ADMINISTRACION Y FINANZAS

Documento N.
PERFIL DE PUESTO
Edición 1
:
MOF-AD-002
30/09/2015
:
Aprobado por
:
G. KLEIN
Página
:
3
ADMINISTRACION Y FINANZAS
Nombre del Cargo
SUPERVISOR DE
ADMINISTRACIÓN
Grupo
Ocupacional
Directivos
1 OBJETIVOS DEL PUESTO
Se encarga de supervisar las operaciones administrativas de la Organización, la definición de las
fuentes de recurso utilizables, la priorización de sus usos y la administración a través de la formulación
y control del presupuesto empresarial.
2 FUNCIONES ASIGNADAS
1. Responsable de coordinar y controlar los procesos de administración y trámite internos,
prestando el apoyo oportuno y eficiente a la gestión de las demás áreas.
2. Informar las actividades financieras al Gerente de Administración y Finanzas.
3. Desarrollar normas, políticas y procedimientos importantes para las áreas de menor
rango..
4. Administrar el plan y procesos de adquisiciones de bienes y servicios de conformidad
con los dispositivos legales, normas y procedimientos vigentes.
5. Administra y cautela el patrimonio mobiliario e inmobiliario de la Corporación, conforme
a las disposiciones legales aplicables.
6. Elaborar los procedimientos administrativos.
7. Elaborar informes de gestión administrativa, presupuestal, logística, y patrimonial para
los organismos y entidades del Estado.
8. Administrar el sistema de Trámite Documentario manteniendo fluidez en el proceso de
recepción, clasificación, distribución y/o archivo de los documentos de ingreso o salida
de la Corporación.
9. Registrar y conservar la documentación que se le entregue para su custodia,
estableciendo los mecanismos y procedimientos necesarios para asegurar el
mantenimiento y conservación del archivo histórico.
10. Desarrollar e implementar mecanismos de protección de bienes y servicios de la
Corporación.
11. Supervisar el movimiento diario de tesorería, informándose de los ingresos producidos,
los egresos incurridos, los saldos disponibles y la posición de bancos.
12. Realizar las gestiones financieras necesarias para la obtención de fondos, interviniendo
directamente en la operación de crédito bancario.
13. Velar por el fiel cumplimiento en los pagos mensuales a los agentes del exterior, así
como a lo referente a las cobranzas.
14. Asegurar la oportuna y adecuada prestación de servicios administrativos a las áreas de
la Corporación, de los servicios en general
15. Supervisar los aspectos contractuales con los proveedores.
16. Tiene a su cargo al chofer, en donde debe revisar los siguiente:
a. Mantenimiento de la unidad, en donde debe coordinar con el chofer en envio
de la unidad al establecimiento, entregar el efectivo, etc.
b. Debe verificar el consumo de combustible, que el vehículo se encuentre limpio,
agenda diaria del conductor, etc.
17. Supervisión con la recepción:
Debe supervisar el registro oportuno de los cuadro de seguimiento de los siguientes
temas:
a. Cuadro de gastos administrativos
b. Cuadro de la facturación de CLI Proyectos
c. Agenda de reuniones diarias
Documento N.
PERFIL DE PUESTO
Edición 1
:
Aprobado por
:
G. KLEIN
Página
:
3
ADMINISTRACION Y FINANZAS
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
d. Agenda de Directorio
e. Otras que se requieran
Supervisión de mantenimiento de la oficina:
a. Mantener el Orden y la limpieza en general
b. Supervisar el stock de útiles de aseo, víveres de directorio, etc.
c. Supervisar que las necesidades logísticas de toda la empresa.
d. Supervisar y tener a su cargo las copias de las llaves de la empresa.
e. Supervisar que se ejecuten los mantenimientos programados (aire
acondicionado,
electricidad, mobiliario, teléfonos, etc.)
Proveedores:
Revisión y armado de file de proveedores, críticos y no críticos.
Tesorería:
Supervisión y coordinaciones.
Coordinar las salidas para trámites administrativos varios (como Registros Públicos,
SUNAT, bancos, etc.)
Llenar formularios de bancos, proveedores y eventualmente clientes (solo la parte
administrativa).
Seguimiento y ejecución de vencimiento y pagos de seguros.
Supervisar el proceso de descuento de letras.
Sacar Sentinel a requerimiento de las Gerencias, Calidad, Comercial.
Supervisar que mensualmente se facture los servicios entre empresas.
Selección y evaluación de proveedores de transporte y servicios conexos, según el
poder de respuesta a los inconvenientes.
Mantener actualizado la documentación de la unidades (SOAT, póliza, revisión técnica
vehicular, permiso para cargas IMO, permiso para tránsito en vías restringidas)
Control de Infracciones en la SUTRAN de forma periódica (una vez al año)
Preparar el
Cumplir con el reglamento, las políticas, los procedimientos y demás disposiciones
establecidas por la Corporación.
Otras funciones del campo de su competencia que le sean asignadas por la Gerencia.
Preparar en el mes de noviembre de cada año el presupuesto anual de mantenimientos
programados, basado en el presupuesto del año inmediatamente anterior.
El puesto depende y reporta a:
El puesto tiene autoridad con:


Gerente de Administración y Finanzas
Comunicaciones externas:
Asistente de Tesorería, Asistente de
Servicios Generales, Recepcionista,
Operaria de Limpieza, Chofer.
Clientes y Proveedores
4 REQUISITOS DE COMPETENCIA DEL PUESTO

Debe cumplir con los siguientes requisitos:

Educación

Graduado en contabilidad, administración o Economía
MOF-AD-002
30/09/2015
:
Documento N.
PERFIL DE PUESTO
Edición 1
:
MOF-AD-002
30/09/2015
:
Aprobado por
:
G. KLEIN
Página
:
3
ADMINISTRACION Y FINANZAS
Formación o
especialidad

Ingles a nivel intermedio.
Experiencia

Mínima 5 años de experiencia en puestos similares

Definidas en la evaluación de desempeño. Debe poder tener visión, audición, y
Habilidades
habla. Así como también debe tener todas sus facultades intelectuales
5 CONTROL DEL DOCUMENTO
Edición
1
Revisado por
Fabiola Fernandez
Aprobado por
Giovanni Klein
Control de Cambios
Referencia
Identificación
No aplica por ser la 1ra edición