Elementos de Contabilidad I INSTITUCIONALES ......................................................................................................................................... 1 ¿Cómo está organizado este texto? ............................................................................................................ 5 Introducción ...................................................................................................................................................... 6 Esquema ............................................................................................................................................................. 7 Situación Profesional 1: El Camping - 1º Parte ........................................................................................ 9 SP1 / H1: Organización, información y contabilidad .................................................................................................. 10 REFERENCIAS 1 ..................................................................................................................................................... 22 SP1 / Autoevaluación 1 ........................................................................................................................................ 41 SP1 / Ejercicio resuelto .................................................................................................................................................... 44 REFERENCIAS 2 ..................................................................................................................................................... 46 SP1 / Ejercicio por resolver .............................................................................................................................................. 52 SP1 / Evaluación de paso ................................................................................................................................................ 53 Situación Profesional 2: El Camping - 2º Parte ...................................................................................... 56 SP2 / H1: Conceptos contables básicos ........................................................................................................................ 57 REFERENCIAS 3 ..................................................................................................................................................... 70 SP2 / Autoevaluación 1 ........................................................................................................................................ 78 SP2 / Ejercicio resuelto .................................................................................................................................................... 81 REFERENCIAS 4 ..................................................................................................................................................... 84 SP2 / Ejercicio por resolver ........................................................................................................................................... 104 SP2 / Evaluación de paso .............................................................................................................................................. 105 Situación Profesional 3: El Camping - 3º Parte ................................................................................... 108 SP3 / H1: Elementos de un sistema contable ............................................................................................................ 109 REFERENCIAS 5 ................................................................................................................................................... 144 SP3 / Autoevaluación 1 ...................................................................................................................................... 152 SP3 / Ejercicio resuelto .................................................................................................................................................. 154 REFERENCIAS 6 ................................................................................................................................................... 160 SP3 / Ejercicio por resolver ........................................................................................................................................... 161 SP3 / Evaluación de paso .............................................................................................................................................. 163 Situación Profesional 4: La estrella azul S.R.L. .................................................................................... 166 SP4/H1: Funcionamiento del sistema contable ......................................................................................................... 167 REFERENCIAS 7 ................................................................................................................................................... 182 Elementos de Contabilidad I SP4 / Autoevalución 1 ........................................................................................................................................ 198 SP4 / Ejercicio resuelto .................................................................................................................................................. 204 REFERENCIAS 8 ................................................................................................................................................... 209 SP4 / Ejercicio por resolver ........................................................................................................................................... 214 SP4 / Evaluación de paso .............................................................................................................................................. 216 Situación Profesional 5: Blokes S.R.L. .................................................................................................... 219 SP5 / H1: Los registros contables y los medios de procesamiento utilizados ........................................................ 220 REFERENCIAS 9 ................................................................................................................................................... 226 SP5 / Autoevaluación 1 ...................................................................................................................................... 229 SP5 / Ejercicio resuelto .................................................................................................................................................. 233 SP5 / Ejercicio por resolver ........................................................................................................................................... 234 SP5 / Evaluación de paso .............................................................................................................................................. 235 Situación Profesional 6: Pisos Pazos S.A. ............................................................................................. 238 SP6 / H1: Alternativas de financiamiento para una organización .......................................................................... 240 REFERENCIAS 10 ................................................................................................................................................ 250 SP6 / Autoevaluación 1 ...................................................................................................................................... 263 SP6 / H2: Registro de operaciones comerciales con base en documentación contable ....................................... 271 REFERENCIAS 11 ................................................................................................................................................ 296 SP6 / Autoevaluación 2 ...................................................................................................................................... 323 SP6 / H3: Obtención de fondos en función de nuestra cartera de créditos ........................................................... 326 REFERENCIAS 12 ................................................................................................................................................ 334 SP6 / Autoevaluación 3 ...................................................................................................................................... 353 SP6 / H4: Efecto impositivo en las operaciones comerciales ................................................................................... 357 REFERENCIAS 13 ................................................................................................................................................ 361 SP6 / Autoevaluación 4 ...................................................................................................................................... 367 SP6 / Ejercicio resuelto .................................................................................................................................................. 369 REFERENCIAS 14 ................................................................................................................................................ 371 SP6 / Ejercicios por resolver .......................................................................................................................................... 372 SP6 / Evaluación de paso .............................................................................................................................................. 374 Situación Profesional 7: Los Cóndores S.A. .......................................................................................... 378 SP7 / H1: Balance de sumas y saldos .......................................................................................................................... 380 REFERENCIAS 15 ................................................................................................................................................ 400 SP7 / Autoevaluación 1 ...................................................................................................................................... 417 Elementos de Contabilidad I SP7 / Ejercicio resuelto .................................................................................................................................................. 421 REFERENCIAS 16 ................................................................................................................................................ 428 SP7 / Ejercicio por resolver ........................................................................................................................................... 430 SP7 / Evaluación de paso .............................................................................................................................................. 433 Situación Profesional 8: Banco Austral ................................................................................................. 436 REFERENCIAS 17 ........................................................................................................................................................... 437 SP8 / H1: Análisis e interpretación de estados contables. Situación financiera ................................................... 438 REFERENCIAS 18 ................................................................................................................................................ 470 SP8 / Autoevaluación 1 ...................................................................................................................................... 511 SP8 / Ejercicio resuelto .................................................................................................................................................. 516 SP8 / Ejercicio por resolver ........................................................................................................................................... 518 SP8 / Evaluación de paso .............................................................................................................................................. 519 Situación Profesional 9: Tulipanes S.A. ................................................................................................. 523 SP9 / H1: Análisis de estados contables: Situación económica ............................................................................... 524 REFERENCIAS 19 ................................................................................................................................................ 530 SP9 / Autoevaluación 1 ...................................................................................................................................... 533 SP9 / Ejercicio resuelto .................................................................................................................................................. 537 REFERENCIAS 20 ................................................................................................................................................ 539 SP9 / Ejercicio por resolver ........................................................................................................................................... 544 SP9 / Evaluación de paso .............................................................................................................................................. 547 Cierre ............................................................................................................................................................. 551 Bibliografía ................................................................................................................................................... 552 Elementos de Contabilidad I INSTITUCIONALES AGRADECIMIENTOS Agradecemos a todos aquellos que han colaborado en la elaboración de este TID. En especial a Gabriela GONZÁLEZ y Fernando Rubén LÓPEZ por haber provisto del texto que se utilizó como base para hacer este. Agradecemos particularmente a Mónica FRANZONE, Directora de la Carrera de GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA del Colegio Universitario IES. AUTORES Tortone Julio César Contador Público egresado de la Universidad Nacional de Córdoba. Maestría en Administración de Negocios de la Escuela de Negocios perteneciente a la Universidad Empresarial Siglo 21. (MBA) Profesor titular de Cátedra Contabilidad Básica y de Gestión, profesor de Seminario de la materia Contabilidad Básica y de Gestión, profesor de Seminario de la materia Costos, profesor de Seminario de la materia Evaluación y Proyectos de Inversión en la Universidad Empresarial Siglo 21. Jefe de Trabajos Prácticos de la materia Sistemas de Información Contable I y II, en la UNC perteneciente a la Carrera de Contador Público. Profesor titular de la materia Costos en las carreras de Agronegocios y Comercio Internacional y Planificador Gerencial en Colegio Universitario IES. Consultor y asesor externo de diversas empresas. EQUIPO DE PRODUCCIÓN Producción y dirección general Director general: Alberto Rabbat Elementos de Contabilidad I 1 de 552 Directora Académica: María Fernanda Sin Vicedirectora Académica: María Teresa de las Casas Planificación y coordinación general Coordinadora de estudios a distancia: Érica Bongiovanni Producción Multimedial Sebastian Benito Nicolás Irusta Sabrina Monteverde Facundo Moreno Diego Oliva Producción Académica Ana Giró Telmo Torres Paula Gamba Coordinación de sistemas Marcela Giraudo Marco Moretti Diseño y Desarrollo M. Rosario Figueroa G. Alejandro Zabala USO DE MARCAS Cláusulas de uso de marcas y derechos de autor de terceros. A. Uso atípico de marca ajena: Exclusión de los usos no comerciales del Derecho Marcario.PERSPECTIVAS S.A. en su carácter de titular de los derechos intelectuales sobre la presente obra declara por esta vía que el uso que realiza de marcas comerciales de terceros lo es sólo a los fines informativos y didácticos, para mejor comprensión de los lectores y alumnos del contenido de la obra, siendo el mismo de carácter atípico (uso atípico de marca ajena) y lícito. Este uso, a tenor de la jurisprudencia vigente queda fuera del ius prohibendi, que detenta el titular de cada marca registrada, atento no ser el mismo de carácter comercial en relación al producto que distinguen las referidas marcas, y por ende de índole marcario.B. Uso de derechos de autor en videos, diskettes, imágenes y audio: Libre utilización -Uso privado- de obras protegidas. PERSPECTIVAS S.A. en su carácter de titular de los derechos intelectuales sobre la presente obra declara por esta vía que el uso que realiza de determinadas grabaciones (audio y video), e imágenes (fotografías) de terceros, lo es a los fines informativos y didácticos, para mejor comprensión de los alumnos del contenido de la obra, siendo el mismo de carácter privado y no comercial, y desde ya respetando el derecho de cita, esto es declarando en toda ocasión la cita o fuente (obra y autor) de la cual se toman los fragmentos de obras de terceros para incorporarlos a la presente (Convenio de Berna, Acta de París, 1971 – Art. 10, § 2 y § 3).- Elementos de Contabilidad I 2 de 552 C. Modificación de obras literarias por el titular de los derechos patrimoniales.PERSPECTIVAS S.A. en su carácter de titular de los derechos intelectuales (patrimoniales) sobre la presente obra, aclara que ha autorizado a Julio TORTONE a su modificación respecto de la obra original, publicada por IES, en el 2009, como 1ª edición, 5ª reimpresión, bajo Nº de ISBN 978-987-1095-43-8, constituyéndose Gabriela GONZÁLEZ Y Fernando Rubén LÓPEZ en autres morales de esta obra. Se declara a todo efecto que, los derechos intelectuales se ceden y mantienen a favor de su titular, PERSPECTIVAS S.A. COPYRIGHT Julio Tortone Elementos de la Contabilidad 1 / Julio Tortone; coordinado por María Teresa de las Casas; dirigido por José Alberto Rabbat. - 1a ed. - Córdoba : IES Siglo 21, 2012. DVD-ROM. ISBN 978-987-600-186-1 1. Contabilidad. I. De las Casas, Maria Teresa, coord. II. Rabbat, José Alberto, dir. III. Título CDD 657 1er Edición © 2012 – Editorial IES Siglo 21 Buenos Aires 563 TE: 54-351-4211717 5000 - Córdoba Queda hecho el depósito que establece la Ley 11723 Libro de edición argentina No se permite la reproducción parcial o total, el almacenamiento, el alquiler, la transmisión o la transformación de este libro, en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico o mecánico, mediante fotocopias, digitalización u otros métodos, sin el permiso previo y escrito del editor. Su infracción está penada por las leyes 11723 y 25446. Se terminó de replicar durante el mes de febrero de 2012 en el departamento de Logística en Editorial IES Siglo 21. Elementos de Contabilidad I 3 de 552 Elementos de Contabilidad I 4 de 552 ¿Cómo está organizado este texto? Usted está en presencia de este texto que los autores proponen para la comprensión y el estudio de la asignatura. Ha sido preparado y diseñado para facilitarle el acceso al conocimiento, a partir de una secuencia cuyo punto de partida es la práctica profesional cotidiana y no la teoría alejada de la realidad. Está organizado de la siguiente manera: Introducción. Indica qué papel desempeña la asignatura dentro de la carrera y los conceptos básicos que usted conocerá. Esquema. Muestra los enlaces que unen los conceptos centrales de la asignatura entre sí. Situación profesional. Lo ubica frente a un problema de la práctica profesional cotidiana que puede ser resuelto, ya que existe al menos una solución para ello, a través de conocimientos específicos que en cada caso se aportan. Herramientas. Son los conocimientos necesarios para resolver la situación profesional planteada. Autoevaluación. Para que usted compruebe si ha comprendido correctamente lo que se explicó en una herramienta, los autores proponen la resolución de actividades y le ofrecen las respuestas. Ejercicio resuelto. Bajo este título encontrará una manera de resolver los problemas de práctica profesional planteados, con la selección de las herramientas pertinentes. Ejercicio por resolver. Ahora le toca a usted. Es el momento de aplicar las herramientas a una Situación profesional nueva o similar a la ya expuesta. Todas las dudas que le aparezcan podrán ser planteadas a su docente/tutor. Evaluación de paso. Para que usted compruebe si ha comprendido correctamente lo que se explicó en las distintas herramientas que hasta el momento se han presentado, los autores proponen la resolución de actividades y le ofrecen las respuestas. Bibliografía. Se indican los textos, revistas y links de consulta a los que podrá recurrir para complementar o ampliar algunos temas. Elementos de Contabilidad I 5 de 552 Introducción En el mundo de los negocios las personas (físicas o jurídicas) deciden realizar una actividad económica con la finalidad de obtener un lucro y de esa forma aumentar el valor de su patrimonio. Para ello necesitan disponer de información para saber cuál es la situación de su inversión, para que de este modo puedan tomar decisiones y controlar la marcha de las operaciones. Es allí donde la contabilidad juega un papel importante ya que como disciplina técnica permite brindar información de carácter económico. A través del presente texto de estudio nos adentraremos en el funcionamiento contable básico de una empresa, reconociendo las necesidades que originan la adopción de un sistema de recolección de información, su procesamiento y su posterior exposición a través de los estados contables, mostrándonos de esta manera la situación económico-financiera de la misma a una fecha determinada, realizando además un análisis del mismo. Ésto nos permitirá cumplir con el objetivo, tal vez más importante de la contabilidad, que es el de ayudarnos a realizar una toma de decisiones apoyada en los guarismos expresados por dicho sistema contable. Al finalizar el curso usted estará capacitado para entender el funcionamiento contable de una organización y poder realizar un análisis de la información que brinda la contabilidad en sus estados contables, pudiendo a partir de su interpretación, elaborar conclusiones sobre la situación económica y financiera de la empresa y a partir de allí apoyar las decisiones y elegir los cursos de acción necesarios para alcanzar los objetivos que la organización se ha propuesto. Esta materia resulta de suma utilidad ya que, junto con las demás materias que integran la carrera, le permitirán comprender los sistemas de control y registros de información. Espero que las diferentes situaciones profesionales planteadas, tomadas de la realidad cotidiana, cumplan con el fin propuesto de acercar al alumno a los conocimientos contables que deberán adquirir al finalizar la presente asignatura. Cuentan con el apoyo incondicional de todo el cuerpo docente del Colegio Universitario IES para cumplir con tal importante meta. El autor. Elementos de Contabilidad I 6 de 552 Esquema Elementos de Contabilidad I 7 de 552 Elementos de Contabilidad I 8 de 552 Situación Profesional 1: El camping - 1º Parte La firma "El camping", sociedad de hecho, dedicada al rubro de venta por mayor y menor de artículos de caza y pesca deportiva, ha sido creada por dos hermanos, Juan y Manuel Ansenuza. A mediados de 2009, se distribuyeron las actividades de la siguiente forma: Juan se hace cargo de la faz comercial (compras, ventas, atención a proveedores y clientes, etcétera), mientras que Manuel se dedica al aspecto administrativo del negocio (planillas de caja, bancos, pagos, cobros, etcétera). Su sistema de registración de los movimientos de fondos y bienes (tarea encarada por Manuel) se realiza en planillas varias, cuadernos y hojas móviles. Todas las decisiones sobre la marcha de los negocios se afrontan tomando en cuenta dichas anotaciones, así como por la experiencia y criterios de ambos hermanos. En varias situaciones, las decisiones adoptadas (como cantidades de productos a comprar, planes de pagos, margen de ganancias, etcétera.) han sido equivocadas y han estado mal fundamentadas. Si bien Juan y Manuel cuentan con el asesoramiento de un estudio contable externo que realiza la contabilidad para cumplir aspectos formales (legales y fiscales), dicha información carece de oportunidad, eficacia y relevancia para las decisiones que ellos deben tomar en su negocio. A resultas de ésto, han decidido cambiar su sistema de información (de características precarias e informales) por un sistema que reúna la información económico-financiera pertinente de la empresa. Para tales fines, lo han contratado a usted, como una persona que sabe de gestión contable y financiera, con el objeto de que los asesore para poder construir un sistema contable adecuado, que cumpla con el objetivo principal de brindar información necesaria y adecuada para la toma de decisiones. Elementos de Contabilidad I 9 de 552 SP1 / H1: Organización, información y contabilidad Para desarrollar e implementar un sistema de información contable es necesario que usted conozca determinadas nociones y conceptos para poder resolver la problemática planteada. Organización, información y contabilidad Las organizaciones en general surgen de agrupamientos de personas en procura de obtener uno o más fines u objetivos de diversos tipos (económico, cultural, científico, etcétera). Éstas y otras circunstancias hacen que el papel de los sistemas de información (del cual el sistema contable es parte) sea cada vez más importante. Si tomamos a la empresa como una organización, podemos decir que una organización conforma un sistema socio-técnico integrado, expresamente diseñado para la concreción de algún propósito, que busca la satisfacción de las necesidades de sus integrantes, como así también las del medio ambiente que lo rodea. Un concepto de organización que podemos citar es el siguiente: es un grupo de personas con un fin común. Son agrupaciones humanas que se crean para alcanzar fines específicos. A tal fin vamos a definir qué se entiende por "fines" dentro de una organización: Fines Por ejemplo, una empresa pretende obtener ganancias, una cooperativa de vivienda quiere que a través de sus actividades, sus asociados logren acceder a una vivienda propia. Es decir que el fin de las organizaciones es lo que estas pretenden lograr. Son el estado de cosas que la organización pretende lograr. Debemos también considerar que las organizaciones deben ser unidades sociales, efectivas y eficientes. Eficacia Por ejemplo una persona que va a pintar una oficina de 10 metros por 5 metros, empleando para ello 30 días (mucho tiempo para el trabajo encomendado) y utilizando 50 litros de pintura (una cantidad exagerada), logra su objetivo. Se puede decir entonces que esta persona ha sido efectiva. Es decir que la efectividad de una organización está determinada por el grado en que logra sus fines. En este caso no se tiene en cuenta la cantidad de recursos empleados para ello, simplemente si los logra o no. Eficiencia Siguiendo con el ejemplo anterior, si para pintar la oficina el pintor tarda 3 días y para ello utiliza 4 litros de pinturas y logra su objetivo se puede decir que esta persona ha sido eficiente. La eficiencia, en cambio, se mide por la cantidad de recursos empleados para lograr un fin determinado. De acuerdo con lo descripto podemos decir que una organización puede ser efectiva pero no eficiente, puesto que cumple con sus fines pero no tiene en cuenta la cantidad de recursos empleados para ello. O bien podemos decir que una organización es efectiva y eficiente porque logra sus fines con el empleo apropiado de los recursos. Cuando se estudie el concepto de administración, comprenderemos mejor este concepto. Elementos de Contabilidad I 10 de 552 Es de destacar que las organizaciones se diferencian entre sí de acuerdo a que si éstas persiguen lucro * 1.1 . Es decir que se diferencian de acuerdo con el objetivo o fin que se procura. Así tenemos la idea de sistema, modelo y empresa. La idea de "sistema" está vinculada a la noción de "modelo". Un modelo es una representación de la realidad, algo que trata de hacer comprensible y entendible la realidad y para ello debe definir formas o estructuras determinadas. Nuestra disciplina, la contabilidad, se desempeñará dentro de esta realidad que es muy cambiante y para la cual deberemos definir modelos. Para quienes tengan algún conocimiento sobre contabilidad recordarán esta fórmula: A= P + PN. Ésto no es más que un modelo para representar la situación financiera de cualquier empresa del mundo y sirve tanto para empresas grandes como para pequeñas y medianas empresas. Dentro de esta realidad lo que funcionan son sistemas, a los cuales los podemos definir como un conjunto de elementos interrelacionados que persiguen un fin en común. Como ejemplo de sistema podemos pensar en el Colegio Universitario IES; el mismo es un conjunto de partes interrelacionadas (institución, alumnos, profesores, medios, etcétera) que persigue un fin común: la educación. Los elementos de un sistema tienen que perseguir un fin en común, de lo contrario podrán estar unidos pero no podrán funcionar como sistema. Todo sistema tiene dos características: Es un subsistema de otro mayor. Es decir que el Colegio Universitario IES es un subsistema de la comunidad educativa de Córdoba, que también es un subsistema de la comunidad educativa de la República Argentina y así sucesivamente. Posee sinergia: Es decir que todos los elementos interrelacionados entre sí son más fuertes que cada uno en forma individual. O sea que si el Colegio Universitario IES tuviera toda su estructura como institución pero no contara con alumnos, no estaría cumpliendo con su objetivo. Dentro de esta realidad podemos definir al sistema por excelencia donde actuará la contabilidad: la empresa. Es un sistema cuyo fin es el lucro, es decir el beneficio económico. Si una empresa no persigue el lucro no es empresa. Para obtener ese lucro la empresa cuenta con recursos, los cuales son escasos, es decir que deben ser administrados para lograr el objetivo empresarial. Podemos decir que la administración es la combinación óptima de los recursos para lograr el objetivo planteado. Para poder administrar correctamente debemos contar con información, definida como todo aquello que disminuye la incertidumbre. Es decir que no cualquier dato es información, sino que serán información aquellos datos que luego de ser procesados nos permiten tomar decisiones, por haber disminuido nuestra incertidumbre. Así, podemos decir que la contabilidad es un subsistema de un sistema de información de una empresa que permite tomar decisiones, controlar y determinar el resultado de una empresa. Su finalidad es brindar información para la administración de los recursos de la firma cuyo fin es el lucro. Organizaciones que persiguen lucro Empresas comerciales Elementos de Contabilidad I 11 de 552 * 1.2 Imágenes Imágenes "Empresas Comerciales" Por ejemplo, tenemos un comercio que se dedica a comprar y vender prendas de vestir de reconocidas marcas. O el caso de una empresa que se dedica a la compraventa de electrodomésticos. Podemos decir entonces que las empresas comerciales son aquellas entidades que adquieren bienes para ser vendidos en el mismo estado en que se encuentran. Estos bienes en contabilidad se los conoce con el nombre de "mercaderías". La diferencia entre el precio de compra y el precio de venta, es decir la intermediación, es lo que permitiría obtener una ganancia o beneficio. A quien desarrolla esta actividad (el comercio). Empresas industriales o manufactureras * 1.3 Imágenes Imágenes "Empresas industriales o manufactureras" Por ejemplo, una carpintería que compra listones de madera, luego de clasificarlos, ordenarlos, marcarlos, cortarlos, clavarlos, encolarlos, lijarlos y lustrarlos obtiene como producto final un escritorio que será destinado a la venta. Es decir que las empresas manufactureras o industriales son aquellas entidades que adquieren bienes e insumos para transformarlos a través de un proceso (proceso productivo) en algo distinto a lo que se compró, Elementos de Contabilidad I 12 de 552 para obtener de esta forma lo que se conoce como "producto terminado", lo que significaría para una empresa comercial "mercaderías". Empresas de servicios * 1.4 Imágenes Imágenes "Empresas de servicios" Por ejemplo, una empresa que se dedica a realizar la limpieza de calles y la recolección de residuos en la ciudad de Córdoba, como lo es la empresa Crese. O bien aquellas que se dedican al mantenimiento de edificios utilizando los servicios de ascensores, plomería, limpieza, etcétera. Otro ejemplo que podemos citar son los servicios profesionales prestados por abogados, contadores, asesores, planificadores, etcétera. Las empresas de servicios son aquellas que ponen a disposición de sus clientes su capacidad técnica, habilidad o destreza para satisfacer sus necesidades. En este tipo de empresas no se produce un intercambio de bienes, sino que se brinda un servicio. Empresas financieras * 1.5 Imágenes Imágenes "Empresas financieras" Elementos de Contabilidad I 13 de 552 Por ejemplo un banco toma dinero de los ahorristas recibiendo depósitos a plazo fijo a una tasa de interés determinada. A ese dinero luego lo presta a otras personas o empresas, también a una tasa de interés (distinta). Esta intermediación (tomar dinero, prestar dinero) es lo que le permitiría al banco obtener una ganancia o beneficio. Es decir que estas empresas son las conocidas como "entidades financieras", como lo son los bancos. Otros tipos: existen otro tipo de empresas tales como las empresas agropecuarias, extractivas, etcétera. * 1.6 Imágenes Imágenes "Organizaciones sin fines de lucro" Tal como podemos ir observando en los párrafos anteriores se puede ver que existe un común denominador entre las organizaciones y sus fines, ello es lo que se conoce como información. Entendemos la información como: Elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones. Producto del proceso de control (información sobre las desviaciones respecto de lo programado que, a su vez, es empleada para tomar nuevas decisiones). Es decir que para tomar buenas decisiones, hay que tener buena información. Por ejemplo, si deseamos realizar una gestión de cobro a nuestros clientes morosos y el sistema contable no brinda la fecha (o antigüedad) en la que la misma se generó, no podríamos distinguir o separar a los clientes con un atraso menor en el pago de su deuda, (simplemente le enviaríamos una circular, o un recordatorio, por ejemplo) de aquellos que registran un atraso considerable (en donde seguramente intervendría un abogado para iniciar una demanda judicial, o tomar otras medidas para asegurar su cobro, como intimaciones o emplazamientos, por ejemplo). Los integrantes de una organización necesitan permanentemente información para poder desarrollar sus actividades y de esta manera cumplir con los objetivos propuestos por la empresa. Los gerentes, planificadores y administradores tienen muchas necesidades diferentes de información, dependiendo en cada caso de la responsabilidad y la posición que ocupen dentro de la organización. Entonces, la información es conocimiento basado en los datos a los cuales mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propósito y utilidad. La información afecta las actividades para la toma de decisiones. La información son datos procesados en forma significativa para quien la recibe, con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras. La información es algo más que simples datos, es necesario que estos Elementos de Contabilidad I 14 de 552 datos sean procesados de alguna forma para producir información. La información permite reducir la incertidumbre (aspecto que toma valor a la hora de tomar decisiones) y aumentar el conocimiento respecto de algo que el usuario ya conocía. Existe una relación entre dato e información. Dicha relación no es otra cosa que un proceso intermedio que procesa los datos para convertirlos en información. Sistemas de información Los sistemas de información son la base de muchas de las actividades que ocurren en las empresas y en la sociedad. Las empresas que han alcanzado el éxito han aprendido el modo de utilizar la información como una herramienta eficaz para una correcta administración. Para ello han desarrollado sistemas de información que responden a las necesidades de las personas que integran las organizaciones y la sociedad. Es por ello que un sistema de información es un sistema integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman datos en información a fin de apoyar las actividades de las organizaciones y la toma de decisiones. El énfasis en sistemas significa que los elementos buscan un objetivo común para apoyar las actividades de la empresa. Estas actividades incluyen las operaciones diarias de la empresa, la comunicación de los datos e informes, la administración de las actividades y la toma de decisiones. Elementos de Contabilidad I 15 de 552 Operaciones de las organizaciones Para alcanzar los objetivos establecidos (maximizar sus ganancias, velar por la calidad de sus productos, propender hacia un crecimiento sostenido, etcétera) las organizaciones empresariales deben actuar, para desarrollar el llamado ciclo operativo. Es decir, que es un período de tiempo en el cual una empresa, por ejemplo, aporta un capital inicial, al cabo del mismo (y luego de realizar todas las operaciones comerciales habituales) se transforma en dinero u otros bienes que serán usados para realimentar otro ciclo más. Para empresas fabriles y comerciales, estos ciclos operativos, generalmente consisten en: * 1.7 Imágenes Imágenes "Ciclo operativo" Dada la dinámica de la actuación de cada empresa, los ciclos operativos se superponen permanentemente (no se espera que termine uno para empezar con el siguiente). La duración de cada ciclo depende, entre otros factores, del tipo de actividad y del ramo de actuación de la empresa (no será lo mismo una fábrica de helados que una plantación industrial de árboles). Así también estos plazos pueden ser modificados temporalmente para adecuarse a un contexto determinado (por ejemplo: acortamos los plazos de cobros por la incertidumbre económica del país). En el transcurso de cada ciclo, se torna necesario adoptar determinadas decisiones con relación a distintos problemas que irán surgiendo (cuánto comprar, dónde vender, de qué forma, si hemos gastado lo previsto, etcétera). Para ello, se vuelve imprescindible adoptar criterios para definir un curso de acción específico. Vale decir que debemos encarar un proceso decisorio. Por ejemplo, retomando la Situación profesional, si los socios deciden abrir una sucursal en otra localidad, deberán contar con la información, tanto interna de la empresa como externa, que les permita conocer los gastos que implicará la misma, su nivel de ventas, la cantidad de mercaderías de cada producto que podrá ser vendida, los costos impositivos, etcétera. Decisiones Proceso decisorio El manejo de una organización implica la realización continua de las siguientes actividades: Detectar situaciones que requieren la adopción de alguna decisión. Identificar los principales cursos posibles de acción (desde el cese de actividades hasta el cambio de Elementos de Contabilidad I 16 de 552 objetivos). Evaluar los efectos esperados de cada curso posible de acción. Seleccionar un curso de acción determinado. Actuar, de acuerdo con lo oportunamente decidido. Captar los resultados reales de lo actuado. Comparar los resultados reales con los esperados, analizando las causas de las desviaciones observadas. El siguiente gráfico resume lo expuesto: Control de gestión y patrimonial Dentro de este proceso decisorio, vemos que los controles por realizar hacen rever los cursos de acción adoptados, realimentando el circuito de toma de decisiones. Estos controles pueden ser de dos tipos: Control de gestión. Control patrimonial. El control de gestión, que se realiza sobre las decisiones adoptadas por los administradores, incluye la medición y evaluación del cumplimiento de los objetivos, metas y planes de la organización. Se trata de analizar las consecuencias de las acciones y de los hechos del contexto para detectar cuándo, dónde, cómo y por qué se produjeron desviaciones respecto de lo previsto. El análisis de las desviaciones desfavorables producidas debería permitir: Tomar las medidas correctivas para evitar su repetición. Corregir los planes de la empresa, si las desviaciones evidencian errores en la etapa de planeamiento. Llegado el caso, evaluar si las metas y los objetivos establecidos son realmente alcanzables. Cuando las desviaciones son favorables, el análisis de sus causas puede ser útil como base para el estudio de su aprovechamiento en otras operaciones, o para modificar los planes oportunamente efectuados. Es decir que los tres aspectos de este proceso de control son: Vigilar el funcionamiento de las actividades (contra los planes u objetivos planteados). Detectar y señalar las desviaciones. Elementos de Contabilidad I 17 de 552 Analizar e informar sus causas. Además del control de gestión, hay otro tipo que apunta a la vigilancia sobre los recursos y obligaciones de la empresa. Por ejemplo, la empresa "El camping" necesitaría conocer, en cualquier momento y con un grado razonable de aproximación a la realidad, lo siguiente: El monto del efectivo que debería encontrarse en caja al finalizar una jornada. Las cantidades y valuación de las mercaderías que deberían hallarse en depósito. El detalle de maquinarias u otros bienes de uso que forman parte de los recursos permanentes de la organización (muebles y útiles, rodados, inmuebles, computadoras, etc.). Detalle de bienes propios que se hallen en poder de terceros (mercaderías en consignación, etc.). A dicho control lo denominamos "control patrimonial". También estos controles patrimoniales pueden motivar decisiones (por ejemplo, investigar un faltante de mercaderías). Vemos que en todo este proceso existe un elemento común insoslayable: la información. La información, aspecto clave de la decisión Al comienzo mencionamos, con relación a la información, que: Es un elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones. Surge como un producto de los procesos de control (información sobre las desviaciones). Es decir, la información juega un papel esencial en la gestión administrativa. Puede decirse que la información es un conocimiento presentado bajo una forma comunicable, y que es útil para la toma de decisiones, lo que implica reducir la incertidumbre. La información necesaria para la toma de decisiones puede referirse a la información patrimonial de la empresa como a la información del contexto de la misma. A través de este texto, veremos que la información patrimonial pertinente surge de lo que llamaremos sistema contable. Informes contables Vale mencionar que la contabilidad no produce toda la información necesaria para la empresa y los terceros interesados en su gestión; así es que: Para tomar algunas decisiones se precisan datos no contables, como los precios de venta de los competidores, la situación de los mercados financieros o la productividad de una máquina en particular. Para evaluar la eficacia de los administradores deben considerarse determinadas variables que en el sistema contable solo se registran sus efectos y no sus causas. Por ejemplo, si se produce una caída de las ventas, el sistema contable nos brinda la información sobre qué sector, producto, vendedor o zona no está rindiendo lo esperado; pero no puede mostrar si esa caída se debe a deficiencias de los sistemas de comercialización, o fracasos de los vendedores o a una recesión generalizada. Contabilidad Pero inversamente, para otras decisiones, la contabilidad es imprescindible. La idea de que el objetivo básico de la contabilidad es suministrar información útil para la toma de decisiones, cuenta hoy con una aceptación generalizada y aparece en numerosos pronunciamientos y dictámenes profesionales. Es decir que la adopción de la contabilidad va mucho más allá de cumplir determinados requisitos legales, que si bien es otro objetivo no es el principal. Esta información brindada por el sistema contable sirve a la vez para analizar ejercicios pasados Elementos de Contabilidad I 18 de 552 (mediante la comparación), presentes (para determinar la situación económico financiera y patrimonial) y futuros (para realizar una proyección y tomar las decisiones que correspondan). Por ejemplo, los resultados de una empresa son registrados a través del llamado "estado de resultados"; si contamos con el mencionado estado del año pasado y lo comparamos con los resultados del presente período, podremos analizar no sólo en cuánto aumentó o disminuyó el resultado final, sino que también podremos analizar ítem por ítem en dónde se produjeron los incrementos o las disminuciones (es decir, qué gasto o qué ingreso se modificó). Asimismo este estado de resultados nos servirá como base para presupuestar las ventas y gastos del próximo ejercicio, y, en base a ello, tomar medidas correctivas a los efectos de maximizar las ganancias. La caracterización de la contabilidad alude al carácter de disciplina técnica y ésto, en rigor de verdad, es correcto, ya que la misma no es otra cosa que un instrumento utilizable en pos de un objetivo determinado (obtener cierto tipo de información). En consecuencia, no son acertadas las acepciones que la asocian con el carácter de arte o ciencia. No obstante ello, el hecho de que la contabilidad no sea una ciencia, para llevar a cabo el desarrollo de las normas para la preparación de la información contable, se debería basar en las reglas de la lógica, que también gobiernan los métodos científicos. Otro aspecto a tener en cuenta y que no debe prestarse a confusión es el referido a la teneduría de libros. El mismo solamente trata sobre los aspectos mecánicos del procesamiento contable (denominado también como una técnica en la carga de datos, ya sea en forma manual o computarizada); en cambio la disciplina contable incluye, además, otras cuestiones como la fijación de criterios para medir los recursos y obligaciones, y para definir el contenido y la forma de los informes contables. Valga esta aclaración, también, para muchas personas no iniciadas en la técnica contable que confunden estos términos. Por ejemplo, si al final de un período, contamos con bienes de cambio (mercaderías para ser vendidas a nuestros clientes) que por efecto del mercado han quedado en desuso o fuera de moda, deberemos registrar dicha disminución de su valor mediante un asiento contable. Ahora bien, ese asiento contable por realizar, forma parte de una técnica contable de registración, mientras que para establecer el nuevo valor de la mercadería, debemos realizar una valuación de la misma y para ello deberemos fijar ciertos criterios o parámetros a tener en cuenta, a los fines que dichos bienes reflejen un valor acorde con el mercado. Concluyendo, para arribar a una definición al respecto, vemos que en toda la doctrina en que se trata el tema, estas conceptualizaciones varían en función de las diversas ideas que se tengan con respecto al carácter de la disciplina contable. Nosotros adoptamos la siguiente definición: "La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente." Si tenemos en cuenta la situación profesional de la empresa "El camping", notaremos que la información con que cuentan los hermanos Ansenuza puede modificarse al adoptar a la contabilidad como una herramienta más dentro de sus sistemas de información, mejorando sensiblemente los datos sobre sus bienes y obligaciones y facilitando, de esta forma, tomar decisiones más acertadas sobre el funcionamiento de su negocio. Como todo sistema de información, el mismo tiene entradas y salidas. En el caso de los sistemas contables podemos mencionar que poseen las siguientes características: Ambas (entradas y salidas) deben referirse a las obligaciones, derechos, bienes (de todo tipo) y todo otro acontecimiento de naturaleza económica que se relacione con la empresa. Podemos decir que hay una entrada cuando vendemos una mercadería y recibimos el pago por esa mercadería, o si lo vendemos a crédito, recibimos un derecho a cobrar en el futuro. Estos acontecimientos entran al sistema para poder ser clasificados y almacenados. Elementos de Contabilidad I 19 de 552 Las entradas son los datos captados al respecto. Las salidas principales son los informes contables resultantes (por ejemplo, un detalle de cheques que disponemos en cartera y debemos cobrar o mandar a depositar en una entidad bancaria). Para establecer un sistema contable debemos asegurar que todos los datos pertinentes acaecidos en la empresa lleguen de manera oportuna y eficaz hacia el sector encargado de procesarlos. Generalmente, este sector puede denominarse Contaduría, Finanzas, Administración, etcétera. En la actualidad y dada la preponderancia que ha adquirido la informática, mediante la utilización de programas computarizados, se ha automatizado en su gran mayoría todo un trabajo que antes era realizado en forma manual, (por ejemplo, un programa computarizado de facturación podría emitir facturas junto con su correspondiente remito, realizando en tiempo real una actualización de los saldos de cuentas corrientes de los clientes, y de la existencias de mercaderías de la empresa). Elementos de Contabilidad I 20 de 552 * 1.8 Imágenes Imágenes "Procesamiento de información" Dentro de estos últimos informes, los dirigidos a terceros, existe un tipo que es el más utilizado, y que recibe el nombre de "estados contables". Es decir que la contabilidad debe brindar información con relación a la empresa, que se refiera, básicamente, a los siguientes aspectos: La situación patrimonial a una fecha determinada (generalmente, la fecha de cierre del ejercicio). La evolución del patrimonio durante un período de tiempo (generalmente, un año). La evolución de la situación financiera durante el transcurso del mismo período de tiempo. El primer aspecto recuerda la idea de una fotografía tomada en un momento determinado. Los otros aspectos, al de una película que registra los acontecimientos a lo largo de un período de tiempo. La situación patrimonial nos muestra un detalle de los activos, pasivos y patrimonio neto. El estado contable que nos brinda esta información es el estado de situación patrimonial. La evolución del patrimonio nos muestra cómo se desagrega el mismo (ítems que integra: capital, reserva legal, aportes y retiros de propietarios, resultado del período, resultados acumulados de otros períodos). Esta información es recabada por el estado de evolución del patrimonio neto y el estado de resultados. La evolución de la situación financiera nos señala el origen y el destino o aplicación de los recursos financieros. Ésto es visualizado a través del estado de origen y aplicación de fondos. Para la elaboración de estos estados contables se verá con detenimiento su análisis y construcción más adelante. Por último, debemos mencionar que existen aspectos legales de cumplimiento obligatorio. El Código de Comercio estipula que serán comerciantes las personas inscriptas como tales en el Registro Público de Comercio, y que para actuar en debida forma y para que sus actos sean válidos y oponibles * 1.9 , ante terceros, deberán llevar un registro contable que les permita confeccionar, como mínimo, los siguientes elementos: Libro diario (donde se registran todos los asientos contables) e Inventario y Balances (se registra la conformación y detalle de ciertos rubros como los bienes de cambio, bienes de uso, proveedores varios, etcétera, a la fecha en que cierra balance la empresa, así como la transcripción de los estados contables). Éste y otros aspectos legales serán desarrollados oportunamente en el presente texto de estudio. Elementos de Contabilidad I 21 de 552 REFERENCIAS 1 1.1 : Lucro Ganancia o utilidad expresada en términos monetarios o no, cuyo destino es ser distribuido entre los propietarios. 1.2 Imágenes: Empresas Comerciales Elementos de Contabilidad I 22 de 552 1.3 Imágenes: Empresas industriales o manufactureras Elementos de Contabilidad I 23 de 552 Elementos de Contabilidad I 24 de 552 1.4 Imágenes: Empresas de servicios Elementos de Contabilidad I 25 de 552 Elementos de Contabilidad I 26 de 552 1.5 Imágenes: Empresas financieras Elementos de Contabilidad I 27 de 552 Elementos de Contabilidad I 28 de 552 1.6 Imágenes: Organizaciones sin fines de lucro Elementos de Contabilidad I 29 de 552 Elementos de Contabilidad I 30 de 552 Elementos de Contabilidad I 31 de 552 Elementos de Contabilidad I 32 de 552 Elementos de Contabilidad I 33 de 552 1.7 Imágenes: Ciclo operativo Elementos de Contabilidad I 34 de 552 Elementos de Contabilidad I 35 de 552 1.8 Imágenes: Procesamiento de información Elementos de Contabilidad I 36 de 552 Elementos de Contabilidad I 37 de 552 Elementos de Contabilidad I 38 de 552 Elementos de Contabilidad I 39 de 552 1.9 : Oponibles: Que los hechos o actos realizados por una persona tienen validez ante los terceros involucrados, por ejemplo, en un juicio comercial nuestros registros son válidos como prueba de nuestros dichos. Elementos de Contabilidad I 40 de 552 SP1 / Autoevaluación 1 ¡Vamos a comprobar cuánto aprendiste! 1. Ordenamiento Ordene las secuencias básicas que integran un ciclo operativo de una empresa de carácter comercial. Vender las mercaderías. Comprar mercaderías. Pagar las compras realizadas. Cobrar las ventas efectuadas. 2. Ordenamiento Ordene los pasos típicos del proceso decisorio. Identificar los principales cursos posibles de acción (desde el cese de actividades hasta el cambio de objetivos). Actuar de acuerdo con lo oportunamente decidido. Captar los resultados reales de lo actuado. Comparar los resultados reales con los esperados, analizando las causas de las desviaciones observadas. Detectar situaciones que requieren la adopción de alguna decisión. Evaluar los efectos esperados de cada curso posible de acción. Seleccionar un curso de acción determinado. 3. Indique la opción correcta Cuanto mejor sea la calidad de la información obtenida, mejores decisiones podrán tomarse. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta El objetivo básico de la contabilidad es cumplir con normas legales. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Elementos de Contabilidad I 41 de 552 Se considera a la contabilidad como una disciplina técnica. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 42 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Ordenamiento Ordene las secuencias básicas que integran un ciclo operativo de una empresa de carácter comercial. Comprar mercaderías. Pagar las compras realizadas. Vender las mercaderías. Cobrar las ventas efectuadas. 2. Ordenamiento Ordene los pasos típicos del proceso decisorio. Detectar situaciones que requieren la adopción de alguna decisión. Identificar los principales cursos posibles de acción (desde el cese de actividades hasta el cambio de objetivos). Evaluar los efectos esperados de cada curso posible de acción. Seleccionar un curso de acción determinado. Actuar de acuerdo con lo oportunamente decidido. Captar los resultados reales de lo actuado. Comparar los resultados reales con los esperados, analizando las causas de las desviaciones observadas. 3. Indique la opción correcta Cuanto mejor sea la calidad de la información obtenida, mejores decisiones podrán tomarse. X Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta El objetivo básico de la contabilidad es cumplir con normas legales. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta Se considera a la contabilidad como una disciplina técnica. X Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 43 de 552 SP1 / Ejercicio resuelto Recordemos que la firma "El camping" posee un sistema de registración precario que ha ocasionado, en varias situaciones, que las decisiones adoptadas fueran equivocadas y mal fundamentadas. Por ello, los socios de la misma, Juan y Manuel Ansenuza han decidido establecer un nuevo sistema de información contable, que reúna toda la información económicofinanciera pertinente de la empresa. Entonces, podemos mencionar que para establecer un sistema contable debemos tener en claro las utilidades del mismo; vale decir que el llevar una contabilidad permitirá a los propietarios entre otras cosas: * 2.1 Imágenes Imágenes "Ejercicio resuelto SP1" Tomando en cuenta estas consideraciones, concluimos que es necesario adoptar un sistema de contabilidad. Para este caso particular recordemos que el Sr. Manuel Ansenuza realizaba todos los registros de la administración en planillas y cuadernos varios. Esta persona es la más indicada para realizar las registraciones o anotaciones en la contabilidad (o al menos para dirigir y controlar dicho proceso). Podemos adoptar un medio informatizado (programas de computación que facilitan el proceso de cargas de datos, seguimiento de los mismos y la emisión de informes adaptados a cada tipo de empresa en particular). La definición de los reportes o informes que deberá brindar el sistema han de ser elaborados por los dos hermanos dadas las funciones que tiene el Sr. Juan Ansenuza en la empresa (básicamente, la faz comercial) y que el mismo deberá adoptar decisiones con relación a su área. El plan de cuentas que utilizará la empresa será expuesto en una próxima situación profesional. Simplemente acotaremos que estará vinculado a las características propias de la empresa. Para el estudio de los circuitos de los documentos o comprobantes deben analizarse todas las operaciones de la empresa, con quiénes trabaja, imposiciones de clientes y/o proveedores, y toda otra circunstancia o elemento que haga a las modificaciones a ser contabilizadas que permita su registración y almacenamiento. Por ejemplo, por las compras realizadas a los proveedores, éstos, emitirán una factura; ésta, junto con su posterior cancelación (recibo) deberá ser receptada por un encargado para su posterior registración al sistema. Asimismo, si por ejemplo proveyéramos de insumos a una empresa que nos exigiera determinados comprobantes o formularios (presupuestos, facturas proforma, facturas, remitos, recibos, etcétera), será necesario contemplar los pasos a dar para que los mismos sean confeccionados, entregados y contabilizados. Elementos de Contabilidad I 44 de 552 La incorporación o no de personal administrativo para realizar estas tareas será decidido sobre la base de la magnitud de las labores a ser ejecutadas. Es común que la adopción de un sistema contable en una empresa que nunca lo tuvo, implique tareas que antes no existían o que de existir eran llevadas a cabo sin ningún tipo de soporte registral. Por ejemplo, en una empresa que no existe un sistema contable, el control de los saldos bancarios puede ser llevado y controlado únicamente con los resúmenes del banco y algún cuaderno con los cheques emitidos y los depósitos realizados. Pero en un sistema contable implica que todos los movimientos serán asentados, reflejándose a través del mismo tanto el saldo actualizado del banco, los gastos insumidos o cobrados por el mismo, los cheques en cartera que serán depositados, etcétera. Además de contar o de poder emitir los listados que nos permitan controlar todos los movimientos relacionados con la cuenta en cuestión. En definitiva, la adopción del sistema contable, redundará en beneficios para toda la organización, permitiendo tomar unas correctas y más acertadas decisiones sobre todo el giro comercial. Elementos de Contabilidad I 45 de 552 REFERENCIAS 2 2.1 Imágenes: Ejercicio resuelto SP1 Elementos de Contabilidad I 46 de 552 Elementos de Contabilidad I 47 de 552 Elementos de Contabilidad I 48 de 552 Elementos de Contabilidad I 49 de 552 Elementos de Contabilidad I 50 de 552 Elementos de Contabilidad I 51 de 552 SP1 / Ejercicio por resolver La empresa RR S.A., dedicada al rubro de publicidad gráfica y radial, ha sido preseleccionada como proveedora de una prestigiosa y afamada cadena informativa de la ciudad de Buenos Aires con corresponsalías en las principales ciudades del mundo. La empresa RR S.A. realizará los comerciales encargados por dicha cadena informativa, con relación a los clientes publicitarios de la misma dentro de la zona centro-norte del país. La empresa RR S.A. nació como una empresa familiar en 1995 y no cuenta hasta el presente con un sistema contable confiable y operativo, ya que toda la información de carácter administrativocontable era recabada y confeccionada por uno de los integrantes de la firma. Para poder contratar con la cadena de Buenos Aires, uno de los requisitos es que se someterá a controles periódicos a RR S.A. sobre la calidad de los trabajos efectuados, así como los insumos necesarios para elaborar cada publicidad, la facturación de cada orden, y el cobro de las mismas. A tales fines deberá usted realizar un reporte sobre lo que significaría adoptar un sistema contable para la empresa RR S.A., y los beneficios que resultarían de dicha decisión. Elementos de Contabilidad I 52 de 552 SP1 / Evaluación de paso ¿Te animás a medir cuánto aprendiste? 1. Indique la opción correcta La información brindada por el sistema contable es la única para la toma de decisiones. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta La teneduría de libros es sólo el aspecto mecánico del procesamiento de datos. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta La contabilidad representa el único sistema por medio del cual las organizaciones pueden tomar decisiones de gestión en sus respectivos ámbitos de aplicación. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Los documentos comerciales son el medio legal definido por la contabilidad para la obtención de datos para ser procesados. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta ¿Qué tipos de controles deben ser realizados a través del proceso decisorio? ○ Tres tipos de controles: jurídico, contable y de gestión. ○ Dos tipos de controles: de Gestión (sobre las decisiones de los administradores), y Patrimonial (sobre los recursos y obligaciones de la empresa). ○ Ninguna de las anteriores es correcta. Elementos de Contabilidad I 53 de 552 Elementos de Contabilidad I 54 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta La información brindada por el sistema contable es la única para la toma de decisiones. ○ Verdadero X Falso 2. Indique la opción correcta La teneduría de libros es sólo el aspecto mecánico del procesamiento de datos. X Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta La contabilidad representa el único sistema por medio del cual las organizaciones pueden tomar decisiones de gestión en sus respectivos ámbitos de aplicación. ○ Verdadero X Falso 4. Indique la opción correcta Los documentos comerciales son el medio legal definido por la contabilidad para la obtención de datos para ser procesados. X Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta ¿Qué tipos de controles deben ser realizados a través del proceso decisorio? ○ Tres tipos de controles: jurídico, contable y de gestión. X Dos tipos de controles: de Gestión (sobre las decisiones de los administradores), y Patrimonial (sobre los recursos y obligaciones de la empresa). ○ Ninguna de las anteriores es correcta. Elementos de Contabilidad I 55 de 552 Situación Profesional 2: El Camping - 2º Parte Continuando con el análisis de la situación administrativa de la firma "El Camping", sociedad de hecho, los socios le han acercado a usted diversos listados con sus correspondientes montos totales que comprenden determinados rubros de su patrimonio al día 31/12/2010, detallados a continuación: Uno de los socios desea saber de qué manera estas cifras son reflejadas a través de la llamada ecuación patrimonial o contable, para poder comprender la situación en la que está ubicada la empresa con relación a sus bienes y a sus deudas. Le solicitan que explique cómo la contabilidad utiliza la ecuación patrimonial o contable para transmitir información y qué nombres utiliza para cumplir con dicha misión. En función de todo lo anterior usted deberá elaborar la pertinente ecuación contable y explicar sus componentes. Elementos de Contabilidad I 56 de 552 SP2 / H1: Conceptos contables básicos Para desarrollar y comprender la ecuación patrimonial es necesario que usted conozca la siguiente herramienta que lo ayudará a resolver la problemática planteada. Estructura patrimonial Cuando una persona * 3.1 desea iniciar un negocio, una de las tareas que se lleva a cabo es confeccionar un listado que contenga todas las cosas que se van a necesitar para poder realizar las actividades. Así por ejemplo una señorita llamada Evangelina, que va a instalar una peluquería realizará el siguiente listado: Dinero en efectivo Vaporizadores Secadores manuales con accesorios Planchitas Maquinas eléctricas para cortar cabello Esterilizador Pinza eléctrica Sillones de peluquería Sillón de lavado Espejos grandes Espejos de mano Toallas y batas Peines y cepillos Tijeras (varios tipos) Ruleros, pinzas y broches Redecillas Revistero y ceniceros Gorras para reflejos y agujas tipo crochet Papel de aluminio Accesorios para permanentes Insumos tales como champú, enjuague, baños de crema, polvo decolorante, agua oxigenada, tinturas, etcétera. Es de destacar que este listado se realiza sin considerar quiénes son los que van a poner el dinero. A estos elementos se los debe valuar * 3.2 . Supongamos que la valuación de los elementos que forman el listado asciende a $ 8.500. La señorita Evangelina va a invertir $ 8.500 en la peluquería. Ésto conforma la estructura de inversión, es decir que las actividades comerciales que se van a desarrollar se basarán en esta estructura. Podemos agregar también que los elementos que forman esta estructura, para el caso del ejemplo sería el listado, es lo que se conoce con el nombre de recursos. Estos recursos en contabilidad forman lo que se conoce con el nombre de activo. Cabe aclarar que este ejemplo tan simple es de aplicación en cualquier tipo de explotación ya sea esta comercial o no. Así, por ejemplo, esta actividad o tarea se realiza tanto en una industria, un comercio, una Elementos de Contabilidad I 57 de 552 agencia de turismo, un agronegocio, un museo o una cooperativa. En síntesis, podemos decir que cuando una persona desea desarrollar una actividad comercial para obtener una rentabilidad, lo hará en base a una estructura de inversión, compuesta por recursos que forman lo que se conoce como activo. Gráficamente se representa como se muestra en la suguiente página: Concepto de activo Es el conjunto de bienes propios de la empresa y derechos * 3.3 a favor de ella, es decir son los recursos con que cuenta la empresa para desarrollar su actividad. Elementos de Contabilidad I 58 de 552 Continuando con el análisis de la estructura patrimonial, veremos a continuación quiénes son aquellas personas que van a realizar el aporte del dinero suficiente para poder conformar la estructura de inversión. Cuando se habla de una estructura de inversión, necesariamente se debe hablar de una estructura de financiación * 3.4 . Es decir se debe definir quiénes son aquellas personas que van a participar, o sea, los que van a tener derechos sobre la empresa. Cuando se habla de una estructura de inversión, necesariamente se debe hablar de una estructura de financiación. Es decir se debe definir quiénes son aquellas personas que van a participar, o sea, quiénes son los que van a tener derechos sobre la empresa. Así por ejemplo, en el caso de la señorita Evangelina deberá determinar de dónde saldrá el dinero para poder formar la peluquería. Tenemos por un lado la parte que se va a pedir prestado. Cuando una persona decide recurrir al préstamo puede realizarlo de muchas formas. Las más comunes son: Recurrir a una institución financiera (por ejemplo, un banco) y solicitar fondos para de este modo adquirir los recursos necesarios abonándolos de contado. Recurrir directamente a la financiación que ofrecen los proveedores de bienes y servicios (comprando a crédito). Una combinación de las anteriores opciones. Concepto de pasivo Es el conjunto de las obligaciones a cargo del ente y a favor de terceros * 3.5 . A su vez, debemos considerar por otro lado, los aportes que realizarán los propietarios, es decir aquella parte que saldrá del bolsillo de los dueños. Para el caso del ejemplo sería el aporte que realizará la señorita Susana a la peluquería. Patrimonio neto Según el diccionario de la Real Academia Española RAE http://www.rae.es/ es el conjunto de bienes pertenecientes a una persona natural o jurídica, o afectos a un fin, susceptibles de estimación económica. Son los bienes propios adquiridos por cualquier título. En contabilidad se puede conceptualizar de las siguientes formas: Titularidad: Es el derecho residual de los propietarios, una vez restados del activo los derechos de terceros sobre él. Es la parte del activo sobre la cual tienen derecho los propietarios. Estructura patrimonial: Es la diferencia entre el activo y el pasivo. Elementos de Contabilidad I 59 de 552 De acuerdo a lo descripto precedentemente podemos decir que las participaciones están compuestas por aquellas personas que aportan el dinero para financiar la estructura de inversión, es decir que la estructura de financiación está compuesta por el pasivo (terceros) y el patrimonio neto (dueños). Gráficamente se plantea como se muestra en la siguiente página: Si recordamos que cuando se habla de una estructura de inversión, necesariamente debemos hablar de una Elementos de Contabilidad I 60 de 552 estructura de financiación, estamos ante la situación en que si en el activo de una empresa hay recursos, alguien puso el dinero para adquirirlos (participaciones), por lo que podemos establecer que se cumple el primer supuesto básico del método de la partida doble, al afirmar que: "El valor de los recursos de un ente es exactamente igual al valor de las participaciones". Es decir que si hay un peso en el activo, alguien lo puso (un tercero o el dueño), por lo tanto tiene derechos sobre ese valor. Gráficamente sería como se muestra en la siguiente página: También podemos expresar la ecuación patrimonial estática: Elementos de Contabilidad I 61 de 552 Esta última igualdad está expresando uno de los supuestos básicos del Método de la partida doble que es: De esta forma el patrimonio neto queda compuesto por el capital desde su inicio, y por los resultados acumulados, a partir del momento en que el ente comienza a realizar operaciones, tales como comprar, vender, pagar, cobrar, etcétera. Es decir que: * 3.6 Imágenes Imágenes "Composición Patrimonio Neto" El resultado del ejercicio * 3.7 Imágenes Imágenes "Métodos para obtener el resultado del ejercicio" En síntesis: Elementos de Contabilidad I 62 de 552 * 3.8 Imágenes Imágenes "Resultado del ejercicio formulas" Podemos plantear la idea anterior desde otro punto de vista, para ellos vamos a tomar los datos de la situación profesional dada. Podemos decir que el capital invertido por los socios ascienden a $ 145.000. Podríamos decir que el socio Juan, al comienzo de la actividad, aportó la suma de $ 100.000 en efectivo y el socio Manuel, $ 45.000 con bienes para vender de su propiedad. Entonces, la sociedad cuenta con dos tipos de bienes: dinero (llamado también Caja) por $100.000 y bienes a vender (denomidados Mercaderías o Bienes de cambio) por $45.000; teniendo ambos su contrapartida en el rubro Capital Social por $145.000, representando el aporte realizado por los socios de la empresa o, dicho de otra forma, la deuda de la empresa hacia sus socios integrantes. Si, con posterioridad, compramos un vehículo (denominada más comúnmente Rodados) por un importe de $30.000 tendríamos lo siguiente (ver animación). Elementos de Contabilidad I 63 de 552 Elementos de Contabilidad I 64 de 552 En este punto, la empresa cuenta con dos tipos de deudas: una, hacia terceros (que se refleja a través del proveedor) por $ 30.000 y otra, hacia sus socios por $ 145.000, es decir que: Elementos de Contabilidad I 65 de 552 Matemáticamente, sería: Aquí tenemos conformada lo que llamamos la primera ecuación patrimonial (denominado como "ecuación patrimonial estática"), en donde existen dos deudas que la empresa posee, a saber: Para comprender la ecuación patrimonial debemos recurrir, primeramente, a la noción de "patrimonio". Podemos convenir que, en el ámbito personal, el término patrimonio se refiere a todo lo que poseemos (bienes, derechos, inversiones, etcétera); a ésto lo denominamos como el aspecto positivo del patrimonio, pero Elementos de Contabilidad I 66 de 552 también existe el aspecto negativo del mismo (deudas, obligaciones comerciales, impositivas, etcétera). En la ecuación patrimonial nunca debemos olvidar que siempre se verificará la igualdad entre la sumatoria de lo positivo y de lo negativo (entre lo que tenemos y lo que debemos). Desde el punto de vista de una empresa (desde su nacimiento) el patrimonio inicial estará conformado por los bienes o dinero que los socios han aportado, aspecto positivo (denominado comúnmente activo), contra el aspecto negativo (denominado comúnmente pasivo), que en el inicio estará formado únicamente por el capital social de dicha empresa (ese capital representa la deuda de la sociedad para con los socios). Con el accionar y el desarrollo normal de los negocios, la empresa seguramente contraerá obligaciones hacia terceros. Estos se denominan pasivos (propiamente dichos) mientras que el pasivo o deuda de la empresa hacia sus socios o integrantes se denomina capital o capital social, integrando el mismo un rubro más grande denominado patrimonio neto. El término "neto" significa que resta o que surge de una diferencia entre lo positivo y lo negativo. Es decir que el pasivo sería: Dijimos anteriormente que con el normal desenvolvimiento de la empresa tendríamos un pasivo hacia los terceros; también tendríamos un resultado por el accionar de la empresa (ingresos y egresos, ganancias y pérdidas lo que sumado algebraicamente nos darían resultados positivos y resultados negativos). Estos nuevos conceptos, en una ecuación patrimonial, integrarán el mencionado patrimonio. Es decir que la ecuación patrimonial (por el funcionamiento y accionar de la empresa, denominada Ecuación patrimonial dinámica) estará conformado por: Elementos de Contabilidad I 67 de 552 Es decir: Ecuación contable fundamental estática Ó Ecuación Contable Fundamental Dinámica Valga la aclaración en este punto de que la diferenciación entre estática y dinámica de la Ecuación Patrimonial, se realiza a meros efectos didácticos, ya que aunque sea el primer instante de vida de la empresa, en donde se realizan los aportes iniciales por parte de los propietarios, esta ecuación también conlleva el significado de dinámica, porque se produce un movimiento de recursos (dinero o bienes) que entran a formar parte de la empresa y se crea, por otro lado, una obligación de la misma para con sus dueños (capital social). Recursos y fuentes de una empresa En el ejemplo de la situación profesional planteada podemos aplicar los conceptos vistos de recursos y fuentes Elementos de Contabilidad I 68 de 552 de una empresa. Los recursos son los elementos que necesita una empresa para poder desarrollar su actividad. Entre éstos tenemos: Dinero en efectivo o depositado en bancos, (en la situación profesional: saldo de caja a la fecha: $ 5.000). Los insumos empleados para producir sus bienes que serán vendidos. Los bienes que se encuentran en proceso de elaboración. Los bienes listos que se hallan destinados para su venta. (En nuestra situación profesional: mercaderías en existencia (stock): $ 80.000). Los importes por cobrar surgidos de las ventas realizadas. (En la situación profesional: cuentas por cobrar clientes: $ 30.000). Inversiones efectuadas (bolsas, acciones, títulos, etcétera). Edificios, maquinarias, rodados, mobiliarios y todo otro tipo de bienes usados para mantener la estructura y actividad de la empresa. (En la situación profesional de referencia: valor del inmueble del negocio: $ 150.000; rodados usados por la explotación: $ 30.000). Participaciones en otros entes. Todo otro tipo de bienes o derechos adquiridos o a favor de la empresa para el desarrollo de su actividad principal o secundaria. (En nuestro ejemplo, un inmueble que temporalmente no es utilizado en la explotación, se alquila por un tiempo determinado, ingresando, de esta manera, un dinero a la empresa que no es originado en la actividad principal de la misma). No deben confundirse estos recursos con los recursos propios de los integrantes de la empresa. Ésto es de fácil confusión, máximo cuando se trata de una explotación unipersonal (negocios con un único dueño, en donde los bienes de éste se suelen utilizar tanto en forma particular como afectados en la empresa). Todos estos recursos empleados pueden tener diversas fuentes de financiación, a saber: Aportes de los propietarios (con bienes materiales, efectivo u obligaciones a cobrar); en nuestra situación profesional: capital invertido por los socios: $ 145.000. Créditos otorgados por nuestros proveedores en la compra de insumos (en la situación profesional: documentos a pagar por compras de mercaderías: $ 20.000; proveedores: $ 50.000). Otros créditos recibidos y obligaciones contraídas (préstamos bancarios, sueldos a abonar a nuestro personal, impuestos a ingresar a diversos fiscos, etcétera); en el ejemplo: deudas a pagar a AFIP: $ 10.000. El resultado de las operaciones de la empresa, cuando genera los fondos suficientes para la adquisición de bienes (por ejemplo: ventas a clientes: $ 190.000 menos descuentos otorgados por pronto pago: $ 5.000; gastos varios: $ 15.000 y costo de la mercadería vendida: $ 100.000). Tal como sucede con los recursos, no deben confundirse estas fuentes con las propias de los integrantes o dueños de la empresa. Aquí le ofrecemos algunos trabajos prácticos * 3.9 Archivo que podrá descargar para trabajar los contenidos desarrollados en esta situación profesional. Elementos de Contabilidad I 69 de 552 REFERENCIAS 3 3.1 : Persona Son todos los entes susceptibles de adquirir derechos y contraer obligaciones. El Código Civil distingue: Persona Física o de Existencia Visible (individuos) y Personas Jurídicas o de Existencia Ideal (Sociedades comerciales, Asociaciones civiles, etcétera) 3.2 : Valuar Dar valor monetario. 3.3 : Derecho Facultad de hacer una cosa no prohibida o de hacer o exigir todo lo que la ley o la autoridad establece en nuestro favor o nos permite quien puede hacerlo. 3.4 : Financiar Crear o fomentar una empresa aportando el dinero necesario. Soportar los gastos de una actividad. 3.5 : Tercero Persona que no es ninguna de dos o más de quien se trata o que intervienen en un negocio o una cuestión judicial. El primero es el titular del derecho, es decir “soy yo”; el segundo es con quien se establece el vínculo jurídico, por ejemplo la empresa de la que formó parte; y el tercero está conformado por todos los demás, es decir todo aquel que no sea uno mismo ni la empresa. 3.6 Imágenes: Composición Patrimonio Neto Elementos de Contabilidad I 70 de 552 Elementos de Contabilidad I 71 de 552 3.7 Imágenes: Métodos para obtener el resultado del ejercicio Elementos de Contabilidad I 72 de 552 Elementos de Contabilidad I 73 de 552 3.8 Imágenes: Resultado del ejercicio formulas Elementos de Contabilidad I 74 de 552 Elementos de Contabilidad I 75 de 552 Elementos de Contabilidad I 76 de 552 3.9 Archivo: Trabajos prácticos SP2 Trabajos prácticos SP2.zip (56.18 KB) Elementos de Contabilidad I 77 de 552 SP2 / Autoevaluación 1 ¿Estás listo para un desafío? 1. Indique la opción correcta A través de la ecuación patrimonial observaremos que todo lo que se posee (acreencias) en una empresa iguala al total de sus deudas. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Los componentes que integran habitualmente el patrimonio de una empresa son los aportes de capital (aportes de propietarios) y los resultados positivos (sumando) y negativos (restando). ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Los recursos de una empresa son el dinero en efectivo o depositado en bancos, insumos empleados para producir sus bienes que serán vendidos, importes a cobrar surgidos de las ventas realizadas. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Las fuentes de una empresa son los aportes de los propietarios, los créditos otorgados por nuestros proveedores, resultado de las operaciones de la empresa. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Se puede decir que en la ecuación contable estática la organización es solamente el activo. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 78 de 552 Elementos de Contabilidad I 79 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta A través de la ecuación patrimonial observaremos que todo lo que se posee (acreencias) en una empresa iguala al total de sus deudas. X Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Los componentes que integran habitualmente el patrimonio de una empresa son los aportes de capital (aportes de propietarios) y los resultados positivos (sumando) y negativos (restando). X Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Los recursos de una empresa son el dinero en efectivo o depositado en bancos, insumos empleados para producir sus bienes que serán vendidos, importes a cobrar surgidos de las ventas realizadas. X Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Las fuentes de una empresa son los aportes de los propietarios, los créditos otorgados por nuestros proveedores, resultado de las operaciones de la empresa. X Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Se puede decir que en la ecuación contable estática la organización es solamente el activo. X Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 80 de 552 SP2 / Ejercicio resuelto Los directivos de "El Camping" han solicitado clasificar dentro de la ecuación patrimonial, determinados componentes que hacen al patrimonio de la misma. Dichos componentes son: * 4.1 Imágenes Imágenes "Ejercicio Resuelto SP2-1" Recordando las nociones repasadas en las herramientas, sabemos que la ecuación patrimonial registra la igualdad entre el activo, y la sumatoria del pasivo y patrimonio; y dentro de este último incluíamos las ganancias y las pérdidas o gastos. Graficando, sería: Elementos de Contabilidad I 81 de 552 Entonces procederemos a ubicar los datos relevados dentro de los distintos sectores que conforman la ecuación patrimonial, a saber: * 4.2 Imágenes Imágenes "Ejercicio Resuelto SP2-2" Totalizando cada grupo tenemos que: Activo: Pasivo: Patrimonio: $ 295.000. $ 80.000. $ 215.000. Patrimonio neto = Capital + Resultados 215.000 = 145.000 + 70.000 Es decir, verificamos la igualdad de la ecuación patrimonial: Activo = Pasivo + Patrimonio $295.000 = $80.000 + $215.000 Gráficamente resulta de la siguiente forma: Elementos de Contabilidad I 82 de 552 Elementos de Contabilidad I 83 de 552 REFERENCIAS 4 4.1 Imágenes: Ejercicio Resuelto SP2-1 Elementos de Contabilidad I 84 de 552 Elementos de Contabilidad I 85 de 552 Elementos de Contabilidad I 86 de 552 Elementos de Contabilidad I 87 de 552 Elementos de Contabilidad I 88 de 552 Elementos de Contabilidad I 89 de 552 Elementos de Contabilidad I 90 de 552 Elementos de Contabilidad I 91 de 552 Elementos de Contabilidad I 92 de 552 Elementos de Contabilidad I 93 de 552 Elementos de Contabilidad I 94 de 552 Elementos de Contabilidad I 95 de 552 Elementos de Contabilidad I 96 de 552 Elementos de Contabilidad I 97 de 552 4.2 Imágenes: Ejercicio Resuelto SP2-2 Elementos de Contabilidad I 98 de 552 Elementos de Contabilidad I 99 de 552 Elementos de Contabilidad I 100 de 552 Elementos de Contabilidad I 101 de 552 Elementos de Contabilidad I 102 de 552 Elementos de Contabilidad I 103 de 552 SP2 / Ejercicio por resolver En la empresa donde usted trabaja, realizando tareas contables, el analista en Sistemas, encargado de la vigilancia, seguimiento y control de los sistemas computarizados, ha tenido un percance con el listado general de la situación económica de la empresa que emite el programa contable. El mismo muestra toda la información de manera desordenada y sin un orden coherente. Le ha pedido a usted que lo ayude a ordenar esa información de una forma entendible, para que pueda mostrar los activos, pasivos y el patrimonio de toda la empresa. Por ende, sobre la base de los siguientes elementos que el analista en Sistemas le acercó, confeccione la correspondiente ecuación patrimonial: Elementos de Contabilidad I 104 de 552 SP2 / Evaluación de paso ¡Vamos a comprobar cuánto aprendiste! 1. Indique la opción correcta Se puede afirmar que un activo es siempre (solamente) un bien adquirido o producido por la organización, sin importar la forma en que se cancele el mismo. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Las deudas son obligaciones de terceros hacia la organización, por lo cual las mismas deben cancelarse en sus correspondientes fechas pactadas. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta El patrimonio neto representa la participación de terceros en la organización. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta El resultado del ejercicio puede ser positivo o negativo, y su resultado forma parte del activo de la organización. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta La ecuación dinámica se diferencia con la estática en que aquella primero muestra las causas que generaron el endeudamiento de la organización, tanto sea con terceros como propietarios de la misma. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 105 de 552 Elementos de Contabilidad I 106 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Se puede afirmar que un activo es siempre (solamente) un bien adquirido o producido por la organización, sin importar la forma en que se cancele el mismo. ○ Verdadero X Falso 2. Indique la opción correcta Las deudas son obligaciones de terceros hacia la organización, por lo cual las mismas deben cancelarse en sus correspondientes fechas pactadas. ○ Verdadero X Falso 3. Indique la opción correcta El patrimonio neto representa la participación de terceros en la organización. X Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta El resultado del ejercicio puede ser positivo o negativo, y su resultado forma parte del activo de la organización. X Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta La ecuación dinámica se diferencia con la estática en que aquella primero muestra las causas que generaron el endeudamiento de la organización, tanto sea con terceros como propietarios de la misma. ○ Verdadero X Falso Elementos de Contabilidad I 107 de 552 Situación Profesional 3: El Camping - 3º Parte Los socios de la empresa "El camping", sociedad de hecho, han quedado conformes con los informes y explicaciones brindados acerca del sistema contable y sus ventajas junto a la graficación de la ecuación patrimonial; pero para poder concluir se torna necesario proceder a explicitar el método de registración general y los elementos intervinientes en la misma. En el cuadro que se mostrará a continuación le recordamos los componentes de la ecuación patrimonial al día 31/12/2010, presentados en la situación anterior: Deberá usted, sobre la base de estos datos, transformarlos en cuentas contables y establecer un plan de cuentas de toda la empresa que ampare a los mismos. Elementos de Contabilidad I 108 de 552 SP3 / H1: Elementos de un sistema contable Para implementar y registrar mediante la partida doble, utilizando cuentas contables, es necesario que usted conozca las siguientes herramientas: Partida doble El método de la partida doble debe su implementación y divulgación a Fray Luca Paciolo * 5.1 , quien, en la ciudad de Venecia, en 1494, determinó los detalles básicos de su funcionamiento. Anteriormente explicamos que los movimientos de fondos, bienes o derechos y obligaciones, deben ser registrados mediante algún procedimiento, para que puedan ser visualizados dentro de la ecuación patrimonial de la empresa. Dicho procedimiento es el de la partida doble junto a la utilización de cuentas contables. El mismo no es otra cosa que un reflejo de la manera en que se realiza el proceso de registración contable. En este método intervienen dos o más registros contables, unos de un signo determinado y otros de signo contrario. Uno de los dos tipos de signos recibe el nombre de Debe (representa todo lo que a la empresa le es debido, todo lo que la empresa tiene por cobrar y todo lo que se halla en su poder, así como los resultados negativos); y el otro signo se denomina Haber (es lo que personas ajenas a la empresa, ya sean terceros o propietarios, tienen para cobrar de la empresa, así como la registración de resultados positivos de la misma). Estos registros son cargados a través de los llamados asientos contables. Los registros que integran cada asiento son ubicados en columnas separadas (las del debe en una primera columna y las de haber en la segunda columna) de tal suerte que la sumatoria de la columna del debe iguala a la sumatoria de la columna del haber. Usualmente se estipula que con dicha igualdad se verifica la partida doble. Podríamos decir que es un método que refleja un permanente balanceo de sus partidas. Algo que no debemos olvidar para la elaboración de un asiento contable es: qué es lo que entra en la empresa y qué es lo que sale de la empresa, en cada operación o hecho económico. Como dijimos, esta registración se lleva a cabo a través de asientos en donde quedan expresados todos los cambios de la ecuación patrimonial (del activo, pasivo, patrimonio y resultados), modificando de esta forma los saldos de cada componente de la ecuación. Estos registros o anotaciones se realizan con un nombre determinado al cual se lo denomina cuentas contables. Cuentas contables Anteriormente expresamos que todos los movimientos de fondos, bienes, derechos y obligaciones debían ser registrados mediante algún mecanismo para que puedan ser visualizados dentro de la ecuación patrimonial de la empresa, y que ese mecanismo era el de la partida doble, utilizando para ello asientos contables. Para llevar a cabo esta registración haremos uso de las llamadas cuentas contables. Todas las anotaciones referidas a un movimiento patrimonial de la empresa deben ser registradas (captación de datos) mediante una secuencia u orden lógico. Este orden estará acotado a la utilización de soportes en donde se destinarán y almacenarán dichos datos. Ese receptáculo o destino se conoce con el nombre de cuenta contable. Veamos un ejemplo de la situación profesional de la empresa "El Camping". En el enunciado existe un componente de la ecuación patrimonial llamado "Saldo de caja a la fecha". Supongamos que el mismo está formado por los siguientes movimientos ocurridos en la empresa: Elementos de Contabilidad I 109 de 552 Saldo inicial: $ 1.000 Ingresos de dinero: Por ventas de mercaderías $ 6.000 Salidas de dinero: Por pago de impuestos del local $ 2.000 Saldo final: $ 5.000 Estos dos movimientos (ingreso por venta de mercaderías y salida por pago de impuestos) deben ser registrados mediante la utilización de algún elemento que nos permita juntarlos o reunirlos en un solo lugar. Dicho elemento es la cuenta "Caja". Así tendríamos estos asientos: Y, que teniendo en cuenta el saldo inicial de $ 1.000, el resultado final, mediante la suma algebraica de todos los movimientos dentro de la cuenta, nos permite arribar a su saldo final de $ 5.000. Vale decir que podemos definir a una cuenta contable como un conjunto de anotaciones relacionadas con un mismo objeto. Es decir, que reflejan un conjunto de hechos y actos económicos homogéneos, debidamente cuantificados. Todo el sistema de información contable se basa en la utilización de cuentas contables o simplemente cuentas. Para la creación de éstas, la empresa debe analizar sus propias necesidades, si bien es cierto que el nombre de la mayoría de las cuentas responde a nomenclaturas convencionales y de uso generalizado. No debemos olvidar que el nombre de la misma debe reflejar fielmente el concepto que representa. En cada asiento, y siguiendo la partida doble, los importes anotados en una cuenta reciben el nombre de débitos si se hacen en el debe, y créditos, si se efectúan en el haber. Por ello la sumatoria de ambos debe Elementos de Contabilidad I 110 de 552 coincidir entre sí. Por ejemplo, si tomamos en cuenta los aportes iniciales de los socios: Vemos que la suma, dentro del asiento, del debe iguala al haber. Gráficamente se suele utilizar la siguiente figura para ejemplificar las distintas partidas que van siendo "anotadas", o mejor expresado "mayorizadas" en una cuenta. (En determinadas empresas se recurre a un registro que reúne a las mayorizaciones de todas las cuentas, el mismo se denominada "Libro Mayor". Si con posterioridad utilizamos parte de ese dinero para adquirir un rodado en $ 30.000, tenemos: Elementos de Contabilidad I 111 de 552 Tendríamos un movimiento de la cuenta Caja, alterando su resultado final; es decir que nos muestra un valor, el mismo surge de netear (restar) el total de sus anotaciones en el debe del total de anotaciones de su haber. El mismo se denomina "saldo" de la cuenta. Así para el caso de la cuenta Caja, sería: Dicho saldo puede ser deudor (la suma del debe es mayor a la del haber), o acreedor (la suma del debe es menor a la del haber). En este caso es un saldo deudor por $ 70.000 (tenemos en el debe $ 70.000. de la cuenta Caja). Esta representación es lo que refleja el Libro Mayor. Podemos decir que el saldo es el valor monetario de una cuenta en un momento determinado y se modifica toda vez que una operación o acontecimiento tiene efecto sobre el componente. Clasificaciones de cuentas contables Antes de clasificar debemos comprender acabadamente la ecuación patrimonial. Existen elementos que reflejan distintas situaciones económico-financieras de la empresa. En ella se encuentran el activo, pasivo, patrimonio, y dentro de éste, los movimientos que atañen a los resultados positivos y negativos, junto, claro está, con los aportes de los propietarios. Entonces, dada una determinada cantidad de cuentas, necesitaría poder clasificarlas, en una primera medida, por su ubicación dentro de la ecuación patrimonial. Por ello, la primera clasificación de cuentas que veremos considera este aspecto. Una segunda clasificación que estudiaremos, se origina en si cada cuenta refleja por sí un movimiento en particular o si agrupa un conglomerado de otras cuentas. Vale decir, tomando como ejemplo la ramificación de un árbol, si la cuenta en cuestión representa al tronco, a una rama o a una hoja. Entonces veamos la primera clasificación: Las cuentas según su naturaleza Elementos de Contabilidad I 112 de 552 1. Por su naturaleza Dentro de esta clasificación, hacemos la siguiente diferenciación: 1.1. Patrimoniales Patrimoniales activas: representan el aspecto positivo del patrimonio. Su saldo generalmente es deudor. Son cuentas del activo (por ejemplo: Saldo de caja a la fecha: $ 5.000; Mercaderías en existencia -stock-: $ 80.000, etcétera). Patrimoniales pasivas: representan el aspecto negativo del patrimonio. Su saldo generalmente es acreedor. Se denominan cuentas del pasivo (por ejemplo: Documentos a pagar por compras de mercaderías: $ 20.000; Deudas a pagar en la AFIP: $10.000, etcétera). Patrimoniales de Patrimonio neto: estas cuentas señalan los aportes de los propietarios dentro de la empresa. Su saldo es acreedor. Se denomina también cuentas del Patrimonio Neto (por ejemplo: Capital invertido por los socios: $ 145.000). Elementos de Contabilidad I 113 de 552 Si tenemos en cuenta lo visto en la SP2/H1: Conceptos contables básicos, en lo relativo a la ecuación patrimonial, podríamos decir que la ubicación de estas cuentas comparten los mismos lugares que los componentes de la mencionada ecuación. 1.2. De Resultados Cuentas de pérdidas y gastos: en ellas registramos los resultados de carácter negativo. Es decir que representan una disminución en el patrimonio neto. Su saldo es deudor (por ejemplo: Gastos varios: $ 15.000). Cuentas de ganancias e ingresos: aquí registramos a los resultados positivos, representando un incremento del patrimonio neto. Su saldo es acreedor (por ejemplo: Ventas a clientes: $ 190.000). Estas cuentas dentro de la ecuación patrimonial, se ubican dentro del patrimonio neto. Podemos decir que no es lo mismo un gasto que una pérdida, un ingreso que una ganancia, veamos: Interactiva "Cuentas de resultados" Ingresos: es el precio recibido por los bienes vendidos o servicios prestados. Un ejemplo puede ser el precio que se cobra por la venta de mercaderías. Gastos: es el sacrificio de recursos para lograr un ingreso. Ejemplos de ello pueden ser: sueldos, alquileres, luz, teléfono, etcétera. Todo ello se eroga con la intención de obtener un ingreso. Ésto quiere decir que los gastos pueden existir sin la necesidad de que exista un ingreso; puede suceder que la empresa tenga la intención de vender mercaderías, pero que no logre hacerlo. De todas formas tiene que afrontar los gastos para su funcionamiento. Activo (cuentas patrimoniales de activo), Pasivo (cuentas patrimoniales de pasivo) y Patrimonio neto (cuentas patrimoniales del patrimonio neto) Ganancias: es todo incremento patrimonial por hechos no controlados por la empresa. Ejemplo: si la Elementos de Contabilidad I 114 de 552 organización tiene en su poder moneda extranjera (dólares) por alguna venta que realizó al extranjero y la cobró en su moneda de origen, puede suceder que el gobierno realice una devaluación del peso argentino provocando ésto que los dólares que la empresa tenía en su poder se incrementen de valor. Numéricamente sería así: U$S 1000 x 4: $ 4000, si el tipo de cambio pasa a 4,5, la empresa pasaría a tener $ 4.500 en su activo. Se dice que es un hecho no controlado como consecuencia de que la empresa no tiene forma de influir en las decisiones macroeconómicas de un país. Pérdidas: es todo decremento patrimonial por hechos no controlados por la empresa. Ejemplo: si la organización tiene deudas en moneda extranjera (dólares) por alguna compra que realizó al extranjero y se comprometió a devolverla en su moneda de origen, puede suceder que el gobierno realice una devaluación del peso argentino provocando ésto que los dólares que la empresa debe se incrementen de valor. Numéricamente sería; U$S 1000 x 4: $ 4000, si el tipo de cambio pasa a 4,5, la empresa pasaría a tener $ 4.500 en su pasivo. 1.3. De orden Si un proveedor nos aprovisiona de mercaderías para su muestra (no para su venta) en nuestro salón, a dichos bienes no podríamos incluirlos dentro de nuestro activo. Tampoco serían un resultado positivo. Quiere decir que deberíamos reflejar dicha situación especial bajo otro rubro de cuentas. A éstas las denominamos cuentas de orden. Estas cuentas reflejan los movimientos sobre bienes de terceros que están afectados o ligados de alguna manera con la empresa. Asimismo reflejan contingencias de probable concreción. 1.4. De control o movimiento Si la empresa "El camping" tuviese un cuerpo de vendedores que venden a lo largo y ancho del país, una forma de poder controlar las distintas regiones sería crear subcuentas de la cuenta madre Deudores por ventas, reflejando cada una de estas subcuentas los movimientos de cada provincia. Obviamente la cuenta que refleja todos los movimientos sería una sola: Deudores por Ventas, que sería la que estaría inserta en los estados contables. Pero cada una de estas cuentas menores o parciales son las que Elementos de Contabilidad I 115 de 552 reciben la carga de datos. Estas cuentas se denominan "de control o movimiento", y se utilizan a lo largo de un período para luego fundirse en una cuenta madre. Es decir que su utilización responde para una apertura de información en determinadas subcuentas (o también llamadas "cuentas analíticas" o "simples"). Siguiendo con el ejemplo de la Situación profesional, podríamos tener el siguiente detalle de cuentas de control: 1.5.1. Regularizadoras del activo Las cuentas del activo se crean (nacen) consignándose en el debe un monto determinado, pero dicho monto, en determinadas ocasiones, no refleja fielmente la valuación de dichos bienes o derechos por lo que se constituyeron. Por lo tanto, una forma de acercarlos a la realidad es crear cuentas denominadas regularizadoras del activo, restando del saldo de la cuenta a regularizar un monto determinado. Presentaremos tres tipos de cuentas regularizadoras de activo: Elementos de Contabilidad I 116 de 552 1.5.2. Regularizadoras del pasivo La mecánica y explicación son similares al de las cuentas regularizadoras del activo. Ejemplo: si firmamos un documento a pagar por $1.200 a 60 días incluyendo $200 de intereses ($100 por los primeros 30 días y $100 restantes por los segundos 30 días). Para consignar correctamente los intereses a devengar, solamente deberíamos tener en cuenta los primeros $100 ya que los segundos $100 deben reflejarse a partir del segundo mes. Por lo tanto, tendríamos el siguiente asiento: Elementos de Contabilidad I 117 de 552 La cuenta Intereses a devengar es la cuenta denominada regularizadora (resta de la cuenta Documentos a pagar) por el importe de $100 ya que corresponden a otro período. Por la tanto el pasivo, al final del primer mes, estaría dado por: Documentos a pagar $ 1.200 Intereses a devengar ($ 100) Saldo $ 1.100 2. Por su contenido o agrupamiento Cuentas por su contenido o agrupamiento a) Analíticas Analíticas o simples: son las cuentas en donde se realizó la imputación contable propiamente dicha. Estas cuentas pueden ser sumadas a una cuenta madre; éste es el caso de las llamadas cuentas de control o movimiento, visto en la clasificación anterior. También son cuentas en donde su imputación no es sumada a otra cuenta, sino que son reflejadas con el mismo saldo en un estado contable. Es decir que son cuentas que responden a características similares y pueden, en su conjunto, reflejar el monto global de un determinado rubro. Por ejemplo, pueden ser cada uno de los clientes que son cargados como Deudores por Ventas, separándolos entre sí para poder ser analizados individualmente. Cuentas analíticas o simples: • Ds. por ventas Juan Pérez ---------- $ 1.550 • Ds. por ventas Rodolfo Juarez ----- $ 2.800 • Ds. por ventas Pedro Bustos ------- $ 550 • Ds. por ventas Juan C. Alé ---------- $ 2.000 • Ds. por ventas Fabian Melo -------- $ 1.800 • TOTAL ----------------------------------- $ 8.700 b) Sintéticas Sintéticas o colectivas: se utilizan estas cuentas para recibir la sumatoria de un conjunto de cuentas analíticas o simples. Para el ejemplo visto anteriormente, sería la cuenta Deudores por Ventas. • Ds. por ventas Juan Pérez ------------ $ 1.550 Elementos de Contabilidad I 118 de 552 • Ds. por ventas Rodolfo Juarez ------ $ 2.800 • Ds. por ventas Pedro Bustos -------- $ 550 • Ds. por ventas Juan C. Alé ----------- $ 2.000 • Ds. por ventas Fabian Melo -------- $ 1.800 • TOTAL ----------------------------------- $ 8.700 V • Deudores por venta $8.700 c) Compuestas Compuestas: Es el agrupamiento de un determinado grupo de cuentas sintéticas o analíticas bajo un nombre genérico. Por ejemplo: • Caja Sucursal 1º -------- $ 500 --&gt; Cuentas analíticas o simples • Caja Sucursal 2º -------- $ 100 --&gt; Cuentas analíticas o simples • Caja Sucursal 3º -------- $ 50 --&gt; Cuentas analíticas o simples • Caja administración ----- $ 400 --&gt; Cuentas analíticas o simples • Fondo Fijo -------------- $ 20 --&gt; Cuentas analíticas o simples • Caja Sucursal 3º -------- $ 50 --&gt; Cuenta sintética o colectiva • Caja administración ----- $ 400 --&gt; Cuenta analítica o simple • Fondo Fijo -------------- $ 20 --&gt; Cuenta compuesta Disponibilidades (esta sería la cuenta compuesta) reúne a una cuenta sintética (en este caso Caja, cuyo desagregamiento en cuentas analíticas sería cada caja de cada sector en particular) y a una cuenta analítica o simple (Banco Pcia. Cta. Corriente, en el caso en que no existiera un desagregamiento de dicha cuenta). d) Recompuestas Recompuestas: Es el máximo agrupamiento de cuentas contables posible. Es la conjunción de varias cuentas compuestas. Por ejemplo, todas las cuentas compuestas que conforman el activo se agrupan en una cuenta recompuesta: ACTIVO. También es el caso de las cuentas de resultados. Ésta, resultados, es el agrupamiento de todas las cuentas compuestas (Ingresos, egresos, ganancias y pérdidas) en un solo rubro. Por ejemplo: • Disponibilidades -----------------------------$ 100 • Créditos por ventas ------------------------- $300 • Otros créditos varios ----------------------- $ 50 • Bienes de cambio (mercaderías) -------- $ 200 • Bienes de uso -------------------------------- $ 100 • Total Activo ---------------------------------- $ 750 3. Las cuentas según su saldo En el MPD los saldos pueden ser: deudores o acreedores. Son deudoras todas las cuentas con saldo positivo. Son deudoras: Activos (A) y Gastos (G). Son acreedoras todas las cuentas con saldo negativo. Son acreedoras: Pasivo, Capital e Ingresos. Por lo tanto podemos decir que: Las cuentas deudoras representan activos y gastos. Elementos de Contabilidad I 119 de 552 Las cuentas acreedoras representan pasivos, capital e ingresos. Las registraciones en las cuentas y la igualdad Cuando se realiza una operación que deba contabilizarse, debe efectuarse una registración, anotación o asiento que modifique los saldos previos. La condición es que la registración sea también una igualdad a cero. Débitos y créditos * 5.2 Imágenes Imágenes "Debitos y creditos" Para generalizar llamaremos: Débito: a los importes que suman, independientemente que la cuenta sea deudora o acreedora. Crédito: a los importes que restan independientemente que la cuenta sea deudora o acreedora. De este modo diremos: Las cuentas deudoras, nacen y se incrementan por el Debe, disminuyen y cancelan por el Haber. Las cuentas acreedoras, nacen y se incrementan por el Haber, disminuyen y cancelan por el Debe. La igualdad a cero, además de permitir determinar el resultado por sus causas, permite el control aritmético en Elementos de Contabilidad I 120 de 552 la confección de las registraciones y en la elaboración de saldos. Registraciones o asientos: en toda registración, anotación o asiento, su suma algebraica debe ser igual a cero; es decir cuando el resultado de una suma algebraica da cero quiere decir que la suma de valores positivos es igual a la suma de valores negativos, por lo tanto y repasando los conceptos contables de débitos y créditos, la suma de los débitos (valores positivos) debe ser igual a la suma de los créditos (valores negativos). Saldos: después de cualquier registración, anotación o asiento, la suma algebraica de los saldos debe ser igual a cero, por lo tanto, la suma de los saldos deudores debe ser igual a la suma de los saldos acreedores. Plan de cuentas. Manual de cuentas Todo el universo de cuentas responde a distintos segmentos de la ecuación patrimonial. Es decir que unas representan el activo; otras, el pasivo, etcétera. Por ello, debemos establecer un orden o estructuración de las mismas que respondan a dicho criterio. Ese orden se denomina Plan de cuentas. Dicho en otras palabras, el Plan de cuentas consiste en el ordenamiento y enumeración sistemática de todas las cuentas que se utilizan en el sistema contable de una empresa, a los fines de suministrar oportunamente la información, permitir un eficiente control y facilitar la imputación contable de los registros. Cuando se elabora un informe contable que está referido a la situación patrimonial de la empresa, usualmente se muestra de tal forma que ayuda a evaluar su grado de liquidez * 5.3 y solvencia. Es decir que debemos tener en cuenta que tanto en el activo como en el pasivo existen elementos cuya realización (su transformación en dinero) o su vencimiento para cancelar su obligación, poseen distintas fechas de concreción, por lo que deben fraccionarse esos activos y pasivos en corrientes y no corrientes. El punto de análisis para esta separación es el año (12 meses). Por ello, en la elaboración de un plan de cuentas disgregamos el activo en: Activo corriente y Activo no corriente. Para el pasivo: Pasivo corriente y Pasivo no corriente. Ahora bien, en empresas en donde la estructura administrativa está ramificada y es de naturaleza compleja, se suele utilizar una herramienta para poder comprender el manejo de cada cuenta y lo que representa su saldo, así como establecer las diversas circunstancias por las cuales la misma aumentará o disminuirá. Esta herramienta se denomina Manual de cuentas. En la Situación profesional, la empresa "El camping" utiliza una cuenta que refleja "Documentos a pagar por compras de mercaderías". La cuenta, bien podría denominarse "Documentos a pagar" (para denominar una cuenta no existen reglas estrictas). Ahora, los hechos que hacen que la misma crezca o disminuya, deben dejarse establecidos en el Manual de cuentas. Por ejemplo: "La cuenta Documentos a pagar se acreditará (aumentará su saldo) por los distintos documentos firmados a favor de terceros; y se debitará (disminuirá su saldo) por las cancelaciones o pagos de dichos documentos". Entonces, el Manual de cuentas es un plan de cuentas acompañado por un estudio pormenorizado de una cuenta en particular, analizando todos los casos posibles en que la misma puede sufrir alteraciones. Es decir, se analiza cuando se debita y cuando se acredita. Para confeccionar un plan de cuentas debemos considerar los siguientes aspectos: Elementos de Contabilidad I 121 de 552 * 5.4 Imágenes Imágenes "Confección de un plan de cuentas" Tomando en cuenta estos condicionamientos debemos velar para que el Plan de cuentas (y la elaboración de su correspondiente manual) cumpla con determinadas características: Debe ser flexible, es decir que prevea la fácil incorporación de nuevas cuentas. Los agrupamientos deben ser de características homogéneas. Debe existir claridad en la terminología usada para nombrar a las cuentas. No debe ser innecesariamente extenso, dado que se dificulta la búsqueda de información. Comenzar por cuentas corrientes para pasar luego a las no corrientes. Existen una infinidad de conceptos que caracterizan y dan una interpretación acerca de un plan de cuentas. En todos los conceptos vertidos se presenta una particularidad en común que es: cualquiera que sea la actividad que se desarrolla (sea comercial, industrial, de servicios, de explotación agropecuaria, etcétera) cada plan de cuentas se va a ajustar a las necesidades de información que tengan los usuarios de la información contable. Ésto quiere decir que no hay un plan de cuentas común que se ajuste a todas las empresas. Así por ejemplo si tomamos a dos empresas "iguales" vamos a encontrar que los administradores van a tener necesidades de información distintas por lo tanto requerirán de planes de cuentas también distintos. Haciendo referencia a distintos autores, podemos decir que un plan de cuentas es "un diagrama completo y detallado de las cuentas utilizadas en cada contabilidad". "Es la estructura contable de la empresa donde se definen claramente las cuentas y los movimientos de créditos (valores que restan) y débitos (valores que suman) imputables a dichas cuentas". "Es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines." En resumen, un plan de cuentas está expresando que la información contable debe ser clasificada siguiendo pautas mínimas de ordenamiento, y cuyo objetivo es proporcionar información acerca de las transacciones de índole patrimonial que se desarrollan o producen en las organizaciones, donde se deben registrar las variaciones y movimientos que den cuenta de la situación económica y financiera de un ente contable con la finalidad de brindar información útil para apoyar la toma de decisiones. A continuación se presenta un plan de cuentas a título de ejemplo el cual nos servirá como un indicador de las cuentas que vamos a utilizar en el desarrollo de esta asignatura. Se aclara que a los planes de cuentas se los suele codificar, no solo para una correcta individualización de las mismas sino que con los sistemas (software) se suele, en lugar de escribir las cuentas, ingresar un código (el cual puede ser alfabético, numérico o bien alfanumérico). Elementos de Contabilidad I 122 de 552 Elementos de Contabilidad I 123 de 552 Elementos de Contabilidad I 124 de 552 Elementos de Contabilidad I 125 de 552 Manual de cuentas Cuando se confecciona un plan de cuentas, es habitual confeccionar junto con este un manual de cuentas. El cual consiste en estudiar en forma detallada cada una de las cuentas que están incluidas en el plan siguiendo las siguientes pautas: Elementos de Contabilidad I 126 de 552 Manual de cuentas.pdf (spankb69) El manual de cuentas es un complemento del plan de cuentas que contiene el detalle del contenido de cada cuenta y aspectos vinculados a su uso. Veamos un ejemplo de un manual de cuentas respecto de cuentas patrimoniales: Elementos de Contabilidad I 127 de 552 Elementos de Contabilidad I 128 de 552 Elementos de Contabilidad I 129 de 552 Elementos de Contabilidad I 130 de 552 Elementos de Contabilidad I 131 de 552 Elementos de Contabilidad I 132 de 552 Elementos de Contabilidad I 133 de 552 Elementos de Contabilidad I 134 de 552 Elementos de Contabilidad I 135 de 552 Elementos de Contabilidad I 136 de 552 Elementos de Contabilidad I 137 de 552 Elementos de Contabilidad I 138 de 552 Elementos de Contabilidad I 139 de 552 Elementos de Contabilidad I 140 de 552 Elementos de Contabilidad I 141 de 552 Elementos de Contabilidad I 142 de 552 Aquí le ofrecemos algunos prácticos * 5.5 Archivo que podrá descargar para trabajar los contenidos desarrollados en esta situación profesional. Elementos de Contabilidad I 143 de 552 REFERENCIAS 5 5.1 : Fray Luca Paciolo (o Pacioli) En 1494 divulgó masivamente un método que se venía utilizando desde el siglo XIV en Venecia. Dicho método, el de la "Partida doble", es básicamente el que se usa en la actualidad. 5.2 Imágenes: Debitos y creditos Elementos de Contabilidad I 144 de 552 Elementos de Contabilidad I 145 de 552 Elementos de Contabilidad I 146 de 552 5.3 : Liquidez Cualidad de los valores activos respecto a su mayor o menor grado de realización (conversión en dinero). 5.4 Imágenes: Confección de un plan de cuentas Elementos de Contabilidad I 147 de 552 Elementos de Contabilidad I 148 de 552 Elementos de Contabilidad I 149 de 552 Elementos de Contabilidad I 150 de 552 5.5 Archivo: Trabajos prácticos SP3 Trabajos prácticos SP3.zip (80.24 KB) Elementos de Contabilidad I 151 de 552 SP3 / Autoevaluación 1 ¿Te animás a medir cuánto aprendiste? 1. Indique la opción correcta Una cuenta contable es un conjunto de anotaciones relacionadas con un mismo objeto. Es decir que reflejan un conjunto de hechos y actos económicos homogéneos, debidamente cuantificados. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Las cuentas de Activo tienen siempre saldo acreedor, y el mismo se confecciona sumando las anotaciones en el Debe con las anotaciones en el Haber. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Las cuentas regularizadoras siempre restan, sean en el activo como en el pasivo. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta El plan de cuentas representa un conjunto de nombres sin un ordenamiento necesario, y con la finalidad de representar todos los movimientos económicos de una organización. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta El manual de cuentas consiste en tomar el plan de cuentas y adicionarle un análisis a cada una de ellas. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 152 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Una cuenta contable es un conjunto de anotaciones relacionadas con un mismo objeto. Es decir que reflejan un conjunto de hechos y actos económicos homogéneos, debidamente cuantificados. X Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Las cuentas de Activo tienen siempre saldo acreedor, y el mismo se confecciona sumando las anotaciones en el Debe con las anotaciones en el Haber. ○ Verdadero X Falso 3. Indique la opción correcta Las cuentas regularizadoras siempre restan, sean en el activo como en el pasivo. X Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta El plan de cuentas representa un conjunto de nombres sin un ordenamiento necesario, y con la finalidad de representar todos los movimientos económicos de una organización. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta El manual de cuentas consiste en tomar el plan de cuentas y adicionarle un análisis a cada una de ellas. X Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 153 de 552 SP3 / Ejercicio resuelto Los directivos de la firma "El Camping" nos proporcionaron un detalle de determinados bienes, derechos y obligaciones, que formaban parte de su patrimonio. Deberemos ubicar a los mencionados bajo el nombre de una cuenta contable, para luego completar un plan de cuentas, junta al manual del mismo. Transcribiremos a continuación los datos expuestos en la situación profesional, consignando el nombre a ser utilizado como cuenta contable * 6.1 : Para la confección de un plan de cuentas, vimos que debemos establecer y clasificar las distintas operaciones comerciales que realiza la empresa, así como su estructura y nivel operacional para poder especificar las cuentas que vamos a utilizar. El listado a continuación refleja un plan de cuentas con su correspondiente codificación, muestra su saldo habitual (D = deudor o debe; H = acreedor o haber); y si la misma es imputable, es decir, si se trata de una cuenta que recibe datos (simple o analítica) o si es una cuenta que cumple la función de titular un rubro (puede ser sintética o colectiva; compuesta o recompuesta). Este listado nos ayudará para visualizar esquemáticamente todas las cuentas que pueden ser aplicadas en la empresa analizada. En el mismo se acogen las cuentas vistas al comienzo de la solución, complementadas por otras que seguramente serán utilizadas en el proceso de registración de todos los hechos económicos que puedan suceder en la empresa "El camping". Elementos de Contabilidad I 154 de 552 Elementos de Contabilidad I 155 de 552 Elementos de Contabilidad I 156 de 552 Elementos de Contabilidad I 157 de 552 Siguiendo con la solución y a los efectos prácticos, para la elaboración del manual de cuentas consideraremos solamente el caso de dos cuentas contables (dada la extensión del mismo). Veremos el análisis de la cuenta nº 11104 Banco 1 C/C y nº 12106 Muebles y Útiles. Cuenta Banco 1 C/C Débitos: 1. Depósitos en efectivo y cheques de 3º. 2. Cheques emitidos rechazados por el banco. Su saldo deudor representa el monto a nuestro favor en el banco. Créditos: 1. Cheques emitidos. 2. Cheques de 3º depositados devueltos por el banco. 3. Cargos hechos por el banco. Su saldo acreedor representa el sobregiro (o descubierto) en la cuenta. Elementos de Contabilidad I 158 de 552 Cuenta Muebles y Útiles Débitos: 1. Costo de muebles y útiles adquiridos. 2. Costo de muebles y útiles construidos. Su saldo deudor representa el costo de muebles y útiles para su uso en el negocio tales como: sillas, escritorios, archivos, alfombras, mesas, equipos telefónicos, cajas fuertes, etcétera. Créditos: 1. Costo de muebles y útiles vendidos o desafectados de ellos en cualquier forma. Elementos de Contabilidad I 159 de 552 REFERENCIAS 6 6.1 : Cuenta Contable El valor o importe de su saldo no es consignado en esta solución dado que nos interesa trabajar únicamente con la nomenclatura de cada cuenta contable. Elementos de Contabilidad I 160 de 552 SP3 / Ejercicio por resolver En la empresa "Costa brava S.A.", se ha optado por implementar un nuevo programa de computación para llevar todas las registraciones contables, permitiendo elaborar los informes que los directivos necesitan para la toma de decisiones, así como los estados contables que la empresa necesita presentar ante terceros. Usted, como encargado del área administrativa, deberá trabajar junto a la persona que cargará dicho sistema en la empresa. Para ello, como primera medida, se requiere definir las cuentas que serán usadas en dicho sistema contable y establecer en qué lugar de la ecuación patrimonial se ubican. Se solicita que: - Indique qué denominación de cuenta le asignaría usted a cada uno de los conceptos que siguen: 01. Importe entregado a los proveedores para asegurar una compra futura de mercaderías. 02. Dinero en efectivo. 03. Pagarés recibidos de terceros. 04. Personas que le adeudan a la empresa por ventas de mercaderías que esta les efectuó a crédito. 05. Automotores propiedad de la empresa. 06. Rebajas obtenidas por la empresa por pronto pago. 07. Ventas de mercaderías. 08. Pagarés firmados por la empresa a favor de terceros. 09. Aportes en efectivo y/o bienes efectuados por los propietarios al constituir una sociedad anónima. 10. Importes recibidos de clientes para asegurar la futura entrega de mercaderías de la empresa. 11. Costo de las mercaderías que fueron vendidas por la empresa. 12. Pagarés recibidos de terceros que la empresa descontó en el banco. 13. Remuneraciones mensuales abonadas al personal de la empresa. 14. Rebajas concedidas a los clientes por pronto pago. 15. Alquileres adeudados por la empresa. 16. Bienes que serán transformados luego de un proceso de fabricación. 17. Deudas contraídas por la empresa por compras de mercaderías a crédito. 18. Importes abonados por la empresa por la locación de inmuebles que no son de su propiedad. 19. Productos que se obtienen después de un proceso de fabricación. 20. Importes autorizados por los bancos para girar en descubierto. 21. Deudores que no abonarán la deuda a la empresa. 22. Bienes que habitualmente comercializa la empresa. 23. Seguros abonados anticipadamente. 24. Importe adeudado a un banco por la obtención de un crédito. 25. Inversión efectuada por la empresa en títulos y acciones. 26. Cheques de terceros en nuestro poder. 27. Máquinas destinadas al proceso productivo. 28. Mercaderías de nuestra propiedad entregadas a un tercero para ser vendidas por nuestra cuenta y orden. Elementos de Contabilidad I 161 de 552 29. Mercaderías de terceros recibidas para ser vendidas por su cuenta y orden. 30. Servicio de limpieza del mes en las oficinas de la empresa. 31. Clientes demorados en su plazo de pago. 32. Venta de un rodado que era utilizado por la empresa. 33. Remuneraciones adeudadas al personal. 34. Deuda garantizada con un inmueble. 35. Dinero entregado a un tercero como garantía de una operación. 36. Dinero recibido de un tercero como garantía de una operación. 37. Gastos incurridos en la organización de una sociedad. 38. Capital social de una sociedad anónima. 39. Cliente al que se le inició juicio para el cobro de su deuda. 40. Compromiso de aporte de capital efectuado por un socio de una sociedad anónima. - Clasifique las cuentas determinadas en el primer punto en cuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio neto, Resultado positivo, Resultado negativo y de Orden. Elementos de Contabilidad I 162 de 552 SP3 / Evaluación de paso ¿Estás listo para un desafío? 1. Indique la opción correcta La partida doble consiste en una técnica de registro cuya función es permitir la medición del resultado de la organización en forma constante. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Las cuentas regularizadoras son aquéllas cuya función es disminuir el rubro al cual regularizan, es decir siempre restan, nunca suman. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Las cuentas de movimientos representan a cuentas patrimoniales de activo, cuya función es disminuir el saldo de las cuentas patrimoniales de pasivo. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Dentro de la clasificación de cuentas contables podemos decir que las cuentas simples o analíticas son aquéllas que agrupan cuentas colectivas o sintéticas. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta La estructura del plan de cuentas de una organización no depende de su actividad normal y habitual, es decir todas las organizaciones utilizan un modelo estándar del mismo. ○ Verdadero Elementos de Contabilidad I 163 de 552 ○ Falso Elementos de Contabilidad I 164 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta La partida doble consiste en una técnica de registro cuya función es permitir la medición del resultado de la organización en forma constante. X Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Las cuentas regularizadoras son aquéllas cuya función es disminuir el rubro al cual regularizan, es decir siempre restan, nunca suman. X Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Las cuentas de movimientos representan a cuentas patrimoniales de activo, cuya función es disminuir el saldo de las cuentas patrimoniales de pasivo. ○ Verdadero X Falso 4. Indique la opción correcta Dentro de la clasificación de cuentas contables podemos decir que las cuentas simples o analíticas son aquéllas que agrupan cuentas colectivas o sintéticas. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta La estructura del plan de cuentas de una organización no depende de su actividad normal y habitual, es decir todas las organizaciones utilizan un modelo estándar del mismo. ○ Verdadero X Falso Elementos de Contabilidad I 165 de 552 Situación Profesional 4: La Estrella Azul S.R.L. Usted ha pasado a desarrollar tareas de registro, control y análisis contables en la empresa "La Estrella Azul S.R.L." como empleado en relación de dependencia. La misma se dedica al negocio de venta de insumos de informática y arreglo de computadoras. Esta empresa se halla atrasada en sus informes contables, por lo que los directivos de la misma le han pedido que ponga al día todas las registraciones y movimientos de la contabilidad del pasado mes de Marzo del 2009, ya que es costumbre de la organización trabajar con información en tiempo real. Para desarrollar tales tareas, usted cuenta con los siguientes elementos: a. Información relativa al mes de Marzo 2009: 1.El día 1/3 se adquieren mercaderías por un valor de $ 15.000 quedando registrada una deuda en cuenta corriente con el respectivo proveedor. 2.El día 2/3 se paga el alquiler por el presente mes, de un local con un documento a 20 días por un importe $ 10.000. 3.El día 5/3 se abre una cuenta corriente en el Banco Provincia, depositando en ese momento $ 5.000 de los valores que teníamos, en cartera. 4.El día 6/3 el banco del punto anterior cobra en concepto de chequeras la suma de $ 1.000. 5.El día 10/3 se cancela la prenda que estaba registrada en la contabilidad, en efectivo, abonando, además, la suma de $ 300 en concepto de intereses por pago fuera de término. 6 El día 20/3 se compraron 1.000 Libras Esterlinas a un valor de $ 1,20 cada una. Las mismas se abonaron con dinero en efectivo. La cotización de dicha moneda al día 31/03/02 era de $ 1,25 por cada Libra. 7.El día 22/3 se venden mercaderías por $ 10.000. El costo de las mismas es de $ 8.000. 8.Un socio gerente, considera que el vehículo del que dispone la empresa, cuyo valor según la contabilidad es de $ 15.000, no es correcto dado que si lo pone en venta, hoy, nadie le pagaría más de $ 10.000. Por eso le pide a usted que refleje el valor correcto en la contabilidad. 9.El día 30/3 se confeccionan los recibos de sueldos del corriente mes; pero los mismos serán abonados el día 05/04/09. El monto total es de $ 1.500. 10. El día 30/3 se cobro en efectivo a un cliente la suma de $ 5.000. b. Información final y ya procesada, correspondiente al mes de Febrero del 2009, relativa a la ecuación contable básica: Deberá usted, en base estos datos sistematizados durante el mes de Marzo, registrar los mismos a través del método de la Partida Doble, para analizar luego las variaciones patrimoniales ocurridas durante dicho mes, mencionando qué tipo de variación representan y cómo afectan a la Ecuación Patrimonial. Al final debe graficar la ecuación patrimonial resultante de toda la carga de datos realizada. Elementos de Contabilidad I 166 de 552 SP4/H1: Funcionamiento del sistema contable Hemos visto que los datos con que se nutre el sistema de información contable surgen de hechos de naturaleza económica, dando origen a su posterior registración para brindar una determinada información para la toma de decisiones. Ahora bien, estos hechos económicos, originadores del proceso contable, están afectando en alguna forma algún componente de la ecuación patrimonial, aumentándola, disminuyéndola, o modificándola de diversas maneras; por ello decimos que una variación patrimonial es cualquier tipo de alteración o variación que afecta el Activo, Pasivo o Patrimonio neto de la empresa. Por ejemplo, el pago de alquiler de un local comercial en efectivo (disminuye el saldo de Caja y se crea una pérdida por el alquiler abonado). Las variaciones reconocen distintas fuentes u orígenes, los que nos permitirá encontrar diversos tipos de variaciones. Así, en primera medida, podemos ver que el primer hecho económico que sucede en la empresa, son los aportes iniciales de los propietarios, siendo esta el primer tipo de variación patrimonial, denominada "variación de origen". Para la situación profesional planteada serían los $ 50.000 que se hallan en la cuenta capital social. Así tenemos: Variaciones originales: son las que surgen por los aportes de los propietarios, ya sea en la constitución de la empresa, cuando los mismos realizan su aporte original o como por futuros aportes de capital o por retiros o distribución de ganancias entre los dueños. También reciben el nombre de "variaciones permutativas de origen". Se denominan "permutativas", ya que existe un cambio entra dinero o bienes (el aporte de los propietarios) creando, por esos bienes, un derecho de propiedad de los dueños sobre la empresa. Supongamos que los propietarios o socios integrantes de "La estrella azul S.R.L." al inicio de sus actividades realizaron los siguientes aportes, dinero en efectivo por $ 32.000, un rodado (automotor, y/o camión, etcétera) por $ 10.000, y muebles y útiles (mesas, sillas y/o computadoras) por $ 8.000 como capital inicial para desarrollar el proceso productivo, totalizando, los mismos $ 50.000. La registración, mediante el correspondiente asiento contable sería: * 7.1 Imágenes Imágenes "Variaciones originales" Las demás variaciones patrimoniales que encontraremos en una empresa lo constituye el resto de los hechos económicos que están relacionados con la misma. Éstas, en contraposición a las de origen, reciben Elementos de Contabilidad I 167 de 552 el nombre genérico de "variaciones derivadas" (derivan de la actividad comercial o industrial propia de la empresa). Variaciones derivadas: son todas las alteraciones producidas por la propia actividad de la empresa. Por ejemplo, si la empresa de la Situación profesional, luego de realizados los aportes iniciales y comenzando su actividad comercial, compra mercaderías a un proveedor por un valor de $ 1.000, la registración sería: * 7.2 Imágenes Imágenes "Variaciones derivadas - Ejemplo 1" Siguiendo con este punto, podríamos decir que, al vencimiento de la factura, la empresa "La estrella azul" no abona la misma, generando intereses por el no pago de la misma. Al cabo de una semana pagamos de contado, únicamente, los intereses debidos por un monto de $ 30. El asiento quedaría: Continuando con el ejemplo, la empresa "La estrella azul" vende a crédito parte de esa mercadería comprada, por un valor de $ 121, su registración quedaría: Elementos de Contabilidad I 168 de 552 En esta operación se nos incrementa el activo (la cuenta a cobrar a un cliente por $ 121), un incremento del pasivo (el impuesto que por la venta debemos ingresar al fisco, $ 21) y un resultado positivo por la misma ($ 100 por la venta propiamente dicha la consideración del costo que tuvo para nosotros esa mercadería vendida será analizada en las siguientes situaciones profesionales). En definitiva, estas variaciones derivadas implican una amplia diversidad de situaciones que hace necesario establecer una nueva clasificación. Esta clasificación se relaciona con los componentes que son afectados dentro de la ecuación patrimonial así como la forma en que son afectados. Dicho esto, podemos establecer que las variaciones derivadas reconocen tres tipos: * 7.3 Imágenes Imágenes "Tipos de variaciones derivadas" Variaciones derivadas, permutativas o cualitativas Son variaciones que alteran algún componente de la ecuación patrimonial, ya sean activo, pasivo o patrimonio Elementos de Contabilidad I 169 de 552 neto, siempre y cuando este último, es decir el patrimonio neto no se vea alterado en su monto total. Dicho de otra forma, se altera de forma cualitativa (es decir, la calidad de sus elementos) sin alterar cuantitativamente al mismo. Vale decir que el patrimonio neto (que es el resultado de la diferencia entre el activo y el pasivo) no vería modificado su valor absoluto pero sí alterados de alguna forma sus componentes. Existen cinco maneras en que esto puede suceder: Cambio de un activo por otro activo. Cambio de un pasivo por otro pasivo. Disminución de un activo con una disminución de un pasivo Aumento de un activo con su correspondiente aumento de un pasivo. Cambio de un componente del patrimonio neto por otro componente. Veamos un ejemplo para entender estas cinco variaciones: * 7.4 Imágenes Imágenes "Variaciones derivadas permutativas o cualitativas" Pagaré * 7.5 Resultados acumulados * 7.6 Variaciones derivadas, modificativas o cuantitativas En estas variaciones, el patrimonio neto ve alterado su monto total. Esta alteración puede significar un aumento o una disminución del mismo. Por lo tanto, tendríamos: Variaciones positivas (aumento del patrimonio neto). Variaciones negativas (disminución del patrimonio neto). Tanto en una como en otra, se deberá verificar que exista un hecho económico que refleje un resultado positivo o negativo. Dentro de las variaciones modificativas positivas, existen dos tipos: Elementos de Contabilidad I 170 de 552 Interactiva "Variaciones derivadas modificativas o cuantitativas" Variaciones positivas por aumento del activo En base a la ecuación o situación patrimonial que nos quedó de la empresa "La estrella azul" de la clasificación anterior, y si cobrásemos en efectivo $ 100 por intereses, que nos adeudaba un cliente, dicho cobro representaría un aumento del activo en Caja, reflejado contra una ganancia en el patrimonio neto por los intereses ganados. Es decir, quedaría: Observamos que el patrimonio neto ha variado cuantitativamente por un aumento en $ 100 por efecto de los intereses ganados. Variaciones positivas por disminución del pasivo Continuando con el ejemplo anterior, supongamos que un proveedor nos bonifica (realiza un descuento) sobre una factura pendiente de pago, por un monto de $ 200. Entonces quedaría: O sea que el patrimonio vuelve a aumentar, pero esta vez por efecto de una baja de un pasivo (disminuyó en $ 200 la cuenta proveedores varios). Al comienzo, mencionamos que existen las llamadas variaciones modificativas negativas, y que éstas, a su vez, pueden ser por disminución del activo o por aumento del pasivo. Veamos en los siguientes ejemplos: Interactiva "Variaciones modificativas negativas" Variaciones negativas por disminución del activo Si en el caso anterior contratamos un alquiler de un local abonando al contado y en forma adelantada la suma $ 500, tendremos lo siguiente: Elementos de Contabilidad I 171 de 552 Eso significa que al haber salido de la empresa $ 500 en efectivo de la cuenta Caja (disminuye a $ 8.600) pagando un alquiler, cae el patrimonio neto, por efecto de la cuenta Alquileres pagados por $ 500 (la misma refleja un resultado negativo - pérdida). Variaciones negativas por aumento del pasivo Por último, si de la situación anterior registrásemos los sueldos que tenemos que abonar al personal los primeros días del siguiente mes por un monto total de $ 800, resultaría: Verificamos, de esta manera, una disminución del patrimonio neto, pero por un incremento del pasivo en $ 800, por los sueldos a ser abonados. Variaciones derivadas mixtas En este caso se involucran operaciones o hechos que poseen las características de ambos esquemas, vistos anteriormente. Es decir, que el patrimonio sea modificado tanto cualitativa como cuantitativamente. En otras palabras, se espera que ocurran hechos que generen resultados (alterando el monto total del patrimonio), y que a la vez modifiquen cualitativamente los componentes de la ecuación patrimonial (que los mismos permuten entre sí). Encontraremos dos casos: aquéllos en que sucedan ganancias y otros en los que sucedan pérdidas. La nueva situación sería: Elementos de Contabilidad I 172 de 552 Vemos que se produjo una permutación en el activo, ingresando dinero en efectivo (el saldo de la cuenta Caja pasó de $ 7.600 a $ 8.800 por el ingreso de $ 1.200), saliendo las acciones en cartera (por un valor de $ 1.00 pasando a ser su saldo de $ 0), lo cual generó una diferencia entre dicha entrada de $ 1.200 y la salida de las acciones a $ 1.000 por una cifra de $ 200 que refleja una ganancia (precio de venta mayor al precio de compra, ingreso mayor a su costo). Dicha ganancia es ubicada en el patrimonio neto, incrementándolo en $ 200. Es decir que hubo una variación permutativa acompañada de una variación modificativa. Sintetizando las distintas variaciones que pueden encontrarse en el desarrollo económico de una empresa, tendríamos el siguiente cuadro: Elementos de Contabilidad I 173 de 552 Notemos que dentro de las variaciones modificativas existen hechos que afectan a la ecuación patrimonial y Elementos de Contabilidad I 174 de 552 que tienen que ver con los incrementos del patrimonio. Éstos son los resultados de la empresa. Resultados positivos y negativos Al tratar las variaciones, dijimos que un tipo (las permutativas) no alteraban el monto final del patrimonio neto, pero otra (las modificativas) sí lo hacían. Al modificarse el patrimonio, siempre que no sea por aportes o retiros de los propietarios, estaremos ante la aparición de un resultado positivo (si incrementa el patrimonio) o negativo (si lo disminuye). En otras palabras, existirá una ganancia si entre el inicio de un período, o momento del tiempo, en comparación con el final del mismo, se verifica que el patrimonio ha crecido. De forma inversa existirá una pérdida si entre esos dos momentos el patrimonio disminuye. Patrimonio Final > Patrimonio Inicial Ganancia o Superávit Patrimonio Final < Patrimonio Inicial Pérdida o Déficit * 7.7 Imágenes Imágenes "Resultados positivos y negativos" En este punto conviene aclarar la relación entre los siguientes términos para clarificar sus significados. Éstos son Ganancias/Ingresos y Pérdidas/Gastos o Costos. Los ingresos son todos los aumentos del activo y/o disminuciones del pasivo, originados en la producción o compraventa de bienes, en la prestación de servicios y en toda otra actividad que hacen al propósito principal o secundario de la empresa. La mayoría de estos ingresos estará dada por la venta de bienes o servicios. La diferencia con respecto al término Ganancia es que en ésta se verificará un incremento del activo o disminución del pasivo pero que no tiene una contrapartida en costo o gasto alguno. Del mismo modo puede hablarse entre los términos Pérdida con respecto al de Gasto o Costo. Existirá una pérdida siempre que no sea acompañada de un ingreso. Por ejemplo: Si poseemos acciones con cotización en una bolsa de valores, estas diferentes cotizaciones que se suceden en el tiempo, harán que el valor de las mismas pueda subir o bajar. Si sube su valor obtendremos una ganancia por la tenencia de las mismas, en cambio si cae dicha cotización, una pérdida. Ahora bien, al vender estas acciones obtendremos un ingreso dado que incurrimos en un costo al adquirirlas. Un incendio que destruye parte de las mercaderías que iba a ser vendida nos produce una pérdida, Elementos de Contabilidad I 175 de 552 ya que no hay ingreso relacionado con las mismas. En cambio, si recibimos una compensación por parte de la compañía aseguradora estaremos hablando de un gasto o costo. En otras palabras, un incremento patrimonial, no originado en aportes de los propietarios es un ingreso si implica para la obtención del mismo un gasto; en caso contrario, será una ganancia. Inversamente una disminución patrimonial, sin retiros de los propietarios, será un gasto si está relacionado con la obtención de ingresos, si no, estaremos hablando de una pérdida. El resultado final de la empresa en un lapso de tiempo suma todos los ingresos y ganancias, restando a su vez todos los gastos o costos y las pérdidas. Un tema de importancia es saber si los resultados irán reflejados dentro del período de tiempo, en el cual éstos son generados o en el momento en que son cobrados o pagados. Para ésto debemos entender cuándo se produce el hecho principal que los origina, es decir cuándo serán devengados. Devengamiento Supongamos que el día 25/12/2008 la empresa "La estrella azul S.R.L." ha vendido a crédito al Sr. Gómez, la cantidad de $ 1000 en mercadería. El Sr. Gómez pagó su deuda el día 25/01/2009 en efectivo. Si nosotros establecemos el día 31/12/2008 como la fecha en la cual necesito tener un detalle de todos los resultados (fecha de corte), ¿en qué mes pondríamos como ingreso esos $ 1000 de ventas realizadas? Es lógico suponer, que más allá de la fecha en que se cobrará esa venta, el hecho generador de la misma se produjo el día 25/12/2008. Por lo tanto, la venta mencionada será sumada en el mes de diciembre. Quiere decir que un resultado debe registrarse en el momento en que tal hecho ocurra. Es decir, debe definirse el período al cual el mismo será procesado, cargado o imputado. Significa que debemos conocer cuál es el hecho generador que ocasiona un resultado positivo o negativo. En otras palabras, las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado de la empresa son las que competen a un período de tiempo, sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado. Lo contrario de devengamiento es el concepto de percibido, que es justamente considerar a los hechos económicos, no en el momento en que los mismos ocurren, sino cuando ellos se encuentran pagados o cobrados. Existen situaciones en que el devengamiento se produce en forma escalonada a través del tiempo, por lo que debe considerarse dicha circunstancia para poder establecer una correcta imputación. Por ejemplo: Elementos de Contabilidad I 176 de 552 Gráficamente, sería: Es decir que la cuenta Alquileres pagados es la que refleja fielmente el gasto de este ejercicio (resultado negativo), mientras que la cuenta Alquileres pagados por adelantado representa un activo (es un derecho) por un anticipo del gasto que se originará en el mes siguiente. Justamente en el mes de enero de 2009, será necesario registrar el siguiente asiento: Elementos de Contabilidad I 177 de 552 Y de esta forma se terminan de procesar los $ 1000 que faltaban de mandar al gasto. No olvidemos que el devengamiento no solo es aplicable a cuentas de resultados, ya que las variaciones patrimoniales que sean de activo, pasivo o patrimoniales también pueden producir un devengamiento paulatino de sus saldos para ir adecuándose a la realidad de cada período. Veremos, a continuación diversos temas en relación a las variaciones patrimoniales que hacen a su correcto y adecuado procesamiento de los hechos económicos: Hechos posteriores al cierre de ejercicio Antes de adentrarnos en el tema, debemos dejar asentado lo que entendemos por ejercicio contable o económico. En las empresas es necesario medir el resultado de su gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales, o para cumplir con compromisos financieros, etcétera. Para ésto tomamos unidades de tiempo, iguales entre sí, pudiendo establecer de esta manera, comparaciones entre los períodos, para reflejar los resultados mencionados. Estos períodos de tiempo (llamados también ejercicio económico) generalmente son de doce meses (no coincidiendo necesariamente con el año calendario) ya que los controles gubernamentales (AFIP, Inspección de Sociedades Jurídicas, etcétera) así lo establecen. Además, la mayoría de los ciclos operativos y productivos no exceden de ese lapso. Continuando con el tema, habíamos analizado que al cierre de un ejercicio se suelen elaborar informes como los denominados "estados contables". Éstos reflejan la información de todos los hechos producidos en la empresa hasta el momento de cierre de los mismos. Pero a posteriori de dicha fecha suelen surgir hechos económicos que afectan lo establecido en esos informes. Estos pueden ser relativos a lo siguiente: Hechos nuevos que brindan información que establecen juicios adicionales sobre situaciones de dichos Estados Contables afectando, por ende, las estimaciones con los cuales se prepararon. Por ejemplo: un cliente que estaba catalogado como un deudor más de la empresa entra en quiebra, siendo de muy dudoso cobro su deuda. Si hubiésemos tenido esa información, seguramente esa cuenta la hubiéramos transformado en una pérdida (Deudor incobrable) o al menos en otro rubro del activo (Deudor en gestión judicial). Es decir, habríamos modificado la estimación de cobro del mismo. Hechos nuevos no relacionados con las situaciones existentes a la fecha de cierre. En estos casos dicha información pertenece al nuevo ejercicio, por lo que no debe considerarse como información pertinente que pueda afectar a este ejercicio cerrado. En definitiva, de suceder estas alteraciones sobre lo comentado en el punto a), las mismas deberán ser Elementos de Contabilidad I 178 de 552 informadas como una nota adicional a los Estados Contables, ya que pueden afectar significativamente la situación patrimonial de la empresa y/o su rentabilidad. Unidad de medida Para registrar los datos acontecidos, así como las variaciones patrimoniales realizadas, deberemos utilizar una unidad de medida común. Usualmente esta medida es la moneda de curso legal de cada país (en la Argentina es el peso desde 1992). No obstante, podemos preparar informes contables que contengan más de una unidad de medida (por ejemplo, el peso junto con su conversión al dólar estadounidense, tomando, con especial cuidado, en este caso, la cotización de la moneda extranjera a la fecha de preparación preparación del informe). Sin embargo cualquier moneda utilizada sufre los embates de la inflación. Para la correcta adecuación de la moneda (es decir transformar los datos que contengan precios o valores con inflación en valores homogéneos) requiere de la adopción del denominado Ajuste Integral de Inflación * 7.8 . Estimaciones Generalmente, en la mayor parte de los elementos de la ecuación patrimonial advertimos que su valor asignado contiene componentes que hacen incierta su concreción o realización. Por ejemplo, dentro del activo en las cuentas a cobrar, no podríamos saber a ciencia cierta si serán cobradas en su totalidad, si las mercaderías en stock serán vendidas al precio publicado y con idénticas condiciones a las estipuladas previamente, si un rodado afectado como bien de uso seguirá funcionando adecuadamente dentro de su vida útil, alterando, también, su valor al momento de su venta; asimismo dentro del pasivo puede existir un juicio de incierto desenlace, o una deuda pactada en dólares, no pudiendo conocer de antemano qué tipo de cambio deberemos utilizar para hacerle frente, etcétera. Por consiguiente estas incertidumbres se extienden a la determinación del patrimonio neto y los resultados esperados. Por ello convenimos que la información contable que manejamos, en determinados rubros, adquiere características de provisoria, ya que las estimaciones que vamos efectuando en el proceso de registrar todas las variaciones patrimoniales, relativas a la valuación de diversos componentes de la ecuación patrimonial, no reflejan o no reflejarían correctamente su valor final (para registrar correctamente deberíamos esperar a que sucedan y finalicen todos los hechos económicos a ser procesados; es decir, que concluyan todas las operaciones de la empresa y recién proceder con la carga y elaboración de los informes contables). Valores históricos, corrientes y recuperables Tanto en la medición contable de los activos y pasivos, así como de los ingresos, gastos, ganancias y pérdidas deben aplicarse reglas que sean coherentes para que esta valuación o sea el valor monetario que tendrán dichos bienes, sea uniforme. Asimismo, esta tarea es generalmente realizada en una fecha determinada, usualmente la fecha de cierre de ejercicio (aunque pueden existir fechas de cortes parciales para realizar informes sobre determinados rubros o para toda la situación patrimonial y/o financiera de la empresa). Valga en este punto una aclaración terminológica: en determinados rubros de la ecuación patrimonial es correcto hablar de valuación, ya que estamos dando un valor a un bien determinado. Por ejemplo al cierre de un periodo tenemos en nuestra cartera una determinada cantidad de acciones, siendo que el valor de ellas se lo tenemos que dar nosotros, de acuerdo a la ultima cotización de las mismas. Pero para la mayoría de los bienes esto no ocurre así, ya que los valores ya están cargados al mismo. Por ejemplo adquirimos una máquina que costó $ 12.000. En este caso ese valor ya viene cuando ingresó la máquina al patrimonio de la empresa. Elementos de Contabilidad I 179 de 552 Simplemente lo que podemos hacer a una fecha determinada es medir el valor de la misma. No obstante lo anterior es común hablar de valuación cuando en realidad se está haciendo una medición. Dicho esto, podemos decir que para valuar o medir un bien en particular existen dos alternativas básicas: Por su costo histórico. Por su valor corriente * 7.9 . * 7.10 Imágenes Imágenes "Valores HIstóricos, Corrientes y Recuperables" El importe de los muebles y útiles no corresponden al inmueble sino a la cuenta, dentro de los bienes de uso, Muebles y útiles por $ 2000. Es decir que al valor del costo del inmueble (rubro principal) se adicionan todos los otros costos adicionales necesarios para su adquisición. Supongamos que al cabo de un año debemos elaborar un reporte o informe, detallando en el mismo el valor de dicho inmueble. Pero para esta ocasión hemos modificado el criterio de valuación, tomando en cuenta su valor corriente. Podríamos suponer que el inmueble se halla ubicado en una zona que ha adquirido más importancia edilicia, por lo que la demanda en las inmediaciones ha subido considerablemente. Según tasaciones de peritos inmobiliarios el valor del inmueble se ubica en los $ 150.000. Entonces, este es el valor que tomaremos como valor corriente. Obviamente que la adopción de este criterio trae aparejado una ganancia, que al contabilizar esta nueva valuación deberemos reflejarla en los resultados. Asimismo en ambos métodos, los bienes no pueden exceder el límite de su valor de recuperación, entendiendo a este como el mayor valor entre valor neto de realización (precio de venta de un bien o servicio menos los costos adicionales incurridos hasta su comercialización) y su valor de utilización económica (es el valor que su significado económico representa para la empresa ese bien o servicio). Resultados financieros y por tenencia En el punto anterior vimos el caso de un inmueble que por el solo transcurso del tiempo y debido a diversas situaciones (en el caso mencionado una revalorización de un sector de la ciudad) adquiría un valor superior (obviamente puede suceder lo contrario una devaluación). En ese caso, la diferencia de su valor asignado previamente con respecto al nuevo valor origina un resultado (positivo o negativo). El mismo se denomina Resultado por tenencia. Otro ejemplo clásico de un resultado por tenencia son las diferencias de cotización de monedas extranjera en nuestro poder. Una suba del tipo de cambio repercutirá de manera positiva, así como una baja de manera Elementos de Contabilidad I 180 de 552 negativa. Un resultado financiero no es más que los resultados que se originan como consecuencia de la valorización o desvalorización del dinero por transcurso del tiempo. Dicho en otros términos por ejemplo, si el banco con el cual operamos nos autoriza a girar en descubierto, es lógico suponer que por esos "préstamos" de dinero nos cobrará un monto determinado. Este caso sería un resultado negativo, denominado resultado financiero. Es decir que son resultados positivos o negativos, pero dada su distinta naturaleza u origen se los suele agrupar bajo ese título. Dentro de este se suman los resultados originados por efecto de la inflación. La mecánica general para el registro de los resultados financieros consisten en: Recalcular, al cierre de cada mes, las mediciones contables de los activos y pasivos generadores de resultados financieros (por ejemplo: plazos fijos, cuentas a cobrar que generen intereses, cuentas a pagar a proveedores con cláusulas de indexación, etcétera) Corregir los saldos de dichas cuentas para que reflejen sus nuevos importes. Aquí le ofrecemos algunos trabajos prácticos * 7.11 Archivo que podrá descargar para trabajar los contenidos desarrollados en esta Situación profesional. Elementos de Contabilidad I 181 de 552 REFERENCIAS 7 7.1 Imágenes: Variaciones originales Elementos de Contabilidad I 182 de 552 7.2 Imágenes: Variaciones derivadas - Ejemplo 1 Elementos de Contabilidad I 183 de 552 Elementos de Contabilidad I 184 de 552 7.3 Imágenes: Tipos de variaciones derivadas Elementos de Contabilidad I 185 de 552 Elementos de Contabilidad I 186 de 552 Elementos de Contabilidad I 187 de 552 7.4 Imágenes: Variaciones derivadas permutativas o cualitativas Elementos de Contabilidad I 188 de 552 Elementos de Contabilidad I 189 de 552 Elementos de Contabilidad I 190 de 552 Elementos de Contabilidad I 191 de 552 Elementos de Contabilidad I 192 de 552 7.5 : Pagaré Es un compromiso documentado del cumplimiento de una obligación. Es decir una promesa escrita de pago. 7.6 : Resultados acumulados Son (ingresos menos egresos) producidos en ejercicios o períodos pasados que son registrados en dicha cuenta, ubicada dentro del patrimonio neto, a la espera, en el caso de ser resultados positivos, a ser distribuidos a los dueños o que queden en el patrimonio de la empresa. Si el resultado es negativo deberá quedar en dicha cuenta a la espera de obtener resultados positivos que permitan ser absorbidos por ellos, 7.7 Imágenes: Resultados positivos y negativos Elementos de Contabilidad I 193 de 552 Elementos de Contabilidad I 194 de 552 7.8 : Ajuste Integral de Inflación Es un método de ajuste por el cual determinados rubros del activo, del pasivo y del patrimonio neto son "corregidos" mediante la utilización de índices de precios para que sus saldos sean reflejados en moneda de igual poder adquisitivo, es decir, en moneda constante. 7.9 : Valor Corriente Es el valor que representa un bien a una fecha determinada. En el caso de los estados contables, a la fecha a la cual se refieren los mismos. 7.10 Imágenes: Valores HIstóricos, Corrientes y Recuperables Elementos de Contabilidad I 195 de 552 Elementos de Contabilidad I 196 de 552 7.11 Archivo: Trabajos prácticos SP4 Trabajos prácticos SP4.zip (94.79 KB) Elementos de Contabilidad I 197 de 552 SP4 / Autoevaluación 1 ¡Vamos a comprobar cuánto aprendiste! 1. Indique la opción correcta En una variación modificativa positiva por un incremento del activo, significa que puede haber un cambio de activo en otro activo. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta En una variación modificativa positiva por un incremento del activo, significa que puede haber un cambio de activo en otro activo. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta La unidad de medida es la moneda de curso legal de cada país. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Debe haber cierta coherencia entre los criterios de medición de los activos, pasivos, ingresos, gastos, ganancias y pérdidas. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Si se paga al contado el alquiler de una máquina envasadora es una modificación positiva (por disminución de un activo). ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 198 de 552 6. Indique la opción correcta Si se cobran intereses con un cheque de terceros se trata de una modificativa positiva (por aumento del activo). ○ Verdadero ○ Falso 7. Indique la opción correcta Si se adquiere un rodado pagando el 70% en efectivo y el 30% restante con un pagaré estamos ante una permutativa (por cambio de un activo por otro y por aumento de activo con su aumento de pasivo). ○ Verdadero ○ Falso 8. Indique la opción correcta Si se compran mercaderías para la venta en cuenta corriente es una permutativa (aumento de activo con aumento de pasivo). ○ Verdadero ○ Falso 9. Indique la opción correcta Si los socios realizan un aumento de capital con bienes y efectivo se está en presencia de una variación de origen. ○ Verdadero ○ Falso 10. Indique la opción correcta Si se cobra una deuda a un cliente cobrándole intereses por su mora es una mixta con ganancias (un resultado positivo -intereses cobrados- con un aumento de activo). ○ Verdadero ○ Falso 11. Indique la opción correcta Se paga al contado el alquiler de una máquina envasadora. ○ Origen ○ Derivada Permutativa ○ Derivada Modificativa 12. Indique la opción correcta Se cobran intereses con un cheque de terceros. ○ Origen ○ Derivada Permutativa ○ Derivada Modificativa 13. Indique la opción correcta Se adquiere un rodado pagando el 70% en efectivo y el 30% restante con un pagaré. ○ Origen ○ Derivada Permutativa Elementos de Contabilidad I 199 de 552 ○ Derivada Modificativa 14. Indique la opción correcta Se compran mercaderías para la venta en cuenta corriente. ○ Origen ○ Derivada Permutativa ○ Derivada Modificativa 15. Indique la opción correcta Los socios realizan un aumento de capital con bienes y efectivo. ○ Origen ○ Derivada Permutativa ○ Derivada Modificativa 16. Indique la opción correcta Se cobra una deuda a un cliente cobrándole intereses por su mora. ○ Origen ○ Derivada Permutativa ○ Derivada Modificativa Elementos de Contabilidad I 200 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta En una variación modificativa positiva por un incremento del activo, significa que puede haber un cambio de activo en otro activo. ○ Verdadero X Falso 2. Indique la opción correcta En una variación modificativa positiva por un incremento del activo, significa que puede haber un cambio de activo en otro activo. ○ Verdadero X Falso 3. Indique la opción correcta La unidad de medida es la moneda de curso legal de cada país. X Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Debe haber cierta coherencia entre los criterios de medición de los activos, pasivos, ingresos, gastos, ganancias y pérdidas. X Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Si se paga al contado el alquiler de una máquina envasadora es una modificación positiva (por disminución de un activo). ○ Verdadero X Falso 6. Indique la opción correcta Si se cobran intereses con un cheque de terceros se trata de una modificativa positiva (por aumento del activo). X Verdadero ○ Falso 7. Indique la opción correcta Si se adquiere un rodado pagando el 70% en efectivo y el 30% restante con un pagaré estamos ante una permutativa (por cambio de un activo por otro y por aumento de activo con su aumento de pasivo). X Verdadero ○ Falso 8. Indique la opción correcta Si se compran mercaderías para la venta en cuenta corriente es una permutativa (aumento de activo con Elementos de Contabilidad I 201 de 552 aumento de pasivo). X Verdadero ○ Falso 9. Indique la opción correcta Si los socios realizan un aumento de capital con bienes y efectivo se está en presencia de una variación de origen. X Verdadero ○ Falso 10. Indique la opción correcta Si se cobra una deuda a un cliente cobrándole intereses por su mora es una mixta con ganancias (un resultado positivo -intereses cobrados- con un aumento de activo). X Verdadero ○ Falso 11. Indique la opción correcta Se paga al contado el alquiler de una máquina envasadora. ○ Origen ○ Derivada Permutativa X Derivada Modificativa 12. Indique la opción correcta Se cobran intereses con un cheque de terceros. ○ Origen ○ Derivada Permutativa X Derivada Modificativa 13. Indique la opción correcta Se adquiere un rodado pagando el 70% en efectivo y el 30% restante con un pagaré. ○ Origen X Derivada Permutativa ○ Derivada Modificativa 14. Indique la opción correcta Se compran mercaderías para la venta en cuenta corriente. ○ Origen X Derivada Permutativa ○ Derivada Modificativa 15. Indique la opción correcta Los socios realizan un aumento de capital con bienes y efectivo. ○ Origen ○ Derivada Permutativa X Derivada Modificativa 16. Indique la opción correcta Elementos de Contabilidad I 202 de 552 Se cobra una deuda a un cliente cobrándole intereses por su mora. ○ Origen ○ Derivada Permutativa X Derivada Modificativa Elementos de Contabilidad I 203 de 552 SP4 / Ejercicio resuelto Recordemos que en la empresa "La estrella azul S.R.L.", en la que comenzamos a desarrollar la tarea de registro, control y análisis de estados contables, nos solicitaron que, debido al atraso en la carga de datos en la contabilidad, pusiéramos al día dichas registraciones. Nuestra tarea es imputar debidamente todos los movimientos ocurridos durante el mes de marzo del 2002. Como primera medida transcribiremos los datos relativos al cierre de febrero del 2002 de la mencionada empresa: Pasaremos a desarrollar el primer punto acaecido en el mes de marzo: Elementos de Contabilidad I 204 de 552 Elementos de Contabilidad I 205 de 552 Elementos de Contabilidad I 206 de 552 Finalmente debemos dejar reflejada la ecuación patrimonial, luego de todas las operaciones que se han producido en el mes de marzo de 2002. Para esto podríamos realizar una mayorización de cada cuenta, dándonos el saldo de la misma al día 31/03/02. Por ejemplo, tomemos la cuenta Caja e iremos anotando todos los movimientos que tuvo, tanto en el Debe (débitos) como en el Haber (créditos). Elementos de Contabilidad I 207 de 552 * 8.1 Imágenes Imágenes "Ejercicio Resuelto SP4 - 3" En definitiva, nuestra ecuación patrimonial quedaría como sigue: * 8.2 Imágenes Imágenes "Ejercicio Resuelto SP4 - 4" Elementos de Contabilidad I 208 de 552 REFERENCIAS 8 8.1 Imágenes: Ejercicio Resuelto SP4 - 3 Elementos de Contabilidad I 209 de 552 Elementos de Contabilidad I 210 de 552 8.2 Imágenes: Ejercicio Resuelto SP4 - 4 Elementos de Contabilidad I 211 de 552 Elementos de Contabilidad I 212 de 552 Elementos de Contabilidad I 213 de 552 SP4 / Ejercicio por resolver La empresa "El caminito SA" recibirá, próximamente, la visita de inspectores de una entidad crediticia de nivel internacional, que controlará todas las registraciones contables de la empresa, para verificar que lo manifestado por los directivos de la misma, a los fines de obtener un préstamo sea veraz y refleje fielmente las operaciones contables de la empresa. Atento a ello y teniendo en cuenta el atraso que se registra en el área de administración en relación con el registro de la información, se le solicita a usted, que proceda a la misma, mediante los asientos contables que correspondan, indicando: Qué tipo de variación representa cada una. A qué rubro representa cada cuenta dentro de la ecuación patrimonial (activo, pasivo, patrimoniales, resultado positivo y negativo). La ecuación patrimonial final. La situación patrimonial de la empresa con fecha anterior a las operaciones realizadas, era la siguiente: Las operaciones que realizó la empresa a continuación, fueron las siguientes: 1. Adquirió mercadería en cuenta corriente por un valor de $12.000. 2. Un deudor por $ 6.000 que había sido considerado incobrable, informó que en 20 días abonará la totalidad de su deuda. 3. Se abonaron gastos de movilidad por $2.000 en efectivo. 4. Se cobró $30.000.- en efectivo de un deudor de la empresa. 5. Se abonaron en efectivo $18.000 a un proveedor de la empresa, cancelando la totalidad de su deuda. 6. Se canceló el préstamo por $10.000 recibido del banco en efectivo. Se abonó, en concepto de intereses el 10% de dicho monto. Elementos de Contabilidad I 214 de 552 7. Se documentó la deuda de $50.000 al proveedor José López con un pagaré a 30 días. 8. Un deudor por venta tenía una deuda por la suma $15.000. Canceló de contado la misma. Por pronto pago, la empresa decidió otorgarle un descuento del 5%. Elementos de Contabilidad I 215 de 552 SP4 / Evaluación de Paso ¿Te animás a medir cuánto aprendiste? 1. Indique la opción correcta Existe una variación de origen cuando se obtiene un préstamo por parte de un proveedor de mercadería. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Las variaciones modificativas son aquellas que producen alteraciones en el resultado de las organizaciones. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta El principio de lo devengado establece que los hechos económicos se registran cuando suceden, sin importar cuando se cobran o pagan. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Podemos decir que en el caso de los hechos posteriores, los mismos no deben ser considerados bajo ningún aspecto en los informes de cierre anual por parte de la organización. Ésto debido a que se producen posteriormente al cierre de los mismos. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Decimos que a una venta se la considera como una ganancia en el resultado de una organización. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 216 de 552 Elementos de Contabilidad I 217 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Existe una variación de origen cuando se obtiene un préstamo por parte de un proveedor de mercadería. ○ Verdadero X Falso 2. Indique la opción correcta Las variaciones modificativas son aquellas que producen alteraciones en el resultado de las organizaciones. X Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta El principio de lo devengado establece que los hechos económicos se registran cuando suceden, sin importar cuando se cobran o pagan. X Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Podemos decir que en el caso de los hechos posteriores, los mismos no deben ser considerados bajo ningún aspecto en los informes de cierre anual por parte de la organización. Ésto debido a que se producen posteriormente al cierre de los mismos. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta Decimos que a una venta se la considera como una ganancia en el resultado de una organización. X Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 218 de 552 Situación Profesional 5: Blokes S.R.L. La empresa constructora BLOKES SRL. integrada por tres socios, Mauricio y Juan, técnicos constructores, y Eugenia, estudiante de Arquitectura, idearon un sistema prepago en la ciudad de Córdoba. El servicio que ofrecen es el mantenimiento eléctrico, plomería y pintura de casas de veraneo, el cual es cubierto a través de un abono mensual. Durante el primer año la adhesión al sistema fue mayor de la esperada, lo cual no les provocó desbordes en la prestación del servicio, ya que contaban con una base de datos importante de personas de los distintos oficios, pero en materia administrativa su estructura no contemplaba un crecimiento tan rápido. Los registros contables se llevan manualmente, y sólo tienen implementado, a través de procesamiento electrónico, el control de clientes y cobranzas, los cuales no están integrados entre sí. La rápida expansión del sistema prepago les hizo ver que ahora debían tomar decisiones en menos tiempo y en un contexto lo más preciso posible ya que deben seleccionar proveedores de pinturas, materiales eléctricos, ferreterías, insumos para piletas de natación, mejorando costos y con excelente servicio de entrega; ellos desean mantener su política de stock mínimo. Asimismo la liquidación de remuneraciones al personal debe estar integrada a los demás sistemas a fin de poder analizar mensualmente la rentabilidad del negocio y prever rápidamente modificaciones en las cuotas del servicio, considerando la posibilidad de períodos inflacionarios futuros. Debemos asesorarlos respecto de la utilidad de los libros y registros obligatorios y el método de registración a utilizar, a fin de proveer información para la toma de decisiones. Elementos de Contabilidad I 219 de 552 SP5 / H1: Los registros contables y los medios de procesamiento utilizados La información tiene por función transferir datos entre las partes de un sistema (ente) y de éste, con el mundo exterior. El sistema de información es el canal o red que intercomunica a todas las áreas de un ente. El sistema de información que proponemos debe ser integrado con vistas al planeamiento y a la gestión empresaria. Este sistema informará sobre la situación económica, patrimonial y financiera del ente, pero además brindará datos para analizar el cumplimiento de los objetivos de la organización, los cuales deben ser verificables * 9.1 . Al elaborar un sistema de información debemos considerar tres etapas: El registro y el almacenamiento de datos tendrán variaciones significativas según el medio de procesamiento utilizado. Por consiguiente, los registros contables pueden ser analizados de acuerdo con el sistema que se utilice, según Schiavo * 9.2 . Los registros contables y los medios de procesamiento utilizados La clasificación entre sistema manual, mecánico y electrónico es la que nos permite detectar más visiblemente las diferencias. 1. Sistema manual En este sistema todas las etapas se realizan en forma manual. Ello no implica que los registros deban ser manuscritos; se puede utilizar una máquina de escribir con cinta o carbónico copiativo. Los registros contables más comunes utilizados en la empresa son el Diario, el Mayor y el Inventario y Balances. Características: El libro Diario y el Inventario y Balances serán encuadernados, foliados e inicialados, para cumplimentar las disposiciones legales de nuestro país. Registro y almacenamiento: es manual. Escritura: Libros Diario e Inventario: puede ser manuscrita o tipográfica (máquina de escribir). Elementos de Contabilidad I 220 de 552 * 9.3 Imágenes Imágenes "Sistema manual" 2. Sistema mecánico (máquina de registro directo) Se utilizan máquinas de contabilidad que permiten ejecutar en forma sincronizada las tareas de cálculo y el registro de datos; el almacenamiento se efectúa en forma manual. Este sistema permite transcribir en forma simultánea varios registros, mediante la utilización de carbónicos copiativos, una vez ubicadas las planillas y fichas en forma conveniente. Características: el libro Diario y el Inventario y de Balances serán encuadernados, foliados e inicialados para cumplir con las disposiciones legales. Se utilizarán libros con hojas en blanco, a las cuales se les copiarán las planillas adecuadas. El ente puede solicitar autorización para registrar en hojas sueltas, eliminando la utilización de libros (solamente en el caso del libro Diario). Libro Mayor: hojas o fichas sueltas. Registro y almacenamiento: el registro es sincronizado con el cálculo en forma automática. El almacenamiento es manual pero utiliza escritura tipográfica. Escritura: fichas sueltas y planillas tipografiadas. Libros transcripción por copiativos. 3. Sistema electrónico La computadora puede cumplir variadas funciones: almacenar enorme cantidad de datos, compilar, clasificar y efectuar cálculos con gran rapidez, permitiendo elaborar un sistema de información que recoge y transfiere datos a todas las áreas del ente, con mínima posibilidad de error y con la celeridad que reclaman las complejas organizaciones modernas. Analizaremos, con respecto a los registros tradicionales, su forma de presentación y el registro y almacenamiento. Características: el libro Diario y el Inventario y Balances serán encuadernados, foliados e inicialados, para cumplir con las disposiciones legales. Se utilizarán libros con hojas en blanco a las cuales se les copiarán las planillas adecuadas. La impresora que forma parte del equipo imprimirá en hoja con carbónicos copiativos. La empresa puede solicitar autorización para registrar en hojas sueltas, eliminando la utilización de libros (artículo 61 de la Ley Nº 19550, solamente en el caso del libro Diario). La Ley Nº 22903/83 admite el reemplazo de los libros por medios mecánicos, Elementos de Contabilidad I 221 de 552 magnéticos y otros. Mayor: hojas de computación. Registro y almacenamiento: es electrónico. Los datos ingresan al sistema y la computadora realiza automáticamente infinidad de operaciones y actualiza gran número de archivos. El almacenamiento se efectúa en soportes magnéticos. Escritura: hojas sueltas, tipografiado, impresora. Libros transcripción por copiativos. La empresa BLOKES SRL., debía seleccionar el medio de registración adecuado; deben definir si utilizarán PED (Procesamiento electrónico de datos) o continuarán con procesamiento manual. Para analizar la situación, es necesario destacar que la organización necesita información oportuna, exacta, veraz a fin de ejercer el control de gestión * 9.4 . El proceso de control lleva a nuevas tomas de decisiones, realimentando el circuito: toma de decisiones acción-control de sus negocios; para ello, vemos que la alternativa adecuada será el procesamiento electrónico, ya que le permitirá obtener un sistema de información integrado útil para la toma de decisiones. Relación entre registros. Diagrama de relación. Contabilidad relacionada con otras disciplinas. Antecedentes nacionales (Código de Comercio). Cuando abordamos este tema, reconocemos inmediatamente la vinculación de la contabilidad con la economía, la administración y otras disciplinas afines; pero en este caso lo que queremos destacar es la relación entre la contabilidad y el derecho. Elementos de Contabilidad I 222 de 552 Considerando que: Todo el régimen en general de la contabilidad atiende más a razones de orden eminentemente jurídico que contable. Para nuestro sistema jurídico, la contabilidad es elemento de prueba, cuando se cumplen ciertos requisitos. En determinadas circunstancias, la falta de contabilidad significa prueba en contrario, para aquél que careciera de ella. El Código de Comercio y la Ley de Sociedades Comerciales se refieren, expresamente, al sistema contable, sus características y requisitos. Existe entonces, sobre la base de los ejemplos anteriores, la indudable relación entre la contabilidad, cualquier sistema que pretenda modificar el actual régimen contable legal, debe observar de alguna forma y cubrir los aspectos que el derecho exige sean tenidos en cuenta en esta materia. (Informe sobre libros y registros de comercio, Informe Nº 27 del I.T.C.P -Instituto Técnico de Contadores Públicos-). Al implementar los sistemas, debemos considerar los aspectos legales y las necesidades propias de la empresa para no trabajar doblemente. Cumplimentar con los requisitos legales es indispensable para utilizarlos como medio de prueba en caso de litigio… carecer de ellos juega como prueba en contrario para el comerciante. Antecedentes nacionales El Código de Comercio * 9.5 , vigente desde el 1ª de mayo de 1890, estableció en su artículo 43 que "todo comerciante está obligado a tener libros de registro de contabilidad y de su correspondencia mercantil", y el artículo 44 del referido código estableció como libros indispensables: El libro Diario El libro inventarios El copiador de cartas Además, se señalaba como requisito que debían estar encuadernados, forrados y foliados, para ser presentados al tribunal de Comercio a fin de que se rubriquen y sellen todas sus hojas. Los libros de comercio debían conservarse 20 años contados desde el cese de la actividad mercantil. El Código de Comercio, en lo que atañe a contabilidad de registros, fue modificado por el decreto 4773/63 del 12 de junio de 1963. El Capítulo III del Código de Comercio, que trata sobre los libros, señala para el comerciante las siguientes obligaciones: 1. Llevar contabilidad mercantil. 2. Guardar la documentación que cumplimente las constancias contables. 3. Llevar los siguientes libros: Diario. Inventario y Balances. 4. Demostrar a través de su sistema de contabilidad los actos de su gestión y su situación patrimonial. 5. Utilizar un método de registración que le permita manifestar "quién es el acreedor y quién es el deudor en la negociación a que se refiere". 6. Llevar los libros que sean indispensables, encuadernados y foliados y presentarlos al Tribunal Superior para que se los "individualice". 7. Tomar en cuenta lo siguiente: No alterar el orden de los asientos. Elementos de Contabilidad I 223 de 552 No dejar espacios en blanco ni huecos. No hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas. 8. Conservar sus libros de comercio hasta diez años después del cese de su actividad, y la documentación que le sirva de base para el registro diez años contados desde la fecha de su emisión. Ley Nº 19.550 de Sociedades Comerciales. Ley Nº 22.903 (Modificatoria de Ley Nº 19.550) En la sección titulada "De la documentación y de la contabilidad" en su artículo 61 señala: Medios mecánicos y otros: el juez de registro puede autorizar el empleo de medios mecánicos y otros, en reemplazo o complemento del Diario. El libro Inventario y Balances deben cumplir los requisitos tradicionales y no puede ser reemplazado por un registro con otras características". Este artículo, si bien fue reglamentado en 1974, no tuvo una aplicación inmediata, y la Inspección General de Justicia * 9.6 lo reglamenta con la resolución 6/80 que en su artículo 83 indica que debe presentarse: Exposición amplia del sistema por utilizar. Designación del libro o registro. Demostrar el cumplimiento de llevar el Libro Diario con asientos globales. Informe técnico del grado de inalterabilidad de las registraciones. La información requerida debe ser firmada por un profesional de Ciencias Económicas matriculado. El artículo 84 considera los requisitos que debe reunir el sistema aceptable: La información debe ser volcada en hojas de papel consistente (mínimo 20 gr.), con tinta indeleble. La habilitación de las hojas debe solicitarse dentro de los veinte días corridos a partir del último día del mes a que correspondan las anotaciones. Con respecto a la empresa BLOKES SRL., vemos que los libros obligatorios que debe llevar son Libro Diario e Inventarios y Balances; ahora, como mencionamos anteriormente, se había decidido llevar los registros contables a través del procesamiento electrónico y para ello deberán cumplir con el trámite de autorización del sistema ante la Inspección General de Personas Jurídicas. Ley 22.903/83 que modifica la Ley nº 19.550 de sociedades comerciales En el capítulo que trata sobre la documentación y la contabilidad, se introducen modificaciones al art. 61 de la Ley nº 19.550 * 9.7 se mantiene la prohibición de sustituir el libro Inventario y Balances; el resto de los registros que integran el sistema contable de la sociedad puede tomar formas distintas a los tradicionales libros; éstos pueden ser reemplazados por medios mecánicos, magnéticos y otros, en tanto lo autorice el Registro Público de Comercio, o la autoridad de control. Se repite la exigencia de ser llevado el "Libro Diario" con asientos globales que no comprenden períodos mayores de un mes. Se agiliza el trámite de autorización para utilizar dichos medios; dicha petición deberá contener la descripción del sistema, dictamen técnico o antecedentes de su utilización, y se considerará aprobado automáticamente si dentro de los 30 días de su presentación no existe observación o rechazo fundado. Régimen vigente El sistema actual se encuentra regido fundamentalmente por el art. 61 de la ley Nº 19550/72 modificado por la ley Nº 22903/83. Esta norma admite la sustitución del libro Diario tradicional por la utilización de medios mecánicos o similares. La limitación a este régimen está dada en cuanto a balances e inventarios se refiere; los cuales deben seguir conservando los requisitos establecidos en la normativa anterior. Elementos de Contabilidad I 224 de 552 Si bien la autorización ha sido establecida en el caso de sociedades, limitando su alcance a la sociedad comercial, en realidad se hace extensiva a asociaciones civiles * 9.8 y comerciantes individuales con la debida autorización. La nueva reglamentación permite prescindir del cumplimiento de las formalidades de encuadernación, foliado y rúbrica impuesta por el artículo 53 del Código de Comercio, pero debe ir acompañada de la autorización de la respectiva autoridad de contralor. Trámite de autorización La solicitud de autorización para la adopción de este sistema deberá incluir: 1. Descripción del sistema contable a adoptar por el ente. 2. Se debe presentar una minuciosa descripción del equipo de procesamiento de datos con el que operará. 3. Una nota firmada por contador público, informando que los asientos globales a transcribirse en el libro Diario no abarcarán períodos mayores a un mes; que el sistema de archivos permite la individualización de la documentación respectiva (con ésto se cumple con lo requerido por el art. 61). Presentada la solicitud al organismo de contralor respectivo, el trámite de aprobación o rechazo de la misma se produce en un período de 30 días. Si transcurrido el mismo no se hubiera recibido ninguna comunicación sobre observación o rechazo, se da por aprobada la solicitud, sin necesidad de que exista ninguna documentación respaldatoria que la acredite. La aprobación es automática y se da por concluida con la respectiva copia del sistema aprobada en el libro de Inventarios y Balances. Si en el transcurso de los 30 días de presentada la solicitud mediare rechazo fundado, se da por concluido el trámite sin la aprobación requerida. Pero si se produce una observación sobre el sistema, se contesta la vista subsanando el inconveniente de la observación, se presenta nuevamente al organismo de contralor y se debe estar nuevamente a la espera de respuesta o no en un plazo de 30 días. La utilidad de los registros contables Los registros contables deben ser un elemento imprescindible en todo tipo de ente para su utilización en las distintas áreas del mismo. Deben ser claros tanto para la toma de decisiones, para el seguimiento de la documentación, para su empleo, como prueba de juicio, y para toda información requerida en forma interna o externa. A fin de no duplicar esfuerzos, es necesario que el sistema de registros por utilizar cumpla dos requisitos al mismo tiempo: ser útil para el manejo del negocio y cumplir con los requisitos formales y legales. En nuestro caso, "BLOKES SRL." podrá llevar por PED (Procesamiento electrónico de datos) el libro Diario; luego de haber cumplimentado con la autorización para ello, el Inventario y Balances deberán ser manuales. Cabe recordar que al implementar los sistemas contables, debemos considerar los aspectos legales y las necesidades propias de la empresa para no trabajar doblemente. Ya que cumplimentar con los requisitos legales es indispensable para utilizarlos como medio de prueba en caso de litigio, y carecer de ellos juega como prueba en contrario para el comerciante. Aquí le ofrecemos algunos trabajos prácticos * 9.9 Archivo que podrá descargar para trabajar los contenidos desarrollados en esta situación profesional. Elementos de Contabilidad I 225 de 552 REFERENCIAS 9 9.1 : Objetivos verificables Son aquellos que son medibles en su concreción, en un determinado plazo, con cierta calidad, cantidad, y a partir de la aplicación de determinados recursos. 9.2 : Schiavo Jorge En su libro "Los registros contables legales", Ediciones Contabilidad moderna. 9.3 Imágenes: Sistema manual Elementos de Contabilidad I 226 de 552 9.4 : Control de Gestión La función directiva de controlar incluye la medición y evaluación del cumplimiento de los objetivos, metas y planes de la organización. Se trata de analizar las consecuencias de las acciones y de los hechos del contexto para detectar cuándo, dónde y por qué se produjeron desviaciones respecto de lo previsto. 9.5 : Código de comercio Para hacer consultas al Código de Comercio de la República Argentina puede consultar el sitio: www.biblioteca.jus.gov.ar perteneciente al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Presidencia de la Nación. 9.6 : Inspección General de Justicia Es el organismo de control de las asociaciones civiles y las sociedades comerciales en la Capital Federal; en la Ciudad de Córdoba es la Inspección General de Personas Jurídicas. 9.7 : Ley Nº 19.550 Elementos de Contabilidad I 227 de 552 Sociedades Comerciales, Resolución 6/80, Artículo 8 y Art. 61 de la Ley Nº 19550/72. Puede consultar el sitio: www.infoleg.gov.ar 9.8 : Asociaciones Civiles Son entes cuyo objeto social no es la obtención de lucro sino puede ser el bien público, fomento de actividades deportivas, etc. 9.9 Archivo: Trabajos prácticos SP5 Trabajos prácticos SP5.zip (45.89 KB) Elementos de Contabilidad I 228 de 552 SP5 / Autoevaluación 1 ¿Estás listo para un desafío? 1. Indique la opción correcta Los registros contables obligatorios exigidos por ley en la actualidad son Diario e Inventario y Balances. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Los pasos a seguir para solicitar autorización con el objetivo de llevar la información del libro diario por medios electrónicos son: 1. Descripción del sistema contable; 2. Descripción del equipo con el que se cuenta; 3. Nota por contador público con aclaración de la periodicidad de los asientos resúmenes y del sistema de archivo de la organización. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Hasta tanto la Inspección de Sociedades Jurídicas no se expida sobre el informe técnico, no se puede pasar al procesamiento electrónico de datos del libro Diario. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Todo comerciante debe conservar sus libros de comercio hasta 10 años después del cese de su actividad, y la documentación que le sirva de base para el registro, 10 años contados desde la fecha de su emisión. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta El libro Inventario y Balances es el único que sólo puede llevarse por medio manual. Elementos de Contabilidad I 229 de 552 ○ Verdadero ○ Falso 6. Indique la opción correcta El libro Mayor, el Libro Sueldos (Ley 20744), el Libro Diario y el Libro Bancos se pueden llevar por medios electrónicos. ○ Verdadero ○ Falso 7. Indique las opciones La importancia jurídica de los registros contables radica en que: □ Son obligatorios. □ Sirven como medio de información. □ Constituyen prueba de las operaciones efectuadas. □ Carecen de importancia. □ Ninguna de las anteriores es correcta. Elementos de Contabilidad I 230 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Los registros contables obligatorios exigidos por ley en la actualidad son Diario e Inventario y Balances. X Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Los pasos a seguir para solicitar autorización con el objetivo de llevar la información del libro diario por medios electrónicos son: 1. Descripción del sistema contable; 2. Descripción del equipo con el que se cuenta; 3. Nota por contador público con aclaración de la periodicidad de los asientos resúmenes y del sistema de archivo de la organización. X Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Hasta tanto la Inspección de Sociedades Jurídicas no se expida sobre el informe técnico, no se puede pasar al procesamiento electrónico de datos del libro Diario. ○ Verdadero X Falso 4. Indique la opción correcta Todo comerciante debe conservar sus libros de comercio hasta 10 años después del cese de su actividad, y la documentación que le sirva de base para el registro, 10 años contados desde la fecha de su emisión. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta El libro Inventario y Balances es el único que sólo puede llevarse por medio manual. X Verdadero ○ Falso 6. Indique la opción correcta El libro Mayor, el Libro Sueldos (Ley 20744), el Libro Diario y el Libro Bancos se pueden llevar por medios electrónicos. X Verdadero ○ Falso 7. Indique las opciones La importancia jurídica de los registros contables radica en que: ○ Son obligatorios. X Sirven como medio de información. X Constituyen prueba de las operaciones efectuadas. Elementos de Contabilidad I 231 de 552 ○ Carecen de importancia. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. Elementos de Contabilidad I 232 de 552 SP5 / Ejercicio resuelto Tal como fuimos anticipando en el desarrollo de las herramientas, esta empresa necesita llevar sus registros en forma computarizada ya que por su operatoria, stock mínimo, control de proveedores, clientes, cobranzas, método de facturación mensual a sus abonados, exhaustivo control de sus costos e insumos, es improbable que lo pueda hacer llevando dicha información manualmente. Se necesita ejercer el control de gestión de la firma a la vez que cumplir con los requisitos legales sobre medios y formas de registración, con lo cual deberán preparar el informe técnico para ser presentado a la Inspección General de Personas Jurídicas junto a la solicitud de autorización. Si transcurridos los 30 días no se expide la autoridad de contralor, pueden implementarlo en la empresa. Deben establecer circuitos administrativos para que la información sea registrada diariamente y de esta manera la información podrá ser útil para la toma de decisiones, al mismo tiempo que servirá como medio de prueba en casos de litigios. El libro Inventarios y Balances es el único que tendrá que continuar llevando manualmente. Elementos de Contabilidad I 233 de 552 SP5 / Ejercicio por resolver La pinturería "Arco Iris SH." hace más de un año que comenzó su actividad y sus dueños consideran que puede operar comercialmente sin llevar registros contables, ya que es algo formal y no le aportaría ningún beneficio adicional a su actividad; además, no cuentan con el personal administrativo para el registro de las operaciones. Los propietarios de Arco Iris le solicitan a usted, como su asistente, asesoramiento en dicha situación. A tal fin, usted deberá confeccionar un informe enumerando ventajas y desventajas que pudiesen existir al incorporar registros contables en la pinturería, elección de un sistema de procesamiento, incluyendo trámites y tiempos que insume la puesta en marcha de los mismos, con el fin de que esto sea analizado por los dueños. Elementos de Contabilidad I 234 de 552 SP5 / Evaluación de paso ¡Vamos a comprobar cuánto aprendiste! 1. Indique la opción correcta El libro Diario sólo admite un medio de registro manual. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Se puede decir que los registros contables tienen como función principal el cumplir como respaldo jurídico de las operaciones efectuadas. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta El Subdiario de Caja, el Subdiario Compras, el Libro Diario y el Libro Bancos no se pueden llevar por medios electrónicos. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Los documentos comerciales otorgan el respaldo legal necesario a las operaciones comerciales, tanto desde el aspecto jurídico como impositivo. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta La función secundaria de los registros contables es servir como medio de información para la toma de decisiones respecto de los gerentes o socios de las organizaciones. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 235 de 552 Elementos de Contabilidad I 236 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta El libro Diario sólo admite un medio de registro manual. ○ Verdadero X Falso 2. Indique la opción correcta Se puede decir que los registros contables tienen como función principal el cumplir como respaldo jurídico de las operaciones efectuadas. X Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta El Subdiario de Caja, el Subdiario Compras, el Libro Diario y el Libro Bancos no se pueden llevar por medios electrónicos. ○ Verdadero X Falso 4. Indique la opción correcta Los documentos comerciales otorgan el respaldo legal necesario a las operaciones comerciales, tanto desde el aspecto jurídico como impositivo. X Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta La función secundaria de los registros contables es servir como medio de información para la toma de decisiones respecto de los gerentes o socios de las organizaciones. ○ Verdadero X Falso Elementos de Contabilidad I 237 de 552 Situación Profesional 6: Pisos Pazos S.A. Una empresa familiar que fabrica pisos graníticos y cerámicos, es dirigida por dos hermanos: Tomás Pazos, dedicado a la faz comercial y Joaquín Pazos, al área administrativa. Uno de los directivos nos plantea cuatro situaciones que, luego de escucharlo a usted, tratará con un especialista en la materia contable. Él sabe que usted estudia en el Colegio Universitario IES y confía en que sabrá darle una muy buena primera orientación: 1. Tomás siempre aspiró al crecimiento y expansión de la empresa ya que era él quien viajaba para realizar las ventas y veía la posibilidad de instalarse en otras provincias por la gran aceptación que tenían los productos. En uno de sus viajes, reciben la oferta de participar de una licitación privada para una mega obra en la localidad de Río Cuarto, provincia de Córdoba. Según el pliego de licitación, deben observar una serie de requisitos a fin de poder participar de dicha selección. Uno de ellos es poseer equipamiento de última generación, producción acorde a características demandadas por la obra, etcétera. Es una propuesta interesante en la cual quieren participar pero es considerable la inversión que deberán realizar, por lo cual se reúnen los socios a fin de ver las distintas alternativas de financiamiento, y con ella analizar la más conveniente para llevar a cabo esta inversión. También desean conocer el impacto que tendrá en su estructura patrimonial la selección de alguna de las alternativas, ya que existe la posibilidad de no ganar la licitación y no quieren que su estructura quede comprometida. 2. Tomás siempre planteaba la idea a su hermano, el cual respondía que no veía próspero expandirse, prefería no asumir riesgos y no quería embarcarse en tal proyecto. Cuando Tomás solicitaba información acerca de la situación actual de la empresa, le proveían estados de cuentas bancarias, listados de clientes y proveedores, todos datos aislados, nunca información oportuna y certera que lo llevara a tomar decisiones con confianza. Las decisiones eran cada vez más dispares, llevando la situación a punto tal de tornar insostenible la relación entre socios, por lo que Tomás compra la parte de su hermano y queda como único dueño. Pero pasar del área comercial a la administrativa no era fácil, ya que, como mencionamos anteriormente, la información provenía de registros aislados, no integrados, por lo que debió contratar un profesional para ser asesorado en el tema. El contador Marcos, luego de recabar información sobre los circuitos administrativos y recorrer la planta verificando lo indagado, plantea al nuevo gerente implementar por etapas un sistema contable integrado, que muestra un tablero de comando con el cual podrá, no sólo controlar la gestión, sino también hacer simulaciones bajo distintos supuestos. Van a comenzar por las ventas ya que es imprescindible la inmediata continuidad de la actividad y es el área más conocida por Tomás. Éste desea conocer cuál es la provincia en la que más vende, el índice de morosidad existente, cantidad de devoluciones, si es razonable el nivel de bonificaciones que se otorgan, etcétera. Actualmente, es imposible obtener de inmediato toda esa información, y elaborarla demandaría tanto tiempo que no sería oportuno. Ésto fortalece más aún la decisión de comenzar ya con un sistema integral de registración. Por ello, usted es contratado como pasante por el gerente a fin de llevar a cabo dicho proyecto. 3. Dentro de este nuevo esquema de funcionamiento, Tomás Pazos quiere centrar su control sobre el movimiento de fondos de su empresa. Recuerda que antes, cuando solicitaba información sobre el estado de las cuentas bancarias, le acercaban datos de los últimos resúmenes de cuentas; hoy ha dado un vuelco total la conducción de la misma, y la administración está totalmente comprometida en el cambio; ellos mismos reconocen la ventaja de trabajar con información contable a tener datos aislados que no les permiten el control, ni la toma de decisiones. Hoy la expectativa de crecimiento del negocio está avalada por tener registros ciertos y confiables sobre sus ventas. Su respaldo es la gran cartera de clientes por cobrar, pero necesita liquidez para afrontar la apertura de las sucursales, por lo que desea un exhaustivo control sobre el movimiento de fondos; por ello, teniendo en cuenta la importancia que merece conocer el estado financiero de la empresa, desea saber sobre las cobranzas, Elementos de Contabilidad I 238 de 552 morosidad, grado de incobrabilidad, estado de los depósitos, cartera de valores al cobro, índices de cobrabilidad de las ventas documentadas etcétera.; así, con dicha información, podrá analizar las distintas oportunidades que le ofrece el mercado para hacerse de los fondos que está necesitando. Como pasante, le solicitan que elabore la información para que se puedan tomar decisiones al respecto. 4. Enla reunión de la gerencia, Tomás nos comenta lo siguiente... con esta licitación nombrada en el punto 1), como en otras ventas adicionales a la normal, la información de la contabilidad de su empresa le muestra grandes ingresos en esos meses y bajas en los meses de ventas normales. Ellos se manejan con sus datos extracontables, los cuales les reflejan otra realidad. Por ello le solicitan determine: ¿cuáles son los errores que se pueden estar cometiendo en sus registros?, a fin de que la contabilidad les sea útil, tanto para su gestión como para cubrir los aspectos legales y formales. Elementos de Contabilidad I 239 de 552 SP6 / H1: Alternativas de financiamiento para una organización En la práctica, las ventas deben considerarse efectivas después de haberse cobrado, por lo que analizar los créditos por ventas es algo que merece especial atención; sirve además como instrumento de evaluación de la gestión de comercialización, nos ayuda a conocer el ranking de nuestros clientes, por lo que hacer una depuración de las cuentas a cobrar debe ser una tarea periódica a fin de que los directivos tengan una base cierta sobre la que puedan tomar decisiones financieras. Cuentas a cobrar ventas de créditos Descuentos de documentos Cuentas de dudoso cobro morosos Impuestos y tasas Impuesto a las ganancias Impuesto a los Ingresos brutos Tasa municipal de Comercio e Industria Impuesto al valor agregado (IVA) Fuentes internas y externas Comencemos dando respuesta a la pregunta la primera de las cuestiones planteadas en nuestra Situación profesional. Cuando una empresa necesita fondos para continuar su actividad o para diversificar sus productos, o algún fin específico, puede recurrir a fuentes internas o externas de financiación. Elementos de Contabilidad I 240 de 552 1. Fuentes internas Debemos considerar dos momentos en el caso de aportes de capital: un momento en el que se comprometen los socios a aportar, y el otro momento, el de la integración, o sea, el de la efectivización del aporte. Si recordamos la ecuación fundamental contable: Activo - Pasivo = Capital 1000 - 300 = 700 Un aumento de capital puede originarse tanto por aumentos de Activos (1200 - 300 = 900), como por disminuciones de Pasivos (1000 - 100 = 900). Los aumentos en el Activo pueden presentarse con aportes de los socios de efectivo, bienes, rodados, mercaderías, etcétera y las disminuciones de Pasivo se darán como consecuencia de que la empresa cancele deudas que posee con el socio (capitalización de deudas) o tomando el socio las deudas que estaban a cargo del ente. Los compromisos de aportes deben registrarse en cuentas que reflejen el crédito contra el socio y el incremento del capital. En el caso de una sociedad anónima * 10.1 como Acción Fox. Elementos de Contabilidad I 241 de 552 Si se tratase de una sociedad de responsabilidad limitada * 10.2 con dos socios: Puede suceder en el caso de sociedades por acciones que el dinero que aporten los socios sean iguales al valor nominal * 10.3 de la acción o sea Emisión a la par, menor al Valor nominal, Emisión bajo la par, o mayor al Valor nominal sobre la par. Si existe un aporte en efectivo del 10% sobre su valor nominal, o sea que se realiza una emisión de 1000 Elementos de Contabilidad I 242 de 552 acciones VN 1.00 con prima de emisión del 10%, su registración será: Entonces, tal como vemos hasta al momento, tanto la cuenta Accionistas como Gonzalo Fernández cuota partes a Integrar representan el compromiso de aporte, el cual al momento de efectivizarse o integrarse, se registrará ingresando los activos a la empresa (pesos o bienes) o disminuyendo los pasivos (cancelando deudas pendientes de la empresa), por lo que el saldo de la cuenta Accionistas o Aporte a integrar (deudor o cero), reflejará si todavía al socio le queda pendiente algo por integrar o ya cumplió totalmente su compromiso. Si bien ésta es una alternativa óptima porque no compromete de ninguna manera la situación patrimonial de la empresa, sino que, muy por el contrario, la beneficia, no es un caso viable por el momento, ya que los socios de Acción Fox no pueden, en esta oportunidad, realizar aportes. Como financiación interna, otra alternativa es que reinviertan las ganancias en el negocio y no retiren las ganancias permitidas legalmente. "Reinvertir en la empresa las ganancias" o sea, que puede darse que: No retiren las ganancias acumuladas, es decir, que permanezcan en Resultados acumulados, o Que capitalicen las ganancias. La registración en este caso será: Elementos de Contabilidad I 243 de 552 Esto mejora la imagen de la empresa ante los terceros, pero en el futuro, cuando quieran volver a distribuir, antes deberán hacer una reducción de capital observándose requerimientos legales para el trámite, los cuales no son de pronta expedición. Recordemos, entonces, que las reinversiones de ganancias no formalizadas no requieren ninguna contabilización; en cambio, las capitalizaciones se debitan de la cuenta resultados acumulados contra la acreditación de capital. Otra forma de distribución de utilidades puede ser la constitución de reservas establecidas por la Ley de sociedades comerciales, tales como la reserva legal, la misma asciende al 5% de resultado del ejercicio. Suponiendo un resultado de $ 4.000 su registración sería la siguiente: * 10.4 Imágenes Imágenes "Distribución de utilidades" Como usted podrá ver en el caso de la distribución de acciones y la constitución de reservas, estos asientos tienen efecto neutro en el valor del PN, son variaciones permutativas. En el caso de la distribución de dividendos, este hecho modifica el valor del PN, es una variación modificativa del PN. Hasta aquí vimos las fuentes internas de financiamiento, su registración e impacto en la estructura patrimonial; la alternativa práctica y viable para Acción Fox será que no se retiren las ganancias del período y permanezcan en resultados acumulados. 2. Fuentes externas Elementos de Contabilidad I 244 de 552 Con respecto a las fuentes externas, lo más usual es obtener los fondos a través de prestamos. Podemos encontrar que son: En moneda nacional, En moneda extranjera, A corto plazo o largo plazo, En cuenta corriente, Documentados, Con garantía real * 10.5 (prendaria o hipotecaria), o sin garantía, etcétera. Lo importante es que debe contabilizarse correctamente el costo de los bienes adquiridos a través de financiación o sea, separar los intereses incorporados o implícitos, si los poseen. También deben, las cuentas utilizadas, reflejar claramente el tipo de deuda de que se trata: Prestamos bancarios Prestamos bancarios en moneda extranjera Proveedores Documentos a pagar Deudas hipotecarias (o Acreedores hipotecarios) Deudas prendarias (o Acreedores prendarios) Y se los clasificará en corrientes y no corrientes * 10.6 en la exposición del Balance. Otra posibilidad es la refinanciación que surge cuando se sustituye o cambia un pasivo por otro pasivo; un ejemplo de ello sería cuando necesitamos diferir el pago de una deuda y solicitamos mayor plazo en el caso de un proveedor en cuenta corriente, que nos pide que le documentemos la deuda; el documento nuevo contendrá en su monto los intereses a pagar al vencimiento. Ya sea en caso de financiación o refinanciación, se debe tener en cuenta lo siguiente: Se debe acreditar una cuenta de pasivo, por el importe por pagar. Debitarse una cuenta regularizadora de la anterior, que contemple los intereses no devengados; esta cuenta debe controlarse periódicamente y depurarse para extraer de su saldo los intereses ya devengados. Debitarse la cuenta representativa del bien recibido o de la deuda financiada o refinanciada. Se debe ajustar cualquier hecho que modifique la suma a pagar en moneda nacional al vencimiento de la deuda; ésto implica ajustar periódicamente el saldo de la deuda y de los intereses adelantados para tener en cuenta: En las deudas indexadas: las actualizaciones monetarias. En las deudas en moneda extranjera: las diferencias de cambio. Elementos de Contabilidad I 245 de 552 * 10.7 Imágenes Imágenes "Intereses perdidos no devengados" Aquí vemos cómo a la cuenta regularizadora Intereses perdidos no devengados la vamos corrigiendo periódicamente, a fin de que quede reflejado realmente cuáles son los intereses perdidos y cuáles son los que todavía no son considerados pérdida, porque no transcurrió el tiempo para que ser considerados como tales (no devengados). Hasta aquí vimos préstamos y refinanciaciones; nos resta conocer las adquisiciones de bienes y servicios a plazo como fuente externa de financiación; esta opción debe considerarse especialmente, ya que Acción Fox necesita ampliar su equipamiento y en esta alternativa puede encontrar parte de la solución a su financiamiento. En términos generales, las compras se efectúan: Pagando al contado ya sea efectivo o cheque (no diferido). Contrayendo una deuda ya sea documentada (pagarés, letra de cambio, cheque diferido); o no documentado, o sea en cuenta corriente. Las compras deben registrarse cuando se devengan; en el caso de compra de bienes, debe hacerse el registro cuando se transfiere la propiedad, o sea, cuando se entrega el bien y en el caso de prestación de servicios, cuando el proveedor los presta a los servicios. También las compras deben registrarse por su costo; o sea, no deben incluir intereses financieros implícitos ni impuestos susceptibles de recupero, como por ejemplo el IVA, que en las compras generan un Crédito fiscal * 10.8 a ser considerado en la liquidación del impuesto mensual. Integran el costo del bien todos aquellos gastos necesarios para la puesta en funcionamiento del bien, ejemplo de ello, si se trata de una máquina importada que necesita de un técnico de la fábrica de origen para ponerla en funcionamiento, los honorarios de ese técnico y sus gastos se deben activar al costo del bien y forman parte del mismo; igual sucede con gastos de transporte hasta su destino; si se ha pactado que el comprador tenga a su cargo el costo del mismo, este último formará parte del costo del bien. O sea, que al registrar las compras es necesario tener perfectamente diferenciados: 1. Gastos inherentes a la puesta en funcionamiento del bien. 2. Costo propiamente dicho del bien. 3. Intereses no devengados que pudieran estar incluidos en el precio. Elementos de Contabilidad I 246 de 552 4. Impuestos que pueden recuperarse, por ejemplo, el IVA. 5. El total de la factura, que será la deuda adquirida con el proveedor. 1 y 2 constituyen costo del bien, y 2-3-4 deberían conformar el total facturado. Las mejoras introducidas en un bien que le prolongan la vida útil se le cargan al costo del bien, se activan. Las reparaciones simples constituyen un gasto. En el caso de rectificación del motor de un tractor (le prolonga su vida útil) se lo registrará como un activo o sea, cargándolo a Rodados; en cambio, si se trata de engrase, es un gasto y debe registrárselo como tal. En la Situación profesional de Pisos Pazos S.A., vimos que para presentarse a la licitación debe adquirir bienes que por sus características son de última generación, importados y de alto costo. Tienen intenciones de invertir en un equipo Domino Quantel, de los cuales existen pocos en el mundo, y son usados para pisos de granito especiales. De ser así vendrá un técnico de la firma a hacer las instalaciones necesarias y capacitar a los operadores del mismo. Teniendo en cuenta estas posibilidades, es necesario llevar registraciones correctas y documentación ordenada para poder activar, al precio del bien, todos los gastos necesarios para la puesta en funcionamiento. Hablábamos de que las compras de bienes y servicios podían ser al contado o financiadas. Cuando se trata de compras menores, se suelen realizar a través de un Fondo fijo creado con el fin de no estar emitiendo cheques por cuestiones menores o que necesariamente deben ser pagadas de contado, y se designa a un administrativo responsable para su manejo. Para comprender el funcionamiento de este sistema, lo vemos desde su constitución: * 10.9 Imágenes Imágenes "Constitución del fondo fijo" Si continuamos con el ejemplo anterior, dijimos que los gastos para la puesta en funcionamiento del bien se activaban, por lo que se deben corregir y activar los viáticos del técnico del exterior. Elementos de Contabilidad I 247 de 552 Resumiendo, vemos lo importante que es conocer qué puede registrarse como un activo y qué co-mo un gasto, ya que el reflejo en el balance será totalmente distinto. Costo de los servicios provistos por el personal Ahora bien, considerando las posibilidades de ganar la licitación que posee nuestra empresa de "provisión a la mega obra de Río Cuarto", vemos que dentro de las necesidades de ampliar su estructura, necesariamente, debe considerar incorporación no sólo de inversiones en activos (bienes) sino también la incorporación de personal a la firma. Para lo cual necesitamos conocer los distintos ítems que deben ser tenidos en cuenta: 1. Conceptos remuneratorios (llevan aportes y contribuciones). 2. Conceptos no remuneratorios. 3. Remuneración bruta, sueldos, aguinaldos, vacaciones, etcétera. 4. Períodos de liquidación, mensuales, quincenales. 5. Conocimiento del convenio colectivo al que pertenece su actividad para así conocer cuáles serán los costos adicionales que tendrá el empleador (comedor, merienda, guardería, lavado de ropa, etcétera). En general distinguiremos: 1. El aporte personal que debe realizar el trabajador (no es costo para la empresa, pero debe actuar como agente de retención). 2. La contribución patronal que efectúa el empleador (es costo para la empresa juntamente con los conceptos remuneratorios y no remuneratorios que componen la retribución del empleado). A lo comprendido en el ítem 1 lo denominaremos Retenciones personales y constituyen un pasivo para la empresa, ya que son fondos retenidos directamente de su sueldo al personal y deben depositarse juntamente con los Aportes patronales (2), a favor de los organismos recaudadores. Con el fin de simplificar los conceptos, ya que cada actividad tiene distintos entidades, denominaciones y porcentajes que el empleado debe aportar, usaremos cuentas globales. En el momento en que se devengan las remuneraciones a fin de mes: Elementos de Contabilidad I 248 de 552 * 10.10 Imágenes Imágenes "Cuentas globales" Elementos de Contabilidad I 249 de 552 REFERENCIAS 10 10.1 : Sociedad Anónima: Son sociedades comerciales en la cual el capital está dividido en unidades de igual valor representado por acciones. 10.2 : Sociedad de Responsabilidad Limitada Es una sociedad comercial en la cual el capital se divide en cuotas y los socios limitan la responsabilidad a las cuotas que suscriban o adquieran. 10.3 : Valor Nominal Es aquél que se encuentra impreso en el título, en cambio el valor efectivo es el que exterioriza por el precio en el mercado cuando tiene cotización. 10.4 Imágenes: Distribución de utilidades Elementos de Contabilidad I 250 de 552 Elementos de Contabilidad I 251 de 552 10.5 : Garantía Real La hipoteca es un derecho real constituido en seguridad de un crédito en dinero, sobre bienes inmuebles, que continúan en poder del deudor. La prenda es un derecho real constituido para garantizar un crédito, sobre bienes muebles. 10.6 : Corrientes y No Corrientes Es una clasificación que imponen las Normas de Exposición Contable para los Activos y Pasivos en los balances. 10.7 Imágenes: Intereses perdidos no devengados Elementos de Contabilidad I 252 de 552 Elementos de Contabilidad I 253 de 552 Elementos de Contabilidad I 254 de 552 10.8 : Crédito Fiscal Es el IVA (Impuesto al Valor Agregado) de las compras incluido en el precio total. 10.9 Imágenes: Constitución del fondo fijo Elementos de Contabilidad I 255 de 552 Elementos de Contabilidad I 256 de 552 Elementos de Contabilidad I 257 de 552 10.10 Imágenes: Cuentas globales Elementos de Contabilidad I 258 de 552 Elementos de Contabilidad I 259 de 552 Elementos de Contabilidad I 260 de 552 Elementos de Contabilidad I 261 de 552 Elementos de Contabilidad I 262 de 552 SP6 / Autoevaluación 1 ¿Te animás a medir cuánto aprendiste? 1. Indique la opción correcta Indique las siguientes registraciones a qué hechos económicos pertenece el siguiente enunciado: En una S.A. se suscriben acciones por un VN de 500 con una prima de emisión del 40%. Elementos de Contabilidad I 263 de 552 ○ Uno ○ Dos ○ Tres ○ Cuatro 2. Indique la opción correcta Indique las siguientes registraciones a qué hechos económicos pertenece el siguiente enunciado: En una S.A. se suscriben acciones por un VN de 600 con un descuento de emisión del 20%. Elementos de Contabilidad I 264 de 552 ○ Uno ○ Dos ○ Tres ○ Cuatro 3. Indique la opción correcta Indique las siguientes registraciones a qué hechos económicos pertenece el siguiente enunciado: Se integra en efectivo las acciones emitidas en el enunciado de: En una S.A. se suscriben acciones por un VN de 500 con una prima de emisión del 40%". Elementos de Contabilidad I 265 de 552 ○ Uno ○ Dos ○ Tres ○ Cuatro 4. Indique la opción correcta Indique las siguientes registraciones a qué hechos económicos pertenece el siguiente enunciado: "Se integra en efectivo las acciones emitidas en el enunciado de: En una S.A. se suscriben acciones por un VN de 600 con un descuento de emisión del 20%. Elementos de Contabilidad I 266 de 552 ○ Uno ○ Dos ○ Tres ○ Cuatro 5. Indique la opción correcta Se debitan las cuentas representativas de los bienes que se comprometen a aportar las personas, cuando suscriben acciones en una S.A. ○ Verdadero ○ Falso 6. Indique la opción correcta Los saldos deudores de los socios del ente se cancelan o disminuyen con las integraciones de los compromisos de aportes. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 267 de 552 7. Indique la opción correcta Cuando se decide reinvertir ganancias se debe debitar la cuenta Resultados acumulados. ○ Verdadero ○ Falso 8. Indique la opción correcta Si la compra de una máquina se efectúa contra la entrega de un pagaré que incluye los intereses, el importe a debitar a la cuenta de activo correspondiente será mayor que el que se registraría si la operación se hubiese registrado de contado. ○ Verdadero ○ Falso 9. Indique la opción correcta La carga mensual de combustible a los rodados debe activarse, no es un gasto. ○ Verdadero ○ Falso 10. Indique la opción correcta Las cuentas que reflejan los Aportes patronales a pagar y Retenciones al personal a pagar deberían quedar en cero después que se realizó el correspondiente pago. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 268 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Indique las siguientes registraciones a qué hechos económicos pertenece el siguiente enunciado: En una S.A. se suscriben acciones por un VN de 500 con una prima de emisión del 40%. ○ Uno ○ Dos X Tres ○ Cuatro 2. Indique la opción correcta Indique las siguientes registraciones a qué hechos económicos pertenece el siguiente enunciado: En una S.A. se suscriben acciones por un VN de 600 con un descuento de emisión del 20%. X Uno ○ Dos ○ Tres ○ Cuatro 3. Indique la opción correcta Indique las siguientes registraciones a qué hechos económicos pertenece el siguiente enunciado: Se integra en efectivo las acciones emitidas en el enunciado de: En una S.A. se suscriben acciones por un VN de 500 con una prima de emisión del 40%". ○ Uno ○ Dos ○ Tres X Cuatro 4. Indique la opción correcta Indique las siguientes registraciones a qué hechos económicos pertenece el siguiente enunciado: "Se integra en efectivo las acciones emitidas en el enunciado de: En una S.A. se suscriben acciones por un VN de 600 con un descuento de emisión del 20%. ○ Uno X Dos ○ Tres ○ Cuatro 5. Indique la opción correcta Se debitan las cuentas representativas de los bienes que se comprometen a aportar las personas, cuando suscriben acciones en una S.A. ○ Verdadero X Falso 6. Indique la opción correcta Los saldos deudores de los socios del ente se cancelan o disminuyen con las integraciones de los compromisos de aportes. Elementos de Contabilidad I 269 de 552 X Verdadero ○ Falso 7. Indique la opción correcta Cuando se decide reinvertir ganancias se debe debitar la cuenta Resultados acumulados. X Verdadero ○ Falso 8. Indique la opción correcta Si la compra de una máquina se efectúa contra la entrega de un pagaré que incluye los intereses, el importe a debitar a la cuenta de activo correspondiente será mayor que el que se registraría si la operación se hubiese registrado de contado. ○ Verdadero X Falso 9. Indique la opción correcta La carga mensual de combustible a los rodados debe activarse, no es un gasto. ○ Verdadero X Falso 10. Indique la opción correcta Las cuentas que reflejan los Aportes patronales a pagar y Retenciones al personal a pagar deberían quedar en cero después que se realizó el correspondiente pago. X Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 270 de 552 SP6 / H2: Registro de operaciones comerciales con base en documentación contable Como usted debe asesorar sobre la implementación de un sistema integrado de registros el punto de partida del mismo va a consistir en una previa identificación de los documentos comerciales que abastecen a todo sistema de registro. Por eso veremos, en primer lugar, cuáles los documentos comerciales que respaldan las operaciones de venta. Documentos comerciales Los documentos que respaldan las ventas son los remitos y las facturas; cuando se trata de comercio al por menor, normalmente se utilizan tickets que son emitidos por controladores fiscales cuyo importe diario de ventas se imprime en un resumen denominado "zeta" y se graba en un archivo electrónico, quedando también registrado en la memoria fiscal de la máquina. También pueden existir notas de débito por correcciones a la factura original en más, o notas de crédito por devoluciones de bienes o bonificaciones por volumen. Al igual que las compras, el momento de registro es aquel en el que se transfiere la propiedad al comprador y los servicios deben considerarse devengados en el momento de su prestación. También es necesario, a fin de determinar la ganancia de un período, que el costo de los bienes y servicios vendidos se imputen a los mismos períodos al que corresponden las ventas. El total de la factura está compuesto por: 1. Precio de contado 2. Impuestos a entregar al fisco (IVA) 3. Intereses no devengados Es necesario diferenciar en cada cuenta los componentes de la factura ya que corresponden a distintos conceptos y tienen, por lo tanto, distintos destinos. A continuación le presentamos cuáles son los comprobantes que intervienen en una operación de venta de bienes y servicios * 11.1 : * 11.2 Imágenes Elementos de Contabilidad I 271 de 552 Imágenes "Tipos de documetos comerciales" Ventas a crédito o en cuenta corriente Si vendemos en cuenta corriente productos donde el total de la factura asciende a $1.210, el precio de la mercadería $1.000 e IVA $210, la registración será: En Pazos, el nuevo gerente general quiere conocer las ventas por provincias, por lo que se deberían registrar en forma independiente las ventas por zonas y si desea conocer la morosidad de cada zona, deberán segregar la cuenta Clientes también por zonas. Así es que se contabilizará de la siguiente manera: Clientes Mendoza 847 Clientes Salta 363 Ventas Mendoza 700 Ventas Salta 300 IVA Débito Fiscal 210 Así vamos organizando un sistema para la empresa Pazos, y cuando necesiten información por zonas, la obtendrán de inmediato. Si la información deseada fuera conocer clientes y ventas mayoristas y minoristas, podrá registrarse con esos parámetros. Ventas en efectivo y tarjetas de crédito Así como desea conocer las ventas por zonas, puede querer conocer cuánto vende en efectivo, tarjetas de crédito o vales de consumo. Para ello son muy útiles las cuentas de movimiento, a fin de informar cuál ha sido el medio de pago recibido en cada caso, ya que el monto de las ventas se verá disminuido en los casos de tarjetas y vales por las comisiones derivadas del servicio de las mismas. Si vemos un informe de ventas minorista en un local de Pazos, el informe del cajero nos indica que el 21/04/xx recibió: Efectivo $ 3.700 Tarjetas de crédito $ 1.200 Elementos de Contabilidad I 272 de 552 $ 4.900 Los cupones de las tarjetas de crédito se presentan, por ejemplo, el 25/04/xx y también sufren el 10% de descuento y la liquidación se recibe a los 30 días (ésto es sólo como ejemplo, ya que cada tarjeta tiene condiciones de descuentos y fechas de liquidaciones distintas, al igual que el porcentaje de descuento o comisión). No consideraremos el efecto del IVA, para centrar nuestra atención en el proceso de registración de tarjetas de crédito y vales de consumo. Según el informe de la sucursal, los registros deberían ser: * 11.3 Imágenes Imágenes "Ventas en efectivo, cales de consumo, Tarjetas de crédito" Otro tema para considerar son las Devoluciones sobre ventas y las Bonificaciones por volumen. Las primeras surgen como consecuencia de ventas que no cumplen con la calidad estipulada en la orden de compra * 11.4 o cantidades que no han sido las solicitadas. Las bonificaciones surgen cuando se quieren estimular las ventas y se establece un determinado importe o cantidad de unidades como incentivo al comprador. Se perfeccionan a través de las notas de crédito. Tanto las devoluciones de mercaderías como las bonificaciones, disminuyen las ventas; entonces, al implementar un sistema contable es conveniente registrarlas, identificándolas en cuentas separadas. * 11.5 Imágenes Elementos de Contabilidad I 273 de 552 Imágenes "Devoluciones de mercadería y Bonificaciones" Con las cuentas regularizadoras puede ver a cada momento la situación real. Por ejemplo, un alto porcentaje de la cuenta Devolución por ventas nos puede estar indicando un problema en el sector Depósito-Expedición y estar ocasionando costos adicionales, tales como fletes a cargo de la empresa, horas hombre de estiba, etcétera, por enviar otra mercadería que no fue la solicitada. Señas. Anticipos de clientes. Anticipos a proveedores Sucede a menudo que un cliente quiere reservar o una partida de mercadería pronta a llegar, o la producción de un determinado artículo que se terminará de fabricar en días; entonces, entrega una suma de dinero a cuenta de esa futura compra. * 11.6 Imágenes Imágenes "Anticipos" Determinación del costo de ventas. Costo de los bienes y servicios Hasta aquí vimos todo lo referente a las ventas, devoluciones, bonificaciones; pero para conocer los resultados líquidos o netos de las ventas que es la información deseada, hay que registrar el costo de lo que se vendió, ya que esa mercadería no permanece más en el depósito (o sea que dejó de ser un activo y pasó a ser un costo). Observemos que cuando se compra mercadería en cuenta corriente, el costo de ventas es el sacrificio en que se incurre para vender un bien o servicio. Su medición, en el caso de los bienes, debería ser igual a la del bien vendido. Sin embargo, este simple enunciado no lleva a una única solución. Las alternativas se originan en: El criterio de valuación para los bienes de cambio vendidos es distinto según el modelo contable que se adopte. Los cambios específicos en los precios de los bienes vendidos. La brevedad de las normas vigentes al referirse al tema. Adicionalmente, el efecto de la valuación de los bienes vendidos es un tema de relativa importancia, ya que el Elementos de Contabilidad I 274 de 552 resultado del ejercicio depende de la valuación de los bienes de cambio al cierre. Y en nuestras normas el criterio de valuación para ese rubro está bien definido. * 11.7 Imágenes Imágenes "Mercadería en cuenta corriente" Ésto resultó sumamente simple, considerando que todas las existencias que estaban en el depósito se vendieron por lo que el saldo de la cuenta mercadería se cancela en su totalidad. El ejemplo facilita la comprensión, pero en realidad en el depósito de una empresa entran y salen mercaderías permanentemente, por lo que nos preguntamos ¿cómo determinamos el valor de la mercadería que se vendió, o cómo valuamos las existencias que quedan? Existen distintos métodos para valuar las existencias a saber: * 11.8 Imágenes Imágenes "Métodos para evaluar existencias" Analicemos lo descripto por Enrique Fowler Newton en su texto "Contabilidad Básica" respecto de lo que los participantes de un inventario deberían tener en cuenta antes, durante y después de hacer el inventario (deberían recibir instrucciones escritas sobre, como mínimo, todos estos aspectos): Elementos de Contabilidad I 275 de 552 Elementos de Contabilidad I 276 de 552 Hasta aquí, en la empresa Pazos S.A. ya están en condiciones de conocer la Utilidad neta sobre ventas, porque han organizado la información de modo tal que obtienen el monto de: Ventas - Costo de ventas = Utilidad bruta (del período considerado) Así ya se puede calcular y conocer la rentabilidad del negocio. Los recuentos físicos en general se realizan para corroborar si lo que está registrado coincide con la realidad, y de haber diferencias, establecer las causas y medidas correctivas necesarias. El resultado del ejercicio y el valor asignado a los bienes de cambio y al costo de ventas es lo que hará variar la utilidad bruta. Si a la empresa Pazos usted le recomienda utilizar un método de valuación de stock, como por ejemplo el PEPS, sus inventarios al cierre del ejercicio quedarán valuados al valor de las últimas compras, es decir, normalmente al precio más caro. Ésto derivará en que el costo de venta que se computará en la determinación del resultado estará valuado al precio más viejo, es decir, al más barato. Lo que provocará que la utilidad bruta determinada con este método sea la más alta respecto al resto. El valor asignado a los bienes vendidos tiene efecto únicamente en la medición de las causas del resultado. El saldo final del resultado del ejercicio dependerá siempre del valor asignado al stock. Recuérdese: RE = PNf – PNi = Af – Pf – Pni Ésto hace que la medición del costo de ventas tenga una importancia relativa, ya que lo que condiciona el resultado del ejercicio es la valuación del stock final. Más abajo se tratan las cuestiones vinculadas con el costo de ventas que se consideran más relevantes. Son ellas: El análisis de efecto del método de valuación de salidas en los modelos de valores históricos y valores corrientes. La determinación usual del costo de ventas (conforme con la opción que tienen los entes pequeños, ya citada). El tratamiento correcto de los componentes del costo de bienes de cambio distintos del precio de compra en el caso de una empresa comercial y por aplicación del método de diferencia de inventarios. La convivencia de utilizar FIFO para determinar el costo de ventas por diferencia de inventarios. El tratamiento correcto de los faltantes de inventario. El costo de ventas sobre valores corrientes. Efecto de método de valuación de salidas A continuación le presentamos distintos ejemplos en función de los métodos de evaluación de stock y de costo de ventas. En el tratamiento de los mismos se asume que la interpretación correcta de las normas es la primera (El costo de un bien vendido es igual al valor de libros de ese bien), salvo el caso del último, el costo de ventas sobre valores corrientes, donde se examina la solución aplicable en el caso de que la interpretación aplicable sea la segunda. Explicaremos: 1. En primer lugar cómo se trabajaba cuando la valuación del stock al cierre era a valores históricos. Elementos de Contabilidad I 277 de 552 2. Luego, cómo se debe trabajar con la nueva norma contable (R.T 17) con la valuación del stock a valores corrientes. 3. Finalmente, cómo se opera usualmente en el mercado en la pequeña y mediana empresa habidas cuentas de que este tipo de organizaciones no dispone de un sistema de información integral que le provea los datos necesarios para llevar adelante lo establecido en el punto anterior. Caso que seguramente será el de la empresa de nuestra Situación profesional. 1. Existencia final sobre costos históricos Cuando las existencias finales se evalúan sobre valores históricos, la opción por uno u otro método de valuación de salidas (FIFO, LIFO, CPP) tendrá efecto sobre el resultado del ejercicio. Partiendo del costo de ventas (CV), definido como la existencia inicial (Ei) más las compras (C) menos la existencia final sobre valores históricos (EfH): CV = Ei + C – Ef(1) Es fácil ver, de acuerdo con (1) y con el método de diferencia de inventarios, que la suma de la existencia inicial más las compras tienen como destino la existencia final o el costo de ventas. Ei + C = Ef + CV(2) Como los métodos de valuación de salidas asignan distintos valores a la existencia final y al costo de ventas, pero con diferencias compensadas entre sí, con cualquier método de valuación de salidas la igualdad (1) se mantendrá. 2. Existencia final sobre costos corrientes Al valuar la existencia final sobre valores corrientes, la elección del método de valuación de salidas tiene efecto sobre el costo de ventas y los resultados por tenencias de bienes de cambio, pero no sobre el resultado del ejercicio, ya que las diferencias se compensan. Cuando la existencia final se valúa sobre valores corrientes, se origina un resultado por tenencia de los bienes de cambio que conforman esa existencia (R x TBC). Este último resultado es igual a la diferencia entre el valor corriente al cierre de la existencia final (EfC) y el costo histórico de la misma (EfH). RxTBC = EfC – EfH(3) Con valores corrientes, el resultado originado en las ventas y en la tenencia de bienes de cambio será igual entonces a las ventas menos el costo de ventas (resultado bruto) más el resultado por tenencia de bienes de cambio. R = V – CV + RxTBC(3) Reemplazando: R = V - (Ei + C - EfH) + (EfC - EfH) = V - Ei - C + EfH + EfC - EfH = (4) Simplificado: R = V – Ei – C + EfC =(5) En (4) y (5) puede verse que la existencia final sobre valores históricos es determinante del costo de ventas sobre esos valores y del resultado por tenencia de los bienes de cambio, pero con un efecto compensado, ya que su signo es contrario. Elementos de Contabilidad I 278 de 552 Elementos de Contabilidad I 279 de 552 Elementos de Contabilidad I 280 de 552 3. La determinación usual del costo de ventas La forma más usual de determinar el costo de los bienes vendidos es utilizando el método de diferencia de inventario o de la cuenta Compras, pero valuando directamente la existencia final sobre valores corrientes. La solución es comúnmente conocida con la denominación de método híbrido que le dio Fowler Newton en sus libros. Su aplicación: no tiene efecto sobre la medición del resultado del ejercicio, por cuanto la valuación de los bienes de cambio al cierre es siempre sobre valores corrientes, pero: distorsiona la exposición de las causas de los resultados, pues los resultados por tenencia de la existencia final no se muestran, ya que quedan incluidos en el costo de ventas, que también resulta como una medición deformada. Recordemos la fórmula (5) R = V – Ei – C + EfC =(5) Si agregamos convenientemente un paréntesis: R = V – (Ei + C – EfC) =(6) Siendo la expresión entre paréntesis el costo de ventas determinado de la forma que nos ocupa. Elementos de Contabilidad I 281 de 552 Componentes del costo de bienes de cambio distintos del precio de Elementos de Contabilidad I 282 de 552 compra Como usted sabrá, cuando se adquieren bienes de cambios, no solamente influye en la operatoria comercial el precio de compra del bien que se está adquiriendo sino que, también, existen gastos adicionales a la compra en sí. Por ejemplo, cuando usted asesore a la empresa Pazos, deberá considerar que cuando compra la materia prima (cemento, piedra, granito, etcétera) tendrá que tener en cuenta los fletes, análisis de calidad, etcétera. Por eso debe aclararles el siguiente criterio: aún en el caso de empresas comerciales, puede haber otros componentes del costo además del precio de compra. Cuando ello es así, los mismos deben tener un tratamiento similar a precio de compra: deben acumularse en una cuenta de movimientos que se cancela al cierre, al registrar la existencia final y el costo de ventas. Deben incluirse en el valor de la existencia final. El caso más frecuente en el caso de empresas comerciales es el flete por el traslado de los bienes comprados desde el domicilio del vendedor al ente. Esto implica que la igualdad (1): CV = Ei +C – Ef(1) Podría mostrarse como: CV = Ei + PC + OC – (EfPC + EfOC)(7) Donde: PC= Compras al precio de compra. OC= Otros costos del bien de cambio acumulados en el ejercicio. EfPC= Precio de compra incluido en la existencia final. EfOC= Otros costos incluidos en la existencia final. Errores en el tratamiento contable de los otros costos Errores en el tratamiento indicado provocan distorsiones en la información contable. Veamos dos casos: Omisión de la inclusión de los fletes por compras en la valuación de la existencia final, pero la cuenta Fletes correctamente cancelada al registrar la existencia final y el costo de ventas. La existencia final (y el activo final) resulta subvaluada. El error tiene efecto sobre el resultado del ejercicio, ya que la ganancia o la pérdida resultaría submedida o sobremedida, respectivamente. El saldo de la cuenta Fletes enviado a una cuenta de gastos de comercialización pero con la parte de fletes correctamente incluidas en la valuación del stock final. El error no tiene efecto sobre el resultado del ejercicio, ya que la valuación de la existencia final no se ve afectada por el error. El costo de ventas resulta submedido por el importe de los fletes. Elementos de Contabilidad I 283 de 552 Elementos de Contabilidad I 284 de 552 FIFO y el costo de ventas por diferencia de inventarios Cuando se aplica el método de diferencia de inventarios o de la cuenta Compras, la existencia final se valúa tomando los valores de la última compra del ejercicio y los de las anteriores hasta completar la cantidad física de los bienes en existencia al cierre. El tratamiento arroja valores para los bienes de cambio y el costo de ventas iguales a los que resultarían de aplicar FIFO. Ninguna otra solución similar a ésta (consistente en valuar la existencia tomando valores de las compras en un orden dado) puede reproducir los valores obtenidos con un método cualquiera de valuación de salidas aplicado sistemáticamente. Elementos de Contabilidad I 285 de 552 Elementos de Contabilidad I 286 de 552 Faltantes de inventario Puede suceder que, en Pazos, al momento de realizar la toma de sotck se encuentre con diferencias en los inventarios (faltantes) tal cual salen del sistema y el relevado. Llamamos faltantes de inventario o mermas a estas diferencias entre las existencias de bienes de cambio que debería haber y las que realmente hay. Ya vimos, en la fórmula (2) que la suma de la existencia inicial más las compras era igual a la suma de la existencia final más el costo de ventas. Ei + C = Ef + CV (2) Ésto es cierto siempre que no haya faltantes de inventario. De haberlas, la fórmula (2) pasaría a ser: Ei +C = Ef + CV + F (8) Elementos de Contabilidad I 287 de 552 Donde: F = Faltantes de inventario Cuando el costo de ventas se determina por el método de diferencias de inventario (en este caso, el término no tiene nada que ver con unidades faltantes, sino con que la determinación del costo de ventas incluye el ajuste entre la existencia inicial y final), los faltantes de inventario quedan incluidas en el costo de ventas. Ésto es así porque el método se apoya en la igualdad (2) que implica que toda la existencia disponible se mantiene en existencia o se vende, y lo que se vende se determina por diferencia. Pero durante el ejercicio hay unidades que desaparecen sin ser vendidas. Entre otros motivos por roturas, pérdidas, perecibilidad o robo. Desde nuestro punto de vista nos interesa distinguir: a. Faltantes normales. Son los que surgen en condiciones normales de operación. Las roturas de algún frasco en un supermercado, algún robo de un bien pequeño, unidades que se arruinan en el manipuleo. b. Faltantes anormales o extraordinarios. Son los que no se espera que surjan en condiciones normales de operación. El caso de una cantidad importante de mercaderías quemada en un incendio, cantidades importantes sustraídas en un robo no usual. Para su tratamiento contable, el criterio general es considerar: A los faltantes normales como parte del costo de ventas, y A los faltantes anormales como un resultado del ejercicio distinto del costo de ventas. Obsérvese que no es necesario un sistema de control de stocks para detectar faltantes anormales, tales como los derivados de siniestros (robo, incendio). Elementos de Contabilidad I 288 de 552 Depreciación de bienes Hasta aquí, toda vez que hablamos de inventario, nos referimos a bienes fungibles (que se consumen con un solo uso), como lo son materia prima, productos terminados, mercaderías, etcétera. Los mismos tienen un respaldo documental. Pero, en todas las organizaciones (inclusive la que estamos analizando) existen hechos económicos que dan lugar a registros contables pero no tienen basamento en la documentación comercial que Elementos de Contabilidad I 289 de 552 hemos estado presentando. Por ejemplo, Pazos deberá registrar la pérdida de valor de la maquinaria que utiliza para cortar el granito. Es decir, que las organizaciones también deben realizar un inventario sobre los bienes de uso. La periodicidad con que debe realizarse es, como mínimo, una vez por año para verificar si lo registrado en el Activo rubro Bienes de uso existe y está correctamente valuado. Si bien, por la característica de estos bienes, no son fungibles, el mero transcurso del tiempo les hace perder valor, por lo que éste es un hecho que debe registrarse. Existen excepciones, no todos los bienes durables están sujetos a desgaste o agotamiento, los terrenos, las marcas y patentes (éstos pueden depreciarse por obsolescencia económica). Mario Biondi en su "Manual de contabilidad y técnicas de valuación" sostiene que el principal objetivo que se persigue al tomar en cuenta la depreciación es mantener íntegro el valor del capital invertido. Por lo tanto la depreciación garantiza la integridad del capital expuesto originalmente al impedir que se repartan utilidades hasta tanto se cubra el activo consumido. En la práctica podemos encontrar que algunos autores utilizan el término amortización y otros depreciación indistintamente, pero según el lenguaje común: Amortizar es redimir o compensar el capital de un préstamo u otra deuda y también recuperar o compensar los fondos invertidos en lguna empresa. Depreciación es la disminución del valor o precio de una cosa, ya sea comparándola con el valor que antes tenía, o comparándola contra otra de su clase. Por ello, consideramos adecuado el segundo concepto al hablar de depreciación para bienes y amortización para deudas, títulos, etc. * 11.9 Imágenes Imágenes "Disminución del valor de los bienes" Elementos para tener en cuenta en la depreciación: La vida útil del bien. Valor recuperable. El método de depreciación utilizado. La base sobre la cual se calcula la depreciación debiera estar compuesta por: importe original del bien + Elementos de Contabilidad I 290 de 552 revalúos efectuados valor recuperable Al valor recuperable casi nunca se lo tiene disponible en el momento de efectuar la depreciación por lo cual, generalmente, se omite. La documentación respaldatoria de la depreciación debe conservarse y la constituyen las hojas de trabajo donde se efectuaron los cálculos y especifica el método utilizado; en caso de deterioro por siniestros, se necesita el informe de pericia técnica, de la compañía de seguros o comunicación interna autorizada de la empresa. Si es por obsolescencia, será el informe técnico. Resumiendo, es necesario conocer el valor que poseen los bienes ya que el transcurso del tiempo les provoca disminución del valor de origen, y la contabilidad como sistema de información debe ser veraz, certera, es decir, reflejar la realidad. Métodos de depreciación Existen varios métodos para el cálculo de la depreciación. Hay métodos Detallaremos a continuación cada uno de los métodos. Elementos de Contabilidad I 291 de 552 Elementos de Contabilidad I 292 de 552 Elementos de Contabilidad I 293 de 552 Elementos de Contabilidad I 294 de 552 Elementos de Contabilidad I 295 de 552 REFERENCIAS 11 11.1 : Bienes y servicios Existen operaciones de ventas no tradicionales que requieren de documentación especial, como por ejemplo: compra-venta de departamentos (donde se utiliza un boleto y/o una escritura), compra-venta de cereales (donde se utilizan formularios de depósitos –F. 1.116/A- y formularios de liquidación de depósitos –F. 1.116/B). 11.2 Imágenes: Tipos de documetos comerciales Elementos de Contabilidad I 296 de 552 Elementos de Contabilidad I 297 de 552 Elementos de Contabilidad I 298 de 552 Elementos de Contabilidad I 299 de 552 11.3 Imágenes: Ventas en efectivo, cales de consumo, Tarjetas de crédito Elementos de Contabilidad I 300 de 552 Elementos de Contabilidad I 301 de 552 Elementos de Contabilidad I 302 de 552 Elementos de Contabilidad I 303 de 552 11.4 : Orden de Compra Es el documento por el cual una persona o empresa formula un pedido a otro comerciante en el que detalla la mercadería solicitada, las condiciones de la operación (contado, crédito o documentado) y la forma de entrega. Este documento no obliga al vendedor si éste no hubiera hecho oferta previa; tampoco obliga al comprador si éste no recibe las mercaderías en la forma en que las solicitó (cantidad, calidad, plazo de entrega y precio). 11.5 Imágenes: Devoluciones de mercadería y Bonificaciones Elementos de Contabilidad I 304 de 552 Elementos de Contabilidad I 305 de 552 11.6 Imágenes: Anticipos Elementos de Contabilidad I 306 de 552 Elementos de Contabilidad I 307 de 552 Elementos de Contabilidad I 308 de 552 Elementos de Contabilidad I 309 de 552 11.7 Imágenes: Mercadería en cuenta corriente Elementos de Contabilidad I 310 de 552 Elementos de Contabilidad I 311 de 552 Elementos de Contabilidad I 312 de 552 11.8 Imágenes: Métodos para evaluar existencias Elementos de Contabilidad I 313 de 552 Elementos de Contabilidad I 314 de 552 Elementos de Contabilidad I 315 de 552 Elementos de Contabilidad I 316 de 552 Elementos de Contabilidad I 317 de 552 Elementos de Contabilidad I 318 de 552 11.9 Imágenes: Disminución del valor de los bienes Elementos de Contabilidad I 319 de 552 Elementos de Contabilidad I 320 de 552 Elementos de Contabilidad I 321 de 552 Elementos de Contabilidad I 322 de 552 SP6 / Autoevaluación 2 ¿Estás listo para un desafío? 1. Indique la opción correcta Es obligatorio registrar en cuentas analíticas de ventas (como Venta por zonas, tipo de clientes Mayoristas, Minoristas) cuando se comercializa en otras regiones distintas de la casa central. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Las ventas de servicios deben registrarse en el período en que se prestaron dichos servicios. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Todos los bienes de uso sufren depreciación. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta No existe documentación respaldatoria de la contabilización de la depreciación. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Siempre la depreciación de los bienes debe ser cargada a gasto. ○ Verdadero ○ Falso 6. Indique la opción correcta ¿Cuándo se deben contabilizar las bonificaciones otorgadas? Elementos de Contabilidad I 323 de 552 ○ En el período de emisión de las Notas de Crédito. ○ En el período en que se reconocen los ingresos por las ventas. 7. Ordene relaciones Una con flechas los parámetros de depreciación más adecuados para cada tipo de bien. Unidades producidas u horas de trabajo Las unidades extraídas El tiempo transcurrido La producción de bienes que llevan esa marca de producción Elementos de Contabilidad I Máquina Una marca Cantera Computadora 324 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Es obligatorio registrar en cuentas analíticas de ventas (como Venta por zonas, tipo de clientes Mayoristas, Minoristas) cuando se comercializa en otras regiones distintas de la casa central. ○ Verdadero X Falso 2. Indique la opción correcta Las ventas de servicios deben registrarse en el período en que se prestaron dichos servicios. X Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Todos los bienes de uso sufren depreciación. ○ Verdadero X Falso 4. Indique la opción correcta No existe documentación respaldatoria de la contabilización de la depreciación. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta Siempre la depreciación de los bienes debe ser cargada a gasto. ○ Verdadero X Falso 6. Indique la opción correcta ¿Cuándo se deben contabilizar las bonificaciones otorgadas? ○ En el período de emisión de las Notas de Crédito. X En el período en que se reconocen los ingresos por las ventas. 7. Ordene relaciones Una con flechas los parámetros de depreciación más adecuados para cada tipo de bien. Unidades producidas u horas de trabajo Las unidades extraídas El tiempo transcurrido La producción de bienes que llevan esa marca de producción Elementos de Contabilidad I Máquina Cantera Computadora Una marca 325 de 552 SP6 / H3: Obtención de fondos en función de nuestra cartera de créditos Retomemos ahora el ítem 3 de la Situación profesional. ¿Cómo puedo obtener dinero hoy con una cartera de cuentas por cobrar en el futuro? Dos operaciones nos permiten resolver el problema: El factoring. El descuento de documentos. Ambas operaciones consisten en venta de créditos, por lo que al momento de efectuarla debe imputarse totalmente a Resultados tanto el interés del descuento como el interés del documento. El factoring La compraventa global de facturas es lo que se denomina factoring, donde "el factor" (que es quien compra esas facturas) no puede reclamar al vendedor en caso de fracaso de la cobranza. El factor cobra comisión por el riesgo asumido y el comerciante (vendedor de las facturas) debe comunicarles a los clientes que la cobranza la realizará el factor. Generalmente, la operación es realizada por una entidad financiera. La registración sería la siguiente: La documentación que respalda la registración será un detalle de facturas entregadas, debidamente conformadas por el factor. Tal como acabamos de observar y según lo que necesitaba el Sr. Pazos, liquidez, ésta podría ser una alternativa para obtener dinero, ya que cuenta con el respaldo de un alto índice de cuentas a cobrar (clientes); también puede optar por la alternativa del descuento de documentos. Descuentos de documentos Otra manera de poder hacerse de dinero antes del vencimiento es documentar una deuda en cuenta corriente, ya sea con un cheque diferido, pagaré, letra de cambio, etcétera, de modo tal que ese documento pueda ser utilizado en la operación de descuento. Se trata de cambiar un activo sin documentar por otro documentado. Elementos de Contabilidad I 326 de 552 * 12.1 Imágenes Imágenes "Descuentos de Documentos" Hasta aquí hemos documentado la deuda pero el dinero no lo tenemos; sucede que para obtenerlo hoy necesitamos contar con una cartera de documentos (pagarés, cheques) cuya fecha de vencimiento es futura. Existe la posibilidad de realizar la operación de descuento de documentos endosando los mismos y entregándolos ya sea a terceros o a entidades financieras. Si esta alternativa se presenta en Pisos Pazos, si bien toda deuda es un Pasivo, no es lo mismo presentar la información como deuda documentada que como deuda en cuenta corriente. Cuando entregamos documentos debemos confeccionar una "orden de entrega" donde quede constancia del documento entregado y la firma del nuevo tenedor como constancia de recibo. También la nota de crédito bancaria o copia de recibo en el momento de acreditarse el dinero, y nota de débito por el cálculo de los intereses de los acreedores. Lo óptimo para tener el registro de la disminución de Documentos en Cartera es utilizar cuentas regularizadoras. Deben registrarse en forma independiente tanto el interés no devengado contenido en los documentos, como los intereses correspondientes al descuento. * 12.2 Imágenes Imágenes "Disminución de de Documentos en Cartera" Elementos de Contabilidad I 327 de 552 Cuentas de dudoso cobro. Morosos Al asesorar a Pazos, usted deberá decirle que no podrá dejar de analizar la cartera de créditos, verificando de la misma, el estado de cobrabilidad de sus derechos, que son tres: Los que están en mora. Los que están gestión judicial. Los que deben ser declarados incobrables. Cuentas por cobrar de plazo vencido (los que están en mora) El control de la cobranza de las cuentas por cobrar es sumamente importante ya que es el futuro flujo de dinero que ingresará a la empresa, con lo que la información que tenemos de ellas debe ser lo más confiable, clara y precisa posible. Considerando que Tomás Pazos quiere centrar su control sobre el movimiento de fondos de su empresa, es indispensable cumplir con lo anteriormente mencionado. En los registros contables puede suceder que existan deudores que son morosos, otros a los cuales debamos efectuar gestiones judiciales o extrajudiciales, otros casos en los cuales la cobrabilidad sea dudosa o llegue a ser incobrable. Con lo expuesto y reafirmando la necesidad de contar con información contable útil para la toma de decisiones, es indispensable que esta nos refleje el verdadero estado de las cuentas por cobrar. Cuando consideramos que ha transcurrido el plazo prudencial de cobro de un cliente y entra en mora, lo aconsejable es registrarlo en una cuenta que refleje dicho estado, por ejemplo: Podemos observar que sólo hemos reclasificado un activo. Cuentas que están en gestión judicial Si nuestras gestiones de cobro telefónico o mediante el cobrador no obtienen resultados y debemos encargar las cobranzas a un externo a la empresa, la registración será: Elementos de Contabilidad I 328 de 552 Normalmente, cuando es muy poco probable la cobranza de un crédito, debe constituirse una previsión para cuentas de dudoso cobro a fin de regularizar el activo para que no quede sobrevaluado. La contrapartida de la cuenta de previsión debe ser una cuenta de pérdida. Los que deben ser declarados incobrables El efecto patrimonial de las incobrabilidades debe reconocerse cuando hay una alta probabilidad de que el hecho ocurra y que el importe pueda medirse objetivamente. Cuando existe una alta probabilidad de que un cliente (u otro deudor) no pague su saldo, debe constituirse una previsión. El otro requisito para el reconocimiento, la medición, en el caso de las incobrabilidades, en general, queda resuelto pues el importe de la contingencia es el total del saldo. Si la incobrabilidad es parcial, la medición debe adecuarse, que es el saldo total del cliente en cuestión. La determinación del monto a previsionar se logra de dos maneras: Analizando específicamente el saldo de cada cliente en particular., Aplicando un criterio global sobre los saldos de mayor general. Determinación por análisis específico de cada cuenta El análisis específico de cada cuenta consiste en ponderar la cobrabilidad (o incobrabilidad) de cada cuenta en particular. Cuando se llega a la conclusión que la probabilidad de que un determinado cliente no va a pagar, debe previsionarse su saldo. Ésto hace que la previsión para incobrables resulte una suma de saldos individuales de clientes identificables y no una cifra indivisa. Generalmente se previsiona la totalidad del saldo del cliente en cuestión; sin embargo, en su caso la previsión puede cubrir sólo parte del saldo. Para decidir sobre la necesidad de previsionar una cuenta en particular, deben tenerse en cuenta, entre otros, los siguientes elementos de juicio: La antigüedad de la cuenta. La existencia de garantías. Los antecedentes del cliente. El informe de los abogados de la empresa en caso de encontrarse a su cargo del cobro. El cumplimiento o no posterior al cierre, conforme con: otros hechos posteriores al cierre, o cualquier otro que pueda estimarse razonable. La antigüedad de todas las cuentas pueden visualizarse con facilidad en un listado por antigüedad de saldos (listado de clientes con indicación de la fecha de cada débito no cobrado), que hoy pueden suministrar muchos sistemas. Deben tenerse en cuenta si existen garantías personales o reales. En el caso de la garantía personal Elementos de Contabilidad I 329 de 552 debe estudiarse la solvencia del gerente. En el caso de la garantía real debe tenerse en cuenta el valor bien ganado. Son importantes los antecedentes del cliente para formarse una idea de la posibilidad de incobrabilidad. Debe considerarse si es nuevo, si hubo atrasos anteriores, si se mantiene la comunicación con él, etcétera. Cuando una cuenta ha sido pasada a un abogado para su cobro, necesariamente debe solicitarse, como elemento de juicio, un informe a ese profesional. Como los estados contables no quedan terminados hasta un tiempo después del cierre (2 a 4 meses), los hechos que se produzcan en ese lapso relacionados con la cobrabilidad de un crédito deben ser tenidos en cuenta como elementos de juicio útiles a los efectos de la ponderación de esa cobrabilidad. Así, un cliente estimado incobrable al 31/12 puede haber cancelado su saldo en enero o febrero, con lo cual la probabilidad de la cobrabilidad ha desaparecido; otro cliente, estimado como incobrable al 31/12 y con 4 meses de antigüedad de la cuenta a esa fecha, en marzo, si no ha pagado, tendrá ya 7 meses de antigüedad, hecho que debe considerarse en la estimación. Métodos globales La aplicación de los métodos globales consiste en previsionar un importe igual al que resulte de aplicar a los saldos de clientes las proporciones correspondientes de las Incobrabilidades sufridas en ejercicios anteriores. Aún cuando estos métodos se aplican en la práctica, la solución no es la correcta. Debe tenerse en cuenta que la cobrabilidad de cobro varía de año en año, conforme con la economía en general, la situación del ramo y la cartera de clientes puede tentar su aplicación, el único método que puede considerarse válido es el de análisis específico o en particular de cada cuenta. Si $1.000 de los deudores en gestión judicial se considera de difícil cobro, entonces… Cuando se realizan gestiones para el cobro de deudores, siempre se debe tener en cuenta el costo insumido en la gestión de cobranza a fin de no insumir esfuerzos que luego no serán recuperables, tanto en gasto telefónico, cartas documentos, honorarios de abogados, tiempo del personal de cobranzas, etcétera, con lo que se debe analizar si no es un verdadero incobrable que debe eliminárselo del activo, ya sea: Deduciéndolo de la previsión, si está constituida, Cargándolo a pérdida del ejercicio (si no hay previsión), o A Ajuste resultados ejercicios anteriores si el monto es significativo y el crédito estuvo originado en ejercicios anteriores. Elementos de Contabilidad I 330 de 552 * 12.3 Imágenes Imágenes "Gestiones para el cobro de deudores" Casos de utilización de la previsión para incobrables Las organizaciones, tal como seguramente deberá hacer Pisos Pazos S.A., constituyen las previsones de incobrables con la finalidad de hacer frente a lsa mismas en el ejercicio siguiente. Si tomamos la constitución de la previsión del punto anterior, reiteramos el asiento: Durante el ejercicio siguiente pueden suceder tres cosas: Elementos de Contabilidad I 331 de 552 * 12.4 Imágenes Imágenes "Ejercicio deudores incobrables" Llevando de esta manera los registros podemos observar en los estados contables de Pisos Pazos S.A. con una simple lectura que, al estar constituida una previsión de cuentas de dudoso cobro, existe un riesgo de incobrabilidad y que está cuantificado, ya que en la exposición de los estados contables aparecerán de esta forma. Deudores por ventas 12.500 Deudores morosos 4.200 Deudores en gestión judicial 1.000 Previsión para cuentas de dudoso cobro (1.000) 16.700 Cuando se verifica la incobrabilidad, se utiliza la previsión y desaparece "Deudores en gestión judicial" del Activo, registrándose finalmente en pérdidas. Hasta aquí hemos reflejado los distintos casos de demoras o no efectivización de las cobranzas; así vamos armando el escenario en el cual se desenvolverá Pisos Pazos conociendo en cada período la cobranza estimada; ahora consideraremos las cobranzas propiamente dichas. Es recomendable, como norma de control interno, el íntegro depósito de las cobranzas del día anterior, a fin de que cada pago deba requerir de autorización previa y emisión de cheques. Los gastos menores debieran manejarse con un fondo fijo. Ejemplo Venta 10/10/xx Total Factura IVA $ 1.210 $ 210 Elementos de Contabilidad I 332 de 552 Cuando el cliente abona dicha factura a los 30 días, $ 600 y $ 610 con cheque. La cobranza en cheques se registra en la cuenta Valores al cobro, a fin de distinguirla del efectivo. Con un ejemplo práctico observamos la ventaja de registrarlo en esta cuenta. Supongamos que al Sr. Tomás Pazos le surgió la oportunidad de adquirir a muy buen precio materia prima, cuya condición es contado efectivo. Se presenta al Departamento Finanzas y consulta el saldo de dinero en efectivo en existencia antes de ser depositado. Si el método utilizado fuera de registrar en la cuenta Caja tanto efectivo como cheques, la respuesta sería $ 1.210, cuando en realidad hay $ 600 en dinero y $ 610 en cheques de terceros. Considerando que la contabilidad es información y para que esta sea útil debe reflejar la realidad, lo correcto es registrar los cheques de terceros en la cuenta Valores al cobro o Valores a depositar. * 12.5 Imágenes Imágenes "Registro de cheques de terceros" Elementos de Contabilidad I 333 de 552 REFERENCIAS 12 12.1 Imágenes: Descuentos de Documentos Elementos de Contabilidad I 334 de 552 Elementos de Contabilidad I 335 de 552 12.2 Imágenes: Disminución de de Documentos en Cartera Elementos de Contabilidad I 336 de 552 Elementos de Contabilidad I 337 de 552 Elementos de Contabilidad I 338 de 552 Elementos de Contabilidad I 339 de 552 12.3 Imágenes: Gestiones para el cobro de deudores Elementos de Contabilidad I 340 de 552 Elementos de Contabilidad I 341 de 552 Elementos de Contabilidad I 342 de 552 12.4 Imágenes: Ejercicio deudores incobrables Elementos de Contabilidad I 343 de 552 Elementos de Contabilidad I 344 de 552 Elementos de Contabilidad I 345 de 552 12.5 Imágenes: Registro de cheques de terceros Elementos de Contabilidad I 346 de 552 Elementos de Contabilidad I 347 de 552 Elementos de Contabilidad I 348 de 552 Elementos de Contabilidad I 349 de 552 Elementos de Contabilidad I 350 de 552 Elementos de Contabilidad I 351 de 552 Elementos de Contabilidad I 352 de 552 SP6 / Autoevaluación 3 ¡Vamos a comprobar cuánto aprendiste! 1. Indique la opción correcta La diferencia entre la Operación de factoring y el descuento de documentos radica en que: ○ El factoring solo se efectúa por venta de letras de cambio. ○ El descuento de documentos consiste en una venta de créditos y el factoring no. ○ La responsabilidad de la cobranza no queda transferida en la operación con el descuento de documentos. ○ Si el firmante de un documento no lo paga se puede actuar contra los endosantes en el descuento de documentos. ○ Ninguna de las anteriores. 2. Indique la opción correcta La compraventa global de pasivos es lo que se denomina factoring. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta En el período en que se devengaron las facturas es el período en el que se deben registrar los intereses al factor por anticipar el monto de las mismas. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Toda comisión bancaria debe ser debitada a resultados. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Los intereses ganados deben prorratearse a los diversos períodos en función del capital que los genera y del tiempo transcurrido. Elementos de Contabilidad I 353 de 552 ○ Verdadero ○ Falso 6. Indique la opción correcta Cuando registramos la cobranza de préstamos efectuados deben acreditarse a resultados los intereses percibidos. ○ Verdadero ○ Falso 7. Indique la opción correcta Se puede considerar que toda la cobranza de la empresa se contabiliza cuando ésto se realiza en base a duplicados de boletas de depósitos, intervenidas por la entidad bancaria y los duplicados de los recibos confeccionados por la empresa. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 354 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta La diferencia entre la Operación de factoring y el descuento de documentos radica en que: ○ El factoring solo se efectúa por venta de letras de cambio. ○ El descuento de documentos consiste en una venta de créditos y el factoring no. ○ La responsabilidad de la cobranza no queda transferida en la operación con el descuento de documentos. X Si el firmante de un documento no lo paga se puede actuar contra los endosantes en el descuento de documentos. ○ Ninguna de las anteriores. 2. Indique la opción correcta La compraventa global de pasivos es lo que se denomina factoring. ○ Verdadero X Falso 3. Indique la opción correcta En el período en que se devengaron las facturas es el período en el que se deben registrar los intereses al factor por anticipar el monto de las mismas. ○ Verdadero X Falso 4. Indique la opción correcta Toda comisión bancaria debe ser debitada a resultados. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta Los intereses ganados deben prorratearse a los diversos períodos en función del capital que los genera y del tiempo transcurrido. X Verdadero ○ Falso 6. Indique la opción correcta Cuando registramos la cobranza de préstamos efectuados deben acreditarse a resultados los intereses percibidos. ○ Verdadero X Falso 7. Indique la opción correcta Se puede considerar que toda la cobranza de la empresa se contabiliza cuando ésto se realiza en base a duplicados de boletas de depósitos, intervenidas por la entidad bancaria y los duplicados de los recibos confeccionados por la empresa. Elementos de Contabilidad I 355 de 552 ○ Verdadero X Falso Elementos de Contabilidad I 356 de 552 SP6 / H4: Efecto impositivo en las operaciones comerciales Impuestos y tasas Tanto los gobiernos nacionales como los provinciales y los municipales, para el mantenimiento de sus actividades, necesitan que las personas físicas y jurídicas aporten impuestos (para financiar la educación, salud, seguridad) o paguen tasas para la prestación de servicios generales, como alumbrado, barrido, limpieza, etcétera. Normalmente la aplicación de impuestos considera la capacidad contributiva del contribuyente. Se puede tener en cuenta: El patrimonio (Bienes personales). Las ganancias (Impuesto a las ganancias). Los ingresos (Ingresos brutos). Los consumos (IVA, Internos). Además existen otros hechos imponibles que no tienen en cuenta la capacidad contributiva sino el tipo de operación: Impuesto a los sellos. Impuesto a los débitos y créditos bancarios. Impuesto a la transferencia de inmuebles. Impuesto a los intereses pagados. Cuando se originan los hechos imponibles, surgen las obligaciones fiscales. Hechos imponibles ------------- Obligaciones fiscales La ley impositiva puede prever que se realicen: Anticipos o pagos a cuenta de un determinado impuesto. Retenciones sobre pagos. Recibidos (retenciones sufridas) que luego serán deducidas en las declaraciones juradas correspondientes, o sobre pagos efectuados (retenciones practicadas), que deben ser depositadas a favor del ente recaudador de impuestos, a nombre del tercero a quien se le retuvo. Por estas consideraciones, es indispensable la correcta identificación de: Cuándo nace la obligación fiscal. Si el impuesto o tasa es obligación de un tercero o propia de la empresa. Denominaciones de cuentas perfectamente identificables del impuesto al que corresponden. Mencionemos a continuación los impuestos y tasas más relevantes que existen en la mayoría de las operaciones comerciales de las organizaciones: Impuesto a las ganancias Es necesario que Pisos Pazos S.A. registre correctamente los distintos impuestos a fin de lograr la correcta determinación de la ganancia neta después de Impuesto a las ganancias. Veremos distintos casos que se pueden presentar en la empresa durante el ejercicio: Elementos de Contabilidad I 357 de 552 * 13.1 Imágenes Imágenes "Impuesto a las ganancias" Impuesto a los Ingresos brutos El cargo a resultados debe efectuarse en el momento en que se reconocen los ingresos. Tomando la situación de Pisos Pazos S.A., recabamos la información de ventas del mes de agosto. Ventas agosto $ 35.500,00 Alícuota 3.5% Impuesto determinado $ 1.242,50 Las ventas son de agosto, por lo que la imputación a resultados debe ser registrada en agosto, independientemente de que el pago se realice en setiembre. Tasa municipal de Comercio e Industria Elementos de Contabilidad I 358 de 552 El mismo criterio es utilizado para contabilizar la incidencia de las tasas municipales; hay que considerar cuándo se hace el pago que, generalmente, es en el período subsiguiente al del devengamiento. Continuando con la información obtenida de Pisos Pazos S.A. Ventas agosto $ 35.500,00 Tasa Comercio e Industria Tasa a pagar 0,5 % $ 177,50 Impuesto al Valor Agregado La característica de este tributo es que se paga al fisco por el valor agregado por todas aquellas personas físicas o jurídicas que intervinieron en los procesos productivos intermedios de los bienes y servicios comercializados: Cuando se vende, genera débito fiscal (monto a ingresarle al Estado) Cuando se compra, genera crédito fiscal (monto que el Estado debe reintegrarnos) El impuesto a ingresar surge de la diferencia entre ambos, teniendo en cuenta previamente las retenciones sufridas que hubiere. Si de la declaración jurada mensual de Pisos Pazos S.A. surge… Débito fiscal 7.455,00 Crédito fiscal 3.255,00 Diferencia: 4.200,00 Retenciones de IVA sufridas IVA a pagar 200,00 4.000,00 La contabilización será: Elementos de Contabilidad I 359 de 552 Resumiendo, los impuestos: Deben incluirse en el costo del bien los impuestos necesarios para su adquisición. Deben cargarse a resultados en el período en que se reconocen las ganancias o los ingresos que dan origen al hecho imponible. Los que no cumplen con las condiciones anteriores pero se los puede atribuir a un período determinado, deben ser imputados al resultado de este período. Las diferencias entre las provisiones por impuestos y las determinaciones de los mismos son correcciones que deben cargarse a ÁREA (Ajuste resultados de ejercicios anteriores). Aquí le ofrecemos algunos trabajos prácticos * 13.2 Archivo que podrá descargar para trabajar los contenidos desarrollados en esta situación profesional. Elementos de Contabilidad I 360 de 552 REFERENCIAS 13 13.1 Imágenes: Impuesto a las ganancias Elementos de Contabilidad I 361 de 552 Elementos de Contabilidad I 362 de 552 Elementos de Contabilidad I 363 de 552 Elementos de Contabilidad I 364 de 552 Elementos de Contabilidad I 365 de 552 13.2 Archivo: Trabajos Prácticos SP6 Trabajos Prácticos SP6.zip (124.15 KB) Elementos de Contabilidad I 366 de 552 SP6 / Autoevaluación 4 ¿Te animás a medir cuánto aprendiste? 1. Indique la opción correcta Cuando adquiero un bien, el impuesto que se genera por la operación debe cargarse a gastos en el ejercicio en que se incorpora dicho bien a la empresa. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta En el momento en que se producen los hechos imponibles que originan los pasivos fiscales deben contabilizarse. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Cuando en el período se producen las ganancias o ingresos deben imputarse los impuestos que los gravan. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Cuando efectuamos retenciones a terceros deben acreditarse en cuentas regularizadoras de activo. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Las retenciones sufridas deben registrarse en cuentas regularizadoras de pasivos. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 367 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Cuando adquiero un bien, el impuesto que se genera por la operación debe cargarse a gastos en el ejercicio en que se incorpora dicho bien a la empresa. ○ Verdadero X Falso 2. Indique la opción correcta En el momento en que se producen los hechos imponibles que originan los pasivos fiscales deben contabilizarse. X Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Cuando en el período se producen las ganancias o ingresos deben imputarse los impuestos que los gravan. X Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Cuando efectuamos retenciones a terceros deben acreditarse en cuentas regularizadoras de activo. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta Las retenciones sufridas deben registrarse en cuentas regularizadoras de pasivos. X Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 368 de 552 SP6 / Ejercicio resuelto Usted ya tiene las herramientas necesarias para contestar a cada una de las cuestiones que le han sido planteadas: 1. Frente a la necesidad que tiene Pisos Pazos S.A. de realizar una fuerte inversión para poder participar en la licitación mencionada, usted le dice a los socios que, en primer lugar, deberían reinvertir las ganancias obtenidas en el ejercicio anterior. Como segunda medida, siendo que debían comprar equipamiento muy costoso e importado que el proveedor no les podía financiar y, teniendo en cuenta que el único financiamiento disponible * 14.1 en el mercado bancario era un crédito hipotecario, le sugiere tomarlo y poner de garantía el establecimiento donde desarrollan sus actividades. Al resto del equipamiento lo consiguieron por medio de proveedores. Con respecto al personal, le sugiere que lo seleccione mientras quedan a la espera del resultado de la licitación para su inmediata incorporación. Durante todo este tiempo de proyectos de búsquedas de distintas alternativas, los socios están totalmente convencidos de que, sea cual fuere el resultado de la licitación, tienen amplias posibilidades de complementar sus negocios con la realización de obras en el interior de la provincia de Córdoba y del resto del país; los próximos pasos consistirán en abrir una oficina en las principales ciudades del interior (ejemplo: Río Cuarto, San Francisco, Villa María) buscando lograr la presencia en dichos lugares. 2. Respecto a la necesidad de comenzar con un sistema integral de registración, usted subraya la necesidad de tener información para tomar decisiones. Tomás Pazos, gerente general de la firma, no logra comprender cómo pudo, en otras épocas, tomar decisiones sin contar con la información adecuada. Usted le ha dicho cómo podría desarrollar un módulo de ventas. Mientras se lo explicaba, Tomás toma conciencia de la utilidad que le brinda la contabilidad ya que, registrando correctamente, logra información confiable y cubre dos aspectos al mismo tiempo ya que los registros sirven tanto para atender a fines legales como para crear una fuente de numerosos informes que se pueden preparar tales como: estadísticas sobre zonas de ventas, grado de morosidad según las zonas. Además, ordenando las existencias, se puede conocer qué productos se venden más por zonas, cuál es el producto más rentable, cuál es la zona más rentable, qué región puede necesitar apoyo publicitario, cuál puede ser aquella en la que convenga abrir sucursales, etcétera. Finalmente, se da cuenta de que, al final de cada mes, puede saber cuánto representa en dinero su depósito, cuál es la valuación de los bienes incorporados al activo, puede llevar un control respecto a políticas de ventas con tarjetas, porcentajes de tarjetas rechazadas, grado de recuperación de las mismas, etcétera. Hoy advierte que cada vez más puede controlar la gestión de su negocio. 3. Respecto a la información para que se puedan tomar decisiones y considerando que Tomás Pazos quería centrar el control sobre el movimiento de fondos de su empresa (dado que necesita liquidez para afrontar la apertura de sucursales, ésto es indispensable ante la restricción crediticia existente en la plaza), necesita conocer el flujo de dinero presupuestado y real que ingresará en cada período. Por eso, luego de un estudio sobre la información existente y la adecuación de la misma para la toma de decisiones, logramos lo siguiente. El movimiento de fondos de la empresa Pisos Pazos ya está organizado, ahora Tomás puede conocer al cierre del día anterior la cartera de valores al cobro, cuál es el estado de sus cuentas por cobrar. Al leer los estados contables observará qué riesgo tienen asociados según la previsión para cuentas de dudoso cobro que se haya constituido. Conocerá qué monto de morosos, en gestión judicial, incobrables integran su cartera. Con estos datos depurados podrá realizar operaciones de descuentos de documentos para hacerse de fondos, conocerá permanentemente el monto de los Elementos de Contabilidad I 369 de 552 documentos que intervienen en la operación y los que están pendientes de acreditación. Cada operación cuenta con el respaldo de la documentación correspondiente, la que es registrada en el día; además, los saldos de los bancos y cada cuenta son representativos de los movimientos operados. Partiendo de estas premisas cuenta con una fuente segura y está permanentemente actualizada la información para realizar los análisis financieros que necesite. 4. Por último y en función de lo preguntado por Tomás Pazos, luego de efectuar un análisis sobre cuáles eran los posibles errores cometidos en los registros de Pisos Pazos S.A." , razón por la cual no le era útil a Tomás utilizar la contabilidad para analizar en forma periódica sus operaciones, detectamos que la contabilización de los impuestos mensuales no cumple con los principios de registrar el gasto en los períodos en los que se daba el hecho generador de los mismos. El impuesto a los Ingresos Brutos y tasa de Comercio e Industria (ambos pérdidas de agosto por estar calculados sobre ventas de ese mes), se registraban con cargo a pérdidas en el momento de su pago, uno en septiembre y la tasamunicipal, en octubre. O sea que no se efectuaba el correspondiente devengamiento. Esto provocaba que Tomás Pazos, al analizar el mes de agosto en el que tenía grandes ventas, también tenía registrado el impuesto de Ingresos Brutos correspondiente a julio (calculado con una base imponible menor) y Comercio e Industria de junio con idénticas características. O sea que en un mismo mes tenía registrados los ingresos (ventas) que no se correspondían con las pérdidas (impuestos) de ese período, con lo que los datos que tomaba de la contabilidad no eran comparables; lo mismo sucedía en diciembre. Se procedió a corregir el método utilizado, a fin de solucionar el problema existente. Elementos de Contabilidad I 370 de 552 REFERENCIAS 14 14.1 : Financiamiento disponible Por el momento no existían en el mercado líneas de crédito a tasas favorables para empresas de este rubro. Elementos de Contabilidad I 371 de 552 SP6 / Ejercicios por resolver Ejercicio 1 Registre contablemente las operaciones consignadas a continuación: Oscar Gioya y Martín Artigas constituyen la sociedad GIAR SRL, cada uno comprometiéndose a aportar $ 6.500. Tal lo establecido en el contrato, Oscar cumple con su aporte en efectivo, Martín entrega un inmueble valuado en $ 10.500, que posee una hipoteca cuyo valor actualizado es de $ 4.000. El total a pagar, intereses incluidos, es de $ 4.900. Se obtiene un préstamo del banco Med por $ 5.500 reembolsables a los 9 meses. Como para toda la operación, se establece una tasa de interés adelantado del 20% nominal anual, se reciben $ 4675 que el banco acredita en forma directa en la cuenta corriente de la sociedad. Ejercicio 2 Aromas del Campo S.R.L. Contabilice la operación de venta de desinfectantes (mercaderías) correspondiente con los siguientes datos: Total facturado $ 3.000. Descuento por pago anticipado 10%. IVA 21 %. Precio a 30 días $ 2.479,32 El cliente cancela de inmediato la deuda con un valor a depositar de $ 2.700,62. Determine el costo de los productos vendidos en el mes de setiembre para Aromas del Campo S.R.L. teniendo en cuenta que: La existencia inicial al 30/09/xx (ueps) Compras del mes: 07/09 20 u $3.000 15/09 45 u $2.000 0/09 30 u $1.000 $ 6.500 (65 u) $6.000 Unidades según recuento físico al 30/09/xx: 77. Ejercicio 3 La empresa textil Punto por punto cierra su ejercicio comercial el 31/12/2001. Registre las siguientes operaciones: El cliente L. Mora adeuda desde hace 180 días $ 530, el saldo de su cuenta corriente. Se envía carta documento a Torres y Romero $ 2.800 y $ 1.200 respectivamente, intimándolos al Elementos de Contabilidad I 372 de 552 pago de los mismos. El estudio jurídico informa que Romero se encuentra en estado de insolvencia, por lo que sugiere la baja de su cuenta. Torres abona con cheque su deuda, la cual es depositada en nuestra c/c del Banco Med. El Banco Med nos informa mediante nota de débito el rechazo del cheque cobrado por servicios ($ 15). Al cierre de ejercicio el estudio informa que no será fácil la cobranza por lo que sugiere la constitución de la previsión. Se realiza transferencia bancaria de c/c Banco Med a Banco Sud por $ 5.000. Se recibe factura del estudio jurídico por gestiones de cobranza $120. Ejercicio 4 El contador de la empresa Fierros S.A. le solicita, como analista contable y financiero, que registre las siguientes operaciones del período, considerando que el cierre de ejercicio es el 31/12 de cada año. El 15/07/2011 se abona con cheque Banco República el anticipo de impuesto a las ganancias del 2011, que asciende a $ 1.020. El 15/10/2011 pagan otro anticipo. El 01/11/2011, cuando cobran el alquiler de un galpón por $ 870, sufren una retención de ganancias de $ 70. La empresa adquirió títulos públicos a través de un agente de bolsa, el que brindó la siguiente liquidación: 700 títulos a $ 10 $7.000 Comisión (0.25%) $17,50 Impuesto a la transferencia de Valores Mobiliarios (0.50%) $35 Total debitado en su cuenta $7.052,5 Al 31/12/2011 se estima en $ 8.500 el impuesto a las ganancias del ejercicio 2011. Pagamos a Guma S.R.L. $ 2.200 sobre lo cual efectuamos una retención de ganancias de $ 110. El pago se realiza con cheque Banco República. Declaración jurada de IVA de diciembre de 2011. Débito fiscal 1.530 Crédito fiscal 420 Elementos de Contabilidad I 373 de 552 SP6 / Evaluación de paso ¿Estás listo para un desafío? 1. Indique la opción correcta Cuando se constituye una sociedad anónima existe la obligación de aportar como mínimo el 25% del capital comprometido al momento de la suscripción en efectivo, pudiendo en resto ser integrado en un plazo no mayor a 2 años. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Cuando se realiza la cancelación de los saldos adeudados por compromisos de aportes de parte de los socios, los mismos se acreditan en el respectivo asiento. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Los bienes de uso se deprecian siempre en función de la variable tiempo transcurrido entre su compra y su venta. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta La depreciación es el reflejo del desgaste, obsolescencia, cambios tecnológicos, etcétera, que sufren los bienes de uso. Su registro obedece a cuestiones planteadas en el concepto de lo devengado. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Las comisiones de gastos bancarios necesarias para adquirir bienes de uso o de cambio se pueden activar. Elementos de Contabilidad I 374 de 552 ○ Verdadero ○ Falso 6. Indique la opción correcta Los intereses ganados o perdidos por operaciones comerciales se imputan al ejercicio en el cual se produce el devengamiento de los mismos, sin importar si se cobran o pagan. ○ Verdadero ○ Falso 7. Indique la opción correcta Cuando se adquieren bienes o servicios por parte de una organización se tributa el impuesto al valor agregado. El mismo es considerado como una cuenta de pasivo. ○ Verdadero ○ Falso 8. Indique la opción correcta El impuesto a los ingresos brutos se tributa por la diferencia entre los ingresos y los egresos de una organización. El valor calculado se lo carga como un gasto dentro de la respectiva registración. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 375 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Cuando se constituye una sociedad anónima existe la obligación de aportar como mínimo el 25% del capital comprometido al momento de la suscripción en efectivo, pudiendo en resto ser integrado en un plazo no mayor a 2 años. X Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Cuando se realiza la cancelación de los saldos adeudados por compromisos de aportes de parte de los socios, los mismos se acreditan en el respectivo asiento. ○ Verdadero X Falso 3. Indique la opción correcta Los bienes de uso se deprecian siempre en función de la variable tiempo transcurrido entre su compra y su venta. ○ Verdadero X Falso 4. Indique la opción correcta La depreciación es el reflejo del desgaste, obsolescencia, cambios tecnológicos, etcétera, que sufren los bienes de uso. Su registro obedece a cuestiones planteadas en el concepto de lo devengado. X Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Las comisiones de gastos bancarios necesarias para adquirir bienes de uso o de cambio se pueden activar. X Verdadero ○ Falso 6. Indique la opción correcta Los intereses ganados o perdidos por operaciones comerciales se imputan al ejercicio en el cual se produce el devengamiento de los mismos, sin importar si se cobran o pagan. X Verdadero ○ Falso 7. Indique la opción correcta Cuando se adquieren bienes o servicios por parte de una organización se tributa el impuesto al valor agregado. El mismo es considerado como una cuenta de pasivo. ○ Verdadero X Falso Elementos de Contabilidad I 376 de 552 8. Indique la opción correcta El impuesto a los ingresos brutos se tributa por la diferencia entre los ingresos y los egresos de una organización. El valor calculado se lo carga como un gasto dentro de la respectiva registración. ○ Verdadero X Falso Elementos de Contabilidad I 377 de 552 Situación Profesional 7: Los Cóndores S.A. Por referencias obtenidas en el ámbito laboral, los directivos de la empresa "Los cóndores S.A.", lo han contratado a usted para colaborar con la persona que está a cargo del área administrativa de la empresa. Como primera medida y dada la fecha de cierre de balance de la empresa, que operó el pasado fin de mes (31/08/2011), deberá usted tomar todas las medidas necesarias y pertinentes para la confección de los estados contables de la empresa a dicha fecha. La información obtenida del balance de sumas y saldos de la empresa a dicha fecha es: Asimismo, se cuenta con la siguiente información: a. El día 02/09/11 recibimos el resumen bancario de la Banca del Lavoro, informándonos que nuestro saldo, al 31/08/11, asciende a $ 3.150. b. Por el siniestro del robo de una computadora, ocurrido dentro del ejercicio cerrado el 31/08/11, la empresa no contaba con seguros correspondientes. c. Dentro del saldo de $ 2.500 de clientes a cobrar, existe el cliente "La ponderosa" con un saldo contable de $ 550. Recibimos el día 03/09/11 una carta con valores por $ 300, aduciendo que el mismo es el pago total de su cuenta. d. Un socio de la empresa nos informa que el inventario del día 31/08/11 arrojó un monto total de mercaderías por $ 4.300. e. El día 10/09/11 recibimos un reclamo por parte del proveedor "Las tipas S.R.L." aduciendo que abonemos una deuda por $ 500. Según nuestros registros, hemos cancelado la misma con envío del valor correspondiente el día 30/08/11. f. Los datos de la empresa son: "Los cóndores SA" domiciliada en calle Soldado Ruiz 1056 de la ciudad de Córdoba, su actividad principal es la venta por menor y mayor de artículos de librería, su duración es de 99 años desde su inscripción en el Registro Público de Comercio, siendo ésta inscripta el 25/01/1998 bajo el Nº 1381-A. Su capital está formado por 300 acciones clase "A" de un voto, por un valor de $ 100 cada una. g. La cuenta Proveedores varios se conforma por: • Poseidón SA ......... $ 500 • El tormentoso SH ... $ 250 • Castro, Juan .......... $ 130 • Asís, Carmen ......... $ 120 h. El saldo de $ 2.500 de los Clientes a cobrar está formado por: • López, Juan Manuel ..... $ 500 • La ponderosa .............. $ 550 • Di Paola, Marcela ....... $ 1000 • Estudio Yedro .............. $ 450 i. Los dueños (accionistas) de la empresa han tomado la resolución de que las utilidades pasadas por un monto de $ 1.000 (que se hallan en la cuenta Resultados no asignados) sean transformados en una reserva de la misma. Elementos de Contabilidad I 378 de 552 j. Los Muebles y útiles y equipos de computación fueron adquiridos en este ejercicio. La vida útil, para ambos rubros es de 5 años. k. La existencia inicial de mercaderías es de $ 3.500 y las compras durante el ejercicio ascendieron a $ 8.300. Usted deberá, con las herramientas que se describen a continuación, realizar lo siguiente: • Llevar a cabo las tareas previas a la confección de los estados contables. • Confeccionar los estados contables. Elementos de Contabilidad I 379 de 552 SP7 / H1: Balance de sumas y saldos Dentro de las herramientas de la Situación profesional 1 mencionamos que la información recabada por el sistema contable culmina en la preparación de informes contables, y que estos informes pueden ser preparados para: Uso exclusivo dentro de la organización emisora. Suministro a terceros. También dijimos que entre estos últimos informes, los dirigidos a terceros, existe un tipo que es el más utilizado; el mismo recibe el nombre de estados contables . Los estados contables muestran, a través de la contabilidad, información de la empresa, que se refiere, básicamente, a los siguientes aspectos: a. La situación patrimonial a una fecha determinada (generalmente la fecha de cierre del ejercicio). Dentro de este punto, básicamente, trabajamos con los saldos de todas las cuentas del activo, pasivo y patrimonio neto (éste último solo como una mención al estado que se trata en el siguiente punto). El mismo se denomina Estado de situación patrimonial (llamado también "balance general"). Para nuestra Situación profesional será la suma de todas las cuentas del activo, las cuentas del pasivo y las cuentas patrimoniales: * 15.1 Imágenes Imágenes "Estado de situación Patrimonial" Unas aclaraciones para tener en cuenta: Recordemos, que lo que se transcribe en el estado de situación patrimonial, sobre el patrimonio neto, es solamente una línea referenciando el monto total de $ 36.990. El resultado del ejercicio ($ 5.990) es calculado en el punto siguiente. Tanto las cuentas del Activo, Pasivo, patrimonio neto y las de Resultados, no tienen previsto aún todos los asientos de ajuste que deberemos preparar. Podemos observar que la suma del Pasivo y patrimonio, iguala al total del Activo: 36.990 + 2.060 = 39.050 b. La evolución del patrimonio durante un período de tiempo (generalmente un año). Este punto es recogido por dos estados contables: Elementos de Contabilidad I 380 de 552 Estado de evolución del patrimonio neto Muestra cómo se desagrega el mismo (ítems que integra: capital, reserva legal, aportes y retiros de propietarios, resultados acumulados de otros períodos) y qué movimientos tuvieron los mismos dentro del período analizado (saldos iniciales, altas, bajas y saldos finales). Para nuestra Situación profesional (al inicio) estará formado por $ 30.000 del capital social y los $1.000 de los resultados no asignados. Y por los saldos finales será: por capital social, $ 30.000; reserva, $ 1.000 (en el transcurso del período hemos constituido esta reserva con fondos de los resultados no asignados, ver punto h del enunciado) y el resultado del ejercicio por $ 5.990 (éste es obtenido a través del estado de resultados). Estado de resultados Nos muestra de dónde surgieron los resultados positivos (ganancias e ingresos) y los negativos (pérdidas y gastos o costos), llegando a un resultado final que será expuesto como una línea más, dentro del estado de evolución del patrimonio neto. Para el planteo de nuestra Situación profesional, será la suma algebraica de todas las cuentas de resultados, a saber: * 15.2 Imágenes Imágenes "Estado de resultados" Y por diferencia, obtenemos el resultado * 15.3 del ejercicio (ganancia) por $ 5.990. c. La evolución de la situación financiera durante el transcurso del mismo período de tiempo Para este punto, la evolución de la situación financiera, nos señala el origen y el destino o aplicación de los fondos de la empresa, así como las alteraciones del capital corriente * 15.4 . Ésto es visualizado a través del estado de flujo de efectivo. De lo que se trata es de distinguir los recursos financieros que fueron generados a través de los resultados ordinarios y/o extraordinarios * 15.5 , aportes o retiros de los propietarios, ingresos por ventas de bienes, cancelación de deudas, prestamos recibidos, etcétera, es decir, a qué monto y de dónde provinieron todos los movimientos del capital corriente (para el primer caso) y de fondos (para el segundo). Veremos más adelante un modelo de este estado para comprender su significado y su construcción. Siguiendo con este tema, es menester obtener información final que logre "armar" todos estos estados contables, ya que los mismos serán nuestra culminación en la preparación de informes. Ahora bien, ¿de dónde provendrá toda esta información? En las situaciones anteriores hemos visto todo lo que atañe a la captación de información, su Elementos de Contabilidad I 381 de 552 procesamiento o registración en cuentas contables, los asientos, la mayorización de las cuentas; en definitiva, toda la información que nos alteró la ecuación patrimonial. Ahora lo que debemos realizar, es un agrupamiento de toda esa información. Esta herramienta de denomina balance de saldos o balance de sumas y saldos. Un balance de saldos lo que básicamente nos muestra es que: Todas las registraciones cumplen la partida doble (que la suma de todas las cuentas deudoras iguala a la suma de las cuentas acreedoras) Los saldos de cada cuenta, es decir su importe final luego de sumar y restar todos los movimientos que tuvo en el período. Por ejemplo, podría ser: * 15.6 Imágenes Imágenes "Balance de saldos" Vemos que hemos incorporado dos columnas (las columnas Debe y Haber como un desglose de las columnas de las Sumas). Éstas son los totales de todos los movimientos, tanto en el Debe como en el Haber, de cada cuenta; y por diferencia entre éstas, nos queda el saldo de las mismas, que se traslada en las dos últimas columnas. Si bien el balance de sumas y saldos muestra más información que el balance de saldos, generalmente se prefiere este último, dado que lo que nos interesa es el saldo final de cada cuenta (además del mayor trabajo y costo en verificar las sumas del debe y haber de cada cuenta). En definitiva, estos reportes o informes, cumplen dos propósitos básicos: Controlar la igualdad * 15.7 entre los débitos y créditos. Servir como base principal para la preparación de los estados contables. Al realizar este balance de sumas y saldos podemos encontrar diferencias o errores. Estos pueden deberse a: Errores en la preparación del balance. Olvido de anotar una cuenta, traspaso erróneo de un importe o por cambio de su signo, etcétera. Errores de contabilización. Asiento cargado en forma desbalanceada, al hacer el mayor un cambio de columnas de una cuenta, etcétera. Los errores en la contabilización generalmente no suceden cuando se efectúan los controles pertinentes de entradas y salidas y cuando, además, es utilizado un programa de teneduría de libros confiable. No obstante, existen errores que no serán mostrados por un balance de saldos o de sumas y saldos, a saber: Elementos de Contabilidad I 382 de 552 Omitir mayorizar un asiento completo. Mayorizar en una cuenta equivocada. En estos casos se seguirá verificando la partida doble pero el resultado de los saldos será erróneo. Estos balances de saldos, generalmente, son preparados en oportunidad del cierre de cada ejercicio económico (al cabo de 12 meses). Sin embargo se pueden establecer cortes mensuales o trimestrales (con su correspondiente balance de saldos) para controlar la correcta imputación de los asientos, ir adelantando trabajo para el cierre final del ejercicio y, también, para satisfacer cualquier tipo de demanda de información por parte de los propietarios de la empresa o por terceros. Asimismo, pueden existir mayores auxiliares o submayores (son mayores específicos para cada cuenta en particular con información desagregada en clientes, proveedores, etcétera). Los totales de estos submayores deben coincidir con el total de la cuenta "madre" que se refleja en el libro mayor principal. Recordemos que, tanto los libros mayores como submayores o auxiliares, son de uso opcional por parte de cada empresa, de acuerdo con el ordenamiento de las leyes en Argentina. Tareas preparatorias del balance (conciliaciones, comparaciones, asientos de ajuste y de cierre) Una vez obtenida esta información, será necesario realizar determinadas tareas antes de la elaboración propiamente dicha de los informes (las mismas pueden o no hacerse en cierres mensuales o trimestrales, todo dependerá de la relación costobeneficio de dichas tareas). Estas suelen consistir en: 1. Conciliaciones con terceros. 2. Comparaciones con recuentos físicos (stock). 3. Asientos de ajuste (de corresponder). 4. Asientos de cierre. 1. Conciliaciones con terceros Existen relaciones comerciales con terceros (bancos, proveedores, clientes) que, dada su gran cantidad de intercambio de información, o por la importancia económica que la misma tenga, es conveniente y normal realizar controles entre lo que nuestra contabilidad dice que existe o existió contra su contrapartida en el tercero. Veamos a continuación un ejemplo de una conciliación con un cliente: Elementos de Contabilidad I 383 de 552 * 15.8 Imágenes Imágenes "Conciliación de cuenta cliente" Una situación similar, pero de distinto signo, la encontramos en nuestros proveedores. Un ejemplo de conciliación podría ser: Usualmente las discrepancias que podemos encontrar son: Diferencias en las fechas de contabilización con respecto a nuestra fecha de cierre. Elementos de Contabilidad I 384 de 552 Diferencias sobre las procedencias de débitos o créditos por reajuste de precios, falla de mercaderías, intereses, etcétera. Errores en nuestra contabilidad o en el tercero. No obstante todas estas diferencias deben ser estudiadas, a los efectos de si corresponde su ajuste en la contabilidad o no. Estas conciliaciones con terceros se suelen realizar en mayor medida con las entidades bancarias por las operaciones con cajas de ahorros y cuentas corrientes. En estos casos, la "conciliación bancaria", podría partir de nuestro saldo contable hasta arribar al saldo que emite el banco a través de sus resúmenes (o viceversa). En todo caso, si partimos del saldo bancario, deberían sumarse, entre otros, los siguientes conceptos: Depósitos pendientes de acreditación en el banco (ya que aumentaron el saldo contable pero no el del banco). Gastos y débitos bancarios no contabilizados (deben disminuir nuestro saldo). Otros conceptos en donde el banco redujo nuestro saldo bancario o errores nuestros que hayan incrementado indebidamente el mismo. Y deberían restarse: Cheques emitidos que no han sido pagados aún por el banco (redujeron el saldo contable pero no el registrado por el banco). Créditos computados por el banco y no por la empresa (por ejemplo devoluciones de gastos mal imputados). Otros conceptos derivados de errores en nuestra contabilidad que hayan disminuido nuestro saldo o errores del banco que lo incrementaron indebidamente. Por ejemplo, podríamos tener una ficha de conciliación como la siguiente: Elementos de Contabilidad I 385 de 552 2. Comparación con recuentos físicos Supongamos que en nuestra empresa recibimos una gran cantidad diaria de cheques de terceros por pagos de nuestros clientes, y que a su vez utilizamos esos mismos cheques para pagar a nuestros proveedores. Al final del día, y si hemos contabilizado correctamente, el saldo contable de la cuenta "Valores de terceros" debería coincidir con la cantidad (tanto de números de cheques como de sus importes totales) de valores que disponemos en nuestra caja. Para ello debemos realizar un recuento físico de dichos valores. Similar consideración, tienen la mayoría de los rubros del Activo (también para algunos Pasivos). Es decir que los controles periódicos (obviamente, las cuentas que integran el rubro Disponibilidades generalmente se realiza diariamente, mientras que otros rubros, como bienes de cambio y bienes de uso, son a mayor distancia entre control y control, usualmente un año), pueden poner en evidencia diferencias por errores en la contabilidad o de otros tipos (por ejemplo: robo o pérdidas de mercaderías, diferencias en la forma de valuar entre el recuento físico y lo que en la contabilidad fue cargado, etcétera). En muchas empresas suele ser común destinar un día al año (en donde se cierran sus puertas) para realizar un inventario de todos los bienes de la misma. En esos casos los controles en cada área, son realizados por personal distinto del que ocupa la responsabilidad de su vigilancia y control (por una cuestión lógica de seguridad). Por ejemplo, el personal administrativo realizará el inventario del sector donde se encuentran todas las máquinas y herramientas utilizadas en una empresa para su proceso productivo. 3. Asientos de ajustes Elementos de Contabilidad I 386 de 552 A resultas de la preparación (y control) del balance de saldos, así como de las comparaciones con terceros y de los recuentos físicos, suelen detectarse errores u omisiones que deben ser subsanados antes de proseguir con la elaboración de los estados contables. Ésto motivará la preparación y registración de asientos de ajuste. Por ejemplo: si en un mes determinado, hemos realizado el siguiente asiento, por la compra de mercaderías en cuenta corriente: * 15.9 Imágenes Imágenes "Asientos de ajustes" 4. Asientos de cierre Al cabo de todo el ejercicio o período económico de la empresa (puede ser menos que un año) será necesario reunir a todas las cuentas de resultados (positivas como negativas) en una sola cuenta que refleje el resultado final de la empresa. Este asiento, normalmente, se denomina "Asiento de cierre de cuentas de resultados". Por lo tanto corresponde hacer lo siguiente: En dicho asiento de cierre consignaremos en el Debe todas las cuentas de resultados positivos (cuentas que tenían saldo acreedor) y en el Haber todas las cuentas de resultados negativos (cuentas con saldo deudor). De esta forma "eliminamos" el saldo de todas las cuentas involucradas en los resultados. Debido al proceso anterior, se originará una diferencia que podrá ser un débito o un crédito. La misma representa el "Resultado del ejercicio". Si el mismo resulta en una pérdida (el total de las cuentas de resultados negativos es mayor al de las cuentas de resultado positivo) se ubicará en el Debe del asiento; en caso contrario, (las de resultado positivo es mayor a las de resultado negativo) en el Haber del asiento, reflejando una ganancia del ejercicio. Dicha cuenta "Resultado del ejercicio" se consignará dentro del patrimonio neto, restando en el primer caso y sumando en el segundo. Un ejemplo de asiento de cierre de cuentas de resultados es: Elementos de Contabilidad I 387 de 552 En la mayoría de las empresas se realiza otro asiento de cierre, pero esta vez involucra a todas las cuentas del activo, pasivo y patrimonio neto. Es decir, a la fecha de cierre del período se "reversan" (se dan vuelta) todas las cuentas: Las del Activo van al Haber Las del Pasivo al Debe Las de patrimonio neto también al Debe (salvo que existan resultados acumulados que reflejen pérdidas, en cuyo caso irá al Haber). Luego, en el primer asiento del próximo ejercicio se realiza el llamado "Asiento de apertura" que es el mismo asiento anterior pero cambiando la ubicación de las cuentas. Este asiento no cumple ninguna función legal ni técnica, pudiendo prescindirse del mismo. Pero reiteramos que es una práctica muy habitual dentro de la contabilidad. Una vez que hemos realizado todo este proceso, estamos en condiciones de elaborar nuestros estados contables. Estados contables Al comienzo de esta herramienta mencionamos cuáles son los estados contables básicos que integran este informe. Pero antes de continuar con el desarrollo de cada estado, veremos lo que establecen las resoluciones técnicas en relación a la información que brinda la contabilidad. Las resoluciones técnicas son normas emanadas por la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (entidad que agrupa a todos los Consejos Profesionales en Ciencias Económicas del país, entidades que a su vez, agrupan a los profesionales en Ciencias Económicas en cada provincia como contadores, licenciados en Administración y Elementos de Contabilidad I 388 de 552 licenciados en Economía). Estas resoluciones, mencionan que la información debe reunir ciertos requisitos. Entre los principales tenemos: * 15.10 Imágenes Imágenes "Requisitos de la información" Asimismo establecen las normas principales o generales de valuación del patrimonio y de los resultados. Por ello y dada la extensión de la misma, recomendamos su lectura para una comprensión más acabada del tema. Las resoluciones que tratan todo lo relativo a la conformación de los estados contables son: Resolución técnica nº 16 (Marco conceptual de las normas contables), Resolución técnica nº 17 (Normas contables profesionales: desarrollo de cuestiones de aplicación general) y Resolución técnica nº 18 (Normas contables profesionales: desarrollo de algunas cuestiones de aplicación particular). Las mismas pueden ser consultadas en la página de Internet del Consejo Profesional en Ciencias Económicas de Córdoba Consejo Profesional en Ciencias Económicas de Córdoba http://www.cpcecba.org.ar/ . Los estados contables a analizar son: 1. Estado de situación patrimonial 2. Estado de evolución del patrimonio neto 3. Estado de resultados 4. Estado de flujo de efectivo 1. Estado de situación patrimonial Este estado muestra, a una fecha determinada, las composiciones del activo, pasivo y patrimonio neto. Por tal motivo se lo define como un estado contable estático. Para la construcción de este estado se debe seguir lo que establecen las Resoluciones técnicas 8 y 9 (RT), las cuales establecen las condiciones que debe cumplir el mismo. En estas resoluciones se establece que el Activo se debe ordenar en función a su liquidez * 15.11 , es decir de lo más líquido a lo menos líquido. En función de ésto, al Activo se lo subdivide en Activo corriente y Activo no corriente. Este estado se confecciona agrupando a las cuentas colectivas en rubros o cuentas compuestas. En función de ello definimos a estos componentes del activo de la siguiente manera: Elementos de Contabilidad I 389 de 552 Activos corrientes: agrupa a todos aquellos activos cuya conversión en dinero se producirá dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de cierre de balance. Es decir que al momento del cierre de balance se debe conocer la fecha de vencimiento de los derechos como la intención y probabilidad de conversión en dinero de los bienes tangibles e intangibles que posee la organización. Activos no corrientes: agrupa a todos aquellos activos cuya conversión en dinero se producirá dentro de los 12 meses posteriores siguientes a la fecha de cierre de balance. Es decir que al momento del cierre de balance se debe conocer la fecha de vencimiento de los derechos como la intención y probabilidad de conversión en dinero de los bienes tangibles e intangibles que posee la organización. Continuando con las RT 8 y 9, las mismas establecen que el Pasivo se debe ordenar en función a su exigibilidad. Es decir, de lo más exigible a lo menos exigible. En función de ésto al Pasivo también se lo divide en Pasivo corriente y Pasivo no corriente. Pasivos corrientes: agrupa a todos aquellos pasivos cuya conversión en dinero se producirá dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de cierre de balance. Es decir que al momento del cierre de balance se debe conocer la fecha de vencimiento de las obligaciones. Pasivos no corrientes: agrupa a todos aquellos pasivos cuya conversión en dinero se producirá dentro de los 12 meses posteriores siguientes a la fecha de cierre de balance. Es decir que al momento del cierre de balance se debe conocer la fecha de vencimiento de las obligaciones. Elementos de Contabilidad I 390 de 552 En función de nuestro ejemplo de la Situación profesional "Los cóndores S.A.", en el monto de los proveedores varios por $ 1.000 se encuentra una deuda por $ 200 que será pagada recién a los 18 meses a partir del 31/08/11; podríamos decir que existe un pasivo corriente por $ 800 (pagadero en los próximos 12 meses) y no corriente por $ 200 (que serán abonados en una fecha superior al año). Un ejemplo con activos sería el caso, en la Situación profesional, de los equipos de computación que tiene la empresa por $ 14.500 (a la fecha de cierre) cuya vida útil es de 5 años. En este caso, estos bienes serán realizados (es decir, vendidos a su valor que les pudiera quedar al final de esos 5 años) al cabo de un intervalo de tiempo que excede al año, por lo que entraría como un Activo no Corriente en el estado de situación patrimonial. Una aclaración, si una cuenta tiene un saldo que el mismo engloba montos corrientes como no corrientes, su exposición debe desdoblarse para ser expuestas en forma separadas. Los rubros que integran el estado de situación patrimonial son: A. Activo 1. Caja y bancos: incluye el dinero en efectivo en caja y bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar. Ejemplo de cuentas que se encontrarán en este rubro: Caja, Banco XX Elementos de Contabilidad I 391 de 552 Cuenta Corriente, Caja moneda extranjera, Fondo fijo, etcétera. 2. Inversiones: son las realizadas con el ánimo de obtener una renta u otro beneficio, explícito o implícito, y que no forman parte de los activos dedicados a la actividad principal de la empresa (por ejemplo, la compra de acciones por parte de una empresa industrial, con el objetivo de obtener un beneficio por fondos inoperantes, o también la constitución de un plazo fijo o la compra de un inmueble con el ánimo de arrendarlo). Ejemplo de cuentas que integrarán este rubro: Acciones con cotización, Títulos públicos, Inversión en fondos comunes de inversión, etcétera. 3. Créditos: son derechos que se poseen contra terceros para recibir dinero u otros bienes o servicios. Deben distinguirse los provenientes de ventas de bienes o servicios de otros créditos: Créditos por ventas: representarán a aquellas cuentas que representen derechos a cobrar que surjan de la actividad principal y habitual de la organización. Es decir, todos aquellos derechos que se deriven de la venta de mercaderías o de servicios. Ejemplo de cuentas que integrarán este rubro: Clientes, Deudores morosos, Deudores en gestión judicial, menos Previsión por deudores incobrables. Ejemplo de exposición en la nota: Clientes $ 100.000 Deudores morosos $ 200.000 Deudores en gestión judicial $ 200.000 Menos: Intereses ganados no devengados ($ 2.000) Previsión por deudores incobrables ($ 450.000) Saldo del rubro $ 48.000 Otros créditos: representarán a todas aquellas cuentas que representen derechos que no surjan de la actividad principal de la organización, tales como por ejemplo: Anticipo de sueldos, Anticipo de impuestos, Retiros de los socios, etéctera. 4. Bienes de cambio: son los bienes destinados para su venta. Incluyen a los bienes en proceso de producción, así como los anticipos a los proveedores por la compra de dichos bienes. Ejemplo: Materias primas, Insumos, Mercaderías, Anticipo a proveedores. 5. Bienes de uso: son todos los bienes destinados a ser utilizados en la actividad principal de la empresa, y no a la venta habitual, incluyendo a los anticipos a los proveedores por la compra de los mencionados bienes. Un ejemplo de las cuentas integrantes de este rubro puede ser: Rodados $ 40.000 Menos: Depreciación Ac. Rodados ($ 10.000) Inmuebles $ 100.000 Menos: Depreciación Ac. Inmuebles ($ 50.000) Total $ 80.000 Este rubro tiene como nota un Anexo A o I, el cual tiene un formato determinado por las RT 8 y 9. 6. Activos intangibles: son los que representan franquicias, privilegios u otros similares y que expresan un valor cuya existencia depende de la posibilidad futura de producir ingresos. Podemos tener: Derechos de propiedad intelectual, Patentes o Marcas registradas, Llave de negocio, Gastos de organización (gastos Elementos de Contabilidad I 392 de 552 incurridos durante la conformación de la empresa que irán como resultados negativos a medida que pase el tiempo) y Gastos de investigación y desarrollo. 7. Otros activos: todos los otros activos no encuadrados en los ítems arriba mencionados. B. Pasivo 1. Deudas: son todas las obligaciones ciertas, determinadas o determinables (es decir, que si bien no están establecidas numéricamente, pueden ser estimados con un cierto grado de proximidad). Usualmente se separan en: Deudas comerciales: representan a todas aquellas cuentas que se refieran a deudas que surjan de la actividad principal de la organización, y que tengan su origen en la compra de bienes o servicios para ser comercializados, o en la adquisición de bienes para la producción de los mismos. Ejemplo de cuenta que integra dicho rubro son: Proveedores, Acreedores, Documentos a pagar, y todos ellos pueden estar regularizados por Intereses perdidos no devengados. Deudas financieras: agrupará a todas aquellas cuentas que representen deudas con el sistema financiero contraídas por la organización para la financiación de su actividad. Ejemplo de cuentas: Préstamos bancarios, Banco XX cuenta corriente, cuando su saldo sea negativo, etcétera. Este rubro también puede estar regulado por la cuenta Intereses perdidos no devengados. Deudas laborales y sociales: agrupará a todas aquellas cuentas que representen deudas referidas a Sueldos y Cargas sociales a pagar. Deudas fiscales: contendrá aquellas cuentas que representen deudas con el gobierno nacional, provincial y municipal, en torno a impuestos. Ejemplo de cuentas: Impuestos a las ganancias a pagar, IVA a pagar, Ingresos brutos a pagar, Comercio e Industria a pagar, etcétera. Deudas societarias: agrupará a todas aquellas cuentas que se refieran a deudas que la organización tenga con sus socios con motivo de préstamos que estos realizaron o por dividendos que se les debe. Ejemplo: Socio XX, Préstamo, Socio LL Préstamo, Dividendos a pagar a socio XX, etcétera. Anticipo de clientes: agrupará a los saldos de aquellas cuentas que representen montos de dinero entregados por los clientes para el cierre de un negocio o una seña que fije precio. Ejemplo de cuentas que integrarían este rubro: Anticipo de clientes. 2. Previsiones: son las partidas que representan estimaciones de situaciones contingentes que pueden originar obligaciones de la empresa a favor de terceros. Ejemplo de cuentas: Previsión por juicio, Previsión por despidos, Previsión de garantía. Todos los rubros del Pasivo pueden ser corrientes como no corrientes, dependiendo ello de las fechas de vencimiento de las mismas. C. Patrimonio neto Se expone como una línea, referenciando al estado de evolución del patrimonio neto. Su valor se determina como la diferencia entre el total del Activo menos el total del Pasivo. Dentro del activo, los rubros se ordenan de acuerdo con el grado de liquidez, primero los de mayor rapidez para su realización en dinero, para ir decreciendo paulatinamente (por ejemplo, primero iría la Caja, luego las cuentas bancarias, valores al cobro, etcétera y en última instancia los Bienes de uso y los Activos intangibles). En el caso de los pasivos se ordenan primeros todas las deudas (comerciales, bancarias, impositivas, etcétera) y luego las previsiones. Elementos de Contabilidad I 393 de 552 Un posible esquema de presentación podría ser: 2. Estado de evolución del Patrimonio neto Como dijimos, este estado muestra la composición del patrimonio neto y, para cada uno de sus integrantes, su saldo inicial, las variaciones del período y su saldo final. Las diversas partidas que lo integran deben clasificarse de acuerdo con su origen. Así tenemos: Aportes de los propietarios: acá se encuentran el aporte inicial de los propietarios (en una cuenta que se denomina Capital social o Capital suscripto) junto a posteriores aportes no capitalizados (son aportes de los propietarios que no aumentaron al capital inicial). También se encuentran los ajustes al capital (tanto al inicial como a los no capitalizados) por reexpresiones en ajustes por inflación. Por ejemplo, una empresa constituida en el año 1987 con un capital de 50.000 australes (los australes era la moneda de curso legal en nuestro país en esa fecha) a valores de hoy ha perdido toda vigencia, por lo que se debe practicar un ajuste de inflación hasta el presente (es lo que se llama "actualizar un importe"). Resultados acumulados: podemos tener las reservas legales o estatutarias (son ganancias, que en vez de distribuirlas hacia los dueños, han pasado a formar parte permanente de la empresa, ya sea Elementos de Contabilidad I 394 de 552 por una obligación legal o por una imposición de la propia empresa). En nuestro caso será la constitución de una reserva, decidida por los accionistas, por $ 1.000. Asimismo, en este rubro se encuentran los resultados no asignados, que son las ganancias que todavía no han sido distribuidas a los dueños o que pasarán, en un futuro, a formar parte de las reservas, y las pérdidas, que se encuentran a la espera de futuras ganancias para poder ser absorbidas. También, cuando debemos modificar un concepto del patrimonio neto de ejercicios anteriores (por algún error u omisión) antes de consignar los saldos iniciales debemos practicar un ajuste o corrección para reflejar los nuevos saldos de cada cuenta y recién mostrar las variaciones del ejercicio en curso. Por ejemplo, si los $ 1.000 que teníamos al comienzo, de los resultados no asignados, estos estuviesen mal calculados, siendo su valor correcto de $ 950, debemos reflejar, antes de consignar los movimientos del ejercicio en curso, su valor correcto, en contra de la partida que estuvo mal asignada al cierre del pasado ejercicio. Ejemplo de un modelo: 3. Estado de resultados En nuestra Situación profesional serán los $ 5.990 que habían sido calculados al comienzo de la presente herramienta como la suma de resultados positivos menos los negativos. O sea, que el estado de resultados brinda información sobre el resultado del ejercicio y las causas que generaron el mismo al cierre del período considerado. Vale decir, resultados positivos y negativos. Por tal motivo se dice que el mismo es un estado dinámico. Un resultado que surge de la actividad normal y habitual, ya sea por la actividad principal o secundaria es denominado resultado ordinario. En contrapartida tenemos a los resultados extraordinarios, que son resultado de un suceso infrecuente en el pasado y, que no se esperan que se repitan en el futuro. Por ejemplo, la venta del principal inmueble asiento de los negocios de la empresa, la quiebra de un deudor de importancia, una pérdida por un siniestro, etcétera. Para nuestro caso, será el robo de una computadora por un valor de $ 500. Este estado muestra en forma separada a los resultados ordinarios de los extraordinarios. Asimismo, se ordena en forma secuencial que permita obtener subtotales que se consideran útiles para evaluar la gestión de la empresa. Elementos de Contabilidad I 395 de 552 No obstante existen muchas formas de expresar este estado. Algunas con mayor desagregamiento en la información, otras con la unificación de resultados positivos por un lado y negativos por otro; pero en definitivas, el resultado final siempre será el mismo. Los rubros del estado de resultados son: 1. Ventas: agrupará a todas aquellas cuentas que representen ventas de bienes o servicios que se refieran a la actividad principal de la organización. Ejemplo: Ventas de mercadería. 2. Costo de mercadería vendida: representa el costo de compra o producción de los bienes o servicios que la organización comercializa. Ejemplo de cuenta: Costo de mercadería vendida. 3. Gastos de administración: agrupará a todas las cuentas que en el plan de cuentas la gerencia de la empresa los defina como gastos destinados a la administración del negocio. Es una definición de la propia empresa, no existe un listado de gastos predeterminado, pero algunos ejemplos pueden ser: Alquileres, Gastos de energía eléctrica, Impuesto inmobiliario, Sueldos y Cargas sociales, etcétera. 4. Gastos de comercialización: agrupará a todas las cuentas que en el plan de cuentas la gerencia de la Elementos de Contabilidad I 396 de 552 empresa los defina como gastos destinados a la comercialización de los productos o servicios que comercialice la organización. Es una definición de la propia empresa, no existe un listado de gastos predeterminado, pero algunos ejemplos pueden ser: Alquileres, Gastos de energía eléctrica, Impuestos a los ingresos brutos, Comercio e Industria, Sueldos y Cargas sociales, etcétera. 5. Gastos financieros: representan a los intereses que la organización pague como consecuencia de su actividad comercial. Ejemplo de cuenta que integran este rubro: Intereses pagados o perdidos. 6. Ingresos financieros: representan a los intereses que la organización cobre como consecuencia de su actividad comercial. Ejemplo de cuenta que integran este rubro: Intereses cobrados o ganados. 7. Otros ingresos: agrupará a todas aquellas cuentas que representen ingresos generados por las actividades secundarias de la empresa, es decir, todo aquello que le genere ingresos que no se deriven de la actividad principal. Ejemplo: Renta de alquiler cobrados, Ingresos por dividendos cobrados, Resultado por venta de bienes de uso, etcétera. 8. Otros egresos: agrupará a todas aquellas cuentas que representen egresos generados como consecuencia de la generación de los otros ingresos, es decir, todo aquéllo que le genere egresos que no se deriven de la actividad principal. Ejemplo: Comisiones pagadas por alquileres cobrados, Comisiones de agente de bolsa, etcétera. 9. Impuestos a las ganancias: es un impuesto que cobra el gobierno nacional como consecuencia de la actividad comercial desarrollada por la empresa dentro de las fronteras del país. Se calcula como un porcentaje sobre el resultado contable, al cual se le realiza algunos ajustes impositivos. 10. Resultados extraordinarios: Son hechos atípicos, infrecuentes en el pasado y que se espera igual comportamiento en el futuro. Es decir, serían las ganancias o pérdidas de las cuales ya se ha conversado anteriormente. Ejemplo de cuenta que lo integran: Pérdidas por robo, Pérdidas por incendios, Pérdidas por inundación, Ganancias por diferencia de cambio, etcétera. 4. Estado de flujo de efectivo De acuerdo con las normas contables, los estados contables deben contener una determinada y cierta cantidad de información. La misma no es posible ubicarla en su totalidad dentro de los estados que acabamos de mencionar. Por ello existe la información complementaria, que sin dejar de ser parte de los estados básicos, se muestra en forma separada de los mismos. Generalmente, la misma se expone por medio de cuadros y anexos complementarios, así como por la utilización de notas que se agrupan al final de los estados contables. La información que se expone de esta forma suele ser: Datos de la empresa (razón social, domicilio, actividad principal, duración y forma legal) y las relaciones con grupos económicos (para el caso de empresas controlantes o controladas). Capital y conformación del capital de la empresa (acciones, tipos, votos, etcétera). La unidad de medida y criterios de valuación y medición contable. La conformación y detalle de determinados rubros, que por su extensión no puedan ser ubicados dentro de su estado básico. Entre estos están los mismos que veremos en la solución de la situación patrimonial: Agrupación de la cuentas de resultados en rubros como: Gastos de administración, Gastos de comercialización, Otros gastos, etcétera. Saldos iniciales, altas bajas y amortización del ejercicio de los Bienes de uso, así como de los Elementos de Contabilidad I 397 de 552 Activos intangibles. Detalle del cálculo del costo de la mercadería o servicio vendido o prestado. Hechos posteriores al cierre, que por su relevancia deban ser informados. Otras circunstancias que ayuden a evaluar los distintos hechos económicos acaecidos en la empresa. En este estado procuramos mostrar los efectos de las actividades de financiación e inversión de la empresa a través de la exposición de las causas de la evolución de algún componente que consideramos clave desde el punto de vista financiero. Éste puede ser los fondos (efectivo más colocaciones financieras, por ejemplo, plazos fijos, inversiones temporarias) o el capital corriente (activo menos pasivo corriente). Esta información nos permitirá evaluar la capacidad de la empresa para generar recursos financieros que le permitan cumplir con sus obligaciones y, a su vez, generar ganancias. Informe del auditor Para que un balance un mayor grado de credibilidad, se solicita que los estados contables sean auditados por Elementos de Contabilidad I 398 de 552 un profesional de las Ciencias Económicas, el cual emite una opinión sobre los informes contables. Ese profesional tiene que cumplir con determinadas condiciones de relación con la organización, por ejemplo no puede ser empleado de la misma, es decir no puede haber relación laboral, ni de amistad manifiesta, ni de parentesco con los directores de la empresa hasta el cuarto grado de parentesco. En función del estudio que realice el profesional, su opinión puede ser: Favorable sin salvedades: el profesional dice que la información ontenida en los estados contables es razonable. Favorable con salvedades: el profesional dice que la información contenida en los estados contables es razonable, con salvedades en determinados puntos. Abstención de opinión: el profesional no emite opinión con motivo de que la organización no posee la información ordenada como para la emisión de una opinión respecto de ella. Opinión desfavorable: el profesional emite una opinión desfavorable, con motivo de no poseer la misma los requisitos necesarios para cumplir con lo requerido por las normas de auditoría. Elementos de Contabilidad I 399 de 552 REFERENCIAS 15 15.1 Imágenes: Estado de situación Patrimonial Elementos de Contabilidad I 400 de 552 Elementos de Contabilidad I 401 de 552 15.2 Imágenes: Estado de resultados Elementos de Contabilidad I 402 de 552 Elementos de Contabilidad I 403 de 552 15.3 : Resultado Es necesario aclarar que este resultado no tiene incorporado todos los ajustes a realizar en la resolución de la presente Situación profesional. 15.4 : Capital Corriente Es la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente. 15.5 : Extraordinarios Son resultados (positivos o negativos) atípicos o excepcionales acaecidos durante el ejercicio, de suceso infrecuente en el pasado y que se espera su no repetición para el futuro. 15.6 Imágenes: Balance de saldos Elementos de Contabilidad I 404 de 552 Elementos de Contabilidad I 405 de 552 15.7 : Controlar la igualdad El recurrir a programas computarizados (o planillas electrónicas de cálculos) nos facilita todo este proceso (relacionar, agrupar, sumar y restar). Ésta es otra razón de preferencia de un balance de saldos, ya que las sumas de débitos y créditos en cada cuenta se da por descontado que está realizado de forma correcta al utilizar una computadora (o al menos, debería ser así). 15.8 Imágenes: Conciliación de cuenta cliente Elementos de Contabilidad I 406 de 552 Elementos de Contabilidad I 407 de 552 15.9 Imágenes: Asientos de ajustes Elementos de Contabilidad I 408 de 552 Elementos de Contabilidad I 409 de 552 Elementos de Contabilidad I 410 de 552 15.10 Imágenes: Requisitos de la información Elementos de Contabilidad I 411 de 552 Elementos de Contabilidad I 412 de 552 Elementos de Contabilidad I 413 de 552 Elementos de Contabilidad I 414 de 552 Elementos de Contabilidad I 415 de 552 15.11 : Liquidez Significa la rapidez con la cual los bienes y derechos se convierten en dinero Elementos de Contabilidad I 416 de 552 SP7 / Autoevaluación 1 ¡Vamos a comprobar cuánto aprendiste! 1. Indique la opción correcta La preparación de estados contables se realiza básicamente para controlar la igualdad en la partida doble de las cuentas deudoras y acreedoras. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Con la mayorización de todas las cuentas construimos el balance de sumas y saldos. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Usualmente es preferible confeccionar y trabajar con un balance de saldos que con un balance de sumas y saldos. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Si omitimos mayorizar un asiento completo, veremos al final, la desigualdad entre saldos deudores y acreedores en un balance de saldos. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Una conciliación con un proveedor, en donde rechazamos una nota de débito recibida del mismo por intereses, originará un ajuste en nuestra contabilidad, ya que procederemos a devengar la misma como una deuda hacia el proveedor. ○ Verdadero Elementos de Contabilidad I 417 de 552 ○ Falso 6. Indique la opción correcta En una conciliación bancaria debemos restar, de nuestro saldo contable, gastos y comisiones que no fueron oportunamente procesados. ○ Verdadero ○ Falso 7. Indique la opción correcta Un robo de mercaderías, destinadas a su venta, puede ser descubierto a través de los recuentos físicos en el cierre de balance de una empresa. ○ Verdadero ○ Falso 8. Indique la opción correcta El asiento de cierre de las cuentas patrimoniales es un paso obligatorio y legal, para poder cerrar un balance. ○ Verdadero ○ Falso 9. Indique la opción correcta Según la R.T. Nº 10, unos de los requisitos con que debe contar la información contable, es que debe reflejar todos los hechos económicos pertinentes de la empresa en su totalidad (o al menos los más importantes) siguiendo un criterio de cautela en su exposición. ○ Verdadero ○ Falso 10. Indique la opción correcta Las previsiones son consignadas como un resultado negativo dentro del estado de resultados. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 418 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta La preparación de estados contables se realiza básicamente para controlar la igualdad en la partida doble de las cuentas deudoras y acreedoras. ○ Verdadero X Falso 2. Indique la opción correcta Con la mayorización de todas las cuentas construimos el balance de sumas y saldos. X Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Usualmente es preferible confeccionar y trabajar con un balance de saldos que con un balance de sumas y saldos. X Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta Si omitimos mayorizar un asiento completo, veremos al final, la desigualdad entre saldos deudores y acreedores en un balance de saldos. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta Una conciliación con un proveedor, en donde rechazamos una nota de débito recibida del mismo por intereses, originará un ajuste en nuestra contabilidad, ya que procederemos a devengar la misma como una deuda hacia el proveedor. ○ Verdadero X Falso 6. Indique la opción correcta En una conciliación bancaria debemos restar, de nuestro saldo contable, gastos y comisiones que no fueron oportunamente procesados. X Verdadero ○ Falso 7. Indique la opción correcta Un robo de mercaderías, destinadas a su venta, puede ser descubierto a través de los recuentos físicos en el cierre de balance de una empresa. X Verdadero ○ Falso 8. Indique la opción correcta Elementos de Contabilidad I 419 de 552 El asiento de cierre de las cuentas patrimoniales es un paso obligatorio y legal, para poder cerrar un balance. ○ Verdadero X Falso 9. Indique la opción correcta Según la R.T. Nº 10, unos de los requisitos con que debe contar la información contable, es que debe reflejar todos los hechos económicos pertinentes de la empresa en su totalidad (o al menos los más importantes) siguiendo un criterio de cautela en su exposición. ○ Verdadero X Falso 10. Indique la opción correcta Las previsiones son consignadas como un resultado negativo dentro del estado de resultados. X Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 420 de 552 SP7 / Ejercicio resuelto Como primera medida, recordemos los importes del balance de sumas y saldos de "Los cóndores S.A." al 31/08/2011: Seguidamente pasamos a considerar la información que tendremos en cuenta a los fines de elaborar los estados contables: a. El día 02/09/11 recibimos el resumen bancario del Banco del Lavoro informándonos que nuestro saldo, al 31/08/11, asciende a $ 3.150. Si corroboramos con nuestro saldo bancario, observamos, que el mismo es deudor por $ 2.950. Ésto puede o no originar un ajuste. Más allá de las conciliaciones bancarias que se realizaron permanentemente, deberemos realizar, en esta ocasión, un estudio detallado a los fines de encontrar la diferencia de $ 200. Al cabo del mismo podemos obtener lo siguiente: Elementos de Contabilidad I 421 de 552 En este caso, se trató de un pago con cheque cuya fecha de cobro es posterior al 31/08/11, o que siendo a esa fecha, no haya sido presentado para su cobro. En todo caso no se haría asiento de ajuste, dado que el saldo correcto (el que corresponde al 31/08/11) es nuestro saldo por $ 2.950. b. Por el siniestro del robo de una computadora, ocurrido dentro del ejercicio cerrado el 31/08/11, la empresa no contaba con seguros correspondientes. Éste es un dato adicional que corrobora que dicha pérdida (no hay un recupero por parte de la compañía aseguradora) debe ser tratada como un resultado extraordinario. c. Dentro del saldo de $ 2.500 de clientes a cobrar, existe el cliente "La ponderosa" con un saldo contable de $ 550. Recibimos el día 03/09/11 una carta con valores por $ 300 aduciendo que el mismo es el pago total de su cuenta. Ésto motivará una conciliación para descubrir la diferencia de $ 250 (nosotros tenemos un saldo a cobrar por $ 550 y el cliente dice que debe $ 300). Una solución posible será: Elementos de Contabilidad I 422 de 552 En este tampoco haremos un asiento de ajuste, dado que el pago enviado por el cliente fue receptado en la empresa en una fecha posterior al de cierre de balance (01/09/11). Por lo que su saldo contable de $ 550 al día 31/08/11 es válido. d. Un socio de la empresa nos informa que el inventario del día 31/08/11 arrojó un monto total de mercaderías por $ 4.300. En la contabilidad, dicha cuenta arroja un saldo de $ 4.100. Luego de un trabajo de investigación, arribamos a la conclusión de que todas las compras y salidas de mercaderías han sido contabilizadas en forma correcta. Entonces es probable que hubiese una incorrecta valuación de las mercaderías. Esto originará un ajuste por $ 200 incrementando la cuenta mercaderías, contra una cuenta de ganancias, a través del siguiente asiento de ajuste: e. El día 10/09/01 recibimos un reclamo por parte del proveedor "Las tipas SRL" aduciendo que abonemos una deuda por $ 500. Según nuestros registros, hemos cancelado la misma con envío del valor correspondiente el día 30/08/11. Éste es un caso similar al del punto C pero en sentido inverso (pago enviado a un proveedor). Una ficha de conciliación, puede ser: Elementos de Contabilidad I 423 de 552 Debemos aclarar con nuestro proveedor qué es lo que pasó (extravío de la correspondencia, no contabilización por parte del proveedor, etcétera) ya que el pago fue enviado el día 30/08/11 y al día 10/09/11, fecha en que el proveedor nos reclamó la deuda, aparentemente no había sido recibido. f. Los datos de la empresa son: "Los cóndores S.A." domiciliada en calle Soldado Ruiz 1056 de la ciudad de Córdoba, su actividad principal es la venta por menor y mayor de artículos de librería, su duración es de 99 años desde su inscripción en el Registro Público de Comercio, siendo esta, inscripta el 25/01/1998 bajo el Nº 1381-A. Su capital está formado por 300 acciones clase "A" de un voto, por un valor de $ 100 cada una. Estos datos formarán parte de la información adicional requerida para la elaboración de los informes, (veremos al final la incorporación de estos en los estados contables). g. La cuenta Proveedores varios se conforma por: Poseidón S.A. ........ $500 El tormentoso SH ... $250 Castro, Juan ........... $130 Asís, Carmen ......... $120 Esta información nos servirá para ampliar la composición del saldo de la cuenta Proveedores, como una nota adicional al estado de situación patrimonial. Las notas adicionales se incorporan en una hoja al final de los estados contables y forman parte de los mismos. h. El saldo de $ 2.500 de los Clientes a cobrar está formado por: López, Juan Manuel ..... $ 500 La Ponderosa ............... $ 550 Di Paola, Marcela ........ $1.000 Estudio Yedro .............. $ 450 Iguales consideraciones que en el punto G. Elementos de Contabilidad I 424 de 552 i. Los dueños (accionistas) de la empresa, han tomado la resolución, que de las utilidades pasadas por un monto de $ 1.000 (que se hallan en la cuenta Resultados no asignados) sean transformados en una reserva de la misma. Este dato será tomado en cuenta para la elaboración del estado de evolución del patrimonio neto, ya que afecta la composición del mismo (es este caso, mediante un cambio interno de sus cuentas) al 31/08/11. Se realizará el siguiente asiento: j. Los Muebles y útiles y Equipos de computación fueron adquiridos en este ejercicio. La vida útil, para ambos rubros, es de 5 años. Significa que deberemos realizar el asiento con las amortizaciones de estos bienes de uso. éstos, tomando en cuenta los 5 años de vida útil, tendrán un porcentaje de amortización anual del 20%, es decir: k. La existencia inicial de mercaderías es de $ 3.500 y las compras durante el ejercicio ascendió a $ 8.300. Este dato nos servirá a los efectos de completar el anexo sobre los costos de la empresa. En definitiva, nuestro nuevo balance de sumas y saldos ajustado al día 31/08/11, quedará conformado de la siguiente manera: Elementos de Contabilidad I 425 de 552 Los asientos de cierre serán: Elementos de Contabilidad I 426 de 552 * 16.1 Imágenes Imágenes "Asientos de cierre" Finalmente, y luego de procesar toda la información, elaboraremos los estados contables * 16.2 Archivo al 31/08/11. Elementos de Contabilidad I 427 de 552 REFERENCIAS 16 16.1 Imágenes: Asientos de cierre Elementos de Contabilidad I 428 de 552 16.2 Archivo: Estados Contables Estados Contables.pdf (800.11 KB) Elementos de Contabilidad I 429 de 552 SP7 / Ejercicio por resolver El Sr. Carlos Alberto Gómez, propietario de la empresa "El trébol", con asiento en la ciudad de Córdoba, dedicada el rubro comercialización de vehículos automotores, ha decidido expandir el giro comercial de la misma, con la apertura de tres sucursales o bocas de ventas, en las ciudades de Cosquín, Río Cuarto y San Francisco. Para ello necesita de un préstamo bancario, pagadero en no menos de 6 (seis) años. El Sr. Gómez nos manifiesta que se hallan bastantes avanzadas las tratativas con el Banco de la Nación Argentina, para obtener un préstamo del orden de los $ 150.000. Asimismo, nos menciona que cuenta con toda la información y requisitos que el gerente del banco le solicitó oportunamente. Solo falta la confección de los estados contables con cierre al 31/12/11. Si bien el Sr. Gómez no está inscripto como comerciante ante el Registro Público de Comercio y, además, ante el carácter de esta empresa (de tipo unipersonal), no sería necesario ni obligatorio llevar libros contables y elaborar Estados Contables, sí conviene prepararlos a los efectos de la presente gestión bancaria y obtener el préstamo solicitado. A tales fines le pide a usted la confección de los mismos. Los datos que el Sr. Gómez le brindó fueron: El trébol – Balance de sumas y saldos al 31/12/2011 Elementos de Contabilidad I 430 de 552 Como información adicional al cierre operado el 31/12/11, se cuenta: a. El plazo fijo se cobrará a partir de 24 meses desde la fecha de cierre. b. Dentro de los Clientes a cobrar se encontraba el Sr. Fernández por $ 400, quien, nos han comunicado, falleció en día 25/12/11. Su cuenta irá como un resultado negativo. c. El día 30/12/11 se compró un automotor por $ 6.000. El saldo se encuentra pendiente de pago. Dicha operación no había sido contabilizada. d. Las amortizaciones por este ejercicio ya se encuentran procesadas. e. La existencia final de autos es de $ 12.000. f. Dentro de los equipos de computación existe una computadora que, por efecto de las últimas Elementos de Contabilidad I 431 de 552 actualizaciones, ha quedado obsoleta. Su valor de compra fue de $ 900; a valores de mercado la misma se cotiza en $ 300. g. Los datos relativos es la empresa unipersonal son: Titular: Carlos Alberto Gómez, domicilio en calle Armada Argentina 185, Córdoba. No se halla inscripto en el Registro Público de Comercio. Actividad: venta por menor de vehículos automotores. Elementos de Contabilidad I 432 de 552 SP7 / Evaluación de paso ¿Te animás a medir cuánto aprendiste? 1. Indique la opción correcta Todos los rubros del Activo corriente pueden formar parte del Activo no corriente, solo tenemos que realizar un análisis de sus vencimientos y en función de ellos los clasificamos. ○ Verdadero ○ Falso 2. Indique la opción correcta Las cuentas patrimoniales son aquellas que responden a características similares y en su conjunto determinan el estado de resultados. ○ Verdadero ○ Falso 3. Indique la opción correcta Los anticipos por compra de Bienes de uso deben ser considerados como parte integrante del rubro Bienes de uso, con motivo de respetar el principio contable que dice que lo secundario sigue la suerte de lo principal. ○ Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta El estado de Flujo de efectivo tiene por misión identificar la correcta aplicación de la partida doble, sin considerar si los respectivos movimientos se imputaron en las respectivas cuentas contables. ○ Verdadero ○ Falso 5. Indique la opción correcta Al Activo corriente se lo considera como el Activo de corto plazo; ésto se debe al plazo de vencimiento del mismo. Elementos de Contabilidad I 433 de 552 ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 434 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Todos los rubros del Activo corriente pueden formar parte del Activo no corriente, solo tenemos que realizar un análisis de sus vencimientos y en función de ellos los clasificamos. ○ Verdadero X Falso 2. Indique la opción correcta Las cuentas patrimoniales son aquellas que responden a características similares y en su conjunto determinan el estado de resultados. ○ Verdadero X Falso 3. Indique la opción correcta Los anticipos por compra de Bienes de uso deben ser considerados como parte integrante del rubro Bienes de uso, con motivo de respetar el principio contable que dice que lo secundario sigue la suerte de lo principal. X Verdadero ○ Falso 4. Indique la opción correcta El estado de Flujo de efectivo tiene por misión identificar la correcta aplicación de la partida doble, sin considerar si los respectivos movimientos se imputaron en las respectivas cuentas contables. ○ Verdadero X Falso 5. Indique la opción correcta Al Activo corriente se lo considera como el Activo de corto plazo; ésto se debe al plazo de vencimiento del mismo. ○ Verdadero X Falso Elementos de Contabilidad I 435 de 552 Situación Profesional 8: Banco Austral El Sr. Juan Analista ocupa el puesto de oficial de riesgo crediticio en el Banco Austral. Dentro de sus funciones se encuentra la de analizar la factibilidad y el riesgo asociado a la entrega de créditos a empresas. Usted está haciendo una pasantía en el banco como colaborador directo del Sr. Juan. A la fecha se ha presentado la empresa Tulipanes S.A., para solicitar un crédito a 5 años por un monto de $ 180.000 a los fines de adquirir maquinaria (90%) y poder financiar el capital de trabajo (10%). Se adjunta el balance de la empresa Tulipanes S.A. Antes de comenzar a hacer su evaluación, el Sr, Juan Analista le solicita a usted que, de acuerdo a lo que ha estudiado en el Colegio Universitario IES y teniendo en cuenta la información presentada por Tulipanes S.A. le diga cuáles considera que serán los indicadores que le permitirán obtener una conclusión sobre el riesgo que presenta la empresa. Observe las siguientes tablas a fin de poder dar solución a la situación que se plantea: Tablas * 17.1 Archivo Elementos de Contabilidad I 436 de 552 REFERENCIAS 17 17.1 Archivo: Tablas Tablas.pdf (2.33 MB) Elementos de Contabilidad I 437 de 552 SP8 / H1: Análisis e interpretación de estados contables. Situación financiera Es necesario que se realice un diagnóstico de Tulipanes S.A. a fin de evaluar fortalezas y debilidades, para conocer los aspectos claves en la toma de decisiones. Hay que destacar que el dinero es un recurso y como tal es escaso; las empresas no se encuentran ajenas a dicho problema, más aún, los limitados capitales y la necesidad de aplicar parte de los mismos a financiar el ciclo operativo, hacen que el análisis del capital de trabajo sea primordial. Existen dos conceptos de capital de trabajo que se utilizarán según sea el objetivo que se persigue. Si deseamos conocer qué margen de seguridad tiene una empresa, querremos saber cuánto sobra de los bienes más líquidos que esta posee (Activo corriente) respecto de los compromisos que son exigibles en el mismo período (Pasivo corriente). Nos estamos refiriendo al capital de trabajo financiero. La existencia de un margen de seguridad nos indica que existe un excedente de Activos corrientes respecto de Pasivos corrientes y es un indicador que utilizan los acreedores para evaluar el riesgo que ellos asumen al otorgar créditos a la empresa. Pero si analizamos el capital de trabajo sin considerar las fuentes de financiación o el Pasivo corriente, consideramos el capital de trabajo bruto, o sea el que está vinculado al desarrollo del proceso de producción y comercialización; éste es el capital de trabajo operativo. Para poder hacer un diagnóstico de la empresa contamos con el análisis de estados contables, también conocido como análisis económico financiero, que es un conjunto de técnicas utilizadas para diagnosticar la situación y perspectivas de la empresa con el fin de poder tomar decisiones adecuadas. Fuentes de Información Las fuentes que proveen información para el análisis de estados contables de una empresa son: Estados contables básicos: Estado de situación patrimonial. Estado de resultados. Estado de origen y aplicación de fondos o estado de variación del capital corriente. Estado de evolución del patrimonio neta. Información complementaria a los estados contables. Presupuestos económicos financieros. También es muy útil contar con información que permita ubicarnos en el contexto donde se desenvuelve la empresa. Recordemos que ésta es un sistema y se ve afectada e influye sobre el medio ambiente donde desarrolla su actividad, por lo cual todos los datos e información que se obtengan favorecerán y complementarán el diagnóstico que debamos realizar de la misma. Elementos de Contabilidad I 438 de 552 * 18.1 Imágenes Imágenes "Datos complementarios" Preparación de la información Antes de comenzar el análisis de los estados contables de una empresa, a través del estudio de la composición y evolución (análisis vertical y horizontal), es necesario proceder al reordenamiento de la información. Es conveniente en este sentido que se elabore una planilla que permita visualizar los porcentajes que cada partida tiene con respecto a distintos valores tomados como bases. Estos pueden ser el Activo, el Pasivo, el Patrimonio neto, las ventas. Es conveniente que esta planilla no sólo muestre el importe que cada partida tiene en el estado contable, sino que también es importante que muestre el porcentaje de dicha partida. Estudio de la composición Cuando buscamos analizar la composición de una empresa, pensamos en la idea de analizar la estructura de tres elementos fundamentales: 1. Inversiones. Nos concentramos en analizar ¿cómo se compone el Activo de la empresa? 2. Financiación. Nos concentramos en analizar ¿cómo se compone el Pasivo y Patrimonio neto de la empresa? 3. Resultados. Nos concentramos en analizar ¿cómo se conforman los resultados generados por la empresa en un ejercicio determinado? Tomaremos para el análisis de cada estructura planteada tres niveles: 1. Estructura de inversiones En un primer nivel de análisis, y en forma global, podemos obtener una idea de cómo está compuesta la estructura de inversiones de la empresa, ya que tendremos el porcentaje de Activo corriente y de Activo no corriente sobre el Activo total. Estos primeros indicadores nos permiten tener una idea de qué grado de liquidez * 18.2 e inmovilización * 18.3 puede tener la empresa. En un segundo nivel de análisis, podemos obtener mayor precisión sobre cómo está compuesto tanto el Activo corriente como el Activo no corriente. Es decir, podemos saber qué porcentaje hay de Caja y Bancos en el Activo corriente, o qué porcentaje de bienes de cambio hay en el Activo corriente. Por ejemplo, un 75% de bienes de cambio en el total de activo corriente podría estar mostrando un alto porcentaje en Elementos de Contabilidad I 439 de 552 bienes de cambio en inventarios que pudiera estar generando altos costos de mantenimiento de inventarios, bajo grado de liquidez, ya que es de esperar que el porcentaje de Caja y Bancos pudiera ser demasiado bajo, etc. No obstante, no podemos hacer una afirmación muy precisa si no se hace un análisis más amplio. Podría interesarnos saber qué porcentaje de bienes de uso hay en el Activo no vorriente o qué porcentaje de Inversiones de largo plazo hay en el Activo no corriente. En un tercer nivel de análisis, podríamos querer conocer la conformación de cada rubro del activo corriente como del no corriente. Por ejemplo, podríamos determinar el porcentaje que las distintas inversiones de corto plazo ocupan en el total de inversiones (dentro del Activo corriente) o en el total del activo corriente: Inversiones en plazo fijo 5% en el total de AC y 60% en el total de Inversiones. Dentro del activo no corriente pudiera interesarnos conocer el porcentaje que dentro del total de bienes de uso tienen los rodados o los inmuebles, etcétera. 2. Estructura de financiación En un primer nivel de análisis, podemos establecer qué porcentaje ocupa el Pasivo o el Patrimonio neto en el total del monto que financia la estructura de inversiones de la empresa (P + PN). Es decir qué proporción del dinero que financia nuestros negocios son provistos por personas que no son propietarias de la empresa y qué proporción es provista por los propietarios. Podemos plantear como ejemplo, una empresa que presentara un porcentaje de pasivo sobre P + PN igual al 64%; ésto nos estaría indicando que la empresa posee un alto grado de endeudamiento o de otra forma que la participación de los socios en la estructura de financiación es menor a la participación de los terceros. Esta situación puede hacer que una entidad crediticia evalúe a la empresa con un alto riesgo asociado. En un segundo nivel de análisis, podríamos establecer qué porcentaje del total de pasivo lo constituye el pasivo corriente o el no corriente. Es decir, el pasivo cuyo vencimiento operará en el próximo ejercicio o en ejercicios posteriores. Por ejemplo, podríamos encontrarnos con una empresa que tenga 70% de la relación Pasivo corriente / Pasivo total, lo cual nos indicaría que la empresa tiene un alto nivel de compromisos que vencería en el ejercicio siguiente. Ésto podría plantear la necesidad de refinanciar * 18.4 deudas (es decir, tratar de acordar con el banco un mayor plazo de vencimiento de las deudas que la empresa tuviera con este), si la empresa no tuviera capacidad para enfrentar estas exigencias en el siguiente ejercicio. En un tercer nivel de análisis, puede ser conveniente determinar del total de Pasivo corriente y no corriente qué porcentaje lo constituyen las distintas deudas que puede tener la empresa. Deudas comerciales / PC Deudas Comerciales / PNC; Deudas Bancarias / PC, Deudas Bancarias / PNC. Siempre que haya este tipo de deudas en PC y PNC. Como ejemplo, podemos plantear lo siguiente: Análisis vertical * 18.5 (o de composición) Elementos de Contabilidad I 440 de 552 * 18.6 Imágenes Imágenes "Análisis Vertical -2" 3. Estructura de resultados En un primer nivel de análisis, podemos determinar qué porcentaje constituyen las ganancias bruta y neta de la empresa en el total de ventas. Este nivel del análisis nos puede dar una idea de la manera en que impacta la estructura de costos y gastos de la empresa. Es decir en qué medida estos elementos contribuyen a disminuir las utilidades de la empresa. En un segundo nivel de análisis, nos interesaría conocer cómo se componen las utilidades netas, concretamente qué porcentaje de las ventas son resultados ordinarios y extraordinarios. Ésto nos puede dar idea de qué posibilidades tiene la empresa para que los resultados generados en este ejercicio se repitan por su carácter de ordinario o no, es decir, extraordinarios. En un tercer nivel de análisis, podemos establecer qué porcentaje ocupan las diferentes partidas de costos, gastos e ingresos en el total de ventas. Esto nos mostraría aquellos costos o gastos a los que hay que prestar especial atención en base a si el porcentaje que arroja se encuentra fuera de límites normales. Análisis horizontal * 18.7 (o de tendencias) El análisis de la evolución permite determinar si la posición económico-financiera ha mejorado, se ha mantenido estable o se ha deteriorado. Para poder realizar este análisis es necesario contar con estados contables e información complementaria de por lo menos dos ejercicios. El análisis nos lleva a comparar un rubro con respecto al mismo del año base, es decir del año anterior al que se quiere hacer el análisis o del año que se designe como base. Inclusive es conveniente que este análisis siga la estructura utilizada para analizar la composición vertical de la empresa. Es decir a partir de los indicadores de la composición vertical, debe poderse analizar cómo han evolucionado cada uno. La idea es determinar si un rubro o una determinada partida han incrementado o disminuido con respecto al año base, debiendo buscar la causa de dicha variación. Elementos de Contabilidad I 441 de 552 * 18.8 Imágenes Imágenes "Análisis Horizontal -2 " Conclusiones parciales: a. Siempre es necesario contar con información actualizada, concreta, veraz y completa, advirtiendo que el exceso de información no siempre redunda en un buen informe. b. A fin de comenzar con el análisis de la información disponible de Tulipanes S.A. es necesario hacer un análisis de la composición de la estructura patrimonial y de resultados. O sea ¿qué porcentaje tiene cada partida respecto a una cifra calculada como base? Entendiendo por estructura a la composición de la inversión, la financiación y los resultados. c. El análisis de estructura o vertical, informa sobre la composición porcentual del balance general y del estado de resultados de acuerdo con el esquema. Inversión: Activo. Financiación: Pasivo y Patrimonio neto. Resultados: ventas, costos y gastos. Recordemos la ecuación patrimonial, que ya vimos en la Situación profesional 2: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO O sea, todo lo que tenemos, lo hemos comprado con capitales propios (Patrimonio neto) o ajenos (Pasivos), entonces podemos concluir lo siguiente: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO $ 1.000 = $700 + $300 El Activo son los bienes y derechos, es la estructura de inversión de la empresa, y el Pasivo y Patrimonio neto es de donde provinieron los fondos para financiar dicha inversión, o sea la estructura de financiamiento. Ambas magnitudes deben ser iguales, respondiendo a la ecuación contable; si las graficamos, serían así: Elementos de Contabilidad I 442 de 552 Ésto es lo que denominamos análisis de estructura, o sea cómo está compuesta la estructura patrimonial en porcentajes. Con estos datos ya se puede determinar que la empresa tiene muy poca inmovilización * 18.9 , es un 30% del Activo total. El PN financia totalmente el Activo no corriente. El Activo corriente es 1.4 veces el Pasivo Corriente, lo que significa que el capital corriente equivale al 0.4 de las obligaciones a Corto Plazo. Cuando comenzamos a realizar el análisis de estados contables es pertinente partir de lo general a lo particular, para lo cual desplegamos el análisis de estructura en tres etapas. Ahora veamos la situación de Tulipanes S.A.: 1. Estructura de inversión Primer nivel de análisis Analizaremos el porcentaje de Activo corriente y no corriente en el Activo total. Elementos de Contabilidad I 443 de 552 Podemos concluir, preliminarmente, que la empresa Tulipanes S.A. posee un bajo grado de inmovilización, dado por una participación del Activo no corriente en el Activo total del 35%. Segundo nivel de análisis Analizaremos el porcentaje de cada rubro con respecto al activo corriente, al no corriente y al Activo total. * 18.10 Imágenes Imágenes "Inversión, segundo nivel de análisis" En este nivel podemos observar que la empresa tiene un alto porcentaje de bienes de cambio dentro del Activo corriente, lo cual puede llevarnos a hacernos las siguientes preguntas: ¿Es adecuado para la empresa este nivel de inventarios? ¿Qué costos están asociados a este nivel de inventarios? En el tercer nivel de análisis debiéramos desagregar cada rubro en sus componentes, por ejemplo: Créditos por Ventas Créditos en pesos $ 20.000 Elementos de Contabilidad I 444 de 552 Créditos en dólares $ 70.000 Siendo el porcentaje de créditos en pesos en el total de créditos, 28,57% y el porcentaje de créditos en dólares del 71.43%. Ésto nos está indicando que la empresa tiene cierta cobertura ante el posible riesgo de una devaluación. 2. Estructura de financiación Primer nivel de análisis Podemos ver una alta participación de capitales de terceros en la estructura de financiación de la empresa. Esta situación puede tener una valoración negativa por parte de los bancos o de otras organizaciones que deban financiar algo a la empresa, ya que estaría indicando que del total del Activo solo el 30 % es propiedad de los dueños de la empresa. Segundo nivel de análisis Elementos de Contabilidad I 445 de 552 A este nivel podemos establecer que la empresa tiene un 96% de pasivos cuyos vencimientos operarán en el próximo ejercicio. Esta situación puede generar en la empresa la posibilidad de no poder cancelar dichos compromisos, por lo que sería conveniente refinanciar parte de estas deudas, transformándolas en deudas de largo plazo. Tercer nivel de análisis Es necesario a este nivel verificar la composición de dichos Pasivos por tipo de deudas. * 18.11 Imágenes Imágenes "Financiación 3º nivel de análisis" En este nivel se puede apreciar que la empresa tiene un alto endeudamiento con sus proveedores ya que las cuentas por pagar constituyen un 79% del total de pasivos a corto plazo. En este caso sería recomendable que la empresa negociara con sus proveedores mayores plazos para evitar futuros incumplimientos. Elementos de Contabilidad I 446 de 552 3. Estructura de resultados Primer nivel de análisis En este nivel es factible determinar el porcentaje que ocupan las utilidades brutas y netas en el total de ventas de la empresa. Con estos indicadores podemos concluir que la empresa tiene un bajo margen bruto de utilidad, puesto que el costo de la mercadería vendida constituye el 80.70 % del total de las ventas, quedando el resto para hacer frente a los gastos, haciendo que el margen de utilidad neto sea del 8.75%. Segundo nivel de análisis Tiene como objetivo determinar cómo se compone la utilidad neta, qué porcentaje son utilidades ordinarias y qué porcentaje son utilidades extraordinarias. En este caso planteado no existen resultados extraordinarios por lo que todas las utilidades generadas por la empresa responden a resultados ordinarios. Tercer nivel de análisis En este nivel se determina el porcentaje que las partidas del estado de resultado ocupan en el total de ventas. Elementos de Contabilidad I 447 de 552 Hasta aquí hemos visto un análisis de estructura patrimonial de Tulipanes S.A., desde lo global a lo particular de los componentes que lo integran; ahora necesitamos conocer la situación financiera de la firma. Si la tarea a desarrollar comprende un análisis integral de la empresa, es necesario focalizar en tres aspectos el análisis a llevar a cabo: Cuando queremos conocer si el dinero disponible en la empresa alcanzará para cubrir las deudas que son exigibles en los próximos doce meses, es necesario hacer el análisis de la situación financiera en el corto plazo. Análisis de la situación financiera a corto plazo Analizar la situación financiera de corto plazo consiste en la aplicación de todos los instrumentos que tienen por objeto medir la capacidad que la empresa posee para hacer frente a los compromisos y obligaciones en el corto plazo. Se considera como corto plazo un año o ciclo operativo * 18.12 el que sea mayor. Normalmente, con dinero compramos para luego vender y posteriormente cobrar, estaríamos recuperando así el dinero inicial más un adicional (el margen de ganancia). Corto plazo > 1 año o ciclo operativo (el mayor) Elementos de Contabilidad I 448 de 552 Con al análisis de la situación financiera a corto plazo se estudia la suficiencia del capital de trabajo. Capital de trabajo es aquel capital (monto de dinero disponible) destinado a financiar el ciclo operativo de la empresa, básicamente, el ciclo: Comprar - Vender - Cobrar (para empresas que comercializan bienes) Comprar - Producir - Vender - Cobrar (para empresas que fabrican bienes o productos semielaborados) Recordemos, según lo expuesto al comienzo de esta Situación profesional, que a este capital de trabajo se lo denomina capital de trabajo operativo; existe otro concepto que es el capital de trabajo financiero, ya que tiene en cuenta las obligaciones en el corto plazo, las que deberán cancelarse dentro de los próximos 12 meses o sea en el próximo ejercicio. Capital corriente = Activo corriente - Pasivo corriente Si el Activo corriente supera al Pasivo corriente, da origen al margen de seguridad para la empresa, definido como el monto del Activo corriente que supera al Pasivo corriente, o sea al Activo corriente que sobra después de cubrir las obligaciones en al corto plazo o Pasivo corriente. Para este análisis debemos entender la operatoria de los siguientes elementos: a. Capital de trabajo b. Índices de liquidez: corriente, seca y absoluta. c. Indicadores de rotación: plazo medio de cobranzas, antigüedad media de los inventarios y plazo medio de pago de deudas. a. Capital de trabajo El Capital corriente es la parte del Activo corriente financiada por Fondos a largo plazo o Capital permanente. * 18.13 Imágenes Imágenes "Capital Corriente" En Tulipanes S.A. el capital corriente es: CTF= Activo corriente - Pasivo corriente Elementos de Contabilidad I 449 de 552 CTF= 189.953,20 - 196.372,30 CTF= -6.419,10 No se puede limitar únicamente a analizar la situación financiera a corto plazo el monto del capital corriente, ésto puede llevar a equívocos. La dimensión del capital corriente proporciona un indicador de la importancia de las operaciones de la empresa. Por lo tanto el monto del capital corriente es un primer indicador, que solo ilustra sobre la importancia y magnitud de las operaciones de la empresa. * 18.14 Imágenes Imágenes "Ejemplo Capital corriente" b. Índices de liquidez El cálculo de los índices de liquidez surge como necesidad de obtener una conclusión mejor informada mediante la medición del volumen relativo del capital corriente. Para ello hay que tener en cuenta que hay distintas formas de obtenerlos. Índice de liquidez corriente Este índice tiene por objeto efectuar una medición de la magnitud relativa del capital corriente mediante la comparación de sus componentes. Su objetivo es medir la capacidad del Activo corriente para hacer frente a las deudas a corto plazo. Su respuesta indica cuántos pesos de Activo corriente hay por cada peso del Pasivo corriente. Como es necesario establecer relaciones para obtener conclusiones sobre la situación y evolución de las empresas, es que se hace indispensable el uso de ratios, entre magnitudes que tienen una cierta relación y por ese motivo se comparan, pero cabe aclarar que la importancia del uso de los mismos está en la interpretación de los resultados. Existen infinidad de ratios pero para que el análisis sea operativo debe limitarse su uso, lo cual implica que cada empresa, en función de su situación concreta, y de los objetivos del análisis, seleccionará los más idóneos. Para el análisis de la situación financiera a corto plazo es indispensable el uso de distintos ratios que nos relacionan magnitudes, y su resultado refleja el porqué de determinada situación y también nos ayuda a marcar medidas correctivas para mejorar la situación existente. La relación entre Activo corriente y Pasivo corriente tiene como objeto medir la capacidad del Activo corriente para hacer frente a las deudas a corto plazo. Activo corriente Elementos de Contabilidad I 450 de 552 Pasivo corriente Esta relación nos indica cuántos pesos de Activo corriente hay respecto a cada peso de Pasivo corriente. Si el resultado es de 1.65 nos dice que por cada peso a pagar hay $ 1.65 de recursos; 1 nos dice que los pagos deben estar perfectamente sincronizados con las cobranzas, existe un gran riesgo de quiebre. ¿Qué provoca un incumplimiento en los pagos? El incumplimiento en los pagos nos determina: Una calificación crediticia negativa. Restringe las fuentes de financiación. Incrementa las tasas de intereses de los prestamos contraídos. Afecta los precios de compra al quedar disminuida la capacidad negociadora. A esta relación se la llama índice de liquidez corriente, al que el enfoque financiero clásico ha otorgado el valor de dos como óptimo, es decir que la empresa debe contar con dos pesos de Activo corriente por cada peso de Pasivo corriente. Pero ésto no es igual para todo tipo de empresa, depende del ramo y actividad que desarrolle. Elementos de Contabilidad I 451 de 552 Índice de liquidez seca Como podemos observar, el Activo corriente es inferior al Pasivo corriente para el año 2008, con lo cual, deducimos que no existe margen de seguridad. Pero podemos ampliar el análisis con otros indicadores para brindarles mayores herramientas a los administradores para la toma de decisiones. Se considera que los bienes de cambio representan un activo menos líquido y que las empresas pueden tener exceso de stock. En este caso, los bienes de cambio representan la cobertura del activo corriente para hacer frente a las deudas a corto plazo. ¿Qué sucedería si existe gran porcentaje de bienes de cambio dentro del Activo corriente? ¿Son tan fácilmente convertibles en dinero para cancelar los compromisos en el corto plazo? ¿a un banco le da igual que le paguemos nuestros compromisos con dinero que con mercaderías? Evidentemente, la respuesta es no. De aquí surge la necesidad de evaluar la capacidad de la empresa para hacer frente a los compromisos en tiempo y forma, considerando solo los activos corrientes de más rápida realización, con lo cual eliminamos los bienes de cambio dentro del Activo corriente y obtenemos el resto (disponibilidades inversiones y créditos). A este indicador se lo denomina de la liquidez seca. Es considerado como óptimo un valor mínimo de 1. ¿Por qué se ha establecido como óptimos los valores liquidez corriente 2 y liquidez seca 1? Porque en la mayoría de las empresas los bienes de cambio representan un 50% del Activo corriente; entonces si al Activo corriente le restamos la mitad o sea los bienes de cambio, la liquidez seca pasará a tener como óptimo la mitad de su valor o sea 1. Ésto, obviamente no sucede en empresas de turismo, hotelería, consultorías. En este tipo de empresas que no poseen bienes de cambio, ya que son empresas de servicios, la liquidez corriente y la liquidez seca adoptan el mismo resultado. Este indicador nace como consecuencia de considerar que los bienes de cambio representan un activo menos líquido que las cuentas a cobrar, y que las empresas pueden tener excesos de stocks. Elementos de Contabilidad I 452 de 552 Se desconfía de la velocidad y rapidez con que se pueden realizar los inventarios de bienes de cambio, y se construye un índice con los bienes que son fácilmente convertibles en dinero. Índice de liquidez absoluta o inmediata Es la comparación de los activos líquidos con los pasivos a corto plazo, para medir el grado en el que pueden ser cancelados inmediatamente. Es decir, si yo quisiera en este instante cancelar el Pasivo a corto plazo, cuánto puedo pagar del mismo. En definitiva, se estudia la importancia relativa de los créditos dentro del Activo corriente. Elementos de Contabilidad I 453 de 552 c. Indicadores de rotación (de stock, de créditos y de deudas) Tal como lo estamos analizando en el ejercicio 2008 se puede apreciar que la situación financiera es comprometida, si observamos el capital corriente, es negativo; el índice de liquidez corriente, seca y absoluta muestran que están por debajo de 1 los tres, lo que estaría definiendo una situación financiera que requiere de un análisis más profundo. Una forma de mejorar la liquidez sería reducir el tamaño del stock, estableciendo por un período acotado liquidación de mercaderías antes que las variaciones en la moda disminuyan su valor, y carezcan de atractivo e interés para los clientes. Otro aspecto importante para analizar es la cantidad de días que permanece la mercadería en el depósito, ya que un exceso de los mismos encarece los costos de manutención. Para ésto necesitamos conocer el resultado del siguiente indicador, denominado antigüedad media de inventarios. Calculado este índice, su resultado nos dice cuántos días permanece la mercadería en el depósito, desde su compra hasta su venta. O sea, indica el plazo medio de inmovilización (en días) de los bienes de cambio en el Activo hasta que se produce su venta. Elementos de Contabilidad I 454 de 552 La antigüedad de inventario es excesiva teniendo en cuenta que la mercadería queda fuera de moda de una temporada a la otra (colores, tipo de hilos y lanas), ya que las tendencias cambian. Con lo que este stock nos indica a priori políticas de compras no acordes con las ventas reales. Se deben considerar los presupuestos para conocer si han sufrido desvíos importantes respecto de los presupuestados, a fin de justificar el alto indicador de los días de permanencia en el depósito sin ser vendidos. Un stock inmovilizado, además del riesgo de cambio de temporada, tiene costos de seguridad, luz, servicios etc., que luego repercuten en el estado de resultados del período disminuyendo utilidades. La evolución del plazo medio de inmovilización de los inventarios permite no sólo elaborar conclusiones sobre la liquidez del Activo corriente, de acuerdo con el grado de celeridad con que se cumpla esta etapa, sino que también es un indicador que manifiesta problemas de comercialización traducidos en acumulación de inventarios. A fin de interpretar los resultados de los indicadores, es necesario hacer una combinación de varios para poder obtener conclusiones válidas; un ejemplo de ello es analizar la siguiente situación de las empresas. Pero el bajo nivel de liquidez seca no es preocupante ya que cuenta con la realización de bienes de cambio en 30 días, permitiéndole continuar con el ciclo operativo sin rupturas. Pero Beta -atendiendo a su plazo de antigüedad de inventario- debería contar con un nivel de liquidez seca superior al que registra para atender a sus compromisos. También es necesario conocer cuántos días demoramos en cobrar a nuestros clientes, ya que es determinante a fin del ingreso de fondos a la empresa. Conociendo dicho plazo, podremos tomar decisiones acerca de si los plazos que estamos otorgando a nuestros clientes son adecuados; además analizar el cumplimiento de los mismos, en fin, establecer ajustes a la política crediticia existente. En el caso de Tulipanes se puede ver que este indicador asume el siguiente valor: Elementos de Contabilidad I 455 de 552 El mismo nos está diciendo que en promedio se estaría tardando 176 días en vender los bienes de cambio. El plazo medio de cobranzas por ventas refleja el plazo (en días) que transcurren desde el momento de la venta hasta la transformación del crédito en disponibilidades. Relaciona el monto medio de los créditos por ventas y el monto anual de las ventas, multiplicando el cociente por el número de días al año. En el caso del ejemplo de la Situación profesional este indicador asume el siguiente valor: El resultado nos indica que los clientes en promedio demoran casi 81 días en pagar sus créditos. La realidad nos indica que es imposible que perduren dichos plazos, siendo excesivos y surge la necesidad inmediata de corregirlos. Este indicador es adecuado para: Poner de manifiesto problemas de comercialización que requieran ampliación del plazo de financiación. Evaluar la calidad del cliente, analizando la cartera de vencidos. Debe tenerse en cuenta que en nuestro análisis no consideramos el IVA, de lo contrario debería sumarse el IVA a las ventas, ya que los créditos los contienen; si no, se sobrevaluará el plazo. También debemos conocer cuántos días demoramos en pagarles a nuestros proveedores a fin de poder negociar precios, nuevos plazos, ya sea acortarlos para obtener descuentos adicionales por pronto pago, mejorando así la estructura de costos; alargarlos, si no contamos con la liquidez necesaria para cumplir con los pagos en las fechas pactadas. Así surge la necesidad de conocer el: plazo medio de pago de las deudas, Elementos de Contabilidad I 456 de 552 que nos refleja el plazo promedio que transcurre hasta que se cancelan las compras de bienes y servicios. En el caso del ejemplo de la Situación profesional este indicador asume el siguiente valor: El resultado nos indica que se están pagando las deudas comerciales en un promedio de cada 205 días. La evolución del plazo medio de exigibilidad de deudas requiere cotejar el equilibrio existente entre el resultado obtenido y la liquidez de los créditos y bienes de cambio. Es decir, debemos comparar este indicador con el plazo de cobro de créditos, ya que siempre este debería ser menor al de pago para poder pagar a los proveedores con el dinero proveniente de las cobranzas por ventas. Además, la brecha entre ambos plazos no debe ser excesiva, ya que estaría evidenciando desvíos de fondos para otras actividades, debiendo recurrir a financiamiento adicional y externo para hacer frente a las obligaciones corrientes. Si bien una mayor antigüedad de las deudas puede utilizarse como política de pagos para compensar deficiencias del índice de liquidez, no deja de constituir un indicador de problemas potenciales financieros con su efecto en la calificación crediticia y en la posición de la rentabilidad, dado que afecta la capacidad de negociación en la compra de bienes y servicios. A fin de poder interpretar los resultados obtenidos y establecer un diagnóstico de Tulipanes S.A., nos resta calcular la duración del ciclo operativo, el cual está compuesto por el tiempo que permanece la mercadería en el depósito más el tiempo que demoramos en cobrar la mercadería vendida. O sea, el plazo de antigüedad de inventario más el plazo de cobro: EDCO= Antigüedad de Inventario + Plazo de cobro E= 176+81 E= 257 días El analizarlo vemos que es demasiado extenso, y de la separación de sus componentes podemos observar que la mayor incidencia la posee la antigüedad de inventario, o sea los 176 días, que tal como mencionamos anteriormente, debemos corregir en forma urgente. Reordenando los indicadores calculados, vemos que la liquidez corriente de 0,97 calculada al inicio acompañada de la liquidez seca de 0.38, por ser menor a uno, no le será fácil a Tulipanes S.A. poder cumplir con los compromisos a corto plazo. Elementos de Contabilidad I 457 de 552 Antigüedad de inventario: 205 días. La antigüedad de inventario es excesiva, teniendo en cuenta que la mercadería queda fuera de moda de una temporada a la otra (colores, tipo de hilos y lanas) ya que las tendencias cambian. Con lo que este stock indica a priori políticas de compras no acordes con las ventas reales. Se deben considerar los presupuestos para conocer si han sufrido desvíos importantes respecto de lo presupuestados, a fin de justificar el alto indicador de los días de permanencia en el depósito sin ser vendidos. Un stock inmovilizado, además del riesgo de cambio de temporada, tiene costos de seguridad, luz, servicios, etcétera, que luego repercuten en el estado de resultados del período, disminuyendo utilidades. A modo de síntesis En la vida de una organización es necesario realizar un diagnóstico empresarial, conocer sus fortalezas y debilidades tanto en el contexto interno como externo. Conocer las fortalezas a fin de obtener el mayor provecho de los puntos fuertes de la empresa para alcanzar sus objetivos, y de los puntos débiles, para tomar decisiones que los corrijan ya que pueden amenazar su futuro. Es usual justificar la crisis de las empresas con causas relativas a la evolución de la economía; el fracaso de los negocios se atribuye a causas externas exclusivamente, como: Crisis general. Cambios en el mercado. Cambios tecnológicos. Escasa demanda. Tiranía de los proveedores. Competencia exterior. Impuestos elevados. Burocracia de la administración pública, demoras en el otorgamiento de permisos, retrasos en el cobro de las ventas realizadas. Insolvencia de los clientes. Inflación. Exageración de rumores negativos. Climatología adversa. Desastres terremotos inundaciones. Mala suerte. Sin lugar a dudas los cambios externos impactan sobre la empresa, condicionando su proyección en el tiempo; así es que considerando la empresa como sistema debe adaptarse a los cambios externos y solucionar los internos reconociendo la importancia y repercusión que los mismos tienen. Es así que, cuando se intenta explicar sobre la incompetencia de los dirigentes, se lo relaciona con el diagnóstico empresarial, por lo que carecer de un diagnóstico empresarial correcto es un indicador de incompetencia. El diagnóstico de la empresa surge del análisis de todos los datos relevantes de la misma e informa sobre sus puntos fuertes y débiles, y para que sea útil deben darse las siguientes circunstancias: Basarse en el análisis de datos relevantes. Ser oportuno. Correcto. Estar acompañado de medidas correctivas adecuadas y factibles. Comúnmente solemos escuchar, al analizar el rendimiento de un equipo de fútbol, los siguientes comentarios. Elementos de Contabilidad I 458 de 552 * 18.15 Imágenes Imágenes "Aspectos para evaluar una empresa" También esta técnica es utilizada por usuarios externos, que tienen interés en conocer la situación y evolución de la empresa, por ejemplo: Accionistas. Clientes. Proveedores. Asesores. Competidores. Inversores potenciales. Entidades de crédito. Administración pública. La ausencia de diagnóstico impide afrontar puntos débiles que en el mediano plazo comprometen a la empresa. Mencionamos seguidamente aspectos críticos que suceden habitualmente y que pueden, de no tomarse las medidas precisas, colocar a la empresa en una complicada situación nada fácil de superar. Factores claves por considerar en: * 18.16 Imágenes Elementos de Contabilidad I 459 de 552 Imágenes "Factores claves por área" Según Ferruz en su obra "Dirección financiera", el diagnóstico día a día de la empresa es una herramienta clave, aunque no la única para la gestión correcta de la empresa. El diagnóstico empresario ayuda a conseguir los objetivos de la mayor parte de las empresas: Sobrevivir: seguir funcionando a lo largo de los años, atendiendo a todos los compromisos adquiridos. Ser rentables: generar los beneficios suficientes para retribuir adecuadamente a los accionistas, y para financiar las inversiones precisas. Crecer: aumentar las ventas, la cuota de mercado y los beneficios. Análisis de la situación financiera de largo plazo Hasta aquí nos interesamos sobre si nuestros activos más líquidos eran suficientes para cubrir las deudas más exigibles. Pero también existen otras deudas que son a largo plazo y deben cancelarse. Analizaremos la situación financiera a largo plazo. ¿Cómo medimos la capacidad de cumplimiento de los compromisos totales? Cuando refinanciamos a largo plazo deudas que eran a corto plazo. Dado que no era suficiente el Activo corriente ¿tuvimos en cuenta la repercusión en el largo plazo por la adopción de esta medida? Los que necesitan analizar el riesgo potencial que corre la empresa, a fin de otorgar financiamiento a largo plazo, por ejemplo, los bancos, cuando otorgan prestamos con garantía prendaria o hipotecaria, o el estado que financia deudas impositivas a través de moratorias que abarcan períodos superiores a 12 meses, o proveedores que financian a plazos extensos, son los que necesitarán un análisis de este tipo. En concreto, el estudio de la situación financiera a largo plazo es el estudio del capital a largo plazo o Patrimonio neto. El Patrimonio neto puede ser observado desde dos puntos de vista como el resultado de la diferencia entre: PN = A – P O teniendo en cuenta los recursos invertidos en el Activo, que son financiados por fondos propios o prestados o sea: A= P + PN Lo cierto es que al estudiar el PN surge la necesidad de analizar el Activo total y Pasivo total. La situación financiera a largo plazo considera el análisis desde la estructura de financiación, o sea qué parte de los fondos corresponde a capital propio y cuánto a capital ajeno a corto y largo plazo; también analiza la política de inversión de los fondos disponibles, o sea, el dinero proveniente de fondos propios, y de terceros si fueron aplicados a inversiones, a compras de stocks, a financiar cobranzas, etcétera. Por ejemplo, en una empresa industrial la proporción de Activo no corriente es superior al de una empresa comercial. Cada empresa tiene su propia estructura de activos y pasivos. Llega el momento en el cual la mala liquidez del corto plazo no puede subsidiarse con políticas de refinanciamiento a largo plazo de deudas. Para ello es necesario conocer con anticipación los problemas de liquidez que se van a exteriorizar en futuros ejercicios. Al no poder seguir difiriendo los pagos, surge la necesidad de calcular si la empresa puede pagar sus deudas totales. El indicador que mide dicha situación es el índice de liquidez total definida como: Elementos de Contabilidad I 460 de 552 El numerador considera todos los bienes que posee la empresa y que pueden transformarse en dinero más rápidamente. Si el cociente da como resultado 1.47 significa que por cada peso de deuda sobra $ 0.47 después de cancelarlo, ya que cuenta con 1.47 de activos para hacer frente a los compromisos totales. En el caso de la empresa de la Situación profesional, la liquidez total no posee ni créditos ni bienes de cambio no corrientes por lo que en su numerador solo tenemos Activo corriente y da como resultado: Siendo 204.372,30 = 196.372,30 + 8.000 Nos está indicando que no alcanzan los bienes más líquidos para cubrir las deudas totales. El análisis de este índice es el complemento de la liquidez corriente, ya que esta puede ser buena, pero todos los Pasivos no corrientes pueden ser significativos y con vencimientos concentrados al inicio del siguiente ejercicio. Ésto estaría afectando la liquidez corriente del ejercicio siguiente. Mayor riesgo existirá cuando no es posible seguir refinanciando las deudas a largo plazo. Un índice de liquidez total menor que 1 nos indica que será imprescindible generar utilidades en el futuro para que se destinen a cancelar deudas. También los bancos miden el riesgo de renovar o no la línea de crédito a través del resultado de este índice. Para realizar el análisis de situación financiera a largo plazo le recomendamos estructurarlo con la idea de dar una secuencia al análisis que le permita confeccionar el informe final de manera ágil y eficiente: Elementos de Contabilidad I 461 de 552 1. Estructura de financiación Los principales indicadores que utilizamos para analizar la estructura de financiación de una organización son: Índice de endeudamiento Además, como analizamos la Estructura de Financiamiento la relación: Nos brinda el grado de endeudamiento, mide qué participación tienen los terceros en la estructura de financiamiento, o sea si poseen mayor o menor participación los terceros respecto del capital propio. Por ejemplo, si el indicador resulta de 1.73 (numerador superior al denominador) nos dice que existe 1.73 de capital prestado respecto del propio o, dicho de otra manera, por cada peso de capital propio hay 1.73 de deudas. Este índice marca el grado de dependencia que tiene la empresa respecto de los terceros. Permite junto a la liquidez, diagnosticar la posición financiera y su repercusión económica, ya que -por ejemplo- una estructura financiera demasiado comprometida con los terceros hace riesgosa la devolución de los préstamos, y los proveedores de fondos aumentan la tasa de interés para Elementos de Contabilidad I 462 de 552 cubrirse de ello. Ésto impacta en la estructura de resultados de la empresa, encareciendo el rubro gastos financieros (intereses pagados), disminuyendo las ganancias. En el caso de Tulipanes S.A. este indicador asume el siguiente valor: Nos está indicando un alto grado de endeudamiento, por cada peso aportado por los propietarios existen $ 2.36 aportados por los terceros. Se trata de una estructura financiera comprometida. Financiación de la inmovilización Otro aspecto por considerar es cómo se financia la inmovilización de la empresa, o sea qué parte de los activos fijos como los bienes de uso, maquinarias, rodados, inmuebles son financiados por capitales propios y cuáles por capitales de terceros. De acuerdo con políticas financieras sanas, estos activos deben ser cubiertos principalmente con fondos de menor exigibilidad, siendo considerada la mejor fuente los capitales propios o patrimonio neto, y, en menos medida, endeudamiento a largo plazo. Las deudas a corto plazo no debieran financiar activos inmovilizados por el riesgo que implica la ruptura en el flujo de fondos. La fórmula del índice de financiación del activo inmovilizado es: Lo óptimo es que la empresa financie los activos no corrientes con capitales que no sean prontamente exigibles; o sea, capitales aportados por los dueños y, de ser necesario, en menor medida por pasivos no corrientes. En Tulipanes S.A. El resultado nos indica que el 85 % del Activo no corriente está financiado por los dueños y el resto 15% con capitales de terceros, vemos que es mayor la financiación de capitales ajenos en el activo fijo que los capitales propios, lo cual no es recomendable. Solvencia Ahora queremos conocer la solvencia de la empresa, o sea, medir la estructura de financiamiento y la capacidad de pagos total de la empresa. Elementos de Contabilidad I 463 de 552 * 18.17 Imágenes Imágenes "Solvencia" Refleja el grado de cobertura que tienen los acreedores ante la pérdida de valor que sufren los bienes cuando hay que liquidarlos; cuando este índice es mayor a uno, hay solvencia, los acreedores tienen cobertura y el riesgo de incobrabilidad es menor. En Tulipanes: Es superior a uno, lo que indica que los Activos totales superan las deudas, hay solvencia. Relación con el patrimonio neto Compara los fondos propios con el total de recursos invertidos. Indica lo que es propio del Activo, refleja la perspectiva de los dueños Indica el porcentaje del activo financiado por los dueños. Elementos de Contabilidad I 464 de 552 * 18.18 Imágenes Imágenes "Relación con el Patrimonio Neto" En Tulipanes S.A.: Nos indica que esta empresa posee poca participación de los propietarios. Solo el 30% del activo pertenece a los mismos, el 70% esta en poder de los terceros ajenos a la empresa. Efecto palanca, leverage o ventaja financiera Ahora bien, no siempre endeudarse es perjudicial, depende el uso que se le dé a los fondos prestados; si se los invierte bien, llegan a generar ganancias a la empresa. Para medir esto existe el efecto palanca que compara la rentabilidad de la empresa con su costo, sin considerar la financiación. Elementos de Contabilidad I 465 de 552 * 18.19 Imágenes Imágenes "Efecto palanca" En Tulipanes S.A. Nos indica un eficiente uso de los fondos de terceros. Veces que se ganan los intereses Indica la capacidad de la empresa para generar utilidades de modo de hacer frente al costo de los pasivos (intereses). En el caso de nuestro ejemplo, asume el siguiente valor: Elementos de Contabilidad I 466 de 552 Se puede ver que esta empresa posee una utilidad por el uso de dinero de terceros, dicho desde otro punto de vista, el costo que posee por tomar dinero es menor que la utilidad que logra con dicho dinero. 2. Política de inversión Los principales indicadores que utilizamos para analizar la política de inversión de una organización son: Inmovilización del Activo Este índice sirve para determinar qué parte de los activos se encuentran inmovilizados a largo plazo. Implica la dificultad de realización de los recursos invertidos en caso que deba recurrirse a ellos (venta del activo inmovilizado) para recuperar la acreencia. Se puede ver que esta empresa posee un activo básicamente móvil. Inmovilización del patrimonio neto Este índice mide la política de financiación de los Activos no corrientes. Dado el reducido grado de liquidez de los Activos no corrientes (debido la vida útil asignada a los mismos), es conveniente que sean financiados con fondos lo menos exigibles posibles, siendo la fuente más idónea el Patrimonio neto y Deudas a largo plazo. El objetivo es medir el grado en que los ANC son financiados por fondos aportados por los propietarios. * 18.20 Imágenes Elementos de Contabilidad I 467 de 552 Imágenes "Inmovilidad del Patrimonio Neto" Para el caso de Tulipanes S.A. este indicador asume un valor de: En este caso los socios de Tulipanes S.A. no financian el total del ANC, siendo financiado en parte por el pasivo. 3. Cambios Los principales indicadores que utilizamos para analizar los cambios en la estructura financiera de una organización son: Autofinanciación a largo plazo Es la autogeneración de recursos a través de la actividad de la empresa. Es la capacidad de incrementar el Patrimonio neto. Es la autogeneración de fondos que incrementa el capital del largo plazo o sea el Patrimonio neto. La magnitud de la autofinanciación a largo plazo depende de dos factores: la rentabilidad de la empresa o capacidad de generación de utilidades, y la política de distribución de utilidades. A mayor rentabilidad, hay más posibilidades de autofinanciación. * 18.21 Imágenes Imágenes "Autofinanciación a largo plazo" En el caso de la Situación profesional podemos ver estos valores: Se puede decir que Tulipanes S.A. se encuentra generando fondos que son retenidos en una proporción para incrementar el PN y así poder hacer frente a sus necesidades financieras. Plazo de cancelación del pasivo Es el tiempo que tardaría la empresa en cancelar todas sus obligaciones con terceros, con los Elementos de Contabilidad I 468 de 552 fondos resultantes de su autofinanciación a LP. Su objetivo es medir si la autofinanciación de la empresa es suficiente para hacer frente al pasivo, dado el volumen y vencimientos del mismo. El resultado indica cuántas veces la autofinanciación está contenida en el pasivo. Indica el número de años necesarios para que los fondos se autogeneren. Si el coeficiente es positivo, indica los años que se tardaría en cancelar el pasivo con fondos autogenerados retenidos. Si es igual a cero, no existe pasivo. Si es negativo, existe autoabsorción de fondos. El tiempo en que se cancela el pasivo es infinito. En el caso de nuestra Situación profesional estos valores son: Esto está reflejando que se estaría tardando aproximadamente 10,27 años en cancelar el pasivo con este nivel de resultados. Elementos de Contabilidad I 469 de 552 REFERENCIAS 18 18.1 Imágenes: Datos complementarios Elementos de Contabilidad I 470 de 552 Elementos de Contabilidad I 471 de 552 18.2 : Grado de liquidez La proporción del activo que puede ser transformada en dinero en el ejercicio siguiente. 18.3 : Inmovilización Activo fijo de la empresa, o sea bienes de uso, inversiones permanentes, todo aquéllo que no es rápidamente convertible en dinero. 18.4 : Refinanciar Significa la posibilidad que tiene la empresa de convertir sus deudas (con vencimiento en el corto plazo) a deudas con vencimiento en un plazo más largo; lógicamente esto trae aparejado mayores intereses. 18.5 : Análisis vertical Se llama así debido a que se intenta ver el grado de participación que tiene cada rubro y cada cuenta en el total del activo, viéndose ésto en la columna (sentido vertical) de cada año. Elementos de Contabilidad I 472 de 552 18.6 Imágenes: Análisis Vertical -2 Elementos de Contabilidad I 473 de 552 18.7 : Análisis horizontal Se llama así porque muestra cómo evolucionó de un año a otro cada rubro y cada cuenta de los estados contables, el mismo se hace fila por fila (sentido horizontal). 18.8 Imágenes: Análisis Horizontal -2 Elementos de Contabilidad I 474 de 552 Elementos de Contabilidad I 475 de 552 Elementos de Contabilidad I 476 de 552 Elementos de Contabilidad I 477 de 552 Elementos de Contabilidad I 478 de 552 18.9 : Inmovilización Activo fijo de la empresa, o sea bienes de uso, inversiones permanentes, todo aquéllo que no es rápidamente convertible en dinero. 18.10 Imágenes: Inversión, segundo nivel de análisis Elementos de Contabilidad I 479 de 552 Elementos de Contabilidad I 480 de 552 18.11 Imágenes: Financiación 3º nivel de análisis Elementos de Contabilidad I 481 de 552 Elementos de Contabilidad I 482 de 552 18.12 : Ciclo operativo Cantidad de días en que demora el activo disponible en volver a ser tal. 18.13 Imágenes: Capital Corriente Elementos de Contabilidad I 483 de 552 Elementos de Contabilidad I 484 de 552 Elementos de Contabilidad I 485 de 552 18.14 Imágenes: Ejemplo Capital corriente Elementos de Contabilidad I 486 de 552 Elementos de Contabilidad I 487 de 552 Elementos de Contabilidad I 488 de 552 Elementos de Contabilidad I 489 de 552 18.15 Imágenes: Aspectos para evaluar una empresa Elementos de Contabilidad I 490 de 552 Elementos de Contabilidad I 491 de 552 Elementos de Contabilidad I 492 de 552 Elementos de Contabilidad I 493 de 552 18.16 Imágenes: Factores claves por área Elementos de Contabilidad I 494 de 552 Elementos de Contabilidad I 495 de 552 Elementos de Contabilidad I 496 de 552 Elementos de Contabilidad I 497 de 552 Elementos de Contabilidad I 498 de 552 Elementos de Contabilidad I 499 de 552 18.17 Imágenes: Solvencia Elementos de Contabilidad I 500 de 552 Elementos de Contabilidad I 501 de 552 18.18 Imágenes: Relación con el Patrimonio Neto Elementos de Contabilidad I 502 de 552 Elementos de Contabilidad I 503 de 552 18.19 Imágenes: Efecto palanca Elementos de Contabilidad I 504 de 552 Elementos de Contabilidad I 505 de 552 18.20 Imágenes: Inmovilidad del Patrimonio Neto Elementos de Contabilidad I 506 de 552 Elementos de Contabilidad I 507 de 552 18.21 Imágenes: Autofinanciación a largo plazo Elementos de Contabilidad I 508 de 552 Elementos de Contabilidad I 509 de 552 Elementos de Contabilidad I 510 de 552 SP8 / Autoevaluación 1 ¿Estás listo para un desafío? 1. Indique la opción correcta Un índice de liquidez corriente de 0.76 indica que: ○ El Activo Corriente es mayor que el Pasivo Corriente. ○ El Activo Corriente es igual al Pasivo Corriente. ○ Por cada peso de deuda a corto plazo tengo 76 centavos de Activo Corriente. ○ Alto grado de inmovilización del activo. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 2. Indique la opción correcta El índice de liquidez corriente se complementa con el índice de liquidez seca para: ○ Determinar la suficiencia del capital de trabajo. ○ Analizar realmente los rubros más líquidos. ○ No verse influenciado por el resultado de la liquidez corriente cuando la realidad indica gran porcentaje de mercaderías. ○ Todas son correctas. ○ Ninguna es correcta. 3. Indique la opción correcta Margen de seguridad positivo es: ○ Cuando la empresa tiene capacidad para afrontar deudas a corto plazo. ○ Cuando la empresa tiene capacidad para afrontar deudas a largo plazo. ○ Cuando no tiene capacidad para afrontar deudas. ○ Cuando el Pasivo Corriente es mayor al Activo Corriente. 4. Indique la opción correcta Si la liquidez seca del 2010 fue de 1.08 y la del 2011, 0.87 se desprende que: ○ La evolución respecto a liquidez fue favorable. ○ El Activo Corriente ha aumentado. Elementos de Contabilidad I 511 de 552 ○ El Pasivo Corriente ha disminuido. ○ Disminuyó la proporción de los bienes de cambio dentro del activo. ○ Todas son correctas. 5. Indique la opción correcta Un resultado en el índice de endeudamiento de 1.30 muestra: ○ Todas son correctas. ○ Escaso endeudamiento. ○ Mayor participación de capitales propios que de terceros. ○ Por cada peso de capital propio existe 1.30 de terceros en la estructura de financiación. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 6. Indique la opción correcta Para que el índice de liquidez total sea un buen indicador su resultado debe ser: ○ Menor a uno. ○ Mayor a uno. ○ Igual a uno. ○ Ninguna es correcta. 7. Indique la opción correcta Una estructura financiera sana es aquella en la que: ○ El índice de endeudamiento es mayor o igual a uno. ○ El Activo no Corriente es financiado en su mayor parte por Patrimonio Neto y en menor medida por deudas a largo plazo. ○ El Activo no Corriente es financiado por deudas a corto plazo. ○ El Activo no Corriente representa el 50% de la Estructura de Inversión. ○ Ninguna es correcta. 8. Indique la opción correcta El análisis de tendencias es útil para conocer la participación de cada rubro dentro del total analizado. ○ Verdadero ○ Falso 9. Indique la opción correcta Es recomendable que el plazo de pago de deudas siempre sea superior al plazo de cobro de créditos. ○ Verdadero ○ Falso 10. Indique la opción correcta Una estructura financiera es considerada sana cuando el Activo corriente es financiado totalmente por deudas a corto plazo. ○ Verdadero ○ Falso 11. Indique la opción correcta Es útil conocer el análisis de estructura del pasivo para así poder determinar qué porcentaje comprenden las deudas a corto plazo dentro del total del pasivo. Elementos de Contabilidad I 512 de 552 ○ Verdadero ○ Falso 12. Indique la opción correcta Cuando se procede a realizar análisis de estados contables es suficiente contar con los estados contables básicos de la firma de un período determinado. ○ Verdadero ○ Falso 13. Indique la opción correcta El diagnóstico empresarial es útil solo a los usuarios internos a la empresa. ○ Verdadero ○ Falso Elementos de Contabilidad I 513 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Un índice de liquidez corriente de 0.76 indica que: ○ El Activo Corriente es mayor que el Pasivo Corriente. ○ El Activo Corriente es igual al Pasivo Corriente. X Por cada peso de deuda a corto plazo tengo 76 centavos de Activo Corriente. ○ Alto grado de inmovilización del activo. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 2. Indique la opción correcta El índice de liquidez corriente se complementa con el índice de liquidez seca para: ○ Determinar la suficiencia del capital de trabajo. ○ Analizar realmente los rubros más líquidos. X No verse influenciado por el resultado de la liquidez corriente cuando la realidad indica gran porcentaje de mercaderías. ○ Todas son correctas. ○ Ninguna es correcta. 3. Indique la opción correcta Margen de seguridad positivo es: X Cuando la empresa tiene capacidad para afrontar deudas a corto plazo. ○ Cuando la empresa tiene capacidad para afrontar deudas a largo plazo. ○ Cuando no tiene capacidad para afrontar deudas. ○ Cuando el Pasivo Corriente es mayor al Activo Corriente. 4. Indique la opción correcta Si la liquidez seca del 2010 fue de 1.08 y la del 2011, 0.87 se desprende que: ○ La evolución respecto a liquidez fue favorable. ○ El Activo Corriente ha aumentado. ○ El Pasivo Corriente ha disminuido. ○ Disminuyó la proporción de los bienes de cambio dentro del activo. X Todas son correctas. 5. Indique la opción correcta Un resultado en el índice de endeudamiento de 1.30 muestra: ○ Todas son correctas. ○ Escaso endeudamiento. ○ Mayor participación de capitales propios que de terceros. X Por cada peso de capital propio existe 1.30 de terceros en la estructura de financiación. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 6. Indique la opción correcta Para que el índice de liquidez total sea un buen indicador su resultado debe ser: Elementos de Contabilidad I 514 de 552 ○ Menor a uno. X Mayor a uno. ○ Igual a uno. ○ Ninguna es correcta. 7. Indique la opción correcta Una estructura financiera sana es aquella en la que: ○ El índice de endeudamiento es mayor o igual a uno. X El Activo no Corriente es financiado en su mayor parte por Patrimonio Neto y en menor medida por deudas a largo plazo. ○ El Activo no Corriente es financiado por deudas a corto plazo. ○ El Activo no Corriente representa el 50% de la Estructura de Inversión. ○ Ninguna es correcta. 8. Indique la opción correcta El análisis de tendencias es útil para conocer la participación de cada rubro dentro del total analizado. ○ Verdadero X Falso 9. Indique la opción correcta Es recomendable que el plazo de pago de deudas siempre sea superior al plazo de cobro de créditos. X Verdadero ○ Falso 10. Indique la opción correcta Una estructura financiera es considerada sana cuando el Activo corriente es financiado totalmente por deudas a corto plazo. ○ Verdadero X Falso 11. Indique la opción correcta Es útil conocer el análisis de estructura del pasivo para así poder determinar qué porcentaje comprenden las deudas a corto plazo dentro del total del pasivo. X Verdadero ○ Falso 12. Indique la opción correcta Cuando se procede a realizar análisis de estados contables es suficiente contar con los estados contables básicos de la firma de un período determinado. ○ Verdadero X Falso 13. Indique la opción correcta El diagnóstico empresarial es útil solo a los usuarios internos a la empresa. ○ Verdadero X Falso Elementos de Contabilidad I 515 de 552 SP8 / Ejercicio resuelto Usted presentará al Sr. Juan Analista el siguiente informe: Diagnóstico de Tulipanes S.A. Situación financiera en el corto plazo Situación La liquidez es escasa, considerando el hecho de poseer un activo móvil dado por el elevado porcentaje de bienes de cambio en la estructura, lo que pone en riesgo la situación si no se cumple con la cobranza de los créditos en los plazos previstos. Existe un exceso de stock de mercadería, teniendo en cuenta las ventas que han disminuido desde el año anterior y -aparentemente- no se ajustó el nivel de compras en la misma proporción. Ésto trae aparejado costos adicionales de mantenimiento y seguridad, además del riesgo inherente al cambio de la moda que impacta directamente reduciendo el valor de la mercadería en existencia. Los plazos de pago están demasiado distantes de los plazos de cobro lo que puede indicar desvíos en la utilización de los fondos para otros fines, con lo que no tener conformes a los proveedores nos ubica en desventaja a la hora de negociar con ellos. También la duración del ciclo operativo supera el plazo de pago, con lo que Tulipanes S.A. tiene que salir a buscar financiamiento externo para el pago de sus deudas con el encarecimiento por los costos financiero que ello implica. Evolución Si comparamos el 2008 con el 2007 se observa una leve mejoría en la liquidez, no llegando a ser importante, como consecuencia del alto monto en bienes de cambio. Medidas correctivas Coordinar en forma urgente las políticas de compras adecuándolas a las ventas, o incentivar las ventas ya que estas vienen en descenso, establecer ofertas al contado a fin de bajar más rápidamente el stock no permitiendo pérdidas por cambio de moda. Directivas claras en el cumplimiento de los plazos de cobranzas en las cuentas corrientes, poniéndoles límites de compras a los clientes, y suspendiendo el crédito a aquellos que no levanten su morosidad. Renegociar los plazos con pro-veedores hasta poder conseguir un mediano equilibrio en los plazos. Perspectivas futuras De continuar así, sin aplicar medidas correctivas, los proveedores o suspenderán las ventas de insumos o incorporarán intereses implícitos a la mercadería, lo cual provocará que los productos de Los Tulipanes dejen de ser atractivos, pues perderá la competitividad en el mercado. Situación financiera en el largo plazo Cerrando las conclusiones de Tulipanes, determinamos que posee una estructura de financiamiento muy comprometida. El índice de endeudamiento indica gran participación de terceros en la misma, lo cual no es perdurable en el tiempo. Además, este endeudamiento tanto en el corto plazo como en el largo plazo (PC + PNC), afecta la liquidez total, al provocar que dicho índice sea menor a uno, determina la insuficiencia de los activos más líquidos para cancelar deudas totales. Elementos de Contabilidad I 516 de 552 Además, su activo fijo está siendo financiado en más de un 50% por fondos prestados lo cual es un indicador de riesgo; no responde a prácticas financieras sanas, porque la exigibilidad de los mismos puede afectar aún más la liquidez profundamente ya deteriorada. El efecto palanca nos indica la eficiencia en la administración de fondos de terceros lo que no ha originado pérdidas, a pesar del excesivo endeudamiento. Está haciendo una utilización eficiente del dinero de terceros, lo está haciendo rendir más de su costo, esto es positivo, pero debe generar más volumen de resultado positivo dado que el plazo de cancelación de sus obligaciones es demasiado extenso al nivel actual. Medidas correctivas: es urgente e indispensable la necesidad de generar utilidades que se orienten a cancelar deudas, a fin de atenuar y comenzar a disminuir el endeudamiento existente. Perspectivas futuras: es necesario mejorar considerablemente la situación financiera total a fin de impedir la cesación de pagos y el encarecimiento de las deudas por el riesgo inherente en el cumplimiento de los pagos. Elementos de Contabilidad I 517 de 552 SP8 / Ejercicio por resolver Se dispone de los siguientes datos extraídos de los estados contables de la empresa Uritorco S.R.L. que comercializa alfajores. El propietario nos solicita que lo ayudemos a determinar su situación financiera en el corto plazo. Nos brinda la siguiente información del período: Período 2011 Activo corriente Caja y Bancos 28.000 Créditos por ventas 22.000 Bienes de cambio 30.000 Activo no corriente Bienes de uso 120.000 Pasivo corriente 30.000 Pasivo no corriente 60.000 Ventas 190.000 Costo de venta Compras 90.000 150.000 Período 31/12/ 2010 (Inicio del año 2011) Créditos por ventas 45.000 Bienes de cambio 29.000 Pasivo corriente 55.000 Se solicita que calcule los siguientes índices y obtenga conclusiones para asistir al propietario de la empresa: Índice de liquidez corriente Índice de liquidez seca Plazos de cobranza Plazos de pagos Antigüedad de inventarios Duración del ciclo operativo Índice de liquidez total, solvencia, endeudamiento y financiamiento de la inmovilización. Elementos de Contabilidad I 518 de 552 SP8 / Evaluación de paso ¡Vamos a comprobar cuánto aprendiste! 1. Indique la opción correcta Si una empresa comercial tiene un índice de liquidez de 2.5 ¿Cuál de las siguientes transacciones hará aumentar dicho índice? ○ Emisión de Obligaciones Negociables a largo plazo. ○ Tomar un préstamo en efectivo. ○ Cobranza de una gran cantidad de cuentas a cobrar. ○ Pago de una deuda bancaria en efectivo. ○ Acuerdo de un dividendo en acciones del 5%. 2. Indique la opción correcta Al comparar los índices de liquidez de dos empresas, ¿por qué sería incorrecto suponer que la compañía con el coeficiente más alto está en mejor posición financiera? ○ Un coeficiente de liquidez alto podría incluir grandes cantidades de existencias obsoletas. ○ Un coeficiente de liquidez alto podría indicar incapacidad de una compañía para pagar sus deudas corrientes al vencimiento de las mismas. ○ El coeficiente de liquidez incluye activos de largo plazo. ○ El coeficiente de liquidez incluye deudas de largo plazo. ○ El coeficiente de liquidez no nos muestra cómo está constituido el capital propio de la empresa. 3. Indique la opción correcta Si el índice de liquidez corriente es inferior a 1, ¿cuáles de las siguientes situaciones contribuirá a disminuirlo aún más? ○ Compra de mercadería en efectivo. ○ Pago a un proveedor en efectivo. ○ Cobranza en efectivo de los créditos. ○ Venta de bienes de cambio en efectivo. ○ Depósitos en plazos fijos a 30 días. 4. Indique la opción correcta Elementos de Contabilidad I 519 de 552 Si el índice de liquidez corriente de una empresa es 0.79, podemos afirmar que: ○ La empresa tiene un margen de seguridad positivo. ○ La empresa tiene un alto nivel de endeudamiento. ○ La empresa tiene un margen de seguridad negativo. ○ La empresa tiene un bajo nivel de endeudamiento. ○ La empresa tiene un índice de liquidez seca mayor a 1. 5. Indique la opción correcta El índice de liquidez seca sirve para determinar la capacidad de la empresa para: ○ Pagar sus deudas con los bienes menos líquidos. ○ Pagar sus deudas de largo plazo con los bienes más líquidos. ○ Pagar sus deudas de corto plazo con los bienes más líquidos. ○ Pagar a los propietarios las utilidades pretendidas. ○ Pagar en efectivo las deudas. 6. Indique la opción correcta Es conveniente que el índice de endeudamiento sea menor a 1 ya que: ○ La empresa podrá pagar sin problemas sus deudas de corto plazo. ○ La empresa tendrá capacidad para distribuir sus utilidades. ○ Mejora la situación de la empresa en la evaluación del riesgo que hacen los bancos. ○ Mejora la capacidad de la empresa para generar resultados. ○ La empresa tendrá un mayor margen de seguridad. 7. Indique la opción correcta Podemos afirmar que es conveniente que el capital inmovilizado de la empresa se financie con: ○ Pasivos corrientes principalmente. ○ Pasivos no corrientes y corrientes en mayor medida. ○ Patrimonio Neto y Pasivo Corriente. ○ Patrimonio Neto y Pasivo no Corriente. ○ Deudas bancarias con vencimiento en el largo plazo. 8. Indique la opción correcta El índice de liquidez total permite determinar: ○ La capacidad de la empresa para pagar sus deudas totales con los bienes factibles de ser convertidos en dinero. ○ La capacidad de la empresa para pagar a los propietarios sus utilidades. ○ La capacidad de la empresa para pagar sus deudas con el capital inmovilizado. ○ La capacidad de la empresa para pagar sus deudas con capital de trabajo y capital inmovilizado. ○ La proporción de Pasivos que financian nuestro capital inmovilizado. Elementos de Contabilidad I 520 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Si una empresa comercial tiene un índice de liquidez de 2.5 ¿Cuál de las siguientes transacciones hará aumentar dicho índice? X Emisión de Obligaciones Negociables a largo plazo. ○ Tomar un préstamo en efectivo. ○ Cobranza de una gran cantidad de cuentas a cobrar. ○ Pago de una deuda bancaria en efectivo. ○ Acuerdo de un dividendo en acciones del 5%. 2. Indique la opción correcta Al comparar los índices de liquidez de dos empresas, ¿por qué sería incorrecto suponer que la compañía con el coeficiente más alto está en mejor posición financiera? X Un coeficiente de liquidez alto podría incluir grandes cantidades de existencias obsoletas. ○ Un coeficiente de liquidez alto podría indicar incapacidad de una compañía para pagar sus deudas corrientes al vencimiento de las mismas. ○ El coeficiente de liquidez incluye activos de largo plazo. ○ El coeficiente de liquidez incluye deudas de largo plazo. ○ El coeficiente de liquidez no nos muestra cómo está constituido el capital propio de la empresa. 3. Indique la opción correcta Si el índice de liquidez corriente es inferior a 1, ¿cuáles de las siguientes situaciones contribuirá a disminuirlo aún más? ○ Compra de mercadería en efectivo. X Pago a un proveedor en efectivo. ○ Cobranza en efectivo de los créditos. ○ Venta de bienes de cambio en efectivo. ○ Depósitos en plazos fijos a 30 días. 4. Indique la opción correcta Si el índice de liquidez corriente de una empresa es 0.79, podemos afirmar que: ○ La empresa tiene un margen de seguridad positivo. ○ La empresa tiene un alto nivel de endeudamiento. X La empresa tiene un margen de seguridad negativo. ○ La empresa tiene un bajo nivel de endeudamiento. ○ La empresa tiene un índice de liquidez seca mayor a 1. 5. Indique la opción correcta El índice de liquidez seca sirve para determinar la capacidad de la empresa para: ○ Pagar sus deudas con los bienes menos líquidos. ○ Pagar sus deudas de largo plazo con los bienes más líquidos. X Pagar sus deudas de corto plazo con los bienes más líquidos. ○ Pagar a los propietarios las utilidades pretendidas. ○ Pagar en efectivo las deudas. Elementos de Contabilidad I 521 de 552 6. Indique la opción correcta Es conveniente que el índice de endeudamiento sea menor a 1 ya que: ○ La empresa podrá pagar sin problemas sus deudas de corto plazo. ○ La empresa tendrá capacidad para distribuir sus utilidades. X Mejora la situación de la empresa en la evaluación del riesgo que hacen los bancos. ○ Mejora la capacidad de la empresa para generar resultados. ○ La empresa tendrá un mayor margen de seguridad. 7. Indique la opción correcta Podemos afirmar que es conveniente que el capital inmovilizado de la empresa se financie con: ○ Pasivos corrientes principalmente. ○ Pasivos no corrientes y corrientes en mayor medida. ○ Patrimonio Neto y Pasivo Corriente. X Patrimonio Neto y Pasivo no Corriente. ○ Deudas bancarias con vencimiento en el largo plazo. 8. Indique la opción correcta El índice de liquidez total permite determinar: X La capacidad de la empresa para pagar sus deudas totales con los bienes factibles de ser convertidos en dinero. ○ La capacidad de la empresa para pagar a los propietarios sus utilidades. ○ La capacidad de la empresa para pagar sus deudas con el capital inmovilizado. ○ La capacidad de la empresa para pagar sus deudas con capital de trabajo y capital inmovilizado. ○ La proporción de Pasivos que financian nuestro capital inmovilizado. Elementos de Contabilidad I 522 de 552 Situación Profesional 9: Tulipanes S.A. El Sr. Juan Analista ha sido invitado por los propietarios de Tulipanes S.A. a participar como socio en los futuros negocios de la empresa. Ante este planteo el Sr. Juan que ya lo conoce a usted por haber trabajado como pasante en su área en el Banco Austral, quiere tener la información necesaria para tomar una decisión. Como sabe de su valía en temas contables, le ha pedido a usted que le dé su parecer respecto a la conveniencia de la inversión. Tomando como referencia los estados contables de la empresa Tulipanes S.A. que ya conoce, usted deberá analizar la situación económica de la empresa a fin de poder informar convenientemente al Sr. Juan Analista. Elementos de Contabilidad I 523 de 552 SP9 / H1: Análisis de estados contables: situación económica Para realizar el informe solicitado es necesario que usted adquiera cierta destreza sobre determinadas nociones y conceptos, en relación con el análisis económico de estados contables, para satisfacer la problemática planteada, a partir de la aplicación de las siguientes herramientas. La pregunta es entonces, ¿cómo hacemos para analizar la situación económica de la empresa? Centraremos nuestra atención ahora en el análisis de la rentabilidad, tratando de verificar la capacidad que tiene la empresa para generar resultados positivos, considerando que la misma debe: Abonar a los propietarios las utilidades exigidas por estos. Ser capaz de generar utilidades que permitan el crecimiento y expansión del negocio. Mantener las fuentes de financiación externas. Sin duda este análisis es esencial para cualquier persona que tenga algún tipo de relación con la empresa, desde los terceros que financian hasta aquellos que desean ser propietarios de la empresa. El principal indicador que utilizaremos para este análisis es la tasa * 19.1 de rentabilidad, sabiendo que esta busca relacionar las utilidades o ganancias generadas sobre el capital invertido para obtenerlas. En definitiva la tasa de rentabilidad se refiere a la capacidad que tiene el ente para satisfacer los intereses de los inversores de capital. El objetivo de una empresa es maximizar el rendimiento de los recursos invertidos en ella, y el objetivo de la tasa de rentabilidad es expresar en qué grado la organización alcanza su finalidad principal. La tasa de rentabilidad relaciona beneficios e inversiones, establece la remuneración del capital y mide la eficiencia empresarial. En el presente texto de estudio, tomaremos básicamente cuatro: 1. Tasa de rentabilidad del patrimonio neto * 19.2 2. Tasa de rentabilidad de la inversión permanente * 19.3 3. Tasa de rentabilidad de la inversión total * 19.4 4. Fórmula de Dupont Analizaremos cada una de estas tasas por separado: 1. Tasa de rentabilidad del Patrimonio neto Se calcula de la siguiente manera: Elementos de Contabilidad I 524 de 552 Dentro del Patrimonio neto, no debe tenerse en cuenta el resultado del ejercicio bajo análisis. El resultado de esta fórmula, que es un porcentaje, nos permite determinar cuánto es el rendimiento obtenido por parte de los propietarios. No olvidemos que el patrimonio neto representa la participación de los propietarios en la empresa. Es decir si esta tasa fuera del 18% nos estaría indicando que por cada $100 aportados por los accionistas, las utilidades obtenidas son de $18. Si observa la fórmula notará que en el denominador se toma el patrimonio neto promedio, esto se debe a que al comparar una partida de carácter dinámico que se ha generado durante todo el ejercicio, como son las utilidades netas, con un componente estático que es el patrimonio neto que no registra cambios notables normalmente durante el ejercicio, debemos dinamizarlo y tratar de registrar en la fórmula los cambios que se pudieran haber producido. Tenga en cuenta que en cualquier fórmula que se compare una partida del estado de resultado con una partida del estado patrimonial, estas últimas deben ser tomadas en promedio. 2. Tasa de rentabilidad de la inversión permanente La fórmula de cálculo es la siguiente: Este porcentaje refleja la retribución que obtiene el capital invertido en la empresa con carácter de permanente, siendo estos capitales aportados por los propietarios de la empresa y por terceros. También a partir de esta tasa es posible determinar con qué grado de eficiencia se han manejado los capitales invertidos en la empresa. Puede constituirse en una medida de la gestión interna. ¿Por qué razón se suma en el numerador a la utilidad neta los intereses financieros de LP? Porque esa es la "retribución que obtiene el capital que han aportado los terceros", para ellos este monto es la recompensa por haberle prestado dinero a la empresa; para la empresa es un gasto. Observe que como en el caso anterior también tomamos en el denominador de la fórmula los promedios tanto del patrimonio como del pasivo no corriente. 3. Tasa de rentabilidad de la inversión total La fórmula de cálculo es la siguiente: Elementos de Contabilidad I 525 de 552 Esta tasa sirve para determinar el grado de eficiencia con que se han administrados los capitales aportados a la empresa, sean estos propios o de terceros. Es uno de los principales indicadores económicos de cuál es la situación de la empresa. Dicha tasa es observada por cualquier inversionista a la hora de invertir en una empresa y por los bancos a la hora de otorgar un crédito. Considera las utilidades producidas antes de pagar los intereses. Siendo estos intereses la retribución para los Pasivos. A esta tasa de rentabilidad se la denomina también rentabilidad del Activo. Si ahora nos hiciéramos la siguiente pregunta: ¿Es conveniente para la empresa hacer uso de los capitales de terceros o de otra forma, es rentable para la empresa mantener invertidos dichos capitales? ¿Es conveniente endeudarse? Esta pregunta se puede responder a partir del cálculo del efecto palanca. El efecto palanca es un indicador que permite determinar la conveniencia o no del endeudamiento, es decir si la empresa obtiene o no utilidades a partir de solicitar préstamos a terceros. Lógicamente esa conveniencia estará dada por la eficiencia con que se administran dichos capitales. Surge de las siguientes comparaciones: Efecto palanca: ó Resultados posibles: Igual a 1 (significa que la retribución de los terceros se equipara a la de los propietarios). Menor a 1 (significa que el costo de los capitales de terceros es mayor al costo del capital propio). Mayor a 1 (es la situación inversa al punto anterior). Para determinar el significado de este índice debemos tener en claro lo siguiente: el capital aportado por los terceros (proveedores, bancos, etcétera) tienen un costo representado por los intereses que la empresa debe abonar a esos terceros. Pero estos capitales al ser invertidos en la empresa, ya sea para la compra de una máquina, para comprar materia prima o para el destino de inversión que la empresa le quiera dar, generarán cierta rentabilidad que se mide a través de la tasa de rentabilidad de la inversión permanente o Elementos de Contabilidad I 526 de 552 total, vistas anteriormente. Entonces tenemos dos componentes importantes: el costo que tienen los capitales de terceros representados por la tasa de interés que paga la empresa, es decir: Estos capitales al ser invertidos en la empresa (siempre que no sean para cancelar otros pasivos) generan utilidades que se pueden determinar a través de las tasas de rentabilidad de la inversión total y permanente. La comparación del costo con la rentabilidad que generan nos dirá si es conveniente para la empresa mantener dichos capitales, es decir el endeudamiento. Será conveniente mantener dichos capitales cuando la rentabilidad de la inversión total sea mayor al costo de los capitales de terceros (tasa de interés real pagada por la empresa). No será conveniente si la rentabilidad de la inversión total es menor a la tasa de interés real pagada por la empresa. ¿Cuál será el efecto de cada una de estas situaciones en el efecto palanca? En caso de que sea conveniente el endeudamiento (caso en que la tasa de rentabilidad ya sea de la inversión permanente o total sea mayor al costo de dichos capitales), el efecto palanca será mayor a 1. Lo que indica es que se ha incrementado la rentabilidad para los propietarios con el uso de capitales de terceros. 4. Fórmula de Dupont Esta fórmula nos ayuda a determinar cómo se compone la tasa de rentabilidad de la empresa, a partir de dos elementos importantes: El margen sobre ventas La rotación del patrimonio neto. ¿Qué es el margen sobre ventas? Es el porcentaje que el comerciante o el empresario le gana a sus ventas. Por ejemplo "mi margen es de un 30% sobre las ventas"; ésto quiere decir que de las ventas totales el comerciante obtiene un 30% de utilidad. ¿Qué es la rotación? Es la cantidad de veces que se vende el capital que está invertido en la empresa; en el caso de la rotación del Patrimonio neto es la cantidad de veces que se vende. De acuerdo al rubro al que se dedica la empresa puede variar la composición de la tasa de rentabilidad, Elementos de Contabilidad I 527 de 552 pudiendo tener los siguientes casos para una rentabilidad del 24%: Empresas con bajo margen y alta rotación por ejemplo un supermercado que logra su rentabilidad del 24% una rotación de 8 veces y un margen de 3%. La rentabilidad de la empresa es del 24% que se logra por la alta rotación. El problema que puede tener esta empresa es que ante márgenes tan bajos cualquier situación de aumento de costos puede hacer que la empresa entre en situación de pérdida. Empresas con alto margen y baja rotación, por ejemplo una concesionaria de autos Mercedes Benz, es de esperar que logre su rentabilidad con un margen del 24% y una rotación de 1 vez. El problema que puede tener esta empresa es que si no se produce una reducida cantidad de ventas ya la empresa estaría en situación de pérdidas. Ambos ejemplos son muy extremos, pero sirven para determinar el impacto en la rentabilidad que tienen tanto el margen como la rotación. Entonces la rentabilidad de la empresa se compone de: Aplicación de Dupont Es decir, a la fórmula de la tasa de rentabilidad se la multiplica y divide por las ventas. ¿Dé que dependen ambos elementos? Dependen de muchos factores: Elementos de Contabilidad I 528 de 552 * 19.5 Imágenes Imágenes "Factores de la venta" El análisis de la tasa de rentabilidad y su descomposición en la fórmula de Dupont debe ser complementado con el análisis del punto de equilibrio, siendo este el nivel de ventas que la empresa debe tener como mínimo para cubrir sus costos. Tanto el margen como la rotación se pueden analizar puntualmente por líneas de productos o por productos. La rotación también se puede establecer para distintos montos, como puede ser la rotación del activo corriente, del no corriente o la rotación de los bienes de cambio. Para determinar los distintos tipos de utilidad tenga en cuenta la siguiente estructura del estado de resultados. Ventas - Costo de ventas = Utilidad bruta Utilidad bruta - Gastos de ventas - Gastos de administración = Utilidad operativa (UOP) Utilidad operativa + Otros ingresos - Otros egresos = Utilidad antes de intereses e impuestos (UAII) Utilidad antes de intereses e impuestos - Gastos financieros = Utilidad antes de impuestos (UAI) Utilidad antes de impuestos - Impuesto a las ganancias = Utilidad ordinaria Utilidad ordinaria + Ganancias extraordinarias - Pérdidas extraordinarias = Utilidad neta (o del Ejercicio) (UE) Elementos de Contabilidad I 529 de 552 REFERENCIAS 19 19.1 : Tasa Coeficiente que expresa la relación entre la cantidad y la frecuencia de un fenómeno o un grupo de fenómenos. Una tasa es la relación entre dos magnitudes. 19.2 : Patrimonio Neto Es la inversión de los socios, que incluye al capital más los resultados no asignados o no retirados. 19.3 : Inversión permanente Son aquellos capitales que adquieren el carácter de permanentes en la estructura de financiación de la empresa (patrimonio neto y deudas de largo plazo o no corrientes). 19.4 : Inversión total Es aquel capital que financia la estructura de inversiones, ya sea que dichos capitales sean propios o de terceros. 19.5 Imágenes: Factores de la venta Elementos de Contabilidad I 530 de 552 Elementos de Contabilidad I 531 de 552 Elementos de Contabilidad I 532 de 552 SP9 / Autoevaluación 1 ¿Te animás a medir cuánto aprendiste? 1. Indique la opción correcta El efecto palanca menor a 1, nos estaría indicando que: ○ La empresa posee una adecuada situación financiera de corto plazo. ○ La rentabilidad de la inversión total es menor que la rentabilidad del patrimonio neto. ○ La rentabilidad de la inversión total es menor al costo de los capitales de terceros. ○ La rentabilidad de la inversión total es mayor al costo de los capitales propios. ○ La tasa de interés de los capitales de terceros es muy alta. 2. Indique la opción correcta Una empresa tiene un costo de financiación del 18% anual, la rentabilidad económica es del 16% anual, ante esta información es de esperar que el efecto palanca: ○ Sea mayor que 1. ○ Sea menor que 1. ○ Sea igual a 1. ○ No se pueda determinar su valor con estos datos. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 3. Indique la opción correcta La tasa de rentabilidad de la inversión permanente considera la retribución de los capitales aportados por: ○ Los propietarios. ○ Los propietarios y los acreedores de CP. ○ Los propietarios y los acreedores de LP. ○ Los acreedores de CP y LP. ○ Acreedores de LP. 4. Indique la opción correcta Un inversionista, al analizar las posibles inversiones a realizar, observa: Elementos de Contabilidad I 533 de 552 ○ Las tasas de rentabilidad de las empresas. ○ Los futuros proyectos de inversión de las empresas. ○ La evolución de la situación económica y financiera para hacer proyecciones. ○ La primera, segunda y tercera opción en conjunto son correctas. ○ Ninguna de las anteriores ya que el único elemento a considerar es el precio de las acciones. 5. Indique la opción correcta La empresa INCAE S.A. se dedica a la fabricación de fideos. Informa que su rentabilidad se compone de Margen S/Ventas = 3% y la Rotación es de 7. La empresa CONSTRUL se dedica a la producción de cemento e informa que su rentabilidad se compone de margen s/ventas del 7% y Rotación de 5. Ambas empresas han realizado distribución de dividendos anualmente y en un 30% del importe de las utilidades netas. Con esta información usted puede determinar que: ○ INCAE S.A. es más conveniente para el inversor. ○ CONSTRUL S.A. es más conveniente para el inversor. ○ Cualquiera de las dos ofrece rentabilidades atractivas, por lo que es lo mismo invertir en una u otra. ○ No se pueden extraer conclusiones con esta información. ○ Para tomar una decisión hay que tener información de los gastos. Elementos de Contabilidad I 534 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta El efecto palanca menor a 1, nos estaría indicando que: ○ La empresa posee una adecuada situación financiera de corto plazo. ○ La rentabilidad de la inversión total es menor que la rentabilidad del patrimonio neto. X La rentabilidad de la inversión total es menor al costo de los capitales de terceros. ○ La rentabilidad de la inversión total es mayor al costo de los capitales propios. ○ La tasa de interés de los capitales de terceros es muy alta. 2. Indique la opción correcta Una empresa tiene un costo de financiación del 18% anual, la rentabilidad económica es del 16% anual, ante esta información es de esperar que el efecto palanca: ○ Sea mayor que 1. X Sea menor que 1. ○ Sea igual a 1. ○ No se pueda determinar su valor con estos datos. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 3. Indique la opción correcta La tasa de rentabilidad de la inversión permanente considera la retribución de los capitales aportados por: ○ Los propietarios. ○ Los propietarios y los acreedores de CP. X Los propietarios y los acreedores de LP. ○ Los acreedores de CP y LP. ○ Acreedores de LP. 4. Indique la opción correcta Un inversionista, al analizar las posibles inversiones a realizar, observa: ○ Las tasas de rentabilidad de las empresas. ○ Los futuros proyectos de inversión de las empresas. ○ La evolución de la situación económica y financiera para hacer proyecciones. X La primera, segunda y tercera opción en conjunto son correctas. ○ Ninguna de las anteriores ya que el único elemento a considerar es el precio de las acciones. 5. Indique la opción correcta La empresa INCAE S.A. se dedica a la fabricación de fideos. Informa que su rentabilidad se compone de Margen S/Ventas = 3% y la Rotación es de 7. La empresa CONSTRUL se dedica a la producción de cemento e informa que su rentabilidad se compone de margen s/ventas del 7% y Rotación de 5. Ambas empresas han realizado distribución de dividendos anualmente y en un 30% del importe de las utilidades netas. Con esta información usted puede determinar que: ○ INCAE S.A. es más conveniente para el inversor. ○ CONSTRUL S.A. es más conveniente para el inversor. ○ Cualquiera de las dos ofrece rentabilidades atractivas, por lo que es lo mismo invertir en una u otra. Elementos de Contabilidad I 535 de 552 X No se pueden extraer conclusiones con esta información. ○ Para tomar una decisión hay que tener información de los gastos. Elementos de Contabilidad I 536 de 552 SP9 / Ejercicio resuelto Tomando como referencia los estados contables de la empresa Tulipanes S.A. que ya conoce, usted analiza la situación económica de la empresa y le presenta el siguiente informe al Sr. Juan Analista: Análisis de la situación económica de la empresa Tulipanes S.A. El presente informe analiza la situación económica de la empresa Tulipanes S.A. Se ha elaborado el mismo teniendo en cuenta los estados contables ya conocidos. En primer lugar listamos los coeficientes que hemos utilizado para el análisis con sus correspondientes cálculos. Finalmente, expresamos las conclusiones que pueden deducirse de los valores obtenidos. Relevamiento cuantitativo Los coeficientes que hemos utilizado son: * 20.1 Imágenes Imágenes "Ejercicio Resuelto SP9" Conclusiones La empresa posee una alta rentabilidad del Patrimonio neto. Es decir, ha generado un retorno importante para sus propietarios. La rentabilidad de la inversión permanente permanece igual a la rentabilidad del patrimonio neto. Ésto es así debido a que el impacto de los intereses en las utilidades netas es muy bajo y la consideración del pasivo no corriente promedio hace que esta no se vea sustancialmente modificada. La rentabilidad de la inversión total cae al 10.40 % por el impacto que tienen en las utilidades los intereses. Por otro lado, no se incrementan notablemente las utilidades por la incorporación de capitales de terceros. La fórmula de Dupont arroja un margen de utilidad del 8.76 % y una rotación del patrimonio neto de 2.96 veces. El margen tiene un nivel razonable pero la rotación es baja y ante una baja en esta rotación la empresa puede bajar su nivel de rentabilidad. Elementos de Contabilidad I 537 de 552 El efecto palanca es superior a 1, lo que nos estaría indicando que es conveniente el endeudamiento. Esto debido a que el costo de las fuentes de financiación es del 1.22% generando dichas fuentes una rentabilidad del 10.40%. Recomendaciones: Para el Sr. Juan Analista es una buena alternativa de inversión ya que la rentabilidad que ha generado la empresa ha sido buena. No obstante, tiene que tener en claro que Tulipanes S.A. debería: Generar una mayor rotación del patrimonio a los fines que la empresa no esté tan expuesta a posibles bajas en las ventas. Mejorar la estructura de financiación sobre todo la de corto plazo a los fines de que la ajustada situación financiera de la empresa en el corto plazo no se mantenga. De mantenerse esta situación podrían verse afectadas las utilidades de la empresa por los costos financieros asociados a los capitales de terceros. En general podemos decir que la empresa tiene una aceptable situación económica. La situación financiera de largo plazo es también aceptable, no así la situación financiera de corto plazo, que es de esperar genere incapacidad de cumplir con los compromisos asumidos. Ésto puede generar un corte en las líneas de créditos por parte de los proveedores, bancos, etcétera. Elementos de Contabilidad I 538 de 552 REFERENCIAS 20 20.1 Imágenes: Ejercicio Resuelto SP9 Elementos de Contabilidad I 539 de 552 Elementos de Contabilidad I 540 de 552 Elementos de Contabilidad I 541 de 552 Elementos de Contabilidad I 542 de 552 Elementos de Contabilidad I 543 de 552 SP9 / Ejercicio por resolver El Sr. Franco Piersimone se halla ante la decisión de aceptar o rechazar la propuesta efectuada por la empresa "EL retorno S.R.L.". Tal propuesta consiste en constituirlo como socio de la misma, debiendo realizar un aporte de capital por $ 350.000. Dicho incremento del capital se utilizará para aumentar el giro comercial de la empresa, dedicada a la fabricación y distribución a nivel nacional de envases plásticos para diversas industrias y público en general; aumentando, de esta manera, la producción y abriendo nuevos puntos de ventas en diversas provincias. El Sr. Piersimone posee en su poder un juego de los últimos balances de la firma y le solicita que lo ayude a tomar una decisión al respecto. Como alternativa para el destino de dichos fondos, el Banco de la Provincia de Córdoba le pagaría una tasa del 6% anual mediante la constitución de un plazo fijo. Deberá usted realizar un análisis económico completo de la empresa y comparar la tasa de rentabilidad del patrimonio neto con la ofrecida por el Banco mencionado, a los fines de optar por una alternativa. La información resumida de los EECC (estados contables) de la empresa es: Estado de resultados al 31/12/2011 Ventas (netas de devoluciones y descuentos).......... $1.200.000 (Costo de las mercaderías y servicios)................... ($1750.000) Ganancia bruta $450.000 (Gastos de administración)................................... ($90.000) (Gastos de comercialización)................................. ($85.000) (Gastos financieros) • Intereses a corto plazo ..................................... ($28.900) • Intereses a largo plazo ..................................... ($35.500) Ganancia ordinaria Elementos de Contabilidad I $210.600 544 de 552 Resultados extraordinarios ................................... ($10.000) Ganancia del ejercicio $200.600 Estado de resultados al 31/12/2010 Ventas (netas de devoluciones y descuentos) ........ $1.050.000 (Costo de las mercaderías y servicios) .................. ($698.000) Ganancia bruta $ 352.000 (Gastos de administración) ...................................($ 75.000) (Gastos de comercialización) .................................($ 35.000) (Gastos financieros) Intereses a corto plazo ......................................($ 21.000) Intereses a largo plazo ......................................($ 23.500) Ganancia ordinaria $197.500 Resultados extraordinarios .................................... ($8.000) Ganancia del ejercicio $205.500 Elementos de Contabilidad I 545 de 552 Elementos de Contabilidad I 546 de 552 SP9 / Evaluación de paso ¿Estás listo para un desafío? 1. Indique la opción correcta Se puede decir que el Margen de Utilidades sobre Ventas varía según los siguientes factores: ○ Volumen de ventas, precio de venta, costos y gastos. ○ Volumen de ventas y la utilidad ordinaria. ○ Volumen de ventas y precio de venta. ○ Volumen de ventas, tipo de productos, las veces que esos productos se venden en el ejercicio. ○ Volumen de ventas solamente. 2. Indique la opción correcta La política de créditos de una empresa no afecta su situación económica. Esto es: ○ Verdadero, ya que afecta a la situación financiera. ○ Falso, ya que afecta a la situación económica y financiera. ○ Verdadero, ya que la política de créditos es una cuestión patrimonial solamente. ○ Falso, ya que no se puede afirmar nada sin contar con un panorama claro de esa política. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 3. Indique la opción correcta La rentabilidad del patrimonio neto es aquella que le interesa: ○ Al inversor. ○ Al prestamista. ○ Al Banco. ○ Al inversor y al prestamista. ○ Al inversor y al Banco. 4. Indique la opción correcta Para mejorar la rentabilidad para el accionista, un gerente general debiera: ○ Mejorar las ventas y la estructura de costos y gastos. ○ Mejorar los costos y gastos. Elementos de Contabilidad I 547 de 552 ○ Mejorar los volúmenes de venta. ○ Mejorar la estructura de financiación. ○ Mejorar la evolución patrimonial y lograr mayores aportes. 5. Indique la opción correcta Se puede afirmar que una mala situación financiera: ○ Afecta la situación económica por el costo del endeudamiento cada vez mayor. ○ No afecta la situación económica porque funcionan en forma separada. ○ Afecta la imagen de la empresa. ○ Las opciones primera y segunda en conjunto son correctas. 6. Indique la opción correcta La empresa muestra las siguiente tasa de rentabilidad del PN: Año 2009: 18% Año 2010: 16% Año 2011: 13% Si la empresa no ha llevado a cabo ningún cambio en sus políticas de venta, de créditos, ni ha realizado ninguna acción sobre su estructura de gastos, es de esperar que su rentabilidad del PN: ○ Continúe bajando. ○ Suba por la mejora producida en la economía nacional. ○ Se mantenga en un 13% ya que la economía Argentina está estable. ○ No podemos extraer conclusiones. ○ Deberíamos analizar las otras rentabilidades. 7. Indique la opción correcta Un efecto palanca menor que 1, indica que: ○ La tasa de interés es menor que la rentabilidad que esos pasivos generan. ○ La tasa de interés es mayor que la rentabilidad que esos pasivos generan. ○ Es conveniente el endeudamiento. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 8. Indique la opción correcta Un efecto palanca de 1.20 indica que: ○ La tasa de interés es menor que la rentabilidad que esos pasivos generan. ○ La tasa de interés es mayor que la rentabilidad que esos pasivos generan. ○ Es conveniente el endeudamiento. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. Elementos de Contabilidad I 548 de 552 Respuestas de la Autoevaluación 1. Indique la opción correcta Se puede decir que el Margen de Utilidades sobre Ventas varía según los siguientes factores: X Volumen de ventas, precio de venta, costos y gastos. ○ Volumen de ventas y la utilidad ordinaria. ○ Volumen de ventas y precio de venta. ○ Volumen de ventas, tipo de productos, las veces que esos productos se venden en el ejercicio. ○ Volumen de ventas solamente. 2. Indique la opción correcta La política de créditos de una empresa no afecta su situación económica. Esto es: ○ Verdadero, ya que afecta a la situación financiera. X Falso, ya que afecta a la situación económica y financiera. ○ Verdadero, ya que la política de créditos es una cuestión patrimonial solamente. ○ Falso, ya que no se puede afirmar nada sin contar con un panorama claro de esa política. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 3. Indique la opción correcta La rentabilidad del patrimonio neto es aquella que le interesa: X Al inversor. ○ Al prestamista. ○ Al Banco. ○ Al inversor y al prestamista. ○ Al inversor y al Banco. 4. Indique la opción correcta Para mejorar la rentabilidad para el accionista, un gerente general debiera: X Mejorar las ventas y la estructura de costos y gastos. ○ Mejorar los costos y gastos. ○ Mejorar los volúmenes de venta. ○ Mejorar la estructura de financiación. ○ Mejorar la evolución patrimonial y lograr mayores aportes. 5. Indique la opción correcta Se puede afirmar que una mala situación financiera: X Afecta la situación económica por el costo del endeudamiento cada vez mayor. ○ No afecta la situación económica porque funcionan en forma separada. ○ Afecta la imagen de la empresa. ○ Las opciones primera y segunda en conjunto son correctas. 6. Indique la opción correcta La empresa muestra las siguiente tasa de rentabilidad del PN: Año 2009: 18% Año 2010: 16% Año 2011: 13% Si la empresa no ha llevado a cabo ningún cambio en sus políticas de venta, de créditos, ni ha realizado ninguna acción sobre su estructura de gastos, es de esperar que su rentabilidad del PN: Elementos de Contabilidad I 549 de 552 X Continúe bajando. ○ Suba por la mejora producida en la economía nacional. ○ Se mantenga en un 13% ya que la economía Argentina está estable. ○ No podemos extraer conclusiones. ○ Deberíamos analizar las otras rentabilidades. 7. Indique la opción correcta Un efecto palanca menor que 1, indica que: ○ La tasa de interés es menor que la rentabilidad que esos pasivos generan. X La tasa de interés es mayor que la rentabilidad que esos pasivos generan. ○ Es conveniente el endeudamiento. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. 8. Indique la opción correcta Un efecto palanca de 1.20 indica que: X La tasa de interés es menor que la rentabilidad que esos pasivos generan. ○ La tasa de interés es mayor que la rentabilidad que esos pasivos generan. ○ Es conveniente el endeudamiento. ○ Ninguna de las anteriores es correcta. Elementos de Contabilidad I 550 de 552 Cierre Tal como pudimos observar, a través de cada situación profesional, siempre la aplicación de las herramientas propuestas nos permitió arribar a un resultado, a fin de que la información brindada en los estados contables, sirva a las distintas áreas de la empresa, y conforme un sistema de información para la toma de decisiones. Así, se destaca en todo el desarrollo del texto que esa información debe cumplir con determinados requisitos, con los que no solo será útil a la empresa sino que también cumple con las formalidades y exigencias legales requeridas por los usuarios externos. Esperamos les sean útiles tanto los conceptos, como las herramientas y aplicaciones de las mismas en su actividad profesional; así habremos alcanzado la meta propuesta. ¡Éxitos y adelante! El autor. Elementos de Contabilidad I 551 de 552 Bibliografia BIONDI, Mario, "Interpretación y Análisis de los Estados Contables". Editorial Macchi, 1996. FOWLER NEWTON, Enrique. "Contabilidad básica". Editorial Mache, 1997. SENDEROVICH, I.A. y TELIAS, Alejandro. "Análisis e Interpretación de Estados Contables" Ediciones Macchi, 1990. Elementos de Contabilidad I