v6-CertificaciondeSolvencia T9-publicarSGC Firma electronica avanzada

PLA-PLT-05.03
INSTRUCTIVO
CERTIFICACIÓN DE SOLVENCIA
Código: XXX
Del proceso: Recursos Humanos
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A. REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN:
Documentado
Aprobación Jefe de Área
Revisado
Nombre/Puesto/Dirección
 Karen Ileana González Morales / Jefe de Sección
del Departamento de Gestión y Pago de Nómina /
DIREH
Firma:
Nombre/Puesto/Dirección
 Ana Lucía De León Ramos / Coordinadora del
Departamento de Gestión y Pago de Nómina /
DIREH
Firma:
Nombre/Puesto/Dirección
Fecha
Ileana Judith Marroquín Ovando
de Manzo / Directora / DIREH
Firma:
 José Humberto Ortiz Arana / Subdirector
Administración de Nómina / DIREH
Firma:
 XXXXXXX / Gestor de Desarrollo y Calidad /
DIDEFI
Firma:
 Romelia Elena Valle Alegría/ Directora / DIDEFI
Firma:
B. GLOSARIO
1.- Clases Pasivas
Es el régimen legal específico de protección frente a los riesgos de vejez,
incapacidad, muerte y supervivencia aplicable a los funcionarios públicos del
Estado después de su cese por jubilación o muerte.
2.- DIREH
Dirección de Recursos Humanos.
3.- e-SIRH
Sistema Integral de Recursos Humanos
Sistema de Nómina, Registro de Servicios Personales, Estudios y/o Servicios
Individuales y Otros Relacionados con el Recurso Humano -GUATENÓMINAS-.
4.- GUATENOMINAS
5.- Reintegro
Sistema autorizado por el Ministerio de Finanzas Públicas para las operaciones de
Nómina.
Devolución de salarios y/o prestaciones que no corresponden al ex servidor
público.
Es el documento en donde se especifican el período de tiempo laborado para el
6.- Tiempo de Servicio Ministerio de Educación del personal docente y administrativo.
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Código: XXX
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C. BASE LEGAL:

Certificación de Solvencia (Acuerdo Ministerial Número 341-2018 del Ministerio de Finanzas Públicas)

Ley de Clases Civiles del Estado (Decreto Número 63-88 del Congreso de la República de Guatemala)

Ley de Salarios de la Administración Pública (Decreto No. 11-73 del Congreso de la República de
Guatemala)

Ley Orgánica del Presupuesto (Decreto No. 101-97 del Congreso de la República de Guatemala)

Ley para la Simplificación de Requisitos y Trámites Administrativos (Decreto Número 5-2021, del
Congreso de la República de Guatemala)
D. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABLES:
Según el Acuerdo Ministerial No. 341-2018, el Ministerio de Finanzas Públicas, faculta a cada Dirección de
Recursos Humanos de las instituciones en donde haya laborado el trabajador civil de Estado, a verificar que se
encuentra solvente y emitir la certificación de solvencia, la cual debe contener firmas y sellos de las personas
responsables del manejo de los registros de la nómina de pago de sueldos, así como el visto bueno de la
Dirección de Recursos Humanos o su equivalente en cada institución.
La finalidad de este instructivo, es definir la metodología para la solicitud y emisión de la certificación de
solvencia, del personal docente, técnico, administrativo y temporal que laboraba en el Ministerio de Educación,
bajo los renglones presupuestarios 011 “Personal Permanente”, 021 “Personal Supernumerario”, 022 “Personal
por Contrato” y 031 “Jornales”. Para ello se da a conocer lo siguiente:
1. Es responsabilidad de las Dependencias de este Ministerio aplicar el procedimiento del presente
instructivo al personal que estaba asignado presupuestariamente a su Unidad Ejecutora.
2. En el caso del personal docente, técnico y administrativo que labora en los Centros Educativos
Públicos del País y están asignados presupuestariamente a la Unidad Ejecutora 109 Dirección
General de Educación Física, lo normado en el presente instructivo debe ser llevado a cabo, por las
Direcciones Departamentales de Educación a las cuales pertenece jurisdiccionalmente el Centro
Educativo Público en donde laboraba el referido personal.
3. Los Directores de las Unidades Ejecutoras impondrán las sanciones disciplinarias correspondientes
para deducir las responsabilidades administrativas, de conformidad con lo establecido en el Régimen
Disciplinario a que se refiere la Ley del Servicio Civil y su Reglamento; acciones que son
independientes de las responsabilidades civiles y penales que pudieran corresponder a los
funcionarios o empleados que incumplieren las disposiciones y procedimientos establecidos.
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D.1.
Código: XXX
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Solicitud de Emisión de la Certificación de Solvencia:
Actividad
Descripción de las Actividades
Responsable
Ex servidor del
MINEDUC/
Beneficiario/
Mandatario
Jefe del Depto.
o Sección de
Recursos
Humanos,
Coordinador,
Asistente y/o
Analista de
Gestión y
Desarrollo de
Personal
DIDEDUC
Jefe y/o Analista
de Recursos
Humanos
Unidad Interna
DIREH
Jefe Delegación
de Recursos
1. Solicitar
Humanos y/o
certificación de Encargado (a)
solvencia
de Gestión de
Personal de
Delegación de
Recursos
Humanos Planta
Central
Al encontrarse el ex servidor público de baja, procede a realizar la solicitud de
emisión de Certificación de Solvencia, efectuando lo siguiente:
1. Llena el Formulario de Solicitud de Certificación de Solvencia, dirigido a la
Subdirección de Administración de Nómina de la DIREH, el cual se encuentra
publicado en la página del MINEDUC, adjuntando lo siguiente:
1.1. Fotocopia simple y legible del Documento Personal de Identificación -DPI-,
del ex servidor.
1.2. En caso de fallecimiento del ex servidor: anexar Fotocopia simple y legible
del Dictamen de ONSEC en donde son nombrados los beneficiarios y
fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI-.
1.3. En caso de haber nombrado un Mandatario: anexar Fotocopia simple del
Coordinador de
Recursos
Humanos,
Jefe y/o
Asistente de
Acción de
Personal DIGEF
Mandato y fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI- del
mandatario.
Jefe y/o
Asistente de la
Sección de
Recursos
Humanos JNO
 Nota: El ex servidor, debe encontrarse en estado de baja en el Sistema
GUATENOMINAS, para que se pueda emitir la solvencia correspondiente.
Jefe y/o
Asistente de la
Sección de
Recursos
Humanos JCP
Ex servidor del
MINEDUC/
Beneficiario/
Mandatario
2. Subir la
solicitud de
emisión
certificación de
solvencia a la
página del
MINEDUC
Jefe del Depto.
o Sección de
Recursos
Humanos,
Coordinador,
Asistente y/o
Analista de
Gestión y
Desarrollo de
Personal
DIDEDUC
Sube a la página del MINEDUC en el apartado Solicitud de Certificación de Solvencia,
el formulario con la documentación de respaldo; el cual viajará electrónicamente al
Sistema e-SIRH, para la recepción de la solicitud en la Subdirección de
Administración de Nómina.
Jefe y/o Analista
de Recursos
Humanos
Unidad Interna
DIREH
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Actividad
Responsable
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Descripción de las Actividades
Jefe Delegación
de Recursos
Humanos y/o
Encargado (a)
de Gestión de
Personal de
Delegación de
Recursos
Humanos Planta
Central
Coordinador de
Recursos
Humanos, Jefe
y/o Asistente de
Acción de
Personal DIGEF
Jefe y/o
Asistente de la
Sección de
Recursos
Humanos JNO
Jefe y/o
Asistente de la
Sección de
Recursos
Humanos JCP
3. Asignar a
analista oficio
de solicitud
Recepcionista
de Expedientes
de Nómina
Departamento
de Gestión y
Pago de Nómina
DIREH
Recibe la solicitud electrónica por medio del sistema e-SIRH, para la emisión de
Certificación de Solvencia.
Ingresa diariamente al Sistema e-SIRH y realiza la asignación electrónica de cada
solicitud de Certificación de Solvencia recibida, la cual efectúa de conformidad a la
distribución establecida dentro del Departamento de Gestión y Pago de Nómina de la
DIREH.
Acepta en el sistema e-SIRH las solicitudes de Certificación de Solvencia que le
fueron asignadas para verificación.
Ingresa al Sistema Guatenóminas y verifica que el ex servidor público se encuentre
de baja, además de revisar lo siguiente:
1. Que se encuentren registrados en el Sistema GUATENOMINAS todos los
movimientos de personal correspondientes.
Analista de
Nómina
Departamento
4. Analizar y
de Gestión y
emitir
Pago de Nómina
certificación de
DIREH y/o
solvencia
Personal
Asignado para
Emisión de
Solvencias
2. Revisa en cada uno de los puestos en los que ha laborado en el MINEDUC,
el histórico de todos los pagos efectuados que le figuran en el referido sistema.
3. Si al ex servidor público le figuran movimientos de personal incompletos o
reintegros pendientes, se realizan las acciones que se describen a
continuación:
a) Si se encuentra insolvente, se elabora un oficio dirigido a la Unidad
Ejecutora a la cual pertenecía presupuestariamente el ex servidor,
adjuntando las boletas de liquidación de reintegro, para que se
proceda a realizar la recuperación de los mismos de conformidad al
Instructivo RHU-INS-14 “Reintegros de salarios cobrados no
devengados”.
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Actividad
Código: XXX
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Descripción de las Actividades
Responsable
b) Si tiene pendiente completar registros de movimientos de
personal, la Jefatura del Analista de Nómina, deberá realizar las
gestiones a fin de requerir a la Unidad Ejecutora respectiva (por las
vías de comunicación disponibles), la documentación previamente
determinada por el analista y de esa forma completar los registros de
acciones de personal pendientes.
c) De encontrarse al ex servidor insolvente o pendiente de completar
registros de movimientos de personal, deberá, consignar en el sistema
e-SIRH, el motivo por el cual no es posible emitir solvencia, para que
el sistema proporcione un corre
4. De encontrarse todos los registros de movimientos de personal completos y
correctos, así también si se encuentra solvente, procede a emitir la
Certificación de Solvencia, generándola en el Sistema e-SIRH de conformidad
a los datos del ex servidor, adjuntando a la copia de la misma lo siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Formulario de solicitud de certificación de solvencia
Ficha del ex servidor público
Consulta de histórico de pagos
Consulta del último mes pagado
Consulta del movimiento del empleado
Reporte R00810452 “Reintegros por Rangos de Fecha Inicial del
Reintegro”.
5. Si todo está correcto, coloca su firma electrónica avanzada, autorizando la
emisión de la Certificación de Solvencia en el Sistema e-SIRH.
 Nota: Cuando el reintegro efectuado corresponde a año anterior al ejercicio
fiscal vigente, las boletas son remitidas a la Dirección de Contabilidad del
Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, para elaborar el Comprobante
Único de Registro -CUR-; al recibirse este, se procede a su registro en el
Sistema GUATENOMINAS y así emitir la solvencia respectiva.
1. Recibe en el sistema e-SIRH, la Certificación de Solvencia elaborada por el
Analista de Nómina.
2. Revisa la información y documentación que se adjunta.
Jefe de Sección/
5. Firmar
Encargada (o)
certificación de
del Área
solvencia y
Departamento
oficio de
de Gestión y
traslado
Pago de Nómina
DIREH
3. Si identifican inconsistencias, devuelve la Certificación de Solvencia al
Analista de Nómina para la modificación o corrección que amerite.
4. Si todo está correcto, coloca su firma electrónica avanzada, autorizando la
Certificación de Solvencia emitida en el Sistema e-SIRH.
5. Posteriormente, se traslada por medio del sistema e-SIRH al Subdirector (a)
de Administración de Nóminas la Certificación de Solvencia emitida, para que,
dé el visto bueno, a través de su firma electrónica avanzada.
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CERTIFICACIÓN DE SOLVENCIA
Del proceso: Recursos Humanos
Actividad
Responsable
Jefe de Sección/
Encargada (o)
6. Enviar vía
del Área
electrónica
Departamento
certificación de
de Gestión y
solvencia
Pago de Nómina
DIREH
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Descripción de las Actividades
1. Verifica que la solvencia posea el visto bueno del Subdirector (a) de
Administración de Nómina.
2. Procede a remitir a través del sistema e-SIRH la Certificación de Solvencia
emitida, a la dirección de correo electrónico consignada en la solicitud de
emisión de la misma, completando con ello el proceso de envío de la
solvencia para las acciones respectivas del interesado.
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