ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Descripción: Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la Archivística, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio: Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa. La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha área. Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos: Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente. Funciones: Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan son: Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental, La definición de la Información contenida en los formatos y su uso. La disposición final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales. Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la información documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve. Según la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las reglas de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nómina, personal de contrato y la información en medios magnético. Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida con toda su información que esto debe es reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial. Descarte de documentos (comité): En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada, sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez años. Recuperación de la Información: ▪ Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que se desea hallar. Para que sea efectiva la recuperación de la información se acude a la búsqueda detallada de información en los medios físicos o electrónicos que pueden ser claves en la indagación. No obstante, se pueden encontrar dos resultados: ➢ El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar. ➢ Silencio Documental: Se puede definir como la falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados. Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos. Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la información obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y la disposición final. Según la Organización De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad. Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización. Archivo descentralizado Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico. Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina. Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central. Según su Uso El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, según a los requerimientos de la organización: ➢ Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente. ➢ Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor. ➢ Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas. Según su uso en el área de urgencias se maneja los archivos activos ya que los demás documentos los maneja en archivo central. Según su Ciclo Vital El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación: ➢ Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización. ➢ Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia. ➢ Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente. Según su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo. ➢ Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas. ➢ Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público. ➢ Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.