Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Responsables: Arteaga Mendoza Karen Liseth Chávez Alcívar Jorge Adriano Manta 21 de octubre del 2011 Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 1. 2011 oct. Antecedentes La comunicación es uno de los pilares básicos en los que se apoya cualquier tipo de relación humana y es provechosa en prácticamente todas las esferas de la actividad humana. Es crucial en una institución tanto para el bienestar de la empresa como del personal. Las auditorias en los negocios son muy importantes, por cuanto la gerencia sin la practica de una auditoria no tiene plena seguridad de que los datos económicos registrados realmente son verdaderos y confiables. Es la auditoria que define con bastante razonabilidad, la situación real de la empresa. Una auditoria además, evalúa el grado de eficiencia y eficacia con que se desarrollan las tareas administrativas y el grado de cumplimiento de los planes y orientaciones de la gerencia. La buena comunicación nos ayuda a relacionarnos, superar situaciones delicadas, resolver conflictos que se puedan presentar en la empresa, etc. 1. Consejo Provincial de Manabí 3. Provincia: Manabí 4. Ciudad: Portoviejo 5. Prefecto: Ing. Mariano Zambrano 6. DIR. COM: RR.PP. José Largacha 7. N° de empleados: 230 Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 2 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Justificación: Todos nacemos con la capacidad y la necesidad de comunicarnos con los demás. La comunicación es el eje de una organización sea pública o privada. Dentro de una empresa todo tipo de diálogo es importante para logar un clímax organizacional sano, que en primera instancia va a favorecer al empleado, resultado que se va a mostrar a través del desempeño y las ganas que este le pone al trabajo encomendado, y posteriormente este resultado se verá reflejado en el desarrollo de la institución. La mejor manera de conocer como se desenvuelve la tan importante comunicación interna en el Consejo Provincial de Manabí será a través de una auditoria organizacional de comunicación interna. Es por esta razón que nuestro trabajo surge por la imperiosa necesidad de mostrar o de dar a conocer la importancia de la comunicación interna dentro de una empresa, en este caso del Consejo Provincial, ya que como se menciona anteriormente ésta es una capacidad y necesidad humana con la que todos nacemos y que nos permite aprender y relacionarnos. 2. Presentación Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 3 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. El auge de las comunicaciones ha sido determinante a la hora de concebir las organizaciones en las últimas décadas, lo que ha permitido corregir tanto el desarrollo de diversas denominaciones asociadas a la comunicación en el ámbito organizacional como a la designación de los roles y funciones del profesional a cargo de la que se supone es su tarea. En este trabajo se pretende dar aportaciones valiosas al Consejo Provincial de Manabí a través de un diagnóstico situacional del estado de la comunicación interna en es este organismo, y a la vez transportarla a un escenario donde se pueda aplicar una comunicación eficiente en todo los niveles jerárquico de la institución y en todos los sentidos ( ascendente, descendente, horizontal y vertical), y dar una perspectiva más práctica de las formas ideales de efectuar dicho proceso, dejando en evidencia la importancia y la contribución de la comunicación interna al logro de los objetivos organizacionales. 3. Factor o aspecto a investigar Investigar la realidad del estado de comunicación actual del Consejo Provincial de Manabí. 4. Definición de la población y orden de estudio La investigación se efectuó en el Consejo Provincial de Manabí, sede en Portoviejo, donde trabajan directamente, un aproximado de 230 personas, de las cuales se tomó como referencia a 30 empleados, los mismos que fueron escogidos aleatoriamente de los distintos departamentos de la institución. 5. Diagnóstico Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 4 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. El propósito fundamental del diagnóstico o la auditoría interna de comunicación es reflejar la realidad comunicacional actual del Consejo Provincial, a través del análisis situacional realizado en un determinado contexto, en un determinado momento y a través del mismo generar procesos importantes de cambio y de acciones. Para ser confiable y naturalmente instaurador de cambios, la auditoría interna de comunicación debe contar esencialmente con la participación de la comunidad en cuestión, para suscitar en ella una actitud de toma de conciencia de los problemas, necesidades, expectativas comunicativas y por ende una disposición para lograr el cambio deseado por ellos mismos, siendo la más privilegiada la organización y los miembros que la conforman. El diagnóstico pretende: Determinar la situación real de la comunicación del Consejo Provincial de Manabí con relación a las necesidades, problemas y expectativas que manifiestan los diferentes miembros de la institución. Informar sobre resultados emanados en el proceso de auditoría interna del Consejo Provincial de Manabí, para detectar problemas, necesidades y expectativas de la comunidad interna para incorporarlas en las acciones comunicativas correctivas que deben ser instauradas por el Dir.Com. a través del máximo directivo de la institución el Ing. Mariano Zambrano. Priorizar los problemas, necesidades, y expectativas de los actores del proceso organizacional con referencia al desempeño personal, profesional y grupal de los mismos empleados. Determinar problemas, necesidades y expectativas con relación al mejoramiento, implementación, equipamiento, aplicación del nuevo enfoque de la comunicación organizacional interna. Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 5 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 6. 2011 oct. Diagnóstico Situacional y Referencial del Consejo Provincial de Manabí. El Consejo Provincial es una institución pública, este es el máximo organismo de la provincia de Manabí. Esta institución está estructurada para servir a la comunidad manabita ya que es un mecanismo de orden social y de cooperación que gobierna con responsabilidad a través del Prefecto. La sede de esta institución se encuentra en la capital manabita, es decir Portoviejo. Actualmente el prefecto es el Sr. Mariano Zambrano. Misión: Una administración provincial técnica y eficiente que trabaja por hacer de Manabí un modelo de producción y desarrollo Integral en beneficio de sus habitantes. Visión: Hacer de Manabí un polo de desarrollo turístico, comercial, agrícola, industrial y artesanal, en los ámbitos nacional e internacional. Valores: Responsabilidad, compañerismo, respeto y trabajo Marco Referencial: 1. Consejo Provincial de Manabí 3. Provincia: Manabí 4. Ciudad: Portoviejo 5. Prefecto: Ing. Mariano Zambrano 6. DIRCOM: RR.PP. José Largacha 7. N° de empleados: 230 Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 6 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Nuestros Objetivos: 7. Nuestro objetivos de este trabajo de investigación son: 8. Conocer la situación de la comunicación actual que se efectúa en el Consejo Provincial de Manabí, con respecto a la aplicación de las reformas y prácticas de comunicación en todos los niveles. Conocer la situación de la comunicación actual que se efectúa en el Consejo Provincial de Manabí, con respecto a la aplicación de la reformas y prácticas de comunicación, en la parte administrativa (referida a la dirección del Consejo,) Conocer el desenvolvimiento comunicativo de los miembros de la organización, su conducta, relación, sentido de pertenencia con el Consejo Provincial. (participación de todos los miembros de la organización) Definir el apoyo del Director de Comunicación en el proceso de cambio como un apoyo innegable para efectuar un casi perfecto “feedback” recibido. Marco Teórico: Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 7 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Respecto a la auditoría: Importancia: La auditoría, es una información que da argumentos para poder elaborar un buen plan de comunicación con visión estratégica global y con agudeza corporativa, de ahí su importancia, puesto que es lo que realmente va a diferenciar a una entidad de otra, y a la vez por ser un ejercicio que ayuda a racionalizar a la comunicación que se proponga. Objetivos: La auditoría de comunicación interna constituye un examen sistemático, metódico y actualizado del estado de las comunicaciones internas que persigue identificar las necesidades prioritarias de las empresas en materia de comunicación interna. El objetivo de este tipo de auditoría es retratar el conjunto de mensajes, intereses, relaciones y flujos de los públicos internos, respecto al conjunto de la empresa y al funcionamiento de sus áreas, departamentos y servicios, mediante el estudio de los elementos de comunicación interna utilizados. Beneficios: La auditoría es una información estimable e imprescindible para avanzar estratégicamente. Y es en esta cuestión donde precisamente reside el beneficio de la auditoría. La auditoría contribuye abiertamente al desarrollo estratégico de una organización. Favorece a la construcción de una corporación atenta e inteligente, que dispone de mecanismos de control, para reconocer aquellas irregularidades de la comunicación que pesan como el plomo, y hunden la satisfacción de muchos públicos en irremediable insatisfacción. 9. Desarrollo del trabajo de campo y recolección de datos Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 8 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Con el propósito de determinar los problemas, necesidades y expectativas de los actores sociales con respecto a la comunicación interna, los mecanismos de la organización, administración, grado de participación de los miembros del Consejo Provincial de Manabí, en las actividades que emprende la institución, aplicación de los componentes, formas y sistemas de comunicación en todos sus niveles se realizaron las siguientes actividades: Elección de técnicas y elaboración de instrumentos para la investigación, de acuerdo a las expectativas de la auditoria dada por varios autores. Se seleccionaron técnicas e instrumentos de acuerdo a las necesidades que marca la investigación del problema priorizado como es conocer la situación actual de la comunicación en el Consejo Provincial de Manabí. Aplicación de técnicas e instrumentos en el Consejo Provincial de Manabí. Elaborados los instrumentos (cuestionarios y guías de observación, y de entrevistas.), se procedió a la aplicación de los mismos, realizando una explicación previa del porque de la aplicación de dichos instrumentos. Tabulación y análisis de la información. Habiendo aplicado los instrumentos se procedió a tabular e interpretar los datos obtenidos, cuestionarios, entrevistas, observación, etc. Identificación y priorización de problemas, necesidades y expectativas respecto a la aplicación de las formas de comunicación efectuadas en la institución. 10. Metodología; análisis cuantitativo y cualitativo: Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 9 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. La metodología que se utilizó para el proceso de investigación y evaluación de la comunicación interna, fue colectiva, participativa y planificada, contó con la intervención del 8.S% de los miembros de la organización; administrativo, jefes de departamentos, colaboradores, empleados y talentos humanos. Para llevar adelante el proceso de investigación de la auditoría interna se utilizaron técnicas que a continuación detallamos: Técnicas: El diagnóstico participativo debe valerse de técnicas que posibiliten la intervención de todos los actores de la comunicación. Datos cuantitativos: Para su obtención, se emplearon las siguientes técnicas. Encuesta Para recoger opiniones y datos referidos a aspectos informativos que interesan. Entrevistas Elaboradas a manera de conversación para indagar acerca de los problemas con los que se tropieza con preguntas que permiten recoger información (datos, opiniones, ideas, críticas, planes, etc.) Otras entrevistas se realizaron de forma escrita; abierta y cerrada. Observaciones Técnica empleada para triangular la información acerca de ciertos aspectos de la realidad inmediata de la comunicación en el Consejo Provincial de Manabí. Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 0 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Instrumentos Con la finalidad de operativizar las técnicas, se elaboraron los siguientes instrumentos:. Guía de entrevista: Para los jefes de departamentos y miembros de los mismos. Guías de observación: Directivos del Consejo provincial. Para los miembros de la organización. Visitantes de la institución Directivos del Consejo provincial. 11. Análisis cuantitativo y cualitativo Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 1 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Anexo: Cuadro no. 1: Porcentaje de las encuestas realizadas en el Consejo Provincial a los distintos departamentos (índice positivo) 100 80 60 40 20 0 El 90% de los encuestados indica que hay un buen ambiente laboral. El 50% de los encuestados indica que existe comunicación e información interna. El otro 50 manifiesta que hay falencia. Un 75% dice que si existe formación y desarrollo. Un 25% está indeciso. El 43% dice que posee un conocimiento de los valores, visión y misión. El 76% dice haber excelentes relaciones de trabajo El 56% dice no conocer esta información. Un 10% que son buenas y un 14 que no son cordiales El 60% manifiesta que existe progreso profesional y satisfacción. Un 25% dice que a veces y un 14 lo niega El 69% dice haber establecimiento de objetivos, actuaciones y valoración. El otro tanto no está muy seguro Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 2 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Cuadro no. 2 Porcentaje de las entrevistas realizadas a 10 jefes de departamentos sobre: si se ha puesto en práctica innovaciones comunicativas; tales como conocimiento de la realización de planes estratégicos de comunicación. SI 29% SI 29% NO 56% NO 56% GRADUAL 10%. NR 5% GRADUAL (A veces) 10% NO RESPONDIERON 5% Cuadro no. 3 Porcentaje del conocimiento que poseen los miembros de la organización acerca de información que se genera dentro de la institución: Conocimiento Adecuado 25% CONOCIMIENTO ADECUADO 25% Conocimiento medio 22% CONOCIMIENTO MEDIO 22% FALTA DE INFORMACION Y CAPACITACION 6% NO RESPONDIERON 11% Falta de inf.y capacitaciòn 6% NR 11% Informe: Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 3 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Portoviejo, 20 de octubre del 2011 Ing. Mariano Zambrano Prefecto de Manabí. De nuestras más sinceras consideraciones: Tenemos a bien dirigirnos a usted para hacerle llegar el presente informe sobre la realización de la auditoria de Comunicación Interna, realizada en las instalaciones del Consejo Provincial de Manabí; durante los días lunes 10 de octubre, hasta el 19 del mismo. A continuación detallamos los resultados de la auditoría realizada: Diagnóstico de la auditoría de comunicación interna: ANALISIS FODA Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 4 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí FORTALEZAS Departamento de relaciones públicas. Comunicación eficiente. Institución con prestigio y reconocimiento. Dominio de la comunicación externa. Cordialidad entre los diferentes departamentos. DEBILIDADES 2011 oct. OPORTUNIDADES Posicionamiento de imagen Vinculo con otras instituciones Relación directa con el estado ecuatoriano AMENAZAS Divorcio de la comunicación interna y externa por el departamento de relaciones publicas Deficiente estructuración de las políticas de comunicación. Poco uso de los recursos tecnológicos para comunicar Divorcio de la comunicación interna y externa por el departamento de relaciones públicas. Departamento de relaciones públicas aislado de la oficina del prefecto. Falta de estrategias comunicacionales interna Controversia con los medios de comunicación Diferencias políticas Creación de nuevas políticas del estado Con el fin de conocer en profundidad la situación del Consejo Provincial de Manabí en materia de comunicación interna, Karen Arteaga y Adriano Chávez analizamos los siguientes elementos: Una muestra del departamento de Comunicación que produce información (Fuentes de información). Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 5 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Los distintos tipos o grupos de información que se generan en la institución. Los destinatarios finales de la información. Los canales de comunicación disponibles. Los flujos de comunicación que sigue cada tipo de información, desde su fuente hasta sus destinatarios finales. Conocimiento de valores, visión y misión del Consejo Provincial. Sentido de pertenecía hacia la empresa. Conocimiento de planes de comunicación realizados dentro de la institución. Prácticas de comunicación. Entorno laboral Formación y Desarrollo Establecimiento de objetivos, actuaciones y valoración Progreso profesional y remuneración Relaciones de trabajo El resultado del análisis puso de manifiesto una serie de puntos críticos que se resumen a continuación: El Consejo Provincial de Manabí carece de una política de comunicación claramente definida y no está socializada entre todos sus miembros. Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 6 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. En esta institución no se tiene una conciencia real de la necesidad de comunicar lo que se desarrolla, lo que se ofrece y lo que se tiene en cualquiera de los ámbitos organizacionales. En consecuencia, se desconoce gran parte de la actividad realizada por otros miembros, incluso por los que integran un mismo centro, departamento o servicio. Por ejemplo, en ocasiones se desconocen los premios y reconocimientos concedidos, salvo en los círculos más próximos al homenajeado. Los miembros de la institución no son consciente de la importancia de la comunicación interna para la promoción institucional. Por ejemplo, de lo que implica la mejora de las infraestructuras o la realización de actividades de gran interés como estrategia global de promoción. El Dir. Com del Consejo Provincial no tienen claro qué información debe comunicarse y con qué grado de profundidad, sus posibles destinatarios, los medios existentes ni el procedimiento para comunicar, si se detectan rupturas de los flujos informativos. Por ejemplo, el Dir. Com se encarga de manejar la comunicación externa de la institución dejando a un segundo plano a la comunicación interna. Los canales de comunicación no están claramente identificados ni diferenciados de acuerdo con la naturaleza del mensaje y los posibles destinatarios. Se percibe una baja eficiencia en la difusión de la información por los canales instituidos, lo que provoca la búsqueda de otras formas o alternativas para obtener información. Se aprovecha el potencial de la institución para una promoción externa sin ser enfocada hacia una proyección de la calidad interna de sus colaboradores. El departamento de comunicación del Consejo Provincial maneja bien la comunicación externa pero deja a un lado al público interno. En el Consejo Provincial de Manabí se ha realizado auditorias interna de comunicación 5 veces en los últimos años, a las cuales no se le han hecho un seguimiento continuo. Como consecuencia, de se recomienda elaborar un plan de comunicación que va acompañado acciones correctivas: Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 7 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Plan estratégico: Objetivo: Diseñar estrategias comunicacionales para reorientar al departamento de Relaciones Públicas en el manejo de la comunicación interna del Consejo Provincial de Manabí. Reestructuración del departamento de comunicación: Un departamento de comunicación es el eje organización, este debe estar organizado y bien estructurado, es por esta razón que se sugiere rediseñar el DIRCOM del Consejo Provincial de Manabí de la siguiente manera: Ubicación: El Consejo Provincial de Manabí físicamente está constituido de dos plantas, repartidas en 17 departamentos entre ellos la Dirección de Comunicación Corporativa. Actualmente este departamento, el de Relaciones Públicas se encuentra situado en el segundo piso del edificio provincial, a 15m de la oficina del perfecto, lo cual dificulta un poco el desempeño del departamento, por lo cual se siguiere reubicar el departamento a por lo menos 2m de distancia de la oficina de la máxima autoridad de la prefectura. Recursos Recurso Humano: La Dirección de Comunicación Corporativa, cuenta con la colaboración de: • José Largacha Relacionista Público y director del Departamento de comunicación • Marco Solís: Publicista • Wagner Zambrano: Periodista • Robert Moreira: Camarógrafo Público interno que cuenta con la capacidad necesaria para llevar a cabo el buen funcionamiento del departamento, pero se recomienda la implementación de un profesional en investigación social, quien debe indagar sobre el clima organizacional y a la vez sugerir cambios que vallan acorde a lo encomendado. Adicionalmente se recomienda la contratación de una secretaria para agilitar mejor la interacción de la comunicación. Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 8 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Recursos Materiales: El DIRCOM en su interior cuenta con todos los materiales y herramientas necesarias para desarrollar un proceso de comunicación eficaz, entre ellos: • 2 computadoras con internet, y programa de edición • 3 Cámaras audiovisuales • Un televisor • Teléfono convencionales y celulares • 2 escritorios, y demás implementos de oficinas Se sugiere comprar 2 impresoras y los utensilios necesarios para la misma (hojas, tinta, etc.) Cuadro no. 4 Reestructuración del Departamento de Comunicación del Consejo Provincial de Manabí Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 1 9 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Gobierno Provincial de Manabí (Prefecto) Departamento de Comunicación Corporativa Prensa Periodista Secretaria Camarógrafo Protocolo y Relaciones Pública Relacionista Público Información y contenido organizacional Producción audio visual Publicista Camarógrafo Investigador social Comunicador organizacional Análisis: El departamento de comunicación o de relaciones públicas, sea cual sea su denominación, dentro de la empresa, debe ser el encargado de dirigir la comunicación en todo el sentido de la palabra, ya que su función se basa en lograr que sus públicos externos estén informados sobre las cosas que desea proyectar la institución, pero la comunicación debe ser dirigida con mayor énfasis hacia sus públicos internos, para alcanzar una mayor productividad y para logar que estos sientan un sentido de pertenencia hacia la organización. Reestructuración de las políticas de comunicación Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 2 0 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Política de Comunicación del Consejo Provincial a) Planificar, organizar, dirigir y controlar, la aplicación de la política comunicacional, interna y externa, del Consejo Provincial de Manabí. b) Formular los programas de relaciones públicas, sociales, culturales y deportivos y los de información y editorial; someterlo a la aprobación del Prefecto Provincial y ejecutar los que fueren aprobados. c) Apoyar todas las estrategias y actividades que propendan a mantener una imagen positiva de la institución, con la publicación de informativos internos, revista anual y periódicos murales, etc. d) Preparar y difundir boletines informativos de la institución. e) Asesorar al consejo Provincial de Manabí y prefectura en asuntos relacionados con la comunicación institucional, la organización de eventos de carácter público, f) Planificar y dirigir programas de información interna. g) Mantener canales de comunicación abiertos a la opinión pública e interna del personal para promocionar la crítica constructiva, sugerencias de soluciones a problemas detectados, disminuyendo en todo momento difusiones e información distorsionada. h) Programar y ejecutar actividades culturales y sociales dentro y fuera de la institución y responsabilizarse de las actividades de Relaciones Publicas y Protocolo a nivel interno y externo, debidamente autorizados. i) Preparar textos publicitarios del Consejo Provincial de Manabí, y coordinar su difusión por los diferentes medios de comunicación social. j) Facilitar el diálogo en todos los niveles, formas y sistemas de comunicación. k) Mejorar los flujos de comunicación entre los distintos departamentos. l) Comunicar la cultura organización, identidad, valores institucionales y filosofía. Otras acciones comunicativas que se recomiendan como herramienta básicas para desarrollar nuevos métodos comunicacionales que ayuden al engrandecimiento y Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 2 1 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. fortalecimiento de la institución, para lograr esto se sugiere adicionalmente a la reestructuración del departamento de Relaciones Publicas y de las Políticas de Comunicación, que se elaboren las siguientes acciones comunicativas para reorientar el DIRCOM y para gestionar la comunicación interna del Consejo Provincial de Manabí: Hojas de información: Consiste en pequeñas publicaciones en donde se puede encontrar información de acontecimientos importantes que se realicen dentro del Consejo Provincial: tales como actividades de transcendencia institucional, eventos, etc. Estas hojas deben ser diseñados y estructurados mensualmente, pero si se da el caso estos pueden llegar a ser comunicados quincenal o semanalmente, la información que aquí se va a transmitir debe ser clara y concisa. Trípticos. Es un pequeño folleto que contiene información de la institución, dirigida al publico interno esta acción debe ser diseñada para dar a conocer los acontecimientos importantes que sucedieron durante cierto periodo, los trípticos deben ser repartidos cada dos meses entre todos los integrantes de la institución, estos deben estar diseñado con letra legible, colores sutiles, etc. Revista institucional: Es una publicación periódica, en la que se detalla de manera más general las actividades que se han realizado anualmente, esta revista deberá contar con un mínimo de 40 páginas, en donde se describa las actividades más trascendentales del Consejo Provincial, departamentos, empleados, logros profesionales etc. Esta revista deberá ser entregada a cada miembro de la organización, para que conozcan un poco más de las funciones y logros de los demás compañeros. Capacitación al personal: Para una mayor eficiencia del personal se deberá capacitar al público interno dos veces al año, la capacitación deberá hacerse independientemente a cada departamento, esta capacitación tendrá una duración de diez horas que deberán ser distribuida en tres días. La capacitación que se propone deberá tratar temas de interés para cada departamento. También se deberá dar una pequeña capacitación o una charla de motivación. Esta debe ser colectiva entre todos los miembros de la institución, y se recomienda que se realice en un lugar tranquilo y recreativo. Buzón de sugerencia: Esta es la mejor manera de saber lo que siente el personal, es por esta razón que se recomienda que se implemente en la pág. web un servicio de esta índole, el Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 2 2 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Departamento de comunicación deberá responder instantáneamente las dudas o atender las sugerencias. El DIRCOM tiene que revisar las opiniones diariamente, para así disipar cualquier rumor. Gaceta Informativa: En las Gacetas informativas deberán ir detalladamente las actividades que se van a realizar en el mes, cumpleañeros, festividades. También deberá ir la información básica de la institución.: Misión, Visión y Valores. Otras de las informaciones que deben ir anotadas aquí es las actividades a efectuarse durante el mes; en esta gaceta se detallará las festividades, actividades, días laborables entre otras informaciones de interés para el personal. En esta gaceta se debe brindar un homenaje a todos los cumpleañeros del mes a través de de un listado que señale quienes son por medio de una foto y una pequeña información que indique las funciones que cumple en la empresa. Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 2 3 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. Recomendaciones y conclusiones Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 2 4 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí 2011 oct. EncuEstas… Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 2 5 Auditoria de Comunicación Interna en el Consejo Provincial de Manabí Facultad Ciencias de La Comunicación | CORP “A” 2011 oct. 2 6