Manual de Sistema de Contabilidad Premium Soft 8

Manual de Sistema de
Contabilidad
Elaborado Por: ING. JONATHAN SANDOVAL
MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8
Introducción.
Control de operaciones financieras y
económicas integrales
El sistema Contable Premium Soft le permite llevar eficazmente el control de
operaciones contables de una o varias empresas de forma rápida y sencilla, a
través de la configuración del plan de cuentas y comprobantes del periodo.
Obtenga rápidamente y de forma automática todos los reportes necesarios para su
contabilidad: Balance general, estado de resultados, mayor analítico, entre otros
que le proporcionaran de una forma exacta la situación financiera de su empresa.
PREMIUM SOFT CONTABILIDAD 8
USUARIO: PREMIUM
CLAVE: PREMIUM
El sistema Premium Soft Contabilidad 8x
Está compuesto de un único moduló, el cual comprende a su vez cuatro
opciones de Menú: Archivos, Procesos, Informes y Misceláneos.
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Seleccionar empresa.
Esta opción del Sub.-Menú le permite al usuario el acceso a las empresas que
fueron creadas previamente y las cuales se le hayan otorgado acceso por
definición de usuarios. Para seleccionar la empresa deseada solo tiene que
darle doble click sobre ella.
Grupos.
Esta opción permite en la contabilidad extended8x crear con la modalidad de
Grupos empresariales la cual permite agrupar empresas de su misma
naturaleza o de un mismo cliente. Estableciendo la empresa seleccionan como
la empresa predeterminada al momento de ingresar al sistema.
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Empresa.
Dentro de esta opción se visualizan cuatro pestañas en la parte superior, la
primera es Empresa que permite la creación ó modificación de la misma a las
cuales se les llevara la contabilidad, en dicha ficha se colocaran los datos de
ellas como el Rif, dirección, localidad, teléfonos, el periodo del ejercicio
contable y si la empresa consolidará un grupo empresarial.
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La segunda pestaña se encuentra Configuración Plan de Cuenta: donde se crea
la máscara del plan de cuenta seleccionando el separador y la longitud de los
niveles de la cuenta, definiendo el tipo de monedas, es decir si es nacional o
extranjera, además en la parte inferior se visualiza el botón donde podrá
importar el plan de cuenta por defecto del sistema o de un formato Excel.
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Esta opción les permitirá darle acceso aquellos usuarios que podrán utilizar el
programa de contabilidad 8x, una vez que se hallan creados desde la opción de
usuarios.
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La siguiente pestaña de “configuración de la empresa” se va a configurar
mediante las preferencias convenientes. Se establece la empresa como
predeterminada, se configuran los decimales, definiendo el comportamiento de
los comprobantes al momento de ser importados.
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Definir Perfiles de Usuario de Sistema.
Esta pestaña definen los datos básicos del usuario del sistema, además posee
la opción de colocar los datos de email/ servidor/ puerto/ para enviar reportes
por internet.
La pestaña de (Acceso/Perfil de Usuario) define que opciones tendrá derecho el
usuario durante el uso del sistema y si posee perfil de supervisor, adicionara
información, podrá borrar información y cerrar el ejercicio sin excederse del
presupuesto.
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La siguiente pestaña (Acceso a Empresa) podrá definir a que empresa tendrá
acceso los usuarios.
Localidad Esta opción permite crear las localidades a manejar, (País) se
asignan un código y el nombre del país, (Región a agregar) se anexan los
nuevos estados, ciudades y municipios.
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Impuesto
Esta opción permite definir las diferentes alícuotas aplicadas en el país.
Proveedores
Esta opción permite crear lo proveedores de forma manual registrando los
datos básicos del proveedor o importarlos del sistema Administrativo (con una
previa creación de un archivo de texto generado por el integrador contable).
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Clientes
Esta opción permite crear lo clientes de forma manual registrado sus datos o
impórtalos del sistema Administrativo (previa creación del archivo de texto
generado por el integrador contable).
Impresora Fiscales
Esta opción permite agregar una impresora fiscal al sistema de contabilidad
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Tipos de Comprobantes.
Esta opción permite crear los comprobantes contables colocándoles un prefijo y
una descripción del mismo para poder identificarlo fácilmente.
PROCESOS
Definir Plan de Cuentas
Esta opción del Menú, se crean o configuran las cuentas contables
estableciéndole el CÓDIGO y DESCRIPCIÓN, en la pestaña GENERAL se indica
si es de Presupuesto, movimiento, centro de costo, el nivel a ser visualizada en
los estados financieros, su clasificación, tipo de cuenta y establecer que afecte
a los libros. En la parte inferior se observa la sección de solo consulta esta
opción permite consultar los saldos de la cuenta.
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OTRAS CUENTAS
Esta opción permite clasificar las cuentas DEFICIT y SUPERAVIT Acumulado, la
cuenta Resultado Del Ejercicio necesaria para el proceso de contabilización, y
la cuenta Inventario Inicial en caso de que la empresa actual maneje
inventario. La cuenta Resultado Del Ejercicio almacena el monto de ganancia o
pérdida de la empresa durante el ejercicio, el monto de ganancia se almacena
en la cuenta SUPERAVIT y las perdidas en la cuenta DEFICIT. La cuenta
Inventario Inicial se activa si marca en la Configuración del Plan de Cuentas la
casilla Maneja Inventario, esta cuenta almacena el valor al costo del inventario
de la empresa.
ACTIVOS
Departamentos
En esta ventana se crean los Departamentos donde se encuentran los activos
fijos, Solo debe indicar un código, su descripción y posteriormente Grabar
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Tipo de Activos.
Esta opción permite crear el tipo de activo de la empresa, asignándole un
código, descripción y la cuenta contable a la que pertenece. Se puede
seleccionar también si es un activo depreciable marcando el check “Es
depreciable”.
Activos Fijos
Esta opción del Menú permite configurar los activos fijos de la empresa. En la
ventana de creación de los activos fijos se muestra tres (3) pestañas, la
primera (General) se introducirán los datos generales del activo estos datos
son necesarios para su creación. Se creara el código del activo y su nombre,
luego seleccione el tipo de activo y departamento al que pertenece (ya creados
posteriormente).
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La pestaña (Depreciación) se introducirán los datos de depreciación del activo,
estos son, la fecha de compra del activo, la fecha de incorporación la cual es la
fecha en la que el activo comenzó a funcionar en la empresa, la vida útil (años)
del activo, y el método de depreciación que se utilizará para repreciar el
artículo, si marca la casilla Grabar se generará el comprobante de
depreciación.
En la pestaña “Datos del Activo” se podrán introducir o anexar datos
complementarios tales como el proveedor del activo, la marca y el modelo para
un mayor control del mismo.
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Depreciar Activos
Esta ventana permite realizar la depreciación de los activos fijos registrados en
el sistema, para realizar dicho proceso se escoge el Método de Depreciación,
los meses a depreciar, el activo dependiendo su ubicación “departamento” o
Naturaleza “tipo”. Al seleccionar el check “todo en un comprobante” el sistema
generara automáticamente el proceso de depreciación en único comprobante y
de no ser seleccionada se generaran varios comprobantes contables.
INPC (Índice Nacional de Precios al Consumidor)
Esta opción permite crear y editar el (INPC) del ejercicio con solo especificar el
año y el índice por cada mes. El sistema calculará los totales por trimestre,
semestre y año.
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Índices Financieros
Esta opción permite crear los índices financieros en el sistema contable,
creando el código, descripción y el título del reporte. Luego asignándole la
formula, con el botón agregar seleccionamos la cuenta y usando los diferentes
botones de suma y/o resta para crear el índice.
Definir Moneda
Esta opción permite crear las monedas nacionales o extranjeras a ser usadas
en el sistema contable, si marcamos el check de extranjera automáticamente
el sistema la considera para el cambio.
Definir Cambio
Permite especificar el factor de cambio para una moneda extranjera, Solo debe
seleccionar la moneda indicando su código haciendo click en el Botón Buscar.
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Centro de Costos.
Permite crear los centros de costo de la empresa, solo debe especificar un
Código y una Descripción. Presionando el botón AGREGAR CUENTA podrá
consultar o agregar las cuentas contables que pertenezcan al centro de costo.
Un centro de costo se utiliza para clasificar una cuenta contable con el fin de
conocer las ganancias o pérdidas de la cuenta durante un período del ejercicio
económico de la empresa o durante la totalidad del ejercicio.
Movimientos
En esta ventana se crean o importamos de otras empresas una lista de
movimientos a ser usados constantemente o repetitivos en los comprobantes
contables, la forma de crearlos es colocando la descripción del movimiento y
seleccionando el check.
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COMPROBANTES - Procesar
En la siguiente ventana (procesar comprobante), es donde se registran los
comprobantes contables, para generar un comprobante solo debe especificar
un código, si está configurado para utilizar consecutivos el código será
automático. Indique el mes que pertenece el movimiento la descripción para el
comprobante y registrar los asientos. Introducir una cuenta de movimiento y la
fecha del comprobante. El sistema le indicara si el comprobante cuadra o no,
así como el saldo de diferencia entre el debe y el haber luego selecciona el
botón de registrar las líneas en el comprobante y para guardar el comprobante
seleccionamos procesar.
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Contabilizar
La siguiente ventana permite contabilizar los comprobantes saldados,
permitiendo seleccionarlos de una lista siempre y cuando cuadren; los que no
cuadren no serán mostrados para no ser contabilizados.
Reversar Comprobantes
Esta opción nos permite reversar un comprobante ya contabilizado Una vez
seleccionado el comprobante presione el botón reversar. Si desea reversar
todos los comprobantes presione el botón TODOS.
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Borrar comprobantes en lote.
Esta opción se utiliza para borrar los comprobantes ya sea en su valor, para borrar el
comprobante se deberá llamar seleccionando el comprobante o desmarcar los
comprobantes seleccionados.
Chequeo de comprobantes
Esta opción visualizar los comprobantes incompletos que no contengan código
de cuentas contables, que no cuadren, que le falten líneas, etc.
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Carga de Integración
Esta opción permitirá procesar los comprobantes extraídos desde el sistema
administrativo Premium- Soft a través del integrador contable, donde podrá
marcar y desmarcar todos los comprobantes incluyendo los que posean saldos
en cero (0) con solo presionar el botón respectivos. A su vez muestra los
totales de comprobantes y saldos tanto del debe como del haber. Es
importante resaltar que la integración se procesó a través del integrador
contable de premium soft.
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Ventas
Esta opción permite registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada
una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo
habitual de sus operaciones. Los documentos que sustentan las ventas
realizadas son las facturas, boletas de venta, notas de crédito, notas de débito,
indicando el cliente y el número de factura o control a registrar.
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Compras
Esta opción permite registrar los documentos que sustentan las operaciones
realizadas son las facturas de venta, notas de crédito, notas de débito,
indicando el nombre del proveedor y numero de documento o factura el cual
permitirá registrar las compras de personas individuales o empresas
Cerrar ejercicio actual
En esta ventana podrá consultar o cerrar el ejercicio económico, una vez
cerrada la Empresa no existe reverso al cierre.
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INFORME:
Imprimir Plan de Cuenta
Para imprimir el plan de cuenta se debe seleccionar el botón buscar indicando
un rango en las cuentas contables y seleccionando la opción imprimir.
Esta es la ventana que aparece luego de seleccionar la opción anterior,
mostrando las opciones: imprimir, visualizar, email en caso de que queramos
enviar el plan de cuentas por correo electrónico, formato web, formato Excel o
Salir.
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Reporte de Comprobantes
Esta ventana permite obtener la información de comprobantes contabilizados,
diferidos o en general. Si deseamos verlo de manera resumida o detallada, si
es de apertura, el mes a consultar. Igualmente al darle imprimir
visualizaremos la ventana anteriormente definida.
ESTADOS FINANCIEROS
Balance General
Esta ventana permite visualizar el balance general indicando el mes, año, si
desea incluir comprobantes diferidos, cuentas con saldos cero (0), expresado
en (Moneda Nacional o Extranjeras) y el número de niveles a mostrar.
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Estado de Resultado
Esta opción permite solicitar el estado de resultados seleccionando el rango de
meses, podrá incluir comprobantes diferidos, cuentas con saldos cero (0),
expresado en (Moneda Nacional o Extranjeras) y el número de niveles a
mostrar.
LIBROS:
Imprimir Diario Legal
Esta opción le permite imprimir el (Diario Legal) el cual no muestra cuentas de
movimientos y señala solo lo necesario que exige la ley en un libro diario, solo
debe marcar si requiere incluir los comprobantes diferidos, si desea incluir las
cuentas con saldo cero, el tipo de moneda con la cual quiere que se exprese la
información, el mes y año
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Diario General.
Esta ventana le permite imprimir el libro diario con solo seleccionar los campos
con las opciones que deseamos.
Mayor Analítico
Esta opción permite imprimir el (Mayor Analítico), el cual es uno de los
reportes más utilizados ya que a través del mismo se revisan los movimientos
de las cuentas. Se indica el rango de fecha determinada para una o varias
cuentas. Al seleccionar el check de (Libro Mayor resumido) resumirá las
cuentas contables y mostrara el total de su saldo. Para visualizarlo o imprimirlo
solo indique si desea incluir los comprobantes diferidos, o las cuentas sin
movimientos, el tipo de moneda y el rango de las cuentas (desde, hasta)
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Balance de comprobación.
En la siguiente ventana podrá consultar el Balance de Comprobación, solo
deberá indicar el rango de fecha, si incluirá comprobantes diferidos, cuentas de
resultado y la moneda en que será expresado. El sistema da la opción de
incluir solo las cuentas que hayan tenido movimiento en el periodo
seleccionado, de no ser marcado mostrara los movimientos.
Presupuestado Vs Ejecutado
En esta opción, se puede obtener un informe de lo Presupuestado para un
período y lo que se ejecutó en el mismo. Solo debe indicar el rango del período
(mes), si desea incluir los comprobantes Diferidos. También tiene la posibilidad
de procesar solo un grupo de cuentas del plan si indica el rango, es decir desde
una cuenta hasta otra.
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Índices Financieros
Para imprimir el reporte de índices Financieros primero se debe haber incluido
los mismos anticipadamente en la opción Índices Financieros. Aquí usted solo
debe definir el código del índice y el rango de fecha.
Estado de cuenta de terceros.
En esta opción imprimir las cuentas de fondos a terceros con la contabilidad fiscal. Seleccione el
tipo de enlace que puede ser seguro social o los que a continuación se presentan en la siguiente
ventana.
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Centros de Costos
Esta opción permite solicitar un reporte del saldo de los centros de costo
registrados en el sistema; filtrados por mes y año. Se pueden incluir o excluir
los comprobantes diferidos.
Lista de Centro de Costo
En la ventana actual podremos consultar o imprimir los centros de costo
registrados en el sistema contable.
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Reporte de Declaración de Impuesto
Para seleccionar el reporte de declaración de impuesto marcando según sea el
caso si es un contribuyente ordinario o formal. Optando por el recuadro de
planillas sustituidas y colocando el número de planilla si es preciso.
Cuentas/totales x Centro de Costo
Para imprimir cuentas por centro de costos seleccionara esta ventana la cual
colocando los datos, rango de cuentas, periodo de inicio y fin lo reflejara de
manera instantánea.
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Flujo de efectivo
En esta ventana colocando el periodo desde-hasta podemos obtener el reporte
de flujo de efectivo a consultar.
ACTIVO
Activos por departamentos
En la presente ventana podrá obtener un reporte de los Activos que se
encuentran en los diferentes departamentos del sistema contable, buscamos
los departamentos a consultas con un rango desde-hasta.
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Activos por Tipos
Esta opción permite imprimir reportes de los tipos de activos que se
encuentran en los diferentes departamentos del sistema contable.
Activos Fijos
Esta opción permite imprimir un reportes detallados de sus activos fijos,
inclusive puede seleccionar un grupo de activos para realizar sus reportes solo
colocándole fecha a los recuadros desde y hasta.
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Activos Fijos con seriales
Esta opción permite imprimir un reportes detallados de sus activos fijos,
inclusive puede seleccionar un grupo de activos para realizar sus reportes solo
colocándole fecha a los recuadros desde y hasta.
Reporte de Cierre del Ejercicio
Esta venta permite visualizar un reporte del cierre del ejercicio ejecutados en
el sistema Contable Premium Soft.
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MISCELANEOS:
Configurar.
Desde la opción de “Configuración” podrá visualizar el nombre de la
Empresa y numero de Licencia correspondiente. También seleccionar el
modo patrocinado o no patrocinado que corresponde directamente a la
licencia del sistema Premium contabilidad, así mismo la información
referencial de la empresa.
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Transacciones de Usuarios.
Permite auditar cada una de las transacciones realizadas en un período
o rango de fecha indicado. El sistema solicitará su clave de acceso y
luego debe indicar el código del usuario (como se observa en la ventana
de ejemplo), el rango de fecha y se desplegará la información en la
tabla
Periodo de Trabajo.
Esta opción permite definir El periodo de trabajo asignado a Cada
estación de trabajo.
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Actualización de Estructuras de Datos.
Desde esta opción se actualizan las estructuras de la base de datos
Contabilidad
SQL,
una
vez
seleccionado
el
archivo
“PremiumcontabStruc.DBF” ejecutamos el proceso. El proceso de
actualización de Estructura marcando la casilla de “utilizar método
detallado” es para ejecutar solo la estructura de algunas de las tablas
contenidas en la base de datos.
Generador de Reportes.
Desde esta opción seleccionamos el reporte que se desee modificar
algunos de los parámetros del formato, así como tipo de formato,
impresora predeterminada, logos de la empresa, entre otros
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Consultar Histórico.
Esta opción permite consultar los datos de una empresa cuyo ejercicio
haya sido cerrado. Solo debe indicar la fecha del cierre del ejercicio y
luego seleccionar la empresa deseada.
Cambio de Claves de Usuarios.
Desde esta opción permite cambiar La clave de los usuarios del sistema
Premium Contabilidad.
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Crear Procesos Adicionales.
Esta opción, utilizada más que todo por el implementador del sistema,
más que por los usuarios, permite crear procesos adicionales que
apoyen la gestión de la empresa y los cuales no este contemplados en el
sistema. Una vez creados, podrá ejecutarlos por la opción Procesos
Adicionales.
Utilidades.
Esta ventana de utilidades que podemos visualizar en el escritorio del
sistema, permite acceder a una serie de utilidades de soporte al usuario
por medio de los siguientes botones
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Conversión entre Versiones.
La opción de conversión entre versiones permite cargar toda la
información que se encuentre en el sistema Contable de una versión
anterior del sistema, el proceso de Conversión almacena todos los
registros en la nueva Base de Datos MySQL.
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