Escuela Superior de Formación Abierta C/Soledad, 7 local 8 Entlo. San Agustín del Guadalix 609179214 Guía del taller hoja de cálculo ciberi.es Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 1 Con el “Taller de cálculo” aprenderás a agrupar, analizar y compartir información alfanumérica (datos estadísticos, científicos o económicos), mediante sencillas tablas y un juego de herramientas, podrás establecer fórmulas y relaciones estadísticas. Este curso está orientado en Excel, ya que, es muy práctico y permite introducir una programación de trabajo, realizar una hoja presupuestaria, una facturación o una contabilidad básica, además de generar todo tipo de informes, etiquetados y gráficos de datos con gran facilidad. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 2 Taller de hoja de cálculo 1. Conceptos generales y características fundamentales 1.1. Instalación e inicio de la aplicación 1.2. Configuración de la aplicación 1.3. Entrada y salida del programa 1.4. Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo 1.5. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo 1.6. Opciones de visualización 2. Desplazamiento por la hoja de cálculo 2.1. Mediante teclado 2.2. Mediante ratón 2.3. Grandes desplazamientos 2.4. Barras de desplazamiento 3. Introducción de datos en la hoja de cálculo 3.1. Tipos de datos 4. Edición y modificación de la hoja de cálculo 4.1. Selección de la hoja de cálculo 4.2. Modificación de datos 4.3. Inserción y eliminación 4.4. Copiado o reubicación 5. Almacenamiento y recuperación de un libro 5.1. Crear un nuevo libro 5.2. Abrir un libro ya existente 5.3. Guardar los cambios realizados en un libro 5.4. Crear un duplicado de un libro 5.5. Cerrar un libro Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 3 6. Operaciones con rango 6.1. Relleno rápido de un rango 6.2. Selección de varios rangos 6.3. Nombres de rangos 7. Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo 7.1. Formato de celdas 7.2. Anchura y altura de columnas y filas 7.3. Ocultar y mostrar columnas, filas u hojas de cálculo 7.4. Formato de la hoja de cálculo 7.5. Cambiar de nombre una hoja de cálculo 7.6. Formatos condicionales 7.7. Autoformatos o estilos predefinidos 8. Fórmulas 8.1. Operadores y prioridad 8.2. Escribir fórmulas 8.3. Copiar fórmulas 8.4. Referencias relativas, absolutas y mixtas 8.5. Referencias externas y vínculos 8.6. Resolver errores en las fórmulas Prácticas: Fórmulas Insertar y copiar fórmulas y funciones 9. Funciones 9.1. Funciones matemáticas predefinidas 9.2. Reglas para utilizar las funciones predefinidas 9.3. Utilización de las funciones más usuales 9.4. Uso del asistente para funciones Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 4 10. Inserción de gráficos 10.1. Elementos de un gráfico 10.2. Creación de un gráfico 10.3. Modificación de un gráfico 10.4. Borrado de un gráfico 11. Inserción de otros elementos 11.1. Imágenes 11.2. Autoformas 11.3. Texto artístico 11.4. Otros elementos 12. Impresión 12.1. Zonas de impresión 12.2. Especificaciones de impresión 12.3. Configuración de página 12.4. Vista preliminar 13. Trabajo con datos 13.1. Validaciones de datos Prácticas: Aplicar validación y formato condicional 13.2. Esquemas 13.3. Creación de tablas o listas de datos 13.4. Ordenación de listas de datos 13.5. Uso de filtros 13.6. Subtotales Prácticas: Filtros Uso del orden y filtros Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 5 14.Herramientas de revisión y libros compartidos 14.1. Inserción de comentarios 14.2. Control de cambios de la hoja de cálculo 14.3. Protección de una hoja de cálculo 14.4. Protección de un libro 14.5. Libros compartidos 15.Importación desde otras aplicaciones 15.1. Con bases de datos 15.2. Con presentaciones 15.3. Con documentos de texto 16.Plantillas y macros 16.1. Creación y uso de plantillas 16.2. Grabadora de macros 16.3. Utilización de macros Y ahora, ¿Cuánto sabes de Excel? ¿Por qué debo hacer el curso de Excel Avanzado? Metodología del curso Excel Avanzado online Campus Virtual Cómo hacer el curso Oferta de Packs de Estudio Formatos disponibles Bibliografía Glosario de términos FAQ – Preguntas más frecuentes Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 6 1 Conceptos generales y características fundamentales 1.1. Instalación e inicio de la aplicación Los programas denominados «hojas de cálculo» son aplicaciones diseñadas para la gestión de datos numéricos fundamentalmente y la realización de operaciones matemáticas y de todo tipo. Así como en un programa procesador de textos como Microsoft Word el entorno de trabajo es «el folio» que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de cálculo encontramos un gran casillero comparable al tablero del juego de los barcos. Se compone de celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas se identifican mediante un número y las columnas por una letra. Por tanto, cada celda queda definida por la combinación de una letra y un número que representan la posición en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la segunda columna (B) y cuarta fila (4) es la B4. Estaría mal referirse a ella como 4B, y es indistinto escribir dicha referencia en mayúsculas o en minúsculas. En cada celda podremos colocar un dato. Ejemplo de pantalla Excel: Microsoft Excel es un componente del paquete Microsoft Office. Normalmente, al insertar el CD de Office la instalación comienza de forma automática, y se cargará todo el paquete Office sólo con seguir los pasos que se indican en el disco. No obstante, si no comienza solo el proceso de instalación, los pasos son los siguientes: • • • Cerrar todos los programas abiertos. Insertar el CD-ROM o PenDrive de Microsoft Office en la unidad correspondiente. Acceder a la opción Ejecutar del botón Inicio de la Barra de tareas. La pantalla que se presenta es la que muestra la figura siguiente. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 7 • • • • Hacer clic sobre el botón Examinar y localizar el archivo Setup.exe en la unidad de CD-ROM (normalmente dicha unidad es la D, pero pudiera ser la E u otra. El archivo, de forma general, se podría llamar install.exe o instalar.exe). Seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Aceptar de la ventana de la figura anterior para que comience la instalación del programa. La instalación está guiada en todo momento por un asistente que presenta una serie de pantallas en las cuales se irán introduciendo los datos requeridos. Una vez completada con éxito la instalación, es preciso reiniciar el ordenador. Al instalarse el programa se creará automáticamente una entrada a Microsoft Excel en el menú Programas del botón Inicio (abajo a la izquierda de la pantalla) de la barra de tareas. Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Excel en el escritorio de Windows. De no existir este acceso directo, es posible crear uno siguiendo los siguientes pasos: 1. Pulsar sobre el botón Inicio y elegir la opción Todos los programas. 2. Desde aquí podemos acceder al grupo de programas denominado Microsoft Office, y dentro de este grupo nos situamos en la opción correspondiente a Excel. 3. Pulsando sobre dicha entrada con el botón derecho del ratón, accederemos al menú contextual en el que elegiremos la opción Enviar a/Escritorio (crear acceso directo). Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 8 Para acceder al programa deberemos hacer doble clic sobre el icono Excel, de la versión que en ese momento esté al uso, ya que, cambia cada tres años. El icono siguiente se corresponde con la versión 2007. ¡Ya podemos empezar a manejarlo! 1.2. Configuración de la aplicación Es posible amoldar el programa a nuestras necesidades de trabajo. Para ello hay que personalizar distintas opciones de la pantalla de la aplicación. Cinta de opciones Las opciones de Excel 2007 se estructuran en forma de fichas en las que aparecen clasificadas la mayoría de las opciones con las que vamos a poder trabajar. De manera inicial siempre se muestran siete fichas, divididas en grupos de opciones, que recogen las relacionadas entre sí. También aparecen en ella iniciadores de cuadros de diálogo que amplían las opciones disponibles en la cinta. Las alternativas de Excel 2007 para personalizar el aspecto de la cinta de opciones son limitadas. Todas estas fichas se muestran de manera prediseñada. No podemos eliminar ninguna de la cinta de opciones ni añadir o eliminar opciones. Sin embargo, no son todas las fichas que ofrece Excel 2007. Existe otro tipo que se activa únicamente cuando trabajamos con algunos elementos especiales que necesitan tener disponibles opciones particulares. Estas fichas Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 9 sólo aparecerán visibles cuando dichos objetos estén seleccionados en el documento, e incluyen a su vez una o varias subfichas para organizar mejor las opciones que recogen. Aunque inicialmente partimos de siete fichas de opciones, Excel 2007 permite añadir alguna más. Se trata de una que supone el uso de opciones avanzadas dentro de la aplicación y que, por lo tanto, resulta superflua para la mayor parte de los usuarios del programa. Se trata de la Ficha de programador, que permite acceder a toda una serie de opciones como creación y tratamiento de formularios, y grabación de macros, entre otras. Para incluir esa ficha dentro de la cinta de opciones, accederemos a las Opciones de Excel desde el botón de Office. En el bloque de Opciones más frecuentes marcamos Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y pulsamos el botón Aceptar. Minimizar la cinta de opciones En ocasiones puede resultar interesante minimizar la cinta de opciones y así disponer de más superficie de pantalla para trabajar. En este caso la cinta desaparece de la pantalla, en la que sólo se mostrará el nombre de las diferentes fichas activas en el momento. Al pulsar con el puntero del ratón sobre cualquiera de ellas, la cinta se desplegará de nuevo para acceder a todas sus opciones. Sin embargo, al pulsar sobre otra zona del documento la cinta se volverá a minimizar. Para conseguir la minimización de la cinta de opciones podemos proceder de varias formas: • Método 1. Hacer doble clic sobre la ficha de opciones activa para pasar de un modo a otro, es decir, de minimizada a desplegada, y viceversa, en función del estado actual. • Método 2. Pulsar sobre la cinta de opciones con el botón derecho y se muestra un menú contextual cuya última opción es Minimizar la cinta de opciones. En el caso de que esté minimizada ya, aparecerá seleccionada con una marca de verificación en el lateral izquierdo. Si queremos visualizarla desplegada en la pantalla, pulsaremos de nuevo sobre esa marca y se suprimirá. Barra de herramientas de acceso rápido Es una pequeña barra de herramientas situada en la barra de títulos de la ventana principal de Excel. Se puede personalizar colocando en ella diferentes iconos de los comandos más habituales. De esa forma siempre podremos disponer de las opciones frecuentes de una manera rápida sin necesidad de buscarlas en la cinta de opciones. Para personalizar esta barra de herramientas pulsaremos sobre el triángulo que aparece junto a ella y, de la lista que se despliega, elegimos los comandos que deben aparecer en la barra de herramientas. En el caso de no tener disponible la opción deseada en este listado inicial, pulsaremos sobre la opción Más comandos. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 10 De esta manera aparecerá un cuadro de diálogo, dividido en dos zonas, correspondiente a las opciones de Excel. En el cuadro izquierdo podemos ver los iconos de todos los comandos disponibles en Excel. Para que aparezcan dentro de esta barra de herramientas, sólo hay que seleccionarlos y pulsar el botón Agregar. En el caso de que queramos eliminar algún icono que aparece en la barra de herramientas de acceso rápido, se selecciona del panel de la derecha y se pulsa el botón Quitar (en lugar de Agregar). Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 11 Una vez seleccionados los iconos que queremos visualizar en esta barra de accesos rápidos, pulsamos el botón Aceptar. También es posible modificar la posición en la que queremos que aparezca esta barra de herramientas: encima o debajo de la cinta de opciones. Para desplazarla, pulsaremos de nuevo sobre el triángulo que aparece junto a ella y seleccionaremos la opción que corresponda (Mostrar bajo la cinta de opciones o Mostrar encima de la cinta de opciones). La opción disponible será la opuesta a la establecida en ese momento. Sobre la cinta de opciones: Debajo de ella: 1.3. Entrada y salida del programa Hay dos formas básicas para entrar en el programa: 1. Desde el botón Inicio , situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocamos el cursor y, al pulsar sobre Inicio, se despliega un menú. Hacemos clic sobre la opción Todos los programas y aparece otra lista con los que hay instalados en el ordenador. Colocamos el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y, al hacer clic sobre Microsoft Excel, se inicia el programa. 2. Desde el icono que hemos creado previamente en el escritorio iniciará el programa. . Hacemos doble clic y se Para salir puedes realizar las siguientes operaciones: 1. Hacer clic en el botón Cerrar , que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana de la aplicación. 2. Pulsar la combinación de teclas ALT+F4 (se cerrarán todas las ventanas activas). 3. Hacer clic sobre el botón menú Office y pulsar la opción Salir de Excel. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 12 1.4. Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo VENTANAS La pantalla inicial presenta dos ventanas, una dentro de la otra. La exterior (ventana de programa o de aplicación) permite comunicarnos con Excel, y la interior (ventana de documento) se utiliza para crear libros de Excel. Ventana de aplicación Se compone de: barra de título, cinta de opciones, barra de fórmulas y barra de estado. Barra de título Contiene el nombre de Microsoft Excel y el del libro de trabajo en uso. Cuando entramos en el programa, Excel abre uno nuevo con el nombre Libro1. A su izquierda está el botón Office y cerrar. con las opciones más generales del manejo de los archivos como abrir Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 13 A su derecha están situados los siguientes botones: • Minimizar. Oculta la aplicación y la convierte en un icono en la barra inferior de la pantalla de Windows. • Restaurar. Restaura el tamaño a la posición anterior de la ventana de la aplicación. • Cerrar. Cierra la ventana de la aplicación. Cinta de opciones A diferencia de anteriores versiones, Excel 2007 sustituye los clásicos menús por fichas en las que aparecen clasificadas las opciones necesarias, lo que facilita el acceso a las características del programa. De manera inicial siempre aparecen siete fichas, divididas en grupos de opciones, que recogen las relacionadas entre sí. También incluye iniciadores de cuadros de diálogo que amplían las opciones disponibles en la cinta. Es posible seleccionar cualquiera de estas opciones utilizando el ratón para acceder a los grupos de opciones que permite cada ficha. Las siete fichas que aparecen por defecto son: • • • • • • • Inicio Insertar Diseño de página Fórmulas Datos Revisar Vista TRUCO Pulsando la tecla ALT se accede al modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones con la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Las opciones no disponibles en el momento se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado, vuelve a pulsar la tecla ALT. Barra de fórmulas En ella se introduce y edita la información en los documentos Excel. Cuando metemos datos o fórmulas, esta barra se activa como vemos en la figura: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 14 Está formada por: • • • • Cuadro de nombres. Contiene la dirección o el nombre de la celda activa en la hoja. Cancelar. Se utiliza para anular los cambios efectuados en el área de edición. Introducir. Al hacer clic o pulsar Intro o una tecla de movimiento, transfiere el contenido editado del área de edición a la celda activa. Área de fórmulas. Zona en blanco en la que introduciremos texto, números, fórmulas... Barra de estado Se encuentra en la parte inferior de la pantalla. El texto de la izquierda informa de la situación de la aplicación en cada momento. Cuando muestra Listo, el programa está aguardando nuestras órdenes. Ventana de documento Está situada dentro de la ventana de programa y contiene los documentos o libros de trabajo que creamos. En la figura la mostramos restaurada (tamaño intermedio) y para maximizarla solo tendríamos que pinchar en el botón correspondiente. - Cada libro contiene varias hojas de cálculo que, a su vez, están compuestas por celdas, identificadas con el nombre de la fila y de la columna de la que forman parte. Excel 2007 tiene un límite de 1.048.576 filas por 16.384 columnas. Las columnas se identifican desde la letra A, a la XFD. La ventana de documento está formada por: barra de título, barra de selección de las hojas del libro y barras de desplazamiento. Barra de título Podemos leer el nombre del libro de trabajo a la izquierda, y en su derecha el menú de control con los botones para minimizar, restaurar y cerrar la ventana. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 15 Barra de selección de las hojas del libro Aparecerá en negrita la hoja que se está usando y que, por tanto, permanece activa. Desde los botones situados a la izquierda de la barra de selección de hojas, con el nombre de las hojas, podemos: • • • • Pasar Pasar Pasar Pasar a a a a la primera hoja de cálculo del libro de trabajo. la hoja de cálculo anterior del libro de trabajo. la última hoja de cálculo del libro de trabajo. la hoja de cálculo siguiente del libro de trabajo. También es posible cambiar de hoja haciendo clic en las pestañas. Barras de desplazamiento Permiten el movimiento hacia arriba y abajo, y hacia la derecha y la izquierda, dentro de la hoja de cálculo activa. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 16 1.5. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo Las hojas de cálculo son aplicaciones muy completas que contienen cientos de opciones. Por eso, en muchos casos es imposible recordar todas sus posibilidades. En esta situación, disponemos de una ayuda que facilitará continuar con el trabajo. En la versión 2007 desaparece el ayudante de Office, pero la ayuda se muestra de una manera muy interactiva. Deberemos pulsar el icono Ayuda , que se encuentra en la parte superior derecha del libro. Aparece la siguiente pantalla, donde deberemos escribir la pregunta deseada o, si lo preferimos, acceder directamente a las propuestas de la parte inferior con el título Examinar Excel Ayuda. TRUCO Cuando no recordamos para qué se utiliza alguno de los botones de las cintas de opciones, bastará con deslizar el ratón sobre él y Excel abre un cuadro en el que indica su función. F1 también ofrece más información. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 17 1.6. Opciones de visualización Las características de las diferentes opciones de visualización se modifican desde la cinta de opciones Vista. Las opciones más utilizadas son las siguientes: Zoom Aleja o acerca el documento con el que estamos trabajando. Si pulsamos sobre el botón Zoom aparece la siguiente ventana, donde podemos seleccionar el porcentaje de aumento, y a continuación hacer clic en Aceptar. El botón aplica al documento un zoom del 100% del tamaño normal. El botón hace un zoom del libro para que el rango de celdas (previamente seleccionado) rellene toda la ventana. Ayuda a ver un área específica de la hoja de cálculo. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 18 Otra manera de aplicar un zoom es la barra que aparece en la parte inferior derecha del programa: Podemos mover el cursor de - a + según las necesidades. Vistas El botón Normal aparece marcado por defecto y muestra el documento en vista normal. El botón Diseño de página muestra el documento tal y como se verá en la página impresa. La opción Vista previa de salto de página se trata de una vista preliminar en la que se interrumpen las páginas al imprimir el documento. La opción Vistas personalizadas guarda un conjunto de valores de configuración de presentación e impresión como una vista personalizada. La opción Pantalla completa muestra el documento en toda la pantalla. Inmovilización de zonas de la hoja de cálculo Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 19 2 Desplazamiento por la hoja de cálculo 2.1. Mediante teclado Las teclas que se utilizan para desplazarse a través de la hoja de cálculo y los movimientos son: 2.2. Mediante ratón Para desplazarnos entre las celdas de una hoja de cálculo, haremos clic (botón izquierdo del ratón) en cualquier celda. En ese momento se convertirá en la celda activa y aparecerá con el borde resaltado en color negro, tal y como se muestra en la siguiente imagen: Para ver un área diferente de la hoja, utilizaremos la barra de desplazamiento. Hay que arrastrarla para visualizar la celda necesaria y hacer clic sobre ella. NOTA: La celda activa es la seleccionada en la que se escriben datos cuando comenzamos a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. Tiene un borde negro grueso. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 20 Otros desplazamientos con el ratón: 2.3. Grandes desplazamientos Dentro del libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen tres que se reflejan en la barra de etiquetas. En este caso, la hoja activa, en la que estamos situados para trabajar, es la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiamos de hoja, es decir, si hacemos clic sobre la pestaña Hoja3, pasaremos a trabajar con ella. Si el número de hojas no cabe en la barra de etiquetas, tendremos que usar los botones de la izquierda para visualizarlas: A partir de la Hoja1. La hoja anterior. La hoja siguiente. Las últimas hojas. TRUCO: Combinaciones de teclas para los desplazamientos: CTRL + AV PAG: hoja siguiente CTRL + RE PAG: hoja anterior Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 21 2.4. Barras de desplazamiento Barras de desplazamiento vertical y horizontal Permiten movernos de forma rápida y sencilla a lo largo y ancho de la hoja. Simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón o hacer clic en los triángulos. Por defecto siempre aparecen visibles, pero podemos ocultarlas de la siguiente manera: botón Inicio/Opciones de Excel/Avanzadas. Una vez seleccionadas, recuerda pulsar Aceptar para guardar los cambios. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 22 3 Introducción de datos en la hoja de cálculo 3.1. Tipos de datos Es posible especificar el tipo de datos que queremos almacenar en una celda utilizando la cinta Inicio, botón Formato, opción Formato de celdas y especificando el tipo en la pestaña Número (ver imagen inferior). Los tipos más utilizados son: • General. Lo tienen las celdas por defecto y puede rellenarse con cualquier dato. • Texto. • Fecha. Para que la aplicación reconozca una fecha, debe ser válida. Así, si introducimos 5/13/2005, el programa la rechazará puesto que el mes 13 no existe. • Número. Para especificar que Excel utilice el punto para separar los miles (por ejemplo: 123.234,33), ejecutamos Formato/Celdas/Número, elegimos la categoría Número y marcamos la casilla Usar separador de miles. En esta misma pantalla también podemos cambiar el número de decimales de los números. Además de estos datos, las celdas también pueden contener: • Fórmulas. Se emplean para calcular un valor basado en una combinación de otros valores. Las crea el usuario y siempre van precedidas del signo igual (=) o del signo +. • Funciones. Son herramientas para la ejecución abreviada de operaciones. NOTA: Hay que diferenciar siempre entre el dato en sí y la manera como ese dato aparece en la pantalla. Las modificaciones del dato se denominan formato y no afectan a su contenido exacto. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 23 4 Edición y modificación de la hoja de cálculo 4.1. Selección de la hoja de cálculo Antes de hacer cualquier modificación en una celda o un rango de celdas, hay que seleccionar las celdas sobre las que queremos que se realice la operación. Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsamos el botón izquierdo del ratón en la primera celda y lo mantenemos pulsado mientras se arrastra hasta la última celda. Después se suelta y las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y distinto color. Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna y hacer clic sobre él. Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila y hacer clic sobre él. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 24 Para seleccionar una hoja entera, hay que situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja (entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1) y hacer clic sobre él. Si realizamos una operación de hojas como eliminar o insertar, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que estar situado en la hoja basta para tenerla seleccionada. TRUCO: Muchas veces se puede olvidar seleccionar alguna celda o es necesario seleccionar celdas no contiguas. Para ello hay que hacer la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar a celdas, columnas o filas. Por ejemplo: seleccionar una fila y añadir una nueva haciendo clic sobre el indicador de fila y manteniendo pulsada la tecla CTRL. 4.2. Modificación de datos Edición del contenido de una celda Para modificar el contenido de una celda, hacer doble clic en la que incluye los datos que hay que cambiar y a continuación sustituir el contenido. Si queremos cambiar todo el contenido, basta con seleccionar la celda y escribir los valores deseados. Borrado del contenido de una celda o rango de celdas Ir a la cinta de opciones Inicio y escoger la opción Borrar. Aparece otro submenú. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 25 Seleccionar una de las opciones disponibles entre: Borrar todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios de esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos el valor 8.000 €. Borramos la celda con la opción Borrar todo. Si introducimos el valor 10000, aparecerá tal y como lo acabamos de escribir: sin formato. Borrar formatos: Elimina el formato de las celdas seleccionadas, por lo que tendrán el estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Ejemplo: En una celda tenemos el valor 8.000 €. Borramos la celda con la opción Borrar formato. En la celda aparecerá 8000 ya que únicamente hemos eliminado su formato o aspecto, no el contenido. Borrar contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el valor 8.000 €. Borramos la celda con la opción Borrar contenido. Si introducimos el valor 10000, aparecerá con el formato anterior, es decir, 10.000 €. Borrar comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. NOTA: Forma más rápida de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda. Pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se suprime el contenido de la celda. Corrector ortográfico Desde la cinta de opciones Revisar, botón Ortografía, se hace una revisión ortográfica de toda la hoja. TRUCO: Podemos acceder a esta opción directamente pulsando la tecla F7. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 26 Utilidades de búsqueda y remplazo Desde la cinta de opciones Inicio, botón Buscar y remplazar. Buscar. Es posible buscar el contenido de una celda en la hoja activa. Al pulsar sobre Buscar siguiente (también podemos pulsar la tecla ENTER), la celda con dicho contenido se convierte en la celda activa. Si hacemos clic sobre el botón , accedemos a: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 27 Remplazar. Para sustituir texto en el documento. TRUCO: Combinaciones de teclas de acceso rápido: Para buscar: CTRL + B Para remplazar: CTRL + L Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 28 4.3. Inserción y eliminación Insertar filas en una hoja En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo nos damos cuenta de que falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila: • Seleccionar la fila sobre la que queremos añadir una nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la marcada. • Seleccionar Insertar de la cinta Inicio. • Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas situadas por debajo de la nueva bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna, el programa toma la fila en la que está situado el cursor. Para añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas como filas a añadir. NOTA: Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número aumente porque seguirá habiendo 1048576, sino que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y la aplicación no te deja, seguro que las últimas contienen algún dato. Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, aparece el botón nuevo formato. para elegir el Para ello, hacer clic sobre el botón y aparecerá un cuadro desde el cual es posible elegir si el formato de la nueva fila será el igual al de la anterior, la posterior o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botón. Si molesta, no hay que preocuparse ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 29 Insertar columnas en una hoja • Seleccionar la columna delante de la cual es necesario añadir otra, ya que las columnas siempre se incluyen a la izquierda de la marcada. • Seleccionar Insertar de la cinta Inicio. • Elegir la opción Insertar columnas de hoja. Todas las columnas de la derecha de la nueva se incrementarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna, el programa toma la columna donde estamos situados. Si hay que incluir varias columnas, basta con seleccionar tantas, en el primer paso, como columnas a añadir. NOTA: Añadir columnas a la hoja de cálculo no hace que su número varíe, porque seguirá habiendo 16384, sino que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no lo permite, seguro que las últimas contienen algún dato. Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, aparecerá el botón que hemos visto al insertar filas. El procedimiento es el mismo. Insertar celdas en una hoja En ocasiones, lo que interesa añadir no son filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo. Para incluir varias celdas, hay que seguir los siguientes pasos: • Seleccionar las celdas sobre las que añadir las nuevas. • Seleccionar Insertar de la cinta Inicio. • Elegir la opción Insertar celdas. AVISO: Esta opción no aparecerá si no hay celdas seleccionadas. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 30 Se muestra el siguiente cuadro: Elegimos la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección. Desde aquí también es posible añadir filas o columnas enteras. Haz clic sobre Aceptar. Al añadir celdas a la hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan las del final de la hoja. Cuando insertamos celdas con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para las filas y columnas, aparecerá el botón para elegir el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo, aparecerá el cuadro visto anteriormente para la inserción de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas. Insertar hojas en un libro de trabajo Si es necesario trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, hay que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255. Para incluir una hoja, seguiremos los siguientes pasos: • Situarse en la hoja posterior a la nueva, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada. • Seleccionar Insertar de la cinta inicio. • Elegir la opción Insertar hoja. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 31 Eliminar filas y columnas de una hoja • Seleccionar las filas o las columnas. • Seleccionar Eliminar de la cinta Inicio. • Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja. Al suprimir filas o columnas de la hoja de cálculo, no varía su número. Seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas porque se añaden al final de la hoja tantas como las que han sido eliminadas. Eliminar celdas de una hoja • Seleccionar las celdas. • Seleccionar Eliminar de la cinta Inicio. • Elegir la opción Eliminar celdas. Aparece el siguiente cuadro de diálogo: Elegir la opción deseada en función de si es necesario desplazar las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Observa que desde aquí también es posible eliminar filas o columnas enteras. Hacer clic sobre Aceptar. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 32 Eliminar hojas de un libro de trabajo • Situarse en la hoja. • Seleccionar Eliminar de la cinta Inicio. • Eligir la opción Eliminar hoja. TRUCO: Pulsando con el botón derecho sobre la fila, columna, celda u hoja que queremos eliminar, se despliega un menú de opciones donde podemos seleccionar directamente Eliminar. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 33 4.4. Copiado o reubicación Mover y copiar celdas o rangos El portapapeles se utiliza para reubicar celdas o rangos en una celda. Permite: • • Mover o cortar, es decir, que la información de esas celdas deje de estar en un punto de la hoja para pasar a otro. Copiar, es decir, llevar la información a otro punto, pero, a diferencia de cortar, no desaparece de su ubicación original, sino que se duplica. Vamos a ver en un sencillo ejemplo los cuatro pasos que hay que dar para copiar un rango de celdas. Paso 1. Seleccionar el rango. Paso 2. Pulsar el botón Copiar de la cinta Inicio. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 34 NOTA: Si en vez de copiar, queremos mover, tendremos que pulsar el botón Cortar que se encuentra encima. Paso 3. Seleccionar la celda destino de la copia. TRUCO: Al seleccionar Varias se obtienen varias copias. Paso 4. Pulsar el botón Pegar de la cinta Inicio. TRUCO: En el desplegable de dicho botón encontramos la variante del pegado especial, que permite especificar qué aspectos queremos copiar: todo, sólo los valores de las fórmulas, sólo el formato, etc. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 35 Mover y copiar hojas de cálculo Es posible mover y copiar hojas dentro de un mismo libro de trabajo o en varios. Para ello seleccionamos la hoja deseada y pulsamos el botón Formato, opción Mover, o Copiar hoja dentro del grupo de opciones de celdas en la cinta de Inicio. TRUCO: Una forma rápida de mover una hoja es activarla. Mantenemos pulsado el ratón y arrastramos la hoja hasta la posición deseada. También podemos crear una copia de la hoja pulsando el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar y entonces aparece un cuadro de diálogo sobre el que seleccionaremos Mover o Copiar. Dentro de éste marcaremos el cuadro de la opción Crear una copia. Observa que con este cuadro también podemos mover hojas y situarlas en la posición deseada. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 36 5 Almacenamiento y recuperación de un libro 5.1. Crear un nuevo libro Al ejecutar el programa, la aplicación abre un nuevo libro. Si ya hemos ejecutado el programa y queremos crear un nuevo libro, debemos ir al botón Office, opción Nuevo. También es posible pulsar el icono Nuevo, que se encuentra por defecto en la barra de herramientas de acceso rápido. Si no apareciera en esta barra de herramientas, bastará con pulsar el icono que se despliega, tal y como se muestra a continuación: y seleccionar Nuevo en la lista Existe otra opción para crear un nuevo libro sin necesidad de abrir antes el programa. Directamente desde la carpeta o ubicación del ordenador donde queremos guardar un nuevo libro, pulsar el botón derecho del ratón. Aparece una lista de opciones que incluye Nuevo/Hoja de cálculo Microsoft Office Excel. Imaginemos, por ejemplo, que queremos crear un nuevo libro Excel en Mis documentos dentro de la carpeta Matemáticas: También podemos realizar esta operación directamente en el escritorio del ordenador. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 37 5.2. Abrir un libro ya existente Existen varias opciones para abrir un libro ya existente. • Si se ha ejecutado el programa y queremos abrir un nuevo libro, hay que ir al botón Office, opción Abrir. Se abre una nueva ventana donde deberemos buscar el archivo. Al pulsar Abrir, esa ventana desaparece y se muestra el archivo seleccionado. • Si el libro se ha abierto recientemente, aparecerá en el listado de documentos recientes y podemos entrar directamente en él. También existe la posibilidad de «anclar» este archivo a la lista de documentos recientes si se trata de un archivo que vamos a utilizar frecuentemente. Para ello, pulsamos sobre el icono de la chincheta que aparece a la derecha del nombre del fichero. Para desanclar el fichero de los documentos recientes, basta con volver a pulsar dicho icono. • Otra opción para abrir un libro ya existente es dirigirnos a la carpeta donde se encuentra el archivo y pulsar con el botón derecho, opción Abrir, tal y como se muestra en la siguiente imagen: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 38 TRUCO: Podemos acceder a la opción Abrir un libro con la combinación de teclas CTRL + A 5.3. Guardar los cambios realizados en un libro Para guardar los cambios debemos ir al botón Office y seleccionar la opción Guardar, tal y como se muestra en la siguiente imagen: También podemos pulsar el icono Guardar, que se encuentra por defecto en la barra de herramientas de acceso rápido: AVISO: Si no apareciera el icono Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido, recuerda que puedes activarlo desde las opciones de esta herramienta, tal y como hemos visto en puntos anteriores. Si vamos a guardar el libro por primera vez, al pulsar el icono Guardar el programa preguntará dónde lo queremos archivar y con qué nombre, tal y como se muestra en la siguiente imagen: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 39 La opción Guardar como abre directamente esta ventana y hay que seguir los mismos pasos. TRUCO: Combinación de teclas: CTRL + G 5.4. Crear un duplicado de un libro Para crear un duplicado de un libro existen varias opciones: 1. Si está abierto el documento, debemos ir al botón Office y seleccionar la opción Guardar como. Aparece una ventana, tal y como hemos visto en el punto anterior, en la que indicar dónde queremos colocar el libro y con qué nombre. Cambiamos el nombre del archivo y pulsamos Aceptar. Ya lo tenemos duplicado. 2. Nos dirigimos a la carpeta donde se encuentra el archivo que hay que duplicar y seguimos los siguientes pasos (explicados también en la imagen): • • • • Seleccionar archivo. Botón derecho del ratón, opción Copiar. Botón derecho sobre el área blanca, opción Pegar. Aparece el fichero copiado. Es posible cambiar el nombre (botón derecho sobre el archivo, opción Cambiar nombre). Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 40 5.5. Cerrar un libro Existen varias opciones para cerrar un libro: • Cerrar el libro activo, pero no el programa. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 41 • Cerrar todos los libros abiertos y el programa. • También podemos cerrar el libro, directamente desde la ventana, haciendo clic en los botones que aparecen en la parte superior derecha de la pantalla. Si pulsamos el que se encuentra en el interior, cerraremos el libro activo en ese momento, pero no el programa. Si pulsamos sobre la X del exterior, cerraremos todos los libros abiertos y el programa. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 42 6 Operaciones con rango 6.1. Relleno rápido de un rango Las operaciones de una hoja de cálculo pueden afectar a la celda activa o a un bloque de celdas. Se denomina rango al conjunto de celdas seleccionadas para realizar sobre ellas una operación. Los rangos se identifican mediante las direcciones de las celdas situadas en los extremos del conjunto seleccionado. Así, A3:A60 indica que hemos seleccionado las celdas de la columna A que van desde la 3 hasta la 60. En ocasiones interesará llenar un rango de celdas con una serie de números, fechas, etc. Para ello utilizaremos las propiedades de series de datos que ofrece el programa y que simplifican considerablemente el trabajo. Vamos a crear series de dos formas distintas: A) Primera. Utilizar la cinta Inicio, botón Rellenar, opción Series: • Introducir en la primera celda el dato, el número o la fecha inicial. • Seleccionar el rango de celdas, incluida la inicial, en el que queremos la serie. • Seleccionar la opción Series de la cinta Inicio, botón Rellenar, para obtener el siguiente cuadro: En el ejemplo de la imagen hemos seleccionado los parámetros adecuados para insertar una serie lineal con incremento 1, por lo que el resultado será: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 43 B) Segunda: • Para insertar el mismo dato, basta con activar la celda que lo contiene y situar el puntero en la esquina inferior derecha. Pinchar el ratón cuando el puntero se transforma en una cruz negra y arrastrar el cursor a las celdas en las que se desea copiar el dato. • Para crear series, en primer lugar Excel tiene que identificarlas. Así, para generar una serie de números hay que seleccionar (con el puntero de cruz blanca) los dos primeros y después situar el puntero en la esquina inferior derecha de los datos seleccionados. Tras esperar a que el puntero pase a ser una cruz negra, arrastrar el ratón. De esta forma la aplicación sabe que queremos crear una serie. Lo vemos en las siguientes imágenes: De la misma forma, podemos crear series de datos con los días de la semana, meses, años, números pares... Por ejemplo: para crear una lista de meses, habría que escribir Enero y, estando seleccionada sólo esa celda, repetir el proceso anterior. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 44 6.2. Selección de varios rangos Para seleccionar una fila, una columna o toda la página, debemos hacer clic sobre su identificador. La imagen muestra cómo seleccionar la columna F. Pasos para seleccionar un rango o conjunto de celdas mediante el ratón: • • Activar una de las celdas desde el centro (el puntero del ratón será una cruz blanca). Pulsar la tecla izquierda del ratón y, sin soltarla, desplazar el ratón hasta la celda situada en la esquina opuesta. TRUCO: Una de las ventajas de estas aplicaciones es que en general permiten seleccionar varios rangos a la vez, aunque estén separados. Basta con mantener pulsada la tecla CTRL mientras se seleccionan los distintos rangos. En la imagen vemos tres rangos de datos seleccionados según el truco anterior: pulsar la tecla CTRL porque las filas están separadas. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 45 Operaciones con rangos • Copiar y pegar rangos. • Cortar y pegar. • Borrar un rango. Son operaciones conocidas por el usuario. Al igual que en otras aplicaciones de Microsoft, es posible realizarlas de forma más rápida utilizando el teclado en lugar de las cintas de opciones. Hay que teclear: Ctrl + C para copiar Ctrl + X para cortar Ctrl + V para pegar 6.3. Nombres de rangos Para realizar funciones entre ellas, es necesario nombrar las celdas. Pasos a seguir: • Sombrear el rango que hay que nombrar. • En el cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribir el nombre. • Pulsar la tecla Enter en el teclado. Así queda nombrado el rango de datos. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 46 7 Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo 7.1. Formato de celda Para controlar la presentación de una hoja se utilizan las distintas opciones de formatos. Con ello se facilita su lectura e interpretación. En la cinta Inicio, botón Formato, opción Formato de celdas aparece un cuadro de diálogo con distintas pestañas. Las acciones que podemos llevar a cabo con ellas sobre las celdas seleccionadas son: número, alineación, fuente, bordes, relleno y proteger. Número Activa los distintos formatos de números. Así podemos modificar el aspecto de fechas, horas, fracciones, monedas, etc. Excel aplica por defecto el formato general, que visualiza los números tal y como se han introducido, pero es posible adecuarlo a cada caso. Algunos formatos numéricos son: • Monetario. Aplica el formato de moneda; por defecto, el del euro • Euro. Aplica el formato de euros e inserta el símbolo • Porcentaje. Aplica el formato porcentaje • Para aumentar o disminuir un decimal . . . . Alineación Permite cambiar la alineación de los textos e incluso la orientación. Así, la opción Justificar de la caja horizontal ayuda a ajustar la anchura de una columna para dar cabida a un texto que, por ser demasiado largo, antes no se visualizaba completo. Con la orientación podemos cambiar la inclinación de los textos dentro de una celda. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 47 Otras opciones para alinear textos: • Alineación rápida desde la cinta Inicio, grupo de opciones Alineación. Es posible activar y desactivar las distintas opciones de alineación seleccionando previamente las celdas. - Para alinear a la izquierda - Para alinear a la derecha - Para centrar • Centrar un texto en varias celdas o combinar celdas. Para centrar un texto en varias celdas, ya sean filas y columnas, crearemos una celda combinada. Para ello, seleccionar el rango de celdas que deseamos que la formen y hacer clic en el botón Combinar y centrar del grupo de opciones Alineación dentro de la cinta Inicio. Esta opción es muy útil para centrar títulos de tablas como en el siguiente ejemplo: • Para volver a dividir una celda combinada una vez creada: - Seleccionar la celda combinada. - Pulsar el botón Formato, opción Formato de celdas (dentro de la cinta Inicio). - Desactivar la opción Combinar celdas. Es posible ir directamente al botón Combinar y centrar y desactivarlo si previamente se ha seleccionado la celda combinada. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 48 Fuente Modifica el aspecto, la letra, el tamaño y el color de los textos. También podemos utilizar estas mismas opciones en los botones del grupo de opciones Número, dentro de la cinta Inicio. Ver los botones. Bordes Rodea las celdas con bordes de distintos grosores, formas, colores, etc. Relleno Colorea el fondo de las celdas. Proteger Recuerda que para proteger las celdas es necesario desbloquearlas primero desmarcando su bloqueo dentro de esta pestaña. 7.2. Anchura y altura de columnas y filas Para modificar la anchura de una columna: 1. Activar una de las celdas. 2. Seleccionar la opción Ancho de columna, dentro de la cinta Inicio, botón Formato. 3. Introducir el valor deseado. 4. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Para modificar la altura de una fila: 1. Activar una de las celdas. 2. Seleccionar la opción Alto de la fila, dentro de la cinta Inicio, botón Formato. 3. Introducir el valor deseado. 4. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 49 NOTA: Para modificar de forma manual el tamaño de las filas y las columnas, podemos situar el puntero del ratón en el borde derecho del botón identificador de la columna o de la fila y arrastrarlo hasta asignar el tamaño deseado 7.3. Ocultar y mostrar columnas, filas u hojas de cálculo En algunas ocasiones puede interesar ocultar una fila o una columna para que no se muestre en la pantalla y/o no aparezca cuando se imprima la hoja de cálculo, o incluso ocultar la hoja de cálculo entera. Para ello basta con activar alguna de sus celdas y pulsar el botón Formato, opción Ocultar y mostrar (desde la cinta Inicio) y elegir la opción deseada. Para visualizarlas de nuevo, bastará con seleccionar la opción Mostrar del mismo menú después de seleccionar algunas celdas adyacentes a la oculta. TRUCO: Para ocultar la hoja de cálculo también podemos pulsar con el botón derecho sobre el nombre de la hoja y seleccionar la opción Ocultar. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 50 Para mostrar de nuevo la hoja, realizar la misma operación sobre cualquier otra y seleccionar la que queremos mostrar. 7.4. Formato de la hoja de cálculo Más allá de unas celdas o rangos concretos, podemos modificar el aspecto de la hoja de cálculo en general, tanto en su salida por impresora (que veremos más adelante) como en su presentación por pantalla. En este caso es posible controlar la visualización de ciertos elementos. Para ello se accede a las opciones generales del programa. En el caso de Excel 2007, en Opciones de Excel desde el botón Office. Una vez allí, pulsaremos la categoría Avanzadas, donde podremos buscar las opciones: • Mostrar. • Mostrar opciones para este libro. • Mostrar opciones para esta hoja. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 51 En esos grupos se encuentran opciones como las de la siguiente imagen: La mayoría está compuesta por casillas de verificación. Vamos a presentar las que más utilidad suelen revestir: • Para las celdas con comentarios, mostrar. Desde aquí se especifica ver por pantalla los comentarios, sólo un discreto indicador en las celdas comentadas o todos los comentarios. • Mostrar fórmulas en celdas en lugar de los resultados calculados. Habrá ocasiones en las que ver una cifra como resultado de un cálculo en una celda no asegura que la fórmula esté bien diseñada. Por ello en ocasiones (por ejemplo, buscando errores) puede convenir que, en vez de los resultados de los cálculos, se visualicen todas las fórmulas que los originen. • Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero. Puede resultar interesante desactivar esta opción si queremos que no se vean los ceros resultantes en celdas que albergan una fórmula pero que no arrojan un valor significativo. • Mostrar líneas de división. Si se quiere, es posible desactivar la visualización de la clásica cuadrícula de la hoja de cálculo. También se puede cambiar su color. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 52 7.5. Cambiar de nombre una hoja de cálculo Si queremos modificar el nombre de una hoja, hay que ir a la cinta Inicio, grupo de Opciones de celdas, botón Formato, y elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja. Aparecerá la hoja activa resaltada con fondo negro. Entonces podemos escribir el nombre deseado y pulsar Intro. TRUCO: Una forma más rápida de cambiar el nombre a una hoja es hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el nombre. La hoja activa se resalta en negro y ya podemos escribir el nombre deseado y pulsar Intro Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 53 7.6. Formatos condicionales Se trata de formatos que se aplican automáticamente siempre y cuando una celda o el resultado de una fórmula calculada cumplan una o varias condiciones. Hay que seleccionar la celda o rango en cuestión e ir al botón Formato condicional, que se encuentra en la cinta de opción Inicio, y aparece un desplegable con varias opciones tal y como se ve en la siguiente imagen: Por ejemplo: en la opción Resaltar reglas de celdas aparece otro desplegable: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 54 Elegimos en este caso la segunda opción, Es menor que, y aparece el siguiente cuadro donde hay que escribir la condición que queremos aplicar a la celda o celdas seleccionadas. Desde botón Formato condicional, opción Borrar reglas, se anula una o varias de las condiciones previamente definidas. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 55 7.7. Autoformatos o estilos predefinidos Para facilitar la tarea de modificar el aspecto de una hoja de cálculo, se dispone de una serie de formatos ya definidos que pueden aplicarse a un rango de celdas para modificar, de una sola vez, diversos aspectos de la hoja. Es posible seleccionar alguno de estos formatos con los pasos que a continuación se indican: 1. Seleccionar el rango de celdas al que se aplicará el formato. 2. Seleccionar la opción Dar formato como tabla desde la cinta Inicio. 3. Elegir un formato y aceptar. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 56 8 Fórmulas 8.1. Operadores y prioridad Un operador es un signo que permite realizar varias operaciones y crear expresiones más o menos complejas. Tipos de operadores Matemáticos Excel posee las mismas herramientas que una calculadora: + suma - resta * multiplicacion / división % porcentaje ^ exponente De texto El signo & (ampersand) es el operador para concatenar. Ejemplo: Si la celda A1 contiene el nombre María y la celda B1 el apellido Sánchez, la fórmula =A1&" "&B1 producirá el texto María Sánchez. Observa que hemos insertado un espacio en medio. Para mostrar un espacio (o cualquier carácter) entre los valores concatenados, se debe escribir comillas+carácter+comillas. De comparación < Menor que > Mayor que = Igual que <> Distinto que <= Menor o igual que >= Mayor o igual que De rango Se utilizan los dos puntos (:) para indicar un conjunto de celdas. Ejemplo: 1:16 (de la fila 1 a la 16); B:B (toda la columna B); 4:4 (toda la fila 4). De unión Es el punto y coma (;). Une varios rangos diferentes. Ejemplo: Para hacer referencia a las celdas A4, A5, A6, G1, G2 y G3 podemos escribir A4:A6;G1:G3. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 57 Paréntesis Se emplea para cambiar el orden de prioridad de los operadores en las fórmulas. Si no se ponen, el orden es: 1. Potencias y raíces. 2. Multiplicaciones y divisiones. 3. Sumas y restas. NOTA: El paréntesis da prioridad a las operaciones que contiene frente a las de fuera 8.2. Escribir fórmulas Basta con activar la celda en la que se desea actuar y teclear su contenido, pero es necesario activar otra celda (con Intro, el tabulador o las flechas de desplazamiento) para que Excel considere el dato como definitivo. El programa distingue automáticamente el tipo de dato (texto, numérico o fecha) y lo alinea por defecto a la derecha de la celda, excepto los textos, que los coloca a la izquierda. Cuando se escribe un dato aparecen dos botones en la barra de fórmulas: Cambiar un dato ya introducido: • Sustituirlo en su totalidad activando la celda en cuestión e introduciendo el nuevo dato. Nótese la inestabilidad del contenido de las celdas, pues lo que se teclee sustituirá a lo existente. Por ello será útil proteger la hoja para evitar errores. • Modificar sólo una parte haciendo clic en el dato de la barra de fórmulas o doble clic en la propia celda. De ambas maneras aparecerá un cursor que facilita esta labor. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 58 8.3. Copiar fórmulas En el caso de haber creado dos columnas de números y necesitar en la siguiente la multiplicación de ambas cifras, es posible calcular la fórmula y trasladarla al resto de las filas. Vamos a seguir los pasos con ayuda de un ejemplo: • • Situarse en la celda donde hacer la operación. Introducir la fórmula de la multiplicación. • Una vez calculado el resultado, situar el cursor en la parte inferior derecha de la celda y arrastrar hacia abajo hasta seleccionar las celdas que incluirán la multiplicación. Excel extiende la operación a la zona señalada. • Al colocarnos en cualquiera de las celdas es posible comprobar que el programa aplica la fórmula indicada. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 59 8.4. Referencias relativas, absolutas y mixtas Referencias relativas Se basan en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si la posición de la primera cambia, la referencia también. Ejemplo: al copiar o rellenar una referencia relativa de la celda A2 en la celda A3, se ajusta automáticamente de 2 a 3. Referencias absolutas Para que la referencia a una fila o una columna no cambie al copiarla, debemos marcarla anteponiendo el signo $. Al escribir $C$1 conseguimos que permanezcan fijas tanto la fila como la columna de la celda C1. Ejemplo de notas de alumnos Queremos calcular la nota ponderada de los alumnos de una clase. Introducimos la fórmula para el primer alumno. Sus notas son B3, C3 y D3. Después calculamos la nota final ponderada multiplicándolas por los porcentajes de la fila 2: Al copiar la fórmula, cambia en la siguiente línea, donde las referencias de celdas pasan a considerar las notas de los alumnos siguientes pero los porcentajes de ponderación de cada examen (celdas B2, C2 y D2) son fijos gracias a que su referencia lleva delante el signo $. Las referencias absolutas garantizan que las referencias a las celdas no varían cuando se copian. TRUCO: Para introducir o quitar referencias absolutas de forma rápida puedes utilizar la tecla F4 cuando en la fórmula se mantenga el cursor delante de la celda a referenciar. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 60 Referencias mixtas Se utilizan cuando, al copiar una fórmula, queremos que permanezca fija únicamente la fila (A$1) o la columna ($A1). No se usan con frecuencia, por lo que no entraremos en más detalle. 8.5. Referencias externas y vínculos Para crear fórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos: • Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos). • Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde incluir la fórmula. • Introducir la fórmula. Cuando haya que escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas necesarias. • Terminar la fórmula y pulsar Intro. Excel gestiona automáticamente las referencias al libro externo. Cuando se modifica el nombre del archivo donde están los datos desde Archivo/Guardar como, las referencias también cambian. En el libro de trabajo dependiente es posible ver todos los vínculos a las páginas fuente accediendo a la cinta Datos, botón Editar vínculos. Aparece el cuadro de diálogo Modificar vínculos, que permite diversas operaciones. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 61 • • • • • • Actualizar valores: Actualiza la lista con los vínculos. Cambiar origen: Modifica el origen del vínculo seleccionado. Abrir origen: Entra en el libro del vínculo seleccionado. Romper vínculo: Elimina los vínculos de las fórmulas externas. Comprobar estado: Confirma el estado del origen. Pregunta inicial: Es posible incluir una advertencia cuando se abre el libro dependiente al indicar que existen enlaces externos. El concepto de consolidar hojas de trabajo está muy ligado al de enlace. Al consolidar hojas de trabajo se entabla una relación entre varias y, por tanto, es muy posible que existan enlaces entre ellas. Un ejemplo puede ser una compañía que dispone de varios departamentos, cada uno con un presupuesto. Para conocer el presupuesto total de la empresa hay que crear una hoja dependiente. Los libros fuentes serían los libros de los departamentos con sus presupuestos. Al entrar en la pestaña Datos, opción Validación de datos, aparece el cuadro de diálogo Consolidar. Aquí se puede escoger la función. En el espacio Referencia se eligen las referencias de las celdas de uno de los libros fuentes. Pulsamos sobre Agregar para añadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias. Repetir los dos últimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes. Finalmente, pulsar Aceptar para finalizar la fórmula. Si marcamos la casilla Crear vínculos con los datos de origen, los datos de los libros fuentes se incluirán en el libro consolidado a modo de esquema; y cualquier cambio de un valor en el origen quedará automáticamente reflejado en el libro consolidado. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 62 8.6. Resolver errores en las fórmulas Cuando se escribe un dato incorrecto o una fórmula que no puede ser calculada, el programa enseña un mensaje de error en la celda en la que se ha cometido. Algunos de los mensajes que pueden aparecer son los siguientes, con su correspondiente significado: • #¡DIV/0! Se intenta dividir entre 0. • #N/A Resultado no disponible. • #¿NOMBRE? El nombre usado en la fórmula no se conoce. • #¡NULO! La intersección de dos rangos no tiene ninguna celda en común. Aparece cuando se escriben fórmulas del tipo SUMA(B2:D2 B7:E7). • #¡NUM! El argumento de la función matemática es incorrecto. Por ejemplo, la raíz cuadrada de un número negativo. • #¡REF! Se ha eliminado (Edición/Eliminar) una celda o un rango de celdas cuyas referencias están incluidas en una fórmula. Por ejemplo, si se elimina (no confundir con borrar) la celda C1, la fórmula =A1+B1+C1 cambia a =A1+B1+#¡REF! • #¡VALOR! En una fórmula matemática hay una celda del tipo texto o el operador es incorrecto. Aunque no es necesario aprender los mensajes, conviene familiarizarse con ellos para solucionar con rapidez los problemas que surjan en el tratamiento de la información de las hojas de cálculo. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 63 Práctica. Fórmulas El objetivo de este ejercicio es conseguir una tabla de resultados como la que se muestra a continuación. En principio abre el archivo de Excel que te facilitamos (versiones 2000 y 2007 y superiores). Para que no lo abra tu navegador, haz doble clic con el botón izquierdo del ratón en el objeto siguiente que se corresponda con tu versión de Excel. Una vez abierto el archivo, desarrolla las propuestas. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 64 Si la versión de este manual es de texto, copia la siguiente tabla en Excel y desarrolla las propuestas. PROPUESTAS: • • • Tendrás que insertar una columna a la derecha de la columna Alumno para el dato del nombre. La sección de Media Trimestres será la media de los tres trimestres. La sección de Nota Final será la media de Evaluación Final y Media Trimestres. Para las partes de abajo, Media Trimestres y Media Total Aprobados: • • La Media Trimestres será la media de la media de trimestres de todos los alumnos. La Media Total será la media de todas las notas finales. Ejercicio resuelto: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 65 Práctica. Insertar y copiar Fórmulas y Funciones. Esta práctica consiste en diseñar fórmulas de todo tipo en una hoja con datos variados. Para demostrar que se ha aprendido a copiar fórmulas y definir bien las referencias que tienen que ser absolutas, las fórmulas deben diseñarse sólo en las celdas verdes, y las amarillas se completarán copiando las anteriores. Las fórmulas, por orden de dificultad, son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Media de la fecha de nacimiento (PROMEDIO). Año de la media de encima (AÑO). Redondear a cero decimales los ingresos multiplicados por 166,386 (REDONDEAR). Contar cuántos son de cada situación laboral (CONTAR.SI). Sumar cuánto gana cada sexo (SUMAR.SI). Comparar sus ingresos con el salario mínimo interprofesional de la celda K$27(SI). Buscar el DNI que corresponde al código de encima (BUSCARV). Por último, este reto: concatenar los apellidos con el nombre que corresponde al código de encima (BUSCARV anidada dentro de CONCATENAR). Aunque en esta imagen orientativa no se lean con nitidez los enunciados, en la hoja que tienes que abrir se visualizan sin problemas. En principio abre el archivo de Excel que te facilitamos (versiones 2000 y 2007 y superiores). Para que no lo abra tu navegador, haz doble clic con el botón izquierdo del ratón en el icono que se corresponda con tu versión de Excel. Una vez abierto el archivo, desarrolla las propuestas. Ejercicio resuelto → Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 66 Copia la siguiente tabla en Excel y desarrolla las propuestas. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 67 9 Funciones 9.1. Funciones matemáticas predefinidas La biblioteca de funciones incluye, entre otras, las siguientes: • • • • • • Financieras. Lógicas. De texto. De fecha y hora. De búsqueda y referencia. Matemáticas y trigonométricas. Se ven en la cinta de opción Fórmulas, botón Insertar función. 9.2. Reglas para utilizar las funciones predefinidas Para utilizar las funciones predefinidas por el programa, vamos a la cinta Fórmulas, botón Insertar función. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 68 Al seleccionar cualquiera de ellas del cuadro Insertar función, se muestra una pequeña definición con su utilidad. Cuando aceptamos introducir una función y seleccionamos sus distintos argumentos, aparece una descripción del contenido que hay que incluir en cada uno de ellos. 9.3. Utilización de las funciones más usuales Se accede a las funciones más utilizadas desde la cinta Fórmulas. Ahí se despliega la lista de funciones, que aparece al lado del botón Insertar función, tal y como muestra la siguiente imagen: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 69 Este listado se actualiza al ir utilizando las fórmulas. Encontraremos las usadas recientemente. Si no se ve la necesaria, pulsar sobre Más funciones. 9.4. Uso del asistente para funciones Existe una ayuda o asistente que facilita el trabajo con las funciones. Si queremos introducir una función: • Nos situamos en la celda correspondiente. • Hacemos clic en Insertar función de la cinta Fórmulas. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 70 Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función. Podemos buscar la función escribiendo una breve descripción en el recuadro Buscar una función y a continuación hacer clic sobre el botón Ir. De esta forma no es necesario conocer cada función que incorpora el programa ya que él mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función las relacionadas con la descripción. Para que la lista de funciones no sea tan extensa, podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado o una categoría. Esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y se reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría, podemos elegir Todas. Conforme se elige una función, en la parte inferior aparecen distintos argumentos y una breve descripción de ella. También disponemos del enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 71 10 Inserción de gráficos 10.1. Elementos de un gráfico Un gráfico es una representación visual de los datos seleccionados de una hoja de cálculo que incluyen las cabeceras de filas o columnas que interesa que aparezcan en él. Se pueden crear gráficos a partir de los datos de una hoja de cálculo. El gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que, si en algún momento cambian los datos, el gráfico se actualizará de forma automática. Elementos de un gráfico • Gráfico. Área de la ventana gráfica que incluye a los demás elementos. • Área de trazado. Zona donde están los datos representados gráficamente. • Serie de datos. Conjunto de valores numéricos relacionados que van a ser representados gráficamente. • Eje de categorías o de las X. Eje horizontal. • Eje de valores o de las Y. Eje vertical que refleja los valores de las columnas. • Texto. Describe las etiquetas u objetos. • Leyenda. Texto que identifica las series de datos en un gráfico. 10.2. Creación de un gráfico En general, la representación gráfica de los datos hace que se vean con más facilidad que en otros formatos ya que existen varios tipos de gráficos, con lo cual podemos elegir el más adecuado. El proceso para definir e insertar un gráfico en la hoja donde están los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo. Las opciones necesarias se encuentran en la cinta Insertar, grupo de opciones Gráficos. Los pasos para crear un gráfico son los siguientes: 1. Seleccionar los datos. 2. Ir a la cinta Insertar. 3. Seleccionar el tipo de gráfico o pulsar el icono que activa el asistente para gráficos Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es . 72 Vamos a ver los pasos con ayuda de un ejemplo. Tenemos la siguiente tabla: Vamos a la cinta Insertar, grupo de opciones Gráficos, tal y como muestra la siguiente imagen. Al pulsar sobre el icono que aparece en la esquina inferior derecha se abre la siguiente ventana, donde podemos seleccionar el tipo de gráfico. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 73 Siguiendo con el ejemplo, vamos a seleccionar un gráfico de tipo circular. Pulsamos el botón Aceptar y ¡ya vemos el gráfico! Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 74 Gráficos dinámicos Son una herramienta de análisis visual derivada de las tablas dinámicas. Permiten la representación gráfica de los datos que resume una tabla dinámica al igual que un gráfico ordinario hace con series de valores en celdas. De hecho, al hacer un gráfico dinámico se creará automáticamente una tabla que le acompañará para proporcionar los datos que necesita. Para crear un gráfico dinámico hay que accionar la misma opción que con las tablas dinámicas: cinta Insertar, Tabla dinámica, opción Gráfico dinámico. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 75 Es necesario seleccionar el origen de los datos. Al insertar un gráfico dinámico se activan nuevas cintas para acceder a todas las opciones de las que disponemos para trabajar con ellos. La pauta es arrastrar los campos adonde les corresponda teniendo en cuenta que las cuatro zonas que conocemos de las tablas dinámicas se ven un poco alteradas: Rótulos de fila (eje de abscisas, X). Ahí arrastraremos opcionalmente los campos que cumplan el criterio de agrupación para formar categorías de registros dispuestas en el eje de abscisas, una junto a la otra. Un puntero como el de la izquierda confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona. Rótulos de columna (en la leyenda). Ahí arrastraremos opcionalmente los campos que cumplan el criterio de agrupación para formar series de registros, cada una de un color. Un puntero como el de la izquierda confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 76 Valores (eje de valores, Y). Ahí arrastraremos necesariamente los campos sobre los que queramos que se hagan cálculos y se representen los valores alcanzados (el repertorio de funciones es el mismo que para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc.). Al arrastrar campos numéricos, automáticamente hará la suma. Cuando se trate de valores de texto, sumarlos no tendrá sentido y Excel se decantará por contarlos. Un puntero como el de la izquierda confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona. Filtro del informe. A él arrastraremos opcionalmente los campos que queramos que sean criterio de filtrado de registros, con el fin de optar por ver sólo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos si no se activa el filtro). Un puntero como el de la izquierda confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona. Seguramente la siguiente imagen ayudará a comprender mejor esto, teniendo en cuenta que ilustra el ejemplo enunciado anteriormente la configuración de un gráfico que represente: • Las compras (el campo BI es el dato, por lo que irá al área de trazado) • realizadas para cada concepto contable (el campo Concepto define las series, por lo que irá a la leyenda) • durante el año (el campo Fecha define las categorías del eje X, por lo que aquí hay que arrastrarlo). El resultado de la maniobra anterior nos devuelve un gráfico de columnas. Cada color es una serie y las fechas se suceden en el eje X. Seguramente la información que suministra el gráfico resultará más útil si agrupamos las fechas por trimestres, al igual que se hizo con las tablas dinámicas, para que en el eje X sólo haya cuatro categorías: los trimestres del año. Para ello se hace clic con el botón derecho en el campo de las categorías (Fecha). Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 77 Bajo estas líneas se puede ver el gráfico resultante con los trimestres como categorías. Si queremos cambiar cualquier opción, hay que acceder a través de la cinta de opciones: • • • • Tipo (columnas, barras, líneas, circular, etc.) y subtipo de gráfico (normal, apilado, porcentual, en tres dimensiones, etc.). Datos de origen, es decir, la tabla que alberga los valores. Opciones de gráfico relativas al diseño (títulos, ejes, lineas de división, leyenda y tabla de datos). Ubicación: En una hoja nueva para él solo o flotando como un objeto en una hoja existente junto con los valores de sus celdas. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 78 De esta forma se ha conseguido el siguiente ejemplo. Es el mismo gráfico, pero de tipo Áreas y subtipo Apiladas con efecto 3D (además de algún retoque de elementos sueltos: título, colores, etc.). Con el gráfico en blanco hay que arrastrar los campos deseados al área de trazado, al eje de categorías o a la leyenda. Otro ejemplo: gráfico circular en tres dimensiones filtrado por trimestres. De nuevo el mismo gráfico pero de tipo Circular y subtipo Efecto 3D (además de algún retoque de elementos sueltos: título, colores, alto de la base, giro en 3D...). Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 79 Por último, la siguiente figura ilustra el gráfico anterior con otra ubicación: flotando como un objeto en la misma hoja que la tabla dinámica en la que se basa. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 80 10.3. Modificación de un gráfico Para modificar el tipo de gráfico una vez creado, hay que seguir los siguientes pasos: • Seleccionarlo. • Ir a la cinta Diseño, que se activa al marcar el gráfico, y hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 81 • Aparece el cuadro de diálogo con todos los tipos disponibles. En este caso, seleccionar un gráfico de columnas. • Hacer clic en Aceptar y el resultado será el siguiente: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 82 Modificar otros datos Un gráfico no es un documento fijo, sino que se actualiza cada vez que se cambian los datos en la hoja de cálculo de la que proviene. Pero además es posible cambiar todos los objetos del gráfico como marcadores, leyendas, títulos, ejes, texto y su propia área. Para editar un objeto concreto, hay que hacer clic sobre el que engloba al que deseamos modificar y después doble clic sobre dicho objeto. También podemos acceder a las propiedades de cada objeto pinchando con el botón derecho del ratón. A continuación, vemos el menú que se despliega: Al pulsar, aparecen las siguientes opciones para el formato de leyenda: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 83 También es posible modificar los ejes pinchando con el botón derecho del ratón sobre el eje deseado. Aparecen las siguientes opciones: Para cambiar cualquier parte del gráfico, bastará con pinchar sobre la zona deseada con el botón derecho y entonces se abrirán las opciones disponibles. 10.4. Borrado de un gráfico Existen diferentes maneras: • Seleccionar el gráfico e ir a la cinta de opciones Inicio/Borrar/Borrar todo. • Seleccionar el gráfico y pulsar la tecla SUPR. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 84 11 Inserción de otros elementos 11.1. Imágenes Es posible incluir otros elementos en una hoja de cálculo desde la cinta de opciones Insertar. Si se trata de una imagen guardada en el ordenador, debemos pulsar el botón Imagen y a continuación se abre una ventana donde seleccionarla. Después pulsar el botón Aceptar. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 85 También es posible insertar una imagen prediseñada. Para ello: • Pulsar el botón Imágenes prediseñadas. Aparece una nueva ventana donde buscar la imagen. Existen varias opciones de búsqueda: 1. Buscar. Introducir un texto y, al pulsar Buscar, se muestran todas las imágenes que tienen que ver con el texto. 2. 2. Buscar en: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 86 3. Los resultados deben ser: 4. Organizar clips. Para organizar a nuestro gusto los clips que tiene por defecto Office. 5. Imágenes prediseñadas de Office Online. Si disponemos de internet, es posible acceder a más imágenes prediseñadas que se encuentran en la web de Office. 6. Sugerencias para buscar clips. Ayuda de Office para buscar una imagen. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 87 11.2. Autoformas Mediante las formas disponemos de multitud de opciones que permiten crear esquemas, diagramas de flujo y otros gráficos. Si te gusta hacer tus propios dibujos, también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que la imaginación se ponga a trabajar. Al hacer clic en la cinta Insertar, opción Formas, aparecerá el listado de todas las disponibles en el programa. Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrás volver a la hoja de cálculo y establecer su tamaño. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 88 Para ello haz clic en una zona de la hoja y, sin soltar el ratón, arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma. Las formas admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para ello debemos seleccionar la autoforma y hacer clic sobre ella para que aparezcan a su alrededor unos puntos de control. Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo. Si se desea mantener la proporción, mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Algunos gráficos tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma. También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D... a partir de la cinta Formato. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 89 11.3. Texto artístico Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de la hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que aplicar un estilo y automáticamente se creará un objeto gráfico WordArt. Una vez aplicado WordArt a un texto, se convierte en un gráfico. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos. Para iniciar WordArt vamos a la cinta Insertar, opción WordArt. Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la galería de WordArt como la que vemos en la imagen. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra. A continuación, se mostrará en la hoja de cálculo el texto dispuesto para ser modificado. Si se ha seleccionado texto previamente, no será necesario teclearlo ya que aparecerá escrito. También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio y Formato. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 90 11.4. Otros elementos Además de los elementos expuestos en los puntos anteriores, es posible insertar otros en la hoja de cálculo. Podemos insertar un objeto desde la cinta Insertar, opción Objeto. Por ejemplo, una diapositiva creada previamente en Microsoft PowerPoint. También existen símbolos como el del euro (€). Por ejemplo, desde la cinta Insertar, opción Símbolo. Desde la misma cinta Opciones es posible insertar: • Tablas dinámicas y/o tablas: • Un hipervínculo: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 91 • Un cuadro de texto: • Encabezado y pie de página, que podremos visualizar desde la vista preliminar: • Una línea de firma para el documento: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 92 12 Impresión 12.1. Zonas de impresión En algunas ocasiones interesa imprimir sólo una zona específica de la hoja, no completa. Para ello hay que seleccionar previamente un área de impresión desde la cinta Diseño de página, opción Área de impresión, tal y como se muestra en la siguiente imagen: Procedimiento: 1. Seleccionar la celda o las celdas que queremos imprimir. 2. Cinta Diseño de página/Área de impresión/Establecer área de impresión. 3. Las celdas seleccionadas previamente aparecerán remarcadas. 12.2. Especificaciones de impresión Desde la cinta de opción Diseño de página es posible modificar el tamaño de papel con el cual queremos imprimir, tal y como se muestra en la siguiente imagen: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 93 También se elige la orientación: vertical u horizontal. Y los márgenes del documento a partir de las siguientes opciones: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 94 12.3. Configuración de página Antes de imprimir se configura la página desde la cinta Diseño de página, grupo de opciones Configurar página, al pulsar en el indicador que aparece en la parte inferior derecha, tal y como se muestra a continuación: Aparece la siguiente ventana: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 95 Modificaciones: Página Indicaremos si es necesario hacer la impresión vertical (a lo alto del papel) u horizontal (a lo ancho). Podemos aumentar o reducir la hoja de cálculo. La opción Ajustar sirve para reducir las celdas seleccionadas de forma que quepan en un número de páginas determinado a lo ancho o a lo alto. Especifica el número de página para la primera página impresa en la caja Primer número de página. Para empezar en la página 1, se selecciona Automático. En caso contrario, hay que especificarlo. Márgenes Indicaremos los márgenes deseados en las cajas: superior, inferior, izquierdo y derecho. Encabezado y pie de página En el cuadro de diálogo emergente aparecen los botones: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 96 Al pulsar sobre Personalizar encabezado (la misma acción para personalizar pie de página) aparece una nueva ventana donde podemos insertar texto o imágenes y dar formato utilizando los botones que muestra dicha ventana. Hoja Es posible definir el área de impresión, si imprimir o no los títulos, así como el orden de impresión y, si se desea, visualizar cómo se va a imprimir la hoja de trabajo en el caso de que haya que hacer algún cambio. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 97 12.4. Vista preliminar Se accede pulsando el botón Office, opciones Imprimir/Vista preliminar. También con el botón que se encuentra por defecto en la barra de herramientas de acceso rápido, podemos activar este modo de visualizar la hoja para ver cómo se imprimiría en un determinado momento. Si no se visualiza este icono en la barra de herramientas de acceso rápido, se consigue pulsando sobre dicha barra con el botón derecho y activando la opción Vista preliminar. TRUCO: Para acceder a la vista preliminar con el teclado, podemos utilizar la combinación: CTRL + F2 (no válido si el procesador es CALC de Open Office). AVISO: Si no hay nada escrito en la hoja de cálculo y activamos Vista preliminar, aparece un mensaje que avisa de que no se encontró nada para imprimir. Configuración de impresora Desde el botón Office, opciones imprimir/Imprimir. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 98 Si pulsamos el botón Propiedades aparece la siguiente ventana, donde podemos especificar el tipo de papel, el tamaño y las diferentes características y opciones de impresión. TRUCO: Para imprimir el documento directamente podemos utilizar la combinación de teclas CTRL+P Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 99 13 Trabajo con datos 13.1. Validaciones de datos Mediante la herramienta de validación se puede controlar que el valor introducido en una celda cumpla determinados criterios. Para utilizarla hay que seleccionar la celda o rango en cuestión y acceder a la cinta Datos, botón Validación de datos. A continuación, aparece la pantalla Configuración con diferentes criterios: • • • Tipo de dato: cualquiera, números enteros, valores de una lista sacada de otras celdas, decimales, fechas, horas, textos. Tipo de restricción dentro de las comparaciones lógicas: comprendido entre dos valores, distinto, menor, mayor y/o igual que otro valor. Valores o límites a los que se refiere la restricción anterior. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 100 También se puede exigir que el valor de la celda cumpla lo expresado por una fórmula, donde pueden ser útiles las funciones de información ESNUMERO(), ESTEXTO(), ESNOTEXTO(), etc. Existe la posibilidad de configurar un mensaje automático que aparezca en el momento de entrar en la celda. Este sería el resultado: También puede configurarse un mensaje de error que avise cuando el valor introducido no cumpla las reglas de validación. Tendrá tres estilos: • Grave: avisa del error sin permitir que el valor no válido siga en la celda. • Advertencia: avisa y deja elegir si cambiamos el valor no válido o seguimos trabajando con él. • Información: solo comunica que no se cumplen las reglas de validación sin pedir que se cambie. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 101 Siguiendo el ejemplo, aparecería el siguiente error: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 102 Práctica. Aplicar validación y formato condicional Esta práctica consiste en dotar a una hoja como la primera de las características que tiene la segunda: • • Validación: que en las notas del rango C1:D16 sólo se puedan introducir valores de 0 a 10 sin decimales y crear un mensaje de error en caso de que se intente teclear un valor no válido. Formato condicional: que las celdas de la columna E adopten un color en función del valor que tenga la calificación. Si se quiere aceptar el reto, se puede intentar que sea toda la fila (de A a E) la que cambie de color. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 103 En principio, copia la tabla siguiente o abre el archivo de Excel que te facilitamos (versiones 2000 y 2007 y superiores). Para que no lo abra tu navegador, haz doble clic con el botón izquierdo del ratón en el icono que se corresponda con tu versión de Excel. Una vez abierto el archivo, desarrolla las propuestas anteriores: Ejercicio resuelto: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 104 13.2. Esquemas Un esquema se define como 'un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado'. Puede ser perfectamente el índice de un libro, en el que vemos todos los puntos tratados en él, y también el índice de este curso, que contiene los temas más importantes y además está estructurado según niveles de profundización en un tema en concreto. Antes de crear un esquema hay que tener en cuenta algunos aspectos: • Asegurarse de que los datos sean apropiados. Los datos adecuados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles. Por ejemplo, los datos sobre las precipitaciones anuales en toda España con las precipitaciones mensuales de todas las provincias, son buenos candidatos para formar un esquema. Pero si únicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por producto/precio, no disponemos de niveles suficientes. • En una hoja solo podemos incluir un esquema. Para tener más sobre los mismos datos, hay que copiarlos en otra hoja. • Para crear esquemas automáticamente debemos preparar la hoja con un formato adecuado. Existen dos formas de crear esquemas en Excel 2007: manual y automática. La mejor opción es que lo haga el programa automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo. Los requisitos previos son: 1. Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezcladas. 2. Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezcladas. Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características, habrá que definir el esquema de forma manual. Cuando se dispone de todos los datos, es posible crear el esquema. Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opción Autoesquema del menú Agrupar que se encuentra en la cinta Datos. El programa genera automáticamente los niveles de esquema. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 105 13.3. Creación de tablas o listas de datos Las tablas o listas de datos consisten en un conjunto de información relacionada y organizada en filas y columnas para facilitar su localización. Cada fila es una entrada individual de la lista y se denomina registro. Para identificar los datos se recomienda utilizar rótulos o dar un título a cada una de las columnas que van a formar parte de la lista. A continuación, introducimos los registros que componen la lista. En este ejemplo, Zaragoza ya se había escrito antes y, al poner la Z, aparece toda la palabra. Gracias a la utilidad Autocompletar, cuando vamos a introducir un dato repetido en una columna, Excel escribe el texto completo tras introducir las primeras letras. Se evita así tener que repetir la palabra completa. 13.4. Ordenación de listas de datos En una lista de datos las filas se muestran en el mismo orden en que se han introducido. Pero puede interesarnos organizarlas de alguna forma concreta para localizar la información con mayor facilidad. Podemos ordenar una lista por: • Una columna. • Dos o más columnas. • Contenido de las filas. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 106 Siguiendo con el ejemplo anterior, vamos a ordenar la lista primero en función del año de nacimiento, luego según el lugar de nacimiento y, por último, en función del nombre. El resultado es: 13.5. Uso de filtros Con un filtro se visualizan las filas que cumplen unas determinadas condiciones y se ocultan las demás. Los filtros se pueden aplicar a través de las opciones Autofiltro y Filtro avanzado. Autofiltro Es posible aplicar un filtro a una o varias columnas. Antes de ejecutar el autofiltro es necesario activar una celda para que Excel reconozca la lista que deseamos filtrar. Dentro de la cinta Datos, ir al botón Filtro. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 107 Junto a los rótulos de la lista aparecen unas flechas para hacer un filtrado. Al hacer clic en la flecha debajo del rótulo cuyos datos queremos filtrar, aparece una lista con todas las ocurrencias de esa columna. Autofiltro personalizado Veamos cómo utilizarlo en un listado de facturas. Para seleccionar las ventas de 1256 a 2590 deberemos marcar los datos como en la siguiente imagen: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 108 Al aceptar, el filtro quedará completado. Dentro de los criterios personalizados podemos usar los comodines * y ?: • ? sustituye un carácter. • * sustituye a cualquier número de caracteres. Ejemplo: *cion busca los nombres terminados en –ción. Los filtros de texto (al tratar con datos de texto, por ejemplo, la columna Departamentos) permiten las siguientes opciones: Los filtros numéricos (siguiendo el ejemplo, sobre la columna Ventas) permiten los siguientes filtros: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 109 Práctica. Filtros. En principio abre el archivo de Excel que te facilitamos (versiones 2000 y 2007 y superiores). Para que no lo abra tu navegador, haz doble clic con el botón izquierdo del ratón en el icono que se corresponda con tu versión de Excel. Una vez abierto el archivo, desarrolla las propuestas siguientes: Ejercicio resuelto: Verás que hay cinco columnas. Deberás: • Cambiar el ancho de las columnas para ver los datos. • Ocultar la segunda columna. • Ordenar por país y, dentro de cada país, por nombre del cliente. • Activar el autofiltro e inmovilizar la primera fila, pero sin inmovilizar ninguna columna (desde Ventana/Inmovilizar paneles). Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 110 Práctica. Uso del Orden y Filtros. Esta práctica consiste en ordenar y filtrar la tabla del libro que vas a descargar: • • Ordena los clientes de forma ascendente por provincia, dentro de cada provincia también de forma ascendente por localidad y, dentro de cada localidad, de forma descendente por fecha de nacimiento. Aplica filtros para que sólo se vean los jubilados y los desempleados de la provincia Madrid nacidos entre el 1/1/1970 y el 31/12/1989. En principio abre el archivo de Excel que te facilitamos (versiones 2000 y 2007 y superiores). Para que no lo abra tu navegador, haz doble clic con el botón izquierdo del ratón en el icono que se corresponda con tu versión de Excel. Una vez abierto el archivo, desarrolla las propuestas anteriores: Una vez descargado en tu disco, desarrolla las propuestas anteriores en dos hojas separadas del mismo libro (para ello, haz una copia de la hoja Clientes). Ejercicio resuelto: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 111 13.6. Subtotales En ocasiones es necesario resumir la información de una lista de datos por una columna concreta. Por ejemplo: contar el número de elementos de una lista, las ventas totales por departamento... Para ello, el programa permite añadir filas de subtotales de columnas a una lista de datos sin necesidad de insertar filas o de tener que escribir fórmulas complicadas. Vamos a verlo de forma práctica. En el archivo siguiente están los empleados de una empresa con las ventas de cada departamento. Queremos conocer el total de ventas por departamento. Procedemos así: • Ordenar la lista por la columna que vamos a resumir (en este caso, Departamento) y pulsar sobre el botón Subtotal, que se encuentra dentro del grupo de opciones Esquema en la cinta Datos. En el cuadro Subtotales marcamos cada cambio en Departamento para que sume las ventas. El resultado es el siguiente: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 112 14 Herramientas de revisión y libros compartidos 14.1. Inserción de comentarios Se insertan comentarios de tipo texto en una celda en particular, una vez seleccionada la celda, desde la cinta Revisar, opción Comentarios. También podemos pulsar el botón derecho sobre la celda deseada y elegir la opción Insertar comentario. A continuación, aparece un comentario en blanco sobre la celda elegida para escribir el texto. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 113 Como se puede observar en la anterior imagen, aparece Marta al principio del comentario. Es el nombre de usuario. En vuestro caso aparecerá el nombre del usuario predefinido en el ordenador. Este dato lo podéis cambiar desde el botón Inicio, opciones Excel/Nombre de usuario, tal y como se muestra en la siguiente imagen: TRUCO: Es posible insertar un comentario directamente con la combinación de teclas MAYUS + F2. Esta combinación no es válida para Open Office. NOTA: Si utilizas Open Office Calc, esta utilidad recibe el nombre de Notas y puedes acceder desde el menú Insertar, opción Nota, o pulsando botón derecho sobre la celda, opción Insertar nota. Una vez creado el comentario, podemos acceder a las siguientes opciones: • • • • Modificar el comentario. Eliminarlo. Ir al anterior o al siguiente. Definir si queremos que se muestren los comentarios. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 114 14.2. Control de cambios de la hoja de cálculo Esta utilidad sirve para controlar todos los cambios producidos en la hoja de cálculo, incluidas las inserciones, las eliminaciones y las variaciones de formato. Para acceder debemos ir a la cinta Revisar/Control de cambios/Resaltar cambios. Aparece una ventana donde definir cuándo se resalten los cambios, a quién afecten y dónde. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 115 14.3. Protección de una hoja de cálculo Esta utilidad sirve para impedir que se realicen cambios no deseados en los datos de una hoja al especificar la información que se puede cambiar. Por ejemplo, impedir que otros usuarios modifiquen el formato de una determinada celda. También es posible establecer una contraseña para desproteger la hoja y permitir esos cambios. Se accede desde la cinta Revisar/Proteger hoja. Si activamos la opción Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas, podremos introducir una contraseña y seleccionar los permisos para la hoja de cálculo en la que se trabaja. Una vez configurado, pulsar el botón Aceptar. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 116 14.4. Protección de un libro Esta utilidad sirve para restringir el acceso al libro impidiendo que se creen nuevas hojas u otorgando acceso sólo a determinadas personas. Se accede desde la cinta Revisar/Proteger libro. Proteger estructura y ventanas. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 117 14.5. Libros compartidos Esta utilidad permite que varias personas puedan utilizar un libro al mismo tiempo. En este caso, el libro debe guardarse en una red para que varios usuarios accedan a él. Tenemos que dirigirnos a la cinta Revisar/Compartir libro. Es importante saber que los libros que contienen tablas no se pueden compartir. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 118 15 Importación desde otras aplicaciones 15.1. Con bases de datos En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar con datos procedentes de otras aplicaciones. Disponemos de un botón que permitirá importar datos directamente de consultas y tablas de Access, que es el programa de Microsoft para crear bases de datos. Pulsando Desde Access, dentro de la cinta Datos, aparecerá el diálogo Abrir para elegir de qué base de datos deseamos importarlos: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 119 Una vez elegida la base de datos, seleccionamos la tabla: En la siguiente ventana podemos decidir cómo ver los datos en el libro o incluirlos en la hoja actual, indicando su posición, o en una nueva hoja del libro. En Propiedades podremos modificar las propiedades de la conexión como la descripción o cuándo se debe actualizar. Al pulsar Aceptar se inserta la tabla en la hoja de cálculo. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 120 15.2. Con presentaciones Como se puede intuir con lo hecho hasta ahora, en la hoja de cálculo se puede insertar cualquier objeto o archivo, aunque esté creado con otra aplicación. La forma de representarse dentro de la hoja dependerá del tipo de archivo, pero lo importante es que se podrá acceder a ese otro documento desde la hoja en la que estemos. Las posibilidades son innumerables, pero vamos a ilustrarlo con un ejemplo en el que se inserta en una hoja de cálculo una presentación de diapositivas realizada con la típica aplicación. A tal efecto que incluyen todas las suites ofimáticas. En este caso, vamos a ilustrar cómo se consigue introducir una presentación ya guardada y realizada con PowerPoint 2007 en una hoja de cálculo desde Excel 2007. Para ello, accionaremos el botón Objeto de la cinta Insertar, donde aparece un cuadro con dos pestañas: • Crear nuevo, esto es, para el caso de que no esté creado el documento y queramos hacerlo eligiendo el programa deseado. • Crear de un archivo para el caso más habitual de que el archivo ya esté creado y guardado en una carpeta del ordenador. Como de costumbre, indicaremos la ubicación del archivo pulsando el botón Examinar, que llevará al típico cuadro en el que elegimos primero la carpeta y después el nombre del documento. Tras ello, se pulsa Insertar y se acepta el cuadro anterior. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 121 NOTA: Si en el cuadro ilustrado anteriormente no elegimos la opción Vincular, se insertará en la hoja una copia del archivo seleccionado totalmente independiente del original. Por lo tanto, la hoja de cálculo puede aumentar considerablemente de tamaño. Si elegimos Vincular, la hoja apenas subirá de tamaño, pero habrá que cuidar de no cambiar de sitio la presentación, pues se verá un reflejo del estado actual de la misma (ya no será independiente). El resultado queda ilustrado en la siguiente imagen. En la hoja de cálculo visualizamos la primera diapositiva de la presentación, que se puede abrir simplemente mediante doble clic. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 122 15.3. Con documentos de texto Los archivos de texto se importan de dos formas con el asistente: • Acceder a la cinta Datos y seleccionar Obtener datos externos/Desde texto. • Acceder mediante Office/Abrir/Tipo de datos y seleccionar Archivos de texto. A continuación, en ambos casos se sigue el mismo procedimiento. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 123 Aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo necesario. Una vez elegido, se muestran tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto. En la ventana del Asistente para importar texto/Paso 1 aparecen varias opciones: • • • • Indicar si el texto importado tiene los campos delimitados para que el programa sepa dónde empieza y acaba un campo. A partir de qué fila importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo. Decidir el origen del archivo. Si todos los datos son correctos, pulsar sobre Siguiente. En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos. Por defecto viene marcado el de Tabulación. En la imagen vemos que lo que hay en cada línea se incluye en un solo campo porque no existen signos de tabulación en el texto. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 124 Si seleccionamos la opción Espacio, el carácter espacio en blanco delimita los campos, es decir, aparecen varias columnas (varios campos). En la primera están las asignaturas (siguiendo con el ejemplo), que inician cada línea (Matemáticas, Lenguaje…), y en la segunda, la nota de cada línea (8,5;9,4…). Para continuar con el asistente, pulsamos sobre el botón Siguiente. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 125 En la tercera y última pantalla del asistente podemos seleccionar el formato de los datos. Normalmente se determina el tipo de los datos de una columna por los valores contenidos en ella, pero es posible cambiarlo si no es el más adecuado. Para ello sólo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla (aparece con fondo negro) y elegir el formato en la sección Formato de los datos en columnas. En el botón Avanzadas se completan ciertas características de los números como los separadores de decimales y millares, y la posición del signo en los negativos. Una vez completada o comprobada la definición, pulsamos sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si se ha olvidado algo, es posible volver a las pantallas anteriores pulsando el botón <Atrás. Aparece un cuadro de diálogo que pregunta dónde deseamos importar los datos. Marcar Hoja de cálculo existente y la celda =$A$1 para que los recupere a partir de la celda A1. También podemos importar los datos en una nueva hoja dentro del libro. Pulsar sobre Aceptar y aparecerán los datos en la hoja. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 126 16 Plantillas y macros 16.1. Creación y uso de plantillas Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Incluye tanto datos como formatos. Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas instaladas debemos seguir los siguientes pasos: • Pulsar sobre el botón Menú Office. • Elegir la opción Abrir. • Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo libro. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 127 Aparecerán las plantillas instaladas. Si no fuera así, habría que volver a instalar el programa con las opciones de plantillas activadas. • • • • Seleccionar el tipo de plantilla y hacer clic sobre el botón Crear. Posiblemente avise de la habilitación de macros junto con la plantilla, y al final aparecerá una copia del modelo elegido. Rellenar la plantilla. Al guardar el modelo aparecerá el cuadro Guardar como para mantener siempre la plantilla original. Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos: • • • • • Crear un libro de trabajo con los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de la plantilla. Seleccionar el botón Office. Elegir la opción Guardar como. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. Desde Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel. • Hacer clic en Aceptar. Excel 2007 cambia automáticamente a la carpeta de plantillas para que la nueva plantilla esté siempre disponible al seleccionar la opción Nuevo del botón Office. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 128 16.2. Grabadora de macros Cuando se trabaja con un libro personalizado, es decir, definido con una serie de características específicas como el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si consta de varias hojas. Con las macros se pretende automatizar diversas tareas y fusionarlas en una, añadiendo por ejemplo un botón en el libro que al pulsar sobre él aplique todas esas tareas. Crear una macro La forma más fácil e intuitiva es a través del grabador de macros, que permite registrar las acciones deseadas y posteriormente las traduce a instrucciones en Visual Basic. Éstas se pueden modificar si tenemos conocimientos de programación. Para grabar una macro debemos acceder a la cinta Vista/Macros y dentro seleccionar la opción Grabar macro. Además de esta opción en el menú, podemos encontrar las siguientes: • Ver macros: Se accede a un listado de las macros creadas en ese libro. • Usar referencias relativas: Se utilizan referencias relativas para que las macros se graben con acciones relacionadas con la celda inicial seleccionada. Al seleccionar la opción Grabar macro, lo primero que vemos es el cuadro de diálogo que permite dar un nombre. No está permitido insertar espacios en blanco. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 129 Podemos asignar un método abreviado mediante la combinación de CTRL + una letra del teclado. El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya el programa. En Guardar macro en podemos seleccionar archivar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción se detalla el cometido de la macro o cualquier otro dato conveniente. Para comenzar la grabación de la macro pulsamos Aceptar y a continuación veremos que este botón aparece en la barra de estado donde está la opción Detener grabación. A partir de entonces debemos configurar las acciones que queramos grabar. Es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación porque, al ejecutarla, la selección puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionar sobre el botón Detener o acceder al botón Macros y hacer clic en Detener grabación. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es de la barra de estado 130 16.3. Utilización de macros Una vez creada una macro, la podremos ejecutar cuantas veces sea necesario. Antes de dar la orden de ejecución, dependiendo del tipo de macro, hay que seleccionar o no las celdas que queden afectadas por sus acciones. Por ejemplo, una macro que automáticamente da formato a las celdas marcadas necesita una selección previa de dichas celdas. Se ejecuta la macro desde la cinta Vista/Macros/Ver macros. Aparece el cuadro de diálogo Macro con una lista de las creadas. Debemos seleccionar la deseada y pulsar sobre Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones: • • • • • Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Paso a paso: Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic. Modificar: Abre el editor de programación de Visual Basic para cambiar el código de la macro. Estos dos últimos botones se utilizan en el caso de saber programar. Eliminar: Borra la macro. Opciones: Abre otro cuadro de diálogo donde modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 131 Y ahora, ¿Cuánto sabes de Excel? Hasta aquí has aprendido Excel Básico en Nivel 1 y Nivel 2 con conocimientos técnicos y prácticos. Si deseas seguir profundizando en Excel para especializarte y aprender fórmulas más complejas y financieras, con lo que ya has aprendido con este curso, puedes continuar ampliando tus conocimientos en el Curso de Excel Avanzado en Nivel 3 y Nivel 4 Expert. Para acceder al curso toca en este botón: Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 132 ¿Por qué debo hacer el curso de Excel Avanzado? La revista “The Economist”, que lleva publicando desde 1843, dice que: "Los datos son la clave de la nueva economía, y que la persona o empresa que sepa analizar esos datos será una figura clave en la empresa" Por eso el verdadero oro no son los datos, sino la persona que los sepa analizar. Ese es el recurso que todos van a querer. Tú, y no los datos. Las empresas se van a pelear por tener a los mejores profesionales en sus filas. Y eso se puede traducir en tener el control sobre tu vida profesional. Ya no vas a tener que salir a buscar, sino que las empresas van a buscarte, y a luchar por ti. Y como Henry Ford dijo: "Antes de todo, el prepararse es el secreto del éxito" Ahora la decisión es tuya. Yo te ofrezco la oportunidad de prepararte para el éxito como analista de datos de una forma muy accesible. No todos podemos pagar 15.000€ en un máster de Data Science, te entiendo, yo tampoco puedo ni quiero, la verdad. Por eso en La Escuela Superior de Formación Abierta he creado formación de calidad a un precio accesible para todos. Sí, para todos. Con un solo pago, que es menos del 1% del coste del máster, tendrás acceso a cualquier curso y formación online, junto con las herramientas de tu itinerario formativo que te capacitarán con habilidades clave para ser un analista de datos profesional. Así que, si te quieres convertir en tu mejor versión y ser un profesional muy demandado, aprovecha esta oportunidad ahora. Regístrate en el curso Excel Avanzado a un precio especial de lanzamiento, accede al campus de formación, resuelve tus dudas, y… ¡Prepárate para el éxito! Te espero dentro. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 133 Metodología del curso Excel Avanzado online La metodología a seguir es ir avanzando a lo largo del itinerario de aprendizaje online, que cuenta con una serie de temas y ejercicios. Para tu evaluación, deberás completar el estudio del temario y la titulación podrá obtenerse una vez se haya comprobado que has completado el itinerario de aprendizaje satisfactoriamente, así como, hayas realizado el test de evaluación o el TFC (Trabajo de Fin de Curso). Si optas por hacer el TFC, tendrás que solicitarlo por email, una vez finalizado el estudio de todos los temas. Pretendo que la metodología utilizada en la enseñanza online sea un medio para el desarrollo personal y profesional de cada persona. Mi metodología se basa en tres principios: • • • Aprendizaje autónomo e interactivo. Desarrollo de competencias profesionales. Innovación. Estos principios apoyan una metodología activa y autónoma que tiene al alumnado como protagonista del itinerario de aprendizaje, siempre ayudado por los tutores, como dinamizadores y guías en el proceso de aprendizaje. A diferencia de la formación presencial tradicional, donde el protagonista del proceso de enseñanza-aprendizaje es el profesorado, en la formación online o teleformación se da otro tipo de escenario siendo el alumnado el verdadero protagonista y los tutores actúan como guías. Para ello, el alumnado cuenta con una serie de recursos didácticos que serán su principal referencia a lo largo de la acción formativa: • • • • • • • • Desarrollos teóricos Presentaciones multimedia interactivas Vídeos tutoriales Ejercicios, preguntas de autoevaluación y supuestos prácticos Bibliografía Recursos complementarios Chat, Foros Buzón de tareas Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 134 Campus virtual El Campus Virtual es el espacio dedicado exclusivamente a la docencia. En él encontrarás todos los servicios, materiales, recursos y herramientas disponibles para realizar su Acción Formativa. En definitiva, a través de este servicio podrás gestionar tu itinerario formativo y tus tutorías. El campus virtual de la Escuela de Formación Abierta tiene como función primordial ofrecer al alumnado la posibilidad de alcanzar sus objetivos docentes de una manera no presencial y haciendo uso de herramientas tecnológicas de la información y comunicación. Dentro del campus podrás acceder a todos los elementos formativos y recursos que tienen la finalidad de crear un ambiente de aprendizaje en el que tú serás el protagonista. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 135 Cómo hacer el curso Las claves de acceso personal estarán activas durante 12 meses. Si no dispones de usuario y contraseña, regístrate tocando o pulsando el siguiente botón: A continuación, accederás a la plataforma de pago mediante PayPal. Una vez que se haya finalizado el pago, ya puedes acceder a tu página personal, donde encontrarás tu curso, las instrucciones de cómo seguirlo y el acceso al tutor. No olvides cumplimentar tu ficha con los datos que falten y una fotografía. Al finalizarlo podrás obtener el diploma o certificado con prueba de evaluación o Trabajo de Fin de Curso (TFC). Te recomiendo que consultes el pequeño coste para tramitar tu diploma, ya que varía según el curso realizado, en el caso de que elijas hacer el TFC. Puedes utilizar cualquier dispositivo para seguir el curso: • • • • PC Windows PC Mac Notebook o PC portátil Tablet o Smartphone (el móvil) Tienes que tener en cuenta que en algunos ordenadores Mac que no disponen de opción para ver formatos en flash, necesitarás descargar e instalar un programa que lo habilita. Te deseo que disfrutes de tu itinerario formativo y nuevamente te invito a que utilices el servicio de tutoría si deseas consultar cualquier duda o sugerirme cualquier idea. Atentamente, Andrés Pérez Marín Tutor - Profesor Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 136 Oferta de Packs Estudio El pack de estudio contiene: • • • • • • • Cartera Curso en formato CD/DVD/PenDrive Acceso al curso online Bloc de notas Manual encuadernado Guía del curso Acceso a Tutoría Si deseas tener todo el material de estudio en tu domicilio, te puedo suministrar todos los elementos y servicios necesarios para que puedas realizar el curso, tanto online como desconectado. Consúltame los precios y solicítalo haciendo clic aquí: Formatos disponibles Los cursos están disponibles en: o o o o o CD/DVD/PenDrive Online SD-Card Manual en Papel TABLET precargada con el curso Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 137 Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 138 Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 139 Bibliografía Excel 2007. Guía práctica CHARTE OJEDA, FRANCISCO Editorial Anaya Multimedia, Madrid 2007. Excel 2007, básico LÓPEZ MADRIGAL, FRANCISCO Editorial StarBook, Madrid 2008 Excel 2007 para torpes MARTOS RUBIO, ANA Editorial Anaya Multimedia, Madrid 2007 Guía de campo Excel 2007 PASCUAL GONZÁLEZ, FRANCISCO Editorial Ra-Ma, Madrid 2007 Manual de aprendizaje Microsoft Excel 2007: descubre sus nuevas posibilidades PÉREZ LÓPEZ, CÉSAR; MARQUÉS ASENSIO, FELICIDAD Editorial Pearson Prentice Hall, Madrid 2007 Excel 2007 fácil y rápido TRAVERÍA REYES, SANTIAGO; MORA MIGUEL, ENRIC Editorial Inforbook's, Barcelona 2007 Primeros pasos con Excel 2007 VEGA EXPÓSITO, MIGUEL; VEGA EXPÓSITO, CARMELO Editorial Samui Ediciones S.L., Granada 2008 Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 140 Glosario Alineación Forma de aparecer las líneas de texto en relación con los márgenes de la página. Área de gráfico Área de un gráfico que contiene información de los datos que se representan. Área de impresión Área seleccionada en Excel únicamente para imprimir. Argumentos Palabras, frases o números que se introducen en una sentencia para modificar la operación de función o fórmula. Asistente Elemento de Microsoft Excel que conduce a través de un proceso que implica un conjunto de pasos que van indicando lo que necesita hacer. Autoformatos Modos predefinidos que ofrece Excel para formatear las tablas. Autorrelleno Prestación de Excel que rellena automáticamente una serie de información. Por ejemplo, si se escribe "enero", "febrero" y se seleccionan las celdas vacías contiguas, Excel las rellenará con las opciones lógicas siguientes (marzo, abril...). Campo Lugar donde se introducen los datos de una lista de datos o un elemento de dato en un formulario. Carpeta Elemento a través del cual se organiza la información en Windows y en el que almacena los documentos. Celda Cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los datos. Celda activa Celda que se encuentra seleccionada actualmente en una hoja de cálculo de Excel. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 141 Columna Las columnas de celdas de Excel se nombran de la A a la Z. Después de la columna Z, encontramos la columna AA, AB, AC... y así hasta la AZ. Seguidamente comenzaría la BA, BB... y así hasta la última columna, que es la IV. Configuración de página Forma quedar organizados los datos en la página impresa. Cuadro de diálogo Ventana emergente donde Excel solicita introducir información adicional para realizar el encargo que se le hace. Encabezado Texto o imagen gráfica que aparece en la parte superior de cada página de un documento o de un libro de trabajo. Escala Se puede incrementar o reducir la escala de objetos u hojas de Excel para hacer que los elementos se ajusten en sus ubicaciones. Estilo Colección de especificaciones de formato agrupadas bajo un único nombre que pueden ser aplicadas al texto. Por ejemplo, el estilo normal podría usar la fuente Times New Roman con un tamaño de 12 puntos, con márgenes estándar. Fila Las filas que forman las celdas de Excel se numeran desde el 1 en adelante y se disponen en horizontal. Filtro Característica de Excel que permite controlar los registros que han de extraerse de una base de datos para visualizarlos en hoja de cálculo. Flechas Elementos que se pueden pulsar en las barras de desplazamiento para desplazarse a través de un libro de trabajo. Fórmula Expresión matemática de la que se obtiene un resultado. Para que Excel la reconozca, debe ir introducida por un signo igual. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 142 Fuente Tipo de letra, tamaño y atributos del texto o números. Función Expresión predefinida que se incorpora a las fórmulas y sirve para simplificar cálculos complejos y realizarlos de forma automática. Hipervínculo Texto formateado para que, al pulsar sobre él, salte a otra ubicación relacionada. Hoja de cálculo Zona repleta de celdas donde trabajamos dentro de un libro Excel. Cada hoja tiene un nombre que la identifica y que podemos observar en la parte inferior de la pantalla. Interlineado Espacio de separación entre las líneas del documento. Justificar Alinear el texto para que rellene un área determinada entre los márgenes izquierdo y derecho. Leyenda Representa una forma de comprender los elementos de un gráfico y lo que representan. Libro de trabajo Conjunto de hojas de cálculo que forman los archivos de Excel. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión XLS. Listas de datos Conjunto de información relacionada y organizada en filas y columnas para facilitar su localización y recuperación individual. Cada fila es una entrada individual de la lista y se denomina "registro". Macro Método para automatizar tareas comunes que se llevan a cabo en aplicaciones como Word o Excel. Es posible registrar pulsaciones de teclado y del ratón, las cuales pueden reproducirse después de manera automática. Operadores Distintas herramientas para operar con las celdas. Por ejemplo, para elaborar fórmulas, unir textos, etc. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 143 Operandos Datos utilizados en las fórmulas y funciones para trabajar con ellos y obtener un resultado. Ordenar Función que organiza los datos de una lista para que aparezcan en un orden alfabético o numérico. Orientación Sentido de colocación de la hoja de impresión. Pie de página Texto o gráfico que aparece en la parte inferior de todas las páginas de un documento u hoja de cálculo. Plantilla Está disponible en Word y Excel y proporciona patrones prediseñados en los cuales pueden basarse los documentos y los libros de trabajo. Portapapeles Ubicación de Windows que contiene la información que ha sido cortada o copiada. En las versiones actuales podemos colocar hasta doce elementos independientes en el portapapeles, y usar cualquiera de ellos en cada momento. Rango Conjunto de celdas seleccionadas para realizar sobre ellas una operación. Referencia Medio para dirigirse a algo en un contexto específico. Por ejemplo, en Excel, "A1" es la referencia a la celda situada en la intersección de la columna A y la fila 1. Registro Fila de una lista de datos. Ruta de acceso Dirección de la ubicación de la carpeta que contiene un archivo. Sangría Cantidad de espacio a la que se sitúa un objeto, por lo general texto, en relación con el margen izquierdo o derecho. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 144 Seleccionar Definir una sección de texto para ejercer alguna acción sobre él, como copiar o formatear. Submenú Lista de opciones que aparece en algunos elementos de los menús de las aplicaciones para ser ejecutadas por Windows. Los elementos de los menús que dan paso a submenús están identificados con una punta de flecha. Tabla Serie de filas y columnas. Validación de datos Proceso que garantiza que los datos se introducen correctamente dentro de un formulario para una lista de datos. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 145 FAQ – Preguntas frecuentes ¿Cómo optimizar las hojas de trabajo para que los cálculos se hagan más rápidamente? Cuando sea posible, en una fórmula los cálculos deben continuar estrictamente hacia abajo: los datos sin procesar estarán en la parte superior y los resultados de los cálculos en la parte inferior. Y otro recurso a tener en cuenta es que las fórmulas deben ser lo más sencillas posibles para evitar cálculos innecesarios. Si se utilizan constantes en una fórmula, conviene calcular su valor antes de introducirlas en la fórmula, en lugar de hacer que Excel las calcule cada vez que realice un cálculo de toda la hoja. ¿Cómo puedo cambiar el color de las líneas de división u ocultarlas en una hoja de cálculo? Para cambiar el color de las líneas de división de una hoja, hay que seleccionarla, ir al botón Office / Opciones de Excel / categoría Avanzadas / grupo Mostrar opciones para este libro, y seleccionar el color en el desplegable Color de cuadrícula. Si no se desea ver las líneas de división, desmarcar justo encima la casilla Mostrar líneas de división. ¿Cómo puedo insertar varias filas o columnas a la vez? Simplemente hay que seleccionar un rango con celdas de las filas o columnas a insertar. Por ejemplo, si se tuviera seleccionado el rango A1:D1, se podrían insertar automáticamente cuatro columnas. ¿Cómo puedo ajustar el ancho de las columnas al tamaño de los datos introducidos? Con ir a Inicio / Formato / Autoajustar ancho de columna. ¿Por qué no puedo visualizar directamente el encabezado o pie de página? A diferencia de otras aplicaciones de Microsoft, en Excel para visualizar el encabezado o pie de página hay que activar la vista Preliminar puesto que en la vista Normal no aparecen. Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 146 Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 147 Escuela Superior de Formación Abierta C/Soledad, 7 local 8 Entlo. San Agustín del Guadalix 609 179 214 Escuela superior de Formacion abierta ciberi.es 148