Guía de gestión de procesos de negocio La clave de la automatización del workflow Introducción. Cuando la gente oye hablar de BPM, suele pensar en La forma de trabajar ha cambiado de forma constante durante las dos últimas décadas y de forma drástica en los dos últimos años. software. Pero BPM es mucho más que eso; es una disciplina para descubrir, diseñar, ejecutar, medir y optimizar los procesos de una organización. Las tecnologías BPM pueden desempeñar un papel vital en cada paso de su esfuerzo por hacer los procesos más eficientes. Y aunque en principio pueda parecer complicado, no tiene por qué serlo en la práctica. Este documento le guiará a través de Los equipos buscan formas de aliviar la carga de las operaciones complejas, las cantidades masivas de datos, las condiciones ambientales en constante cambio y la creciente los fundamentos del BPM, abordará las preguntas más comunes y le proporcionará la información que necesita para completar con éxito su viaje digital. demanda de hacer más en menos tiempo, y a un menor coste. La gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) ofrece un medio para afrontar estos retos. appian.es | 2 Índice 4 12 ¿Qué entendemos por «proceso»? La automatización y optimización de los Workflow son solo el principio. 5 13 Entonces, ¿qué es la gestión de procesos de negocios? Planifique a lo grande, empiece con poco y repita. 6 14 El papel de la tecnología en el BPM. El BPM moderno está preparado para los retos actuales. 11 ¿Necesita su organización el BPM? appian.es | 3 ¿Qué entendemos por «proceso»? Un proceso es una serie de pasos, tareas y decisiones • repetibles que permiten alcanzar un objetivo organizativo. A veces conocidos como workflow, los procesos están en todas partes en su organización y vienen en muchas formas: • Simples, como el cumplimiento de un pedido. • Complejos, como el desarrollo de un nuevo producto. • A corto plazo, como la incorporación de un empleado, proveedor o socio. • Específicas de una función, como la gestión de propuestas. • Específicos del sector, como la adquisición de energía. Algunos procesos, como la facturación, pueden existir dentro de un único departamento. Otros procesos, como el abastecimiento estratégico, se desarrollan en toda la empresa. Incluso pueden extenderse más allá de la organización y a través de la cadena de valor, como es el caso de la gestión de la cadena de suministro. Continuos, como el cumplimiento de la normativa. appian.es | 4 Entonces, ¿qué es la gestión de procesos de negocios? La gestión de procesos empresariales es una disciplina impulsada por las personas que las organizaciones utilizan para crear y gestionar procesos que mejoren continuamente los resultados empresariales. Se centra en todo el proceso en lugar de en las tareas individuales, lo que ayuda a reforzar el rendimiento, los indicadores clave de rendimiento y los resultados, y da lugar a menos errores, clientes más satisfechos y menores costes. El BPM comprende una serie de pasos que, combinados, son muy eficaces para crear valor para una organización: Ponga en marcha el diseño de su proceso. Determine el estado actual de su proceso, que servirá como base de comparación Ejecute a lo largo de los pasos Descubrir restantes. Haga un seguimiento del proceso y recopile estadísticas sobre Partiendo del estado «actual», elabore el estado «futuro» de sus procesos, Medir/analizar su rendimiento. centrándose en las áreas de Diseñar/modelar mejora deseadas. Introduzca en la ecuación escenarios «¿qué pasaría si…?» para ver cómo los cambios Utilice su análisis individuales afectarán al para determinar si proceso en su conjunto. es posible mejorar. Mejorar/optimizar appian.es | 5 El papel de la tecnología en el BPM. Todo proceso empresarial tiene un elemento humano y de procesos (RPA). Esto permite que el trabajo se realice con otro tecnológico. Algunas tareas requieren la intervención mayor rapidez, precisión y eficacia, al tiempo que se reducen humana, mientras que otras son mucho más eficientes los errores y los costes. cuando se automatizan. La disciplina del BPM puede ayudarle a dar sentido a esta segregación de funciones, pero desde una perspectiva mucho más holística que si examinara cada tarea por separado. Este enfoque también le guiará para saber cuándo y cómo deben utilizarse las distintas tecnologías BPM para maximizar el valor. Desde simples tareas a nivel de departamento hasta workflow globales, los beneficios de la automatización incluyen una mayor resistencia del negocio, un aumento de la productividad, una mayor fiabilidad, una mejor disponibilidad, un mayor rendimiento y una reducción de los costes operativos. A medida que aumentan la complejidad En este mundo empresarial impulsado por la tecnología y la escala de los procesos que requieren automatización, digital, las tecnologías BPM desempeñan un papel importante también aumenta la necesidad de contar con capacidades de en la automatización del workflow Reúnen los procesos, los orquestación más sólidas y completas. datos y el software para orquestar y coordinar las acciones en todas las empresas, ya sea que esas acciones sean dirigidas por empleados in situ o remotos, trabajadores virtuales o tecnologías inteligentes, como el aprendizaje automático (ML), la inteligencia artificial (AI) y la automatización robótica En el resto de esta sección, examinaremos los pasos de BPM esbozados anteriormente y exploraremos algunas de las tecnologías que le ayudarán a alcanzar sus objetivos de automatización y optimización de procesos. appian.es | 6 Ejemplo de salida de una herramienta de minería de procesos Descubrir sus procesos. Uno de los principales objetivos de muchas iniciativas de La minería de procesos es un gran complemento del BPM. BPM es la automatización de tareas o actividades dentro Proporciona información que puede traducirse rápidamente de un workflow. Esto puede hacerse, por ejemplo, para en acciones para lograr resultados empresariales positivos lograr una mayor eficiencia, reducir los costes o mejorar el mucho más rápido. cumplimiento. Pero, antes de poder automatizar un proceso existente, es necesario identificarlo, definirlo y documentarlo, lo cual no es una tarea trivial. Tradicionalmente, esto se ha hecho manualmente mediante la recopilación de datos, el seguimiento de los pasos y las entrevistas a las personas y grupos implicados. Un enfoque más moderno consiste en utilizar tecnologías de minería de procesos. La minería de procesos utiliza la ciencia de los datos y el aprendizaje automático para analizar los archivos de registro del sistema operativo y crear mapas claros y concisos de sus procesos. Sustituye las entrevistas subjetivas y costosas por un enfoque basado en datos y hechos para documentar cómo se realiza realmente el trabajo. Este enfoque basado en datos proporciona una visión de lo que las personas, los sistemas y La minería de procesos proporciona una visión de lo que las personas, los sistemas y las organizaciones están haciendo realmente, en lugar de lo que pensamos que están haciendo. las organizaciones están haciendo realmente, en lugar de lo que creemos que están haciendo. appian.es | 7 Diseñar y modelar mejores procesos. la orquestación de datos, trabajadores -personas, Inteligencia Artificial y RPA- y sistemas en toda la Una vez que haya realizado el trabajo de organización, ampliando enormemente el alcance y el descubrimiento y tenga una imagen clara de su proceso impacto de la automatización. «actual», puede empezar a trazar su proceso «futuro». Al igual que la tecnología de minería de procesos ayudó en la fase • Aplicar reglas de negocio para identificar, implementar y de descubrimiento, el desarrollo de aplicaciones low-code de replicar de forma consistente políticas y procedimientos Appian puede hacer que el diseño y el modelado del proceso importantes, como los umbrales de solicitud de gastos, sean mucho más rápidos y eficientes, por ejemplo: los tramos de impuestos y las cadenas de aprobación, • del desarrollo de aplicaciones low-code de Appian. • Adaptarse a situaciones cambiantes. El BPM permite Los equipos multidisciplinares, que incluyen a los a las organizaciones hacer un seguimiento, analizar y informáticos, los desarrolladores ciudadanos y adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes, determinados usuarios empresariales, pueden utilizar como los cambios en los eventos empresariales y paradigmas visuales similares a un diagrama de flujo la normativa. para crear modelos de procesos para sus aplicaciones. Estos modelos de procesos pueden guardarse para ser reutilizados por otras aplicaciones y agilizar el diseño en el futuro. • impulsando así una mejor gobernanza y cumplimiento. Modelar los procesos con la funcionalidad visual Automatice siempre que sea posible. La naturaleza • Integrar el workflow en las aplicaciones. Utilizando el desarrollo de low-code, las organizaciones pueden crear rápidamente formularios, interfaces de usuario intuitivas para la web y el móvil, y cuadros de mando para empleados, clientes y socios. visual y modular de una plataforma de low-code facilita appian.es | 8 Ejecución de los workflows de sus procesos. ningún trabajo o coste adicional. Esto ahorra tiempo tanto a los desarrolladores como a los usuarios, que necesitan Una vez que su diseño está completo y está acceder a sus workflows mientras se desplazan y seguro de que ha incorporado toda la automatización posible requieren una experiencia fluida al hacerlo. en el proceso, es el momento de poner su workflow en acción. También en este caso, el desarrollo de código reducido ofrece • un valor superior al del desarrollo tradicional de aplicaciones. seguridad. Las plataformas de BPM de low-code a nivel empresarial están cubiertas por sólidas certificaciones Al poner su nuevo workflow en producción, hay tres cosas de seguridad que impulsan el cumplimiento en todas que exigirán tanto los usuarios de TI como los de la empresa: las áreas en las que usted lleva a cabo su negocio. La velocidad, seguridad e integración. Satisfacer estas supervisión avanzada de la actividad empresarial y demandas con las tecnologías adecuadas mejorará en gran otras capacidades de gobernanza mantienen sus medida el éxito de su iniciativa de BPM. • aplicaciones en funcionamiento y garantizan la continuidad del negocio. Velocidad: Cuando se utiliza una plataforma para BPM que soporta de forma nativa DevOps, se puede construir y desplegar una aplicación de workflow tan pronto como el diseño esté completo. Y una vez que construya la app, puede ejecutarla en cualquier lugar; la app se verá y se comportará exactamente como se pretendía en cualquier dispositivo, incluyendo cualquier tipo de dispositivo móvil en cualquier plataforma operativa, sin Seguridad: No es necesario cambiar la velocidad por la • Integraciones: Cuando los datos empresariales están dispersos en bases de datos y sistemas o en entornos locales, en la nube y en SaaS, los conectores y las API de low-code lo unen todo. Su workflow proporcionará información completa y conocimientos para una toma de decisiones más impactante, independientemente de dónde vivan sus datos. Construya una vez y despliegue en cualquier lugar, en todos los canales y dispositivos móviles. appian.es | 9 Medición y análisis del rendimiento de los procesos. oportunidades, sus esfuerzos de BPM no habrán terminado. El BPM debe ser una práctica continua para mejorar y optimizar sus procesos a medida que se introducen nuevas tecnologías, La ejecución de sus workflows no es en absoluto el final del sus equipos experimentan rotación y su organización crece camino. Una disciplina BPM eficaz requiere una supervisión y evoluciona. continua. Esta es la fase en la que se recopilan y analizan los datos para poder evaluar el rendimiento de su proceso. Las tecnologías que utilice para estas evaluaciones arrojarán luz tanto sobre los éxitos de sus esfuerzos de orquestación y automatización como sobre las áreas en las que aún es necesario trabajar. La minería de procesos puede ser una vez más un activo valioso durante esta fase. Al cotejar el nuevo proceso Las necesidades y demandas cambiarán y se producirán acontecimientos inesperados, pero el BPM puede ser una ayuda importante para superar los nuevos retos. «tal cual" con el análisis realizado durante la fase de descubrimiento, dispondrá de una comparación directa de los estados «antes» y «después». Si descubre que ciertas áreas de su proceso no están funcionando tan bien como se esperaba, puede profundizar para llegar al corazón del problema. Las tecnologías BPM pueden impulsar la optimización continua ayudándole a hacer lo siguiente • organizaciones hacer un seguimiento, analizar y adaptarse Pero volver a ejecutar nuevos archivos de registro a través rápidamente a las condiciones cambiantes, como los de una herramienta de minería de procesos no es la única cambios en los eventos empresariales y la normativa. manera de evaluar el rendimiento. Aquí es donde entra en juego el poder de la automatización. Puede aprovechar Adaptarse a situaciones cambiantes. El BPM permite a las • Mejorar continuamente los procesos con los las herramientas de gestión integradas en tiempo real conocimientos necesarios para hacer evolucionar el y los análisis para supervisar los procesos en curso y el rendimiento del negocio. rendimiento, reasignando las tareas según sea necesario para aumentar la eficiencia. Con este tipo de visibilidad, puede • identificar y abordar proactivamente los cuellos de botella realizar rápidamente cambios que pueden tener un impacto y las ineficiencias. significativo y positivo en su negocio . • medición y análisis haya descubierto otras oportunidades de mejora. Pero incluso después de que se aborden esas Aprovechar el análisis predictivo utilizando datos de rendimiento anteriores para crear procesos inteligentes Mejorar y optimizar los procesos. Es probable que su análisis en el paso de Reunir el historial y el análisis de los procesos para y auto-optimizados. • Informar de forma dinámica, con visibilidad en tiempo real sobre el rendimiento de las operaciones empresariales. appian.es | 10 ¿Necesita su organización el BPM? Tanto si está empezando con el BPM como si ya tiene una • práctica en marcha, puede que se pregunte si realmente verá algún impacto significativo al considerar/reconsiderar su enfoque. A continuación se presentan algunos «síntomas» comunes de las empresas, organizaciones sin fines de lucro y agencias los distintos dispositivos. • • Los procesos siguen dejando un rastro de papel, un rastro de papel real. • Los empleados dedican gran parte de su tiempo a buscar o encontrar en lugar de hacer. • Los usuarios del sistema sufren el «síndrome de copiar y pegar», introduciendo la misma información varias veces • La eficiencia de los empleados se ve limitada —y su paciencia puesta a prueba— por los silos y la falta general de visibilidad. • Los clientes entregan información redundante a • Los sistemas de cumplimiento funcionan en silos. • La información se ha convertido en «agujas dentro de múltiples pajares» en su organización. • Los clientes dependen de una sola parte interesada • • Y definitivamente es el momento de considerar el BPM si está construyendo y desplegando aplicaciones y viendo estos problemas: • • Diferentes unidades de negocio o departamentos tienen diferentes sistemas para el mismo propósito. Ningún producto comercial parece capaz de resolver sus retos de forma completa y rentable. • Su organización todavía tiene cientos de apps en su cartera de pedidos, a pesar de haber gastado grandes sumas de dinero en software ERP. obtener los datos necesarios para completar una • Varios proyectos se centran en problemas que su equipo de TI ya está trabajando para resolver. Los representantes de soporte esperan horas para interacción con el cliente. El software no es compatible con los últimos protocolos de seguridad y privacidad. para la comunicación, lo que provoca enormes cuellos de botella. Para cuando los empleados obtienen la información que necesitan, las cosas han vuelto a cambiar. diferentes equipos empresariales, una y otra vez. • Cada ubicación operativa tiene un entorno normativo único que evoluciona continuamente. en muchos sistemas. • Algunas experiencias de los clientes no son compatibles con ciertos dispositivos o canales. gubernamentales de todo el mundo que indican la necesidad de un BPM nuevo o mejorado: Los clientes se encuentran con experiencias diferentes en • Su «plataforma de automatización empresarial» ha resultado ser una mera herramienta de automatización de ventas. Otros síntomas que indican la necesidad de BPM están relacionados con el riesgo, el cumplimiento y la experiencia del cliente: • Los sistemas antiguos no están a la altura de las expectativas de los clientes. appian.es | 11 La automatización y optimización de los workflows son solo el principio. Hoy en día, las organizaciones deben agilizar simultáneamente sus workflows, incorporar datos a los procesos cotidianos, crear una experiencia de usuario positiva en todos los dispositivos y desplegar apps y servicios lo más rápidamente posible. Las plataformas BPM modernas apoyan todos estos objetivos de transformación digital: • Ayudando a las organizaciones a ser más • receptivas a las demandas de los clientes. • plataformas de low-code que ayuden a los equipos de desarrollo a seguir el ritmo de las Facilitando la integración de datos en los procesos cambiantes demandas del negocio. de negocio para que los usuarios tengan la información correcta cuando la necesiten. • • • Abordar y reducir la deuda técnica en lugar de aumentarla. Permitir el uso de tecnologías modernas — como la automatización de procesos robóticos, Acelerar la entrega de aplicaciones mediante • Conectar los workflows entre dispositivos y el aprendizaje automático y la inteligencia canales empresariales para permitir que equipos artificial— en los procesos. dispares trabajen entre sí sin interrupciones. Servir de centro para que los datos y las • Agilizar el flujo de información para conectar a aplicaciones rompan las barreras entre clientes y empresas y transformar su negocio en dispositivos y canales. el mundo digital. appian.es | 12 Planifique a lo grande, empiece con poco y repita. Los beneficios de la mejora de procesos pueden aplicarse Lo ideal sería comenzar con un proceso de alto impacto a casi cualquier faceta de una organización. Pero el punto y baja complejidad para obtener ganancias rápidas y de partida puede tener un gran efecto en el éxito de sus sustanciales. Es probable que su proveedor de tecnología iniciativas de BPM a lo largo del tiempo. BPM ofrezca servicios para ponerlo en marcha en poco La clave es «planificar a lo grande, empezar con poco y repetir». Esto significa seleccionar un proyecto inicial que pueda ser entregado rápidamente mientras tiene un alto tiempo. Promover este éxito temprano (y las mejores prácticas durante ese despliegue inicial) ayudará a impulsar nuevos proyectos de BPM en toda su organización. impacto en el negocio, promoviendo sus primeros éxitos e Si su tecnología BPM forma parte de una plataforma low- impulsando las mejores prácticas de BPM a otras code, estará en una posición mucho mejor para asumir áreas del negocio. procesos más complejos, a la vez que cumple la promesa Sin embargo, hay dos cuestiones clave que hay que considerar antes de empezar con el BPM: el impacto que la optimización del proceso tendrá en el negocio (procesos que impactan directamente en los ingresos, los costes o los clientes, por ejemplo), y la complejidad del proceso (número de un impacto rápido y significativo. Ofrecer este tipo de resultados puede despertar el interés en otras áreas de la organización, impulsando nuevos proyectos de automatización y creando así la transformación digital como subproducto de la innovación organizativa. de pasos del proceso, puntos de integración, personas involucradas, etc.). appian.es | 13 El BPM moderno está preparado para los retos actuales. El trabajo de hoy en día es lo suficientemente duro, con operaciones complejas, cantidades masivas de información para navegar y una fuerza de trabajo impulsada por humanos, ¿Busca más información sobre BPM y Inteligencia Artificial, robots y máquinas inteligentes. Sin un las tecnologías que lo sustentan? Los BPM disciplinado, puede ser difícil -si no imposible- lograr y conceptos básicos de BPM le ayudarán reproducir resultados positivos. La tecnología BPM moderna está a la altura del desafío. Al utilizar BPM para conectar la minería de procesos y la automatización, puede descubrir, diseñar y automatizar a empezar. También puede ver lo fácil que es construir, utilizar y cambiar aplicaciones que le ayuden a destacar procesos en toda su organización. El personal de TI y en el mercado solicitando una los propietarios de los procesos de negocio obtienen la demostraciónde la plataforma de automatización, el conocimiento contextual y el acceso instantáneo a la información que necesitan para tomar la low-code de Appian. acción más impactante. Organizaciones de todos los tamaños y en todos los sectores pueden utilizar su velocidad y potencia para resolver sus retos específicos. appian.es | 14 Appian es la plataforma unificada para el cambio. Aceleramos los negocios de los clientes descubriendo, diseñando y automatizando sus procesos más importantes. La plataforma Appian Low-Code combina las capacidades clave necesarias para hacer el trabajo más rápido, Process Mining + Workflow + Automation, en una plataforma unificada low-code. Appian es abierta, de nivel empresarial, y cuenta con la confianza de los líderes del sector. Para más información, visite appian.es. G-785637917-ES-v3 appian.es