Procedimiento de toma de Muestra Dueño: Aseguramiento de Calidad e Inocuidad Fecha de emisión: 28/11/22 Estado: Versión 01 Preliminar PROCEDIMIENTO DE TOMA DE MUESTRAS 1. OBJETIVO Describir los procedimientos a realizar para la toma de muestra de materia prima que requieren análisis fisicoquímico y/o microbiológico. 2. ALCANCE El presente documento se aplica para la toma de muestra de materia prima en los almacenes de materia prima y sub-almacenes de plantas 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1.1.1 Definiciones Lote: Cantidad determinada de un producto alimenticio, obtenida en una sola operación o en una secuencia continua de operaciones, en un tiempo y condiciones uniformes. Lote para inspección: Cantidad limitada de productos alimenticios, presentada para la inspección y/o muestreo, fabricada normalmente por un solo proveedor y en condiciones supuestamente uniformes Muestra: Grupo de unidades o porciones extraídas de un lote, que sirve para obtener la información necesaria que permita apreciar una o más de las características del alimento. Contramuestra: Es una porción adicional de la muestra tan parecida a la original como sea posible, la finalidad de la contra muestra es facilitar al propietario a solicitud suya una porción en la que pueda realizar su propio examen o análisis; la contra muestra debe tomarse al mismo tiempo y en la misma forma que la muestra original para asegurar que las condiciones sean idénticas Desinfección: proceso químico que mata o erradica los microorganismos sin discriminación. Ensayo: Operación técnica realizada de acuerdo a un procedimiento específico, que consiste en la determinación cualitativa y/o cuantificación de una o más características (propiedades o analitos) en un determinado producto, proceso o servicio. Elaborado por: Revisado por: Ronny Mamani Ramos Analista ACI Soraya Mayorga Frías Analista de Microbiología Aprobado por: Mabel Cochi Coaquira Jefe ACI LP La información contenida en este documento es propiedad de Grupo Venado; su uso es estrictamente privado y confidencial. Página 1 de 6 x.xxx.xx Procedimiento De Toma De Muestra Dueño: Aseguramiento de Calidad e Inocuidad Fecha de emisión: 24 de Octubre del 2019 Estado: Versión 01 Preliminar Esterilización: operación destinada a destruir todos los microorganismos de un objeto de forma duradera. Inocuidad: existencia y control de peligros asociados a los productos destinados para el consumo humano a través de la ingestión como pueden ser alimentos y medicinas a fin de que no provoquen daños a la salud del consumidor Medición: Es un proceso básico de la ciencia que consiste en comparar un patrón seleccionado con el objeto o fenómeno cuya magnitud física se desea medir para ver cuántas veces el patrón está contenido en esa magnitud. Muestreo: Acción de escoger muestras representativas de la calidad o condiciones medias de un todo. Pallet: plataforma formada con tablas que se utiliza para el almacenamiento y el traslado de mercaderías 3.1. Abreviaturas 4 AACI: Analista de Aseguramiento de Calidad e Inocuidad AUXMB: Auxiliar de Laboratorio Microbiológico AMB: Analista de microbiología JACI: Jefe Nacional de Aseguramiento de Calidad e Inocuidad ACI: Aseguramiento de Calidad e Inocuidad. EALMP: Encargado almacén de materia prima. AALM: Ayudante de almacén de abastecimiento. JA: jefe de abastecimiento. CACI: Coordinador de Aseguramiento de Calidad e Inocuidad RESPONSABILIDADES Responsable AMB, AUXMB, AALM AMB, JACI, EALMP JACI, CACI Rol - Responsable de Ejecución - Responsable de Control - Responsable de Verificación y Correcciones. La información contenida en este documento es propiedad de Grupo Venado; su uso es estrictamente privado y confidencial. Página 2 de 6 x.xxx.xx Procedimiento De Toma De Muestra Dueño: Aseguramiento de Calidad e Inocuidad Fecha de emisión: 5 24 de Octubre del 2019 Estado: Versión 01 Preliminar DESARROLLLO 5.1. Materiales, equipos y reactivos 5.1.1. 5.2. Materiales servilleta desechable Bolsa estéril para muestreo. Jeringas de 20 ml Tijeras Envase con liquido desinfectante “algodón con alcohol al 70%” Cinta adhesiva Cucharas estériles Estilete Instructivo: Toma de muestra Nº 5.2.1 Actividad Responsable Notificación sistema SAP AACI AMB AUXMB Descripción - Resisar Sistema SAP centro GV03 y GV08 si existen ingresos o traspasos nuevos (“ORIGEN LOTE DE INSP” 01 y 08) - Preparar de material para muestreo AACI AUXMB Preparar en caja para transporte de muestra los siguientes materiales: a. Bolsas plásticas b. Cucharas c. Suncho d. Estilete e. Cinta adhesiva f. Precintos de seguridad g. Marcador grueso h. Jeringas de 50ml i. Alcohol 70% j. Torundas de algodón k. Guantes de látex o nitrilo l. Casco m. Tarjeta de color Amarillo “Producto en análisis” NOTA: - Los materiales deben ser inocuos para asegurar un correcto muestreo - Para la toma de muestra para análisis microbiológico, se debe utilizar material estéril - . La información contenida en este documento es propiedad de Grupo Venado; su uso es estrictamente privado y confidencial. Página 3 de 6 x.xxx.xx Procedimiento De Toma De Muestra Dueño: Aseguramiento de Calidad e Inocuidad Fecha de emisión: 24 de Octubre del 2019 Estado: Preliminar - - - - Versión 01 Para el llenado de tarjeta de análisis En el sistema SAP ingresar a la pestaña “LOTE DE INSPECCIÓN” para extraer los datos de la muestra. Revisar si la fecha de vencimiento es mayor a 3 meses. Llenar tarjeta “PRODUCTO EN ANÁLISIS” (tarjeta de color amarillo) con los datos encontrados en la pestaña “LOTE DE INSPECCIÓN” del sistema SAP. Revisar en la pestaña “RESULTADOS” del sistema SAP cuantas muestras requiere el plan de control ingresando a “FISICOQUÍMICO FIJO 1” Revisar si la muestra requiere de análisis microbiológico para coordinar con el laboratorio de microbiología la toma de muestras. NOTA: - Si la fecha de vencimiento es menor a 3 meses se informa a encargado del laboratorio si se procede o no a la toma de muestra. - En caso de ofertas o reclamos se requiere el “Formulario de solicitud de servicios de análisis y pruebas” para verificar los datos de la muestra y se salta al paso 5.2.9. Llamar a almacén de materia primas para coordinar el tiempo de toma de muestra, corroborar que las muestras cuenten con certificados de calidad y si se encuentran en planta “IVSA” o fueron descargadas en otro almacén “Almacén final Cochabamba” - Ir a oficina de materia prima para pedir los certificados de calidad - Verificar que los datos del certificado corresponden a las muestras notificadas. - Requerir que personal de almacén de materia prima acompañe a la toma de muestra. NOTA: - Si no hay personal disponible para la toma de muestra, la misma se realiza en otro momento cuando el personal se encuentre desocupado. - Si no se cuenta con certificados de calidad la muestra queda pendiente hasta contar con la documentación - 5.2.4. Ubicación de la muestra AACI AUXMB AALM La información contenida en este documento es propiedad de Grupo Venado; su uso es estrictamente privado y confidencial. Página 4 de 6 x.xxx.xx Procedimiento De Toma De Muestra Dueño: Aseguramiento de Calidad e Inocuidad Fecha de emisión: 24 de Octubre del 2019 Estado: Preliminar Versión 01 - 5.2.5. Toma de muestra AACI AUXMB AALM Ubicar la materia prima a muestrear. La muestra debe estar a la altura del suelo sobre un pallet, - Verificar que el certificado de calidad corresponde a la materia prima que será muestreada - Desinfectar el empaque de la muestra con alcohol al 70% (v/v) y algodón antes de abrir. - Con una cuchara esterilizada, tomar la muestra asépticamente y transferirla a recipientes esterilizados para muestras. - Tomar una cantidad de muestra comprendida entre 250 a 500 g y/o ml, para realizar un análisis completo y cantidad necesaria para contramuestra. - Cerrar el empaque de manera hermética asegurando la inocuidad para poder utilizar dicha materia prima en lo posterior - Identificar el empaque de toma de muestra con fecha del muestreo - En caso de derrames, pedir al encargado de almacén se limpie el área de muestreo NOTA: Actividades de inspección de calidad - El numero de unidades de muestra estará determinado según el plan de muestreo empleado y grado de riesgo. - En caso que la muestra se encuentre apilada, se pide al personal de apoyo del almacén que baje una muestra. Si alguna bolsa presenta daño se debe separar e informar al supervisor de calidad. Abrir los empaques por donde el proveedor prevee su apertura. Utilizar el material necesario para asegurar que no entre en contacto la materia prima con el exterior. Realizar el escrutinio del material de toma de muestra con el “REGISTRO DE MATERIAL PARA TOMA DE MUESTRA DE MATERIA PRIMA” Realizar el conteo visual de los materiales. - 5.2.6. Identificación de muestra AACI AUXMB 5.2.7. Entrega de tarjeta AACI EALMMP De la etiqueta tomar los siguientes datos: - Nombre de producto - Lote proveedor - Lote SAP - Fecha de elaboración - Fecha de vencimiento NOTA: - Debe coincidir con los datos del sistema y certificado de calidad Si no existen observaciones se entrega la tarjeta “PRODUCTO EN ANÁLISIS” (tarjeta amarilla) al encargado de almacenes. La información contenida en este documento es propiedad de Grupo Venado; su uso es estrictamente privado y confidencial. Página 5 de 6 x.xxx.xx Procedimiento De Toma De Muestra Dueño: Aseguramiento de Calidad e Inocuidad Fecha de emisión: 24 de Octubre del 2019 Estado: Versión 01 Preliminar AUXMB Control de la cantidad de material que retorna a los laboratorios AACI AUXMB - 5.2.8. Muestras interlaboratorio AACI AUXMB Realizar el escrutinio del material de toma de muestra con el “REGISTRO DE MATERIAL PARA TOMA DE MUESTRA DE MATERIA PRIMA” Realizar el conteo visual de los materiales. Las muestras que fueron tomadas para enviar a otro laboratorio deben ser debidamente embaladas y enviadas mediante el área de logística. 5.2.9. Registro AACI AUXMB Registrar las muestras en el cuaderno que corresponda y en el registro digital de materias primas. BIBLIOGRAFÍA 6. - ISO/NB 17025 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayos y calibración - NORMA BOLIVIANA NB 32001 Técnicas de muestreo de alimentos para el análisis microbiológico - Guía para muestreo de alimentos, FAO 7. REGISTROS Código Nombre del registro Custodia REGISTRO DE MATERIA OFERTA Y RECLAMOS Tiempo PRIMA Aseguramiento de la calidad e inocuidad TOMA Aseguramiento de la calidad e inocuidad 2 años REGISTRO DE MATERIAL DEMUESTRAS DE MATERIA PRIMA 8. CONTROL DE CAMBIOS Control de cambios Versión Fecha 01 28/11/2022 Autor Detalle de cambios Ronny Mamani Ramos Documento inicial La información contenida en este documento es propiedad de Grupo Venado; su uso es estrictamente privado y confidencial. Página 6 de 6