PLA-PLT-05.03 INSTRUCTIVO CERTIFICACIÓN DE SOLVENCIA Código: XXX Del proceso: Recursos Humanos Versión: # Página 1 de 6 A. REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN: Documentado Aprobación Jefe de Área Revisado Nombre/Puesto/Dirección Karen Ileana González Morales / Jefe de Sección del Departamento de Gestión y Pago de Nómina / DIREH Firma: Nombre/Puesto/Dirección Ana Lucía De León Ramos / Coordinadora del Departamento de Gestión y Pago de Nómina / DIREH Firma: Nombre/Puesto/Dirección Fecha Ileana Judith Marroquín Ovando de Manzo / Directora / DIREH Firma: José Humberto Ortiz Arana / Subdirector Administración de Nómina / DIREH Firma: XXXXXXX / Gestor de Desarrollo y Calidad / DIDEFI Firma: Romelia Elena Valle Alegría/ Directora / DIDEFI Firma: B. GLOSARIO 1.- Clases Pasivas Es el régimen legal específico de protección frente a los riesgos de vejez, incapacidad, muerte y supervivencia aplicable a los funcionarios públicos del Estado después de su cese por jubilación o muerte. 2.- DIREH Dirección de Recursos Humanos. 3.- e-SIRH Sistema Integral de Recursos Humanos Sistema de Nómina, Registro de Servicios Personales, Estudios y/o Servicios Individuales y Otros Relacionados con el Recurso Humano -GUATENÓMINAS-. 4.- GUATENOMINAS 5.- Reintegro Sistema autorizado por el Ministerio de Finanzas Públicas para las operaciones de Nómina. Devolución de salarios y/o prestaciones que no corresponden al ex servidor público. Es el documento en donde se especifican el período de tiempo laborado para el 6.- Tiempo de Servicio Ministerio de Educación del personal docente y administrativo. Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión de la Calidad son los documentos actualizados y controlados. PLA-PLT-05.03 INSTRUCTIVO CERTIFICACIÓN DE SOLVENCIA Del proceso: Recursos Humanos Código: XXX Versión: # Página 2 de 6 C. BASE LEGAL: Certificación de Solvencia (Acuerdo Ministerial Número 341-2018 del Ministerio de Finanzas Públicas) Ley de Clases Civiles del Estado (Decreto Número 63-88 del Congreso de la República de Guatemala) Ley de Salarios de la Administración Pública (Decreto No. 11-73 del Congreso de la República de Guatemala) Ley Orgánica del Presupuesto (Decreto No. 101-97 del Congreso de la República de Guatemala) Ley para la Simplificación de Requisitos y Trámites Administrativos (Decreto Número 5-2021, del Congreso de la República de Guatemala) D. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABLES: Según el Acuerdo Ministerial No. 341-2018, el Ministerio de Finanzas Públicas, faculta a cada Dirección de Recursos Humanos de las instituciones en donde haya laborado el trabajador civil de Estado, a verificar que se encuentra solvente y emitir la certificación de solvencia, la cual debe contener firmas y sellos de las personas responsables del manejo de los registros de la nómina de pago de sueldos, así como el visto bueno de la Dirección de Recursos Humanos o su equivalente en cada institución. La finalidad de este instructivo, es definir la metodología para la solicitud y emisión de la certificación de solvencia, del personal docente, técnico, administrativo y temporal que laboraba en el Ministerio de Educación, bajo los renglones presupuestarios 011 “Personal Permanente”, 021 “Personal Supernumerario”, 022 “Personal por Contrato” y 031 “Jornales”. Para ello se da a conocer lo siguiente: 1. Es responsabilidad de las Dependencias de este Ministerio aplicar el procedimiento del presente instructivo al personal que estaba asignado presupuestariamente a su Unidad Ejecutora. 2. En el caso del personal docente, técnico y administrativo que labora en los Centros Educativos Públicos del País y están asignados presupuestariamente a la Unidad Ejecutora 109 Dirección General de Educación Física, lo normado en el presente instructivo debe ser llevado a cabo, por las Direcciones Departamentales de Educación a las cuales pertenece jurisdiccionalmente el Centro Educativo Público en donde laboraba el referido personal. 3. Los Directores de las Unidades Ejecutoras impondrán las sanciones disciplinarias correspondientes para deducir las responsabilidades administrativas, de conformidad con lo establecido en el Régimen Disciplinario a que se refiere la Ley del Servicio Civil y su Reglamento; acciones que son independientes de las responsabilidades civiles y penales que pudieran corresponder a los funcionarios o empleados que incumplieren las disposiciones y procedimientos establecidos. Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión de la Calidad son los documentos actualizados y controlados. PLA-PLT-05.03 INSTRUCTIVO CERTIFICACIÓN DE SOLVENCIA Del proceso: Recursos Humanos D.1. Código: XXX Versión: # Página 3 de 6 Solicitud de Emisión de la Certificación de Solvencia: Actividad Descripción de las Actividades Responsable Ex servidor del MINEDUC/ Beneficiario/ Mandatario Jefe del Depto. o Sección de Recursos Humanos, Coordinador, Asistente y/o Analista de Gestión y Desarrollo de Personal DIDEDUC Jefe y/o Analista de Recursos Humanos Unidad Interna DIREH Jefe Delegación de Recursos 1. Solicitar Humanos y/o certificación de Encargado (a) solvencia de Gestión de Personal de Delegación de Recursos Humanos Planta Central Al encontrarse el ex servidor público de baja, procede a realizar la solicitud de emisión de Certificación de Solvencia, efectuando lo siguiente: 1. Llena el Formulario de Solicitud de Certificación de Solvencia, dirigido a la Subdirección de Administración de Nómina de la DIREH, el cual se encuentra publicado en la página del MINEDUC, adjuntando lo siguiente: 1.1. Fotocopia simple y legible del Documento Personal de Identificación -DPI-, del ex servidor. 1.2. En caso de fallecimiento del ex servidor: anexar Fotocopia simple y legible del Dictamen de ONSEC en donde son nombrados los beneficiarios y fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI-. 1.3. En caso de haber nombrado un Mandatario: anexar Fotocopia simple del Coordinador de Recursos Humanos, Jefe y/o Asistente de Acción de Personal DIGEF Mandato y fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI- del mandatario. Jefe y/o Asistente de la Sección de Recursos Humanos JNO Nota: El ex servidor, debe encontrarse en estado de baja en el Sistema GUATENOMINAS, para que se pueda emitir la solvencia correspondiente. Jefe y/o Asistente de la Sección de Recursos Humanos JCP Ex servidor del MINEDUC/ Beneficiario/ Mandatario 2. Subir la solicitud de emisión certificación de solvencia a la página del MINEDUC Jefe del Depto. o Sección de Recursos Humanos, Coordinador, Asistente y/o Analista de Gestión y Desarrollo de Personal DIDEDUC Sube a la página del MINEDUC en el apartado Solicitud de Certificación de Solvencia, el formulario con la documentación de respaldo; el cual viajará electrónicamente al Sistema e-SIRH, para la recepción de la solicitud en la Subdirección de Administración de Nómina. Jefe y/o Analista de Recursos Humanos Unidad Interna DIREH Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión de la Calidad son los documentos actualizados y controlados. PLA-PLT-05.03 INSTRUCTIVO CERTIFICACIÓN DE SOLVENCIA Del proceso: Recursos Humanos Actividad Responsable Código: XXX Versión: # Página 4 de 6 Descripción de las Actividades Jefe Delegación de Recursos Humanos y/o Encargado (a) de Gestión de Personal de Delegación de Recursos Humanos Planta Central Coordinador de Recursos Humanos, Jefe y/o Asistente de Acción de Personal DIGEF Jefe y/o Asistente de la Sección de Recursos Humanos JNO Jefe y/o Asistente de la Sección de Recursos Humanos JCP 3. Asignar a analista oficio de solicitud Recepcionista de Expedientes de Nómina Departamento de Gestión y Pago de Nómina DIREH Recibe la solicitud electrónica por medio del sistema e-SIRH, para la emisión de Certificación de Solvencia. Ingresa diariamente al Sistema e-SIRH y realiza la asignación electrónica de cada solicitud de Certificación de Solvencia recibida, la cual efectúa de conformidad a la distribución establecida dentro del Departamento de Gestión y Pago de Nómina de la DIREH. Acepta en el sistema e-SIRH las solicitudes de Certificación de Solvencia que le fueron asignadas para verificación. Ingresa al Sistema Guatenóminas y verifica que el ex servidor público se encuentre de baja, además de revisar lo siguiente: 1. Que se encuentren registrados en el Sistema GUATENOMINAS todos los movimientos de personal correspondientes. Analista de Nómina Departamento 4. Analizar y de Gestión y emitir Pago de Nómina certificación de DIREH y/o solvencia Personal Asignado para Emisión de Solvencias 2. Revisa en cada uno de los puestos en los que ha laborado en el MINEDUC, el histórico de todos los pagos efectuados que le figuran en el referido sistema. 3. Si al ex servidor público le figuran movimientos de personal incompletos o reintegros pendientes, se realizan las acciones que se describen a continuación: a) Si se encuentra insolvente, se elabora un oficio dirigido a la Unidad Ejecutora a la cual pertenecía presupuestariamente el ex servidor, adjuntando las boletas de liquidación de reintegro, para que se proceda a realizar la recuperación de los mismos de conformidad al Instructivo RHU-INS-14 “Reintegros de salarios cobrados no devengados”. Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión de la Calidad son los documentos actualizados y controlados. PLA-PLT-05.03 INSTRUCTIVO CERTIFICACIÓN DE SOLVENCIA Del proceso: Recursos Humanos Actividad Código: XXX Versión: # Página 5 de 6 Descripción de las Actividades Responsable b) Si tiene pendiente completar registros de movimientos de personal, la Jefatura del Analista de Nómina, deberá realizar las gestiones a fin de requerir a la Unidad Ejecutora respectiva (por las vías de comunicación disponibles), la documentación previamente determinada por el analista y de esa forma completar los registros de acciones de personal pendientes. c) De encontrarse al ex servidor insolvente o pendiente de completar registros de movimientos de personal, deberá, consignar en el sistema e-SIRH, el motivo por el cual no es posible emitir solvencia, para que el sistema proporcione un corre 4. De encontrarse todos los registros de movimientos de personal completos y correctos, así también si se encuentra solvente, procede a emitir la Certificación de Solvencia, generándola en el Sistema e-SIRH de conformidad a los datos del ex servidor, adjuntando a la copia de la misma lo siguiente: a) b) c) d) e) f) Formulario de solicitud de certificación de solvencia Ficha del ex servidor público Consulta de histórico de pagos Consulta del último mes pagado Consulta del movimiento del empleado Reporte R00810452 “Reintegros por Rangos de Fecha Inicial del Reintegro”. 5. Si todo está correcto, coloca su firma electrónica avanzada, autorizando la emisión de la Certificación de Solvencia en el Sistema e-SIRH. Nota: Cuando el reintegro efectuado corresponde a año anterior al ejercicio fiscal vigente, las boletas son remitidas a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, para elaborar el Comprobante Único de Registro -CUR-; al recibirse este, se procede a su registro en el Sistema GUATENOMINAS y así emitir la solvencia respectiva. 1. Recibe en el sistema e-SIRH, la Certificación de Solvencia elaborada por el Analista de Nómina. 2. Revisa la información y documentación que se adjunta. Jefe de Sección/ 5. Firmar Encargada (o) certificación de del Área solvencia y Departamento oficio de de Gestión y traslado Pago de Nómina DIREH 3. Si identifican inconsistencias, devuelve la Certificación de Solvencia al Analista de Nómina para la modificación o corrección que amerite. 4. Si todo está correcto, coloca su firma electrónica avanzada, autorizando la Certificación de Solvencia emitida en el Sistema e-SIRH. 5. Posteriormente, se traslada por medio del sistema e-SIRH al Subdirector (a) de Administración de Nóminas la Certificación de Solvencia emitida, para que, dé el visto bueno, a través de su firma electrónica avanzada. Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión de la Calidad son los documentos actualizados y controlados. PLA-PLT-05.03 INSTRUCTIVO CERTIFICACIÓN DE SOLVENCIA Del proceso: Recursos Humanos Actividad Responsable Jefe de Sección/ Encargada (o) 6. Enviar vía del Área electrónica Departamento certificación de de Gestión y solvencia Pago de Nómina DIREH Código: XXX Versión: # Página 6 de 6 Descripción de las Actividades 1. Verifica que la solvencia posea el visto bueno del Subdirector (a) de Administración de Nómina. 2. Procede a remitir a través del sistema e-SIRH la Certificación de Solvencia emitida, a la dirección de correo electrónico consignada en la solicitud de emisión de la misma, completando con ello el proceso de envío de la solvencia para las acciones respectivas del interesado. Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión de la Calidad son los documentos actualizados y controlados.