Manual de Sistema de Contabilidad Elaborado Por: ING. JONATHAN SANDOVAL MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Introducción. Control de operaciones financieras y económicas integrales El sistema Contable Premium Soft le permite llevar eficazmente el control de operaciones contables de una o varias empresas de forma rápida y sencilla, a través de la configuración del plan de cuentas y comprobantes del periodo. Obtenga rápidamente y de forma automática todos los reportes necesarios para su contabilidad: Balance general, estado de resultados, mayor analítico, entre otros que le proporcionaran de una forma exacta la situación financiera de su empresa. PREMIUM SOFT CONTABILIDAD 8 USUARIO: PREMIUM CLAVE: PREMIUM El sistema Premium Soft Contabilidad 8x Está compuesto de un único moduló, el cual comprende a su vez cuatro opciones de Menú: Archivos, Procesos, Informes y Misceláneos. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Seleccionar empresa. Esta opción del Sub.-Menú le permite al usuario el acceso a las empresas que fueron creadas previamente y las cuales se le hayan otorgado acceso por definición de usuarios. Para seleccionar la empresa deseada solo tiene que darle doble click sobre ella. Grupos. Esta opción permite en la contabilidad extended8x crear con la modalidad de Grupos empresariales la cual permite agrupar empresas de su misma naturaleza o de un mismo cliente. Estableciendo la empresa seleccionan como la empresa predeterminada al momento de ingresar al sistema. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Empresa. Dentro de esta opción se visualizan cuatro pestañas en la parte superior, la primera es Empresa que permite la creación ó modificación de la misma a las cuales se les llevara la contabilidad, en dicha ficha se colocaran los datos de ellas como el Rif, dirección, localidad, teléfonos, el periodo del ejercicio contable y si la empresa consolidará un grupo empresarial. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 La segunda pestaña se encuentra Configuración Plan de Cuenta: donde se crea la máscara del plan de cuenta seleccionando el separador y la longitud de los niveles de la cuenta, definiendo el tipo de monedas, es decir si es nacional o extranjera, además en la parte inferior se visualiza el botón donde podrá importar el plan de cuenta por defecto del sistema o de un formato Excel. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Esta opción les permitirá darle acceso aquellos usuarios que podrán utilizar el programa de contabilidad 8x, una vez que se hallan creados desde la opción de usuarios. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 La siguiente pestaña de “configuración de la empresa” se va a configurar mediante las preferencias convenientes. Se establece la empresa como predeterminada, se configuran los decimales, definiendo el comportamiento de los comprobantes al momento de ser importados. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Definir Perfiles de Usuario de Sistema. Esta pestaña definen los datos básicos del usuario del sistema, además posee la opción de colocar los datos de email/ servidor/ puerto/ para enviar reportes por internet. La pestaña de (Acceso/Perfil de Usuario) define que opciones tendrá derecho el usuario durante el uso del sistema y si posee perfil de supervisor, adicionara información, podrá borrar información y cerrar el ejercicio sin excederse del presupuesto. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 La siguiente pestaña (Acceso a Empresa) podrá definir a que empresa tendrá acceso los usuarios. Localidad Esta opción permite crear las localidades a manejar, (País) se asignan un código y el nombre del país, (Región a agregar) se anexan los nuevos estados, ciudades y municipios. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Impuesto Esta opción permite definir las diferentes alícuotas aplicadas en el país. Proveedores Esta opción permite crear lo proveedores de forma manual registrando los datos básicos del proveedor o importarlos del sistema Administrativo (con una previa creación de un archivo de texto generado por el integrador contable). MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Clientes Esta opción permite crear lo clientes de forma manual registrado sus datos o impórtalos del sistema Administrativo (previa creación del archivo de texto generado por el integrador contable). Impresora Fiscales Esta opción permite agregar una impresora fiscal al sistema de contabilidad MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Tipos de Comprobantes. Esta opción permite crear los comprobantes contables colocándoles un prefijo y una descripción del mismo para poder identificarlo fácilmente. PROCESOS Definir Plan de Cuentas Esta opción del Menú, se crean o configuran las cuentas contables estableciéndole el CÓDIGO y DESCRIPCIÓN, en la pestaña GENERAL se indica si es de Presupuesto, movimiento, centro de costo, el nivel a ser visualizada en los estados financieros, su clasificación, tipo de cuenta y establecer que afecte a los libros. En la parte inferior se observa la sección de solo consulta esta opción permite consultar los saldos de la cuenta. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 OTRAS CUENTAS Esta opción permite clasificar las cuentas DEFICIT y SUPERAVIT Acumulado, la cuenta Resultado Del Ejercicio necesaria para el proceso de contabilización, y la cuenta Inventario Inicial en caso de que la empresa actual maneje inventario. La cuenta Resultado Del Ejercicio almacena el monto de ganancia o pérdida de la empresa durante el ejercicio, el monto de ganancia se almacena en la cuenta SUPERAVIT y las perdidas en la cuenta DEFICIT. La cuenta Inventario Inicial se activa si marca en la Configuración del Plan de Cuentas la casilla Maneja Inventario, esta cuenta almacena el valor al costo del inventario de la empresa. ACTIVOS Departamentos En esta ventana se crean los Departamentos donde se encuentran los activos fijos, Solo debe indicar un código, su descripción y posteriormente Grabar MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Tipo de Activos. Esta opción permite crear el tipo de activo de la empresa, asignándole un código, descripción y la cuenta contable a la que pertenece. Se puede seleccionar también si es un activo depreciable marcando el check “Es depreciable”. Activos Fijos Esta opción del Menú permite configurar los activos fijos de la empresa. En la ventana de creación de los activos fijos se muestra tres (3) pestañas, la primera (General) se introducirán los datos generales del activo estos datos son necesarios para su creación. Se creara el código del activo y su nombre, luego seleccione el tipo de activo y departamento al que pertenece (ya creados posteriormente). MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 La pestaña (Depreciación) se introducirán los datos de depreciación del activo, estos son, la fecha de compra del activo, la fecha de incorporación la cual es la fecha en la que el activo comenzó a funcionar en la empresa, la vida útil (años) del activo, y el método de depreciación que se utilizará para repreciar el artículo, si marca la casilla Grabar se generará el comprobante de depreciación. En la pestaña “Datos del Activo” se podrán introducir o anexar datos complementarios tales como el proveedor del activo, la marca y el modelo para un mayor control del mismo. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Depreciar Activos Esta ventana permite realizar la depreciación de los activos fijos registrados en el sistema, para realizar dicho proceso se escoge el Método de Depreciación, los meses a depreciar, el activo dependiendo su ubicación “departamento” o Naturaleza “tipo”. Al seleccionar el check “todo en un comprobante” el sistema generara automáticamente el proceso de depreciación en único comprobante y de no ser seleccionada se generaran varios comprobantes contables. INPC (Índice Nacional de Precios al Consumidor) Esta opción permite crear y editar el (INPC) del ejercicio con solo especificar el año y el índice por cada mes. El sistema calculará los totales por trimestre, semestre y año. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Índices Financieros Esta opción permite crear los índices financieros en el sistema contable, creando el código, descripción y el título del reporte. Luego asignándole la formula, con el botón agregar seleccionamos la cuenta y usando los diferentes botones de suma y/o resta para crear el índice. Definir Moneda Esta opción permite crear las monedas nacionales o extranjeras a ser usadas en el sistema contable, si marcamos el check de extranjera automáticamente el sistema la considera para el cambio. Definir Cambio Permite especificar el factor de cambio para una moneda extranjera, Solo debe seleccionar la moneda indicando su código haciendo click en el Botón Buscar. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Centro de Costos. Permite crear los centros de costo de la empresa, solo debe especificar un Código y una Descripción. Presionando el botón AGREGAR CUENTA podrá consultar o agregar las cuentas contables que pertenezcan al centro de costo. Un centro de costo se utiliza para clasificar una cuenta contable con el fin de conocer las ganancias o pérdidas de la cuenta durante un período del ejercicio económico de la empresa o durante la totalidad del ejercicio. Movimientos En esta ventana se crean o importamos de otras empresas una lista de movimientos a ser usados constantemente o repetitivos en los comprobantes contables, la forma de crearlos es colocando la descripción del movimiento y seleccionando el check. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 COMPROBANTES - Procesar En la siguiente ventana (procesar comprobante), es donde se registran los comprobantes contables, para generar un comprobante solo debe especificar un código, si está configurado para utilizar consecutivos el código será automático. Indique el mes que pertenece el movimiento la descripción para el comprobante y registrar los asientos. Introducir una cuenta de movimiento y la fecha del comprobante. El sistema le indicara si el comprobante cuadra o no, así como el saldo de diferencia entre el debe y el haber luego selecciona el botón de registrar las líneas en el comprobante y para guardar el comprobante seleccionamos procesar. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Contabilizar La siguiente ventana permite contabilizar los comprobantes saldados, permitiendo seleccionarlos de una lista siempre y cuando cuadren; los que no cuadren no serán mostrados para no ser contabilizados. Reversar Comprobantes Esta opción nos permite reversar un comprobante ya contabilizado Una vez seleccionado el comprobante presione el botón reversar. Si desea reversar todos los comprobantes presione el botón TODOS. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Borrar comprobantes en lote. Esta opción se utiliza para borrar los comprobantes ya sea en su valor, para borrar el comprobante se deberá llamar seleccionando el comprobante o desmarcar los comprobantes seleccionados. Chequeo de comprobantes Esta opción visualizar los comprobantes incompletos que no contengan código de cuentas contables, que no cuadren, que le falten líneas, etc. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Carga de Integración Esta opción permitirá procesar los comprobantes extraídos desde el sistema administrativo Premium- Soft a través del integrador contable, donde podrá marcar y desmarcar todos los comprobantes incluyendo los que posean saldos en cero (0) con solo presionar el botón respectivos. A su vez muestra los totales de comprobantes y saldos tanto del debe como del haber. Es importante resaltar que la integración se procesó a través del integrador contable de premium soft. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Ventas Esta opción permite registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones. Los documentos que sustentan las ventas realizadas son las facturas, boletas de venta, notas de crédito, notas de débito, indicando el cliente y el número de factura o control a registrar. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Compras Esta opción permite registrar los documentos que sustentan las operaciones realizadas son las facturas de venta, notas de crédito, notas de débito, indicando el nombre del proveedor y numero de documento o factura el cual permitirá registrar las compras de personas individuales o empresas Cerrar ejercicio actual En esta ventana podrá consultar o cerrar el ejercicio económico, una vez cerrada la Empresa no existe reverso al cierre. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 INFORME: Imprimir Plan de Cuenta Para imprimir el plan de cuenta se debe seleccionar el botón buscar indicando un rango en las cuentas contables y seleccionando la opción imprimir. Esta es la ventana que aparece luego de seleccionar la opción anterior, mostrando las opciones: imprimir, visualizar, email en caso de que queramos enviar el plan de cuentas por correo electrónico, formato web, formato Excel o Salir. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Reporte de Comprobantes Esta ventana permite obtener la información de comprobantes contabilizados, diferidos o en general. Si deseamos verlo de manera resumida o detallada, si es de apertura, el mes a consultar. Igualmente al darle imprimir visualizaremos la ventana anteriormente definida. ESTADOS FINANCIEROS Balance General Esta ventana permite visualizar el balance general indicando el mes, año, si desea incluir comprobantes diferidos, cuentas con saldos cero (0), expresado en (Moneda Nacional o Extranjeras) y el número de niveles a mostrar. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Estado de Resultado Esta opción permite solicitar el estado de resultados seleccionando el rango de meses, podrá incluir comprobantes diferidos, cuentas con saldos cero (0), expresado en (Moneda Nacional o Extranjeras) y el número de niveles a mostrar. LIBROS: Imprimir Diario Legal Esta opción le permite imprimir el (Diario Legal) el cual no muestra cuentas de movimientos y señala solo lo necesario que exige la ley en un libro diario, solo debe marcar si requiere incluir los comprobantes diferidos, si desea incluir las cuentas con saldo cero, el tipo de moneda con la cual quiere que se exprese la información, el mes y año MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Diario General. Esta ventana le permite imprimir el libro diario con solo seleccionar los campos con las opciones que deseamos. Mayor Analítico Esta opción permite imprimir el (Mayor Analítico), el cual es uno de los reportes más utilizados ya que a través del mismo se revisan los movimientos de las cuentas. Se indica el rango de fecha determinada para una o varias cuentas. Al seleccionar el check de (Libro Mayor resumido) resumirá las cuentas contables y mostrara el total de su saldo. Para visualizarlo o imprimirlo solo indique si desea incluir los comprobantes diferidos, o las cuentas sin movimientos, el tipo de moneda y el rango de las cuentas (desde, hasta) MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Balance de comprobación. En la siguiente ventana podrá consultar el Balance de Comprobación, solo deberá indicar el rango de fecha, si incluirá comprobantes diferidos, cuentas de resultado y la moneda en que será expresado. El sistema da la opción de incluir solo las cuentas que hayan tenido movimiento en el periodo seleccionado, de no ser marcado mostrara los movimientos. Presupuestado Vs Ejecutado En esta opción, se puede obtener un informe de lo Presupuestado para un período y lo que se ejecutó en el mismo. Solo debe indicar el rango del período (mes), si desea incluir los comprobantes Diferidos. También tiene la posibilidad de procesar solo un grupo de cuentas del plan si indica el rango, es decir desde una cuenta hasta otra. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Índices Financieros Para imprimir el reporte de índices Financieros primero se debe haber incluido los mismos anticipadamente en la opción Índices Financieros. Aquí usted solo debe definir el código del índice y el rango de fecha. Estado de cuenta de terceros. En esta opción imprimir las cuentas de fondos a terceros con la contabilidad fiscal. Seleccione el tipo de enlace que puede ser seguro social o los que a continuación se presentan en la siguiente ventana. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Centros de Costos Esta opción permite solicitar un reporte del saldo de los centros de costo registrados en el sistema; filtrados por mes y año. Se pueden incluir o excluir los comprobantes diferidos. Lista de Centro de Costo En la ventana actual podremos consultar o imprimir los centros de costo registrados en el sistema contable. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Reporte de Declaración de Impuesto Para seleccionar el reporte de declaración de impuesto marcando según sea el caso si es un contribuyente ordinario o formal. Optando por el recuadro de planillas sustituidas y colocando el número de planilla si es preciso. Cuentas/totales x Centro de Costo Para imprimir cuentas por centro de costos seleccionara esta ventana la cual colocando los datos, rango de cuentas, periodo de inicio y fin lo reflejara de manera instantánea. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Flujo de efectivo En esta ventana colocando el periodo desde-hasta podemos obtener el reporte de flujo de efectivo a consultar. ACTIVO Activos por departamentos En la presente ventana podrá obtener un reporte de los Activos que se encuentran en los diferentes departamentos del sistema contable, buscamos los departamentos a consultas con un rango desde-hasta. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Activos por Tipos Esta opción permite imprimir reportes de los tipos de activos que se encuentran en los diferentes departamentos del sistema contable. Activos Fijos Esta opción permite imprimir un reportes detallados de sus activos fijos, inclusive puede seleccionar un grupo de activos para realizar sus reportes solo colocándole fecha a los recuadros desde y hasta. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Activos Fijos con seriales Esta opción permite imprimir un reportes detallados de sus activos fijos, inclusive puede seleccionar un grupo de activos para realizar sus reportes solo colocándole fecha a los recuadros desde y hasta. Reporte de Cierre del Ejercicio Esta venta permite visualizar un reporte del cierre del ejercicio ejecutados en el sistema Contable Premium Soft. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 MISCELANEOS: Configurar. Desde la opción de “Configuración” podrá visualizar el nombre de la Empresa y numero de Licencia correspondiente. También seleccionar el modo patrocinado o no patrocinado que corresponde directamente a la licencia del sistema Premium contabilidad, así mismo la información referencial de la empresa. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Transacciones de Usuarios. Permite auditar cada una de las transacciones realizadas en un período o rango de fecha indicado. El sistema solicitará su clave de acceso y luego debe indicar el código del usuario (como se observa en la ventana de ejemplo), el rango de fecha y se desplegará la información en la tabla Periodo de Trabajo. Esta opción permite definir El periodo de trabajo asignado a Cada estación de trabajo. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Actualización de Estructuras de Datos. Desde esta opción se actualizan las estructuras de la base de datos Contabilidad SQL, una vez seleccionado el archivo “PremiumcontabStruc.DBF” ejecutamos el proceso. El proceso de actualización de Estructura marcando la casilla de “utilizar método detallado” es para ejecutar solo la estructura de algunas de las tablas contenidas en la base de datos. Generador de Reportes. Desde esta opción seleccionamos el reporte que se desee modificar algunos de los parámetros del formato, así como tipo de formato, impresora predeterminada, logos de la empresa, entre otros MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Consultar Histórico. Esta opción permite consultar los datos de una empresa cuyo ejercicio haya sido cerrado. Solo debe indicar la fecha del cierre del ejercicio y luego seleccionar la empresa deseada. Cambio de Claves de Usuarios. Desde esta opción permite cambiar La clave de los usuarios del sistema Premium Contabilidad. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Crear Procesos Adicionales. Esta opción, utilizada más que todo por el implementador del sistema, más que por los usuarios, permite crear procesos adicionales que apoyen la gestión de la empresa y los cuales no este contemplados en el sistema. Una vez creados, podrá ejecutarlos por la opción Procesos Adicionales. Utilidades. Esta ventana de utilidades que podemos visualizar en el escritorio del sistema, permite acceder a una serie de utilidades de soporte al usuario por medio de los siguientes botones MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8 Conversión entre Versiones. La opción de conversión entre versiones permite cargar toda la información que se encuentre en el sistema Contable de una versión anterior del sistema, el proceso de Conversión almacena todos los registros en la nueva Base de Datos MySQL. MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD 8
