Contabilidad Computarizada. Contabilidad Computarizada corresponde al área de formación profesional especializada y es de naturaleza teóricopráctica. Tiene como propósito orientar y capacitar en el conocimiento de tecnologías de información aplicadas a la Contabilidad, utilizando apropiadamente el computador y software contable y de gestión. Comprende la informática para la gestión contable, manejo de libros y registros contables sistematizados, contabilidad financiera computarizada de inventarios, activos, planillas, manejo de sistemas contables informáticos y sistemas expertos. La palabra informática abarca toda actividad relacionada, de cualquier forma, con los ordenadores. Desde su aparición, su crecimiento ha sido enorme y galopante, de tal manera que ha llegado a involucrar a millones de personas directa e indirectamente. Esta prosperidad de la tecnología informática se debe, fundamentalmente, a la asombrosa capacidad de realización de tareas que poseen los ordenadores. Hoy en día, los ordenadores influyen en casi todos los aspectos de nuestra vida y han provocado profundo cambio en múltiples actividades de nuestra sociedad. La tecnología de la información y las comunicaciones han logrado un alto grado de desarrollo que hoy están en todas partes y en la mayoría de las actividades en el desarrollo del ser humano, como educación, comercio, industria, finanzas, investigación, docencia, etc. Hoy en día conocer sobre el funcionamiento y uso de la tecnología ya no constituye ningún privilegio, por el contrario, es una necesidad. El uso de la tecnología es un factor importante y determinante en los niveles de eficiencia y competitividad, tanto a nivel empresarial como personal. REGISTRO. Es el conjunto de unidades (celdas) de información o el conjunto de campos. . SEGURIDAD DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Introducción La seguridad informática busca la protección contra los riesgos ligados a la informática. Los riesgos son en función de varios elementos: • Las amenazas que pesan sobre los activos (datos) a proteger. • Las vulnerabilidades de estos activos. • Su sensibilidad, la cual es la conjunción de diferentes factores: - La confidencialidad - La integridad - La disponibilidad o accesibilidad - Revisión anticipada de la información Análisis de Riesgos El activo más importante que se posee es la información y, por lo tanto, deben existir técnicas que la aseguren, más allá de la seguridad física, establecer previsión sobre los equipos en los cuales se almacena. Estas técnicas las brinda la seguridad lógica que consiste en la aplicación de barreras y procedimientos que resguardan el acceso a los datos y solo permiten acceder a las personas autorizadas para hacerlo. Existe un viejo dicho en la seguridad informática que dicta: "lo que no está permitido debe estar prohibido", y esto es lo que debe hacer esta seguridad lógica. La seguridad informática debe ser estudiada para que no impida el trabajo de los operadores en lo que les es necesario y que puedan utilizar el sistema informático con toda confianza. Por eso en lo referente a elaborar una política de seguridad, conviene: Elaborar reglas y procedimientos para cada servicio de la organización. Definir las acciones a emprender y elegir las personas a contactar, en caso de detectar una posible intrusión. Sensibilizar a los operadores con los problemas ligados con la seguridad de los sistemas informáticos. Las amenazas Una vez que la programación y el funcionamiento de un dispositivo de almacenamiento (o transmisión) de la información se consideran seguras, todavía deben ser tenidos en cuenta los circunstancias "no informáticas" que pueden afectar a los datos, las cuales son a menudo imprevisibles o inevitables, de modo que la única protección posible es la redundancia (en el caso de los datos) y la descentralización -por ejemplo mediante estructura de redes- (en el caso de las comunicaciones). Estos fenómenos pueden ser causados por: • Un operador: causa del mayor problema ligado a la seguridad de un sistema informático (porque no le importa, no se da cuenta o a propósito). • Unos programas maliciosos: un programa destinado a perjudicar o a hacer un uso ilícito de los recursos del sistema es instalado (por inatención o maldad) en el ordenador, abriendo una puerta a intrusos o bien modificando los datos. o Vírus informático o Gusano informático o Troyano o Bomba lógica o Programa espía o Spyware • Un intruso: persona que consigue acceder a los datos o programas de los cuales no tiene acceso permitido. o Cracker o Defacer o Script kiddie o Script boy o Viruxer Componentes de un sistema experto Una característica decisiva de los sistemas expertos es la separación entre el conocimiento (reglas, hechos) por un lado y su procesamiento por el otro. A ello se añade una interface de usuario y un componente explicativo. A continuación se muestra una breve descripción de cada uno de los componentes: 1. La base de conocimientos de un Sistema Experto contiene el conocimiento de los hechos y de las experiencias de los expertos, en un dominio determinado. 2. El mecanismo de inferencia de un Sistema Experto puede simular la estrategia de solución de un experto. 3. El componente explicativo explica al usuario la estrategia de solución encontrada y el por qué de las decisiones tomadas. 4. La interface de usuario sirve para que este pueda realizar una consulta en un lenguaje lo más natural posible. 5. El componente de adquisición ofrece ayuda a la estructuración e implementación del conocimiento en la base de conocimientos. El tema que engloba a los tres apartados es el mismo, el desarrollo de un sistema experto. La subdivisión en apartados está hecha de menos a más. Me explico: Para desarrollar el software primero conocemos el equipo de gente necesario, después los métodos que utiliza ese equipo de gente y por último como prueban y construyen prototipos de software para terminar en el sistema final. 1. Equipo de desarrollo 2. Métodos auxiliares en el desarrollo 3. Construcción de prototipos Contabilidad sistematizada. DESCRIPCIÓN E IMPORTANCIA A medida que crece un negocio, requiere manejar mayor información contable; el éxito de la administración radica en una adecuado manejo de la contabilidad, que proporcione una información exacta y oportuna. Actualmente existen recursos tecnológicos que permiten registrar y suministrar la información de manera muy rápida; estos recursos son el computador y los programas de contabilidad sistematizada. Estos recursos no cambian los principios de contabilidad generalmente aceptados; únicamente agilizan el proceso y la información contable. CONTABILIDAD SISTEMATIZADA A TRAVÉS DE UN SOFTWARE. En la actualidad diversa empresas especializadas en el diseño, desarrollo y distribución de programas, producen excelentes paquetes contables que permiten registrar con agilidad y seguridad los movimientos contables en muchas actividades, utilizando metodologías que requieren un mínimo de esfuerzo para que el usuario las maneje. Los programas de contabilidad sistematizada permiten: - Agilizar el registro del proceso contable y presentar la información en forma comprensible y oportuna. - Reducir el costo de procesamiento. - Garantizar exactitud en los informes contables. - Producir gran variedad de reportes. - Ofrecer uniformidad en la presentación de los documentos de contabilidad. - Reproducir la información detallada y resumida. - Facilitar el acceso rápido a la información por pantalla o por impresora, en el número de copias nítidas y claras, requeridas por la empresa. - Utilizar eficientes mecanismos de seguridad para guardar la información contable Ventas Se conceptúa como ventas, las operaciones comerciales, mediante las cuales una empresa transfiere a sus clientes, los bienes o servicios que dispone para su comercialización, se considera que se ha realizado una venta, cuando se emite la respectiva factura y el cliente demuestra conformidad con el negocio realizado y paga o se compromete a pagar en un determinado tiempo por este concepto. Cada empresa organiza en su momento su propio departamento de ventas, nombrando un jefe para que se encargue de todos los detalles que implica la comercialización de los bienes o servicios que preste la empresa, así como de dictar las políticas de comisiones para los vendedores, trámites y demás operaciones que permitan cerrar adecuadamente las ventas. Hojas de cálculo Un tipo de sistema de contabilidad informático utiliza hojas de cálculo para realizar un seguimiento de cada transacción y crear estados financieros. El empresario que está familiarizado con un programa de hoja de cálculo puede diseñar una variedad de hojas de trabajo para registrar el balance de cada cuenta y usar la información de los balances en varios informes. Este sistema requiere que por parte del empresario invertir en software de hojas de cálculo y aprender a usarlo. Los programas de hojas de cálculo proporcionan el beneficio adicional del uso de hojas de cálculo en otras áreas del negocio. Sistemas estándar Otro tipo de sistema de contabilidad informático incluye programas de software estándar que se venden en las tiendas. Existen varios programas, como QuickBooks o Peachtree. Estos programas constituyen el marco para que los empresarios introduzcan transacciones financieras y hagan informes. Estos sistemas también incluyen opciones para la gestión de nóminas o la conciliación de cuentas. Estos programas funcionan bien para los empresarios de pequeñas empresas que quieren centrarse en su actividad empresarial, no en la contabilidad. Diseño a la medida Algunas empresas optan por invertir en sistemas contables informáticos diseñados a la medida. Estos tipos de sistemas requieren al propietario de la empresa trabajar con un programador informático para determinar qué capacidades se buscan para el sistema, junto con el cumplimiento de los requisitos de la contabilidad financiera. El empresario determina qué informes financieros necesita para reportar resultados financieros y qué informes financieros quiere para manejar el negocio. Estos sistemas funcionan bien para grandes empresas con más necesidades de información. Las principales limitaciones son: - Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado. El costo de mantenimiento es alto y complejo. - El alto costo en el entrenamiento del personal. Los programas deben ser confiables. - La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas. Tipos de sistemas informáticos: 1. Sistemas de procesamiento básico de la información: las computadoras se limitan a realizar las operaciones de procesamiento físico de la información. 2. Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): se dedican al proceso físico de los datos relacionados con ciertas transacciones rutinarias y aisladas en el trabajo habitual de las entidades socioeconómicas, tales como el control de inventarios, control de activos fijos o la nómina de sueldos o salarios, explotan poco las posibilidades de las máquinas y el software actual. 3. Sistemas de automatización de oficinas (OAS): Incluye el empleo de procesadores de texto, hojas electrónicas de datos, preparadores de exposiciones, calendarización, comunicación mediante correos electrónicos, videoconferencias, implican la búsqueda y captación de operaciones y en muchos casos, la preparación de decisiones para ejecutivos y directivos. 4. Sistemas de información para la dirección (MIS): usan sistemas de bases de datos, de forma tal que el sistema puede reflejar la realidad compleja de una entidad socioeconómica, con todos sus subsistemas y relaciones informativas. Tarea. Cuáles son los programas informáticos en el mercado de Honduras y cuales son beneficios. 5 de mayo. PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE A fin de suministrar información sobre el negocio, se necesita estructurar los procesos de registro de las operaciones y actividades de la empresa o negocio, ya sea por medio de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos. Toda la actividad económica se manifiesta con transacciones comerciales, como compra de inventarios, pagos de nómina, venta de productos, cancelación de obligaciones, etcétera. Todos estos eventos económicos implican intercambios de orden financiero susceptibles de expresarse en términos monetarios. Esto quiere decir que para que una transacción sea un hecho económico, se requiere que sea cuantificable en dinero y que tenga efecto en los estados financieros. Cada transacción, para su registro en los libros, debe estar respaldada por un documento fuente, punto de partida del proceso contable. Las facturas, los cheques, recibos de caja, consignaciones y otros comprobantes constituyen ejemplos de documentos fuente que deben ser recopilados, clasificados y registrados en forma descriptiva y cronológica Básicamente hay tres tipos de informes: ■ Internos. ■ Especiales. ■ Externos. Tecnología en la contabilidad El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Al incorporar las tecnologías de la información en la Contabilidad se producen dos consecuencias: Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido). Pero las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de información. Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para: Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet Liquidar los impuestos por Internet Enviar facturas por intercambio electrónico de información. introducción En los temas expuestos podremos notar la relación que guarda la contabilidad con la informática y la manera tan sorprendente como incide la informática en la contabilidad. El desarrollo de estos temas pueden proporcionar un mayor conocimiento y entendimiento para nuestro diario vivir dentro de una empresa que pueda estar en nuestro cargo. Gracias a la informática la contabilidad puede ser llevada a cabo con mayor eficacia y un mínimo margen de error debido esto a la exactitud de los programas informáticos aplicados al área contable. Conceptos La Contabilidad, es la técnica que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio, situación económica y financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. La Informática, es una ciencia que estudia métodos, procesos, técnicas, con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos en formato digital. La informática se ha desarrollado rápidamente a partir de la segunda mitad del siglo XX, con la aparición de tecnologías tales como el circuito integrado, Internet y el teléfono móvil. La Contabilidad Computarizada, es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización. La informática auxilia al contador para poder ofrecer servicios con mayor rapidez y precisión. La información oportuna que recibe el empresario le permite tomar decisiones más adecuadas a la época turbulenta actual 4-Desarrollo Importancia de la Informática en la Contabilidad Para hablar con propiedad sobre la importancia de la informática en los sistemas de contabilidad, debemos hablar de los orígenes de la contabilidad y como en sus inicios se desenvolvía esta ciencia sin la utilización de la herramienta informática, de este modo podremos visualizar la diferencias entre el antes y después de la introducción de la informática en el área contable. La Contabilidad se remonta a tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial. Anteriormente todos los trabajos contables se realizaban a mano, lo que provocaba que todo el proceso contable fuera más lento y tedioso a la hora en que este se quería realizar, pero hoy en día tenemos la ventaja de que la informática nos ayuda a que el proceso sea más rápido menos tedioso a la hora de realizarse. Antes de la informática las operaciones de registraban en el diario, luego al mayor, y se afectaba las cuentas auxiliares, con el cual se preparaba el balance y el estado de resultados, el cual se empleaba más personal en el departamento de contabilidad, era más factible cometer errores. Ahora simplemente al capturar información de las pólizas, el sistema se encarga de efectuar los registros en el diario, mayor, auxiliares y se obtienen al momento estados financieros (balance y estado de resultados). Gracias a la informática, la contabilidad se puede aplicar en todo tipo de empresa, en organizaciones del Estado y en entidades sin ánimo de lucro, convirtiéndose ésta en una poderosa herramienta de información. El uso de la informática le permite al Contador, vivir siempre al tanto de las necesidades que demanda la sociedad, el mercado, la empresa y entre otros, por ello no solo hay que aprender informática dentro de la carrera, sino que en pos a ella, hay que ir actualizándose continuamente, porque es de gran importancia las bases que los sistemas le brindan al contador. Considero que la informática es fundamental en la formación integral de todo Contador Público, porque le brinda herramientas primordiales en el desarrollo de su vida profesional, permitiéndole una actualización constante a los cambios de la sociedad, y a optimizar su trabajo, dándole oportunidades de desempeñarse en cargos altos dentro de una organización, siendo éste, clave en la interpretación, análisis y toma de decisiones dentro de la entidad. 5-Incidencia de la informática en el área de Contabilidad Podemos decir que la incidencia de la informática en la contabilidad es cada vez mayor, esto debido a que los negocios de hoy en día son más complejos y han cambiado las necesidades de información de los usuarios; tanto internos como empleados y gerentes y externos como las entidades bancarias, estatales, accionistas potenciales entre muchos otros. También, las herramientas como investigación de operaciones, matemáticas financieras, estadísticas, se han hecho más eficientes por lo que el impacto de la tecnología está fuera de toda duda en el desarrollo de la contabilidad. Es notorio el efecto de la revolución de la informática en la contabilidad ya que desde el punto de vista de la tecnología nos encontramos en la tercera revolución informática, la de las comunicaciones; caracterizada por un radio de personas con acceso a las computadoras. La utilización intensiva de herramientas ligadas al sector de las telecomunicaciones introducirá cambios importantes en muchas de las actividades típicas del contador. 6-La aplicación del internet en el área de Contabilidad Beneficios: Uno de los avances tecnológicos más importantes de los años recientes es sin lugar a dudas el desarrollo de Internet en la contabilidad. Este medio ha venido a cambiar de manera dramática la forma en que las personas llevan a cabo un gran número de actividades. La comunicación entre personas de lugares distantes se hizo mucho más rápida al sustituir el correo en papel por el correo electrónico, Chat y otras herramientas. El éxito de la empresa no depende del medio en sí, pero sin lugar a dudas Internet tiene un gran número de características y herramientas que utilizadas de forma creativa y eficiente pueden brindar a las empresas grandes beneficios. Internet puede contribuir dentro de las empresas para incrementar su mercado, reducir costos, mejorar la comunicación interna y externa, mejorar la imagen de la empresa, etc. El secreto está en utilizar Internet como una herramienta para mejorar procesos y no basar el éxito de la empresa en el uso de Internet. El empresario común conoce muy bien sus procesos, pero por lo general no tiene muy claro cómo aprovechar los nuevos avances tecnológicos para optimizar sus procesos y por consiguiente obtener mayores utilidades y dar mejores servicios a sus clientes. Si no se cuenta con los conocimientos necesarios a la hora de seleccionar entre diferentes opciones tecnológicas, la empresa puede invertir en una herramienta que no sea lo que realmente necesita, que no le permita recuperar su inversión o simplemente ocupar demasiado tiempo buscando información sobre cada herramienta. Una empresa pequeña o mediana , por lo general no tiene la capacidad de contratar de manera permanente a un grupo de especialistas en tecnología altamente capacitados, por lo que su mejor opción es buscar un aliado tecnológico que este siempre a su lado en las decisiones importantes pero que no represente una gran carga desde el punto de vista financiero. El Internet beneficia tanto al profesional de contabilidad como a la misma contabilidad. El contador a través del Internet se mantiene informado y en contacto con todo el mundo. La contabilidad se mantiene globalizándose a través del Internet, pero también contrae problemas ya que por medio del Internet se pueden contraer virus y que perjudiquen la información archivada. Relación de la Informática con la Contabilidad La informática contribuye a facilitar la operación contable, a procesar los documentos para elaborar reportes de estados financieros en forma más exacta y sobre todo rápida, la administración hace uso de los datos presentados por la contabilidad para la toma de decisiones, sobre el rumbo adecuado de la inversión y la implementación de medidas para maximizar las utilidades de una empresa. Es decir la informática ayuda a procesar los datos contables, y la administración analiza los resultados presentados por la contabilidad para poder hacer un diagnóstico de si se están utilizando bien los recursos de la empresa y se están obteniendo utilidades o ganancias y si se pueden mejorar. La contabilidad es la fuente de información de la administración, de ella se vale el administrador para tomar decisiones, le es indispensable. Y la informática en los tiempos que vivimos donde la información es muy abundante es un elemento indispensable para agilizar la contabilidad y la administración. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. Preparación automática de informes. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. Impresión automática de documentos. Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros. Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa. Las principales limitaciones son: Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado. El costo de mantenimiento es alto y complejo. El alto costo en el entrenamiento del personal. Los programas deben ser confiables. La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas. En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante. Sistema de Información Contable Un sistema de información: Es un conjunto de elementos conectados que recoge datos, los procesa y convierte en información, almacena y posteriormente lo da a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos. El SIC no sólo ha de ser un sistema que facilite información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un simple control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. También el sistema de información contable es una buena vía para que las empresas tengan una comunicación más adecuada tanto interno como externo, ya que por medio de la notificación que se estará dando en dichas empresas abra una mejor organización y una buena toma de decisiones que los lleve a mejorar día a día y ser competitivos en el mercado. El objetivo principal del sistema de información contable en las empresas, es facilitar el registro contable de las operaciones que se efectúan en las mismas de una manera más fácil y cómoda, manejando los sistemas de información en la cual permite que la empresa evite realizar dichos registros en forma manual. De igual manera para que la empresa tenga conocimiento de la administración que tiene en todas las áreas para así pueda tomar mejores decisiones y dar un mejor rumbo a su empresa para tener una mejor competitividad. Tecnología en la Contabilidad El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido). Pero las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de información. En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información. Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para: Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet Liquidar los impuestos por Internet Enviar facturas por intercambio electrónico de información.