GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DE UN PROYECTO 1 El objetivo de este módulo es entender y asimilar los procesos y actividades que implican la ejecución de un proyecto orientado a la entrega de valor al cliente y usuario, bajo el marco de la Dirección Profesional de Proyectos del PMI. Al finalizar habrás aprendido la definición los siguientes conceptos: • • • • • • • Grupos de procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos Factores ambientales y activos de los procesos de la organización Interesados Procesos de Inicio Procesos de Planificación Procesos de Ejecución Procesos de Monitoreo y Control • Procesos de Cierre I. Definición de la Gestión de la Integración de Procesos de un Proyecto La Gestión de Integración de Procesos de un Proyecto consiste en incluir los procesos y actividades necesarias y solamente las necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección de proyecto, dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. Cuando hablamos de incluir los procesos y actividades necesarias y sólamente necesarias, es incluir el trabajo justo buscando la efectividad y la eficiencia del proyecto. II. Definición de Proceso Entenderemos como proceso al grupo de actividades, subprocesos y datos que se deben ejecutar para obtener un resultado deseado. • Las entradas del proceso responden a la pregunta ¿qué necesito para comenzar? • Las herramientas son las actividades, conocimientos y datos que nos sirven para procesar esas entradas y de esa forma obtener las salidas deseadas • Las salidas del proceso responden a la pregunta ¿qué obtengo como resultado? 2 Gráficamente Figura 1: Etapas de un Proceso Fuente: Generación propia, 2023 Cuando existen procesos relacionados, las salidas de un proceso suelen ser entradas del próximo proceso. Figura 2: Procesos Relacionados Fuente: Generación propia, 2023 III. Áreas de Conocimiento y Procesos de la Dirección de Proyectos En la Guía del PMBOK® y en las Normas ISO 21500, se definen cinco grupos de procesos de la dirección de proyectos: 1. Procesos de inicio: la organización define los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, el sponsor asigna al Director del Proyecto y se autoriza formalmente el inicio del proyecto. 2. Procesos de planificación: los interesados definen el alcance del proyecto y refinan los objetivos; el equipo desarrolla el plan para la dirección del proyecto que será la guía para un proyecto exitoso. 3 3. Procesos de ejecución: el director del proyecto coordina todos los recursos para implementar el plan para la dirección del proyecto. 4. Procesos de monitoreo y control: el director del proyecto y su equipo supervisan el avance del proyecto y aplican acciones correctivas. 5. Procesos de cierre: el cliente acepta formalmente los entregables del proyecto. Figura 3: Grupos de procesos de la dirección de proyectos Fuente: Basado en PMBOK®, 2021 Por otro lado en la Guía del PMBOK®, en cada uno de estos cinco grupos de procesos existen varios procesos particulares distribuidos entre las 10 áreas del conocimiento de la dirección de proyectos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Gestión de la integración Gestión del alcance Gestión del cronograma Gestión del costo Gestión de la calidad Gestión de los recursos Gestión de las comunicaciones Gestión de los riesgos Gestión de las adquisiciones Gestión de los interesados o Stakeholders 4 Figura 4. Áreas de Conocimiento y Procesos de la Dirección de Proyectos Fuente: Generación Propia, 2023 Se han identificado 49 procesos para la dirección de proyectos que debería conocer un buen Director de Proyecto. Los que se debe aplicar a un proyecto dado dependerá del contexto, el tipo de proyecto, los recursos de la organización, etc. La experiencia del Director de Proyecto es relevante en este aspecto. No es necesario utilizar todos los procesos, pero hay algunos que son obligatorios. IV. Integración de fases o Proyectos Así como los procesos se integran, los proyectos y fases de proyectos se integran a partir de los procesos para la dirección de proyectos. 5 Figura 5. Integración de los procesos de fases o proyectos Fuente: Basado en PMBOK®, 2021 V. Objetivos de la Gestión de la Integración de Proyectos Figura 6. Gestión de la Integración Fuente: www.diprotech.co, 2023 • • • • • Proveer un enfoque sistemático y común para el equipo e interesados Pensar en el proyecto como un todo unitario Definir y controlar el alcance del producto y del proyecto en forma coordinada Alinear los recursos con las necesidades y prioridades del proyecto Permitir la excelencia con la cual se plantea que cada proceso de gestión o cada área de conocimiento, tenga relación con los otros componentes VI. Gestión de la Integración: áreas de conocimiento y procesos Los procesos de la Gestión de la Integración del proyecto son 7 y se distribuyen entre todos los grupos de procesos de la Dirección del Proyecto. La Gestión de la Integración del Proyecto, es la única área de conocimiento con esta característica. Figura 7. Procesos de la Gestión de Integración del Proyecto Fuente: Basado en PMBOK®, 2021 VII. Descripción de Procesos 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Definir, preparar y coordinar todos los componentes del plan y consolidarlos en un plan integral para la dirección del proyecto. 4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto Liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. 4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto Utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento para alcanzar los objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional. 4.5 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Hacer seguimiento, revisar e informar el avance general, a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. 4.6 Realizar el Control Integrado de Cambios Revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar y gestionar los cambios a entregables, activos de los procesos de la organización, documentos del proyecto, y comunicar las decisiones. 4.7 Cerrar el Proyecto o Fase Finalizar todas las actividades para el proyecto, fase o contrato. VIII. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto En este proceso se desarrolla el Acta de Constitución del Proyecto, generalmente en conjunto con las gerencias y los sponsors. El Acta de Constitución del Proyecto debe incluir, al menos, los límites del proyecto (que no va), los interesados, y el director de proyecto asignado que posteriormente formará equipo. IX. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Es el más importante de todos los grupos de procesos, ya que permite definir, preparar y coordinar todos los planes subsidiarios del proyecto, creando un documento consistente y coherente que se constituye en la ruta que se acuerda seguir para las actividades y procesos que vienen. • Objetivos ¤ Elevar el nivel de éxito organizacional durante la ejecución de los proyectos ¤ Coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de la organización ¤ Minimizar el riesgo, • Reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios • Definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada • La Planificación…. ¤ Requiere tiempo de dedicación proporcional al alcance del proyecto y a la complejidad del mismo ¤ Es una actividad contínua que parte con los conceptos iniciales hasta la entrega del producto ¤ Los planes deben ser revisados regularmente a medida que se cuenta con más información ¤ Es una actividad a desarrollar por el equipo del proyecto, no sólo por el Director del Proyecto Figura 8. Proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Fuente: Basado en PMBOK®, 2021 • Entradas al Proceso de Planificación. ¤ Acta de Constitución del Proyecto ¤ Factores Ambientales • Sistema de Gestión de Proyectos, estructura de la organización, otros ¤ Activos de los Procesos de la Organización • Lineamientos estandarizados, criterios de medición de desempeño, registros históricos: archivos, costos incurridos, estimaciones de tiempo, lecciones aprendidas, otros ¤ Salidas de Otros Procesos • Salidas de varios otros procesos y otras salidas de la planificación al ser un proceso iterativo • Herramientas y Técnicas ¤ Identificar correctamente los siguientes datos del proyecto: • Qué; A Quién;Para Qué;Por Qué;Cuándo;Cómo;Dónde;Quién ¤ Según los antecedentes recopilados definir un equipo ¤ Cerrar la planificación con el equipo, los interesados y expertos • Salidas del Proceso de Planificación ¤ Plan para la Dirección del Proyecto • Es el resultado de todos los procesos de planificación • Un documento consistente que guía la ejecución y control del proyecto • hasta el cierre • Facilita la comunicación • Define las revisiones clave de la administración • Entrega la línea base para el seguimiento del avance y control del proyecto • El Plan de Proyecto junto con la Ficha de Proyecto son los entregables clave ¤ Contenido: • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT, WBS) • Cronograma maestro (hitos principales) • RAM (Organización del Proyecto) • Plan de Gestión del Alcance • Plan de Administración de Riesgos • Planes subsidiarios o Secundarios • Plan de Administración del Cronograma • Plan de Administración de Costos • Plan de Administración de Calidad • Plan de Comunicaciones • Plan de Administración del Personal • Plan de Administración de Adquisiciones • Detalles de apoyo • Etc. X. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto En este proceso se lideran y llevan a cabo las actividades del trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, y se implementan los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. Este proceso: • • • • • • • • Utiliza la mayor parte del presupuesto y del tiempo Integra y realiza las actividades del proyecto Genera los entregables Obtiene, administra y utiliza los recursos Implementa métodos y estándares Genera datos del desempeño Recolecta y documenta lecciones aprendidas Revisa el impacto y se implementan los cambios aprobados ¤ Acciones correctivas ¤ Acciones preventivas ¤ Reparación de defectos Figura 9. Proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto Fuente: Basado en PMBOK®, 2021 XI. Gestionar el Conocimiento del Proyecto • Permite utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento para alcanzar los objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional. • El conocimiento organizacional previo, se aprovecha para producir o mejorar los resultados del proyecto. • El conocimiento queda disponible para apoyar las operaciones de la organización y los futuros proyectos o fases. • Tipos de conocimiento gestionado: ¤ Tácito: conocimiento personal, creencias, percepciones, experiencia, “saber hacer” ¤ Explícito: codificable en palabras, imágenes y números • Este proceso es continuo y se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto. • Actualiza constantemente el Plan para la Dirección del Proyecto • Como entrada, los documentos del proyecto que son utilizados en este proceso son: ¤ Registro de lecciones aprendidas ¤ Asignaciones del equipo de proyecto ¤ Estructura de desglose de recursos ¤ Criterios de selección de proveedores ¤ Registro de Interesados Figura 10. Proceso Gestionar el Conocimiento del Proyecto Fuente: Basado en PMBOK®, 2021 • Las herramientas y técnicas de este proceso, conectan personas para que puedan trabajar juntas creando nuevo conocimiento, compartir conocimiento e integrar conocimiento en el equipo: ¤ Foros de discusión incluídos foros en internet ¤ Comunidades de Práctica ¤ Reuniones, incluidas las virtuales ¤ Aprendizaje por observación (work shadowing) ¤ Observación invertida (reverse shadowing) ¤ Eventos de intercambio de conocimiento, seminarios, conferencias, webinars ¤ Talleres para resolución de problemas, revisión de lecciones aprendidas, etc. ¤ Narraciones ¤ Técnicas de gestión de la calidad y de las ideas ¤ Ferias y cafés de conocimiento ¤ Capacitación • Las lecciones aprendidas son la principal salida de este proceso: ¤ Surgen a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto ¤ Se documentan a medida que se presentan (log de pruebas, matriz, sistema, etc.) ¤ Al concluir el proyecto, pueden incorporarse lecciones adicionales, junto con asegurarse las que surgieron están bien documentadas XII. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. En proyectos de gran magnitud, es un trabajo que normalmente efectúa una PMO debido al volumen de información que conlleva. Figura 11. Proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Fuente: Basado en PMBOK®, 2021 • Objetivos ¤ Permite a los interesados entender el estado actual del proyecto, los pasos seguidos y los pronósticos de término ¤ Asegura que el proyecto se ejecute según su plan para la dirección y de la (s) línea(s) base correspondientes ¤ Requiere un enfoque constante en la integración de las áreas ¤ Permite identificar los posibles problemas oportunamente y tomar las acciones necesarias ¤ Es iterativo ¤ Utiliza casi todas las áreas de conocimientos ¤ Permite comparar el desempeño con el plan para la dirección ¤ Permite evaluar el desempeño y recomendar acciones ¤ Provee pronósticos ¤ Permite evaluar el estado de los riesgos e identificar nuevos ¤ Permite mantener información precisa y oportuna de los productos y documentación asociada para completar el proyecto ¤ Permite monitorear la implementación de los cambios aprobados ¤ Reporta al gerente de programa, cuando aplica, el progreso y estado del proyecto Las principales salidas son los Informes de desempeño del proyecto y las solicitudes de cambio en proyectos predictivos. XIII. Realizar el Control Integrado de Cambios Es el proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones correspondientes. Es responsabilidad del Director del Proyecto: • • • • Conocer los factores que provocan los cambios Asegurarse que el cambio es evaluado, previo a la toma de decisión Asegurar que el cambio es beneficioso Gestionar el cambio apenas ocurra Figura 12. Proceso Realizar el Control Integrado de Cambios Fuente: Basado en PMBOK®, 2021 Los cambios son inevitables, luego es necesaria su gestión y control (“Negociar”): • • • • Identificarlos Llegar a acuerdos Documentar y comunicar acuerdos Hacer seguimiento a la implementación de los cambios aprobados Otros aspectos a considerar son: • • • • Se realizan desde el inicio hasta el cierre del proyecto Siempre hay cambios al plan Éstos se deben registrar, aprobar o rechazar oportunamente Es importante que sean considerados de forma integrada • En algunos casos hay un “comité de control de cambios” • Los cambios deben tener justificación clara y precisa • Evitar el “síndrome del Yaque” (“ya que” se hará esto, porque no hacemos también esto otro), reduciendo riesgos. Figura 13. Sistema para el Control Integrado Documentado de Cambios Fuente: Creación Propia, 2023 XIV. Cerrar el Proyecto o Fase En este proceso se finalizan todas las actividades para el proyecto, fase o contrato. Este proceso suele olvidarse pero es fundamental para el buen término de un proyecto y que queden ganancias y lecciones aprendidas para la organización. Figura 14. Proceso Cerrar el Proyecto o Fase Fuente: Basado en PMBOK®, 2021 Se hace un proceso de cierre para: • • • • • Verificar que el trabajo terminó en forma completa y satisfactoria Distribuir la información Documentar la aceptación formal Archivar todo lo registrado Cerrar los contratos En esta etapa, … • • • • Los interesados tienen la menor cantidad de influencia El jefe de proyecto tiene la mayor cantidad de influencia El riesgo tiene la probabilidad más baja El costo es significativamente menor Consideraciones importantes: • “Sentarse con el equipo y comprobar la WBS (completitud)” • Sentarse con el cliente (aceptación) • Hacer un evento de cierre de proyecto XV. Interacción de Documentos en la Gestión de la Integración Figura 15. Interacción de Procesos y Documentos Principales Fuente: Creación Propia, 2023
