INSTITUTO SUPERIOR DE FORMACIÓN TÉCNICA Nº 182 CAMPO DE MAYO CARRERA DE BIBLIOTECOLOGIA ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES DE INFORMACION III Docente: Claudia Rodríguez Azcárate Primer Encuentro 2023 1 El siguiente material fue elaborado por la profesora Elsa Galván, y cedido gentilmente para utilizar en la cátedra. En cierto sentido, cada biblioteca puede ser considerada como una biblioteca ‘especial’ en virtud de su adaptación a las necesidades y requerimientos particulares de sus usuarios. Jesse H. Shera 1 Unidad I: Servicios a usuarios en bibliotecas especializadas. Tipos de servicios bibliotecarios: consulta de documentos, in situ, en forma remota, su acceso, reprografía y reproducción, los fondos, información bibliográfica, acceso a colecciones digitales. Acceso. Orientación: préstamo, equipos e instalaciones, referencia Las personas buscan información por diferentes razones, para ello recurren a los servicios de información y documentación que satisfagan sus necesidades, por ello, comenzamos con el concepto y características de las bibliotecas especializadas, que se caracteriza, básicamente, por la especialidad de su colección como de los servicios de información que presta, se preocupa por un área del conocimiento y por sus disciplinas vinculadas, y por lo tanto brinda servicios distintivos. Pensemos por un instante, que aquellos que llamamos “Padres de la Bibliotecología” (Dewey2, Otlet3, La Fontaine4, Ranganathan5, etc.) y los reconocemos como revolucionarios en nuestra profesión, comenzaron a actuar a fines del Siglo XIX Las bibliotecas especializadas surgieron hace dos siglos por la necesidad creciente de información científica, técnica y estadística que se requería para apoyar el desarrollo producido por la segunda revolución industrial, este fenómeno de demanda de información, será el mismo que hará posible el perfeccionamiento y diversificación de los servicios bibliotecarios especializados como los conocemos actualmente, la evolución del concepto de biblioteca especializada a lo largo de los años y su desarrollo como unidades de información, lo trataron varios autores: Shera (1952), Christianson6 (1976), Dana7 (1991) y Williams8 (1997), y todos concuerdan que durante los primeros años del siglo XX es cuando se inicia el impulso de la biblioteca especializada. John Cotton Dana, fundador y primer presidente de la Special Libraries Association, estableció en 1910, que las bibliotecas especializadas eran el motor del desarrollo empresarial moderno, y fue uno de los 1 Shera, Jesse Hauk (USA, 1903-1982) Bibliotecario, Documentalista, Informatólogo en la Universidad de Chicago, Medalla Melvl Dewey (1968) 2 Dewey, Melvin (bibliotecario EEUU, 1851-1931) Creador, del Sistema de Clasificación Decimal de Dewey, utilizada preferentemente en las universidades. Cofundador de ALA. 3 Paul Otlet (bibliotecario belga, (1868-1944, comerciante) Se lo considera el creador de la bibliografía y de la documentación modernas. Creador junto a La Fontaine Repertorio de Información Internacional que originó el Mundaneum y del Sistema de Clasificación Universal. 4 Henri La Fontaine (belga 1854-1943, jurisconsulto y político belga también se dedicó a la bibliotecología y acompañó a Otlet en sus proyectos 5 Ranganathan, Shiyali Ramamrita (India, 1892-1972) Matemático y Bibliotecario, creador de las 5 Leyes de la Bibliotecología. 6 Elin B. Christianson (USA, 1937-2014) Bibliotecaria, Documentalista, Universidad de Indiana y Universidad de Chicago 7 John Cotton Dana (USA, 1856-1929) bibliotecario, documentalista, miembro y dirigente de ALA. 8 Williams, Patrick (USA) Bibliotecario especializado en Literatura Americana, Comunicación, Filosofía. Literatura en tecnología e información. 2 primeros en darse cuenta de la importancia y la utilidad de contar con información actual de rápida localización y fácil acceso. El concepto de biblioteca especializada ha cambiado desde ese primer momento, porque la sociedad ha evolucionado, como también los servicios y las colecciones, convirtiéndose en un centro de información que utiliza los avances de la tecnología de la información y la comunicación para recabar, revisar, organizar, analizar, evaluar, resumir y difundir material de apoyo para sus lectores, generalmente miembros de corporaciones, empresas privadas y gubernamentales, museos, universidades, hospitales y otras organizaciones que necesitan información especializada. Podemos afirmar, con los grandes maestros de la bibliotecología, que las bibliotecas especializadas son las UIs 9 que más se han desarrollado últimamente, mundialmente, con el objeto de aplicar la información al desarrollo económico y social de los países. Por eso decimos que la biblioteca especializada se caracteriza, básicamente, por una particularidad temática tanto de su colección como de los servicios de información prestados, es decir, que el acento en un área o materia específica del conocimiento –así como también en sus disciplinas vinculadasaparece como uno de sus rasgos fundamentales, implicando con ello modos distintivos de brindar sus servicios. Estos servicios, generalmente, son sustentados por profesionales que cuentan con una formación especializada y que realizan el tratamiento documental exhaustivo para dar respuesta a demandas de información complejas y específicas solicitadas por lectores cuyo perfil se acota a ámbitos profesionales, científicos y técnicos, por lo cual, repetimos que la composición de la colección refleja características particulares. ¿Cuáles son las características de las bibliotecas especializadas? Una universidad es solo un grupo de edificios que se reunieron alrededor de una biblioteca Shelby Foote Podemos señalar las características y servicios de estas bibliotecas: ● Apego a la misión y objetivos de la organización de la que dependen ● Orientación temática en sus colecciones ● Servicios especializados a la medida con el objeto de satisfacer las necesidades de información del personal de la institución. ● Mediadores o puentes que conectan a los lectores con la información y el conocimiento ● Emplean personal especializado titulado. ● Generalmente son bibliotecas pequeñas o medianas ● Bibliotecas híbridas debido a la diversidad de materiales y formatos que poseen, ya se están convirtiendo en digitales ● Valor agregado a la organización a través del ahorro de tiempo y presupuesto en la búsqueda de información para las investigaciones. ● Las competencias que deben dominar los bibliotecarios cada vez son más exigentes. Las bibliotecas que más se han desarrollado son las de los sectores de salud e industrial. Tanto la colección como los servicios esperan lectores profesionales para los cuales, se debe efectuar un tratamiento documental exhaustivo para dar respuesta a sus demandas de información complejas 9 UI Unidades de información 3 y específicas, debemos recordar que estos lectores tienen un perfil que se acota a los ámbitos profesionales, científicos y técnicos. Así, la composición de la colección también refleja características particulares, con el fin de responder a esas demandas. es posible señalar una serie de diferencias entre las bibliotecas especializadas y otros tipos de bibliotecas. El acervo cuenta con un carácter especializado en contenidos temáticos, se lo separa de los que corresponden a las bibliotecas especiales, cuya distinción está en los tipos de soportes, impresión braille, grabaciones sonoras, películas, y en los usuarios, personas con problemas de vista, privadas de la libertad, etc., que no involucra a limitaciones temáticas. Colección: características temáticas, tipología y tratamiento de los documentos Los documentos de las bibliotecas especializadas incluyen: publicaciones seriadas, generalmente digitales, monografías, patentes, obras de referencia especializadas y especialmente literatura gris, documentos técnicos e información disponible a través de fuentes externas, como así también su tratamiento documental de profundo nivel descriptivo, las distinguen de las bibliotecas públicas y de las escolares. La profundidad en el análisis documental es un requisito fundamental para brindar los servicios. Servicios de información brindados por este tipo de bibliotecas constituyen otro elemento de distinción. Se basan, además del tratamiento exhaustivo de los documentos, en un alto grado de automatización, con el objeto de brindar una rápida y eficaz recuperación, en cooperación con otras UI y con una actualización constante de sus materiales, dado que la información requerida por sus lectores es de creación reciente, como publicaciones seriadas, en contraposición con fondos bibliográficos tradicionales, compuestos mayormente por libros, y que no incorporan o renuevan información con una frecuencia muy alta. Los servicios en muchos casos: referencia y préstamo son comunes a todo tipo de bibliotecas, pero a eso se suma la búsqueda en bases de datos documentales y la DSI 10 . Por lo tanto, el perfil del Bibliotecario Documentalista que se desempeña en una biblioteca especializada requiere de una formación especializada, en el área temática que cubre la colección de la biblioteca. Debe contar con sólidos conocimiento acerca de la forma y del contenido de los tipos particulares de documentos que en ella se atesoran, como publicaciones seriadas, patentes, documentos técnicos (planos, fotografías, mapas y otros), literatura gris, etc., de tal forma que pueda cumplir con las altas expectativas requeridas para su análisis y evaluación. Como muchos de los documentos se hallan redactados en lengua extranjera, generalmente en inglés, y accesibles a través de distintos tipos de bases de datos documentales o de cooperación mediante sistemas digitales de información, se requiere el dominio del inglés, y el manejo avanzado de diversas herramientas informáticas, necesarias para brindar servicios adecuados: bases de datos, búsquedas web, redes sociales, software libre, programación, etc. El impacto de las TICs en la tarea profesional del bibliotecario y la evolución continua de las mismas, demanda la actualización permanente e innovadora, para lograr cumplir con las funciones actuales y poder desarrollar nuevos servicios que permitan a las bibliotecas especializadas responder eficazmente a las necesidades de información que desarrollan, paralelamente, a la Sociedad del Conocimiento que estamos viviendo. Valor de las bibliotecas especializadas La economía mundial no sólo se basa en insumos naturales, monetarios o materiales de las sociedades contemporáneas, el sistema económico necesita de la información y el conocimiento que se deposita en las UIs, por ello afirmamos que el capital intelectual es tan importante como el financiero en las organizaciones. Resulta evidente que las bibliotecas especializadas no participan en forma directa con los ingresos económicos de las organizaciones, es decir, no generan utilidades, y a veces algunos directorios lo consideran un gasto, por lo que tienden a desaparecer y es, entonces, que los bibliotecarios deben demostrar la importancia de la biblioteca financieramente. 10 DSI Difusión Selectiva de la Información 4 Se puede medir el valor económico de las bibliotecas por la eficiencia de algún servicio al evaluar los beneficios reales o potenciales cuantificables en presupuesto a quienes recurren a la consulta, para ello, podemos aplicar: ● Calcular el costo de un servicio de información fuera de la organización ● Encontrar pruebas de que la economía de la organización se ve afectada por la existencia o no de las bibliotecas ● Evaluar el valor de la organización con la contabilidad del uso de la biblioteca y el tiempo dedicado a ese uso por los miembros de la organización. Todo esto se diagnostica desde el aspecto cuantitativo, pero también desde el cualitativo puede evaluarse, porque históricamente no ha podido haber progreso social ni desarrollo económico si no se contaba con información confiable en forma rápida. Podemos afirmar, con el historiador Arnold Toynbee 11 que la información es una de las mayores representaciones estructurales de la sostenibilidad de una sociedad, al grado de considerar que la mayor parte de las civilizaciones que han desaparecido se debió a fallas de información. (Ferrer, 1998, p. 158). Por todo ello, aseguramos que la biblioteca especializada incide directamente en el progreso social y económico de los países latinoamericanos, porque los investigadores pueden obtener la información para sus trabajos y, además, publicar los resultados de sus estudios y difundir ese nuevo conocimiento en la misma organización. Las tecnologías de la información, Internet, las redes sociales, la globalización, la cantidad de información digital disponible12 ha aumentado considerablemente el ambiente competitivo, por lo que las empresas se han tenido que esforzar para utilizar las mejores prácticas en inteligencia competitiva y actuar en forma más rápida y eficiente. Al transformarse las UI y los bibliotecarios a cargo debido a la gran cantidad de información disponible, se convierten en una necesidad para la comunidad, con el objeto de aprovechar toda la información disponible como materia prima dentro de la organización que aumenta la ventaja competitiva en el mercado. La posibilidad de contar con la información eficaz y eficiente en el momento crítico o de privar a otro de esa información es de vital importancia para los gobiernos y las organizaciones, como valor político y económico. El amor a las bibliotecas, como en la mayoría de amores, se debe aprender Alberto Manguel13 Clasificación de los usuarios: atención al estudiante, al docente y al investigador. Su formación. En lo referente a la comunidad de usuarios de las bibliotecas especializadas, decimos que se trata de expertos en su área, miembros de la organización, investigadores, técnicos, con demandas complejas, cuya respuesta no puede hallarse en las bibliotecas públicas enciclopédicas o en la biblioteca escolar. El perfil del lector de una biblioteca especializada es muy diferente según su tipo, en las bibliotecas universitarias, el usuario acude en forma mayoritaria a estudiar y consultan dudas en el fondo bibliográfico de consulta libre que se ofrece, con poco contacto directo con el bibliotecario. En las otras bibliotecas especializadas y centros de documentación, el bibliotecario ofrece una atención directa con el lector, que asiste con un objetivo específico y concreto. Es aquel estudiante, profesional 11 Arnold Joseph Toynbee (británico, 1889-1975) Especialista en filosofía de la historia. 12 En nuestro país, gratuita a través del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva 13 Alberto Manguel (srgentino, 1948- ). Escritor, traductor y editor. Actual Director de la Biblioteca Nacional de la República Argentina 5 o investigador que necesita información específica sobre una determinada área del conocimiento, es decir, no viene a estudiar, sino a consultar para satisfacer una necesidad específica de información. De la relación con el bibliotecario surgirán nuevas perspectivas de la demanda inicial cuando se le ofrece nuevos materiales o recursos, la experiencia directa de contacto entre el bibliotecario y el lector deriva en una demanda documental mejor guiada y orientada que la propuesta al inicio. Generalmente en la biblioteca especializada no hay despachos que separen los lugares de trabajo interno con los de consulta, y esto favorece el contacto directo entre las personas involucradas; el bibliotecario manipula la información como materia prima y el lector es el receptor directo del trabajo interno de aquel, porque, además, en este tipo de bibliotecas trabajan pocas personas, una o dos a lo más. La proximidad física y la atención personalizada mejora la satisfacción del usuario respecto a la demanda, mediante una búsqueda directa y dirigida hacia el objetivo planteado y también, optimiza la organización interna del trabajo bibliotecario cuando se deba atender las potenciales demandas de información. Este contacto directo y diario con las demandas permite mayor acierto cuando se debe solventar los vacíos de información o los ruidos documentales e incide en la selección bibliográfica y compra de materiales, el proceso técnico, la elaboración de productos documentales y en general en todo el trabajo interno que se orienta específicamente a lo que demandan los usuarios. En realidad, podemos afirmar que no hay separación clara entre el trabajo interno y el externo, sino que el bibliotecario, como buen profesional, combina en forma continua estas dos facetas. Generalmente, el usuario de bibliotecas especializadas no concurre todos los días, pero no duda en solicitar nuevamente los servicios cuando necesita ayuda, por ejemplo, el industrial que necesita normas específicas de su área, el tesista, o el profesional que desea actualizar sus conocimientos. Hemos podido comprobar que el usuario visita periódicamente la biblioteca y aprende a conocer su fondo, los recursos y puede, con el tiempo, hacer sus búsquedas sin intervención del bibliotecario, a menos que la requiera. De esta forma, se transforma en un evaluador del trabajo bibliotecario, porque en el contacto directo nos recuerda que hay secciones que no están debidamente actualizadas, o que no nos hemos suscripto a alguna publicación. Como llegar a los usuarios potenciales de una biblioteca especializada: en general, estas bibliotecas son poco conocidas por los profesionales, investigadores, estudiantes y público en general susceptibles de estar interesados en el área. Una vez que se valore la colección especializada y evaluada en forma provisoria su idoneidad (si la posteriormente concurren más lectores, la idoneidad será definitiva) es urgente que se conozca la existencia de la biblioteca por usuarios potenciales. Por lo tanto, es el momento de plantearse una campaña de marketing, teniendo en cuenta las siguientes premisas: ● Cómo puedo “vender” mi biblioteca ● A quien me dirijo Lo “vendible” de una biblioteca especializada es su propia especificidad, evaluar si el fondo es adecuado, está al día y es completo, porque hay que difundir la idea que cualquiera sea la demanda en el área será resuelta en esa biblioteca y en ninguna otra. Se hace imprescindible elaborar un folleto de la biblioteca explicitando lo más gráfica y detalladamente posible el tipo de colección y servicios que se ofrece. Ninguna biblioteca quiere tener una imagen anticuada, para combatir esta posibilidad, se debe elaborar periódicamente boletines de novedades, donde se detallen con claridad la política de adquisiciones y se señale que es capaz de mantenerse al día en lo que se publica en su campo, incorporando inmediatamente a su fondo, todo lo nuevo. Para cumplir con esta función debemos conseguir fuentes de información bibliográfica ágiles que nos permitan conocer rápidamente lo que se publica por canales comerciales e institucionales en la especialidad. Si esto ocurre los boletines se convertirán en “Boletines de alerta” para ser utilizados por los especialistas. Si se redactan “Boletines de sumarios” a partir de las publicaciones seriadas recibidas, el usuario estará continuamente informado sobre lo que aparece en nuestro campo. También debemos tener en cuenta 6 los “Boletines de información legislativa”, de información sobre actividades culturales, congresos, conferencias, exposiciones, etc., relacionados con nuestra área. La elaboración de bibliografías especializadas sobre los temas de nuestra área. La celebración de encuentros (jornadas, conferencias, exposiciones) es una buena oportunidad para realizar una bibliografía específica sobre el asunto que se trate en ellos y contactar a usuarios potenciales. Muchas veces, las bibliotecas especializadas y/o centros de documentación son mantenidos por socios, es conveniente, entonces, planificar una visita (dentro del programa de formación de usuarios) para que conozcan los recursos documentales del centro y la posibilidad de satisfacer sus dudas. Cuando se elabora este material documental, hay que plantearse a dónde hacerlo llegar: bibliotecas públicas, universitarias, otras especializadas, para dar a conocer nuestra existencia, en el caso de una consulta en nuestra área de especialización se podrá recurrir al préstamo interbibliotecario. También a universidades, centros docentes, colegios profesionales, asociaciones, etc., que tengan relación con nuestro campo de acción. Y por supuesto a los profesionales de nuestro ámbito temático. Actualmente, las redes sociales, los blogs y todas las posibilidades que nos brinda Internet hacen que el marketing sea mucho más accesible en cuestión de costos y en difusión. Realizar una campaña de marketing no tendrá resultado verdadero si no nos planteamos una campaña de mejora de la calidad, con el objetivo que el usuario resuelva plenamente sus necesidades informativas, tanto en nuestra biblioteca o porque podamos realizar préstamo interbibliotecario o conseguir la información digitalizada en otro centro. Debemos conseguir que nuestros usuarios se conviertan en los mejores propagandistas de nuestros servicios. El dinamismo de las bibliotecas especializadas depende exclusivamente del personal y su capacidad de darse a conocer. Debe combinar sus labores de procesos técnicos con la confección de dossieres14 de prensa, labores de búsqueda en universidades, colectivos afines al interés de la biblioteca, etc., realizando estas tareas se descubren potenciales usuarios que desconocen la existencia de la UI. Sorprende comprobar en las estadísticas de las bibliotecas especializadas una baja cantidad de usuarios. En un directorio de bibliotecas especializadas europeas en la mujer, se ha encontrado que concurren al año entre 200 y 500 usuarias, a pesar que es un tema de vital importancia en este tiempo. Es obvio que el carácter específico de estas bibliotecas tenga un número menor de lectores que las bibliotecas públicas o universitarias. Pero una biblioteca especializada no debe ser una UI vacía o con pocos registros de usuarios. Existen profesionales que sugieren potenciar la calidad de servicios y no tener en cuenta la cantidad de clientes, pero la calidad no debe estar en contra de la cantidad. Lo que si debemos tener en cuenta es el recurso humano con el que cuenta la biblioteca, si se desea cumplimentar todo lo que hemos transmitido anteriormente no alcanza con tener dos profesionales a cargo de todo el servicio. Por ello, se debe comprender que un servicio satisfactorio para una mayor cantidad de usuarios compromete acompañarse de mayor cantidad de personal especializado. El documentalista tiene que ser lo suficientemente diligente para proporcionar la información por teléfono, fax, e-mail, funciones nuevas en Internet y en celulares. Solamente de esta forma las bibliotecas especializadas cumplen funciones de fomento del estudio, de la investigación y de auxiliares de los profesionales en el desempeño de su actividad. Algunas bibliotecas especializadas cumplen la función de biblioterapia, por ejemplo las bibliotecas de hospitales para pacientes, de penitenciarias, de mujeres, etc. El caso de las mencionadas bibliotecas de hospitales y establecimientos penitenciarios es obviamente un ejemplo claro. También las bibliotecas de mujeres al encontrarse situadas generalmente en centros donde a diario se tratan casos de mujeres desestructuradas, faltas de un apoyo psicológico, con bajo nivel de autoestima, etc., a partir de la mediación de profesionales (trabajadoras sociales, psicólogas) acuden a la biblioteca en busca de libros de autoestima, asertividad, depresión, menopausia, etc. Por supuesto, el profesional de bibliotecas debe extremar su sensibilidad en estos casos, tener un buen conocimiento del material que está buscando nuestra usuaria y potenciar estas secciones que suponen 14 Dossier es un conjunto de documentos o informes acerca de un determinado asunto o persona. Es una herramienta muy utilizada en el ámbito de la industria, de la ciencia, entre los científicos para intercambiar información, en la prensa, para ejercer su tarea de informar y en las relaciones públicas. 7 un recurso muy importante para personas que carecen de ellos. Como son secciones que además son conocidas por trabajadoras sociales, psicólogos, abogados, etc. que acuden periódicamente a consultar material sobre estos temas, envían a sus clientes con la recomendación de determinado libro que le ayude a superar su problema. Estas secciones tienen que ser objeto de una continua actualización y el bibliotecario tiene que hacer un máximo esfuerzo en la recopilación de referencias bibliográficas que puedan ser interesantes y necesarias. También la consulta sobre la bondad de estos libros con los profesionales especializados en estos temas es una fuente de información importante. La mayor permisividad en el periodo de préstamo, la cercanía del bibliotecario y en general el hacer sentir al lector o lectora como en su casa y no como en una oficina burocrática permite que las propias bibliotecas se conviertan en una especie de centros de salud. El activo más importante de cualquier biblioteca se va a casa cada noche: su personal Timothy Healy15 Es el momento de hablar del bibliotecario especializado debe ser personal altamente capacitado, generalmente un documentalista, pero también especializarse en áreas afines a la temática de las colecciones. Su participación como bibliotecario es de suma importancia, ya que el uso de información especializada y la utilización de tecnologías, es capaz de desarrollar, implementar y administrar los recursos y servicios de información que apoyan las funciones y metas establecidas por la Asociación de Bibliotecas Especializadas en 2003. Además de estas características, es necesario contar con conocimientos sólidos acerca de la forma y del contenido de los tipos particulares de documentos que en ella se encuentran, como: publicaciones seriadas, patentes, gráficos, planos, otros documentos técnicos, literatura gris, etc., de modo que sea posible cumplir con las expectativas requeridas para el análisis y evaluación. Tenemos que tener en cuenta que la mayoría de los documentos necesarios se encuentran redactados principalmente en inglés y accesibles a través de distintas bases de datos documentales o de cooperación mediante Internet, es necesario tener, al menos, conocimientos básicos de esa lengua y manejo avanzado de las herramientas informáticas, para brindar servicios adecuados. Pero la presencia del bibliotecario es muy importante por su saber en la utilización de tecnologías, capaces de desarrollar, implementar y administrar los recursos y servicios de información en los que se descansan las metas establecidas por la organización a la que sirven (Special Libraries Association, 2003). Las tecnologías de la información y la comunicación se consideran, actualmente, como herramientas esenciales para recopilar, evaluar, analizar, organizar, resumir y presentar la información solicitada y aquella no solicitada, pero que el documentalista considera necesaria e importante para sus usuarios de la organización. Wittwer16 identifica ocho actividades que los bibliotecarios especializados realizan, y que los diferencian de los demás: 1. Preparar informes de investigación en respuesta a las peticiones específicas de información por parte del personal. 2. Espiar a la competencia. 3. Identificar las investigaciones llevadas a cabo en otras organizaciones para evitar la duplicación innecesaria. 4. Verificar datos para informes y publicaciones internas y externas. 15 Timothy Healy (sacerdote jesuita, EEUU, 1923-1992). Presidente de la Universidad de Geortown y director de la Biblioteca Pública de New York 16 Wittwer, R. (2001). Special libraries: how to survive in the twenty-first century. The Electronic Library, 19 (4), 221–224. 8 5. Crear bases de datos para las organizaciones que les permitan acceder a su información interna. 6. Efectuar búsqueda de patentes y marcas. 7. Evaluar y comparar software de información y bases de datos antes de la compra. 8. Formar personal para que utilicen de manera eficiente las bases datos en línea. Además, es importante, recordar que la entrevista de referencia es la mejor forma de recoger las consultas. Podemos decir que se trata de una conversación que el Bibliotecario Referencista –BR- mantiene con el lector con el objeto de delimitar y clarificar sus necesidades y demandas de información. Es importante, que el BR apunte el tema de interés, sus distintas facetas, para que su respuesta se ajuste exactamente a la consulta. Cuanto más especializado sea el tema planteado, la entrevista deberá ser más detallada. Podemos marcar etapas en el proceso de la consulta: 1. Análisis de la consulta: determinación exacta de la pregunta formulada por el usuario. 2. Traducción de la consulta a los términos de búsqueda, selección de los descriptores, encabezamientos de materia, clasificaciones, etc., con el objeto de localizar la información. 3. Extracción de las respuestas que se ajusten a la consulta: recopilación de las respuestas pertinentes de cada una de las fuentes. 4. Síntesis de las respuestas encontradas: organización de la información válida, eliminación de la superflua y de aquella que no se ajuste a la solicitud. 5. Preparación del documento de respuesta: materialización del resultado en un impreso o mediante cualquier sistema (mail, chat, whasapp, etc.) para la entrega al usuario. En resumen la labor del bibliotecario y la evolución cotidiana de las TICs y de las demandas de los lectores, exigen una actualización continua e innovadora, para cumplir con sus funciones actuales y desarrollar nuevos servicios que permitan a las bibliotecas especializadas responder en forma óptima a las necesidades de información cambiantes que se generan debido al desarrollo de la Sociedad del conocimiento. Debemos concebir la formación del bibliotecario como un fenómeno continuo, en constante evolución, que demanda una permanente capacitación en los procesos de aprendizaje durante toda la vida profesional. Normalización, normas utilizadas en Argentina. Los organismos o agencias nacionales e internacionales tienen la tarea de fijar normas técnicas que establezcan la terminología, la clasificación, las directrices, las especificaciones, los atributos, las características, los métodos de prueba o las prescripciones aplicables a un producto, proceso o servicio con el fin de preservar la seguridad, la protección del consumidor, el medio ambiente, la salud de las personas y animales, y favorecer el efectivo intercambio de bienes17 Organismos internacionales de normalización: IFLA La Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA) es el principal organismo internacional que representa los intereses de los usuarios, de los servicios bibliotecarios y de documentación. Es el portavoz a nivel mundial de los profesionales de las bibliotecas y la documentación. Fundada en Edimburgo, Escocia, en 30 de septiembre 1927 en un congreso internacional y fue también en Escocia donde se celebró el 75º aniversario, aunque esta vez el congreso tuvo lugar en Glasgow en el 2002. En la actualidad, contamos con 1500 miembros de 150 países de todo el mundo. En 1971 la IFLA se formalizó como asociación en los Países Bajos. La Biblioteca Real (Nacional de los Países Bajos), en La Haya, proporciona desinteresadamente el espacio donde se ubica la sede. Es una organización internacional, no gubernamental, independiente, sin fines de lucro, siendo sus objetivos: ● Promover un alto nivel de prestación y entrega de los servicios bibliotecarios y de información. ● Fomentar la comprensión generalizada del valor de las bibliotecas y servicios de información. 17 http://www.bne.es/es/Inicio/Perfiles/Bibliotecarios/OrganismosNormalizacion/index.html [consulta 30-03-2023] 9 ● Representar los intereses de los miembros en todo el mundo. Estatutos y Normas de procedimiento de la IFLA Los Estatutos fueron aprobados en la reunión del Consejo de la IFLA el 14 de agosto de 2008, celebrado en la ciudad de Quebec, Canadá. El texto de estos Estatutos se ha traducido al holandés, y el acta notarial de su enmienda se redactará en este idioma para cumplir con la legislación holandesa. Inevitablemente, puede haber diferencias entre la traducción holandesa y el original; en cuyo caso; prevalecerá por ley el texto holandés. El 20 de octubre del 2008 se firmó el acta notarial, y a continuación se registraron los estatutos en la Cámara de Comercio de La Haya. ● IFLA Statutes (Estatutos de la IFLA) [Formato PDF, inglés] ● IFLA Rules of Procedure (Normas de procedimiento) Revisado en marzo de 2012 [Formato PDF, inglés] Última actualización: 6 Mayo 2015 18 Consorcio de la CDU – Clasificación Decimal Universal http://www.udcc.org/ [consulta 30-03-2023] Iso. Comisión Técnica 46 (TC 46) http://www.iso.org/iso/home.html [consulta 30-03-2023] ANSI – American National Standard Institute http://www.ansi.org [consulta 30-03-2023] Organismo Nacional de Normalización Normalización en la actividad bibliotecaria. Subcomité de Documentación - IRAM Norma IRAM 32062 – Indicadores de desempeño en bibliotecas – Indicadores de desempeño bibliotecario: ● Satisfacción del usuario ● Suministro de documentos: informativos, fiables, válidos, adecuados, compatibles ● Recuperación de documentos ● Préstamo ● Servicio de referencia ● Procesos técnicos ● Instalaciones ● Otros servicios Norma IRAM-ISO 3166-1 – Códigos para nombres de países Norma IRAM 32053-1: 1995 – Referencias bibliográficas. Parte 1: Contenido, forma, estructura Norma IRAM 32053-2: 2001– Referencias bibliográficas. Parte 2: Documentos electrónicos o parte de ellos Norma IRAM 32059: 1997 – Forma de representación de artículos en publicaciones periódicas y demás publicaciones en serie Norma IRAM 32061: 2001 – Número normalizado internacional de publicaciones en serie (ISSN) Directivas para la aplicación de la norma IRAM-ISO 9001: 2001 en bibliotecas ● Indicadores de desempeño para los servicios electrónicos de las bibliotecas 10 Apoyo a la docencia El secreto de la libertad es la biblioteca. Bernard Werber19 La biblioteca especializada que brinda apoyo a la docencia es la Biblioteca Universitaria, que es definida por ALA como “una combinación orgánica de personas, colecciones y edificios cuyo propósito es ayudar a sus usuarios en el proceso de transformar la información en conocimiento” y agrega: “la biblioteca (o sistema de éstas) es establecida, mantenida y administrada por una universidad para cubrir las necesidades de información de sus estudiantes y apoyar sus programas educativos, de investigación y demás servicios”. A continuación se definirán las características de este tipo de bibliotecas. Visión: lograr la transformación de la información en conocimiento. (ALA) Misión: servir de referencia y apoyo a la docencia e investigación. También formar nuevos profesionales, ser una herramienta imprescindible para el desarrollo de la investigación, aportar a la calidad y productividad de sus usuarios el acceso al conocimiento. (ALA) Usuarios: son los miembros de la comunidad educativa: docentes, estudiantes, investigadores, empleados, etc., público en general o de otras instituciones con las que sostiene convenios. Quienes la utilizan asiduamente son los estudiantes que consultan documentos de la colección, utilizan las salas de lectura o estudio y el préstamo a domicilio. Servicios: formación de usuarios, consulta en sala, préstamo a domicilio, reprografía (fotocopia, grabación digital e impresión de documentos de la web), referencia bibliográfica y documental, utilización de pcs para la consulta on-line, estudio, etc. Generalmente las bibliotecas universitarias facilitan el préstamo de documentos originales por medio de préstamos interbibliotecarios, su horario cubre el de la universidad en espacios diferenciados en salas para la lectura, investigación o consulta on-line. Colección es especializada y se basa en las ramas del conocimiento que atiende la universidad. Contiene obras homogéneas e introductorias para apoyar los primeros años de estudio: monografías y publicaciones seriadas actualizadas en formato papel o digital. Debe ser de acceso libre para los lectores bajo una clasificación temática, siempre que no se trate de un fondo antiguo o materiales que necesiten condiciones especiales de preservación. Todo el fondo debe estar a disposición para el préstamo, exceptuando, si los hubiera, manuscritos, incunables y obras de valor, obras de referencia, con pocos ejemplares, las que se hallan agotadas, etc. Las Normas REBIUN 20 recomiendan mantener una colección básica de 50.000 volúmenes, 5000 volúmenes de nueva titulación y 1000 volúmenes por cada nuevo programa de doctorado, incrementando 1 volumen por estudiante y 10 volúmenes para el doctorado. Para el incremento anual se tiene en cuenta la media21 de números de usuarios de las bibliotecas universitarias. Utilizando índices correctores de alza o baja en las bibliotecas universitarias cuyo número de usuarios sea inferior o superior al promedio, con el objeto de ajustar el incremento de ejemplares según sea el número de usuarios (método cuantitativo). También es importante evaluar la calidad de la colección, por el contraste de bibliografías, opiniones de expertos, comparación con fondos de bibliotecas reconocidas de características similares, análisis de uso, consulta en sala, préstamo a domicilio, préstamo interbibliotecario, etc. 19 Bernard Weber (francés, 1961- ) Escritor, conocido por su Trilogía de las hormigas, se dedicó a escribir ciencia ficción, mitología y espiritualidad. 20 REBIUN Red de Bibliotecas Universitarias Españolas 21 Media: Promedio 11 Gestión Bibliotecaria es el conjunto de funciones, tareas y técnicas integradas, que permiten el cumplimiento de sus fines por la eficacia y la eficiencia, especialmente en la satisfacción de los usuarios. En la Declaración Mundial sobre Educación Superior en el Siglo XXI, UNESCO sugiere que la calidad de la enseñanza superior es un concepto pluridimensional y que debe comprender todas sus funciones y actividades, enseñanza y programas académicos, investigación y becas, personal y estudiantes, edificios, instalaciones, equipamiento y servicios a la comunidad y al mundo universitario. Es por ello, necesario llevar adelante la evaluación de las unidades de información, tanto interna como externa, realizada ésta última por expertos independientes con la participación de los integrantes de las bibliotecas, y utilizar normas comparativas y reconocidas internacionalmente de calidad. El objetivo principal de la gestión es el cumplimiento de la misión de la institución matriz, respaldando las tareas de enseñanza, formación e investigación. Existen varios instrumentos que permiten evaluar a las bibliotecas que ya hemos nombrado anteriormente, las Normas Internacionales ISO (International Organization for Standardization) y la normativa IRAM (Instituto Argentino de Normalización y Certificación, ambas de alcance internacional. Las normas que se utilizan más frecuentemente son las ISO 9000 que surgieron en 1990 y cuentan con una nueva versión del año 2000. Esta familia de normas es aplicable a todos los sectores, públicos y privados. ● ISO 9000 (2000): Fundamentos y vocabulario: describe los fundamentos de los sistemas de gestión de calidad y especifica la terminología para ello. ● ISO 9001 (2000): Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. Especifica los requisitos para los sistemas de gestión de calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos y servicios ● ISO 9004 (2000): Directrices para la mejora del desempeño. Proporciona directrices para aumentar la eficacia y la eficiencia. Cuando se implanta la norma se exigirá a la biblioteca que establezca una política de calidad, se debe realizar un manual de calidad, un manual de procedimientos y el desarrollo de instrucciones técnicas y registros de calidad. Teniendo en cuenta que no todas las bibliotecas universitarias son iguales, y que los instrumentos disponibles para evaluar los servicios se ajustan con dificultad a las especiales características de cada unidad, existe una tendencia a adaptar estándares de calidad para que resulten aplicables. Tal es el caso de la Biblioteca Central de la Universidad de Mar del Plata, que consideró apropiada la norma ISO, específicamente la ISO 11620. Evaluación es un medio para conseguir mejoras, a través de un proceso constructivo que permite obtener información fiable para la toma de decisiones, no un fin en sí mismo. Un sistema de calidad que cuente con recursos suficientes y con la motivación del personal supondrá enormes ventajas para la biblioteca, como por ejemplo: la mejora de la imagen de la biblioteca y de las relaciones con los usuarios, la visibilidad de la biblioteca y buen posicionamiento, la mejora de la comunicación interna y de la integración de los recursos humanos, la reducción de quejas y supresión de la no-calidad. El objetivo principal de la evaluación de la calidad es mejorar la biblioteca en todos sus aspectos, o algún servicio en particular, por ej.: productos o procesos. Además, identificar los aspectos que funcionan en forma correcta, los cuales es necesario mantener o mejorar. En cuanto a las etapas del proceso de evaluación, una vez formulados los estándares de valoración, es decir los referentes con los que se va a comparar la biblioteca, se procede a la recolección de datos sobre la situación actual de la misma a través de métodos cualitativos y cuantitativos. Luego se procesa la información, contrastándola con los parámetros establecidos previamente (indicadores). 12 En la última fase, se procede a valorar los datos obtenidos en la medición, tratando de reducir al máximo el componente subjetivo que supone esta tarea. A partir de esta evaluación, se actuará o no en consecuencia, adoptando las medidas correctivas correspondientes. Estas bibliotecas, al igual que todas las organizaciones, se encuentra inmersa en un cambio paradigmático en el modelo de gestión, debido a la irrupción de las tecnologías de la información y de la comunicación. Esto ha obligado a poner en práctica nuevas formas procesar y de difundir la información. Situación actual de las bibliotecas universitarias Otros de los motivos que generan nuevos métodos y estilos de trabajo son los cambios producidos en la educación superior, que generaron nuevas formas de enseñanza y aprendizaje. En la actualidad, las universidades incorporan en su quehacer nuevos conceptos como costos, calidad, mercadeo, planeamiento estratégico, evaluación, gestión; con el fin de dar cumplimiento a su misión como unidad de apoyo a la universidad de la que depende. La función actual y su futuro están condicionados por el desarrollo de la sociedad de la información inmersas en una economía globalizada, donde las tecnologías de la información y comunicación poseen un papel determinante; aparecen novedosos sistemas de comunicación, generación y transmisión de la información; se masifica el acceso a la información y se crean nuevos soportes y medios de comunicación. La consecuencia es que se han desarrollado fuertemente las bibliotecas digitales, modificándose la prestación de servicios, dándole mayor importancia a la relación con el usuario; la atención tiende a ser más personalizada. Uno de los modelos actuales de biblioteca universitaria, y de los servicios que allí se prestan, es concebirla como un centro de recursos para el aprendizaje y la investigación. Este modelo se encuentra en pleno desarrollo en países avanzados como Estados Unidos, Reino Unido, Holanda, donde sus usuarios pueden recibir diversos servicios bibliotecarios de manera integrada. Para ello la biblioteca debe convertirse en el centro de toda la actividad universitaria, de manera activa; modificando y automatizando todas sus actividades y procesos internos, crear recursos virtuales, hacerlos accesibles a los usuarios, poner en práctica programas de alfabetización informacional para sus usuarios, desarrollar programas de cooperación inter-bibliotecaria. El manejo de herramientas para la búsqueda y posterior empleo de la información, es en la actualidad un desafío para toda la comunidad educativa, especialmente para los alumnos, que se enfrentan a nuevos modelos de aprendizaje como el e-learning. Los bibliotecarios tienen una gran responsabilidad en poseer habilidades y competencias actualizadas, que puedan trasladar a sus respectivas unidades y mantenerlas competentes tal cual lo exige la cambiante sociedad del conocimiento. Estos profundos cambios que sufren la comunicación académica y los desafíos que se proponen, dan mayor importancia a la formación de usuarios porque se necesita que los investigadores sean expertos en las infraestructuras y los servicios disponibles. Estas infraestructuras deben seguir desarrollándose, como así también los servicios, sobre todo si se quiere atender a los investigadores trabajando en un entorno de e-investigación. Estas infraestructuras no sólo son costosas, sino que conllevan la necesidad de capacitar, en primer lugar, al personal para cubrir estas necesidades específicas de los investigadores y/o la educación a distancia. Podemos asegurar que los servicios de apoyo al investigador son los más avanzados y la biblioteca aparece más atractiva y útil al investigador. Al mismo tiempo, los servicios son desconocidos por sus usuarios potenciales. Existen docentes que no utilizan los servicios y la dificultad radica en determinar si es porque no los necesitan, si es porque son inadecuados o si los docentes desconocen la existencia de la biblioteca. El rol del bibliotecario ha evolucionado hacia el marketing, tal como el personal especializado de una empresa privada, igualmente la página web no refleja todos los servicios que se prestan. Para cambiar esta situación se deben establecer métodos de medición del impacto de los servicios específicos para cada colectivo. Es necesario entonces crear espacios físicos especiales para el trabajo y actividades sociales de los estudiantes y otros para el uso exclusivo de los investigadores. 13 Por todas estas cuestiones las UI deberían evaluar la eficacia de sus métodos de difusión y preguntarse: ¿son suficientes? ¿son los mejores?, éstas son las preguntas mínimas a las que deben someterse. De todas formas el nivel de aceptación en algunos casos depende la implantación de la relación personal entre el bibliotecario y los docentes y/o investigadores. También debemos tener en cuenta la atención a la comunidad circundante a la universidad, cumpliendo con la responsabilidad social y cultural con la sociedad. Los recursos informativos, como ya lo hemos dicho anteriormente, debe incluir: libros, revistas, periódicos, grabaciones, partituras musicales, folletos, videocintas, vídeos en CD y en DVD, entre otros formatos. La biblioteca debe ofrecer facilidades especiales para personas ciegas y/o minusválidos. Dentro de estas prácticas, podemos nombrar grabaciones y traducciones al braille de monografías, y otros materiales, como la posibilidad de contar con el programa informático Jaws, para realizar trabajos al dictado mediante un micrófono y/o la lectura a través de los parlantes de los materiales. Todo lo que quiero decir es que lo extrañamos. Yo lo extraño. Usted sigue marcando una diferencia. Estamos entrando en una era extraña, el siglo XXI. Pondrá a prueba el alma de maneras inéditas. Pero, le prometo, algunos de nosotros no vamos a abandonar la Gran Biblioteca. Y usted seguirá siendo nuestro modelo y nuestro héroe (a Jorge Luis Borges). Susan Sontag22 Extensión cultural la consideramos dinamización cultural, a partir de la concepción dinámica de la labor bibliotecaria, las tareas no deben limitarse a proporcionar y difundir la información solamente, sino que debe formar parte de algo complejo e importante que es la gestión cultural. En realidad, si únicamente nos limitamos a cumplir con la tarea bibliotecaria, la biblioteca termina siendo un lugar aburrido, que no admite otras gestiones y acciones culturales, que no sólo permiten que se pueda utilizar el lugar para esas acciones, sino, también para crecer culturalmente y darnos a conocer. Esto presupone que el profesional de la biblioteca debe concebirse como gestor cultural y asignarse funciones propias y acciones a realizar en este campo; actividades a realizar: ● Proporcionar información sobre actividades culturales, científicas y divulgativas que se realicen en la ciudad en que está inserta, en el país e incluso a nivel internacional, cuando responden al área temática de la biblioteca, anunciando: conferencias, congresos, seminarios, talleres de trabajo, mesas redondas, etc. ● La biblioteca especializada debe ser un lugar de relación entre profesionales, investigadores y personas dedicadas a la actividad propia de la UI. Poniendo en contacto a especialistas que trabajan en un mismo tema, para que se comuniquen, intercambien información o experiencia, etc. ● En la biblioteca se deben organizar cursillos, conferencias, talleres o jornadas sobre temas conexos con la especialización de la biblioteca, para ello se deben realizar acciones para conocer los intereses de los usuarios. Estas actividades deberán ser evaluadas mediante encuestas a los participantes, con el objeto de orientar la programación futura de las mismas. Las tareas de dinamización cultural amplían el campo de actuación de la biblioteca, fomentando el conocimiento de la biblioteca entre sus potenciales usuarios y contribuyen a aumentar el número de sus lectores. También estas actividades deben evaluarse, respondiendo si se ofrece calidad, actualmente se hace necesario aplicar criterios de rentabilidad a los servicios culturales. El bibliotecario debe analizar en qué medida ofrece un servicio de calidad y si éste se adecua a la demanda existente, racionalizando los recursos. Es inevitable realizar una encuesta, que debe tener en cuenta: 22 Susan Sontag, (seud. de Susan Rosenblatt, EEUU, 1933-2004), escritora, directora y guionista de cine. 14 ● La frecuencia de utilización de los servicios, cómo se ha enterado de la existencia de la biblioteca, cuál es el motivo por el cual ha venido, etc. ● La valoración del grado de satisfacción del lector respecto a las instalaciones, a la colección, a la atención del profesional, a los servicios de préstamo e información bibliográfica, los productos documentales, etc. ● Los datos personales con el objeto de definir el perfil del usuario: edad, nivel educativo y ocupación profesional. Los aspectos que se valoran mejor por los lectores son los que corresponden a la profesionalidad del personal, el trato personalizado, la facilidad y rapidez en la respuesta a la demanda informativa y el grado de satisfacción respecto a los servicios efectuados. Por lo tanto, debemos creer que el objetivo principal debe ser potenciar el factor de trato personalizado a sus usuarios. También, es interesante para la biblioteca saber cuál ha sido el medio por el cual se ha enterado de nuestra existencia: recomendación de un usuario, de bibliotecarios,, de profesores, folletos, medios de comunicación, etc.) y así se podrá elegir la estrategia para captar potenciales usuarios. 1º Encuentro: Propuesta de trabajo Presentación del profesor, presentación de la materia y análisis de la planificación. Trabajo Práctico 1: Unidad I: Servicios a usuarios en bibliotecas especializadas. Lectura en clase, análisis y exposición oral por grupos del documento: Negrón Dones, G. A. (2010). Administración y gestión del cambio en unidades de información. Disponible en: https://studylib.es/doc/8692793/administraci%C3%B3n-y-gesti%C3%B3n-del- cambio-en-unidades-de-inform... Foro: Hace unos años encontré este artículo de Julián Marquina “Decálogo de competencias básicas para la educación del S. 21” disponible en: https://www.julianmarquina.es/las-habilidades-que-los-bibliotecarios-deben-tener-en-el-2020/ y me pareció interesante al analizar las habilidades que nos esperaba nuestro mundo laboral en el 2020. La propuesta del foro será evaluar la evolución de estas habilidades en nuestro ámbito laboral Bibliografía obligatoria para el estudiante Unidad I: Cagnoli, R. V. (1). Algunos desarrollos y tendencias en la administración de bibliotecas en las últimas cuatro décadas. Información, Cultura Y Sociedad, (3), 11-32. Disponible en: http://revistascientificas.filo.uba.ar/index.php/ICS/article/view/1021 [Consultado 19-03-20] Hernández Palma, H. (2011) La gestión empresarial, un enfoque del siglo XX, desde las teorías administrativas, científica, funcional, burocrática y de relaciones humanas Merlo Vega, J. A. (2005) Capítulo 14: Servicios bibliotecarios para la comunidad universitaria. En: Orera Orera, L. (ed.). La biblioteca universitaria: análisis en su entorno híbrido. Madrid: Síntesis, p. 445-477 (en línea) pdf. http://eprints.rclis.org/7892/1/Merlo_ServiciosBU_eprint.pdf [ 21-03-2023] Bibliografía sugerida: Castro Ponce, S. (2014). Bibliotecas especializadas, desarrollo económico y ventaja competitiva. (en línea). http://www.infotecarios.com/las-bibliotecas-especializadas/ [consulta 22-03-2023] Ferrer, E. (1998). Información y comunicación. 2ª ed. México. Fondo de Cultura Económica. Valencia, España. Fesabid 98: VI jornadas Españolas de documentación. (1998) La atención a usuarias y usuarios en bibliotecas especializadas. I. Latorre Zacarés y Elisa Sanchis Pérez. 15