Manual de organización. Partes y Elaboración.

Maestría: Administración hospitalaria y salud pública.
Materia: Teoría de la organización.
Profesor: Eulogio Cruz Trinidad.
Nombre: Rosa Laura González Cortés.
z
Fecha entrega: 13.09.23
z
ÍNDICE DE CONTENIDO

Introducción......................................................................................3

Definición y tipos de manuales administrativos................................5

Manual de organización....................................................................6

Elementos básicos del manual de organización...............................8

Proceso de elaboración del manual de organización......................34

Conclusiones....................................................................................51

Bibliografía.......................................................................................52
z

INTRODUCCIÓN
La Secretaría de Finanzas presenta la "Guía Técnica para la Elaboración
de Manuales de Organización" y La Dirección General de Programación,
Organización y Presupuesto (DGPOP) la "Guía Técnica para la Elaboración y
Actualización de Manuales de Organización Específicos de la Secretaría de
Salud" con la finalidad de uniformar la información disponible sobre la elaboración
de Manuales de Organización estableciendo la metodología, los apartados básicos
que deben contener, aspectos a considerar para su aprobación, lineamientos básicos
para su elaboración y, en su caso, actualización.
z

¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE ESTAS
GUÍAS?
Proporcionar a los servidores públicos de las dependencias los elementos técnicometodológicos básicos para guiar y orientar el análisis, elaboración e
instrumentación de manuales de organización bajo criterios de homogeneidad.
Adicionalmente facilitar su integración cada vez que aparezcan cambios en su
estructura a fin de propiciar que dispongan de instrumentos normativoadministrativos vigentes y alineados a programas sectoriales.
MANUAL ADMINISTRATIVO : Documento que contiene información
ordenada y sistemática, relativa a la estructura, funciones, objetivos,
políticas y/o procedimientos de una organización, que se consideran
necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
TIPOS
A)GENERALES:
DE PUESTOS:
Incluyen a todas las
unidades
DE
DE
DE CONTENIDO
Contienen la
DE ORGANIZACIÓN:
denominación de los
administrativas que
PROCEDIMIENTOS:
POLÍTICAS: Describen
MÚLTIPLE: Incluyen
Contienen información
Describen los pasos a puestos funcionales, la
detalladamente los
información que
integran un organismo.
sobre los antecedentes,
B)ESPECÍFICOS:
seguir en la ejecución
lineamientos a seguir
corresponde a más de
descripción de las
base jurídica,
funciones que en cada en la ejecución de una
Contienen información
de una función, un
uno de los tipos de
atribuciones, objetivos,
de una unidad
trámite o prestación de
actividad o función, a fin documentos señalados
caso se deben
estructura y funciones
desempeñar, la
administrativa de tercer
un servicio. Incluyen los
de coadyuvar al
anteriormente. Se
de cada una de las
nivel jerárquico
formatos de cada
cumplimiento de las
elaboran para que la
valoración y el perfil que
unidades que integran
deben tener los
(Dirección General) o
actividad e instructivos
metas y objetivos
información sea breve y
la dependencia.
inferior; es decir, se
de llenado.
institucionales.
de fácil consulta.
servidores públicos
para ocuparlos.
refieren a un área
particular.
POR SU FUNCIÓN
ESPECÍFICA:
Contienen información
relacionada con una
función sustantiva, de
apoyo o asesoría de
una unidad, ejemplo:
De personal, De
compras, De
contabilidad.
z

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Instrumento administrativo que registra y actualiza información detallada de
manera ordenada, integral y sistemática sobre: las atribuciones, estructura y
funciones de las unidades que integran la dependencia; niveles jerárquicos,
sistemas de comunicación y coordinación, grados de autoridad y responsabilidad,
descripción de puestos de los altos funcionarios y organigramas representativos de
la estructura organizacional.
z
OBJETIVOS DE UN MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

Presentar en forma ordenada e integral la estructura, objetivos y funciones de las
unidades administrativas que integran al organismo.

Precisar el ámbito competencial de las unidades administrativas, evitar duplicidad
o ausencia en la ejecución de tareas y el cumplimiento de responsabilidades.

Articular el objetivo y las funciones de cada unidad administrativa, vinculándolos
con el objetivo general y las atribuciones de la dependencia.

Coadyuvar en el diseño de métodos y sistemas de trabajo que permitan eficientar
el quehacer administrativo.

Proporcionar información básica para la modernización administrativa.
VII. GLOSARIO Y ANEXOS
ELEMENTOS BÁSICOS
DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
VI. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
V. ORGANIGRAMA
IV. ATRIBUCIONES
III. MISIÓN Y VISIÓN
II. MARCO JURÍDICO
I. ANTECEDENTES
OBJETIVO
INTRODUCCIÓN
ÍNDICE
REGISTRO
IDENTIFICACIÓN DE FIRMA DE
VALIDACIÓN
APROBACIÓN
PORTADA
PORTADA
También llamado "Identificación". Es la cubierta del
documento, la cual debe contener lo siguiente:
a) Logotipo de la Secretaría de Salud (únicamente para
las
Unidades
Administrativas);
Órganos
desconcentrados y Unidades Paraestatales además
del anterior incorporar el logo de la unidad responsable
en el ángulo superior derecho.
b) Colores oficiales.
c) Denominación del área mayor de la cual depende la
unidad administrativa (Parte central superior).
d) Nombre del manual (Parte central).
e) Mes y año de elaboración o actualización (Ángulo
inferior derecho).
Ejemplo:
z
APROBACIÓN

Es la formalización de la expedición del manual de
organización por parte de los titulares de La Dirección de
Diseño y Desarrollo Organizacional, Dirección General de
Programación,
Organización
y
Presupuesto,
Subsecretaría de Administración y Finanzas y Secretaría
de Salud.

Sólo procederá cuando el Titular y/o Director General de
la Unidad Administrativa apruebe el contenido del manual
mediante firma, en el formato de Identificación de Firma
de Validación.
Ejemplo:
z

VALIDACIÓN
Apartado en el que los titulares o presidente
de las unidades administrativas validen con
su firma el contenido del documento y
autoricen su implantación.
Ejemplo:
z
REGISTRO
Indica la clave con la cual
ha quedado registrado el
manual de organización
específico en la SS
Será asignada por la
Dirección de Diseño y
Desarrollo Organizacional
posterior a lsu aprobación
Se utiliza el formato “Cédula
de Registro para Manuales
Administrativos”
Ejemplo:
z
z
INTRODUCCIÓN O
PRESENTACIÓN

Exponer los motivos y propósitos que dan origen a la
elaboración y/o actualización del manual de
organización específico, incluir una explicación
sintetizada del contenido en forma general,
información de cómo se usará, indicar quiénes
intervinieron en la elaboración, razones por las que
se actualizará y el medio de difusión.

Debe
ser
breve
y
claro
considerando
que está dirgido a todo el personal para su consulta.

Extensión recomendada 1-2 cuartillas.
Ejemplo:
z

ÍNDICE
Señala los apartados que integran la estructura del manual, identificando cada uno
de ellos con un número romano que indica su afinidad con un tema específico, así
como el número de página en la que inicia la descripción del apartado respectivo.
Seguir este orden
Ejemplo:
z

OBJETIVO
Se plasma el fin que se desea alcanzar y sirve de referencia para dirigir el trabajo de
las unidades administrativas.
Debe tener las siguientes características:
Indicar
claramente el fin
último de la
organización.
Evitar confundir
con las
atribuciones o
funciones.
Realista y
alcanzable.
Claro y preciso a
fin de que sea
comprendido
correctamente y
se eviten
ambigüedades.
Flexible, puede
ser modificado
cuando el
organismo así lo
determine.
Susceptible de
ser medido y
controlado para
poder evaluar el
desempeño del
organismo.
Cada objetivo
debe indicar un
resultado básico a
alcanzar. Evitar
que en un mismo
objetivo se
establezcan o
combinen
propósitos
distintos.
Resultados
relevantes para
justificar el tiempo
y los recursos que
habrán de
invertirse para su
cumplimiento.
Señalar los
beneficiarios que
éstos representan
para la
organización.
Ejemplo:
Ejemplo:
ANTECEDENTES

Su propósito es describir el origen y
evolución de las funciones y estructura
orgánica de la dependencia.

Mencionar:
Fecha
de
creación, antecedentes sobresalientes,
necesidades sociales que originaron su
creación,
leyes
o
decretos
que
la
originaron,
modificaciones
importantes,
sucesos
históricos
que
manifiesten su espíritu y naturaleza, señalar
las vigencias de las estructuras en cada
periodo.
Ejemplo:
z
z
MARCO JURÍDICO

Enlistar los ordenamientos jurídico-administrativos federales y estatales que dan
sustento a la organización y su funcionamiento.

Deben presentarse en forma enunciativa, sin incluir explicaciones adicionales,
ordenar de acuerdo con el nivel jurídico que les corresponde, citar los nombres de los
ordenamientos jurídicos de manera clara y precisa.
Jerarquizar de la manera siguiente:
Enunciar el nombre correcto del
ordenamiento, inmediatamente abajo
de éste señalar el documento en el que
se publicó (Diario Oficial o Gaceta del
Gobierno) y la fecha de publicación;
asimismo, indicar si la disposición ha
sido sujeta a reformas o adiciones.
Ejemplo:
Ejemplo:
MISIÓN
VISIÓN
Ejemplo:
Es la razón de ser de la unidad
administrativa, describe su
propósito fundamental.
Representa el escenario
deseado por la unidad
administrativa que quiere
alcanzar en un plazo
determinado, lo que la unidad
aspira a ser.
¿Quiénes somos?, ¿Qué
hacemos?, ¿Por qué o a través
de qué lo hacemos?, ¿Para
qué lo hacemos?, ¿Para quién
lo hacemos?.
¿Cómo será la unidad cuando
haya alcanzado su
madurez?, ¿Cuáles serán los
principales productos/servicios
que ofrezca?, ¿Quiénes
trabajarán en ella?, ¿Cuáles
serán los valores, actitudes
claves de la misma?
Debe se clara y precisa e
iniciar con verbos en infinitivo
(disminuir, reducir, incrementar,
bajar, generar, fortalecer, etc).
La redacción debe iniciarse con
un verbo en infinitivo.
ATRIBUCIONES

Se señalan textualmente las atribuciones
del organismo de conformidad con lo
establecido en su ordenamiento jurídico de
creación.

Entiéndase atribuciones como "Cada una
de las facultades o poderes que
corresponden a cada parte de una
organización pública o privada según las
normas que las ordenen".
Ejemplo:
z
z
ORGANIGRAMA
Es una representación gráfica de la estructura orgánica de una dependencia, organismo
auxiliar o fideicomiso, la cual refleja en forma esquemática la posición de sus unidades
administrativas, los niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de
autoridad, supervisión y control.
Ejemplo:
z
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Se describe el objetivo y funciones específicas para cada área conforme a la estructura
orgánica autorizada.

Objetivo: Es el propósito específico que pretende alcanzar cada una de las áreas que
aparecen en la estructura orgánica.
a)
Se indicará la descripción del objetivo usando el verbo en infinitivo.
b)
Se describirá con una extensión máxima de 5 renglones.
c)
Describir el objetivo con base en las atribuciones.
d)
Se evitará el uso de adjetivos calificativos.
e)
Deben ser medibles y atemporales.
f)
Se describirá un solo objetivo para cada puesto o área.
Ejemplo:

Funciones: Constituyen la forma de ejercicio de las atribuciones. Entiéndase también
como conjunto de actividades afines que se realizan para alcanzar los objetivos
planteados.

Se clasifican de la siguiente manera:
Por su alcance:
FUNCIÓN ESPECÍFICA
Es un conjunto de actividades
afines, referidas a una
materia en particular, de
acuerdo con la competencia
específica de una unidad
administrativa. Estas funciones
se relacionan, por ejemplo,
con materias de turismo,
protección civil, impacto
ambiental, averiguaciones
previas, conciliación laboral,
control interno y obras
públicas.
Por su objeto:
FUNCIÓN GENÉRICA
Es aquella que realiza el
personal del servicio público
en el desarrollo de las labores
a su cargo,
independientemente de su
área específica de
responsabilidad. Estas
funciones pueden referirse a
tareas vinculadas con
procesos de planeación,
organización, dirección, control
y evaluación.
SUSTANTIVAS
Son las que se relacionan con
el objetivo de la unidad
administrativa, es decir, son
las más importantes.
Originarias de los artículos de
la legislación donde se
establecen las atribuciones
para cada unidad
administrativa.
ADJETIVAS
Son las otras funciones que
sirven de apoyo a las
funciones sustantivas,
refiriéndose a actividades del
proceso administrativo.
Derivan de los artículos de la
legislación aplicable donde se
establecen las atribuciones
genéricas para todos los
titulares de la unidad
administrativa.
ACTIVIDADES
INHERENTES
Aquellas vinculadas a la
condición de los servidores
públicos. No se puede
renunciar a ellas, ni
transferirlas, son de carácter
obligatorio en su ejecución,
indivisibles y permanentes con
el propósito de que el servicio
público funcione
correctamente y se puedan
alcanzar los objetivos
propuestos.
z

¿PORQUÉ ES IMPORTANTE LA
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES?
Porque de las funciones que integre cada área en el manual de organización
específico se derivaran los procedimientos administrativos, por ello deben indicar
correctamente los productos o servicios que cada área genera.
z
LINEAMIENTOS PARA LA
FORMULACIÓN DE FUNCIONES
Redactar el objetivo y las
funciones del
personal (mayor a menor
jerarquía) reflejando la
denominación, naturaleza y
aplicación de las
atribuaciones.
Iniciar con un verbo en
infinitivo correspondiente al
nivel jerárquico. Evitar el
uso de verbos de
tareas (solicitar, recibir,
apoyar).
Antes de mencionar la
denominación del área,
debe incluirse el código
asignado en el apartado de
estructura orgánica.
La funciones del personal
deben estar alineadas a las
atribuciones conferidas en la
legislación correspondiente.
Presentarse en forma de
relación,
jerarquizadas conforme a su
importancia y
naturaleza (sustantiva o
adjetiva) a fin de eliminar
posibles duplicidades.
Deben ser claras, concisas,
congruentes con el objetivo
de la unidad, atemporales,
representativas, incluir
actividades y operaciones a
desarrollar.
Cuando una función sea de
coordinación entre dos
áreas o más deberá
especificarse en cada una
según su ámbito de
competencia.
La descripción de cada
función con un máx de 3
renglones considerando el
proceso administrativo o en
su defecto el orden de las
atribuciones.
Evitar: calificativos ,
subrayar, resaltar en
negritas, mayúsculas o
cursivas.
Evitar que un puesto de
mando dependa de otro de
igual nivel.
Deben ser verificadas y
validadas por el titular de la
unidad o del área
que corresponda.
z
TENER
EN
CUENTA:
En la ejecución de una
función pueden participar
distintas
jerarquías.
La participación de cada
uno de éstos se vinculará
con su ubicación en la
organización.
Redactar funciones empleando los verbos que se mencionan en la tabla.
"A mayor nivel jerárquico,
mayor será el trabajo
directivo/supervisión y a
menor nivel jerárquico más
carga operativa".
z
¿CÓMO DETERMINAR EL NÚMERO
DE FUNCIONES?

Titular de la Unidad Administrativa (nivel jerárquico más alto): Definido por el número
de atribuciones de acuerdo con el Reglamento Interior, Ley o Estatuto Orgánico
correspondiente, es decir, para cada atribución debe haber una función máximo
tres. Recomendable de 8-15 funciones por unidad administrativa que correspondan
con su quehacer sustantivo.

Siguientes niveles jerárquicos: Mismo principio anterior, es decir, por cada función del
jefe inmediato habrá una función máximo tres.

Se redactarán tantas funciones como sea necesario siempre y cuando se justifique y
se respeten los lineamientos antes citados.
z
FUNCIÓN, ATRIBUCIÓN Y ACTIVIDAD

Al definir una función se debe evitar confundirla con una atribución o una actividad. La
primera tiene un carácter más genérico y la segunda se caracteriza por la
especificidad del quehacer administrativo.

Las funciones constituyen el medio para cumplir las atribuciones, en tanto las
actividades representan la forma en que se atenderá una determinada función.

Las atribuciones se establecen en los ordenamientos jurídicos y las funciones en los
manuales administrativos.
Ejemplo:
z
GLOSARIO

Aquí
se
explican
aquellos
términos
técnicos
de
un
léxico
especializado propios del ámbito de
competencia de la unidad que sean
utilizados en el manual y que resulten de
difícil comprensión para el lector.

Enunciar en orden alfabético.
Ejemplo:
z
ANEXOS
Aquí se integran aquellos documentos que fortalezcan el objetivo principal del manual de
organización específico.
Ejemplo:
PROCESO DE
ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL
PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL
MANUAL
INTEGRACIÓN Y VALIDACIÓN DEL
MANUAL
REVISIÓN Y ADECUACIÓN DEL
ANTEPROYECTO
ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO
INTEGRACIÓN DE LOS DATOS DEL
MANUAL
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
PLANEACIÓN DEL TRABAJO
z
ACTIVIDADES BÁSICAS PARA
ELABORAR UN INSTRUMENTO
ADMINISTRATIVO
No existe un proceso único y definitivo que establezca qué hacer, esto estará
determinado por: La cantidad y calidad de la información disponible, la complejidad de
las funciones de las unidades administrativas, la amplitud de la estructura orgánica, el
grado de involucramiento de los responsables de su elaboración, el nivel de coordinación
y organización del trabajo, entre otros.
z
PLANEACIÓN DEL TRABAJO
Proceso formal que prevé un futuro deseado, establece objetivos y metas, busca la
racionalidad de los recursos, posibilita la toma de decisiones antes de que sucedan los
fenómenos y promueve la eficiencia y eficacia de una organización.
Definir de manera
• Dar claridad y precisión a los trabajos para
congruente y sistemática las
elaborar el manual, así como establecer el
orden en que deben ejecutarse, evitando con
principales tareas que
ello duplicidad de esfuerzos y desarticulación de
tendrán que realizarse y
las tareas con los objetivos.
quien las realizará.
Definir el tiempo estimado
para su ejecución.
Integrar el plan de trabajo
• Establecer parámetros que permitan verificar si
éstas se realizan en los plazos previstos; de lo
contrario, identificar los retrasos y corregir las
desviaciones, evitar pérdida o desfase de
tiempo en el cumplimiento de los objetivos.
• Usar la Gráfica de Gantt (Gráfica de Barras) la
cual permite representar las actividades a
ejecutar y el tiempo en que se llevará a cabo
cada una de ellas.
z
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Aquí se establecen estrategias, se visualizan fuentes confiables para obtener
información, se prevén recursos para ejecutar los trabajos y se definen mecanismos
de control y seguimiento de las actividades programadas; con el propósito de
optimizar el uso de recursos, eficientar la ejecución de actividades y cumplir con los
objetivos en la forma y tiempo previstos.

Un manual de organización se elabora con la participación de todas las unidades
administrativas que integran un organismo ya que son la principal fuente de
información para definir sus objetivos y funciones.
z
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Es una de las actividades más importantes --> la eficacia con que ésta se realice
determinará la cantidad y calidad de los datos que se obtengan.
Buscar datos concretos referentes a:

Antecedentes orgánico-funcionales considerando fechas y ordenamientos jurídicos
aplicables en un determinado tiempo y las principales modificaciones organizacionales, a
fin de conocer la evolución de la institución.

Ordenamientos jurídicos y administrativos de orden federal o estatal en los que se
sustenta la actuación del organismo.

Atribuciones del organismo de acuerdo con su respectivo ordenamiento jurídico.

Estructura orgánica y codificación estructural considerando áreas staff y oficinas
desconcentradas.

Objetivo, funciones, actividades, tareas y procedimientos de las unidades administrativas
que integran la dependencia.
INVESTIGACIÓN
DOCUMENTAL
z
TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN
DE INFORMACIÓN
Ninguna de las técnicas es por sí
sola un mecanismo para obtener
información suficiente y confiable
sobre la organización por lo que es
necesario que se combinen,
dependiendo de las ventajas que
ofrece cada una de ellas y de la
confiabilidad de la fuente para
obtener los datos.

La consulta de bibliografía y hemerografía para obtener información útil.

Fuentes:
Programas
sectoriales e
institucionales
•Principales
objetivos,
estrategias y
políticas del
organismo
Ordenamiento
jurídico de
creación
•Señala las
atribuciones de la
dependencia
Reglamento
Interior
•Establece las
atribuciones de
las unidades
administrativas
Disposiciones
jurídicas federales
y estatales
•Normas
específicas
aplicables al
funcionamiento
Organigrama
•Indica las
unidades
administrativas,
niveles
jerárquicos y
líneas de
autoridad
Codificación
estructural
•Es la clave que le
corresponde a
cada una de las
unidades
Guías y manuales
•Vinculados con
las materias que
son competencia
de la
dependencia
ENTREVISTA

Permite conocer de manera directa las actitudes, aptitudes, actividades y
funciones de los servidores públicos.

Los servidores públicos son una fuente importante de información; sin
embargo, el coordinador y el titular de la unidad administrativa decidirán
quiénes pueden proporcionar información detallada, oportuna, confiable y
suficiente.
libre
Se desarrolla sin sujeción a
un tratamiento previo de
preguntas; la conversación se
efectúa, hasta cierto punto, de
modo informal
dirigida
Es más útil por su carácter
metodológico, ya que al poner
mayor cuidado en su
preparación y conducción se
pueden obtener datos
relevantes.
Entrevistar al personal que
desempeña funciones de
planeación, coordinación,
ejecución, control y
evaluación
CUESTIONARIO

Técnica complementaria de la entrevista, cuyas preguntas se formulan por
escrito y no es necesaria la presencia de la persona encuestadora.

Propósito: Descubrir las aptitudes, opiniones o conocimientos de los servidores
públicos en el cumplimiento de sus responsabilidades.

Uso: Cuando el tiempo para la observación directa/entrevista es muy corto,
cuando la información está dispersa entre diferentes unidades o cuando las
fuentes son variadas y los datos deseados exigen una búsqueda profunda.
Al momento de formular las preguntas, considerar lo siguiente:
Obtener información
específica referente a los
objetivos y funciones de las
unidades administrativas
Determinar el tipo de
preguntas que se
formularán, considerando la
información que se desea
obtener (preguntas abiertas,
cerradas, de selección
múltiple y/o semiabiertas).
Redactar las preguntas sin
insinuar las respuestas.
Determinar si el
cuestionario se entregará
para que lo contesten, o
bien si la o el encuestador
hace las preguntas y
escribe las respuestas.
Definir si los cuestionarios
se aplicarán al total de los
servidores públicos o se
seleccionará una muestra.
OBSERVACIÓN
DIRECTA

Mecanismo para analizar un fenómeno o procedimiento específico en el lugar
y momento en que ocurre, se recomienda se utilice preferentemente en una
unidad relativamente pequeña, ya que resultaría difícil observar estructuras
orgánicas amplias.

Útil para obtener información del comportamiento de las y los servidores
públicos, evitando deformaciones en los datos.

Vincular con propósitos generales y evitar constituirse en un instrumento para
obtener datos curiosos y aislados.

Tendrá mayor validez cuando se realice por servidores públicos ajenos a la
unidad administrativa.
z

agrupar datos
referentes a un
mismo asunto

ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
Una vez recabada la información y antes de su análisis, ordenar los datos de
acuerdo con el esquema previsto en el manual de organización. El flujo de trabajo se
da la siguiente manera:
verificar que la
información obtenida
sea suficiente para
cubrir los apartados
o subapartados
respectivos
depurar los datos
que no coincidan
con el
planteamiento
propuesto
constatar que la
información cubra la
totalidad del
esquema del manual
se analizará la
información
obtenida y
determinará su
utilidad en la
integración del
manual
Mediante el análisis se puede detectar si la información obtenida es clara y confiable,
si no reúne estas características, será conveniente volver a las tareas de recopilación
de datos.
z
INTEGRACIÓN DE LOS DATOS DEL
MANUAL

En esta etapa dese integran o redactan los apartados y subapartados del manual de
organización.

Responsables: Las unidades administrativas involucradas en este proceso y áreas
de modernización o apoyo administrativo.

Existe información que dadas sus características, sólo tendrá que incluirse en el
apartado que le corresponda, no requerirá de un análisis, síntesis o aportación
personal.
Integrar los siguientes
apartados
z
ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO
Los pasos de elaboración son
los siguientes:
Una práctica para ordenar, vincular y
hacer congruentes los apartados con
los objetivos del manual. Es conjuntar
las partes bajo una misma lógica y en
un mismo sentido.
Verificar que los apartados del
manual se hayan elaborado
atendiendo a los criterios y
recomendaciones establecidos
Si existen errores de forma,
corrección por el área que integra
el manual, si son de fondo, se
atenderá lo conducente con la
unidad administrativa que lo
elaboró
Dar un mismo formato al
documento, a fin de homogeneizar
su presentación, considerando el
tipo y tamaño de letra, distribución
de espacios, uniformidad en la
redacción y utilización de signos
ortográficos
Al finalizar la integración de los
apartados básicos, se recomienda
elaborar los apartados:
presentación, índice, directorio,
validación y hoja de actualización;
y los incorporen al documento
z
REVISIÓN Y ADECUACIÓN DEL
ANTEPROYECTO

Con el anteproyecto del manual debidamente integrado, el área responsable de
coordinar su elaboración lo remitirá a las unidades administrativas que participaron
en este proceso, y una vez obtenido su visto bueno, deberá remitirse a la Dirección
General de Innovación para su revisión.

La Dirección General de Innovación verificará que cumpla con los criterios técnicometodológicos establecidos y se ajuste a la estructura orgánica y funcional del
organismo. Si cumple con lo anterior será validarlo, en caso contrario, formulará las
correcciones necesarias haciéndolas del conocimiento del área responsable.
z

INTEGRACIÓN Y VALIDACIÓN DEL
MANUAL
Una vez revisado el proyecto de manual, el responsable de su elaboración debe
recabar la firma de los titulares de las unidades administrativas básicas de la
dependencia. Posteriormente, debe remitirse el manual a la Dirección General de
Innovación para su validación y posterior aprobación de la o del Secretario de
Finanzas.
z
PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL
MANUAL

Los manuales de organización, como disposiciones administrativas de observancia
general, deberán publicarse en el periódico oficial “Gaceta del Gobierno”, con el
propósito de que obliguen y surtan sus efectos el día que señale expresamente dicho
medio.

Los titulares de las unidades administrativas divulguen el manual entre el personal del
servicio público, personal de nuevo ingreso o aquel que sea promovido a un nivel de
mayor jerarquía
z
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL

Los manuales de organización deben revisarse y actualizarse para garantizar su
congruencia con el funcionamiento de la organización. Se deberán instrumentar
mecanismos para verificar lo que se cumpla con lo dispuesto por el manual y que la
información que contenga permanezca vigente.

La actualización se realizará cuando sucedan cambios en la estructura orgánica
del organismo, ya sea por la creación, supresión, fusión, cambio de denominación,
readscripción o modificación del nivel jerárquico de unidades administrativas; cuando
se modifiquen las disposiciones jurídicas aplicables o cuando se lleve a cabo una
reasignación de funciones.
z
RESUMEN DEL PROCESO DE
ELABORACIÓN
z
CONCLUSIONES

El manual de operaciones es una herramienta de control y
administración organizacional. Brinda información detallada de
cada actividad y función que realiza la empresa.

Esta herramienta es accesible para toda aquella persona que
quiere conocer a la empresa, también cuando se introduce un
nuevo empleado a esta.

Fomenta el trabajo en equipo y la comunicación con todas las
personas que trabajan en la empresa. Incrementa, en ellos, la
productividad y eficiencia en sus tareas
z
BIBLIOGRAFÍA
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
ESPECÍFICOS DE LA SECRETARIA DE SALUD (SEPTIEMBRE, 2013) SECRETARÍA DE SALUD.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN; GOBIERNO DEL ESTADO DE
MÉXICO SECRETARÍA DE FINANZAS SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE
INNOVACIÓN, EDICIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN IMPRESO Y HECHO N MÉXICO.