el ciclo de vida es un documento donde se indica todo el recorrido documental de cada una de las series de nuestra empresa, desde su creación hasta su conservación permanente o destrucción, y donde se delimita el tiempo de permanencia de dicha serie en cada fase documental. También resulta de gran ayuda para poder cumplir con los plazos de vigencia legal y administrativa de los documentos. Su elaboración requiere tiempo y paciencia para recopilar toda la información y plasmarla por escrito, pero su mantenimiento es sencillo y resulta muy útil de cara a la gestión documental de la empresa. Actualmente muchos archivos de empresa no cuentan con este documento o solo refleja una mínima parte de todas las series documentales. También puede suceder que alguna persona lo haya elaborado a título personal como documento de trabajo y que no este a disposición de toda la organización, ya que se desconoce su existencia. Es muy importante que este documento, al igual que cualquier otra información relacionada con el tratamiento documental en nuestra organización, este a disposición de todos los trabajadores y que todos participen en su elaboración. Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas normas de redacción para que todos los empleados que estén involucrados en su consulta o manipulación puedan entenderlo. En el ámbito de la abogacía, un ejemplo sería una sentencia, una ley de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran uniformidad en su contenido. Organización y clasificación: gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos. Normalmente se usan para la administración de los documentos electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a la clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados como records management. Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por parte de cada una de las personas que, de una forma u otra, tienen influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultánea o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración. Esto puede variar desde la simple aportación de opiniones, hasta la responsabilidad total del documento, manejando, por ejemplo, los aspectos financieros y políticos de la empresa. Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán a la siguiente persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo las normas ISO. Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo digital de la empresa. Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo.