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MANUAL FUNCIONES ANALISTA DE CARTERA INSMEVET

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MANUAL DE FUNCIONES
ANALISTA DE CARTERA
1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
1.1 IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO
ANALISTA DE CARTERA
Área A La Que Pertenece
Departamento De Contabilidad
Cargo Del Jefe Directo
Contador Senior
Nombre Del Jefe Directo
Jeimmy Andrea Alvarado Macias
1.2 FUNCIÓN PRINCIPAL
DESCRIPCIÓN
PRINCIPAL
DE
FUNCIÓN
Es la persona responsable de la Cartera de la Compañía, haciendo
énfasis a los cobros y todo el proceso administrativo que esto
conlleva, desde la facturación, envío de documentos y el cobro
respectivo. Aplicación de Notas Crédito por diferencias de precios o
similares. Control de documentación y papelería del área. Control de
liquidaciones y verificación de saldos correctos. Envío de estados de
cuenta al cliente. lamadas telefónicas de cobros entre otros.
1.3 FUNCIONES ESPECÍFICAS
ACTIVIDES ESPECÍFICAS
1. La primordial función del Analista de Cartera en INSMEVET S EN
C corresponde a descargar Cartera General de la Compañía de
manera constante con el fin de hacer el seguimiento correspondiente
e identificar los casos críticos para hacer su debida gestión, logrando
así manejar una correcta rotación de cartera de acuerdo con los
tiempos establecidos por la Compañía y mantener así el bien
financiero de la misma.
2. Manejo de clientes y acuerdos de pago con los mismos, con el fin
de recuperar saldos de cartera antiguos, normalmente superiores a
360 días
3. Al Analista de Cartera en INSMEVET S EN C le corresponde velar
de manera directa y específica por la Cartera que esté generada
como venta directa de la Compañía, es decir los Laboratorios y
clientes especiales que no pertenezcan a la cartera de ningún
Representante de Ventas, con excepción de la cartera de Gerencia
ya que esta también es de seguimiento directo del Analista de
Cartera notificándole casos críticos al Gerente para que él del manejo
que considere a esos cobros particulares
4. Dar respuesta a los requerimientos que nos generen los
respectivos revisores, contadores, auxiliares contables o similares de
cada compañía con relación a facturas, estados de cuenta o
novedades que requieran
5. Mantener una adecuada relación con el área encargada de cada
una de nuestras empresas clientes, para así poder realizar la
respectiva conciliación de cartera cada vez que se necesite, con el
fin de mantener siempre los saldos iguales para ambas partes
6. Apoyar a los Representantes de Ventas con el envío de estados
de cuenta cada vez que ellos lo requieran con el fin que puedan llevar
un correcto desarrollo de su labor diaria
7. Apoyar a los Representantes de Ventas con la validación de
ingresos de pagos por los diferentes medios y/o bancos para que
ellos puedan proceder con el despacho de sus pedidos
8. Descargar diariamente de la plataforma de Bancolombia (AgrarioBBVA) el movimiento correspondiente para aplicar los pagos
realizados por nuestros clientes, registrándolos contablemente en el
sistema a través de recibos de caja apoyándonos también en los
soportes de pago que nos envían al correo diariamente los
Representantes de Ventas
9. Es deber del Analista de Cartera reportarle a cada Representante
de Ventas las novedades sobre los pagos de sus clientes que se
lleguen a presentar, haciendo referencia a pagos incompletos,
mayores valores consignados o similares; ya que esto puede deberse
a devoluciones, productos no despachados por lo cual se derivan las
Notas Crédito que deben ajustar los pagos de los clientes
10. El Analista de Cartera debe recibir las Notas Crédito que emita el
departamento de Contabilidad, aplicarla al cliente que corresponda,
posterior a ello enviarla en formato PDF a cada Representante de
Ventas correspondiente con el fin que sea de su conocimiento y la
pueda socializar directamente a su cliente. Finalmente, el soporte
físico de cada Nota Crédito se debe entregar al área de RECIBOS
para su correspondiente archivo
11. Una de las herramientas fundamentales para el desarrollo de las
funciones del Analista de Cartera es el celular corporativo; por ende,
es deber mantenerlo consigo durante todo el turno laboral, de manera
tal que se atienda el chat y las llamadas de nuestros clientes,
Representantes de Ventas, Jefes y compañeros de la oficina,
logrando atender con mayor eficacia y eficiencia cada requerimiento
que tengan
12. Seguimiento y entrega de informe trimestral a la Contadora para
validación de posible PROVISIÓN de saldos de Cartera al cierre
contable anual de la Compañía
13. Conciliación de bancos de años anteriores, con el fin de cruzar
saldos que registran como cartera irreal en sistema a la fecha actual
14. El Analista de Cartera es quien es el encargado de recibir los
soportes de todos los pagos efectuados en las diferentes FERIAS
ANUALES de la Compañía y aplicarlos a los clientes
correspondientes, logrando así que no se presenten carteras irreales
a clientes. Así mismo, los soportes de estas ferias son
responsabilidad de resguardo de esta área en caso de alguna
novedad o reclamación derivada de la misma
15. El Analista de Cartera debe propender por recolectar todos los
Certificados de Retención de los clientes de la compañía que
apliquen a la misma; esto debe realizarse durante el primer trimestre
del año, y presentar el respectivo reporte a la Contadora y Gerencia
para su correspondiente conocimiento y gestión
16. El Analista de Cartera es quien resguarda todas las facturas
firmadas con recibido por los clientes en Bogotá y sus alrededores al
igual que las planillas de seguimiento de mensajería diaria; esto
debido a que en caso de alguna reclamación de clientes se debe
responder con el respectivo soporte de recibido de mercancía.
Los documentos anteriormente mencionados se archivan
semanalmente de acuerdo sean entregados por el área de
facturación en ese mismo intervalo de tiempo
17. Es responsable de hacer un correcto cierre de mes del Dpto. de
Cartera, asegurándose que en los bancos queden las mínimas
partidas pendientes por aplicar y por ende así se garantice que la
cartera no sume valores irreales al cierre de cada mes
18. Es responsabilidad del Analista de Cartera el resguardo de los
datáfonos de la Compañía y el cierre mensual de los mismos para
sacar el reporte de cierre de mes
19. Debe responder y dar solución a las novedades que la Contadora
encuentre al momento en que ella realice el respectivo cierre
contable mensualmente
20. Validación del correo corporativo diario y respuesta a
requerimientos que allí lleguen de clientes, Representantes de
Ventas y demás áreas que lo necesiten
21. Validación de consignaciones efectivas de los cheques
entregados como medio de pago por nuestros clientes, si existe
devolución de alguno, informar a Gerencia y al Representante de
Ventas encargado para validar con cliente si se reconsigna el cheque
o si por el contrario cambian la forma de pago a transferencia o
efectivo
22. Cruzar facturación mensual con los proveedores que presenten
CxP y que también tengan la figura de clientes y presenten CxC.
Informando a Contabilidad para que ellos puedan hacer el respectivo
registro del egreso por cruce de cuentas
23. Reportar quincenalmente previo al pago de la nómina de la
Compañía (10 y 25 de c/mes) las novedades de cartera que tengan
los empleados de la planta activa; con el fin de que el área de RRHH
pueda gestionar cobros a los empleados de la oficina principal y
notificarlo a tiempo al área de Contabilidad y así mismo el Analista
de Cartera es responsable de gestionar el cobro directo a los
Representantes de Ventas
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
ANGELA RÁTIVA A.
JEIMMY ANDREA ALVARADO
JOYSE ANDREA ROJAS
Analista de Cartera
Contadora Senior
Gerente Administrativa
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