QrooSGC14102023

DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN CONTRA RIESGOS SANITARIOS
DE LOS SERVICIOS ESTATALES DE SALUD EN QUINTANA
ROO
Código:
DPCRS-SGC-POI-05
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
5. PROCEDIMIENTO OPERATIVO INTERNO PARA LAS
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
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DPCRS-SGC-POI-05
5. PROCEDIMIENTO OPERATIVO INTERNO PARA LAS AUDITORÍAS
INTERNAS DE CALIDAD
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5. PROCEDIMIENTO OPERATIVO INTERNO PARA LAS
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
1.
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Objetivo
Definir los fundamentos, estándares y el enfoque a implementar en la
planificación, ejecución y documentación de Auditorías Internas de Calidad que
involucran a los diversos procedimientos dentro de la Dirección de Protección
contra Riesgos Sanitarios (DPCRS), con el propósito de evaluar la eficacia del
Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Estas auditorías tienen como objetivos
primordiales la identificación de áreas de oportunidad con miras a su corrección,
el mejoramiento del desempeño operativo y la detección de riesgos y
oportunidades.
2.
Alcance
Este procedimiento aplica de forma obligatoria para la programación de
Auditorías Internas realizadas a todos los procesos del Sistema de Gestión de
Calidad (SGC) de las Unidades Administrativas (UA), así como al personal que
integra la Dirección de Protección contra Riesgos Sanitarios.
3.
Responsabilidades
3.1 Director de Protección contra Riesgos Sanitarios:
●
●
Autorizar el programa de auditoría interna.
Analiza los resultados de las auditorías internas de calidad para la toma
de decisiones y para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la
DCPRS.
3.2 Subdirección, Coordinaciones y Titulares de las (UA)
Designar al personal de su UA que participará como auditor interno de calidad
con el formato de Designación de Auditores Internos de Calidad de código
DPCRS-SGC-POI-05-F-08 (Anexo 9.8).
Asegurar que el personal a su cargo proporcione las facilidades al área del
Sistema de Gestión de Calidad (ASGC), así como al equipo auditor para la
realización de la auditoría interna de calidad.
Promover y facilitar la participación de los auditores en las auditorías internas a
los que sean convocados.
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Fomentar la participación de su personal para integrarse al padrón de auditores
internos.
Informar al personal a su cargo sobre la fecha y hora de la auditoría interna.
Brindar las facilidades al equipo auditor para la realización de las actividades de
auditoría, conforme al presente procedimiento y programa de auditoría interna,
Coadyuvar en la entrega en tiempo y forma del plan de acción de auditoría
debidamente requisado.
Asegurar que en su área se toman acciones correctivas sin demora injustificada
para eliminar las no conformidades detectadas e implementar las
oportunidades de mejora.
Asegurar el seguimiento de las solicitudes de acciones correctivas y de mejora
para subsanar los hallazgos que fueron efectivos durante la etapa de verificación,
conforme a los lineamientos establecidos en el Procedimiento Operativo Interno
para las Acciones Correctivas y de Mejora.
3.3 Área del Sistema de Gestión de Calidad (ASGC):
Fomentar la participación del personal de las diferentes UA de la DPCRS para
formarse como auditor interno de calidad.
Coordinar la capacitación y entrenamiento necesarios para la formación de
auditores internos y asegurar la competencia de los mismos.
Gestionar la capacitación y/o formación de los auditores internos de calidad del
SGC.
Planear, programar y coordinar las auditorías internas de calidad.
Difundir el programa de auditoría interna a los titulares de las áreas o procesos
involucrados, así como a los auditores internos que participarán en el ejercicio y
Enlaces del SGC involucrados.
Seleccionar a los equipos de auditores apropiados para cada auditoría
asignando los roles dentro del ejercicio, con base en su competencia y
experiencia.
Elaborar la lista de verificación y enviarla a los equipos auditores.
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Asegurar el mantenimiento de la integridad de la auditoría y la influencia
indebida sobre ella.
Solicitar el plan de acción de auditoría a cada una de las áreas o procesos
auditados.
Solicitar al equipo auditor los registros generados durante la auditoría interna.
Elaborar el informe final de resultados de auditoría y presentarlo ante la Alta
Dirección.
Difundir en el seno del comité del SGC, el informe final de resultados de
auditoría.
Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, así como el no
conflicto de interés.
Conservar los registros que se generen de la implementación del programa de
auditoría interna, conforme a los lineamientos establecidos en el Procedimiento
Operativo Interno para el Control de la Información Documentada de código
DPCRS-SGC-POI-01.
3.4 Auditor líder:
Planear, organizar, coordinar y supervisar todas las fases de la auditoría conforme
a lo establecido en el presente procedimiento.
Asignar a cada miembro del equipo auditor la responsabilidad para auditar
procesos y actividades teniendo en cuenta la competencia de los auditores.
Llevar a cabo la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
Conducir la auditoría e informar al área auditada las no conformidades y
oportunidades de mejora encontradas.
Realizar reuniones con el equipo auditor para intercambiar información, evaluar
el progreso de la auditoría y reasignar el trabajo entre los miembros del equipo,
según sea necesario.
Prevenir y resolver conflictos durante la auditoría.
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Llenar el reporte de hallazgos redactando claramente las no conformidades u
oportunidades de mejora detectadas.
Entregar al área auditada copia electrónica del reporte de hallazgos requisando
con firmas autógrafas, el día del cierre de la auditoría.
Al finalizar la auditoría, el auditor líder tendrá un plazo no mayor a 3 días hábiles
para entregar al ASGC el original del acta de apertura y plan de auditoría, lista de
verificación, el reporte de hallazgos y las evaluaciones de los auditores internos
que conforman al equipo.
3.5 Auditor acompañante:
Participar con el auditor líder en la ejecución y seguimiento de la auditoría.
Recopilar y revisar la información pertinente a las tareas de la auditoría asignada
y preparar los documentos de trabajo en conjunto con el auditor líder.
Apoyar al auditor líder en la redacción de los hallazgos detectados durante la
auditoría.
3.6 Auditor en formación y Auditor Observador:
Acompañar al grupo auditor en las auditorías internas.
Abstenerse de formular preguntas, hacer sugerencias o emitir comentarios al
área auditada y auditores.
3.7 Enlaces del SGC:
Elaborar y entregar anualmente formato de Designación de Auditores Internos
de Calidad de código DPCRS-SGC-POI-05-F-08 (Anexo 9.8).
Informar al personal de su área la fecha y hora de la auditoría interna, así como
cualquier cambio en la programación.
Proporcionar la información y documentación solicitada por el ASGC para la
planeación, ejecución, cierre y seguimiento de la auditoría interna de calidad.
Entregar en tiempo y forma el plan de acción de auditoría.
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Realizar actividad de reforzamiento sobre los temas que serán objeto de
auditoría.
Comunicar al ASGC cuando las áreas no se encuentren en condiciones de recibir
la auditoría en la fecha programada y gestionar su reprogramación.
3.8 Experto técnico:
Aportar conocimiento o experiencia al equipo auditor relacionado con el área
y/o proceso que se auditará.
Emitir opiniones técnicas, objetivas e imparciales que soporten las decisiones
sobre la auditoría interna al equipo auditor.
Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de información, cuando
sea necesario.
4.
Descripción o exposición del elemento normativo
4.1 Principios de la auditoría
4.1 La auditoría se basa en una serie de principios esenciales que garantizan su
eficacia y confiabilidad como herramienta de apoyo a las políticas y controles de
gestión. Estos principios aseguran que la información generada por la auditoría
sea sólida y útil para que la institución pueda tomar medidas con el fin de
mejorar su desempeño. Cumplir con estos principios es fundamental para llegar
a conclusiones de auditoría pertinentes y adecuadas, permitiendo que auditores
independientes lleguen a conclusiones similares cuando se enfrentan a
situaciones iguales.
Estos principios son 7 y se encuentran señalados a continuación:
4.1.1 Integridad: el fundamento de la profesionalidad.
4.1.2 Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y
exactitud.
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4.1.3 Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al
auditar.
4.1.4 Confidencialidad: seguridad de la información.
4.1.5 Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la
objetividad de las conclusiones.
4.1.6. Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar
conclusiones de la auditoría.
4.1.7 Enfoque basado en riesgos: considera los riesgos y oportunidades.
4.2 Planificación
4.2.1 El ASGC deberá llevar a cabo como mínimo una auditoría Interna de Calidad
al año. Se podrán realizar auditorías internas parciales a solicitud de la Alta
Dirección, UA o del ASGC (clientes de auditoría), bajo los siguientes esquemas:
●
●
●
Por área, proceso o subproceso.
Por Unidad Administrativa
Por Norma o requisitos.
4.2.2 Para la planificación de la Auditoría Interna de Calidad el ASGC elaborará el
Programa de Auditoría Interna, conforme al formato de código DPCRS-SGCPOI-05-F-01 (Anexo 9.1), considerando lo siguiente:
●
Extensión del programa tomando en cuenta los factores que a
continuación se enlistan para su aplicación:
a) El objetivo, alcance de cada auditoría y el número de
auditorías a llevar a cabo, el método de presentación de
informes y el seguimiento de la auditoría.
b) Las normas de sistemas de gestión u otros criterios
aplicables.
c) El número, importancia, complejidad, similitud y las
ubicaciones de las actividades a auditar.
d) Los factores que influyen en la eficacia del sistema de
gestión.
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●
●
●
●
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e) Los criterios de auditoría aplicable.
f) Los resultados de auditorías internas o externas previas y
revisiones por la alta dirección previas, si es conveniente.
g) Los resultados de una revisión previa del programa de
auditoría;
h) El idioma, las cuestiones culturales y sociales.
i) Las inquietudes de las partes interesadas.
j) Los cambios significativos en el contexto del auditado o sus
operaciones y los riesgos y oportunidades asociados.
k) La disponibilidad de las tecnologías de la información y
comunicación.
l) La ocurrencia de sucesos internos y externos.
Objetivos globales del programa de auditoría, mismos que deben ser
coherentes con la dirección estratégica del cliente de la auditoría y servir
de apoyo a la política y los objetivos del SGC.
Alcance (extensión, límites, ubicaciones) de cada auditoría dentro del
programa considerando los factores como ubicación, funciones,
actividades y los procesos que se van a auditar, así como el periodo de
tiempo cubierto por la auditoría.
Criterios de auditoría donde se pueden incluir uno más de los siguientes:
políticas aplicables, procesos, procedimientos, criterios de desempeño
incluyendo objetivos, requisitos legales, requisitos del sistema de gestión,
información relativa al contexto de los riesgos y oportunidades, códigos
de conducta u otros acuerdos planificados
Método que será utilizado para auditar:
Grado
de
Interacción entre
el auditor y el
auditado
Interacción
humana
Ubicación del auditor
En sitio
A distancia
Realizar entrevistas:
A través de medios de
Completar
listas
de comunicación digitales:
verificación y cuestionarios
con la participación del Realizar entrevistas.
auditado.
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Observar
el
trabajo
Revisar los documentos con realizado con un guía a
la participación del auditado. distancia.
Muestrear
Completar
listas
de
verificación
y
cuestionarlos.
Revisar los documentos
con la participación del
auditado.
Sin
interacción Revisar los documentos.
Revisar los documentos.
humana
Observar
el
trabajo Observar
el
trabajo
desempeñado.
desempeñado a través
de medios de vigilancia,
Realizar visitas al sitio.
considerando
los
requisitos sociales y
Completar
listas
de legales.
verificación.
Analizar los datos.
Muestrear
Las actividades de auditoría en sitio son llevadas a cabo en las instalaciones del
auditado. Las actividades de auditoría a distancia se realizan en cualquier lugar
distinto a las instalaciones del auditado, sin tener en cuenta la distancia.
Las actividades de auditoría interactivas implican la interacción entre el personal
auditado y el equipo auditor. Las actividades no interactivas de auditoría no
implican la interacción humana con las personas que representan al auditado,
pero implican la interacción con los equipos, instalaciones y la documentación.
Durante la auditoría se pueden usar una mezcla de métodos. Además, las
circunstancias de la auditoría pueden implicar que los métodos necesiten
cambiar durante el ejercicio.
Los riesgos relacionados con el desarrollo del programa de auditoría, los cuales
incluyen:
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●
Planificación.
●
Recursos.
●
Selección del equipo auditor.
●
Comunicación.
●
Implementación.
●
Control de la información documentada.
●
Seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría.
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Disponibilidad y cooperación del auditado y la disponibilidad de las evidencias
a muestrear.
Para la evaluación de los riesgos relacionados con el programa de auditoría se
utiliza como referencia el Procedimiento Operativo Interno para la Gestión de
Riesgos de código DPCRS-SGC-POI-04 y se deben considerar la escala,
severidad, ocurrencia y detección, como se muestra en la siguiente tabla:
Escala
1
Severidad
Sin efecto.
Ocurrencia
Remota
Detección
Certeza
detección.
de
Inmediatamente,
antes de que ésta se
genere.
2
Inconveniente menor.
Baja
Usuario algo molesto.
Después
de
un
tiempo, antes de que
esta se genere.
Poco
efecto
en
el
desempeño del proceso.
3
Inconveniente mayor.
El usuario se siente un
poco fastidiado.
Alta capacidad de
detección.
Moderada
Baja capacidad de
detección.
Ya se generó la falla y
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Muy alta severidad.
El
usuario
está
insatisfecho.
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se detectó.
Efecto
menor
en el
desempeño del proceso.
4
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Alta
El desempeño del proceso
se ve afectado, pero es
funcional y está a salvo.
La probabilidad de
detectar es muy
baja.
El mecanismo de
control
existente
pero no es efectivo.
Incumplimiento en el
Sistema de Gestión de
Calidad.
A continuación se presenta el nivel de riesgo, factor de riesgo, así como la
interpretación:
Nivel de Riesgo
Factor de Riesgo
Interpretación
Inaceptable
76 - 125
El riesgo de la falla es
severo y no es tolerable,
se requiere plantear
acciones correctivas que
permitan
mitigarlo.
(considerado
como
propuesta para
incluirse dentro de la
Matriz
de
Riesgos
Institucional
de la DPCRS).
Aceptable
21 - 75
Riesgo de falla medio, es
obligatorio la toma de
acciones debido a que
los controles actuales no
son eficaces.
Insignificante
1 - 20
Riesgo de falla bajo (se
considera que el riesgo
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se
encuentre
bajo
control y no es necesario
realizar
una
nueva
evaluación, ni generar
más acciones).
●
Las oportunidades para mejorar el programa de auditoría, que pueden
incluir:
a. Permitir llevar a cabo múltiples auditorías en una única visita.
b. Minimizar el tiempo y las distancias viajando al sitio.
c. Igualar el nivel de competencia del equipo auditor con el nivel de
competencia necesario para alcanzar los objetivos de la auditoría.
Alinear las fechas de la auditoría con la disponibilidad del personal clave del
auditado.
La selección e integración del equipo auditor, estará conformado el auditor líder,
auditores acompañante, experto técnico y auditor observador, cuyas
participaciones deberán ser autorizadas a través del formato de Designación de
Auditores Internos de Calidad con código DPCRS-SGC-POI-05-F-08 (Anexo 9.8).
Para la conformación equipos auditores se debe contemplar lo siguiente:
a) El número y características de los auditores se determinan con base en el
objetivo, alcance, criterios de auditoría, el tipo y complejidad del área y/o
proceso a auditar, complejidad de la auditoría, si es combinada o
conjunta, métodos, la capacidad de los miembros del equipo para
trabajar e interactuar eficazmente con los representantes del auditado y
las partes interesadas, disponibilidad de auditores para realizar la
auditoría y competencia de los mismos.
b) Los auditores no deben auditar su propio trabajo, no deben pertenecer al
área o proceso que auditarán, ni tener responsabilidad directa sobre la
misma o conflictos de interés.
c) Información documental pertinente.
d) Calendario de auditorías que incluya el número, duración y frecuencia de
las auditorías.
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4.2.3 El ASGC enviará a la Alta Dirección el programa de auditoría interna para su
revisión y autorización.
4.2.4 El ASGC realizará la difusión del programa de auditoría interna vía
electrónica a los titulares de las UA, áreas o procesos involucrados, enlaces del
SGC designados en cada área y auditores internos que tendrán participación en
el ejercicio de auditoría.
El programa de auditoría interna podrá ser modificado en caso de ser necesario,
ya sea en fecha, lugar, alcance, objetivo y equipo auditor (auditor líder, auditor
acompañante, experto técnico u observador).
4.2.5 En caso de que el área a auditar no se encuentre en condiciones de recibir
la auditoría en la fecha programada, el Enlace del SCC del área deberá notificar
mediante correo electrónico a la ASGC el motivo y gestionar la reprogramación
del ejercicio.
4.2.6 El personal designado para formar los equipos auditores deberá confirmar
su participación. En caso de que alguno de los integrantes no pueda participar
en los ejercicios de auditoría asignados, notificará al ASGC mediante correo
electrónico los motivos mínimo 5 días hábiles de la fecha programada.
4.2.7 El ASGC elaborará la Lista de Verificación en el formato de código DPCRSSGC-POI-05-F-05 (Anexo 9.5), redactando los cuestionamientos que se
realizarán al área a auditar.
4.2.8 El ASGC proporcionará la información necesaria al equipo auditor para el
desarrollo de la auditoría, la cual incluye: lista de verificación, solicitudes de
acciones correctivas y de mejora, salidas no conformes, registro de riesgos,
resultados de auditorías anteriores y documentación que se encuentre
publicada en la nube institucional (PGA’s, POI’s, caracterizaciones, guías,
lineamientos, etc.).
4.2.9 El ASGC realizará una reunión previa al inicio de la auditoría con
participación de los auditores internos de calidad, para explicar los criterios y
alcance bajo los cuales se desarrollará la auditoría y la lista de verificación que se
utilizará durante el ejercicio de auditoría interna y entregará a los auditores
líderes la información de contacto con el área auditada.
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4.2.10 El ASGC recordará mediante memorándum y/o correo electrónico al área
a auditar y al equipo auditor, la fecha, hora, lugar y confirmará al auditor líder de
auditoría para el desarrollo del ejercicio.
4.2.11 El auditor líder elaborará en conjunto con el auditor acompañantes, el Acta
de Apertura y Plan de Auditoría conforme al formato con código DPCRS-SGCPOI-05-F-03 (Anexo 9.3) y designará las tareas específicas para cada integrante
del equipo.
4.2.12 El equipo auditor revisará la información documentada relacionada al área
y/o proceso que auditará a fin de:
a. Reunir información para comprender las operaciones del área o proceso
auditado y preparar las actividades de auditoría y los documentos de
trabajo aplicables.
b. Establecer una visión general de la extensión de la información
documentada para determinar la posible conformidad con los criterios de
auditoría y detectar las posibles áreas de inquietud, como deficiencias,
omisiones o conflictos.
c. En caso de requerir la revisión de expedientes del personal que se
auditará, se solicitará al ASCC previo al inicio de la auditoría, para su
gestión con la Dirección de Administración a través de la Subdirección de
Recursos Humanos de los Servicios Estatales de Salud.
4.2.13 Los cambios significativos en el contexto de la organización (generalmente
externo) pueden impedir que se realice la planificación para auditoría interna
debido a las actividades prioritarias que deban realizarse en la Institución. En
estos casos, podrá realizarse una auditoría documental retrospectiva, definiendo
adecuadamente los periodos de la información documentada a auditar, los
criterios, recursos y los riesgos que conlleva realizar este ejercicio.
4.3 Reunión de apertura
4.3.1 El equipo auditor se presentará en el lugar y horario establecidos
previamente de acuerdo al Acta de Apertura y Plan de Auditoría de código
DPCRS-SGC-POI-05-F-03 (Anexo 9.3). El auditor líder, a través de la lectura del
acta de apertura y plan de auditoría, presentará a los integrantes del equipo, sus
roles, a los observadores, así como el plan de auditoría, los detalles y logística al
auditado.
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4.3.2 Durante la reunión de apertura el auditor líder informará y acordará con el
responsable del área auditada el lugar y hora para la reunión de cierre de
acuerdo a lo establecido en el acta de apertura y plan de auditoría.
4.4 Desarrollo del ejercicio Auditoría Interna de Calidad
4.4.1 El equipo auditor recopilará mediante un muestreo apropiado y verificará
la información pertinente a los objetivos, el alcance y criterios de la auditoría,
incluyendo la información relativa a las interrelaciones entre funciones,
actividades y procesos para determinar la conformidad del sistema con los
criterios de auditoría.
Sólo deberá aceptarse como evidencia de la auditoría la información que pueda
estar sujeta a algún grado de verificación. Cuando el grado de verificación sea
bajo, el auditor deberá utilizar su juicio profesional para determinar el grado de
fiabilidad que se puede depositar en la información como evidencia. Debe
registrarse la evidencia que conduce a hallazgos de la auditoría.
Los métodos para recopilar la información incluyen, pero no se limitan a lo
siguiente: entrevistas, observaciones y revisión de la información documentada.
La información documentada generada durante el proceso de auditoría que
contenga información confidencial o protegida debería salvaguardarse de
manera adecuada en todo momento por el equipo auditor.
Durante la auditoría pueden ser necesarios cambios en la composición del
equipo auditor, si surge un conflicto de intereses o de un problema de
competencia. Si hubiera una situación así, el ASGC deberá resolverla en conjunto
con el auditor líder, usuarios de auditoría o el auditado.
Los observadores pueden acompañar al equipo auditor con la aprobación
correspondiente del ASGC. Ellos no deben influir ni interferir en la realización de
la auditoría. Si esto no se puede asegurar, el líder del equipo auditor tiene
derecho de negarse a que los observadores tomen parte en ciertas actividades
de auditoría.
4.4.2. La evidencia de auditoría debe evaluarse frente a los criterios para
determinar los hallazgos de la auditoría, riesgos y oportunidades. Los hallazgos
podrán ser de dos tipos: no conformidades y oportunidades de mejora; en ambos
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casos el auditor deberá contar con suficiente evidencia objetiva para sustentar
su clasificación.
El equipo auditor registrará en la Lista de Verificación de código DPCRS-SGCPOI-05-F-05 (Anexo 9.5) los hallazgos detectados, indicando en el espacio
correspondiente si la respuesta al cuestionamiento es Conforme (C), No
Conforme (NC), No Aplica (N/A) o si es una Oportunidad de Mejora (OM) y
redactará de manera clara, concisa y sencilla el hallazgo encontrado indicando
el criterio de auditoría.
Los hallazgos detectados también se registrarán en el formato de Reporte de
Hallazgos de Auditoría con código DPCRS-SGC-POI-05-F-02 (Anexo 9.2),
respetando la redacción colocada en la lista de verificación.
4.4.3 En caso de que se detecten hallazgos para otra área y/o proceso distinto a
la que se está auditando, el equipo auditor deberá informar al ASCC para su
notificación al área y/o proceso en cuestión que deberá firmar de conformidad
el Reporte de Hallazgos de Auditoría de código DPCRS-SGC-POI-05-F-02
(Anexo 9.2).
4.4.4 El equipo auditor deberá reunirse periódicamente para intercambiar
información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar las tareas entre los
miembros del equipo auditor, según sea necesario.
4.4.5 Durante la auditoría, el líder del equipo auditor deberá comunicar
periódicamente al auditado los hallazgos importantes para reconocer que la
evidencia de la auditoría es exacta, que las no conformidades se han
comprendido. Las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un
riesgo inmediato y significativo deben comunicarse sin demora al auditado.
Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinión
divergente relativa a las evidencias o a los hallazgos de la auditoría.
4.4.6 El ASGC apoyará al equipo auditor para la aclaración de dudas que resulten
durante el desarrollo de la auditoría en el área o proceso auditado.
4.4.7. El equipo auditor deberá reunirse antes de la reunión de cierre para:
●
Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información
apropiada recopilada durante la misma.
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Definir si los hallazgos encontrados durante el ejercicio de auditoría son
no conformidades u oportunidades de mejora.
4.5 Evaluación de Auditores Internos de Calidad
4.5.1 Al finalizar la revisión de auditoría, cada área y/o proceso auditado, realizará
una evaluación del desempeño de los auditores que conformaron al equipo
auditor, con el objetivo de mejorar continuamente el proceso de auditoría
interna de calidad.
2.4.2. El auditor líder entregará al responsable del área auditada, previo al inicio
de la reunión de cierre, el formato de Evaluación del Auditor Interno de Calidad
de Código DPCRS-SGC-POI-05-F-07 (Anexo 9.7), por cada uno de los integrantes
del equipo.
4.5.3. El responsable del área auditada responderá la evaluación de cada uno de
los auditores que conforman al equipo auditor y entregará en un sobre cerrado
las evaluaciones al auditor líder, al inicio de la reunión del cierre.
4.5.4. El ASGC responderá las últimas cinco preguntas de la evaluación y revisará
los resultados de cada una de las evaluaciones, con el objetivo de realizar las
acciones que permitan mejorar el desempeño de los auditores internos de
calidad.
4.6 Reunión del cierre.
4.6.1 El auditor líder realizará la reunión de cierre con el titular del área y/o
proceso auditado y/o responsables de las funciones o procesos en el horario y
lugar establecidos previamente en el Acta de Apertura y Plan de Auditoría de
código DPCRS-SGC-POI-05-F-03 (Anexo 9.3).
Durante la reunión de cierre el líder del equipo auditor deberá explicar al
auditado lo siguiente:
●
●
Que la evidencia de la auditoría recopilada se basó en una muestra de la
información disponible.
El proceso de tratamiento de los hallazgos de la auditoría que se realiza a
través del formato Plan de Acción de Auditoría de código DPCRS-SGCPOI-06-F-X y las posibles consecuencias de no tratarlos adecuadamente.
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●
●
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La presentación de los hallazgos de la auditoría de tal manera que se
comprendan y se reconozcan por los representantes del área auditada, así
mismos, se deberá firmar de conformidad el Reporte de Hallazgos de
Auditoría de código DPCRS-SGC-POI-05-F-02 (Anexo 9.2).
La revisión de la implementación de acciones correctivas u oportunidades
de mejora (35 días hábiles posteriores al cierre de la auditoría).
4.6.2 Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoría entre el
equipo auditor y el auditado deberán discutirse y, si es posible resolverse. En caso
de no resolverse, no deberá firmar el reporte de hallazgos de auditoría y deberán
comunicarlo al ASGC para su resolución. Si el ASGC no estuviera en posibilidad
de asistir a la resolución del conflicto, ambas posturas deberán ser registradas
en el formato.
4.6.3. Al finalizar la reunión de cierre, el equipo auditor entregará al responsable
del área auditada la copia física o electrónica del reporte de hallazgos firmado y
con ello queda cerrada la auditoría interna.
4.6.4. El equipo auditor por cada área y/o proceso auditado entregará a la CSGC
en un lapso no mayor a 3 días hábiles en original: el acta de apertura y plan de
auditoría, lista de verificación, reporte de hallazgos de auditoría y las
evaluaciones de los auditores internos. Asimismo, si el equipo auditor lo
considera necesario, retroalimenta al ASGC en cuanto al desarrollo de la
auditoría u oportunidades de mejora.
4.6.5. Salvo que se requiera por algún organismo fiscalizador o evaluador, el
equipo auditor y el ASGC no deberían revelar ninguna información obtenida
durante la auditoría ni el Reporte de Hallazgos de Auditoría a ninguna otra parte
sin la aprobación, cuando sea necesario del auditado.
4.7 Informe final de resultados de Auditoría
4.7.1 Al concluir la auditoría interna el ASGC realizará el Informe Final de
Resultados de Auditoría conforme al formato de código DPCRS-SGC-POI-05-F04 (Anexo 9.4), donde se incluirán las observaciones generales del desarrollo de
la auditoría y las conclusiones obtenidas del ejercicio realizado, considerando los
objetivos y todos los hallazgos de la auditoría.
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4.7.2. El Informe Final de Resultados de Auditoría deberá ser presentado ante la
Alta Dirección y difundido a los titulares de las Unidades Administrativas para la
toma de decisiones.
4.7.3. El ASGC difundirá al personal de la DPCRS los resultados generales de las
auditorías internas a través de los medios que considere apropiados (correo,
intranet, wallpaper, etcétera).
4.8 Atención del reporte de hallazgos
4.8.1 Una vez concluida la auditoría, los Enlaces del SGC de cada área contarán
con un plazo no mayor a 8 días hábiles para entregar al ASGC en físico,
debidamente llenado y firmado por el área auditada el Plan de Acción de
Auditoría con código DPCRS-SGC-POI-05-F-06 (Anexo 9.6), donde se
establecerán las acciones que serán implementadas para subsanar los hallazgos
detectados, contemplando que los tiempos de cumplimiento de las acciones a
realizar no deberán exceder los 35 días hábiles posteriores a la fecha de cierre de
auditoría.
4.8.2 Para aquellos hallazgos detectados a otra área y/o proceso distinto al que
fue auditado se registrará en el Plan de Acción de Auditoría de código DPCRSSGC-POI-05-F-06 (Anexo 9.6) del área y/o proceso donde se detectó el hallazgo
las acciones que se implementaran para atender el mismo.
4.9 Verificación de la Efectividad
4.9.1 El ASGC notificará mediante correo electrónico al responsable del área
auditada, la fecha para verificar la efectividad de las acciones implementadas
para dar solución a los hallazgos, esta fecha debe estar dentro de los 40 a 45 días
hábiles posteriores a la fecha de cierre de la auditoría.
4.9.2 El ASGC deberá asistir al área auditada en la fecha y horario establecidos
para realizar la verificación de las acciones implementadas para solventar los
hallazgos detectados durante la auditoría y registrar el Plan de Acción de
Auditoría de código DPCRS-SGC-POI-05-F-06 (Anexo 9.6), si los hallazgos son
efectivos o no efectivos.
Se considerarán como “no efectivos” aquellos hallazgos de los que no se genere
evidencia suficiente para demostrar que fue atendido en su totalidad.
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4.9.3 El responsable del área auditada entregará en electrónico las evidencias
que sustenten la implementación de las acciones establecidas, una vez que
finalice la verificación.
En todos los casos deberá demostrarse la no recurrencia de las no
conformidades, exceptuando aquellas que se justifique su demora por
involucrar una remodelación, un ejercicio de presupuesto o alguna gestión que
no pueda ser resuelto en este tiempo, mismo que deberá ser soportado
documentalmente.
4.9.4 Para aquellos hallazgos que resuelven no efectivos, se dará seguimiento a
través del Procedimiento Operativo Interno para las Acciones correctivas y de
Mejora, y el ASGC colocará en el Plan de Acción de Auditoría de código DPCRSSGC-POI-05-F-06, el número de solicitudes SAC (Solicitud de Acción Correctiva)
/ SAM (Solicitud de Acción de Mejora) asignado para atender dichos hallazgos.
5.
Documentos de referencia
Documentos
Sistema de Gestión de Calidad Requisitos.
Directrices para la Auditoría de Sistema de Gestión.
Código
(cuando
aplique)
NMX-CC-9001-IMNC2015
Norma ISO 19011:2018
Procedimiento Operativo Interno para el Control de
la Información Documentada.
DPCRS-SGC-POI-01
Procedimiento Operativo Interno para la Gestión de
Riesgos
DPCRS-SGC-POI-03
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Registros de Calidad
Tiempo de
conservació
n
Registros
Programación
Auditoría Interna
de
Reporte de Hallazgos
de Auditoría
Acta de Apertura y Plan
de Auditoría
Informe
Final
Resultados
Auditoría
de
de
Lista de Verificación
Plan de
Auditoría
Rev. 00
Acción
de
Evaluación del Auditor
Interno de Calidad
Evaluación del Auditor
Interno de Calidad
Responsable
de
conservarlo
Código
de registro
identificación única
3 años
Área del
Sistema de
Gestión de
Calidad
DPCRS-SGC-POI-05-F-01
3 años
Área del
Sistema de
Gestión de
Calidad
DPCRS-SGC-POI-05-F-02
3 años
Área del
Sistema de
Gestión de
Calidad
DPCRS-SGC-POI-05-F-03
3 años
Área del
Sistema de
Gestión de
Calidad
DPCRS-SGC-POI-05-F-04
3 años
Área del
Sistema de
Gestión de
Calidad
DPCRS-SGC-POI-05-F-05
3 años
Área del
Sistema de
Gestión de
Calidad
DPCRS-SGC-POI-05-F-06
3 años
Área del
Sistema de
Gestión de
Calidad
DPCRS-SGC-POI-05-F-07
3 años
Área del
Sistema de
Gestión de
Calidad
DPCRS-SGC-POI-05-F-08
o
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7.
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Control de cambios
Número
de
Revisió
n
Rev. 00
8.
Rev. 00
Fecha de la
actualización
Octubre 2023
Descripción del cambio
No aplica, es de nueva creación
Terminología y definiciones
Alcance de Auditoría: Extensión y límites de una auditoría, incluye
generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la
organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo
cubierto.
ASGC: Área del Sistema de Gestión de Calidad.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla la Institución
al más alto nivel. En el caso de la Dirección de Protección Contra Riesgos
Sanitarios, este grupo se encuentra integrado por los titulares de las áreas de
Protección Contra Riesgos Sanitarios.
Auditado: Organización, área o proceso que es auditado en su totalidad o partes.
Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría.
Auditor Líder: Este es un profesional altamente cualificado, que dirige, coordina
y orienta un equipo de auditores internos, asegurando que la gestión de la
calidad se ajuste a las normas, leyes y estándares aplicables.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el
grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Las auditorías internas,
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denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en
nombre de la propia organización.
Auditoría combinada: Auditoría llevada a cabo conjuntamente a un único
auditado en dos o más sistemas de gestión.
Auditoría conjunta: Auditoría llevada a cabo a un único auditado por dos o más
organizaciones auditoras.
Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, tras considerar los
objetivos y todos los hallazgos de la auditoría.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva.
DPCRS: Dirección de Protección contra Riesgos Sanitarios.
Equipo Auditor: Uno o más personas que llevan a cabo una auditoría con el
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. A un auditor del equipo se le designa
como auditor líder del mismo. El equipo auditor puede incluir auditores en
formación.
Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. La
evidencia objetiva con fines de auditoría generalmente se compone de registros,
declaraciones de hechos u otra información que son pertinentes para los
criterios de auditoría.
Experto técnico: Persona que aporta conocimiento o experiencia específicos al
equipo auditor. El conocimiento o experiencia específicos se relacionan con la
organización, la actividad, el procesos, o la actividad a auditar, el idioma o la
cultura. Un experto técnico no actúa como un auditor.
Guía de auditoría: Persona designada por el auditado para asistir al equipo
auditor. Para efectos de este procedimiento los Guías de auditoría generalmente
son los Enlaces del SGC del área auditada.
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Hallazgo de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la
auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Las palabras
“cumplimiento” o “no cumplimiento” se utilizan a menudo en los hallazgos de
auditoría.
No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.
Observador: Persona que acompaña al equipo auditor pero no actúa como un
auditor. Puede ser un miembro del auditado, es ente regulador u otra parte
interesada que testifica la auditoría.
Oportunidad de mejora (OM): Tipo de hallazgo que no necesariamente
incumple un requisito.
Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de
una auditoría.
Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un
período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre.
SAC: Solicitud de Acción Correctiva.
SAM: Solicitud de Acción de Mejora.
Verificación: Confirmación, mediante la aportación de la evidencia objetiva, de
que se han cumplido los requisitos especificados. La evidencia objetiva necesaria
para una verificación puede ser el resultado de una inspección o de otras formas
de determinación, tales como realizar cálculos alternativos o revisar los
documentos.
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Anexos
Anexo 9.1. Programación de Auditoría Interna, con clave DPCRS-SGC-POI05-F-01
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Anexo 9.2. Reporte de Hallazgos de Auditoría con clave DPCRS-SGC-POI-05F-02
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Anexo 9.3. Acta de Apertura y Plan de Auditoría con clave DPCRS-SGC-POI05-F-03
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Anexo 9.4. Informe Final de Resultados de Auditoría con clave DPCRS-SGCPOI-05-F-04
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Anexo 9.5. Lista de Verificación con clave DPCRS-SGC-POI-05-F-05
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Anexo 9.6. Plan de Acción de Auditoría con clave DPCRS-SGC-POI-05-F-06
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Anexo 9.7. Evaluación del Auditor Interno de Calidad con clave DPCRS-SGCPOI-05-F-07
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Anexo 9.8. Evaluación del Auditor Interno de Calidad con clave DPCRS-SGCPOI-05-F-08