Guía para mejorar el flujo de caja de tu negocio

La guía que buscabas para mejorar
el flujo de caja de tu negocio
Introducción............................................................................................... 3
¿Qué es el flujo de caja?.............................................................................. 4
Preparación de un flujo de caja proyectado................................................. 6
¿Cómo interpretar tu flujo de caja?.............................................................. 9
11 estrategias para mejorar tu flujo de caja............................................... 10
Herramientas para monitorear el flujo de caja de tu empresa..................... 19
¡Contáctanos!........................................................................................... 21
3
Introducción
Actualmente, el mundo se enfrenta a una compleja
crisis sanitaria que ha afectado la economía en
todos los ámbitos. Para las empresas, especialmente
las PyMEs, este escenario representa un riesgo
inminente para su funcionamiento.
La disminución de las ventas o el cierre temporal
de un negocio perjudica la liquidez que posee para
cumplir con los gastos fijos mensuales que conlleva
el desarrollo de su actividad. Si no se posee un fondo
de reserva, la situación es aún más complicada, pues
el futuro es incierto.
En virtud de ello, en tiempos normales —y en tiempos
de crisis— es esencial tener en cuenta la importancia
que representa el buen manejo del flujo de caja de
una empresa.
4
¿Qué es el flujo de caja?
Es un informe que permite observar cómo se comportan los
ingresos y los gastos de una empresa durante un periodo
determinado. Por consiguiente, es capaz de mostrar la liquidez
que posee tu negocio al restar los ingresos y los gastos en una
etapa específica; pero ¿cuál es su importancia?
Conocer tu flujo de caja o de efectivo —y mantenerlo
organizado— permite que sepas si tu empresa es solvente
o no está en su mejor momento económico. Además, es
capaz de ayudarte a responder ciertas interrogantes sobre
el funcionamiento de la misma. Dicho de otra forma, tiene la
capacidad de determinar:
• si puedes pagar tus deudas;
• si necesitas comprar mercadería o
tienes mucho stock acumulado;
• si puedes realizar inversiones;
• cualquier otra pregunta relacionada con el uso del dinero.
Una de las claves de toda empresa es tratar de anticiparse
a sucesos que provoquen caer en insolvencia económica.
No se pueden prevenir todos los escenarios, pero sí se
puede tratar de planear y proyectar diferentes situaciones
económicas que podrían presentarse.
¿QUÉ ES EL FLUJO DE CAJA?
Realizar un flujo de caja proyectado es importante
porque es una herramienta que asegurará la
supervivencia de tu negocio y te permitirá añadir un
fondo de reserva para cualquier contingencia.
Además, te ayudará a revisar el estado de cobranza
con tus clientes y si se deben implementar medidas
o estrategias diferentes para mejorar los cobros o, en
su defecto, coordinar con tus proveedores el ajuste de
fechas de pago en concordancia con el tiempo en el
que recibes los pagos de tus facturas.
En este aspecto, la proyección del flujo es relevante
porque tiene la capacidad de demostrar si tu empresa
es capaz de cumplir con sus obligaciones de pago,
sea a sus empleados o a sus proveedores, ya que sin
ellos es difícil generar ingresos o darle continuidad a
sus operaciones.
En consecuencia, el flujo de caja proyectado te servirá
como planificador del presupuesto de tu negocio.
5
6
Preparación de un flujo de caja
proyectado
Generalmente, las proyecciones del flujo de caja se realizan con la
información financiera histórica de una empresa. En el caso de una
entidad nueva, se realizan estimaciones lo más apegadas a la realidad.
Para ello, debes calcular los ingresos menos los gastos del periodo
anterior a la proyección para obtener un saldo inicial y, posteriormente,
estimar todo el dinero que pueda percibir la empresa en el próximo
periodo, incluyendo las ventas promedio, las ventas realizadas a crédito
que puedan ser percibidas y cualquier otro monto que consideres
mensualmente para obtener el ingreso estimado.
Al mismo tiempo, toma en cuenta cualquier variación que pueda
experimentar tu negocio a futuro, ya sea porque incluirás un nuevo
servicio o producto a la venta o porque pretendas aumentar tus
porcentajes de ganancia.
PREPARACIÓN DE UN FLUJO DE CAJA PROYECTADO
Luego, haz lo propio con los gastos e identifica aquellos en los que
normalmente incurre la empresa para su funcionamiento; considera
cada uno de ellos y ten presente si habrá un desembolso adicional
que tengas en mente, como la contratación de personal.
Una vez que hayas definido los ingresos y los gastos estimados,
procede a restarlos para tener el resultado del flujo de caja
proyectado en el periodo que determinaste.
Después, debes realizar la sumatoria del saldo inicial con el resultado
del flujo de caja que obtuviste para proporcionar el
saldo de cierre.
A continuación, te presentamos un ejemplo práctico:
La empresa Los Girasoles es una PyME que desea realizar la
proyección de flujo de caja de los próximos dos meses para
anticiparse a un déficit en su efectivo que pueda ocasionar su cierre
definitivo por la situación actual; tiene dos empleados fijos y pretende
aplicar la nueva Ley de protección al empleo para reducir la jornada
laboral y, por ende, los sueldos:
7
FLUJO DE CAJA PROYECTADO 2020
SALDO DE
APERTURA
MAYO
JUNIO
3.590.650
1.935.480
INGRESOS
VENTAS
2.850.000
1.650.000
TOTAL INGRESOS
2.850.000
1.650.000
EGRESOS
MERCADERIA
235.500
110.500
PUBLICIDAD
SUELDOS Y
SALARIOS
65.000
65.000
1.500.000
700.000
TOTAL EGRESOS
1.800.500
875.500
FLUJO DE CAJA
1.049.500
774.500
SALDO DE CIERRE
4.640.150
2.709.980
PREPARACIÓN DE UN FLUJO DE CAJA PROYECTADO
Como puedes observar, hay un saldo de apertura que
representa el efectivo disponible a principios del mes, los
ingresos que se espera obtener y el total de estos.
En el egreso, se especifican los gastos fijos y el total que
suma cada uno de ellos, lo cual dará como resultado el
desembolso que se realizará mensualmente.
Finalmente, el flujo de caja será el total de los ingresos
que se espera obtener menos los egresos especificados
en el recuadro.
El saldo de cierre es el ítem de mayor importancia en la
proyección del flujo de caja. Si este saldo es positivo,
significa que la empresa tendrá liquidez para afrontar la
situación, sus gastos, costos y demás responsabilidades,
pero si es negativo, debe evaluarse la situación y aplicar
estrategias que permitan resolver este problema para
evitar la insolvencia.
8
9
¿Cómo interpretar tu flujo
de caja?
La liquidez es esencial para cumplir el proceso operativo de
las empresas y es el objetivo del informe del flujo de caja.
Lo primero que debes observar es cómo se ha comportado
el efectivo en el tiempo de estudio, si ha experimentado
aumentos o disminuciones —y analizar qué acción produjo
estas variaciones— para saber el origen del resultado final
que generó el informe del flujo de caja.
Ahora bien, si tu resultado es positivo, este indica que
los recursos de la empresa están siendo implementados
correctamente y cumpliendo de forma óptima el ciclo
operativo que incluye las compras, ventas, cobranzas,
producción, entre otros.
Por el contrario, en caso de que sea un flujo negativo, se debe evaluar
cuidadosamente en qué se está fallando, si las compras superan a
las ventas, si existe un exceso de mercadería en stock o si no se está
realizando una buena gestión de los cobros.
10
11 estrategias para
mejorar tu flujo de caja
Monitorea tus cobros
Realiza un seguimiento constante de las cuentas pendientes
por cobrar para ver si han vencido, si falta poco por vencer o
si el cliente tiene morosidad. Esto te ofrece un panorama más
claro sobre el efectivo que puedes percibir en cierto tiempo o
si debes implementar acciones para obtenerlo.
Es importante mantener una comunicación constante con
tus clientes y ofrecerles métodos para facilitarles el pago,
como diferentes medios para ponerse al día —transferencias,
cheques, tarjetas bancarias—, recordatorios sobre el
vencimiento de sus facturas, descuentos por pronto pago o al
contado, entre otros.
11 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Controla tu stock
En muchas ocasiones, se comete el error de almacenar más mercadería de la que necesita la empresa, lo cual significa utilizar recursos
financieros que pueden servir para otros gastos de la empresa que son más importantes.
También, puedes observar qué productos ofrecen más rotación o cuál se vende más para generar un mayor flujo de caja.
Mantén tu inventario actualizado y evita esta situación adquiriendo solo lo necesario para continuar tu operatividad.
11
11 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Conoce tu negocio
Cada empresa tiene su propio ciclo y es tu deber analizar
a fondo todos los procesos que intervienen en su
funcionamiento, cuándo genera la mayor cantidad de
ingresos o en qué momento se realiza un desembolso
considerable que influya en sus operaciones.
Por ejemplo, una empresa que se dedica a la importación
de parkas y chaquetas debe saber que su periodo de
mayor auge es la temporada de invierno, donde obtendrá
ingresos considerables por la venta de las mismas.
Pero el resto del año, incurrirá en un gasto de inversión
para obtener estos productos de sus proveedores en el
exterior, quienes le exigen pago al contado más todos los
gastos correspondientes a transporte y aduana.
Mientras mejor conozcas estos números y prestes
atención a tus movimientos operacionales, será mucho
más fácil mantener un flujo de caja saludable.
12
11 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
13
Ajústate a la realidad
A veces, hay gastos o costos innecesarios que
no son considerados, pero que disminuyen
sustancialmente los ingresos: ajusta cada
uno de ellos analizando su impacto en las
operaciones de la empresa. Observa las
variaciones del dinero que entra y sale,
distingue cada una de ellas y si se generan
nuevos movimientos de efectivo.
En muchas ocasiones, la empresa no puede
ver a simple vista este escenario o puede estar
dejando de percibir ingresos porque no se lleva
un control de los clientes y sus créditos.
La realidad está en constante cambio, ya sea
por innovaciones, nuevas leyes, beneficios
tributarios o cualquier otra variante que te
exigirá actualizar tu negocio.
11 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Ofrece beneficios y descuentos
Los clientes siempre están a disposición de cualquier
ayuda que puedas ofrecerles para ayudar a su situación
económica. Incentivos de pago, descuentos o beneficios
por formar parte de la empresa pueden generar ingresos
que no esperabas a corto plazo.
Tener empatía con un cliente que atraviesa por una mala
situación económica y proporcionarle una pequeña
ayuda con su factura vencida, puede resultarle una
propuesta atractiva.
Mantén tu facturación al día
La organización es la clave de un negocio exitoso.
Llevar tus facturas al día es de gran ayuda para conocer
las fechas reales de créditos y, por ende, de cobro. Si
atrasas la emisión de estas, estarás alargando el periodo
de pago de los clientes cuando tienen acceso a un
crédito en la empresa.
14
11 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Negocia con tus proveedores
Evalúa el ciclo de pago de tus clientes y trata de
adaptarlo a tu realidad; llega a un acuerdo con tus
proveedores para igualar los periodos de créditos con
ellos y, de este modo, evitar que tengas una fuga de
dinero en ciertos momentos.
Además, aprovecha todos los descuentos o beneficios
que te ofrezcan con el fin de disminuir tus costos y
generar más ganancias.
Usa con inteligencia los créditos
Aprovecha los tiempos de gracia que ofrecen los bancos
al momento de adquirir un crédito y no te endeudes si no
tendrás capacidad de pago a futuro. Esta herramienta
es de suma importancia en ciertos casos, pero debes
evaluar bien si es recomendable tomarla o no: todo
depende del motivo para el que los uses.
15
11 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
16
Diversifica tu negocio
No te enfoques únicamente en un producto o un servicio, estudia
de qué manera puedes compensar uno con otro. En la mayoría
de los negocios, hay un tiempo determinado en el que las ventas
bajan o no se generan los suficientes ingresos.
Busca otra alternativa que pueda ser funcional y que permita
obtener las ganancias que el otro producto o servicio no genera
para no depender de una sola fuente de ingreso.
Realiza inversiones
Cada vez que tengas la oportunidad, invierte dinero en mejorar
tu empresa. Renuévala, adquiere nueva tecnología que agilice
procesos, capacita a tu empleados, amplía las instalaciones y
podrás ver cómo genera más ingresos a corto o largo plazo.
No inviertas en cosas innecesarias o que no le aporten valor.
11 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Proyecta constantemente tu flujo de caja
Monitorea, proyecta y actualiza periódicamente tu flujo
de caja: diarias, semanales, mensuales, trimestrales,
pero nunca dejes de hacerlo. Prever posibles escenarios
a futuro te permitirá tomar acciones inmediatas y evitar
problemas irreparables. Aquí encontrarás un kit de
plantillas que te serán de utilidad.
Los softwares de facturación electrónica te permiten
tener toda la información organizada con acceso fácil y
rápido. Esto te permitirá planificar, corregir situaciones
que puedan estar afectando a la empresa, enfrentar
mejor futuras contingencias y tomar decisiones sobre
diferentes ítems que forman parte de su operatividad,
como las cobranzas, clientes, facturación, inventario,
expansión o cualquier otra gestión.
17
11 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
18
No incluyas promesas
Aunque anteriormente se menciona la inclusión de posibles facturas por cobrar en los ingresos, nunca te confíes de esto. Muchos clientes realizan
promesas de pago que no siempre cumplen y, si las das por sentado, puedes estar disponiendo de un dinero que tal vez no poseas en el periodo
que fue incluido.
Cada una de las estrategias mencionadas anteriormente genera que tu flujo de caja crezca y sea saludable si son implementadas correctamente.
19
Herramientas
para monitorear el
flujo de caja de tu
empresa
Aprovecha la tecnología
Hoy existen soluciones digitales para tu
negocio que permiten llevar un registro
organizado y actualizado de todas las
operaciones que realiza una empresa.
Esta clase de soluciones te permitirán obtener informes para controlar los diferentes ítems que intervienen en el flujo de caja —efectivo,
inventario, ingresos, gastos, cuentas por cobrar, otros— y mantener la liquidez de tu negocio.
Sistematizar el flujo de caja te ofrecerá un mayor control para evitar problemas de liquidez a futuro.
HERRAMIENTAS PARA MONITOREAR EL FLUJO DE CAJA DE TU EMPRESA
20
Realiza conciliaciones bancarias
Revisar diariamente tus cuentas bancarias ayuda a estar atento a
cualquier cobro o gasto indebido que por algún motivo no estaba
previsto. Igualmente, si recibes un pago que no esperabas.
Cada movimiento puede influir en el resultado de tu flujo de caja.
Por ello, no pierdas de vista tus cuentas bancarias y mantén
actualizada su conciliación.
Evalúa constantemente las ventas y los
ingresos de dinero
Los clientes no siempre cumplen el plazo estipulado de pago que
se les ha dado; no descuides este punto y mantente alerta sobre la
diferencia que existe entre las ventas que realiza la empresa con el
dinero que entra realmente en un periodo determinado.
Puedes considerar que se están superando las ventas del mes, pero
realmente no estás recibiendo el dividendo por ellas.
¡CONTÁCTANOS!
¡Contáctanos!
Ahora que llegaste al final del contenido,
seguramente entiendes la complejidad del
manejo del flujo de caja, especialmente en
tiempos de crisis.
Si te gustaría hablar con un equipo de
expertos sobre el tema, ¡contáctanos!
• Visita nuestra Demo Page y descubre las
funcionalidades de nuestros sistemas
• Puedes también escribirnos al correo electrónico: [email protected].
• ¡Y por Chat Messenger, también estamos!
Karla Del Real, nuestra Consultora Digital, te dará toda la información que necesites por cualquiera de esos canales.
¡Te esperamos!
21
Sobre a Rock
Content