MANUAL DE FUNCIONES ANALISTA DE CARTERA 1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO 1.1 IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL CARGO ANALISTA DE CARTERA Área A La Que Pertenece Departamento De Contabilidad Cargo Del Jefe Directo Contador Senior Nombre Del Jefe Directo Jeimmy Andrea Alvarado Macias 1.2 FUNCIÓN PRINCIPAL DESCRIPCIÓN PRINCIPAL DE FUNCIÓN Es la persona responsable de la Cartera de la Compañía, haciendo énfasis a los cobros y todo el proceso administrativo que esto conlleva, desde la facturación, envío de documentos y el cobro respectivo. Aplicación de Notas Crédito por diferencias de precios o similares. Control de documentación y papelería del área. Control de liquidaciones y verificación de saldos correctos. Envío de estados de cuenta al cliente. lamadas telefónicas de cobros entre otros. 1.3 FUNCIONES ESPECÍFICAS ACTIVIDES ESPECÍFICAS 1. La primordial función del Analista de Cartera en INSMEVET S EN C corresponde a descargar Cartera General de la Compañía de manera constante con el fin de hacer el seguimiento correspondiente e identificar los casos críticos para hacer su debida gestión, logrando así manejar una correcta rotación de cartera de acuerdo con los tiempos establecidos por la Compañía y mantener así el bien financiero de la misma. 2. Manejo de clientes y acuerdos de pago con los mismos, con el fin de recuperar saldos de cartera antiguos, normalmente superiores a 360 días 3. Al Analista de Cartera en INSMEVET S EN C le corresponde velar de manera directa y específica por la Cartera que esté generada como venta directa de la Compañía, es decir los Laboratorios y clientes especiales que no pertenezcan a la cartera de ningún Representante de Ventas, con excepción de la cartera de Gerencia ya que esta también es de seguimiento directo del Analista de Cartera notificándole casos críticos al Gerente para que él del manejo que considere a esos cobros particulares 4. Dar respuesta a los requerimientos que nos generen los respectivos revisores, contadores, auxiliares contables o similares de cada compañía con relación a facturas, estados de cuenta o novedades que requieran 5. Mantener una adecuada relación con el área encargada de cada una de nuestras empresas clientes, para así poder realizar la respectiva conciliación de cartera cada vez que se necesite, con el fin de mantener siempre los saldos iguales para ambas partes 6. Apoyar a los Representantes de Ventas con el envío de estados de cuenta cada vez que ellos lo requieran con el fin que puedan llevar un correcto desarrollo de su labor diaria 7. Apoyar a los Representantes de Ventas con la validación de ingresos de pagos por los diferentes medios y/o bancos para que ellos puedan proceder con el despacho de sus pedidos 8. Descargar diariamente de la plataforma de Bancolombia (AgrarioBBVA) el movimiento correspondiente para aplicar los pagos realizados por nuestros clientes, registrándolos contablemente en el sistema a través de recibos de caja apoyándonos también en los soportes de pago que nos envían al correo diariamente los Representantes de Ventas 9. Es deber del Analista de Cartera reportarle a cada Representante de Ventas las novedades sobre los pagos de sus clientes que se lleguen a presentar, haciendo referencia a pagos incompletos, mayores valores consignados o similares; ya que esto puede deberse a devoluciones, productos no despachados por lo cual se derivan las Notas Crédito que deben ajustar los pagos de los clientes 10. El Analista de Cartera debe recibir las Notas Crédito que emita el departamento de Contabilidad, aplicarla al cliente que corresponda, posterior a ello enviarla en formato PDF a cada Representante de Ventas correspondiente con el fin que sea de su conocimiento y la pueda socializar directamente a su cliente. Finalmente, el soporte físico de cada Nota Crédito se debe entregar al área de RECIBOS para su correspondiente archivo 11. Una de las herramientas fundamentales para el desarrollo de las funciones del Analista de Cartera es el celular corporativo; por ende, es deber mantenerlo consigo durante todo el turno laboral, de manera tal que se atienda el chat y las llamadas de nuestros clientes, Representantes de Ventas, Jefes y compañeros de la oficina, logrando atender con mayor eficacia y eficiencia cada requerimiento que tengan 12. Seguimiento y entrega de informe trimestral a la Contadora para validación de posible PROVISIÓN de saldos de Cartera al cierre contable anual de la Compañía 13. Conciliación de bancos de años anteriores, con el fin de cruzar saldos que registran como cartera irreal en sistema a la fecha actual 14. El Analista de Cartera es quien es el encargado de recibir los soportes de todos los pagos efectuados en las diferentes FERIAS ANUALES de la Compañía y aplicarlos a los clientes correspondientes, logrando así que no se presenten carteras irreales a clientes. Así mismo, los soportes de estas ferias son responsabilidad de resguardo de esta área en caso de alguna novedad o reclamación derivada de la misma 15. El Analista de Cartera debe propender por recolectar todos los Certificados de Retención de los clientes de la compañía que apliquen a la misma; esto debe realizarse durante el primer trimestre del año, y presentar el respectivo reporte a la Contadora y Gerencia para su correspondiente conocimiento y gestión 16. El Analista de Cartera es quien resguarda todas las facturas firmadas con recibido por los clientes en Bogotá y sus alrededores al igual que las planillas de seguimiento de mensajería diaria; esto debido a que en caso de alguna reclamación de clientes se debe responder con el respectivo soporte de recibido de mercancía. Los documentos anteriormente mencionados se archivan semanalmente de acuerdo sean entregados por el área de facturación en ese mismo intervalo de tiempo 17. Es responsable de hacer un correcto cierre de mes del Dpto. de Cartera, asegurándose que en los bancos queden las mínimas partidas pendientes por aplicar y por ende así se garantice que la cartera no sume valores irreales al cierre de cada mes 18. Es responsabilidad del Analista de Cartera el resguardo de los datáfonos de la Compañía y el cierre mensual de los mismos para sacar el reporte de cierre de mes 19. Debe responder y dar solución a las novedades que la Contadora encuentre al momento en que ella realice el respectivo cierre contable mensualmente 20. Validación del correo corporativo diario y respuesta a requerimientos que allí lleguen de clientes, Representantes de Ventas y demás áreas que lo necesiten 21. Validación de consignaciones efectivas de los cheques entregados como medio de pago por nuestros clientes, si existe devolución de alguno, informar a Gerencia y al Representante de Ventas encargado para validar con cliente si se reconsigna el cheque o si por el contrario cambian la forma de pago a transferencia o efectivo 22. Cruzar facturación mensual con los proveedores que presenten CxP y que también tengan la figura de clientes y presenten CxC. Informando a Contabilidad para que ellos puedan hacer el respectivo registro del egreso por cruce de cuentas 23. Reportar quincenalmente previo al pago de la nómina de la Compañía (10 y 25 de c/mes) las novedades de cartera que tengan los empleados de la planta activa; con el fin de que el área de RRHH pueda gestionar cobros a los empleados de la oficina principal y notificarlo a tiempo al área de Contabilidad y así mismo el Analista de Cartera es responsable de gestionar el cobro directo a los Representantes de Ventas Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: ANGELA RÁTIVA A. JEIMMY ANDREA ALVARADO JOYSE ANDREA ROJAS Analista de Cartera Contadora Senior Gerente Administrativa
