¿QUE SON LAS POLIZAS? Una póliza es un documento interno que consiste en una hoja foliada, cuyo rayado es similar al Diario Continental y en la que se registra una sola operación. Al cabo de cierto lapso, se hace un asiento concentrador de los registros de las pólizas y se hace un traspaso al libro diario. El sistema de pólizas inició como un registro mecánico, actualmente es electrónico; en él las operaciones se registran individualmente, es decir, por cada operación se elabora una póliza. Anteriormente las pólizas eran elaboradas a máquina por duplicado, triplicado o más ejemplares, de acuerdo con las necesidades de las entidades, y al original se le anexan los documentos fuente o probatorios. Características Permite una mayor división del trabajo. Es el iniciador de los métodos de registro mecanizados. Agiliza el proceso de las operaciones al permitir registros simultáneos. Las operaciones se registran individualmente, pues por cada operación se debe realizar una póliza. Cada póliza cuenta con los documentos que comprueban las operaciones efectuadas, por lo que se fortalece el control interno. Este sistema ha tenido gran aceptación por lo que se ha mantenido por años y su aplicación sirve tanto para personas físicas como morales. La asignación de diferentes colores cuando se realizaban de forma manual o en máquinas de escribir, permitían su fácil identificación ¿Qué es una póliza contable? Las pólizas contables son documentos que ayudan a las empresas a gestionar sus operaciones financieras y a mantener el control de su contabilidad durante un periodo determinado. Estos documentos reflejan los movimientos de una empresa que se correspondan con alguno de estos tipos: Internos: son documentos conocidos como “pólizas de diario” y dejan testimonio de una operación dentro de la empresa, como transferencias entre cuentas, cierres contables o reclasificación de capital. Egresos: reflejan los gastos o salidas de dinero generados por la operatividad de una empresa, tales como el pago a empleados, proveedores o incluso inversiones. Ingresos: son aquellos movimientos que testimonian la entrada de dinero, o bien las operaciones que elevan el patrimonio de una empresa y que son producto de las operaciones comerciales con clientes. ¿Cuáles son las ventajas de llevar una póliza contable? Generar pólizas de contabilidad tiene como principal objetivo el registro de todas las operaciones comerciales, financieras y contables. Este, naturalmente, es su principal beneficio. Pero no es su única utilidad. Por el contrario, estos documentos son ideales para las siguientes tareas: Tomar decisiones financieras, comerciales y de inversión basadas en información objetiva. Contar con datos útiles para la generación de reportes o informes de actividad financiera. Sirven como recordatorios del desempeño de una empresa, ya sea cuando se está teniendo éxito o cuando una estrategia no está funcionando. Mantener un histórico útil para procesos como auditorías o revisiones internas o externas. Rastrear operaciones e identificar responsabilidades en tu gestión empresarial. ¿Qué debe contener una póliza contable? Para que una póliza contable sirva su función es necesario que cuente con los siguientes elementos: Folio o número de identificación que permitirá rastrear operaciones. Indicación sobre el tipo de póliza (de diario, ingresos, egresos, etc.). Datos de las facturas o comprobantes correspondientes (números de referencia, folio del CFDI, datos de la operación). Montos amparados por el documento. Impuestos generados o tasas aplicables.