DIRECTIVA contrataciones 8UIT v4

GAF/DIR-007
DOCUMENTO INTERNO
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CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS
POR IMPORTES IGUALES O INFERIORES A 8
UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS EN EL
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ELABORADO POR
Nombre
Rosmery Santos
Magino
Firmado digitalmente por SANTOS
MAGINO Rosmery FAU 20159981216
soft
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 31.05.2023 13:13:09 -05:00
Cargo
Gerente de
Administración y
Finanzas
REVISADO POR
Pedro Chumpitaz
Díaz
Firmado digitalmente por
CHUMPITAZ DIAZ Pedro Martin
FAU 20159981216 hard
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 30.05.2023 17:00:58 -05:00
Gerente de
Planificación
APROBADO POR
Jaime Gómez
Valverde
Gerente General
del Poder
Judicial
Firmado digitalmente por GOMEZ
VALVERDE Jaime FAU
20159981216 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 30.05.2023 13:18:23 -05:00
1. OBJETIVO
Establecer disposiciones para la contratación de bienes y servicios por importes iguales o
inferiores a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias – UIT en el Poder Judicial.
2. ALCANCE
La presente Directiva, es de aplicación y cumplimiento obligatorio por los/las directivos/as
y servidores/as del Poder Judicial, cualquiera que sea su condición laboral o contractual,
que intervengan en las contrataciones de bienes y servicios por montos menores o
iguales a ocho (8) - UIT.
3. BASE NORMATIVA
3.1. Ley del Presupuesto del Sector Público para cada ejercicio fiscal.
3.2. Ley N.° 27815 - Ley del Código de Ética de la Función Pública.
3.3. Decreto Supremo N.° 082-2019-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N.° 30225 - Ley de Contrataciones del Estado, sus modificatorias y su
Reglamento aprobado por Decreto Supremo N.° 344-2018-EF y sus modificatorias.
3.4. Decreto Supremo N.° 004-2019-JUS, que aprobó el Texto Único Ordenado de la
Ley N. ° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias.
3.5. Resolución de Contraloría N.° 320-2006-CG, Normas de Control Interno.
3.6. Resolución N.° 423-2013-OSCE/PRE, “Instructivo para la formulación de
Especificaciones Técnicas para la contratación de bienes y de Términos de
Referencia para la contratación de servicios y consultorías en general”.
3.7. Directiva N.° 003-2020-OSCE/CD, Disposiciones aplicables para el acceso y
registro de información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado SEACE.
3.8. Resolución Administrativa N.° 370-2020-CE-PJ, que aprueba la Directiva
"Disposiciones para el desarrollo de documentos normativos en el Poder Judicial".
3.9. Resolución Administrativa N.° 321-2021-CE-PJ, que aprueba el Reglamento - ROF
3.10. de la Corte Suprema de Justicia de la República y Órganos de Gobierno y Control
Nacionales.
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3.11. Resolución Directoral N.° 0014-2021-EF/54.01, que aprueba la Directiva N.° 00052021-EF/54.01 - Directiva para la Programación Multianual de Bienes, Servicios y
Obras.
3.12. Resolución Directoral N.° 0023-2022-EF/50.01, que aprueba la Directiva N.° 00052022-EF/50.01, Directiva para la Ejecución Presupuestaria.
4. DEFINICIONES
4.1. Área Usuaria: Unidad de organización o funcional responsable de elaborar el
requerimiento de los bienes o servicios previstos en el Cuadro Multianual de
Necesidades; así como, de otorgar la conformidad por la recepción satisfactoria de
los bienes adquiridos y por la efectiva prestación de los servicios contratados.
4.2. Consultoría: Servicios profesionales altamente calificados, tales como elaboración
de proyectos de Ley y/o normas reglamentarias, opinión sobre leyes y/o normas
reglamentarias especializadas, entre otros altamente calificados.
4.3. Cotización: Oferta que presenta el/la proveedor/a en una contratación menor o
igual a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias - UIT.
4.4. Cuadro Multianual de Necesidades: Producto final de la Programación Multianual
de Bienes, Servicios y Obras, el cual contiene la programación de las necesidades
priorizadas por el Poder Judicial por un periodo mínimo de tres (3) años fiscales,
para el cumplimiento de sus metas y objetivos.
4.5. Especificaciones Técnicas – EETT: Documento que se elabora para la
contratación de bienes, en el que se describe sus características técnicas y/o
requisitos funcionales. Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las
que se ejecutan las obligaciones.
4.6. Orden de Compra: Documento donde se detalla los bienes, equipos o suministros
a contratar, su cantidad, precio, condiciones de pago, garantía, fecha y lugar de
entrega.
4.7. Orden de Servicio: Documento donde se detalla los servicios contratados, el cual
puede precisar las horas hombre y materiales a utilizar, precio, condiciones de
pago, garantía, fecha y lugar donde se desarrollará el servicio y los entregables.
4.8. Requerimiento: Solicitud para la contratación de bienes y/o servicios formulada por
el área usuaria, comprende las EETT y/o TDR, según corresponda.
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4.9. Términos de Referencia - TDR: Documento que se elabora para la contratación
de servicios en general, servicios profesionales especializados y servicios
administrativos de consultoría, servicios profesionales y servicios técnicos, en el
que se describe las actividades del servicio, así como las características técnicas y
las condiciones para su ejecución.
5. RESPONSABLES
Son responsables del cumplimiento de la presente Directiva:
5.1. El/la Gerente/a de Administración y Finanzas de la Gerencia General
Es responsable de supervisar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en
la presente Directiva en el Poder Judicial; así como de aprobar las EETT y TDR,
que corresponda.
5.2. El/la jefe/a de la Unidad de Administración y Finanzas de la Oficina de
Coordinación de Proyectos, Gerente/a de Administración Distrital y Jefe/a de
la Oficina de Administración Distrital de las CSJ
Son responsables de implementar y cautelar el cumplimiento de las disposiciones
establecidas en la presente Directiva en sus respectivos ámbitos de competencia.
5.3. El/la Subgerente, Coordinador/a o responsable de Logística, de Tesorería y de
Contabilidad en las unidades ejecutoras del Poder Judicial; así como los/las
directivos/as autorizados de las áreas usuarias
Son responsables de aplicar las disposiciones establecidas en la presente Directiva
en sus respectivos ámbitos de competencia.
6. DISPOSICIONES GENERALES
6.1
La contratación de bienes y servicios por montos menores o iguales a ocho (8) UIT,
se realizan conforme a las disposiciones de la presente Directiva. Cuando se hace
referencia a UIT, los importes a utilizar serán los vigentes al momento de la
transacción.
6.2
La contratación de bienes y servicios por montos menores o iguales a ocho (8) UIT,
no debe ser utilizada para evadir la aplicación de la Ley de Contrataciones del
Estado, ya sea reduciendo intencionalmente la cantidad y/o monto de la
contratación con el fin de enmarcarla en dicho supuesto de exclusión, y evitar
realizar el procedimiento de selección que corresponda.
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La contratación de bienes y servicios por montos menores o iguales a ocho (8) UIT,
requiere que el/la proveedor/a cuente con inscripción vigente en el Registro
Nacional de Proveedores, en el registro que corresponda, salvo en aquellas
contrataciones por montos iguales o menores a una (1) UIT.
7. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.1. FORMULACIÓN DEL REQUERIMIENTO
Los requerimientos deben ser formulados por el área usuaria, de acuerdo con las
consideraciones siguientes:
a.
Solicitar la inclusión de la necesidad en el Cuadro Multianual de Necesidades
como lo dispone la Directiva N.º 0005-2021-EF/54.01 - Directiva para la
Programación Multianual de Bienes, Servicios y Obras, aprobado por
Resolución Directoral N.º 0014-2021-EF/54.01 y, formular el requerimiento
considerando las exigencias previstas en las leyes, reglamentos técnicos,
normas metrológicas y/o sanitarias y cualquier otra norma que regulen el objeto
de la contratación con carácter obligatorio.
b.
Coordinar con el/la Subgerente de Logística, Coordinador/a de Logística, o
quien ejecute sus procesos, para determinar si su necesidad se encuentra
definida en una ficha de homologación, en el listado de bienes y servicios
comunes, o en el Catálogo Electrónico de Acuerdos Marco. En dicho caso, el
requerimiento recoge las características técnicas ya definidas.
c.
Definir con precisión objetiva las características técnicas y/o requisitos
funcionales relevantes de los bienes, incluido las cantidades, calidades y las
condiciones, bajo las que se ejecutan las obligaciones, según el modelo
contenido en el Anexo 01 - EETT de Bienes y Suministros.
d.
Definir con precisión objetiva las actividades del servicio; así como, las
características técnicas y las condiciones para su ejecución, según los modelos
contenidos en los Anexo 02 - TDR para Servicios en General, Anexo 03 - TDR
para Servicios Profesionales Especializados y Anexo 04 - TDR para Servicios
Administrativos de Consultoría, Servicios Profesionales o Servicios Técnicos.
e.
No debe hacerse referencia a marcas, nombres comerciales, patentes,
diseños, tipos particulares o fabricantes determinados, ni descripciones que
orienten a la contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico,
salvo que previamente el Poder Judicial haya aprobado un proceso de
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estandarización.
f.
Los requerimientos de licencias de software y/o equipos de cómputo deben
incluir el Informe Técnico que sustente la contratación, emitido por la Gerencia
de Informática, o quien ejecute sus procesos en las CSJ, formulado de acuerdo
a lo dispuesto en la Ley N.º 28612, Ley que norma el uso, adquisición y
adecuación del software en la Administración Pública, y su Reglamento,
aprobado mediante Decreto Supremo N.º 024-2006-PCM, y Resolución de
Secretaría de Gobierno Digital N.º 001-2019-PCM/SEGDI.
g.
Los
requerimientos
de
servicios
de
mantenimiento,
reparación,
acondicionamiento y/o servicios afines de los bienes inmuebles del Poder
Judicial, como reparación de baños, tanques, ductos, techos, cableado
eléctrico, tableros eléctricos y similares; tabiquerías, cambio de piso, techo,
pintura y similares, que incluye materiales como: parket, parketon, losetas,
porcelanato, drywall, zócalo, cables eléctricos, tubos, así como metrados o
medidas, diseño, planos y otros; deben estar sustentados en un informe de
diagnóstico que muestre el estado de las instalaciones a mantenerse,
repararse o acondicionarse, incluyendo tomas fotográficas, realizado por
personal técnico especializado (ingeniero civil, arquitecto, sanitario, electricista
y similares).
En la Sede Central y las CSJ que constituyen unidades ejecutoras, deben
elaborar el diagnóstico y la elaboración de los TDR de dichos servicios, con
apoyo a los responsables técnicos especializados (informática, infraestructura,
mantenimiento y similares), y en caso de no contar con este apoyo, debe
solicitarse la contratación de un servicio profesional especializado (ingeniero
civil, sanitario, arquitecto, electricista y similares).
En las CSJ que no constituyen unidades ejecutoras para el diagnóstico y
elaboración de los TDR de los referidos servicios, debe solicitarse la
contratación de un servicio profesional especializado (ingeniero/a civil,
sanitario, arquitecto/a, electricista y similares).
h.
En los TDR de servicios de mantenimiento, reparación, acondicionamiento y/o
servicios afines, según la complejidad, se deberá considerar que el servicio sea
supervisado por un/a profesional especializado/a designado/a por la
Subgerencia de Logística, la Unidad de Administración y Finanzas de la Oficina
de Coordinación de Proyectos, la Gerencia de Administración Distrital u Oficina
de Administración Distrital, para asegurar el estricto cumplimiento de los TDR.
El/la referido/a profesional designado/a debe emitir un Informe Técnico del
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servicio de supervisión, previo a la emisión de la Conformidad.
En caso de no contar con profesional especializado/a, se debe solicitar su
contratación.
La supervisión de estos servicios será obligatoria cuando los montos de la
contratación superen las cuatro (4) UIT.
i.
Excepcionalmente, se puede solicitar la contratación directa de una persona
natural para prestar servicios profesionales especializados, para lo cual deberá
utilizarse el Anexo 03 - TDR para Servicios Profesional Especializado, el
nombre completo de la persona natural a contratarse, su formación académica,
experiencia, especialización y el monto, debiendo acompañarse al
requerimiento su Hoja de Vida o Currículo Vitae documentado. TDR debe estar
firmado en cada hoja por el responsable del área usuaria.
j.
En las EETT y TDR, debe establecerse las penalidades a aplicarse al
proveedor/a ante el incumplimiento injustificado de sus obligaciones, las que
deben ser objetivas, razonables y congruentes.
k.
En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto de la
orden de compra u orden de servicio, se aplica automáticamente una penalidad
por mora por cada día del retraso, calculado de acuerdo a la siguiente fórmula:
Penalidad Diaria = 0.10 x Monto
F x Plazo en días
Donde F tendrá los siguientes valores:
 Plazos menores o iguales a 60 días: F= 0.40
 Plazos mayores a 60 días: F= 0.25
Tanto el monto como el plazo se refieren según corresponda, a la orden de
compra u orden de servicio, o en caso éste involucre obligaciones de ejecución
periódica, a la prestación parcial que fuera materia del retraso.
l.
Se puede prever la aplicación de otras penalidades distintas a la penalidad por
mora. Para estos efectos, se debe incluir en las EETT o TDR los supuestos de
aplicación de penalidad, distintas al retraso o mora, y la forma de cálculo de la
penalidad para cada supuesto.
m. La penalidad por mora y otras penalidades pueden alcanzar cada una un
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monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto de la orden de
compra u orden de servicio.
n.
Establecer en las EETT o TDR las causales de resolución de la orden de
compra u orden de servicio, así como el procedimiento de resolución, de
acuerdo con lo dispuesto en la presente Directiva.
o.
Los Anexos 01 - EETT de Bienes y Suministros, 02 - TDR para Servicios en
General, 03 - TDR para Servicios Profesional Especializados y 04 - TDR para
Servicios Administrativos de Consultoría, Servicio Profesional o Servicio
Técnico, deberán ser suscritos por el directivo autorizado del área usuaria,
según el bien o servicio a requerir, salvo que se haya contratado servicios
profesionales especializados para su elaboración, en cuyo caso, deben ser
suscritos por los/las profesionales especializados que los elaboraron.
7.2. PRESENTACIÓN DEL REQUERIMIENTO
Los requerimientos deben ser presentados por el área usuaria, de acuerdo con las
consideraciones siguientes:
a.
Comunicación escrita dirigida a la Gerencia de Administración y Finanzas, la
Unidad de Administración y Finanzas de la Oficina de Coordinación de
Proyectos, la Gerencia de Administración Distrital u Oficina de Administración
Distrital en las CSJ, a través del Sistema de Gestión Documental - SGD, con
una anticipación no menor a diez (10) días hábiles, suscrita por el directivo
autorizado.
b.
Adjuntar las EETT y/o TDR, formulados según los Anexos 01, 02, 03 y 04 de la
presente Directiva.
7.3. EVALUACION Y ATENCION DEL REQUERIMIENTO
a.
La Gerencia de Administración y Finanzas, la Unidad de Administración y
Finanzas de la Oficina de Coordinación de Proyectos, la Gerencia de
Administración Distrital u Oficina de Administración Distrital en las CSJ, dispone
mediante Hoja de Envío, que el/la Subgerente de Logística, Coordinador/a de
Logística, o quien ejecute sus procesos, revise las EETT o TDR, verificando si
están formulados según los Anexos de la presente Directiva.
Sí las especificaciones técnicas de los bienes y actividades de los servicios
están claramente especificadas; así como el trámite de la inclusión de la
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necesidad en el Cuadro Multianual de Necesidades, para lo cual el área
usuaria debe presentar el Anexo 05 de la Directiva N.° 0005-2021-EF/54.01 Directiva para la Programación Multianual de Bienes, Servicios y Obras,
aprobado por Resolución Directoral N.° 0014-2021-EF/54.01, a efectos de
gestionar la modificación correspondiente, que es requisito para tramitar los
requerimientos de bienes o servicios.
b.
En caso que las EETT o TDR presenten observaciones, el/la Subgerente de
Logística, Coordinador/a de Logística, o quien ejecute sus procesos, lo
devuelve al área usuaria, y le presta el apoyo necesario para levantar las
observaciones, dentro del plazo máximo de dos (2) días hábiles.
c.
Si el/la Subgerente de Logística, Coordinador/a de Logística, o quien ejecute
sus procesos, encuentra conforme las EETT y/o TDR, recaba la aprobación de la
Gerencia de Administración y Finanzas, la Unidad de Administración y
Finanzas de la Oficina de Coordinación de Proyectos, la Gerencia de
Administración Distrital u Oficina de Administración Distrital en las CSJ, según
corresponda, para derivar el requerimiento en el día al Coordinador/a de
Bienes, Coordinador/a de Servicios o Coordinador/a de Logística, o quien
ejecute sus procesos para el trámite respectivo.
d.
El/La Subgerente de Logística, Coordinador/a de Logística, o quien ejecute sus
procesos, consolida los requerimientos que se refieran al mismo objeto, a
efectos de contratar a mejores precios.
7.4. SOLICITUD DE COTIZACIONES
a.
El/La Coordinador/a de Bienes, Coordinador/a de Servicios o Coordinador/a de
Logística, o quien ejecute sus procesos, encargará a los/las Analistas, solicitar
las cotizaciones correspondientes.
b.
El/la Analista en el plazo máximo de un (1) día hábil, invitará a cotizar, a través
del Sistema SIGA-PJ y posteriormente a través del Sistema para las
contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a 8UIT, a los/las
proveedores/as que cumplan los requisitos siguientes:

Ser persona natural o jurídica, cuya actividad económica guarden relación
con el objeto de la contratación.

Estar inscrito y vigente en el Registro Nacional de Proveedores, excepto
para prestaciones menores a una (1) UIT.
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
c.
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No estar inhabilitado o suspendido para contratar con el Estado, lo cual se
deberá verificar en la página web del OSCE, según las normas vigentes de
la materia.
Las invitaciones deberán estar acompañadas de las EETT o TDR y los Anexos
05 - Formato de Cotización y Declaración Jurada del Proveedor y 06 Declaración Jurada Antisoborno, y precisar la fecha y hora que vence el plazo
para que los/las proveedores/as remitan sus cotizaciones al correo que se le
indique.
7.5. EVALUACIÓN DE LAS COTIZACIONES
a.
El/La Coordinador/a de Bienes, Coordinador/a de Servicios o Coordinador/a de
Logística, o quien ejecute sus procesos, abre los correos remitidos por los/las
proveedores/as, únicamente después del vencimiento del plazo para presentar
las cotizaciones en una misma fecha y hora, y lo derivará al Analista.
b.
La cantidad de cotizaciones válidas que se requiere por cada contratación, son
las siguientes:



Para montos hasta una (1) UIT, una (1) sola cotización.
Para montos mayores de una (1) hasta cuatro (4) UIT, dos (2) cotizaciones
válidas como mínimo.
Para montos mayores de cuatro (4) hasta ocho (8) UIT, tres (3) cotizaciones
válidas como mínimo.
c.
En el caso de la contratación de servicios profesionales especializados y
servicios administrativos de consultoría, servicio profesional o servicio técnico de
personas naturales, se requiere solo que el Términos de Referencia - TDR
indique el nombre completo de la persona natural, las actividades a desarrollar,
el perfil y el monto a percibir, no se requiere propuesta económica ni cuadro
comparativo.
d.
En el caso de los bienes, servicios en general y servicios profesionales
especializados, se puede solicitar al área usuaria o área técnica y/o profesional
especializado, la validación sobre el cumplimiento de aspectos técnicos
complejos del requerimiento, mediante correo electrónico, debiendo ser
atendidas por el área usuaria en un plazo máximo de dos (02) días hábiles de
habérsele solicitado.
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e.
Con las cotizaciones válidas se procede a elaborar el Cuadro Comparativo en el
entorno SIGA-PJ, donde se registra las especificaciones técnicas de los bienes y
actividades a desarrollar de los servicios, el plazo, garantía y precio, entre otros,
presentados por cada proveedor/a, determinándose el valor de la contratación y
el/la proveedor/a seleccionado/a, señalando las razones que sustentan su
elección.
f.
El Cuadro Comparativo es firmado por el/la analista, el/la Coordinador/a de
Bienes y/o Coordinador/a de Servicios y por el/la Subgerente/a de Logística,
Coordinador/a de Logística o quien ejecute sus procesos.
g.
En caso, se determine que las contrataciones de bienes y servicios supera las
ocho (8) UIT, se debe remitir al Subgerente/a de Logística, Coordinador/a de
Logística, o quien ejecute sus procesos, para ser derivado al Coordinador/a de
Procesos o quien haga sus veces, para que solicite su inclusión en el Cuadro
Multianual de Necesidades, en el Plan Anual de Contrataciones para efectuarse
las adquisiciones mediante procedimiento de selección.
7.6. EMISION DE LA CERTIFICACIÓN DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO
a.
Una vez determinado el valor de la contratación, el/la Coordinador/a de Bienes,
Coordinador/a de Servicios, Coordinador/a de Presupuesto, o quien ejecute sus
procesos, solicita el Certificado de Crédito Presupuestario al Coordinador/a de
Programación de la Subgerencia de Logística, o quien ejecute dichos procesos
en las CSJ.
b.
El/La Coordinador/a de Programación de la Subgerencia de Logística, o quien
ejecute sus procesos en las CSJ, tramita ante la Subgerencia de Presupuesto o
Coordinador/a de Presupuesto, la emisión del Certificado de Crédito
Presupuestario.
7.7. EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO
a.
Obtenido el Certificado de Crédito Presupuestario, se procede a emitir la orden
de compra u orden de servicio, con la información contenida en el requerimiento
en las EETT o TDR y en la cotización de el/la proveedor/ha seleccionado/a.
b.
La orden de compra u orden de servicio debe ser registrada en el aplicativo
SIAF- SP y SIGA-PJ, para el compromiso y registro mensual.
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La orden de compra u orden de servicio debe ser visada por el/la Analista y
firmada por los siguientes responsables:
Responsables
Coordinador/a de Bienes o Servicios y el
Subgerente/a de Logística
Ámbito de competencia
Gerencia General
Coordinador/a de Logística o quien ejecute sus
Oficina de Coordinación de Proyectos
procesos
Coordinador/a de Logística o quien ejecute
sus procesos y el/la Jefe/a de la Unidad
Administración y Finanzas
Responsable de Logística y el/la Jefe/a de la
Oficina de Administración Distrital
d.
CSJ que constituyen Unidades
Ejecutoras
CSJ que no constituyen Unidades
Ejecutoras
La orden de compra y la orden de servicio debe ser emitida en el siguiente
número de ejemplares:
1 contratista
e.
Cinco (5) originales
Spara las órdenes de
u
compra
s
c
r
i Tres (3) originales
t para lasórdenes de
a
servicio:
1 almacén
1 expediente
1 área usuaria
1 Subgerencia de Control Patrimonial (si son activos no
financieros).
1 contratista
1 expediente
1 área usuaria
la orden de compra o la orden de servicio, el/la Analista la notifica al
proveedor/a mediante correo electrónico institucional en el plazo máximo de un
(1) día hábil de suscrita; debiendo recabar la confirmación de la fecha de
recepción por parte de el/la proveedor/a, a fin de determinar el inicio de la
prestación. El cargo se debe adjuntar al expediente.
En la misma fecha, debe notificar al área usuaria y/o área técnica o profesional
para que efectúen la Supervisión, de acuerdo con las EETT o TDR.
f.
El/La Subgerente/a de Logística, Coordinador/a de Logística, o quien ejecute sus
procesos, registra y publica en el SEACE y la página web institucional, todas las
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órdenes de compra u órdenes de servicio emitidos durante el mes, en un plazo
máximo de cinco (05) días hábiles del mes siguiente de su emisión.
7.8. EJECUCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO
7.8.1. INICIO DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
a. El plazo de ejecución contractual se inicia a partir del día siguiente de
notificada la orden de compra u orden de servicio o del cumplimiento de
alguna condición previa prevista en las EETT o TDR para el inicio de la
prestación, según corresponda.
b.
La verificación técnica de las prestaciones contratadas corresponde al
área usuaria.
c.
La entrega del bien o prestación del servicio se efectúa dentro del plazo
establecido.
7.8.2. AMPLIACIÓN DE PLAZO
a. El/La proveedor/a puede solicitar la ampliación de plazo por caso fortuito
o fuerza mayor o causas no imputables al proveedor/a, debidamente
sustentada con los medios probatorios respectivos.
b.
La ampliación de plazo es solicitada al Subgerente/a de Logística,
Coordinador/a de Logística, o quien ejecute sus procesos, una vez
evidenciado el hecho que origina el atraso o paralización que imposibilita
realizar la correcta ejecución de la prestación.
c.
El/La Subgerente de Logística, Coordinador/a de Logística, o quien
ejecute sus procesos, se pronuncia sobre la ampliación de plazo
mediante documento que es notificado al proveedor/a mediante correo
electrónico, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles de recibida la
comunicación.
7.8.3. APLICACIÓN DE PENALIDADES
Identificada alguna penalidad, el área usuaria debe informar directamente al
Subgerente/a de Logística, Coordinador/a de Logística, o quien ejecute sus
procesos, señalando los días de retraso en la ejecución de las prestaciones
para la aplicación de la penalidad por mora, así como la configuración de los
otros supuestos de incumplimiento de la prestación para la aplicación de otras
penalidades distintas a la mora.
7.9. RESOLUCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO
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a.
La orden de compra u orden de servicio puede ser resuelta por las causales
siguientes:
 Por incumplimiento injustificado de las obligaciones contractuales, pese a
que haya sido requerido su cumplimiento.
 Por acumulación del monto máximo de las penalidades indicadas en las
EETT o TDR.
 Por caso fortuito y/o fuerza mayor.
 Por mutuo acuerdo entre las partes.
b.
En el caso de la causal de incumplimiento de obligaciones contractuales, al
Subgerente/a de Logística, Coordinador/a de Logística, o quien ejecute sus
procesos, debe requerir al proveedor/a, mediante carta simple, el cumplimiento
de sus obligaciones contractuales, otorgándole un plazo no mayor de dos (02)
días hábiles, bajo apercibimiento de resolver la orden por incumplimiento.
c.
En todas las causales de resolución, el/la Subgerente/a de Logística,
Coordinador/a de Logística o quien ejecute sus procesos, procede a elaborar un
informe técnico sobre la resolución y solicita a la Oficina de Asesoría Legal, o
quien haga sus veces, emita opinión legal y elabore el proyecto de carta para la
resolución de la orden de compra u orden de servicio, que es suscrita por la
Gerencia de Administración y Finanzas o la Gerencia de Administración Distrital
o Jefatura de Administración Distrital, según corresponda, y es notificada al
proveedor/a mediante correo electrónico.
7.10. RECEPCIÓN Y CONFORMIDAD DE BIENES Y SERVICIOS
a.
El/La responsable del Almacén procede a recibir los bienes, de acuerdo a lo
señalado en la orden de compra, verificando las especificaciones técnicas y la
cantidad de los bienes, así como efectuando las pruebas que fueran necesarias,
de ser el caso; y firma en señal de conformidad el recuadro de la orden de
compra.
b.
En el caso de bienes especializados, el/la responsable del Almacén requiere al
área técnica (Informática, Recursos Humanos, Comunicaciones) y área usuaria
el informe de cumplimiento de las EETT. Recibida la conformidad se formaliza la
recepción firmando en señal de conformidad el recuadro de la orden de compra.
c.
En el caso de servicios de mantenimiento, reparación, acondicionamiento y/o
servicios afines, el/la Supervisor/a, verifica las características técnicas de los
materiales que se indican en los TDR, los cuales deben guardar relación con las
guías de remisión o facturas y/o boletas de venta. En estos servicios debe
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requerirse al proveedor/a que acompañe a su comunicación mediante carta de la
culminación del servicio, adjuntando las fotografías del trabajo realizado, para
mostrarse el local antes de efectuarse el acondicionamiento o mantenimiento
(diagnostico) y el después de los trabajos realizados.
d.
La conformidad de la entrega del bien o de la prestación del servicio se emite en
un plazo máximo de tres (03) días calendario de producida la recepción, según
el Anexo 07 - Conformidad de la presente Directiva.
e.
En el caso de observaciones a los bienes o servicios al Subgerente/a de
Logística, Coordinador/a de Logística o quien ejecute sus procesos, le otorga al
proveedor/a un plazo no menor de dos (02) ni mayor cuatro (04) días, según la
complejidad, para la subsanación correspondiente, plazo que no está sujeto a la
aplicación de penalidades.
f.
El/La Subgerente de Logística, Coordinador/a de Logística, o quien ejecute sus
procesos, recibida la conformidad solicita al proveedor/a su factura, y procede a
organizar el expediente de pago.
7.11. PAGO DE LA PRESTACION
a. El expediente de pago debe contar con los documentos siguientes:
N. °
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Documento
Requerimiento de las contrataciones, incluyendo las EETT o TDR. En el
caso de servicios de mantenimiento reparación o acondicionamiento, el
informe del diagnóstico que muestre el estado de las instalaciones a
mantenerse, repararse o acondicionarse, incluyendo tomas fotográficas.
Reportes del SIGA del correo institucional que formuló la invitación
Cotizaciones y declaraciones juradas remitidos por los/las proveedores/as
Cuadro Comparativo
Certificado de Crédito Presupuestario
Guía de Remisión (indicando la fecha de recepción, el detalle debe ser
igual que la orden de compra, firmado por el responsable del Almacén)
Documento de penalidad, de ser el caso
Orden de compra u orden de servicio
Carta del proveedor de conclusión del servicio, acompañado de
fotografías del trabajo realizado
Informe Técnico del Supervisor (mantenimiento, reparación y/o
acondicionamiento)
Conformidad del área usuaria sobre bienes o servicios en general
Conformidad del área usuaria sobre los servicios profesionales
especializados y los servicios administrativos de consultoría, servicio
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N. °
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Documento
profesional o servicio técnico de personas naturales, adjuntando copia del
Entregable.
Ficha RUC de el/la proveedor/a y RNP (de ser el caso)
Factura o Recibo por Honorarios Profesionales, físico o electrónico,
emitido por el proveedor
b. El expediente de pago es escaneado de modo secuencial y remitido al
Subgerente/a de Contabilidad, Coordinador/a de Contabilidad o quien ejecute sus
procesos, a través del Sistema de Gestión Documentario - SGD, para la fase del
devengado.
c. El/La Subgerente/a de Logística, Coordinador/a de Logística, o quien ejecute sus
procesos, debe custodiar y archivar los documentos originales. Si remite los
documentos originales debe custodiar una copia en sus archivos.
d. El/La Subgerente/a de Contabilidad o Coordinador/a de Contabilidad, o quien
ejecute sus procesos, procede con la fase del devengado, y el/la Subgerente/a de
Tesorería o Coordinador/a de Tesorería, o quien ejecute sus procesos, con la
fase del giro.
e. El pago debe realizarse dentro de los diez (10) días calendario siguientes de
otorgada la conformidad de los bienes o servicios, siempre que se verifiquen las
condiciones establecidas en la orden de compra u orden de servicios para ello.
7.12. MECANISMOS DE CONTROL
8.
a.
La Presidencia de las CSJ y la Gerencia de Administración y Finanzas, quedan
encargados de evaluar permanentemente la aplicación de la presente Directiva,
a efectos de proponer las mejoras que sean necesarias para optimizar la
contratación de bienes y servicios.
b.
La Gerencia de Administración y Finanzas puede visitar de manera inopinada las
CSJ a nivel nacional. En caso de detectar algún incumplimiento debe hacerlo de
conocimiento de la Presidencia de la CSJ, para que disponga las medidas
correctivas, informando del resultado a la Gerencia General.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
001
Fecha de
actualización
21/09/2020
Actualización
Creación del documento
Responsable/
Cargo
Rosmery Santos
Proceso
Gestión de
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Fecha de
actualización
Actualización
Responsable/
Cargo
Proceso
Magino /
Adquisiciones
Gerenta de
Administración y
Finanzas
Modificación de los numerales
5.4; 7.1.1. literales f) y g); 7.2
literal c); 7.3; 7.5 literal c); 7.7;
7.8 literales c) y d) y 7.11.
Rosmery Santos
Magino /
002
003
01/12/2020
03/08/2022
Inclusión del numeral 6.3 y
último párrafo del numeral 7.4
literal b).
Modificación de los Anexos 01
numeral 14; 02 numerales 2,
3.1, 3.2 y 13; y, 03 numeral 15.
Modificación de los numerales
5.4; 7.1.1. literales f) y g); 7.2
literal c); 7.3; 7.5 literal c); 7.7;
7.8 literales c) y d) y 7.11.
Inclusión
del numeral
6.3 y
último párrafo del
numeral 7.4 literal b).
Modificación de los Anexos 01
numeral 14;
02,
numerales 2, 3.1, 3.2 y 13;
y,03 numeral 15.
Gerenta de
Administración y
Finanzas
Gestión de
Adquisiciones
Rosmery Santos
Magino /
Gerenta de
Administración y
Finanzas
Gestión de
Adquisiciones
Rosmery Santos
004
22/05/2023
Modificación de denominación,
numerales 1, 2 ,4,5,6,7 y 9.
Actualización
de
base
normativa en numeral 3.
Magino /
Gerenta de
Administración y
Finanzas
Gestión de
Adquisiciones
9. ANEXOS
ANEXO 01 : Modelo de Especificaciones Técnicas de Bienes y/o Suministros
ANEXO 02 : Modelo de Términos de Referencia de Servicios en General
ANEXO 03 : Modelo de Términos de Referencia de Servicios Técnicos Especializados
ANEXO 04 : Modelo Términos de Referencia de Servicios Administrativos de
Consultoría, Servicio Profesional o Servicio Técnico
ANEXO 05 : Formato de Cotización y Declaración Jurada de el/la Proveedor/a
ANEXO 06 : Declaración Jurada Antisoborno
ANEXO 07 : Conformidad
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ANEXO 01
MODELO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS DE BIENES Y/O SUMINISTROS
1.
AREA SOLICITANTE
Determinar de manera clara y precisa la dependencia que realiza el requerimiento de bienes de
acuerdo con la necesidad.
Ejemplo: Subgerencia de Producción y Administración de Plataforma de la Gerencia de Informática.
2.
OBJETO DE LA CONTRATACION
Indicar el bien y/o suministro a ser contratado
Ejemplo: Adquisición de Duplicadora.
3.
FINALIDAD PÚBLICA
Debe indicarse cuál es el fin y/o beneficio de la presente contratación, se debe precisar el motivo por
el cual se requiere adquirir los bienes y/o suministros para satisfacer la necesidad que redundara en
beneficio del interés público.
Ejemplo: La presente contratación busca contar con equipos que permitan mejorar el procesamiento
de la información de las diversas áreas de la Institución, permitiendo una mejor y oportuna atención a
los administrados.
4.
CARACTERISTICAS TECNICAS
Deberá describir de forma detallada las características y condiciones mínimas, de acuerdo con la
naturaleza de los bienes a ser contratados, precisando la cantidad exacta. En caso se prevea el
suministro de bienes, se debe indicar la cantidad de bienes por cada entrega.
Ejemplo:
Ítem
Características Técnicas
(*)
01
DUPLICADORA:
Configuración: Sobremesa
Velocidad de impresión: 60 - 135 hojas por minuto
Dimensiones:
Configuración con cabinet (cristal de exposición): 1.420 x
730 x 608 mm
Configuración con cabinet (ADF): 1.420 x 730 x 801 mm
Peso: Unidad principal: 104,5 kg
Con ADF: 113,5 kg
Fuente de energía: 220 - 240 V, 50/60 Hz
Ciclo de servicio: 600.000 impresiones/mes
Tipo de original: Hoja, Libro Tamaño del original: Tapa
Unidadde
Medida
UNIDAD
Cant.
3
Imagen Referencial
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del cristal de exposición: Máximo (297 x 432 mm) ADF:
Mínimo (148 x 210 mm), Máximo (297 x 432 mm) Mínimo
(148 x 210 mm), Máximo (297 x 432 mm)
5.
REGLAMENTOS TECNICOS, NORMAS METROLOGICAS Y/O SANITARIAS (De
corresponder)
Señalar los reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales que resulten
aplicables, de acuerdo a las características y objeto de la contratación
6.
REQUISITOS DE EL/LA PROVEEDOR/A
Años de experiencia en el mercado en el rubro del bien a adquirir y en caso de que la contratación
demande otras prestaciones que requieran de personal se debe detallar la cantidad mínima de
personal y el perfil de los mismos.
7.
PLAZO DE ENTREGA
Indicar el plazo para la entrega del bien a contratarse, el cual será computado en días calendarios a
partir del día siguiente de recibida la Orden de Compra. Deberá indicar si es una sola entrega o
entregas parciales a través de un cronograma. Ejemplo:
El plazo de entrega es de quince (15) días calendario, computados a partir del día siguiente de
recibida la Orden de Compra.
8.
CRONOGRAMA DE ENTREGA (de corresponder)
1era Entrega: indicar fecha o plazo
2da Entrega: indicar fecha o plazo
9.
GARANTIA COMERCIAL
El/La proveedor/a debe consignar un tiempo de garantía comercial y/o de fábrica (meses o años), por
el bien a adquirir. Ejemplo:
Un (01) año como mínimo, contados a partir del día siguiente de la recepción y conformidad del bien.
10. LUGAR DE ENTREGA – RECEPCION
Dirección exacta del Almacén donde se entregarán los bienes. Ejemplo:
Almacén Central, ubicado en el Sótano del Palacio de Justicia, en la Av. Paseo de la República s/n
Lima.
11. REPOSICION DE BIEN DEFECTUOSO (Obligatorio)
El cambio del bien por defectos de fábrica debe indicar el plazo.
Ejemplo:
La reposición por defectos de fábrica deberá efectuarse en un plazo no mayor a dos (02) días
calendario, a partir del día siguiente de notificado el hecho.
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12. RECEPCION Y CONFORMIDAD
La recepción es responsabilidad del Almacén, quien deberá firmar la Guía de Remisión y la Orden de
Compra previa conformidad del área usuaria. Ejemplo:
La recepción de los bienes estará a cargo del responsable de la Oficina de Almacén, previa
conformidad de la Subgerencia de Producción y Administración de Plataforma de la Gerencia de
Informática o el que haga sus veces.
13. FORMA DE PAGO:
El pago se realizará en moneda nacional, una vez recibido el bien o suministro por el responsable de
Almacén, previa conformidad del área usuaria y la presentación del comprobante de pago (Facturas).
Otra forma de pago puede ser:
0.0% (…. por ciento) a la conformidad de la 1era entrega
0.0% (…. por ciento) a la conformidad de la 2da entrega
14. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA
El/La proveedor/a es responsable por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los bienes
ofertados, por un plazo no menor de un (01) año, contado a partir de la conformidad otorgada.
15. PENALIDADES
En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto de la Orden de Compra, se
aplica automáticamente una penalidad por mora por cada día del retraso, calculado de acuerdo a la
siguiente fórmula:
Penalidad Diaria = 0.10 x Monto
F x Plazo en días
Donde F tendrá los siguientes valores:

Plazos menores o iguales a 60 días: F= 0.40

Plazos mayores a 60 días: F= 0.25
Tanto el monto como el plazo, se refieren según corresponda, a la Orden, o en caso éste involucre
obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera materia del retraso.
16. OTRO TIPO DE PENALIDADES
El Área Usuaria puede prever la aplicación de otras penalidades distintas a la penalidad por mora.
Para estos efectos deben incluir los supuestos de aplicación de penalidad, distintas al retraso o mora
y la forma de cálculo de la penalidad para cada supuesto.
17. RESOLUCION CONTRACTUAL
Establecer las causales de resolución de la Orden, así como el procedimiento del mismo, de acuerdo
con lo dispuesto en el numeral 7.9 de la presente Directiva.
18. SOLUCION DE CONTROVERSIAS
Todos los conflictos que se deriven de la ejecución e interpretación de la presente contratación, son
resueltos mediante trato directo, conciliación y/o acción judicial.
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[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE DEL AREA USUARIA
ANEXO 02
MODELO DE TERMINOS DE REFERENCIA DE SERVICIOS EN GENERAL
1.
AREA SOLICITANTE
Indicar el nombre de la dependencia que realiza el requerimiento.
Ejemplo: Subgerencia de Logística.
2.
OBJETO DE LA CONTRATACION
Indicar el servicio a ser contratado.
Ejemplo: "SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE PISOS Y ZOCALOS DE MADERA E INSTALACION
DE PISO PARQUETON"
3.
FINALIDAD PUBLICA
Debe indicarse cuál es el fin y/o beneficio público de cada uno de los servicios requeridos, se debe
precisar el motivo por el cual se requiere contratar el servicio para satisfacer la necesidad del Área
Usuaria que redundará en beneficio del interés público.
Ejemplo:
“Contar con ambientes de trabajo en condiciones óptimas, a fin de garantizar la comodidad y
seguridad de los/las trabajadores/as durante su permanencia en las oficinas y permitir el normal
desarrollo de sus actividades, en cumplimiento de los Acuerdos del Comité de Seguridad y Salud en
el Trabajo.”
4.
DESCRIPCION DEL SERVICIO:
Actividades y procedimientos
•
El servicio contempla la ejecución de todas las actividades descritas en el presente
documento, las que incluyen el procedimiento, materiales, equipos a ser utilizados y las
medidas de control.
•
El/La proveedor/a deberá tener en cuenta el siguiente orden de jerarquía: planos,
actividades y procedimientos a ejecutar.
•
Durante la ejecución del servicio, el/la proveedor/a deberá tener cuidado de no dañar la
infraestructura existente. Si ello ocurriese deberá reponer o subsanar con materiales y/o
acabados de características iguales o superiores a las existentes.
•
Asimismo, los/las proveedores/as invitados/as a cotizar, podrán efectuar una visita de
inspección y constatación del ambiente a intervenir, previa coordinación con el Área de
mantenimiento o Coordinador/a de Logística o el que haga sus veces.
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4.1. Características de los materiales
Describir en forma clara y detallada los materiales que van a utilizar en el mantenimiento de los
pisos y zócalos de madera e instalación de piso, como ejemplo las características del
parquetón.
Con respecto al servicio a todo costo, No garantiza la calidad y cantidad de los materiales, por
ello, esta modalidad no se utilizará. La cotización del servicio debe describir el costo de los
materiales, mano de obra, transporte, gastos generales, utilidad e impuesto (IGV).
4.2. Medidas de Seguridad
El/la proveedor/a adoptará todas las medidas de seguridad necesarias para evitar accidentes a
su personal y/o terceros, o daños a la misma infraestructura de la sede, cumpliendo con todas
las disposiciones vigentes con las Normas Básicas de Prevención de Accidentes y con el
Reglamento Nacional de Edificaciones, específicamente lo contenido a la NORMA G.050, sin
perjuicio de ello el/la proveedor/a deberá tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
•
Equipo y herramientas
Todo el equipo, maquinaria, cables, etc., deberá estar en perfecto estado de conservación,
sin deterioro o fallas que puedan poner en peligro la seguridad del personal que ejecutará
el servicio.
•
Delimitación del área de trabajo
El área de trabajo debe estar correctamente delimitada y señalizada, designando las áreas
de circulación, áreas seguras y áreas de riesgo.
De otro lado, con la finalidad de preservar el normal funcionamiento de las actividades
jurisdiccionales, el/la proveedor/a deberá considerar la instalación de cortinas de plástico o
mallas tipo “Rasch” que cubra el perímetro del área a intervenir y evitar la dispersión del
polvo. Así mismo, si los trabajos involucran la zona de ingreso a la sede se deberán
instalar coberturas especiales resistentes a impactos y circulaciones que conduzca a una
zona segura.
•
Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo - SCTR
Así mismo, el/la proveedor/a deberá contar al inicio del plazo contractual con el (SCTR)
para todo su personal, que brinda protección a los trabajadores expuestos a actividades
de riesgo determinadas en la Ley N.° 26790.
•
Equipo de Protección Personal (EPP)
Todo trabajador/a de el/la proveedor/a, así como el personal o autoridad que visite el local,
que requiera ingresar a la zona de trabajo deberá contar con su EPP.
El EPP, consiste en la utilización de implementos básicos de seguridad que comprenden:
casco y zapatos de seguridad (de preferencia con punta de acero), chaleco, overol o
vestimenta con identificación del logo del proveedor, lentes, máscaras contra el polvo y
guantes de seguridad; así como “tapa oídos” en caso de trabajos de demolición o
actividades que produzcan gran ruido.
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REGLAMENTOS TECNICOS, NORMAS METROLOGICAS Y/O SANITARIAS (De
corresponder)
Señalar los reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales que resulten
aplicables, de acuerdo a las características y objeto de la contratación.
6.
REQUISITOS DE EL/LA PROVEEDOR/A
Años de experiencia en el mercado en el rubro del servicio a contratar y en caso que la contratación
demande otras prestaciones que requieran de personal se debe detallar la cantidad mínima de
personal y el perfil de los mismos.
7.
PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO
Indicar el plazo para la ejecución del servicio el cual será computado en días calendarios a partir del
día siguiente de recibida la Orden de Servicio. De corresponder señalar el cronograma de ejecución
del servicio.
Ejemplo: El plazo de ejecución es de quince (15) días calendario, computados a partir del día
siguiente de recibida la Orden de Servicio.
8.
LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Indicar la dirección exacta donde se prestará el servicio.
9.
ENTREGABLES
Detallar el número de entregables, el contenido de cada entregable, los plazos de presentación y
condiciones relevantes para cumplir con cada entregable.
10. SUPERVISIÓN DEL SERVICIO.
La Supervisión del servicio estará a cargo de un/a profesional (ingeniero/a civil, arquitecto/a o similar),
quien verificará los materiales y los trabajos realizados por el/la proveedor/a y emitirá un Informe
Técnico del Servicio, previo a la emisión de la Conformidad del Área Usuaria
11. CONFORMIDAD
La Conformidad del Servicio será emitido por el Área Usuaria, previa Informe Técnico del Servicio
emitida por el Supervisor, cuando corresponde.
12. FORMA DE PAGO
El pago se realizará en moneda nacional, en un plazo de diez (10) días calendario, previa
Conformidad del Área Usuaria.
13. RESPONSABILIDAD DE EL/LA PROVEEDOR/A
El/La proveedor/a es responsable por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos del servicio ofertado,
por un plazo no menor de un (01) año, contado a partir de la conformidad otorgada.
14. PENALIDADES
En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto de la Orden de Servicio, se
aplica automáticamente una penalidad por mora por cada día del retraso, calculado de acuerdo a la
siguiente fórmula:
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Penalidad Diaria = 0.10 x Monto
F x Plazo en días
Donde F tendrá los siguientes valores:

Plazos menores o iguales a 60 días: F= 0.40

Plazos mayores a 60 días: F= 0.25
Tanto el monto como el plazo, se refieren según corresponda, a la Orden, o en caso éste involucre
obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera materia del retraso.
15. OTRO TIPO DE PENALIDADES
El Área Usuaria puede prever la aplicación de otras penalidades distintas a la penalidad por mora.
Para estos efectos deben incluir los supuestos de aplicación de penalidad, distintas al retraso o mora
y la forma de cálculo de la penalidad para cada supuesto.
16. RESOLUCION CONTRACTUAL
Establecer las causales de resolución de la Orden, así como el procedimiento del mismo, de acuerdo
con lo dispuesto en el numeral 7.9 de la presente Directiva.
17. SOLUCION DE CONTROVERSIAS
Todos los conflictos que se deriven de la ejecución e interpretación de la presente contratación, son
resueltos mediante trato directo, conciliación y/o acción judicial.
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
FIRMA Y SELLO DE EL/LA RESPONSABLE DEL AREA USUARIA
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ANEXO 03
MODELO DE TERMINOS DE REFERENCIA DE
SERVICIOS PROFESIONALES ESPECIALIZADOS
1.
AREA SOLICITANTE
Indicar el nombre de la dependencia que realiza el requerimiento.
2.
OBJETIVO DE LA CONTRATACION
Indicar el servicio técnico especializado a ser contratado.
Ejemplo: “Servicio profesional especializado para evaluar la situación de los ambientes de la Mesa
de Partes de la CSJ y formular los Términos de Referencia para su acondicionamiento”.
3.
FINALIDAD PÚBLICA
Describir el interés público que se persigue satisfacer con la contratación
Ejemplo: “Contar con un profesional que detalle la situación actual de los ambientes de la Mesa de
Partes del 2do juzgado civil de la CSJ y elabore los TDR para su acondicionamiento, en el marco
del uso eficiente de los recursos públicos, lo que finalmente redundará en un mejor servicio a los
ciudadanos”.
4.
DESCRIPCION DEL SERVICIO
Previo a la descripción de las actividades, el/la profesional especializado/a debe elaborar el
informe
sobre el diagnóstico realizado en el local a intervenir, señalando el estado en que se encuentra
el local a ser acondicionado o efectuar el mantenimiento respectivo, mostrado con fotografías.
Con el resultado del diagnóstico, el/la profesional especializado/a, deberá elaborar las
características técnicas del Término de Referencia (TDR) para el servicio en mención, en el
cual se indiquen las actividades, magnitudes (metrados), y todo lo necesario para llevar a cabo
el servicio de mantenimiento y/o acondicionamiento y/o reparaciones, entre otros. Por ejemplo,
para el desarrollo de un servicio de mantenimiento de pisos de madera, se deberán indicar la
cantidad de elementos desmontados, cantidad y características de los nuevos listones de
madera a instalar, el proceso de instalación, de curado de la madera, lijado y acabado final
aplicado (barniz, laca, sellador, etc) entre otras características, precisando los costos de los
materiales, mano de obra, gastos generales, utilidad e IGV.
También precisar las obligaciones de incluir las exigencias previstas en leyes, reglamentos
técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias, y además normas que regulan el objeto de la
contratación con carácter obligatorio.
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Es conveniente utilizar un lenguaje preciso con verbos tales como: Elaborar, describir, definir,
analizar, redactar, presentar, supervisar, etc.
5.
PERFIL DE EL/LA PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Indicar el nombre completo de el/la Profesional Especializado/a requerido, el cual cumple con el
perfil para prestar el servicio, debiendo precisar las siguientes condiciones referidas a la
experiencia, especialización y capacitación:
6.
•
Formación Académica: Debe estar directamente relacionada con el objetivo de la contratación
y obedecer a criterios objetivos y razonables en función al servicio a prestar.
•
Experiencia: Se debe detallar la experiencia requerida ya sea en la actividad y/o en la
especialidad, así como el tiempo mínimo de dicha experiencia en número de años o meses,
cantidad mínima de servicios prestados. Mostrar experiencia con contratos u órdenes de
servicio, si fuera el caso.
•
Especialización: Se podrá exigir que el/la Profesional cuente con especialización y/o
capacitación relacionada al servicio objeto de la contratación. Deberá precisarse los temas
materia de especialización y/o capacitación, el tiempo mínimo de duración, entre otros.
PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Indicar el inicio del plazo de ejecución de las prestaciones, pudiendo ser a partir del día siguiente
de la recepción de la Orden de Servicio, precisando el plazo, 10, 20, 30 días (dentro del ejercicio
presupuestal), siempre y cuando el total no supere las 8 UIT al año.
7.
ENTREGABLES
Se deberá señalar el número o números de entregables, el contenido de cada entregable, los
plazos de presentación y, de ser el caso, señalar cantidades, calidad, características y/o
condiciones relevantes para cumplir con cada entregable.
Asimismo, se podrá indicar que el/la profesional, presente informes o documentos como parte de
los entregables, así como el medio en que serán presentados (físicamente o en medios
magnéticos CD, USB).
1.
2.
8.
1er entregable: Informe de las actividades realizadas de acuerdo
………..días calendario , contados a partir del día siguiente de
servicio
2do entregable: Informe de las actividades realizadas de acuerdo
………..días calendario , contados a partir del día siguiente de
servicio
CONFORMIDAD
al numeral 4, hasta los
notificada la orden de
al numeral 4, hasta los
notificada la orden de
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La conformidad del servicio será emitida por el/la responsable del área usuaria, precisando que
presentó el entregable dentro del plazo fijado o fuera de plazo para la aplicación de la penalidad,
adjuntando copia del o los entregables para el pago.
9.
FORMA DE PAGO
El pago se realizará en moneda nacional, en (1 o 2 …) armadas, previa presentación del
entregable y conformidad de servicio, de acuerdo al siguiente detalle:
1. 1er entregable (señalar monto)
2. 2do entregable (señalar monto)
10. RESPONSABILIDAD DE EL/LA PROVEEDOR/A
El/la proveedor/a es responsable por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos del servicio
ofertado, por un plazo no menor de un (01) año, contado a partir de la conformidad otorgada.
11. PENALIDADES
En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto de la Orden de Servicio,
se aplica automáticamente una penalidad por mora por cada día del retraso, calculado de acuerdo
a la siguiente fórmula:
Penalidad Diaria = 0.10 x Monto
F x Plazo en días
Donde F tendrá los siguientes valores:
 Plazos menores o iguales a 60 días: F= 0.40
 Plazos mayores a 60 días: F= 0.25
Tanto el monto como el plazo se refieren según corresponda, a la Orden, o en caso éste involucre
obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera materia del retraso.
12. OTRO TIPO DE PENALIDADES
El Área Usuaria puede prever la aplicación de otras penalidades distintas a la penalidad por mora.
Para estos efectos deben incluir los supuestos de aplicación de penalidad, distintas al retraso o
mora y la forma de cálculo de la penalidad para cada supuesto.
13. RESOLUCION CONTRACTUAL
Establecer las causales de resolución de la Orden, así como el procedimiento del mismo, de
acuerdo con lo dispuesto en el numeral 7.9 de la presente Directiva.
14. PROPIEDAD INTELECTUAL
Se deberá precisar que la Entidad tendrá todos los derechos de propiedad intelectual, incluidos,
sin limitación, las patentes, derechos de autor, nombres comerciales y marcas registradas
respecto a los productos o documentos y otros materiales que guarden una relación directa con la
ejecución del servicio o que se hubieren creado o producido como consecuencia o en el curso de
la ejecución del servicio.
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A solicitud de la Entidad, el/la proveedor/a tomará todas las medidas necesarias, y en general,
asistirá a la Entidad para obtener esos derechos.
15. PROTOCOLO SANITARIO COVID-19 (de corresponder)
En caso sea necesario que el/la proveedor realice alguna gestión en alguna Oficina del Poder
Judicial, deberá acogerse a los procedimientos y medidas de Seguridad y Salud en el trabajo
establecidas por la Entidad para la prevención contra el COVID-19.
Es obligatoria la utilización de implementos de seguridad según los lineamientos establecidos por
el MINSA y la Entidad cuando el servicio se realice en alguna de las instalaciones del Poder
Judicial.
16. SOLUCION DE CONTROVERSIAS
Todos los conflictos que se deriven de la ejecución e interpretación de la presente contratación,
son resueltos mediante trato directo, conciliación y/o acción judicial.
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
FIRMA Y SELLO (De el/la responsable del Área Usuaria)
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ANEXO 04
MODELO DE TERMINOS DE REFERENCIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE
CONSULTORIA, SERVICIO PROFESIONAL O SERVICIO TÉCNICO
g.
AREA SOLICITANTE
Indicar el nombre de la dependencia que realiza el requerimiento.
h.
OBJETIVO DE LA CONTRATACION
Indicar el Servicio de Consultoría, Profesional o Técnico a ser contratado.
Ejemplo: “Servicio Profesional para la Gerencia de Administración y Finanzas”.
i.
FINALIDAD PÚBLICA
Describir el interés público que se persigue satisfacer con la contratación.
Ejemplo: “Contribuir al logro de resultados de la Gerencia de Administración y Finanzas en el
desarrollo de sus actividades, así como de los sistemas administrativos a su cargo, lo que
contribuirá a una mejor atención a las áreas usuarias”.
j.
DESCRIPCION DEL SERVICIO
Describir en forma clara las actividades que debe realizar el/la Profesional, indicando con precisión
las acciones a desarrollar.
Es conveniente utilizar un lenguaje preciso con verbos tales como: Elaborar, describir, definir,
analizar, redactar, presentar, supervisar, etc., indicando cantidades de acciones a realizar,
considerando que son productos que van a entregar por cada entregable, y no son funciones a
desarrollar, y la contratación es temporal, como máximo hasta el monto de 08 UIT.
Ejemplo:
4.1
4.2
Revisar y actualizar la Directiva de contrataciones excluidas del ámbito de aplicación de la
Ley de Contrataciones del Estado, sujetos a supervisión del OSCE
Revisar y proponer los procedimientos de la Gerencia de Administración y Finanzas y
proponer su optimización
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4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
k.
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Emitir opinión aclarando y/o precisando 20 expedientes de contratación de bienes y
servicios
Revisar 07 Bases Administrativas de Contratación
Revisar 15 proyectos de informes (Logística, Contabilidad y Tesorería), resoluciones y otros
documentos elevados para la firma de la Gerencia de Administración y Finanzas
Elaborar 05 proyectos de informes de reconocimiento de Créditos Devengados.
Revisar 07 proyectos de resoluciones de baja de bienes.
PERFIL DE EL/LA CONSULTOR/A, PROFESIONAL O TÉCNICO
Indicar el nombre completo de el/la Profesional requerido, el cual cumple con el perfil para prestar
el servicio, debiendo precisar las siguientes condiciones referidas a la experiencia, especialización
y capacitación:
•
•
•
l.
Formación Académica: Debe estar directamente relacionada con el objetivo de la contratación
y obedecer a criterios objetivos y razonables en función al servicio a prestar.
Experiencia: Se debe detallar la experiencia requerida ya sea en la actividad y/o en la
especialidad, así como el tiempo mínimo de dicha experiencia en número de años o meses,
cantidad mínima de servicios prestados. Mostrar experiencia con contratos u órdenes de
servicio, si fuera el caso.
Especialización: Se podrá exigir que el/la Consultor/a, Profesional o Técnico/a, cuente con
especialización y/o capacitación relacionada al servicio objeto de la contratación. Deberá
precisarse los temas materia de especialización y/o capacitación, el tiempo mínimo de
duración, entre otros.
PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Indicar el inicio del plazo de ejecución de las prestaciones, pudiendo ser a partir del día siguiente
de la recepción de la Orden de Servicio, precisando el plazo, 30, 60, 90 días (dentro del ejercicio
presupuestal), siempre y cuando el total no supere las 08 UIT al año.
m. ENTREGABLES
Se deberá señalar el número de entregables, el contenido de cada entregable, los plazos de
presentación y, de ser el caso, señalar cantidades, calidad, características y/o condiciones
relevantes para cumplir con cada entregable.
Asimismo, se podrá indicar que el/la consultor/a, profesional o técnico, presente informes o
documentos como parte de los entregables, así como el medio en que serán presentados
(físicamente o en medios magnéticos CD, USB).
1er entregable: Informe de las actividades realizadas de acuerdo a los incisos 4.1, 4.2 y 4.3 del
numeral 4, hasta los ………..días calendario , contados a partir del día siguiente de
notificada la orden de servicio.
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2do entregable: Informe de las actividades realizadas de acuerdo a los incisos 4.4, 4.5, 04.6 y
4,7. del numeral 4, hasta los ………..días calendario , contados a partir del día siguiente de
notificada la orden de servicio
n.
CONFORMIDAD
La conformidad del servicio será emitida por el/la responsable del Área Usuaria, precisando que
presentó el entregable dentro del plazo fijado o fuera de plazo para la aplicación de la penalidad,
adjuntando copia del o los entregables para el pago.
o.
FORMA DE PAGO
El pago se realizará en moneda nacional, en (1 o 2 …) armadas, previa presentación del
entregable y conformidad de servicio, de acuerdo al siguiente detalle:
1. 1er entregable (señalar monto)
2. 2do entregable (señalar monto)
p.
RESPONSABILIDAD DE EL/LA PROVEEDOR/A
El/La proveedor/a es responsable por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos del servicio
ofertado, por un plazo no menor de un (01) año, contado a partir de la conformidad otorgada.
q.
PENALIDADES
En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto de la Orden de Servicio,
se aplica automáticamente una penalidad por mora por cada día del retraso, calculado de acuerdo
a la siguiente fórmula:
Penalidad Diaria = 0.10 x Monto
F x Plazo en días
Donde F tendrá los siguientes valores:
 Plazos menores o iguales a 60 días: F= 0.40
 Plazos mayores a 60 días: F= 0.25
Tanto el monto como el plazo, se refieren según corresponda, a la Orden, o en caso éste involucre
obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera materia del retraso.
r.
RESOLUCION CONTRACTUAL
Establecer las causales de resolución de la Orden, así como el procedimiento del mismo, de
acuerdo con lo dispuesto en el numeral 7.9 de la presente Directiva.
s.
PROPIEDAD INTELECTUAL
Se deberá precisar que la Entidad tendrá todos los derechos de propiedad intelectual, incluidos,
sin limitación, las patentes, derechos de autor, nombres comerciales y marcas registradas
respecto a los productos o documentos y otros materiales que guarden una relación directa con la
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ejecución del servicio o que se hubieren creado o producido como consecuencia o en el curso de
la ejecución del servicio.
A solicitud de la Entidad, el/la proveedor/a tomará todas las medidas necesarias, y en general,
asistirá a la Entidad para obtener esos derechos.
t.
PROTOCOLO SANITARIO COVID-19 (De corresponder)
En caso sea necesario que el/la proveedor/a realice alguna gestión en alguna Oficina del Poder
Judicial, deberá acogerse a los procedimientos y medidas de Seguridad y Salud en el trabajo
establecidas por la Entidad para la prevención contra el COVID-19.
Es obligatoria la utilización de implementos de seguridad según los lineamientos establecidos por
el MINSA y la Entidad cuando el servicio se realice en alguna de las instalaciones del Poder
Judicial.
u.
SOLUCION DE CONTROVERSIAS
Todos los conflictos que se deriven de la ejecución e interpretación de la presente contratación,
son resueltos mediante trato directo, conciliación y/o acción judicial.
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
FIRMA Y SELLO (De el/la responsable del Área Usuaria)
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ANEXO 05
FORMATO DE COTIZACION Y DECLARACION JURADA DE EL PROVEEDOR/A1
Señores
Subgerencia de Logística / Coordinación de Logística o quien haga sus veces
Poder Judicial
Presente. Referencia: SOLICTUD DE COTIZACION - DESCRIPCION DE LA PRESTACION
La siguiente información son datos del ofertante:
Nombre/Denominación o Razón Social:
DNI:
RUC:
Dirección de notificación:
Nombre de contacto:
Telf. Fijo/Móvil:
Código de Cuenta Interbancario (CCI):
Correo Electrónico:
Banco:
El ofertante al amparo al principio de presunción de veracidad, DECLARO BAJO
JURAMENTO lo siguiente:
1.
1
Soy responsable de la veracidad de los documentos e información que presento para la
presente contratación.
De cumplimiento de EE.TT o TDR / De no estar incurso en doble percepción / De no tener impedimento para contratar
con el Estado/ De no incurrir en actos de corrupción / De no tener conflicto de intereses
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2.
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Cumplir en todos los extremos con los términos de referencia o especificaciones técnicas,
según corresponda, que cuento con stock suficiente y a su libre disposición para atender
la contratación, y me someto a cualquier indagación posterior a la contratación que sea
necesaria.
3. No percibir ningún ingreso como remuneración (Institución Pública o Empresa del
Estado) y no me encuentro incurso dentro de la prohibición de la doble percepción e
incompatibilidad de ingresos, las únicas excepciones las constituyen la percepción de
ingresos por función docente efectiva y la percepción de dietas por participación en uno
(1) de los directorios de entidades o empresas estatales o en Tribunales Administrativos
o en otros órganos colegiados.
4. No tener impedimento de contratar con el Estado, conforme al artículo 11 de la Ley de
Contrataciones del Estado.
5. No tener inhabilitación vigente para prestar servicios al Estado en los casos de:
Inhabilitación vigente para prestar servicios al Estado, conforme al Registro Nacional de
Sanciones Contra Servidores Civiles - RNSSC, Inhabilitación Administrativa ni judicial
vigente con el Estado, Impedimento para ser postor o contratista, expresamente previstos
por las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia, e Inhabilitación o sanción
del colegio profesional de ser el caso.
6. No encontrarme en una situación de conflicto de intereses de índole económica, política,
familiar o de otra naturaleza que puedan afectar la contratación.
7. No tener antecedentes policiales, penales o judiciales por delitos dolosos.
8. No haber incurrido y me obligo a no incurrir en actos de corrupción, así como respetar el
principio de integridad y observar las disposiciones anticorrupción que forman parte del
contrato.
9. Autorizo ser notificado mediante correo electrónico, en caso resulte escogido como
proveedor/a, a la dirección electrónica señalada.
10. Autorizo que los pagos a nombre de mi representada sean abonados en la cuenta que
corresponde al CCI y Banco señalados por mi persona. Asimismo, dejo constancia que el
comprobante de pago a ser emitido por mi representada, una vez cumplida o atendida la
correspondiente Orden de Compra y/o Servicio o las prestaciones en bienes y/o servicios
materia del contrato, queda cancelada para todos sus efectos, mediante la sola
acreditación del importe del referido comprobante de pago a favor de la cuenta en la
entidad bancaria, a que se refiere líneas arriba.
11. No divulgar, relevar, entregar o poner a disposición de terceros, salvo autorización
expresa de [Nombre de la Entidad], la información proporcionada por esta para la
prestación del servicio y/o entrega de bienes, y en general toda información a la que
tenga acceso o la que pudiera producir como parte de los servicios o bienes que presta o
entrega, durante y después de concluida la contratación, comprometiéndose a mantener
la confidencialidad de la información y a no utilizarla para ningún otro propósito para el
que fue requerido.
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12. Aceptar en su integridad las especificaciones técnicas o términos de referencia
proporcionados por la [Nombre de la Entidad], conforme a las condiciones y plazos
establecidos, adjuntando para tal efecto la siguiente propuesta económica:
CONCEPTO
PRECIO TOTAL
TOTAL
La oferta indicada incluye todos los tributos, instalación, pruebas, transportes, costos
laborales, conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro costo que pueda
tener incidencia sobre el valor del bien y/o servicio ofertado. En tal sentido, [La Entidad]
no realiza pago adicional de ninguna naturaleza por costos o gastos no considerados en
el precio ofertado.
Esta oferta es válida y firme por un periodo mínimo de 30 días, a partir de la fecha de
presentación de la presente oferta y se conviene u obliga que la oferta pueda ser
aceptada por [La Entidad] en cualquier momento antes que expire el periodo indicado.
Asimismo, manifiesto que lo mencionado responde a la verdad de los hechos y me
atengo a lo establecido en la normativa vigente, y que si lo declarado es falso estoy
sujeto a las acciones legales y penales correspondientes, en caso de verificarse su
falsedad.
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
…….………………………….…………………..
Firma, Nombres y Apellidos de el/la proveedor/a o
Representante legal, según corresponda
NOTA

El CCI consta de 20 dígitos y debe estar asociado a su número de RUC, debiendo consignar el
Banco de procedencia y el tipo de moneda.
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
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Acompañar la documentación que acredite el cumplimiento
Técnicas/Términos de referencia de haber sido requerido.
de
las
Especificaciones
ANEXO 06
DECLARACION JURADA ANTISOBORNO
Señores
Subgerencia de Logística / Coordinación de Logística o quien haga sus veces
Poder Judicial
Mediante el presente el/la suscrito/a, identificado/a con DNI N.° …………………. Proveedor/a
y/o Representante Legal de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA],
declaro bajo juramento lo siguiente:
EL/LA PROVEEDOR/LA no ha ofrecido, negociado o efectuado, cualquier pago, objeto de
valor o cualquier dádiva en general, o cualquier beneficio o incentivo ilegal en relación al
contrato, que pueda constituir un incumplimiento a la ley, tales como robo, fraude, cohecho o
tráfico de influencias, directa o indirectamente, o a través de socios, integrantes de los
órganos de administración, apoderados/as, representantes legales, funcionarios, asesores o
personas vinculadas, en concordancia a lo establecido en el artículo 11 de la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento.
Asimismo, EL/LA PROVEEDOR/A se obliga a conducirse en todo momento, durante la
ejecución del contrato, con honestidad, probidad, veracidad e integridad y de no cometer
actos ilegales o de corrupción, directa o indirectamente o a través de sus socios/as,
accionistas, participacionistas, integrantes de los órganos de administración, apoderados/as,
representantes legales, funcionarios, asesores y personas vinculadas a las que se refieren los
impedimentos señalados en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
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Además, EL/LA PROVEEDOR/A se compromete a i) Comunicar a las autoridades
competentes, de manera directa y oportuna, cualquier acto o conducta ilícita o corrupta de la
que tuviera conocimiento; y ii) adoptar medidas técnicas, organizativas y/o de personal
apropiadas, para evitar los referidos actos o prácticas.
De la misma manera, EL/LA PROVEEDOR/A es consciente que, de no cumplir con lo
anteriormente expuesto, se someterá a la resolución de la orden de servicio/orden de compra
o contrato y a las acciones civiles y/o penales correspondientes a que hubiera lugar.
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
…….………………………….…………………..
Firma, Nombres y Apellidos de el/la proveedor/a o
Representante legal, según corresponda
ANEXO 07
CONFORMIDAD
Por el presente, el AREA USUARIA otorga la conformidad de la prestación, de acuerdo con
las condiciones que se indican en las EETT/TDR y la orden respectiva, según el siguiente
detalle:
DESCRIPCIÓN OBJETO DE LA
(Bien, servicio)
CONTRATACION
NOMBRE DE EL/LA
PROVEEDOR/A
RUC
ORDEN DE COMPRA/ORDEN DE SERVICIO
N.º
PLAZO DE EJECUCIÓN DE LA PRESTACION
Días:
PRESTACION TOTAL/ PARCIAL EJECUTADA
Inicio:
FECHA DE CONFORMIDAD
PENALIDAD (número de días)
Fecha:
Término:
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AREA USUARIA QUE DA LA
CONFORMIDAD
……………………………………………………
………………………………………………..
Firma y sello
OBSERVACIONES:
ÁREA USUARIA
De existir
Firma y sello