INEGI Captación en registros administrativos

Instituto Nacional de Estadística y Geografía
2
Captación en registros administrativos
Obras afines o complementarias publicadas por el INEGI sobre el tema:
Norma técnica para la generación de estadística básica, Proceso estándar para encuestas por muestreo, Proceso
estándar para el aprovechamiento estadístico de registros administrativos, Diseño conceptual para la generación
de estadística básica, Captación en encuestas por muestreo, Presentación de datos estadísticos en cuadros y
gráficas.
Catalogación en la fuente INEGI:
352.7501
Instituto Nacional de Estadística y Geografía
Captación en registros administrativos / Instituto Nacional de Estadística y Geografía.-México : INEGI, c2010.
V, 26 p. : il.--(Serie: Documentos técnicos para la generación de estadística básica)
1. Administración pública - Estadísticas - Metodología.
Si requiere información más detallada de esta obra, favor de contactarnos a través de:
Centros de Consulta y Comercialización (consulte su domicilio en Internet)
Larga distancia sin costo 01 800 111 4634
www.inegi.org.mx
[email protected]
DR © 2010, Instituto Nacional de Estadística y Geografía
Edificio Sede
Av. Héroe de Nacozari Sur Núm. 2301
Fracc. Jardines del Parque, CP 20276
Aguascalientes, Ags.
Presentación
De acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica, es atribución del Instituto
Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) “Normar el
funcionamiento del Sistema y regular la captación, procesamiento y publicación de la Información que se genera,
con base en los dictámenes que, en su caso, emita el Comité Ejecutivo correspondiente;” (Art. 77, Inciso VIII).
Con el fin de dar cumplimiento con el mandato de Ley,
el INEGI impulsa la normatividad para la coordinación del
Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica
(SNIEG), el servicio público de información y la regulación
técnica sobre los procesos de generación, integración, difusión y conservación de la información estadística y geográfica.
La determinación de la normatividad técnica para el
Sistema, constituye una estrategia esencial para regular la
operación de proyectos, estandarizar los procesos y homologar los conceptos comunes, lo que permitirá avanzar en
el mejoramiento de la calidad de los datos y la eficiencia
del servicio público que da respuesta a la demanda social
de información.
Por ello, con fundamento en el Artículo 30 de la Norma
Técnica para la Generación de Estadística Básica publicada en el Diario Oficial de la Federación el 12 de noviembre
de 2010, el INEGI pone a disposición de las Unidades del
Estado del SNIEG el documento Captación en registros
administrativos, como parte de la serie de documentación
técnica y metodológica que elaborará y proporcionará con
el fin de facilitar el cumplimiento de la Norma.
Este documento, tiene como propósito presentar recomendaciones que faciliten el diseño y ejecución de las actividades involucradas, así como identificar oportunidades
de mejora en este tipo de proyectos.
Con el fin de mejorar su contenido, se ha previsto la
actualización periódica del documento, por lo cual el INEGI
agradecerá los comentarios y sugerencias que contribuyan
a ese propósito.
Índice
1. Generalidades ............................................................... 1
2. Conceptos básicos ....................................................... 2
3. Condicionantes para el diseño de las estrategias
operativas ......................................................................... 3
3.1 Acuerdos iniciales ...................................................... 3
3.2 Marco legal................................................................. 3
3.3 Características del sistema de registros
administrativos .......................................................... 4
3.4 Diseño conceptual ..................................................... 5
4. Lineamientos para el diseño del operativo
para la captación .............................................................. 7
4.1 Determinación de la estrategia de captación ............ 8
4.2 Determinación de la estrategia para la
integración de los recursos humanos................... 13
5. Captación .................................................................... 16
5.1 Preparativos del ciclo ............................................... 16
5.2 Recolección.............................................................. 18
5.3 Cierre del ciclo ......................................................... 20
Glosario........................................................................... 21
Bibliografía
...................................................... 25
Introducción
Entre los métodos para la generación de datos estadísticos, se encuentra el de aprovechamiento de registros administrativos, provenientes de las dependencias y
organismos públicos (o privados). Por las ventajas que
ofrece, se visualiza como una alternativa de gran potencial
para ampliar y mejorar las estadísticas del servicio público
de información.
Las actividades del diseño y ejecución de los operativos para la captación en registros administrativos,
requieren atención especial, en virtud de la diversidad de
modalidades de registro y de las características de los
mismos eventos o hechos que se registran; sin embargo,
por las características de este documento, no es posible
abordar los problemas específicos de todos ellos. Es conveniente que su lectura se complemente con la del “Proceso estándar para el aprovechamiento estadístico de
registros administrativos”.
Este documento está dirigido a las Unidades del Estado del SNIEG que implementen proyectos estadísticos con
aprovechamiento de registros administrativos.
El primer apartado de Generalidades, expone un panorama de la captación de datos en este tipo de proyectos.
En el segundo capítulo, se presenta un conjunto de conceptos básicos, seleccionados por su relevancia para facilitar la comprensión de este documento.
El tercer capítulo muestra una serie de aspectos que
se identifican como “condicionantes” y que deben tomarse
en cuenta antes de diseñar las estrategias operativas.
En el cuarto y quinto capítulos se exponen los lineamientos para el diseño y ejecución de la captación respectivamente.
Por último, se presenta un glosario con todos los conceptos técnicos incluidos en el documento, la bibliografía
consultada, así como las referencias de las entrevistas
realizadas y recomendaciones internacionales sobre el
tema.
V
1. Generalidades
La captación de datos en un proyecto de generación
estadística afronta retos de distinta complejidad,
según las características del entorno en el que se
realiza y las exigencias de carácter metodológico,
conceptual y programático del proyecto que se trate.
En el caso del aprovechamiento estadístico de
registros administrativos, donde estos se conciben
originalmente para dar respuesta a necesidades de
control y regulación por parte de determinada dependencia u organismo público, se identifican diversas
modalidades de captación de los datos: en unos casos en forma simultánea al registro de los hechos
objeto de control, y en otros como una actividad de
captación basada en la trascripción de datos seleccionados del registro original.
La captación de datos a través de este método,
también puede provenir de oficinas u organizaciones
privadas, aunque por lo general son las oficinas de
ámbito gubernamental las encargadas de concentrar
dicha información; tal es el caso de la telefonía celular a cargo de la SCT, o de las estadísticas de Educación (Privada, Federal y Estatal) a cargo de la
SEP.
En el aprovechamiento de registros se distinguen
también las dependencias y organismos públicos que
generan estadísticas para satisfacer necesidades
administrativas, de aquellas que además producen
estadísticas que facilitan el conocimiento sobre
fenómenos específicos de los campos económico,
social, demográfico, educativo, del medio ambiente,
etcétera.
Dado un proyecto de aprovechamiento estadístico de un sistema de registros administrativos, la captación de la información debe responder a las exigencias de cobertura y calidad de los datos, considerando las características del fenómeno, del instrumento de captación y la cobertura geográfica, así
como las restricciones impuestas por el entorno de la
captación y del soporte orgánico, tecnológico y logístico existente.
Dada la heterogeneidad en el equipamiento e infraestructura de las unidades que intervienen en este
proceso, se presenta en este documento un modelo
estandarizado para la captación que sirva de referencia a las unidades correspondientes para facilitar una
operación eficiente.
Así, el reto para el operativo de captación es obtener eficientemente los datos requeridos y generar
estadísticas con niveles aceptables de confiabilidad,
tomando en cuenta los factores condicionantes del
proyecto y del entorno.
A continuación se presentan los conceptos básicos para entender mejor el documento y posteriormente, se indican las características generales de los
factores que condicionan el diseño y ejecución de
operativos de captación para fines de generación
estadística, en el marco de proyectos específicos.
1
2. Conceptos básicos
En este capítulo, se presentan conceptos seleccionados por su relevancia en el tema. Aunque aparecen en el glosario, se considera necesario incluirlos
en este apartado inicial, con el fin de facilitar la comprensión de los lineamientos que se presentan más
adelante.
Unidad de registro. Dependencia u organismo
público responsable del registro administrativo y sus
oficinas donde se lleva a cabo.
Proceso de generación de estadística básica.
Conjunto de procedimientos y actividades para producir información estadística, a partir de datos captados mediante la aplicación de un cuestionario o
formato de registro, a nivel de unidades de una población de estudio.
Diseño de la captación. Serie de actividades para
determinar, desarrollar y probar las estrategias, procedimientos y esquemas técnicos para la captación
de los datos.
Aprovechamiento de registros administrativos.
Método para generar datos estadísticos, mediante el
uso de los sistemas de registro de hechos o sucesos
individuales que realizan las dependencias y organismos públicos como parte de su función.
Sistema de registros administrativos. Conjunto de
dependencias y organismos públicos que, bajo una
estructura y lineamientos, llevan el control rutinario
de datos individuales sobre eventos o hechos que
ocurren en distintos momentos, a fin de cumplir con la
función para la que fueron creadas.
Registro administrativo. Serie de datos sobre un
hecho, evento, suceso o acción sujeto a regulación o
control que recaba una dependencia u organismo del
sector público como parte de su función.
Regulación administrativa. Son los trámites y las
formalidades administrativas con que los gobiernos
recogen información e intervienen en decisiones
económicas individuales.
2
Unidad de estadística. Dependencia u organismo
público responsable del proceso estadístico.
Captación. Serie de actividades para obtener los
datos de cada elemento de la población de estudio o
una muestra de ella, siguiendo las estrategias determinadas en los programas y procedimientos de trabajo.
En el caso de proyectos que aprovechan los registros administrativos para generar estadísticas, las
macroactividades en esta fase son: preparativos del
ciclo, recolección y cierre del ciclo.
Recolección. Serie de actividades para contactar
con el personal que lleva a cabo el registro administrativo y obtener los instrumentos de captación impresos o electrónicos, llenados con la información de
cada uno de los elementos del fenómeno o población
objeto de estudio.
3. Condicionantes para el diseño de las estrategias operativas
En un proyecto estadístico, la captación de datos
debe responder a decisiones determinadas en fases
previas, así como adaptarse a circunstancias que
escapan del control de quien diseña el operativo de
captación. Estos aspectos y circunstancias son condicionantes para la definición y elaboración de estrategias operativas, los cuales se observan en el
siguiente diagrama:
1.
Acuerdos
iniciales
Los convenios y concertación de apoyos pueden
darse entre áreas de una misma dependencia u organismo; o entre áreas de instituciones diferentes e
independientes.
En cualquiera de estas situaciones, la concertación y firma de convenios se realiza a nivel directivo,
en donde se concilian intereses y establecen las
condiciones propicias para la posterior toma de decisiones durante el desarrollo del proyecto estadístico,
y en particular para el operativo de captación como lo
siguiente:
• Acordar una estructura funcional y programa de
trabajo.
• Determinar las responsabilidades en cuanto a la
4. Diseño
conceptual
Diseño de
operativos
para la
captación
participación de recursos humanos, materiales y
financieros.
2. Marco
legal
• Determinar la tecnología y procedimientos para
registrar y transferir los datos, de las unidades de
registro a la unidad de estadística.
• Determinar la participación en el cumplimiento de
3. Caracterís
ticas del
Sistema de
Registro
Estos condicionantes se describen a continuación.
3.1 Acuerdos iniciales
Para el diseño de los operativos de captación, es
necesario considerar los acuerdos iniciales entre la
unidad de registro y la unidad de estadística, sobre
todo los puntos relativos a las responsabilidades que
se asumen en cuanto a la participación con recursos
humanos, materiales y financieros; los procedimientos para el registro y transferencia de datos a la unidad de estadística; y la participación en el
cumplimiento de funciones relacionadas con el control de la calidad de los datos recabados y el intercambio de asistencia técnica para la generación de
las estadísticas, entre otros. En lo posible, estos
acuerdos deben establecerse a largo plazo, al margen de los cambios administrativos o de funcionarios.
funciones relacionadas con el control de la calidad
de los datos recabados para la generación de las
estadísticas, entre otros.
• Establecer compromisos y esquemas de control
para la captación y entrega de lotes de
información en tiempo y forma por parte de las
unidades de registro.
Asimismo, siempre y cuando la unidad de estadística esté en condiciones de hacerlo, debe brindar apoyo ya sea con equipo de cómputo, software y
asesoría técnica, para facilitar el trabajo a la unidad
de registro y mejorar la calidad de la información; por
ello es tarea primordial promover y fomentar el impulso y desarrollo de la infraestructura informática de
éstas últimas.
3.2 Marco legal
Es el conjunto de leyes, reglamentos, políticas y
normas que fundamentan jurídicamente los registros
que las dependencias y organismos de la administración pública realizan como parte de su función. Este
fundamento legal es el que da continuidad al proceso
de registro, y por lo tanto, posibilita la implementación
de este tipo de proyectos estadísticos.
3
Este marco legal lo conforman básicamente:
• Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos.
• Ley de Información Estadística y Geográfica y su
reglamento.
• Ley Orgánica de la Administración Pública
Federal.
• Plan Nacional de Desarrollo.
necesario determinar con claridad los ámbitos de
competencia, estatal y municipal, e identificar las
instancias legales que puedan aprovecharse para
sensibilizar sobre la importancia de la estadística
en cuestión y la entrega de la información con los
requisitos de calidad acordados.
El marco legal debe considerarse en el diseño de
las estrategias operativas, en cuanto a que determina
bases de obligatoriedad para el operativo del Sistema
de Registro.
• Ley de Transparencia.
Asimismo, se complementa con otro tipo de legislación y reglamentos internos de las dependencias,
bajo los cuales se rige la operación de las unidades
involucradas.
El marco legal impacta en el diseño de los operativos de captación, sobre todo en proyectos en los
que la unidad de estadística y la del registro pertenecen a diferentes instituciones, pero en general las
estrategias para la recopilación de datos en forma
más eficiente depende de:
• El reconocimiento de un organismo rector para
que norme, coordine y vigile el cumplimiento de la
Ley o reglamentos nacionales en materia de
estadística, para poder exigir que la información
de interés público, se ponga a disposición de los
responsables de la estadística.
• Iniciativas,
promovidas por la unidad de
estadística cuando así proceda, tendientes a la
modificación de las leyes o los reglamentos
jurídicos o administrativos nacionales pertinentes,
a fin de establecer bases sólidas para el
mejoramiento de la calidad y la producción
oportuna de las estadísticas.
• El respeto de estas leyes, que implica por un lado,
la obligatoriedad que compromete a las unidades
de registro a entregar su información en el tiempo
y forma acordados; y por parte de la unidad de
estadística, a salvaguardar el principio de
confidencialidad de la información.
• El apoyo de ciertos organismos o secretarías de
estado vinculados con unidades de registro,
quienes condicionan la autorización de trámites
para la operación de sus actividades, a cambio de
la entrega de su información. Tal es el caso de la
Secretaría de Economía que solicita a las fuentes
un acuse de recibo de la entrega de información
al INEGI como cumplimiento de una obligación, a
cambio de proporcionarles los permisos
inherentes a su funcionamiento.
• Los cambios en la legislación afectan al proceso
estadístico y a la captación, por lo que es
4
3.3 Características del sistema de registros administrativos
Es la forma como opera el sistema de
cuanto a la organización de archivos y
involucradas, relacionados con el grado
dación del sistema. Pueden presentarse
tes variantes:
registro en
de oficinas
de consolilas siguien-
• Los registros no se encuentran automatizados,
sino están impresos en papel; y se ubican en
muchas oficinas diferentes, lo que requiere un
esfuerzo considerable del personal para la
recopilación de datos.
• Los registros están organizados de forma
sistemática en archivos, a través de un formato en
una computadora,
con elementos de
identificación y de seguridad. Los archivos pueden
ser entregados a la oficina de estadística en
medios ópticos o magnéticos, o ser enviados por
correo electrónico.
• Los registros están organizados en una base de
datos o en un sistema de información, con fácil
acceso, para recuperar la información necesaria
con fines estadísticos. A esta variante deben
orientarse los esfuerzos de la oficina estadística,
pues facilita la mejora tanto en el proceso de
registro como en el de la generación estadística.
Independientemente del grado de consolidación,
hay una evaluación para determinar si los registros
administrativos cumplen con los requisitos necesarios
para ser aprovechados en proyectos estadísticos.
En cuanto a la recolección de los datos, pueden
darse en las siguientes modalidades:
• Con base en una o determinadas unidades
integradoras. Consiste en la operación de oficinas
públicas, para concentrar su información en uno o
varios puntos específicos, lo cual facilita la
recopilación, pues no es necesario visitar a todas
las oficinas de registro, solamente donde se
indica; esto algunas veces se vincula con la
flexibilidad para determinar los tiempos de entrega
de la información (en forma mensual, bimestral,
trimestral, semestral o anual).
• Los recorridos para recolectar la información, se
eliminan cuando las fuentes concentran varios
municipios o unidades estadísticas, sobre todo en
regiones geográficas extensas. La obtención de
datos, en términos de minimizar costos para el
operativo es significativa. Además de facilitar la
recolección, esta se realiza de manera más
oportuna, por la diferencia de invertir más tiempo
en cada unidad.
• Con base en las unidades de registro. Consiste en
el registro de los eventos o fenómenos en cada
una de las oficinas o instituciones locales, que
implican la interacción entre el responsable de la
recolección y el del registro.
• Con transferencia electrónica. Consiste en el
envío de información a través de Internet y con
equipos de cómputo, desde las oficinas de
registro al encargado de la recepción de datos de
la unidad de estadística, Esto es factible cuando
los recursos permiten contar con la tecnología y
equipos apropiados que faciliten la recolección
automatizada.
Estas características influyen en el grado de
complejidad del operativo para la recolección de los
datos de interés; la concentración de formatos en una
oficina integradora, o el envío de archivos a la oficina
responsable de la estadística, reducen los costos de
la recolección y facilita la implementación de controles de calidad.
En la operación de sistemas de registro pueden
presentarse insuficiencias de infraestructura de soporte, equipamiento de personal calificado, recursos
materiales y financieros, así como la ubicación de las
unidades de registro, lo cual repercute en dificultades
de la recolección de datos, como subregistro, duplicidad de registros, registro tardío o extemporáneo.
Por otra parte, en los sistemas de registro existen
diferencias entre el momento del hecho y el de su
registro, así como entre el lugar de ocurrencia de ese
hecho y de su registro, lo cual debe considerarse en
la recopilación de datos para fines estadísticos. Por
ejemplo, en una defunción pueden ser distintos el
momento y lugar de ocurrencia del momento y lugar
de su registro.
Esta circunstancia impacta en la decisión operativa que se refiere al periodo establecido para mandar
la información, y la determinación del cierre del ciclo
de la captación. Es decir, reportar los hechos cada
mes, cada bimestre, trimestre, etcétera.
3.4 Diseño conceptual
El diseño de las estrategias operativas, también depende de decisiones que se toman en esa fase, particularmente las relacionadas a las características del
marco conceptual, del instrumento de captación y de
los criterios de validación, las cuales se describen a
continuación, destacando como impactan en el diseño o ejecución de los operativos para captar los datos de interés estadístico.
3.4.1 Características del marco conceptual
El marco conceptual se refiere a los conceptos (temas, categorías, variables y sus clasificaciones) de
los que se requiere obtener información estadística.
En el aprovechamiento de los registros administrativos, el reto es hacer compatibles los conceptos
involucrados en el registro con las necesidades y
requisitos estadísticos, sin embargo pueden presentarse circunstancias como las siguientes:
• Uso de términos, clasificadores y/o definiciones
distintas en las diferentes unidades del Sistema
de Registro.
• Cambios legislativos o de regulación que alteran
determinados conceptos y en consecuencia,
modifican
los
datos
de
los
registros
administrativos.
En ambos casos puede ser necesario hacer adecuaciones conceptuales, que deben orientarse a
mejorar la calidad de los datos, homologar los conceptos y estar suficientemente fundamentadas.
Estas adecuaciones deben tomarse en cuenta en
el diseño de las estrategias operativas, con el fin de
implementar controles que garanticen que los datos que
se capten, correspondan a los conceptos de interés.
3.4.2 Características del instrumento de captación
De estas características, interesa la correspondencia
del formato de registro con las necesidades estadísticas, debido a que puede implicar dos situaciones:
• Si el diseño del formato de registro y su contenido
responden a las necesidades estadísticas, es
suficiente con proporcionar una copia a los
responsables de la estadística, con adecuaciones
mínimas como el número de folio para control,
etcétera, lo cual simplifica también los
requerimientos para el operativo de captación.
• Si el diseño del formato de registro y su contenido
no responden a las necesidades estadísticas,
5
entonces se aplica un formato de captación
especial para los fines estadísticos, que será
llenado extrayendo del registro, los datos que
interesan para los objetivos del proyecto
estadístico, lo cual deriva en la utilización de más
recursos en el operativo1.
Esta situación influye en la complejidad y características que deberán adoptar las estrategias para el
operativo de captación.
3.4.3 Perfil de la persona que llena el instrumento de
captación
Se refiere a las características educativas predominantes en los funcionarios responsables de registrar
los datos de cada evento o de transcribir éstos en un
formato especial para fines estadísticos.
Lo recomendable es que el personal cuente con
las características adecuadas para las exigencias de
un cuidadoso y completo registro y trascripción de
los datos. Sin embargo, con frecuencia no ocurre así
y deben preverse actividades en el diseño de las
estrategias operativas como: cursos de capacitación
periódicos; un programa de supervisión para verificar
el correcto llenado de instrumentos de captación y
sugerir a la unidad de registro, elementos para el
reclutamiento de personal en cuanto al perfil requerido para el manejo de instrumentos de captación.
1
Para mayor información ver el documento Diseño de Cuestionarios, que forma parte de esta misma serie.
6
3.4.4 Cobertura geográfica
Es la extensión y características del espacio territorial
en el que se deben recabar los datos sobre cada
evento, mismas que pueden dificultar en menor o
mayor grado las actividades de registro y captación
de los datos. Según el tipo de evento objeto de registro, la cobertura geográfica puede referirse a determinadas localidades o centros de población, regiones, entidades federativas, municipios o todo el
territorio nacional. Dicha cobertura impacta en las
necesidades de adecuación de los procedimientos de
registro y su infraestructura de soporte, tanto de oficinas como de personal, equipo, recursos materiales y
financieros.
4. Lineamientos para el diseño del operativo para la captación
Una vez que se determina una unidad con facultades
específicas en el aprovechamiento estadístico de un
sistema de registro administrativo y los recursos suficientes para el cumplimiento de esa función, con
base en los condicionantes mencionados, se establecen los procedimientos para la recopilación de
formatos o archivos, los mecanismos de control y
supervisión, y los esquemas de capacitación para la
aplicación de los mismos, incluyendo el diseño de
pruebas para asegurar su eficacia.
Para facilitar el cumplimiento de todas las actividades involucradas en las unidades de registro y su
seguimiento durante el operativo, es necesario realizar una eficiente gestión de los procedimientos y
mantenimiento de la infraestructura de las oficinas
que integran el sistema de registros administrativos,
para lo cual se establece lo siguiente:
Esta serie de acciones se agrupan en macroactividades conforme el siguiente esquema:
Diseño del Operativo para la Captación
Determinación de la Estrategia de captación
Determinación de la Estrategia para la
Integración de Recursos Humanos
Procedimientos técnicos para:
Procedimientos para:
•Captación
•Control y calidad
•Logística dministrativa
•Pruebas de Procedimientos
•Elaboración de Manuales
•Reclutamiento
•Selección
•Contratación
Estrategia de Capacitación
Programa de Actividades
Estructura operativa y plantilla de personal
7
Si se trata de instrumentos de captación en papel, debe diseñarse un programa de recorridos para
visitar el mayor número posible de oficinas, buscando
optimizar tiempos y recursos, previo acuerdo de las
fechas en que se realizará la recolección.
4.1 Determinación de la estrategia de
captación
Consiste en definir los procedimientos siguientes:
• La forma de recolectar la información, controlar
las actividades y la organización administrativa del
proyecto, incluyendo la estimación y adquisición
de los requerimientos y el flujo de materiales,
elaboración de presupuesto y los controles para
su eficiente aplicación.
• El programa general de actividades y para la
cobertura de todas las oficinas de la unidad de
registro.
• La estructura operativa y plantilla de personal.
4.1.1 Procedimientos técnicos para la captación, el
control y la logística administrativa
PROCEDIMIENTOS PARA LA CAPTACIÓN
Consiste en la identificación de las actividades de
naturaleza técnica, necesarias para la captación y de
acuerdo a los objetivos del proyecto. Incluye la determinación de la forma como se cubrirán las oficinas
de la unidad de registro para recolectar los datos.
Los procedimientos técnicos deben encaminarse
a un correcto desarrollo de las funciones del personal
operativo, responsable de la recolección para:
Un elemento determinante en el éxito de los procesos manuales es el factor humano. Se deben prever circunstancias como la rotación del personal
encargado de actividades relevantes como la obtención de datos, el conteo de los formatos, de su clasificación y tratamiento. Para evitar que esos cambios
se reflejen en variaciones en los datos, debe cuidarse
que quienes lleguen a realizar dichas tareas, apliquen los criterios adecuadamente y sin sesgos.
De existir el registro automatizado, se puede
acordar con la unidad de registro la entrega de sus
bases de datos, para extraer de ellas los datos de
interés estadístico, o bien diseñar un sistema informático que se implemente en los equipos de la
propia oficina, para efectuar esa extracción de manera automatizada. En cualquiera de estos casos es
importante, además de la capacitación que corresponda, la prestación del servicio de asesoría, tanto
estadística como informática.
Lo recomendable es orientar los procesos hacia
sistemas de captura automatizada, para lo cual es
necesario su diseño y prueba.
VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN
• El llenado de los instrumentos de captación y
• Se eliminan los problemas logísticos de la
formatos de control acordados, así como en la
forma para transferir o entregar la información.
• La recolección en línea se realiza de manera
recolección de documentos impresos.
que
eficiente y ágil, ya que el registro y la captura se
efectúan de manera simultánea y la información
es almacenada y remitida en el momento a la
unidad de estadística.
• Recolectar los formatos y verificar los datos
• Se realizan simultáneamente la captación, la
• Manejo de los materiales necesarios.
• Preparación
para la asesoría
requieran las unidades de registro.
técnica
contenidos.
El diseño de estos procedimientos debe estar
orientado a facilitarle la entrega de información a las
unidades de registro y dependerán del medio en que
se encuentren los instrumentos de captación (impreso o electrónico) y la existencia o no de una oficina
integradora.
En este sentido, se puede acordar la existencia
de puntos específicos en donde se concentre la información a través de oficinas integradoras de las
unidades de registro, lo cual beneficia no sólo a la
recopilación, sino a la optimización de recursos, pues
ya no es necesario visitar a todas las unidades para
la entrega de información.
8
captura y algunos controles de verificación de
datos, con criterios de validación incorporados
para detectar incongruencias e inconsistencias a
la actividad directa del registro.
• Facilita el trabajo tanto de las unidades de registro
como de la unidad de estadística, al capturarse el
registro para ambos fines: el administrativo y el
estadístico.
• Agiliza los trámites administrativos; por ejemplo,
para dar fe de un hecho, puede utilizarse una
tarjeta o credencial, cuyos datos se registren
automáticamente a través de un lector; dotado
con medidas de seguridad y de control para
obtener datos más precisos.
• Reduce la discrecionalidad en la aplicación de los
criterios por parte de la persona encargada del
registro y se protege la veracidad y la calidad de
los datos.
• Disminuye la carga de trabajo al informante; con
el llenado electrónico de formatos se disminuyen
errores; se requiere de menos procesos, por lo
tanto menor inversión de recursos y tiempo en la
captación.
• Se logra una mejor cobertura y se hace más
eficiente la entrega de información, más completa
y con menos errores.
• Se obtienen reportes del seguimiento al programa
de trabajo y de resultados de desempeño.
DIFICULTADES FRECUENTES EN LA CAPTACIÓN
Hay que considerar los aspectos que pueden dificultar la captación de datos, como los siguientes:
• La infraestructura tan diversa que prevalece en
algunas unidades de registro, complica la
atención de los requerimientos del proyecto
estadístico.
• Insuficiente capacitación del personal involucrado
en el llenado de cuestionarios.
• Personal que atiende diversas funciones lo cual
obstaculiza el cumplimiento de las actividades del
proyecto estadístico.
• La naturaleza de los datos respecto a quien los
proporciona, en virtud que pueden provocar
desconfianza, temor o desconocimiento.
• Negativa de las autoridades institucionales y
gubernamentales por diversos motivos.
• Incapacidad circunstancial para proporcionar la
información.
Otro tipo de situaciones, no tan frecuentes como
las anteriores, pero que de presentarse afectan el
proceso de la recolección de datos son: los desastres
naturales, conflictos laborales, políticos y sociales.
Para solventar estas dificultades, lo recomendable es la asignación de recursos o establecer mecanismos de apoyo hacia las unidades de registro en
cuanto a equipamiento o personal operativo para
facilitar la recopilación; capacitación a los responsables del registro; labor de sensibilización a las autoridades y a las fuentes de información.
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y LA CALIDAD DE LA
CAPTACIÓN
El diseño de procedimientos para el control del operativo, debe prever que las actividades se lleven a
cabo en los tiempos programados, con los lineamientos establecidos y que los resultados del operativo de
captación tengan la calidad esperada, lo cual implica
identificar y corregir en forma adecuada y con oportunidad cualquier desviación, error o problema que se
presente.
Los principales aspectos que deben considerarse
en las medidas de control y la calidad son: cobertura
geográfica, cobertura de las unidades de registro y
de los eventos de interés estadístico, diseño de formatos y sistemas de control, calidad en el llenado de
instrumentos de captación, verificación de datos y
avance en la cobertura.
Como apoyo a las actividades de cobertura, se sugiere utilizar la información oficial de claves y nombres correspondientes a municipios y localidades que
maneja el INEGI, como el Catálogo General de Municipios y Localidades (CIGEL), así como la cartografía
necesaria para referenciar la información estadística.
Además, se estará cumpliendo con la normatividad
dispuesta para la generación de estadística básica.
Algunos de los problemas de calidad en el aprovechamiento de registros de las dependencias públicas son: la transmisión inexacta o nula de
declaraciones, instrumentos de captación incompletos, errores de codificación, vacíos en los procedimientos; por esto se hace necesaria la utilización de
métodos directos e indirectos para evaluar el grado de
cobertura del registro, y por consiguiente la calidad de
los datos.
En la definición de medidas de control, deben
considerarse insumos de apoyo como formatos, directorios, materiales cartográficos, además de considerar la supervisión del personal y la revisión de
resultados; lo cual debe indicarse con precisión y
claridad en los manuales correspondientes, en donde
se incluye una descripción detallada de los procedimientos, así como las soluciones que deben aplicarse en casos de error o desviación. Dichos aspectos
se describen a continuación:
DISEÑO DE FORMATOS Y SISTEMAS DE CONTROL
Los formatos requeridos para el control de las actividades, deben diseñarse y probarse. En un proyecto
es necesario identificar las actividades que tienen
mayor efecto en los resultados finales, y así, reforzar
los procedimientos de control y algunas técnicas de
supervisión que se pueden utilizar para ello.
9
Estas actividades se deben definir en los manuales que se utilizan para tal fin. Sus características
dependen de la cobertura considerada, del perfil de
las personas que proporcionan la información correspondiente a la unidad de registro, y la tecnología
utilizada para transferirla.
En la verificación de datos es recomendable diseñar formatos en donde se pueda registrar la situación de los instrumentos de captación y también establecer los procedimientos para las siguientes actividades:
• Revisión de los instrumentos de captación para
En los casos de las unidades que cuentan con
los sistemas informáticos para llevar el control de sus
registros administrativos; se recolecta la información
en medios ópticos o magnéticos, eliminando con ello
la entrega de información en papel.
Dependiendo del número y características de las
unidades de registro, la unidad de estadística puede
desarrollar un sistema administrador único, que permita llevar el control operativo de la recolección y
conocer el estatus de cada uno de los instrumentos
de captación. El personal operativo del proceso estadístico, recibe el formato (impreso o electrónico),
verifica los datos y genera los reportes, que estarán
disponibles en línea, para el seguimiento del avance
de cobertura, en diferentes niveles: por tipo de estadística, por oficina de la unidad de registro, por
municipio, por entidad, etc., hasta su liberación.
Con ello, todos los interesados tienen acceso inmediato a los reportes, logrando una importante disminución de trámites y formalidades administrativas
que representan tiempo y recursos extraordinarios.
Entre los aspectos a considerar en los formatos
de control se encuentran:
• Control de cobertura. Su propósito es obtener la
información de todas las oficinas de la unidad del
registro. Por ello se debe contar con el listado o
directorio actualizado del universo completo y
corregir errores, omisiones o duplicidades.
• Control de integridad. Es la medición y análisis de
los resultados que se van obteniendo del
fenómeno o hecho de interés, respecto al
comportamiento esperado. Es decir, se hace un
análisis de los casos obtenidos respecto a los
esperados.
• Control de consistencia. Consiste en una revisión
detallada de los datos obtenidos en los
instrumentos de captación, apoyándose en los
criterios de validación de acuerdo a la temática
establecida.
La problemática detectada en los cuestionarios
debe reflejarse en los formatos de control, con opciones claramente identificables para ser atendidas puntualmente; de esta manera se evita que situaciones
como la no respuesta pueda confundirse con la falta
de información a causa de no existir información que
reportar acerca de un evento.
10
identificar inconsistencias, valores fuera de rango
u omisiones.
• Envío a la unidad de registro, la reconsulta de los
formatos que no cumplen con los criterios de
validación, con la documentación de sus
resultados.
• Organización de los formatos que sí cumplen con
los criterios
identificables.
de
validación
en
paquetes
• Envío a captura cuando proceda.
PROGRAMA DE SUPERVISIÓN
La supervisión se refiere al seguimiento de las actividades en forma directa con el fin de verificar si se
realizan conforme a los procedimientos y criterios
establecidos Se lleva a cabo a través de una observación regular y del registro de actividades, para
comprobar cómo avanza el operativo y generar informes que apoyen en la toma de decisiones para la
mejora del funcionamiento del proyecto.
El programa de supervisión debe precisar los recursos necesarios para su instrumentación y en función de ello, deben asignarse:
• Presupuesto
• Personal capacitado
• Períodos establecidos
Se trata de un proceso que demanda recursos,
como tiempo, transporte y viáticos relacionados con
las acciones a nivel regional y nacional, por lo tanto,
debe ser simple, y centrarse en los elementos esenciales y causas de error.
La supervisión requiere conocimientos de quien
la realiza, por lo que se debe desarrollar la capacidad
de un supervisor, sus habilidades, sentido común y
previsión, de tal forma que se minimice el riesgo de
obtener informes erróneos. Sobre todo, cuando por
las características socioculturales de algún lugar, es
difícil encontrar el perfil requerido para efectuar dicha
tarea, por ello, también son necesarias una sensibilización y una capacitación dirigidas a vigilar y asegurar la calidad de los datos.
Asimismo, en el desarrollo de la supervisión, se
proporcionan en forma amplia elementos acerca del
desempeño técnico y operativo, lo cual aporta hallazgos sobre la problemática en los procedimientos de
captación, que después sirven para la capacitación.
LOGÍSTICA ADMINISTRATIVA
Para prever la realización eficiente de las actividades
es necesario diseñar los mecanismos de control y
soporte administrativo que habrán de aplicarse a lo
largo de todo el proceso, así como definir alternativas
de solución en los casos que los recursos disponibles
resulten insuficientes para cubrir los requerimientos
de cada actividad.
Las características del proceso en cuanto a cantidad y tipo de personal involucrado, desplazamientos
para la recopilación de los datos, necesidades de
transferencia y almacenamiento de datos, materiales
y documentos; así como del mantenimiento de instalaciones, equipo y servicios requeridos, exigen la
operación de sistemas de control estricto de los recursos, tanto en su adquisición, como en el suministro, cuidado y verificación de uso; esto en el marco
de la normatividad legal y administrativa correspondiente a la unidad responsable del registro administrativo. Dichos sistemas de control deben asegurar
que las actividades cuenten con el apoyo necesario
para su eficiente ejecución.
El análisis de cada actividad es una tarea fundamental ligada al cálculo de costos, de lo cual se desprende la factibilidad de ejecutar el proceso con los
recursos disponibles o si es necesario negociar fuentes complementarias de financiamiento y de apoyo.
El análisis de necesidades debe cubrir los siguientes rubros:
• Requerimientos para recursos humanos
o Sueldos para la plantilla
o Pasajes urbanos y foráneos
o Viáticos o gastos de campo (depende de la
zona y personal contratado)
• Requerimiento de bienes inmuebles, equipos,
materiales, documentación y servicios
o Local y mobiliario para oficinas (adquisición,
préstamo o alquiler)
o Equipo de cómputo (hardware, software, impresoras, accesorios)
o Materiales para impresión (formatos, manuales) y reproducción (formas de control para
oficina y campo)
o Papelería, útiles de oficina
o Teléfono, fax, Internet
o Servicio de mensajería
o Vehículos
o Combustible, lubricantes y aditivos, mantenimiento vehicular
En particular es necesario insistir en la conveniencia de utilizar procedimientos automatizados
tanto en el control administrativo como en las actividades técnicas, para lo cual es esencial prever el
suministro de equipo computacional adecuado y suficiente para el tipo y volumen de las actividades.
Definidos con todo detalle los requerimientos, se
procede a la elaboración del presupuesto, actividad
técnica donde se calcula el monto total de recursos
financieros, su desglose por tipo de gasto y el calendario para su ejercicio.
Se recomienda considerar la opinión de los encargados de la recopilación de los datos, dado que
los conocimientos y la experiencia de este personal
permite detectar cuáles son las necesidades y la
mejor forma de solventarlas, ya que cada zona o
región posee características propias, que merecen
una planeación o criterios particulares.
Establecido el presupuesto, es necesario identificar las fuentes de financiamiento y las formas complementarias de cubrir cada una de las necesidades.
Se requiere además un control administrativo y su
propio soporte de ejecución, con recursos específicos
destinados a su operación eficiente, que exige
además una estrecha vinculación y supeditación de
las actividades administrativas al proceso técnico.
ESPECIFICACIÓN DE CONVENIOS
Debido a la frecuente insuficiencia de recursos financieros, es conveniente considerar el cubrimiento de
necesidades mediante negociaciones especiales con
las autoridades correspondientes, con una sólida
argumentación que justifique el monto del recurso
solicitado, además de propiciar apoyos alternativos
basados en acuerdos y convenios con distintas unidades institucionales. Dichos acuerdos y convenios
pueden desprenderse de especificaciones sobre los
de carácter general definidos al inicio del proyecto, o
surgir como necesidades específicas en determinados
momentos de la ejecución del proceso.
Los convenios de colaboración entre las unidades de registro y las unidades de estadística, se traducen en beneficios para las actividades operativas,
como se menciona a continuación:
• Abrir una especie de ventanilla en caso de no
contar con oficinas suficientes para registrar
adecuadamente todos los hechos relacionados
11
con el fenómeno de interés, entonces se faculta a
otros organismos que sí tengan esa infraestructura,
para obtener únicamente la información estadística
deseada.
• Dotar a las oficinas que estén menos equipadas,
de computadoras y sistemas automatizados, así
como la correspondiente capacitación que facilite
la entrega de la información. Inclusive, considerar
mecanismos legales para prestarles equipo que
ya no se utilice en la unidad de estadística o en
otras oficinas de gobierno.
Es conveniente implementar un mecanismo de
seguimiento y mantenimiento de los convenios y
acuerdos pactados, pues suele ocurrir que cuando se
dan cambios en las autoridades, ya sean directivos
de las oficinas o a nivel de gobierno, se puede complicar su cumplimiento con la llegada de nuevo personal, a quienes es oportuno sensibilizar sobre la
importancia del dato estadístico.
PRUEBAS DE PROCEDIMIENTOS
ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y
PARA EL CONTROL
Los manuales de procedimientos son documentos de
carácter técnico, donde se identifican e integran todos los procedimientos de trabajo, incluyendo elementos sustantivos y administrativos, con el objetivo
de coordinar y sistematizar las funciones con transparencia y eficiencia.
Los procedimientos del operativo deben describirse en los manuales de quienes los aplicarán, incluidos los relacionados con el control, prepararse y
probarse oportunamente, de manera que puedan
reproducirse, distribuirse y utilizarse en la capacitación del personal.
Los manuales deben cumplir requisitos de claridad, precisión y orden lógico de ideas, además de
considerar elementos didácticos y redactarse en forma correcta, lo cual implica el apoyo de personal
especializado. Además deben asegurar:
Se debe contemplar la realización de una serie de
pruebas de los procedimientos y los instrumentos
que se utilizarán en los operativos para la captación,
sobre todo cuando se trata de incorporar cambios,
las cuales proporcionan elementos que apoyan la
toma de decisiones respecto a lo adecuado de los
procedimientos y esquemas para el control y la supervisión del operativo.
• La aplicación de criterios homogéneos por parte
Las pruebas deben programarse, tomando en
cuenta las características de las unidades de registro
y las unidades de estadística, y hacer las adecuaciones pertinentes con base en el análisis de los resultados; en caso necesario, hacer pruebas adicionales.
Además del manual, es necesario identificar los
documentos complementarios para una correcta aplicación de los criterios, que sean materiales actualizados para tener referencias verídicas. De cualquier
modo, se recomienda interactuar permanentemente
para que la problemática surgida durante la captación
sea compartida y tomada en cuenta por el resto de
las oficinas involucradas.
Los aspectos que se pueden analizar son: la idoneidad y claridad de los procedimientos y materiales
de capacitación, y las instrucciones para la interacción entre la unidad de registro y la de estadística,
entre otros.
Sólo se puede prescindir de una prueba cuando
hay evidencia suficiente de que los cambios van a
funcionar, cuando existe el sustento legal, o cuando
se trata de situaciones comunes en la unidad de registro. Adicionalmente se puede recurrir a comportamientos históricos de procesos similares, revisar las
tendencias, y otros elementos que permitan comparar respecto a otros años, para establecer si un procedimiento está dentro de los márgenes de
aceptación y factibilidad.
12
de las oficinas de la unidad de estadística
• Instrucciones sencillas y prácticas
• Orientación para el manejo de las diversas
situaciones que se presenten, considerando que
la problemática es diferente entre las regiones o
entidades en donde se aplica.
4.1.2 Programa de actividades operativas
Sirve para llevar a buen término la planeación operativa y controlar las actividades interrelacionadas entre
las unidades de registro y de estadística; considerando fechas estimadas para asesoría y capacitación,
recolección, supervisión u otro tipo de actividad operativa que se considere necesaria.
Es conveniente la diagramación de todas estas
actividades, y una vez revisadas y ajustadas, se
plasmen en un calendario que debe disponerse en
las unidades de registro y de estadística. Teniendo
como referencia este calendario de recolección, se
plantea una secuencia ordenada, considerando productos tales como: la lista, la red y el calendario de las
actividades.
Para una planeación adecuada de la recolección,
debe acordarse entre los responsables de la unidad
de registro y de la unidad de estadística, las fechas
de entrega de la información del ciclo que corresponda. Puede ser una fecha específica, cuando se trate
de visitar la oficina para recoger los formatos impresos o los archivos en discos compactos (por ejemplo,
el día 15 de cada mes); o un periodo cuando se trata
de enviar por correo electrónico o por Internet (la
segunda quincena de cada mes por ejemplo).
Para la recolección física de la información es
necesario programar recorridos a una o varias oficinas donde se realiza el registro, además de visitas
extraordinarias por retrasos o faltantes.
4.1.3 Estructura operativa y plantilla de personal
Para cumplir con los objetivos y metas del proyecto y
garantizar la cobertura y calidad de la información, se
debe prever una plantilla de personal y recursos suficientes para cubrir los desplazamientos que requiere
la recolección, en un esquema de jerarquización y
división clara de las funciones; para lo cual se recomiendan las siguientes actividades.
• Identificar actividades y agruparlas
• Delimitar y describir las funciones
• Jerarquizar funciones (determinar las líneas de
autoridad y tramos de control)
• Estimar la plantilla de acuerdo a las necesidades
de la captación
• Elaborar organigrama (describir las funciones y
Por ser continua la explotación estadística de registros administrativos, el personal de la estructura
para la captación debe ser permanente.
Si los recursos son escasos, y no se tiene margen presupuestal suele atribuirse la función de recolección como una más entre otras que tiene el
personal operativo, en tales casos es necesario cuidar el equilibrio, identificando claramente las prioridades, para no saturarlos de actividades que les
impidan atender satisfactoriamente el proyecto estadístico y que se de la capacitación en forma adecuada y oportuna.
Cuando sólo se cuenta con personal de apoyo
para el proyecto, suelen presentarse diversas complicaciones, como la falta de un seguimiento adecuado, que dificulta el cumplimiento de la estrategia de
captación y no se puede exigir lo necesario bajo estas condiciones de operación.
El inconveniente para el personal cuando se les
asignan otras funciones, es que regularmente fungen
como enlaces estadísticos o informáticos y hasta
realizan labores administrativas. En virtud de no sólo
dedicarse a la parte estadística se les complica su
trabajo; a veces pueden ser requeridos y no estar
disponibles porque están realizando otra de sus funciones. Por ello, hay que tomar conciencia de la importancia y rigurosidad que exige la estadística, y el
impacto de tener demasiadas funciones realizadas
por poco personal.
Para reforzar la calidad de la captación, se debe
asignar personal para la supervisión, acorde al grado
de dificultad de las actividades.
responsabilidades para cada puesto)
Con ello se busca atender y dar seguimiento a
cualquier situación respecto a la información estadística, incluir en las funciones del personal operativo: la
entrega y recepción de cuestionarios, verificar y analizar la información con el fin de corroborar que los
datos estén completos y sean congruentes, brindar la
asesoría requerida por las unidades de registro y
todo lo relacionado con la recopilación o envío de
datos con la calidad y oportunidad requeridas.
Es de particular importancia que el diseño de la
estructura operativa, la realicen coordinadamente, la
unidad de estadística y la unidad de registro, dado
que esta última se encarga a través de su personal
del llenado de los instrumentos de captación y suministro para su tratamiento estadístico. Por ello es
necesario definir con claridad, el personal que de
ambas unidades se incorpora al proceso estadístico,
y en el caso de la unidad de registro determinar las
condiciones en que lo hace.
4.2 Determinación de la estrategia para la
integración de los recursos humanos
La integración de los recursos humanos contempla el
reclutamiento del personal para los puestos de la
estructura operativa, la selección del personal y su
contratación y capacitación, sin embargo, con excepción de ésta última, en este tipo de proyectos estadísticos generalmente se utilizan los recursos
humanos ya existentes en las unidades participantes,
por lo que las actividades de reclutamiento, selección
y contratación no suelen ser de gran magnitud.
4.2.1 Elaboración de los procedimientos para el
reclutamiento, selección y contratación
Si es necesario integrar recursos humanos, se pueden realizar las siguientes actividades:
13
PROCEDIMIENTOS PARA EL RECLUTAMIENTO
Son el conjunto de actividades para determinar las
formas en que la unidad de estadística divulgará y
ofrecerá al mercado de recursos humanos, las oportunidades de empleo que pretende llenar, con el fin
de atraer aspirantes a ocupar un cargo en la estructura operativa, con los perfiles y requisitos necesarios.
El reclutamiento debe atraer suficientes candidatos para disponer de opciones de selección. Se inicia
con la convocatoria, que puede hacerse de forma
cerrada, a través de la concertación y firma de convenios con instituciones de gobierno, escuelas o bolsas de trabajo; o en forma abierta, en lugares donde
concurra personal con las características requeridas,
como instituciones educativas u oficinas del gobierno.
Debido a las distintas circunstancias y tipos de unidades de registro, se debe considerar la concertación
realizada entre ambas unidades para la participación
del personal.
El perfil de puestos es un insumo básico para el
reclutamiento y constituye un modelo o tipo ideal,
definido con base en los requisitos que debe reunir el
personal para desempeñar adecuadamente las funciones propias del puesto.
PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y LA CONTRATACIÓN
vidades, con el fin de garantizar la correcta aplicación
de los procedimientos e instrumentos de captación.
En el diseño de la estrategia de capacitación deberán especificarse las modalidades de capacitación
a seguir; el diseño y preparación de los cursos específicos para el personal de los distintos puestos,
los materiales didácticos que se utilizarán, así como
las formas de evaluación de participantes y de los
cursos.
Dependiendo de las unidades de registro y los
medios en que se captará la información (formatos
impresos o electrónicos), los cursos pueden cubrir
distintas líneas, niveles y modalidades. Deben aprovecharse las tecnologías de información, de acuerdo
a la infraestructura con que se cuente, como cursos
en línea, programas tutoriales y videoconferencias.
Debe diseñarse un programa de capacitación estructurado en sus contenidos, calendarizado y concebido para su aplicación cíclica, tanto en las
unidades de registro como en las de estadística,
además de prever reuniones especiales para intercambiar opiniones sobre la mejora de los cursos y
para resolver problemas identificados en la captación
de datos. Asimismo, este programa debe ser lo suficientemente flexible para atender necesidades urgentes de capacitación, ocasionadas por la rotación de
personal.
La selección de personal, es el procedimiento que
permite analizar la capacidad, conocimientos, habilidades y experiencias de los aspirantes, para elegir
con eficacia el número de empleados suficientes para
cubrir todas las áreas geográficas y funciones previstas en el proyecto, identificando el personal más calificado para cada tipo de puesto. Se sugiere
considerar la secuencia de evaluaciones siguientes:
Para garantizar la aplicación de criterios de manera homogénea, en el proceso de capacitación se
debe involucrar a personal de ambas unidades, tanto
del registro como de la estadística.
• Evaluación de las cédulas de reclutamiento
SENSIBILIZACIÓN
• Examen de conocimientos generales y/o técnicos
• Exámenes psicométricos
• Realización de entrevistas
Para la contratación del personal operativo hay
que observar todos los aspectos normativos y presupuestarios que rigen en la unidad de estadística responsable del proyecto.
4.2.2
Estrategia de capacitación
El objetivo de la capacitación, es proporcionar los
conocimientos y desarrollar las habilidades necesarias del personal que participará en las distintas acti-
14
Es necesario prever los recursos requeridos por
el programa de capacitación a fin de que se realice
satisfactoriamente.
Además del programa de capacitación es necesario
prever actividades de sensibilización tanto de autoridades responsables del sistema de registro como de
quienes proporcionan los datos, en el sentido de que
comprendan la relevancia de las estadísticas que
proporcionaría el proyecto, así como la necesidad de
que los datos captados sean veraces, completos y
oportunos a fin de reforzar la cultura estadística.
En particular, sobre las autoridades del sistema
de registro, es conveniente promover el concepto de
que los recursos destinados a la producción estadística constituyen una inversión, de manera que se
obtenga una mejor disposición para la asignación o
negociación de recursos requeridos en el proyecto.
Asimismo, prever cambios o conclusión de periodos
en el gobierno que deriven en cambios de autoridades, para no interrumpir el suministro de información.
Como apoyo en esa actividad, se puede motivar
a las fuentes entregándoles productos estadísticos
de su interés, pero además, darles a conocer tanto a
las autoridades como al personal técnico, los productos generados con los datos que proporcionan, demostrando con ello los beneficios de su cooperación.
15
5. Captación
Esta fase cubre el operativo para captar los datos a
nivel de elementos individuales de la población de
estudio, conforme a la preparación y distribución de
materiales de apoyo (cartografía, manuales, instructivos, catálogos, etc.), la integración de recursos
humanos, bajo una detallada programación de actividades, estructura orgánica y controles establecidos.
La continuidad de la captación en los registros
administrativos implica la necesidad de considerar
cortes temporales de acuerdo a las exigencias en la
presentación de resultados, ya que estos pueden
referirse a períodos mensuales, trimestrales, anuales
u otros.
A continuación se presenta el esquema con las
macroactividades y actividades de esta fase:
Los lineamientos sobre la fase de captación son
los siguientes:
5.1 Preparativos del ciclo
La eficacia de la captación, depende en gran medida
de una preparación detallada de las actividades que
se describen a continuación.
5.1.1 Formación y equipamiento de grupos de trabajo
Se debe considerar todo el personal que participará
tanto en el registro como en la recolección de la información, para conformar los grupos de trabajo entre las unidades involucradas, de acuerdo a las
exigencias de la estadística requerida y del sistema
de registros administrativos. La Integración de grupos de trabajo, debe orientarse al cumplimiento y
seguimiento del programa general de actividades,
atendiendo las diferentes funciones y puestos contemplados en la estructura operativa.
16
Respecto al equipamiento e instalación se deberán considerar los siguientes aspectos:
• Adecuación de locales e instalación de mobiliario,
equipos informáticos y de comunicación (teléfono,
Internet, etcétera.).
• Asignación de espacios a los grupos de trabajo y
materiales de oficina.
• Impresión y reproducción de materiales.
La infraestructura de las oficinas debe contar con
el equipo indispensable acordado previamente para
el registro y la recopilación de los datos; es recomendable que disponga de al menos una computadora
para facilitar no sólo el proceso de captación de la
información, sino del manejo de sus propios formatos
o informes.
Las unidades de estadística deben considerar,
una vez conformados los grupos de trabajo, su ubicación en espacios que cuenten con las características necesarias para poder desarrollar con eficiencia
las diferentes actividades; sitios seguros con todos
los servicios y mobiliario requerido. Asimismo, dotar
al personal con el material requerido de oficina, así
como de los que se utilizan en la capacitación.
La reproducción de los materiales que previamente fueron diseñados, debe ser efectuada con
suficiente anticipación y ser entregados para su aplicación oportuna a todas las unidades del sistema de
registro en cada ciclo. Entre ellos están: los instrumentos de captación, formatos de control, manuales
de capacitación y cualquier otro que sirva para el
operativo de captación. La estimación de materiales
a reproducir debe considerar un margen razonable
para imprevistos.
5.1.2 Actualización de directorios
• Uso de unidades geoestadísticas bajo una
nomenclatura y codificación homogénea que
garantice la consistencia, evite duplicidades y
omisiones en la recopilación de datos.
Se deben solicitar los directorios a los responsables de las unidades de registro, incluyendo sus delegaciones, oficinas u oficialías, etcétera, y en caso
de que se reporten cambios, se realiza el procedimiento correspondiente para la actualización.
Para el caso de las bajas, cuando no se reporta
información en un mes o más, se consulta y verifica
si se trata de una baja temporal o definitiva. Para el
caso de las altas, la fuente debe dar aviso al abrir
más unidades de registro, procurando que sea en un
periodo no mayor a un mes. Por ello, la actualización
de directorios debe ser una actividad continua y estar
basada en la comunicación permanente y constante
con los responsables del registro administrativo.
La persona encargada de recolectar los datos,
puede identificar movimientos en las unidades de
registro y resolver la problemática que se presente
haciendo los cambios inmediatos, para no afectar la
oportunidad de los datos estadísticos. Por lo tanto, la
selección de este personal debe apegarse al perfil de
puestos acordado.
5.1.3 Preparación y distribución de materiales
En esta serie de actividades se realiza la estimación
en cantidades de los distintos materiales requeridos
para la captación, su preparación y distribución oportuna a las áreas que se encargarán de recabar la
información.
Es necesario contar con el diseño definitivo de
los siguientes elementos:
• Instrumentos de captación
Consiste en revisar y ajustar, de ser necesario, los
datos de identificación y ubicación de todas las oficinas de la unidad de registro, a través de corroborar
las altas, bajas y cambios, para garantizar la cobertura del proyecto estadístico.
• Software de captación y control
Entre los principales requisitos de un directorio
estadístico para mejorar la calidad de los resultados
se encuentran:
• Paquetes cartográficos básicos
• Cobertura completa, es decir, debe contener el
total de unidades formalmente constituidas.
• Facilidades de acceso y existencia de reglas y
procedimientos para su actualización.
• Uso de claves de identificación para cada unidad
• Manuales, guías, formas auxiliares, instructivos
para la captación y de control de calidad
• Directorios y/o listados
• Materiales de comunicación
Es indispensable que las actividades de empaquetado se realicen bajo medidas de seguridad, protección y transporte, recordando que se trata de
material de cuidado especial.
En el proceso de distribución del material se requiere verificar que se reciba en el tiempo programa-
de registro.
17
do y completo, haciendo las confrontas necesarias
con los correspondientes listados.
El suministro de materiales a las unidades de registro, dependerá del tipo de instrumento de captación:
• En el caso de formatos impresos, es conveniente
considerar un porcentaje adicional, el
dependerá del número de casos estimados.
Es conveniente que la persona encargada de recolectar la información, en ese momento realice una
primera revisión del Instrumento de captación, con
ello se pretende detectar faltas simples y evitar reconsultas. Deberán generarse reportes de los errores
o problemas de llenado, los cuales permiten identificar necesidades de capacitación.
cual
• En el caso de cuestionario electrónico, ya sea vía
Internet o por sistemas electrónicos, la unidad de
registro deberá supervisar y constatar la entrega e
instalación de los sistemas, su accesibilidad y
capacidad de respuesta.
El suministro puede ser efectuado con el apoyo
de un servicio público y delegar al mismo, tareas
asociadas a la distribución como:
• Recepción del material de los productores y otros
abastecedores externos.
• Empaquetado.
• Almacenamiento de paquetes.
• Preparación y entrega al personal operativo.
• Tiempos de entrega.
• Acuses de recibo.
5.1.4 Capacitación
De manera coordinada se organiza el desarrollo de
esta actividad para los diferentes niveles de la estructura operativa, de acuerdo con la estrategia establecida en el diseño para la capacitación, y apegándose
al calendario programado. Los grupos pueden integrarse (presenciales o a distancia) por nivel y/o tipo
de funciones a desempeñar, de manera que reciban
toda la información que corresponda por parte del
instructor asignado.
Es recomendable implementar mecanismos que
permitan detectar y atender rápidamente las necesidades de capacitación. Estas pueden requerirse por
cambios en los procedimientos o por rotación de
personal ocasionado por motivos diversos.
Se requiere que en la recolección, se implemente
el sistema para el seguimiento y avance, a fin de
monitorear la cobertura de las unidades de registro, y
el cumplimiento según lo planeado originalmente.
5.2.1 Transferencia de datos
Es el envío de la información obtenida a través de los
instrumentos de captación y el reporte correspondiente a la unidad estadística, utilizando los procedimientos establecidos en el diseño de la captación.
Cuando la información se capta por Internet u
otro medio electrónico, el sistema de transferencia
deberá registrar automáticamente su recepción, integrando tanto los archivos como los reportes.
El responsable de la recolección, debe asegurar
que la transferencia de datos se realice de manera
correcta, corroborar que estén completos y sean
congruentes, o en su caso asesorar y aclarar las
dudas del personal que lleva a cabo el registro, ya
sea en el llenado de los cuestionarios o por dificultades en el manejo de los sistemas informáticos.
Asimismo, cuando alguna unidad de registro no
realice sus envíos en los plazos establecidos, debe
ser contactada para indagar que tipo de problemas
se presentaron y evitar los rezagos de información.
Problemas como la falta de personal, de equipo o
de sistemas automatizados de la unidad de registro
para transferir los datos, puede solventarse con acciones coordinadas; como el apoyo de personal y de
equipos informáticos de la unidad de estadística, a fin
de realizar la captura directa de datos.
Una vez concluidos los trabajos referentes al foliado y asignación de claves a los cuestionarios, se
preparan y envían a la oficina que llevará a cabo
procesamiento electrónico de los datos.
5.2 Recolección
5.2.2 Control de la recolección
Es la serie de actividades para contactar con el personal que lleva a cabo el registro administrativo y
obtener los instrumentos de captación impresos o
electrónicos, llenados con la información de cada uno
de los elementos del fenómeno o población objeto de
estudio.
18
Son las actividades orientadas a conocer con precisión el grado de avance y cobertura durante la recopilación, para tomar las decisiones pertinentes y
asegurarse de que las actividades se están cumpliendo en los tiempos programados y bajo los linea-
mientos establecidos en el diseño del operativo; asimismo se implementan las medidas correctivas predeterminadas con el fin de garantizar la cobertura de
unidades de registro, el avance y la calidad de la
información.
Para tal efecto, de acuerdo con el programa de
supervisión, el personal encargado de estas actividades detecta si hay errores en la información o en los
procedimientos, con el fin de aplicar la solución correspondiente; ya sea trasladándose para transmitir
las instrucciones de forma personal, o utilizando otros
medios como el correo electrónico, el teléfono, o a
través de reuniones plenarias donde también se
abordan todo tipo de inquietudes y sugerencias.
En el caso de las unidades de registro que trabajan con un sistema automatizado proporcionado por
la unidad estadística, se les monitorea permanentemente para asegurar que se emitan registros reales,
además de verificar que cada versión del sistema
(software) cumpla su funcionalidad técnica.
Se lleva un control de los formatos recopilados, a
través de la asignación de un número consecutivo de
folio, para posteriormente realizar una primera revisión, la cual consiste en:
• Asegurar que los datos estén completos.
• Verificar la congruencia y consistencia de los
datos remitidos por las unidades de registro.
• Revisar (criticar) cada uno de los capítulos del
cuestionario.
• Asignar una clave a cada entidad y municipio
según el número que corresponda, de acuerdo
con el marco geoestadístico.
• Aplicar los criterios de validación a fin de asegurar
la información mínima en los instrumentos de
captación.
Cuando se presentan los problemas previstos en
el diseño de procedimientos de control, referentes a
cobertura, integridad y consistencia en la información
de los cuestionarios, se debe consultar directamente
con el responsable del llenado para que realice la
ratificación y/o rectificación de las cifras o datos solicitados. Se debe confirmar que no se haya delegado
esta tarea a otra persona, lo cual pueda complicar la
aclaración.
Con estas medidas se pueden abatir problemas
que afectan a la recolección, como faltantes o errores
en los datos, los rezagos y la no respuesta; pero
también se debe considerar la ejecución de los procedimientos diseñados para resolver situaciones
impredecibles o especiales que alteren las activida-
des de captación como faltantes de materiales, accidentes del personal o conflictos laborales.
Cuando la información es captada por medios
electrónicos, se realiza la revisión automática en
sistemas apropiados que revisarán datos obtenidos,
de control y de integración y congruencia para posteriormente generar reportes y comparar los registros
con los datos de control.
Por otra parte, las bases de datos generadas por
el sistema de captura y las proporcionadas por las
unidades de registro, se remiten directamente para
su tratamiento electrónico. En el caso de que los
cuestionarios y/o bases de datos presenten algún
problema en el contenido de información, se realizan
las aclaraciones correspondientes.
Una vez recolectados todos los formatos y demás
materiales de las unidades de registro, se realiza una
revisión de datos de control, separación por paquetes
y actas para llenar los formatos de control y seguimiento, que indicarán si existe algún problema.
5.2.3 Integración de la información y envío a procesamiento
Consiste en la organización de boletas, cuestionarios, formatos (material impreso) y de archivos y/o
bases de datos de cada una de las unidades de registro, mediante la aplicación de los procedimientos
acordados. Se deben verificar los paquetes y formatos, o en su caso de archivos, con el fin de aprobar la
integridad de la información o hacer las aclaraciones
hasta cumplir con los requisitos y ser turnados para
su procesamiento electrónico.
Estas actividades presentan variantes si se trata
de cuestionarios impresos o en medios electrónicos,
las cuales se describen a continuación:
• La integración e identificación de paquetes con
cuestionaros impresos, debe asegurar requisitos
de calidad, al pasar la información por etapas de
verificación y cumplimiento de parámetros para su
entrega a procesamiento.
• La información captada por medios electrónicos,
se integra bajo dterminados requisitos de calidad
en la organización e identificación de los archivos,
antes de turnarlos a procesamiento.
En la integración, es conveniente que el responsable de la unidad de estadística disponga de un
sistema que contabilice los instrumentos de captación, requisite los formatos de control y envíe el concentrado por correo electrónico a un equipo
determinado. Su almacenamiento en una base de
datos, permite manejar eficientemente los concentra-
19
dos de los municipios o delegaciones, y remitirlos
para su procesamiento.
Con la entrega a procesamiento, se empieza a
cerrar el ciclo del trabajo operativo. En el caso de que
surjan imprevistos, rezagos u otra inconsistencia,
serán los mecanismos implementados en el control
de calidad que indicarán los pasos a seguir en el
operativo.
5.3 Cierre del ciclo
El cierre del ciclo, se da de acuerdo a las fechas programadas como límite para captar la información;
éstas se basan en el tipo de estadística que se trate,
y dependiendo de las variaciones en el manejo de
sus calendarios, se establecen los plazos y límites
para hacerlo. Como se trata de eventos continuos, se
hace el cierre y se empieza a preparar el nuevo ciclo.
5.3.1 Recuperación de materiales
Es el conjunto de actividades que se realizan en una
fecha determinada, para recuperar la documentación
no utilizada y que no sirva para el siguiente ciclo de
captación, con el fin de impedir un mal uso de la
misma.
El material debe organizarse y clasificarse para
su devolución (de oficina, formatos de captación,
cartográfico, etc.) e integrarse en paquetes.
20
En caso de haber concertado apoyos externos,
ya sea de espacios para oficinas, materiales diversos
y equipo, se devuelven y se agradece formalmente a
las instituciones correspondientes por las facilidades
otorgadas.
5.3.2 Informe final
Se preparará un informe final en el cual se incluya los
problemas más frecuentes durante la captación y sus
soluciones, las experiencias contenidas en las minutas y reportes de supervisión, así como las cifras
obtenidas en la recolección de la información y su
comparación con los indicadores previamente establecidos para medir la calidad de la captación, como
número de instrumentos de captación aplicados y
número de casos de no respuesta, entre otros.
A partir de esta documentación se tienen elementos útiles para una evaluación de los procedimientos,
analizando la utilidad y complejidad de cada uno de
ellos y las propuestas de mejora.
Cuando los datos no sean recibidos en su totalidad, generalmente se hace un reporte, que da cuenta
de las unidades de registro faltantes; se remite a la
oficina responsable de recuperar la información o a
cierta entidad para darle seguimiento o para que
haga llegar una justificación acerca del problema.
Glosario
Actualización de directorios. Consiste en revisar y
ajustar, de ser necesario, los datos de identificación y
ubicación de todas las oficinas de la unidad de registro, a través de corroborar las altas, bajas y cambios,
para garantizar la cobertura del proyecto estadístico.
pág. 24.
Adecuación o correspondencia del formato de
registro con las necesidades estadísticas. Revisión
de los elementos contenidos en el formato de registro,
que responden al evento o hecho que se registra,
para determinar si son todos de interés estadístico o
no. pág. 8.
Aprovechamiento de registros administrativos.
Método para generar datos estadísticos, mediante el
uso de los sistemas de registro de hechos o sucesos
individuales que realizan las dependencias y organismos públicos como parte de su función. INEGI. DGE.
DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).
Capacitación para el personal operativo. Conjunto
de actividades orientadas a proporcionar los conocimientos y desarrollar las habilidades necesarias del
personal que participará en las distintas actividades,
con el fin de garantizar la correcta aplicación de los
procedimientos operativos y los instrumentos de captación. INEGI (2006). El operativo de captación en
encuestas por muestreo. (Inédito).
Carga de trabajo. Número de unidades de observación que un entrevistador puede atender y dejar en
situación final, en un área de trabajo durante una jornada laboral, en las encuestas que se levantan por
medio de entrevista directa. INEGI (2006). El operativo
de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).
Censo. Método para la generación de datos estadísticos, mediante la obtención de datos individuales de
todos y cada uno de los elementos que conforman el
conjunto objeto de estudio. INEGI. DGE. DGAIN. DN.
Glosario sobre la generación de estadística básica.
Marzo de 2006. (Inédito).
Cierre del ciclo. Conjunto de actividades que se
realizan en una fecha determinada para recuperar la
documentación no utilizada y que no sea útil para el
siguiente ciclo de captación, con el fin de impedir un
mal uso de la misma; y la preparación de un informe
en el cual se incluyan los problemas más frecuentes
durante la captación y sus soluciones, las experiencias contenidas en las minutas o reportes de supervi-
sión, así como las cifras obtenidas en la recolección
de la información y su comparación con los indicadores previamente establecidos para medir la calidad
de la captación y proponer elementos útiles para la
mejora de los procedimientos. pág. 28.
Cobertura conceptual. Conceptos (temas, categorías, variables y sus clasificaciones) de los que se requiere obtener información. INEGI (2006). El operativo
de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).
Cobertura geográfica. Territorio al que se refiere la
captación de datos en un proyecto estadístico. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de
estadística básica. Marzo de 2006 (Inédito).
Control de avance. Medición y análisis de los resultados obtenidos con relación a las metas y los tiempos
programados para cada una de las actividades, con el
fin de identificar posibles retrasos y dar alternativas de
solución oportuna. Se conoce también como “seguimiento programático”. INEGI (2006). El operativo de
captación en encuestas por muestreo. (Inédito).
Control de cobertura. Medición y análisis de los resultados obtenidos con relación a la correcta ubicación y captación tanto de áreas geográficas
seleccionadas, como de las unidades de observación,
a fin de corregir errores de omisión o duplicidades.
INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por
muestreo. (Inédito).
Control de operativo. Aseguramiento de las actividades para que se lleven a cabo en los tiempos programados, con los lineamientos establecidos y que los
resultados del operativo de captación tengan la calidad esperada, lo cual implica identificar y corregir en
forma adecuada y con oportunidad cualquier desviación, error o problema que se presente. INEGI (2006).
El operativo de captación en encuestas por muestreo.
(Inédito).
Control de la recolección de los datos. Actividades
orientadas a conocer con precisión el grado de avance y cobertura durante la recopilación, para tomar las
decisiones pertinentes y asegurarse de que las actividades se están cumpliendo en los tiempos programados y bajo los lineamientos establecidos en la
etapa de diseño; asimismo se implementan las medidas correctivas, que fueron determinadas para tal
efecto con el fin de garantizar la cobertura de unidades de registro y la calidad de la información. pág.
26.
21
Convenios y concertación de apoyos. Acuerdos
formales que se establecen entre la unidad de registro
y la unidad de estadística, para pactar y ajustar las
estrategias y procedimientos que haya lugar, para
adecuar los registros a fin de que puedan ser aprovechados con fines estadísticos. pág. 5.
Determinación de la estrategia operativa. Conjunto
integrado y ordenado de procedimientos para determinar la estructura operativa y plantilla de personal,
el programa general de actividades y para la cobertura de las áreas seleccionadas y la organización administrativa del proyecto para gestionar la estimación
y adquisición de los requerimientos, flujo de materiales, elaboración de presupuesto y los controles para
su eficiente aplicación. pág. 12.
Diseño conceptual. Serie de actividades mediante
la cual se identifican las necesidades de información,
con base en las cuales se determinan: el marco conceptual, los instrumentos para la captación de los
datos; los criterios de validación para la revisión y
depuración de inconsistencias, así como los esquemas para la presentación de resultados. INEGI. DGE.
DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).
Diseño de la captación. Serie de actividades para
determinar, desarrollar y probar las estrategias, procedimientos y esquemas técnicos para la captación.
INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).
Encuesta por muestreo. Método para la generación
de datos estadísticos que utiliza una muestra representativa de la población de estudio, seleccionada
mediante procedimientos técnicos y de la cual se
infieren datos válidos para la población total, con determinados niveles de precisión. INEGI. DGE. DGAIN.
DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).
Estrategia operativa. Conjunto integrado y ordenado
de procedimientos para determinar la estructura operativa y plantilla de personal, el programa general de
actividades y para la cobertura de las áreas seleccionadas y la organización administrativa del proyecto
para gestionar la estimación y adquisición de los
requerimientos, flujo de materiales, elaboración de
presupuesto y los controles para su eficiente aplicación. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006.
(Inédito).
Estrategia para la integración de los recursos
humanos. Conjunto de procedimientos que permitan
disponer del personal capaz de desempeñar las funciones de los distintos cargos operativos y en número
suficiente para cubrir todas las áreas geográficas que
22
se contemplan en el proyecto, así como proporcionarles los conocimientos necesarios para cumplir óptimamente con sus responsabilidades. INEGI (2006). El
operativo de captación en encuestas por muestreo.
(Inédito).
Estructura operativa. Recursos humanos necesarios para el levantamiento, considerando las funciones y responsabilidades por puesto y su
representación en un organigrama. INEGI (2005). El
operativo de captación en encuestas por muestreo.
(Inédito).
Fase de captación. Serie de actividades para obtener los datos de cada elemento de la población de
estudio o una muestra de ella, siguiendo las estrategias determinadas en programas y procedimientos de
trabajo. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la
generación de estadística básica. Marzo de 2006.
(Inédito).
Fase de diseño de la captación y el procesamiento. Serie de actividades para determinar, desarrollar
y probar las estrategias, procedimientos, esquemas
técnicos y sistemas informáticos para las actividades
tanto de la captación de datos como de su procesamiento. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la
generación de estadística básica. Marzo de 2006.
(Inédito).
Instrumento de captación. Formato que se utiliza
para el registro de los datos, en un proyecto estadístico. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006 (Inédito).
Lineamiento. Directriz que establece los términos,
condiciones, límites y características dentro de las
cuales ha de realizarse determinado tipo de acción.
INEGI. Marco normativo de los Sistemas Nacionales
Estadístico y de Información Geográfica. Febrero de
2005.
Logística administrativa. Determinación de medios
y procedimientos para llevar a cabo la organización
administrativa del proyecto estadístico, identificando
los requerimientos de bienes inmuebles, equipos,
materiales, documentación y servicios, así como los
procedimientos para su distribución, devolución y
elaboración del presupuesto, además de lo relativo a
su control y eficiente aplicación. INEGI. El operativo
de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).
Lugar de ocurrencia. Subdivisión político administrativa
del país (entidad, municipio o localidad), donde se produce el hecho. INEGI. (2004). Marco metodológico para la
generación de las estadísticas vitales. Nacimientos.
Aguascalientes, Méx.
Lugar de registro. Es la entidad, municipio o delegación y localidad donde se ubica la fuente informante en la que se inscriben los hechos; ésta puede o no
coincidir con el lugar de ocurrencia del evento. INEGI.
(2004). Marco metodológico para la generación de las
estadísticas vitales. Nacimientos. Aguascalientes, Méx.
Manual operativo. Documento con fines didácticos y
de apoyo durante el operativo, en donde se especifican entre otros aspectos, las responsabilidades y
actividades de las diferentes figuras operativas que
participarán en el proyecto y cómo interactúan entre
sí, se describe con el suficiente detalle los procedimientos que han de seguirse en el desarrollo de tales
actividades. INEGI. El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).
Manual de procedimientos. Documento de carácter
técnico donde se identifican los procesos de trabajo,
tanto sustantivos como administrativos, con el objetivo
de coordinar y sistematizar las funciones en un marco
de transparencia y eficiencia. INEGI. El operativo de
captación en encuestas por muestreo. (Inédito).
Marco legal. Conjunto de leyes, reglamentos, políticas y normas que fundamentan jurídicamente los registros que las dependencias y organismos de la
administración pública realizan como parte de su función. pág. 6.
Medio del formato en que se hace el registro. Tipo
de instrumento físico utilizado para contener los formatos. Puede ser de dos tipos: impreso, que es el
más común, y el electrónico. pág. 9.
Medio impreso. Consiste en la impresión en papel,
cartón o materiales similares, de las preguntas o
enunciados y sus opciones de respuesta, para que los
funcionarios de las dependencias responsables del
registro, llenen los requerimientos de información.
pág. 9.
Perfil de puesto. Modelo o tipo ideal, definido con
base en los requisitos que debe reunir el personal
para desempeñar adecuadamente las funciones propias del cargo. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).
Perfil de la persona que llena el instrumento de
captación. Características educativas promedio de
los funcionarios responsables del llenado del instrumento de captación, que retoman los datos del formato de registro; o bien, de la persona que hace el
registro en las situaciones en que se turna copia a los
responsables de la generación de estadísticas. pág.
9.
Proceso de generación de estadística básica.
Conjunto de procedimientos y actividades para producir información estadística, a partir de datos captados mediante la aplicación de un cuestionario o
formato de registro a nivel de unidades de una población de estudio. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario
sobre la generación de estadística básica. Marzo de
2006. (Inédito).
Programa de actividades operativas. Secuencia
ordenada de todas las actividades que tienen por
objetivo la recolección de los daos de interés, considerando la red y calendario de tales actividades. pág. 18.
Prueba de los procedimientos operativos. Conjunto
de actividades orientadas a obtener elementos para la
toma de decisiones para evaluar, y en su caso ajustar,
los procedimientos y esquemas para el control y la
supervisión del operativo. INEGI (2006). El operativo
de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).
Reclutamiento. Conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos potencialmente calificados y
capaces de ocupar cargos dentro de la organización.
INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas
por muestreo. (Inédito).
Recolección. Serie de actividades para contactar
con el personal que lleva a cabo el registro administrativo y obtener los instrumentos de captación impresos o electrónicos, llenados con la información de
cada uno de los elementos del fenómeno o población
objeto de estudio. pág. 3.
Registro administrativo. Serie de datos sobre un
hecho, evento, suceso o acción sujeto a regulación o
control que recaba una dependencia u organismo del
sector público como parte de su función. INEGI
(2006). El aprovechamiento estadístico de registros
administrativos públicos. Documento para discusión.
Diciembre de 2005. (Inédito) pág. 50.
Registro extemporáneo. Es la inscripción de un
hecho en un año diferente, posterior al año de ocurrencia. (Propia).
Selección de personal. Procedimiento que permite
analizar la capacidad, conocimientos, habilidades y
experiencias de los aspirantes, para elegir con eficacia el número de empleados suficientes para cubrir
todas las áreas geográficas y funciones previstas en
el proyecto, identificando el personal más calificado
para cada tipo de puesto. INEGI (2006). El operativo
de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).
Sobreregistro. Cuando los casos registrados superan
a los ocurridos. (Propia).
23
Subregistro. Cuando los casos registrados sean menores a los ocurridos. (Propia).
Unidad de estadística. Dependencia u organismo
público responsable del proceso estadístico. pág. 3.
Tasa de no respuesta. En encuestas por muestreo,
es la proporción de unidades que no dieron la información solicitada por razones diversas, respecto al
total de unidades consideradas en la muestra.
OECD. Glossary of statistical terms. En:
http://stats.oecd.org/glossary/detail.asp?ID=3765
(01/02/2006).
Unidad de registro. Dependencia u organismo
público responsable del registro administrativo y sus
oficinas donde se lleva a cabo. pág. 3.
Tecnología utilizada para el registro y la transferencia de los datos. Tipo de instrumento o procedimiento seleccionado, en el campo de la informática y
los medios de comunicación, para transmitir la información de la unidad de registro a la unidad estadística. pág. 6.
Transferencia de datos. Es el envío de los instrumentos de captación y el reporte correspondiente, a
la unidad estadística, utilizando los procedimientos
establecidos en el diseño de la captación. pág. 26.
24
Verificación de los datos. Revisión detallada que
hace el analista, quien se apoya en los criterios de
validación establecidos en el Diseño Conceptual, de
acuerdo a la temática abordada en el cuestionario.
Tiene como objetivo identificar las inconsistencias
inmediatamente después de levantada la información
y poder corregirse mediante reconsultas directas, ya
que se está en posibilidad de regresar con el informante. En el caso de los registros administrativos, la
reconsulta se refiere a la fuente informante. INEGI.
DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de
estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).
Bibliografía
Brathen, Magne y otros (2002). The role of business register (br) in social statistics - principles, Practices and
future developments. Joint UNECE-EUROSTAT Work Session on Registers and Administrative Records for Social
and Demographic Statistics (Geneva, 9-11 December 2002). Consultado en:
http://www.unece.org/stats/documents/2002.12.registers.htm (10 de Octubre de 2005).
Barbado, Luis Esteban (2001). Los registros de empresas para fines estadísticos. Su papel en el sistema de estadísticas de producción. Primera reunión de la Conferencia Estadística de las Américas de la Comisión Económica
para América Latina y el Caribe. CEPAL, Santiago de Chile, 9 al 11 de mayo de 2001.
Barcellos Zacharías, María Luiza (2003), Directorios estadísticos de empresas elaborados a partir de registros
administrativos. Segunda reunión de la Conferencia Estadística de las Américas de la Comisión Económica para
América Latina y el Caribe. CEPAL, Santiago de Chile, 18 a 20 de junio de 2003.
Echegoyen, Graciela (compiladora) (2003). Registros administrativos, calidad de los datos y credibilidad pública:
presentación y debate de los temas sustantivos de la segunda reunión de la Conferencia Estadística de las Américas de la CEPAL. División de Estadística y Proyecciones Económicas (Serie 21). ONU, CEPAL Santiago de Chile,
diciembre de 2003.
INEGI (1994). Guía para el envío de formatos de la fuente informante al INEGI. Instructivo.
INEGI (1998). Manual de Normas y Procedimientos Técnicos para la Distribución, Recolección, Tratamiento y Generación de Información sobre las Estadísticas de Mortalidad.
INEGI (2001). Manual de procedimientos para la generación de las estadísticas de cultura.
INEGI (2001). Manual de procedimientos de operación para la producción de las estadísticas de nacimientos y
matrimonios.
INEGI (2003). Síntesis metodológica de las Estadísticas Vitales.
INEGI (2003). El aprovechamiento de registros administrativos con fines estadísticos ¿una alternativa? (Inédito).
INEGI (2004). Análisis de tendencias de la información de las Estadísticas Vitales (Inédito).
INEGI (2004). Estadísticas Continuas Demográficas.
INEGI (2004). Presentación: Estadísticas Vitales, Proceso para la elaboración de los reportes de recolección y
avance en tratamiento. (Inédito)
INEGI (2004). Codificación de la causa de defunción. Taller Nacional sobre procedimientos para la generación de
Estadísticas Vitales. (Inédito).
INEGI (2004). Marco Metodológico para la generación de las estadísticas vitales. Nacimientos.
INEGI (2004). Marco Metodológico para la generación de las estadísticas vitales. Matrimonios.
INEGI (2004). Marco Metodológico para la generación de las estadísticas vitales. Divorcios.
ONU (1992). Manual de sistemas y métodos de estadísticas vitales. Oficina de estadística (Serie F. Núm. 35)
Naciones Unidas, Nueva York.
25
ONU (1998). Manual sobre sistemas de registro civil y estadísticas vitales. Gestión, operación y mantenimiento.
Serie F, Núm. 72. División de estadística (ST/ESA/STAT/SER.F/72) Naciones Unidas, Nueva York.
ONU (1998). Handbook on Civil Registration and Vital Statistics System: Policies and Protocols for the Release and
Archiving of Individual Records. Serie: F, Núm. 70. Naciones Unidas, Nueva York.
ONU (2000). List of administrative sources to obtain statistical data and the international comparability.
ONU (2001). 1Principles and Recommendations for a Vital Statistics
(ST/ESA/STAT/SER.M/19/Rev.2). Consultado en:
http://www.un.org/Depts/unsd/demog/vital_statistics/publications.htm
System,
Revision
2.
ONU (2002). The Handbook on Training in Civil Registration and Vital Statistics Systems. (Series F_84). Naciones
Unidas, Nueva York. Consultado en:
http://www.un.org/Depts/unsd/demog/vital_statistics/publications.htm
ONU (2004). Estadísticas del comercio internacional de mercancías: Manual para compiladores. Departamento de
Asuntos Económicos y Sociales (Serie F, Núm. 87). Naciones Unidas, Nueva York.
Pettersson, Hans (1992) Control de calidad en estadísticas procedentes de registros y archivos administrativos.
Instituto Vasco de Estadística (Eustat). Consultado en:
http://www.eustat.es/prodserv/datos/vol0026.pdf
Ruotsalainen, Kaija (2002). Use of business registers in social statistics in Finland. Joint UNECE-EUROSTAT
Work Session on Registers and Administrative Records for Social and Demographic Statistics (Geneva, 9-11 December 2002). Consultado en:
http://www.unece.org/stats/documents/2002.12.registers.htm (10 de Octubre de 2005).
Sánta, József (2002). Towards the use of administrative records and registers for statistical purposes at the hungarian central statistical office. Joint UNECE-EUROSTAT Work Session on Registers and Administrative Records for
Social and Demographic Statistics (Geneva, 9-11 December 2002)
Statistics Sweden (2001). The future development of the Swedish register system. R&D Report Research – Methods – Development. Sweden.
Wismer, Kirsten (2003) Use of Registers in Social Statistics in Denmark. (ESA/STAT/AC.88/07). Naciones Unidas,
Nueva York. Consultado en:
http://unstats.un.org/unsd/workshops/socialstat/no_7.doc
Entrevistas a especialistas en el tema
Instituto Nacional de Migración. Dirección de Planeación, Programación y Evaluación. Javier Gómez Guerrero,
Víctor Santos Cacique. México, DF. 27 de abril de 2006.
INEGI. Dirección de Estadísticas Vitales. Dirección de Estadísticas Sociales. Maria de Lourdes Vázquez Díaz, Alfonso Diez de Bonilla Baeza, Juan Gerardo Salazar Parada, Víctor Manuel Sosa Ficachi, Guadalupe Galindo López
y Marcelino León Zaleta. Aguascalientes, Ags. 3 de noviembre de 2005:
INEGI. Dirección Regional Occidente. Jesús Armas Padilla, Jorge Antonio Mejía Rodríguez y José A. Rivero Rosales.
Guadalajara, Jal. 17 de marzo de 2006:
INEGI. Dirección de Estadísticas de Comercio Exterior, Registros Administrativos y Precios. Enrique Valle Cruz,
Osvaldo López Galán, María Aurora Cruz Mendoza, Bruno Castañeda Zotea, Blanca Isela Gaspar Gutiérrez y Alfredo
Bretón González. México, DF. 28 de abril de 2006:
Secretaría de Gobernación (SEGOB). Dirección General de Protección Civil. Subdirección de Estadística y Estimación de Desastres. Eric Ortega Cerda. México, DF. 27 de abril de 2006.
26