Importancia de los Archivos: Origen, Evolución y Aplicación

Evidencia 3: Ensayo “Importancia de los Archivos”
Deylis Del Carmen Ruenes González
Servicio Nacional de Aprendizaje
Administración Documental en el Entorno Laboral (2782048)
2023
Actividad
Evidencia 3: Ensayo “Importancia de los Archivos”
Ensayo “Importancia de los Archivos”. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente
actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología archivística sobre la
Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual.
Importancia de los Archivos
Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes medios. Por ende,
es considerado como un generador o receptor de documentos, bien sea de manera personal o en
representación de una entidad. Es por eso, que se ha creado la necesidad de conservarlos, a fin de dar
testimonio de sus actuaciones y que, en determinado momento, le puedan servir de prueba.
A medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y servicios documentales, de tal manera
que se hace necesario administrar los documentos de forma permanente, para asegurar que la historia,
políticas y procedimientos se conserven adecuadamente. Esto con el fin de brindar un servicio de
información eficaz y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los avances
tecnológicos.1
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para
los trámites que pueda requerir la empresa.2
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la
humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran: 3
Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina.
Esto también ocurría en China e India.
Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios
en madera y mármol.
Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de
cuña.
La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la administración y el
tratamiento técnico de los archivos. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones: recoger, conservar y
servir. Aunque, la más importante de todas ellas es la conservación, ya que sirve para preservar la memoria
histórica.
Origen y Evolución de la archivística4
Edad Antigua. Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones se
utilizaban para depositar los archivos. En la antigua ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde se tiene
constancia de la existencia de los primeros archivos, allá por el 4000 a. C.
Mundo Greco-romano. La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de la
evolución de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han archivado
importantes documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En Roma, era costumbre conservar los
documentos en el Templo de Saturno.
En este momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica y las
administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno. La autenticidad y el valor
legal de los documentos estaban garantizados por diferentes procedimientos administrativos. Como
podemos observar, tenían un sistema muy fiable y completo para la preservación de los archivos.
Edad Media. La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la administración que se había
desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual, durante este periodo la concepción del archivo
público se perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba reservado a los que tenían
la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices. La Edad Media, sin duda, supuso un brutal
retroceso en la evolución de la archivística a nivel administrativo.
Edad Moderna. En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la evolución de la archivística. A
mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo, el Estado Moderno. Se reunieron en
los Archivos del Estado toda la documentación generada por la Corona: los documentos que concernían al
gobierno y que se habían mantenido dispersos hasta entonces. Durante esta época, el archivo se convirtió
en un elemento fundamental de la administración y adquirió una función jurídico-política.
Edad contemporánea. La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la consideración
del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con lleva los principios de responsabilidad, garantía de
eficacia y justicia de la actuación de la Administración. Esto quiere decir que el archivo pasa a ser
considerado garantía de los derechos de los ciudadanos. Además,
el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la identidad nacional y, por ello, se
desarrolló la historiografía científica. Como consecuencia, se concentraron todos los archivos del Antiguo
Régimen, tanto privados como públicos, en un único archivo, el Archivo Nacional.
Cualidades de los Archivos5
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera
que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de maneraeficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitarequivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.
Clasificación de los Archivos
Naturaleza.
Archivo Público. Documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos derivados de un
servicio público por entidades privadas.
Archivo Privado con Interés Público. Es de interés público por su valor para la historia, la cultura, la
ciencia o la investigación.
Archivo Privado. Son documentos pertenecientes a personas jurídicas que se derivan de la
prestación de sus servicios.
Uso.
Los archivos se clasifican teniendo en cuenta su utilidad:
Archivos Activos. Son archivos de conservación y consulta permanente, está constituido por
documentos de periodo actual, documentos de periodos anteriores, historias laborales, resoluciones y
contratos.
Archivos Inactivos. Son los que comprenden el traslado definitivo de cualquier documento para su
conservación perpetua, estos archivos son: legales, fiscales, comerciales e históricos.
Archivo Semiactivo. Estos archivos son para la conservación y consulta menos frecuentes con
intervalos de 1 a 2 veces al año.
Categorización de los Archivos
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo
especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivosde Colombia.
Los archivos según su jurisdicción y competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nación. (entidad de Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística del estado).
Archivo General del Departamento.
Archivo General del Municipio.
Archivo General del Distrito.
Los archivos territoriales se clasifican en (artículo 8 de la Ley General de Archivos de
Colombia):
Archivos de Entidades del Orden Nacional. Archivos
de Entidades del Orden Departamental. Archivos de
Entidades del Orden Distrital.
Archivos de Entidades del orden metropolitano.
Archivos de Entidades del Orden Municipal.
Archivos de Entidades del Orden Local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Los archivos según la organización del estado se clasifican en (Artículo 9 de la ley general de
archivos de Colombia):
Archivos de la Rama Ejecutiva.
Archivos de la Rama Legislativa.
Archivos de la Rama Judicial.
Archivos de los Organismos de Orden de Control.
Archivos de los Organismos Autónomos.
Los archivos territoriales, según la organización del estado, organizamos de control y
organismos autónomos son de carácter obligatorio.
Aplicación de los Archivos en el Medio Actual
Las tecnologías son una herramienta y su utilidad depende de la aplicación que se le dé.
En este sentido, el uso eficaz de las TIC depende de una correcta planificación, administración y
políticas bien definidas, lo que garantiza una buena gestión documental.