Una historia de dos proyectos, Robert Howard Una historia sobre lo que se necesita para rescatar un proyecto en problemas. Es el año 2005 y los tiempos son buenos. El entorno empresarial es vibrante y la economía es fuerte. Las grandes empresas se están comprometiendo con grandes cantidades de capital y recursos para implementar nuevas estrategias, establecer nuevas capacidades y abrir nuevos mercados. Esto no fue diferente en la Empresa Pint, donde Juan trabaja como Director de Administración de Relaciones con el Cliente (ARC). Juan llegó a su oficina el lunes por la mañana como cualquier otro. Dejó caer su maletín en el lugar acostumbrado de su oficina, tomó una taza de café y se dirigió al pasillo para reunirse con su jefe, Miguel, y conversar sobre uno de los proyectos con problemas de la compañía. Aunque Juan tenía una gran experiencia, solo recientemente se había unido a la Empresa Pint antes había trabajado con un competidor. Todavía estaba aprendiendo sobre algunos de los matices de su empleador actual. Después de las típicas bromas matutinas, Miguel y Juan abordaron el tema en cuestión. --"Juan, iré directo al punto. Necesito que te encargues del proyecto del Archivo Maestro de Clientes (Proyecto AMC) de Guillermo, ya que el proyecto no va bien". Dijo Miguel. --Miguel continuó, "Te contratamos por tu gran experiencia en gestión de proyectos”. “Sé que has transformado muchos proyectos aun mas difíciles que el Proyecto AMC y logrado grandes resultados". Más de una hora después, Juan salió de la oficina de Miguel y se dispuso a aprender más sobre el reto que Miguel le había planteado. Juan era un experimentado ejecutivo y administrador de proyectos. Había visto muchos proyectos con problemas; algunos se transformaron en grandes resultados, mientras que otros habían fracasado. Juan se preguntaba si sería capaz de diagnosticar muy rápidamente cómo iría este proyecto en función de la situación y la cultura del equipo del proyecto. PROBLEMÁTICA En el transcurso de las próximas semanas, Juan se hizo cargo del proyecto AMC, se reunió con miembros clave del equipo del proyecto y realizó docenas de entrevistas con interesados clave. Solo habían pasado unas pocas semanas desde que Miguel le había entregado las llaves para este problemático proyecto, y ahora Juan estaba de vuelta en la oficina de Miguel para brindar un informe bastante claro sobre la situación. --"Miguel, he hablado con el equipo del proyecto y con los interesados, y sé por qué este proyecto está en problemas", comenzó Juan. --"Si realmente quieres que transforme este proyecto, necesitaré tu apoyo para hacer algunos cambios críticos". Dijo Juan con decisión. Miguel, un veterano de 20 años en la Empresa Pint, sabía lo que venía. El había visto demasiados proyectos comenzar, tener problemas, y luego fallar en la empresa. No quería escuchar que otro proyecto estuviera al borde del fracaso, pero de todos modos preguntó: --Juan dime, ¿qué averiguaste y qué puedo hacer para evitarlo?" --Juan respiró hondo y comenzó a explicar sus hallazgos. "Miguel, como sabes, este proyecto ha estado en ejecución durante casi 6 meses y ya está atrasado y por encima del presupuesto” --Juan continuó, "Después de hablar con el equipo del proyecto y otros interesados, no veo que la situación vaya a mejorar sin hacer algunos cambios bastante significativos" La experiencia amplia experiencia profesional le permitió a Juan identificar rápidamente una serie de problemas críticos con el proyecto AMC, que describió cuidadosamente a Miguel: --"El alcance del proyecto no está bien definido”. --"Los arquitectos de TI están sentados en sus torres de marfil y están en desacuerdo con la dirección del proyecto". --"El equipo del proyecto no funciona como un equipo". --"Falta apoyo de la alta dirección". --"Esteban de Marketing está tratando de manipular este proyecto para su propia ganancia política". --“He visto esta situación con demasiada frecuencia en mi carrera, y si no cambiamos la situación, este proyecto fracasará de manera rotunda”. FUNDAMENTOS PARA LE ÉXITO Miguel sabía que lo que Juan le acababa de decir era cierto, y también sabía que cambiar la situación sería difícil, doloroso y potencialmente costoso. Él estuvo de acuerdo con Juan y juntos acordaron varios cambios clave. --“Gracias por trabajar conmigo en esto Miguel ", dijo Juan. Juan cerró la reunión concluyendo con un resumen de los acuerdos y acciones a tomar: --"Solo para confirmar, permíteme resumir los cambios que acordamos implementar. Primero, detendremos el proyecto actual y redefiniremos un alcance claro y bien definido y obtendremos un consenso sobre el nuevo alcance. En segundo lugar, vamos a terminar las guerras de los arquitectos de TI al asignar arquitectos clave al proyecto a tiempo completo. En tercer lugar, vamos a ubicar al equipo y asignar miembros a tiempo completo al proyecto. No se permitirá más participación a tiempo parcial. En cuarto lugar, Miguel, aceptas ser mucho más visible y un participante activo para tomar decisiones clave para el proyecto participarás en reuniones de proyecto los miércoles a las 5pm.Finalmente, Miguel, tendrás que tener una reunión muy directa con Esteban y, si es necesario, con su jefe para eliminar cualquier agenda política que pueda descarrilar el proyecto". Miguel y Juan estuvieron de acuerdo con el plan, Juan sabía que algunos de estos cambios serian impopulares, pero sin ellos, el proyecto estaría condenado. Juan salió de la oficina de Miguel con una sensación de alivio y aprensión. Todavía había aun mucho trabajo pesado por hacer de acuerdo con el plan. CELEBRACIONES Seis meses después, Juan se encontró con Miguel en la sala de descanso, ya que ambos buscaban su café de la mañana. --"¡Juan!", grito Miguel mientras le daba palmaditas a Juan en la espalda. "Felicitaciones por hacer que el proyecto AMC se transformara. ¡Por todas las cuentas, ha sido un éxito rotundo!", Miguel exclamo “gracias”. --Juan contestó, “Aunque, al principio, hubo muchos interesados descontentos y a varios de ellos no les gustó la idea de ser asignados al proyecto al 100%, los convencimos rápidamente, y ahora veo un equipo de proyecto que está trabajando armónica y efectivamente, de hecho, Sandra me dijo que estuvo por renunciar hace seis meses, y ahora está más feliz que nunca y está lista para el ascenso". --Juan añadió, "Me encanta cuando un plan definido es efectivo". --Juan suspiró con orgullo y se dio la vuelta para alejarse y asumir su próximo gran proyecto.
