República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la educación Universidad José Antonio Páez. Administración Pública PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO: Planificación: Es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. En el sentido efecto de organizar con método y estructura los objetivos trazados en un tiempo y espacio. La planificación puede más universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. La planificación es el proceso y ocurrir en los ámbitos de la vida como, por ejemplo, la planificación familiar que se refiere, en un sentido general, a los métodos anticonceptivos que ayudarán a decidir el momento en que la persona quiera tener hijos. La planificación es una elaboración consciente y responsable de cualquier tipo de proyecto. En el ámbito de la investigación, construcción, administración y gestión, la planificación de un proyecto es un requisito fundamental para concretar dicho proyecto con éxito. En administración, la planificación o también llamada planeación, es una herramienta estratégica para definir los objetivos específicos y generales, el cronograma, los resultados esperados, la puesta en marcha de lo planeado hasta alcanzar el objetivo general. En administración de empresas, la planificación es una herramienta dinámica y estratégica de los directivos que define los objetivos generales y específicos que se buscan alcanzar en un determinado período de tiempo. La planificación es la primera etapa del proceso administrativo conocido como PODP por Planificación, Organización, Dirección y Control. Tipos de planificación: 1. PLANIFICACIÓN NORMATIVA O TRADICIONAL: Es un modelo de planificación que se rige por una serie de normas o parámetros previamente establecidos por el estado. La planificación tradicional o normativa presenta las siguientes características: Tiene una permanente capacidad para auto criticarse y evolucionar. Ha hecho el acopio de numerosísimas técnicas de análisis y predicción. Ha desarrollado todo un complejo sistema institucional y legal propio. Cuenta con una vastísima experiencia en los más diversos campos de aplicación. Dispone de un considerable conjunto de instituciones para la investigación y docencia, de donde han salido los elementos más relevantes de su revolución actual. Su gran fortaleza es su familiaridad con los problemas propios del desarrollo económico – social visto desde el ángulo gubernamental. El planificador es “omnisciente”. Se subdivide en: Centralizada (Países socialistas) y Mixta, Pluralista, o Indicativa (Países de Latinoamérica). Utiliza conceptos de Políticas, Proyectos, Acciones y Recomendaciones como proposiciones vagas de contenido de ejecución. 2. PLANIFICACIÓN SITUACIONAL: Para este enfoque la planificación es: “calcular, presidir y preceder las acciones para llevar una situación inicial a otras, hasta llegar a la situación que el actor pretende alcanzar”. (Castellano, 1998) Otra definición dice que: “Es aquella que se genera por instancias de discusión, cálculos y análisis de los actores de una organización que construyen una situación objetiva de un determinado acto social”. (Amarista – Camacho, 2004) Este tipo de planificación posee las siguientes características: Es una herramienta para el cambio social. Tecnológicamente, aborda la anticipación simulada por la práctica. Asume supuestos más realistas, ya que quién planifica está dentro de la realidad y coexiste con otros actores que también planifican. No tiene un diagnóstico único, ni una verdad objetiva, sino una explicación situacional. Se articula lo político con lo económico pues su horizonte es político y el futuro es incierto. Es un proceso que no se agota en el tiempo, siempre está en acción. Entre la relación del “debe ser” y el “puede ser” tiene expresión “lo viable” que presenta aspectos económicos, institucionales, culturales y políticos. Concibe la norma como la orientación direccional entorno a la cual es necesario construir las condiciones para su cumplimiento, es decir, lo normativo tiene validez, pero no constituye de por sí el plan. La planificación situacional se da en cuatro momentos básicos, los cuales son: 1. El momento explicativo se basa en flujogramas de causa – efectos para cada problema considerado; las manifestaciones más visibles de dichos problemas se anotan como fenoproducción. Sus causas más inmediatas, resultado de la acumulación de e institucionalización de ciertos hechos, como fenoestructura; y las causas más profundas, en la raíz misma de la sociedad, como genoestructura. 2. En el momento normativo se establece el “deber ser”. Determina los objetivos. Luego de la explicación situacional se diseñan los proyectos con visión de futuro, las operaciones y acciones que enfrentan los problemas en forma consistente con la situación objetivo perseguido. 3. En el estratégico, mediante un análisis de viabilidad económica, técnica, política e institucional, el “poder ser”. Es decir, se analizan las distintas formas en las cuales sea posible sortear los obstáculos y restricciones que dificultan la ejecución de los proyectos, de las acciones y de las estrategias para cada actor y operaciones. Se ubican las trayectorias y se selecciona el curso de acción sobre el cambio situacional esperado. 4. Finalmente, en el momento operacional se pone en funcionamiento la “voluntad de hacer”, lo cual tradicionalmente ocurre a través de la práctica diaria de los gobiernos y en el situacionismo a través de la Sala de Situaciones, donde están juntos políticos y técnicos, apoyados por un banco de datos, analizando el cambio diario de la realidad y tomando decisiones al respecto. La planificación situacional utiliza los siguientes instrumentos: Flujo grama situacional (momento explicativo), programa direccional (momento normativo), análisis de viabilidad (momento estratégico) y el análisis de coyuntura (momento táctico – operacional). 3. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: A este tipo de planificación, Steiner la define así: “la planificación estratégica es un proceso continuo y sistémico que relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que se expresa en la formulación de un conjunto de planes interrelacionados”. La planificación estratégica tiene las siguientes características: Permite establecer claramente la misión y valores de la organización, como principio rector. Tiene su origen en el ámbito empresarial y surge como fuente de consolidación de la llamada Planificación Tradicional. Para definir los elementos estratégicos, se parte del proceso de investigación sistemática interna y externa. Es un sistema que tiene la capacidad de auto reproducción y organización (Auto poietico). Es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo. Su centro práctico es la coyuntura, y se refiere al cálculo que precede y preside la acción. Se centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y reglamentos. Reconoce la incertidumbre y que la realidad es un sistema complejo. Rechaza la posición reactiva para adoptar una posición pre activa, aún con los riesgos que ello supone. Se sustenta en tres grandes pilares: el usuario, la propia organización y los competidores. Descansa en la formulación de tres tipos de planes fundamentales como son los planes estratégicos de largo plazo; los programas a mediano plazo, los planes operativos y presupuestos a corto plazo. En este enfoque de planificación se realizan planes estratégicos o planes de acción, los cuales son los que permiten definir las acciones, concretar las estrategias y las distintas herramientas a utilizar para lograr los objetivos de la empresa. Para su elaboración se tienen las siguientes etapas: 1. Definir la misión de la empresa para identificar el alcance de sus servicios o productos. Se selecciona los objetivos globales que pretenden alcanzarse a largo plazo y el espacio deseado. 2. Las estrategias específicas que cada negocio de la empresa diseña para la definición de los productos o servicios que presta, los clientes que desea captar. 3. La constante vigilancia que las empresas dominantes, de un sector determinado, deben mantener hacia el resto de las empresas que puedan amenazar su privilegiada posición. 4. Se busca formular con la base en las competencias distintas alternativas posibles encaminadas a la implantación de nuevos negocios en el mercado, tomando en cuenta calidad y precio. La planificación estratégica usa varias herramientas básicas que permiten alcanzar las metas propuestas. Algunas de ellas son: Análisis FODA, Hoja de verificación, estratificación, diagrama de causa – efecto, diagrama de pareto, histograma y matriz de selección. 4. PLANIFICACIÓN TÁCTICA OPERACIONAL: La planificación táctica operacional se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Entre sus características están: Se da dentro de los lineamientos de la planificación estratégica y la planificación táctica. Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio. Trata con actividades normales programables. Se maneja información interna y externa. Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión. Cubre períodos cortos. Está orientada hacia la administración de recursos. Sus parámetros principales son la efectividad y la eficiencia. Importancia de la planificación: Las propuestas de planificación incluyen entre sus objetivos mejorar la toma de decisiones con la meta de concretar un fin buscado. Por consiguiente, una estrategia de planificación debe tener en consideración la situación presente y todos aquellos factores ajenos y propios que pueden generar repercusiones para lograr ese fin. Por lo tanto, se admite que sólo es posible diseñar una planificación tras la identificación precisa del problema que se ha de abordar. Una vez conocida e interpretada esa problemática, se postula el desarrollo de las alternativas para su abordaje o solución. Después de definir las ventajas y las desventajas de esos posibles enfoques, se opta por la planificación más conveniente y se decide su puesta en práctica. En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misión de su organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio. Supone un marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de planificación. Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las características de alta prioridad. Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además se requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en niveles más bajos. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificación constructiva de los problemas y las potencialidades de la empresa. Por último, cabe destacar que la planificación es la primera función del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificación conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una administración cien por ciento efectiva. Principios: Los principios de la planificación más importantes son los siguientes: Principio de la contribución a objetivos, el objetivo de los panes y sus componentes es lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal. Principio de la primacía de la planificación, la primera función administrativa que desempeña la gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y el control. Principio de la iniciación de las planificaciones la alta gerencia, la planificación tiene su origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma más eficaz de lograrlos es por la planificación. Principio de la penetración de la planificación, la planificación abarca todos los niveles de la empresa. Principio de la eficiencia de operaciones por planificación, las operaciones eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificación que abarca objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas. Principio de la flexibilidad de la planificación, el proceso de planificación debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organización. Principio de sincronización de la planificación, los planes a largo plazo están sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, para alcanzar más eficaz y económicamente los objetivos de la organización. Principio de los factores limitantes, la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración) conjuntándolos cuando elaboren los planes. Principio de estrategias eficaces, una guía para establecer estrategias viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores. Principios de programas eficaces, para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y debe n estar integrados a la planificación estratégica, táctica y operacional. Principios de políticas eficaces, las políticas se basan en objetivos de la organización; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de políticas superiores. Etapas de la planificación: ETAPA 1. EVALUAR LAS CONDICIONES ACTUALES. Esta evaluación incluye los recursos de la empresa, las tendencias del mercado, los indicadores económicos y los factores competitivos. En la planificación estratégica se adopta una visión panorámica del entorno de la organización. Los planes estratégicos expresan la finalidad de organización y fijan un conjunto de objetivos a largo plazo, que la organización debe tratar de alcanzar para sacar provecho de las oportunidades y evitar las hipotéticas amenazas. ETAPA 2. DETERMINAR OBJETIVOS Y METAS Los objetivos son fines específicos, medibles, planteados a corto plazo y su consecución previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organización. Los objetivos deben ser desafiantes, relevantes y bien enfocados. Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y dan al personal de plantilla un sentido de propósito. ETAPA 3. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se especifiquen las acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios específicos prescritos para el logro de los objetivos. Los cursos de acción bien planificados reciben el nombre de estrategias y tácticas, y suelen diferenciarse en razón de su ámbito y de su marco temporal. ETAPA 4. ASIGNAR RECURSOS Asignar recursos está relacionada con la presupuestación y posterior entrega de recursos. Los recursos se definen como los activos financieros, físicos, humanos, de tiempo o de otra índole con lo que cuenta una organización. Un presupuesto es una cantidad predeterminada de recurso relacionada con una actividad. Existe una relación entre la presupuestación como técnica de planificación y la presupuestación como técnica de control. ETAPA 5. EJECUCIÓN La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada por los objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación. ETAPA 6. CONTROL Se debe controlar la decisión de planificación. La organización ha de dirigir las actividades del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o en algunos casos, se reajusten para poder cumplirlos. Presupuesto: Un presupuesto se refiere a la cantidad de dinero que se necesita para hacer frente a cierto número de gastos necesarios para acometer un proyecto. De tal manera, se puede definir como una cifra anticipada que estima el coste que va a suponer la realización de dicho objetivo. Es decir, el presupuesto es la delimitación en términos dinerarios de las condiciones que rodean al proyecto elegido y los resultados que se espera conseguir tras su realización dentro de un tiempo determinado. Por ello, esta expresión de carácter cuantitativo supone a su vez un alto nivel de consonancia con el plan de negocios y las estrategias que marcan el camino de la empresa. Siguiendo con la línea marcada por la definición inicial, podría decirse que un presupuesto expresa por medio de términos monetarios el plan de acción de una empresa o un emprendedor en particular. Esto, ya que a través de su confección establece los recursos y flujos financieros que se van a comprometer en dicho proyecto a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Importancia: Entendemos por presupuesto al conjunto de gastos y entradas que una persona, entidad o gobierno puede preveer para un período determinado en lo que respecta a sus finanzas, los usos y los objetivos que se le darán a cada partida o gasto así como también los usos y previsiones a largo plazo de los fondos disponibles. La idea de presupuesto siempre supone una previsión de las finanzas personales o estatales ya que para confeccionar un presupuesto se requiere cierta anticipación no sólo de los gastos que se deberán realizar en el tiempo determinado si no también de las ganancias o entradas de capital que pueda significar ese período. En algunos casos, el presupuesto es un elemento que se puede establecer individualmente (por ejemplo, cuando una persona analiza su presupuesto personal). En otros casos, el presupuesto supone un acuerdo entre las partes si son más de una (por ejemplo, cuando dos o más personas deciden en qué gastar o si un gobierno podrá utilizar de tal modo los recursos disponibles). Tipo y naturaleza jurídica: CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN SU FLEXIBILIDAD RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público. FLEXIBLES O VARIABLES Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN A CORTO PLAZO Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año. A LARGO PLAZO En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA DE OPERACIÓN O ECONÓMICOS Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre éstos podrían incluirse: Ventas. Producción. Compras. Uso de Materiales. Mano de Obra. Gastos Operacionales. Naturaleza jurídica: La naturaleza jurídica de la ley del presupuesto es la de un acto condición que no crea, ni modifica o extingue una situación jurídica general; el actocondición, sólo condiciona la eficacia de un acto regla o general (ley en sentido material) y sus efectos son los de un hecho futuro e incierto que suspende la producción de efectos jurídicos de un acto de voluntad, lo que implica que la aprobación de ley de presupuesto es un requisito de validez jurídica de los actos de la administración en materia de ingresos y de gastos. Clasificación del presupuesto: Según su flexibilidad Presupuestos rígidos: son presupuestos que se establecen con el fin de que no varíen en la realidad y que, por ende, no pueden ajustarse fácilmente según las disposiciones de colaboradores de la entidad. Para el ajuste de tales presupuestos se requiere de una reunión de directivos que determine tras un proceso de planeación y un estudio exhaustivos la factibilidad del ajuste. Algunas empresas manejan presupuestos rígidos con el fin de mantener un control de su negocio y disminuir sus niveles de riesgo, pero en ocasiones estos presupuestos pueden hacerles perder algunas negociaciones beneficiosas. Presupuestos flexibles: diferente al caso anterior, estos presupuestos permiten que se realicen ajustes a lo largo del proceso o desarrollo del objeto social, es así como ante nuevos proyectos o diferentes propuestas de algún directivo, el presupuesto puede sufrir modificaciones y ajustes, esto permite que los directivos tomen decisiones con mayor autonomía, sin embargo el bajo control puede generar altos riesgos. Según el tiempo Presupuestos a largo plazo: estos presupuestos se preparan para realizarse en períodos superiores a 3 años, por lo general se diseñan para períodos de 5 años. Presupuestos a mediano plazo: estos presupuestos se preparan para realizarse en períodos de entre 1 y 3 años. Presupuestos a corto plazo: estos presupuestos se preparan para realizarse en períodos de 1 año o menos tiempo. Según el área Presupuestos de producción: en este presupuesto se analizan los materiales, mano de obra, costos indirectos de fabricación y todos los recursos asociados a la producción. Presupuestos áreas de apoyo: en este presupuesto se tienen en cuenta todos los cargos y recursos asociados a las actividades de apoyo al área de la producción como el área de tecnología, bodega, almacén, mantenimiento, entre otras. Presupuestos de administración: este presupuesto abarca todos los recursos y cargos asociados al área administrativa, por lo general en este están incluidos los cargos de recursos humanos, contabilidad, gerencia, tesorería, recepción, entre otros. Presupuestos de área de ventas: este presupuesto analiza todos los cargos asociados al área de ventas, distribución, mercadeo, publicidad, entre otros. Presupuestos de área de servicios: este presupuesto abarca todos los recursos destinados a los departamentos de servicios disponibles para los trabajadores, tales como parqueadero, restaurante, salón social, servicios médicos, psicológicos, entre otros, asociados con el mejoramiento del clima laboral y la estabilidad de los empleados. Según el sector de aplicación Presupuestos públicos: son presupuestos realizados para programas del sector público o entidades del sector solidario que tienen el fin de prestar servicios de educación y salud o cubrir necesidades puntuales de una población. Presupuestos privados: son presupuestos realizados por empresas del sector privado con el fin de generar dividendos que posteriormente se espera repartir entre los socios. Fases del presupuesto: 1. Pre-iniciación En esta etapa –que antecede a la elaboración– se incluyen herramientas de evaluación y gestión de recolección de información, debido a que se requiere un conocimiento de la marcha de la empresa y el estado de la operación durante el período inmediatamente anterior. Esto a fin de determinar y analizar las estrategias o las opciones de crecimiento para interpretar los objetivos generales y específicos, los cuales fundamentalmente han sido definidos por la gerencia o por el máximo órgano directivo. 2. Elaboración Con base a los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la empresa se procede a la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria de la organización. 3. Ejecución La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. El líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de integrar a las diferentes áreas a la consecución de las metas trazadas en el presupuesto, de manera tal que se pueda trasladar a cada uno de los niveles de la organización la interrelación existente entre estos y la importancia dentro de la operación y el cumplimiento del presupuesto; lo anterior a fin de cumplir con las expectativas gerenciales de la organización. 4. Control presupuestal Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto, lo primero es establecer la realización de informes parciales y por áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación y se pueda cotejar de manera oportuna el curso y los resultados de la operación empresarial con los datos que han sido presupuestados. Esto a fin de identificar las posibles falencias que están afectando la ejecución o desviación del presupuesto y lograr un ajuste oportuno. Lo anterior se puede basar en la metodología postulada en la etapa anterior. 5. Evaluación Al culminar el período presupuestado se debe obtener el informe final en el que se revelen los resultados de la compañía durante el período indicado; en este se debe evaluar el cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones organizacionales para la optimización de los resultados. 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