SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS PR-2014

SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
PR-2014-014
ABRIL DE 2014
La Empresa REGIONAL OCCIDENTE S.A. ESP está interesada en recibir propuestas por medio de
solicitud pública de oferta por el sistema de información corporativo, de acuerdo con lo
estipulado en los pliegos de condiciones para la presente contratación, cuyo objeto es
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y APOYO LOGÍSTICO PARA REUNIONES CON
DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS EN LOS MUNICIPIOS DE SAN JERÓNIMO, SOPETRÁN Y SANTA
FE DE ANTIOQUIA de conformidad con lo establecido en el manual de contratación interno.
INVITACIÓN A VEEDURÍAS
Igualmente se invita a las veedurías ciudadanas para que participen en la etapa precontractual,
contractual y postcontractual de los procesos de selección realizando recomendaciones
escritas y oportunas, participando en audiencias y en caso de requerir copias se regirán por las
disposiciones del Código Contencioso Administrativo
1. CONDICIONES GENERALES
1.1


1.2
1.3
OBJETO:
Contratar los servicios de organización y apoyo logístico para reuniones con
diferentes grupos de interés en los diferentes Municipios que conforman el Regional y que
incluya además de alimentación, según el evento, lo siguiente:
Eventos en salón: salón para conferencia con disponibilidad para quince (15) y cincuenta y
cinco (55) personas, aire acondicionado, papelógrafo, TV color, video beam, estación de café
y aromáticas, refrigerio y sonido.
Eventos en exteriores: sonido, refrigerio para ciento cincuenta 150 personas y transporte
de los suministros al lugar del evento.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS: Las solicitadas en el Anexo No 1
PRESUPUESTO OFICIAL: el cual se encuentra respaldado con recursos propios.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS, PRESENTACIÓN DE
PROPUESTAS LUGAR Y FECHA, FECHA DE LA VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES,
ADJUDICACIÓN Y CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
ACTIVIDAD
FECHA Y HORA
Publicación de Pliegos de 21 de Abril de 2014 a las
condiciones
5:00p.m
Presentación de ofertas.
Del 22 de Abril de 2014 hasta
24 de Abril de 2014 a las
4:30p.m
Cierre del proceso y apertura 24 de Abril de 2014 a las
de propuestas
4:30p.m
LUGAR
www.aguasdeoccidente.com
oficinas de la Empresa Regional de
Occidente S.A E.S P, ubicadas en el
Municipio de San Jerónimo.
www.aguasdeoccidente.com
oficinas de la Empresa Regional de
Occidente S.A E.S P, ubicadas en el
Municipio de San Jerónimo.
www.aguasdeoccidente.com
oficinas de la Empresa Regional de
Occidente S.A E.S P, ubicadas en el
Municipio de San Jerónimo.
verificación de los requisitos
www.aguasdeoccidente.com
habilitantes de la oferta más 24 de Abril al 25 de Abril de oficinas de la Empresa Regional de
favorable, adjudicación y 2014
Occidente S.A E.S P, ubicadas en el
celebración del contrato
Municipio de San Jerónimo.
1.4
LUGAR Y FORMA DE ENTREGA DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS:
El objeto del contrato que se derive de la presente solicitud pública se entenderá como recibido por
la Empresa Regional de Occidente S.A ESP de acuerdo con el servicio prestado y certificado según lo
solicitado por la persona designada por Regional de Occidente S.A ESP.
1.5
PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución del contrato es de nueve (8) meses contados a partir del acta de inicio del
contrato y de acuerdo con el manual de contratación interno
1.6
SISTEMA PARA DETERMINAR EL VALOR DEL CONTRATO
El sistema para determinar el valor del contrato es modalidad de precios unitarios, cuyo valor final
corresponderá a las cantidades suministradas por el valor unitario.
1.7
PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá presentarse en forma escrita y paginada; deberá entregarse en el Municipio
de San Jerónimo, Carrera 11 # 22a -63, en la fecha señalada en la cronología de la presente invitación
y hasta la fecha y hora, allí establecidas.
Las propuestas se entregaran en un sobre cerrado y marcado así:
SEÑORES
REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.
Carrera 11 # 22a -63
Teléfonos 8580296.
SAN JERONIMO –ANTIOQUIA, COLOMBIA
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS Nº PR-2014-014
OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y APOYO LOGÍSTICO PARA REUNIONES CON
DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS EN SANTA FE DE ANTIOQUIA
PROPONENTE: ____________________________
Dirección: _______________________ Teléfono: __________
1.8
CONTENIDO DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá contener; a) Carta de presentación de la propuesta la cual contiene la
propuesta económica en la que se señalará el o los servicios ofertados, la unidad, el precio unitario
y el precio total por cada servicio. Igualmente deberá señalar el valor total de la propuesta
incluyendo IVA, b) los documentos acrediten los requisitos habilitantes.
En la propuesta no podrán señalarse condicionamientos al cumplimiento de la oferta, distintos a los
establecidos en el presente documento; en caso de hacerlo, se generará el rechazo de la misma.
Una vez presentada la propuesta no se aceptará a los proponentes, variación alguna en sus
términos, ni la presentación de documentos o información adicional, lo cual no obsta para que
REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P. pueda solicitar las aclaraciones que considere necesarias hasta
el momento de la adjudicación.
1.9
PLAZO PARA PRESENTAR LAS OFERTAS
El plazo para el recibo de propuestas es aquel señalado en el cronograma de actividades. Las
propuestas que lleguen después del plazo fijado en el cronograma serán devueltas a los
proponentes en las mismas condiciones en que fueron recibidas, esto es sin abrirlas.
1.10
APERTURA DE LAS PROPUESTAS, VERIFICACIÓN DE REQUISITOS Y ESCOGENCIA DEL
CONTRATISTA
El sobre que contiene la oferta de cada uno de los proponentes será abierto una vez culminado el
plazo para presentar ofertas en presencia de los proponentes o sus delegados que deseen asistir.
Una vez abiertas las propuestas, el funcionario designado por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP
procederá a realizar una lista de oferentes la cual ordenará en consideración al precio, de modo tal
que el primer lugar lo ocupará el del precio más bajo y así sucesivamente.
La REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP procederá, dentro del término previsto en el cronograma de
actividades, a verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes, únicamente, del
oferente con el precio más bajo, previa revisión de la propuesta económica, en cuanto a los ítemes
solicitados, cantidades y operaciones aritméticas de los valores propuestos para cada item. En caso
que éste no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que
haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso
de que éste tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así
sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado; de lo anterior se levantará un acta en la que
conste la actuación de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP
En todo caso, la oferta deberá encontrarse con las condiciones del mercado y satisfacer las
necesidades de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso
de selección.
En caso que se presente una sola oferta se adjudicará el proceso, siempre que cumpla los requisitos
habilitantes y que la oferta se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de
REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP
En caso de empate REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP requerirá a los empatados a presentar nueva
oferta económica.
2.
REQUISITOS, DOCUMENTOS Y CRITERIOS HABILITANTES PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO
DE SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
2.1
ASPECTOS RELACIONADOS CON LA CAPACIDAD JURÍDICA OBJETO DE VERIFICACION COMO
REQUISITO HABILITANTE.
2.1.1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La carta de presentación de la propuesta se diligenciará conforme al modelo contenido en el Anexo
Nº 1 “Carta de Presentación de la Propuesta” y será firmada por el proponente, en la misma se
consignará la propuesta económica con la discriminación de los productos o servicios a suministrar
y se hará una relación de los documentos adjuntos con los cuales se cumple cada uno de los
requisitos habilitantes exigidos en el presente proceso; si la propuesta es presentada por una
persona jurídica, deberá venir suscrita por el representante legal, debidamente facultado en los
términos de ley. No se aceptan consorcios ni uniones temporales.
Las propuestas que no sean entregadas junto con la carta de presentación debidamente suscrita, se
entenderán como no presentadas, de ello se dejará constancia en el acta de cierre.
2.1.2
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Las personas jurídicas proponentes deberán acreditar su existencia, representación legal y
facultades del representante legal mediante la presentación del certificado expedido por la Cámara
de Comercio respectiva, el cual deberá haber sido expedido dentro de los noventa (90) días
calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta y en el que conste que la sociedad
está registrada o tiene sucursal domiciliada en Colombia y que el término de su duración es igual a
la del contrato y un (1) año más.
2.1.3
ANTECEDENTES JUDICIALES, DISCIPLINARIOS Y FISCALES.
Antecedentes fiscales y disciplinarios del proponente en caso que sea persona natural que presenta
la propuesta, en caso de ser persona jurídica los antecedentes fiscales de la empresa; los
disciplinarios del representante legal.
2.1.4
CONDICIONES DE EXPERIENCIA OBJETO DE VERIFICACIÓN COMO REQUISITO HABILITANTE.
La verificación de la experiencia como criterio habilitante, se realizará teniendo en cuenta:
Será hábil la propuesta que cumpla con los siguientes requisitos:
El proponente deberá tener más de un (1) años de estar ejerciendo la actividad, en caso de personas
jurídicas se contará a partir del registro ante la cámara de comercio y en caso de personas naturales
a partir de la fecha del RUT.
La fecha de referencia para establecer el año (1) será la fecha de cierre de la Solicitud pública de
ofertas.
2.1.5
NO REPORTE DE MULTAS.
Será hábil la propuesta en la cual el proponente no tenga multas o Sanciones de acuerdo con la
información que presente el proponente en el anexo Nº 2 “Declaración sobre Multas y Sanciones”
2.1.6
RUT
El proponente deberá adjuntar el registro único tributario.
2.1.7
CONTRATO
Una vez se haya verificado los documentos, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP procederá a elaborar
el documento del contrato.
Según lo defina REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP en los términos de su Manual de Contratación
Interno, el contrato constará por escrito.
ANEXO No 1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
PROCESO PR-2014-014
Fecha: _________
Señores
REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP
ENTIDAD CONTRATANTE
REF. : SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No PR-2014-014
Respetados señores:
Por medio de los documentos adjuntos, me permito presentar propuesta para participar en la
Solicitud Pública de Ofertas de la referencia, en el evento de resultar aceptada mi propuesta, me
comprometo a perfeccionar y legalizar el respectivo contrato dentro del tiempo estipulado y a
entregar los suministros en la forma, términos y cumpliendo las condiciones técnicas señalados en
la Solicitud Pública de Ofertas y expresados en esta oferta.
En mi calidad de proponente declaro:
1. Que conozco los términos de la presente Solicitud Pública de Ofertas y acepto cumplir todos
los requisitos en ellos exigidos.
2. Mi propuesta económica es por la suma de _________________, los servicios a ofertar, el
detalle y especificaciones técnicas, así como los valores unitarios y totales por servicio son
los siguientes:
DESCRICPICIÓN
Eventos en salón: salón
para conferencia con
disponibilidad para quince
(15) personas, aire
acondicionado,
papelógrafo, TV color,
video beam, estación de
café y aromáticas,
refrigerio y sonido.
Eventos en salón: salón
para conferencia con
disponibilidad para
cincuenta y cinco (55)
personas, aire
acondicionado,
papelógrafo, TV color,
UN
CANT
Evento/Plan
10
Evento/Plan
2
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
video beam, estación de
café y aromáticas,
refrigerio y sonido.
Eventos en exteriores:
sonido, refrigerio para 150
personas y transporte de
los suministros al lugar del
evento.
Eventos en exteriores:
refrigerio para 60
personas.
TOTAL INCLUIDO IVA
Evento/Plan
15
Evento/Plan
5
3. El plazo de ejecución es de nueve (9) meses a partir de la suscripción del acta de inicio.
4. Que leí cuidadosamente los términos de la Solicitud Pública de Ofertas y elaboré mi
propuesta ajustada a los mismos. Por tanto, allego los siguientes documentos a fin de
cumplir con cada uno de los requisitos habilitantes, según el caso:
a. Registro Único Tributario
b. Certificado de Existencia y representación legal
c. Antecedentes disciplinarios.
d. Antecedentes fiscales.
5. Que conozco el tipo de gravámenes, la base de liquidación que como contratista deberé
pagarle a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP en caso de que me sea adjudicado el contrato.
Declaro así mismo, que el valor de estos impuestos están incluidos en la propuesta
económica que presento.
INFORMACIÓN PERSONAL:
Nombre o Razón Social del Proponente:
Cédula de ciudadanía o NIT:
Representante Legal:
Cédula:
Total de folios de la propuesta:
Dirección:
Ciudad:
Teléfono(s):
Fax:
Teléfono Móvil:
Correo Electrónico:
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
Atentamente,
Firma:
Nombre:
C.C.:
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
ANEXO No 2
DECLARACIÓN DE MULTAS Y SANCIONES
PROCESO PR-2014-014
Proponente:___________________________
Señores
REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP
Municipio de San Jerónimo, Antioquia
El suscrito ______________________________________ en calidad de representante legal
de_______________________________, comedidamente me permito manifestarles a
ustedes que durante los últimos dos (02) años he sido sancionado y multado de conformidad
con el siguiente detalle:
No.
ENTIDAD
CONCEPTO DE LA
SANCION Y/O
MULTA
Firma Proponente:
REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP
VALOR DE LA
SANCION Y/O
MULTA
FECHA Y PERIODO
DE LA SANCION Y/O
MULTA