SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN

TERMINOS DE REFERENCIA
SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE
COMPUTACIÓN A NIVEL NACIONAL PERTENECIENTES AL MINISTERIO DE
JUSTICIA, DERECHOS HUMANOS Y CULTOS
1. ANTECEDENTES
Mediante Acuerdo Nro. 153 de 15 de noviembre de 2013, suscrito por el Dr. Lenin Lara
Rivadeneira, Ministro de Justicia, Derechos Humanos y Cultos, en el que se acuerda
expedir el Reglamento Interno para la Administración y Control de Bienes de larga
duración y bienes, sujetos al Control Administrativo del Ministerio de Justicia,
Derechos Humanos y Cultos, en su capítulo IX respecto al Mantenimiento de Equipos
Informáticos manifiesta: “El mantenimiento de equipos de información de propiedad del
Ministerio de Justicia, Derechos Humanos y Cultos, estará a cargo de la Dirección de
Tecnologías de la Información y Comunicaciones en Planta Central y por los servicios
externos contratados por el MJDHC en las unidades administrativas provinciales
donde no disponga de estos servicios”.
2. OBJETIVO DEL SERVICIO
Contratar un servicio que realice el mantenimiento preventivo y correctivo sobre el
equipamiento tecnológico del Ministerio de Justicia, Derechos Humanos y Cultos, el
cual garantice continuidad y funcionamiento en los equipos tecnológicos a nivel
nacional.
3. ALCANCE
El proveedor, entregará el SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACION existente en las dependencias del
MJDHC a nivel nacional.
El servicio será coordinado con la Coordinación de Servicios de TI, unidad que se
encuentra bajo la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
4. METODOLOGÍA DE TRABAJO
Para el Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de equipos de computación,
a nivel nacional propiedad del MJDHC, la empresa adjudicada deberá proporcionar el
servicio según lo estipulado en el Numeral 5.- Servicio Esperado de éstos Términos
de Referencia.
EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO DEL MJDHC
DETALLE
PC WINDOWS
PC MAC
PORTÁTILES WINDOWS
PORTÁTILES MAC
IMPRESORAS
ESCÁNERS
PLOTTER
CANTIDAD
1600
10
200
10
400
40
4
Mantenimiento Preventivo

La frecuencia del mantenimiento preventivo para todos y cada uno de los
equipos será de una vez al año y se establecerá y elaborará el calendario de
mantenimientos bajo la Coordinación de la Unidad de Servicios de TI de la
Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

Los Registros de servicio durante el mantenimiento preventivo serán firmados
por los respectivos usuarios.

La movilización, subsistencias y viáticos de las asistencias en sitio en las
distintas dependencias del Ministerio de Justicia, Derechos Humanos y Cultos,
no tendrán costo adicional.
Mantenimiento Correctivo

La empresa adjudicada, será la encargada de mantener operativo y funcional el
equipo informático.

Los informes técnicos de mantenimiento correctivo, deberán ser generados por
el Analista de Soporte y/o Analista de Sistemas de la Unidad de Coordinación
de Servicios de TI.
Consideraciones Generales
a. Se deberá presentar al Ministerio de Justicia, Derechos Humanos y Cultos,
una carta de compromiso en la que se garantice el oportuno y ágil
mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos informáticos.
b. Para el ingreso a las instalaciones del MJDHC, el personal técnico de
soporte de la empresa adjudicada, deberá obligatoriamente portar la
identificación de su empresa y además una vestimenta adecuada que
porte el logo de la empresa para la ejecución de los mantenimientos.
c. El personal de soporte deberá enviar un requerimiento al Administrador del
Contrato, con 48 horas de anticipación, en el que se solicite la autorización
para el ingreso a los Centros de Rehabilitación Social a nivel nacional, y de
esta manera gestionar el ingreso del personal técnico a dichos Centros.
d. Presentar una carta de compromiso que garantice la disponibilidad de
equipos y a su vez que garantice el préstamo de los equipos de
funcionamiento crítico para el MJDHC, en calidad de respaldo ante la
demora en la reparación técnica, en este caso:
1. Computadores
2. Monitores
3. Impresoras
e. El MJDHC, podrá incluir equipos adicionales que adquiera en el futuro,
para lo cual notificará por escrito toda la información pertinente. El costo a
aplicarse deberá ser el mismo que consta en lo ofertado para equipos
similares.
f.
En el caso de que equipos sean dados de baja, el MJDHC, notificará por
escrito al proveedor, toda la información pertinente.
g. La forma de pago será mensual y para proceder con el correspondiente
pago, deberá entregarse a la Dirección de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones del MJDHC, la factura y documentos de soporte, las
cuales deben incluir los informes técnicos generados por el Analista de
Soporte y/o Sistemas, dicha información debe ser entregada hasta el 04 de
cada mes.
h. El MJDHC, proporcionará al personal técnico, un espacio físico en la
Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, para el
trabajo de reparación dentro del proceso de mantenimiento correctivo en el
caso de Planta Central; así mismo se brindará las facilidades del caso para
el trabajo que deba realizar el proveedor en el mantenimiento preventivo
en sus dependencias.
5. SERVICIO ESPERADO
El Servicio de Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computación a
nivel nacional, que en el este caso el proveedor entregue al MJDHC, deberá cumplir
con las siguientes obligaciones:
5.1. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
a. Realizar la limpieza física completa a todos y cada uno de los equipos de
impresión amparados en el Contrato.
b. Revisar el correcto funcionamiento de cada pieza de los equipos.
c. Realizar ajustes y calibraciones que se determinen necesarios y ejecutar
procedimientos de rutina, para determinar posibles fallas.
d. Verificar conjuntamente con el usuario responsable, el correcto funcionamiento
de los equipos luego del mantenimiento, asegurándose que las conexiones
eléctricas y de red se encuentran debidamente instaladas, realizando las
pruebas correspondientes.
e. Informar por escrito a la Coordinación de Servicios de TI y a la Dirección de
Tecnologías de la Información, los trabajos realizados y de toda sugerencia
que consideren apropiada a efectos de garantizar el correcto funcionamiento
de los equipos.
f. Garantizar un horario de atención en días laborables (8:00am a 5:30pm).
5.2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO
a. La empresa adjudicada, será la encargada de mantener operativo y funcional el
equipo informático.
b. Las llamadas de petición de servicio deberán ser atendidas en un plazo no
mayor de cuatro (4) horas a nivel nacional.
c. Si una falla reportada no pudiera ser solucionada en las dependencias del
Ministerio de Justicia, Derechos Humanos y Cultos, el proveedor transportará
(sin costo alguno para el MJDHC), el equipo defectuoso a su laboratorio y se
procederá a emitir el informe técnico dentro un plazo máximo de dos (2) días
laborables a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones,
en el que se especificará claramente daño del equipo y el tiempo de entrega
del mismo no deberá ser mayor a treinta (30) días calendario, considerando
que el oferente garantiza que los equipos informáticos se encuentren
operativos y funcionales.
d. En el caso de requerir de manera URGENTE la reparación de un equipo del
MJDHC, y si el problema no manifiesta solución inmediata, se deberá
proporcionar un equipo de similares características o superior que el dañado
para su uso en las oficinas del MJDHC y en plazo máximo de dos (2) días
laborables luego de haberse verificado el daño del equipo. El equipo entregado
en calidad de respaldo será retirado siempre y cuando haya sido solucionado
definitivamente el problema y/o el MJDHC de por cerrado el caso.
e. Garantizar un horario de atención en días laborables (8:00am a 5:30pm).
6. PERSONAL MINIMO REQUERIDO.
Función
Administrador
de proyecto
Técnico para
soporte
Nivel de
estudio
Tercer
Nivel
Titulación
Cantidad Experiencia Proyectos
académica
Ingeniero
Segundo
Tecnólogo,
y Tercer
Ingeniero
Nivel
Técnico para
Segundo
Tecnólogo,
Mantenimiento y Tercer
Ingeniero
correctivo
nivel
1
2
2
2 años
2 años
2 años
1
2
2
Mínimo haber
realizado
1.- Mantenimiento
preventivo y correctivo
de equipos
informáticos
2.- Instalación y
configuración de
software y perifericos
3.- Instalación,
configuración y
administración de
redes lan, wan,
wireless
1.- Especializado en
redes, reparación de
equipos informáticos
de escritorio,
portátiles, impresoras
y escaners
2.- Mantenimiento
preventivo y correctivo
con asistencia a
usuarios
3.- Instalación y
configuración de
equipos de
computación,
comunicación y
aparatos telefónicos
1.- Liderar y coordinar
trabajos técnicos con
tiempos establecidos.
2.- Identificar y
solucionar nuevos
problemas o fallas
sobre equipos de
escritorio, portátiles,
impresoras y escaners
3.- Se requiere que el
personal técnico
Anexos
Hoja de
vida
Hoja de
vida
Hoja de
vida
Técnico para
Mantenimiento
Preventivo
Técnico
Técnico
12
2 años
2
cuente con
capacitación y
formación
especializada en al
menos una de las
siguiente marcas:
DELL, HP, LEXMARK,
XEROX, MACINTOSH.
Presentar certificados
con la experiencia
acreditada en
cualquiera de las
marcas indicadas.
1.- Reparación de
Hoja de
equipos electrónicos,
vida
redes, ensamblaje de
equipos de
computación
2.- Mantenimiento
preventivo y correctivo
de computadores de
escritorio, portátiles,
impresoras y escaners
3.- Se requiere que el
personal técnico
cuente con
capacitación y
formación
especializada en al
menos una de las
siguiente marcas:
DELL, HP, LEXMARK,
XEROX, MACINTOSH.
Presentar certificados
con la experiencia
acreditada en
cualquiera de las
marcas indicadas.
7. INFORMACIÓN QUE DISPONE LA ENTIDAD
El Ministerio de Justicia, Derechos Humanos y Cultos facilitará los documentos físicos
y/o magnéticos de la información que posea en relación al proyecto y trabajo requerido
por parte del CONTRATANTE.
8. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
El proveedor se compromete de manera expresa a mantener absoluta reserva y
estricta confidencialidad respecto de todos los documentos e información relacionados
con el servicio y que corresponden a la institución, sin que pueda divulgar su contenido
ni parcial ni totalmente. En caso de incumplimiento el Ministerio de Justicia, Derechos
Humanos y Cultos queda facultado para iniciar las acciones civiles y penales que
considere pertinentes.
9. PLAZOS DE EJECUCIÓN
El plazo destinado para la ejecución de este proceso es de 365 días y contará a partir
de la suscripción del contrato establecido entre ambas partes; ó, a su vez hasta que se
termine el presupuesto asignado a esta contratación.
10. PRESUPUESTO REFERENCIAL
El presupuesto referencial para el proyecto es por el valor de USD $ 101.504,20
(CIENTO UN MIL QUINIENTOS CUATRO DÓLARES con 20/100) incluido IVA.
11. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO
Los pagos se realizarán mensualmente por el Mantenimiento Preventivo y Correctivo
de los equipos de computación, acompañado del informe del Analista de Soporte y/o
Analista de Sistemas de la Unidad de Coordinación de Servicios de TI.
12. MÉTODO DE EVALUACIÓN
La evaluación de la oferta técnica se realizará, utilizando la metodología “cumple o no”
(check list), a fin de verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas.
13. GARANTÍA TÉCNICA
Garantía de Fiel Cumplimiento.- Para seguridad del cumplimiento del contrato y para
responder por las obligaciones que contrajeren a favor de terceros, relacionadas con el
contrato, el adjudicatario, antes o al momento de la firma del contrato, rendirá
garantías por un monto equivalente al cinco (5%) por ciento del valor del contrato
conforme lo estipula el artículo 74 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
14. EXPERIENCIA DE LA EMPRESA
Experiencia profesional comprobada de al menos cinco (5) años en el mercado y
haber realizado 3 procesos mínimo que sumados correspondan al monto ya sea éste
igual o mayor al de la presente contratación. El monto mínimo de cada contrato será
de USD 31.000,00 dólares.
15. DOCUMENTOS QUE DEBERÁ PRESENTAR LA EMPRESA DENTRO DE LA
OFERTA TÉCNICA
Incluir todos los formularios de los pliegos. Esta documentación deberá ser presentada
en original o copia legible.
16. MULTAS
16.1.
Se aplicará al Proveedor multas en caso de incumplimiento de los
tiempos de atención y gestión de acuerdo a las siguientes condiciones:
 Presentación de informes técnicos luego de la atención a equipos con un plazo
máximo de dos (2) días laborables, luego de este tiempo se aplicará una multa
de 5,00 dólares por cada día de incumplimiento.
 Para el mantenimiento correctivo se tomará en cuenta el tiempo de entrega
definido en los informes técnicos emitidos por el Proveedor, el cual no deberá
superar los treinta (30) días calendario. Superado el mencionado tiempo de
entrega, se aplicará una multa de 10,00 dólares por cada día de
incumplimiento.
 Provisión de equipos de respaldo en un tiempo máximo de un (2) días
laborables, luego de este tiempo se aplicará una multa de 10,00 dólares por
cada día de incumplimiento.
16.2.
Para la validación y cumplimiento de los tiempos indicados
anteriormente, el MJDHC, iniciará la solicitud de servicio con una llamada
telefónica y/o vía e-mail registrándose la hora de apertura del caso que
permanecerá abierto durante el proceso de atención hasta la corrección del
daño reportado. Durante este proceso tanto el Contratista como el MJDHC,
registrarán todas las atenciones en los documentos pertinentes como:
Informes técnicos, Registros de Atención, Actas de Entrega-Recepción, y
notificaciones vía Correo Electrónico, con fecha y hora para el registro
respectivo.
17. VIGENCIA DE LA OFERTA
La Oferta, tendrá una vigencia de treinta (30) días.
18. NORMATIVA
La presente contratación se la realizará mediante el procedimiento de Subasta
Inversa Electrónica al amparo de lo que establece el artículo 44 del
Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
19. COMISIÓN TÉCNICA
Para la calificación del presente proceso se conformara una comisión técnica
con los siguientes funcionarios: Como presidente de la comisión, estará
presidiendo el señor Héctor Santander, Director de Tecnologías de
Información, la señora María José Espinosa como Analista de Sistemas, y el
Sr. Carlos Andrade Analista de Sistemas como miembros de la comisión
técnica, quiénes serán los encargados de calificar la documentación entregada
por parte de los proveedores.
20. ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
En el caso de Administrador de Contrato del presente proceso, se delegará al
Coordinador de Servicios de TI de la Dirección de Tecnologías de Información
y Comunicaciones, señor Gonzalo Moncayo, quien velará por el cabal y
oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del
Contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos
injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiera lugar.
Héctor Santander Herkt
Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones