REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Repuestos Industriales SAS De: Gerente General: Javier Rodriguez Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad Para: Departamento de Compras Luisa Pérez Fecha: Marzo 01 del 2019 OBJETIVO Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Repuestos de Maquinaria SAS, en los procedimientos de Compras, control y seguimiento de proveedores ALCANCE Verificar el proceso de calidad el control y el seguimiento de los proveedores con los cuales cuanta Repuestos de Maquinaria SAS, así contribuir al aseguramiento de la calidad de la compañía. Criterios de Auditoria Sistema de gestión de calidad Manual de procedimientos de compras Lista de chequeo de proveedores Políticas corporativas Norma ISO 9001:2008 Reunión de Apertura Marzo 6 del 2019 Hora 7:45 am Reunión de Cierre: Marzo 6 del 2019 Hora 4:30 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y seguimientos inherentes al área de compras y los respectivos seguimientos de los proveedores con los cuales cuenta nuestra compañía consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador compras, el día 6 de Marzo del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones de la compañía, específicamente en la oficina de compras. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 4 Marzo del 2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada y la documentación necesaria para llevar a cabo la auditoria. Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción Asistentes Javier Rodriguez Diana Vargas German Quimbayo Equipo auditor Experto SGC Ingeniera de procesos Representante gerencia Firma Auditados Luisa Rodriguez John Ibañez Adriana Parra Equipo auditado Jefe de compras Asistente de compras auxiliar de compras Proceso o Actividad Reunión de Apertura Dirección del SGC Tramites Almuerzo Seguimiento a proveedores Reunión de cierre Firma Actividades a Auditar Auditor Cargo Javier Rodriguez Experto SGC Javier Rodriguez Experto SGC Diana Vargas Ingeniera de procesos Diana Vargas Javier Rodríguez Ingeniera de procesos Experto SGC hora 07:45 a.m. 08:00 a.m. 11:00 a.m. 12:30 a.m. 1:00 p.m. 4:30 p.m. B. No Documento revisado Manual de procedimientos de 1 compras 2 Lista de chequeo de proveedores Observaciones del documento Última actualización 20 Noviembre 2018 Última actualización 26 Enero 2019 Última actualización 10 Septiembre 2017 3 Manual de Procedimientos. Cap. Compras y Logística. 4 Manual de Procedimientos. Cap. Recepción productos proveedores. Última actualización 10 Septiembre 2007 C. La comunicación durante la auditoría será la escucha activa D. Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas. E. FECHA: P. AUDITADO: No Evidencias de la auditoria AUDITOR (ES): AUDITADO (S): Criterios de la auditoria Hallazgos de auditoria C NCM NCm Falta agregar Procedimientos de Manual de implementación de 1 costos en materiales procedimientos de procedimiento para en bodega y stand-by compras costos en materiales de bodega y stand-by formato único de recepción de 2 materias primas, Manual de procedimientos Manual de Procedimientos. Cap. Recepción productos proveedores No se tiene en cuenta el formato único de recepción de mercancía en el procedimiento X X F. Se debe actualizar el manual de procedimientos el cual se encuentra muy desactualizado Se debe tener en cuenta el formato único de recepción de materias prima de procedimientos. Conclusiones de la Auditoria: Se debe actualizar la política de Manual de Procedimientos. Cap. Recepción productos proveedores y tener en cuenta el formato único de recepción de mercancía. Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.
