓN DE GARANTIAS-RETENCIONES DEL 7% (*) FACTUR A Nº COMP . PREVE NT. MONTO S/G PLANIL LA DESCUENTOS POR EL ANTICIPO (Bs ) RETENCION 7% CUMPLIMIE NTO DE CONTRATO (Bs) LIQUI DO PAGA BLE (Bs) SALDO FINANCIADO R (Bs) CONTRAPARTE (Bs) Pág. 14 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO 3. CONCILIACIONES DE CUENTAS CONTABLES. 3.1. Ingreso total por concepto de transferencias recibidas del proyecto 3.2. Egresos por concepto de pagos realizados dentro del proyecto. 3.3. Saldo financiero. 4. CONCLUSIONES. 4.1. Sobre el costo total del proyecto. 4.2. Sobre los saldos del proyecto. 4.3. Sobre la verificación y el cumplimiento de la documentación financiera contable requerido del proyecto. 4.4. Sobre la verificación del cumplimiento del presupuesto que respalda el cierre del Proyecto. 5. RECOMENDACIONES. - Sobre si procede o no procede el cierre financiero del proyecto. Pág. 15 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO ANEXO 3 MODELO DE INFORME LEGAL DE CIERRE INFORME LEGAL DE CIERRE N° ….. A: XXXXX GOBERNADOR GOBIERNO AUTONOMO DEL DPTO DE BENI VIA: XXXXXXXX SECRETARÍA DPTAL DE PLANIF. Y DESAR. ECON. GAD BENI VIA: XXXXXXXX CORREGIDOR(A)/DIRECTOR(A) XXXXXX DE: XXXXXXXX RESPONSABLE JURIDICO DEL PROYECTO CORREGIMIENTO XXXXXX REF : INFORME DE CIERRE LEGAL DEL PROYECTO Fecha: …………………………………… 1. ANTECEDENTES. Mencionar los documentos de justificación y sustentan el proyecto. 2. MARCO LEGAL. Mencionar la normativa legal inherente al proyecto. 3. ANÁLISIS. 3.1. De los contratos generados durante el proyecto y sus modificaciones (Recursos Humanos Infraestructura, Semovientes, Herramientas, Semillas, Otros.) 3.2. Se evalúa el cumplimiento de todos los convenios suscritos, incluyendo las enmiendas, en relación al: 3.2.1. Financiamiento comprometido. 3.2.2. Otras acciones señaladas en el convenio 4. CONCLUSIONES. 5. RECOMENDACIONES. - Sobre si procede o no procede el cierre legal del proyecto. Pág. 16 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO ANEXO 4 FORMULARIO DE CIERRE TECNICO CHECKLIST NOMBRE DEL PROYECTO: COD. SISIN: FECHA DE INICIO: FECHA DE CONCLUSIÓN: N° DETALLE DE DOCUMENTOS 1 Proyecto a diseño final (físico y digita) 2 Reporte SIGEP (todas las gestiones que dure el proyecto) 3 Reporte SISIN 4 Plan de capacitación en caso de proyectos no capitalizables 5 Respaldo de gastos realizados 6 POA´s (todas las gestiones que dure el proyecto) 7 Memorias de calculo 8 Convenios (en caso de existir) 9 Especificaciones técnicas de las adquisiciones (semovientes, semillas, equipos y otros) EXISTE SI NO OBSERVACIONES 10 Acta de recepción de bienes, herramientas, semovientes, vacunas, y otros (productos/ metas) Acta de recepción definitiva de insumos, semovientes, equipos y 11 materiales entregados 12 Registros fotográficos en digital e impreso 13 Memorándum o contrato de designación del fiscal /supervisor del proyecto 14 orden de proceder - supervisor 15 Orden de proceder - empresa 16 Licencia ambiental/dispensación (si corresponde 17 Cronograma calendarizado de ejecución ajustado 18 Cuadro resumen de planillas autorizadas y aprobadas por el fiscal de obra 19 Acta de apertura de libro de ordenes 20 Orden de cambio (informe legal aprobado, informe aprobado por fiscal), contratos modificatorios 21 Planos - Asbuilt (en digital) 22 Costo total de proyecto: 23 Otros relacionados al Proyecto: (enumerar)…………………………………………………….. Pág. 17 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO ANEXO 5 FORMULARIO DE CIERRE FINANCIERO CHECKLIST NOMBRE DEL PROYECTO: COD. SISIN: FECHA DE INICIO: FECHA DE CONCLUSIÓN: N° DETALLE DE DOCUMENTOS 1 Categoría Programática. 2 Financiamiento comprometido. 3 SISIN. 4 Libretas. 5 Reportes del SIGEP de la ejecución presupuestaria del proyecto de las diferentes gestiones. 6 Detalle de reformulaciones presupuestarias. 7 Detalle de las inversiones realizadas por componente. 8 Especificaciones técnicas de las adquisiciones (semovientes, semillas, equipos y otros). 9 Actas de recepción definitiva de insumos, semovientes, equipos y materiales entregados. EXISTE SI NO OBSERVACIONES 10 Detalle de los activos del proyecto. 11 Fotografías del proyecto. 12 Documento Base de contrataciones de Obra, supervisor y fiscal de obra 13 Resolución de Adjudicación 14 Informe de la comisión de calificación 15 Boleta de garantía de cumplimientos de contrato Cuadro resumen de pagos realizados con C-31 por componente y 16 fuente de financiamiento. 17 Planilla de Avance y certificados de Pago. 18 Facturas emitidas por la empresa constructora 19 Informe del Supervisor de Obra (Inicial, medio término, mensuales y final) 20 Informe del Fiscal de Obra. 21 Otros relacionados al Proyecto (enumerar)………………….. Pág. 18 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO ANEXO 6 FORMULARIO DE CIERRE JURICO CHECKLIST NOMBRE DEL PROYECTO: COD. SISIN: FECHA DE INICIO: FECHA DE CONCLUSIÓN: N° DETALLE DE DOCUMENTOS 1 Contratos Administrativos por componente 2 De los contratos generados durante el proyecto y sus modificaciones (Recursos Humanos Infraestructura, Semovientes, Herramientas, Semillas, Otros.) 3 Actas de recepción definitiva de Obras 4 Otros relacionados al Proyecto (enumerar)………………….. EXISTE SI NO OBSERVACIONES Pág. 19 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO ANEXO 7 FLUJOS DE GUÍA DE CIERRE DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA 1/2 SECRETARÍAS, SUB GOBERNACIONES, CORREGIMIENTOS EJECUTORAS DE PROYECTOS JEFES/RESPONSABLES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS DE PROYECTOS SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO SECREATARÍA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS. SECRETARÍA DE JUSTICIA 1 INICIO 2. Secretarías, Sub Gobernaciones y corregimientos instruyen el cierre de proyectos de inversion 3. Toman conocimiento del Instructivo, preparan los informes correspondietes (15 días habiles) y remiten a a su Secretaria para su revision 4. Informe Tecnico. 7. Revisa los informes tecnicos (3 dias hábiles) 5. Informe Financiero 6. Informe Legal. Da.Vo.Bo 8 SI NO 9. Devuelve para su c or r ecc ión (5 días habiles) 10. Remite los informes para su validacion a la Secretaría de Planificacion y Desarrollo Económico 14. (Según el caso) Recibe Informes de Cierre con observaciones y subsanas las mismas (5 días habiles) 11 Recibe los informes de cierre y revisa (3 dias habiles) NO 13. Devuelve para su corrección Da.Vo.Bo 12 SI 15. Valida y remite los informes de cierre a la Secretaria de Admi. Finazas (5 dias habiles). 16 Recibe los informes de cierre y revisa (3 dias habiles) NO 18. Devuelve para su corrección (5 días habiles) Da.Vo.Bo 17 SI 19. Valida y remite los informes de cierre a la Secretaria de Justicia (2 dias habiles). 20. Recibe los informes de cierre y revisa (3 días hábiles). 22. Devuelve para su c or r ecc ión (3 dias hábiles) NO Da.Vo.Bo 21 SI A 23. Valida y remite los informes de cierre (2 días hábiles) a la Secretaria de Planificacion y Desarrollo Economico 1 Pág. 20 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO FLUJOS DE GUÍA DE CIERRE DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA 2/2 SECRETARÍA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO ECONOMICO DIRECCIÓN DE INVERSION PUBLICA GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO MEMORIA INSTITUCIONAL/ SECRETARIAS, SUB GOBERNACIONES, CORREGIMIENTOS 1 24. Recibe y Deriva (2 dias hábiles) los informes validados a la Direccion de Inversion Publica para que generen el Dictamen de Cierre de Proyecto. 27, Remite el Dictamen de cierre de proyectos para la firma del Gobernador del Beni (1 dia hábil) 25. Registra en SISIN WEB los datos de los informes tecnicos y generan el Dictamen de Cierre de Proyectos de inverción Pública, hace firmar con la Unidad Ejecutora (8 días habiles) 26. Dictamen de cierre. 28. Recibe y firma el Dictamen de cierre de Proyecto de Inversion Publica (10 días habiles) 29. Recibe los dictamen firmado por el Gobernador y deriva (1 día hábil) 30. Adjunta los dictamenes a los informes tecnicos, archiva una carpeta y derivas las restantes (1 dia hábil) 31, Remite 2 carpetas de informes de cierre completos. (1 día habil) 32. Reciben y archivan copia original (1 día) 33, FIN Pág. 21 SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO EQUIPO TÉCNICO DE ELABORACIÓN Y REVISIÓN Ing. Luis Fernando Cabrera Carpio SECRETARIO DPTAL. DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ECONÓMICO-GAD BENI Lic. José Daniel Barrientos Barrón DIRECTOR DPTAL. DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL-GAD BENI MSc. Lic. Flavio Herodes Salvador Quispe DIRECTOR DPTAL. DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA-GAD BENI Lic. José Humberto Tineo Fernández DIRECTOR DPTAL DE INVERSIÓN PÚBLICA- GAD BENI Equipo técnico de elaboración: Ing. Ignacio Franco Semo Lic. Roxana Gómez Rosales Lic. Yery Claros Flores Dr. Rider Melgar García Lic. Carola Milenka Melgar Cambero Lic. Disney Janet Gil Nieme Ing. Armando López Tereba Lic. Ericka Raldes Mocho Lic. Ronald García Gonzales Equipo de Revisión: Lic. Wilder Mario Molina Argandoña Lic. Giovanna Gutiérrez Sotto Dra. Nohemy Yonima Copa Ing. Miguel Ángel Pabón Velásquez Pág. 22