SEMANTIC SYSTEMS CÓMO EVITAR LOS 8 ERRORES MÁS HABITUALES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP INDUSTRIAL Con las soluciones necesarias para asegurar que el proyecto sea un éxito ÍNDICE 01 02 03 04 05 Por qué fallan los proyectos de implementación de ERP Los errores más importantes que debes evitar en la implementación de un ERP Mejores prácticas para evitar el fracaso de la implementación de ERP Conclusiones Checklist para evitar los errores más comunes en la implementación PÁGINA 1 SEMANTIC SYSTEMS INTRODUCCIÓN Cómo evitar los 8 errores más habituales en la implementación de un ERP industrial La implantación de un ERP para el sector industrial presenta algo más que algunos desafíos Es la esperanza de una mayor eficiencia empresarial pero también una revolución interna en la organización que no siempre tiene un final feliz . , . En los muchos proyectos implementados por Semantic Systems nos hemos encontrado con problemas recurrentes a la hora de encarar este proceso y que se pueden evitar con los conocimientos y la planificación adecuadas , . En este ebook no solo repasaremos cuáles son los principales errores que cometen las empresas en la implementación de un ERP además te ofrecemos soluciones concretas basadas en la metodología desarrollada por Semantic Systems avalada por nuestros más de 180 clientes , , . PÁGINA 2 POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE ERP Implementar un ERP en una empresa industrial es como cambiar una rueda con un coche en marcha Los fabricantes especialmente las Pymes no pueden permitirse el lujo de detener su producción y perder tiempo y dinero . , , . Pero los beneficios resultantes no son nada desdeñables Mayor eficiencia aprovechamiento de recursos y flujos de trabajo más rápidos son sólo la punta del iceberg de lo que un sistema de planificación de recursos empresariales ERP puede hacer por una empresa manufacturera . ( , ) . Por qué entonces el 75 de las implementaciones de un ERP fallan ¿ % ? Y no solo se vieron afectadas las ventas Sus acciones cayeron un 20 como resultado de importantes demandas judiciales . % . Y no es la única gran empresa que ha sufrido pérdidas millonarias La empresa fabricante de chocolates más grande de Estados Unidos Hershey no pudo entregar mercancía por valor de 100 millones de dólares justo antes del Halloween de 1999 . No hay una única respuesta pero sí ejemplos de grandes empresas que han sufrido importantes pérdidas de tiempo y dinero en el intento , . , , . Por ejemplo en el año 2000 Nike perdió cerca de 100 millones de dólares en ventas tras un intento fallido de implementación de un ERP en su cadena de suministros , , . El motivo Problemas en la implementación de un ERP en su cadena de producción ¿ ? . PÁGINA 3 SEMANTIC SYSTEMS 75% El 75 de las implementaciones de ERPs fallan debido principalmente a la falta de planificación y a las estimaciones poco realistas % , . Y la lista sigue y sigue lo que nos hace ser conscientes de que el problema no es sólo qué ERP elegir o si el socio tecnológico elegido es el adecuado El problema es que las implementaciones no son sencillas ni hace 10 años ni hoy en día , . , , . La buena noticia es que este tipo de fallos se pueden evitar . Para lograr una implementación exitosa aprende de los errores de otros y aprovecha el conocimiento y la experiencia que compartimos en este ebook , , . PÁGINA 4 LOS ERRORES MÁS IMPORTANTES QUE DEBES EVITAR EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP Para ahorrarte tiempo y dinero pasamos a enumerar los errores más comunes en la implementación de un ERP , . Todos son importantes No hay unos más y otros menos por lo que debes estar atento a cada fase cada plan cada programa y cada proyección . , , , . Puede parecer intimidante pero con una adecuada planificación es posible lograr una implementación de éxito , , . ERROR 1 FALTA DE PLANIFICACIÓN ADECUADA . Las empresas tienen expectativas muy altas sobre lo que supone la implementación de un ERP . Creen que mágicamente se solucionarán todos los problemas y los procesos así como los flujos de negocio y que la eficiencia se verá incrementada de la noche a la mañana , . La implementación de un ERP es una oportunidad para que las empresas evalúen los procesos existentes y mejoren sus operaciones haciéndolas más rápidas y eficientes , . Siempre hay posibilidades de mejora de los procesos existentes y si están automatizados la organización tiende a ejecutar los procesos con las mismas limitaciones pero mucho más rápido , , , . PÁGINA 5 SEMANTIC SYSTEMS SOLUCIÓN CÓMO PLANIFICAR LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP . Si la falta de planificación es un problema lo más lógico sería pensar que debes planificar cada paso meticulosamente , Por lo tanto se necesita una planificación minuciosa donde la empresa pueda planificar el alcance de la implementación los procesos involucrados y las mejoras en los flujos de trabajo la actualización de las infraestructuras la transición de los datos las áreas de impacto clave el tiempo total de implementación la gestión de interrupciones del negocio etc , , , , , , , , . Pero lo que es más importante no son estos aspectos secundarios lo más importante es saber si el ERP es lo que necesita la empresa o si cuenta con procesos que no son eficientes y que ningún sistema del mundo va a solucionar , . Por eso la planificación de la implementación de un ERP requiere de la evaluación de los desafíos existentes en la empresa y de crear una hoja de ruta para que este proceso sea un éxito y no una pesadilla . . Cómo se planifica la implementación de un sistema de estas características sabiendo la cantidad de piezas móviles que implica ¿ , ? CREA UN EQUIPO QUE SE ENCARGUE DE LA IMPLEMENTACIÓN Lo primero es lo primero va a ser complicado planificar este proceso por tu cuenta : . Necesitarás el apoyo de muchas personas que te faciliten el proceso que cuenten con el conocimiento básico la estrategia y la visión de conjunto que no siempre tiene una única persona , , , . Para empezar necesitarás un equipo que al menos esté formado por las siguientes personas , , , : PÁGINA 6 SEMANTIC SYSTEMS JEFE DE PROYECTO ANALISTA/PROGRAMADOR Es la persona que liderará el proceso tomará las decisiones y asumirá la difícil tarea de dirigir al resto del equipo Persona s responsable s de la personalización del sistema , ( ) ( ) . . Si usas una empresa externa para la implementación es aconsejable que tanto ellos como tu empresa tengan sendos Jefes de Proyecto , . COMITÉ DE DIRECCIÓN Este comité será vital en momentos claves del proyecto sobre todo para desbloquear temas o asignar responsabilidades y o prioridades , / USUARIOS CLAVE Debemos asegurarnos que no ofrezcan resistencia a la gestión del cambio y a poder ser que compartan la decisión de la empresa de implementar el nuevo sistema , , . Sus miembros serán el o los Jefes de Proyecto y miembros del Comité de Dirección de tu empresa Deben ser colaboradores activos y estar comprometidos con el proyecto . . . Los usuarios claves pueden decantar la balanza hacia el éxito o no a la hora de adoptar el nuevo sistema . CONSULTORES DE NEGOCIO/ CONSULTORES ERP Los primeros deben conocer los procesos de negocio de tu empresa y ser capaces de analizarlos tanto para hacerlos más eficientes como para mapearlos con los procesos en el ERP , . Los segundos son personas con conocimiento de la solución y que trabajaran codo a codo con los consultores de negocio para implementar el ERP . PÁGINA 7 SEMANTIC SYSTEMS CREAR UN PLAN DE GESTIÓN Un plan de gestión de cambio tiene dos caras . La primera de ellas es planificar la implementación por fases y delegar cada una de ellas en función de la experiencia y los conocimientos necesarios . Por enumerar algunas de las fases más genéricas deberías tener un plan para cada una de las siguientes fases , : Para minimizar los problemas derivados de este tipo de elementos disruptivos deberías tener un plan para , : Comunicar internamente el proceso y los cambios que va a traer consigo Un plan de formación de usuarios adaptado a las necesidades y funciones de de cada uno con tiempo suficiente para su finalización . , . Previsión de costes de ejecución y elaboración de un presupuesto Creación de un calendario de implementación ERP Migración de datos al nuevo sistema Formación de los usuarios del ERP Fase de pruebas y lanzamiento Actividades relacionadas con el día a día Evaluación del éxito del proyecto . . . . . . . La segunda cara de un plan de gestión incluye planificar la forma en la que se realizará la implementación . Dicha implementación cambiará muchos aspectos de tu organización incluyendo la forma en la que los empleados se ven a sí mismos dentro de la misma , . PÁGINA 8 SEMANTIC SYSTEMS ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN La pregunta del millón Si fuera fácil de responder habría menos implementaciones fallidas por exceso de presupuesto y habría muchas más empresas que las realizan sin pensárselo dos veces . , . Por lo que se puede deducir de los datos más de la mitad de las implementaciones de ERP superan el presupuesto No hace falta decir que hay que ser cuidadoso con este tema , . . Hay alguna previsión que se pueda formular ¿ ? Según un análisis reciente de Software Thinktank : El 35 de las implementaciones de ERP superaron el presupuesto entre el 0 y el 25 El 15 de las mismas superó el presupuesto entre el 26 y el 50 El 6 superó el presupuesto por encima del 50 % % %. % % %. % Un buen punto de partida es asumir que el costo de una implementación de ERP requerirá como mínimo al menos el 1 de los ingresos brutos anuales de una empresa , , % . Además hay que considerar otros costes ocultos como por ejemplo , , : %. PÁGINA 9 SEMANTIC SYSTEMS CONSEJO para obtener los resultados más precisos también debes presupuestar la pérdida de productividad la realidad es que no vas a ser capaz de operar al 100 durante la implementación , , % . Actualizaciones que será mucho más alto si estás implementando un sistema local. : Pago por horas extra del personal: una medida que puede quedar minimizada si contratas a un socio tecnológico externo con un presupuesto cerrado. Costes de formación y consultoría: si vas a contratar un socio externo, conviene incluir en el paquete estas dos partidas, las vas a necesitar. Copias de seguridad y almacenamiento de datos: a menudo se incluyen en los costos de ERP en la nube, pero siempre es bueno verificarlo. PÁGINA 10 SEMANTIC SYSTEMS MIGRACIÓN DE DATOS Comienza el proceso Has planificado todo lo posible y ha llegado el momento de pasar a la acción Cómo evitar que baje el rendimiento de la plantilla si están dedicados a la formación Cómo conseguir que se involucren en el proceso . ¿ ? ¿ . El primer paso es la migración de datos si lo haces bien habrás construido una base sólida sobre la cual avanzar en tu implementación Hazlo mal y las cosas pueden comenzar a desmoronarse : ? , . , . El responsable de supervisar este proceso es el equipo completo donde todos deben supervisar el resultado de , : La limpieza y verificación de los datos La configuración de la base de datos La asignación de datos heredados a nuevos campos de la base de datos La transferencia de datos al nuevo sistema Las pruebas y verificación de datos heredados Las pruebas y verificación de nuevas entradas . . . . . . FORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS Formación personal u online Todos deben saber todo Quién debe recibir la formación Cuánto tiempo será necesario invertir ¿ ¿ ? ? ¿ ? ¿ ? PÁGINA 11 SEMANTIC SYSTEMS Todas estas cuestiones vitales en el éxito de la implementación de un ERP se pueden resolver con una adecuada formación de los empleados . Hay diversas formas de enfrentarse a este planteamiento con sus ventajas y sus beneficios y dependerá en gran medida de la capacidad de la empresa su metodología y el presupuesto , , . MÉTODO DE FORMACIÓN EN PERSONA PROS CONTRAS Completa atención de los participantes evitando distracciones del día a día Es complicado en empresas de gran tamaño Fácilmente ajustable a los diferentes roles Más fácil de coordinar que la formación presencial Más dificil detectar dudas y resolverlas , E-LEARNING . . Fácil generar malentendidos . PÁGINA 12 SEMANTIC SYSTEMS CONSEJO hay agentes de muchos tipos dentro de los destinatarios de la formación . Identifica los que tienen más potencial y fórmalos como “ superusuarios ” . Podrán dar respuesta a los problemas más comunes del día a día y a ti la oportunidad de rentabilizar la formación . Independientemente del método de formación elegido, las tres características que todo programa de formación debe incluir son: Formación basada en roles para agilizar el proceso y no sobrecargar a los empleados. Que los participantes tenga la oportunidad de aportar comentarios (y que sean escuchados). La creación de canales de comunicación eficientes entre los empleados y el equipo de soporte, tanto si es interno como externo. PÁGINA 13 SEMANTIC SYSTEMS QUÉ HACER CUANDO SE LANZA EL PROYECTO Ahora sí Llegó el día . . Si pensabas que una mudanza o la llegada de un nuevo miembro a la familia requería una ardua planificación te sorprenderá ver que la llegada de un ERP requiere mucha más planificación , . RECUERDA: Entre las cosas más importantes que debes considerar se encuentran : Pruebas del sistema antes y después del día del lanzamiento Programación del tiempo del personal involucrado incluyendo las horas extra que sean necesarias o el personal extra Identificación de métricas para la evaluación del proyecto Controles de velocidad y fiabilidad de la red Procesos de copias de seguridad de datos ( ). , . . . . PÁGINA 14 SEMANTIC SYSTEMS La comunicación es la clave en este punto Tienes que tener claro quién hace qué cuánto tiempo esperas que se emplee en cada fase y cuántas horas de inactividad crees que se requerirán en el lanzamiento . , . EVALUAR SI EL PROYECTO HA SIDO UN ÉXITO Retorno de la inversión Has recuperado el dinero invertido en la implementación del ERP Disminución del error humano un ERP bien implementado debería reducir los errores a la automatización de los procesos Si tu plan de formación ha funcionado los empleados deberían aprovechar al máximo la automatización y el error humano debería disminuir considerablemente Aumento de los niveles de productividad una métrica que habla por sí misma Ha logrado el ERP exactamente lo que te proponías Aumento de la satisfacción del cliente han aumentado los plazos de entrega Estás procesando pedidos más rápido . ¿ ? : . , Comienza con estas sencillas preguntas : . Tu empresa sigue en pie Has conseguido mantener el presupuesto a raya Has tenido que cambiar de socio tecnológico por incumplimiento de contrato ¿ ? ¿ ? ¿ ? : . ¿ ? : ¿ Entonces no lo has hecho tan mal Profundizando un poco más estas son algunas de las métricas más importantes a las que debes prestar atención , . , ? ¿ ? . PÁGINA 15 ERROR 2 NO EVALUAR CUÁL ES EL ERP ADECUADO PARA TU EMPRESA . SAP Oracle Microsoft Dynamics o Infor Qué ERP me conviene más si mi empresa pertenece al sector industrial ¿ , , ? ¿ ? No es una pregunta sencilla requiere análisis a varios niveles La situación tamaño estructura y conocimientos de los agentes clave de la empresa son importantes pero también las características propias de cada ERP , . , , , . No son todos iguales ni cuentan con las mismas características y funcionalidades , . TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN Si atendemos a uno de los factores clave para el sector industrial el tiempo de implementación los datos ofrecidos por el estudio independiente realizado por la empresa Panorama Consulting Solutions SAP es la solución con implementaciones más largas e Infor la de menor tiempo de implementación , , , , . 14,7 12,0 11,2 MESES 12,0 Fuente Panorama Consulting 2018 : SAP ORACLE DYNAMICS INFOR PÁGINA 16 SEMANTIC SYSTEMS La interrupción en una empresa de estas características puede afectar a regiones lo que supone más tiempo y esfuerzo en resolver las interrupciones INTERRUPCIÓN DE LAS OPERACIONES , Otro de los factores clave en una empresa industrial es la interrupción de las operaciones . . A mayor tiempo de interrupción menos efectividad y mayor pérdida de ingresos para la empresa , . Según la investigación independiente realizada por Panorama Consulting Solutions la situación mencionada se repite Por el contrario Infor fomenta el enfoque de la minimización de riesgos con funcionalidades listas para usar , , . Debido a que la personalización puede tener efectos imprevistos en la funcionalidad del software debido a las interdependencias los que se decantan por minimizar este tipo de personalizaciones encuentran en las soluciones de Infor un software más predecible , . , SAP opera con organizaciones grandes con operaciones globales complejas . . TIEMPO DE INTERRUPCIÓN 128,5 121,7 121,7 120,6 DÍAS Fuente Panorama Consulting 2018 : SAP ORACLE DYNAMICS INFOR PÁGINA 17 SEMANTIC SYSTEMS SOLUCIÓN LAS 8 CLAVES PARA ELEGIR UN ERP . En una empresa industrial la eficiencia lo es todo La mejora en el procesamiento de pedidos la eficiencia en la gestión de materiales stock e incluso los turnos de los operarios aseguran el crecimiento de la empresa y su expansión . , , , , . Un ERP bien implementado ayudará a la empresa en este proceso pero no cualquier ERP solucionará los problemas de la empresa ni todos los problemas se pueden solucionar con un ERP , , Para ayudar a acortar la lista de soluciones en el mercado estas son las claves más importantes que debes tener en cuenta , . CLOUD SUITES VERTICALES, SÍ O NO La nube es la evolución lógica de cualquier solución tecnológica empresarial Permite acceso multidispositivo multiplataforma y simplifica los procesos de mantenimiento y actualizaciones . , . Pero no cualquier solución en la nube es válida Para el sector industrial la solución en la nube es óptima por muchas razones entre las que destacan . , , : . Cuál elegir La clave está en el conocimiento de las características de cada uno y del conocimiento de las circunstancias de la propia organización así como sus expectativas y realidad ¿ ? , . Un mayor ahorro de costes en la implementación actualización y mantenimiento Especialización para el sector industrial si es que existe ya que no todas las soluciones del mercado cuentan con ella , . ( , ). PÁGINA 18 Acceso desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo Perfecta para empresas con diferentes regiones y fases de producción Extensible a nuevos módulos para integrar otros procesos de la empresa . . . ELIGE UN ERP ESPECÍFICO PARA TU INDUSTRIA La siguiente pregunta lógica es si debes decantarte por una solución específica para el sector industrial o no . La respuesta también lógica es que cualquiera quiere el mejor especialista para su problema , , . Por eso es importante conocer si la solución ERP que estás considerando está o no especializada en el sector industrial con características y procesos muy diferentes de otros sectores como el B2B , . LA FLEXIBILIDAD TAMBIÉN ES IMPORTANTE No todas las empresas industriales funcionan igual . PÁGINA 19 SEMANTIC SYSTEMS Las empresas que fabrican contra stock sobre pedido con configuraciones contra pedido o con ensamblaje contra pedido tienen necesidades distintas que hay que tener en cuenta , , . Un ERP que soporte esta tipología flexible e incluso tipos mixtos de MTS MTO ATO CTO ETO y repetitivo es un ERP flexible Pensar en una solución que esté diseñada con esta mentalidad que permita el uso de reglas que mezclan elementos similares y con la posibilidad de generar configuraciones únicas para el tipo de industria en el que te encuentras es un factor diferencial que no todos los ERPs del mercado tienen , , , , , . , , . Si el ERP que estás considerando no incluye este tipo de flexibilidad mejor analiza otras opciones , . INFORMES Y ANÁLISIS EN TIEMPO REAL CON INTELIGENCIA DE NEGOCIO La toma de decisiones ágil es la característica más sobresaliente de un negocio que es capaz de adaptarse a las necesidades del mercado Pero sin datos en tiempo real ni los informes que permitan tomar decisiones ágiles es imposible ser rápido , . Analiza detenidamente si la solución que está en tu lista te permite acceder a estos datos críticos en tiempo real Reducirás la lista de candidatos rápidamente . . MULTILENGUAJE, MULTIMONEDA Y MULTIMETODOLOGÍA, ¿ES IMPORTANTE? La flexibilidad y la facilidad de uso son dos de los factores clave a la hora de elegir un ERP Algo que se hace especialmente evidente cuando hablamos de multilenguaje multimoneda o multimetodología . , . Con una solución que englobe todos estos desafíos empresariales la eficiencia de las gestiones y operaciones se incrementará sustancialmente , . EXPERIENCIA DE USUARIO Qué es una buena experiencia de usuario ¿ ? . PÁGINA 20 SEMANTIC SYSTEMS Alertas personalizadas flujos de trabajo sencillos comodidad e interactividad todo ello desde una interfaz amigable e intuitiva , , , . Tu lista de candidatos se verá rápidamente reducida si atiendes a estos parámetros clave a la hora de decidir qué ERP elegir . ACTUALIZACIONES, LA ETERNA PELEA Nadie quiere invertir miles de horas en actualizar sus soluciones de gestión ni encontrar silos operativos internos que impidan lidiar con las excepciones . Si el ERP que estás considerando tiene alguna de estas dos debilidades piensa detenidamente si te conviene o no , . Especialmente si piensas en el futuro y en la escabilidad de tu negocio así como en la integración y gestión de los flujos de procesos futuros Qué pasará el día de mañana , . ¿ ? IMPLEMENTACIÓN Eficiencia es sinónimo de ahorro de tiempo y dinero . Por eso la implementación es uno de los grandes caballos de batalla de cualquier ERP , . No te gustaría reducir al máximo el tiempo necesario para implementar una solución en tu empresa ¿ ? PÁGINA 21 ERROR 3 NO INCLUIR A LOS EMPLEADOS EN LA TOMA DE DECISIÓN FINAL . Una empresa está compuesta por directivos altos ejecutivos gerentes y empleados , , . Son estos últimos los que conocen a fondo los procesos junto al alcance de las mejoras que se deben implementar Por lo general se dedica más tiempo a los temas administrativos y a convencer a los directivos de la importancia de implementar un ERP que a escuchar a los empleados que conocen la magnitud de los cambios y los beneficios potenciales de una buena implementación . , . Dedicar tiempo a reunirse con los empleados involucrados de todos los departamentos y que aporten sus ideas y su conocimiento es básico así como escuchar sus quejas miedos y problemas del día a día que debería solucionar la implementación Además desde el punto de vista estratégico tiene sentido contar con los empleados en la toma de decisiones ya que serán ellos los que en última instancia se beneficiarán o no de la implementación , , . , , , ( ) . PÁGINA 22 SEMANTIC SYSTEMS SOLUCIÓN CÓMO INVOLUCRAR A LOS EMPLEADOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP . IDENTIFICAR A LOS MÁS AFECTADOS COMUNICACIÓN CONSTANTE El segundo paso más importante es comunicarse con ellos . No una vez ni dos sino constantemente Un compromiso continuo a lo largo de la implementación puede lograr grandes cosas Los involucrados se sentirán más cómodos con el cambio además de sentir que son una parte integral e importante de la organización , , . . , El primer paso es identificar al personal que se verá más afectado por este cambio . Probablemente el personal más afectado por la implementación sea el que se encarga de las tareas en el taller la línea de ensamblaje el departamento de adquisiciones el departamento de cuentas etc , , , . En este proceso es importante comunicar internamente por qué la organización necesita un ERP y cómo beneficiará primero a los empleados y luego a la organización , . , , . Si los identificas así como sus funciones actuales y las tareas que deberán realizar en el futuro su resistencia al cambio disminuirá considerablemente , , Es necesario hacer comprender que la automatización de ERP no afectará sus trabajos sino que les dará la oportunidad de aprender algo nuevo ser más productivos eficientes y mejorar sus carreras , , , . . PÁGINA 23 SEMANTIC SYSTEMS INVOLUCRAR A LOS EMPLEADOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Los empleados son los mejores expertos en lo que respecta a los flujos de trabajo y los procesos empresariales ya que trabajan pegados al día a día y son capaces de proporcionar información útil Además durante la etapa de comunicación y formación se pueden sentir abrumados por la gran cantidad de información que se les da dando lugar a que tiren la toalla antes de empezar , , , . , . Para manejar estos posibles escollos es vital proporcionar formación adecuada a los diferentes empleados , Haz que sean parte de la implementación Reforzarás su confianza y también les ayudará a sentir que forman parte de un proyecto común que garantice que la implementación del ERP industrial sea un éxito . . . Además de la información general sobre el ERP y su tecnología se les debe formar en la nueva forma de operar sus respectivos procesos y operaciones , . Además es importante tener en cuenta que el equipo debe ser liderado por un ejecutivo de la empresa o un gerente capaz de comprender a fondo los requisitos para la empresa y con capacidad para despejar los obstáculos organizativos y técnicos así como para gestionar la sensibilidad de los empleados en el proceso , , Otros empleados que sean expertos en tecnología pueden unirse para crear contenido formativo de calidad para capacitar a otros sin problemas y acompañarlos en el proceso . , . FORMACIÓN En algunos casos los empleados que se convierten en usuarios del ERP no son expertos en tecnología por lo que les resulta complicado entender el simple concepto de ERP y por qué la empresa lo necesita , , En pocas palabras todos los empleados que puedan verse afectados por la nueva situación deben recibir una formación adecuada sobre la nueva forma de abordar las funciones que desarrollaban hasta el momento , . . PÁGINA 24 SEMANTIC SYSTEMS SEGUIMIENTO Implica tratar con emociones aspiraciones supervivencia estado actual y futuro de los empleados que trabajan en la empresa Para la organización los empleados pueden ser recursos pero para ellos es una cuestión de supervivencia de forma que cualquier cambio puede ser percibido como una amenaza a su bienestar , Una implementación de ERP está limitada en el tiempo y no puede permitirse dilatarse indefinidamente , , . , . , El monitoreo continuo de las fases de implementación el comportamiento de los empleados los resultados de los cambios etc ayuda a la detección proactiva de problemas y su solución inmediata antes de que se convierta en un problema mucho mayor , , , , . . MEJORAS El factor humano siempre va a ser un factor crítico en cualquier forma de cambio dentro de la organización . , . Aunque no se hace con mala intención a veces las organizaciones envían señales erróneas a través de sus comunicaciones lo que sin duda aumenta la resistencia al cambio , , . Es clave no descuidar este aspecto para lograr una implementación exitosa . PÁGINA 25 ERROR 4 CONFUSIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL ERP . Hoy en día la implementación de un ERP ofrece muchas variedades desde la local hasta la instalación en la nube privada o pública Antes de elegir un método de implementación es importante comprender sus pros y sus contras , , . , . La configuración local requiere un equipo de IT dedicado variedad de servidores y hardware un alojamiento dedicado un alto coste de infraestructura de una sola vez etc , , , , . La configuración local solo se justifica si la evaluación de la situación y las características de la empresa indican que es absolutamente necesario en función de los objetivos de la organización y la estrategia empresarial hardware sin contar con que los costes son menores , . Nadie quiere invertir grandes cantidades de dinero para darse cuenta a posteriori de que no es un sistema sostenible para su negocio . Pero la instalación local también tiene beneficios que no debemos obviar . Una configuración en la nube es la solución más adecuada para no tener Sin embargo la mayoría de las plataformas en la nube son rígidas y no permiten ninguna personalización e integración con sistemas heredados , . . Necesitarás aplicaciones de terceros soluciones delicadas o cualquier otro método alternativo para mantener todo integrado y en funcionamiento , . PÁGINA 26 SEMANTIC SYSTEMS SOLUCIONES LOCALES VS. SOLUCIONES EN LA NUBE LOCAL EN LA NUBE INFRAESTRUCTURA IT Para aquellos con experiencia en infraestructuras IT y con una sólida estrategia de backups y seguridad Para aquellos que no tienen ninguna o escasa infraestructura IT o no desean invertir en este área . . LOCALIZACIONES REMOTAS Para aquellos con diferentes dominios en localizaciones que están conectadas mediante una red Para aquellos con diferentes regiones o localizaciones que quieran tener acceso a su red desde todas partes . . ACCESO Para aquellos con usuarios locales o con acceso a un terminal conectado a una red interna corporativa Para aquellos con diferentes regiones o localizaciones que quieran tener acceso a su red desde todas partes . . SERVICIOS AÑADIDOS Serán necesarias actualizaciones cada 12 o 24 meses y necesitarás soporte técnico y en los procesos de la empresa Es altamente probable que necesites contratar a un socio tecnológico consultor . . COSTES La compra de licencias permite al usuario la posesión del software lo que incluye una actualización inicial y mantenimiento La inversión inicial será menor y la inversión mensual cubre todo soporte copias de seguridad y actualizaciones , : , , . TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN Dependerá del tamaño de la organización y de los procesos pero al menos de 1 a 2 meses más que las soluciones en la nube , PÁGINA 27 El tiempo de implementación será menor siempre teniendo en cuenta el tamaño y la complejidad del proyecto , . . PÁGINA 27 SEMANTIC SYSTEMS SOLUCIÓN TENDENCIAS DE IMPLEMENTACIÓN EN LA NUBE . Es lógico pensar que el siguiente paso en los ERP del sector industrial será pasarse a la nube . Pero esta afirmación sólo nos avanza un hecho mucho más complejo ya que dentro de la implementación en la nube hay muchas posibilidades tendencias y circunstancias que están cambiando el panorama y que lo cambiarán aún más en los próximos años expertos de la industria Podemos afirmar que esta lenta transición se debe a la percepción de que la transición a plataformas en la nube requiere una revisión arquitectónica costosa y mucho tiempo . . Según algunos expertos como Leor Barth los proveedores de software en la nube no han desacelerado la incorporación de nuevos servicios entre los que se incluyen algunas palabras de moda como inteligencia artificial y blockchain , , , . , , . Hacia dónde va el mercado de la implementación en la nube ¿ ? LA TRANSICIÓN A LA NUBE CONTINUARÁ ACELERÁNDOSE Las empresas que deseen estar a la altura en los próximos años deberán adoptar un enfoque híbrido asumiendo que muchas de las empresas que se plantean la transición a la nube no están completamente digitalizadas por lo que deberán trabajar con enfoques múltiples como combinaciones de aplicaciones locales y aplicaciones en la nube , , , . La transición a la nube no ha sido tan rápida ni tan flexible como predijeron los analistas y otros PÁGINA 28 SEMANTIC SYSTEMS empleados su formación y sus responsabilidades EL STATUS QUO ACTUAL CAMBIARÁ RÁPIDAMENTE GRACIAS A LAS SOLUCIONES ESPECIALIZADAS , . Sin los agentes clave las implementaciones por muy disruptivas que sean pueden quedarse en iniciativas de corto recorrido con poco o ningún retorno de la inversión , Si algo hemos aprendido en los años en los que los ERP llevan entre nosotros es que las empresas cada vez se sienten más cómodas con la externalización del alojamiento de sus soluciones , . Les ofrece garantía de seguridad profesionalidad y simplificación de procesos , . Si bien es cierto que los ERP tradicionales y con mayor cuota de mercado están acelerando la madurez de sus soluciones en la nube emergen nuevos agentes que proporcionan soluciones verticales en la nube con un conocimiento más profundo de las necesidades de cada industria , , , . EL ENFOQUE REVOLUCIONARIO YA NO SERÁ VÁLIDO Muchas empresas han descubierto que la transformación digital es un desafío mayúsculo mucho más grande que introducir una serie de procesos automatizados , . Los fracasos que los hay se deben con frecuencia a que las empresas no son capaces de alinear la transformación digital con el negocio , , . . Una brecha por la que se están colando soluciones de cierto calado y que está alterando el status quo actual . Otra gran tendencia se centra en el cambio en las organizaciones Junto con la adopción de soluciones en la nube las empresas se están dando cuenta de que la transformación digital requiere un cambio en la cultura los roles de los . , , En los próximos años las empresas que deseen tener éxito deberán ir más allá del enfoque revolucionario , “ Este enfoque pasa necesariamente por planificar implementar y establecer unos parámetros de retorno de la inversión que garanticen el futuro de la empresa sin perder de vista la escalabilidad tanto del negocio como de la solución tecnológica implementada ”. , , , . PÁGINA 29 ERROR 5 FALTA DE INFORMACIÓN DEL ALCANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL ERP . Todas las empresas desean terminar la implementación de un ERP lo antes posible y con frecuencia muchas de ellas optan por el enfoque Big Bang es decir implementar todo el ERP al mismo tiempo , , , . Si bien este enfoque reduce definitivamente el tiempo de implementación el coste y asegura un rápido retorno de la inversión el problema es que detiene las operaciones comerciales algo que se ajusta solo para pequeñas empresas generando al mismo tiempo mucha incertidumbre sobre los siguientes pasos y los problemas que surgirán por el camino , , , , . En caso de que surja un problema volver al sistema anterior será difícil y llevará muchos días lo que significa disminución de la producción y de los ingresos , , . Teniendo en cuenta la tecnología ERP de la nueva era y la dependencia de otros sistemas para mantenerlo todo bien conectado e integrado la mejor opción es un enfoque por fases , . PÁGINA 30 SEMANTIC SYSTEMS SOLUCIÓN CÓMO ELEGIR EL MEJOR MÉTODO DE IMPLEMENTACIÓN . Beneficios del método Big Bang Menos tiempo y coste de implementación Implementar un ERP en una sola ola requiere mucho menos tiempo que la metodología por fases . . Hay diferentes enfoques a la hora de afrontar un método de implementación Hemos seleccionado los dos más populares para examinar sus pros y contras así como las ventajas de cada uno Como es lógico a menos tiempo menos costes para la organización tanto en horas de los profesionales implicados como los costes derivados de la menor eficiencia de la empresa MÉTODO BIG BANG Adecuado para pequeñas organizaciones Una configuración en una empresa pequeña requiere menos tiempo que en una de tamaño mediano o grande de forma que las pérdidas por el freno en la producción son también menores . , . Como su propio nombre indica el método Big Bang activa toda la solución de una sola vez Antes de la puesta en marcha se configuran los módulos ERP de cada departamento de acuerdo a los requisitos necesarios , . , , , , . . , . . Se prueban en un entorno de pruebas real y se realizan las correcciones necesarias hasta que todo funciona correctamente . Rápido retorno de la inversión ROI El retorno de la inversión es rápido cuando se emplea el método Big Bang ya que la organización puede iniciar las ( ). , PÁGINA 31 SEMANTIC SYSTEMS operaciones justo después de la implementación Los efectos de la implementación se perciben rápidamente a medida que se optimiza el flujo de información lo que conduce a una visibilidad en tiempo real de los pedidos la producción el inventario la cadena de suministro la logística el servicio al cliente etc . , , , , , , , , . Contras del método Big Bang Disruptivo Para implementar un ERP en una sola ola las operaciones deberán interrumpirse durante uno o dos días lo que conlleva una pérdida de ingresos para la organización Para las empresas industriales de tamaño mediano y pequeño que trabajan bajo pedido cada uno de ellos es fundamental . , , . , , . Incertidumbre A pesar de haber planeado bien y ejecutado la implementación a la perfección habrá un aire de incertidumbre sobre lo que sucederá después Pueden ocurrir muchas cosas y el proceso de volver al estado anterior es muy improbable ya que los datos antiguos se habrían convertido para adaptarse al nuevo ERP las máquinas y otros sistemas interconectados se habrían programado para seguir nuevos flujos de trabajo etc . , . , , , . Alto riesgo El riesgo es múltiple ya que la interrupción debida a cualquier error de implementación durará un número indeterminado de días lo que conduce a una gran pérdida de producción y a los ingresos derivados . , , . Rápido retorno de la inversión ROI El retorno de la inversión es rápido cuando se emplea el método Big Bang ya que la organización puede iniciar las operaciones justo después de la implementación Los efectos de la implementación se perciben ( ). , . PÁGINA 32 SEMANTIC SYSTEMS MÉTODO POR FASES Backups En caso de cualquier problema los sistemas antiguos se mantienen en su lugar para que el cliente pueda volver al sistema anterior y continuar con las operaciones comerciales . En un enfoque por fases el ERP se implementa paso a paso en todos los departamentos unidades de negocios subsidiarias y cadenas de suministro que se extienden a través de países y continentes , , , . El tiempo de implementación es sustancialmente mayor por lo que hace poco viable este enfoque para empresas pequeñas , . Beneficios del método por fases Menos riesgo A diferencia del enfoque Big Bang la implementación en fases requiere más tiempo y esfuerzo de planificación Cada sistema se puede configurar probar y poner en funcionamiento sin presión ya que los sistemas antiguos también funcionan en paralelo y no se producen interrupciones en el día a día del negocio . , . , , , . Contras del método por fases Mayor coste Los costes aumentan rápidamente a medida que aumenta la interacción con el proveedor de ERP y el equipo del proyecto Además los costes de formación los cambios de infraestructura y la ejecución de sistemas paralelos se suman al presupuesto . . , , . ROI más lento El ROI en este enfoque tarda mucho más en llegar ya que el impacto del ERP en cada departamento solo se comenzará a visibilizar cuando se implemente por completo en toda la organización . , . . Rápido retorno de la inversión ROI El retorno de la inversión es rápido cuando se emplea el método Big Bang ya que la organización puede iniciar las operaciones justo después de la implementación Los efectos de la implementación se perciben ( ). , . PÁGINA 33 ERROR 6 EXPECTATIVAS POCO REALISTAS . Como hemos comentado al inicio de este ebook tanto la gerencia como los altos ejecutivos esperan de la implementación de un ERP que se ejecute a la velocidad de la luz y que solucione todos los problemas existentes por no hablar de que los beneficios sean palpables desde el primer minuto , , . Es normal tener estas expectativas cuando se trata de tecnología porque estamos acostumbrados al pensamiento de que las máquinas funcionan mejor que las personas y que son capaces de hacer lo mismo mejor y más rápido , , . Además la cantidad de dinero que se invierte en estos procesos no es pequeña por lo que se crean expectativas muy altas La prudencia por el contrario nos indica que hay que entender que la implementación de un ERP es un proceso lento y que no se deben crear expectativas que no se correspondan con la realidad , , . . PÁGINA 34 SEMANTIC SYSTEMS SOLUCIÓN QUÉ ESPERAR DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP las cadenas de producción o la gestión de pedidos . . Además de la automatización de muchos procesos puedes esperar de la implementación de un ERP características típicas como , : Si has decidido que te conviene implementar un ERP has seleccionado el equipo adecuado dentro de tu empresa y cuentas con el socio tecnológico adecuado para tu empresa industrial ya has hecho el trabajo más duro , , . A lo largo de este ebook hemos mencionado que la organización sufre cambios importantes aunque no siempre revoluciona todos y cada uno de los procesos , . Por ejemplo existen funcionalidades estándar que contienen muchas funciones preconfiguradas ya que aunque cada empresa es un mundo y posee características únicas hay funciones que comparten como el inventario , , , , , Informes en tiempo real Un ERP puede reunir datos estructurados y no estructurados rápidamente y procedentes de toda la organización Estos datos se unifican en paneles de control que según la solución elegida será más o menos amigable Se pueden crear informes y tomar decisiones en tiempo real sobre qué acciones priorizar . . , , . . Optimización de recursos Sacar el máximo partido a cada recurso de la empresa sea material o capital humano es otra de las cosas que puedes esperar de la implementación de un ERP Serás más eficiente porque los recursos se optimizarán para maximizar el rendimiento . , , . , . PÁGINA 35 SEMANTIC SYSTEMS Un equipo interno formado y con conocimientos del ERP Como hemos comentado la idea de cualquier formación es que selecciones superusuarios El objetivo de esta formación es equipar a los superusuarios con el conocimiento que necesitan para usar el sistema de manera experta y brindar soporte técnico interno para otros usuarios . , “ ”. . Escalabilidad Un ERP eficiente te permitirá incorporar nuevos flujos de trabajo tareas cadenas funciones y ampliaciones de negocio Debe crecer contigo o no tendrá futuro en tu organización . , , , . . PÁGINA 36 ERROR 7 FALTA DE COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN . La falta de comunicación interna es una de las razones principales por las que las implementaciones fallan y puede ocurrir tanto a nivel departamental como a nivel jerárquico . La mayoría de los ejecutivos senior que ejecutan la implementación son los principales responsables de enviar información crucial a todos los empleados de la organización siendo conscientes de los problemas y actividades que los empleados tienen en su día a día , . Si no se comunican bien los pasos procesos y fases de implementación el proyecto fracasará tanto por falta de involucración de los empleados como por falta de información , , . PÁGINA 37 SEMANTIC SYSTEMS SOLUCIÓN CÓMO COMUNICAR INTERNAMENTE UN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN . Desarrollar una estrategia de comunicación interna para informar a tus empleados de los cambios que va a sufrir la organización es un desafío importante . Algo especialmente importante en las grandes empresas o cuando los cambios estructurales asociados van a ser drásticos . DESARROLLA UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Los cambios especialmente cuando son grandes deben ser adecuadamente comunicados , , . Igual que los departamentos de marketing planifican el lanzamiento de un nuevo producto creando expectativas en el mercado y resaltando los beneficios por qué no seguir este mismo enfoque en la comunicación de la implementación de un ERP , ¿ ? Explica por qué los empleados deberían preocuparse por la implementación y apoyarla y de paso persuade a los agentes claves sobre la necesidad del cambio , , . Sea cual sea la situación y como hemos comentado a lo largo de este ebook el mejor aliado para conseguir una implementación exitosa son los propios empleados Estos cinco pasos son una primera aproximación a cómo comunicar internamente un proceso de implementación , . . No tengas miedo de incluir la diversión en el proceso especialmente en uno que puede suponer muchos meses de trabajo Hay organizaciones que crean programas de comunicación interna con concursos y sesiones de entrenamiento , . . PÁGINA 38 SEMANTIC SYSTEMS CREA Y DIFUNDE EL MATERIAL NECESARIO para difundir información importante Un documento de preguntas frecuentes es una excelente forma de comunicar los cambios que se avecinan incluso para aquellos que no verán afectadas sus tareas por la implementación del ERP Sea cual sea el canal ayuda a los empleados a sentir que existe un lugar al que pueden acudir para recabar la información que necesitan Ayudará a favorecer la colaboración y participación de todos los interesados . , . Incluye cosas como qué es un ERP qué pueden esperar de la implementación y cómo va a afectar a sus tareas , . . , . CREA UN PORTAL INTERNO PARA EL PROYECTO Una web dedicada al proyecto sirve como campamento base para que los empleados puedan acceder a la información necesaria . Puedes incluir material como el de preguntas frecuentes que acabamos de mencionar los planes de implementación eventos y los horarios de formación , , . Las organizaciones más pequeñas pueden usar un tablón de anuncios BUSCA AGENTES DE CAMBIO Los agentes de cambio son personas dentro de la organización que unen el equipo técnico y el resto de la organización . Es probable que escuchen diferentes pensamientos inquietudes y reacciones relacionadas con la transformación del negocio , . Como asesores y superusuarios de confianza de la nueva herramienta pueden ser utilizados para proporcionar mensajes clave a los usuarios finales , . PÁGINA 39 ERROR 8 RESISTENCIA AL CAMBIO POR PARTE DE LOS EMPLEADOS . Una implementación de ERP es un punto de inflexión en una empresa tanto a nivel de procesos y tecnología como a nivel personal , . A pesar de que los aspectos tecnológicos y de procesos se pueden superar con la planificación adecuada la parte personal necesita ser cuidadosamente analizada , . Una implementación de ERP a menudo trae consigo especulaciones e inseguridades Los empleados reflexionan sobre su futuro en la organización y comienzan a resistirse al cambio . . La comunicación juega un papel clave y todos directivos y empleados deben convencerse de que la implementación es una solución necesaria , , , . Además debe mostrarse a cada empleado una hoja de ruta clara sobre su futuro en la organización y qué habilidades deberían aprender para mantenerse a flote y crecer Solo un proceso robusto de Gestión del Cambio ayudará a minimizar la resistencia al proceso y superar los desafíos de esta transición clave para cualquier empresa , . . PÁGINA 40 SEMANTIC SYSTEMS SOLUCIÓN CÓMO MINIMIZAR LA DISRUPCIÓN EMPRESARIAL DURANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP . No puedes evitar los cambios que traerá la implementación de un ERP a tu empresa . Sin embargo sí puedes minimizarlos con una serie de pasos que te ayuden a que todo vuelva a la normalidad lo antes posible , . COMIENZA CON UN PLAN La implementación del software ERP dentro de una empresa industrial requiere un alto nivel de planificación y sincronización entre departamentos y niveles de empleados . El equipo de implementación debe comenzar con la creación de una hoja de ruta detallada que tenga en cuenta diversos factores como por ejemplo , : Qué alcance tendrá la implementación del ERP en la organización Qué procesos actuales y flujos de trabajo tanto manuales como automatizados se verán afectados Qué niveles de infraestructura existentes van a ser modificados y si hay que crear o actualizar otros nuevos Cómo afectará la implementación a los empleados a sus respectivos roles sus habilidades etc Qué áreas clave sufrirán más impacto debido a la implementación Qué riesgos potenciales tanto internos como externos pueden surgir Cuál es el tiempo de implementación total aproximado . , , . . , , , . . . . PÁGINA 41 SEMANTIC SYSTEMS Qué Plan de Contingencia se va a utilizar para garantizar que las operaciones diarias no se interrumpan debido a la implementación . Este plan ayudará a que el proceso sea lo más transparente posible de forma que los empleados sepan en todo momento lo que va a suceder y lo que deben esperar así como a prevenir riesgos potenciales y a que se implementen las medidas necesarias para minimizar la resistencia , , . PROCESOS DE MAPEO CON ERP Implementar un ERP no es solo un cambio de tecnología . Implica dar un enfoque completamente nuevo a tus procesos y a las herramientas existentes Estos nuevos procesos significan que cada empleado verá cambios en la forma en la que realiza sus tareas y asume sus responsabilidades individuales . Es por tanto de suma importancia que se realice un mapeo preciso de los procesos actuales y se integre con las funcionalidades del ERP Esto implica identificar puntos de conexión entre sistemas que actualmente no están vinculados entre sí , , , . . Además la tecnología existente de un proceso en particular podría no ser compatible con la tecnología ERP y por lo tanto se deberán tener en cuenta las actualizaciones de infraestructura necesarias , , , . Una vez alcanzados estos requisitos quedan conectados entre sí procesos como el stock códigos de barras monitorización de máquinas logística CRM gestión de pedidos comercio electrónico recursos humanos etc , , , , , , , , , . Los flujos de trabajo tendrían que rediseñarse ya que muchos procesos se van a automatizar después de la implementación , . . PÁGINA 42 SEMANTIC SYSTEMS Todo este proceso implica un enorme esfuerzo de colaboración entre miembros de la misma organización desde los empleados hasta los mandos intermedios la dirección la propiedad si es el caso y el proveedor de ERP , , , ( ) . INVOLUCRA A EJECUTIVOS Y EMPLEADOS Como habrás supuesto la participación de todos los implicados es crítica De hecho de las implementaciones que Semantic Systems ha llevado a cabo a lo largo de los años las que más éxito han tenido son aquellas en las que la plantilla ha estado más involucrada , . , , . Además del impacto en los procesos y flujos de trabajo una implementación significa sobre todo impacto en las personas ya que los procesos manuales se automatizan los procesos de larga duración de cada departamento se eliminan o se modifican drásticamente , , Esto afecta a los empleados y su papel dentro de la organización Comienzan las inseguridades sobre su papel y sus funciones capacidad y seguridad laboral . , . Por lo tanto es clave ayudar a los empleados a comprender la importancia de la implementación y por qué su participación es tan importante para el éxito del proyecto , . Con la ayuda del proveedor de ERP la formación en conocimientos técnicos y habilidades operativas puede acelerarse para los empleados de nivel básico y los supervisores de planta , . Esta formación les dará la confianza necesaria para participar en la implementación y al mismo tiempo realizar sus tareas diarias con facilidad , , . , . PÁGINA 43 SEMANTIC SYSTEMS De manera similar los ejecutivos senior pueden recibir formación para realizar un seguimiento de los resultados clave dentro de sus respectivos departamentos durante la implementación del ERP y guiar a su personal para asegurarse de que los hitos de la implementación se logren a tiempo , . Por lo tanto no queda otra que hacer malabarismos entre la implementación y las operaciones diarias , . Por eso siempre es conveniente definir quién hará qué y en qué momento incluso si se trata de un equipo interno El tiempo dedicado deberá salir de algún sitio y cada día cuenta , , . , NO PIERDAS DE VISTA TU NEGOCIO . La implementación de un ERP consume una gran cantidad de tiempo e involucra a muchas personas . . Una empresa de mediano tamaño como hemos comentado no puede permitirse el lujo de detener la producción ya que su supervivencia depende de cada pedido de un cliente se entregue a tiempo , , , El reto está en evitar paralizar la producción o ver cómo la eficiencia disminuye y no ser capaz de finalizar el proceso de implementación a tiempo Por eso siempre es buena idea contar con un socio tecnológico que se encargue de implementar el ERP de extremo a extremo , . . PÁGINA 44 SEMANTIC SYSTEMS MEJORES PRÁCTICAS PARA EVITAR EL FRACASO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE ERP La teoría está muy bien pero en la práctica pueden fallar mil detalles Y precisamente de la experiencia es de donde surgen las mejores prácticas que terminan formando una metodología de implementación única que hace que los procesos culminen con éxito , . , , , . PROYECTO DE MIGRACIÓN DE BAAN IV A INFOR LN DE PIHER SENSORS CONTROL S A & . . Como ejemplo de mejores prácticas queremos compartir el caso de éxito de implementación de Piher Sensors Controls & . Piher Sensors Controls es una empresa fundada en 1950 y líder en la fabricación de sensores de posición lineales y rotatorios especializada en tecnologías wireless & , . Su excelente trayectoria en componentes electrónicos en automoción aeroespacial industrial y electrodomésticos entre otros ha hecho de Piher una empresa sólida con más de 45 000 artículos , , , , . . PÁGINA 45 SEMANTIC SYSTEMS Tras muchos años utilizando el ERP Baan IV y a pesar de hacer realizado mejoras y personalización Piher Sensors Controls decide hacer un cambio , & . Tras la valoración de diferentes alternativas como SAP o Microsoft Dynamics Piher elige Infor LN tras un profundo análisis de costes y funciones , . LOS OBJETIVOS DE PIHER : . Tal y como hemos repasado en este ebook el análisis de la situación de la empresa y de los procesos proporcionó a Piher una serie de objetivos de implementación , : Mejorar la eficiencia de los procesos Con 45 000 artículos 4 500 facturas por proveedor y año 5 000 facturas por cliente y año y 11 000 órdenes de fabricación al año la eficiencia de los procesos era una de las claves que necesitaba Piher . , . , . . , . Piher como otras empresas del sector industrial cuenta con características propias y únicas Las necesidades de su negocio no se parecen a las de otros negocios similares tanto por las características del producto como por su tamaño localizaciones y arquitectura organizacional , , . , , , . La primera de las buenas prácticas de Piher se resume en una frase sencilla establecer los objetivos de la implementación 01 02 Mayor cobertura funcional a las necesidades de negocio El objetivo de Piher en este sentido era obtener una mayor cobertura en las distintas funciones de la empresa teniendo en cuenta sus necesidades 03 , . Actualización tecnológica con visión a largo plazo La tecnología obsoleta era un problema para Piher por eso se planteó migrar desde Baan IV Para no tener el mismo problema en el futuro la clave estaba en una tecnología que permitiera un largo recorrido sin actualizaciones constantes a un alto coste , . , , . La solución elegida por Piher y la implementación desarrollada por Semantic System proporcionó más confianza en el futuro y en los nuevos retos . PÁGINA 46 SEMANTIC SYSTEMS 04 Minimizar al máximo los desarrollos implementando un modelo estándar Las personalizaciones son necesarias en algunos casos pero como hemos comentado a lo largo de este ebook tienen un gran riesgo , , . Las soluciones estandarizadas ofrecen funciones por bloques capaces de solucionar los retos más comunes de las empresas industriales como Piher Realizamos personalizaciones mínimas únicamente las necesarias 5 librerías unas 30 pantallas y 10 fuentes estándar El proyecto de migración de Baan IV a Infor LN tuvo una duración de un año y su fecha de lanzamiento 2 de enero clave e inamovible fue cumplida con éxito Así mismo se realizó un proceso de depuración migrando únicamente los datos de las partidas activas órdenes de compra pendientes de recibir y de conciliar facturas de proveedores pendientes de conciliar y pendientes de pagar órdenes de venta pendientes de entregar y pendientes de facturar facturas de venta pendientes de cobro y órdenes de fabricación pendientes de entregar . , , , . LA SOLUCIÓN DE SEMANTIC SYSTEMS - , , , ( ). . , : , , , : , , Durante el proyecto de migración a Infor LN nos centramos en maximizar la aplicación de las funcionalidades estándar de Infor LN gestión de consigna compras material del proveedor solicitudes de compra gestión de proyectos de inversión así como la gestión de proyectos de ingeniería gestión de gastos : , . El alcance total del proyecto fue de un año y Semantic Systems fue capaz de mantener la fecha de entrega inamovible con la implicación clave de toda la organización así como de los agentes clave para el éxito del proyecto , , , . PÁGINA 47 SEMANTIC SYSTEMS LAS CLAVES DEL ÉXITO Lo hemos aprendido en los 16 años de vida de nuestra empresa y lo hemos constatado en el caso de Piher . La implementación fue un éxito y fueron muchas las buenas prácticas que hemos extraído de esta experiencia 01 . Garantizar el éxito de la implantación sin impacto en el negocio Este compromiso debe ser de doble dirección el proveedor de soluciones tecnológicas con respecto al cliente y viceversa : 03 . Involucración de los usuarios clave La implementación de una migración debe impactar lo menos posible en la marcha del negocio Así lo planteamos en el caso de Piher y así lo extendemos a todos nuestros clientes Los usuarios clave junto con el equipo de implantación del proyecto realizaron un mapeo de las funcionalidades del sistema antiguo haciéndoles ver las potencialidades de la nueva herramienta Infor LN La fecha de arranque el 2 de enero no era negociable para la empresa y así lo cumplimos Las diversas reuniones con los usuarios clave junto con los consultores de Semantic Systems crearon un ambiente de trabajo de colaboración y mejora un entorno seguro donde no solo se trabajó para sacar adelante el proyecto sino donde tuvimos la oportunidad de replantear los procesos actuales y sustituirlos por otros más eficientes . . , , , . Además durante el proyecto se realizaron diferentes mejoras en los procesos de forma controlada , 02 . Un equipo de proyecto involucrado Formar un equipo con los clientes es sin duda una de las claves para que un proyecto triunfe , , , , . , , , , . En palabras de Mariano Paricio IT Manager de Piher Sensors Controls , & : . PÁGINA 48 UNA DE LAS CLAVES DEL ÉXITO DE LA MIGRACIÓN DE BAAN IV A INFOR LN ADEMÁS DE UNA CORRECTA DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO Y LA CREACIÓN DE USUARIOS CLAVE FUE LA GRAN INVOLUCRACIÓN TANTO DEL EQUIPO INTERNO DEL PROYECTO COMO DE LOS CONSULTORES DE SEMANTIC SYSTEMS , , Mariano Paricio, IT Manager de Piher Sensors & Controls PÁGINA 49 SEMANTIC SYSTEMS CONCLUSIONES No queremos terminar este ebook sin reunir las lecciones más importantes que puedes extraer de un proceso de implementación de un ERP . Se pueden resumir en : La planificación lo es todo . Debes tener unas expectativas realistas . Sin un socio tecnológico las cosas serán más complicadas , . Los empleados son tu mejor activo involúcralos , . Hay muchas soluciones en el mercado pero no todas se adaptan al sector industrial elige con cuidado , , . La implementación de un ERP es un proceso de cambio y como tal encontrarás resistencia dentro de tu organización Anticípate , . . Comunica interna y externamente la implementación del ERP en tu empresa Es una excelente oportunidad tanto de relaciones públicas como de comunicación interna . , . PÁGINA 50 SEMANTIC SYSTEMS CHECKLIST PARA EVITAR LOS ERRORES MÁS COMUNES EN LA IMPLEMENTACIÓN Para ayudarte en el proceso de implementación del ERP industrial que mejore la eficiencia de tu empresa hemos desarrollado una checklist que incluye los pasos básicos así como las preguntas que deberías hacerte en cada momento para saber si el proyecto será un éxito , , . PÁGINA 51 SEMANTIC SYSTEMS FASE 1 CREAR UN EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN LAS PREGUNTAS QUE DEBERÍAS HACERTE: ¿ Quién va a liderar el proyecto de implementación dentro de mi empresa ? Tiene los conocimientos y la formación adecuada para tomar las decisiones relativas a tecnología procesos flujos de trabajo eficiencia etc ¿ , ¿ , , , Qué personas deberían participar en el proyecto Por qué ? ¿ ? ? Necesito un socio tecnológico externo que me ayude a evaluar la magnitud de la implementación Debería encargarse de todo el proyecto o solo de determinadas fases ¿ ? ¿ ? CÓMO SABER SI EL PROYECTO ESTÁ EN BUENAS MANOS: Tienes un equipo que abarca los perfiles y funciones clave en la toma de decisiones . Están coordinados y cuentan con las herramientas de comunicación y formación necesarias para afrontar el proceso . No hay retrasos ni conflictos en el planteamiento de las fases ni en la planificación . PÁGINA 52 SEMANTIC SYSTEMS FASE 2 CREAR UN PLAN DE GESTIÓN LAS PREGUNTAS QUE DEBERÍAS HACERTE: Tiene mi plan de gestión incluidas las fases más genéricas así como todos los detalles de cada una de ellas ¿ ? ¿ ¿ He establecido un calendario de implementación ? Sé quién debe realizar cada tarea en función de sus conocimientos y formación ? He planificado las interrupciones en la producción y qué pasará en caso de que se presenten problemas ¿ ? He contemplado cómo voy a comunicar a mis empleados y clientes el proceso de implementación ¿ ? Cuento con un plan de formación para mis empleados así como un plan específico para superusuarios ¿ , “ ”? CÓMO SABER SI EL PROYECTO ESTÁ EN BUENAS MANOS: Mi plan de gestión incluye a los agentes clave . He contemplado el gasto de la implementación así como los gastos ocultos y la pérdida de eficiencia en la producción , . Mi plan contempla las inquietudes y preguntas que se van a generar tanto interna como externamente . El análisis de la empresa y sus procesos así como la estructura y arquitectura organizacional serán evaluados a conciencia , . PÁGINA 53 SEMANTIC SYSTEMS FASE 3 ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN LAS PREGUNTAS QUE DEBERÍAS HACERTE: He contemplado el coste aproximado así como los costes ocultos de actualizaciones costes de formación y horas extra de mi personal ¿ , ? He comprobado qué incluyen todas y cada una de las partidas que me ofrecen los posibles socios tecnológicos ¿ ? CÓMO SABER SI EL PROYECTO ESTÁ EN BUENAS MANOS: Mi presupuesto está bajo control y además cuento con una partida de imprevistos , He contemplado los gastos ocultos . . He evaluado los diferentes escenarios en los que se podría encontrar la empresa en caso de que no se cumplan los plazos y presupuestos estimados . PÁGINA 54 SEMANTIC SYSTEMS FASE 4 MIGRACIÓN DE DATOS LAS PREGUNTAS QUE DEBERÍAS HACERTE: Cuento con la participación y el compromiso de todos los departamentos involucrados ¿ ? ¿ ¿ ¿ He configurado la base de datos en función de mis necesidades He realizado las pruebas necesarias con los datos heredados He realizado pruebas con nuevas entradas de datos ? ? ? CÓMO SABER SI EL PROYECTO ESTÁ EN BUENAS MANOS: He testado todos los procesos en un entorno de pruebas real . He contado con los agentes clave que deben proporcionar la información del día a día de la empresa . He contemplado todos los posibles escenarios para que el sistema admita nuevas configuraciones en el futuro . PÁGINA 55 SEMANTIC SYSTEMS FASE 5 FORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS LAS PREGUNTAS QUE DEBERÍAS HACERTE: ¿ ¿ ¿ Formación presencial u online ? Quién debe recibir la formación ? Cuánto tiempo será necesario invertir ? Cómo evitar que baje el rendimiento de la plantilla si están dedicados a la formación ¿ ? ¿ Cómo conseguir que los empleados se involucren en el proceso ? CÓMO SABER SI EL PROYECTO ESTÁ EN BUENAS MANOS: La formación está basada en roles para agilizar el proceso y no sobrecargar a los empleados . Los participantes tienen la oportunidad de aportar comentarios y son escuchados . He creado canales de comunicación eficientes entre los empleados y el equipo de soporte tanto si es interno como externo , . He formado superusuarios que pueden dar soporte a los empleados de nivel inferior cuando surja la necesidad “ ” . PÁGINA 56 SEMANTIC SYSTEMS FASE 6 LANZAMIENTO EL PROYECTO LAS PREGUNTAS QUE DEBERÍAS HACERTE: ¿ ¿ ¿ ¿ ¿ He realizado las pruebas del sistema necesarias ? He programado la inversión de tiempo del personal involucrado He identificado las métricas para la evaluación del proyecto ? ? He establecido los controles de velocidad y fiabilidad de la red necesarios He habilitado los procesos de copias de seguridad de datos ? ? CÓMO SABER SI EL PROYECTO ESTÁ EN BUENAS MANOS: Estoy preparado para el lanzamiento del proyecto . La inversión de tiempo de mis empleados está bajo control Los controles establecidos funcionan . . PÁGINA 57 SEMANTIC SYSTEMS FASE 7 EVALUAR SI EL PROYECTO HA SIDO UN ÉXITO LAS PREGUNTAS QUE DEBERÍAS HACERTE: ¿ ¿ ¿ ¿ ¿ He recuperado el dinero invertido en la implementación del ERP Ha disminuido el error humano ? ? Ha logrado el ERP exactamente lo que me proponía Ha reducido los plazos de entrega ? ? Estoy procesando pedidos más rápido ? CÓMO SABER SI EL PROYECTO ESTÁ EN BUENAS MANOS: La rentabilidad es positiva . Mi empresa es más eficiente y los procesos automatizados son más rápidos que antes . Los objetivos de implementación se han cumplido El error humano se ha reducido . . PÁGINA 58 SEMANTIC SYSTEMS SEMANTIC SYSTEMS Tu socio tecnológico en la Transformación Digital Acompañamos a cada uno de nuestros clientes en su proceso de transformación digital analizando optimizando e implementando soluciones en los procesos clave para llevar el negocio al futuro , , . Contamos con amplia experiencia en proyectos proporcionando soluciones en infraestructuras informáticas outsourcing IT desarrollo implantación integración y mantenimiento de software en empresas ERP , , , , , ( ). Fuertemente comprometidos con los desafíos de la industria 4 0 nuestros servicios ayudan a adaptar los procesos del negocio en el ámbito de los sistemas de información telecomunicaciones y desarrollo de software . , , . Domínios tecnológicos CONSULTORÍA TRANSFORMACÓN DIGITAL CLOUD COMPUTING OUTSOURCING IT COMUNICACIONES OT IT Y CIBERSEGURIDAD GEMELO DIGITAL INDUSTRIA 4 0 PROCESOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL ANÁLISIS DE DATOS / . SEMANTIC SYSTEMS INFOR Infor está cambiando la forma en la que se gestionan los procesos empresariales ayudando a más de 68 000 clientes en más de 200 países a mejorar sus flujos de trabajo operaciones y procesos impulsando el crecimiento y permitiendo que se adapten a los cambios que demanda el mercado , . , , . Gracias a su capacidad para combinar la experiencia en el sector industrial con la visión global es capaz de enfrentarse a los desafíos de hoy y a prepararse para las oportunidades del mañana , . Infor ofrece soluciones y suites específicas para el sector industrial basándose en dos pilares la velocidad y una tecnología innovadora que permite una experiencia de usuario sin competencia , : . Las soluciones de Infor destacan por su flexibilidad lo que permite a sus clientes trabajar en la nube de forma local o con un enfoque híbrido La experiencia global de Infor permite ofrecer a las empresas soluciones a todos los niveles centrándose en la eficiencia y en la flexibilidad , , , . . PÁGINA 60 INFOR cuenta con : Más de 68 000 clientes 168 oficinas en 41 países Implementación y soporte en más de 170 países 12 700 proyectos en todo el mundo Más de 17 000 empleados incluyendo 3 550 en desarrollo 3 620 en servicios de consultoría y 1 200 en soporte . . . , . , . . 19 de las 20 empresas aeroespaciales más grandes del mundo 12 de las 13 mayores empresas de alta tecnología Las 10 mejores compañías farmacéuticas 84 de los 100 principales proveedores automotrices 26 de los 35 minoristas más grandes del mundo 31 de los 50 principales distribuidores industriales 5 de los 9 principales empresas cerveceras 21 de las 25 redes de salud más grandes de Estados Unidos 23 de los 50 hospitales más grandes de los Estados Unidos Más de 1 100 empresas de ropa y calzado Más de 1 200 agencias gubernamentales estatales y locales 16 de las 20 ciudades más grandes de los Estados Unidos Más de 3 000 empresas de servicios financieros Más de 4 700 fabricantes de maquinaria . . . . Infor está cambiando la forma en la que se gestionan los procesos PÁGINA 61 empresariales , ayudando a más de 70 . 000 clientes en más de 200 países a mejorar sus flujos de trabajo , operaciones y procesos , impulsando el crecimiento y permitiendo que se adapten a los cambios que demanda el mercado . SEMANTIC SYSTEMS SAP SAP está en el centro de la revolución tecnológica actual Como líder de mercado en software de aplicaciones para empresas SAP ayuda a las organizaciones a combatir los efectos de la complejidad generar nuevas oportunidades para la innovación y el crecimiento y mantenerse a la delantera de la competencia . , , , . Las innovaciones de SAP han ayudado a 413 000 clientes de todo el mundo a trabajar de formar más efectiva y eficiente . . Además es el líder del mercado en software de aplicaciones empresariales que ayuda a las empresas de todos los tamaños y en todas las industrias a funcionar de la mejor manera el 77 de los ingresos de transacciones del mundo toca un sistema SAP Nuestro aprendizaje automático Internet de las cosas IoT y tecnologías avanzadas de análisis ayudan a convertir los negocios de los clientes en empresas inteligentes Nuestro conjunto de aplicaciones y servicios de extremo a extremo permite a nuestros clientes operar de manera rentable adaptarse continuamente y marcar la diferencia Con una red global de clientes socios empleados y líderes de opinión SAP ayuda al mundo a funcionar mejor y mejora la vida de las personas , : % . ( , , ) . , . , , , . PÁGINA 62 SAP cuenta con : Más de 437 000 clientes en más de 180 paises 98 659 empleados de más de 140 paises 118 000 empresas asociadas de SAP a nivel mundial 186 000 suscriptores en su base de datos Más de 180 centros de innovación y desarrollo . . . . El 92 de sus clientes aparecen en lista Forbes El 98 está dentro de las 100 empresas mejor valoradas Las mejores compañías de distribución alimentaria El 82 de los dispositivos médicos mundiales usan SAP El 77 de las transacciones mundiales toca un sistema SAP 52 centros de datos en 25 ubicaciones en 13 países % % % % Infor está cambiando la forma en la que se gestionan los procesos PÁGINA 63 empresariales , ayudando a más de 70 . 000 clientes en más de 200 países a mejorar sus flujos de trabajo , operaciones y procesos , impulsando el crecimiento y permitiendo que se adapten a los cambios que demanda el mercado . SEMANTIC SYSTEMS BIBLIOGRAFÍA: http www softwarethinktank com https www panorama consulting com http www infor es :// . :// :// . . . - . / . / / PÁGINA 64 SEMANTIC SYSTEMS Bilbao Edificio Arteaga Avenida del Txoriherri 9 2º 48160 Derio Vizcaya Teléfono 94 454 55 - . : Madrid Complejo Empresarial IMCE C Enrique Granados nº 6 Edificio B Módulo 6 Planta 1 28224 Pozuelo de Alarcón Teléfono 91 077 01 30 / Barcelona Avenida de la Via Augusta 15 25 Sant Cugat del Vallès 08174 Barcelona Teléfono 93 171 07 50 , , - - : : www semantic systems com comercial semantic systems com . - @ . - . -