ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Estefania Lozano Coronado
SENA:
CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL
INTRODUCCIÓN
El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar terminología
archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus
cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.
ARGUMENTACIÓN
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad
además representa la conservación de los documentos y consulta de la información,
actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya que los medios
tecnológicos facilitan aún más su modo de información.
Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de forma
frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos no
resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente
Contiene la información vital y va conformando su historia. Se denomina archivo inactivo, porque
su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia
o la cultura de un país.
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la empresa
elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada con control
central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un
solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un
solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es
decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener
en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y
comunicación de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado.
Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente,
en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión
Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa
por toda la organización.
Archivo central
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de
cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico :
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación
permanente
Categorización de los archivos se clasifican en: A. Archivo general de la nación B. Archivo
general del departamento C. Archivo general del municipio D. Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son
muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido que
adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y selección,
preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de los documentos de
archivo son los que están plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma
delicadeza Revisando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante se
puede deducir que el archivo es importante porque nos brinda el servicio de ir a la fuente y
despachar el trámite o petición realizada por los usuarios internos o externos.
Revisando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante se puede deducir
que el archivo es importante porque nos brinda el servicio de ir a la fuente y despachar el trámite
o petición realizada por los usuarios internos o externos.
De igual forma los archivos son estratégicos que permiten direccionar y atender de una mejor
manera a los usuarios, son herramientas para poder asegurar una organización que en dado
caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas. En la actualidad existen
nuevas metodologías de archivo entre los cuáles vamos a mencionar lo siguiente: LA
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA Un archivo es la memoria
colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen
funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo
sea fácil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima
del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de
decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Los conceptos claves de un archivo son
funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas
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