apuntes de habilidades directivas unidad 5
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APUNTES DE HABILIDADES DIRECTIVAS UNIDAD 5 COMUNICACIÓN EFECTIVA NOMBRE. Analizar y aplica la importancia de la comunicación efectiva OBJETIVO. Desarrolla Habilidades para llevar a cabo una comunicación efectiva. Se analiza la importancia de una comunicación efectiva, partiendo del tema de la imagen directiva, con la finalidad de que el alumno tome conciencia de que el manejo de un protocolo directivo le permite llevar a cabo negociaciones con éxito, dando paso al proceso de conducción de entrevistas y reuniones. INTRODUCCION. En la vida nos encontramos con situaciones en que conocemos a personas que tienen un verdadero arte a la hora de comunicarse. Se comunican de manera extraordinaria, clara, fascinante y atrapan la atención del que lo escucha. Pero muchos no nacemos con este talento, pero podemos aprender a comunicarnos de manera efectiva si nos lo proponemos y ponemos en práctica ciertos puntos clave. LA COMUNICACIÓN EFECTIVA: Es el acto de darse a entender correctamente, ya sea formalmente (como por el medio escrito) o esto combinado con gestos corporales adecuados. La idea es que el receptor del mensaje comprenda el significado y la intención de lo que se está comunicando por lo anterior, la comunicación efectiva es una habilidad que se puede desarrollar, potenciando los aspectos interpersonales, grupales, intragrupales, organizacionales y externos (todo esto en conjunto es de especial valor para las empresas y organizaciones humanas, sea cual sea su naturaleza). UNIDAD: 5 COMUNICACIÓN EFECTIVA 5.1 IMAGEN DIRECTIVA La imagen directiva es un medio de comunicación muy importante, su uso y su aplicación hará que una institución marche ordenadamente y por ende el éxito en su propósito se verá comandado con el prestigio y confianza de la comunidad 5.1.1 CONCEPTO Es un fragmento óptico de la realidad hecho material posee, en su propia materialidad, una independencia respecto a las apariencias que vehicula (lo que posibilita la existencia de una historia de las representaciones visuales). Para tener una imagen directiva se necesita: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Las palabras. El tono de las palabras. Lenguaje corporal. Lo que entusiasma al cliente. Los apoyos visuales. La imagen. Comunicación no verbal. La ropa. Protocolo. 5.1.2 PROTOCOLO DIRECTIVO Tener un estilo propio, relacionarse de una forma adecuada, prestar atención a sus públicos, cuidar todos los detalles en las presentaciones o visitas a las instalaciones de su empresa y muchas cosas más, es la aportación que le ofrecerá aplicar su propio protocolo directivo y que incidirá directamente en la cuenta de resultados, al ayudarle a crear una diferenciación sobre sus competidores. El protocolo le ayudará a plantear una serie de actuaciones necesarias para desarrollar un estilo propio y único, que permita grabar inequívocamente su marca, su empresa, en la mente de sus clientes y favorezca posteriormente su fidelización, construyendo una barrera de entrada a sus competidores. Las empresas que consiguen diferenciarse de su competencia tienen más fácil el camino hacia el éxito. Unas lo consiguen por el servicio que prestan, otras por la marca y algunas por su logotipo o colores corporativos, pero la verdadera diferencia debe verse representada en todos y cada uno de los aspectos comunicacionales de la empresa, desde el mensaje del contestador automático, la información que transmiten los directivos, la opinión de sus trabajadores, hasta las declaraciones del Director o Directora General en la prensa. 5.2 CONDUCCIÓN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS PRESENTACIONES ORALES Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentación altamente profesional si se le planifica de antemano y se practica. El objetivo de este informativo es explicitar aquellos factores que conducen a una presentación efectiva y exitosa. PASOS PARA PREPARAR UNA PRESENTACION ORAL CLARIFIQUE LOS OBJETIVOS Y DETERMINE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Al principio, es importante formular los objetivos generales y específicos que pretendemos desarrollar en nuestra presentación oral. Estos objetivos debieran servir como principios organizativos para el desarrollo de la introducción, del cuerpo principal y conclusión del mensaje. ANALICE LA AUDIENCIA: Al preparar la presentación, es importante considerar la composición de la audiencia. Esto significa preguntarse qué es lo que sabemos con respecto al público receptor de nuestro mensaje, cual su el nivel de conocimiento sobre el tema específico a tratar, cual es la actitud inicial que ellos debieran tener con respecto al tema y qué recomendaciones debieran considerar. Use esta información para adaptar su presentación a la concurrencia. Debe estar especialmente consciente de que las audiencias están generalmente compuestas de personas que poseen distintos niveles de conocimiento, actitudes y valores. SELECCIONE SUS MATERIALES. Considerando que lo que Ud. presentará oralmente puede variar de alguna manera con el contenido escrito, debe tener claro qué información incluirá/excluirá en su presentación. Una vez que está decidido, es útil considerar el tiempo que requerirá para desarrollar cada una. ORGANICE SUS MATERIALES. Con respecto a la organización del material, es necesario determinar en primer lugar, el orden lógico en que irá el material seleccionado. Posteriormente usted debe decidir "qué es lo que viene a continuación", es también importante preparar (a) una sección introductoria con los puntos claves que se incluirán en la presentación y (b) una sección de conclusión que enfatiza los puntos importantes discutidos. Es también importante prestar atención al uso apropiado de la transición de una idea a otra. TÉCNICAS PARA COMENZAR UNA PRESENTACIÓN ORAL 1. Asegurar la atención y buena disposición de sus oyentes. 2. Hacerlos sentir cómodos 3. Determinar claramente el objetivo de su conferencia. ALGUNAS ESTRATEGIAS ÚTILES PARA INICIAR UNA PRESENTACIÓN: 1. REFERENCIA A MATERIAS O SITUACIONES ANTERIORES: Para preparar el ambiente de la presentación proporcionando información previa. Ejemplo: Yo estoy contento de estar aquí hoy día para comunicar a la Sociedad para el desarrollo de la Administración, las innovaciones recientes en la práctica de la Administración. 2. FORMULAR PREGUNTAS: Para hacer que la audiencia reflexione acerca del tema o de la discusión. Ejemplo: ¿Cuántos de Ustedes recuerdan lo que sucedía el verano pasado al tener que esperar en largas filas para comprar un poco de gasolina? 3. USAR CITAS TEXTUALES: Para atraerla imaginación y la inteligencia del auditorio. Ejemplo:“Fue el mejor de los tiempos, fue el peor de los tiempos." 4. USAR UN EJEMPLO: Para motivar el interés en el tema. Ejemplo: John Jones es un típico hombre de negocios americano. Él debe dinero a las tiendas, a las compañías de gasolina, al gobierno y al banco. 5. ESTABLECER UN PUNTO DE PARTIDA, COMO UN HECHO U OPINIÓN: Para despertar el interés de la audiencia. Ejemplo: El número de personas que murieron el año pasado en accidentes automovilísticos es lo suficientemente grande como para poblar una ciudad americana mediana. 6.- USAR UNA REFERENCIA PERSONAL O DE BIENVENIDA: Para atraer a la audiencia mientras se establecen relaciones positivas con ella. TÉCNICAS PARA TERMINAR UNA PRESENTACIÓN 1. Ayudar a que los oyentes se centren en el tema principal de su charla. 2. Resumir los puntos claves que se discutieron. 3. Comunicar un sentido de finalidad. INDICACIONES GENERALES PARA UNA PRESENTACIÓN Los gestos Contacto visual Ambiente físico PRESENTACION ESCRITA Todo discurso puede dividirse en tres partes: la apertura, el cuerpo y la conclusión. 1. LA APERTURA: -Persigue captar la atención del oyente -Dejar una buena sensación -Ha de tener una estructura lógica y un orden secuencial 2. EL CUERPO: -Desarrollo de la sesión -Personalizar el mensaje -Despertar el interés -Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas 3. CONCLUSIÓN: -Resumir el contenido -Proponer o resolver -Agradecimiento 5.3 ELEMENTOS ESENCIALES DE LAS PRESENTACIONES EFECTIVAS Práctica Para los ponentes novatos o nerviosos, Entre más practique y esté seguro de sus habilidades, se sentirá más a gusto. Ensaye su actuación para adquirir esa experiencia. Póngase la ropa que va a usar, preséntese (sí, puede aplaudirse), y después haga su presentación frente al espejo. Una vez que esté cómodo con esto, haga la presentación ante su perro y luego hágala ante sus amigos cercanos. Si es posible, grábese en video o audio haciendo la presentación unos días antes. Revise su comportamiento y cambie lo que no le haya gustado y trabaje en capitalizar sus puntos fuertes. Escuche su voz ¿Está hablando monótonamente? ¿Están las pausas y el énfasis donde son más apropiados? Si tiene video, revise su postura, los gestos de las manos, movimientos. ¿son naturales y apoyan su presentación o distraen ? Si no es posible que se grabe así mismo, trate de obtener la ayuda de un amigo honesto para ser su audiencia de prueba. Escuche los comentarios de esa persona y no se ponga a la defensiva. Apariencia personal y presencia - Preséntese erguido. Lo que diga será más creíble. - Use ropa con la que sabe que se ve bien. Esto le dará más confianza. - Vístase con ropa y zapatos cómodos y que no le aprieten. Su comodidad será una cosa menos por la cual preocuparse y lo transmitirá a la audiencia. Algunas personas se quitan los zapatos (si el podio tapa esto), sino use zapatos que se deslicen en vez de atarse, serían más adecuados. - Párese cómodamente. Intente tener los pies de forma que estén separados en el mismo ancho que los hombros para mayor estabilidad y comodidad, si la presentación es larga (treinta minutos o una hora). Esta posición también le ayudará, si es susceptible a ponerse tan nervioso que puede llegar a desmayarse. Etiqueta - Sea breve. Si le piden que hable por 45 minutos, hable 30 y promueva la discusión después. Es mejor que la gente quiera oírlo hablar más que menos. Nunca, nunca, nunca se pase del tiempo asignado. - Sea considerado de los límites de tiempo. Lo típico es de uno a dos minutos por diapositiva dependiendo de cuanta explicación requiera. Pasarse del tiempo que le han designado es injusto para los organizadores y para la audiencia (quienes pueden querer realmente escuchar al ponente que sigue después de usted ! o llegara tiempo a otra presentación). - No se pase del tiempo asignado. Esto es poco profesional y grosero tanto para la audiencia como para el comité organizador. Si su presentación es demasiado larga, haga algunos recortes. Preparación previa en el sitio - ¿Envía su equipaje por carga? Siempre lleve consigo los materiales de su presentación (diapositivas, computadora, acetatos, etc.) y un juego de los materiales que va a repartir. El equipaje que envía por carga en el avión o tren puede no aparecer a tiempo. Envíe por fax un duplicado de su presentación al hotel, si está preocupado por esto. Las copias del material que va a repartir se pueden hacer localmente. - Si es posible, practique en el sitio donde dará su presentación, usando el equipo que necesite. Coloque una grabadora en la parte posterior de la habitación y grabe la presentación. Esto le permite revisar el sonido (para estar seguro del volumen de su voz). - Familiarícese con el equipo, sus capacidades, sus requerimientos antes de hacer su presentación, o asegúrese que haya una persona competente que lo pueda manejar. No hay mucho problema con las diapositivas, pero ahora es cada vez más frecuente que los presentadores usen programas de computadora, que requieren mucho trabajo durante la presentación y que frecuentemente son apenas visibles por el aumento y la iluminación inadecuada. - Encuentre los interruptores de luz y los controles de temperatura (y vea si funcionan). Como hablar - Cuando se pare por vez primera ante el podio, tome un momento para organizar sus papeles o simplemente respirar profundamente para estar bien. La audiencia esperará. - El consejo más común es que comience con una broma para obtener la atención de la audiencia y destensionarlos. Comenzar con una imagen hermosa o única (al hablarles a personas atraídas por las imágenes) también funciona. - Hable despacio y enuncie. Si se atrapa en sus propias palabras, hable más despacio y simplifique. Explique el mismo concepto con palabras más cortas y familiares. - Identifique las palabras que tiene problema en pronunciar Elementos visuales y proyección - No se complique, hágalo todo lo más sencillo posible. - Asegúrese que la conexión de la computadora, el proyector de diapositivas o el retroproyector, funcionen antes de comenzar su presentación. Llegue temprano para darse tiempo de colocar todo sin prisa. - Las diapositivas con texto deben ser de letras grandes si quiere que la audiencia las lea y pueda saber lo que dice. La "Regla de Seis" as útil : "Un máximo de seis palabras y seis líneas por imagen". Otra regla útil es: si tomando la diapositiva con las manos y al tratar de leer el texto puede hacerlo sin problema, la diapositiva proyectada será legible. - Los tipos de letras sans- serif ( sin paticas , como Avant Garde Gothic, Geneva o Helvetica) son buenas para el texto (por ejemplo identificación en una gráfica) o para frases cortas (por ejemplo enumeración de puntos). El texto de pocas oraciones (por ejemplo, una cita o párrafo) son más fáciles de leer cuando se proyectan en una pantalla serif ( con paticas, como Courier, Palatino o Times). Procure no usar letras cursivas o tipos de letras poco usuales a menos que verdaderamente vayan con su presentación. Identifique los acrónimos y abreviaciones que va a usar, use O.E.A. una vez que lo ha identificado como Organización de los Estados Americanos o si su audiencia ya está informada sobre el tema. - El color es más fácil de seguir que el blanco y negro, sin embargo demasiados colores (por ejemplo para mostrar todos los colores de su nueva computadora) distanciará a la audiencia de su mensaje. Proyección de diapositivas - Lineamientos generales: lo ideal son dos diapositivas por minuto (o treinta segundos por cada una). Esto quiere decir que una presentación de veinte minutos con doble proyector necesitará aproximadamente 40 diapositivas (20 en cada carrusel). En 10 a 15 segundos una persona se puede adaptar a una diapositiva en la oscuridad. Además al verlas, las personas frecuentemente toman notas. Se deben hacer excepciones cuando se proyecta paso a paso la secuencia de un proceso o cuando su audiencia haya sido introducida a las complejidades de la materia (por ejemplo cuando se muestra el proceso de instalación de una exhibición). - Aprenda a editar. Puede tener un millón de diapositivas hermosas, pero la audiencia no sabrá que se perdieron si usted edita. Si no lo hace, la audiencia si recordará que se pasó del tiempo y que no tuvieron la oportunidad de apreciar las imágenes porque fueron pasadas demasiado rápido tratando de mostrarlo todo. - Use diapositivas que estén un poco claras (sobre - expuestas), éstas son más fáciles de ver en una habitación grande y oscura. - Evite las diapositivas o gráficas de texto de un solo color y monótonas. - No lea el texto de sus diapositivas palabra por palabra. Si tiene que disculparse por una diapositiva, no las use. - No utilice demasiado las diapositivas negras (para crear una pausa) puede olvidarlas y atrasarse. Utilice estas pausas, si va a decir un párrafo que no se relaciona con las imágenes. - Intente tener las diapositivas en montajes de papel. Las plásticas pueden derretirse durante la proyección. 5.4 CONDUCCIÓN DE ENTREVISTAS 5.4.1 QUE ES UNA ENTREVISTA La entrevista es un acto de comunicación oral que se establece entre dos o más personas (el entrevistador y el entrevistado o los entrevistados) con el fin de obtener una información o una opinión, o bien para conocer la personalidad de alguien. En este tipo de comunicación oral debemos tener en cuenta que, aunque el entrevistado responde al entrevistador, el destinatario es el público que está pendiente de la entrevista. 5.4.2 TECNICAS PARA CONDUCIR UNA ENTREVISTA Las técnicas, son instrumentos de los que podemos valernos para llevar a buen término la entrevista. TIPOS DE PREGUNTAS Preguntas abiertas, son exploratorias, que tienen como objetivo el facilitar la expresión oral. Preguntas cerradas, exigen una respuesta precisa y busca obtener una información puntual y verificable. Preguntas alternativas, ellas orientan hacía una elección restringida. Preguntas de opción múltiple, ellas fijan la reflexión sobre un terreno determinado anteriormente, pero permiten verificar y poner a prueba varias hipótesis. HABILIDADES DEL ENTREVISTADOR Habilidades y destrezas, que a nuestro juicio son fundamentales, para el comportamiento básico del entrevistador: 1.- Saber Atender: Presencia física y psicológica. La atención física significa, que los interactuantes deben adoptar una postura de envolvimiento, uno con otro mediante las conductas que enumeramos a continuación. Estar frente a frente, mirando a la cara del otro directamente. Mantener el contacto con la vista. Tomar una postura abierta. Inclinarse hacia el otro lado con naturalidad y estar relativamente relajado. 2.- La Autenticidad. La persona genuina, es una que en su interacción es básicamente ella misma. Está a gusto con ser ella misma y, por tanto, puede fácilmente ser ella misma en todas sus interacciones. 3.- El Respeto. Significa aquí el apreciar a otra persona, simplemente porque es un ser humano y tiene un valor en sí mismo. 4.-Ser Concreto. Esta habilidad servirá, de base para la exploración de una conducta, a fin de identificar las áreas en las cuales se está viviendo menos afectivamente. No permitiendo que la comunicación con el otro divague en charlas y largas historias. 5.- Ser Digno de Confianza. Ser digno de confianza es una condición fundamental para establecer un rappot adecuado con el entrevistado. La reputación de ser digno de confianza se basa en la sinceridad, e integridad del entrevistador. 5.4.3 PLANEACION Y CONDUCCION DE LA ENTREVISTA Metodología de la conducción de la entrevista 1.- Precisar el Objetivo de la entrevista. El objetivo principal del encuentro es el que determina la naturaleza de la entrevista. Cada una de estas entrevistas se caracteriza por señalar, un procedimiento particular de implementarla. 2.- Concretizar el Objetivo y el Resultado que se desea alcanzar. ¿Cuál es, concretamente el Resultado a alcanzar al término de la entrevista?, ¿De qué criterios nos vamos a servir para evaluar el proceso, que nos permita reconocer que el objetivo ha sido alcanzado? 3.- Acondicionar el Espacio y otras disposiciones materiales, en donde llevar acabo la entrevista. El espacio debe ser acondicionado en función del tipo de comunicación y de la relación que se quiere privilegiar. El entorno impone limitaciones específicas: precisa poder verse, oírse, tomar notas, etc. Son todos ellos elementos que van a cercarse o alejarse de los interlocutores. 4.- Fijar el tiempo de la entrevista. Determinar el tiempo del encuentro para el intercambio de elementos con gran importancia en la entrevista. Su duración debe ser establecida también según el objetivo perseguido. 5.- Establecer bien los roles recíprocos. Para facilitar la comunicación es importante, el identificar las diferencias objetivas que caracterizan a las dos personas presentes una ante la otra. Tales como: edad, sexo, imagen corporal, estatus, roles, cultura, actitudes, etc. Desde el inicio de la entrevista, es útil dirigir la comunicación hacia un objetivo preciso. 6.- Crear un ambiente favorable al intercambio. La relación que se establece entre entrevistador-entrevistado, es extremadamente activa y pone en juego el cuerpo, las emociones y las ideas. De ahí la importancia que representa para el entrevistador el esforzarse en establecer un buen rapport. 7.- Explorar para obtener información adecuada al objetivo que se persigue. Mientras mayor y mejor información se tenga, más se ganará en eficacia en el desempeño profesional. Mientras más capaz es una persona de dominar una variedad de comportamientos o de actitudes, será más eficaz y tendrá más posibilidades de alcanzar su objetivo. 8.- El análisis de la comunicación e información recibidas. Es absolutamente necesario, analizar cuidadosamente el significado, que para nosotros representa dicha información, a fin de poder estar en condiciones de aportar nuestro punto de vista profesional. 9.- Sintetizar y concluir la entrevista. La síntesis constituye, sin lugar a dudas, una fase primordial para redituar todo el proceso en su contexto y evitar así las interpretaciones erróneas. 5.5 CONDUCCION DE JUNTAS 5.5.1 QUE ES UNA JUNTA Una junta es el acto de reunir o congregar a un número determinado de personas para tratar un tema o varios temas sobre los más diversos aspectos. Una junta se sustenta entre otras muchas cosas, en la persona que la dirige. Hay que definir de forma muy clara los temas a tratar, los objetivos de la reunión y hay que hacer una correcta preparación de los temas. Hay que trazar un correcto plan de desarrollo y prever posibles situaciones que se puedan producir. Hay que evitar, en la medida de lo posible, la improvisación. Dirigir una junta, no es tarea fácil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, la formación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades. Y sobre todo conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce ciertos aspectos generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rígidos que den lugar a posibles discusiones o alteraciones de los objetivos finales. 5.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA Hay distintas formas de organizar el tiempo y las actividades de una junta de trabajo en un grupo de autoayuda. Se suele variar el tipo de reunión conforme a las necesidades de cada situación. Aunque es común tener varias formas de trabajo, frecuentemente hay una que se aplica en la mayoría de los casos. En algunos grupos el formato más usado es flexible y abierto. En otros, lo normal puede ser la junta de estudio, llevada con base en una lectura hecha entre todos. Se genera así una situación que permite a cada uno compartir distintas experiencias personales. La forma de trabajo que se aplica define el tipo de trabajo a realizar, la manera de tratar los temas e inclusive la manera de sentarse. Sin embargo, es poco frecuente que el plan de junta se especifique por escrito. Generalmente se establece cada tipo de junta como parte de los usos y costumbres aprendidos con la participación. En algunos casos puede ser que en los últimos minutos de la que termina se prepare la junta siguiente. En otros casos se llega a planear con anticipación el trabajo de varias semanas o meses, por ejemplo usando propuestas hechas primero por un comité y luego acordadas por todos. Mucho se ha hablado sobre cómo realizar juntas de trabajo efectivas. En realidad es muy sencillo poder llevarlas a cabo, sólo debemos de tomar en consideración algunos puntos. Que a continuación se describen: Prepara la agenda de la junta por escrito: Especifica claramente lugar, fecha, hora de inicio y término de la junta, así como las personas que tomaran parte en la junta de trabajo. Realiza por escrito los temas a tratar durante la sesión, los tiempos asignados para cada tema, el objetivo o propósito de la junta. Bastará con un par de enunciados. No te extiendas demasiado. Eso si el objetivo debe de ser claro para todos. En cuanto a la selección de las personas que tomaran parte de la junta de trabajo, ten en consideración que debes de ser muy cuidadoso a la hora de seleccionar, esto con el fin de no convocar a personas que no tengan relación alguna con los temas a tratar. Esto es uno de los principales problemas que se presentan.envía una copia de la agenda, ya sea por vía correo electrónico, fax o copia fotostática antes de la junta a cada persona que tomará parte en la sesión. Cerciórate que hayan recibido la agenda. Lleva un par de copias más a la junta de trabajo, debido a que es muy común que personas que asistan olviden llevar su agenda. Empieza y termina la junta a la hora pactada: Por respeto a las personas que llegaron puntales comienza la junta, puedes aprovechar este periodo de tiempo, para repartir o proporcionar el material necesario para la junta de trabajo, como podrían ser copias de informes, marcadores, etc. Esto con el fin de dar un espacio de tiempo a que todas las personas lleguen. Ten siempre en consideración los tiempos para cada tema, así como la hora de finalización de la junta. Esto es nuevamente por respeto a las personas y sus tiempos. Repasa la agenda con el grupo: Mediante una breve introducción repasa con el grupo, todos los temas a tratar, tiempos asignados, así como los objetivos o propósito de la junta de trabajo. Esto con el fin de lograr que todos los miembros tengan una imagen clara de los resultados que se esperan obtener. Y se encuentren en la misma sintonía. Respeta la agenda cumpliendo con todos los puntos establecidos. Lleva a cabo la sesión cumpliendo con el orden establecido en la agenda, así como con los tiempos previamente establecidos. Esto no quiere decir que una vez que el tiempo de un tema se ha terminado debe de continuar con el siguiente. Este punto se deja a consideración de la persona responsable o líder de la junta. Debido a que un tema puede ser de suma importancia para conseguir el objetivo o propósito de la sesión. Evita las desviaciones: Es muy común que durante las juntas de trabajo, las personas se desvíen con comentarios o ideas, que pueden no aportar mucho al objetivo establecido en la agenda. Por lo cual debes de prestar suma atención a los comentarios de los participantes e intervenir rápidamente, para evitar así una mayor desviación del objetivo o propósito de la junta de trabajo. Si durante la realización de la junta de trabajo se presentan problemas, que no puedes solucionar utiliza algunas herramientas para la solución de problemas y así continuar con la sesión. Diversifica la participación: Permite que todas las personas asistentes participen y colaboren, esto con el fin de enriquecer los temas tratados. Recuerda todas las ideas son muy valiosas. Evita a toda costa que una persona monopolice la conversación. Asigna tiempos para hablar, o te puedes valer de la asignación de un orden específico para que los miembros puedan aportar sus ideas. Resume los temas tratados: Una vez que todos los temas de la junta sean abordados realiza un pequeño resumen de cada una de ellos en donde especifiques claramente, que fue lo que se acordó así como el responsable de llevar a cabo las acciones mencionadas dentro de la junta de trabajo. Puede realizar una minuta, en donde se registren todos los acuerdos y acciones a tomar por todas las personas, ahí mismo puede recabar las firmas de compromiso de sus colaboradores, y enviárselas por los medios ya mencionados anteriormente. Para poder dar seguimiento a los temas tratados. 5.5.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA Ser un directivo de juntas es un requisito para la eficacia directiva y organizacional, ser un directivo de juntas tiene su recompensa más allá de las asociadas a la construcción de equipos. Las 5 P para las juntas eficaces 1. Propósito: la razón de ser de la junta. Hay tres funciones para realizar una junta: hacer anuncios, tomar decisiones y lluvia de ideas. Solo las dos últimas son importantes. En las juntas se comparte información, se construyen compromisos, hay retroalimentación y solución de problemas 2. Participantes: individuos que asistirán a la junta. Estos deben de compartir las metas de la organización, ser proactivos y participativos. Las experiencias de los participantes son tomadas en cuenta para la resolución o innovación de ideas. 3. Planificación: se refiere a la preparación de agenda de la junta. Esta etapa ayuda a los individuos que participaran en la junta a obtener información. existen ciertas reglas para la planificación de las juntas: Reglas de mitades: la persona que realiza la junta debe de estructurarla en la mitad del tiempo de su programación. Regla de sextos: dos tercios de la agenda deben de ser enfocados a temas de la agenda actual. El tercio sobrante se separara la mitad en temas de la agenda pasada y el ultimo en lluvia de ideas. Regla de informes: evitar los informes, hacer anuncios. Regla de tres cuartos: la información acerca de la junta debe de ser manada un cuarto de tiempo antes de que la junta se lleve a cabo, osea tres cuartos transcurridos. Regla de la agenda: Las agendas de las juntas deben de ser escritas con verbos activos, ejemplo: en vez de “minuta” utilice “aprobar minuta”. Regla de resumen ejecutivo: en este resumen se resaltan los puntos clave a tratar. Regla de la campana de agenda: Los temas principales debe tocarse en forma ascendente en la reunión. Regla integridad de agenda: solo deben de ser analizados los temas de la agenda. Regla de la integridad temporal: que la junta comience a tiempo y termine a tiempo. Regla de las minutas: las minutas deben tener 3 características importantes: relevancia en la agenda, relevancia en el contenido y enfoque en la decisión. 4. Participación: método el cual se utilizara para que todo el participante se incluya en la junta. Proporcionar introducciones. 5. Establecer reglas básicas. Establecer reglas de decisión. Utilizar una variedad de medios para presentar la información. Alentar la participación. Resumir todo lo visto en la junta. Perspectiva: nos hace evaluar cada junta y sus decisiones. al final de cada junta se pueden aplicar evaluaciones para saber si la junta fue efectiva. A continuación se proporciona diversas guías para contribuir a la eficiencia de una junta desde una perspectiva no directiva. Determinar si debe asistir a la junta. Prepararse. Ser puntual. Pedir aclaraciones. Ser preciso al dar información. Escuchar. Apoyar a los demás miembros. Asegurar participación equitativa. Haga que los desacuerdos estén basados en principios. Actuar en forma que el desempeño des grupo sea proactivo Escuchar. Apoyar a los demás miembros. Asegurar participación equitativa. Haga que los desacuerdos estén basados en principios. Actuar en forma que el desempeño des grupo sea proactivo Figura 5.1 Caso Práctico. Identificación de una buena Imagen Directiva A continuación se expondrá un video llamado “Empresarios Felices Tip 1: La imagen de la Empresa” en el cual se explica la importancia de tener una buena imagen directiva, la cual que se proyectara en la clase a los estudiantes y deberán: a) Mencionar la importancia de que exista una buena imagen directiva b) Pensando como empleado de la empresa, ¿Qué puedo contribuir para enriquecer dicha imagen? c) Describe ejemplos de empresas con excelente imagen directiva y explicar ¿por qué? Figura 5.2 Ejercicio Grupal. Presentaciones Exitosas A continuación se harán 3 grupos para exponer un tema de conocimiento general y especifico a la clase, utilizando la aplicación digital Power Point, tomando en cuenta los Elementos esenciales para una presentación exitosa. Con ayuda del Checklist de Evaluación el equipo contrario ira evaluando el desarrollo óptimo de la exposición y al final les hará saber el resultado. Se tomaran en cuenta los puntos adicionales siguientes: a) La exposición no durara más de 15 minutos b) Todos deben participar c) Todos los integrantes deberán de tener una imagen y atuendo apropiado en la exposición d) Al final se deberá escribir una retroalimentación al equipo contrario Instrucciones: Dependiendo del desarrollo de la exposición rellenar con una "X" en la casilla correspondiente y escribir observaciones del indicador calificado si es conveniente Checklist de evaluación INDICADORES Los integrantes del equipo tienen una imagen y apariencia adecuada Se utilizo Power Point para la presentación Se hizo frecuente el uso de muletillas (haiga, pos, este, mmm…) Se preparo con anticipación el aula para el optimo desarrollo de la clase El tono y modulación es adecuada para la exposición Se hablo despacio y claro en toda la exposición Hubo problemas en la exposición (factores externos: laptop, luz, etc.) Las diapositivas son visibles para la audiencia Los tipos de letras utilizados en las diapositivas son los adecuados Se proyecto muy lento las diapositivas Se proyecto muy rápido las diapositivas Se proyectaron correctamente las diapositivas Se mostraron nerviosos o inseguros los integrantes del equipo antes, durante y al final de la exposición Iniciaron la exposición de manera cortés y amable Terminaron la exposición de mala manera y groseros Se hizo presente el uso de la técnica "romper el hielo" con la audiencia El tema se expuso de manera coherente a la audiencia Se hizo uso de graficas, imágenes y ejemplos en las diapositivas ¿ SI NO Figura 5.3 Ejercicio de Duplas. Entrevistas mal logradas y como evitarlas A continuación se expondrá un video llamado “Que no hacer en una entrevista” en el cual se ejemplifica una entrevista desarrollada incorrectamente que se proyectara en la clase a los estudiantes y deberán después de ver el video: a) Hacer un reporte individual de las alternativas que se pueden hacer para lograr una entrevista exitosa de cada uno de los puntos. b) Escenificar una entrevista a la clase de 5 a 8 minutos de una entrevista exitosa tomando en cuenta las técnicas para la conducción de una entrevista. Figura 5.4 Ejercicio Individual. Como hacer una junta exitosa Se realizara de manera individual un diagrama de flujo del correcto desarrollo de una junta directiva, tomando en cuenta las 5 P para las juntas eficaces y lo siguiente: a) Se realizara en hojas de maquina o rota folio b) Se tomara en cuenta la creatividad y colorido del diagrama c) Hacer un reporte de la importancia de establecer juntas en las empresas y mencionar ¿Por qué? Figura 5.5 A continuación se expondrá un video llamado: Como mejorar una reunión de trabajo en el cual se explica la importancia de tener una buena reunión de trabajo, la cual que se proyectara en la clase a los estudiantes y deberán: http://www.youtube.com/watch?v=e_zdGK63wO0 a) Mencionar la importancia de que exista una buena reunión de trabajo b) ¿Qué puedo contribuir para enriquecer esta reunión? c) Describe ejemplos de reuniones exitosas y explicar ¿por qué? Figura 5.6 A continuación se expondrá un video llamado: como conducir una junta mas productiva en el cual se explica la importancia de tener una buena conducción mas productiva, la cual que se proyectara en la clase a los estudiantes y deberán http://www.youtube.com/watch?v=e_zdGK63wO0 a) Mencionar la importancia de que exista una buena conducción más productiva. b) ¿Qué puedo contribuir para hacer una conducción más productiva? c) Describe ejemplos de reuniones de conducciones productivas exitosas y explicar ¿por qué?
